Sistem Informasi Dan Inventarisasi Barang Pada Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Padjajaran

1.1. Latar Belakang Penelitian

Fakulas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik dalam melakukan kegiatan administrasi baik bagian umum, pendidikan, kemahasiswaan dan kepegawaian tentu akan memerlukan persediaan barang. Dengan tersedianya persediaan barang dalam hal ini alat tulis kantor (ATK) maka diharapkan apa yang dibutuhkan oleh pegawai, dosen hingga mahasiswa dapat terpenuhi sehingga dapat memperlancar kegiatan pelayanan kepada pengguna ( pegawai, dosen dan mahasiswa) dan dapat menghindari terjadinya kekurangan barang. Keterlambatan jadwal pemenuhan barang yang dipesan pengguna dapat menghambat kegiatan yang akan dilakukan oleh Fakultas.

Tabel 1.1. Daftar Sub Bagian yang mengajuan barang No. Nama Sub Bagian

1. Pendidikan 2. Kemahasiswaan

3. Kepegawaian dan Keuangan 4. Umum dan perlengkapan

Pengolahan data persediaan barang, mulai dari pemasukan barang sampai pengeluaran barang, ada beberapa masalah yang dihadapi oleh Fakultas dalam unit ini ialah Sub Bagian Umum, yaitu tidak terkontrolnya stok barang yang ada

2

pada pencarian, pengeditan data serta dalam pembuatan laporan serta dalam pengolahannya masih menggunakan pengolahan manual dalam hal ini masih menggunakan Microsoft Excel yang terbagi ke dalam beberapa file. Sehingga baik dalam pengolahan maupun membuat laporan mengalami kesulitan. Disamping Pengelolaan barang berupa alat tulis kantor yang masih manual pengelolaan barang inventaris pun demikian yaitu apabila adanya pemindahan atau penghapusan barang yang sudah tidak layak pakai dalam pembuatan laporan mengalami hambatan. Untuk itu diperlukan suatu program aplikasi untuk menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat. Untuk mengatasi masalah ini, penulis membuat suatu program aplikasi sehingga diharapkan mampu meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja.

Berdasarkan uraian permasalahan tersebut maka penulis tertarik untuk menjadikan permasalahan tersebut sebagai bahan penelitian dalam skripsi yang berjudul “Sistem Informasi Persediaan dan Inventarisasi Barang Pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran “

1.2. Identifikasi Dan Rumusan Masalah

Identifikasi masalah adalah cara untuk mengidentifikasi masalah yang akan dijadikan objek penelitian dalam membuat laporan penelitian ini. Rumusan masalah adalah gambaran atau rancangan masalah yang akan diteliti dalam sebuah penelitian.

1.2.1. Identifikasi Masalah

Berdasarkan data dan informasi yang dituangkan dalam latar belakang penelitian dapat diindentifikasi masalah sebagai berikut :

a. Sulit diperoleh informasi mengenai penerimaan dan pengeluaran barang secara tepat waktu

b. Pengolahan data inventaris kantor masih menggunakan manual yaitu berupa daftar inventaris disetiap ruangan yang dibuatkan dalam file Microsoft Excel dan apabila ada pemindahan barang atau penghapusan serta membuat laporan mengalami kesulitan.

c. Pembuatan laporan mengenai persediaan barang memerlukan waktu yang lama.

d. Sulitnya pencarian data persediaan barang dikarenakan jumlah datanya cukup besar

1.2.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan indentifikasi masalah diatas, dapat dirumuskan masalah-masalah sebagai berikut

a. Bagaimana sistem informasi persediaan barang yang sedang berjalan di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran

b. Bagaimana perancangan sistem informasi persediaan barang pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran

c. Bagaimana pengujian sistem informasi persediaan barang pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran

d. Bagaimana implementasi sistem informasi persediaan barang pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran

4

1.3. Maksud dan Tujuan Penelitian

Maksud dan tujuan dari penelitian adalah untuk mendeskripsikan arah dari penelitian yang dilakukan supaya lebih mudah dan terfokus dalam melakukan penelitian.

1.3.1. Maksud Penelitian

Maksud dari penelitian ini adalah untuk membangun sistem informasi guna memberikan solusi diantarannya mempermudah pegawai bagian administrasi dalam mengolah dan membuat laporan yang dibutuhkan baik oleh pimpinan unit atau Pimpinan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran. 1.3.2. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dalam penulisan laporan tugas akhir ini adalah untuk menghasilkan perangkat lunak yang mampu :

a) Mengetahui sistem persediaan barang yang sedang berjalan pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran

b) Membuat perancangan sistem informasi persediaan barang pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran

c) Melakukan analisis dan pengujian sisten informasi persediaan barang pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran

d) Melakukan implementasi sistem informasi persediaan barang pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran

1.4. Kegunaan Penelitian

Kegunaan penelitian adalah suatu hal yang penting dalam sebuah penelitian supaya penelitian itu memiliki arti yang bermanfaat bagi pihak-pihak yang berkepentingan.

1.4.1. Kegunaan Akademis

Adapun kegunaan akademis dari penelitian ini adalah:

a. Mengimplementasikan kemampuan (teknis dan teori) pada data yang diperoleh selama penelitian.

b. Menambah wawasan mengenai cara pengolahan data barang/gudang.

c. Menambah pengetahuan tentang persediaan barang dan mengetahui masalah-masalah yang terjadi.

1.4.2. Kegunaan Praktis

Adapun kegunaan praktis dari penelitian ini adalah membantu dalam pengelolaan data persediaan barang berupa alat tulis kantor dan barang inventaris sehingga proses-proses yang berkaitan dengan administrasi bagian umum baik yang ada di Fakultas, Program Diploma III atau Program Magister/Doktor lebih mudah dalam membuat laporan sebagai bahan untuk pengambilan keputusan.

1.5. Pembatasan masalah

Setelah identifikasi masalah selesai maka penulis menentukan batasan permasalahan yang diambil antara lain sebagai berikut :

1. Sistem yang dibangun hanya sistem informasi persediaan dan Inventaris barang pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran

6

2. Penelitian terbatas pada proses persediaan dan Inventaris Barang pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik UNPAD.

3. Data yang diolah diantaranya : data barang, data pengguna dalam hal ini pegawai atau dosen, dan data rekanan.

4. Pengolahan barang antara lain : pengolahan barang yang diajukan oleh setiap sub bagian, pengolahan barang yang diterima dari rekanan, barang yang dikeluarkan oleh petugas bagian umum, dan pengolahan barang yang dikembalikan oleh pengguna kepada petugas bagian umum.

1.6. Lokasi dan Waktu Penelitian

Penelitian dilakukan pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran yang beralamat di Jalan Raya Bandung-Smedang Km 21 Jatinangor. Penelitian ini dilakukan mulai bulan Februari sampai dengan Juni 2010. Tahapan-tahapan penelitian yang dilakukan terlihat pada table berikut ini :

Tabel 1.2. Jadwal pengerjaan menggunakan metoda Model Waterfall

Feb '2010 Mar' 2010 Apr' 2010 Mei'2010 Jun' 2010 Penerapan

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Pengumpulan Data 1. Observasi

2. Interview 3. Studi Pustaka 4. Dokumen

Requirment

1 Observasi 2 Wawancara Analisa dan Perencangan 1 Analisa Prosedur 2 Analisa dokumen 3 Perancangan database 4 Perancangan I/O Design

Pengkodean Uji Coba Program Penerapan Pembuatan Laporan

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Pengertian Sistem

Menurut Jogiyanto (2005 : 1). Sistem merupakan bagian yang saling berkaitan erat dan membentuk suatu kesatuan yang saling berinteraksi antara bagian satu dengan bagian lainnya untuk mencapai suatu tujuan, artinya apabila salah satu bagian dari sistem tidak ada maka sistem tersebut tidak akan berfungsi sebagaimana mestinya.

Suatu sistem dapat terdiri dari sistem-sistem bagian (subsistem) yang saling berinteraksi, sebagai akibat adanya input yang diproses menjadi output/informasi, misalnya sebuah komputer terdiri dari beberapa komponen

Sedangkan Menurut Azhar (2004:18) “Sistem merupakan kumpulan/group dari komponen apapun baik phisik ataupun non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu “.

2.1.1. Definisi Sistem

Pengertian sistem dapat dikelompokkan dalam dua kelompok dalam mendenifisikan sistem yaitu penekanan pada prosedurnya dan menekankan pada komponen atau elemennya. Denifisi sistem itu sendiri yang menekankan pada komponen atau elemen memiliki pengertian yang lebih luas dari pada penekanan pada prosedur karena pengertian tersebut lebih diterima dikarenakan suatu sistem terdiri dari beberapa subsistem-subsistem.

Ada beberapa definisi sistem yang penulis dapat dari beberapa sumber antara lain:

1) Menurut Gery Fitgerald. Sistem adalah jaringan kerja prosedur-prosedur atau jaringan prosedur yang berhubungan untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

2) Menurut Norman L. Enger. Sistem terdiri dari beberapa kegiatan yang saling berhubungan guna mencapai tujuan.

3) Menurut Jogiyanto. Sistem adalah kumpulan dari komponen atau elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu.

Dari beberapa definisi tersebut maka dapat disimpulkan bahwa sistem dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen elemen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.

2.1.2. Karakteristrik Sistem

Menurut Jogiyanto (2005 : 3). Pada hakekatnya suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (component), batasan sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environment), penghubung sistem (interface), masukan sistem (input), pengolahan sistem (process), keluaran sistem (output), dan sasaran sistem (object ives) atau tujuan sistem (goal).

1) Komponen system (component)

Komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

9

2) Batasan system (boundary)

Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu sistem menunjukan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

3) Lingkungan luar sistem (environment)

Lingkungan luar dari sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.

4) Penghubung system (interface)

Penghubung sistem merupakan media penghubung atau subsistem dengan subsistem lainnya. Dengan subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem lainnya membentuk satu kesatuan.

5) Masukan system (input)

Masukan sistem dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input berupa sebuah program komputer, pada komputer data merupakan signal input untuk diolah menjadi informasi.

6) Pengolahan system (process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan merubah input menjadi output.

Keluaran sistem merupakan hasil dari pengolahan sistem dan mengklasifikasikan masukan menjadi keluaran.

8) Sasaran system (object ives)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Sasaran sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan dan keluaran yang akan dikatakan berhasil bila mengenai sasaran dan tujuannya.

2.2. Konsep Dasar Informasi

Menurut Jogiyanto (2005 : 7). Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya berakhir. Robert N. Anthony dan John Dearden menyebutkan keadaan dari sistem dalam hubungannya dengan keberakhirannya dengan istilah entropy. Informasi yang berguna bagi sistem akan menghindari proses entropy yang disebut dengan negative entropy atau negentropy.

