Deskripsi Sistem Akuntansi Penggajian di Koperasi Kredit Gentiaras .

103

BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

A. Deskripsi Sistem Akuntansi Penggajian di Koperasi Kredit Gentiaras .

Secara singkat, deskripsi kegiatan penggajian yang dilaksanakan Koperasi Kredit Gentiaras, yaitu Karyawan mengisi daftar hadir ke bagian front office, front office lalu mengirim dokumen daftar hadir kepada manager. Manager menrima daftar hadir karyawan dan membuat daftar gaji untuk perhitungan pajak. Manager membuat daftar gaji sebanyak tiga lembar dan mengirimkan tembusan daftar gaji ke bagian kasir. Kasir menerima daftar gaji dan membuat bukti kas keluar dari daftar gaji tujuannya untuk mengetahui kas yang keluar untuk gaji karyawan. Kasir mengirim kembali bukti kas keluar kepada manajer untuk menyetujui bukti kas keluar yang telah dibuat oleh kasir. daftar gaji akan dipakai oleh kasir sebagai acuan untuk mentransfer gaji karyawan ke rekening karyawan. Rekening karyawan bukan melalui bank tetapi, gaji akan masuk ke tabungan koperasi karyawan yaitu Simpanan Bulanan Harian SIBUHAR. Kasir membuat kwitansi sebanyak dua lembar untuk bukti penyerahan uang kepada karyawan. kasir mengirim tembusan daftar gaji, bukti kas keluar dan kwitansi ke bagian adminstrasi keuangan. Administrasi keuangan akan membuat jurnal dan bukti kas keluar lembar kedua, daftar gaji karyawan 104 lembar pertama dan bukti memorial, diserahkan ke pembuat daftar gaji untuk dibuat Laporan Keuangan dan Statistik Bulanan LKSB. 1. Fungsi-fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penggajian: a. Fungsi Kepegawaian Dapat ditangani oleh Pengurus yaitu Ketua 2 yang mempunyai tanggung jawab untuk mencari pegawai baru dan menyeleksi beberapa pegawai yang dibutuhkan di Koperasi Kredit Gentiaras serta menempatkan menurut keterampilan dan tingkat pendidikan, membuat surat kenaikan golongan yang disetujui oleh ketua pengurus melalui RAT dan membuat surat pemberhentian pegawai. b. Fungsi Pembuat Daftar Gaji Fungsi ini ditangani oleh Manager yang bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi gaji pokok serta potongan- potongan yang diberikan kepada karyawan. Daftar gaji tersebut dikelolah oleh bagian pembuat daftar gaji yang akan diberikan oleh kasir, untuk pembayaran gaji pegawai. c. Fungsi Pencatatan Waktu. Fungsi ini ditangani oleh front office Fransiska Yuli Atmajayanti, bertanggung jawab untuk menyelenggarakan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan atau instansi. d. Fungsi Akuntansi Fungsi ini ditangani oleh Administrator Keuangan Doni Tri Handoyo, bertanggung jawab untuk menuntut kewajiban yang timbul 105 dalam hubungannya dengan penggajian. Dokumen yang ada pada fungsi akuntansi antara lain; daftar gaji, perhitungan gaji dan daftar rekening tabungan. e. Fungsi Keuangan Fungsi ini ditangani oleh kasir dan bertanggung jawab untuk mengirim uang ke karyawan yang dimasukkan ke dalam rekening karyawan yang terdapat di tabungan koperasi. 2. Dokumen yang digunakandalam transaksi penggajian. Dokumen yang terkait dengan sistem akuntansi yang sudah dilaksanakan oleh Koperasi Kredit Gentiaras adalah sebagai berikut: a. Daftar hadir absensi karyawan Daftar hadir adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat kehadiran karyawan. Dokumen ini dibuat oleh bagian Front Office. Dokumen ini dibuat satulembar yang akan diberikan kepada manager. b. Daftar Gaji Dokumen ini berisi jumlah gaji setiap pegawai yang ditambah dengan tunjangan-tunjangan dan dikurangi potongan-potongan. c. Bukti Kas Keluar Bukti kas keluar digunakan oleh bagian kasir sebagai tanda bukti bahwa perusahaan telah mengeluarkan uang untuk pembayaran gaji. 106 d. Kwitansi. Kwitansia adalah sebagai bukti bahwa uang sudah diambil oleh karyawan. Gaji ditransfer melalui kasir, transfer dilakukan di koperasi kredit gentiaras. Apabila karyawan ingin mencairkan uang harus membawa buku tabungan Simpanan Bulanan Harian karyawan. 3. Catatan akuntansi yang digunakan. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penggajian pada Koperasi Kredit Gentiaras adalah sebagai berikut: a. Bukti Memorial Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi keuangan yang berhubungan dengan pembayaran gaji pegawai atau transaksi-transaksi keuangan yang lain pada Koperasi Kredit Gentiaras. b. Tabel perhitungan Gaji Tabel perhitungan gaji ini merupakan catatan mengenai penghasilan yang diterima karyawan, prestasi kerja dan jam kerja dan dimasukan ke daftar gaji karyawan. Potongan-potongan terdapat di daftar gaji dan ini termasuk bagian potongan gaji karyawan. c. Database Penggajian Dalam transaksi penggajian, softwere yang digunakan adalah Microsoft excel yang digunakan untuk menghitung gaji karyawan yang di dalamnya terdapat informasi no rek, nama karyawan, jabatan, gaji pokok, biaya gaji, PPH, dan dana pensiun. Program belum 107 sepenuhnya menggunakan rumus yang tepat dalam menghitung penjualan. 