Sistem Informasi Pengadaan Suku Cadang Armada Tangki Pada PT. Pertamina Depot Ujungberung Bandung

SKRIPSI

Diajukan Untuk Memenuhi Syarat Kelulusan pada Program Studi Sistem Informasi Jenjang Sarjana Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer

Oleh

Willi Nur Fajjri 1.05.07.719

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG

ii

yang bertugas untuk mendistribusikan Bahan Bakar Minyak (BBM) keseluruh wilayah. Salah satunya Pertamina Depot Ujungberung kegiatan operasional utama Depot Ujungberung ini meliputi Penerimaan, Penimbunan dan Penyaluran Produk Bahan Bakar Minyak (BBM) yang meliputi produk Premium, Minyak Tanah, dan Minyak Solar. Tahap penyaluran pendistribusian BBM ini, merupakan tahapan terakhir dari kegiatan pendistribusian kepada agen atau Stasiun Pengisian Bahan Bakar Umum (SPBU) dengan menggunakan armada tangki. Hal ini yang perlu diperhatikan karena pendistribusian ke SPBU sangat rentan bahaya mengingat bahan bakar yang diangkut armada tangki bahan yang mudah terbakar. Oleh karna itu armada tangki harus memiliki standarisasi kelayakan dalam hal ini suku cadang armada tangki harus selalu dalam kondisi prima. PT. Pertamina Depot Ujungberung ini sangat membutuhkan sistem informasi dalam mengelola dan menjalankan semua kegiatan operasionalnya, karena perusahaan ini masih menggunakan proses pengolahan data dan penyampaian informasi yang masih dilakukan secara manual pada umumnya yakni hanya mengandalkan aplikasi Microsoft Excel sehingga terdapat penyimpanan data yang berulang-ulang. Misalnya proses pemeriksaan armada tangki, proses pendokumentasian bila armada tangki harus ganti suku cadang, proses penyediaan suku cadang berikut stok persediaannya dan proses pembuatan laporan permintaan suku cadang.

Metode pendekatan sistem yang diterapkan adalah metode terstruktur kemudian dilanjutkan dengan metode pengembangan sistem prototype yang didukung data melalui pengumpulan data dengan teknik wawancara dan observasi. Tools analisis dan perancangan sistem yang digunakan dalam metode terstruktur ini adalah bagan alir dokumen, diagram konteks, diagram alir data, kamus data dan perancangan basis data.

Guna mengatasi masalah tersebut, maka dibuat sisttem informasi pengadaan suku cadang armada tangki merupakan suatu sistem aplikasi terkomputerisasi yang mampu melakukan pengolahan data stok, keluar masuknya barang dan laporan pembelian secara terintegrasi dan siklus dijalankan secara otomatis oleh sistem.

iii

Ujungberung major operations include Acceptance Ujungberung, Stockpiling and Distribution of Fuel Oil Products (BBM), which includes products Premium, Kerosene, Oil and Solar. Phase distribution of the fuel distribution, is the last stage of the distribution activities of the agency or the General Fuel Filling Station (gas station) using a fleet of tanks. It is worth noting because the distribution of the pump are particularly vulnerable to danger given the fleet transported the fuel tank of combustible materials. By a fleet of tank because it must have eligibility standards in this tank fleet spares should always be in top condition. PT. Ujungberung Pertamina Depot is in desperate need of information systems in managing and operating all of its operations, because the company was still using the data processing and delivery of information that is still done manually in general rely on the Microsoft Excel application, so there is storage of repetitive data. For example, a tank fleet inspection process, the process of documenting when the fleet of tanks should replace the spare parts, spare parts supply following the stock supply and demand report creation process parts.

The method is applied to the systems approach is a structured method followed by a prototype system development methods supported by the data through data collection interview and observation techniques. Systems analysis and design tools used in structured methods is a flow chart of the document, context diagram, data flow diagrams, data dictionary and database design.

To overcome these problems, then made the procurement of spare parts information sisttem tank fleet is a computerized application system that is able to perform data processing stock, exit and entry of goods and the purchase of an integrated report and the cycle is started automatically by the system.

iv

Puji syukur penulis panjatkan kepada sang Maha pencipta yakni Allah SWT, yang telah memberikan karunia dan rahmatNya kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan skripsi dengan judul “ Sistem Informasi Pengadaan Suku Cadang Armada Tangki Pada PT.Pertamina Depot

Ujungberung Bandung ”.

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa dalam penyusunan skripsi ini masih jauh dari kata sempurna. Hal ini mengingat keterbatasan pengetahuan, pengalaman dan kemampuan dalam mengolah serta menyajikannya. Namun demikian, penulis telah berusaha untuk menyusun laporan skripsi ini dengan sebaik-baiknya. Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam penulisan laporan skripsi ini, untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun dan penulis berharap semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi pihak yang membutuhkan khususnya bagi penulis sendiri.

Dalam kesempatan ini penulis ingin menyampaikan dan mengucapkan terima kasih yang setulus-tulusnya, dan sebesar-besarnya kepada :

1. Dr. Ir. Eddy Soeryanto Soegoto, M.Sc, selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia.

2. Prof. Dr. H Denny Kurniadie Ir., M.Sc, selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.

v

nasehat dan dorongannya dalam menyelesaikan laporan skripsi ini.

5. Novrini Hasti,S.Si.,MT. selaku dosen wali SI-15, atas bimbingan dan saran selama penulis menjalani perkuliahan di Universitas Komputer Indonesia Bandung.

6. Seluruh Dosen Manajemen Informatika dan Staff Universitas Komputer Indonesia.

7. Bapak Sugeng Budi Susilo selaku Operation Head Depot yang telah mengijinkan penelitian.

8. Bapak, Ibu dan kakakku Wawan, Winnie dan adikku Witie dan Wedhi. Serta kepada kelurga besar H. Udin Syamsudin.

9. Kepada teman satu bimbingan khususnya ade, upi, arista dan nisa semoga kita semua mendapatkan ilmu yang bermanfaat. Amin

10. Teman-teman di Jurusan Sistem Informasi khususnya kelas SI-15 yang tidak dapat disebutkan satu-persatu, terima kasih atas bantuan dan dukungannya. 11. Semua pihak yang telah membantu saya, yang mungkin belum saya sebutkan

vi

Akhir kata penulis berharap semoga Skripsi ini dapat bermanfaat bagi penulis pada khususnya dan bagi pembaca pada umumnya.

Bandung, Januari 2012 Penulis

Willi Nur Fajjri NIM : 10507719

vii

Halaman

LEMBAR PENGESAHAN

PERNYATAAN KEASLIAN

MOTTO ... i

ABSTRAK ... ii

ABSTRACT ... iii

KATA PENGANTAR ... iv

DAFTAR ISI ... vii

DAFTAR GAMBAR ... xiii

DAFTAR TABEL ... xvi

DAFTAR SIMBOL ... xviii

BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Penelitian ...……. 1

1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah ... 3

1.3. Maksud dan Tujuan Penelitian ... 4

1.3.1. Maksud Penelitian ... 4

1.3.2. Tujuan Penelitian ... 5

1.4. Kegunaan Penelitian... 6

1.4.1. Kegunaan Praktis ……….. 6

1.4.2. Kegunaan Akademis ... 6

viii

2.1.1. Pengertian Sistem ... 10

2.1.2. Karakteristik Sistem ... 10

2.1.3. Klasifikasi Sistem …………....………... 13

2.2. Pengertian Informasi ... 15

2.2.1 Fungsi Informasi ……… 17

2.2.2 Nilai Informasi ………... 18

2.3. Pengertian Sistem Informasi ... 21

2.3.1 Berdasarkan Komponen Fisiknya ... 22

2.3.2 Berdasarkan Fungsi Pengolahanya ………….……….…….. 23

2.3.3 Berdasarkan Fungsi Keluaran ……….………... 25

2.3.4 Jaringan Komputer .……….…...… 27

2.3.5 Tipe Jaringan computer ……….……….…… 29

2.3.6 Topologi Jaringan ………..……… 29

2.4. Pengertian Basis Data ………... 31

2.5 Sekilas Tentang Microsoft Visual Basic 6.0……….. 32

2.6 Pengertian SQL Server 2000……….. 34

2.7 Crytal Report………. . 35

2.8 Definisi Pengadaan………... 35

2.9 Definisi Suku Cadang………... 36

ix

3.1.1. Sejarah Perusahaan ... 39

3.1.1.1 Sarana dan Fasilitas Pendukung Utama Operasional.. 40

3.1.1.2 Asal Pasokan BBM……… 40

3.1.1.3 Pelayanan Konsumen………. 40

3.1.1.4 Pola Suplai Terminal BBM Bandung Group………. 41

3.1.1.5 Data Umum Perusahaan………. 41

3.1.2. Visi dan Misi Perusahaan ... 42

3.1.3. Struktur Organisasi Perusahaan ... 44

3.1.4. Deskripsi Tugas ... 45

3.2. Metode Penelitian ... 47

3.2.1 Desain Penelitian……… 47

3.2.2. Jenis Dan Metode Pengumpulan Data……….. 47

3.2.2.1 Sumber Data Primer……….. 48

3.2.2.2 Sumber Data Sekunder... 48

3.2.3. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem………….. 48

3.2.3.1 Metode Pendekatan Sistem... 49

3.2.3.2 Metode Pengembangan Sistem ………. 49

3.2.3.3 Alat Bantu Analisis dan Perancangan... 51

3.2.4. Pegujian Software………. 60 BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

x

4.1.2.1. Flow Map Yang Sedang Berjalan ... 68

4.1.2.2. Diagram konteks Yang Berjalan ... 70

4.1.2.3. DFD Yang Berjalan……... 71

4.1.2.3.1 DFD Level 0 yang Sedang Berjalan………… 71

4.1.2.3.2 DFD Level 1 Proses 1 Yang Sedang Berjalan. 72 4.1.2.3.3 DFD Level 1 Proses 2 Yang Sedang Berjalan. 72 4.1.2.3.4 DFD Level 1 Proses 3 Yang Sedang Berjalan . 73 4.1.3. Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan ... 74

