Perancangan Aplikasi Pembelian Buku Tunai Di CV. Bandung Book Centre Cabang Suci

ii

important function to reach that aim operation the of company. But in system of organizing the books for example cash order there is always a problem at administration department. One of the problem is repeating order ( redudansi) sometimes always happen when ordering the stuffs because the system still manually. And also when checking or controlling process sometimes there is different between system and manually, so the superior should make double check again or stock opname.

In order to increase the intern and externs consumer satisfaction, they need to make providing system such a cash order, and the consumer can purchase or order the books without any afraid less stock. Because providing system of the stuffs, in this way cash order is one of main point to fixed the consumer satisfaction, in other way, their need computerize system base on desktop so it could make well organize effect ordering system (purchase order). The method to arrange this system is structural approaching system and prototype as a device improvement to arrange the system which include, Flowmap, Diagram Konteks, DFD ( Data Flow Diagram ) Kamus Data, Normalisasi, and Tabel Relasi. Collecting data Technique with interview and documentation is held by CV BANDUNG BOOK CENTRE Cabang suci. and Application which used by the company is Borland Delphi programming 07 with data base SQL sever 2000.

Designing of this application hope can make easier to improved the system which already used and to increase consumer satisfaction. Also to support every single things process in the company providing system such a purchase cash system through the technology information.

Key Words : Designing purchase cash system application , Application, Purchase, Cash.

i ABSTRAK

CV. Bandung Book Centre Cabang Suci adalah sebuah cabang perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan dan penyalur buku yang beralamat di Jl. PHH. Mustopa No.7, Bandung. Sesuai dengan tujuannya, perusahaan ini selalu ingin memuaskan konsumen atau pelanggannya. Pembelian adalah salah satu fungsi yang paling penting dalam keberhasilan operasi suatu perusahaan. Tetapi dalam sistem pengadaan buku seperti pembelian tunai sering terjadi masalah pada bagian administrasi, salah satu masalahnya pada saat melakukan pemesanan barang sering terjadinya pembuatan pesanan secara berulang (redudansi) karena prosesnya masih manual, Dan juga pada saat pengecekan barang sering terjadi perbedaan data stok antara data yang di komputer dengan data stok fisiknya, sehingga para karyawan harus melakukan stok opname.

Dalam upaya meningkatkan kepuasan kepada konsumen baik intern maupun ekstern diperlukan sistem pengadaan barang seperti sistem pembelian tunai, agar para konsumen dapat membeli buku yang mereka cari dan tidak kehabisan stok pada saat membeli buku tersebut. karena pengadaan barang seperti pembelian tunai merupakan salah satu faktor yang menentukan di dalam upaya meningkatkan kepuasan kepada konsumen. maka dibutukan suatu sistem komputerisasi berbasis desktop agar menghasilkan pembelian yang efektif dalam pembuatan pemesanan (purchase order). Metode yang digunakan dalam perancangan sistem ini adalah menggunakan pendekatan terstruktur , dan pengembangannya menggunakan prototype alat yang digunakan untuk merancang sistem yaitu Flowmap, Diagram Konteks, DFD (Data Flow Diagram), Kamus Data, Normalisasi dan Tabel Relasi. Tehnik pengumpulan data yaitu wawancara oleh pihak CV Bandung Book Centre Cabang Suci dan dokumentasi. Sedangkan aplikasi yang dipilih adalah pemprograman Borland Delphi 07 dengan data base SQL server 2000.

Perancangan aplikasi ini diharapkan dapat menghasilkan kemudahan dalam mengembangkan sistem yang ada dan meningkatkan kepuasan kepada konsumen, dan mendukung setiap kegiatan instansi pengadaan barang seperti sistem pembelian tunai melalui teknologi informasi.

1 1.1.Latar Belakang Penelitian

CV. Bandung Book Centre Cabang Suci adalah sebuah cabang perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan dan penyalur buku yang beralamat di Jl. PHH. Mustopa No.7, Bandung. Sesuai dengan tujuannya, perusahaan ini selalu ingin memuaskan konsumen atau pelanggannya.

Pembelian adalah salah satu fungsi yang paling penting dalam keberhasilan operasi suatu perusahaan. Apabila persediaan barang di dalam suatu perusahaan kurang, maka akan sangat berpengaruh pada proses penjualannya. Oleh karena itu, bagian persediaan dan bagian pembelian itu sangat berhubungan atau saling berkaitan satu sama lainnya.

Ada beberapa cara yang di tempuh oleh CV. Bandung Book Centre Cabang Suci dalam pengadaan barang untuk bagian persediaan, salah satunya yaitu pembelian tunai, dalam sistem pembelian tunai disini barang-barang yang tidak sesuai dengan permintaan bisa dikembalikan. Oleh karena itu bagian tersebut tidak harus menyimpan barang-barang yang tidak sesuai dengan permintaan pada waktu pembelian.

Sebagai perusahaan yang sudah sangat berkembang, CV Bandung Book Centre Cabang Suci mengalami beberapa masalah pada salah satu bagiannya, yaitu bagian administrasi. Salah satu masalahnya yaitu, pada saat melakukan pemesanan barang sering terjadinya pembuatan pesanan secara berulang (redudansi) karena prosesnya masih manual. Dan juga pada saat pengecekan barang sering terjadi perbedaan data stok antara data yang di komputer dengan data stok fisiknya, sehingga para karyawan harus melakukan stock opname. Selain itu, dalam melakukan proses pencarian dan pengelolaan data masih sangat lambat sekali.

Dari uraian diatas, penulis merasa perlu untuk mengangkat masalah ini. Sehingga diharapkan dengan adanya perubahan sistem yang baru maka sistem pembelian ini dapat berjalan lebih baik lagi, serta mampu menghasilkan informasi yang tepat, akurat dan cepat. Pada akhirnya, hal ini akan berdampak pada peningkatan proses pembelian dan di peroleh keuntungan yang maksimal bagi perusahaan, serta kepuasan bagi para konsumennya. Berdasarkan analisis diatas, maka penulis mengambil judul tugas akhir ini :

“ PERANCANGAN APLIKASI PEMBELIAN BUKU TUNAI DI CV.

1.2.Identifikasi Dan Rumusan Masalah

Identifikasi masalah dan rumusan masalah diperlukan untuk mengidentifikasi permasalahan dan mencari perumusahan masalah yang dijadikan pondasi dasar dalam penyusunan tugas akhir ini, identifikasi masalah akan dijadikan latar belakang dalam penelitian ini, selanjutnya akan dijelaskan secara rinci mengenai identifikasi dan rumusan masalah yang ditemukan.

1.2.1. Identifikasi Masalah

Identifikasi permasalahan ini menjelaskan secara rinci fungsi dari pembelian sebagaimana telah dijelaskan pada latar belakang permasalahan. Untuk itu pembelian yang ada harus terencana dengan baik, agar dapat menghindari terjadinya hambatan dalam aktivitas pembelian barang.

Setelah penulis melakukan analisis, maka permasalahan yang timbul dalam proses pembelian tersebut antara lain sebagai berikut :

1. Administrasi Pembelian mengalami kesulitan pada saat akan menginput dan mencari data sehingga pengelolaannya sangat lambat.

2. Adanya pemesanan secara redudansi (berulang), sehingga terjadi pemasukan barang secara berulang.

3. Sering terjadinya perbedaan data stok antara data stok yang dikomputer dengan data stok fisiknya.

1.2.2. Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah yang dihadapi dari penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Bagaimana sistem informasi pembelian buku tunai yang sedang berjalan pada CV. Bandung Book Centre Cabang Suci.

2. Bagaimana perancangan aplikasi pembelian buku tunai pada CV. Bandung Book Centre Cabang Suci.

3. Bagaimana implementasi sistem pembelian buku tunai yang sedang berjalan pada CV. Bandung Book Centre Cabang Suci.

1.3.Maksud Dan Tujuan Penelitian

Maksud dan tujuan dari penelitian ini merupakan maksud dan tujuan

penelitian yang ingin dicapai secara penuh sehingga penelitian ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang terlibat, secara rinci maksud dan tujuan yang ingin dicapai akan dijelaskan dibawah ini.

1.3.1. Maksud Penelitian

Maksud dari penelitian yang penulis lakukan pada CV. Bandung Book Centre adalah sebagai berikut :

1. Untuk memperoleh dan mengumpulkan data atau keterangan yang relevan dengan permasalahan yang akan diteliti.

2. Untuk memenuhi salah satu syarat dalam pembuatan tugas akhir agar dapat menyelesaikan pendidikan D3 Program Studi Manajemen Informatika Fakultas Teknik & Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.

3. Sebagai latihan untuk studi banding antara hal-hal yang telah dipelajari selama dibangku kuliah dengan kegiatan yang dilakukan dilapangan serta memberikan gambaran tentang Sistem Pembelian Tunai pada CV. Bandung Book Centre

1.3.2. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dasar dari penelitian yang penulis lakukan pada CV. Bandung Book Centre yaitu :

1. Untuk mengetahui sistem informasi pembelian buku tunai yang sedang berjalan saat ini di CV. Bandung Book Centre Cabang Suci.

2. Untuk merancang aplikasi pembelian buku tunai pada CV. Bandung Book Centre Cabang Suci.

3. Untuk mengetahui implementasi sistem Pembelian buku tunai yang sedang berjalan di CV. Bandung Book Centre Cabang Suci.

1.4.Kegunaan Penelitian

Penelitian ini mempunyai beberapa kegunaan yang ditujukan kepada semua pihak termasuk penulis agar dapat dirasakan manfaat dan kegunaanya sebagai sebuah penelitian ilmiah. Kegunaan penelitian ini terbagi atas 2 kegunaan, yaitu kegunaan akademis dan keguanaan praktis, berikut kegunaan penelitian tersebut.

1.4.1. Kegunaan Akademis

Kegunaan akademis dari penelitian yang dilakukan oleh penulis diantaranya :

1. Bagi Pengembangan Ilmu

Adapun kegunaan akademis bagi pengembangan ilmu adalah dari hasil penelitian ini diharapkan menjadi pembandingan antara ilmu menejemen (teori) dengan keadaan yang terjadi langsung di lapangan (praktek). Sehingga dengan adanya perbandingan tersebut akan lebih memajukan ilmu manajemen informatika yang sudah ada untuk ditahapkan pada dunia nyata dan dapat mengutungkan berbagai pihak.

