MAIL MERGE www.computer1001.com
12. Taruh kursor di posisi untuk data source mail merge. Pada tutorial ini, kursor diletakkan di samping tulisan
Angka A. Kemudian pada Mailings tab, grup Write Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Angka_A.
13. Lakukan juga hal yang sama pada Angka B dan Angka C. Sekarang tampilan
dokumen akan seperti contoh di bawah ini. Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua
data field.
14. Klik tombol Preview Results.
Tampilan angka di dokumen utama mail merge Word 2007 akan seperti gambar berikut. Lengkap dengan format angkanya seperti di Excel.
8.3. Cara Membuat Mail Merge Label dengan Excel dan Word 2007
Tutorial ini akan membahas cara membuat mail merge label di MS Word dengan sumber data data source dari MS Excel.
MAIL MERGE www.computer1001.com
Cara pembuatan label ini dapat digunakan untuk membuat label alamat, kartu anggota, kartu ujian, dan sebagainya.
Berikut langkah-langkah untuk membuat label dengan mail merge.
Tahap I: Membuat Sumber Data di MS Excel
Langkah-langkah: 1. Buat data di lembar kerja Excel 2007 seperti contoh berikut ini.
2. Simpan dengan nama
Data Label dan tutup dokumen Excel.
Tahap II: Membuat Label di MS Word
Langkah-langkah: 1. Buat dokumen baru
CTRL + N di Word 2007.
2. Pada Mailings tab, klik Start Mail Merge di Start Mail Merge grup, dan pilih
Labels.
3. Pilih
Label vendors dan Product number sesuai dengan ukuran label atau kertas
yang digunakan. Pada tutorial ini menggunakan Label vendors: A-ONE dengan
Product number: A-ONE 28171 untuk ukuran kertas A4 dengan isi 12 label per halaman 6 baris 2 kolom. Klik
OK bila sudah selesai.
MAIL MERGE www.computer1001.com
4. MS Word akan menempatkan label dalam bentuk tabel.
Tip: Jika ingin memberi kotak pada label misalnya untuk membuat kartu anggota, klik tanda panah pada tabel. Kemudian pada
TableTools, Design tab, Table Styles
grup, klik Borders dan pilih All Borders.
5. Selanjutnya kita akan mengambil data Excel yang dibuat pada Tahap I di atas. Pada
Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
6. Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen Data Label pada kotak dialog
Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.
7. Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan
pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian
klik OK.
MAIL MERGE www.computer1001.com
8. Tampilan dokumen akan seperti gambar berikut ini. Semua label akan memiliki tulisan
Next Record kecuali pada label yang pertama.
9. Selanjutnya kita akan menempatkan data pada label. Klik pada label pertama.
10. Pada
Mailings tab, grup Write Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama.
11. Lakukan hal yang sama untuk merge field No Anggota dan Alamat. Sekarang
tampilan label pertama akan seperti gambar berikut ini.
MAIL MERGE www.computer1001.com
Tip:
o
Pada langkah ini kita bisa mengatur ukuran dan jenis font untuk label.
o
Bila hanya data tertentu saja yang ingin dipilih, lakukan cara berikut: 1. Pada
Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Edit Recipient List.
2. Di kotak dialog
Mail Merge Recipients, kosongkan kotak pada daftar
seperti contoh di bawah ini.
o
Bila ada penambahan data baru di Excel, klik nama dokumen pada Data
Source dan klik tombol Refresh. Data yang baru akan ditampilkan di daftar.
12. Setelah selesai pada label pertama, selanjutnya kita akan menyisipkan data pada label yang lain. Pada
Mailings tab, grup Write Insert Fields, klik Update Labels.
13. MS Word akan mengisi data semua label pada dokumen sesuai dengan format dan layout yang kita buat pada label pertama.
MAIL MERGE www.computer1001.com
14. Untuk melihat hasinya, klik tombol Preview Results. Jika masih ada yang ingin
diubah, klik lagi tombol Preview Results dan lakukan perubahan yang diinginkan
pada label pertama. Akhiri dengan meng-update seluruh label Mailings tab, grup
Write Insert Fields, klik Update Labels.
15. Langkah terakhir adalah mencetak atau menyimpan label. Klik tombol Finish
Merge dan pilih:
o
Print Documents, untuk mencetak label. Ada 3 pilihan:
1. All untuk mencetak semua label.
2.
Current record untuk mencetak label pada halaman yang aktif.
3. Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak label
yang dipilih saja.
o
Edit Individual Documents, untuk menyimpan label pada dokumen baru. Pilihan sama dengan di atas
All, Current record, dan nomor urut tertentu.
Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut.
69
IX. 7 Trik Mencetak Dokumen di Word 2007