4.2. Perancangan Sistem ... 75

4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem ... 76

4.2.2. Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan ... 76

4.2.3. Perancangan Prosedur yang Diusulkan ... 77

4.2.3.1. Flow Map yang Diusulkan………. 78

4.2.3.2. Diagram konteks yang Diusulkan... 80

4.2.3.3. Data Flow Diagram………. 81

4.2.3.3.1 DFD Level 0 Yang Diusulkan………... 81

4.2.3.3.2 DFD Level 1 Proses 1Yang Diusulkan…….. 82

4.2.3.3.3 DFD Level 1 Proses 2 Yang Diusulkan……. 83

4.2.3.3.4 DFD Level 1 Proses 3 Yang Diusulkan……. 84

xi

4.2.4.3. Relasi Tabel………. 94

4.2.4.4. Struktur File... 95

4.2.4.5. Kodifikasi ... 100

4.2.5. Perancangan Antar Muka……….. 102

4.2.5.1. Struktur Menu... 102

4.2.5.2. Perancangan Input ... 103

4.2.5.3. Perancangan Output ... 112

4.2.6. Perancangan Arsitektur Jaringan ... 114

BAB V IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM 5.1. Implementasi... 115

5.1.1. Batasan Implementasi………. 115

5.1.2. Implementasi Perangkat Lunak……….. 116

5.1.3. Implementasi Perangkat Keras………... 116

5.1.4. Implementasi Basis Data……… 117

5.1.5. Implementasi Antar Muka……….. 121

5.1.6. Implementasi Instalasi Program……….. 122

5.1.7. Penggunaan Program……….. 129

5.1.7.1 Form Login……….. 130

5.1.7.2 Form Data Pengguna……… 131

xii

5.1.7.7 Form Keluar Suku Cadang………... 137

5.1.7.8 Form Permintaan Pembelian……… 139

5.1.7.9 Form Terima Suku Cadang……….. 142

5.1.7.10 Form Order Pembelian………... 143

5.1.7.11 Form Laporan Stok Suku Cadang……….. 145

5.1.7.12 Form Output Laporan Stok Suku Cadang……….. 146

5.1.7.13 Form Laporan Pembelian……….... 147

5.1.7.14 Form Output Laporan Order Pembelian Suku Cadang….. 147

5.1.7.15 Form Tentang perusahaan ………..…………... 148

5.2. Pengujian……….. 149

5.2.1. Rencana Pengujian……… 149

5.2.2. Kasus dan Hasil Pengujian……… 150

5.2.3. Kesimpulan Hasil Pengujian………. 159

BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN 6.1. Kesimpulan………..…… 160

6.2 Saran………. 161 DAFTAR PUSTAKA

1

1.1. Latar Belakang Penelitian

Pada setiap perusahaan baik itu skala kecil, menengah maupun perusahaan besar membutuhkan pengolahan data dengan cepat dan tepat, sehingga tidak terjadi penumpukan tugas atau pekerjaan yang menyita waktu dan tenaga. Hal inilah yang menjadi permasalahan pada setiap perusahaan tersebut, oleh karenanya penggunaan dengan cara mencatat secara manual kini harus diubah dengan cara digital atau komputerisasi, karena dengan sistem komputerisasi ini sangat membantu kelancaran dan kemudahan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.

Pertamina merupakan perusahaan pengolahan minyak terbesar di indonesia yang bertugas untuk mendistribusikan Bahan Bakar Minyak (BBM) keseluruh wilayah. Salah satunya Pertamina Depot Ujungberung kegiatan operasional utama Depot Ujungberung ini meliputi Penerimaan, Penimbunan dan Penyaluran Produk Bahan Bakar Minyak (BBM) yang meliputi produk Premium, Minyak Tanah, dan Minyak Solar.

Tahap penyaluran pendistribusian BBM ini, merupakan tahapan terakhir dari kegiatan pendistribusian kepada agen atau Stasiun Pengisian Bahan Bakar Umum (SPBU) dengan menggunakan armada tangki. Hal ini yang perlu diperhatikan karena pendistribusian ke SPBU sangat rentan bahaya mengingat

bahan bakar yang diangkut armada tangki bahan yang mudah terbakar. Oleh karna itu armada tangki harus memiliki standarisasi kelayakan dalam hal ini suku cadang armada tangki.

PT .Pertamina Depot Ujungberung ini sangat membutuhkan sistem informasi dalam mengelola dan menjalankan semua kegiatan operasionalnya, karena perusahaan ini masih menggunakan proses pengolahan data dan penyampaian informasi yang masih dilakukan secara manual pada umumnya yakni hanya mengandalkan aplikasi Microsoft Excel sehingga terdapat penyimpanan data yang berulang-ulang. Misalnya proses pemeriksaan armada tangki, proses pendokumentasian bila armada tangki harus ganti suku cadang, proses penyediaan suku cadang berikut stok persediaannya dan proses pembuatan laporan permintaan suku cadang.

Saat ini di PT. Pertamina Depot Ujungberung hanya mengandalkan laporan keluhan sopir saja jika ada masalah dengan kondisi armada tangki. Sehingga bila dibiarkan seperti ini dapat terjadi laporan palsu yang menginginkan suku cadang armada tersebut diganti, padahal kualitas suku cadang masih baik untuk dipergunakan, atau suku cadang yang seharus diganti tetapi masih dipakai dengan alasan kondisinya masih bagus.

Hal ini dapat dihindarkan dengan menggunakan suatu sistem dalam proses pengadaan suku cadang yang masuk dan keluar dengan menggunakan aplikasi komputer. menyajikan informasi pengadaan suku cadang yang dapat mengakses data serta memberi informasi secara cepat, efisien dan akurat.

Didasari dari hal tersebut penulis mengajukan judul “Sistem Informasi Pengadaan Suku Cadang Armada Tangki di PT. Pertamina Depot Uiung berung Bandung ”

1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah penulis uraikan, maka Penulis mengidentifikasikan masalah Sistem Informasi pengadaan suku cadang Armada Tangki di PT Pertamina Depot Ujungberung sebagai berikut :

1. Kesulitan dalam mengelola jumlah stok barang sehingga sering mengalami kesalahan atau tidak sesuai dengan keadaan jumlah barang yang ada, karena masih menggunakan perhitungan secara manual.

2. Kesulitan dalam proses pembuatan laporan persediaan barang, laporan barang masuk, laporan pemesanan barang, laporan pendistribusian barang dan laporan terima barang masih menggunakan proses secara manual dengan cara penulisan tangan. 3. Keterlambatan Proses penerimaan barang, proses pendokumentasian

dan proses pembuatan laporan barang yang mengakibatkan terhambatnya kegiatan operasional perusahaan.

Dari proses penelitian yang dilakukan penulis, maka diperoleh rumusan masalah sebagai berikut :

1. Bagaimana sistem informasi pengadaan suku cadang armada tangki yang sedang berjalan di PT. Pertamina Depot Ujungberung.

2. Bagaimana perancangan sistem informasi pengadaan suku cadang armada tangki pada PT. Pertamina Depot Ujungberung.

3. Bagaimana implementasi dari hasil perancangan sistem informasi pengadaan suku cadang armada tangki pada PT. Pertamina Depot Ujungberung kedalam bahasa pemograman sehingga menghasilkan program aplikasi yang dapat mempermudah proses operasional PT. Pertamina Depot Ujungberung.

4. Bagaimana pengujian program aplikasi sistem informasi pengadaan suku cadang armada tangki pada PT. Pertamina Depot Ujungberung.

1.3. Maksud dan Tujuan Penelitian 1.3.1 Maksud penelitian

Maksud dari penelitian ini adalah untuk membangun perancangan sistem informasi pengadaan suku cadang armada tangki di PT Pertamina Depot Ujungberung guna mempermudah proses pengadaan suku cadang pada setiap armada tangki yang efekfif dan dapat di pertanggung jawabkan. Sehinggan nantinya diharapkan dapat membantu dalam mengelola laporan pengadaan suku cadang armada tangki.

1.3.2 Tujuan Penelitian

1. Mengetahui sistem informasi pengadaan suku cadang armada tangki yang sedang berjalan di PT Pertamina Depot Ujungberung sehingga dapat diketahui permasalahan yang akan timbul pada sistem informasi tersebut.

2. Membuat perancangan sistem informasi pengadaan suku cadang armada tangki pada PT. Pertamina Depot Ujungberung yang dapat pengolahan data pengadaan suku cadang sehingga menghasilkan data informasi pengadaan suku cadang lebih tepat, efektif dan efisien.

3. Mengimplementasikan hasil rancangan sistem informasi pengadaan suku cadang armada tangki kedalam bahasa pemograman, sehingga dapat menghasilkan suatu program aplikasi yang dapat mengelola data pengadaan suku cadang armada tangki. 4. Melakukan pengujian program aplikasi yang dibuat sebagai alat

bantu untuk memproses pengadaan suku cadang armada tangki dengan tujuan untuk mengetahui apakah program apikasi sudah sesuai dengan keinginan pengguna dalam hal ini PT. Pertamina Depot Ujungberung.

1.4. Kegunaan Penelitian

Pada penelitian ini Penulis mengharapkan manfaat yang maksimal, walaupun dilaksanakan dengan kemampuan yang terbatas, sehingga penyajian jauh dari kesempurnaan. Adapun kegunaannya adalah sebagai berikut:

1.4.1. Kegunaan Praktis

Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan masukan pada pihak PT. Pertamina Depot ujungberung tentang perancangan sistem informasi pengadaan suku cadang armada tangki, yang dapat di pergunakan untuk mempermudah pengelolaan data pengadaan suku cadang armada tangki.

1.4.2. Kegunaan Akademis

a. Bagi Pengembangan Ilmu

Dapat memberikan informasi dan pengalama terbaru bagi pengembangan ilmu Manajemen Informatika, terutama pada perancangan sistem informasi pengadaan suku cadang armada tangki.

b. Bagi Peneliti Lain

Membantu peneliti lain yang ingin mengetahui bagaimana proses perancangan sistem informasi pengadaan suku cadang armada tangki di suatu instansi atau perusahaan. Selain itu dapat dijadikan

bahan referensi untuk perbaikan atau pengembangan bagi peneliti lain yang akan meneliti masalah yang sama.

c. Bagi Penulis

Agar dapat menambah wawasan dan meningkatkan pengetahuan sekaligus memahami pentingnya teori yang di dapat dalam perkuliahan serta dapat mengaplikasikan teori tersebut kedalam perusahaan.

