26
cek ke bank. Bagian piutang mencatat pengurangan piutang ke dalam kartu piutang berdasarkan surat pemberitahhuan kepada debitur. Bagian jurnal
mencatat penerimaan kas dari piutang di dalam jurnal penerimaan kas berdasarkan bukti setor bank.
o
Sistem Penerimaan Kas Dari Piutang melalui lock-box collection plan
Dalam sistem penerimaan kas ini perusahan membuka post-office box PO Box dikota yang jumlah debiturnya banyak. Perusahaan membuka
rekening giro di bank ynag terletak di kota yang sama dengan PO Box tersebut. Para debitur diminta untuk melakukan pembayaran utang mereka
dengan cara mengirimkan cek ke PO Box perusahaan yang terletak dikota terdeka. Penerimaan cek dikreditkan oleh bank ke dalam rekening giro
perusahaan.
B. SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS
Ada dua sistem akuntansi pokok yang digunakan untuk melaksanakan pengeluaran kas: Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek dan sistem
pengeluaran kas dengan uang tunai melalui sistem dana kas kecil.
B. 1 Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Dengan Cek
Pengeluaran kas dalam perusahaan yang dilakukan dengan menggunakan cek. Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek
biasanya karena jumlahnya relatif kecil, dilaksanakan melalui dana kas kecil.
27
Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah:
1. Bukti Kas Keluar
Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada bagian kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Disamping itu, dokumen ini
berfungsi sebagai surat pemberitahuan remittance advice yang dikirim kepada kreditur dan berfungsi pula sebagai dokumen sumber bagi pencatatan
berkurangnya utang. 2.
Cek Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank
melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantu pada cek.
3. Permintaan Cek check request
Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang memerlukan pengeluaran kas kepada fungsi akuntansi untuk membuat bukti kas keluar.
Dalam transaksi pengeluaran kas yang tidak berupa pembayaran utang yang timbul dari transaksi pembelian, fungsi yang memerlukan kas menulis
permintaan cek kepada fungsi akuntansi untuk kepentingan pembuatan bukti kas keluar. Bukti kas keluar ini dibuat sebagai perintah kepada fungsi
keuangan untuk membuat cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.
28
Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah:
1. Jurnal Pengeluaran Kas cash disbursement journal
Untuk mencatat transaksi pembelian digunakan jurnal pembelian dan untuk mencatat pengeluaran kas. Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar
pencatatan dalam jurnal pengeluran kas adalah faktur dari pemasok yang telah dicap “lunas” oleh fungsi kas.
2. Register cek check register
Untuk mencatat transaksi pembelian digunakan dua jurnal: register bukti kas keluar untuk mencatat utang yang timbul dan register cek untuk mencatat
pengeluaran kas dengan cek.
Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem pengeluaran kas dengan cek adalah: 1.
Fungsi yang memerlukan peneluaran kas Jika suatu fungsi memerlukan pengeluaran kas, fungsi yang bersangkutan
mengajukan permintaan cek yang sudah mendapatkan persetujuan dari kepala fungsi kepada fungsi akuntansi.
29
2. Fungsi Kas
Fungsi ini bertanggung jawab memgisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada
kreditur. 3.
Fungsi Akuntansi Dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek, fungsi akuntansi
bertanggung jawab atas: a.
Pencatatan pengeluaran kas yag menyangkut biaya dan persediaan. b.
Pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek
c. Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas
dalam mengeluarkan cek sebesar yang tecantum dalam dokumen tersebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab melakukan verifikasi kelengkapan dan
kesahihan dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar.
d. Fungsi Pemeriksa Intern
Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan perhitungan kas cash count secara periodik dan mencocokkan hsail perhitungannya dengan
saldo kas menurut catatan akuntansi rekening kas dalam buku besar. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan secara
mendadak surprised audit terhadap saldo kas yang ada ditangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodik.
30
Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
1. Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek yang tidak memerlukan
permintaan cek, yang terdiri dari jaringan prosedur berikut ini: a.
Prosedur pembuatan bukti kas keluar b.
Prosedur pembayaran kas c.
Prosedur pencatatan pengeluaran kas 2.
Sistem akuntansi pengeluaran kas yang memerlukan permintaan cek, yang terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:
a. Prosedur permintaan cek
b. Prosedur pembuatan bukti kas keluar
c. Prosedur pembayaran kas
d. Prosedur pencatatan pengeluaran kas
Unsur Pengendalian Intern
Organisasi : 1.
Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi. 2.
Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan sendiri oleh bagian kasa sejak awal sampai akhir, tanpa campur tangan fungsi lain.
Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan : 3.
Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang. 4.
Pembukaan dan penutupan rekening bank harus mendapatkan persetujuan dari pejabat yang berwenang.
31
5. Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas dalam metode pencatatan tertentu
dalam register cek harus didasarkan bukti kas keluar yang telah mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang dan yang dilampiri dengan dokumen
pendukung yang lengkap. Praktik yang Sehat:
6. Saldo kas yang ada ditangan harus dilindungi dari kemungkinan pencurian atau
penggunaan yang tidak semestinya. 7.
Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas dibubuhi cap “lunas” oleh bagian kassa setelah transaksi pengeluaran dilakukan.
8. Pengguanaan rekening koran bank bank statement, yang merupakan informasi
pihak ketiga, untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh fungsi pemeriksaan intern internal audit function yang merupakan fungsi yang tidak terlibat dalam
pencatatan dan penyimpanan kas. 9.
Semua pengeluaran kas harus dengan cek atas nama perusahaan penerima pembayaran atau dengan pemindah bukuan.
10. Jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah yang kecil, pengeluaran ini
dilakukan dengan sistem akuntansi pengeluaran kas melalui dana kas kecil, yang akuntansinya diselenggarakan dengan imperest system.
11. Secara periodik diadakan pencocokan jumlah fisik kas yang ada di tangan dengan
jumlah kas menurut catatan akuntansi. 12.
Kas yang ada di tangan cash in safe dan kas yang ada di perjalanan cash in transit diasuransikan dari kerugian.
32
13. Kasir disuransikan fidelity bond insurence.
14. Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian terhadap
kas yang ada di tangan misalnya mesin register kas, lemari besi, dan strong room.
15. Semua nomor cek harus dipertanggung jawabkan oleh bagian kasa.
B. 2 Sistem Dana Kas Kecil
