Mekanisme Transaksi Keuangan Dengan Metode Direct Expense Pada PT. Tirta Sibayakindo Danone Aqua Group
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN KEUANGAN
MEKANISME TRANSAKSI KEUANGAN DENGAN METODE DIRECT EXPENSE PADA PT. TIRTA SIBAYAKINDO DANONE AQUA GROUP TUGAS AKHIR
Diajukan Oleh :
FAJAR AULIA RAHMAN SITOMPUL 122101245
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Diploma III
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN 2015
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrahim Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Alhamdulillah, puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah Subhanahu Wa Ta’ala karena atas berkat dan rahmat-Nya penulis mampu menyelesaikan Tugas Akhir ini tepat pada waktunya sekaligus sebagai titik akhir dari sebuah proses pembelajaran di Program Diploma III Manajemen Keuangan Universitas Sumatera Utara.
Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa hormat dan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada kedua orang tua penulis khususnya Ibunda tercinta Erni Yanti yang telah banyak berkorban, memberikan kasih sayang, perhatian, dukungan dan do’a yang tiada henti-hentinya kepada penulis serta Ayahanda Alfred Sitompul. Ucapan terima kasih juga penulis haturkan kepada: 1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.ec. Ac, Ak, CA selaku Dekan Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. 2. Ibu Dr. Yeni Absah, SE, M.Si dan Bapak Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si
selaku Ketua dan Sekretaris Program Studi Diploma III Mananjemen Keuangan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. 3. Bapak Drs. Syahyunan, M.Si selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan saran, arahan dan koreksi dalam penilisan Tugas Akhir.
i
4. Seluruh staf pengajar Program Studi Diploma III Manajemen Keuangan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
5. Faridz Al-Kindi, Febry Rizky Al-Fadillah, selaku abang dan adik yang terus memberikan semangat dan do’a dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.
6. Bapak Irfan Gustami, selaku Plant Controller di PT. Tirta Sibayakindo Danone Aqua Group yang memberikan semangat, do’a serta selalu ada buat membantu penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir.
7. Teman-teman Program Studi Diploma III Manajemen Keuangan stambuk 2012 serta semua pihak yang secara sadar atau tidak, telah ikut serta membantu penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari kesempurnaan dan masih banyak kekurangan yang harus diperbaiki, baik dalam hal penulisan, pengetahuan, dan penggunaan bahasa. Tetapi penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat berguna dan bermanfaat bagi pihak-pihak berkepentingan.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb
Medan, Juli 2015 Penulis
Fajar Aulia Rahman Sitompul NIM : 122101245
ii
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ................................................................................... DAFTAR ISI .................................................................................................. DAFTAR GAMBAR .....................................................................................
i iii iv
BAB I
PENDAHULUAN ....................................................................... A. Latar Belakang ......................................................................... B. Rumusan Masalah .................................................................... C. Tujuan Penelitian...................................................................... D. Manfaat penelitian ....................................................................
1 1 3 3 3
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN .......................................................... A. Sejarah Singkat Perusahaan .................................................... B. Struktur Organisasi .................................................................. C. Uraian Pekerjaan .....................................................................
5 5 13 15
BAB III
PEMBAHASAN ......................................................................... ....................................................................................................... A. Direct Expense (Sistem Voucher) ........................................... B. Tujuan Direct Expense (Sistem Voucher) ............................... C. Direct Expense (Sistem Voucher) pada PT. Tirta Sibayakindo
Danone Aqua Group ................................................................
19
19 23
24
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN .................................................. A. Kesimpulan .............................................................................. B. Saran .........................................................................................
28 28 29
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................... 30
iii
DAFTAR GAMBAR
No. Gambar
Judul
Halaman
Gambar 2.l
Logo Perusahaan ...........................................................
12
Gambar 2.2
Struktur Organisasi PT. Tirta Sibayakindo Danone Aqua Group .....................................................
14
Gambar 3.1
Mekanisme Direct Expense (Sistem Voucher) PT. Tirta Sibayakindo Danone Aqua Group.................
25
iv
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Pertumbuhan ekonomi dan perkembangan dunia bisnis di zaman era global
menuntut seluruh perusahaan untuk memperoleh keuntungan yang maksimal. Dalam perkembangan aktivitas tersebut, terdapat persaingan yang sangat kompetitif di berbagai aspek bidang kerja. Oleh karena itu, perusahaan harus memiliki sistemsistem yang dapat digunakan untuk merencanakan, menyusun, mengelola, melaksanakan dan mengawasi aktivitas perusahaan tersebut.
Menurut Swastha dan Sukotjo (2002:12), “Perusahaan adalah adalah suatu organisasi produksi yang menggunakan dan mengkoordinir sumber-sumber ekonomi untuk memuaskan kebutuhan dengan cara yang menguntungkan”.
Menurut Undang-undang Nomor 3 Tahun 1982, “Perusahaan adalah setiap bentuk usaha yang menjalankan setiap jenis usaha yang bersifat tetap dan terus menerus, dan yang didirikan, bekerja serta berkedudukan dalam wilayah negara Republik Indonesia untuk tujuan memperoleh keuntungan atau laba”.
Perusahaan harus berhati-hati dalam melakukan aktifitas yang berhubungan dengan pengeluaran kas, artinya setiap pengeluaran kas yang dilakukan harus diperhitungkan manfaat dan keuntungan yang akan didapat. Untuk mendapatkan hasil yang maksimal, maka setiap perusahaan harus mempunyai kualitas sistem informasi akuntansi yang baik dari segi pendidikan, keahlian atau pun keterampilan dalam
1
2
melaksanakan tugasnya. Pengeluaran kas harus dilaksanakan secara efektif dan efisien agar tidak terjadi pemborosan anggaran. Oleh karena itu, diperlukan suatu sistem yang memadai untuk dapat mengawasi pengeluaran kas.
Menurut Munawir (2010:14), “Kas adalah uang tunai yang dapat digunakan untuk membiayai operasi perusahaan. Termasuk dalam pengertian kas adalah cek yang diterima dari para pelanggan dan simpanan perusahaan di bank yang dapat diambil kembali setiap saat oleh perusahaan”.
Dengan adanya sistem informasi akuntansi yang benar, maka manajemen dalam organisasi perusahaan dapat mengevaluasi hasil dari suatu operasi atau suatu kegiatan apakah berjalan dengan efisien dan efektif. Menurut Susanto (2008:72), “Sistem informasi akuntansi dapat didefinisikan sebagai kumpulan (integrasi) dari subsistem/komponen baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan dan bekerja sama satu sama lain secara harmonis untuk mengolah data transaksi yang berkaitan dangan masalah keuangan menjadi informasi keuangan. Selain itu, sistem informasi akuntansi dapat digunakan sebagai pedoman dalam penugasan dan wewenang bagi sumber daya manusia yang bekerja dalam organisasi atau perusahaan tersebut sehingga dapat berjalan sesuai mekanisme.
PT. Tirta Sibayakindo Danone Aqua Group merupakan salah satu perusahaan swasta Air Minum Dalam Kemasan (AMDK) yang ada di Indonesia. PT. Tirta Sibayakindo Danone Aqua Group menerapkan sebuah metode akuntansi dalam mengawasi pengeluaran kas agar terlaksana secara efektif dan efisien, yaitu direct expense. Metode direct expense ini pada prinsipnya sama dengan sistem voucher.
3
Menurut Warren (2008:324), “Sistem voucher adalah serangkaian prosedur untuk mengotorisasi dan membukukan kewajiban serta pembayaran kas”.
Melihat begitu pentingnya sebuah sistem dalam pengendalian dan mengawasi pengeluaran kas suatu perusahaan, maka penulis memilih judul penulisan sebagai berikut: “Mekanisme Transaksi Keuangan Dengan Metode Direct Expense Pada PT. Tirta Sibayakindo Danone Aqua Group”
B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan sebelumnya, maka dirumuskan
masalah: Bagaimana mekanisme direct expense yang diterapkan PT. Tirta Sibayakindo Danone Aqua Group?
C. Tujuan Penelitian Tujuan yang ingin dicapai penulis dengan diadakannya penulisan ini adalah
untuk mengetahui bagaimana mekanisme direct expense yang diterapkan PT. Tirta Sibayakindo Danone Aqua Group.
D. Manfaat Penelitian Manfaat yang didapat dengan diadakannya penulisan ini adalah:
1. Bagi Penulis Sebagai menambah dan mengembangkan wawasan serta pengetahuan penulis dalam memahami teori akuntansi keuangan, khususnya mengenai sistem voucher sebagai salah satu sistem pengendalian dan mengawasi kas suatu perusahaan.
4
2. Bagi PT. Tirta Sibayakindo Danone Aqua Group Sebagai bahan masukan dan rujukan bagi pimpinan dan pihak manajemen untuk memperbaiki sistem akuntansi keuangan PT. Tirta Sibayakindo Danone Aqua Group serta menyusun rencana dan kebijakan akuntansi dimasa mendatang.
3. Bagi Penulis Lainnya Sebagai bahan masukan dan sumber informasi penting bagi pihak-pihak yang memerlukan dalam rangka menyempurnakan penulisan sejenis berikutnya atau sebagai referensi bagi penulis selanjutnya.
BAB II PROFIL PERUSAHAAN
A. Sejarah Singkat PT. Tirta Sibayakindo Danone Aqua Group Aqua adalah sebuah merek air minum dalam kemasan (AMDK) yang
diproduksi oleh PT Aqua Golden Mississippi Tbk di Indonesia sejak tahun 1973. Selain di Indonesia, Aqua juga dijual di Malaysia, Singapura, dan Brunei. Aqua adalah merek AMDK dengan penjualan terbesar di Indonesia dan merupakan salah satu merek AMDK yang paling terkenal di Indonesia, sehingga telah menjadi seperti merek generik untuk AMDK. Saat ini, terdapat 14 pabrik yang memproduksi Aqua dengan kepemilikan berbeda-beda (3 pabrik dimiliki oleh PT Tirta Investama, 10 pabrik dimiliki oleh PT Aqua Golden Mississippi, dan pabrik di Berastagi, Sumatera Utara dimiliki oleh PT Tirta Sibayakindo). Sejak tahun 1998, Aqua sudah dimiliki oleh perusahaan multinasional dalam bidang makanan dan minuman asal Perancis, Grup Danone, hasil dari penggabungan PT Aqua Golden Mississippi dengan Danone. Aqua Group didirikan oleh Tirto Utomo (1930-1994), warga asli Wonosobo yang setelah keluar bekerja dari Pertamina, dan bekerja di Petronas, mendirikan usaha air minum dalam kemasan (AMDK). Tirto berjasa besar atas perkembangan bisnis atau usaha AMDK di Indonesia, karena sebagai seorang pionir maka Almarhum berhasil menanamkan nilai-nilai dan cara pandang bisnis AMDK di Indonesia.