1.5. Batasan Masalah

Sesuai dengan rumusan yang telah dipaparkan, maka batasan yang diberlakukan dalam penelitian ini

1. Penyedia suku cadang adalah perusahaan yang sudah bekerja sama dengan PT. Pertamina dalam hal ini Partaniaga, Renanti dan SJR.

2. Aplikasi yang dibangun hanya mencakup peroses pencarian data suku cadang, proses menyimpan data suku cadang yang masuk, proses pengadaan suku cadang yang keluar, data stok suku cadang dan laporan pendistribusian suku cadang dan laporan pembelian pengadaan suku cadang.

3. Proses penggantian suku cadang dilakukan setelah ada laporan pemeriksaan armada tersebut oleh bagian.

4. Pengadaan suku cadang ini meliputi bagian bengkel, gudang, pembelian, manager dan. Hal ini dikarnakan perusahaan sudah memiliki aturan khusus pada masing- masing bagian.

1.6. Lokasi dan Waktu Penelitian Lokasi Penelitian

Lokasi penelitian yang penulis lakukan adalah di PT. Pertamina Depot Ujungberung Jalan Soekarno hatta No 728 Bandung Indonesia. Mengenai sistem informasi pengadaan suku cadang armada tangki.

Waktu Penelitian

Peneliti melakukan penelitian pada bulan Maret sampai dengan bulan Juni tahun 2011. Untuk mempermudah kegiatan penelitian hingga pembuatan laporan Peneliti membuat jadwal penelitian sebagai berikut:

Tabel 1.1 Jadwal Penelitian

No Waktu kegiatan

Tahun 2011

Maret April Mei Juni

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Identifikasi kebutuhan

User

a. Obsrvasi b. Wawancara 2 Membuat prototype

a. Analisis data b.Perancangan database c. koding 3 Pengujian prototype

a. Pengujian sistem 4 Perbaikan prototype

a. Perbaikan sistem b. Perbaikan database c. perbaikan interface 5. Mengembangkan versi

produksi

10

2.1 Sistem

2.1.1 Pengertian Sistem

Pengertian sistem terbagi dua yaitu dilihat dari pendekatan yang menekankan pada prosedur dan pendekatan yang menekankan pada elemen atau komponennya.

Menurut Jogiyanto (2005 : 1) pendekatan sistem yang menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai : ”jaringan kerja dan prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan sasaran tertentu”.

Adapun pendekatan sistem yang menekankan pada elemen atau komponennya menurut Jogiyanto (2005 : 2) mendefinisikan sistem sebagai : ”kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.

Dari kedua pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa pengertian sistem adalah kumpulan elemen-elemen atau jaringan kerja dan prosedur-prosedur yang saling berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan atau sasaran tertentu.

2.1.2. Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, menurut Jogiyanto HM. dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain

Sistem (2005 : 3), menyebutkan bahwa karakteristik sistem ditentukan

sebagai berikut:

1. Komponen (Components)

Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi dan bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen tersebut dapat terdiri dari beberapa subsistem atau bagian-bagian dari sistem, dimana setiap subsistem tersebut memiliki

fungsi khusus yang akan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. 2. Batas Sistem (Boundary)

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara satu sistem dengan sistem lainnya/dengan lingkungan luarnya.

3. Lingkungan luar sistem (Environment)

Apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar dapat bersifat menguntungkan dan merugikan. Lingkungan yang menguntungkan harus tetap dijaga dan dipelihara, sebaliknya lingkungan yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan kalau tidak ingin terganggu oleh kelangsungan hidup sistem.

4. Penghubung (Interface)

Media penghubung antara subsistem, yang memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Keluaran (Output) dari satu subsistem akan menjadi masukkan (Input)

untuk subsistem lainnya melalui penghubung disamping sebagai untuk mengintegrasikan subsistem-subsistem menjadi satu kesatuan.

5. Masukkan (Input)

Energi yang dimasukkan kedalam sistem, yang dapat berupa masukkan perawatan (maintenance input) dan masukkan sinyal (signal

input). Masukkan perawatan adalah energi yang dimasukkan supaya

sistem dapat beroperasi, sedangkan masukkan sinyal adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk

mengoperasikan komputer, dan data adalah signal input untuk di olah

menjadi informasi. 6. Keluaran (Output)

Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukkan untuk subsistem yang lain. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan hasil sisa pembuangan sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

7. Pengolah (Process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan mengubah masukkan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukkan berupa bahan baku dan bahan-bahan lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.

8. Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukkan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran/tujuannya.

Berikut adalah gambar dari karakteristik sistem.

Sub Sistem

Sub Sistem

Sub Sistem Sub

Sistem

Input Pengolah Output Boundary

Lingkungan Luar

Interface

Boundary Boundary

Gambar 2.1 Karakteristik Sistem [Sumber : Jogiyanto HM, 2005:6]

2.1.3. Klasifikasi Sistem

Menurut Jogiyanto HM. dalam bukunya yang berjudul Analisis dan

Desain Sistem (2005 : 6), menyebutkan bahwa sistem dapat diklasifikasikan dari

beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Sistem diklasifikasikan sebagai Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physical System)

a. Sistem Abstrak (Abstract System)

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik.

b. Sistem Fisik (Physical System)

Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.

2. Sistem diklasifikasikan sebagai Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Human Made System)

a) Sistem Alamiah (Natural System)

Sistem Alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam dan tidak dibuat manusia. Contoh : Sistem perputaran bumi.

b) Sistem Buatan Manusia (Human Made System)

Sistem Buatan Manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia dan melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin. Contoh :Sistem informasi.

3. Sistem diklasifikasikan sebagai Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu (Probabilistic System)

a. Sistem Tertentu (Deterministic System)

Sistem Tertentu adalah sistem yang tingkah lakunya sudah dapat di prediksi sebelumnya, interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluarannya dapat diramalkan. Contoh: Sistem komputer melalui program.

b. Sistem Tak Tentu (Probabilistic System)

Sistem Tak Tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat di prediksi karena mengandung unsur probabilitas

4. Sistem diklasifikasikan sebagai Sistem Tertutup (Closed System) dan Sistem Terbuka (Open System)

a) Sistem Tertutup (Closed System)

Sistem Tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya (kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup) yang ada hanyalah Relatively Closed System.

b) Sistem Terbuka (Open System)

Sistem Terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukkan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya, sehingga harus memiliki sistem pengendalian yang baik.

2.2 Pengertian Informasi

Menurut Jogiyanto HM. dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain

Sistem (2005 : 8) menyebutkan bahwa:

”Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan berarti bagi yang menerimanya.”

Menurut Tata Sutabri dalam bukunya yang berjudul Analisa Sistem

Informasi (2003 : 18), menyebutkan bahwa: ”Informasi adalah data yang telah

diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses

pengambilan keputusan.”

Berdasarkan definisi di atas penulis dapat menarik kesimpulan bahwa informasi adalah data yang sudah diolah menjadi sesuatu yang bermanfaat untuk pemakainya.

Menurut Tata Sutabri dalam bukunya yang berjudul Analisa Sistem

Informasi (2003 : 30), menyebutkan bahwa kualitas informasi adalah sebagai

berikut :

a. Akurat (accurate), informasi harus bebas dari kesalahan dan tidak

menyesatkan. Informasi ini harus mencerminkan keadaan yang sebenarnya.

b. Tepat Waktu (timelines), informasi yang sampai pada si penerima tidak boleh

terlambat, harus tersedia pada saat informasi tersebut diperlukan.

c. Relevan (relevance), informasi yang diberikan harus sesuai dengan yang

dibutuhkan dan mempunyai manfaat untuk pemakainya.

Menurut Edhy Sutanta (2003 : 9-10) Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang.Untuk memperoleh informasi, diperlukan adanya data yang akan diolah dan unit pengolah.

Transformasi data menjadi informasi dapat digambarkan sebagaimana ditunjukkan oleh gambar di bawah ini. Dalam gambar tersebut, input adalah data yang akan diolah oleh unit pengolah, dan output adalah informasi sebagai hasil pengolahan data yang telah diinputkan tersebut. Suatu unit penyimpan diperlukan sebagai alat simpanan data, pengolah, maupun informasi.

Gambar 2.2 Transformasi Data Menjadi Informasi

Sumber : Edhy Sutanta (2003:10) Sisitem Informasi Manajemen

2.2.1 Fungsi Informasi

Menurut Edhy Sutanta (2003:11) Suatu informasi mempunyai beberapa fungsi, antara lain:

a) Menambah pengetahuan

Adanya informasi akan menambah pengetahuan bagi penerimanya yang dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan yang mendukung proses pengambilan keputusan.

b) Mengurangi ke tidak pastian

Adanya informasi akan mengurangi ketidakpastian karena apa yang akan terjadi dapat diketahui sebelumnya, sehingga menghindari keraguan pada saat pengambilan keputusan.

c) Mengurangi resiko kegagalan

Adanya informasi akan resiko kegagalan karena apa yang akan terjadi dapat diantisipasidengan baik, sehingga kemungkinan terjadinya kegagalan akan dapat dikurangi dengan pengambilan keputusan yang tepat.

d) Mengurangi keanekaragaman/variasi yang tidak diperlukan

Adanya informasi akan mengurangi keanekaragaman yang tidak diperlukan, karena keputusan yang diambil lebih terarah.

e) Memberi standar, aturan-aturan, ukuran-ukuran, dan keputusan-keputusan yang menentukan pencapaian sasaran dan tujuan

Adanya informasi akan memberikan standar, aturan, ukuran, dan keputusan yang lebih terarah untuk mencapai sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan secara lebih baik berdasa informasi yang diperoleh.

2.2.2 Nilai Informasi

Menurut Edhy Sutanta (2003:13) Nilai suatu informasi dapat ditentukan berdasarkan sifatnya. Tentang 10 sifat yang dapat menentukan nilai informasi, yaitu sebagai berikut:

1. Kemudahan dalam memperoleh

Informasi dapat diperoleh dengan mudah jika sistem dilengkapi oleh basis data dan bagian pengolah yang mampu mengolah data dengan baik untuk memenuhi segala kebutuhan informasi secara mudah.

