Peranan Sistem Informasi Akutansi Atas Aktiva Tetap Pada Pakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara

TUGAS AKHIR

PERANAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI ATAS

AKTIVA TETAP PADA FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Oleh :

BAYU ROSADI 102102057

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

MEDAN

PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK

NAMA : BAYU ROSADI

NIM : 102102057

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI

JUDUL TUGAS AKHIR : PERANAN SISTEM INFORMASI

AKUNTANSI ATAS AKTIVA TETAP PADA FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal……… Januari 2013 Dosen Pembimbing Tugas Akhir

NIP. 19670904 199403 1 004

( Drs. Firman Syarif, M.Si,Ak )

Tanggal……… Januari 2013 Ketua Program Studi D-III Akuntansi

NIP. 131 127 370

( Drs. Rustam, M.Si, Ak )

Tanggal……… Januari 2013 Plt. Dekan Fakultas Ekonomi USU

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

MEDAN

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : BAYU ROSADI

NIM : 102102057

JURUSAN : DIPLOMA III AKUNTANSI

JUDUL TUGAS AKHIR : PERANAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI ATAS AKTIVA TETAP PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan,...Januari 2013

102102057 ( BAYU ROSADI )

KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirrahim

Alhamdulillah Puji Syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya kepada penulis sehingga Penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini yang berjudul: ”Peranan Sistem Informasi Akuntansi atas Aktiva Tetap pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”. Adapun tugas akhir ini dibuat oleh Penulis dengan tujuan untuk melengkapi salah satu syarat menyelesaikan pendidikan pada Program Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Dalam penyelesaian tugas akhir ini, Penulis banyak menerima bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak. Untuk itu dengan ketulusan hati, izinkanlah penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak selaku Pelaksana Tugas Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak, Drs. Rustam, M.Si, Ak selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara..

3. Bapak Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Bapak Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktunya untuk membimbing penulis dalam penulisan Tugas Akhir ini.

5. Bapak Ahmad Faizul, SE, M.Si, selaku Kasub. Umum dan Perlengkapan yang telah membantu penulis melengkapi data yang dibutuhkan oleh penulis. Serta Bapak dan Ibu Dosen yang telah memberikan pengajaran dan ilmu yang sangat berguna kepada Penulis selama masa perkuliahan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

6. Kedua orang tua tercinta, Ayahanda Rafian Arief dan Ibunda Nadirah Tanjung, beserta kakak, abang-abang, dan bunde saya, yang selalu memberikan doa, dukungan dan motivasi.Terima kasih untuk segala pengorbanan yang tidak ternilai.Semoga Allah SWT membalas semua kebaikan kalian. Amin ya Allah. 7. Teman - teman semasa kuliah dan magang Dicky, Faisal, Fikih, Tomi, Amin,

Hafis, Yogi, Anggi, Afis, Fildzah, Tari, Sandra, Iga, Indri, Evva, Mentari Humaira, dan seluruh teman-teman khususnya stambuk 2010 yang tidak bisa saya sebutkan satu persatu. Terima Kasih atas persahabatan yang tidak akan pernah penulis bisa lupakan.

Penulis menyadari bahwa dalam penyajian tugas akhir ini masih banyak terdapat kekurangan. Oleh karena itu Penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi penyempurnaan tugas akhir ini di masa yang akan datang. Semoga tugas akhir ini dapat memberikan manfaat bagi para pembaca sekalian.

Medan, Januari 2013 Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL ... v

DAFTAR GAMBAR ... vi

DAFTAR LAMPIRAN………... .. vii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Perumusan Masalah ... 3

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 3

D. Rencana Penulisan ... 4

1. Jadwal Survey/Observasi ... 4

2. Rencana Isi ... 5

BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU ... 7

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 7

B. Struktur Organisasi ... 10

C. Job Description ... 15

D. Jaringan Kegiatan ... 20

E. Kinerja Kegiatan Terkini ... 21

Halaman BAB III PERANAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI ATAS

AKTIVA TETAP PADA FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA ... 25

A. Sistem Informasi Akuntansi atas Aktiva Tetap ... 25

1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ... 25

2. Pengertian dan Klasifikasi Aktiva Tetap ... 27

B. Aktiva Tetap pada Fakultas Ekonomi USU ... 28

C. Transaksi yang Mengubah Aktiva Tetap ... 31

D. Dokumen yang digunakan pada Fakultas Ekonomi USU ... 38

E. Catatan Akuntansi yang digunakan Fakultas Ekonomi USU .. 40

BAB IV PENUTUP ... 42

A. Kesimpulan ... 42

B. Saran ... 43

DAFTAR PUSTAKA ... 45 LAMPIRAN

DAFTAR TABEL

No : Judul Halaman Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Survei ... 5

DAFTAR GAMBAR

No. Judul Halaman Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU ... 11

DAFTAR LAMPIRAN

No : Judul Lampiran 1 Laporan Barang Pembantu Tahun Anggaran 2012 Lampiran 2 Laporan Barang Pembantu Tahun Anggaran 2012 Lampiran 3 Laporan Barang Pembantu Tahun Anggaran 2012 Lampiran 4 Laporan Barang Pembantu Tahun Anggaran 2012 Lampiran 5 Surat untuk melakukan riset diFakultas Ekonomi USU

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Semakin pesatnya persaingan usaha, perkembangan ilmu pengetahuan, dan perkembangan yang luar biasa pada teknologi jelas akan membawa dampak bagi ilmu akuntansi. Akuntansi sebagai media informasi keuangan memegang peranan yang sangat penting dalam suatu perusahaan. Salah satu perannya adalah sebagai alat berpikir dalam membuat perencanaan dan pengendalian perusahaan. Agar peran-perannya dapat berfungsi dengan baik, untuk itu sangat di perlukan informasi akuntansi yang relevan dan dapat di andalkan. Untuk dapat menghasilkan informasi yang memenuhi kualitas relevan dan dapat di andalkan diperlukan suatu sistem yang mengatur dan mengelola data akuntansi serta menghasilkan informasi akuntansi yang di sebut sistem informasi akuntansi.

Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi. Untuk melaksanakan suatu sistem informasi akuntansi unsur-unsur yang terlibat adalah manusia sebagai pelaksana dari sistem, organisasi sebagai obyek yang membutuhkan sistem, dan pengolahan data transaksi untuk menghasilkan informasi. Salah satu bagian dari sistem informasi akuntansi yang memiliki faktor yang cukup besar dan memiliki andil untuk menghasilkan laporan keuangan adalah aktiva tetap. Hampir

setiap perusahan, baik bergerak dalam bidang jasa, perdagangan maupun industri pasti memiliki aktiva tetap untuk menjalankan kegiatan operasional setiap harinya. Aktiva tetap merupakan harta perusahaan yang masa penggunaannya lebih dari satu periode normal akuntansi (biasanya di atas satu tahun penggunaan). Perolehan aktiva tetap dapat ditempuh dengan berbagai cara.

Di dalam menjalankan kegiatan operasi perusahaan, proses perolehan aktiva tetap tersebut tentu memerlukan pertimbangan-pertimbangan bagi pihak perusahaan. Karena kesalahan dalam mempertimbangkan cara memperoleh aktiva tetap juga akan mempengaruhi operasi perusahaan, terutama dari segi dana yang tersedia untuk memperoleh aktiva tersebut.

Selain itu, aktiva tetap yang telah dimiliki perusahaan juga tentunya mempunyai batas waktu tertentu untuk beroperasi, serta memerlukan perbaikan-perbaikan yang kadangkala juga membutuhkan dana yang tidak sedikit jumlahnya, disamping biaya-biaya pemeliharaan rutin agar dapat menunjang kegiatan pengoperasiaannya yang berkesinambungan. Untuk itu diperlukan suatu penerapan sistem informasi akuntansi aktiva tetap sebagai perencanaan atas kebijakan-kebijakan apa yang perlu diambil dalam penanganan aktiva tetap. Penanganan aktiva tetap bertujuan untuk memperoleh efesiensi dan pengamanan terhadap aktiva agar dana yang diinvestasikan ke dalam aktiva tetap memperoleh manfaat yang maksimum sesuai dengan jangka waktu pemakaiannya, serta untuk menghindari

3

Fakultas Ekonomi USU juga memiliki berbagai macam aktiva tetap seperti tanah, gedung, kendaraan, komputer, mesin fotokopi, mesin genset, air conditioner, mesin penghancur kertas dan peralatan lainnya. Fakultas Ekonomi tidak dapat menjalankan kegiatan operasional tanpa adanya aktiva tetap tersebut. Mengingat pentingnya aktiva tetap (fixed assets) bagi sebuah organisasi/ perusahaan khususnya Fakultas Ekonomi, maka dalam penyusunan tugas akhir ini penulis tertarik mengambil judul “PERANAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI ATAS AKTIVA TETAP PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas, maka penulis merumuskan masalah : 1. Bagaimana Peranan Sistem Informasi Akuntansi atas Aktiva Tetap pada

Fakultas Ekonomi USU?

2. Apakah Sistem Informasi Akuntansi pada Fakultas Ekonomi USU sudah berjalan dengan baik ?

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

Penelitian ini dilakukan dengan maksud untuk memberi manfaat antara lain :

1. Bagi peneliti, untuk menambah wawasan dan pengetahuan mengenai peranan sistem informasi akuntansi atas aktiva tetap khususnya pada Fakultas Ekonomi USU.

akuntansi atas aktiva tetap pada Fakultas Ekonomi USU yang sudah berjalan selama ini.

3. Bagi calon peneliti, dapat digunakan sebagai bahan perbandingan dalam melakukan penelitian mengenai peranan sistem informasi akuntansi atas aktiva tetap pada waktu yang akan datang.

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah :

1.Bagi peneliti sebagai salah satu syarat menyelesaikan pendidikan di Universitas Sumatera Utara Fakultas Ekonomi Program Studi Diploma III Akuntansi.

2.Untuk mengetahui seberapa besar pentingnya peranan sistem informasi akuntansi atas aktiva tetap pada Fakultas Ekonomi USU.

D. Rencana Penulisan

Rencana penulisan terdiri dari jadwal survey/observasi dan sistematika penulisan.

1. Jadwal Survei / Observasi

Penelitian dilakukan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T.M Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal survey/observasi ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 di bawah ini :

5

Tabel 1.1

Jadwal Survey/Observasi

NO Keterangan Januari

I II III IV

1 Pengajuan Judul Tugas Akhir

2

Pengajuan Proposal dan Dosen

Pembimbing

3 Pengumpulan Data dan Penyusunan

Tugas Akhir

4

Bimbingan dan Penyempurnaan Tugas

Akhir

5 Pengesahan Tugas Akhir

2. Rencana Isi

Adapun sistematika penulisan laporan tugas Akhir ini dapat diuraikan sebagai berikut :

BAB I. PENDAHULUAN

Dalam Bab ini menguraikan dan menjelaskan secara ringkas mengenai latar belakang , perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian serta memaparkan rencana penulisan yang terdiri dari jadwal survei/observasi dan sistematika penulisan.

BAB II. PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU

Pada bab ini akan diuraikan tentang sejarah ringkas Fakultas Ekonomi USU, struktur organisasi, job description, jaringan usaha/kegiatan, kinerja kegiatan terkini, serta rencana kegiatan.

BAB III. PERANAN SISTEM INFORMASI ATAS AKTIVA TETAP DIFAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Bab ini membahas tentang pengertian dari Sistem Informasi Akuntansi dan Aktiva Tetap, membahas Aktiva Tetap yang terdapat di Fakultas Ekonomi USU, transaksi yang akan mengubah aktiva tetap dan membahas dokumen dan catatan yang digunakan diFakultas Ekonomi USU. BAB IV. PENUTUP

Bab ini merupakan bab terakhir dalam tugas akhir ini yang berisikan kesimpulan menyeluruh sesuai dengan topik penelitian dan juga beberapa saran yang relevan dengan kesimpulan.

BAB II

PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir tidak di kota medan atau dengan kata lain di luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syah Kuala ) Kota Kutaraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja ( Banda Aceh ) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu ).

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh ) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syah Kuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 1 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No. 0535/0/1983, tanggal 8 Desember 1983, Keputusan Dirjen, Pendidikan tinggi No. 131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 dan Program Pendidikan D-III.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu : a. Departemen Ekonomi Pembangunan

b. Departemen Manajemen c. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan

b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumtera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

9

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Misi Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut:

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan komptensi dalam bidang ilmu Ekonomi Pembangunan, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan Fakultas dalam status PT BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan Inter dan Nasional.

b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/perubahan.

B. Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan suatu gambaran skematis tentang pola interaksi dari hubungan kerja sama orang-orang pada tiap bagian yang terdapat dalam suatu organisasi perusahaan, yaitu mengenai hubungan antara pembagian tugas dan fungsi-fungsi dari pekerjaan yang akan dilakukan serta wewenang yang mengalir dari atasan menuju bawahan dan sebaliknya.

Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/ keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerjasama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Struktur organisasi pada Fakultas Ekonomi USU adalah sistem garis yaitu aliran perintah dan pengawasan berasal dari pimpinan tertinggi yang mengalir ke bawah secara keseluruhan. Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1

11

Gambar 2.1

Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Sumber : Buku Pedoman Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

(Tahun 2007-2008) Dekan dan Pembantu Dekan

Dewan Pertimbangan Fakultas

Ketua dan Sekretaris Departemen Kepala Bagian Tata Usaha Unit Penunjang Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua Program Studi Intra Departemen Ketua Lab/Studio/Bengkel

Kepala Sub Bagian Usaha Departemen

Kepala Sub Bagian Tata Usaha

Fakultas Rektor dan

PIMPINAN UNIVERSITAS

Rektor : Prof. Dr. Dr. Syahril Pasaribu, DTM&H, MSc (CTM), Sp.A(K) Purek I : Prof. Ir. Zulkifli Nasution, MSc, Ph.D

Purek II : Prof. Dr. Ir. Armansyah Ginting, M.Eng Purek III : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si

Purek IV : Prof. Dr. Ningrum Natasha Sirait, S.H, M.L.I Purek V : Ir. Yusuf Husni

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Plt. Dekan : Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak

Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak Pembantu Dekan II : Drs. H.Arifin Hamzah, MM, Ak

Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI USU

Ketua

Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec

Anggota : Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS : Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Acc : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak : Prof. Dr. Ramli, MS

13

:Prof. Dr. Ritha F.Dalimunthe ,SE, M.Si : Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MS : Prof. Dr. Rismayani, MS

: Prof. Dr. lic. rer.reg.Sirojuzilam, SE : Prof. Erlina, SE, M.Si, Ph.D

: Dr. Syafaruddin Ginting S,MAFIS : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME

: Dr. Endang Sulisya Rini, M.Si : Irsyad Lubis, SE, M.Soc.Sc, Ph.D : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak : Dr.Murni Daulay, M.Si

: Prof. Dr. Syaad Afifuddin S,M. Ec

DEPARTEMEN AKUNTANSI

Ketua : Dr. Syafrudin Ginting S, SE, MAFIS, Ak Sekretaris : Drs. Hotmal Dja’far, MM, Ak

DEPARTEMEN MANAJEMEN

Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si

DEPARTEMEN EKONOMI PEMBANGUNAN

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si

PROGRAM STUDI S-1 AKUNTANSI

Ketua : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, M.Si, Ak

PROGRAM STUDI S-1 MANAJEMEN

Ketua : Dra. Endang Sulistia Rini, M.Si

PROGRAM STUDI S-1 EKONOMI PEMBANGUNAN

Ketua : Irsyad Lubis, SE, M.SOc, Sc, Phd Sekretaris : Paidi Hidayat, SE, M.Si

PROGRAM STUDI D-III KEUANGAN

Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si

PROGRAM STUDI D-III AKUNTANSI

Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak

Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak

PROGRAM STUDI D-III KESEKRETARIATAN

Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea, SE, MM BAGIAN TATA USAHA

15

Kasub. Keuangan : Eka Yuliani,SE

Kasub. Umum dan Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE, M.Si Kasub. Akademik : Fepty Aniar, SE

Kasub. Kemahasiswaan : Zailiana, S.Sos Kasub. Kepegawaian : Maslan, SE

LEMBAGA- LEMBAGA PENUNJANG

Puslitbank

Pengarah : Drs.H.Arifin Lubis, MM, AK Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Kepala Unit Layanan : Hotmal Dja’far, SE, MM, Ak

Bagian Perpustakaan

Ketua : Mylita, SE

C. Job Description

Salah satu fungsi dari Fakultas adalah melaksanakan urusan Tata Usaha dan Administrasi Fakultas.Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha di Fakultas Ekonomi USU yang tediri dari :

1. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :

1. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT fakultas.

2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang - undangan dibidang ketatausahaan akademik, administrsi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrsi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

4. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.

5. Melaksanankan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas.

6. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.

7. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.

8. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan fakultas.

9. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi. 10.Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan

dengan kegiatan fakultas.

11. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

17

2. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :

1. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

3. Melakukan administrasi akademik.

4. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.

5. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum.

6. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

7. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

8. Menyusun dan mempersiapkan laporan kerja disetiap sub bagian

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugasnya adalah :

1. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

2. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.

4. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

5. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

6. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.

7. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

8. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

9. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

10.Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

4. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :

1. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

2. Menyusun konsep juklak/juknis di bidang kepegawaian. 3. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. 4. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.

5. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

19

7. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. 8. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. 9. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

10.Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :

1. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

2. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni.

3. Melakukan administrasi kemahasiswaan.

4. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiata mahasiswaan.

5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.

6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.

7. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa.

8. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.

10.Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

6. Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :

1. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

2. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

3. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.

4. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.

5. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.

6. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

7. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

D. Jaringan Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan

21

perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian- penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi, penyelenggaraan pendidikan, pengabdian penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

E. Kinerja Kegiatan Terkini

Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin serta loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja kegiatan terkini yang dijalankan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah

mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan ( misalnya: Idul Fitri, Idul Adha, Natal, Paskah, dan lain-lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani kehidupan, serta selalu beriman kepada Tuhan Yang Maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Adalah :

a. Persiapan kuliah mahasiswa semester ganjil/genap b. Perkuliahan semester ganjil/genap

c. Ujian mid semester/ujian semester ganjil/genap d. Wisuda mahasiswa

23

Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut:

1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan dapat ditingkatkan.

2. Jumlah lulusan meningkat dan diharapkan lulus tepat waktu, serta indeks prestasi lebih baik.

3. Melakukan inovasi data base Mahasiswa, Kartu Rencana Mahasiswa, Kartu Hasil Studi, Jadwal Kuliah, Jadwal Ujian Mid Semester, dan Jadwal Ujian Semester yang telah terprogram.

4. Meningkatkan kompetensi Mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru diadakan kepemimpinan Mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan mahasiswa baru.

5. Memperbaiki ruang kuliah Mahasiswa dan Dosen, dan Departemen. 6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti Program Pekerti Applied

Approach, Workshop, Seminar, dan Loka karya.

