LKP : Aplikasi Pengadaan dan Pengolahan Katalog Perpustakaan SMA Giki 1 Surabaya.

LAPORAN KERJA PRAKTEK

APLIKASI PENGADAAN DAN PENGOLAHAN KATALOG PERPUSTAKAAN SMA GIKI 1 SURABAYA

Disusun oleh :

Ari Andika Setiawan 09.41010.0057

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

APLIKASI PENGADAAN DAN PENGOLAHAN KATALOG PERPUSTAKAAN SMA GIKI 1 SURABAYA

LAPORAN KERJA PRAKTEK

Diajukansebagai syarat untuk mengerjakan Tugas Akhir

Disusun oleh :

Ari Andika Setiawan 09.41010.0057

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

APLIKASI PENGADAAN DAN PENGOLAHAN KATALOG PERPUSTAKAAN SMA GIKI 1 SURABAYA

Telah diperiksa, diuji dan disetujui

Surabaya, November 2012

Disetujui:

Pembimbing Penyelia

Arifin Puji Widodo, S.E., M.SA. Drs. KRISTANTO WARDONO, MM NIDN: 0721026801

Ketua Prodi S1 Sistem Informasi

Erwin Sutomo, S.Kom., M.Eng NIDN 0722057501

vi ABSTRAK

Perpustakaan merupakan sebuah ruangan,bagian sebuah gedung,maupun gedung itu sendiri yang digunakan unutuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut susunan tertentu yang digunakan untuk pengguna pepustakaan.

Pada perpustakaan SMA GIKI 1 Surabaya dalam proses

pengadaan,pengolahan katalog masih dilakukan secara manual.Selain itu timbul masalah ketidakefisienan waktu dalam hal pencarian buku serta pembuatan laporan kepada Kepala Sekolah SMA GIKI 1 Surabaya membutuhkan waktu yang lama.

Berdasarkan masalah tersebut maka ada baiknya dimanfaatkan teknologi informasi uuntuk mengatasinya,yaitu aplikasi pengadaan dan pengolahan katalog.Dengan adanya sistem yang baru ini,yaitu pembuatan aplikasi pengadaan dan pengolahan katalog mampu memperlancar semua operasi dari perpustakaan.

Aplikasi yang dibuat dapat memudahkan bagian perpustakaan dalam mengelola katalog buku secara maksimal. aplikasi pengadaan dan pengolahan katalog merupakan aplikasi yang sesuai untuk mempermudah bagian perpustakaan dalam pembuatan laporan.

vii

KATA PENGANTAR_.

Puji syukur kehadirat Allah SWT. Berkat limpahan rahmatnya, penulis telah menyelesaikan laporan kerja praktek yang berjudul “ Aplikasi pengadaan dan Pengolahan Katalog Perpustakaan SMA GIKI 1 SURABAYA”.

Berkat dukungan yang diberikan kepada penulis, penyusunan laporan kerja praktek dapat berjalan dengan lancar dan memperoleh hasil yang memuaskan. Pada kesempatan ini, penulis mengucapkan terima kasih kepada:

1. Ayahanda dan Ibunda tercinta yang selama ini telah memberikan semangat

dan doa.

2. Bapak Drs.Kristanto Wardono,MM, selaku Kepala SMA GIKI 1 Surabaya.

3. Ibu Rr Wening C,Amd , selaku bagian perpustakaan.

4. Arifin Puji Widodo, S.E., M.SA. , selaku dosen pembimbing yang telah

membimbing dalam mengerjakan kerja praktek ini.

5. Para Sahabat dan teman-teman yang telah memberikan bantuan berupa saran

dan kritik yang membangun.

6. Semua sahabat penulis yang selama ini selalu membantu, menemani, dan

mendukung penulis dalam mengerjakan hingga terselesaikannya makalah ini, serta semua pihak yang telah membantu dalam pembuatan makalah ini. Semoga Allah SWT senantiasa memberikan rahmat dan karunia-Nya kepada semua pihak yang memberikan segala bantuan tersebut diatas.

7. Seluruh Staff dan Guru SMA Giki 1 Surabaya yang telah mendukung dalam

viii

8. Dan tidak lupa penulis mengucapkan terima kasih kepada semua rekan-rekan

mahasiswa beserta semua Staff STIKOM Surabaya

Semoga laporan kerja praktek ini bermanfaat bagi pembaca.

Surabaya, November 2012

xi

DAFTAR ISI

ABSTRAKSI ... vi

KATA PENGANTAR ... vii

DAFTAR ISI ... xi

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 2

1.3 Batasan Masalah ... 2

1.4 Tujuan ... 2

1.5 Sistematika Penulisan ... 3

BAB II LANDASAN TEORI ... 4

2.1 Sekolah Menengah Atas ... 4

2.2 Pustakawan... 5

2.3 Perpustakaan ... 5

2.4 Pengertian Klasifikasi ... 6

2.5 SystemFlow ... 7

BAB III PERANCANGAN SISTEM ... 10

3.1 Analisa Permasalahan ... 10

3.2 Perancangan Sistem ... 10

3.2.1 Alur sistem ... 11

AA. Alur Sistem Pengadaan Koleksi ... 11

AB. Alur Sistem Pengadaan berdasarkan hibah ... 12

xii

AD. Alur Sistem Pelaporan ... 13

3.2.2 Data Flow Diagram (DFD) ... 14

3.2.3 Entity Relational Diagram (ERD) ... 20

3.2.4 Struktur Database ... 23

3.2.5 Desain Input/Output ... 25

BAB IV IMPLEMENTASI ... 28

4.1 Kebutuhan Sistem ... 28

4.1.1 Kebutuhan Perangkat Keras ... 28

4.1.2 Kebutuhan Perangkat Lunak ... 28

4.2 Implementasi Sistem... 29

BAB V PENUTUP ... 37

5.1 Kesimpulan ... 37

5.2 Saran ... 37

DAFTAR PUSTAKA ... 39

1

1 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Sekolah merupakan tempat merupakan tempat terjadinya proses belajar mengajar yang bertujuan untuk menghasilkan kader muda yang pintar dan cerdas guna meneruskan ke jenjang berikutnya yang lebih tinggi.Untuk menghasilkan lulusan yang berkualitas,sebuah sekolah harus menyediakan sebuah fasilitas atau tempat untuk menyimpan berbagai macam sumber informasi dalam bentuk buku atau sejenisnya. Tempat tersebut adalah perpustakaan. Hampir setiap sekolah mempunyai sebuah perpustakaan,tidak terkecuali Sekolah Menengah Atas GIKI 1 Surabaya.