Dari pengertian diatas informasi dapat didefinisikan yaitu, informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

2.2.1. Siklus Informasi

Menurut Andri Kristanto (2008 : 10). Data yang masih merupakan bahan mentah apabila tidak diolah maka data tersebut tidak berguna. Data tersebut akan berguna dan menghasilkan suatu informasi apabila diolah melalui suatu model. Model yang digunakan untuk mengolah data tersebut disebut dengan model pengolahan data atau lebih dikenal dengan nama siklus pengolahan data.

11

Gambar 2.1. Siklus Pengolahan Data

(Sumber : Perancangan Sistem informasi dan Aplikasinya. Oleh : Andi Kristanto)

Dari gambar diatas dapat dijelaskan bahwa data yang merupakan suatu kejadian yang menggambarkan kenyataan yang terjadi dimasukan melalui elemen input kemudian data tersebut akan diolah dan diproses menjadi suatu output, dan output tersebut adalah informasi yang dibutuhkan. Informasi tersebut akan diterima oleh pemakai atau penerima, kemudian penerima akan memberikan umpan balik yang berupa evaluasi terhadap informasi tersebut dan hasil umpan balik tersebut akan menjadi data yang akan dimasukan menjadi input kembali. Begitu seterusnya.

2.2.2. Kualitas Informasi

Menurut Jogiyanto (2005 : 10). Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness) dan relevan (relevance).

Gambar 2.2 Kualitas Informasi

(Sumber : Analisis dan Desain. Oleh : Jogiyanto) Dari gambar 2.2 diatas dapat dijelaskan sebagai berikut : 1) Akurat

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.

2) Tepat pada waktunya

Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi. Dewasa ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga

13

diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya.

3) Relevan

Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakaiannya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan. Sebaliknya informasi mengenai harga pokok produksi untuk ahli teknik merupakan informasi yang kurang relevan, tetapi relevan untuk akuntan.

2.2.3. Nilai Informasi

Menurut Jogiyanto (2005 : 11). Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan di dalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah yang tertentu dengan biaya untuk memperolehnya, karena sebagian besar informasi dinikmati tidak hanya oleh satu pihak di dalam perusahaan. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau cost benefit.

2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi

Menurut Jogiyanto (2005 : 11). Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan. Pertanyaannya adalah darimana informasi tersebut bisa didapatkan?. Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (information system) atau disebut juga dengan processing systems atau information processing systems atau information-generating systems. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leith dan K. Roscoe Davis sebagai berikut :

“Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.

2.4. Pengertian Persediaan

Menurut Baroto (2002, 52), persediaan adalah bahan mentah, barang dalam proses (work in process), barang jadi, bahan pembantu, bahan pelengkap, komponen yang disimpan untuk antisipasi terhadap pemenuhan permintaan. Juga termasuk barang yang disimpan untuk digunakan atau dijual pada periode mendatang. Persediaan tersebut dapat berbentuk bahan baku yang disimpan untuk diproses, komponen yang diproses, barang dalam proses manufaktur, dan barang jadi untuk dijual.

Persediaan merupakan sejumlah barang yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari pelanggan. Dalam perusahaan perdagangan pada dasarnya hanya ada satu golongan inventory (persediaan), yang mempunyai sifat perputaran yang sama yaitu yang disebut “Merchandise Inventory” (persediaan barang dagangan).

15

Persediaan ini merupakan persediaan barang yang selalu dalam perputaran, yang selalu dibeli dan dijual, yang tidak mengalami proses lebih lanjut didalam perusahaan tersebut yang mengakibatkan perubahan bentuk dari barang yang bersangkutan

2.5. Arsitektur Aplikasi

Menjelaskan mengenai definisi jaringan komputer, jenis-jenis jaringan komputer, topologi jaringan komputer dan manfaat jaringan komputer.

2.5.1. Pengertian Jaringan Komputer

Menurut Dede Sopandi (2004 : 1). Jaringan komputer merupakan gabungan antara teknologi komputer dan teknologi komunikasi. Gabungan teknologi ini melahirkan pengolahan data yang didistribusikan, mencakup pemakaian database, software aplikasi dan peralatan hardware secara bersamaan, untuk membantu proses otomatisasi dan peningkatan kearah efisiensi kerja.

2.5.2. Jenis-jenis Jaringan Komputer

Secara umum jaringan komputer dibagi atas tiga jenis, yaitu ; 1) Local Area Network (LAN)

Local Area Network (LAN), merupakan jaringan milik pribadi di dalam sebuah gedung atau kampus yang berukuran sampai beberapa kilometer. LAN seringkali digunakan untuk menghubungkan komputer-komputer pribadi dan workstation dalam kantor suatu perusahaan atau pabrik-pabrik untuk memakai bersama sumberdaya (resouce, misalnya printer) dan saling bertukar informasi.

2) Metropolitan Area Network (MAN)

Metropolitan Area Network (MAN), pada dasarnya merupakan versi LAN yang berukuran lebih besar dan biasanya menggunakan teknologi yang sama dengan LAN. MAN dapat mencakup kantor-kantor perusahaan yang letaknya berdekatan atau juga sebuah kota dan dapat dimanfaatkan untuk keperluan pribadi (swasta) atau umum. MAN mampu menunjang data dan suara, bahkan dapat berhubungan dengan jaringan televisi kabel.

3) Wide Area Network (WAN)

Wide Area Network (WAN), jangkauannya mencakup daerah geografis yang luas, seringkali mencakup sebuah negara bahkan benua. WAN terdiri dari kumpulan mesin-mesin yang bertujuan untuk menjalankan program-program (aplikasi) pemakai.

2.5.3. Topologi Jaringan Komputer

Menurut Dede Sopandi (2004 : 21). Memilih jenis kabel yang digunakan untuk membangun jaringan tidak lepas dari jenis topologi yang kita gunakan, namun pada intinya, jaringan komputer adalah jaringan kabel, dimana bentuk dan fungsi dari jaringan tersebut menentukan pemilihan jenis kabel, demikian juga sebaliknya, ketersedian kabel dan harga menjadi pertimbangan utama untuk membangun sebuah jaringan komputer ( baik home network, ataupun network kelas raksasa seperti MAN- metropolitan area network).

Ada empat macam topologi jaringan yaitu: 1) Topologi Bus

17

3) Topologi Ring 4) Topologi Mesh

Dalam sistem informasi persediaan barang ini menggunakan topologi star, karena topologi ini mempunyai karakteristik sebagai berikut :

a. Setiap node berkomunikasi langsung dengan central node, traffic data mengalir dari node ke central node dan kembali lagi.

b. Mudah dikembangkan, karena setiap node hanya memiliki kabel yang langsung terhubung ke central node.

c. Keunggulannya adalah jika satu kabel node terputus yang lainnya tidak terganggu.

d. Dapat digunakan kabel yang “lower grade” karena hanya menghandel satu traffic node, biasanya digunakan kabel UTP.

Sehingga cukup mudah untuk mengubah dan menambah computer ke dalam jaringan yang menggunakan topologi star tanpa mengganggu aktivitas jaringan yang sedang berlangsung, dan apabila satu computer yang mengalami kerusakan dalam jaringan maka computer tersebut tidak akan membuat mati seluruh jaringan star. Dibawah ini merupakan gambar dari topologi star.

Gambar 2.3 Topologi Star

(Sumber : Instalasi dan Konfigurasi Jaringan Komputer. Oleh : Dede Sopandi) 2.5.4. Manfaat Jaringan Komputer

Menurut Dede Sopandi (2004 : 4). Manfaat yang didapat dari membangun jaringan komputer adalah sebagai berikut :

1. Sharing Resources

Sharing resources bertujuan agar seluruh program, peralatan/peripheral lainnya dapat dimanfaatkan oleh setiap orang yang ada pada jaringan komputer tanpa terpengaruh oleh lokasi maupun pengaruh dari pemakai.

2. Media Komunikasi

Jaringan komputer memungkinkan terjadinya komunikasi antara pengguna, baik untuk teleconference maupun untuk mengirim pesan/informasi yang penting lainnya.

3. Integrasi Data

Pembangunan jaringan komputer dapat mencegah ketergantungan pada komputer pusat. Setiap proses data tidak harus dilakukan 1 komputer

19

saja, melainkan dapat didistribusikan ketempat lainnya oleh sebab inilah maka dapat terbentuk data yang terintegrasi sehingga dengan demikian memudahkan pemakai untuk memperoleh dan mengolah informasi setiap saat.

4. Pengembangan dan Pemeliharaan

Dengan adanya jaringan komputer ini, maka perkembangan peralatan dapat dilakukan dengan mudah dan menghemat biaya, jaringan komputer bisa memudahkan pemakai dalam merawat harddisk dan peralatan lainnya.

5. Keamanan Data

Sistem jaringan komputer memberikan perlindungan terhadap data jaminan keamanan. Data tersebut diberikan melalui pengaturan hak akses para pemakai dan password, serta teknik perlindungan terhadap harddisk sehingga data mendapatkan perlindungan yang efektif.

6. Sumber Daya Lebih Efisien dan Informasi Terkini

Dengan adanya pemakaian sumber daya secara bersama-sama maka pemakai bisa mendapatkan hasil dengan maksimal dan kualitas yang tinggi. Selain itu data atau informasi yang diakses selalu terbaru, karena setiap ada perubahan yang terjadi dapat secara langsung diketahui oleh pemakai.

2.6. Pengertian Client Server

Menurut Dede Sopandi (2006 : 1). Transmisi data berarti pengiriman data antara dua komputer, atau antara sebuah komputer dengan terminal. CCITT(Consultative Cimmittee International Tlephony dan Tegraphy), yang sekarang dikenal ITU-T(International Telecommunications Union Telephony), menyebut terminal sebagai piranti terminal data(data terminal equipment=DTE).

Client adalah setiap komponen dari sebuah sistem yang meminta layanan atau sumber daya (resources) dari komponen sistem lainnya. Server adalah setiap komponen sistem yang menyediakan layanan atau sumber daya ke komponen sistem lainnya. Sistem client/server dirancang untuk memisahkan layanan basis data dari client, dengan penghubungnya dengan menggunakan jalur komunikasi data. Layanan basisdata diimplementasikan pada sebuah komputer yang berdaya guna, yang memungkinkan manajemen tersentralisasi, keamanan dan berbagi sumber daya. http://www.wimpermana.web.ugm.ac.id/jaringan-client-server/18 April 2009.

Client-Server adalah arsitektur jaringan yang memisahkan client (biasanya aplikasi yang menggunakan GUI) dengan server. Masing-masing client dapat meminta data atau informasi dari server.