Aqua untuk saat ini merupakan market leader dalam medan persaingan berbagai produk air mineral di Indonesia. Posisinya yang kuat disebabkan oleh faktor Aqua
5
6
sebagai produk air mineral yang pertama kali hadir di Indonesia serta strategi promosi dan pemasaran yang gencar. Metode promosi yang digunakan adalah terutama melalui iklan di media elektronik dan cetak, mensponsori berbagai acara, serta instalasi iklan billboard secara luas. Dalam pemasarannya, grup distribusi Aqua memiliki jaringan distribusi air mineral yang terluas di Indonesia, yang mana menembus sampai hampir ke setiap sudut kepulauan. Jumlah titik stok (gudang) semakin diperbanyak secara agresif sejak tahun 2005, sehingga mampu menyediakan penetrasi pasar yang lebih luas melalui rantai suplai dan penghantaran. Gudang stok ditempatkan pada area-area yang memiliki outlet retail yang banyak, termasuk pasar tradisional, sehingga setiap gudang dapat melayani masing-masing area geografis dalam waktu yang sesingkat mungkin. 1. Awal Pendirian.
PT Aqua Golden Mississippi, selaku perusahaan pertama dari Aqua Group, didirikan pada tahun 1973 di Indonesia. Ide mendirikan perusahaan AMDK timbul ketika Tirto bekerja sebagai pegawai Pertamina pada awal tahun 1970-an dan pegawai Petronas pada awal dekade 1980-an. Ketika itu Tirto bertugas menjamu delegasi sebuah perusahaan Amerika Serikat. Namun jamuan itu terganggu ketika istri ketua delegasi mengalami diare yang disebabkan karena mengonsumsi air yang tidak bersih. Tirto kemudian mengetahui bahwa tamu-tamunya yang berasal dari negara barat tidak terbiasa meminum air minum yang direbus, tetapi air yang telah disterilkan.
7
Ia dan saudara-saudaranya mulai mempelajari cara memproses air minum dalam kemasan di Bangkok, Thailand. Ia meminta adiknya Slamet Utomo untuk magang di Polaris, sebuah perusahaan AMDK yang ketika itu telah beroperasi 16 tahun di Thailand. Tidak mengherankan bila pada awalnya produk Aqua menyerupai Polaris mulai dari bentuk botol kaca, merek mesin pengolahan air, sampai mesin pencuci botol serta pengisi air karena di Indonesia sama sekali tidak ada.
Tirto mendirikan pabrik pertamanya di Pondok Ungu, Bekasi, dan menamai pabrik itu PT Golden Mississippi dengan kapasitas produksi enam juta liter per tahun. Tirto sempat ragu dengan nama PT Golden Mississippi yang meskipun cocok dengan target pasarnya, ekspatriat, namun terdengar asing di telinga orang Indonesia. Sebelum bernama Aqua, dahulu bernama Puritas (nama lain dari Pure Artesian Water), yang berlogo daun semanggi. Tetapi, Eulindra Lim, mengusulkan untuk menggunakan nama Aqua karena cocok terhadap image air minum dalam botol serta tidak sulit untuk diucapkan. Ia setuju dan mengubah merek produknya dari Puritas menjadi Aqua, karena kata Puritas sulit diucapkan. Dua tahun kemudian, produksi pertama Aqua diluncurkan dalam bentuk kemasan botol kaca ukuran 950 ml dengan harga jual Rp.75, hampir dua kali lipat harga bensin yang ketika itu bernilai Rp.46/liter. 2. Perkembangan dan Akuisisi oleh Danone
Pada tahun 1982, Tirto mengganti bahan baku (air) yang semula berasal dari sumur bor ke mata air pegunungan yang mengalir sendiri (self-flowing spring) karena
8
dianggap mengandung komposisi mineral alami yang kaya nutrisi seperti kalsium, magnesium, potasium, zat besi, dan sodium.
Willy Sidharta, sales dan perakit mesin pabrik pertama Aqua, merupakan orang pertama yang memperbaiki sistem distribusi Aqua. Ia memulai dengan menciptakan konsep delivery door to door khusus yang menjadi cikal bakal sistem pengiriman langsung Aqua. Konsep pengiriman menggunakan kardus-kardus dan galon-galon menggunakan armada yang didesain khusus membuat penjualan Aqua secara konsisten menanjak hingga akhirnya angka penjualan Aqua mencapai dua triliun rupiah pada tahun 1985.
Pada tahun 1984, Pabrik Aqua kedua didirikan di Pandaan, Jawa Timur sebagai upaya mendekatkan diri pada konsumen yang berada di wilayah tersebut. Setahun kemudian, terjadi pengembangan produk Aqua dalam bentuk kemasan PET 220 ml. Pengembangan ini membuat produk Aqua menjadi lebih berkualitas dan lebih aman untuk dikonsumsi.
Pada tahun 1995, Aqua menjadi pabrik air mineral pertama yang menerapkan sistem produksi in line di pabrik Mekarsari. Pemrosesan air dan pembuatan kemasan Aqua dilakukan bersamaan. Hasil sistem in line ini adalah botol Aqua yang baru dibuat dapat segera diisi air bersih di ujung proses produksi, sehingga proses produksi menjadi lebih higienis.
Pada tahun 1998, karena ketatnya persaingan dan munculnya pesaing-pesaing baru, Lisa Tirto sebagai pemilik Aqua Golden Mississipi sepeninggal suaminya Tirto Utomo, menjual sahamnya kepada Grup Danone pada 4 September 1998. Akusisi
9
tersebut dianggap tepat setelah beberapa cara pengembangan tidak cukup kuat menyelamatkan Aqua dari ancaman pesaing baru. Langkah ini berdampak pada peningkatan kualitas produk dan menempatkan Aqua sebagai produsen air mineral dalam kemasan (AMDK) yang terbesar di Indonesia. Pada tahun 2000, bertepatan dengan pergantian milenium, Aqua meluncurkan produk berlabel Danone-Aqua. 3. Pasca Akuisisi
Danone meningkatkan kepemilikan saham di PT Tirta Investama dari 40% menjadi 74%, sehingga Danone kemudian menjadi pemegang saham mayoritas Aqua Group. Aqua menghadirkan kemasan botol kaca baru 380 ml pada 1 November 2001. a. Tahun 2001
Banjir besar yang melanda Jakarta pada akhir tahun menggerakkan perusahaan untuk membantu masyarakat dan juga para karyawan Aqua sendiri yang terkena musibah tersebut. Aqua menang telak di ajang Indonesian Best Brand Award. Mulai diberlakukannya Kesepakatan Kerja Bersama [KKB 2002 - 2004] pada 1 Juni 2002. b. Tahun 2003 Perluasan kegiatan produksi Aqua Group ditindaklanjuti melalui peresmian sebuah pabrik baru di Klaten pada awal tahun. Upaya mengintegrasikan proses kerja perusahaan melalui penerapan SAP (System Application and Products for Data Processing) dan HRIS (Human Resources Information System).
10
c. Tahun 2004 Peluncuran logo baru Aqua. Aqua menghadirkan kemurnian alam baik dari sisi isi maupun penampilan luarnya. Aqua meluncurkan varian baru Aqua Splash of Fruit, jenis air dalam kemasan yang diberi esens rasa buah strawberry dan orangemango. Peluncuran produk ini awalnya ingin memperkuat posisi Aqua sebagai produsen minuman. Sebenarnya Aqua Splash Of Fruit bukanlah air mineral biasa, namun masuk dalam kategori beverages. Sehingga di dalam penjualannya tidak boleh dijemur seperti produk air mineral, namun harus dimasukkan ke dalam lemari pendingin atau cooling box. Sayangnya, hal ini tidak terlalu diperhatikan oleh konsumen dikarenakan kurangnya sosialisasi oleh pihak Aqua. Pada tahun yang sama, Aqua melakukan PHK (pemutusan hubungan kerja) massal untuk seluruh pabrik, depo dan termasuk kantor pusat.
d. Tahun 2005 Danone membantu korban tsunami di Aceh. Pada tanggal 27 September, Aqua memproduksi Mizone, minuman bernutrisi yang merupakan produk dari Danone. Mizone hadir dengan dua rasa, yaitu orange lime dan passion fruit.
e. Tahun 2006-2008 Danone berupaya untuk membuat pabrik di Serang, namun karena Danone didemo oleh warga sekitar, Bupati, DPRD dan LSM, serta terlebih lagi kasus ini sudah sampai Gubernur Banten yang bukan menjadi rahasia merupakan Putri dari penguasa Banten maka Danone dengan terpaksa kalah atau membatalkan pembuatan Pabrik di Serang. Sebenarnya Danone bisa berhasil membuat pabrik di
11
Serang seandainya Danone mau membuatkan fasilitas umum yaitu air bersih bagi warga sekitar, karena sebenarnya yang dibutuhkan warga sekitar itu hanyalah air bersih bukannya hanya sekedar survey atau malah penghijauan. Keadaan inilah yang sayangnya justru dimanfaatkan oleh segelintir orang untuk mencari keuntungan pribadi. f. Tahun 2009 Danone akan mulai membuat pabrik baru di Cianjur, ini merupakan pengalihan dari Pabrik Serang yang pembangunannya sementara ditunda. g. Tahun 2010 Aqua Group mengalami perubahan signifikan pada struktur organisasi dan operasionalnya. Perubahan tersebut adalah proses delisting PT Aqua Golden Mississippi dari Bursa Efek Indonesia (BEI) karena berbagai kasus sehingga status badan hukum PT AGM menjadi perusahaan tertutup. Aqua juga memperkenalkan inovasi baru pada tutup galonnya untuk menjaga kemurnian alam. h. Tahun 2011-2012 Aqua menyelenggarakan kampanye It's in Me untuk sosialisasi hidup sehat kepada konsumen. i. Tahun 2013 Aqua menyelenggarakan 40 tahun Aqua, program ulang tahun Aqua ke-40 dengan tagline Bersama untuk Indonesia, dengan peluncuran logo baru.