2. Sifat luas dan kelengkapannya

Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai lingkup/cakupan yang luas dan lengkap. Informasi sepotong dan tidak lengkap menjadi tidak bernilai, karena tidak dapat digunakan secara baik. Sifat luas dan lengkap tersebut memerlukan dukungan basis data yang cukup lengkap dan terstruktur dengan baik.

3. Ketelitian (accuracy)

Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai ketelitian yang sangat tinggi/akurat. Informasi menjadi tidak bernilai jika tidak akurat, karena akan mengakibatkan kesalahan pengambilan keputusan.

4. Kecocokan dengan pengguna (relevance)

Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika tidak sesuai dengan kebutuhan penggunanya, karena tidak dapat dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan.

5. Ketepatan waktu

Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila dapat diterima oleh pengguna pada saat yang tepat. Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika terlambat diterima/usang, karena tidak dapat dimanfaatkan pada saat pengambilan keputusan.

6. Kejelasan (clarity)

Informasi yang jelas akan meningkatkan kesempurnaan nilai informasi. Kejelasan informasi dipengaruhi oleh bentuk dan format informasi. Dibandingkan dengan bentuk teks atau deskriptif, informasi dalam bentuk tabel atau grafik banyak menjadi pilihan, karena dapat dibaca dan dipahami dengan lebih mudah.

7. Fleksibilitas/ keluwesannya

Nilai informasi semakin sempurna apabila memiliki fleksibilitas tinggi.

Fleksibilitas informasi diperlukan oleh para manajer/pimpinan pada saat

pengambilan keputusan 8. Dapat dibuktikan

Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut dapat dibuktikan kebenarannya. Kebenaran informasi bergantung pada validitas

data sumber yang diolah. 9. Tidak ada prasangka

Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut tidak menimbulkan prasangka dan keraguan adanya kesalahan informasi.

10. Dapat diukur

Informasi untuk pengambilan keputusan seharusnya dapat diukur agar dapat mencapai nilai yang sempurna. Pengukuran informasi pada umumnya dimaksudkan untuk mengukur dan melacak kembali validitas

2.3 Pengertian Sistem Informasi

Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis yang diterjemahkan oleh Jogiyanto HM. dalam bukunya Analisis dan DesainSistem Informasi (2005 : 11),

menyebutkan bahwa:

”Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.”

Menurut Al-Bahra Bin Ladjamudin dalam bukunya yang berjudul Analisis &

Desain Sistem Informasi (2005 : 13), menyebutkan sistem informasi dapat

didefinisikan sebagai berikut:

a. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.

b. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan/atau untuk mengendalikan organisasi.

Menurut Azhar Susanto (2004 : 59) Sistem informasi adalah kumpulan dari sub – sub sistem baik phisik maupun non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berguna.

Berdasarkan definisi di atas penulis dapat menarik kesimpulan bahwa sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur yang menggabungkan subsistem-subsistem yang mempertemukan kebutuhan organisasi dengan laporan yang diperlukan.

2.3.1 Berdasarkan Komponen Fisiknya

Menurut Edhy Sutanta (2003:20) Berdasarkan komponen fisik penyusunannya, Sistem Informasi terdiri atas komponen berikut:

1. Perangkat keras (hardware)

Perangkat keras dalam sistem informasi meliputi piranti-piranti yang digunakan oleh sistem komputer untuk masukan dan keluaran

(input/output device), memory, modem, pengolah (processor), dan

peripheral lain.

2. Perangkat Lunak (software)

Perangkat lunak dalam sistem informasi adalah berupa program-program komputer yang meliputi sistem operasi (Operating System/OS), bahasa

pemrograman (Programming Language), dan program-program aplikasi

(Aplication)

3. Berkas (file)

Berkas merupakan sekumpulan data yang disimpan dengan cara-cara tertentu sehingga dapat digunakan kembali dengan mudah dan cepat membentuk suatu berkas.

4. Prosedur (procedur)

Prosedur meliputi pengoperasian untuk sistem operasi, manual dan dokumen-dokumen yang memuat aturan-aturan yang berhubungan dengan sistem informasi lainnya.

5. Manusia (Brainware)

Manusia yang terlibat dalam suatu sistem informasi meliputi operator, programmer, sistem analisis, manajer sistem informasi, manajer pada tingkat operasional, manajer pada tingkat manajerial, manajer pada tingkat strategis, teknisi, serta individu lain yang terlibat didalamnya.

2.3.2 Berdasarkan Fungsi Pengolahannya

Menurut Edhy Sutanta (2003:21) Sistem informasi mempunyai tugas utama melakukan transformasi data menjadi informasi. Hal ini berarti sistem informasi bertugas menerima data masukan, mengolah data masukan, dan menghasilkan keluaran berupa informasi. Berdasarkan fungsi pengolahan, sistem informasi dapat terdiri atas fungsi berikut:

1. Mengolah transaksi

Salah satu fungsi sistem informasi adalah mengolah data yang diperoleh dari catatan-catatan proses transaksi. Hal ini berarti sistem informasi akan mengolah transaksi yang terjadi dalam sistem. Contoh data transaksi yang diolah oleh Sistem Informasi adalah pemesanan, pengiriman barang pesanan, pembayaran, penjualan, pembelian, return barang yang dikirim, dan transaksi lainnya.

2. Memelihara file historis

File historis memuat kumpulan data transaksi yang telah terjadi dalam

jangka waktu tertentu pada masa lampau. File historis perlu dipelihara

untuk memenuhi kebutuhan informasi di masa mendatang. Umumnya file historis diperlukan untuk proses peramalan (forecasting) dan perencanaan

(planning) berbagai kegiatan yang akan dilakukan. Pemeliharaan file

historis memerlukan suatu mekanisme tersistem yang mampu menjaga data yang tersimpan agar dapat diakses dengan mudah dan cepat pada setiap saat diperlukan

3. Menghasilkan keluaran

Unit pengolah dalam sistem informasi akan menghasilkan informasi-informasi penting yang dibutuhkan para pengguna. Keluaran sistem dapat ditampilkan di layar monitor komputer (softcopy) maupun tercetak di

ataskertas (hardcopy) atau media yang lain. Keluaran tersebut dapat

berupa dokumen, laporan, atau jawaban atas pertanyaan yang dihasilkan, baik secara rutin maupun adhoc.

4. Interaksi user-pengolah

Interaksi user-pengolah merupakan salah satu fungsi pengolahan dalam Sitem Informasi yang berupa media yang memungkinkan user untuk berinteraksi dengan program aplikasi pengolahan data. Interaksi user- pengolah umumnya berupa tampilan dialog di monitor komputer. User dapat menjawab pertanyaan, memilih proses, atau aktifitas lainnya untuk mengoperasikan sistem.

2.3.3 Berdasarkan Fungsi Keluaran

Menurut Edhy Sutanta (2003:22-23) Berdasarkan fungsi keluaran, sistem informasi dapat menghasilkan keluaran sebagai berikut:

1. Dokumen transaksi

Dokumen transaksi merupakan keluaran yang dihasilkan sebagai bukti proses transaksi. Contoh dokumen transaksi adalah faktur pemesanan, nota penjualan, nota pembelian,kuitansi pembayaran, bukti pengiriman barang, dan lainnya.

2. Laporan terjadwal/rutin

Sistem informasi harus mampu menghasilkan berbagai laporan terjadwal/rutin. Laporan terjadwal/rutin dapat sicetak secara periodik pada setiap akhir hari, minggu, bulan, tahun atau lainnya. Laporan rutin dapat berupa daftar rincian transaksi atau rekapitulasi transaksi yang telah terjadi

3. Jawaban atas pertanyaan jadwal

Selain menyajikan informasi berupa laporan, Sistem Informasi juga harus mampu memberikan jawaban atas berbagai pertanyaan terjadwal yang diperlukan oleh para manajer. Jawaban atas pertanyaan terjadwal bisa jadi berupa informasi singkat yang ditampilkan di monitor komputer dan tidak harus dicetak. Contoh informasi yang diperlukan adalah kondisi status barang tertentu di gudang pada setiap akhir hari.

4. Laporan tidak terjadwal (adhoc)

Sebagian informasi berupa laporan, seringkali perlu disajikan pada waktu yang tidak tertentu. Sewaktu-waktu manajer memerlukan laporan, maka Sistem Informasi harus mampu memenuhinya secara tepat. Sebagai contoh, laporan pembelian barang perlu segera dicetak pada saat ada inspeksi pimpinan.

5. Jawaban atas pertanyaan tidak terjadwal (adhoc)

Para manajer seringkali memerlukan informasi singkat yang harus disajikan sewaktu-waktu. Hal ini merupakan salah satu fungsi Sistem Informasi yang harus mampu memenuhinya secara cepat.

6. Dialog user-machine

Dialog user-machine merupakan media yang memungkinkan user untuk

berinteraksi dengan peralatan yang digunakan dalam sistem. Interaksi user-pengolah umumnya berupa tampilan pesan di monitor komputer yang menunjukkan pesan peringatan atau atau progress yang sedang dilaksanakan oleh program aplikasi komputer. Contoh dialog

user-machine adalah berupa pesan bahwa printer belum siap digunakan

untuk mencetak, kehabisan kertas, kehabisan tinta, dan pesan peringatan lainnya.

2.3.4 Jaringan Komputer

Menurut Wendell Odom (2004:5) Jaringan adalah kombinasi hardware, software, dan pengkabelan (cabling), yang secara bersama-sama

memungkinkan berbagai piranti komputasi untuk berkomunikasi satu sama lain.

Menurut Wagito (2005) Jaringan komputer adalah kumpulan dari sejumlah perangkat berupa komputer, hub, switch, router, atau perangkat

jaringan lainnya yang terhubung dengan menggunakan media komunikasi tertentu. Perangkat yang terhubung dengan jaringan disebut juga sebagai node. Hal ini memungkinkan pengguna dapat bertukar dokumen dan data, mencetak pada printer yang sama, dan menggunakan sumber daya jaringan

(hardware dan software) ada.