2. Bagi penulis

Untuk menerapkan ilmu yang didapat selama kuliah di Program Diploma 3, kepada masyarakat serta sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan studi di Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM) Bandung.

3. Bagi perusahaan

Dapat digunakan sebagai bahan masukan dan pertimbangan dalam operasional perusahaan.

4. Bagi lembaga pendidikan

Semoga hasil penelitian ini dapat bermanfaat bagi Program Diploma 3 Program Studi Manajemen Informatika pada khususnya bagi mahasiswa Tekhnik pada umumnya dalam hal pelaksanaan strategi Pembelian Tunai di CV. Bandung Book Centre.

1.4.2. Kegunaan Praktis

Adapun kegunaan praktis dari penelitian yang dilakukan oleh penulis diantaranya: 1. Untuk bahan penyusunan Tugas Akhir yang merupakan syarat menempuh

tujuan akhir Diploma 3 pada fakultas tekhnik program studi manajemen informatika di UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA (UNIKOM) Bandung.

2. Untuk mengembangkan dan mengaplikasikan ilmu yang telah di berikan dan didapat di UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA (UNIKOM) Bandung

1.5.Batasan Masalah

Pembatasan masalah ini dilaksanakan agar dalam perancangan sistem yang dihasilkan terarah dan tidak terlalu meluas, maka penulis merasa perlu membatasi ruang lingkup dari permasalahan tersebut, sesuai dengan tempat penulis melakukan penelitian.

Batasan-batasan tersebut adalah :

1. Hanya membahas pembelian untuk pemesanan secara berulang (repeat order) yaitu buku yang di pesan sudah ada data sebelumnya di bagian administrasi, jadi pembelian tidak memunculkan data buku baru lagi.

2. Tidak membahas pembayaran dibagian administrasi pada saat melakukan pembelian.

1.6.Lokasi Dan Waktu Penelitian

Lokasi dan waktu penelitian telah penulis susun secara lengkap dari mulai tahapan analisis sampai tahapan implementasi yang terbagi dalam tiap bulan yang dilakukan selama 3 bulan penelitian, dengan melakukan observasi terlebih dahulu ke lokasi penelitian, selanjutnya mengenai lokasi dan waktu penelitian akan dijelaskan sebagai berikut.

1.6.1. Lokasi

Lokasi penelitian di lakukan di CV. Bandung Book Centre Cab. Suci, di Jl. PHH. Mustopa No. 7, Bandung.

1.6.2. Waktu Penelitian

Tabel 1.1. Waktu Penelitian

No Kegiatan

2010

Maret April Mei

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1. Mengidentifikasi Kebutuhan Pemakai

Sumber Pengumpulan Data : 1. Primer

a. Observasi

b. Wawancara

2. Sekunder

Dokumentasi, Studi Pustaka

2. Membangun Prototype

a. Merancang Input/Proses/Output

b. Merancang Basis Data c. Design dan Coding

3. Menguji Prototype

4. Memperbaiki Prototype

5. Mengembangkan Versi Prototype

10 2.1. Pengertian Sistem

Mempelajari suatu sistem informasi, maka terlebih dahulu kita harus mengetahui tentang sistem. Adapun definisi sistem antara lain :

2.1.1. Bentuk Dasar Sistem

Suatu sistem sangatlah dibutuhkan dalam suatu perusahaan atau instansi pemerintahan, karena sistem sangatlah menunjang terhadap kinerja perusahaan atau instansi pemerintah, baik yang berskala kecil maupun besar. Supaya dapat berjalan dengan baik diperlukan kerjasama diantara unsur-unsur yang terkait dalam sistem tersebut.

Menurut Jogiyanto (2005:1) Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.

2.1.2. Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat – sifat yang tertentu, yaitu mempunyai komponen–komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (process), dan sasaran (objectives), atau tujuan (goal). a. Komponen Sistem

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk satu kesatuan. Komponen–komponen sistem atau elemen–elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian–bagian dari sistem. Setiap sistem tidak peduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen–komponen atau subsistem–subsistem.

b. Batas Sistem

Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

c. Lingkungan Luar Sistem

Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem. d. Penghubung Sistem

Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu sistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber – sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. Dengan penghubung

satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

e. Masukan Sistem

Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang di proses untuk didapatkan keluaran.

f. Keluaran Sistem

Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembangunan. Keluaran merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.

g. Pengolah Sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan – bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.

h. Sasaran Sistem

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.

2.1.3. Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut :

a. Sistem terbuka dan tertutup

Sebuah sistem dikatakan terbuka bila aktivitas didalam sistem tersebut dipengaruhi oleh lingkungannya, sedangkan suatu sistem dikatakan tertutup bila aktivitas–aktivitas didalam sistem tersebut tidak terpengaruhi oleh perubahan yang terjadi di lingkungannya.

b. Sistem buatan manusia dan Sistem Alamiah

Suatu sistem diklasifikasikan berdasarkan asalnya, sistem tersebut bisa diklasifikasikan sebagai sistem yang ada secara alamiah (buatan Tuhan) atau buatan manusia.

c. Sistem Tertentu dan Tak Tentu

Suatu sistem dapat pula diklasifikasikan berdasarkan tertentu dan tak tentu. Sebuah sistem yang tertentu, misalkan sistem listrik ditempat dimana kita tinggal yang dipenuhi oleh arus listrik yang tetap dan dapat diukur. Sstem tak tentu, misalnya organisasi perusahaan merupakan sistem yang tidak dapat dipastikan kinerjanya. d. Sistem fisik dan abstrak atau non fisik

Sistem dapat dilihat dari wujudnya. Kendaraan bermotor bukan hanya merupakan sistem yang ada secara fisik. Organisasi perusahaan dan perguruan tinggi bukanlah merupakan organisasi yang dapat disentuh secara fisik.

2.2. Pengertian Informasi

Informasi adalah salah satu bagian dari sistem informasi oleh karena itu dalam sub bab ini penulis menerangkan beberapa definisi tentang informasi yang dikutip dari beberapa buku sebagai acuan dari pendefinisian informasi itu sendiri, diantaranya:

2.2.1. Konsep Dasar Informasi

Dalam manajemen, informasi merupakan data yang telah diproses sehingga mempunyai arti tertentu bagi penerimanya. Sumber dari informasi adalah Data, sedangkan data itu sendiri adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian, sedangkan kejadian itu merupakan suatu peristiwa yang terjadi pada waktu tertentu .dalam hal ini informasi dan data saling berkaitan.

Menurut Jogiyanto (2005:8) Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

Adapun Menurut Abdul Kadir (2003 : 7) Informasi adalah hasil analisis dan sintesis terhadap data. Dengan kata lain, informasi dapat dikatakan sebagai data yang telah diorganisasikan ke dalam bentuk yang sesuai dengan kebutuhan seseorang. 2.2.2. Hirarki Informasi

Berdasarkan tingkatan manajemen, informasi dapat dikelompokkan berdasarkan penggunanya, yakni sebagai berikut :

a. Informasi Strategis

Digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, mencakup informasi eksternal (tindakan pesaing, langganan) rencana perluasan dan sebagainya.

b. Informasi Taktis

Digunakan untuk mengambil keputusan jangka menengah mencakup informasi trend penjualan yang dapat dipakai untuk menyusun rencana-rencana penjualan.

c. Informasi Teknis

Digunakan untuk keperluan operasional sehari-hari, informasi persediaan stok, retur penjualan dan laporan kas harian. Agar informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajemen, maka analisis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat atau level manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya.

2.2.3. Siklus Hidup Informasi

Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi, angka-angka, bentuk-bentuk suara, sinyal-sinyal, gambar-gambar dan sebagainya.

Telah disinggung bahwa data yang diolah untuk menghasilkan informasi menggunakan suatu model proses yang tertentu. Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu

siklus. Siklus ini oleh John Burch disebut dengan siklus informasi (Information cycle) atau ada pula yang menyebutnya dengan istilah siklus pengolahan data (data processing cyles).

Gambar 2.1. Siklus Informasi Sumber : Jogiyanto (2005 : 9) 2.3. Pengertian Sistem Informasi

Menurut Jogiyanto (2005:11) Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi ,bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Proses (model)

Input (Data)

Data (Ditangakap)

Hasil Tindakan

Keputusan Tindakan

Penerima Output (Information Dasar

2.3.1. Komponen Sistem Informasi

Komponen–komponen yang ada dalam sistem informasi meliputi beberapa blok, yaitu :

1. Blok masukan (input)

Blok masukan ini mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan, yang dapat berupa dokumen - dokumen dasar.

2. Blok Model

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Blok keluaran (output)

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkat manajemen serta semua pemakai sistem.

4. Blok Teknologi

Teknologi merupakan alat yang digunakan untuk menerima masukan, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi, perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware).

5. Blok Basis Data.

Basis data merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer, basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan paket perangkat lunak yang disebut data base manajemen sistem (DBMS).

6. Blok kendali

Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem bisa dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

2.4. Pengertian Pembelian

Salah satu fungsi yang penting adalah pembelian. Masalah pembelian ini mulai timbul setelah perusahaan pembelian disini adalah lebih menekankan pada masalah barang – barang yang dibutuhkan untuk proses produksi dengan tujuan menghasilkan suatu produk.

Menurut Sonny Soemarsono (2003 : 209) pembelian adalah Perkiraan yang di gunakan untuk semua pembelian barang dagangan dalam suatu periode.

Menurut Poerwadarminta (2003 : 112) pembelian adalah Perbuatan yang di lakukan untuk memperoleh barang atau sesuatu dengan membayar uang.

Sedangkan menurut Sofyan Assauri (2004 : 159) memberikan definisi sebagai berikut, pembelian (purchasing) merupakan salah satu fungsi yang penting dalam berhasilnya operasi suatu perusahaan.

Berdasarkan dari definisi diatas, maka penulis dapat menyimpulkan yang dimaksud dengan pembelian adalah suatu proses kegiatan atau transaksi membeli barang antara penjual dan pembeli.