12
4. Visi dan Misi Perusahaan Visi: a. Membawa hidrasi berkualitas untuk kesehatan yang lebih baik bagi sebanyak mungkin masyarakat Indonesia melalui produk dan layanan. b. Membangun organisasi yang dinamis, terbuka dan beretika dengan budaya pembelajaran yang memberikan kesempatan berkembang yang unik bagi para karyawan. c. Menjadi acuan dalam pembangunan berkelanjutan, melindungi sumberdaya airnya untuk melestarikan lingkungan, memberdayakan masyarakat dan mempromosikan serta mendorong masyarakat untuk menjadi lebih bertanggung jawab terhadap lingkungan. Misi: Membawa kesehatan melalui pangan kepada sebanyak mungkin orang.
5. Arti Logo Aqua
Sumber: PT. Tirta Sibayakindo Danone Aqua Group 2015
Gambar 2.1 Logo Perusahaan
13
a. Tulisan Danone adalah nama perusahaan di Paris dimana perusahaan ini merupakan perusahaan yang terkenal diseluruh dunia sehingga makanan dan minuman yang diproduksi dikenal sebagai produksi internasional.
b. Tulisan Aqua dan gambar gunung yang berwarna biru, air mineral menggunakan warna biru sebagai warna dasar produknya karena warna biru menggambarkan lautan yang luas dimana lebih diartikan sebagai air.
c. Warna Aqua yang kita lihat terdiri dari 3 warna biru, pertama warna biru yang agak muda, kedua warna biru muda dan ketiga warna biru tua (gelap), Aqua terinspirasi dari lautan di pantai karena lautan di pantai juga terlihat 3 warna di mana warna biru dekat pasir, warna biru tengah-tengah lautan dan warna biru yang jauh dari pasir.
d. Tulisan Aqua yang bergelombang, karena Aqua merupakan produk air mineral sehingga jenis tulisan ditiap sisinya dibuat bergelombang seperti air.
e. Gambar gunung, menggambarkan ke pelanggan kalau sumber air Aqua ini berasal langsung dari pegunungan yang diolah untuk di minum.
B. Struktur Organisasi PT. Tirta Sibayakindo Danone Aqua Group Dalam sebuah perusahaan, struktur organisasi merupakan salah satu faktor
pendukung keberhasilan untuk mencapai sebuah tujuan yang sudah ditetapkan oleh perusahaan, di mana struktur organisasi menunjukkan pola hubungan di antara bagian-bagian/posisi serta menggambarkan wewenang tanggung jawab.
14
Struktur organisasi PT. Tirta Sibayakindo Danone Aqua Group dapat dilihat pada Gambar 2.2.
Plant Manager
Manufacturing &
Logistics Manager
Quality &
Performance Manager
HR Manager
Engineering Manager
Plant Controller
Sumber : PT. Tirta Sibayakindo Danone Aqua Group 2015
Gambar 2.2
Struktur Organisasi PT. Tirta Sibayakindo Danone Aqua Group
15
C. Uraian Pekerjaan PT. Sibayakindo Danone Aqua Group Adapun setiap unit kerja memiliki tanggung jawab yang harus di lakukan dan
itu disebut dengan uraian pekerjaan/job description. Uraian pekerjaan/job description tersebut adalah sebagai berikut: 1) Plant Manager Ringkasan Pekerjaan: a. Merencanakan implementasi strategi dan operasional pabrik secara tepat sesuai
strategi bisnis perusahaan. b. Memonitor penyusunan rencana kerja harian pabrik sesuai rencana tahunan dan
bulanan. c. Memonitor dan menganalisa pencapaian produktivitas pabrik serta rencana
operasional harian untuk pemenuhan pencapaian target yang telah ditetapkan. d. Mengevaluasi produktivitas serta kapasitas pabrik untuk penentuan pencapaian
target serta penentuan target berikutnya. e. Mengatasi dan mengarahkan pemecahan masalah strategis pabrik untuk
meminimalisir kesalahan serta efisiensi. f. Menjalankan tugas-tugas terkait lainnya dalam upaya pencapaian target
perusahaan. g. Bertanggung jawab atas keseluruhan pabrik atau perusahaan, serta memeriksa
pelaksanaan kegiatan di lapangan dan menilai secara langsung pelaksanaan kegiatan di lapangan.
16
2) HR. Manager Ringkasan Pekerjaan: a. Melakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja/Preparation and selection. b. Rekrutmen tenaga kerja/Recruitment. c. Seleksi tenaga kerja/Selection. d. Pengembangan dan evaluasi karyawan/Development and evaluation. e. Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai/Compensation and
protection. f. Pengelolaan hubungan antara manajemen dengan karyawan untuk mendorong
terciptanya iklim kerja yang kondusif bagi kedua belah pihak. g. Mengurusi segala hal yang ada kaitannya dengan para karyawan atau para pekerja,
yang meliputi tingkat kedisipilinan, tingkat kehadiran dan juga mengurusi perihal karyawan yang sakit atau sedang mengalami musibah. h. Merencankan pelaksanaan pelatihan yang sesuai dengan hasil evaluasi yang telah dilakukan. 3) Quality & Performance Manager Ringkasan Pekerjaan: a. Menyusun usulan pemecahan masalah yang terkait dengan kualitas proses dan hasil produksi. b. Menjalankan tugas-tugas lainnya dalam upaya pencapaian target perusahaan. c. Menganalisa permasalahan yang timbul pada kualitas proses dan hasil produksi.
17
d. Menyusun dan menyiapkan dokumen-dokumen dan data produksi. e. Memonitor kualitas material serta hasil produksi dengan perbandingan kualitas
standar. f. Melakukan pemeriksaan terhadap jalannya proses produksi untuk memastikan
kesesuaian prosedur. 4) Manufacturing & Logistics Manager Ringkasan Pekerjaan: a. gerakan yang efektif efisien dan biaya dan penyimpanan barang dan
mengkonfigurasi jaringan distribusi yang sesuai. b. pesanan Koordinasi penawaran dan permintaan dan informasi yang terkait dengan
siklus pesanan. c. Pemantauan kinerja dan strategi untuk meningkatkan sistem yang ada. d. Mengalokasikan sumber daya yang tersedia. e. Mengkoordinasikan semua kegiatan untuk mencapai biaya terendah logistik. 5) Engineering Manager Ringkasan Pekerjaan: a. Memberikan petunjuk kepada tim, dalam melaksanakan pekerjaan pengawasan
teknis. b. Menjamin bahwa semua isi dari kerangka acuan pekerjaan ini akan dipenuhi
dengan baik yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan major.
18
c. Membantu dan memberikan petunjuk kepada tim di lapangan dalam mencari pemecahan-pemecahan atas permasalahan yang timbul baik sehubungan dengan teknis.
6) Plant Controller Ringkasan Pekerjaan: a. Melakukan control atas proses manufacturing yang ada terkait dengan BOM ( Bill
of Material ) sehingga dapat akurat dan sesuai dengan kondisi yang sekarang pada SAP dilakukan secara harian, mingguan dan bulanan. b. Melakukan kontrol atas biaya budget dan biaya aktual, serta melakukan analisa atas variance yang terjadi pada industrial cost. c. Memonitor implementasi project produktivity yang telah ditargetkan dan memastikan dapat berjalan sesuai dengan target dan tepat waktu. d. Melakukan persiapan dan pelaksanaan dalam pembuatan budget industrial tahunan, dan juga berkoordinasi dengan departemen lainnya terkait dengan kebutuhan budget. e. Melakukan support dan membuat laporan akhir bulan (Cost of Good Manufactured/Sold, Score Card, Distribusion Cycle, Inventory Days Stock, Plant Monthly Finance Report). f. Memastikan laporan akhir bulan dan laporan yang dibuat secara periodik dapat dikirim tepat waktu serta akurat.
BAB III PEMBAHASAN
A. Direct Expense (Sistem Voucher) Menurut Fees et al. (2008:324), “Sistem voucher adalah serangkaian prosedur
untuk mengotorisasi dan membukukan kewajiban serta pembayaran kas”. Sistem voucher lazimnya menggunakan voucher, arsip untuk voucher yang belum dibayar, dan arsip voucher yang sudah dibayar. Pada umumnya, voucher adalah setiap dokumen yang berfungsi sebagai bukti otoritas untuk pembayaran kas. Pada banyak perusahaan, voucher merupakan formulir khusus untuk mencatat data yang relavan mengenai kewajiban dan rincian pembayarannya.
Voucher biasanya disiapkan di departemen akuntansi setelah semua dokumen pendukung yang diperlukan diterima. Misalnya, bila suatu voucher disiapkan untuk pembelian barang, maka voucher tersebut harus didukung dengan faktur dari pemasok, pesanan pembelian, dan laporan penerimaan barang. dalam menyiapkan voucher, petugas utang usaha meneliti kuantitas, harga, dan keakuratan laporan pada dokumen untuk barang yang dipesan dan diterima sebagaimana mestinya.
Setelah suatu voucher disiapkan, voucher tersebut dan dokumen pendukung disampaikan kepada pejabat berwenang untuk mendapat persetujuan. setelah disetujui, voucher dikembalikan ke departemen akuntansi untuk dicatat dalam akun. kemudian voucher tersebut diarsip voucher yang belum dibayar berdasarkan tanggal jatuh tempo sehingga semua diskon pembelian yang tersedia dapat diambil.
19
20
Pada tanggal jatuh tempo, voucher dipindahkan dari arsip voucher yang belum dibayar. tanggal, nomor dan jumlah cek tersebut dituliskan di belakang voucher . pembayaran atas voucher tersebut dibukukan sebagaimana halnya dengan pembayaran utang usaha.
Setelah dibayar, voucher dicap ”Lunas” dan biasanya diarsip berdasarkan nomor urut pada arsip voucher yang sudah dibayar. voucher tersebut sekarang siap untuk diperiksa oleh karyawan yang memerlukan informasi mengenai pembayaran masa lalu.
Sistem voucher bisa disiapkan secara manual atau terkomputerisasi. pada sistem yang terkomputerisasi, dokumen pendukung yang telah mendapat persetujuan sebagaiman mestinya (seperti pesanan, pembelian dan laporan penerimaan) akan langsung dimasukkan ke arsip komputer. pada tanggal jatuh tempo, cek akan disiapkan secara otomatis dan dikirimkan kepada kreditor. Pada saat itu juga, voucher akan secara otomatis di transferke arsip voucher yang sudah dibayar. Dalam beberapa kasus, pembayaran bisa dilakukan secara elektronik tanpa perlu menggunakan cek.
Sistem voucher dirancang untuk membantu dalam pengawasan terhadap kas. sistem ini menetapkan ketentuan sebagai berikut: 1. Kewajiban perusahaan hanya dapat terjadi dari transaksi yang telah disetujui
(disahkan) oleh orang yang diberi wewenang oleh perusahaan. 2. Prosedur-prosedur yang berkaitan dengan terjadinya kewajiban, yang meliputi
verifikasi, pengesaahan dan pencatatan harus ditetapkan.