7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum dan harus ada rumpun ilmunya.

8. Membutuhkan proses kenaikan pangkat dan jabatan Dosen.

9. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus dirapatkan oleh Departemen.

10. Memberi dorongan kepada Dosen muda untuk melanjutkan program studi S2 dan S3 baik dalam maupun di Luar Negeri.

11. Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima.

12. Meningkatkan kegiatan Seminar, Loka karya, Kuliah umum yang diadakan Pimpinan Fakultas.

13. Memberi bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan magang / praktek kerja lapangan agar dapat menghasilkan lulusan yang berkualitas.

14. Departemen menyiapkan Laporan Evaluasi per semester untuk meningkatkan nilai Akreditas masing-masing departemen yang lebih baik.

BAB III

PERANAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI ATAS AKTIVA TETAP PADA FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

A. Sistem Informasi Akuntansi atas Aktiva Tetap 1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Nilai kegunaan akuntansi sebagai salah satu fungsi dalam suatu perusaahaan semakin meningkat,sejalan dengan semakin besarnya skala operasi dan kompleksnya kegiatan. Akuntansi merupakan suatu sistem pengukuran dan pengkomunikasian untuk menyediakan informasi bagi suatu unit organisasi dalam membantu pihak-pihak yang berkepentingan membuat pertimbangan dan keputusan yang beralasan guna mengendalikan sumber-sumber ekonomik yang optimal dalam rangka pencapaian sasaran ( goal ) yang telah ditetapkan. Fakultas Ekonomi USU dalam kegiatan operasionalnya tak lepas dari penerapan sistem informasi akuntansi sebagai alat perencanaan,pengendalian dan dasar pengambilan keputusan.

Sistem adalah dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (interrelated) atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (Hall, 2001 : 6). Informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk pengambilan keputusan yang tepat (Bodnar, 2006 : 1). Akuntansi adalah proses

memungkinkan adanya penilaian dan keputusan yang jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut(Soemarso,2004 : 14).

Berdasarkan defenisi di atas maka dapat di tarik kesimpulan bahwa sistem informasi akuntansi menurut (Kieso, 2007 : 72) menyatakan bahwa “Sistem informasi akuntansi adalah sistem pengumpulan dan pemrosesan data transaksi serta penyebaran informasi keuangan kepada pihak-pihak yang berkepentingan .” Sedangkan menurut (Widjajanto, 2001 : 4) menyatakan bahwa :

Sistem informasi akuntansi adalah susunan formulir, catatan, peralatan termasuk komputer dan perlengkapannya serta alat komunikasi, tenaga pelaksanaannya dan laporan yang terkoordinasi secara erat yang didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen.

Maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi adalah kumpulan dari sumber-sumber seperti orang dan peralatan yang dirancang untuk mentransformasikan data keuangan dan data lainnya menjadi informasi, dan informasi ini akan dikomunikasikan kepada para pembuat keputusan.

Menurut (Romney dan Steinbart, 2006 : 6) sistem informasi Akuntansi terdiri dari 6 komponen,yaitu:

1. People yang mengoperasikan sistem tersebut dan melakukan berbagai macam fungsi.

2. Procedures and instructions, baik manual maupun otomatis, yang termasuk dalam kegiatan pengumpulan, pemrosesan, dan penyimpanan data mengenai aktivitas organisasi.

27

6. Internal control and security measures, yang mengamankan data dalam sistem informasi akuntansi.

2. Pengertian dan Klasifikasi Aktiva Tetap

Didalam menghasilkan laporan keuangan, Aktiva Tetap mempunyai pengaruh yang besar dalam pengunaan Sistem Informasi Akuntansi. Hampir setiap perusahan, dalam bidang jasa, perdagangan maupun industri pasti memiliki aktiva tetap untuk menjalankan kegiatan operasional setiap harinya,termasuk pada Fakultas Ekonomi USU.

Menurut (Soemarso,2004 : 233) , dikemukakan definisi aktiva tetap adalah “Aktiva tetap adalah aktiva bernilai besar yang sifatnya tetap atau permanen, digunakan dalam kegiatan perusahaan dan tidak untuk dijual kembali dalam kegiatan normal dan memiliki masa manffat lebih dari satu tahun.”

Menurut (Harahap, 2002 : 1) menyebutkan bahwa defenisi aktiva tetap adalah sebagai berikut: Aktiva tetap adalah salah satu pos dalam laporan keuangan khususnya Neraca dan juga mempengaruhi laporan laba rugi melalui pos biaya penyusutan.

Dari definisi aktiva tetap di atas dinyatakan bahwa aktiva tetap mempunyai masa manfaat lebih dari satu periode akuntansi, digunakan dalam bentuk operasi perusahaan, dan tidak dimaksudkan untuk dijual dalam kegiatan normal perusahaan. Menurut (Harahap, 2002 : 22) penggolongan aktiva tetap dipandang dari berbagai sudut yaitu:

a. Berdasarkan sudut substansi :

1. Tangible Assets ( aktiva tetap berwujud ) seperti Lahan, Mesin, Gedung, dan Peralatan.

2. Intangible Assets ( aktiva yang tidak berwujud ) seperti HGU, HGB, Goodwill-Patents, Copyright, Hak Cipta, Franchise, dan lain-lain.

b. Berdasarkan sudut disusutkan atau tidak

1. Depreciated Plant Assets yaitu aktiva tetap yang disusutkan seperti Building (Bangunan), Equipment (Peralatan), Machinary (Mesin), Inventaris, Jalan, dan lain-lain.

2. Undepreciated Plant Assets, aktiva tetap yang tidak disusutkan seperti Land (Lahan).

c. Berdasarkan Jenis

Aktiva tetap berdasarkan jenis dapat dibagi sebagai berikut: 1. Tanah

2. Bangunan Gedung 3. Mesin

4. Kendaraan 5. Perabot

6. Inventaris/Peralatan 7. Prasarana

B. Aktiva Tetap pada Fakultas Ekonomi USU

Berdasarkan hasil riset (survey) yang telah dilakukan oleh peneliti, Fakultas Ekonomi USU memiliki rincian aktiva tetap yang digolongkan berdasarkan jenis seperti disebutkan di bawah ini :

1. Tanah

Tanah merupakan harta yang dimiliki dan digunakan selama kegiatan perusahaan masih berlangsung. Masa pemakaiannya tidak terbatas dan biasanya dijadikan tempat pendirian bangunan seperti kantor, gudang, parkir, dan lainnya. Universitas Sumatera Utara (USU) terletak di daerah Padang Bulan sebelah barat daya kota Medan. Kampus

29

bangunan dengan total luas lantai 133.141 m2. Pada Fakultas Ekonomi USU, tanah yang dimilikinya dijadikan sebagai pendirian gedung perkuliahan, kantor, perpustakaan, lapangan parkir, dan lainnya. Fakultas Ekonomi USU memiliki luas lahan sekitar 34.696 m2 atau sekitar 34 Ha. 2. Gedung

Fakultas Ekonomi USU mempunyai gedung dan bangunan yang cukup luas dengan berbagai kategori seperti ruang perkantoran, ruang kuliah, ruang diskusi/rapat, ruang dosen, ruang laboratorium , pusat kegiatan mahasiswa, gudang dan lain-lain yang merupakan sarana yang menunjang kegiatan akademika.

