5 Contoh-I Fasilitatif:
Sandi kode
K P
1 1
KP = Masalah Pokok “Kepegawaian”
01 = Bagian Masalah “Perencanaan dan Pengadaan Pegawai”
01 = Suku Masalah “Data Jabatan”
Jadi Sandi kode untuk “Data Jabatan” adalah KP0101
Dalam Pola Klasifikasi Arsip Fasilitatif TABEL-A pada Sandi kode tersebut dimuat cakupan masalahnya, yang meliputi: inventarisasi, analisa, evaluasi, dan
peninjauan jabatan; persyaratan pendidikan dalam rangka pengangkatannya dan daftar urutan kepangkatan.
Contoh-II Substantif: Sandi kode
I R
1 2
IR = Masalah Pokok “Irigasi”
01 = Bagian Masalah “Bangunan Waduk”
02 = Suku Masalah “Tanggul”
C. Klasifikasi Pembantu
Di samping Klasifikasi yang umum pokok, maka khusus dalam Pola Klasifikasi Arsip Substantif diadakan pula Klasifikasi Pembantu yang disusun berdasarkan
pendekatan proses kegiatan pembangunan, misalnya: Survey survai, Investigation, Design desain, Construction, Operation, dan Maintenance
SIDCOM dan Lokasinya. Dengan demikian secara keseluruhan dikenal tiga jenis sandi kode klasifikasi.
Sandi.....
6 Sandi Kode Klasifikasi Pembantu ini dimaksudkan untuk membantu penataan
arsip bila diperlukan penataan berkas menurut urutan proses. Cara penulisannya diatur seperti berikut :
• Sandi Kode Klasifikasi Pokok IR0101 diletakkan paling depan, disebut Bidang I.
• Sandi Kode Klasifikasi Pembantu sesuai tahapan proses SIDCOM dibelakangnya, disebut Bidang II.
• Sandi Kode Klasifikasi Pembantu untuk menunjukkan lokasi ditempatkan terakhir, disebut Bidang III.
Bidang I Bidang II
Bidang III
I R
1 1
Kode Pokok Kode Lokasi
Kode Tahapan Proses
Sandi Kode untuk Bidang II ditentukan sebagaimana tertera dalam lampiran, sedang untuk Bidang III dapat menggunakan kode atau nama tempatlokasinya.
Contoh: Masalah: Design Waduk di Wonogiri
Bidang I Bidang II
Bidang III
I R
1 1
D Wonogiri
Bendungan Suku Masalah Bangunan Waduk Bagian Masalah
Irigasi Masalah Pokok Jadi.....
7 Jadi untuk Design Waduk di Wonogiri tersebut dapat diberi Sandi Kode:
IR0101.D.Wonogiri.
Catatan:
Untuk menunjukkan perbedaan Bidang Kode-kode tersebut dipisahkan dengan titik.
III. INDEKS RELATIF
Menentukan klasifikasi dan sandi dari suatu masalah bukanlah merupakan suatu pekerjaan yang mudah. Hal ini disebabkan oleh karena untuk menentukan sandi
klasifikasi diperlukan pengetahuan yang cukup tentang suatu bidang kegiatan, dimana masalah tersebut berada untuk membantu memudahkan para pelaksana
guna menentukan klasifikasi dan sandinya perlu adanya suatu petunjuk yang disebut Indeks Relatif.
A. Susunan Indeks Relatif
Indeks Relatif merupakan suatu daftar masalah subject, yang terdapat dalam PKA ini, yang disusun menurut urutan abjad alphabetis. Dalam
Indeks Relatif ini masalah-masalah subject dinyatakan pertama-tama dengan inti masalahnya, kemudian diperjelas dengan nama kelompoknya,
dan sesudah itu ditentukan sandikodenya, sesuai dengan sandi kode pada PKA. Daftar Indeks Relatif dilampirkan pada akhir PKA ini yaitu pada Tabel-C
dan Tabel D.
B. Penggunaan Indeks Relatif
Apabila suatu surat telah diketahui inti masalahnya, maka klasifikasi dapat ditentukan dengan jalan:
1. Menyimpulkan dulu apa inti masalahnya yang terkandung dalam suatu suratarsip.
2. Kemudian mencari masalah subject pada daftar Indeks Relatif dengan mengurutnya secara alphabetis.
3. Dari Daftar Indeks Relatif ditunjukkan klasifikasi dan sandi kodenya. 4. Jika dianggap perlu dicocokkan dengan sandi kode pada PKA
. Contoh I…..
