4
Contoh Klasifikasi Arsip Kegiatan Kepegawaian:
Masalah Bagian Masalah
Suku Masalah Pokok
1 2
3 Kepegawaian 1. Perencanaan dan
1. Data jabatan Pengadaan pegawai
2. Formasi 3. Penerimaan pegawai
4. Penempatan calon pegawai
5. dst. 2. Tata usaha kepegawaian
1. Tata naskah 2. Statistik pegawai
3. dst. 3.…………. dst.
Guna memberikan pengertian yang sama terhadap suku masalah Sub-sub Subject, maka perlu dibuat cakupan masalah, yang memberikan batasan
tentang ruang lingkup masalah yang dicakup dalam suku masalah yang bersangkutan.
B. Sandi Klasifikasi
Untuk setiap klasifikasi arsip diberikan sandi kode, dengan maksud untuk menyingkat tulisan dalam mengenali masalahnya. Sistem yang dipergunakan
untuk pemberian sandi kode pada masalahnya adalah sistem “alpha numeric”, yaitu menggunakan “huruf dan angka”. Sandi kode huruf
digunakan untuk mengenali masalah pokok, sedang sandi kode angka untuk bagian masalah dan suku masalahnya.
Secara digital jumlah butir sandi kode untuk klasifikasi masalah sampai pada suku masalah dibatasi pada 6 enam butir digit, yaitu 2 dua digit sandi kode
huruf untuk Masalah Pokok, 2 dua digit angka untuk Bagian Masalah, dan 2 dua digit angka lagi untuk Suku Masalah.
Contoh-I…..
5 Contoh-I Fasilitatif:
Sandi kode
K P
1 1
KP = Masalah Pokok “Kepegawaian”
01 = Bagian Masalah “Perencanaan dan Pengadaan Pegawai”
01 = Suku Masalah “Data Jabatan”
Jadi Sandi kode untuk “Data Jabatan” adalah KP0101
Dalam Pola Klasifikasi Arsip Fasilitatif TABEL-A pada Sandi kode tersebut dimuat cakupan masalahnya, yang meliputi: inventarisasi, analisa, evaluasi, dan
peninjauan jabatan; persyaratan pendidikan dalam rangka pengangkatannya dan daftar urutan kepangkatan.
Contoh-II Substantif: Sandi kode
I R
1 2
IR = Masalah Pokok “Irigasi”
01 = Bagian Masalah “Bangunan Waduk”
02 = Suku Masalah “Tanggul”
C. Klasifikasi Pembantu
Di samping Klasifikasi yang umum pokok, maka khusus dalam Pola Klasifikasi Arsip Substantif diadakan pula Klasifikasi Pembantu yang disusun berdasarkan
pendekatan proses kegiatan pembangunan, misalnya: Survey survai, Investigation, Design desain, Construction, Operation, dan Maintenance
SIDCOM dan Lokasinya. Dengan demikian secara keseluruhan dikenal tiga jenis sandi kode klasifikasi.
Sandi.....