3. Mesin

Mesin-mesin yang ada di Fakultas Ekonomi USU terdiri dari mesin ketik manual dan listrik (portable dan standard) ,mesin fotokopi, mesin penghancur kertas, mesin potong kertas, mesin genset,mesin penghisap debu (vacuum cleaner).

4. Kendaraan

Berdasarkan hasil survey oleh peneliti , diketahui kenderaan yang ada di Fakultas Ekonomi USU adalah 1 unit sepeda motor yang berfungsi sebagai sarana penunjang bagi pegawai dalam kegiatan mengantar surat keluar ke berbagai instansi pemerintahan dan non pemerintahan.

5. Peralatan/Inventaris

Pada Fakultas Ekonomi USU peralatan terbagi ke dalam 2 kategori, yakni peralatan administrasi untuk keperluan yang ditempatkan pada perkantoran dan peralatan yang digunakan dalam penyelenggaraan proses belajar mengajar.

Aktiva tetap yang terdapat di Fakultas Ekonomi merupakan Barang Milik Negara (BMN). Klasifikasi dan kodefikasi BMN didasarkan pada ketentuan tentang klasifikasi dan kodefikasi Barang Milik Negara (BMN) yang berlaku. Pada Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi (SIMAK) Barang Milik Negara (BMN), barang dapat diklasifikasi ke dalam: golongan, bidang, kelompok, sub kelompok dan sub-sub kelompok. Jika terdapat Barang Milik Negara (BMN) yang belum terdaftar pada ketentuan tersebut, agar menggunakan klasifikasi dan kode barang yang mendekati jenis dan atau fungsinya. Dalam hal ini pada Fakultas Ekonomi USU telah menggunakan metode di atas dan dapat dilihat pada pemberian kode sepeda motor seperti di bawah ini: Sepeda Motor 3.02.01.04.001

Keterangan : 3, alat bergerak. 02, alat angkutan.

01, alat angkutan darat bermotor. 04, sepeda motor.

31

C. Transaksi yang mengubah aktiva tetap

Transaksi-transaksi yang mengubah aktiva tetap terdiri dari tiga kelompok yaitu :

a) Transaksi yang mengubah rekening aktiva tetap

b) Transaksi yang mengubah rekening akumulasi depresiasi aktiva tetap yang bersangkutan,

c) 1Transaksi yang mengubah rekening biaya reparasi dan pemeliharaan aktiva tetap.

Jenis transaksi yang mengubah harga pokok aktiva tetap terdiri dari transaksi, perolehan (pembelian, pembangunan dan sumbangan), pengeluaran modal, revaluasi, pertukaran, penghentian pemakaian dan penjualan. Jenis transaksi yang mengubah akumulasi depresiasi aktiva tetap terdiri dari depresiasi, penghentian pemakaian, penjualan dan pertukaran. Dan jenis transaksi yang mengubah rekening biaya reparasi dan pemeliharaan aktiva tetap adalah konsumsi berbagai sumber daya antara lain bahan dan suku cadang, sumber daya manusia,energi, peralatan, dan sumber daya lain untuk kegiatan reparasi dan pemeliharaan aktiva tetap.

1. Transaksi perolehan

Yang dimaksud dengan harga perolehan aktiva tetap adalah jumlah uang yang dikeluarkan atau utang yang timbul untuk memperoleh aktiva tetap. Dengan demikian pencatatan perolehan aktiva tetap, dimana nilai aktiva tetap yang diperoleh dicatat sebesar harga beli ditambah dengan biaya – biaya yang dikeluarkan sampai aktiva tersebut siap digunakan. Biaya-biaya

tersebut meliputi biaya ongkos angkut, biaya pemasangan, dan biaya percobaan.Jika aktiva tetap diperoleh dari pertukaran maka harga pasar aktiva yang diserahkan tidak diketahui, maka harga pasar yang diterima dicatat sebagai hasil perolehan aktiva tetap. Sesudah harga perolehan dan dalam masa penggunaan maka untuk aktiva yang umurnya tidak terbatas seperti tanah, dilaporkan dalam neraca sebesar harga perolehannya, sedangkan untuk aktiva tetap yang umurnya terbatas dicantumkan dalam neraca sebesar harga perolehan dikurangi dengan akumulasi depresiasi/deplesi. Harga perolehan dikurangi akumulasi depresiasi/deplesi disebut nilai buku.

Aktiva tetap pada Fakultas Ekonomi USU diperoleh dengan cara pembelian tunai, dan donasi atau sumbangan. Fakultas Ekonomi USU setiap enam bulan sekali per tahun mengajukan usulan ke pihak Biro Rektor di bagian perlengkapan untuk penambahan aktiva dan membuat laporan adanya kerusakan aktiva. Transaksi perolehan aktiva tetap dari pembelian dicatat dalam register buku kas keluar dengan jurnal sebagai berikut :

Aktiva Tetap xxx

Kas Keluar ( yang dibayar ) xxx

Jika aktiva tetap diperoleh dari sumbangan, harga pokok aktiva tetap dicatat dalam jurnal umum dengan jurnal sebagai berikut:

Aktiva tetap xxx

33

2. Transaksi pengeluaran aktiva tetap

Selama penggunaan aktiva tetap dalam perusahaan tentu akan mengalami perbaikan atau penambahan agar aktiva tetap tersebut tetap dapat digunakan dengan baik. Oleh karena itu, perusahaan tidak dapat menghindarkan diri dari pengeluaran-pengeluaran biaya untuk perbaiakan dan pertambahan aktiva tetap tersebut. Pengeluaran-pengeluaran itu harus dianalisis karena akan mempengaruhi harga pokok (cost) yang kemudian mempengaruhi biaya penyusutan. Pengeluaran-pengeluaran biaya yang dilakukan untuk aktiva tetap setelah perolehan aktiva tetap tersebut pada Fakultas Ekonomi USU membedakannya atas:

1. Pengeluaran Biaya (Revenue Expenditure)

Pengeluaran yang bersifat umum dan memerlukan dana relatif kecil dan hanya memberikan tambahan manfaat pada periode akuntansi dimana biaya itu ditetapkan. Misalnya biaya pemeliharaan gedung, seperti biaya pengecatan gedung, biaya pemeliharaan kenderaan, seperti biaya penggantian oli, biaya pemeliharaan inventaris, komputer, dan mesin-mesin seperti servis secara berkala.

