Sistem Retur Pembelian dan Pencatatan
13. Sistem Retur Pembelian dan Pencatatan
Utang
Dalam bab ini akan diuraikan sistem pencatatan utang, diuraikan lebih dahulu sistem retur pembelian, yang merupakan sistem yang digunakan untuk melaksanakan transaksi pengembalian barang kepada pemasok dan pencatatan pengurangan utang.
Barang yang sudah diterima dari pemasok adakalanya tidak sesuai dengan barang yang dipesan menurut surat order pembelian. Ketidaksesuaian tersebut terjadi kemungkinan karena barang yang diterima tidak cocok dengan spesifikasi yang tercantum dalam surat order pembelian, barang mengalami kerusakan dalam pengiriman, atau baranag diterima melewati tanggal pengiriman yang dijanjikan oleh pemasok. Sistem retur pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengembalian barang yang sudah dibeli kepada pemasoknya.
Fungsi yang Terkait.
Fungsi yang terkait dalam sistem retur pembelian adalah : (1) fungsi gudang, (2) fungsi pembelian, (3) fungsi pengiriman, (4) fungsi akuntansi.
Fungsi Gudang
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang kepada fungsi pengiriman seperti yang tercantum dalam memo debit yang diterima dari fungsi pembelian.
Fungsi Pembelian
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengeluarkan memo debit untuk retur pembelian.
Fungsi pengiriman
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengirimkan kembali barang kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian dalam memo debit yang diterima dari fungsi pembelian.
Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat : (a) transaksi retur pembelian dalam jurnal retur pembelian atau jurnal umum, (b) berkurangnya harga pokok persediaan karena retur pembelian dalam kartu persediaan, (c) berkurangnya utang yang timbul dari transaksi retur pembelian dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar atau dalam kartu utang.
Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem retur pembelian adalah : (1) memo debit, (2) laporan pengiriman barang.
1. Memo Debit. Merupakan formulir yang diisi oleh fungsi pembelian yang memberikan otorisasi bagi fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yang telah dibeli oleh perusahaan dan bagi fungsi akuntansi untuk mendebit rekening utang karena transaksi retur pembelian.
2. Laporan Pengiriman Barang. Dokumen ini dibuat oleh fungsi pengiriman untuk melaporkan jenis dan kuantitas barang yang dikirimkan kembali kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian dalam memo debit dari fungsi pembelian.
Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi retur pembelian adalah : (1) jurnal retur pembelian atau jurnal umum, (2) kartu persediaan, (3) kartu utang.
1. Jurnal Retur Pembelian atau Jurnal Umum. Digunakan untuk mencatat transaksi retur penjualan yang mengurangi jumlah persediaan dan utang dagang.
2. Kartu Persediaan. Digunakan untuk mencatat berkurangnya harga pokok persediaan karena dikembalikannya barang yang telah dibeli kepada pemasoknya.
3. Kartu Utang. Digunakan untuk mencatat berkurangnya utang kepada debitur akibat pengembalian barang kepadanya.
Jaringan Proses yang Membentuk Sistem Retur Pembelian
Sistem retur pembelian teridiri dari jaringan proses berikut ini : (1) perintah retur pembelian, (2) proses pengiriman barang ke pemasok, (3) proses pencatatan utang.
Perintah Retur Pembelian
Terjadi atas perintah fungsi pembelian kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan (dalam sistem pembelian) kepada pemasok yang bersangkutan.
Proses pengiriman Barang
Fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian yang tercantum dalam memo debit dan membuat laporan pengiriman barang untuk transaksi retur pembelian tersebut.
Proses Pencatatan Utang
Dalam proses ini, fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan retur pembelian (memo debit ddan laporan pengiriman barang) dan menyelenggarakan pencatatan berkurangnya utang dalam kartu utang atau mengarsipkan dokumen memo debit sebagai pengurang utang.
Proses Pencatatan Utang
Ada dua metode pencatatan utang: proses pembayaran utang dan proses kartu pembayaran. Dalam proses pembayaran utang, catatan utang adalah berupa kartu utang yang diselenggarakan untuk tiap kreditur , yang Ada dua metode pencatatan utang: proses pembayaran utang dan proses kartu pembayaran. Dalam proses pembayaran utang, catatan utang adalah berupa kartu utang yang diselenggarakan untuk tiap kreditur , yang
Proses Pembayaran Utang
Dokumen yang digunakan dalam proses pembayaran utang adalah : (a) faktur dari pemasok, (b) kuitansi tanda terima uang yang ditandatangani oleh pemasok atau tembusan surat pemberitahuan yang dikirim ke pemasok, yang berisi keterangan untuk apa pembayaran tersebut dilakukan.
Proses Kartu pembayaran
Jika dalam proses pembayaran utang, pencatatan utang melalui empat tahap, dalam proses kartu pembayaran, pencatatan uang hanya melalui dua tahap, yaitu : pencatatan utang dalam register bukti kas keluar dan jurnal pengeluaran kas.
Ringkasan
1. Sistem pencatatan utang meliputi pencatatan utang dan proses distribusi pembelian.
2. Diatas telah diuraikan mengenai sistem retur pembelian yang digunakan untuk melaksanakan transaksi pengembalian barang yang dibeli kepada pemasok yang bersangkutan. Transaksi retur pembelian dicatat dengan mendebit rekening Utang Dagang dan mengkredit rekening Persediaan. Dengan demikian buku pembantu yang terkait dengan transaksi retur pembelian adalah buku pembantu utang dan buku pembantu persediaan.
3. Fungsi yang terkait dalam sistem retur pembelian adalah : fungsi pembelian, gudang, pengiriman, akuntansi.
4. Dokumen yang digunakan dalam sistem retur pembelian adalah memo debit dan laporan pengiriman barang.
5. Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi retur pembelian adalah jurnal retur pembelian, kartu persediaan, dan kartu utang.
6. Jaringan proses yang membentuk sistem retur pembelian adalah proses perintah retur pembelian, proses pengiriman barang kepada pemasok, dan proses pendebitan utang.
7. Ada dua cara metode pencatatan utang : proses pembayaran utang dan proses kartu pembayaran.