2.4.1. Sifat – sifat pembelian

Menurut Sofyan Assauri (2004 : 115) berdasarkan pada sifatnya, pembelian ini dapat dibedakan dalam :

1. Market purchasing

Market purchasing atau pembelian menurut dinamika pasar, adalah suatu pembelian yang dilaksanakan dngan memperhatikan kondisi (naik – turun) harga – harga yang terbentuk di pasar.

2. Hand to month buying

Hand to month buying, pembelian dari tangan ke mulut juga ‘pembelian

seketika‘ adalah suatu pembelian yang dilakukan pada saat adanya kebutuhan.

Jadi pembelian ini dilakukan berdasarkan kebutuhan sekarang dan seketika. 3. Speculative purchasing

Speculative purchasing, merupakan pembelian yang bersifat spekulasi. Dalam pembelian ini ada faktor kebetulan dari purchaser mereka memperkirakan akan adanya kenaikan harga tersebut.

4. Forwad buying

Forward buying, merupakan pembelian dengan transaksi yang dilakukan pada saat ini, akan tetapi penyerahan baru akan dilakukan beberapa waktu kemudian.

2.4.2. Metode – metode pembelian

Berikut ini merupakan beberapa metode – metode dalam pembelian : 1. Pembelian berdasarkan kontrak ( contrac purchasing )

Dengan contrac purchasing dimaksud sebagai pembelian atas suatu bahan/barang dengan jumlah dan harga serta dalam jangka tertentu, yang kesamaannya dicantumkan dalam surat perjanjian jual beli.

2. Pembelian secara kelompok ( group purchasing )

Group purchasing adalah metode pembelian untuk beberapa jenis dan jumlah barang yang dilakukan serentak dalam satu paket pengiriman.

3. Pembelian berdasarkan jadwal ( scheduled purchasing )

Scheduled purchasing merupakan pembelian yang dilaksanakan berdasarkan jadwal kebutuhan proses produksi.

2.5. Perangkat Lunak Pendukung

Untuk membuat sistem informasi yang berbasis komputer tentu memerlukan perangkat lunak yang berfungsi sebagai pendukung pembuatan sistem informasi yang berbasis komputer tersebut.

Adapun perangkat lunak pendukung yang digunakan penulis adalah Borland Delphi 7 dan SQL server 2000.

2.5.1. Sekilas Tentang Borland Delphi

Delphi adalah suatu program berbasis bahasa Pascal yang berjalan dalam lingkungan Windows. Delphi telah memanfaatkan suatu teknik pemrograman yang

disebut RAD yang telah membuat pemrograman menjadi lebih mudah. Delphi adalah suatu bahasa pemrograman yang telah memanfaatkan metode pemrograman Object Oriented Programming (OOP).

2.5.2. Sekilas Tentang MySQL

Menurut Andi Sunyoto (2005:15) SQL Server 2000 merupakan salahsatu produk DBMS (Database Management System) yang dibuat oleh Microsoft. SQL Server 2000 menawarkan beberapa fitur di dalam mengelola database, ada 2 fitur yang biasa digunakan untuk mengelola database di dalam SQL Server 2000, yaitu :

1. Menggunakan Enterprise Manager

Fitur ini mudah digunakan karena mode pengelolaannya berbasis GUI(Graphical User Interface). Oleh karena itu, cukup dengan metode click dan drag, Anda dapat membuat database dan table serta manajemen database yang lain dengan mudah.

Menggunakan Query Analyzer

2. Fitur ini menggunakan Transact SQL (Perintah perintah SQL) untuk mengelola database di dalam SQL Server 2000. Perintah-perintah Transact SQL merupakan pengembangan dari perintah-perintah SQL ST standar yang disesuaikan dengan manajemen database pada SQL Server. Transact SQL memungkinkan Anda untuk dapat membuat database, membuat table, mengubah struktur table, menghapus batabase, menghapus table, meyisipkan data, mengubah data dan lain-lain.

22

3.1. Objek Penelitian

Objek penelitian ini berisikan tentang objek-objek yang akan diteliti oleh penulis yang berhubungan dengan program aplikasi yang akan dibangun oleh penulis. Adapun objek-objek yang dicatat oleh penulis adalah sebagai berikut : 3.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan

CV. Bandung Book Centre pada awalnya merupakan sebuah kios buku kecil. Dengan berjalannya waktu kios buku tersebut berubah menjadi sebuah toko buku yang dikenal dikalangan mahasiswa dan kalangan pecinta buku. Nama toko buku tersebut adalah “Anggrek” yang dirintis sejak tahun 1997 bertempat di Jalan Palasari yang merupakan pusat penjualan buku di Kota Bandung. Toko buku Anggrek terkenal karena kelengkapan buku yang dimilikinya dan harga yang cukup bersaing.

Karena perkembangan yang meningkat dari tahun ke tahun, kemudian Bapak H. Maizirwan Umar sebagai pimpinan toko buku Anggrek bermaksud untuk lebih meluaskan usahanya. Maka pada tahun 1994 didirikanlah suatu distributor penjualan buku di daerah Kopo Bandung dengan nama CV. Bandung Book Centre, yang pada tahun 1995 berpindah lagi ke palasari. Maka dibawah bendera CV. Bandung Book Centre sebagai induk perusahaan inilah segala arah dan tujuan perusahaan termasuk toko buku Anggrek dijalankan.

Perjalanan CV. Bandung Book Centre berkembang dengan pesat. Peningkatan penjualan sedikit demi sedikit mulai meningkat dari tahun ketahun, serta untuk memenuhi permintaan pasar dan memperluas area usahanya, pada tahun 1999 CV. Bandung Book Centre membuka lagi sebuah toko buku eceran di kawasan pendidikan Jatinangor dengan nama Toko Buku “Lontar”. Beberapa bulan kemudian dengan nama toko yang sama manajemen perusahaan membuka lagi sebuah toko buku eceran di wilayah Priangan Timur tepatnya di Kota Tasikmalaya, dengan maksud mempermudah konsumen mendapatkan buku berkualitas dengan pangsa pasar daerah Ciamis, Garut termasuk Kota Tasikmalaya dan sekitarnya. Kemudian pada tahun 2006, tepatnya bulan Oktober CV. Bandung Book Centre kembali membuka cabang di daerah Jatinangor tepatnya Jatinangor Town Square. Tidak hanya sampai di sini saja, pada tahun 2007 bulan Mei lalu CV. Bandung Book Centre membuka cabang di daerah Suci, Bandung. Kemudian tahun 2008 CV. Bandung Book Centre kembali membuka cabang di daerah Pasteur dan Cimahi, Bandung. Tahun 2009 di Kota Palembang. Dan di tahun 2010 ini kembali CV. Bandung Book Centre melebarkan sayapnya dengan membuka 2 cabang lagi di Bandung, yaitu di Jalan Sulanjana dan mall Balubur Bandung.

3.1.2. Visi dan Misi Perusahaan

Visi dan Misi dari CV. Bandung Book Book Centre adalah sebagai berikut : 1. Mencerdaskan kehidupan bangsa dengan menyediakan berbagai macam buku

2. Turut serta menyebarkan produk pendidikkan dan informasi, demi tercapainya cita – cita bersama yaiut mencerdaskan kehidupan bangsa, menuju masyarakat baru Indonesia yg berkehidupan Pancasila.

3.1.3. Struktur Organisasi Perusahaan

Sebagai langkah awal dari kegiatan operasionalnya, terlebih dahulu CV. Bandung ook Centre Cabang Suci melakukan pembenahan ke dalam. Langkah ini diambil agar semua bagian yang ada CV. Bandung Book Centre Cabang Suci dapat mengerti dan memahami tugas dan tanggung jawab masing-masing. Struktur organisasi yang ada dan digunakan oleh CV. Bandung Book Centre Cabang Suci adalah struktur staff, yang terdiri dari beberapa bagian yang membantu jalannya kegiatan produksi. Untuk lebih jelasnya struktur organisasi lengkap CV. Bandung Book Centre Cabang Suci dapat dilihat pada gambar berikut ini.

3.1.4. Deskripsi Tugas ( Job Description )

Adapun deskripsi tugas / Job description untuk setiap bagian yang terlibat dalam perancangan sistem informasi ini adalah sebagai berikut :

1. General Manager

a. Bertanggung jawab pada pimpinan b. Mengawasi Kinerja Karyawannya

c. Bertanggung jawab terhadap segala sesuatu yang berhubungan dengan Laporan Penjualan & Pembelian Per bulan agar pimpinan mudah melihat & menganalisis penjualan tiap bulannya guna penyusunan rencana

d. Mengadakan Perjanjian Kontrak Kerjasama dengan supplier e. Menyusun laporan penjualan per penerbit apabila diminta 2. Store Manager ( Kepala Toko )

a. Bertanggung jawab pada General Manager b. Mengawasi kinerja karyawannya

c. Mencari cara menaikkan omset / penjualan toko

d. Memberitahukan kepada Supervisor stok buku yang kosong agar dapat dimasukkan dalam faktur pemesanan buku

e. Mencek stok barang yang kosong untuk pemesanan

3. Supervisor

a. Bertanggung jawab pada Store Manager / kepala took b. Mengawasi kinerja karyawannya ( SPG / SPB )

c. Membuat daftar pesanan buku kosong ( Repeat Order ) ke supplier d. Mentransfer dan menerima data dari pusat

e. Membuat retur pembelian

f. Membuat rekapan / berita acara faktur pembelian per bulannya untuk diserahkan ke pusat

4. Kasir

a. bertanggung jawab pada bagian keuangan b. melayani konsumen dalam transaksi penjualan c. bertanggung jawab atas uang hasil penjualan harian d. mencetak rekapan faktur penjualan buku

e. memeriksa di info buku untuk melihat buku – buku apa saja yang stoknya kosong

3.2. Metode Penelitian

Metode penelitian yang digunakan bersifat deskriptif yaitu memaparkan sercara lengkap, penelitian deskriptif memberikan gambaran tentang keadaan dan gejala-gejala sosial tertentu.