2. Pengeluaran Modal (Capital Expenditure)

Pengeluaran biaya atas aktiva tetap yang bersifat pengeluaran tidak rutin dan memerlukan dana yang relatif besar dan dapat memberikan tambahan manfaat lebih dari sartu periode akuntansi. Misalnya perluasan bangunan atau lahan parkir, penambahan ruangan kantor, pemasangan AC, dan pemasangan listrik.

Pengeluaran-pengeluaran biaya yang dikeluarkan oleh Fakultas Ekonomi USU atas pemakaian aktiva tetap biasanya untuk :

A. Biaya pemeliharaan (Maintenance), yaitu biaya yang dikeluarkan untuk memelihara aktiva tetap dalam kondisi baik. Biaya ini sifatnya biasa dan berulang-ulang serta tidak menambah umur aktiva,

B. Biaya perbaikan (Repairs), yaitu pengeluaran untuk memperbaiki aktiva tetap dari kerusakan sehingga menjadi baik dan dapat dipergunakan kembali,

C. Biaya penambahan (Additional), yaitu biaya yang dikeluarkan untuk menambah aktiva-aktiva lain yang lebih baru sehingga menambah mutu dan aktiva yang lebih baik,

D. Biaya perombakan (Rearrangement), yaitu pengeluaran biaya untuk perombakan mesin dan peralatan kemudian dipasang kembali, sehingga lebih ekonomis dan lebih efisien,

E. Biaya penggantian (Replacement), yaitu biaya yang dikeluarkan untuk menggantikan bagian-bagian dari aktiva tetap yang rusak agar aktiva tersebut berfungsi kembali sebagaimana mestinya.

Jurnal pengeluaran biaya reparasi aktiva tetap yang harus dicatat oleh Fakultas Ekonomi USU adalah :

35

3. Transaksi Penyusutan ( Depreciation ) Aktiva Tetap

Dalam (Jay dan Fred, 1987, 491) menyatakan “Penyusutan adalah pengalokasian harga perolehan aktiva secara sistematik dan rasional selama masa manfaat dari aktiva bersangkutan. Penyusutan untuk periode akuntansi dibebankan ke pendapatan baik secara langsung maupun tidak langsung.”

Dari definisi diatas, jelas menunjukkan bahwa penyusutan bukanlah merupakan suatu proses penilaian aktiva atau prosedur pengumpulan dana untuk mengganti aktiva. melainkan merupakan suatu metode untuk mengalokasikan harga perolehan aktiva tetap ke periode-periode akuntansi berikutnva.Faktor-faktor yang menentukan beban penyusutan yaitu harga pokok,nilai residu,umur teknis dan pola pemakaian.

Dalam menyusutkan aktiva tetap terdapat beberapa metode dimana pemilihan metode penyusutan tergantung dari sifat dan karakteristik aktiva tetap masing-masing. Menurut (Harahap, 2002 : 56) metode-metode tersebut adalah sebagai berikut :

A. Metode yang didasarkan pada faktor waktu Metode ini terbagi 4 yaitu :

1. Penyusutan garis lurus (Straight line method)

2. Penyusutan pembebanan menurun (Decreasing charge depreciation)

- Metode jumlah angka tahun (Sum of year’s-digits method) - Metode saldo menurun (Declining balance method)

- Metode saldo menurun ganda (Double declining balance method)

3. Metode anuitas (Annuity method)

4. Metode penyisihan dana (Sinking Fund method) B. Metode yang didasarkan pada faktor penggunaan :

1. Metode jam pemakaian/ unit jam jasa (Service hours method) 2. Metode output produksi/ jumlah unit produk (Productive

C. Metode berdasarkan tarif kelompok dan tarif gabungan (Group and Composite rate method)

1. Penyusutan kelompok (Group Depreciation) 2. Penyusutan gabungan (Composite Depreciation)

Fakultas Ekonomi sebagai unit kerja Universitas Sumatera Utara hanya melaporkan aktiva tetap setiap 6 bulan sekali pertahun tanpa ada melakukan penyusutan pada aktiva tetapnya. Seluruh laporan aktiva tetap di bawah unit kerja USU disatukan kemudian dilaporkan ke Departemen Keuangan di bawah wewenang Menteri Keuangan sebagai Bendahara Umum Negara. Laporan aktiva tetap di USU disusutkan oleh Direktorat Jenderal Kekayaan Negara sebagai perpanjangan tangan dari Menteri Keuangan. Biasanya metode yang diterapkan menggunakan metode garis lurus (Straight line method). Hasil penyusutan aktiva tetap diterbitkan setiap enam bulan sekali per tahun. Alasan menggunakan metode penyusutan garis lurus (Straight line method) adalah kegunaan ekonomis dari suatu aktiva tetap akan menurun secara proporsional setiap periode, biaya reparasi dan pemeliharaan tiap-tiap periode jumlahnya relatif tetap, kegunaan ekonomis berkurang karena terlewatnya waktu, penggunaan (kapasitas) aktiva tiap-tiap periode relatif tetap. Dokumen sumber yang dipakai untuk pencatatannya adalah bukti memorial. Pencatatan biaya penyusutan yang harus dilakukan oleh Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut:

37

4. Transaksi penghentian penggunaan aktiva tetap

Proses penghentian penggunaan aktiva tetap menurut (Skousen, 2004 : 808) dapat terjadi dalam berbagai kondisi sebagai berikut:

a. Asset Retirement by Sale

Hasil penjualan aktiva tetap dapat diterima dalam bentuk kas atau piutang. Bila harga jual lebih tinggi di banding dengan nilai buku aktiva yang bersangkutan berarti ada keuntungan, sedangkan jika harga jual lebih rendah dari nilai buku berarti ada kerugian. b. Asset Retirement by Exchange for Other Non monetary Assets

Seringkali perusahaan melakukan penghentian penggunaan aktiva tetap melalui pertukaran dengan aktiva tetap nonmoneter lainnya, maka aktiva tersebut dicatat sebesar nilai wajarnya atau nilai pasar aktiva yang diterima. Jika harga perolehan aktiva baru lebih tinggi dari book value aktiva lama maka diperoleh keuntungan atau sebaliknya.

c. Retirement by Involuntary Conversion

Penghentian penggunaan aktiva tetap karena konversi terpakas dapat terjadi kerusakan berat akibat terjadinya peristiwa-perisyiwa seperti kebakaran, banjir, gempa bumi, dan sebagainya.”