Aplikasi perpustakaan yang mencatat berbagai macam transaksi yang terjadi,sehingga petugas perpustakaan dapat secara langsung menyiapkan sebuah laporan untuk pihak manajemen SMA GIKI 1.Akan tetapi aplikasi yang ada masih mempunyai banyak kekurangan.Masih banyak proses bisnis dari sebuah perpustakaan yang belum dijalankan.

Saat ini perpustakaan SMA GIKI 1 dalam proses baik itu pengadaaan ,pengolahan katalog masih dilakukan secara manual.Sehingga menimbulkan banyak masalah seperti pencarian koleksi akan menimbulkan ketidakefisienan waktu karena tidak dapat mengetahui dimana letak koleksi yang sedang

2

2

dicari,apakah koleksi tersebut masih ada atau telah dipinjam oleh anggota perpustakaan.

Berdasarkan masalah tersebut maka ada baiknya dimanfaatkan tehnologi yang sudah ada sekarang untuk mengatasinya,yaitu aplikasi pengadaan koleksi dan pengolahan katalog perpustakaan SMA GIKI 1.Dengan adanya sistem yang baru ini diharapkan mampu memperlancar operasi dari sebuah perpustakaan.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan yaitu :

1. Bagaimana merancang bangun aplikasi perpustakaan menangani proses pengadaan dan pengolahan katalog.

1.3 Batasan Masalah

Adapun batasan masalah dalam kerja praktek yang akan dibuat adalah: 1. Aplikasi ini dibuat dengan sistem desktop dengan bahasa pemrograman

VB.net dan database SQL Server

2. Aplikasi ini menangani pengadaan koleksi dan pengolahan katalog.

1.4 Tujuan

Sesuai dengan permasalahan yang ada maka tujuan dari aplikasi pengadaan dan pengolahan katalog perpustakaan SMA GIKI 1,yaitu :

1. Menghasilkan aplikasi pengadaan koleksi dan pengolahan katalog yang berfungsi untuk menghasilkan laporan dalam suatu periode.

3

3 1.5 Sistematika Penulisan

Untuk memberikan gambaran menyeluruh terhadap masalah yang sedang dibahas, maka sistematika penulisan dapat dibagi dalam beberapa bab, yaitu:

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini menguraikan tentang latar belakang permasalahan, sedangkan inti dari permasalahan di gambarkan dalam perumusan masalah, pembatasan masalah menjelaskan batasan-batasan dari sistem yang dibuat sehingga tidak keluar dari ketentuan yang telah ditetapkan, tujuan penelitian berupa harapan dari hasil yang akan dicapai dari rancang bangun sistem tersebut.

BAB II : LANDASAN TEORI

Bab ini menjelaskan beberapa teori singkat yang berhubungan dengan pelaksanaan kerja praktek. Teori-teori ini dijadikan bahan acuan bagi penulis untuk menyelesaikan masalah dan untuk penyelesaian laporan.

BAB III : DESKRIPSI PEKERJAAN

Bab ini menguraikan tentang prosedur dan langkah-langkah sistematis dalam menyelesaikan kerja praktek ini. Bab ini juga berisi tentang perancangan sistem dengan menggunakan Data Flow Diagram (DFD) dan Entity Relationship Diagram (ERD).

BAB IV : PENUTUP

Bab ini tentang kesimpulan dari keseluruhan bab-bab sebelumnya, serta saran-saran yang bermanfaat untuk peningkatan efisiensi sistem dan

4

BAB II

LANDASAN TEORI

Untuk pembuatan aplikasi pengadaan koleksi dan pengolahan katalog perpustakaan ( studi kasus : SMA GIKI 1 Surabaya ),maka saya mengambil beberapa teori penunjang sebagai acuan pembuatan aplikasi ini.teori-teori tersebut antara lain:

2.1 Sekolah Menengah Atas

Sekolah menengah atas adalah salah satu bentuk pendidikan formal yang menyelenggarakan pendidikan umum pada jenjang pendidikan menengah sebagai lanjutan dari SMP,MTs, atau bentuk lain yang sederajat (pasal 1 poin 11 RPP DIKDASMEN).Sebagai suatu instansi pendidikan menengah,SMA memiliki fungsi dan tujuan khusus seperti yang tercantum pada pasal 47 dan 48 RPP DIKDASMEN.

Fungsi dari pendidikan menengah adalah menegembangkan nilai-nilai dan sikap rasa keindahan dan harmoni,pengetahuan,kemampuan,dan ketrampilan sebagai persiapan untuk melanjutkan ke pendidikan tinggi dan/atau untuk hidup di masyarakat dalam rangka mencapai tujuan pendidikan nasional.Sedangkan tujuan pendidikan menengah adalah untuk meningkatkan keimanan dan ketakwaan,hidup sehat,memperluas pengetahuan dan seni, memiliki keahlian dan ketrampilan, menjadi anggota masyarakat yang bertanggung jawab, serta mempersiapkan peserta didik untuk mengikuti pendidikan lebih lanjut.