3.2.1 Desain Penelitian

Untuk memperoleh data yang lengkap dan benar akan data yang dibutuhkan maka metode penelitian yang digunakan penulis dalam penyusunan laporan ini adalah metode deskriptif yaitu suatu bentuk pengumpulan data yang bertujuan menggambarkan, memaparkan suatu keadaan atau suatu masalah, dimana data yang diambil, dianalisis kebenarannya.

3.2.2. Jenis dan Metode Pengumpulan Data

Data yang diperlukan dalam penelitian ini berasal dari dua sumber yaitu data primer dan data sekunder. Data primer dikumpulkan dengan melakukan penelitian dilokasi secara langsung yaitu ke perusahaan yang bersangkutan. Data sekunder dikumpulkan melalui penelitian kepustakaan seperti dokumen-dokumen yang ada di CV Bandung Book Centre.

3.2.2.1. Sumber Data Primer

Data primer yang digunakan adalah data yang didapatkan melalui identifikasi dan informasi langsung dari pihak CV. Bandung Book Centre Cabang Suci untuk mendapatkan data yang dapat mendukung penelitian ini. Sumber data primer dalam penelitian ini diperoleh melalui observasi dan wawancara.

1. Metode Observasi / pengamatan dengan mengamati obyek, yaitu metode langsung yang meliputi kegiatan pemusatan penelitian terhadap suatu obyek pengamatan.

2. Metode wawancara (interview) dengan cara mengajukan pertanyaan dalam wawancara langsung ataupun tertulis, yaitu dengan cara mewawancarai pihak CV Bandung Book Centre Cabang Suci salah

satunya pada bagian Supervisor untuk mendapatkan data maupun informasi yang dianggap akan menambah perolehan atau kelengkapan data sehingga mempermudah penyelesaian laporan dan penelitian.

3.2.2.2. Sumber Data Sekunder

Data sekunder merupakan cara pengumpulan data dengan cara mempelajari data yang telah tersedia atau dikumpulkan/diberikan oleh pihak yang bersangkutan (pihak perusahaan) kepada penulis.

Cara yang digunakan untuk mengumpulkan data sekunder adalah metode Dokumentasi, yaitu dengan mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan dari sumber-sumber kebanyakan dari materi sejenis dokumen yang berkenaan dengan masalah yang diteliti. Metode ini digunakan untuk pengumpulan data yang berhubungan dengan sejarah, tujuan, kegiatan dan struktur organisasi. Dokumentasi tersebut berupa Form pemesanan buku, Faktur realisasi surat pesanan, Faktur pembelian, dan retur pembelian.

3.2.3 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem

Suatu penelitian tidak akan berjalan dengan baik apabila tidak dilakukan dalam suatu proses yang teratur dan terarah. Oleh karena itu diperlukan suatu metode pendekatan dan pengembangan sistem untuk melaksanakan suatu penelitian. Metode pendekatan dan pengembangan sistem yang digunakan oleh penulis pada penelitian ini adalah metode deskriptif, yaitu metode dengan mengumpulkan, menjelaskan, menganalisis data yang diperoleh dan menggali

permasalahan yang mungkin ada, dengan harapan memperoleh pengetahuan baru sebagai informasi kebijakan.

3.2.3.1. Metode Pendekatan Sistem

Metode pendekatan sistem yang digunakan oleh penulis adalah Metode analisis dan perancangan terstruktur. Menurut Jogiyanto (2005:56) Metode ini merupakan suatu mekanisme, teknik atau cara untuk mencari, memperoleh, mengumpulkan, atau mencatat data yang dapat digunakan untuk keperluan menyusun laporan atau penelitian dengan prosedur yang didasarkan pada suatu struktur logis yang terdiri dari beberapa tahapan kerja dan kemudian menganalisa faktor – faktor yang berhubungan dengan pokok – pokok permasalahan sehingga akan didapat suatu kebenaran atas data yang diperoleh.

3.2.3.2. Metode Pengembangan Sistem

Dalam penelitian ini penulis menggunakan pendekatan pengembangan perangkat lunak dengan metode prototype, karena metode ini berfungsi sebagai sebuah mekanisme untuk mengidentifikasi kebutuhan perangkat lunak.

Menurut Abdul Kadir (2003:416), suatu prototype merupakan suatu metode dalam pengembangan sistem yang menggunakan pendekatan untuk membuat sesuatu program dengan cepat dan bertahap sehingga segera dapat dievaluasi oleh pemakai.

Gambar 3.2 Mekanisme pengembangan sistem dengan prototype Sumber: Abdul Kadir (2003:416)

 1. Pengembang dan Pemakai

2. Pemakai menjelaskan ebutuhan

 Pengembang mulai membuat Prototype

 Pemakai menguji Prototype dan memberikan kritikan dan saran

 Pengembang melakukan modifikasi sesuai dengan masukan pemakai

 Pengembang menyelesaikan system sesuai dengan masukan terakhir dari pemakai

Identifikasi kebutuhan

pemakai

Membuat Prototype

Menguji Prototype

Memperbaiki Prototype

Mengembangk an versi

Tahapan-tahapan yang dilakukan di dalam mekanisme pengembangan sistem dengan metode prototype adalah sebagai berikut:

1. Penulis akan mengidentifikasi kebutuhan user, supaya penulis bisa merancang sistem yang akan dibangun sesuai dengan yang diharapkan user. Sebelum pada tahap perancangan, penulis akan memulai pada tahap awal terlebih dahulu yaitu penulis akan menganalisis sistem dengan cara melakukan mengumpulkan data yaitu dengan field reserch (metode penelitian)/observasi, dan interview (wawancara) dan dengan cara literatur yaitu dengan dokumentasi terhadap kebutuhan yang diinginkan pemakai, baik dalam model interface, teknik, prosedural maupun dalam teknologi yang akan digunakan.

2. Pada tahap kedua yaitu membuat prototype, penulis akan membuat prototype sistem tersebut untuk memperlihatkan kepada pemakai model sistem yang akan dirancang.

3. Pada tahap ketiga yaitu pengujian prototype, penulis akan melakukan uji coba sistem yang telah dirancang untuk memastikan bahwa sistem tersebut dapat digunakan dengan baik dan benar, sesuai kebutuhan pemakai.

4. Pada tahap keempat yaitu memperbaiki prototype, penulis akan menentukan apakah sistem tersebut dapat diterima oleh pemakai, atau harus dilakukan beberapa perbaikan atau bahkan dibongkar semuanya dan mulai dari awal lagi, dan setelah perbaikan sistem itu selesai dikerjakan, penulis akan kembali lagi pada tahap yang ketiga yaitu dengan melakukan pengujian prototipe kembali. 5. Pada tahap kelima, tahap terakhir yaitu mengembangkan versi produksi,

memberikan gambaran bagaimana penggunaan sistem tersebut kepada pemakai setelah sistem tersebut disetujui.

3.2.3.3. Alat Bantu Analisis dan Perancangan

Pada tahap ini akan dirancang (software) dengan memanfaatkan alat bantu seperti berikut :

1. Flow map

Flow map merupakan diagram alir yang menyatakan hubungan beberapa item dari suatu proses. Kata ini cukup sering digunakan dalam bidang ilmu matematika, komputer dan pemrograman. Map adalah tabel beberapa item yang saling berhubungan meskipun tabel ini tidak mempunyai baris dan kolom. Pemakai map dapat mengetahui apa yang diinginkannya dengan melihat item terkait dalam tabel tersebut .

2. Diagram Kontek

Menurut Al Bahra Bin Ladjamudin (2005 : 64) Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Ia akan memberi gambaran tentang keseluruhan sistem. Sistem dibatasi oleh boundry (dapat digambarkan dengan garis putus). Dalam diagram konteks hanya ada satu proses. Tidak boleh ada store dalam lingkaran diagram konteks

3. Data Flow Diagram

Diagram arus data atau yang lebih dikenal dengan data flow diagram (DFD) merupakan pengembangan dari diagram konteks yang menggambarkan

arus data yang mengalir dalam sistem, proses data dan penyampaian data [Fathansyah 1]. DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika. Gambaran ini tidak tergantung pada perangkat keras, perangkat lunak, struktur data atau organisasi file.

Beberapa simbol digunakan pada DFD untuk mewakili : 1. Kesatuan Luar (External Entity)

Merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang. Organisasi atau sistem lain yang berada pada lingkungan luarnya yang memberikan input/ menerima output dari sistem.

2. Arus Data (Data Flow)

Arus data (data flow) di DFD diberi simbol suatu panah. Arus data ini mengalir diantara proses simpan data dan kesatuan luar, arus data ini menunjukan arus dari data berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.

3. Proses (Process)

Proses merupakan menunjukan pada bagian yang mengubah input menjadi output yaitu menunjukan bagaimana satu atau lebih input diubah menjadi beberapa output.

4. Simpanan Data (Data Store)

Data store merupakan simpanan dari data yang dapt berupa suatu file / database pada sistem komputer.

4. Kamus Data

Kamus data (data dictionary) atau disebut juga dengan istilah systems data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi.

Kamus data (KD) atau data dictionary (DD) atau disebut juga dengan istilah sistem data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan – kebutuhan informasi dari suatu informasi.untuk dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap. Pada perancanagan sistem digunakan untuk merancang input, merancang laporan-laporan dan database. KD dibuat berdasarkan arus data yang ada di DAD dan hanya ditunjukan nama arus datanya saja.

5. Normalisasi

Normalisasi merupakan pengelompokan data elemen menjadi table-table yang menunjukan entity dan relasinya. Pada proses normalisasi selalu diuji pada beberapa kondisi, apakah ada kesulitan pada saat tambah/insert, menghapus/delete, mengubah/update, membaca/retrive pada suatu database, bila ada kesulitan pada pengujian tersebut, maka relasi tersebut dipecahkan pada beberapa tabel lagi atau dengan kata lain perancangan belum mendapat database yang optimal, walaupun jumlah normalisasi ini bervariasi dasar normalisasi sebenarnya hanya ada tiga, yaitu bentuk normal pertama, dan bentuk normal kedua.

1. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)

Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi.Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatangannya. 2. Bentuk Normal Pertama (1NF/First Normal Form)

Bentuk ini sangat sederhana. Aturannya sebuah table tidak boleh mengandung kelompok yang terulang.