Fakultas Ekonomi USU akan menghentikan penggunaan suatu aktiva tetap karena aktiva tetap tersebut tidak dibutuhkan lagi dan sudah usang. Fakultas Ekonomi menyimpan seluruh aktiva tetap yang tidak dibutuhkan lagi di dalam gudang penyimpanan. Seluruh aktiva yang tidak dibutuhkan lagi tetap dicatat dalam laporan aktiva karena aktiva tersebut merupakan kekayaan milik negara.

Fakultas Ekonomi USU harus melaporkan semua aktiva tetap yang tidak terpakai lagi ke Biro Rektor, sehingga Biro Rektor akan meninjau dan menghapuskan aktiva tetap yang ada di Fakultas Ekonomi USU. Aktiva tetap yang telah dihapuskan tidak dicatat lagi di laporan aktiva tetap Fakultas Ekonomi USU.

D. Dokumen yang di gunakan pada Fakultas Ekonomi USU

Formulir dokumen pada dasarnya merupakan wujud fisik rekaman transaksi perusahaan, formulir pada dasarnya digunakan untuk menetapkan tanggung jawab kegiatan untuk memulai, mencatat, atau menyelesaikan transaksi, mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pencatatan, mengirim data dari satu pihak ke pihak lain, dan merekam transaksi atau meminta dilakukannya suatu kegiatan.

Dokumen yang digunakan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara untuk merekam data transaksi aktiva tetap yang bersangkutan adalah : 1. Surat permintaan otorisasi investasi ( expenditure authorization request)

Karena investasi dalam aktiva tetap biasanya meliputi jumlah rupiah yang relative besar dan mencakup keterikatan dana dalam jangka waktu yang relative panjang, maka pengendalian aktiva tetap dilakukan melalui perencanaan yang matang.

2. Surat permintaan reparasi ( authorization for repair )

Berfungsi sebagai perintah dilakukannya reparsi yang merupakan pengeluaran modal.

3. Surat permintaan transfer aktiva tetap

Berfungsi sebagai permintaan dan pemberian otorisasi transfer aktiva tetap.

4. Surat permintaan penghentian pemakaian aktiva tetap.

39

5. Surat perintah kerja (work order )

Berfungsi sebagai perintah dilaksanakannya pekerjaan tertentu mengenai aktiva tetap dan sebagai catatan yang dipakai untuk mengumpulkan biaya pembuatan aktiva tetap.

6. Surat order pembelian

Diterbitkan oleh fungsi pembelian yang merupakan surat untuk memesan aktiva tetap kepada pemasok.

7. Laporan penerimaan barang

Diterbitkan oleh fungsi penerimaan setelah fungsi ini melakukan pemeriksaan kuantitas, mutu, dan spesifikasi aktiva tetap yang diterima dari pemasok.

8. Faktur dari pemasok

Merupakan tagihan dari pemasok untuk aktiva tetap yang dibeli. 9. Bukti kas keluar

Merupakan perintah pengeluaran kas yang dibuat oleh fungsi akuntansi setelahdokumen surat permintaan otorisasi invesatsi, surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok diterima dan diperiksa oleh fungsitersebut.

10. Bukti memorial.

Digunakan sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi depresiasi aktivatetap, harga pokok aktiva tetap yang telah selesai dibangun, pemberhentian pemakaian aktiva tetap, dan pengeluaran modal.

Pedoman dan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa pemerintah diatur sesuai dengan Keputusan Presiden No. 8 Tahun 2003 dan Peraturan Pemerintah No. 95 Tahun 1995. Perencanaan pengeluaran investasi dalam dalam aktiva tetap dimulai dengan diajukannya usulan investasi kepada Pembantu Dekan II. Melalui bagian perlengkapan, usulan investasi diteliti kelayakan teknis dan ekonomisnya yang hasilnya dituangkan dalam laporan studi kelayakan. Studi kelayakan tersebut digunakan untuk menyusun anggaran investasi (capital budget) untuk disetujui / diotorisasi oleh Dekan dan Pembantu Dekan II. Untuk melaksanakan investasi yang tercantum dalam anggaran investasi diperlukan dokumen untuk meminta dana yang telah diizinkan oleh Dekan dan Pembantu Dekan II. Dokumen yang di gunakan adalah surat permintaan otorisasi investasi.Sedangkan yang memberikan otorisasi terhadap semua mutasi aktiva tetap yang dicantumkan dalam surat permintaan otorisasi investasi dan surat permintaan otorisasi reparasi adalah Dekan Fakultas Ekonomi USU.

E. Catatan Akuntansi yang digunakan Fakultas Ekonomi USU

Catatan akuntansi yang digunakan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara untuk mencatat transaksi yang mengubah harga pokok aktiva tetap dan akumulasi depresiasi aktiva tetap adalah :

1. Kartu Aktiva Tetap

Merupakan buku pembantu aktiva tetap yang digunakan untuk mencatat secara rinci segala data yang bersangkutan dengan aktiva tetap

41

2. Jurnal Umum

Untuk mencatat transaksi harga pokok aktiva tetap yang telah selesai dibangun, biaya-biaya untuk pemasangan dan pembongkaran aktiva tetap, penghentian pemakaian aktiva tetap dan depresiasi aktiva tetap.

3. Register Bukti Kas Keluar

Untuk mencatat transaksi pembelian aktiva tetap dan pengeluaran modal yang berupa pengeluaran kas.

PENUTUP

A. Kesimpulan

Adapun kesimpulan yang dapat diambil oleh penulis adalah sebagai berikut:

1. Sistem informasi akuntansi atas aktiva tetap pada Fakultas Ekonomi USU telah berjalan dengan cukup baik.

2. Aktiva tetap yang terdapat di Fakultas Ekonomi merupakan Barang Milik Negara (BMN).

3. Aktiva tetap yang ada di Fakultas Ekonomi USU dikelompokkan menurut jenisnya yang masing – masing telah diberi kode tertentu.