Secara umum jaringan komputer dapat didefinisikan sebagai sekelompok komputer otonom yang saling berhubungan antara satu dengan lainnya menggunakan protokol komunikasi melalui media komunikasi sehingga dapat saling berbagi informasi, program – program, penggunaan bersama perangkat keras seperti printer, harddisk, dan sebagainya. Selain

itu jaringan komputer bisa diartikan sebagai kumpulan sejumlah terminal komunikasi yang berada diberbagai lokasi yang terdiri dari lebih satu komputer yang saling berhubungan. Berbeda dengan konsep jaringan dalam ilmu biologi – yaitu kumpulan sel yang fungsinya sejenis – komputer-komputer yang terhubung dalam jaringan komputer-komputer

tidak harus sejenis. Komputer-komputer tersebut bisa saja memiliki tipe yang berbeda-beda, menggunakan sistem operasi yang berbeda, dan menggunakan program/aplikasi yang berbeda pula. Tetapi komputer-komputer yang terhubung dalam jaringan komputer-komputer harus memakai aturan komunikasi (protokol) yang sama. Hal ini dimaksudkan agar

masing-masing komputer dapat berkomunikasi yang baik dengan komputer lainnya. Protokol yang menjadi Standar Internasional adalah TCP/IP (Transmission

Control Protocol /Internet Protocol ).

Gambar 2.3 TCP/IP (Transmission Control Protocol /Internet Protocol ) [Sumber : http://computer-help-center.com/computer-networking]

2.3.5 Tipe Jaringan Komputer 1. Client Server

Menurut Nana Suarna (2007 : 5) Server yaitu computer yang

menyediakan fasilitas bagi komputer-komputer lain, sedangkan Client

yaitu komputer yang menerima fasilitas yang disediakan oleh server. 2. Peer to peer

Jaringan tipe peer to peer diistilahkan dengan non-dedicated sever, yaitu

server tidak hanya berperan sebagai server murni, tetapi juga berperan sebagai workstation.

2.3.6. Topologi Jaringan Komputer

Topologi jaringan yaitu jaringan yang berhubungan dengan susunan fisik semua jaringan komputer, baik server maupun client ( terminal ). Ada 6 macam

topologi atau arsitektur jaringan secara fisik antara lain sebagai berikut. 1. Topologi Bus

Topologi Bus yaitu seluruh terminal saling terhubung ke sebuah bus (jalur) utama komunikasi data. Informasi atau data dikirim dan diambil melalui sepanjang jalur atau melewati seluruh workstation. Topologi ini dipakai untuk area jaringan lokal, untuk banyak titik, dan untuk jarak yang pendek.

2. Topologi Star

Topologi Star yaitu masing-masing terminal dalam jaringan dihubungkan ke titik pusat ( server ) menggunakan jalur utama ( Hub ) dan semua sambungan

antarterminal harus diteruskan melalui server. Server bertindak sebagai pengatur dan pengendali seluruh komunikasi data yang terjadi.

3. Topologi Titik ke Titik

Topologi titik ke titik yaitu setiap simpul atau nodenya dihubungkan langsung antar terminal, dan sistem jaringan semacam ini tidak tergantung pada terminal mana pun, dan hubungan antar terminal hanya diketahui oleh terminal yang bersangkutan.

4. Topologi Ring

Topologi ring yaitu semua terminal dan server dihubungkan, sehingga terbentuk pola lingkaran mirip sebuah cincin. Tiap terminal ataupun server akan menerima dan melewatkan informasi dari satu komputer ke komputer yang lain.

5. Topologi Linear Bus

Topologi linear bus yaitu arsitektur yang mirip dengan cabang atau sebuah pohon. Data yang dikirim dari suatu terminal ke terminal lain akan melalui pemeriksaan jalur yang terbuka. Apabila jalur tersebut telah diterima, maka data tersebut akan dikirimkan, dan apabila terminal yang lain pun mengirim secara bersamaan, maka data tersebut akan mengalami tabrakan. Selanjutnya, harus menunggu jalur bebas sebelum melaksanakan pengiriman data ulang. 6. Topologi Hierarki

Topologi hierarki yaitu terminal yang kedudukannya lebih tinggi menguasai terminal yang ada dibawahnya. Jaringan ini tergantung pada terminal yang kedudukannya paling tinggi.

7. Topologi Web Network

Topologi web network atau mess network atau plex network atau completely connected network yaitu bentuk network dimana masing-masing node dalam network dapat berhubungan dengan network lainnya melalui beberapa link.

2. 4 Pengertian Basis Data

Istilah Basis Data banyak menimbulkan interpretasi yang berbeda pada saat maraknya perangkat lunak di BASE II dan BASE II plus, sebuah berkas (dengan ekstensi DBF) biasa disebut basis data. Istilah yang tidak tepat ini meskipun telah merasuk kesejumlah pemrograman, akhirnya diluruskan kembali oleh pencipta perangkat lunak basis data yang lain.

Menurut Fatansyah (2007) Basis data terdiri atas 2 kata, yaitu basis dan data. Basis kurang lebih dapat diartikan sebagai markas atau gedung tempat bersarang atau berkumpul. Sedangkan data adalah representasi fakta berita nyata yang mewakili suatu objek, suatu manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan, dll).

Basis Data sendiri dapat didefinisikan dalam sejumlah sudut pandang, seperti : 1. Himpunan kelompok data (arsip) yang sedang berhubungan yang

diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah

2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersyarat sedemikian rupa dan tanpa pengulangan untuk memenuhi kebutuhan.

3. Kumpulan file / tabel / arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronik.

2.5 Sekilas Tentang Microsoft Visual Basic 6.0

Visual Basic 6.0 (VB6) merupakan salah satu aplikasi pemrograman visual yang dibuat oleh Microsoft. Visual Basic 6.0 berjalan dalam sistem operasi Windows dan tergabung dalam suite aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0 yang dikeluarkan pada akhir tahun 1998.

Aplikasi Visual Basic mulai diproduksi pertama kali pada tahun 1991. Setelah itu muncul versi - versi lanjutan dari Visual Basic, yaitu Visual Basic 3, 4, 5 dan 6. Pada Visual Basic 4, dukungan terhadap aplikasi 32 bit mulai diberikan. Versi Visual Basic yang terbaru adalah Visual Basic.NET yang diliris pada tahun 2002.

Visual Basic 6.0 menyediakan berbagai perangkat yang dapat digunakan untuk membuat program aplikasi baik aplikasi kecil dan sederhana untuk keperluan sendiri, hingga aplikasi untuk sistem interprise yang besar dan rumit, atau bahkan aplikasi yang dijalankan melalui internet.

Visual Basic 6.0 memanfaatkan pendekatan visual GUI (General User Interface) dalam proses penggunaannya. Dengan pendekatan GUI, proses pembuatan program aplikasi menjadi lebih mudah dan nyaman. Basis bahasa pemrograman yang digunakan dalam VB6 adalah bahasa BASIC (Beginners All-Purpose Symbolic Instruction Code). Bahasa BASIC merupakan pemrograman tingkat tinggi yang sederhana dan mudah dipelajari.

Oleh karena itu dibuat Microsoft, VB6 memiliki keunggulan dalam hal pengaksesan terhadap beberapa pustaka (library) yang dimiliki oleh sistem operasi Windows. Para pemrogram (programmer) dapat memanfaatkan Windows API (Application Programming Interface) untuk membuat program aplikasi yang lebih komplek dan powerfull. (Arief Ramadhan (2004 : 1-2))

Aplikasi Microsoft Visual Basic terdiri dari : 1. Toolbar

Terdiri atas beberapa komponen yang digunakan untuk membuat objek pada form dan dapat mempercepat pengaksesan perintah-perintah yang ada dalam pemrograman. Komponen ini dapat ditambahkan pada toolbox dengan cara mengklik kanan pada bagian kosong yang akan ditambahkan. 2. Toolbox

Adalah sebuah windows yang berisi tombol-tombol control yang akan user gunakan untuk mendesain atau membangun sebuah form atau report. Toolbox terdiri atas beberapa tombol untuk mengendalikan tampilan seperti, pengatur pemunculan jendela properties, project dan form layout. 3. Jendela Properties

Adalah suatu tempat dimana user dapat mengedit property sebuah object terpilih yang berada dalam suatu aplikasi.

4. Jendela Form Layout

5. Form

Form dirancang untuk menampilkan field-field tertentu dan label-labelketerangan dalam format yang menarik. Didalam form kita bisa menambah data, mengedit atau menghapus Informasi dalam table yang pengeberhubungan.

2.6 Pengertian SQL Server 2000

Menurut Arief Ramadhan (2005 : V) SQL server merupakan salah satu dari sejumlah bahasa pemrograman database (DBMS) yang bersaing merebut popularitas bersama-sama dengan database foxpro, foxbase, quick silver dan lain-lain. SQL server kini mulai menjauhkan diri dan melangkah lebih jauh ke depan, terutama dengan munculnya versi SQL server 2000.

Menentukan bahasa mana yang terbaik untuk aplikasi database akan bersifat sangat subjektif. Namun, biasanya dukungan akan bahasa SQL (Structure Query Languge), kriteria kecepatan, pemakaian memori, mudah tidaknya program, daya tampung data menjadi kriteria utama.

Selain keutamaan SQL server berbagai penampung database cukup besar dan dukungannya terhadap bahasa SQL, SQL server sehingga memberikan dukungan terhadap sistem database terdistribusi yaitu client/server.

2.7 Crystal report

Definisi crystal report menurut Madcoms dalam bukunya yang berjudul Aplikasi Database Visual basic 6.0 dengan Crystal report (2005), menyebutkan bahwa: “Crystal Report merupakan program khusus untuk membuat laporan yang terpisah dengan program Visual Basic 6.0, tetapi keduanya dapat dihubungkan (Linkage)” .

Berdasarkan pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa pengertian crystal report adalah program yang digunakan dan dihubungkan untuk membuat sebuah laporan yang terpisah dari Microsoft Visual Basic 6.0.

2.8 Definisi Pengadaan Barang

Pengadaan merupakan kegiatan pemenuhan kebutuhan. Pengertian Pengadaan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, Pengadaan berasal dari kata “ada” dan ditambahkan awalan pe- dan akhiran–an sehingga mempunyai arti “Pengadaan” adalah proses menjadikan sesuatu yang tadinya tidak ada menjadi ada”. Berdasarkan pemikiran tersebut diatas maka dapat diambil kesimpulan bahwa yang dimaksud dengan Sistem Informasi Pengadaan Barang adalah pola hubungan yang berkaitan untuk melakukan kegiatan memproses data kebutuhan barang dan jasa untuk produksi atau pendukung produksi yang tidak terpenuhi dan proses pembeliannya sehingga kebutuhan tersebut terpenuhi dan dihasilkan data yang cepat, tepat dan akurat, sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.

