KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

BAB III SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS PADA PADA PT. PERKEBUNAN NUSANTARA II PERSERO

A. KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Perkembangan informasi mengakibatkan perubahan pada beberapa istilah dan tekhnik yang telah digunakan dalam akuntansi. Sebelumnya, pemrosesan data akuntansi menjadi sistem informasi sebagai sistem akuntansi, maka di zaman yang serba canggih relevan dengan sebutan sistem informasi akunansi yang disebabkan oleh perkembangan ilmu akuntansi dengan penerapan teknologi pengolah data yang lebih efisien dan dapat mengolah informasi akuntansi yang lebih banyak. Akuntansi merupakan sebuah alat yang sangat penting bagi pihak perusahaan untuk melaksanakan beberapa tahapan dan rencana kerja dari mekanisme sistem informasi. Informasi sangat penting bagi sebuah manajemen baik dalam perencanaan, pelaksanaan, maupun pengendalian. Dalam ruang lingkup sistem informasi akuntansi secara keseluruhan akan dapat lebih mudah diatur dan dimengerti bila masing-masing bagian dari istilah tersebut didefinisikan antara lain terdiri dari tiga elemen yaitu : sistem, informasi, dan akuntansi 1 Sistem Menurut Baridwan 2000 : 1 Sistem adalah : “Suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan.” Menurut Mulyadi 2001 : 5 Sistem adalah : “Suatu organisasi formulir,catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan menajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.” Universitas Sumatera Utara Menurut Nugroho Widjajanto 2001 : 1 Sistem adalah : “Sesuatu yang memiliki bagian bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahap yaitu input,proses dan output.” Menurut James A.Hall 2007 : 6 Sistem adalah : “Kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama.” Sistem terdiri dari sub-sistem atau bagian-bagian sistem, yang terdiri dari subsistem-subsistem yang lebih kecil lagi atau modul-modul dan seterusnya sampai komponen terkecil. Sistem akuntansi misalnya yang terdiri dari subsistem akuntansi penjualan, subsistem akuntansi pembelian, subsistem akuntansi biaya, subsistem akuntansi penggajian, dan sebagainya. Selanjutnya sistem penjualan terdiri dari subsistem pelayanan pesanan, subsistem penagihan, dan subsistem penerimaan kas dari piutang. Subsistem-subsistem dalam suatu sistem tidak berdiri lepas sendiri-sendiri, melainkan saling berinteraksi serta saling berhubungan membentuk satu kesatuan terpadu sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai. Subsistem adalah bagian dari sistem, dan interaksi yang berkaitan sehingga dicapai suatu kesatuan atau terintegasi. Dari defenisi diatas dapat lebih rinci pengertian umum sistem sebagai berikut: 1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur 2. Unsur-unsur merupakan bagian terpadu dari sistem yang bersangkutan. Universitas Sumatera Utara 3. Unsur-unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai satu tujuan. Sistem hampir selalu terdiri dari sub sistim kecil,yang masing- masing melakukan fungsi khusus untuk mendukung bagi sistem yang lebih besar.Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan,diproses menjadi informasi,dan didistribusikan kepada para pemakai. 2 Informasi Menurut Bodnar dan Hopwood 2000:1 Informasi adalah : “Data yang berguna yang diolah sehingga dapt dijadikan dasar untuk pengambilan keputusan yang tepat.” Definisi informasi menurut Widjajanto 2001, p12 Informasi adalah : “Data yang telah diproses atau data yang sudah lebih memiliki arti tertentu bagi kebutuhan penggunanya.” Informasi merupakan data yang telah mengalami proses pengolahan yang dapat menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan dalam mengambil keputusan serta berguna bagi pihak yang membutuhkannya. Informasi adalah data yang telah tersaring, terorganisir, terealisasi, dan saling berhubungan sehingga berguna untuk mencapai tujuan organisasi. Istilah sistem informasi menganjurkan pengguna teknologi computer di dalam organisasi untuk menyajikan informasi kepada para pemakai. Informasi memiliki karakteristik kualitatif agar dapat dipergunakan Universitas Sumatera Utara untuk mengambil keputusan. Tanpa kualitas, informasi kehilangan fungsinya. Ada empat karakteristik informasi secara kualitatif,yaitu : 1. Accurancy ketelitian Ketelitian dapat didefinisikan sebagai perbandingan dari informasi yang benar dengan jumlah seluruh informasi yang dihasilkan pada suatu proses pengolahan data tertentu. 2. Timeliness ketepatan waktu Bila informasi diperlukan sewaktu-waktu maka diharapkan informasi tersebut dapat disediakan secepat waktu yang diperlukan. Penyajian informasi yang terlambat diterima nilai kegunaannya akan lebih rendah, karena keputusan bisnis yang cepat dianggap lebih baik daripada keputusan yang lambat. 