4. Klasifikasi dan kodefikasi Barang Milik Negara (BMN) didasarkan pada ketentuan tentang klasifikasi dan kodefikasi Barang Milik Negara (BMN) yang berlaku.

5. Fakultas Ekonomi melaporkan aktiva tetap setiap 6 bulan sekali pertahun tanpa ada melakukan penyusutan pada aktiva tetapnya Laporan aktiva tetap di USU disusutkan oleh Direktorat Jenderal Kekayaan Negara sebagai perpanjangan tangan dari Menteri Keuangan.

6. Aktiva tetap pada Fakultas Ekonomi USU diperoleh dengan cara pembelian tunai, dan donasi atau sumbangan. Fakultas Ekonomi USU setiap 6 bulan sekali per tahun mengajukan usulan ke pihak Biro Rektor di

43

7. Dokumen yang digunakan untuk merekam data transaksi yang mengubah harga pokok aktiva tetap dan akumulasi penyusutan aktiva tetap yang digunakan pada Fakultas Ekonomi USU adalah surat permintaan otorisasi investasi, surat permintaan reparasi, surat perintah kerja (work order), surat order pembelian, laporan penerimaan barang, faktur dari pemasok, bukti kas keluar, dan bukti memorial.

8. Catatan akuntansi yang digunakan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara untuk mencatat transaksi yang mengubah harga pokok aktiva tetap dan akumulasi depresiasi aktiva tetap adalah Kartu Aktiva Tetap, Jurnal Umum, Registrasi Bukti Kas Keluar.

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan di atas, penulis mencoba memberikan beberapa saran yang di harapkan dapat berguna bagi Fakultas Ekonomi USU dalam rangka penerapan sistem informasi akuntasi.

1. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan diharapkan dapat menyusun sendiri besarnya penyusutan aktiva tetap untuk menentukan

alokasi biaya terhadap penggunaan aktiva tetap tersebut, agar dapat lebih mandiri dan dapat mengatur segala penyusutan dan anggaran yang dapat akan disusun.

2. Fakultas Ekonomi USU sebaiknya meningkatkan pengendalian intern dalam sistem informasi akuntansi atas aktiva tetap.Salah satunya dalam hal mengakses dokumen dokumen yang penting dalam transaksi

penting tersebut.

3. Fakultas Ekonomi USU diharapkan mampu meningkatkan pengawasan terhadap unit pengelola aktiva tetap untuk menghindari terjadinya kecurangan dan penyelewengan oleh pihak ekstern maupun intern dalam hal penggunaan dana untuk pengadaan aktiva tetap tersebut.

4. Fakultas Ekonomi diharapkan mampu menjadi Fakultas yang mandiri dan menjadi contoh bagi Fakultas-Fakultas lain, dengan mampu mempergunakan Sistem Informasi Akuntansi yang efektif dan efisien sehingga dapat membawa pengaruh positif seperti penghematan dan pengendalian yang menyeluruh.

DAFTAR PUSTAKA

Bodnar, George H, and William S.Hopwood, 2006. Sistem Informasi Akuntansi, Buku I, Salemba Empat, Jakarta.

Hall, James A, 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Buku I, Salemba Empat, Jakarta.

Harahap, Sofyan Syafri, 2002. Akuntansi Aktiva Tetap, Edisi Keempat, PT. Raja Grafindo, Jakarta.

Kieso, Donald E, Jerry J. Weygandt, and Terry D. Warfield, 2007. Akuntansi Intermediate, Edisi Ke-12, Erlangga, Jakarta.

M.Smith, Jay, K.Fred Skousen,1987. Akuntansi Intermediate, Edisi Kesembilan, Erlangga, Jakarta

Romney, Marshall B, and Paul Jhon Steinbart, 2006. Accounting Information System, 10th edition, Pearson Education International, New Jersey.

S.R,Soemarso, 2004. Akuntansi Suatu Pengantar, Buku I,Salemba Empat,Jakarta

Stice, Earl K, James D. Stice, and K. Fred Skousen, 2004. Intermediate Accounting, 15th edition, South-Western College Publishing, Ohio.

LAMPIRAN 1

LAMPIRAN 2

LAMPIRAN 3

LAMPIRAN 4

44

yang tidak berwenang yang dapat memanipulasi dokumen-dokumen penting tersebut.

3. Fakultas Ekonomi USU diharapkan mampu meningkatkan pengawasan terhadap unit pengelola aktiva tetap untuk menghindari terjadinya kecurangan dan penyelewengan oleh pihak ekstern maupun intern dalam hal penggunaan dana untuk pengadaan aktiva tetap tersebut.

4. Fakultas Ekonomi diharapkan mampu menjadi Fakultas yang mandiri dan menjadi contoh bagi Fakultas-Fakultas lain, dengan mampu mempergunakan Sistem Informasi Akuntansi yang efektif dan efisien sehingga dapat membawa pengaruh positif seperti penghematan dan pengendalian yang menyeluruh.

DAFTAR PUSTAKA

Bodnar, George H, and William S.Hopwood, 2006. Sistem Informasi

Akuntansi, Buku I, Salemba Empat, Jakarta.

Hall, James A, 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Buku I, Salemba Empat, Jakarta.

Harahap, Sofyan Syafri, 2002. Akuntansi Aktiva Tetap, Edisi Keempat, PT. Raja Grafindo, Jakarta.

Kieso, Donald E, Jerry J. Weygandt, and Terry D. Warfield, 2007. Akuntansi

Intermediate, Edisi Ke-12, Erlangga, Jakarta.

M.Smith, Jay, K.Fred Skousen,1987. Akuntansi Intermediate, Edisi Kesembilan, Erlangga, Jakarta

Romney, Marshall B, and Paul Jhon Steinbart, 2006. Accounting Information

System, 10th edition, Pearson Education International, New Jersey.

S.R,Soemarso, 2004. Akuntansi Suatu Pengantar, Buku I,Salemba Empat,Jakarta

Stice, Earl K, James D. Stice, and K. Fred Skousen, 2004. Intermediate

Accounting, 15th edition, South-Western College Publishing, Ohio.

LAMPIRAN 1

LAMPIRAN 2

LAMPIRAN 3

LAMPIRAN 4