2.9 Definisi suku cadang / sparepart

Menurut http://hakimsimanjuntak.blogspot.com/2010/11/

pengertian-suku-cadang-spare-part.html/15 januari 2012,Pengertian dari suku cadang /Spare Part

adalah suatu barang yang terdiri dari beberapa komponen yang membentuk satu kesatuan dan mempunyai fungsi tertentu. Setiap alat berat terdiri dari banyak komponen, namun yang akan dibahas komponen yang sering mengalami kerusakan dan penggantian. Ada beberapa komponen yang juga terdapat didalamnya beberapa komponen kecil, misalkan engine yang mempunyai komponen didalamnya yaitu fuel injection pump, water pump, starting motor,

alternator, oil pump, compressor, power steering pump, turbocharger, dan

lain-lain.

Setiap Spare Part mempunyai fungsi tersendiri dan dapat terkait atau

terpisah dengan Spare Part lainya. Misal strating motor akan terpisah fungsi

kerjanya dengan alternator, walaupun secara tidak langsung juga ada

hubungannya. Dimana alternator berfungsi untuk menghasilkan listrik untuk

mengisi aki (accu/batere), sedangkan starting motor berfungsi untuk

menghidupkan engine dengan menggunakan listrik dari aki.

Secara umum Spare Part dapat dibagi menjadi dua, yaitu :

1. Spare Part baru yaitu komponen yang masih dalam kondisi baru dan belum pernah dipakai sama sekali kecuali sewaktu dilakukan pengetesan.

2. Spare Part bekas atau copotan yaitu komponen yang pernah dipakai untuk

a. Masih layak pakai yaitu secara teknis komponen tersebut masih dapat dipergunakan atau mempunyai umur pakai.

b. Tidak layak pakai yaitu secara teknis komponen tersebut sudah tidak dapat lagi dipakai walaupun dilakukan perbaikan atau rekondisi. Pada kenyataan dilapangan, umumnya banyak pemakai yang lebih menyukai komponen/Spare Part yang masih apa adanya (unrecondition).

Mengingat komponen tersebut masih apa adanya setelah dilepas/dicopot dari alat berat atau truk, jadi masih dapat diindentifikasi kondisi sebenarnya. Jika diperlukan perbaikan atau rekondisi maka pemakai lebih yakin atas jenis suku cadang akan dilakukan penggantian.

2.10 Pengertian Armada

Menurut http://mogajayatrans.com/pengertian-transportasi.html 15Januari

2012, Pengertian armada adalah suatu alat Transportasi baik itu darat, laut

maupun udara yang digerakkan oleh manusia dan atau mesin . Armada ini seringkali dijadikan alat trasportasi digunakan untuk memudahkan manusia dalam melakukan aktifitas sehari-hari. Seperti membatu pemindahan manusia, hewan atau barang dari satu tempat ke tempat lainnya dengan menggunakan sebuah armada trasportasi.

2.11 Pengertian Tangki

Pengertian tangki menurut http://artikata.com/arti-353263-tangki.html/15

Januari 2012, Adalah wadah tempat menyimpan (menimbun) air, minyak yang terbuat dari logam baja.

Tangki Apung adalah tangki tempat menampung minyak hasil produksi sumur minyak biasanya di pergunakan di tengah laut lepas pada saat proses pengeboran minyak.

Tangki Timbun adalah tangki besar tempat menimbun minyak sementara dan sebelum minyak itu disalurkan atau dipindahkan ke tempat lain.

62 4.1 Analisis Sistem Yang Berjalan

Tahapan analisis sistem akan menguraikan sistem secara utuh ke dalam bagian komponen- komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan yang akan terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan. Tahapan analisa sistem merupakan tahapan yang kritis dan sangat penting karena kesalahan ditahap ini akan menyebabkan kesalahan ketahapan selanjutnya.

4.1.1 Analisis dokumen

Adapun data-data yang digunakan dalam sistem informasi persediaan barang yang berjalan adalah sebagai berikut :

1. Nama dokumen : Berita Permintaan Suku cadang (BPS) Sumber : Bag. bengkel

Distribusi : Bag. gudang Rangkap : 1

Fungsi : pengajuan untuk penggatian suku cadang

Periode : setiap hari, pada saat melakukan permintaan penggantian suku cadang.

Atribut : nama petugas, tanggal permintaan, no BPS jenis kerusakan suku cadang

2. Nama dokumen : Bukti Terima Barang (BTB) Sumber : Bag. gudang

Ditribusi : Bag. gudang Rangkap : 1

Fungsi : sebagai bukti suku cadang telah diterima oleh bag gudang

Periode : pada saat penerimaan suku cadang dari supplier Atribut : no surat jalan, nama barang, kode barang,

jumlah barang, tanggal terima

3. Nama dokumen : Order Pembelian (OP) Sumber : Bag. Pembelian Distribusi : Supplier

Rangkap : 2

Fungsi : untuk permintaan pembelian kesupplier bila stok suku cadang habis

Periode : pada saat stok digudang habis

Atribut : no order, nama barang, kode barang, jumlah barang, harga barang, nama supplier, alamat supplier, tanggal pembelian.

4. Nama dokumen : Surat Permintaan Pembelian (SPP) Sumber : Bag. Gudang

Distribusi : Bag. Pembelian Rangkap : 1

Fungsi : untuk pengadaan stok suku cadang Periode : pada saat stok gudang habis

Atribut : nama barang, kode barang, jumlah barang, harga, barang, jumlah barang yang akan dibeli.

5. Nama dokumen : Surat Jalan (SJ) Sumber : Bag. Supplier Distribusi : Bag. Gudang Rangkap : 2

Fungsi : untuk bukti pengiriman perjalanan barang menuju gudang

Periode : pada saat pengiriman barang

Atribut : nama barang, kode barang, jumlah barang, harga barang, tanggal pengiriman, nama supplier, pengirim

6. Nama dokumen : Bukti Keluar Barang (BKB) Sumber : Bag. Gudang

Rangkap : 2

Fungsi : untuk mengetahui jumlah stok barang yg keluar Periode : pada saat bagian gudang mengeluarkan suku

cadang kepada bagian bengkel.

Atribut : nama barang, kode barang, jumlah barang, harga barang, tanggal keluar barang

7. Nama dokumen : Faktur pembayaran (FP) Sumber : Supplier

Distribusi : Bag.pembelian Rangkap : 1

Fungsi : untuk penagihan yang diberikan kebagian pembelian

Periode : pada saat pembayaran suku cadang

Atribut : tanggal pembayaran, jumlah pembayaran, no order pembelian, jumlah barang, harga barang,

8. Nama dokumen : Laporan pembelian Sumber : Bag. Pembelian

Distribusi : Manager dan bag.pembelian Rangkap : 2

Fungsi : untuk mengetahui jumlah barang yang dibeli dari supplier

Periode : akhir bulan

Atribut : no order, nama barang, kode barang, jumlah barang, harga barang, qty, nama upplier, alamat supplier, tanggal pembelian.

9. Nama dokumen : Laporan persediaan stok suku cadang Sumber : Bag. Gudang

Distribusi : Manager dan bag. gudang Rangkap : 2

Fungsi : untuk mengetahui jumlah persediaan Periode : setiap akhir bulan

Atribut : nama barang, kode barang, jumlah barang, harga barang, tanggal terima barang, stok barang, no SJ

4.1.2 Analisis prosedur yang sedang berjalan

Prosedur merupakan langkah-langkah yang dilakukan oleh sistem sehingga dapat memberikan hasil berupa laporan. Adapun prosedur dari sistem persediaan barang yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :

1. Bagian bengkel membuat berita acara penggantian suku cadang (BPS) untuk diberikan bagian gudang.

2. Bagian gudang menerima (BPS), bagian gudang mengcheck ketersediaan suku cadang dengan cara melihat file pembukuan

arsip suku cadang, apabila stok digudang masih ada atau tersedia maka akan dilakukan pembuatan bukti keluar barang (BKB) rangkap dua beserta suku cadangnya. Rangkap pertama diberikan pada bagian bengkel sedangkan rangkap kedua diarsipkan oleh bagian gudang sebagai laporan persediaan stok suku cadang.

3. Apabila stok barang di bagian gudang habis maka akan dilakuakan pembuatan surat permintaan pembelian (SPP) dan diserahkan ke bagian pembelian.

4. Bagian Pembelian menerima (SPP), selanjutnya bagian pembelian membuat order pembelian (OP), diberikan kepada manager untuk diverifikasi. Setelah diverifikasi oleh manager OP yang telah diverifikasi tersebut diberikan kembali kepada bagian pembelian dan diarsipkan. Selanjutnya (OP) diserahkan pada supplier untuk pembelian suku cadang.

5. Supllier menerima OP yang telah telah diverifikasi. Selanjuatnya supplier membuat surat jalan (SJ) dan faktur pembayaran (FP). (SJ) diberikan kepada bagian gudang dan dicatat sebagai bukti terima barang (BTB) dan di masukan kedalam arsip stok suku cadang. Selanjutnya bagian gudang membuat laporan persediaan suku cadang untuk dirasipkan dan diberikan kepada manager.

6. Faktur pembayaran (FP) diberikan pada bagian pembelian untuk jumlah suku cadang yang harus dibayar dan membuat laporan

pembelian dua rangkap .pertama diberikan pada manager dan kedua disimpan sebagai arsip laporan pembelian.