2.7. Perangkat Lunak Pendukung

Perangkat lunak pendukung dalam pembuatan perangkat lunak persediaan barang yaitu diantaranya :

21

2.7.1 Borland Delphi 7.0

Borland Delphi merupakan suatu bahasa pemrograman yang memberikan berbagai fasilitas pembuatan aplikasi visual. Keunggulan bahasa pemrograman ini terletak pada produktivitas, kualitas, pengembangan perangkat lunak, kecepatan kompilasi, pola desain yang menarik serta diperkuat dengan pemrogramannya yang terstruktur. Keunggulan lain dari Delphi adalah dapat digunakan untuk merancang program aplikasi yang memiliki tampilan seperti program aplikasi lain yang berbasis Windows.

Khusus untuk pemrograman database, Borland Delphi menyediakan fasilitas objek yang kuat dan lengkap yang memudahkan programmer dalam membuat program.

Borlad Delphi 7.0 merupakan pengembangan dari program Borland Delphi 6.0. lebih banyak keunggulan dan fasilitas baru yang diberikan oleh Borland Delphi 7.0 dibandingkan dengan versi-versi sebelumnya.

2.7.2. MySQL

Menurut Bunafit Nugroho (2004:1) mengemukakan bahwa “Mysql” adalah sebuah program database server yang mampu menerima dan mengirimkan datanya dengan sangat cepat, multi user serta menggunakan standar SQL (Structure Query Language)”. Dengan menggunakan MySQL server maka data dapat diakses oleh banyak secara bersamaan sekaligus dapat membatasi akses para pemakai berdasarkan previllage (hak user) yand diberikan . MySQL menggunakan bahasa SQL (Structure Query Language) yaitu bahasa standar pemograman database. MySQL dipublikasikan sejak tahun 1996, tetapi

sebenarnya dikembangkan sejak tahun 1979, MySQL telah memenangkan penghargaan Linux Journal Reader’s Choice Award selama tiga tahun. MySQL sekarang tersedia dibawah ijin opensource, tetapi juga ada ijin penggunaan secara komersial.

Sebagai database yang memiliki konsep database modern, MySQL memiliki banyak sekali keistimewaan. Berikut ini beberapa keistimewaan yang dimiliki oleh MySQL :

1. Portability

MySQL dapat berjalan stabil pada berbagai sitem operasi di antaranya adalah seperti Windows, Linux, FreeBSD, Mac OS X server, Solaris, Amiga, HPUX dan masih banyak lagi.

2. Open Source

MySQL didistribusikan secara open source (gratis), di bawah lisensi GPL. 3. Multiuser

MySQL dapat digunakan oleh beberapa user dalam waktu yang bersamaan tanpa mengalami masalah atau konflik. Hal ini memungkinkan sebuah database server MySQL dapat diakses client secara bersamaan. 4. Performance Tuning

MySQL memiliki kecepatan yang menakjubkan dalam menangani query sederhana, dengan kata lain dapat memproses lebih banyak SQL per satuan waktu.

5. Column Types

23

integer, float, double, char, varchar, text, blob, date, time, datetime, year, set serta enum.

6. Command dan Function

MySQL memiliki operator dan fungsi secara penuh yang mendukung perintah SELECT dan WHERE dalam query.

7. Security

MySQL memiliki beberapa lapisan sekuritas seperti level subnetmask, nama host, dan user dengan system perizinan yang mendetail serta password terencripsi.

8. Stability dan Limits

MySQL mampu menangani database dalam skala besar, dengan jumlah

records lebih dari 50 juta dan 60 ribu table serta 5 miliar baris. Selain itu, batas indeks yang dapat di tampung mencapai 32 indeks pada tiap tabelnya.

9. Connectivity

MySQL dapat melakukan koneksi dengan client menggunakan protocol TCP/IP, Unix soket (Unix), atau Named Pipes (NT).

10. Localisation

MySQL dapat mendeteksi pesan kesalahan (error code) pada clent dengan menggunakan lebih dari dua puluh bahasa. Meski demikian, bahasa Indonesia belum termasuk di dalamnya.

11. Interface

MySQL memiliki interface (antar muka) terhadap berbagai aplikasi dan bahasa pemrograman dengan menggunakan fungsi API (Application

Programming Interface). 12. Client dan Tools

MySQL dilengkapi dengan berbagai tool yang dapat digunakan untuk

administrasi database, dan pada setiap tool yang ada disertai petunjuk online. 13. Struktur Tabel

MySQL memiliki struktur table yang lebih fleksibel dalam menangani ALTER TABLE, dibandingkan databse lainnya semacam PostgreSQL ataupun Oracle.

Objek-objek dalam sebuah database adalah sebagai berikut : 1) Database

Database berisi berbagai objek yang digunakan untuk mewakili, menyimpan data, dan mengakses data.

2) Table

Objek yang berisi tipe-tipe data dan data mentah 3) Kolom

Sebuah tanel berisi kolom-kolom untuk menampung data. Kolom mempunyai sebuah tipe dan nama yang unik.

4) Tipe data

Sebuah kolom mempunyai sebuah tipe data. Tipe-tipe yang dapat dipilih adalah karakter, numeric, tanggal, Boolean dan lain-lain.

25

Merupakan perintah-perintah SQL yang membentuk makro. Dengan menjalankan stored prosedure berarti menjalankan perintah-perintah SQL di dalam sebuah procedure.

6) Trigger

Stored procedure yang diaktifkan pada saat data ditambahkan, diubah, atau dihapus dari database. Trigger dipakai untuk menjamin aturan integrasi di dalam database.

7) Rule

Diberlakukan pada kolom sehingga data yang dimasukan harus sesuai dengan aturan.

8) Primary key

Menjamin setiap baris data unik, dapat dibedakan dari data yang lain. 9) Foreign key

Kolom-kolom yang mengacu primary key pada table lain. Primary key dan foreign key dipakai untuk menghubungkan sebuah data dengan tabel lain. 10)Konstrain

Mekanisme integritas data yang berbasis server dan diimplementasikan oleh sistem.

11)Default

Dinyatakan pada field (kolom) sehingga jika kolom tersebut tidak diisi data, maka diisi dengan nilai default.

Query yang memakai beberapa tabel, dan disimpan di dalam database. View dapat memilih beberapa kolom dari sebuah tabel atau menghubungkan beberapa tabel. View daapt dipakai untuk menjaga keamanan data.

13)Index

Membantu mengorganisasikan data sehingga query menjadi lebih cepat. 14)Fungsi

Kumpulan perintah yang mengandung input atau tidak menggunakan input baik satu atau lebih dari satu dan mengeluarkan nilai baik berupa skalar maupun tabular (berbentuk tabel).

BAB III

OBJEK PENELITIAN

3.1. Objek Penelitian

Penelitian dilakukan di Perguruan Tinggi Negeri, Untuk melihat lebih jelas gambaran mengenai objek penelitian di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran yang merupakan lembaga pendidikan tinggi di bidang ilmu sosial dan ilmu politik, maka penulis membahas mengenai sejarah, visi dan misi, struktur organisasi dan deskripsi pekerjaan dari Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran.

3.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran, didirikan atas desakan dan tuntutan warga masyarakat Provinsi Jawa Barat ketika itu, yang mengharapkan Universitas Padjadjaran menumbuhkan keilmuan yang dapat merespons realitas sosial dan kemanusiaan yang dinamis di Jawa Barat.

Untuk menjawab keinginan tersebut, Presiden Universitas Padjadjaran, sebutan rektor pada saat itu, mengeluarkan Surat Keputusan No 4/PKUP/1958, tanggal 28 Februari 1958 tentang pembentukan Panitia Ad-hoc yang bertugas mempersiapkan pembentukan fakultas. Baru pada tanggal 13 Oktober 1958 prakarsa tersebut direalisasi dengan terbentuknya Fakultas Administrasi Negara dan Niaga sebagai fakultas yang berada di bawah asuhan Yayasan Pembina Universitas Padjadjaran. Namun, dua tahun kemudian, berdasarkan Surat

Keputusan Menteri Pendidikan Pengajaran dan Kebudayaan No. 66971/UU/60, tanggal 12 Agustus 1960, dikukuhkan Fakultas Sosial Politik (Sospol) nama fakultas yang sesuai dengan nomenklatur Kementerian P dan K masa itu sebagai salah satu fakultas yang berada dalam lingkungan Universitas Padjadjaran.

Sejak tanggal 8 Desember 1983, nama Fakultas Sospol kemudian diubah menjadi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP) melalui SK Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 1574/1/1983.

3.1.2. Visi dan Misi Perusahaan

Berikut ini adalah visi dan misi Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran :

1. Visi

”FISIP UNPAD menjadi lembaga pendidikan tinggi yang memiliki komitmen terhadap keunggulan bidang ilmu sosial dan ilmu politik.”

2. Misi

a. Melaksanakan pendidikan bidang ilmu sosial dan ilmu politik yang bermutu untuk menghasilkan lulusan yang berdaya saing secara moral maupun akademis agar bermanfaat bagi masyarakat.

b. Mengembangkan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat guna menopang pendidikan dan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi bagi komunitas akademik, pemerintah, industri dan masyarakat umum.

c. Melaksanakan manajemen pendidikan dengan menerapkan prinsip penjaminan mutu (quality assurance).

29

d. Menerapkan sistem manajemen profesional berbasis transparansi dan akuntabilitas untuk menciptakan hubungan kelembagaan yang efektif dan efisien.

e. Menjalin hubungan kerjasama secara berkesinambungan dengan menerapkan prinsip kesetaraan, kemitraan dan saling percaya.

3.1.3. Struktur Organisasi Perusahaan

Sturktur Organisasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran dalam lingkup Kepala Bagian Tata Usaha dapat dilihat pada gambar di bawah ini :

Gambar 3.1. Struktur Organisasi

3.1.4. Deskripsi Tugas

Tugas-tugas yang dilaksanakan oleh setiap pejabat terdiri atas tugas utama (tugas pokok) dan tugas penunjang, yaitu tugas-tugas yang bersifat menunjang pelaksanan tugas utama. Tugas utama adalah tugas-tugas yang tercantum dalam uraian tugas (job description) yang ada pada setiap jabatan, sedangkan tugas penunjang tugas pokok adalah kegiatan-kegiatan pejabat di luar tugas pokok yang pada umumnya bersifat tugas kemasyarakatan.

1. Bagian Tata Usaha

Untuk melaksanakan tugas pekerjaan dalam usaha pencapaian tujuan yang telah ditetapkan oleh Universitas Padjadjaran, maka seorang Kepala Bagian Tata Usaha bertugas melaksanakan administrasi umum, perlengkapan, keuangan, kepegawaian dan pendidikan fakultas.