5

2.2 Pustakawan

Pustakawan ialah seorang yang bekerja di perpustakaan dan membantu orang menemukan buku,majalah dan informasi lain.Pada tahun 2000-an,Pustakawan juga mulai membantu orang menemukan informasi menggunakan komputer, basis data elektronik, dan peralatan pencarian di internet. Terdapat berbagai jenis pustakawan, antara lain pustakawan anak, remaja, dewasa, sejarah dan hukum. Pustakawan wanita disebut sebagai pustakawati.

Untuk menjadi seorang pustakawan, seorang perlu menempuh pendidikan tentang perpustakan setingkat S2 dan D2. Kebanyakan pustakawan bekerja di perpustakaan yang ada di sekolah, perguruan tinggi , ataupun tingkat kota, provinsi, maupun negara. Beberapa pustakawan bekerja untuk perusahaan swasta untuk perusahaan swasta untuk membantu mereka mengatur dokumen dan laporan. Terdapat pula pustakawan yang bekerja untuk orang tuli maupun di penjara.

2.3 Perpustakaan

Perpustakaan ialah sebuah ruangan,bagian sebuah gedung, ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca bukan untuk dijual.Perpustakaan merupakan kmpulan buku,manuskrip, dan bahan pustaka lainnya yang digunakan untuk keperluan studi atau bacaan,kenyamanan, atau kesenangan.Perpustakaan adalah koleksi yang terdiri dari bahan-bahan tertulis,tercetak, ataupun grafis lainnya seperti film, slide piringan hitam, tape, dalam ruangan atau gedung yang diatur dan diorganisasikan dengan sistem

6

tertentu agar dapat digunakan untuk keperluan studi, penelitian, pembacaaan, dan lain sebagainya. Perpustakaan juga sebagai kumpulan materi tercetak dan media non cetak dan atau sumber informasi dalam komputer yang disusun secara sistematis untuk digunakan pemakai (Basuki,S., 1993).

2.4 Pengertian Klasifikasi

Klasifikasi menurut Dewey (1989) adalah pengelompokan yang sistematis dari sejumlah objek, gagasan, buku atau benda-benda lain ke dalam kelas atau golongan tertentu berdasarkan ciri-ciri yang sama. Sistem klasifikasinya disebut Dewey Decimal Clasification (DDC). DDC merupakan salah satu sistem penomoran yang digunakan di berbagai perpustakaan di dunia yang disusun oleh Mevil Dewey pada tahun 1873, yang diterbitkan pertama kali pada tahun 1876, kemudian dikembangkan oleh Library Congress sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan. Pengelompokan koleksi perpustakaan dengan sistem DDC akan semakin terinci sehingga diharapkan akan dapat memberikan nomor pengelompokan yang lebih tepat untuk suatu objek.

Pengelompokan menurut sistem DCC secara umum yaitu :

000 Karya Umum

100 Filsafat

200 Agama

300 Ilmu Sosial

400 Bahasa

7

600 Ilmu Pengetahuan Terapan

700 Kesenian dan Olahraga

800 Kesusastraan

900 Sejarah dan Geografi

2.5 System Flow

Kendall (2002A:25) menyimpulkan bahwa “bagan alir sistem (systems flowchart) merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urutan-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem. Bagan alir sistem digambar dengan menggunakan simbol-simbol.

Berikut ini adalah simbol dari sistem flow (Kendall 2002A:25),yaitu:

8

Adapun simbol-simbol yang sering digunakan dalam block chart dapat dilihat pada tabel 2.1 dibawah:

Tabel 2.1 Simbol block chart

Simbol Keterangan

Menandakan dokumen , bisa dalam bentuk surat, formulir, buku/bendel/berkas atau cetakan.

Multi Dokumen

Proses Manual

Proses yang dilakukan oleh computer

Menandakan dokumen yang diarsipkan (arsip manual).

Data penyimpanan (data storage)

Proses apa saja yang tidak terdefinisi termasuk aktivitas fisik.

Terminasi yang mewakili symbol tertentu untuk digunakan pada aliran lain pada halaman yang lain.

10

BAB III

PERANCANGAN SISTEM

3.1 Analisa Permasalahan

Permasalahan yang dihadapi Perpustakaan SMA GIKI 1 Surabaya adalah dalam penanganan pengadaaan dan pengolahan katalog yang masih dilakukan secara manual. Hal ini yang menyebabkan kurang efektif dan efisien dalam melakukan pengadaan koleksi dan pengolahan katalog. Selain itu untuk pelaporan tiap bulannya tidak bisa dilakukan karena semua laporan yang dibuat tidak bisa diatur sesuai periode yang diinginkan. Dengan adanya aplikasi pengadaaan dan pengolahan katalog ini diharapkan kinerja perpustakaan SMA GIKI 1 Surabaya bisa lebih ditingkatkan untuk pelayanan terhadap anggota perpustakaan, dan petugas perpustakaan juga dapat memberikan laporan secara periodik setiap bulannya.

Hasil yang didapat dari aplikasi ini adalah pengolahan koleksi, usulan pengadaan koleksi, dan pelaporan transaksi setiap bulannya.

3.2 Perancangan Sistem

Berdasarkan dari analisis permasalahan yang ada, tahap berikutnya dari siklus pengembangan sistem adalah perancangan sistem. Pada tahap ini terdapat aktifitas pendefinisian kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun hingga implementasi dari sistem.

11

Urutan perancangan sistem adalah sebagai berikut : 1. Alur Sistem

2. Data Flow Diagram (DFD) 3. Entity Relational Diagram (ERD) 4. Struktur database

5. Desain Interface 6. Desain Input/Output

Langkah-langkah perancangan sistem prosedur-prosedur diatas dijelaskan pada sub berikut ini:

3.2.1 Alur Sistem

Pada alur sistem (system flow) ini akan dijelaskan alur porses-proses yang terdapat pada rancang bangun aplikasi pengadaaan dan pengolahan katalog perpustakaan SMA GIKI 1 Surabaya berbasis desktop. Pada alur sistem berikut terdapat 4 (empat) macam alur sistem, yaitu:

AA. Alur Sistem Pengadaan Koleksi

Proses awal alur sistem pendaftaran anggota adalah diawali Proses dimulai dari daftar buku yang berasal dari daftar usulan buku,daftar pesanan tersebut nantinya akan diberikan ke pemasok selanjutnya akan dicek oleh pemasok apakah judul buku tersebut ada atau tidak,jika ada akan dibuatkan nota penjualan buku beserta dikirimkannya barang tersebut.setelah buku tersebut sampai dibagian perpustakaan akan dilakukan proses mulai dari memasukkan asal buku,selanjutnya akan dilakukan proses klasifikasi dan memasukkan data buku kedalam database.