21
3. Cek hanya dapat dikeluarkan untuk pembayaran kewajiban yang telah diverifikasi, disahkan dan dicatat dengan benar.
4. Kewajiban harus dicatat pada saat terjadi, dan setiap transaksi pembelian harus diperlakukan sebagai transaksi yang independen.
5. Ketentuan ini harus dipenuhi, meskipun terjadi lebih dari satu transaksi pembelian dari perusahaan yang sama dalam satu bulan atau periode faktur lainnya. Apabila perusahaan menggunakan sistem voucher, maka pengawasan terhadap
pengeluaran kas dimulai sejak terjadinya kewajiban yang kelak harus dibayar. Hanya orang atau bagian tertentu yang diberi kewenangan bahwa perusahaan untuk mengesahkan transaksi yang akan menimbulkan kewajiban. Ada kemungkinan bahwa kewenangan tersebut dibatasi jumlahnya.
Sebagai contoh dalam department store yang besar, hanya bagian pembelian yang diberi kewenangan untuk menimbulkan kewajiban atau utang sebagai akibat pembelian barang dagangan yang dilakukannya. Namun hal ini tidak berarti bahwa hanya bagian pembelian yang terlibat dalam transaksi pembelian. Untuk meningkatkan pengawasan, maka prosedur-prosedur pengawasan dalam pembelian dapat dibagi dalam beberapa bagian yang meliputi: bagian yang memerlukan barang, bagian pembelian, bagian penerimaan barang, dan bagian accounting.
Agar terdapat koordinasi dan pengawasan terhadap bagian-bagian tersebut, diperlukan sejumlah dokumen (business paper), yang antara lain:
22
1. Permintaan barang Kepala bagian yang memerlukan barang mengajukan permintaan pembelian barang pada bagian pembelian. Kepala bagian pembelian menandatangani dokumen tersebut yang didalamnya dirinci jenis dan jumlah barang yang dibutuhkan. Dokumen permintaan barang ini dibuat sebanyak 3 (tiga) lembar. Lembar pertama dan kedua dikirim ke bagian pembelian, sredangkan lembar ketiga disimpan oleh bagian yang meminta sebagai arsip.
2. Pesanan Pembelian Pesanan Pembelian adalah formulir atau dokumen perusahaan yang digunakan oleh bagian pembelian untuk memesan barang dari produsen atau grosir. Pesanan pembelian meminta agar pemasok meminta agar mengirim barang yang dipesan.
3. Faktur Faktur adalah surat yang berisi tentang pernyataan bahwa barang-barang yang tertulis didalamnya telah dijual, dukungan ini biasanya dibuat oleh pihak penjualan atas dasar pesanan pembelian produsen atau grosir yang telah dikirim, Faktur dikirkan langsung ke bagian akuntansi perusahaan pembeli.
4. Laporan Penerimaan Barang Pada waktu barang yang dipesan tiba, bagian penerimaan barang bertugas untuk menghitung dan meneliti barang yang diterimanya. Selanjutnya dibuat laporan penerimaan barang yang menyebutkan jumlah, keterangan atau deskripsi dan kondisi barang yang diterima.
23
5. Formulir Pengesahan Faktur Formulir pengesahan faktur adalah formulir khusus yang dibuat oleh bagian accounting, Untuk memastikan bahwa semua prosedur pengecekan telah dilakukan, dan tidak ada langkah yang terlupakan. Formilr ini dilampirkan pada faktur yang bersangkutan.
B. Tujuan Direct Expense (Sistem Voucher) Tujuan penerapan direct expense (sistem voucher) adalah mengkoordinasikan
kegiatan bagian-bagian yang bertanggung jawab atas perintah pembelian, pemeriksaan barang yang diterima dan pengecekan faktur-faktur serta menghubungkannya dengan pengeluaran cek sehingga pengeluaran kas dapat dijamin kebenarannya, dapat disimpulkan bahwa tujuan sistem voucher adalah untuk memperkecil kemungkinan terjadinya penyimpangan dalam pengeluaran kas. Tahapan pencatatan dalam sistem voucher pada umumnya adalah sebagai berikut: 1. Setiap kewajiban yang pada akhirnya harus diselesaikan dengan pengeluaran kas
harus dicatat dalam voucher. Voucher adalah merupakan bukti adanya persetujuan untuk mengeluarkan uang. 2. Semua voucher yang dikeluarkan dicatat dalam voucher register, dan diarsipkan dalam satu file. 3. Pada saat akan melakukan pembayaran, voucher diambil dari file, kemudian dibuat cek. 4. Semua cek yang dikeluarkan dicatat dalam check register.
24
C. Direct Expense (Sistem Voucher) pada PT. Tirta Sibayakindo Danone Aqua Group Pada PT. Tirta Sibayakindo Danone Aqua Group, ada beberapa tahapan yang
harus dilakukan pada mekanisme direct expense sistem voucher. Aktivitas ini dimulai dengan menerima dokumen, memeriksa kelengkapan dokumen, mencatat di log buku, meminta persetujuan dokumen ke pihak yang diotorisasi, menginput dokumen di dalam SAP, dan melakukan pembayaran. Aktivitas ini dilakukan setiap hari baik di Head Office, Depot, dan Plant. Tahapan-tahapan tersebut dapat dilihat pada Gambar 3.1.
25
Sumber PT. Tirta Sibayakindo Danone Aqua Group
Gambar 3.1 Mekanisme Direct Expense (Sistem Voucher)
PT. Sibayakindo Danone Aqua Group
26
Adapun tahapan-tahapan direct expense (sistem voucher) pada PT. Tirta Sibayakindo adalah sebagai berikut:
1. Treasury Staff D/Kasir menerima dokumen dari user. 2. Treasury Staff D/Kasir memeriksa kelengkapan dokumen.
Pokok-pokok yang dicek adalah sebagai berikut: a. Jenis transaksi b. Nilai nominal dan terbilang c. Kelengkapan otorisasi 3. Apakah dokumen sudah lengkap? Jika “Ya”, lihat aktivitas nomor 3a Jika “Tidak”, lihat aktivitas nomor 3b 3a. Treasury Staff D/Kasir mencatat dokumen pada Log Book. 3b. Treasury Staff D/Kasir meminta user untuk melengkapi dokumen. 4. Treasury Staff D/Kasir meminta persetujuan Bukti Pembayaran Kas/Bank pada Treasury Manager/Depot Controller (‘DC”)/Plant Controller (“PC”). 5. Treasury Manager/DC/PC memeriksa menandatangani Bukti Pembayaran Kas/Bank. 6. Treasury Manager/DC/PC mengirimkan kembali Bukti Pembayaran Kas/Bank pada Treasury Staff D/Kasir. 7. Untuk Head Office, Treasury Staff D menerima dan menyerahkan kembali Bukti Pembayaran Kas/Bank pada user.
27
8. User menerima dan menyerahkan Bukti Pembayaran Kas/Bank pada kasir. Untuk Depot dan Plant, Kasir menerima dokumen yang sudah ditandatangani oleh DC atau PC kemudian melakukan proses pembayaran.
9. Kasir menerima dan memeriksa dokumen. Pokok-pokok yang dicek adalah sebagai berikut: a. Nilai nominal voucher b. Kelengkapan otorisasi
10. Kasir menginput dokumen dan melakukan posting dalam SAP. Jenis transaksi yang diinput antara lain: a. Direct expense b. Reimbursement c. Cash advanced
11. Kasir menulis nomor invoice, nomor vendor, nomor dan tanggal posting, dan tanggal jatuh tempo dalam dokumen.
12. Kasir melakukan pembayaran pada user sesuai dengan jumlah pembayaran yang ada dalam voucher.
13. Kasir memberikan Bukti Pembayaran Kas/Bank yang asli kepada user kemudian mengarsip dokumen. Proses selesai.
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan Dari hasil penelitian pada PT. Tirta Sibayakindo Danone Aqua Group, maka
dapat disimpulkan sebagai berikut: 1. Voucher adalah suatu formulir khusus yang disediakan perusahaan untuk
mencatat data yang relevan mengenai hutang dan cara-cara pembayarannya, sedangkan sistem voucher dapat diartikan sebagai suatu koordinasi antara catatan-catatan, metode-metode yang diterapkan dalam proses pemeriksaan dan pencatatan hutang dan pengeluaran kas. yang dilaksanakan untuk mengadakan pengawasan secara efektif terhadap pembayaran-pembayaran atau pengeluaranpengeluran uang. 2. Pada hakekatnya, voucher merupakan bukti tentang persetujuan mengeluarkan uang, persetujuan pembelian, dan persetujuan pembayaran yang bertujuan mengamankan transaksi bisnis dan mengendalikan pembayaran tunai. 3. PT. Tirta Sibayakindo Danone Aqua Group menerapkan metode sistem voucher dengan istilah direct expense yang pada prinsipnya sama dengan sistem voucher dalam mengawasi pengeluaran kas agar terlaksana secara efektif dan efisien agar tidak terjadi pemborosan anggaran.
28
29
B. Saran Dari kesimpulan yang telah diuraikan, maka diberikan beberapa saran sebagai
berikut: 1. Diharapkan pihak manajemen PT. Tirta Sibayakindo Danone Aqua Group
melakukan upaya maksimal dalam mengawasi setiap pengeluaran kas dan selalu mengevaluasi sistem informasi akuntansi yang telah diterapkan. 2. Diharapkan pihak manajemen PT. Tirta Sibayakindo Danone Aqua Group selalu berupaya untuk memaksimalkan atas penggunaan kas secara efektif dan efisien dalam upaya untuk meningkatkan kinerja keuangan menjadi lebih baik lagi.
30
DAFTAR PUSTAKA
Fess, Philip E, James M. Reeve, dan Carl S. Warren. 2008. Pengantar Akuntansi. Edisi Kedua Puluh Satu. Salemba Empat. Jakarta.
S. Munawir. 2010. Analisis Laporan Keuangan. Liberty. Yogyakarta. Suryabrata, Sumadi. 2008. Metodologi Penelitian. Raja Grafindo Persada. Jakarta. Susanto, Azhar. 2008. Sistem Informasi Akuntansi I: Pendekatan Manual
Penyusunan Metode dan Prosedur. Lingga Jaya. Bandung. Swastha, Basu dan Ibnu Sukotjo. 2002. Pengantar Bisnis Modern. Edisi Keenam.
