Analisis prosedur yang sedang berjalan

pembelian dua rangkap .pertama diberikan pada manager dan kedua disimpan sebagai arsip laporan pembelian.

4.1.2.1 Flow Map

Flow Map merupakan gambaran hubungan antar entity yang terlihatberupa aliran-aliran dokumen yang ada. Bagan alir dokumen merupakan bagan alir yang menunjukan arus laporan-laporan dan formulir. Penulis mencoba menggambarkan urutan proses yang sedang berjalan kedalam bentuk flow map yang disajikan pada gambar 4.1 Flow map yang sedang berjalan Bag Gudang Bag Pembelian Supplier Manager Bengkel BPS BPS Data suku cadang Cek stok suku cadang stok BKB Buat BKB BKB SPP BKB SPP Buat OP OP Verifikasi OP OP telah diverifikasi OP telah diverifikasi OP telah diverifikasi SJ FP FP Buat lap.pem belian Lap. pembayaran Lap. pembelian Lap. pembelian OP A,Lp SJ Catat BTB BTB Buat lap.persed iaan stok sk cadang Lap. Suku cadang Lap.persediaan stok sk cadang A.P Lap.persediaan stok sk cadang Update stock sk cadang A.S Buat SPP tersedia Tidak tersedia Membuat SJ dan FP OP telah diverifikasi A,op Data suku cadang Data suku cadang Cek pembelian sk cadang sesuai buat daftar sk cadang tdk lengkap Tdk sesuai Data sk cadang tdk sesuai Data sk cadang tdk sesuai BPS BPS Keterangan A.S : Arsip Suku cadang A.P : Arsip laporan persediaan stok suku cadang A.LP : Arsip laporan pembelian A.OP : Arsip Orde pembelian Data sk cadang tdk sesuai Gambar 4.1 Flowmap pengadaan suku cadang Yang Sedang Berjalan

4.1.2.2 Diagram konteks

Diagram Konteks merupakan suatu diagram alir yang menggambarkan arus data pada suatu sistem yang bertujuan untuk menggambarkan sistem Pengolahan data secara garis besar atau keseluruhan. Diagram konteks ini dirancang untuk mengetahui masukan dan keluaran yang dibutuhkan oleh sistem. Dari Sistem Informasi Pengadaan Suku cadang Armada tangki yang berjalan dimana entitas luar sistem yaitu Bengkel, manager dan Supplier. Sedangkan entitas interal sistem yaitu bagian gudang dan pembelian. Data yang menjadi masukan dalam sistem informasi tersebut yaitu data permintaan suku cadang, data keluar suku cadang, data order pembelian diverifikasi, data order pembelian yang akan diverifikasi, laporan persediaan suku cadang, laporan pembayaran, data pengiriman suku cadang, data transaksi pembayaran yang. Untuk lebih jelasnya penulis menyajikannya dalam bentuk Diagram Konteks pada gambar 4.2 SI Pengadaan suku cadang amada tangki di PT.Pertamina Bengkel Manager Supplier Data Order Pembelian verifikasi Data keluar suku cadang Data permintaan suku cadang Lap.Persediaan stok suku cadang Lap. Pembelian Data Order Pembelian verifikasi Data Order Pembelian Data pengiriman suku cadang Data transaksi pembayaran Gambar 4.2 Diagram Konteks Yang Sedang Berjalan

4.1.2.3 Data Flow Diagram

DFD Data Flow Diagram merupakan diagram alir yang dipresentasikan dengan lambang-lambang tertentu. Dengan adanya DFD maka penulisan suatu program akan menjadi lebih mudah dalam pelaksanaannya, karena menggunakan lambang-lambang yang bersifat standar yang ditetapkan secara umum dalam penulisan desain. Penulisan DFD ini bertujuan untuk menggambarkan sistem informasi pengadaan suku cadang yang sedang berjalan di PT.Pertamina.

4.1.2.3.1 DFD level 0 yang sedang berjalan

Pada DFD level 0 ini akan menjelaskan tentang proses – proses yang terdapat pada diagram konteks. Proses yang terdapat pada level 0 ini adalah proses 1.0 persediaan suku cadang, proses 2.0 pembelian suku cadang dan proses 3.0 membuat laporan. Untuk lebih jelasnya penulis menyajikan dalam bentuk gambar 4.3 Bengkel 1.0 Persediaan suku cadang Berita permintaan suku cadang Data suku cadang Data suku cadang 2.0 pembelian suku cadang Data suku cadang 3.0 Membuat laporan Faktur pembayaran Bukti terima barang Manager Lap. Persediaan Lap. pembelian Supplier Surat jalan Faktur pembayaran Order pembelian Gambar 4.3 DFD level 0 Sistem Informasi pengadaan suku cadang armada tangki Yang Sedang Berjalan

4.1.2.3.2 DFD level 1 proses 1 yang sedang berjalan

Pada DFD level 1 proses 1 yaitu proses 1.1 cek stok persediaan suku cadang, proses 1.2 membuat surat permintaan pembelian dan proses 1.3 membuat bukti keluar barang. Berikut ini gambar 4.4 sebagai berikut. Bengkel 1.1 Cek stok persediaan suku cadang 1.2 Buat surat permintaan permbelian 1.3 Buat bukti keluar barang Bag.pembelian Data permintaan suku cadang Data suku cadang tdk tersedia Data surat permintaan pembelian Data suku cadang Data barang keluar Arsip Suku cadang Data suku cadang Gambar 4.4 DFD level 1 proses 1 Yang Sedang Berjalan