12

Gambar 3.1 System Flow Pengadaan Koleksi AB. Alur Sistem Pengadaan berdasarkan hibah

Pada bagian ini adalah alur sistem pengadaan berdasarkan hibah,Proses dimulai dari sebuah instansi luar seperti pemerintah khususnya kemendiknas ataupun perusahaan yang ingin menyumbangkan buku bagi sekolah sekolah didaerah Surabaya,khususnya SMA GIKI 1.Buku tersebut diproses mulai dari memasukkan asal buku,selanjutnya akan dilakukan proses klasifikasi dan memasukkan data buku.

13

Gambar 3.2 System Flow Pengadaan berdasarkan hibah

AC. Alur Sistem Usulan Koleksi

Pada bagian ini alur sistem pengembalian koleksi yang prosesnya diawali dengan anggota menginputkan data usulan buku.Buku tersebut selanjutnya akan disimpan kedalam database usulan buku

14

AD. Alur Sistem Pelaporan

Pada bagian ini adalah alur sistem pelaporan bulanan perpustakaan SMA GIKI 1 Surabaya, dari mulai data usulan koleksi, transaksi, dan jumlah koleksi. Dimulai dari petugas perpustakaan yang membuat laporan bulanan, data-data diambil dari database usulan koleksi, transaksi, dan jumlah koleksi. Kemudian ketiga tabel tersebut menghasilkan laporan usulan koleksi, laporan koleksi. Setelah laporan selesai dibuat laporan bulanan koleksi diserahkan kepada Kepala Sekolah.dan laporan usulan koleksi digunakan bagian perpustakaan untuk pengadaan koleksi.

Gambar 3.4 System Flow Pelaporan Bulanan Perpustakaan

3.2.2 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) menggambarkan aliran data yang terjadi di dalam sistem, sehingga dengan dibuatnya DFD ini akan terlihat arus data yang

15

mengalir dalam aplikasi sirkulasi perpustakaan SMA GIKI 1 Surabaya berbasis desktop.

A. Context Diagram

Pada bagian ini menjelaskan external entity yang berhubungan dengan aplikasi pengadaaan dan pengolahan katalog perpustakaan SMA GIKI 1 Surabaya berbasis desktop. Terdapat 3 External Entity, yang terdiri dari :

laporan usulan koleksi laporan jumlah koleksi data asal koleksi

data klasifikasi dewey data koleksi baru

usulan koleksi

koleksi mencari koleksi

laporan koleksi perpustakaan 0

aplikasi pengadaan dan pengolahan koleksi

+ anggota

kepala sekolah perpustakaan

Gambar 3.5 Context Diagram Aplikasi pengadaaan dan pengolahan katalog Perpustakaan SMA GIKI 1 Surabaya

anggota,perpustakaan dan kepala sekolah. Tanda panah menuju ke sistem menunjukkan aliran data yang diberikan oleh external entity kepada sistem, sedangkan tanda panah dari sistem menuju external entity menunjukkan data yang diberikan oleh sistem kepada external entity.

16

A. DFD Level 0

Pada gambar 3.6 merupakan DFD level 0, menjelaskan proses yang terdapat dalam aplikasi Aplikasi pengadaaan dan pengolahan katalog perpustakaan SMA GIKI 1 Surabaya. Pada DFD level 0 terdapat 3(tiga) proses yaitu:

1. Proses pengolahan koleksi merupakan proses yang menangani pengolahan koleksi baru,melakukan pengklasifikasian,memberikan asala buku dan menerima data usulan koleksi.

2. Proses transaksi merupakan proses yang menangani proses transaksi usulan koleksi,pencarian koleksi,data koleksi.

3. Proses pembuatan laporan merupakan proses untuk membuat laporan-laporan yang diperlukan pada setiap bulannya.

17

data usulan koleksi data klasifikasi

data usulan koleksi

laporan usulan koleksi laporan jumlah koleksi data asal koleksi

data klasifikasi dewey data koleksi baru

koleksi

laporan koleksi perpustakaan

usulan koleksi usulan koleksi data koleksi mencari koleksi koleksi data koleksi koleksi kepala sekolah anggota 1 pengolahan koleksi + 2 transaksi + 3 laporan + 1 koleksi

3 usulan koleksi perpustakaan

4 klasifikasi

Gambar 3.6 DFD Level 0 Aplikasi Aplikasi pengadaaan dan pengolahan katalog Perpustakaan SMA GIKI 1 Surabaya

B. DFD Level 1

C.1. DFD Level 1 Subsistem Mengelola Koleksi

Pada gambar 3.7 merupakan subsistem pengelolaan koleksi aplikasi pengadaaan dan pengolahan katalog perpustakaan SMA GIKI 1 Surabaya. Terdapat 2(dua) proses dalam subsistem pengelolaan koleksi, yaitu:

1. Proses pengelolaan koleksi merupakan proses yang mengelola data koleksi baru,data klasifikasi dewey, dan data asal koleksi dari external entity

18

perpustakaan Pada proses ini inputan dari external entity akan dicocokkan dengan data store yang diperlukan, jika cocok maka data yang telah diolah akan disimpan pada data store koleksi dan klasifikasi.

