14
tersebut harus memiliki informasi yang sama dengan dokumen aslinya dalam rangka memberikan versi digital yang berumur
panjang dan berkualitas tinggi. Dokumen elektronik akan lebih baik bila disimpan tanpa teknik kompresi atau jika memang
diperlukan, harus menggunakan kompresi yang bersifat lossless tanpa kehilangan informasi.
2.2.1 Metadata
Metadata adalah informasi berupa atribut mengenai format dan struktur data yang telah distandarisasi untuk
mendeskripsikan kandungan, lokasi, dan nilai data. Atribut yang perlu dilekatkan pada setiap record elektronik dapat
dilihat pada Lampiran 4 registrasi e-record.
2.2.2 Pemeliharaan Dokumen Elektronik
Suatu dokumen elektronik dapat dibaca dengan menggunakan perangkat lunak tertentu. Dengan demikian, selain
memelihara dokumen elektronik terebut, sangatlah penting untuk menjaga kesinambungan dari perangkat lunak yang
digunakan untuk tetap dapat mengakses dokumen yang dimaksud.
Kementerian Komunikasi dan I nformasi Republik I ndonesia
15
Perangkat keras, perangkat lunak, dan dokumen elektronik sebisa mungkin dapat beroperasi selama jangka waktu yang
dibutuhkan. Strategi pengelolaan dokumen elektronik yang berkelanjutan
harus menjamin bagaimana sebuah organisasi memindahkan dokumen elektronik untuk tetap dapat dibaca oleh satu
generasi perangkat lunak dan perangkat keras ke generasi berikutnya. Strategi tersebut perlu didokumentasikan dengan
baik dan dimutakhirkan saat terjadi perubahan teknologi. Perubahan sistem dapat berupa perubahan perangkat lunak
ke versi yang lebih baru tetapi tetap kompatibel atau perubahan menggunakan suatu sistem yang sama sekali
berbeda . Dalam hal perubahan menuju sistem yang baru,
maka perlu dilakukan suatu migrasi dokumen.
2.2.3 Migrasi Dokumen Elektronik
Penentuan perangkat lunak atau platform baru selalu harus didahului dengan uji coba untuk menjamin kepastian,
kehandalan dan aksesibilitas terhadap dokumen elektronik yang telah ada. Langkah yang perlu di ambil adalah:
Kementerian Komunikasi dan I nformasi Republik I ndonesia
16
• Mereformat dokumen elektronik yang ada.
• Migrasi berbagai komponen dalam sistem, seperti
indeks database atau migrasi sistem secara
keseluruhan ke platform yang baru. •
Mendokumentasi perubahan-perubahan yang terjadi pada perangkat keras, perangkat lunak, dan format
dokumen elektronik, termasuk mendokumentasikan perubahan dari satu format ke format yang baru.
2.2.4 Pemeliharaan dan Pemusnahan Dokumen