Adapun uraian tugas Kepala Bagian Tata Usaha telah diatur oleh Keputusan Menteri tersebut adalah sebagai berikut :

a. Menyusun rencana dan program kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan rencana dan program kerja fakultas sebagai;

b. Menghimpun dan Menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan, akademik dan kemahasiswaan;

c. Mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data ketatausahaan, akademik dan kemahasiswaan;

d. Melaksanakan urusan persuratan dan kearsipan; e. Melaksanakan urusan kerumahtanggaan;

31

g. Melaksanakan urusan pengelolaan barang perlengkapan h. Melaksanakan urusan kepegawaian;

i. Melaksanakan urusan pengelolaan keuangan;

j. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat;

k. Melaksanakan administrasi kemahasiswaan dan hubungan alumni; l. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas; m. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi;

n. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas;

o. Menyusun laporan Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas. 2. Sub Bagian Pendidikan

Sub Bagian Pendidikan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran, mempunyai tugas utama adalah melakukan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

Selanjutnya uraian tugas Sub Bagian Pendidikan adalah sebagai berikut : a. Menyusun rencana dan program kerja Sub Bagian dan mempersiapkan

penyusunan rencana dan program kerja Bagian

b. Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang akademik

c. Mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat;

e. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik;

f. Melakukan administrasi perkuliahan, praktikum dan pelaksanaan ujian; g. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum; h. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas;

i. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat di lingkungan fakultas;

j. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat;

k. Menyusun laporan Subbagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian

3. Sub Bagian Umum dan Perlengkapan

Subbagian Umum dan Perlengkapan dalam usaha pencapaian tujuan yang telah direncanakan sebelumnya, sudah mempunyai tugas yaitu melaksanakan urusan tata usaha, rumah tangga dan perlengkapan.

Adapun uraian tugas Sub Bagian Umum dan Perlengkapan adalah sebagai berikut:

a. Menyusun rencana dan program kerja Sub Bagian;

b. Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan, kerumahtanggaan dan perlengkapan;

c. Mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data ketatausahaan, kerumahtanggaan dan perlengkapan;

d. Melaksanakan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas; e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan;

33

f. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan;

g. Mempersiapkan sarana pelaksanaan rapat dinas, upacara resmi dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas;

h. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan;

i. Melakukan penyusunan instrumen pemantauan kegiatan ketatausahaan, kerumahtanggaan dan perlengkapan;

j. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang ketatausahaan, kerumahtanggaan dan perlengkapan;

k. Melakukan urusan hukum dan ketatalaksanaan; l. Menyusun laporan Sub Bagian.

4. Sub Bagian Keuangan dan Kepegawaian

Sub Bagian Keuangan dan Kepegawaian mempunyai tugas melakukan administrasi dibidang keuangan dan kepegawaian fakultas.

Uraian tugas dari Sub Bagian Keuangan dan Kepegawaian adalah sebagai berikut:

a. Menyusun rencana dan program kerja Subbagian;

b. Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang keuangan dan kepegawaian;

c. Mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data di bidang keuangan dan kepegawaian;

d. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pengeluaran, pembukuan dan pertanggungjawaban keuangan;

e. Melakukan pembayaran gaji, tunjangan ikatan dinas, lembur, vakasi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian;

f. Mempersiapkan usulan formasi pegawai;

g. Mempersiapkan usul mutasi, pengembangan dan kesejahteraan pegawai; h. Mempersiapkan usul pengangkatan dosen luar biasa;

i. Melakukan urusan pemberian cuti pegawai;

j. Melakukan penyusunan Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3), Daftar Urut Kepangkatan (DUK), Kartu Pegawai (Karpeg), Kartu Induk (Karin), Kartu Isteri (Karis), Kartu Suami (Karsu), Asuransi Kesehatan (Askes), Tabungan Asuransi Pegawai Negeri (Taspen), Surat Keterangan Untuk Mendapat Pembayaran Tunjangan Keluarga (KP4) dan Lembar Pembayaran Pajak Pembangunan (LP2P);

k. Melakukan urusan penyelesaian kasus kepegawaian; l. Mempersiapkan usul pemberian penghargaan pegawai;

m. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang keuangan dan kepegawaian;

n. Menyusun laporan Sub Bagian. 5. Sub Bagian Kemahasiswaan

Sub Bagian Kemahasiswaan dalam usaha pencapaian tujuan yang telah direncanakan sebelumnya, sudah mempunyai tugas yaitu melaksanakan urusan Beasiswa, Penalaran, Alumni dan Kegiatan Kemahasiswaan.

Adapun uraian tugas Sub Bagian Kemahasiswaan adalah sebagai berikut: a. Menyusun rencana dan program kerja Sub Bagian;

35

b. Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang kemahasiswaan;

c. Mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data di bidang kemahasiswaan dan alumni;

d. Melakukan urusan pemberian ijin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan; e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi;

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan; g. Melakukan administrasi kegiatan kemahasiswaan;

h. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karier dan layanan kesejahteraan mahasiswa;

i. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan; j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan;

k. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kemahasiswaan; l. Menyusun laporan Subbagian.

3.2. Metode Penelitian

Metode penelitian adalah merupakan cara ilmiah untuk mendapatkan data dengan tujuan dan kegunaan tertentu. Cara ilmiah berarti kegiatan penelitian itu didasarkan pada ciri-ciri keilmuan, antara lain:

a. Rasional

Kegiatan penelitian dengan cara-cara yang masuk akal, sehingga terjangkau oleh penalaran manusia.

Cara-cara yang dilakukan dapat diamati oleh indera manusia, sehingga orang lain dapat mengamati dan mengetahui cara-cara yang digunakan.

c. Sistematis

Proses yang digunakan dalam penelitian menggunakan langkah-langkah tertentu yang bersifat logis.

Penelitian ini menggunakan metodologi kualitatif dimana peneliti bekerja dengan informasi-informasi data dan di dalam menganalisanya tidak menggunakan analisa data statistik. Penelitian kualitatif dapat dipandang juga sebagai penelitian partisipatif yang desain penelitiannya memiliki sifat fleksibel atau dimungkinkan untuk diubah guna menyesuaikan dari rencana yang telah dibuat, dengan gejala yang ada pada tempat penelitian yang sebenarnya.

3.2.1. Desain Penelitian

Desain penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif dengan pendekatan studi kasus pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politk Universitas Padjadjaran. Metode deskriptif yaitu suatu metode dengan cara mengumpulkan data kemudian disusun dan dianalisis untuk memperoleh gambaran mengenai masalah yang dihadapi pada saat penelitian.

3.2.2. Jenis dan Metode Pengumpulan Data

Metode yang digunakan untuk pengumpulan data dalam penelitian ini dilakukan dengan cara :

3.2.2.1.Sumber Data Primer

Data primer adalah data yang didapatkan berupa teks hasil dari wawancara dan diperoleh dengan malalui wawancara dengan pihak-pihak yang

37

bersangkutan dalam penelitian. Dalam melakukan pengumpulan data primer yang berada pada Sub Bagian Umum, diperlukan adanya interaksi langsung terhadap pihak Sub Bagian Umum FISIP UNPAD .

3.2.2.2.Sumber Data Sekunder

Data sekunder adalah data-data yang telah tersedia dan dapat diperoleh oleh peneliti dengan cara membaca, melihat atau mendengarkan. Dalam pengumpulan data-data sekunder, bisa didapatkan dari sumber-sumber yang pada umumnya menggunakan metode analisis substansi dokumen, surat keputusan, laporan yang sudah terdokumentasikan diantaranya :

1. Bon Permohonan barang 2. Tanda Pengeluaran Barang

3. Daftar alat tulis/Inventaris/rumah tangga

3.2.3. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem

Metode pendekatan dan pengembangan sistem merupakan suatu metode yang akan digunakan dalam melakukan perancangan sistem informasi.

3.2.3.1.Metode Pendekatan Sistem

Metode Pendekatan yang digunakan adalah Pendekatan perancangan terstruktur. Pendekatan perancangan terstruktur dimulai dari awal 1970. Pendekatan terstruktur dilengkapi dengan alat-alat (tools) dan teknik-teknik (techniques) yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem.

Melalui pendekatan terstruktur, permasalahan yang komplek di organisasi dapat dipecahkan dan hasil dari sistem akam mudah untuk dipelihara, fleksibel,

lebih memuaskan pemakainya, mempunyai dokumentasi yang baik, tepat waktu, sesuai dengan anggaran biaya pengembangan, dapat meningkatkan produktivitas dan kualitasnya akan lebih baik (bebas kesalahan).

S y s t e m / I n f o r m a t i o n E n g i n e e r i n g a n d

M o d e l i n g

S o f t w a r e R e q u i r e m e n t s A n a l y s i s

D e s i g n

C o d i n g

T e s t i n g / V e r i f i c a t i o n

M a i n t e n a n c e

3.2.3.2. Metode Pengembangan Sistem

Metoda pengembangan sistem yang digunakan adalah dengan

menggunakan metoda Model Waterfall yang merupakan metode yang berfungsi

sebagai sebuah mekanisme untuk mengidentifikasi kebutuhan perangkat lunak

Gambar 3.2. Metode Pengembangan Waterfall (Sumber : Software Engineering. Oleh : Roger S. Pressman)

Roger S. Pressman memecah model waterfall menjadi 6 tahapan. Berikut adalah penjelasan dari tahap-tahap yang dilakukan di dalam model ini menurut Pressman:

39

1. System / Information Engineering and Modeling. Permodelan ini diawali dengan mencari kebutuhan dari keseluruhan sistem yang akan diaplikasikan ke dalam bentuk software. Hal ini sangat penting, mengingat software harus dapat berinteraksi dengan elemen-elemen yang lain seperti hardware, database, dsb. Tahap ini sering disebut dengan Project Definition.

2. Software Requirements Analysis. Proses pencarian kebutuhan diintensifkan dan difokuskan pada software. Untuk mengetahui sifat dari program yang akan dibuat, maka para software engineer harus mengerti tentang domain informasi dari software, misalnya fungsi yang dibutuhkan, user interface, dsb. Dari 2 aktivitas tersebut (pencarian kebutuhan sistem dan software) harus didokumentasikan dan ditunjukkan kepada pelanggan. 3. Design. Proses ini digunakan untuk mengubah kebutuhan-kebutuhan

diatas menjadi representasi ke dalam bentuk “blueprint” software sebelum coding dimulai. Desain harus dapat mengimplementasikan kebutuhan yang telah disebutkan pada tahap sebelumnya. Seperti 2 aktivitas sebelumnya, maka proses ini juga harus didokumentasikan sebagai konfigurasi dari software.

4. Coding. Untuk dapat dimengerti oleh mesin, dalam hal ini adalah komputer, maka desain tadi harus diubah bentuknya menjadi bentuk yang dapat dimengerti oleh mesin, yaitu ke dalam bahasa pemrograman melalui proses coding. Tahap ini merupakan implementasi dari tahap design yang secara teknis nantinya dikerjakan oleh programmer.