2. Proses pengecekan usulan koleksi merupakan proses yang mengelola data usulan koleksi Pada proses ini data usulan koleksi akan diolah dengan mencocokkan data store usulan koleksi dengan data store koleksi apakah data usulan sudah ada dalam koleksi atau belum kemudian diproses dan diserahkan ke external entity perpustakaan untuk dilakukan pengadaan.

usulan koleksi

data usulan koleksi data koleksi

data klasifikasi

data asal koleksi data koleksi baru data klasifikasi dewey koleksi

koleksi

1 koleksi

1

pengelolaan koleksi

perpustakaan 4 klasifikasi

2

pengecekan usulan koleksi

3 usulan koleksi

19

C.2. DFD Level 1 Subsistem Transaksi

Pada gambar 3.8 merupakan subsistem transaksi aplikasi pengadaaan dan pengolahan katalog perpustakaan SMA GIKI 1 Surabaya. Terdapat 2(dua) proses dalam subsistem pengelolaan koleksi, yaitu:

1. Proses proses katalog merupakan proses yang mengelola data pencarian koleksi dari external entity anggota. Pada proses ini inputan dari external entity akan dicocokkan dengan data store koleksi.

2. Proses usulan koleksi merupakan proses yang mengelola data usulan koleksi dari external entity anggota. Pada proses ini data usulan koleksi akan disimpan ke data store usulan koleksi.

usulan koleksi usulan koleksi data koleksi koleksi mencari koleksi anggota 1 koleksi

3 usulan koleksi 1 proses katalog + 2 proses usulan koleksi +

Gambar 3.8 DFD Level 1 Subsistem transaksi

C.3 DFD Level 1 Subsistem Proses Pelaporan

Pada gambar 3.9 merupakan subsistem proses pelaporan, terdapat 3(tiga) proses didalam subsistem pelaporan yaitu:

1. Proses memilih laporan merupakan proses memilih laporan yang akan dibuat berdasarkan data store koleksi dan data store usulan koleksi.

20

2. Proses memilih periode laporan merupakan proses memilih laporan yang akan dibuat berdasarkan periode waktu yang dipilih.

3. Proses mencetak laporan merupakan proses untuk mencetak laporan,yaitu laporan usulan koleksi,laporan jumlah koleksi,yang akan ditujukan external entity perpustakaan,dan mencetak laporan koleksi perpustakaan yang ditujukan untuk external entity kepala sekolah.

data usulan koleksi

laporan jumlah koleksi laporan usulan koleksi

data periode laporan

laporan koleksi perpustakaan data laporan data koleksi kepala sekolah 1 koleksi 1 memilih laporan 2 memilih periode laporan 3 mencetak laporan + perpustaka an

3 usulan koleksi

Gambar 3.9 DFD Level 1 Subsistem Proses mengelola laporan

3.2.3 Entity Relational Diagram (ERD)

ERD merupakan suatu desain sistem yang digunakan untuk merepresentasikan, menentukan serta mendokumentasikan akan kebutuhan-kebutuhan sistem dalam pemrosesan database. ERD menyediakan bentuk untuk menunjukkan struktur keseluruhan dari data yang dibutuhkan oleh sistem. Dalam ERD data-data tersebut digambarkan dengan menggambarkan simbol

21

entity. Dalam perancangan sistem ini terdapat beberapa entity yang saling terkait untuk menyediakan data-data yang dibutuhkan oleh sistem.

A. Conceptual Data Model (CDM)

Sebuah CDM memaparkan relasi-relasi atau hubungan antar tabel dan menggambarkan secara keseluruha konsep struktur basis data yang dirancang untuk suatu aplikasi. Pada CDM telah didefiniskan kolom mana yang menjadi primary key. CDM dari aplikasi pengadaaan dan pengolahan katalog perpustakaan SMA GIKI 1 Surabaya dapat dilihat pada Gambar 3.10.

melakukan melakukan3 mempunyai melakukan2 MEMPUNYAI Mempunyai Mempunyai Melakukan1 Anggota No_Induk No_Anggota Nama Alamat Kota Telepon Jenis_Kelamin Kelas Tempat_Lahir Tanggal_Lahir Agama Tahun_M asuk Transaksi No_Transaksi_Pinjam nama Judul_Buku Kategori Tanggal_Pinjam Tanggal_Harus_Kembali Tanggal_kembali Jumlah_Pinjam Denda Harus Dibayar Lama Terlambat Agama Kode_Agama Agama Denda Kode_Denda Jenis_Denda Nominal_Denda Kota Kode_Kota Kota koleksi xvbb no urut judul edisi tahun terbit pengarang penerbit asal buku keterangan isbn status rak jumlah exemplar kategori no klasifikasi Kategori usulan koleksi No usulan judul pengarang penerbit edisi

Gambar 3.10 CDM Aplikasi pengadaaan dan pengolahan katalog Perpustakaan SMA GIKI 1 Surabaya

22

CDM Aplikasi pengadaaan dan pengolahan katalog Perpustakaan SMA GIKI 1 Surabaya yang terdiri dari beberapa tabel yaitu: koleksi,usulan koleksi,dan kategori.

B. Physical Data Model (PDM)

PDM merupakan hasil generate dari CDM yang menggambarkan secara detil konsep rancangan struktur basis data yang dirancang utuk pembuatan sistem. PDM berisikan tabel-tabel penyusun basis data beserta field-field yang terdapat pada setiap tabel seperti Gambar 3.11.