Liberty. Yogyakarta. UU Nomor 3 Tahun 1982 Tentang Wajib Daftar Perusahaan. www.Aqua.com. Diakses pada 12 Juni 2015. 11:45
MEKANISME TRANSAKSI KEUANGAN DENGAN METODE DIRECT EXPENSE PADA PT. TIRTA SIBAYAKINDO DANONE AQUA GROUP TUGAS AKHIR
Diajukan Oleh :
FAJAR AULIA RAHMAN SITOMPUL 122101245
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Diploma III
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN 2015
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrahim Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Alhamdulillah, puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah Subhanahu Wa Ta’ala karena atas berkat dan rahmat-Nya penulis mampu menyelesaikan Tugas Akhir ini tepat pada waktunya sekaligus sebagai titik akhir dari sebuah proses pembelajaran di Program Diploma III Manajemen Keuangan Universitas Sumatera Utara.
Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa hormat dan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada kedua orang tua penulis khususnya Ibunda tercinta Erni Yanti yang telah banyak berkorban, memberikan kasih sayang, perhatian, dukungan dan do’a yang tiada henti-hentinya kepada penulis serta Ayahanda Alfred Sitompul. Ucapan terima kasih juga penulis haturkan kepada: 1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.ec. Ac, Ak, CA selaku Dekan Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. 2. Ibu Dr. Yeni Absah, SE, M.Si dan Bapak Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si
selaku Ketua dan Sekretaris Program Studi Diploma III Mananjemen Keuangan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. 3. Bapak Drs. Syahyunan, M.Si selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan saran, arahan dan koreksi dalam penilisan Tugas Akhir.
i
4. Seluruh staf pengajar Program Studi Diploma III Manajemen Keuangan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
5. Faridz Al-Kindi, Febry Rizky Al-Fadillah, selaku abang dan adik yang terus memberikan semangat dan do’a dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.
6. Bapak Irfan Gustami, selaku Plant Controller di PT. Tirta Sibayakindo Danone Aqua Group yang memberikan semangat, do’a serta selalu ada buat membantu penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir.
7. Teman-teman Program Studi Diploma III Manajemen Keuangan stambuk 2012 serta semua pihak yang secara sadar atau tidak, telah ikut serta membantu penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari kesempurnaan dan masih banyak kekurangan yang harus diperbaiki, baik dalam hal penulisan, pengetahuan, dan penggunaan bahasa. Tetapi penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat berguna dan bermanfaat bagi pihak-pihak berkepentingan.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb
Medan, Juli 2015 Penulis
Fajar Aulia Rahman Sitompul NIM : 122101245
ii
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ................................................................................... DAFTAR ISI .................................................................................................. DAFTAR GAMBAR .....................................................................................
i iii iv
BAB I
PENDAHULUAN ....................................................................... A. Latar Belakang ......................................................................... B. Rumusan Masalah .................................................................... C. Tujuan Penelitian...................................................................... D. Manfaat penelitian ....................................................................
1 1 3 3 3
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN .......................................................... A. Sejarah Singkat Perusahaan .................................................... B. Struktur Organisasi .................................................................. C. Uraian Pekerjaan .....................................................................
5 5 13 15
BAB III
PEMBAHASAN ......................................................................... ....................................................................................................... A. Direct Expense (Sistem Voucher) ........................................... B. Tujuan Direct Expense (Sistem Voucher) ............................... C. Direct Expense (Sistem Voucher) pada PT. Tirta Sibayakindo
Danone Aqua Group ................................................................
19
19 23
24
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN .................................................. A. Kesimpulan .............................................................................. B. Saran .........................................................................................
28 28 29
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................... 30
iii
DAFTAR GAMBAR
No. Gambar
Judul
Halaman
Gambar 2.l
Logo Perusahaan ...........................................................
12
Gambar 2.2
Struktur Organisasi PT. Tirta Sibayakindo Danone Aqua Group .....................................................
14
Gambar 3.1
Mekanisme Direct Expense (Sistem Voucher) PT. Tirta Sibayakindo Danone Aqua Group.................
25
iv
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Pertumbuhan ekonomi dan perkembangan dunia bisnis di zaman era global
menuntut seluruh perusahaan untuk memperoleh keuntungan yang maksimal. Dalam perkembangan aktivitas tersebut, terdapat persaingan yang sangat kompetitif di berbagai aspek bidang kerja. Oleh karena itu, perusahaan harus memiliki sistemsistem yang dapat digunakan untuk merencanakan, menyusun, mengelola, melaksanakan dan mengawasi aktivitas perusahaan tersebut.
Menurut Swastha dan Sukotjo (2002:12), “Perusahaan adalah adalah suatu organisasi produksi yang menggunakan dan mengkoordinir sumber-sumber ekonomi untuk memuaskan kebutuhan dengan cara yang menguntungkan”.
Menurut Undang-undang Nomor 3 Tahun 1982, “Perusahaan adalah setiap bentuk usaha yang menjalankan setiap jenis usaha yang bersifat tetap dan terus menerus, dan yang didirikan, bekerja serta berkedudukan dalam wilayah negara Republik Indonesia untuk tujuan memperoleh keuntungan atau laba”.
Perusahaan harus berhati-hati dalam melakukan aktifitas yang berhubungan dengan pengeluaran kas, artinya setiap pengeluaran kas yang dilakukan harus diperhitungkan manfaat dan keuntungan yang akan didapat. Untuk mendapatkan hasil yang maksimal, maka setiap perusahaan harus mempunyai kualitas sistem informasi akuntansi yang baik dari segi pendidikan, keahlian atau pun keterampilan dalam
1
2
melaksanakan tugasnya. Pengeluaran kas harus dilaksanakan secara efektif dan efisien agar tidak terjadi pemborosan anggaran. Oleh karena itu, diperlukan suatu sistem yang memadai untuk dapat mengawasi pengeluaran kas.
Menurut Munawir (2010:14), “Kas adalah uang tunai yang dapat digunakan untuk membiayai operasi perusahaan. Termasuk dalam pengertian kas adalah cek yang diterima dari para pelanggan dan simpanan perusahaan di bank yang dapat diambil kembali setiap saat oleh perusahaan”.
Dengan adanya sistem informasi akuntansi yang benar, maka manajemen dalam organisasi perusahaan dapat mengevaluasi hasil dari suatu operasi atau suatu kegiatan apakah berjalan dengan efisien dan efektif. Menurut Susanto (2008:72), “Sistem informasi akuntansi dapat didefinisikan sebagai kumpulan (integrasi) dari subsistem/komponen baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan dan bekerja sama satu sama lain secara harmonis untuk mengolah data transaksi yang berkaitan dangan masalah keuangan menjadi informasi keuangan. Selain itu, sistem informasi akuntansi dapat digunakan sebagai pedoman dalam penugasan dan wewenang bagi sumber daya manusia yang bekerja dalam organisasi atau perusahaan tersebut sehingga dapat berjalan sesuai mekanisme.
PT. Tirta Sibayakindo Danone Aqua Group merupakan salah satu perusahaan swasta Air Minum Dalam Kemasan (AMDK) yang ada di Indonesia. PT. Tirta Sibayakindo Danone Aqua Group menerapkan sebuah metode akuntansi dalam mengawasi pengeluaran kas agar terlaksana secara efektif dan efisien, yaitu direct expense. Metode direct expense ini pada prinsipnya sama dengan sistem voucher.
3
Menurut Warren (2008:324), “Sistem voucher adalah serangkaian prosedur untuk mengotorisasi dan membukukan kewajiban serta pembayaran kas”.
Melihat begitu pentingnya sebuah sistem dalam pengendalian dan mengawasi pengeluaran kas suatu perusahaan, maka penulis memilih judul penulisan sebagai berikut: “Mekanisme Transaksi Keuangan Dengan Metode Direct Expense Pada PT. Tirta Sibayakindo Danone Aqua Group”
B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan sebelumnya, maka dirumuskan
masalah: Bagaimana mekanisme direct expense yang diterapkan PT. Tirta Sibayakindo Danone Aqua Group?
C. Tujuan Penelitian Tujuan yang ingin dicapai penulis dengan diadakannya penulisan ini adalah
untuk mengetahui bagaimana mekanisme direct expense yang diterapkan PT. Tirta Sibayakindo Danone Aqua Group.
D. Manfaat Penelitian Manfaat yang didapat dengan diadakannya penulisan ini adalah:
1. Bagi Penulis Sebagai menambah dan mengembangkan wawasan serta pengetahuan penulis dalam memahami teori akuntansi keuangan, khususnya mengenai sistem voucher sebagai salah satu sistem pengendalian dan mengawasi kas suatu perusahaan.
4
2. Bagi PT. Tirta Sibayakindo Danone Aqua Group Sebagai bahan masukan dan rujukan bagi pimpinan dan pihak manajemen untuk memperbaiki sistem akuntansi keuangan PT. Tirta Sibayakindo Danone Aqua Group serta menyusun rencana dan kebijakan akuntansi dimasa mendatang.
3. Bagi Penulis Lainnya Sebagai bahan masukan dan sumber informasi penting bagi pihak-pihak yang memerlukan dalam rangka menyempurnakan penulisan sejenis berikutnya atau sebagai referensi bagi penulis selanjutnya.
BAB II PROFIL PERUSAHAAN
A. Sejarah Singkat PT. Tirta Sibayakindo Danone Aqua Group Aqua adalah sebuah merek air minum dalam kemasan (AMDK) yang
diproduksi oleh PT Aqua Golden Mississippi Tbk di Indonesia sejak tahun 1973. Selain di Indonesia, Aqua juga dijual di Malaysia, Singapura, dan Brunei. Aqua adalah merek AMDK dengan penjualan terbesar di Indonesia dan merupakan salah satu merek AMDK yang paling terkenal di Indonesia, sehingga telah menjadi seperti merek generik untuk AMDK. Saat ini, terdapat 14 pabrik yang memproduksi Aqua dengan kepemilikan berbeda-beda (3 pabrik dimiliki oleh PT Tirta Investama, 10 pabrik dimiliki oleh PT Aqua Golden Mississippi, dan pabrik di Berastagi, Sumatera Utara dimiliki oleh PT Tirta Sibayakindo). Sejak tahun 1998, Aqua sudah dimiliki oleh perusahaan multinasional dalam bidang makanan dan minuman asal Perancis, Grup Danone, hasil dari penggabungan PT Aqua Golden Mississippi dengan Danone. Aqua Group didirikan oleh Tirto Utomo (1930-1994), warga asli Wonosobo yang setelah keluar bekerja dari Pertamina, dan bekerja di Petronas, mendirikan usaha air minum dalam kemasan (AMDK). Tirto berjasa besar atas perkembangan bisnis atau usaha AMDK di Indonesia, karena sebagai seorang pionir maka Almarhum berhasil menanamkan nilai-nilai dan cara pandang bisnis AMDK di Indonesia.
