Dasar dasar manajemen monitoring

  DASAR – DASAR MANAJEMEN MONITORING “PENGAWASAN” Oleh Kelompok 3:

ABDUL WAHIDUR RAHMAN

   ENI ANGRIANI SILITONGA

   HAFIZ HASANAH

   HERU TRI SAPUTRA

   KUKUH KURNIAWAN

   M. ALFIAN RAHMAN

   PRETTY SEPSI NOLA 

  _2.

  1 _METODE

  11. TAHAP TAHAP _0.

  1 _{SYARAT .} ¹ _DEFINISI

  9 _{. FAKTOR PENGAWASA} ² _{. PRINSIP . 8 TIPE TIPE} N _{. 3 MANFAAT . MELAKUKAN}

7 CARA .

  ⁴ _{PROSES .}

6 TUJUAN

  Menurut Robert J. Mockler

pengawasan yaitu usaha sistematik

menetapkan standar pelaksanaan

dengan tujuan perencanaan,

merancang sistem informasi umpan

balik, membandingkan kegiatan nyata

dengan standar, menentukan dan

mengukur deviasi-deviasi dan

mengambil tindakan koreksi yang

menjamin bahwa semua sumber daya

  Pengertian Pengawasan secara Umum Pengawasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan,merancang system informasi umpan balik,membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya,menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan

B. Prinsip-Prinsip Controlling

  Prinsip-prinsip yg ditetapkan saat melaksanakan controlling adalah :

  1. Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan harus dimengerti oleh staf dan hasilnya mudah diukur.

  2. Fungsi pengawasan harus dipahami pimpinan sebagai suatu kegiatan yang sangat penting dalam upaya mencapai tujuan organisasi.

  3. Standar unjuk kerja harus dijelaskan kepada seluruh staf.

C. Manfaat Controlling

  1. Dapat mengetahui sejauh mana program sudah dilaukan oleh staf.

  2. Dapat mengetahui adanya penyimpangan pada pemahaman staf dalam melaksanakan tugas- tugasnya.

  

3. Dapat mengetahui apakah waktu dan sumber daya

lainnya mencukupi kebutuhan dan telah dimanfaatkan secara efisien.

  4. Dapat mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan.

  5. Untuk memberikan ruang regular untuk superviesees untuk merenungkan isi dan pekerjaan

  6.Untuk menerima informasi dan perspektif lain mengenai pekerjaan seseorang

  7. Untuk menjadi dukungan baik segi pribadi ataupun pekerjaan

  8. Untuk memastikan bahwa sebagai pribadi dan sebagai orang pekerja tidak ditinggalkan tidak perlu membawa kesulitan, masalah dan proyeksi saja.

  9. Untuk menjadi pro-aktif bukan re-aktif

  10. Untuk memastikan kualitas pekerjaan  

D. Proses Controlling

  1. Penetapan standar pelaksanaan (perencanaan) Suatu pernyataan mengenai kondisi- kondisi yang terjadi bila suatu pekerjaan dikerjakan secara memuaskan.

  2. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan Penentuan standar akan sia-sia bila tidak disertai berbagai cara untuk mengukur pelaksanaan kegiatan nyata.

  3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan Ada berbagai cara untuk melakukan

  4. Pembandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan.

  5. Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan.

   Mengubah standar mulu-mulu

  (barangkali terlalu tinggi atau terlalu rendah) 

  Mengubah pengukuran pelaksanaan 

  Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterpretasikan penyimpangan- penyimpangan. 

E. Jenis Controlling

  1. Pengendalian karyawan (Personal control).

  Pengendalian kepada hal-hal yang ada hubungannya dengan kegiatan pegawai,

  2. Pengendalian keuangan (financial control) Menyangkut keuangan,tentang pemasukan dan pengeluaran,biaya-biaya perusahaaan termasuk pengendalian anggaranya.  3. Pengendalian produksi (Production control). 

  Difokuskan untuk mengetahui kualitas dan kuantitas produksi yang dihasilkan

  4. Pengendalian waktu (Time control)

  5. Pengendalian teknis (Technical control) Berhubungan dengan tindakan dan teknis pelaksanaan.

  

6. Pengendalian kebijaksanaan (Policy

control).

  Untuk mengetahui dan menilai kebijaksanaan organisasi telah dilaksanakan sesuai dengan yang digariskan.

  8. Pengendalian inventaris (inventory control) Untuk mengetahui inventaris perusahaan masih ada semuanya atau ada yang hilang

  9. Pengendalian pemeliharaan (maintenance Untuk mengetahui inventaris perusahaan dan control)

  Kantor terprlihara atau tidak,dan mengetahui kerusakan.