3. Bentuk Normal Kedua (2 NF/ Second Normal Form)

Aturan kedua berbunyi bahwa bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu dan setiap file yang tidak bergantung sepenuhnya pada kunci primer harus dipindahkan ke table lain.

4. Bentuk Normal Ketiga (3NF / Third Normal Form)

Aturan normalisasi ketiga berbunyi bahwa relasi haruslah dalam bentuk normal kedua dan tidak boleh ada kebergantungan antara field-field non-kunci (kebergantungan transitif).

6. Tabel Relasi

Didalam sebuah database, setiap tabel memiliki sebuah fields yang memiliki nilai untuk setiap baris. Fields ini ditandai dengan icon bergambar kunci di depan namanya. Baris-baris yang berhubungan pada tabel mengulangi kunci primer (primary key) dari baris yang dihubungkannya pada tabel lain. Salinan dari kunci primer di dalam tabel-tabel yang lain disebut dengan kunci asing (foreign key). Dan semua field bisa menjadi kunci asing. Yang membuat

sebuah field merupakan kunci asing adalah jika dia sesuai dengan kunci primer pada tabel lain

7. Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram berisikan komponen-komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut yang mempresentasikan seluruh fakta dari dunia nyata yang kita tinjau.

37 4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan

Analisis sistem memberikan gambaran tentang sistem yang diamati yang saat ini sedang berjalan. Kelebihan dan kekurangan sistem tersebut dapat diketahui dan diidentifikasi sehingga dalam membangun perangkat lunak lebih mudah.dari sistem lama maka akan ditemukan beberapa data dan fakta yang akan dijadikan bahan uji dan analisa menuju pengembangan dan penerapan sebuah aplikasi sistem yang diusulkan.

4.1.1. Analisis Dokumen

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam menguraikan dokumen yang dipakai dalam sistem adalah nama yang digunakan, fungsi-fungsi dan penjelasan dari dokumen tersebut. Penggunaan dokumen secara lengkap dilakukan untuk mengetahui jalur distribusi, fungsi dan frekuensi pembelian dari dokumen yang terlibat di dalam sistem pembelian buku tunai di CV Bandung Book Centre. Berikut adalah dokumen yang digunakan dalam sistem:

Tabel 4.1. Analisis Dokumen

No Nama

Dokumen Deskripsi Fungsi Elemen

1 Form Pemesanan Buku

Form yang diisi oleh pramuniaga setelah mengecek stok fisik buku yang kosong lalu

Form untuk pengajuan

pemesanan buku kepada pusat

No.pesan, tanggal, kodebarang, namapenerbit,

diberikan kepada Supervisor untuk dicek kembali setelah itu dikirim ke pusat

namabarang, jumlahbeli

2 Faktur realisasi surat pesanan

faktur pemesanan buku yang telah direalisasi oleh supervisor

Faktur untuk mengetahui buku yang diterima yang sesuai dengan pesanan No.pesan, tanggal kodebarang, namapenerbit, namabarang, jumlah beli. hargabeli 3 Faktur

pembelian

faktur yang dibuat oleh supplier berdasar kan atas pemesanan buku dari cabang / pusat

untuk mengetahui sesuai / tidak kah pesanan yang dibuat dengan

buku yang

dikirim

No. faktur, tanggal, kodebarang, namapenerbit, namabarang, jumlahbeli, hargabeli 4 Retur

pembelian

Form pengembalian buku apabila dalam jangka waktu 3 bulan buku tidak laku terjual maka buku tersebut di retur ke penerbitnya

Untuk

mengajukan retur

buku ke

penerbitnya No.retur, kodebarang, namabarang, namapenerbit, hargabeli

4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan

Prosedur pembelian tunai yang berjalan di CV Bandung Book Centre Cabang Suci adalah sebagai berikut :

1. Pramuniaga memeriksa stok fisik buku yang kosong untuk dibuatkan repeat ordernya, lalu di serahkan ke Supervisor (SPV).

2. Supervisor memeriksa kembali repeat order yang telah dibuat oleh pramuniaga, apabila repeat order ditolak maka repeat order dikembalikan ke

pramuniaga, dan apabila repeat order diterima, maka supervisor langsung membuatkan purchase order dan kemudian dikirimkan ke pusat.

3. Oleh pusat purchase order dievaluasi lalu setelah dievaluasi dikirimkan kembali ke supervisor cabang.

4. Supervisor mencetak evaluasi purchase order untuk dibuatkan nota pembelian lalu kemudian dikirim ke penerbit melalui email / fax.

5. penerbit mengirimkan buku dan faktur 3 rangkap. Lalu diserahkan ke supervisor untuk di periksa.

6. Supervisor memeriksa buku yang telah dikirim, apabila sesuai dengan purchase order, maka buku diterima, dan apabila tidak sesuai dengan purchase order, maka buku ditolak.

7. Setelah buku diterima, lalu faktur pembelian dari penerbit diberi cap penerimaan buku dan di tanda tangan oleh supervisor. Faktur pembelian tersebut terdiri dari 3 rangkap, rangkap ke-1 diberikan ke penerbit.

8. Rangkap ke-2 dan ke-3 dari faktur pembelian tersebut direalisasi oleh supervisor, setelah itu rangkap ke-2 dikirimkan ke pusat dan rangkap ke-3 di simpan sebagai arsip oleh cabang, agar data yang ada di cabang sama dengan data yang ada dipusat.

9. Apabila dalam 3 Bulan Buku yang telah dibeli belum juga terjual maka pramuniaga mengajukan data buku tersebut kepada supervisor untuk dibuatkan retur pembelian oleh supervisor dan retur pembelian tersebut dikirimkan kepada penerbit.

4.1.2.1. Flow Map

Dari Prosedur diatas dapat digambarkan Flow Map Pembelian sebagai berikut :

Pramuniaga Supervisor Pusat Penerbit

Stok buku yang kosong Buat RO RO RO Periksa RO Tolak?

RO Buat _PO

PO PO Evaluasi PO EPO EPO Proses Nota Pembelian Cetak EPO Nota Pembelian Nota Pembelian Faktur Pembelian 12 3 Faktur Pembelian 12 3 1 Tolak Diterima

Pramuniaga Supervisor Pusat Penerbit 1 Meme riksa Buku Diterima ? Faktur Pembelian 12 3 Cap peneri maan Faktur yang sudah dicap 12 3 Faktur yang sudah dicap 1 Realis asi Faktur yang sudah direalisasi

23 _{Faktur yang}

sudah direalisasi 2 Arsip Tolak Diterima

Dari Prosedur diatas dapat digambarkan Flow Map Retur Pembelian sebagai berikut :

Pramuniaga Supervisor Pusat Penerbit

Data Buku Data Buku

Buat Retur

Retur Pembelian

Retur Pembelian

Gambar 4.3. Flow Map Retur Pembelian Sistem Yang Berjalan

Keterangan :

RO : Repeat Order PO : Purchase Order

4.1.2.2. Diagram Konteks

Diagram konteks berfungsi untuk menggambarkan suatu sistem yang sedang berjalan secara keseluruhan, termasuk menggambarkan aliran-aliran data yang masuk dan keluar pada sistem tersebut.

SI pembelian secara kredit

Pusat Pramuniaga

Penerbit RO, Data

Buku

RO ditolak

PO

EPO

Nota Pembelian, Faktur pembelian ditolak, Faktur yang sudah dicap, Retur Pembelian Faktur

pembelian

4.1.2.3. Data Flow Diagram

Data flow diagram (DFD) menggambarkan hubungan antar proses yang terjadi di dalam suatu sistem. Adapun data flow diagram yang sedang berjalan saat ini adalah : Pramuniaga 1.0 Periksa RO 2.0 Buat PO Pusat 3.0 Cetak EPO 4.0 Memeriksa Buku 5.0 Cap Penerimaan 6.0 Realisasi Arsip Pembelian Penerbit RO RO ditolak PO EPO Faktur pembelian Faktur Pembelian 1 yang sudah dicap Faktur Pembelian yang sudah dicap Faktur Pembelian 3 yang direalisasi RO Faktur pembelian Nota Pembelian Faktur pembelian Faktur Pembelian 2 yang direalisasi 7.0 Buat Retur Data Buku Retur Pembelian

4.1.3. Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan

Dari deskripsi sistem yang berjalan tersebut di atas terlihat masih adanya proses pembelian yang dilakukan secara manual, sehingga sangat berpengaruh terhadap efektifitas dan efisiensi kerja pihak-pihak yang terlibat di dalam proses pembelian tunai di CV. Bandung Book Centre Cabang Suci, akibatnya pada saat melakukan pemesanan barang sering terjadinya pembuatan pesanan secara berulang (redudansi) karena prosesnya masih manual. Dan juga pada saat pengecekan barang sering terjadi perbedaan data stok antara data yang di komputer dengan data stok fisiknya, sehingga para karyawan harus melakukan stock opname.

Proses yang masih manual tersebut antara lain : proses pembuatan RO (Repeat Order), PO (Purchase Order), Nota Pembelian, dan pengecekan stok barang.

4.2. Perancangan Sistem

Perancangan sistem adalah tahapan setelah analisis dari siklus pengembangan sistem yang didefinisikan dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dari persiapan untuk rancang bangun implementasi yang menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk, yang dapat berupa penggambaran, perancangan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi juga menyangkut konfigurasi dari komponen-komponen perangkat keras dan perangkat lunak.

4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem

Tujuan perancangan sistem adalah untuk melengkapi, memperbaiki atau mengembangkan sistem yang sedang berjalan agar menjadi sistem yang lebih berdaya guna dan sesuai dengan kebutuhan organisasi terkini, sehingga dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja organisasi.

4.2.2. Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan

Pada prinsipnya prosedur yang diusulkan tidak jauh berbeda dengan prosedur yang sedang berjalan, namun pada teknis operasionalnya penulis mengusulkan ada satu yang dirubah, yaitu : Pramuniaga tidak lagi membuat RO (Repeat Order) tetapi Supervisor langsung membuat PO (Purchase Order), apabila pengecekan buku pada database buku terdapat stok buku yang kosong.