Aqua untuk saat ini merupakan market leader dalam medan persaingan berbagai produk air mineral di Indonesia. Posisinya yang kuat disebabkan oleh faktor Aqua
5
6
sebagai produk air mineral yang pertama kali hadir di Indonesia serta strategi promosi dan pemasaran yang gencar. Metode promosi yang digunakan adalah terutama melalui iklan di media elektronik dan cetak, mensponsori berbagai acara, serta instalasi iklan billboard secara luas. Dalam pemasarannya, grup distribusi Aqua memiliki jaringan distribusi air mineral yang terluas di Indonesia, yang mana menembus sampai hampir ke setiap sudut kepulauan. Jumlah titik stok (gudang) semakin diperbanyak secara agresif sejak tahun 2005, sehingga mampu menyediakan penetrasi pasar yang lebih luas melalui rantai suplai dan penghantaran. Gudang stok ditempatkan pada area-area yang memiliki outlet retail yang banyak, termasuk pasar tradisional, sehingga setiap gudang dapat melayani masing-masing area geografis dalam waktu yang sesingkat mungkin. 1. Awal Pendirian.
PT Aqua Golden Mississippi, selaku perusahaan pertama dari Aqua Group, didirikan pada tahun 1973 di Indonesia. Ide mendirikan perusahaan AMDK timbul ketika Tirto bekerja sebagai pegawai Pertamina pada awal tahun 1970-an dan pegawai Petronas pada awal dekade 1980-an. Ketika itu Tirto bertugas menjamu delegasi sebuah perusahaan Amerika Serikat. Namun jamuan itu terganggu ketika istri ketua delegasi mengalami diare yang disebabkan karena mengonsumsi air yang tidak bersih. Tirto kemudian mengetahui bahwa tamu-tamunya yang berasal dari negara barat tidak terbiasa meminum air minum yang direbus, tetapi air yang telah disterilkan.
7
Ia dan saudara-saudaranya mulai mempelajari cara memproses air minum dalam kemasan di Bangkok, Thailand. Ia meminta adiknya Slamet Utomo untuk magang di Polaris, sebuah perusahaan AMDK yang ketika itu telah beroperasi 16 tahun di Thailand. Tidak mengherankan bila pada awalnya produk Aqua menyerupai Polaris mulai dari bentuk botol kaca, merek mesin pengolahan air, sampai mesin pencuci botol serta pengisi air karena di Indonesia sama sekali tidak ada.
Tirto mendirikan pabrik pertamanya di Pondok Ungu, Bekasi, dan menamai pabrik itu PT Golden Mississippi dengan kapasitas produksi enam juta liter per tahun. Tirto sempat ragu dengan nama PT Golden Mississippi yang meskipun cocok dengan target pasarnya, ekspatriat, namun terdengar asing di telinga orang Indonesia. Sebelum bernama Aqua, dahulu bernama Puritas (nama lain dari Pure Artesian Water), yang berlogo daun semanggi. Tetapi, Eulindra Lim, mengusulkan untuk menggunakan nama Aqua karena cocok terhadap image air minum dalam botol serta tidak sulit untuk diucapkan. Ia setuju dan mengubah merek produknya dari Puritas menjadi Aqua, karena kata Puritas sulit diucapkan. Dua tahun kemudian, produksi pertama Aqua diluncurkan dalam bentuk kemasan botol kaca ukuran 950 ml dengan harga jual Rp.75, hampir dua kali lipat harga bensin yang ketika itu bernilai Rp.46/liter. 2. Perkembangan dan Akuisisi oleh Danone
Pada tahun 1982, Tirto mengganti bahan baku (air) yang semula berasal dari sumur bor ke mata air pegunungan yang mengalir sendiri (self-flowing spring) karena
8
dianggap mengandung komposisi mineral alami yang kaya nutrisi seperti kalsium, magnesium, potasium, zat besi, dan sodium.
Willy Sidharta, sales dan perakit mesin pabrik pertama Aqua, merupakan orang pertama yang memperbaiki sistem distribusi Aqua. Ia memulai dengan menciptakan konsep delivery door to door khusus yang menjadi cikal bakal sistem pengiriman langsung Aqua. Konsep pengiriman menggunakan kardus-kardus dan galon-galon menggunakan armada yang didesain khusus membuat penjualan Aqua secara konsisten menanjak hingga akhirnya angka penjualan Aqua mencapai dua triliun rupiah pada tahun 1985.
Pada tahun 1984, Pabrik Aqua kedua didirikan di Pandaan, Jawa Timur sebagai upaya mendekatkan diri pada konsumen yang berada di wilayah tersebut. Setahun kemudian, terjadi pengembangan produk Aqua dalam bentuk kemasan PET 220 ml. Pengembangan ini membuat produk Aqua menjadi lebih berkualitas dan lebih aman untuk dikonsumsi.
Pada tahun 1995, Aqua menjadi pabrik air mineral pertama yang menerapkan sistem produksi in line di pabrik Mekarsari. Pemrosesan air dan pembuatan kemasan Aqua dilakukan bersamaan. Hasil sistem in line ini adalah botol Aqua yang baru dibuat dapat segera diisi air bersih di ujung proses produksi, sehingga proses produksi menjadi lebih higienis.
Pada tahun 1998, karena ketatnya persaingan dan munculnya pesaing-pesaing baru, Lisa Tirto sebagai pemilik Aqua Golden Mississipi sepeninggal suaminya Tirto Utomo, menjual sahamnya kepada Grup Danone pada 4 September 1998. Akusisi
9
tersebut dianggap tepat setelah beberapa cara pengembangan tidak cukup kuat menyelamatkan Aqua dari ancaman pesaing baru. Langkah ini berdampak pada peningkatan kualitas produk dan menempatkan Aqua sebagai produsen air mineral dalam kemasan (AMDK) yang terbesar di Indonesia. Pada tahun 2000, bertepatan dengan pergantian milenium, Aqua meluncurkan produk berlabel Danone-Aqua. 3. Pasca Akuisisi
Danone meningkatkan kepemilikan saham di PT Tirta Investama dari 40% menjadi 74%, sehingga Danone kemudian menjadi pemegang saham mayoritas Aqua Group. Aqua menghadirkan kemasan botol kaca baru 380 ml pada 1 November 2001. a. Tahun 2001
Banjir besar yang melanda Jakarta pada akhir tahun menggerakkan perusahaan untuk membantu masyarakat dan juga para karyawan Aqua sendiri yang terkena musibah tersebut. Aqua menang telak di ajang Indonesian Best Brand Award. Mulai diberlakukannya Kesepakatan Kerja Bersama [KKB 2002 - 2004] pada 1 Juni 2002. b. Tahun 2003 Perluasan kegiatan produksi Aqua Group ditindaklanjuti melalui peresmian sebuah pabrik baru di Klaten pada awal tahun. Upaya mengintegrasikan proses kerja perusahaan melalui penerapan SAP (System Application and Products for Data Processing) dan HRIS (Human Resources Information System).
10
c. Tahun 2004 Peluncuran logo baru Aqua. Aqua menghadirkan kemurnian alam baik dari sisi isi maupun penampilan luarnya. Aqua meluncurkan varian baru Aqua Splash of Fruit, jenis air dalam kemasan yang diberi esens rasa buah strawberry dan orangemango. Peluncuran produk ini awalnya ingin memperkuat posisi Aqua sebagai produsen minuman. Sebenarnya Aqua Splash Of Fruit bukanlah air mineral biasa, namun masuk dalam kategori beverages. Sehingga di dalam penjualannya tidak boleh dijemur seperti produk air mineral, namun harus dimasukkan ke dalam lemari pendingin atau cooling box. Sayangnya, hal ini tidak terlalu diperhatikan oleh konsumen dikarenakan kurangnya sosialisasi oleh pihak Aqua. Pada tahun yang sama, Aqua melakukan PHK (pemutusan hubungan kerja) massal untuk seluruh pabrik, depo dan termasuk kantor pusat.
d. Tahun 2005 Danone membantu korban tsunami di Aceh. Pada tanggal 27 September, Aqua memproduksi Mizone, minuman bernutrisi yang merupakan produk dari Danone. Mizone hadir dengan dua rasa, yaitu orange lime dan passion fruit.
e. Tahun 2006-2008 Danone berupaya untuk membuat pabrik di Serang, namun karena Danone didemo oleh warga sekitar, Bupati, DPRD dan LSM, serta terlebih lagi kasus ini sudah sampai Gubernur Banten yang bukan menjadi rahasia merupakan Putri dari penguasa Banten maka Danone dengan terpaksa kalah atau membatalkan pembuatan Pabrik di Serang. Sebenarnya Danone bisa berhasil membuat pabrik di
11
Serang seandainya Danone mau membuatkan fasilitas umum yaitu air bersih bagi warga sekitar, karena sebenarnya yang dibutuhkan warga sekitar itu hanyalah air bersih bukannya hanya sekedar survey atau malah penghijauan. Keadaan inilah yang sayangnya justru dimanfaatkan oleh segelintir orang untuk mencari keuntungan pribadi. f. Tahun 2009 Danone akan mulai membuat pabrik baru di Cianjur, ini merupakan pengalihan dari Pabrik Serang yang pembangunannya sementara ditunda. g. Tahun 2010 Aqua Group mengalami perubahan signifikan pada struktur organisasi dan operasionalnya. Perubahan tersebut adalah proses delisting PT Aqua Golden Mississippi dari Bursa Efek Indonesia (BEI) karena berbagai kasus sehingga status badan hukum PT AGM menjadi perusahaan tertutup. Aqua juga memperkenalkan inovasi baru pada tutup galonnya untuk menjaga kemurnian alam. h. Tahun 2011-2012 Aqua menyelenggarakan kampanye It's in Me untuk sosialisasi hidup sehat kepada konsumen. i. Tahun 2013 Aqua menyelenggarakan 40 tahun Aqua, program ulang tahun Aqua ke-40 dengan tagline Bersama untuk Indonesia, dengan peluncuran logo baru.
12
4. Visi dan Misi Perusahaan Visi: a. Membawa hidrasi berkualitas untuk kesehatan yang lebih baik bagi sebanyak mungkin masyarakat Indonesia melalui produk dan layanan. b. Membangun organisasi yang dinamis, terbuka dan beretika dengan budaya pembelajaran yang memberikan kesempatan berkembang yang unik bagi para karyawan. c. Menjadi acuan dalam pembangunan berkelanjutan, melindungi sumberdaya airnya untuk melestarikan lingkungan, memberdayakan masyarakat dan mempromosikan serta mendorong masyarakat untuk menjadi lebih bertanggung jawab terhadap lingkungan. Misi: Membawa kesehatan melalui pangan kepada sebanyak mungkin orang.