4. Prosedur yang terkait dengan sistem akuntansi penggajian di Koperasi Kredit Gentiaras: a. Prosedur Pengangkatan Karyawan Didalam prosedur ini, tim perekrutan karyawan yaitu ketua 2. Bagian pengangkatan karyawan mengangkat karyawan dan membuat surat pengangkatan karyawan sebanyak dua lembar. bagian pengangkatan karyawan membuat data karyawan dua lembar. Surat pengangkatan karyawan lembar pertama dan data karyawan lembar kedua disimpan secara pemanen dengan urutan tanggal. Lembar kedua diberikan karyawan. Data karyawan lembar pertama diberikan kepada bagian pencatatan waktu. b. Prosedur Pembuatan Absensi Karyawan Prosedur manual pencatatan absensi karyawan dibuat oleh front office. Prosedur pembuatan absensi karyawan menerima data karyawan lembar pertama dan membuat daftar persensi karyawan. Seluruh karyawan wajib mengisis daftar persensi dengan mengotorisasi daftar persensi karyawan pada waktu datang kerja dan pulang kerja sebagai bukti hadir. Setelah aktivitas di koperasi selesai bagian front office mencatat daftar hadir karyawan dan dikirim ke bagian pembuat daftar gaji, yang akan digunakan untuk menentukan 108 prestasi kerja karyawan didalam gaji. Data karyawan akan disimpan secara permanen sesuai tanggal pembuatan dokumen tersebut c. Prosedur Pembuatan Daftar Gaji 1 Bagian pembuat daftar gaji yaitu manajer bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji setiap bulannya. Bagian pembuat daftar menerima daftar hadir karyawan, kemudian menghitung prestasi kerja karyawan. Bagian pembuat daftar gaji membuat daftar gaji karyawan sebanyak dua lembar. Daftar gaji dibuat dengan tujuan sebagai acuan perhitungan PPh. Pembuat daftar gaji mengotorisasi daftar gaji karyawan. Daftar gaji lembar pertama dan kedua dikirim ke kasir, daftar hadir karyawan disimpan secara permanen sesuai tanggal pembuatannya. 2 Bagian bagian pembuat daftar gaji menerima Bukti kas keluar lembar pertama, kedua daftar gaji karyawan lembar pertama, kedua dan ketiga untuk penyetujuan bukti kas keluar. Pembuat daftar gaji akan melihat apabila sama dengan daftar gaji maka akan disetujui dan diotorisasi, tetapi kalau tidak sama maka akan dikembalikan kekasir dan diperiksa kembali dan dihitung kembali. 3 Bagian pembuat daftar gaji menerima daftar gaji lembar kedua, Bukti kas kelua lembar kedua dan bukti memorial. Bagian pembuat daftar gaji membuat dan mengotorisasi Laporan Keuangan dan Statistik Bulanan LKSB. Bagian pembuat daftar 109 gaji menyimpan daftar gaji karyawan lembar pertama, bukti kas keluar dan bukti memorial secara permanen sesuai tanggal pembuatan. Laporan Keuangan dan Statistik Bulanan LKSB akan dipakai sebagai evaluasi di RAT Rapat Anggota Tahunan. d. Prosedur Pembayaran Gaji 1 Prosedur pembayaran gaji Koperasi Kredit Gentiaras melibatkan bagian administrator dan bagian kasir. Bagian kasir menerima daftar gaji karyawan lembar pertama dan lembar kedua yang sudah dibuat oleh bagian manajer dan sudah diotorisasi oleh manager. Bagian kasir membuat bukti kas keluar sebanyak dua lembar dan mengotorisasi bukti kas keluar. Bukti kas keluar lembar pertama, kedua dikirim ke manager bersamaan dengan daftar gaji karyawan lembar pertama dan kedua untuk penyetujuan bukti kas keluar. Apabila disetujui akan dikembalikan dan sudah diotorisasi. Tetapi, apabila belum akan di kembalikan ke kasir dan harus diperiksa kembali dan tidak diotorisasi oleh bagian pembuat daftar gaji. Bagian kasir mengirimkan kembali Daftar gaji lembar pertama, daftar gaji lembar kedua, bukti kas keluar lembar pertama dan kedua yang sudah ditandatangai oleh kasir ke bagian pembuat daftar gaji untuk diotorisasi. 2 Bagian kasir menerima daftar gaji karyawan lembar pertama dan lembar kedua serta bukti kas keluar lembar pertama dan lembar 110 kedua. Kasir mentransfer gaji karyawan ke rekening tabungan SIBUHAR Simpanan Bulanan Harian. Kasir membuat kwitansi dua lembar, lembar pertama untuk karyawan sebagai tanda bukti penyerahan uang. Pencairan uang karyawan harus menunjukan tabungan SIBUHAR kepada kasir sebagai bukti uang sudah masuk dan sebagai bukti pengambilan uang. Kwitansi lembar lembar kedua disimpan permanen secara urut nomor, daftar gaji karyawan lembar pertama dan bukti kas keluar lembar pertama di simpan secara pemanen sesuai dengan tanggal dibuatnya dokumen tersebut. Bukti kas keluar lembar kedua dan daftar gaji karyawan lembar kedua dikirim ke bagian administasi untuk dibuat bukti memorial sebagai acuan pembuatan jurnal dan dikirim ke bagian pembuat daftar gaji.. 111

B. Bagan Alir Dokumen