4.1.2.3.3 DFD level 1 proses 2 yang sedang berjalan

Pada DFD level 1 proses 2 adalah proses 2.1 membuat order pembelian, proses 2.2 membuat laporan pembayaran, proses 2.3 cek kelengkapan suku cadang, proses 2.4 buat daftar tidak lengkap, proses 2.5 bukti terima suku cadang, proses 2.6 update stok suku cadang. Berikut ini gambar 4.5 sebagai berikut. Arsip OP verifikasi 2.1 Membuat order pembelian Arsip suku cadang Manager OP verifikasi Daftar Order Pembelian OP yg diverifikasi Order Pembelian verifikasi supplier 2.2 Buat lap.pembelian 2.3 Cek kelengkapan suku cadang 2.4 Buat daftar tidak lengkap 2.5 Buat bukti terima suku cadang 2.6 Update stok suku cadang Surat jalan Tidak sesuai sesuai Bukti terima barang Faktur pembelian Data suku cadang Lap. permbelian Gambar 4.5 DFD level 1 proses 2 Yang Sedang Berjalan

4.1.2.3.4 DFD level 1 proses 3 yang sedang berjalan

Pada DFD level 1 proses 3 adalah proses 3.1 membuat laporan stock suku cadang dan proses 3.2 membuat laporan pembayaran Arsip persediaan suku cadang 3.1 membuat laporan stock suku cadang Manager 3.2 Membuat lapoaran pembayaran Arsip laporan pembelian Data suku cadang Data pembelian Laporan persediaan stok suku cadang Laporan pembelian Gambar 4.6 DFD level 1 proses 3 Yang Sedang Berjalan

4.1.3 Evaluasi sistem yang sedang berjalan

Berdasarkan identifikasi yang telah dilakukan, sistem yang berjalan pada saat ini memiliki beberapa permasalahan diantaranya sebagai berikut Tabel 4.1 Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan dan Solusinya Permasalahan Solusi Keterlambatan proses penerimaan barang, proses pendokumentasian dan proses pembuatan laporan suku cadang yang mengakibatkan terhambatnya kegiatan operasional perusahaan. Membangun sistem secara terkomputerisasi untuk memudahkan proses persediaan barang pada perusahaan Didalam melakukan update barang sering mengalami kesalahan yang mengakibatkan ketidak sesuai dengan keadaan jumlah stok suku cadang dan tidak adanya pembatasan stok minimal suku cadang yang berdampak pada proses pemesanana kepada supplier tidak menentu. Sistem yang terintegrasi dapat memudahakan proses pencarian dan pengubahan data barang dan stok barang. Tabel 4.1 Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan dan Solusinya lanjutan Permasalahan Solusi Dokumen penting yang harus di berikan kepada manager sangat rentan hilang atau rusak karna masih berupa arsip pembukuan Dengan membangun sistem yang dibuat berbasis komputerisasi dengan menggunakan aplikasi database maka pembuatan laporan dapat dilakukan secara otomatis serta dapat meminimalisir kesalahan yang mungkin terjadi

4.2. Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan tahapan untuk menggambarkan model baru yang akan penulis buat. Pada tahapan ini sangat penting karena dapat menentukan baik tidaknya sistem baru yang akan penulis buat tersebut. Tahapan ini berisikan tentang penggambaran Diagram Alir Flow Map, Diagram Konteks Context Diagram, DFD Data Flow Diagram, Kamus Data Data Dictionary, ERD Entity Relational Diagram, dan Normalisasi yang berorientasi pada proses dan data dari sistem informasi yang akan penulis usulkan.

4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem

Adapun tujuan perancangan sistem ini adalah untuk menghasilkan produk yang mampu : 1. Meningkatkan efektifitas kecepatan dan keakuratan informasi yang dihasilkan dan efesiensi mengurangi biaya operasional dalam pengolahan data administrasi. 2. Memperoleh keakuratan data yang dapat dipertanggungjawabkan. 3. Memperkecil presentase kerusakan hilang atau hancur data. 4. Penyesuaian terhadap perkembangan jaman dengan penerapan sistem teknologi informsi.

4.2.2. Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan

Sistem informasi pengadaan suku cadang armada tangki yang akan dibuat mulai dari pengolahan data persediaan suku cadang dan laporan-laporan lainnya secara otomatis dan terintegrasi serta menggunakan basis data yang berguna bagi penyimpanan data dengan jumlah data relatif banyak. Sehingga dapat mempermudah penyimpanan, pencarian, pengubahan serta penghapusan data. Dalam penerapannya sistem informasi ini mengunakan konsep client server, adanya hubungan antara bagian gudang, bagian pembelian dan manager. Yang membedakan dari semua bagian ini yaitu hak akses, karena dari setiap masing – masing bagian mempunya hak akses yang berbeda beda sesuai dengan kebijakan masing – masing bagian.