5. Arti Logo Aqua
Sumber: PT. Tirta Sibayakindo Danone Aqua Group 2015
Gambar 2.1 Logo Perusahaan
13
a. Tulisan Danone adalah nama perusahaan di Paris dimana perusahaan ini merupakan perusahaan yang terkenal diseluruh dunia sehingga makanan dan minuman yang diproduksi dikenal sebagai produksi internasional.
b. Tulisan Aqua dan gambar gunung yang berwarna biru, air mineral menggunakan warna biru sebagai warna dasar produknya karena warna biru menggambarkan lautan yang luas dimana lebih diartikan sebagai air.
c. Warna Aqua yang kita lihat terdiri dari 3 warna biru, pertama warna biru yang agak muda, kedua warna biru muda dan ketiga warna biru tua (gelap), Aqua terinspirasi dari lautan di pantai karena lautan di pantai juga terlihat 3 warna di mana warna biru dekat pasir, warna biru tengah-tengah lautan dan warna biru yang jauh dari pasir.
d. Tulisan Aqua yang bergelombang, karena Aqua merupakan produk air mineral sehingga jenis tulisan ditiap sisinya dibuat bergelombang seperti air.
e. Gambar gunung, menggambarkan ke pelanggan kalau sumber air Aqua ini berasal langsung dari pegunungan yang diolah untuk di minum.
B. Struktur Organisasi PT. Tirta Sibayakindo Danone Aqua Group Dalam sebuah perusahaan, struktur organisasi merupakan salah satu faktor
pendukung keberhasilan untuk mencapai sebuah tujuan yang sudah ditetapkan oleh perusahaan, di mana struktur organisasi menunjukkan pola hubungan di antara bagian-bagian/posisi serta menggambarkan wewenang tanggung jawab.
14
Struktur organisasi PT. Tirta Sibayakindo Danone Aqua Group dapat dilihat pada Gambar 2.2.
Plant Manager
Manufacturing &
Logistics Manager
Quality &
Performance Manager
HR Manager
Engineering Manager
Plant Controller
Sumber : PT. Tirta Sibayakindo Danone Aqua Group 2015
Gambar 2.2
Struktur Organisasi PT. Tirta Sibayakindo Danone Aqua Group
15
C. Uraian Pekerjaan PT. Sibayakindo Danone Aqua Group Adapun setiap unit kerja memiliki tanggung jawab yang harus di lakukan dan
itu disebut dengan uraian pekerjaan/job description. Uraian pekerjaan/job description tersebut adalah sebagai berikut: 1) Plant Manager Ringkasan Pekerjaan: a. Merencanakan implementasi strategi dan operasional pabrik secara tepat sesuai
strategi bisnis perusahaan. b. Memonitor penyusunan rencana kerja harian pabrik sesuai rencana tahunan dan
bulanan. c. Memonitor dan menganalisa pencapaian produktivitas pabrik serta rencana
operasional harian untuk pemenuhan pencapaian target yang telah ditetapkan. d. Mengevaluasi produktivitas serta kapasitas pabrik untuk penentuan pencapaian
target serta penentuan target berikutnya. e. Mengatasi dan mengarahkan pemecahan masalah strategis pabrik untuk
meminimalisir kesalahan serta efisiensi. f. Menjalankan tugas-tugas terkait lainnya dalam upaya pencapaian target
perusahaan. g. Bertanggung jawab atas keseluruhan pabrik atau perusahaan, serta memeriksa
pelaksanaan kegiatan di lapangan dan menilai secara langsung pelaksanaan kegiatan di lapangan.
16
2) HR. Manager Ringkasan Pekerjaan: a. Melakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja/Preparation and selection. b. Rekrutmen tenaga kerja/Recruitment. c. Seleksi tenaga kerja/Selection. d. Pengembangan dan evaluasi karyawan/Development and evaluation. e. Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai/Compensation and
protection. f. Pengelolaan hubungan antara manajemen dengan karyawan untuk mendorong
terciptanya iklim kerja yang kondusif bagi kedua belah pihak. g. Mengurusi segala hal yang ada kaitannya dengan para karyawan atau para pekerja,
yang meliputi tingkat kedisipilinan, tingkat kehadiran dan juga mengurusi perihal karyawan yang sakit atau sedang mengalami musibah. h. Merencankan pelaksanaan pelatihan yang sesuai dengan hasil evaluasi yang telah dilakukan. 3) Quality & Performance Manager Ringkasan Pekerjaan: a. Menyusun usulan pemecahan masalah yang terkait dengan kualitas proses dan hasil produksi. b. Menjalankan tugas-tugas lainnya dalam upaya pencapaian target perusahaan. c. Menganalisa permasalahan yang timbul pada kualitas proses dan hasil produksi.
17
d. Menyusun dan menyiapkan dokumen-dokumen dan data produksi. e. Memonitor kualitas material serta hasil produksi dengan perbandingan kualitas
standar. f. Melakukan pemeriksaan terhadap jalannya proses produksi untuk memastikan
kesesuaian prosedur. 4) Manufacturing & Logistics Manager Ringkasan Pekerjaan: a. gerakan yang efektif efisien dan biaya dan penyimpanan barang dan
mengkonfigurasi jaringan distribusi yang sesuai. b. pesanan Koordinasi penawaran dan permintaan dan informasi yang terkait dengan
siklus pesanan. c. Pemantauan kinerja dan strategi untuk meningkatkan sistem yang ada. d. Mengalokasikan sumber daya yang tersedia. e. Mengkoordinasikan semua kegiatan untuk mencapai biaya terendah logistik. 5) Engineering Manager Ringkasan Pekerjaan: a. Memberikan petunjuk kepada tim, dalam melaksanakan pekerjaan pengawasan
teknis. b. Menjamin bahwa semua isi dari kerangka acuan pekerjaan ini akan dipenuhi
dengan baik yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan major.
18
c. Membantu dan memberikan petunjuk kepada tim di lapangan dalam mencari pemecahan-pemecahan atas permasalahan yang timbul baik sehubungan dengan teknis.
6) Plant Controller Ringkasan Pekerjaan: a. Melakukan control atas proses manufacturing yang ada terkait dengan BOM ( Bill
of Material ) sehingga dapat akurat dan sesuai dengan kondisi yang sekarang pada SAP dilakukan secara harian, mingguan dan bulanan. b. Melakukan kontrol atas biaya budget dan biaya aktual, serta melakukan analisa atas variance yang terjadi pada industrial cost. c. Memonitor implementasi project produktivity yang telah ditargetkan dan memastikan dapat berjalan sesuai dengan target dan tepat waktu. d. Melakukan persiapan dan pelaksanaan dalam pembuatan budget industrial tahunan, dan juga berkoordinasi dengan departemen lainnya terkait dengan kebutuhan budget. e. Melakukan support dan membuat laporan akhir bulan (Cost of Good Manufactured/Sold, Score Card, Distribusion Cycle, Inventory Days Stock, Plant Monthly Finance Report). f. Memastikan laporan akhir bulan dan laporan yang dibuat secara periodik dapat dikirim tepat waktu serta akurat.
BAB III PEMBAHASAN
A. Direct Expense (Sistem Voucher) Menurut Fees et al. (2008:324), “Sistem voucher adalah serangkaian prosedur
untuk mengotorisasi dan membukukan kewajiban serta pembayaran kas”. Sistem voucher lazimnya menggunakan voucher, arsip untuk voucher yang belum dibayar, dan arsip voucher yang sudah dibayar. Pada umumnya, voucher adalah setiap dokumen yang berfungsi sebagai bukti otoritas untuk pembayaran kas. Pada banyak perusahaan, voucher merupakan formulir khusus untuk mencatat data yang relavan mengenai kewajiban dan rincian pembayarannya.
Voucher biasanya disiapkan di departemen akuntansi setelah semua dokumen pendukung yang diperlukan diterima. Misalnya, bila suatu voucher disiapkan untuk pembelian barang, maka voucher tersebut harus didukung dengan faktur dari pemasok, pesanan pembelian, dan laporan penerimaan barang. dalam menyiapkan voucher, petugas utang usaha meneliti kuantitas, harga, dan keakuratan laporan pada dokumen untuk barang yang dipesan dan diterima sebagaimana mestinya.
Setelah suatu voucher disiapkan, voucher tersebut dan dokumen pendukung disampaikan kepada pejabat berwenang untuk mendapat persetujuan. setelah disetujui, voucher dikembalikan ke departemen akuntansi untuk dicatat dalam akun. kemudian voucher tersebut diarsip voucher yang belum dibayar berdasarkan tanggal jatuh tempo sehingga semua diskon pembelian yang tersedia dapat diambil.
19
20
Pada tanggal jatuh tempo, voucher dipindahkan dari arsip voucher yang belum dibayar. tanggal, nomor dan jumlah cek tersebut dituliskan di belakang voucher . pembayaran atas voucher tersebut dibukukan sebagaimana halnya dengan pembayaran utang usaha.
Setelah dibayar, voucher dicap ”Lunas” dan biasanya diarsip berdasarkan nomor urut pada arsip voucher yang sudah dibayar. voucher tersebut sekarang siap untuk diperiksa oleh karyawan yang memerlukan informasi mengenai pembayaran masa lalu.
Sistem voucher bisa disiapkan secara manual atau terkomputerisasi. pada sistem yang terkomputerisasi, dokumen pendukung yang telah mendapat persetujuan sebagaiman mestinya (seperti pesanan, pembelian dan laporan penerimaan) akan langsung dimasukkan ke arsip komputer. pada tanggal jatuh tempo, cek akan disiapkan secara otomatis dan dikirimkan kepada kreditor. Pada saat itu juga, voucher akan secara otomatis di transferke arsip voucher yang sudah dibayar. Dalam beberapa kasus, pembayaran bisa dilakukan secara elektronik tanpa perlu menggunakan cek.
Sistem voucher dirancang untuk membantu dalam pengawasan terhadap kas. sistem ini menetapkan ketentuan sebagai berikut: 1. Kewajiban perusahaan hanya dapat terjadi dari transaksi yang telah disetujui
(disahkan) oleh orang yang diberi wewenang oleh perusahaan. 2. Prosedur-prosedur yang berkaitan dengan terjadinya kewajiban, yang meliputi
verifikasi, pengesaahan dan pencatatan harus ditetapkan.