3. Completeness kelengakapan Informasi yang sudah tepat waktu dan cermat mungkin belum dianggap sebagai suatu informasi yang berkualitas. Atribut kelengkapan dalam beberapa hal disebut sebagai atribut relevansi. Artinya informasi yang lengkap adalah informasi yang relevan dengan kebutuhan penggunanya. Seringkali kegiatan bisnis yang memerlukan pengambilan keputusan secara tepat menjadi tertunda hanya karena kurang lengkapnya informasi yang ada 4. Conciseness keringkasan Informasi yang bernilai untuk manajer adalah informasi yang ringkas dan langsung mengenai sasaran yang diprlukan. Informasinya Universitas Sumatera Utara bersifat kesimpulan, dan akan lebih jelas dan bernilai tinggi bila dapat disertai dengan bagan, gambar, grafik, dan tabel. 5. Relevancy kesesuaian Informasi hendaklah sesuai dengan tujuan yang akan dicapai. Data yang sama seringkali perlu diolah secara berbeda untuk memperoleh informasi yang sesuai dengan keperluan unit masing-masing. 6. Akuntansi Menurut Soemarso 2004:3 Akuntansi adalah : “Proses mengidentifikasi, mengukur, dan melaporkan informasi ekonomi,untuk memungkinkan adanya penilaian dan keputusan yang jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut. Menurut Carl S.Warren,James M.Reeve, dan Philip E. Fess 2005:10 Akuntansi adalah : “Sebagai sistem informasi yang menghasilkan laporan kepada pihak-pihak yang berkepentingan mengenai ekonomi dan kondisi perusahaan.” Jadi, akuntansi itu merupakan proses yang dimulai dari transaksi,pencatatan,pengikhtisaran,dan laporan akuntansi. Dengan demikian informasi yang dihasilkan berguna dalam penilaian dan pengambilan keputusan mengenai perusahaan yang bersangkutan. Sistem Informasi Akuntansi menurut Bodnnar Dan Hopwood 2001:1 Sistem Informasi Akuntansi SIA adalah : “Kumpulan sumber daya,seperti manusia dan peralatan yang diatu unutk mengubah data menjadi informasi,informasi ini dikomunukasikan kepad abagian beragam pengambil Universitas Sumatera Utara keputusan.” 2 Manfaat dan Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Sistem informasi akuntansi untuk setiap perusahaan akan berbeda namun umumnya memiliki tujuan yang sama, secara umum tujuan sistem informasi akuntansi dapat digambarkan sebagai berikut : a. Menyediakan informasi akuntansi yang diperlukan oleh pihak intern dan ekstern, seperti perpajakan, bank atau kreditur, pemerintah, dan lembaga-lembaga lainnya yang berkaitan dengan perusahaan. b. Menyempurnakan pengawasan melalui organisasi, prosedur-prosedur dan cara-cara lain untuk mengamankan harta kekayaan perusahaan. c. Mengurangi biaya penyelenggaraan administrasi ke tingkat yang lebih rendah daripada nilai manfaatnya. d. Menyampaikan informasi yang dibutuhkan ke semua tingkat manajemen, pemilik, atau pemegang saham secara cepat dan tepat. Menurut Mulyadi 1993, h.19-20, sistem informasi akuntansi memiliki empat tujuan dalam penyusunannya, yaitu : 1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha. 2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian maupun struktur informasinya. Universitas Sumatera Utara 3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan reliability informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan. 4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi. 3 Fungsi Sistem Informasi Akuntansi Sistem informasi akuntansi dirancang dan dilaksanakan pada dasarnya untuk memberikan informasi kepada pihak manajemen perusahaan. Dari hasil sistem informasi akuntansi ini akan diperoleh mengenai informasi- informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan dalam mencapai tujuan perusahaan. Romney dan Steinbart 2004 : 3, menjelaskan tiga fungsi suatu sistem informasi akuntansi yaitu : 1. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan oleh organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas-aktivitas tersebut, agar pihak manajemen,para pegawai, dan pihak-pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang review hal- hal yang telah terjadi. 2. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan 3. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga asset-asset Universitas Sumatera Utara organisasi, termasuk data organisasi, untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat, dan andal. 4 Karateristik Sistem Informasi Akuntansi Setelah membahas tentang unsur yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi maka selanjutnya akan dibahas mengenai karakteristik dari sistem informasi akuntansi. Menurut Ali Masjono Mukhtar 1999:9 karakteristik dari sistem informasi akuntansi yaitu: 1. Merupakan suatu proses yang terorganisir dalam suatu perusahaan. 2. Melakukan kegiatan mulai dari mengumpulkan data, mencatat, mengklasifikasi, memproses, menganalisis hingga menjadi informasi keuangan yang relevan dan mengkomunikasikannya kepada pihak- pihak yang berkepentingan baik intern maupun ekstern. 3. Informasi keuangan yang dihasilkan menggambarkan kegiatan operasional dan manajemen perusahaan serta prestasi yang dicapai. 4. Merupakan salah satu alat untuk pengawasan.

B. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas di PT. Perkebunan Nusantara II