NO_INDUK = NO_INDUK

NO_USULAN = NO_USULAN

NO_KLASIFIKASI = NO_KLASIFIKASI NO_INDUK_KOLEKSI = NO_INDUK_KOLEKSI

KODE_DENDA = KODE_DENDA

KODE_KOTA = KODE_KOTA

KODE_AGAMA = KODE_AGAMA

NO_TRANSAKSI_PINJAM = NO_TRANSAKSI_PINJAM

NO_INDUK = NO_INDUK ANGGOTA NO_INDUK int NO_TRANSAKSI_PINJAM varchar(8) KODE_AGAMA int KODE_KOTA int NO_ANGGOTA int NAMA varchar(50) ALAMAT varchar(40) KOTA varchar(15) TELEPON int JENIS_KELAMIN varchar(10) KELAS varchar(15) TEMPAT_LAHIR varchar(15) TANGGAL_LAHIR datetime AGAMA varchar(10) TAHUN_MASUK int TRANSAKSI NO_TRANSAKSI_PINJAM varchar(8) NO_INDUK int KODE_DENDA int NO_INDUK_KOLEKSI varchar(10) NAMA_ varchar(50) JUDUL_BUKU varchar(35) KATEGORI varchar(25) TANGGAL_PINJAM datetime TANGGAL_HARUS_KEMBALI datetime TANGGAL_KEMBALI datetime JUMLAH_PINJAM int DENDA_HARUS_DIBAYAR int LAMA_TERLAMBAT int AGAMA KODE_AGAMA int AGAMA varchar(10) DENDA KODE_DENDA int JENIS_DENDA varchar(10) NOMINAL_DENDA int KOTA KODE_KOTA int KOTA varchar(15) KOLEKSI NO_INDUK_KOLEKSI varchar(10) NO_KLASIFIKASI varchar(20) NO_USULAN varchar(10) NO_URUT int JUDUL varchar(50) EDISI varchar(20) TAHUN_TERBIT varchar(4) PENGARANG varchar(30) PENERBIT varchar(30) ASAL_BUKU varchar(20) KETERANGAN varchar(50) ISBN varchar(20) STATUS varchar(10) RAK varchar(10) JUMLAH_EXEMPLAR int KATEGORI NO_KLASIFIKASI varchar(20) KATEGORI varchar(25) USULAN_KOLEKSI NO_USULAN varchar(10) NO_INDUK int JUDUL varchar(50) PENGARANG varchar(30) PENERBIT varchar(30) EDISI varchar(20)

Gambar 3.11 PDM Aplikasi pengadaaan dan pengolahan katalog Perpustakaan SMA GIKI 1 Surabaya

23

3.2.4 Struktur Database

Dari PDM sudah terbentuk, dapat disusun struktur basis data yang nantinya akan digunakan untuk menyimpan data yang diperlukan yaitu:

1.Tabel Koleksi

Primary Key : NO_INDUK_KOLEKSI

Foreign Key : NO_KLASIFIKASI, NO_USULAN Fungsi : Untuk menyimpan data master koleksi

Tabel 3.1 Tabel Koleksi

NamaKolom Tipe Data Panjang

Keterangan PK FK TabelAsal

NO_INDUK_KOLEKSI VarChar 10

NO_KLASIFIKASI VarChar 20 Kategori

NO_USULAN VarChar 10 Usulan_Koleksi

NO_URUT Integer 1

JUDUL VarChar 50

EDISI VarChar 20

TAHUN_TERBIT VarChar 4

PENGARANG VarChar 30

PENERBIT Integer 30

ASAL_BUKU VarChar 20

KETERANGAN VarChar 50

24

STATUS VarChar 10

RAK VarChar 10

JUMLAH_EXEMPLAR Integer 4

2.Tabel KATEGORI

Primary Key : NO_KLASIFIKASI Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data master KATEGORI Tabel 3.2 Tabel KATEGORI

NamaKolom Tipe Data Panjang

Keterangan

PK FK TabelAsal

NO_KLASIFIKASI Varchar 20

KATEGORI Varchar 25

3.Tabel usulan koleksi

Primary Key : NO_USULAN Foreign Key : NO_INDUK

Fungsi : Menyimpan data transaksi peminjaman dan pengembalian koleksi

Tabel 3.5 Tabel Peminjaman Koleksi

Nama Kolom Tipe Data Panjang

Keterangan PK FK TabelAsal

25

NO_INDUK Integer - Anggota

JUDUL VarChar 50

PENGARANG VarChar 30

PENERBIT Integer 30

EDISI VarChar 20

3.2.5 Desain Input/Ouput

Sebelum membuat program dari aplikasi pengadaaan dan pengolahan katalog perpustakaan SMA GIKI 1 Surabaya, dibuat desain-desain antar muka dalam setiap kegiatan yang dapat dilakukan dalam aplikasi. Desain antar muka ini mencakup semua proses yang ada dalam aplikasi antara lain login, tambah data, dan transaksi. Desain-desain ini bertujuan agar dalam tahap pengembangan selanjutnya, hasil dari antar muka akan mengikuti desain-desain yang telah dibuat sebelumnya. Desain-desain antar muka ini tampak seperti gambar-gambar berikut.

26

Gambar 3.13 Desain antarmuka Menu Utama

Gambar 3.14 Desain antarmuka data Master kategori

27

Gambar 3.16 Desain antarmuka usulan koleksi

28

BAB IV IMPLEMENTASI

4.1Kebutuhan Sistem

Untuk dapat menjalankan sistem ini maka diperlukan perangkat keras dan perangkat lunak dengan kondisi dan persyaratan tertentu agar sistem dapat berjalan dengan baik. Adapun kebutuhan perangkat keras dan perangkat lunak adalah sebagai berikut.

4.1.1 Kebutuhan Perangkat Keras

Sistem ini nantinya akan diletakkan pada bagian perpustakaan yang diakses secara offline, yakni terpusat hanya dengan satu komputer yang dioperasikan oleh petugas perpustakaan. Sehingga kebutuhan minimal yang harus dipenuhi adalah:

1. Processor Intel Pentium IV, sejenis atau diatasnya 2. Memory 512 Mb atau lebih

3. Harddisk 160 Gb atau lebih 4. Mouse, Printer dan Keyboard

4.1.2 Kebutuhan Perangkat Lunak

Kebutuhan perangkat lunak yang digunakan dalam pembuatan aplikasi ini adalah:

1. Microsoft SQL Server 2008 2. Microsoft Visual Basic 2010

29

4.2Implementasi Sistem

Setelah kebutuhan perangkat keras dan lunak telah terpenuhi, maka tahap selanjutnya adalah melakukan implementasi sistem yan telah dibuat. A. Form Login

Form ini digunakan untuk memastikan hanya orang yang memiliki hak akses dalam aplikasi ini agar dapat masuk ke dalam aplikasi. Form ini akan muncul ketika aplikasi pertama kali dijalankan. Form ini membutuhkan 2 input, yaitu pengguna (user name) dan juga sandi (password). Setelah memasukkan 2 input tersebut, pengguna dapat menekan tobol login untuk masuk ke dalam aplikasi. Implementasi dari form ini sebagai berikut:

Gambar 4.1 Form Login

Jika pengguna dan sandi tidak cocok, maka akan muncul pesan seperti yang ada dibawah ini.