5. Testing / Verification. Sesuatu yang dibuat haruslah diujicobakan. Demikian juga dengan software. Semua fungsi-fungsi software harus diujicobakan, agar software bebas dari error, dan hasilnya harus benar-benar sesuai dengan kebutuhan yang sudah didefinisikan sebelumnya. 6. Maintenance. Pemeliharaan suatu software diperlukan, termasuk di

dalamnya adalah pengembangan, karena software yang dibuat tidak selamanya hanya seperti itu. Ketika dijalankan mungkin saja masih ada errors kecil yang tidak ditemukan sebelumnya, atau ada penambahan fitur-fitur yang belum ada pada software tersebut. Pengembangan diperlukan ketika adanya perubahan dari eksternal perusahaan seperti ketika ada pergantian sistem operasi, atau perangkat lainnya

3.2.3.3.Alat Bantu Analisis dan Perancangan 1. Bagan Arus Dokumen atau Flow Map

Menurut Al-Bahra Bin Lajamudin  (2005:62) bagan arus dokumen menggambarkan tentang pergerakan dokumen yang dipakai dalam suatu sistem. Bagan tersebut menunjukan tentang dokumen apa saja yang bergerak di dalam suatu sistem, dan setiap kali dokumen tersebut sampai atau melalui suatu bagian tertentu akan dapat dilihat perlakuan apa saja yang telah diberikan terhadap dokumen tersebut.

2. Diagram Konteks

Menurut Al-Bahra Bin Ladjamudin (2005:64). Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu

41

sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem.

3. Data Flow Diagram

Menurut Al-Bahra Bin Ladjamudin (2005:67). Arus data merupakan tempat mengalirnya informasi dan digambarkan dengan garis yang menghubungkan komponen dari sistem. Arus data ditunjukkan dengan arah panah dan garis diberi nama atas arus data yang mengalir. Arus data ini mengalir di antara proses, data store dan menunjukkan arus data dari data yang berupa masukan untuk sistem atau hasil proses sistem.

4. Kamus Data

Menurut Al-Bahra Bin Ladjamudin (2005:70). Kamus Data sering disebut juga dengan sistem data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu system informasi. Dengan menggunakan kamus data, analisis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap.

Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada pada DFD, bersifat global dan hanya menunjukan nama arus datanya saja. Untuk keperluan ini maka kamus data harus memuat hal-hal sebagai berikut :

1. Nama arus data

Nama arus data memberikan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data sehingga dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data.

2. Alias

Alias atau nama lain dari data, untuk menyatakan nama lain dari dari suatu data elemen atau data store yang sebenarnya sama dengan data elemen atau data store yang telah ada.

3. Bentuk data

Bentuk data dapat dipergunakan untuk mengelompokkan kamus data ke dalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem.

4. Arus data

Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data menuju. 5. Penjelasan

Untuk memperjelas tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus data, penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.

5. Perancangan Basis Data a. Normalisasi

Menurut Al-Bahra Bin Lajamudin (2005:169). Proses Normalisasi merupakan proses pengelompokan data elemen menjadi tabel-tabel yang menunjukan entity dan relasinya. Pada proses normalisasi selalu diuji pada beberapa kondisi. Bila ada kesulitan pengujian tersebut maka relasi tersebut dipecahkan pada beberapa table lagi, dengan kata lain perancangan belumlah mendapat database yang optimal.

43

Dalam Perspektif normalisasi sebuah database dikatakan baik jika setiap tabel yang membentuk basis data sudah berada dalam keadaan normal. Tahap normalisasi dimulai dari tahap paling ringan (1NF) hingga paling ketat (5NF). Biasanya hanya sampai pada tingkat 3NF atau BCNF, karena sudah cukup memadai untuk menghasilkan tabel-tabel yang berkualitas baik.

b. Tabel Relasi

Menurut Al-Bahra Bin Lajamudin (2005:142). Tabel relasi merupakan hubungan yang terjadi pada suatu tabel dengan yang lainnya, berfungsi untuk mengatur operasi suatu database. Hubungan yang dapat dibentuk dapat mencakupi 3 macam hubungan yaitu:

1) One-To-One

Mempunyai pengertian setiap baris data pada tabel pertama dihubungkan hanya ke satu baris data pada tabel ke dua.

2) One-To-Many

Mempunyai pengertian setiap basis data dari tabel pertama dapat dihubungkan ke satu baris atau lebih data pada tabel ke dua.

3) Many-To-Many

Mempunyai pengertian satu baris atau lebih data pada tabel pertama dapat dihubungkan ke satu baris atau lebih data pada tabel kedua.

3.2.4. Pengujian Software

Menurut Al-Bahra Bin Lajamudin (2005:351). Pengujian Perangkat Lunak adalah proses menjalankan dan mengevaluasi sebuah perangkat lunak secara

manual maupun otomatis untuk menguji apakah perangkat lunak sudah memenuhi persyaratan atau belum dan untuk menentukan perbedaan antara hasil yang diharapkan dengan hasil sebenarnya.

Faktor-faktor pengujian yang dilakukan meliputi:

1) Kebutuhan yang berkaitan dengan penanganan keluhan pelanggan. 2) Pendefinisian spesifikasi fungsional

3) Penentuan spesifikasi kegunaan 4) Penentuan kebutuhan portabilitas 5) Pendefinian antar muka sistem. Pengujian Black Box

Menurut Al-Bahra Bin Lajamudin (2005:360). Pengujian black-box berfokus pada persyaratan fungsional perangkat lunak. Dengan demikian, pengujian black-box memungkinkan perekayasa perangkat lunak mendapatkan serangkaian kondisi input yang sepenuhnya menggunakan semua persyaratan fungsional untuk suatu program. Pengujian black-box bukan merupakan alternatif dari teknik white-box, tetapi mengungkap kelas kesalahan dari pada metode white-box. Pengujian black-box berusaha menemukan kesalahan dalam kategori sebagai berikut :

a. Fungsi yang tidak benar atau hilang, b. Kesalahan interface,

c. Kesalahan dalam stuktur data atau akses database eksternal, d. Kesalahan kinerja,

45

Pada program aplikasi persediaan dan inventarisasi barang ini dilakukan pengujian dengan kategori-kategori diatas.

4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan

Dalam analisis sistem akan dibahas mengenai prosedur, flowmap, dokumen, diagram konteks, data flow diagram sistem informasi persediaan barang yang sedang berjalan di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Unpad, yang meliputi beberapa modul, diantaranya: modul pengajuan barang, modul penerimaan barang, modul pengeluaran barang dan modul pengembalian barang.

4.1.1.Analisis Dokumen

Analisis dokumen yang sedang berjalan menguraikan sacara rinci dokumen-dokumen yang digunakan pada sistem informasi, diantaranya:

Tabel 4.1. Tabel Dokumen-Dokumen yang Digunakan

No Dokumen Uraian

1 Bon Barang Deskripsi : merupakan Bon ajuan ATK/ Barang Fungsi : sebagai formulir ajuan ATK/barang Rangkap 1 (satu)

Distribusi : dari Unit Kerja ke Petugas Gudang

47 Tabel 4.1. Tabel Dokumen-Dokumen yang Digunakan (Lanjutan)

 

2 Formulir Pengeluaran Barang

Deskripsi Merupakan Formulir Pengeluaran Barang

Fungsi : Sebagai bukti Pengeluaran barang dari gudang ke Unit Kerja

Rangkap 2 (dua)

Distribusi Dari Gudang ke Unit Kerja 3 Formulir Daftar

Alat

Tulis/Inventaris

Deskripsi Setiap barang baik yang masuk dan keluar dicatat dalam formulir ini

Fungsi : Sebagai Alat Kendali keluar masuk barang dan sisa barang yang ada secara manual

Rangkap 1 (satu).

Distribusi : Dari Rekanan ke Bagian Umum hingga ke Unit Kerja

3 Faktur Deskripsi Merupakan Formulir Penerimaan Barang Masuk

Fungsi : Sebagai Bukti barang masuk dari rekanan

Rangkap 2 (dua).

Atk/Barang Atk/Barang

Fungsi : Sebagai bahan untuk pengadaan atk/barang

Rangkap 3 (tiga).

Distribusi : Dari Unit Kerja ke Bagian Umum

4.1.2.Analisis Prosedur yang sedang berjalan

Analisis prosedur yang sedang berjalan menguraikan secara sistematis aktifitas-aktifitas yang terjadi dalam sistem informasi, diantaranya:

4.1.2.1. Flow Map

Flow Map menggambarkan bagaimana prosedur sistem yang dijalankan berikut prosedur yang berjalan :

1) Prosedur Pengajuan Alat Tulis Kantor/Barang

a. Unit kerja yang memerlukan Alat Tulis Kantor/Barang membuat Surat Pengajuan Alat Tulis Kantor/Barang, dalam Surat Pengajuan harus dinyatakan keterangan tentang jumlah Alat Tulis Kantor/Barang yang diminta, satuan, spesifikasi, tanggal diperlukan, tujuan/keperluannya. Surat tersebut disampaikan kepada pimpinan, tembusan kepada sub bagian umum dan arsip.

49 b. Sebelum membuat Surat Pengajuan Alat Tulis Kantor/Barang unit kerja yang memerlukan harus menanyakan terlebih dahulu kepada Sub Bagian umum apakah barang tersebut tersedia di gudang atau tidak. Apabila Barang ada, Unit dapat mengambil bon barang di Sub bagian Umum dan apabila tidak ada unit kerja tersebut dapat mengajukan ke pimpinan.

c. Apabila Pimpinan memberikan persetujuan maka Surat Pengajuan Tembusan 1 diteruskan kepada Sub Bagain umum, sedangkan Surat Pengajuan Alat Tulis Kantor/Barang Tembusan 2 sebagai arsip.

d. Atas dasar Surat Pengajuan tersebut, Sub Bagian Umum menilai kewajaran jumlah yang dipesan dan jika perlu mendapat penjelasan atas spesisifikasi barang yang akan dibeli dengan unit kerja yang memerlukan agar barang yang dipesan sesuai dengan yang dikehendaki.

e. Setelah Surat tersebut di acc pimpanan, Sub Bagian umum membuat daftar pemesanan atk/barang berdasarkan ajuan dari setiap uni kerja ke rekanan.

