Pada langkah-langkah tersebut di atas ditunjukkan untuk dapat menemukan solusi dari permasalahan yang ada pada Perpustakaan SMA
Barunawati Surabaya untuk lebih jelasnya, dapat dijelaskan pada sub bab di bawah ini.
4.1 Menganalisis Sistem
Menganalisis sistem adalah langkah awal untuk membuat suatu sistem baru. Dalam langkah ini harus dilakukan analisis terhadap permasalahan yang ada
dalam Perpustakaan SMA Barunawati Surabaya khususnya mengenai penanganan pencarian data koleksi, dan pencatatan transaksi peminjaman dan pengembalian
koleksi perpustakaan. Untuk dapat membuat sistem yang baru, terlebih dahulu harus mengetahui alur transaksi yang masih digunakan sampai saat ini. Maka
dibuatlah document flow yang berfungsi untuk mengetahui secara detail alur transaksi tersebut. Untuk melakukan transaksi peminjaman buku pada
perpustakaan, Siswa menanyakan ketersediaan koleksi buku yang ingin di pinjam kepada Petugas. Kemudian Petugas akan melihat ketersediaan koleksi pada buku
besar. Jika ketersediaan koleksi buku ada maka petugas akan memberikan informasi koleksi buku yang dicari kepada siswa. Jika koleksi buku tidak tersedia
maka proses selesai.
STIKOM SURABAYA
PENCARIAN KOLEKSI
PETUGAS PEMINJAM
MULAI
Menanyakan Ketersediaan
Koleksi Melihat
Ketersediaan Koleksi
Ada?
Memberi Informasi
Koleksi yang di cari
Selesai Ya
Tidak Informasi Koleksi
Gambar 4.1 Document Flow Pencarian Koleksi Kegiatan peminjaman buku dimulai ketika siswa mengajukan peminjaman
koleksi buku kepada petugas. Kemudian petugas akan mencari lampiran anggota siswa pada kartu anggota. Petugas akan melakukan proses menyerahkan buku
yang akan dipinjam beserta kartu peminjaman kepada petugas perpustakaan. Setelah petugas menerima buku dan kartu peminjaman dari siswa yang
bersangkutan, petugas akan mencocokkan siswa dengan identitas yang ada pada kartu peminjaman, jika data siswa tidak sesuai dengan pengecekan jumlah koleksi
yang dipinjam apakah pinjaman tersebut melebihi tiga buku. Jika melebihi tiga buku maka petugas akan memberi informasi kepada siswa untuk mengembalikan
salah satu buku yang dipinjam. Jika tidak lebih dari tiga maka petugas akan mencatat lama waktu peminjaman dan menyerahkan buku yang dipinjam kepada
siswa untuk di pinjam. Alur secara jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.2 Document Flow Peminjaman Buku.
STIKOM SURABAYA
PEMINJAMAN
PETUGAS PEMINJAM
Mulai
Selesai Mengajukan
Peminjaman Mencari
Lampiran Anggota
Peminjam
Lampiran Anggota Peminjam
Mengecek Jumlah
Koleksi yang Dipinjam
3?
Mencatat Lama Waktu
Peminjaman Menyerahkan
Buku Buku yang
Disewakan Tidak
Menginformasikan untuk
mengembalikan salah satu koleksi
yang Dipinjam Ya
Informasi Buku yang Dipinjam
Gambar 4.2 Document Flow Peminjaman Buku Untuk transaksi pengembalian koleksi buku, dapat dilakukan jika anggota
telah melakukan transaksi peminjaman pada perpustakaan SMA Barunawati Surabaya. Pada saat melakukan transaksi pengembalian dimulai dari seorang
anggota menyerahkan buku yang akan dikembalikan kepada petugas perpustakaan. Kemudian petugas melakukan pencarian lampiran daftar siswa dan
melakukan pengecekan keterlambatan dengan melihat tanggal harus kembali yang dicatat pada kartu peminjaman. Jika terjadi keterlambatan pengembalian maka
petugas akan melakukan perhitungan denda sesuai keterlambatan dan memberikan
STIKOM SURABAYA
informasi denda kepada siswa, setelah itu petugas akan mencatat tanggal pengembalian dan memberi paraf pada kartu peminjaman sebagai bukti bahwa
buku sudah dikembalikan dan mencatat pembayaran denda kepada siswa. Apabila buku yang dikembalikan tidak mengalami keterlambatan, maka petugas hanya
mencatat tanggal pengembalian dan memberi paraf pada kartu peminjaman siswa tersebut. Alur secara jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.3 Document Flow
Pengembalian Buku.
PENGEMBALIAN
PETUGAS PEMINJAM
Mulai
Selesai Menyerahkan
Buku Mencari
Lampiran Daftar
Peminjaman Lampiran Daftar
Peminjaman
Mengecek Keterlambatan
Terlambat? Memberi
Stempel Pengembalian
Hitung Denda
Lampiran Denda Membayar
Denda Data Pembayaran
Denda Ya
Tidak
Gambar 4.3 Document Flow Pengembalian Buku
STIKOM SURABAYA
4.2 Mendesain Sistem