4.2.3. Perancangan Prosedur yang Diusulkan

Adapun prosedur pembelian tunai yang diusulkan di CV Bandung Book Centre Cabang Suci adalah sebagai berikut :

1. Supervisor memeriksa stok data barang yang kosong dari database, apabila ada stok data barang yang kosong maka supervisor mencetak purchase order, kemudian purchase order tersebut dikirimkan ke pusat .

2. Oleh pusat purchase order dievaluasi lalu setelah dievaluasi dikirimkan kembali ke supervisor cabang.

3. Supervisor mencetak evaluasi purchase order untuk dibuatkan nota pembelian lalu kemudian dikirim ke penerbit melalui email / fax.

4. Penerbit mengirimkan buku dan faktur 3 rangkap. Lalu diserahkan ke supervisor untuk di periksa.

5. Supervisor memeriksa buku yang telah dikirim, apabila sesuai dengan purchase order, maka buku diterima, dan apabila tidak sesuai dengan purchase order, maka buku ditolak.

6. Setelah buku diterima, lalu faktur pembelian dari penerbit diberi cap penerimaan buku dan di tanda tangan oleh supervisor. Faktur pembelian tersebut terdiri dari 3 rangkap, rangkap ke-1 diberikan ke penerbit.

7. Rangkap ke-2 dan ke-3 dari faktur pembelian tersebut direalisasi oleh supervisor, dan kemudian diposting, lalu rangkap ke-2 dikirimkan ke pusat dan rangkap ke-3 di simpan sebagai arsip oleh cabang, agar data yang ada di cabang sama dengan data yang ada dipusat.

8. Apabila dalam 3 Bulan Buku yang telah dibeli belum juga terjual maka Supervisor membuat retur pembelian lalu dikirimkan kepada penerbit.

4.2.3.1. Flow Map

Dari prosedur di atas dapat digambarkan Flow map sebagai berikut :

Supervisor Pusat Penerbit

PO

PO

Evaluasi PO

EPO

EPO

Proses Nota Pembelian

Nota Pembelian

Nota Pembelian

Faktur Pembelian

12 3

Faktur Pembelian

12 3

1 Data Base

Cetak PO

Cetak EPO 2

Supervisor Pusat Penerbit 1 Meme riksa Buku Diterima ? Faktur Pembelian 12 3 Cap peneri maan Faktur yang sudah dicap 12 3 Faktur yang sudah dicap 1 Faktur yang sudah direalisasi 23 Faktur yang sudah direalisasi 2 Arsip Tolak Diterima Realisasi 2 Buat Retur Retur Pembelian Retur Pembelian

Keterangan :

PO : Purchase Order

EPO : Evaluasi Purchase Order 4.2.3.2. Diagram Konteks

Diagram konteks berfungsi untuk menggambarkan suatu system secara keseluruhan, termasuk menggambarkan aliran-aliran data yang masuk dan keluar pada sistem tersebut.

SI pembelian secara kredit

Pusat Penerbit

PO

EPO Nota Pembelian,

Faktur pembelian ditolak, Faktur yang sudah dicap, Retur Pembelian

Faktur pembelian

4.2.3.3. Data Flow Diagram

Data flow diagram (DFD) menggambarkan hubungan antar proses yang terjadi di dalam suatu sistem. Adapun data flow diagram yang diusulkan adalah :

1.0 Cetak PO Pusat 2.0 Cetak EPO 3.0 Memeriksa Buku 4.0 Cap Penerimaan 5.0 Realisasi File Pembelian Penerbit PO EPO Faktur pembelian Faktur Pembelian 1 yang sudah dicap Faktur Pembelian yang sudah dicap Faktur Pembelian 3 yang sudah direalisasi Faktur pembelian Nota Pembelian Faktur pembelian Faktur Pembelian 2 yang sudah direalisasi File Buku Data Buku 6.0 Buat Retur Data Buku Retur Pembelian

4.2.3.4. Kamus Data

1. Nama Arus Data : Data Buku

Alias : -

Aliran : file buku - proses 1.0, file buku – proses 6.0

Atribut : kode_buku, nama_buku, stok, harga, kode_penerbit, nama_penerbit, alamat, no_telpon, nama_pengarang. 2. Nama Arus Data : PO

Alias : EPO, Nota Pembelian

Aliran : Proses 1.0 – Pusat, Pusat – Proses 2.0, Proses 2.0 - Penerbit Atribut : no_po, tgl_po, kode_buku, nama_buku, jumlah_po,

kode_penerbit, nama_penerbit, nama_pengarang. 3. Nama Arus Data : Faktur Pembelian

Alias : Faktur pembelian sudah dicap, faktur pembelian sudah direalisasi

Aliran : penerbit - proses 3.0, proses 3.0 – proses 4.0, proses 4.0 – Proses 5.0, proses 5.0 – F. pembelian, proses 5.0 - pusat Atribut : no_po, no_realisasi, tgl_realisasi, kode_buku, nama_buku,

Jumlah_realisasi, kode_penerbit, nama_penerbit, harga_ buku.

4. Nama Arus Data : retur pembelian

Alias : -

Atribut : no_realisasi, no_retur, tgl_retur, kode_buku, nama_buku, Jumlah_retur, kode_penerbit, nama_penerbit,

nama_pengarang. 4.2.4. Perancangan Basis Data

Tujuan dari perancangan basis data adalah untuk memberikan gambaran mengenai basis data dari Perancangan Aplikasi Pembelian Tunai di CV. Bandung Book Centre Cabang Suci dengan cara melakukan normalisasi pada tabel yang akan dirancang. Perancangan basis data ini meliputi normalisasi, relasi tabel, ERD, struktur file, dan kodifikasi.

4.2.4.1. Normalisasi

Berikut adalah tahapan normalisasi dari Perancangan Aplikasi Pembelian Tunai di CV. Bandung Book Centre Cabang Suci :

a. Bentuk Tidak Normal :

Pada tahap ini semua data dikumpulkan tanpa format tertentu, sehingga data bisa jadi mengalami duplikasi (berulang).

Atribut = {kode_buku, nama_buku, stok, harga, kode_penerbit,

nama_penerbit, alamat, no_telpon, nama_pengarang, no_po, tgl_po, kode_buku, nama_buku, jumlah_po, kode_penerbit, nama_penerbit, nama_pengarang, no_po, no_realisasi, tgl_realisasi, kode_buku, nama_buku, Jumlah_realisasi, kode_penerbit, nama_penerbit,harga_ buku, no_realisasi, no_retur, tgl_retur, kode_buku, nama_buku, Jumlah_retur, kode_penerbit, nama_penerbit, nama_pengarang }.

b. Bentuk Normal Pertama (1NF) :

Pada tahap ini dilakukan penghilangan beberapa atribut yang berulang.

Barang = { Kode_buku, nama_buku, stok, harga, kode_penerbit, nama_penerbit, alamat, no_telpon, nama_pengarang, no_po, tgl_po, jumlah_po, no_realisasi, tgl_realisasi, Jumlah_realisasi, harga_buku, no_retur, tgl_retur, jumlah_retur }.

c. Bentuk Normal Kedua (2NF) :

Pada tahap ini semua atribut bukan kunci memiliki dependensi (ketergantungan) sepenuhnya terhadap atribut kunci.

TBuku = { Kode_buku*, nama_buku, nama_pengarang, stok, harga } TPenerbit = {Kode_penerbit*, nama_penerbit, alamat, no_telpon } TMasterPO = {No_po*, tgl_po, jumlah_po }

TMasterRealisasi = { No_Realisasi*, Tgl_realisasi, jumlah_realisasi, Harga_buku }

TMasterRetur = { No_retur*, tgl_retur, jumlah_retur, no_realisasi } d. Bentuk Normal Ketiga (3NF) :

Pada tahap ini dipisahkan atribut-atribut yang memiliki dependensi (ketergantungan) transitif, yakni atribut bukan kunci harus tidak memiliki ketergantungan terhadap atribut bukan kunci yang lain.

TBuku = { Kode_buku*, nama_buku, nama_pengarang, stok, harga } TPenerbit = { Kode_penerbit*, nama_penerbit, alamat, no_telpon } TMasterPO = { No_po*, kode_penerbit**, tgl_po }

TMasterRealisasi = { No_Realisasi*, No_po**, Tgl_realisasi } TMasterRetur = { No_retur*, No_realisasi**, tgl_retur } TDetailPO = { Kode_buku**, Jumlah_PO }

TDetailRealisasi = { Kode_buku**, Jumlah_realisasi, harga_buku } TDetailRetur = { Kode_buku**, Jumlah_retur }

4.2.4.2. Relasi Tabel TBuku Kode_buku* Kode_penerbit** Nama_buku Stok Harga Nama_pengarang TPenerbit Kode_penerbit* Nama_penerbit Alamat No_telpon TDetailPO No_PO** Kode_Buku** Jumlah_PO TMasterPO No_PO* Tgl_PO Kode_Penerbit** TDetailRealisasi No_Realisasi** Kode_Buku** Jumlah_Realisasi Harga_Buku TMasterRealisasi No_Realisasi* Tgl_Realisasi No_PO** TDetailRetur No_Retur** Kode_Buku** Jumlah_Retur TMasterRetur No_Retur* Tgl_Retur No_Realisasi**

4.2.4.3. Entity Relationship Diagram (ERD) TPenerbit TMasterPO TMasterRealisasi TMasterRetur TBuku Memiliki Memiliki Memiliki Memiliki Memiliki Memiliki Memiliki TDetailPO TDetailPO Memiliki TDetailRetur Memiliki Memiliki 1 N 1 N 1 1 1 1

1 N 1

N N 1 1 N N 1 1 N

Gambar 4.11. Entity Relationship Diagram (ERD) 4.2.4.4. Struktur File

Struktur file dibuat untuk menunjukkan arus data yang terdiri dari tiap item atau field data. Struktur data menerangkan property yang dimiliki oleh tiap-tiap item atau field data.

