1.
Mengambil tindakan preventif terhadap penyebabnya
seperti bakteri dengan cara menyemprotkan zat – zat anti serangga atau bakteri.
2.
Memperhatikan keadaan lingkungan dan ruangan penyimpanan arsip
seperti cahaya yang masuk, temperatur keluar, debu dan populasi udara yang tidak merusak kertas.
Arsip harus dijaga keamanannya, baik dari segi kuantitas tidak ada yang tercecer hilang, kualitas tidak mengalami kerusakan
mauoun dari segi informalitas Kerahasiaannya. Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut:
a. Pengatuaran Ruangan
b. Pemeliharaan Tempat Penyimpanan
c. Penggunaan Bahan-bahan Pencegah
d. Larangan-larangan yang tidak boleh dillanggar
e. Kebersihan.
Sularso Mulyono, 1985 : 49 – 50
d. Penyusutan arsip.
Tidak selamanya arsip-arsip harus disimpan terus didalam tempat penyimpanan. Kalau semua arsip harus disimpan terus,
dapat dibayangkan kantor-kantor akan dipenuhi oleh arsip. Penyusutan arsip adalah termasuk kegiatan yang harus dilakukan
dalam pengelolaan kearsipan. Dalam pasal 2 PP No. 34 tahun1979
disebutkan Penyusutan arsip adalah kegiatan penggunaan arsip dengan cara :
1. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip
nasional. 2.
Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
3. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah keunit
kearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintah masing-masing.
e. Pemusnahan arsip.
Memusnahkan arsip berarti menghapus keberadaan arsip dari tempat penyimpanan. Jadi pemusnahan arsip adalah tindakan
menghancurkan secara fisik arsip-arsip yang sedah berakhir fungsinya dan sudah tidak memiliki nilai kegunaan lagi.
Pemusnahan arsip dilakukan oleh petugas dan harus disaksikan oleh 2 pejabat bidang pengawasan atau pejaabat di bidang hukum
atau perundang – undangan. Penghancuran arsip harus dilakukan secara total, sehingga
hilang sama sekali identitas arsip yang bersangkutan. Pelaksanaan pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan 3 cara :
1. Pembakaran arsip
Pembakaran arsip harus dilakukan dengan sempurna, artinya perlu di cek apakah kertas sudah terbakar secara
sempurna sudah jadi abu. Apabila tidak dicek dapat terjadi masih ada kertas – kertas yang belum terbakar yang
sepintas tidak kelihatan. 2.
Penghancuran arsip dengan bahan kimia adalah memusnahkan arsip dengan menuangkan bahan kimia
diatas tumpukan arsip. Cara ini agak berbahaya karena bahan kimia yang biasa di gunakan biasanya soda api
dapat melukai kalau percikannya mengenai badan. 3.
Pencacahan arsip dengan mesin pencacah arsip. Cara pemusnahan arsip dengan mencacah arsup dapat di
lakukan secara bertahap, artinya tidak harus selesai pada saat itu.
29
BAB III METODE PENELITIAN
A. Metode Penelitian
Metode penelitian adalah cara yang digunakan dalam mengumpulkan data penelitian yag biasanya dilakukan dengan
wawancara, observasi, study pustaka, dan dokumentasi. Pemilihan metode sangat di tentukan oleh beberapa hal yaitu : objek penelitian,
sumber data, waktu, dana yang tersedia, jumlah tenaga peneliti dan teknik yang akan di gunakan untuk mengolah data bila sudah terkumpulkan.
Selanjutnya analisis data yang dipergunakan oleh peneliti adalah deskriptif kualitatif.
B. Lokasi Penelitian Dan Objek Kajian
Lokasi penelitian Tugas Akhir ini dilakukan pada Perum Perhutani Unit I Jawa Tengah, Semarang.
Objek kajian penelitian atau apa yang menjadi titik fokus dalam suatu penelitian ini adalah upaya apa yang dilakukan guna Penataan
Kearsipan Kepegawaian pada Perum Perhutani Unit I Jawa Tengah, Semarang