21
3. Cek hanya dapat dikeluarkan untuk pembayaran kewajiban yang telah diverifikasi, disahkan dan dicatat dengan benar.
4. Kewajiban harus dicatat pada saat terjadi, dan setiap transaksi pembelian harus diperlakukan sebagai transaksi yang independen.
5. Ketentuan ini harus dipenuhi, meskipun terjadi lebih dari satu transaksi pembelian dari perusahaan yang sama dalam satu bulan atau periode faktur lainnya. Apabila perusahaan menggunakan sistem voucher, maka pengawasan terhadap
pengeluaran kas dimulai sejak terjadinya kewajiban yang kelak harus dibayar. Hanya orang atau bagian tertentu yang diberi kewenangan bahwa perusahaan untuk mengesahkan transaksi yang akan menimbulkan kewajiban. Ada kemungkinan bahwa kewenangan tersebut dibatasi jumlahnya.
Sebagai contoh dalam department store yang besar, hanya bagian pembelian yang diberi kewenangan untuk menimbulkan kewajiban atau utang sebagai akibat pembelian barang dagangan yang dilakukannya. Namun hal ini tidak berarti bahwa hanya bagian pembelian yang terlibat dalam transaksi pembelian. Untuk meningkatkan pengawasan, maka prosedur-prosedur pengawasan dalam pembelian dapat dibagi dalam beberapa bagian yang meliputi: bagian yang memerlukan barang, bagian pembelian, bagian penerimaan barang, dan bagian accounting.
Agar terdapat koordinasi dan pengawasan terhadap bagian-bagian tersebut, diperlukan sejumlah dokumen (business paper), yang antara lain:
22
1. Permintaan barang Kepala bagian yang memerlukan barang mengajukan permintaan pembelian barang pada bagian pembelian. Kepala bagian pembelian menandatangani dokumen tersebut yang didalamnya dirinci jenis dan jumlah barang yang dibutuhkan. Dokumen permintaan barang ini dibuat sebanyak 3 (tiga) lembar. Lembar pertama dan kedua dikirim ke bagian pembelian, sredangkan lembar ketiga disimpan oleh bagian yang meminta sebagai arsip.
2. Pesanan Pembelian Pesanan Pembelian adalah formulir atau dokumen perusahaan yang digunakan oleh bagian pembelian untuk memesan barang dari produsen atau grosir. Pesanan pembelian meminta agar pemasok meminta agar mengirim barang yang dipesan.
3. Faktur Faktur adalah surat yang berisi tentang pernyataan bahwa barang-barang yang tertulis didalamnya telah dijual, dukungan ini biasanya dibuat oleh pihak penjualan atas dasar pesanan pembelian produsen atau grosir yang telah dikirim, Faktur dikirkan langsung ke bagian akuntansi perusahaan pembeli.
4. Laporan Penerimaan Barang Pada waktu barang yang dipesan tiba, bagian penerimaan barang bertugas untuk menghitung dan meneliti barang yang diterimanya. Selanjutnya dibuat laporan penerimaan barang yang menyebutkan jumlah, keterangan atau deskripsi dan kondisi barang yang diterima.
23
5. Formulir Pengesahan Faktur Formulir pengesahan faktur adalah formulir khusus yang dibuat oleh bagian accounting, Untuk memastikan bahwa semua prosedur pengecekan telah dilakukan, dan tidak ada langkah yang terlupakan. Formilr ini dilampirkan pada faktur yang bersangkutan.
B. Tujuan Direct Expense (Sistem Voucher) Tujuan penerapan direct expense (sistem voucher) adalah mengkoordinasikan
kegiatan bagian-bagian yang bertanggung jawab atas perintah pembelian, pemeriksaan barang yang diterima dan pengecekan faktur-faktur serta menghubungkannya dengan pengeluaran cek sehingga pengeluaran kas dapat dijamin kebenarannya, dapat disimpulkan bahwa tujuan sistem voucher adalah untuk memperkecil kemungkinan terjadinya penyimpangan dalam pengeluaran kas. Tahapan pencatatan dalam sistem voucher pada umumnya adalah sebagai berikut: 1. Setiap kewajiban yang pada akhirnya harus diselesaikan dengan pengeluaran kas
harus dicatat dalam voucher. Voucher adalah merupakan bukti adanya persetujuan untuk mengeluarkan uang. 2. Semua voucher yang dikeluarkan dicatat dalam voucher register, dan diarsipkan dalam satu file. 3. Pada saat akan melakukan pembayaran, voucher diambil dari file, kemudian dibuat cek. 4. Semua cek yang dikeluarkan dicatat dalam check register.
24
C. Direct Expense (Sistem Voucher) pada PT. Tirta Sibayakindo Danone Aqua Group Pada PT. Tirta Sibayakindo Danone Aqua Group, ada beberapa tahapan yang
harus dilakukan pada mekanisme direct expense sistem voucher. Aktivitas ini dimulai dengan menerima dokumen, memeriksa kelengkapan dokumen, mencatat di log buku, meminta persetujuan dokumen ke pihak yang diotorisasi, menginput dokumen di dalam SAP, dan melakukan pembayaran. Aktivitas ini dilakukan setiap hari baik di Head Office, Depot, dan Plant. Tahapan-tahapan tersebut dapat dilihat pada Gambar 3.1.
25
Sumber PT. Tirta Sibayakindo Danone Aqua Group
Gambar 3.1 Mekanisme Direct Expense (Sistem Voucher)
PT. Sibayakindo Danone Aqua Group
26
Adapun tahapan-tahapan direct expense (sistem voucher) pada PT. Tirta Sibayakindo adalah sebagai berikut:
1. Treasury Staff D/Kasir menerima dokumen dari user. 2. Treasury Staff D/Kasir memeriksa kelengkapan dokumen.
Pokok-pokok yang dicek adalah sebagai berikut: a. Jenis transaksi b. Nilai nominal dan terbilang c. Kelengkapan otorisasi 3. Apakah dokumen sudah lengkap? Jika “Ya”, lihat aktivitas nomor 3a Jika “Tidak”, lihat aktivitas nomor 3b 3a. Treasury Staff D/Kasir mencatat dokumen pada Log Book. 3b. Treasury Staff D/Kasir meminta user untuk melengkapi dokumen. 4. Treasury Staff D/Kasir meminta persetujuan Bukti Pembayaran Kas/Bank pada Treasury Manager/Depot Controller (‘DC”)/Plant Controller (“PC”). 5. Treasury Manager/DC/PC memeriksa menandatangani Bukti Pembayaran Kas/Bank. 6. Treasury Manager/DC/PC mengirimkan kembali Bukti Pembayaran Kas/Bank pada Treasury Staff D/Kasir. 7. Untuk Head Office, Treasury Staff D menerima dan menyerahkan kembali Bukti Pembayaran Kas/Bank pada user.
27
8. User menerima dan menyerahkan Bukti Pembayaran Kas/Bank pada kasir. Untuk Depot dan Plant, Kasir menerima dokumen yang sudah ditandatangani oleh DC atau PC kemudian melakukan proses pembayaran.
9. Kasir menerima dan memeriksa dokumen. Pokok-pokok yang dicek adalah sebagai berikut: a. Nilai nominal voucher b. Kelengkapan otorisasi
10. Kasir menginput dokumen dan melakukan posting dalam SAP. Jenis transaksi yang diinput antara lain: a. Direct expense b. Reimbursement c. Cash advanced
11. Kasir menulis nomor invoice, nomor vendor, nomor dan tanggal posting, dan tanggal jatuh tempo dalam dokumen.
12. Kasir melakukan pembayaran pada user sesuai dengan jumlah pembayaran yang ada dalam voucher.
13. Kasir memberikan Bukti Pembayaran Kas/Bank yang asli kepada user kemudian mengarsip dokumen. Proses selesai.
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan Dari hasil penelitian pada PT. Tirta Sibayakindo Danone Aqua Group, maka
dapat disimpulkan sebagai berikut: 1. Voucher adalah suatu formulir khusus yang disediakan perusahaan untuk
mencatat data yang relevan mengenai hutang dan cara-cara pembayarannya, sedangkan sistem voucher dapat diartikan sebagai suatu koordinasi antara catatan-catatan, metode-metode yang diterapkan dalam proses pemeriksaan dan pencatatan hutang dan pengeluaran kas. yang dilaksanakan untuk mengadakan pengawasan secara efektif terhadap pembayaran-pembayaran atau pengeluaranpengeluran uang. 2. Pada hakekatnya, voucher merupakan bukti tentang persetujuan mengeluarkan uang, persetujuan pembelian, dan persetujuan pembayaran yang bertujuan mengamankan transaksi bisnis dan mengendalikan pembayaran tunai. 3. PT. Tirta Sibayakindo Danone Aqua Group menerapkan metode sistem voucher dengan istilah direct expense yang pada prinsipnya sama dengan sistem voucher dalam mengawasi pengeluaran kas agar terlaksana secara efektif dan efisien agar tidak terjadi pemborosan anggaran.
28
29
B. Saran Dari kesimpulan yang telah diuraikan, maka diberikan beberapa saran sebagai
berikut: 1. Diharapkan pihak manajemen PT. Tirta Sibayakindo Danone Aqua Group
melakukan upaya maksimal dalam mengawasi setiap pengeluaran kas dan selalu mengevaluasi sistem informasi akuntansi yang telah diterapkan. 2. Diharapkan pihak manajemen PT. Tirta Sibayakindo Danone Aqua Group selalu berupaya untuk memaksimalkan atas penggunaan kas secara efektif dan efisien dalam upaya untuk meningkatkan kinerja keuangan menjadi lebih baik lagi.
30
DAFTAR PUSTAKA
Fess, Philip E, James M. Reeve, dan Carl S. Warren. 2008. Pengantar Akuntansi. Edisi Kedua Puluh Satu. Salemba Empat. Jakarta.
S. Munawir. 2010. Analisis Laporan Keuangan. Liberty. Yogyakarta. Suryabrata, Sumadi. 2008. Metodologi Penelitian. Raja Grafindo Persada. Jakarta. Susanto, Azhar. 2008. Sistem Informasi Akuntansi I: Pendekatan Manual
Penyusunan Metode dan Prosedur. Lingga Jaya. Bandung. Swastha, Basu dan Ibnu Sukotjo. 2002. Pengantar Bisnis Modern. Edisi Keenam.
Liberty. Yogyakarta. UU Nomor 3 Tahun 1982 Tentang Wajib Daftar Perusahaan. www.Aqua.com. Diakses pada 12 Juni 2015. 11:45