sesuai dengan data yang tercantum dalam buku tanah dan surat ukur yang bersangkutan karenadatatersebutdiambildaribuku tanah dan suratukurnya.
Penerbitansertipikatdalamrangkapendaftaranhakatastanah,pertama kalidilakukanterhadaphak-hakatastanahyang
sudahdidaftarkandalambuku tanah.Apayang dicatatdalambukutanahdicatatjugadalamsertipikatnya,
sedangkandokumenalatbuktihaklamayangmenjadidasarpembuktiandalam pembukuan tersebutdicoretsilang dengantintadengantidak menyebabkantidak
terbacanyatulisantandayang adaataudiberiteraanberupacapatautulisanyang
menyatakan bahwadokumen itu sudah dipergunakan untuk pembukuan hak, sebelumdisimpan
sebagaiwarkah. Setelah
sertipikatditandatanganikemudian diserahkan kepadapemeganghak atastanah.
Semuabagian-bagiandarisertipikathakatastanahtersebutadaarsipnya dansalinannyasertadipeliharadenganbaikdiKantorPertanahan.Salinanbuku
tanah,suratukurdangambardenahsertauraianhakpemiliksertipikathakatas tanahbagianbendabersama
tersebutkemudiandijilid menjadisatu dalamsatu
sampuldokumen.
d. Penyajian Data Fisikdandata Yuridis
Dalamrangkapenyajiandatafisikdan datayuridis,KantorPertanahan menyelenggarakan tatausahapendaftaran tanah dalamdaftar umumyang terdiri
daripetapendaftaran, daftar tanah, suratukur, buku tanah dan daftar nama. Setiap orangyang berkepentinganberhaktahumengenaidatafisikdandatayuridisyang
tersimpan didalampetapendaftaran,daftartanah,suratukurdanbuku tanah.
Sedangkanterhadapdatafisikdandatayuridisyangtercantumdalamdaftarnama
hanya terbuka bagi instansi Pemerintah tertentu untuk keperluan pelaksanaan tugasnya.
e. Penyimpanan DaftarUmum dan Dokumen
Dokumen-dokumen yang merupakan alat pembuktian yang telah digunakan sebagai dasar pendaftaran diberi tanda pengenal dan disimpan di
KantorPertanahan yang bersangkutanataudi tempat lainyang ditetapkan oleh Menteri sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari daftar umum dan juga
termasukpetapendaftaran,daftartanah, suratukur,bukutanahdandaftarnama.
Penyimpanandenganmenggunakanperalatan elektronikdandalambentukfile akan menghemat tempat dan mempercepat akses pada data yang diperlukan. Tetapi
penyelenggaraannyamemerlukan persiapan peralatan dan tenaga serta danayangbesar.Untuk itu terhadap penyimpanan dokumen dengan menggunakan
peralatanelektronik danmikrofilmdilakukan secarabertahap.
2 . KegiatanPemeliharaan Data PendaftaranHakAtasTanah
Pemeliharaan datapendaftaranhak atastanahadalahkegiatanpendaftaran
hakatastanahyang dilakukanapabilaterjadiperubahanpadadatafisikdandata yuridisobjekpendaftaranhakatastanah
yangtelahterdaftardenganmencatatnya didalamdaftarumum.Adanyaperubahan-perubahantersebutwajibdidaftarkan
olehpemegang hakyang bersangkutandanterhadapperubahantersebutdilakukan penyesuaian dalampetapendaftaran, daftar tanah, daftar nama, suratukur, buku
tanah dan sertipikatnya.
Kegiatanpemeliharaandatapendaftaran tanahsebagaimanayang diatur
dalamPasal12 ayat2Peraturan Pemerintah R.I.Nomor 24Tahun 1997 tentang PendaftaranTanah meliputi:
a.Pendaftaranperalihandanpembebananhak,dalamhaliniperalihanhakatas tanah melalui jual beli, tukar menukar, hibah, pemasukan dalam perseroan
inbreng,danperbuatanhukumpemindahanhaklainnyakecualilelang,hanya dapatdidaftarkan jikadibuktikan dengan aktayangdibuatoleh PejabatPembuat Akta
Tanah PPAT yangberwenang menurut ketentuan perundang-undangan yangberlaku.PendaftaranpembebananhakTanggunganpadahakatastanahatau
hakmilikatassatuanrumahsusun,pembebananhakgunabangunan,hakpakai danhaksewauntukbangunanatashakmilikdanpembebananlainpadahakatas
tanahatauhakmilikatassatuanrumahsusunyangditentukandenganperaturan perundang-undangan,dapatdidaftarjikadibuktikandenganaktayangdibuatoleh PPAT
yangberwenang. Ketentuanpasal38,39dan40PeraturanPemerintah Nomor24Tahun1997berlakujugauntukpembuatanaktatersebut.Dipandang
darisuduthaktanggungan,pendaftaranpemberianhaktanggunganmerupakan pendaftaranuntukpertamakali.Akantetapi,dipandangdarisudutyangdibebani,
pencatatandalambukutanahdansertifikathakyangbersangkutanmerupakan pemeliharaan datapendaftaran tanah pasal44 dan penjelasannya.
b.Pendaftaranperubahandatapendaftarantanahlainnya, yaitukegiatanyang dilakukanantaralain :
1 perpanjanganjangkawaktu hak atastanah. 2 Pemecahan, pemisahan, dan penggabungan bidangtanah .
3 Pembagian hak bersamaHak Milik atas Satuan Rumah Susun. 3 Hapusnyahak atastanah.
4 Peralihan dan hapusnyahak tanggungan. 5Perubahandatapendaftaranhakatastanahberdasarkanputusanatau
penetapan pengadilan. Berkenaan dengan pemeliharan datapendaftaran hak atas tanah data
maintenance, Pasal36 Peraturan Pemerintah R.I. Nomor 24Tahun 1997 tentang PendaftaranTanah mengatur hal-halsebagaiberikut:
1Pemeliharaandatapendaftaranhak atastanahdilakukanapabilaterjadi
perubahanpadadatafisikdandatayuridis objekpendaftaranhak atas
tanahyang telahterdaftar;
2 Pemegang hakyang bersangkutan wajib mendaftarkanperubahan sebagaimana dimaksud padaayat1 kepadaKantor Pertanahan”.Perubahan datadapatterjadi
padadatayuridis berupaterjadinyaperalihanhakatas tanah,antaralainkarena
adanyaperbuatan hukum jual-beli, hibah yang sifatnyamengalihkan hak,yang perubahannyaharusdidaftarkandalamrangkapemeliharaan datapendaftaranhak
atastanah sebagaimanadiatur dalamPasal37Peraturan PemerintahR.I.Nomor24 Tahun 1997.
3. ProsedurdanSyarat-syarat PelaksanaanPendaftaranHak AtasTanah