Unit Kerja Sub Bagian Umum Pimpinan Rekanan Pengajuan Alat Tulis Kantor / Barang

Surat Pengajuan Atk/ Barang Surat Pengajuan Atk/ Barang Surat Pengajuan Atk/ Barang A Ada Barang Bon Barang Surat Pengajuan Atk/ Barang Ya Tidak Acc Surat Pengajuan Atk/ Barang ditolak Surat Pengajuan Atk/ Barang acc Surat Pengajuan

Atk/ Barang acc

Surat Pemesanan Atk/ Barang

Surat Pengajuan Atk/ Baranga cc

Surat Pemesanan Atk/ Barang B Ya Bon Barang Tidak Buat Bon Barang Buat Pesanan atk/ Barang Buat Surat Surat Pengajuan Atk/ Barang ditolak Surat Pengajuan Atk/ Barang acc

Surat Pemesanan Atk/ Barang

berjalan :

Gambar 4.1 Flowmap Pengajuan ATK/Barang berjalan Keterangan :

A : Arsip Surat Pengajuan ATK/ Barang (SPAB)

51 ATK : Alat Tulis Kantor

2) Prosedur Penerimaan ATK/Barang

a. Sub Bagian Umum menerima faktur 2 (dua) rangkap beserta barang dari rekanan

b. Sebelum barang masuk ke gudang terlebih dahulu diperiksa mencocokannya dengan faktur. Selanjutnya menghitung, mengukur, menimbang, memeriksa kualitas dan kuantitas barang-barang persediaan yang diterima, untuk memastikan apakah telah sesuai dengan dokumen-dokumen tersebut.

c. Setelah memeriksa kemudian menandatangani ke dua lembar faktur, lembar ke 1 (satu) faktur diserahkan ke rekanan sedangkan faktur lembar ke 2 (dua) diterima oleh sub bagian umum lalu dimasukan barang tersebut ke gudang dan dicatat di formulir daftar alat tulis kantor/inventaris dan menyerahkan daftar alat tulis kantor/inventaris.

d. Selanjutnya bagian umum membuat laporan penerimaan barang 2 (dua) rangkap, lembar 1 diserahkan ke pimpinan dan lebar ke 2 diarsipkan.

berjalan :

Rekanan Sub Bagian Umum Pimpinan

Penerimaan Alat Tulis Kantor / Barang

Faktur

Daftar alat tulis/ inventaris

Laporan Penerimaan

Barang

B

Faktur

Faktur ditanda tangan

Mencatat didaftar alat

tulis/ inventaris

Periksa barang dgn

faktur dan tanda tangan

Faktur ditanda tangan

A

Buat Laporan Penerimaan

Laporan Penerimaan

Barang

53 Keterangan :

A : Arsip Faktur

B : Arsip Laporan Penerimaan Barang

3) Prosedur Pengeluaran ATK/ barang

a. Unit Kerja memerlukan barang mengisi Bon Barang (BB) yang disediakan oleh bagian umum.

b. Setelah Bon Barang diisi dan ditandatangani unit kerja, unit kerja yang memerlukan barang menyerahkan Bon Barang dan diteruskan ke Sub Bagian Umum yang untuk mendapat persetujuan.

c. Atas dasar Bon Barang yang telah disetujui, unit kerja menyerahkan barang sesuai dengan yang tercantum dalam Bon Barang dan mengisi jumlah barang yang dikeluarkan pada dokumen tersebut. d. Pada saat barang diserahkan, barang harus dihitung kembali dengan

disaksikan oleh penerima barang. Jika telah sesuai, Sub Bagian Umum dan Unit Kerja membubuhkan tanda tangan pada dokumen TPB (tanda pengeluaran barang)

e. Selanjutnya Sub Bagian Umum mengarsipkan dokumen TPB lembar ke 1 dan lembar ke 2 di serahkan ke Unit Kerja yang menerima barang.

f. Sub Bagian Umum mencatat pengeluaran barang di Daftar Alat Tulis/Inventaris.

Dibawah ini adalah flowmap Pengeluaran ATK/barang yang sedang berjalan :

Sub Bagian Umum Unit Kerja Pimpinan Bon Barang Tanda Pengeluaran Barang Tanda Pengeluaran Barang B Bon Barang Isi dan Tanda tangan

Bon Barang terisi dan ditandatangan Bon Barang terisi

dan ditandatangan

Ada Barang

Bon Barang terisi dan ditandatangan Ya Tidak Laporan Barang Keluar Mencatat dTPB A

Mencatat di DATI

Daftar Alat tulis/ Inventarus (DATI)

Buat Laporan Barang keluar

Laporan Barang Keluar

Gambar 4.3 Flowmap pengeluaran atk/barang berjalan

Keterangan :

55 TPB : Tanda Pengeluaran Barang

A : Arsip Tanda Pengeluaran Barang B : Arsip Laporan Barang Keluar

4) Prosedur Pengembalian ATK/ barang

a. Unit Kerja yang akan mengembalikan barang membawa Tanda Pengeluaran barang (TPB) dan barang ke Sub bagian umum.

b. Sub bagian umum menerima Tanda Pengeluaran Barang dan barang lalu mengecek kesesuaian barang dengan Tanda Pengeluaran Barang.

c. Sub bagian umum mencatat barang yang dikembalikan di daftar alat tulis dan inventaris.

d. Setelah semua tercatat pada daftar alat tulis dan inventaris Sub Bagian umum membuat laporan pengembalian barang 2 rangkap, lembar ke 1 ke pimpinan lembar ke 2 sebagai arsip.

Dibawah ini adalah flowmap Pengembalian ATK/barang yang sedang berjalan :

Unit Kerja Sub Bagian Umum Pimpinan

Tanda Pengeluaran

Barang

Tanda Pengeluaran

Barang

Cocok Ya Memeriksa

Barang

Tanda Pengeluaran

Barang Tidak

A

Laporan Barang Kembali

Laporan Barang Kembali Mencatat

di daftar alat tulis/ inventaris

Daftar Alat tulis/ inventaris

Membuat laporan Barang Kembali

Gambar 4.4 Flowmap Pengembalian atk/barang berjalan Keterangan:

57 4.1.2.2. Diagram Konteks

SuratPengajuan Barang disetujui

Faktur ditanda tangan

SuratPengajuan ATK disetujui

Sistem Persediaan dan

inventaris Barang

REKANAN

SUB BAG UMUM UNIT KERJA

SuratPengajuan ATK

SuratPengajuan Barang

Bon Barang

Faktur

Daftar Alat Tulis/inventaris

Tanda pengeluaran Barang 1

Bon Barang Terisi Bon Barang ACC Tanda pengeluaran Barang 2

Gambar 4.5 Diagram konteks persediaan dan inventarisasi barang yang sedang berjalan

Dari diagram konteks diatas terdapat entitas dalam yaitu entitas Pimpinan, sedangkan untuk entitas luarnya yaitu entitas Unit Kerja, entitas Rekanan, dan entitas Sub Bagian Umum. Data yang mengalir dari tiap entitas yaitu sebagai berikut :

1. Unit Kerja memberikan Surat Pengajuan ATK/Barang dan atau Bon

Barang terisi yang telah disetujui dikirim kepada Sistem, Setelah mengalami proses yang berjalan system memberikan form Pengeluaran Barang ke Unit Kerja. Seteleh SPB disetujui selanjutnya ke Sub Bagian umum.

2. Sub Bagian Umum Memberikan Form Bon Barang Kepada Unit

menerima kembali faktur dan bukti penerimaan tersebut setelah di tanda tangani.

4.1.2.3. Data Flow Diagram

Berikut ini adalah data flow diagram yang sedang berjalan

U n i t K e r j a _{S u b b a g u m u m}

1 . 0 P e n g a j u a n

B a r a n g

3 . 0 P e m e r i k s a a n D a t a B a r a n g 4 . 0

P e n g e l u a r a n B a r a n g

2 . 0 P e n e r i m a a n

B a r a n g

5 . 0 C e t a k L a p o r a n S u r a t P e n g a ju a n A T K / B a r a n g B o n B a r a n g

S u r a t P B A c c B o n B a r a n g t e r is i

R e k a n a n

A r s i p P e n g e l u a r a n A r s i p P e r s e d i a a n

A T K d a n B a r a n g

Gambar 4.6. DFD Level 0 Yang Sedang Berjalan

F aktu r yang di Ta an ndatang Tand a Pe ng el uar an B ar ang

A r s i p P e r s e d i a a n A T K d a n B a r a n g F a k t u r

Bon

Barang

ACC

D e t a il P e n g e lu a r a n D a t a P e n g e lu a r a n B a r a n g

D a t a B a r a n g

D a t a B a r a n g

D at a P er sed ia an

59

a. DFD Level 1 Proses 1

Dibawah ini merupakan data flow diagram level 1 Proses 1 yang diberjalan :  

Unit Kerja Pengajuan ATK/Barang

1.1 Verifikasi Kartu

Persediaan

Data Persediaan ATK dan Barang Sub Bag umum 1.3 Cetak Pengajuan Barang Lap. Pa nga ju an Bara ng

Pengajuan Barang dicek

1.2. Enry Pengajuan Pengajuan disetujui Arsip Surat Pengajuan Data Pengajuan Data persediaan Detail pengajuan

Gambar 4.7. DFD Level 1 Proses 1 Yang Berjalan

b. DFD Level 1 Proses 2

Dibawah ini merupakan data flow diagram level 1 Proses 2 yang diberjalan : R ekanan Faktur

2.1 Terim a B arang

m asuk

2.2 C ek P enerim aan Data Penerim aan

Barang 2.3

Sim pan

Barang M asuk Data Barang yang dierim a

Arsip Persediaan A TK dan B arang Data Barang M asuk

Dibawah ini merupakan data flow diagram level 1 Proses 4 yang diberjalan :

U nit Kera Bon Barang

4.1 C ek P ersediaan B arang 4.2 C atat Pengeluaran B arang D ata P ersediaan

S ub bag um um

4.3 C etak P engeluaran B arang T anda Pen gelu aran Barang

A rsip P ersediaan A TK dan Barang

D ata Barang Keluar D ata Barang Persediaan

D ata Pengeluaran Barang

Tanda Pengeluaran Barang

D ata persediaan

Gambar 4.9. DFD Level 1 Proses 4 Yang Berjalan d. DFD Level 1 Proses 5

Dibawah ini merupakan data flow diagram level 1 Proses 5 yang diberjalan :

U n it K e r ja T a n d a P e n g e lu a ra n B a ra n g 2

5 . 1 C e k R e t u r

B a r a n g

5 . 2 T e r im a B a r a n g

R e t u r D a ta R e tu r B a ra n g

5 .3 S im p a n

B a r a n g R e t u r D a ta B a ra n g y a n g d ire tu r

D a ft a r A T K / B a r a n g D e ta il B a ra n g R e tu r

61 4.1.2 Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan

Setelah melewati beberapa tahapan analisa terhadap sistem informasi yang sedang berjalan di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik khususnya pada Sub Bagian Umum, maka dapat diketahui kelemahan-kelemahan yang terjadi pada sistem, kelemahan-kelemahan-kelemahan-kelemahan tersebut di gambarkan dalam tabel berikut ini.