a. Nama file : TBuku

Kunci file : Kode_Buku, Kode_Penerbit Media : Harddisk

Tabel 4.2. File Buku

NO NAMA FIELD TYPE LEBAR

1 kode_buku Varchar 10

2 nama_buku Varchar 50

3 stok Int 4

4 harga Money 8

5 kode_penerbit Varchar 10

6 nama_pengarang Varchar 50

b. Nama file : TPenerbit Kunci file : Kode_Penerbit Media : Harddisk

Tabel 4.3. File Penerbit

NO NAMA FIELD TYPE LEBAR

1 kode_penerbit Varchar 10

2 nama_penerbit Varchar 30

3 alamat Varchar 30

c. Nama file : TMasterPO

Kunci file : No_PO, Kode_Penerbit Media : Harddisk

Tabel 4.4. File MasterPO

NO NAMA FIELD TYPE LEBAR

1 no_PO Varchar 15

2 tgl_PO Datetime 8

3 kode_penerbit Varchar 10

d. Nama file : TDetailPO

Kunci file : No_PO, Kode_Buku Media : Harddisk

Tabel 4.5. File DetailPO

NO NAMA FIELD TYPE LEBAR

1 no_PO Varchar 15

2 kode_buku Varchar 10

3 jumlah_PO Int 4

e. Nama file : TMasterRealisasi Kunci file : No_Realisasi, No_PO Media : Harddisk

Tabel 4.6. File MasterRealisasi

NO NAMA FIELD TYPE LEBAR

1 no_realisasi Varchar 10

2 tgl_realisasi Datetime 8

3 no_PO Varchar 15

f. Nama file : TDetailRealisasi

Kunci file : No_Realisasi, Kode_Buku Media : Harddisk

Tabel 4.7. File DetailRealisasi

NO NAMA FIELD TYPE LEBAR

1 no_realisasi Varchar 10

2 kode_buku Varchar 10

3 jumlah_realisasi Int 4

4 harga_buku Money 8

g. Nama file : TMasterRetur

Kunci file : No_Retur, No_Realisasi Media : Harddisk

Tabel 4.8. File MasterRetur

NO NAMA FIELD TYPE LEBAR

1 no_retur Varchar 10

2 tgl_retur Datetime 8

3 no_realisasi Varchar 10

h. Nama file : TDetailRetur

Kunci file : No_Retur, Kode_Buku Media : Harddisk

Tabel 4.9. File DetailRetur

NO NAMA FIELD TYPE LEBAR

1 no_retur Varchar 10

2 kode_buku Varchar 10

3 jumlah_retur Int 4

4.2.4.5. Kodifikasi

Kodifikasi berguna untuk memudahkan dalam mengelompokkan data dan pemrosesan data tersebut. Selain itu kodifikasi juga dapat membantu dalam mengidentifikasi suatu objek, sehingga kesalahan dalam identifikasi objek dapat dihindari. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat di bawah ini :

1. Kode Penerbit

Pembuatan Kode Supplier berdasarkan atas nama setiap supplier itu sendiri Contoh : AN, GI, LM

Keterangan : AN = C.V Andi Offset GI = Graha Ilmu LM = LokoMedia 2. Kode Barang

Pembuatan Kode Barang berdasarkan atas Kode Penerbit AN XXX

No. Urut Barang setiap supplier Kode Supplier

Contoh : AN 001

Keterangan : AN = Kode Supplier C.V Andi Offset

001 = No urut barang berdasar setiap penerbit 3. No PO

KB XX XX XXX

No. urut PO _{Bulan PO Tahun PO Kode PO}

Contoh : KB 10 05 001 Keterangan : KB = Kode PO

10 = Tahun PO 05 = Bulan PO 001 = No. Urut PO 4. No Retur Pembelian

RT XX XX XXX

No. urut retur _{Bulan retur Tahun retur Kode retur} Contoh : RT 10 05 001 Keterangan : RT = Kode retur

10 = Tahun retur 05 = Bulan retur 001 = No. Urut retur 5. No Realisasi Pembelian

R XXX

No. urut realisasi Kode realisasi

Contoh : R001

Keterangan : R = Kode Realisasi

001 = No. urut realisasi

4.2.5. Perancangan Antar Muka

Perancangan antar muka ini bertujuan untuk memberikan tentang desain program yang akan dibuat, berikut point – point dari perancangan antar muka. 4.2.5.1. Struktur Menu

Menu Utama

File Data Utama Transaksi Laporan

Keluar Data Penerbit

Data Buku

Data PO

Input PO

Input Relisasi PO

Input Retur Pembelian

Laporan Data Penerbit Laporan Data

Buku

Laporan PO

Laporan Realisasi Laporan Retur

Pembelian

4.2.5.2. Perancangan Input 1. Perancangan Data Buku

|ß ß à à|

Tambah

Ubah

Pencarian Barang :

Cari

Keluar Data Buku

Gambar 4.13. Perancangan Data Buku 2. Perancangan Input Tambah dan Ubah Data Buku

Nama Penerbit :

Kode Buku :

Nama Pengarang :

Nama Buku :

Stok :

Harga :

Simpan Batal

3. Perancangan Data Penerbit

|ß ß à à|

Tambah

Ubah

Pencarian Barang :

Cari

Keluar Data Penerbit

Gambar 4.15. Perancangan Data Penerbit

4. Perancangan Input Tambah dan Ubah Data Penerbit

Kode :

Nama :

Alamat :

No. Telpon :

Simpan Batal

5. Perancangan Input Data PO

No. Purchase Order :

Penerbit :

Tanggal PO :

Daftar Buku yang Dibeli :

Tambah Buku Hapur Buku Ubah Jumlah

Simpan Batal

Gambar 4.17. Perancangan Input Data PO 6. Perancangan Input Tambah Data PO

Kode Buku : Nama Buku :

Stok :

Jumlah PO :

OK Tambah Data PO

7. Perancangan Ubah Jumlah Data PO

Kode Buku Nama Buku Jumlah PO

: : :

OK

Gambar 4.19. Perancangan Ubah Jumlah Data Pembelian 8. Perancangan Input Realisasi PO

No. Purchase Order :

Penerbit :

Tanggal PO :

Daftar Buku Yang dibeli :

Input Terima Ubah Terima

Cetak Realisasi Batal

No. Purchase Order :

9.Perancangan Input Terima dan Ubah Terima Realisasi PO

Kode Buku :

Nama Buku :

Jumlah PO :

Jumlah Terima : Harga Terima :

Simpan Batal

Gambar 4.21. Perancangan Input Terima dan Ubah Terima Realisasi PO

10. Perancangan Input Retur Pembelian

No. Retur Pembelian : No. Realisasi : Tanggal Retur :

Daftar Buku yang Diretur :

Jumlah Retur Hapus Ubah Jumlah

Simpan Batal

11. Perancangan Input Jumlah Retur Pembelian

Kode Buku : Nama Buku :

Stok :

Jumlah Retur :

OK

Gambar 4.23. Perancangan Input Jumlah Retur Pembelian 12. Perancangan Ubah Jumlah Retur Pembelian

Kode Buku Nama Buku Jumlah Retur

: : :

OK

4.2.5.3. Perancangan Output

1. Perancangan Output Laporan Data Buku

Tanggal :

LOGO

Jumlah Buku :

2. Perancangan Output Laporan Data Penerbit

Tanggal : LOGO

Gambar 4.26. Perancangan Output Laporan Data Penerbit 3. Perancangan Output Purchase Order

No PO :

Tgl PO :

Penerbit :

LOGO

Mengetahui

( )

4. Perancangan Output Realisasi PO

No Realisasi :

Tgl Realisasi :

Penerbit :

LOGO

Mengetahui

( )

No PO :

Gambar 4.28. _{Perancangan Output Realisasi PO} 5. Perancangan Output Retur Pembelian

No Retur : Tgl Retur : Penerbit :

LOGO

Mengetahui

( ) No realisasi :

73 5.1. Implementasi

Tahap implementasi pada sebuah sistem informasi merupakan tahap dimana sistem yang telah dirancang pada tahap sebelumnya diterapkan, berupa perangkat lunak maupun perangkat keras yang digunakan. Dengan penerapan sistem yang dirancang, hasilnya dapat dioperasikan dan digunakan secara optimal sesuai kebutuhan.

5.1.1. Batasan implementasi

Ada beberapa hal yang menjadi batasan implementasi Perancangan Aplikasi Pembelian Buku Tunai di CV. Bandung Book Centre Cabang Suci yaitu :

1. Tidak membahas pembayaran dan penjualan buku.

2. Data yang di masukkan pada data buku dan data penerbit sesuai dengan data yang sudah ada dipusat, jadi cabang hanya melakukkan repeat order buku yang sudah ada.

5.1.2. Implementasi Perangkat Lunak

Perancangan Aplikasi Pembelian Buku Tunai di CV. Bandung Book Centre Cabang Suci ini dibuat dan diimplementasikan dengan sistem operasi windows XP sp 2 dan bahasa pemrograman Pascal menggunakan Borland Delphi 7 dan database menggunakan SQL Server 2000.

5.1.3. Impementasi Perangkat Keras

Perangkat keras yang dibutuhkan berdasarkan kebutuhan minimal yang harus dipenuhi adalah sebagai berikut:

1. Rekomendasi minimum adalah menggunakan processor minimal intel Pentium IV 2.0 Ghz.

2. Harddisk terpasang 60 GB

3. Memori (RAM) rekomendasi minimal 512 MB 4. VGA card terpasang rekomendasi minimal 32 MB

5. Mouse dan keyboard dan monitor sebagai peralatan antarmuka. 5.1.4. Implementasi Basis Data

Sebuah basis data atau database, sangat dibutuhkan dalam sebuah sistem informasi yang terkomputerisasi. Pada sistem pendukung pembelajaran ini dibangun database demi terciptanya sistem informasi yang terintegrasi. Berikut adalah basis data menggunakan bahasa SQL dalam Perancangan Aplikasi Pembelian Buku Tunai di CV. Bandung Book Centre Cabang Suci :

Create table tbuku (

kode_buku varchar (10) not null primary key auto increment,

nama_buku varchar (50) null,

stok int (4) null,

harga money null,

kode_penerbit varchar (10) not null,

Create table tpenerbit (

kode_penerbit varchar(10)not null primary key auto increment,

nama_penerbit varchar (30) null,

alamat varchar (30) null,

no_telpon varchar (20) null)

Create table tmasterpo (

no_po varchar(15)not null primary key auto increment,

tgl_po datetime null,

kode_penerbit varchar(10)not null)

Create table tdetailpo (

kode_buku varchar (10) not null

no_po varchar (15) not null,

jumlah_po int (4) null)

Create table tmasterrealisasi (

no_realisasi varchar(10)not null primary key auto increment,

tgl_realisasi datetime null,

Create table tdetailrealisasi (

no_realisasi varchar(10)not null,

kode_buku varchar(10)not null,

jumlah_realisasi int(4) null,

harga_buku money null)

Create table tmasterretur (

no_retur varchar(10)not null primary key auto increment,

tgl_retur datetime null,

no_realisasi varchar(10)not null)

Create table tdetailretur (

no_retur varchar(10)not null,

kode_buku varchar(10)not null,

jumlah_retur int(4) null)

5.1.5 . Implementasi Antar Muka dan Penggunaan Program

Pada tahapan ini akan diterangkan secara singkat penggunaan program Perancangan Aplikasi Pembelian Buku Tunai di CV Bandung Book Centre Cabang Suci beserta cara penggunaanya sebagai berikut:

a. Form Menu Utama

Gambar 5.1. Form Menu Utama Untuk penjelasan menu utama adalah sebagai berikut :

Tabel 5.1

Implementasi Menu Utama

Menu Deskripsi

File Akses untuk keluar dari program

Data Utama Akses untuk memasukkan data penerbit dan data buku, serta dapat melihat data PO yang telah ditransaksikan

Transaksi Akses untuk melakukan input PO, Realisasi PO, dan retur pembelian.