F. Tujuan Controlling

  

1. Menghentikan atau meniadakan kesalahan, penyimpangan,

penyelewengan, pemborosan, hambatan, dan ketidakadilan

  

2. Mencegah terulangnya kembali kesalahan, penyimpangan,

penyelewengan , pemborosan, hambatan, dan ketidakadilan

  3. Mendapatkan cara-cara yang lebih baik atau membina yang telah baik

  4. Menciptakan suasana keterbukaan, kejujuran, partisipasi, dan akuntabilitas organisasi

  5. Meningkatkan kelancaran operasi organisasi

  6. Meningkatkan kinerja organisasi

  7. Memberikan opini atas kinerja organisasi

  8. Mengarahkan manajemen untuk melakukan koreksi atas masalah-masalah pencapaian kerja yang ada

G. Cara Melakukan Controlling

  1. Pengawasan Langsung Kebaikan :

• Jika ada kesalahan dapat diketahui sedini mungkin,sehingga perbaikanya dilakukan dengan cepat.
• Akan terjadi kontak langsung antara bawahan dan atasan,sehingga akan memperdekat hubungan antara atasan dan bawahanya.
• Akan memberikan kepuasan tersendiri bagi

  bawahan,karena merasa diperhatikan atasanya.

• Akan tertampung sumbangan pikiran dari bawahan yang mungkin bisa berguna bagi kebijaksanaan selanjutnya.
Keburukan :

  1. Waktu seorang manajer banyak tersita,sehingga waktu untuk pekerjaan lainya berkurang,misalnya planning lain-lainya.

  2. Mengurangi inisiatif bawahan,karena mereka merasa bahwa atasanya selalu mengamatinya.

  3. Ongkos semakin besar karena adanya biaya perjalanan dan lainnya

2. Pengawasan Tidak Langsung

• Kebaikan :
• – Waktu manajer untuk mengerjakan tugas-tugas lainya semakin banyak – Biaya pengawasan relatif kecil.
• – Memberikan kesempatan inisiatif bawahan berkembang dalam melaksanakan pekerjaan.
• Keburukan :

• – Laporan kadang-kadang kurang objective,karena

  ada kecendrungan untuk melaporkan yang baik-baik saja.
• – Jika ada kesalahan-kesalahan terlambat mengetahuinya,sehingga perbaikanya pun terlambat.

H. Tipe-Tipe Controlling

  1. Pengawasan Pendahuluan (Feedforward Control) Disebut juga dengan Steering Control.

  2. Pengawasan Concurrent Pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan melakukan kegiatan.

  3. Pengawasan Umpan Balik (Feedback Control)   Pengawasan ini bias juga dikenal sebagai “Past-Action Control”

I. Faktor Yang Membuat Controlling

  Diperlukan

  1. Perubahan lingkungan organisasi Melalui fungsi pengawasan manajer mendeteksi perubahan- perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi

  2. Peningkatan Kompleksitas Organisasi.

   Semakin besar organisasi semakin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati

  3. Kesalahan-Kesalahan.

  Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan-kesalahan yang ada sebelum menjadi kritis.

  4. Kebutuhan Manajer untuk mendelegasikan wewenang.

  Menejer mendelegaikan wewenang kepada bawahannya, tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang

  J. Syarat Controlling

  1. Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan.

  2. Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi

  3. Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan.

  4. Pengawasan harus obyektif,teliti,dan sesuai dengan standar.

  5. Pengawasan harus luwes atau fleksibel.

  

6. Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi.

  7. Pengawasan harus ekonomis.

  8. Pengawasan harus mudah dimengerti.

  K. Tahap-Tahap Controlling

  1. Penetapan Standar Pelaksanaan Tipe bentuk standar yang umum adalah :

• Standar-standar fisik, seperti kuantitas barang atau jasa serta kualitas produk.
• Standar-standar moneter yang ditujukan dalam rupiah yang mencakup biaya tenaga kerja, penjualan, laba kotor, dll
• Standar-standar waktu, maksudnya meliputi kecepatan produksi atau batas waktu pekerjaan yang harus

  3. Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan Maksudnya pengukuran dilakukan sebagai proses yang berulang-ulang dan terus-menerus.

  4. Pembanding Pelaksanaan Dengan Standar dan Analisa Penyimpangan

  Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian.

  5. Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Diperlukan.

  L. Metode Controlling

  1. Metode Controlling Non-Kuantitatif Metode yang digunakan manajer dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen.

  2. Metode Controlling Kuantitatif Untuk menggunakan data khusus dan untuk mengukur dan memeriksa kuantitas dan kualitas keluaran (output).

  Pengawasan penting disebabkan karena Perubahan lingkungan organisasi, Peningkatan kompleksitas organisasi, Meminimalisasikan tingginya kesalahan- kesalahan, Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang, Komunikasi dan Menilai informasi dan mengambil

  Pengawasan menjadi sangat dibutuhkan tindakan koreksi. karena dapat membangun suatu komunikasi yang baik antara pemimpin organisasi dengan anggota organisasi

  TER

  IH