Tabel 4.2 Evaluasi Sistem yang berjalan

No Masalah Rencana Pemecahan

1. Pencatatan barang masuk dan keluar masih menggunkan lembar kendali yang masih manual yaitu menggunakan form daftar barang / inverntaris

Dibuat sistem pencatatan kendali barang secara otomatis

2. Pengelolaan data Persediaan barang dan inventaris masih menggunakan Ms. Excel

Dibuat sistem pengolahan data yang dapat mengelolan barang secara otomatis

3. Pembuatan laporan–laporan yang menyangkut pengolahan data barang dan inventarisasi masih menggunakan Ms. Excel

Dibuat sistem pengolahan data yang dapat memberikan output berupa laporan yang dibutuhkan unit Kerja/kasubag umum secara otomatis

Dengan dikembangkannya Sistem Informasi Persediaan dan Inventarisasi Barang di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

kekurangan-kekurangan atau kendala yang terasa dalam mengolah data-data pengolahan persediaan dan inventarisasi barang di atas dapat dikurangi.

4.2. Perancangan Sistem

Perancangan adalah suatu bagian dari metodologi pengembangan pembangunan suatu perangkat lunak yang dilakukan setelah tahapan analisis yang dimaksudkan untuk memberikan gambaran secara terperinci. Sistem adalah tahapan lanjutan dari analisis sistem, dimana pada perancangan sistem digambarkan rancangan sistem yang akan dibangun sebelum dilakukannya pengkodean kedalam suatu bahasa pemograman.

Berdasarkan uraian diatas perancangan sistem merupakan tahapan setelah analisis dari siklus pengembangan sistem yang didefinisikan dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi yang menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk, yang dapat berupa penggambaran, perancangan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi, juga menyangkut konfigurasi dari komponen-komponen perangkat keras dan perangkat lunak dari suatu sistem.

4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem

Adapun tujuan perancangan sistem ini adalah untuk menghasilkan produk (perangkat lunak) yang mampu :

63 1. Meningkatkan efektifitas (kecepatan dan keakuratan informasi yang

dihasilkan) dan efesiensi (mengurangi biaya operasional) dalam pengolahan data administrasi.

2. Memperoleh keakuratan data yang dapat dipertanggungjawabkan. 3. Memperkecil presentase kerusakan (hilang atau hancur) data.

4. Penyesuaian terhadap perkembangan jaman dengan penerapan sistem teknologi informsi.

4.2.2 Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan

Sistem Informasi Persediaan dan Inventarisasi barang pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran yang akan dibuat mampu mengolah data pengajuan barang, pemasukan barang, dan pengeluaran barang. Dan pembuatan laporan-laporan secara otomatis dan terintegrasi serta menggunakan basis data yang berguna bagi penyimpanan data dengan jumlah data relatif banyak sehingga dapat mempermudah penyimpanan, pencarian, pengubahan serta penghapusan data.

4.2.3 Perancangan Prosedur Yang Diusulkan

Sistem Informasi Persediaan dan Inventarisasi barang terdiri dari beberapa prosedur yang merubah sistem manual menjadi otomatisasi.

1). Prosedur Pengajuan Alat Tulis Kantor

a. Unit kerja yang memerlukan Alat Tulis Kantor membuat Surat Pengajuan Alat Tulis Kantor/Barang (SPAB), dalam Surat Pengajuan Alat Tulis Kantor/Barang harus dinyatakan keterangan tentang jumlah Alat Tulis Kantor//Barang yang diminta, satuan, spesifikasi, tanggal diperlukan, tujuan/keperluannya.

b. Sebelum membuat Surat Pengajuan Alat Tulis Kantor//Barang dari unit kerja yang memerlukan harus menanyakan terlebih dahulu kepada Sub Bagian umum//Barang apakah atk/barang tersebut tersedia di gudang atau tidak.

c. Sub Bagian Umum dari unit kerja yang bersangkutan mengetahui Surat Pengajuan Alat Tulis Kantor/Barang dan meneruskan ke Pimpinan untuk meminta persetujuan.

d. Apabila Pimpinan memberikan persetujuan maka Surat Pengajuan Alat Tulis Kantor Tembusan 1 diteruskan kepada Sub Bagain umum, sedangkan Surat Pengajuan Alat Tulis Kantor Tembusan 2 sebagai arsip.

e. Atas dasar Surat Pengajuan tersebut lembar ke 1, Sub Bagian Umum menilai kewajaran jumlah yang dipesan dan jika perlu mendapat penjelasan atas spesisifikasi barang yang akan dibeli dengan unit kerja yang memerlukan agar barang yang dipesan sesuai dengan yang dikehendaki

f. Sub Bagian Umum Mencatat Item ATK/Barang yang diajukan kedalam database lalu mencetak daftar ajuan ATK/Barang dan diserahkan ke Pimpinan serta rekanan.

65 Dibawah ini adalah flowmap Pengajuan ATK/barang yang diusulkan

               

Gambar 4.11. Flowmap Pengajuan atk/barang yang diusulkan Keterangan :

Unit Kerja Sub Bagian Umum Pimpinan Rekanan

Pengajuan Alat Tulis Kantor / Barang

Database Surat Pengajuan Atk/ Barang Surat Pengajuan Atk/ Barang Surat Pengajuan Atk/ Barang

A Cek Stok Barang

Ada Barang Bon Barang Surat Pengajuan Atk/ Barang Ya Tidak Acc Surat Pengajuan Atk/ Barang Surat Pengajuan Atk/ Barang acc

Surat Pengajuan Atk/ Barang acc

Input Ajuan

Cetak Daftar Ajuan

Daftar Ajuan Atk/ Barang

Daftar Ajuan Atk/ Barang

Daftar Ajuan Atk/ Barang B

Ya Cetak Bon Barang

B: Arsip Daftar Ajuan ATK/Barang

 

2). Prosedur Penerimaan ATK/Barang

a. Rekanan mengirimkan atk/barang yang dipesan bersama dengan faktur rangkap 2 (dua).

b. Sub Bagian Umum memeriksa kesesuaian daftar atk/barang yang ada difaktur dengan daftar barang ajuan yang ada di database, apabila sesuai maka selanjutnya pemeriksaaan fisik atk/barang yaitu mencocokannya dengan faktur, Lalu menghitung, mengukur, menimbang, memeriksa kualitas dan kuantitas barang-barang persediaan yang diterima, untuk memastikan apakah telah sesuai dengan dokumen-dokumen tersebut. Setelah memeriksa kemudian menandatangani ke 2 lembar faktur, lembar ke 2 diserahkan kepada rekanan, sedangkan lembar ke 1 (satu) Faktur di arsipkan oleh bagian umum.

c. Selanjutnya berdasarkan lembar ke 1 (satu) Faktur, Sub Bagian Umum menginputkan ke dalam database dan mencetak Laporan Penerimaan Barang (LPB) dalam rangkap 2 (dua) dengan mencatat jumlah, satuan, dan penjelasan masing-masing.

d. Jika hanya dilakukan penerimaan sebagian, petugas umum harus menyebutkan dalam LPB jumlah yang dipesan dan yang diterima

67 sampai pengiriman yang terakhir untuk menghindari penerimaan lebih atau kurang.

e. Jika diantara barang-barang yang diterima terdapat barang-barang yang cacat atau tidak sesuai dengan pesanan maka penerimaan harus dianggap sebagai penerimaan sebagian. Dalam hal rekanan tidak dapat lagi memenuhi penerimaan maka pembayaran atas dasar pada jumlah dan kualitas barang yang diterima.

f. Sub Bagian Umum mencetak laporan Penerimaan Barang (LPB) 2 lembar dan menandatanganinya

g. lembar ke 1 sampaikan ke pimpinan dan dan lembar ke 2 sebagai arsip.

Dibawah ini adalah flowmap Penerimaan ATK/barang yang diusulkan

Gambar 4.12. Flowmap Penerimaan atk/barang yang diusulkan

Rekanan Sub Bagian Umum Pimpinan

Penerimaan Alat Tulis Kantor / Barang

Database Faktur

Cek Barang

Cocok

Ya Tidak

Faktur ditanda tangan

Input item barang

Cetak Laporan Penerimaan

Barang

Laporan Peneriman Barang

Laporan Penerimaan

Barang

B Faktur

Faktur

Tanda tangan Faktur

Faktur ditanda tangan

69 A: Arsip Faktur yang telah ditanda tangan

B: Arsip Laporan Penerimaan Barang

3) . Prosedur Pengeluaran atk/barang

a. Unit Kerja yang memerlukan barang mengisi Bon Barang (BB) yang disediakan oleh bagian umum dan setelah di isi lalu diserahkan kembali ke sub bagian umum untuk diproses selanjutnya.

b. sub bagian umum memeriksa ketersediaan barang tersebut di database.

c. Setelah memeriksa sub bagian umum menyiapkan barang sesuai dengan yang tercantum dalam Bon Barang dan mengisi jumlah barang yang dikeluarkan pada tanda pengeluaran barang..

d. sub bagian umum menginputkan data pengeluaran barang ke dalam database dan mencetak TPB (tanda pengeluaran barang) dan cetak Laporan Barang Keluar ke Pimpinan .

e. Pada saat barang diserahkan, barang harus dihitung kembali dengan disaksikan oleh penerima barang. Jika telah sesuai, Bagian umum dan unit kerja membubuhkan tanda tangan pada dokumen TPB (tanda pengeluaran barang)

f. Selanjutnya sub bagian umum mengarsipkan dokumen TPB lembar ke 1 dan lembar ke 2 di serahkan ke unit kerja.

diusulkan :

Gambar 4.13. Flowmap Pengeuaran atk/barang yang diusulkan

Sub Bagian Umum Unit Kerja Pimpinan

Pengeluaran Alat Tulis Kantor / Barang

Database Bon Barang Cetak Tanda Pengeluaran Barang Tanda Pengeluaran Barang Tanda Pengeluaran Barang B Bon Barang Isi dan Tanda tangan Bon Barang terisi dan ditandatangan Bon Barang terisi

dan ditandatangan

Cek Stock Barang

Ada Barang

Bon Barang terisi dan ditandatangan

Input Item Brg Keluar Ya Tidak Cetak Laporan Barang Keluar Laporan Barang Keluar Laporan Barang Keluar A

71 Keterangan :

A: Arsip Laporan Barang Keluar B: Arsip Tanda Pengeluaran Barang

4). Prosedur Pengembalian ATK/ barang

e. Unit Kerja yang akan mengembalikan barang membawa Tanda Pengeluaran barang (TPB) dan barang ke Sub bagian umum.

f. Sub bagian umum menerima Tanda Pengeluaran Barang dan barang lalu mengecek kesesuaian barang dengan Tanda Pengeluaran Barang.

g. Sub bagian umum mencatat barang yang dikembalikan ke dalam database..

h. Setelah semua tercatat ke dalam database Sub Bagian umum membuat laporan pengembalian barang 2 rangkap, lembar ke 1 ke pimpinan lembar ke 2 sebagai arsip.