30

B. Form Menu Utama

Setelah berhasil melakukan proses login, pengguna akan diarahkan ke form menu utama. Form utama ini digunakan sebagai akses menuju fungsi-fungsi lainnya yang terdapat dalam aplikasi sirkulasi perpustakaan SMA GIKI 1 Surabaya. Terdapat beberapa menu antara lain : tambah data mengarahkan pengguna untuk mengisi atau menambahkan data master klasifikasi/kategori, master koleksi.Menu terakhir adalah menu laporan yang mengarahkan pengguna ke tampilan-tampilan laporan yang ada. yaitu: laporan koleksi, laporan usulan koleksi. Kemudian terdapat button keluar untuk menutup aplikasi.

Gambar 4.3 Form Menu Utama

C. Form Menu Siswa

Form menu siswa ini digunakan sebagai akses menuju fungsi-fungsi lainnya yang terdapat dalam aplikasi sirkulasi perpustakaan SMA GIKI 1 Surabaya.

31

Terdapat beberapa menu antara lain : Cari Buku untuk mengarahkan pengguna mencari koleksi yang diinginkan berdasarkan judul buku,pengarang,kategori dan penerbit.Menu terakhir adalah menu Usulan Buku yang mengarahkan pengguna untuk melakukan usulan pengadaan koleksi perpustakaan.

Gambar 4.4 Form Menu Siswa

D. Form Klasifikasi

Form menu Klasifikasi ini digunakan untuk menambahkan data klasifikasi/Kategori yang berfungsi untuk memberikan jenis buku berdasarkan pengklasifikasian Dewey. Tombol Simpan akan melakukan penyimpanan jika data yang diinputkan benar dan lengkap..Button Ubah digunakan untuk mengubah data yang ada didalam database

32

Gambar 4.5 Form Klasifikasi/Kategori/Jenis

E. Form Buku

Form Buku digunakan untuk mendata atau menginputkan data buku yang buku baru yang berasal dari pengadaan,hibah dan hadiah.. Desain form buku dapat dilihat pada gambar 4.16 dibawah ini.

33

Textbox Nomor urut akan tergenerate secara otomatis. Textbox ini berisi tentang nomor urut buku. Combobox asal buku berisi semua jenis asal buku meliputi pengadaan,hibah dan hadiah.No induk adalah no induk buku baru yang akan dimasukkan . judul adalah judul buku yang akan diinputkan.tombol baru adalah fasilitas untuk menambahkan data buku baru. Tombol simpan adalah tombol untuk menyimpan inputan user yang telah diisikan dengan benar,data akan dimasukan kedalam database tombol simpan melakukan verivikasi dan validasi untuk mengecek apakah data yang diinputkan sudah lengkap atau belum dan apakah data sudah benar atau belum.Tombol ubah akan aktif apabila salah satu data pada datagridview diklik. Tombol ini berfungsi untuk memasukan data yang terdapat pada database ke textbox dan combox yang selanjutnya akan diedit.

Tombol batal adalah tombol untuk membersihkan semua textbox dan combobox sekaligus untuk mengembalikan kondisi form seperti semula. Datagridview berfungsi untuk menampilkan data yang telah ada pada database.

Gambar 4.7 Penyimpanan Sukses

34

F. Form Denah Rak perpustakaan

Gambar 4.9 Denah Rak

Form ini hanya berfungsi untuk menampilkan denah rak yang ada di perpustakaan Sma Giki 1 Surabaya

G. Form Katalog Buku

35

Form katalog buku berfungsi untuk mencari data buku yang diinginkan oleh user.Tombol cari adalah tombol yang akan mencari data buku sesuai dengan apa yang diinputkan pada textbox dan penelusuran berdasarkan radio button yang dipilih .

H. Form Usulan Koleksi

Form Usulan Koleksi berfungsi untuk melakukan usulan koleksi.No usulan akan digenerate secara otomatis.tombol simpan berfungsi untuk menyimpan inputan user yang ada didalam textbox.Tombol Batal berfungsi untuk keluar dari form Usulan koleksi

Gambar4.11 Form Usulan Koleksi

I. Laporan Peminjaman

Form laporan Koleksi digunakan untuk melaporkan koleksi buku yang ada didalam perpustakaan. Laporan ini juga digunakan untuk mencocokan data buku yang ada dirak beserta jumlahnya.dengan yang ada didalam database. Desain output laporan peminjaman dapat dilihat pada gambar 4.12 berikut ini.

36

Gambar4.12 Form Laporan Koleksi

J. Laporan Usulan Buku

Form laporan Kolekli digunakan untuk melaporkan ululan yang dilakukan oleh lilwa . Laporan ini juga digunakan untuk prolel pengadaan kolekli yang karu. Delain output laporan ululan kukudapat dilihat pada gamkar 4.13 kerikut ini.

37 BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan implementasi dan evaluasi yang telah dilakukan, dapat disimpulkan bahwa:

1. Aplikasi Pengadaan Koleksi dan Pengolahan Katalog Perpustakaan SMA

GIKI 1 SURABAYA yang dibangun berbasis desktop dapat memudahkan

proses pendataan buku dan pengadaan buku pada perpustakaan.