Laporan Akses untuk mencetak laporan data buku, data penerbit, laporan PO, laporan realisasi, dan laporan retur pembelian

b. Form Data Penerbit

Gambar 5.2. Form Data Penerbit

Form Data Penerbit merupakan form yang berfungsi untuk memasukkan data Penerbit CV Bandung Book Centre Cabang Suci ke dalam database.

Pada form Data Penerbit tersebut ada beberapa tombol yang bisa dijalankan oleh pengguna, yaitu :

Tabel 5.2

Fungsi Tombol-Tombol Form Data Penerbit

NO TOMBOL KETERANGAN

1 Tambah Untuk menambah record baru

3 Keluar Untuk keluar dari form

4 Cari Untuk mencari data penerbit berdasarkan kode penerbit

5 || < Penunjuk arah bergerak ke record paling pertama

6 < Penunjuk arah bergerak ke record sebelumnya

7 > Penunjuk arah bergerak ke record berikutnya 8 > || Penunjuk arah bergerak ke record paling

akhir

c. Form Tambah dan Ubah Data Penerbit

Form Tambah dan Ubah Data Penerbit ini akan muncul apabila diklik tombol tambah dan ubah pada form data penerbit yang berfungsi untuk menginputkan data yang ingin ditambah atau merubah data yang telah ada dan menyimpan nya.

Pada form tambah dan ubah data penerbit ini ada beberapa tombol yang bisa dijalankan oleh pengguna :

Tabel 5.3

Fungsi Tombol-Tombol Form Tambah dan Ubah Data Penerbit

NO TOMBOL KETERANGAN

2 Simpan Untuk menyimpan record

3 Batal Membatalkan penambahan/ pengubahan

record

d. Form Data Buku

Form Data Buku merupakan form yang berfungsi untuk memasukkan data Buku CV Bandung Book Centre Cabang Suci ke dalam database.

Pada form Data Buku tersebut ada beberapa tombol yang bisa dijalankan oleh pengguna, yaitu :

Tabel 5.4

Fungsi Tombol-Tombol Form Data Buku

NO TOMBOL KETERANGAN

1 Tambah Untuk menambah record baru

2 Ubah Untuk mengubah record yang telah ada

3 Keluar Untuk keluar dari form

4 Cari Untuk mencari data Buku berdasarkan kode Buku

5 || < Penunjuk arah bergerak ke record paling pertama

6 < Penunjuk arah bergerak ke record sebelumnya

7 > Penunjuk arah bergerak ke record berikutnya 8 > || Penunjuk arah bergerak ke record paling

e. Form Tambah dan Ubah Data Buku

Gambar 5.5. Form Tambah dan Ubah Data Buku

Form Tambah dan Ubah Data Buku ini akan muncul apabila diklik tombol tambah dan ubah pada form data Buku yang berfungsi untuk menginputkan data yang ingin ditambah atau merubah data yang telah ada dan menyimpan nya.

Pada form tambah dan ubah data Buku ini ada beberapa tombol yang bisa dijalankan oleh pengguna :

Tabel 5.5

Fungsi Tombol-Tombol Form Tambah dan Ubah Data Buku

NO TOMBOL KETERANGAN

2 Simpan Untuk menyimpan record

3 Batal Membatalkan penambahan/ pengubahan

record

f. Form Input Purchase Order

Gambar 5.6. Form Input Purchase Order

Form input purchase order merupakan form yang berfungsi untuk membuat purchase order CV Bandung Book Centre Cabang Suci untuk melakukan pembelian.

Pada form input purchase order tersebut ada beberapa tombol yang bisa dijalankan oleh pengguna, yaitu :

Tabel 5.6

Fungsi Tombol-Tombol Form Input Purchase Order

NO TOMBOL KETERANGAN

1 Tambah Buku Untuk menambah stok buku yang ingin di beli

2 Hapus Buku Untuk menghapus data buku yang telah dipilih untuk ditambah stoknya

3 Ubah Jumlah Untuk mengubah jumlah buku yang ingin dibeli

4 Simpan

Untuk Menyimpan data purchase order yang telah di inputkan dan secara bersamaan otomatis akan mencetak purchase order tersebut

5 Batal Untuk membatalkan melakukan purchase

order

g. Form Tambah Buku Purchase Order

Form tambah buku purchase order ini akan muncul apabila diklik tombol tambah buku pada form input purchase order, form ini berfungsi untuk memasukkan data buku yang akan dibeli untuk menambah jumlah stok buku yang ada.

Setelah mengisi jumlah po dan harga po lalu klik tombol OK dan data akan masuk ke dalam daftar grid pada input purchase order.

h. Form Ubah Jumlah Buku Purchase Order

Gambar 5.8. Form Ubah Jumlah Buku Purchase Order

Form ubah jumlah buku purchase order ini akan muncul apabila diklik tombol ubah jumlah pada form input purchase order, form ini berfungsi untuk mengubah jumlah data buku yang telah dipilih pada saat melakukan tambah buku.

xiv

Simbol Keterangan

Dokumen Input dan Output

Proses Kegiatan Manual

Proses Komputer

Media Penyimpanan

Garis Alir

Pengarsipan Data secara Manual

Input Data secara Manual

DAFTAR SIMBOL YANG DIGUNAKAN PADA BAGAN ALIR DOKUMEN ( FLOWMAP )

xv

Simbol

Keterangan

Proses yang terjadi dalam Sistem

External Entity

Media penyimpanan atau Arsip

Garis Arus Data DAFTAR SIMBOL YANG DIGUNAKAN

xvi

Simbol

Keterangan

Data Entitas

Relasi

Atribut

Garis Penghubug antara Relasi dan Data Entitas

DAFTAR SIMBOL YANG DIGUNAKAN

PADA ENTITY RELATIONSHIP DIAGRAM ( ERD )

iii

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT atas limpahan rahmat, hidayah dan segala anugerah yang telah diberikan kepada penyusun. Atas berkat dan rahmatNya penyusun dapat menyelesaikan tugas akhir ini sebagai salah satu syarat kelulusan pada program Diploma 3 Program Studi Manajemen Informatika, Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer, Universitas Komputer Indonesia .

Dalam setiap proses yang dilewati penyusun dalam menyelesaikan tugas akhir ini, tentunya banyak sekali rintangan dan tantangan yang datang sehingga membuat penyusun lebih berfikir dan bekerja keras untuk mencapai segala cita-cita yang diinginkan, akhirnya membuat kesadaran berfikir bahwa apa yang dicapai selama ini adalah merupakan rentetan takdir yang disediakan oleh Allah SWT kepada penyusun.

Atas kesadaran tersebut penyusun menyadari bahwa Allah SWT memberikan jalan serta petunjuknya kepada penyusun untuk dapat menyelesaikan Tugas akhir ini, diantara kasih sayang Allah SWT kepada penyusun adalah dengan diberikannya bantuanNya melalui sejumlah pihak yang telah membantu dalam proses penyusunan makalah ini, untuk itulah penyusun mengucapkan terima kasih kepada berbagai pihak yang bersedia meluangkan waktu, pikiran dan sumber daya yang dimilikinya untuk terselesaikanya skripsi ini, terutama kepada :

iv

1. Dr. Ir. Eddy Soeryanto Soegoto, M.Sc., Selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia.

2. Prof. Dr. Ir. Ukun Sastraprawira, M.Sc., selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.

3. Dadang Munandar, SE, M.Si., selaku Ketua Program Studi Manajemen Informatika Universitas Komputer Indonesia.

4. Citra Noviyasari, S.SI, MT selaku dosen wali dan pembimbing tugas akhir.

5. Maulana, Selaku Supervisor CV Bandung Book Centre Cabang Suci, yang telah mengijinkan dan menempatkan untuk pelaksanakan penelitian di bagian pembelian dan pengadaan barang.

6. Orang Tua serta Keluarga Tercinta.

7. Teman-teman seperjuangan MI-19 angkatan 2007. 8. The Hikers Brother.

9. Dan berbagai pihak yang tak dapat penyusun tuliskan satu persatu. Akhir kata semoga segala apa yang diusahakan dapat menjadi manfaat dan keberkahan bagi semua pihak yang memerlukanya, khususnya penulis dan siapa saja yang membutuhkanya.

Penulis,

( Dwi Agus Riyantono ) NIM. 10907088

RIWAYAT HIDUP PENULIS

Nama Lengkap : Dwi Agus Riyantono

Nim : 10907088

Tempat Tanggal Lahir : Jakarta, 13 Agustus 1987

Agama : Islam

Alamat : BTN Bambu Kuning Blok F8/18 Bojong

Gede

Riwayat Pendidikan :

1. SD Negeri Bambu Kuning 2. SMP PGRI 5 Bogor

3. SMA Taruna Andigha Bogor 4. Universitas Komputer Indonesia