4.1.2.1 Flow Map

Flow Map merupakan gambaran hubungan antar entity yang terlihatberupa aliran-aliran dokumen yang ada. Bagan alir dokumen merupakan bagan alir yang menunjukan arus laporan-laporan dan formulir. Penulis mencoba menggambarkan urutan proses yang sedang berjalan kedalam bentuk flow map yang disajikan pada gambar 4.1

Flow map yang sedang berjalan

Bag Gudang Bag Pembelian Supplier Manager Bengkel BPS BPS Data suku cadang Cek stok suku cadang stok BKB Buat BKB BKB SPP BKB SPP Buat OP OP Verifikasi OP OP telah diverifikasi OP telah diverifikasi OP telah diverifikasi SJ FP FP Buat lap.pem belian Lap. pembayaranLap. pembelian Lap. pembelian OP A,Lp SJ Catat BTB BTB Buat lap.persed iaan stok sk cadang Lap. Suku cadang Lap.persediaan stok sk cadang

A.P

Lap.persediaan stok sk cadang Update stock sk cadang A.S Buat SPP tersedia Tidak tersedia Membuat SJ dan FP OP telah diverifikasi A,op Data suku cadang Data suku cadang Cek pembelian sk cadang sesuai buat daftar sk cadang tdk lengkap Tdk sesuai Data sk cadang tdk sesuai Data sk cadang tdk sesuai BPS BPS Keterangan

A.S : Arsip Suku cadang

A.P : Arsip laporan persediaan stok suku cadang A.LP : Arsip laporan pembelian

A.OP : Arsip Orde pembelian

Data sk cadang tdk

sesuai

4.1.2.2 Diagram konteks

Diagram Konteks merupakan suatu diagram alir yang menggambarkan arus data pada suatu sistem yang bertujuan untuk menggambarkan sistem Pengolahan data secara garis besar atau keseluruhan. Diagram konteks ini dirancang untuk mengetahui masukan dan keluaran yang dibutuhkan oleh sistem. Dari Sistem Informasi Pengadaan Suku cadang Armada tangki yang berjalan dimana entitas luar sistem yaitu Bengkel, manager dan Supplier. Sedangkan entitas interal sistem yaitu bagian gudang dan pembelian. Data yang menjadi masukan dalam sistem informasi tersebut yaitu data permintaan suku cadang, data keluar suku cadang, data order pembelian diverifikasi, data order pembelian yang akan diverifikasi, laporan persediaan suku cadang, laporan pembayaran, data pengiriman suku cadang, data transaksi pembayaran yang. Untuk lebih jelasnya penulis menyajikannya dalam bentuk Diagram Konteks pada gambar 4.2

SI Pengadaan suku cadang amada tangki

di PT.Pertamina

Bengkel Manager

Supplier

Data Order Pembelian verifikasi Data keluar suku cadang

Data permintaan suku cadang

Lap.Persediaan stok suku cadang Lap. Pembelian Data Order Pembelian verifikasi

Data Order Pembelian

Data pengiriman suku cadang Data transaksi pembayaran

4.1.2.3 Data Flow Diagram

DFD (Data Flow Diagram) merupakan diagram alir yang dipresentasikan dengan lambang-lambang tertentu. Dengan adanya DFD maka penulisan suatu program akan menjadi lebih mudah dalam pelaksanaannya, karena menggunakan lambang-lambang yang bersifat standar yang ditetapkan secara umum dalam penulisan desain. Penulisan DFD ini bertujuan untuk menggambarkan sistem informasi pengadaan suku cadang yang sedang berjalan di PT.Pertamina.

4.1.2.3.1 DFD level 0 yang sedang berjalan

Pada DFD level 0 ini akan menjelaskan tentang proses – proses yang terdapat pada diagram konteks. Proses yang terdapat pada level 0 ini adalah proses 1.0 persediaan suku cadang, proses 2.0 pembelian suku cadang dan proses 3.0 membuat laporan. Untuk lebih jelasnya penulis menyajikan dalam bentuk gambar 4.3

Bengkel

1.0 Persediaan suku cadang Berita permintaan suku cadang

Data suku cadang

Data suku cadang

2.0 pembelian suku

cadang Data suku cadang

3.0 Membuat

laporan

Faktur pembayaran Bukti terima barang

Manager Lap. Persediaan Lap. pembelian Supplier Surat jalan Faktur pembayaran Order pembelian

Gambar 4.3 DFD level 0 Sistem Informasi pengadaan suku cadang armada tangki Yang Sedang Berjalan

4.1.2.3.2 DFD level 1 proses 1 yang sedang berjalan

Pada DFD level 1 proses 1 yaitu proses 1.1 cek stok persediaan suku cadang, proses 1.2 membuat surat permintaan pembelian dan proses 1.3 membuat bukti keluar barang. Berikut ini gambar 4.4 sebagai berikut.

Bengkel

1.1 Cek stok persediaan suku

cadang

1.2 Buat surat permintaan permbelian 1.3

Buat bukti keluar barang

Bag.pembelian Data permintaan suku cadang

Data suku cadang tdk tersedia

Data surat permintaan pembelian Data suku cadang

Data barang keluar

Arsip Suku cadang

Data suku cadang

Gambar 4.4 DFD level 1 proses 1 Yang Sedang Berjalan

4.1.2.3.3 DFD level 1 proses 2 yang sedang berjalan

Pada DFD level 1 proses 2 adalah proses 2.1 membuat order pembelian, proses 2.2 membuat laporan pembayaran, proses 2.3 cek kelengkapan suku cadang, proses 2.4 buat daftar tidak lengkap, proses 2.5 bukti terima suku cadang, proses 2.6 update stok suku cadang. Berikut ini gambar 4.5 sebagai berikut.

Arsip OP verifikasi

2.1 Membuat order

pembelian

Arsip suku cadang Manager

OP verifikasi

Daftar Order Pembelian OP yg diverifikasi

Order Pembelian verifikasi

supplier 2.2 Buat lap.pembelian 2.3 Cek kelengkapan suku cadang 2.4

Buat daftar tidak lengkap

2.5 Buat bukti terima

suku cadang

2.6 Update stok suku

cadang Surat jalan

Tidak sesuai sesuai Bukti terima barang

Faktur pembelian

Data suku cadang Lap. permbelian

Gambar 4.5 DFD level 1 proses 2 Yang Sedang Berjalan

4.1.2.3.4 DFD level 1 proses 3 yang sedang berjalan

Pada DFD level 1 proses 3 adalah proses 3.1 membuat laporan stock suku cadang dan proses 3.2 membuat laporan pembayaran

Arsip persediaan suku cadang

3.1 membuat laporan stock suku cadang

Manager 3.2 Membuat lapoaran pembayaran Arsip laporan pembelian

Data suku cadang

Data pembelian

Laporan persediaan stok suku cadang

Laporan pembelian

4.1.3 Evaluasi sistem yang sedang berjalan

Berdasarkan identifikasi yang telah dilakukan, sistem yang berjalan pada saat ini memiliki beberapa permasalahan diantaranya sebagai berikut

Tabel 4.1 Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan dan Solusinya Permasalahan Solusi

Keterlambatan proses penerimaan barang, proses pendokumentasian dan proses pembuatan laporan suku cadang yang mengakibatkan terhambatnya kegiatan operasional perusahaan.

Membangun sistem secara terkomputerisasi untuk memudahkan proses persediaan barang pada perusahaan

Didalam melakukan update barang sering mengalami kesalahan yang mengakibatkan ketidak sesuai dengan keadaan jumlah stok suku cadang dan tidak adanya pembatasan stok minimal suku cadang yang berdampak pada proses pemesanana kepada supplier tidak menentu.

Sistem yang terintegrasi dapat memudahakan proses pencarian dan pengubahan data barang dan stok barang.

Tabel 4.1 Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan dan Solusinya (lanjutan) Permasalahan Solusi

Dokumen penting yang harus di berikan kepada manager sangat rentan hilang atau rusak karna masih berupa arsip pembukuan

Dengan membangun sistem yang dibuat berbasis komputerisasi dengan menggunakan aplikasi database maka pembuatan laporan dapat dilakukan secara otomatis serta dapat meminimalisir kesalahan yang mungkin terjadi

4.2. Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan tahapan untuk menggambarkan model baru yang akan penulis buat. Pada tahapan ini sangat penting karena dapat menentukan baik tidaknya sistem baru yang akan penulis buat tersebut. Tahapan ini berisikan tentang penggambaran Diagram Alir (Flow Map), Diagram Konteks (Context Diagram), DFD (Data Flow Diagram), Kamus Data (Data Dictionary), ERD (Entity Relational Diagram), dan Normalisasi yang berorientasi pada proses dan data dari sistem informasi yang akan penulis usulkan.

4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem

Adapun tujuan perancangan sistem ini adalah untuk menghasilkan produk yang mampu :

1. Meningkatkan efektifitas (kecepatan dan keakuratan informasi yang dihasilkan) dan efesiensi (mengurangi biaya operasional) dalam pengolahan data administrasi.

2. Memperoleh keakuratan data yang dapat dipertanggungjawabkan. 3. Memperkecil presentase kerusakan (hilang atau hancur) data.

4. Penyesuaian terhadap perkembangan jaman dengan penerapan sistem teknologi informsi.

4.2.2. Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan

Sistem informasi pengadaan suku cadang armada tangki yang akan dibuat mulai dari pengolahan data persediaan suku cadang dan laporan-laporan lainnya secara otomatis dan terintegrasi serta menggunakan basis data yang berguna bagi penyimpanan data dengan jumlah data relatif banyak. Sehingga dapat mempermudah penyimpanan, pencarian, pengubahan serta penghapusan data. Dalam penerapannya sistem informasi ini mengunakan konsep client server, adanya hubungan antara bagian gudang, bagian pembelian dan manager. Yang membedakan dari semua bagian ini yaitu hak akses, karena dari setiap masing – masing bagian mempunya hak akses yang berbeda beda sesuai dengan kebijakan masing – masing bagian.

4.2.3. Perancangan Prosedur yang Diusulkan

Berikut ini adalah penjelasan mengenai proses persediaan suku cadang armada tangki Diusulkan di PT Pertamina.

1. Bagian gudang memberikan bukti permintaan suku cadang (BPS) kepada bagian gudang. Bagian gudang selajutnya mencheck ketersediaan suku cadang didalam data base, jika suku cadang yang tersedia maka akan di inputkan data keluar suku cadang (BKS), lalu dicetaklah data keluar barang tersebut dan diberikan kembali kepada bagian bengkel. Apabila pada suku cadang tidak terdapat maka bagian gudang akan melakukan input surat permintaan pembelian (SPP) ke dalam data base.