Dibawah ini adalah flowmap Pengembalian ATK/barang yang diusulkan :

Gambar 4.14. Flowmap Pengembalian atk/barang yang diusulkan Keterangan :

A : Arsip Tanda Retur Barang B : Laporan Barang Retur TPB : Tanda Pengeluaran Barang

73 4.2.3.2. Diagram Konteks

Faktur ditanda tangan

SuratPengajuan ATK disetujui

Sistem Persediaan dan inventaris Barang

REKANAN

SUB BAG UMUM UNIT KERJA

SuratPengajuan ATK

SuratPengajuan Barang

Bon Barang , Tanda pengeluaran Barang 2

Bon Barang Terisi Bon Barang ACC

Bukti Retur,Tanda pengeluaran Barang 1

Gambar 4.15. Diagram konteks persediaan dan inventarisasi barang yang diusulkan

Dari diagram konteks diatas terdapat entitas dalam yaitu entitas Petugas Bagian umum dan Pimpinan sedangkan untuk entitas luarnya yaitu entitas Unit Kerja, entitas Rekanan, dan entitas Sub Bagian Umum Umum. Data yang mengalir dari tiap entitas yaitu sebagai berikut :

a. Unit Kerja memberikan Surat Pengajuan ATK/Barang atau Bon Barang terisi yang telah disetujui oleh kepala sub bagiannya kepada Sistem, Setelah mengalami proses yang berjalan system memberikan form Pengeluaran Barang ke Unit Kerja. Seteleh Surat Pengajuan Barang disetujui selanjutnya ke Kasubag umum.

b. Sub Bagian Umum Memberikan Form Bon Barang Acc Kepada Unit kerja.

dan menerima kembali faktur dan bukti penerimaan tersebut setelah di tanda tangani.

d. Sub Bagian Umum menerima Surat Pengajuan ATK dan Bon Barang yang telah disetujui, menerima Bon Baran terisi oleh Unit Kerja yang mengajukan, dan Menerima Laporan Penerimaan Barang.

e. Sub Bagian Umum menerima tanda penerimaan barang dari unit kerja sebagai pengantar untuk mengembalikan barang, lalu unit kerja yang mengembalikan barang tersebut menerima bukti pengembalian barang dari subag umum.

4.2.2.3. Data Flow Diagram

75

Dibawah ini merupakan data flow diagram level 1 Proses 1 yang diusulkan

Unit Kerja Pengajuan ATK/Barang

1.1 Verifikasi Kartu

Persediaan

Persediaan

Sub bag umum 1.3 Cetak Pengajuan Barang Lap . Pang aj uan Ba ran g

Pengajuan Barang dicek

1.2. Enry Pengajuan Pengajuan disetujui Pengajuan Data Pengajuan Data persediaan Detail pengajuan :

Gambar 4.17. DFD Level 1 Proses 1 Yang diusulkan b. DFD Level 1 Proses 2

Dibawah ini merupakan data flow diagram level 1 Proses 1 yang diusulkan :

R e k a n a n F a k tu r

2 .1 T e r im a B a r a n g

m a s u k

2 .2 C e k P e n e rim a a n D a ta P e n e rim a a n

B a ra n g 2 .3

S im p a n

B a r a n g M a s u k D a ta B a ra n g y a n g d ie rim a

P e rs e d ia a n D a ta B a ra n g M a s u k

77 c. DFD Level 1 Proses 4

Dibawah ini merupakan data flow diagram level 1 Proses 4 yang diusulkan :

Unit Kera

Bon Barang

4.1 Cek Persediaan

Barang

4.2 Catat Pengeluaran

Barang

Persediaan

Sub bag umum

4.3 Cetak Pengeluaran

Barang

Tand

a

P

en

gelua

ran

Barang

Pengeluaran

Data Barang Keluar Data Barang Persediaan

Data Pengeluaran Barang

Tanda Pengeluaran Barang

Gambar 4.19. DFD Level 1 Proses 4 Yang diusulkan d. DFD Level 1 Proses 5

Dibawah ini merupakan data flow diagram level 1 Proses 5 yang diusulkan

5.1 Cek Retur

Barang

5.2 Terima Barang

Retur Data Retur Barang

5.3 Simpan

Barang Retur Data Barang yang diretur

Persediaan Detail Barang

Pengembalian

Detail Barang Retur

 

Gambar 4.20. DFD Level 1 Proses 5 Yang diusulkan

4.2.3.4 Kamus Data

Kamus data adalah penjabaran dari aliran-aliran data yang ada di dalam sebuah data flow diagram dan merupakan entitas-entitas yang akan dibuat dalam sebuah Entity Relationship Diagram.

1. Kamus data Pengajuan

Nama Arus Data : Data Pengajuan

79 Bentuk Data : Surat Pengajuan

Arus Data : Entitas Kasubag umum - Proses 1.2

Proses 1.2 File Pengajuan

Deskripsi : Merupakan Surat Pengajuan ATK/ Barang Periode : -

Struktur data : No_Ajuan,No_Surat_Ajuan,Tgl_Ajuan,Kode_Un it,Jenis_Keperluan,

Kode_Barang,Jumlah_Barang,Satuan 2. Kamus data Persediaan

Nama Arus Data : Data Persediaan

Alias : -

Bentuk Data : Dokumen

Arus Data : File Persediaan – Proses 1.2 Rekanan - Proses 2.1 Proses 2.1 – Proses 2.2 Proses 2.2 – Proses 2.3. Proses 2.3. – File Persediaan File Persediaan – Proses 4.1

Deskripsi : Merupakan data Persediaan

Periode : -

Struktur data : No_Faktur, Tgl_Faktur, Tgl_Masuk, Kode_Rekanan, Kode_Petugas, Kode_Barang,

Tahun_Peroleh, Kondisi, No_Sppa,

Jumlah_Sedia 3. Kamus data Pengeluaran

Nama Arus Data : Data Pengeluaran

Alias : -

Bentuk Data : Dokumen

Arus Data : Entitas Unit Kerja - Proses 4.1 File Persediaan – Proses 4.1 Proses 4.1. – Proses 4.2 Proses 4.2 – File Pengeluaran

Deskripsi : Merupakan Bon Keluar ATK/ Barang

Periode : -

Struktur data : Notransaksi, Kode_Petugas, Kode_Unit, Tgl_Keluar,Kode_Barang, Satuan, Jumlahkeluar

         

7.

Laporan Pengajuan barang

Perancangan laporan pengajuan barang merupakan laporan pengajuan

barang dari unit-unit kerja yang melakukan pengajuan.

Gambar 4.43. Rancangan laporan Pengajuan barang

8.

Laporan Pengeluaran barang

Perancangan laporan pengeluaran barang merupakan laporan

pengeluaran barang dari barang-barang yang keluar.

Gambar 4.44. Rancangan laporan pengeluaran barang

LAPORAN PENGAJUAN BARANG

NIP : xxxxx Tgl ajuan : xxxx

Nama Pegawai : xxxxx No Surat Ajuan : xxxx Unit Kerja : xxxxx Jenis Keperluan : xxxxx Kode Barang Nama Barang Satuan Jumlah                         LAPORAN BARANG KELUAR No Transaksi : xxxxx

Nip Pegawai : xxxx

Nama Pegawai : xxxx

Tgl Keluar : xxxx

Unit Kerja : xxxx 

No Kode Barang Nama Barang Satuan Jumlah

         

9.

Laporan Tanda Pengeluaran barang

Perancangan laporan tanda pengeluaran barang merupakan laporan

tanda pengeluaran barang dari barang-barang yang keluar.

Gambar 4.45. Rancangan tanda pengeluaran barang

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Padjadjaran Bandung,……….. No Barang Keluar . : xxxxxxxxx Kepada : xxxxxxx

TANDA PENGELUARAN BARANG

No Nama Barang Banyaknya Satuan Keterangan

         

         

         

         

Barang Diterima :

Tgl : …….. Penanggungjawab gudang Oleh :

………..       ……….        

10.

Laporan barang retur

Perancangan laporan barang retur merupakan laporan barang retur dari

dari pegawai masuk ke gudang.

Gambar 4.46. Rancangan laporan barang retur

LAPORAN BARANG RETUR

No.Retur : xxxxxx Nip Pegawai : xxxxxxxxxx

Nama Pegawai : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Tgl Retur : xx/xx/xxxx

 

Kode Barang Nama Barang Satuan Jumlah

       

11.

Tanda Retur barang

Perancangan Tanda Retur Barang merupakan bukti penerimaan barang

barang yang diretur dari pegawai ke petugas gudang.

Gambar 4.47. Rancangan tanda retur barang

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Padjadjaran

Bandung, ………. No.Barang Retur : xxxxxxxx Kepada : Petugas Gudang

TANDA RETUR BARANG

No Nama Barang Banyaknya Satuan Keterangan

         

         

       Barang diterima oleh : diserahkan oleh:

12.

Kartu Barang Invetaris

Perancangan Kartu Barang Invetaris merupakan Kartu Kendali barang

Invetaris yang berada disetiap unit kerja .

Kementerian Pendidikan Nasional Universitas Padjadjaran Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Bagian : xxxxxxxx

Ruangan : xxxxxxxx

KARTU BARANG INVENTARIS

No Nama Barang

Type/Mer k

Kuan titas

Kon-disi

Th.Per-olahan

Keterangan

       

       

      

Penanggungjawab Barang Bandung,... Inventaris ruangan : Kepala Bagian ...

……… ………..

Logo

13.

Laporan Stok Opname

Perancangan Laporan Stok Opname merupakan Laporan Stok Opname

setiap periode untuk mengupdate barang yang ada.

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran

No SO : xxxxxxxx Tgl SO : xxxxxxxx

Keterangan :

LAPORAN STOK OPNAME

No Nama Barang

Stok Akhir

Satuan Baik Rusak Hilang

       

       

      

Diperiksa oleh Penanggungjawab Gudang

Gambar 4.49. Rancangan Laporan Stok Opname

4.2.5.4. Perancangan Arsitektur Jaringan

Perancangan arsitektur jaringan yang akan digunakan dalam

aplikasi Pengembangan Sistem Informasi Persediaan dan Inventarisasi

Barang ini menggunakan topologi star, keuntungan dari pemakaian

topologi ini adalah :

a.

Mudah dalam instalasi dan pengkabelan.

b.

Tidak ada gangguan dalam jaringan, pada saat memasang

peralatan ataupun melepas peralatan.

c.

Mudah untuk mendeteksi kesalahan.

d.

Mudah untuk melepas peralatan.

 

Gambar 4.50. Perancangan Arsitektur Jaringan (Topologi Star)