2. Aplikasi Pengadaan dan Pengolahan Katalog Perpustakaan SMA GIKI 1

SURABAYA yang dibangun berbasis desktop dapat membantu bagian

perpustakaan untuk memantau koleksi yang ada diperpustakaan dan dapat membantu dalam hal melakukan kegiatan pengadaan berdasarkan usulan koleksi.

3. Berdasarkan hasil uji coba,Aplikasi Pengadaan dan pengolahan katalog

perpustakaan SMA GIKI 1 SURABAYA yang dibuat mampu menghasilkan laporan sesuai dengan keinginan dan kebutuhan pengguna saat ini.

5.2 Saran

Adapun saran yang dapat diberikan kepada peneliti berikutnya apabila ingin mengembangkan aplikasi yang telah dibuat ini agar menjadi lebih baik adalah:

1. Aplikasi Pengadaan Koleksi dan Pengolahan Katalog Perpustakaan SMA

GIKI 1 yang dibangun saat ini belum bisa menentukan status buku, sehingga tidak dapat diketahui apakah buku itu berstatus ada atau hilang.

38

2. Aplikasi Pengadaan Koleksi dan Pengolahan Katalog Perpustakaan SMA

GIKI 1 ini belum mampu menghasilkan laporan yang bisa digunakan untuk bibliografi atau laporan koleksi baru.

39

DAFTAR PUSTAKA

Kendall, dan Kendall, 2003, Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1, Prenhallindo, Jakarta.

Elmasri, Ramez and Navathe, Shankant, B., 2004, International Edition : Fundamentals of Database System Fourth Edition, Pearson Education Inc., Boston.

Hartono, Jogiyanto, 1989, Analisis & Disain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta. Yuswanto, Subari, 2007, Pemrograman Database Visual Basic.Net, Prestasi

Pustaka Publisher, Surabaya.

Yuswanto, Subari, 2005, Pemrograman Dasar Visual Basic.Net, Prestasi Pustaka Publisher, Surabaya.

34

F. Form Denah Rak perpustakaan

Gambar 4.9 Denah Rak

Form ini hanya berfungsi untuk menampilkan denah rak yang ada di perpustakaan Sma Giki 1 Surabaya

G. Form Katalog Buku

35

Form katalog buku berfungsi untuk mencari data buku yang diinginkan oleh user.Tombol cari adalah tombol yang akan mencari data buku sesuai dengan apa yang diinputkan pada textbox dan penelusuran berdasarkan radio button yang dipilih .

H. Form Usulan Koleksi

Form Usulan Koleksi berfungsi untuk melakukan usulan koleksi.No usulan akan digenerate secara otomatis.tombol simpan berfungsi untuk menyimpan inputan user yang ada didalam textbox.Tombol Batal berfungsi untuk keluar dari form Usulan koleksi

Gambar 4.11 Form Usulan Koleksi

I. Laporan Peminjaman

Form laporan Koleksi digunakan untuk melaporkan koleksi buku yang ada didalam perpustakaan. Laporan ini juga digunakan untuk mencocokan data buku yang ada dirak beserta jumlahnya.dengan yang ada didalam database. Desain output laporan peminjamandapat dilihat pada gambar 4.12 berikut ini.

36

Gambar 4.12 Form Laporan Koleksi

J. Laporan Usulan Buku

Form laporan Kolekli digunakan untuk melaporkan ululan yang dilakukan oleh lilwa . Laporan ini juga digunakan untuk prolel pengadaan kolekli yang karu. Delain output laporan ululan kukudapat dilihat pada gamkar 4.13 kerikut ini.

37 BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan implementasi dan evaluasi yang telah dilakukan, dapat disimpulkan bahwa:

1. Aplikasi Pengadaan Koleksi dan Pengolahan Katalog Perpustakaan SMA GIKI 1 SURABAYA yang dibangun berbasis desktop dapat memudahkan proses pendataan buku dan pengadaan buku pada perpustakaan.

2. Aplikasi Pengadaan dan Pengolahan Katalog Perpustakaan SMA GIKI 1 SURABAYA yang dibangun berbasis desktop dapat membantu bagian perpustakaan untuk memantau koleksi yang ada diperpustakaan dan dapat membantu dalam hal melakukan kegiatan pengadaan berdasarkan usulan koleksi.

3. Berdasarkan hasil uji coba,Aplikasi Pengadaan dan pengolahan katalog perpustakaan SMA GIKI 1 SURABAYA yang dibuat mampu menghasilkan laporan sesuai dengan keinginan dan kebutuhan pengguna saat ini.

5.2 Saran

Adapun saran yang dapat diberikan kepada peneliti berikutnya apabila ingin mengembangkan aplikasi yang telah dibuat ini agar menjadi lebih baik adalah:

1. Aplikasi Pengadaan Koleksi dan Pengolahan Katalog Perpustakaan SMA GIKI 1 yang dibangun saat ini belum bisa menentukan status buku, sehingga tidak dapat diketahui apakah buku itu berstatus ada atau hilang.

38

2. Aplikasi Pengadaan Koleksi dan Pengolahan Katalog Perpustakaan SMA GIKI 1 ini belum mampu menghasilkan laporan yang bisa digunakan untuk bibliografi atau laporan koleksi baru.

39

DAFTAR PUSTAKA

Kendall, dan Kendall, 2003, Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1, Prenhallindo, Jakarta.

Elmasri, Ramez and Navathe, Shankant, B., 2004, International Edition :

Fundamentals of Database System Fourth Edition, Pearson Education Inc.,

Boston.

Hartono, Jogiyanto, 1989, Analisis & Disain Sistem Informasi: Pendekatan

Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta.

Yuswanto, Subari, 2007, Pemrograman Database Visual Basic.Net, Prestasi

Pustaka Publisher, Surabaya.

Yuswanto, Subari, 2005, Pemrograman Dasar Visual Basic.Net, Prestasi Pustaka