2. Bagian pembelian menerima surat permintaan pembelian (SPP) dan meng input data order pembelian (OP) serta mencetaknya. Order pembelian ini di berikan pada manager untuk diverifikasi secara manual selanjutnya Order pembelian yang telah diverifikasi akan diberikan kembali kepada bagian pembelian dan di inputkan kembali ke dalam data base sebagai arsip.

3. Order pembelian (OP) yang teleh diverifikasi diberikan kepada supplier untuk pembelian suku cadang sesuai dengan data order pembelian yang diminta. Supplier menyediakan suku cadang tersebut yang disertakan surat jalan (SJ) dan faktur pembayaran (FP). Surat jalan (SJ) diberikan kepada bagian gudang, jika suku cadang yang dikirim supplier sesuai dengan order pembelian (OP) bagian gudang menginputkan bukti terima suku

cadang (BTS) kedalam data base dan mencetaknya untuk data laporan persediaan suku cadang yang diberikan pada manager.

4. Apabila data surat jalan (SJ) tidak sesuai dengan order pembelian (OP) maka akan diberikan kembali kepada supplier karena data tidak sesuai dengan yang diminta. Supplier memberikan faktur pembelian (FP) kepada bagian pembelian jika data sesuai dan bagian pembelian akan menginputkan data tersebut ke dalam data base sebagai arsip dan diberikan juga kepada manager sebagai laporan pembelian.

4.2.3.1. Flow Map yang Diusulkan

Berikut ini adalah flow map persediaan suku cadang yang diusulkan, seperti pada gambar 4.7 sebagai berikut.

Flow map yang Diusulkan

Gudang Bag. Pembelian Manager Supplier Bengkel Cek data persediaan suku cadang BPS BPS Stok ada DB. Persediaan Cetak BKB tersedia Tdk tersedia BKB BKB SJ Cetak BTB BTB Cetak lap. Persediaan stok suku cadang Lapoaran persediaan stok suku cadang Cetak OP OP

OP verifikasi

FP Cetak lap.pembelian Lap.pembelian OP verifikasi OP OP telah diverifikasi Lap.permbelian Lapoaran persediaan stok suku cadang OP telah diverifikasi Menyedi akan suku cadang SJ FP Input data OP

Input data BTB

Cek kesesuaian OP Input data SPP

Input data BKB

BKB

OP verifikasi

Keterangan

BPS : Bukti Permintaan Suku Cadang BKB : Bukti Keluar Barang SPP : Surat Permintaan Pembelian BTB : Bukti Terima Barang OP : Order Pembelian SJ : Surat Jalan FP : Faktur Pembayaran

4.2.3.2. Diagram Konteks yang Diusulkan

Diagram konteks adalah lingkup suatu sistem, yaitu keterkaitan sistem dengan lingkungan. Lingkup ini ditentukan dari besarnya pengaruh data yang diterima dan informasi yang dihasilkan lingkungan ini diwakili oleh entitas-entitas luar, dimana digambarkan tentang entitas yang memberikan sesuatu kepada atau dari sistem. Dari Sistem Informasi Pengadaan Suku cadang Armada tangki yang berjalan dimana entitas luar sistem yaitu Bengkel, manager dan Supplier. Sedangkan entitas interal sistem yaitu bagian gudang dan pembelian. Data yang menjadi masukan dalam sistem informasi tersebut yaitu data permintaan suku cadang, data keluar suku cadang, data order pembelian diverifikasi, data order pembelian yang akan diverifikasi, laporan persediaan suku cadang, laporan pembayaran, data pengiriman suku cadang, data transaksi pembayaran yang. Untuk lebih jelasnya penulis menyajikannya dalam bentuk Diagram Konteks pada gambar 4.8

SI Pengadaan suku cadang amada tangki

di PT.Pertamina

Bengkel Manager

Supplier

Data OP verifikasi Data keluar suku cadang

Data permintaan suku cadang

Lap.Persediaan stok suku cadang Lap. Pembelian Data OP verifikasi

Data OP

Data pengiriman suku cadang Data transaksi pembayaran

4.2.3.3. Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) adalah gambaran secara logika. Gambaran tidak tergantung pada perangkat keras, perangkat lunak, struktur data atau organisasi file. Berikut ini diagram alir data yang diusulkan untuk sistem baru.

4.2.3.3.1 DFD level 0 yang Diusulkan

Pada DFD level 0 adalah proses 1.0 pengolahan data suku cadang, proses 2.0 pengolahan data pembelian suku cadang dan proses 3.0 pembuatan laporan suku cadang.

Bangkel Manager Supplier 1.0 Pengolahan data suku cadang 2.0 Pengolahan data Pembelian 3.0 Pembuatan laporan Data permintaan suku cadang

Data keluar suku cadang

File suku cadang

Data suku cadang

Data pembelian Data permintaan pembelian

Data OP verifikasi

Data PO verifikasi Data OP Data transaksi pembayaran Data suku cadang

File permintaan pembelian

Data pembelian

Data suku cadang

Data permintaan pembelian

Laporan pembelian Laporan persediaan stok suku cadang

Gambar 4.9 DFD level 0 Sistem Informasi pengadaan suku cadang armada tangki Yang Diusulkan

4.2.3.3.2 DFD level 1 proses 1 yang Diusulkan

Pada DFD level 1 proses 1 adalah proses 1.1 cek stok suku cadang, proses 1.2 input data keluar suku cadang, proses 1.3 input data surat permintaan pembelian, dan proses 1.4 cetak bukti keluar suku cadang

Bangkel

1.1 Cek stok suku

cadang Data permintaan suku cadang

1.2 Input BKS

1.3 Input data SPP Data suku cadang Data suku cadang tdk tersedia

File suku cadang

1.4 Cetak BKS

File permintaan pembelian File keluar suku

cadang

Data suku cadang Data update stok

Data BKS

Data keluar suku cadang

Data spp Data suku cadang

BKS

Gambar 4.10 DFD level 1 proses 1 Sistem Informasi pengadaan suku cadang armada tangki Yang Diusulkan

Bangkel

Manager

Supplier

1.0

Pengolahan data

suku cadang

2.0

Pengolahan data

Pembelian

3.0

Pembuatan

laporan

Data permintaan suku cadang

Data keluar suku cadang

File suku cadang

Data suku cadang

Data pembelian

Data permintaan pembelian

Data OP verifikasi

Data PO verifikasi

Data OP

Data transaksi pembayaran

Data suku cadang

File permintaan

pembelian

Data pembelian

Data suku cadang

Data permintaan pembelian

Laporan pembelian

Laporan persediaan stok suku cadang

Memesan Departemen

Group

Sparepart

Keluar barang

Permintaan pembelian

Order permbelian

Supplier

Terima barang Memiliki

Membuat

Membuat

Membeli

Mengirim Membuat

1

N 1

N

1

N

1 N

sparepart kd_spt* kd_group* nama_spt satuan stat_spt stok_min stok harga permintaan pembelian no_bpp * kd_dep* tgl_dpp status_bpp order pembelian no_op* tgl_op kd_supp* tot_bayar status_op keluar barang no_bkb* kd_dep* tgl_bkb nama_karyawan terima barang no_btb* kd_supp* tgl_bkb tgl_sj no_sj status_btb supplier kd_supp* nama_supp alamat_supp kota_supp kdpos_supp prov_supp telp_supp fax_sup email_supp nonpwp nama_npwp top_supp departemen kd_dep* nama_dep

keluar barang detail no_bkb* tgl_bkb kd_spt* stok_awal qty_bkb stok_bkb

terima barang detail no_btb* no_op* kd_spt* stok_wal qty_btb stok_btb

order pembelian detail no_op* no_bpp* kd_spt* stok harga qty_bpp qty_op stok_terima tot_harga

permintaan pembelian detail no_bpp* kd_spt* stok qty_bpp stok_bpp group sparepart kd_group* nama_group sparepart kd_spt* kd_group nama_spt satuan stat_spt stok_min stok harga permintaan pembelian no_bpp * kd_dep tgl_dpp status_bpp order pembelian no_op* tgl_op kd_supp tot_bayar status_op keluar barang no_bkb* kd_dep tgl_bkb nama_karyawan terima barang no_btb* kd_supp tgl_bkb tgl_sj no_sj status_btb supplier kd_supp* nama_supp alamat_supp kota_supp kdpos_supp prov_supp telp_supp fax_sup email_supp nonpwp nama_npwp top_supp keluar barang detail

no_bkb tgl_bkb kd_spt stok_awal qty_bkb stok_bkb

terima barang detail no_btb no_op kd_spt stok_wal qty_btb stok_btb

order pembelian detail no_op no_bpp kd_spt stok harga qty_bpp qty_op stok_terima tot_harga

permintaan pembelian detail no_bpp

kd_spt stok qty_bpp stok_bpp



Dengan adanya sistem informasi yang dibangun ini, diharapkan

dapat membantu permasalahan yang sedang berjalan saat ini

dan dapat teratasi karena semua data disimpan dalam satu

tempat penyimpanan yang saling terintegrasi dan terpusat.



Sistem yang dibangun dapat membantu pembuatan laporan

dengan cepat dan akurat serta dapat di pertanggung jawabkan.



Sistem yang dibangun dapat meminimalisir kesalahan dalam

perhitungan barang yang masuk dan barang yang keluar,

sehingga informasi tentang jumlah barang dapat diketahui

dengan cepat.



Sistem yang dibangun dapat meminimalisir kesalahan dan

keterlambat informasi untuk mengetahui jumlah stok barang,

sehingga kegiatan operasional perusahaan dapat berjalan lebih

dengan lancar



Aplikasi

sistem

informasi

pengadaan

ini

dapat

dikembangkan lebih luas dan saling berintegrasi dengan

bagian keuangan dan kepegawai. Dimaksudkan agar

semua proses pengadaan ini dapat menghitung jumlah

biaya yang harus dikelurkan serta bagian kepagawaian

menilai cara kerja yang terlibat dalam proses pengadaan

suku cadang ini.



Untuk keamanan penyimpanan data gunakanlah database

dibandingkan

menyimpan

dokumen

berupa

kertas

sedangkan untuk proses keamanan dan perawatan data

dapat dilakukan dengan cara senantiasa melakukan

backup

dan

maintenance

secara rutin.



Adanya aplikasi perhitungan khusus untuk mengetahui