Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan

41 1

BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Analisis Sistem

Analisis sistem adalah melakukan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan bertujuan sebagai dasar perancangan atau perbaikan sistem yang lama. Analisis yang dilakukan dapat mengetahui kelemahan atau kekurangan sistem yang lama dan dapat dirancang atau diperbaiki menjadi sebuah sistem yang lebih baik.

3.1.1 Analisis Masalah

Berdasarkan keadaan sistem saat ini, seperti yang telah dijelaskan di bab satu pada subbab latar belakang, maka permasalahan yang muncul pada sistem yang ada sekarang adalah sebagai berikut : 1. ALPHA INTERDESIGN dalam melakukan promosinya masih melalui papan iklan dan brosur yang jangkauannnya terbatas. 2. Pengolahan data produk juga masih manual sehingga perubahan mengenai produk tidak dapat terus menerus disampaikan kepada konsumen. 3. Proses pemesanan masih secara konvensional sehingga memerlukan waktu lama. 4. Proses pembayaran dilakukan langsung oleh konsumen kepada perusahan.

3.1.1.1 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan

Analisis prosedur digunakan untuk menganalisa proses-proses yang terjadi yaitu memahami seluruh informasi yang terdapat pada suatu sistem, 42 menganalisa situasi untuk mengetahui apa yang sedang terjadi, serta memutuskan tindakan apa yang harus dilakukan untuk memecahkan masalah. Analisa prosedur yang sedang berjalan akan digambarkan dalam bentuk flowmap. Prosedur yang berjalan pada sistem sekarang yaitu terdiri dari prosedur pemesanan barang, prosedur pengadaan barang, dan prosedur pembuatan laporan. Prosedur tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Prosedur Pemesanan Barang Prosedur pemesanan barang yaitu proses yang dilakukan konsumen ketika ingin memesan barang yang ditawarkan perusahaan. Flowmap dari prosdur pemesanan barang dapat dilihat pada Gambar 3.1. Proses yang ada pada prosedur pemesanan barang yaitu sebagai berikut : a. Konsumen datang untuk memesan barang yang akan dilayani oleh bagian administrasi. b. Bagian administrasi akan memberikan katalog produk kepada konsumen. c. Konsumen akan memberikan pilihan barang yang ingin dipesan kepada bagian administrasi. d. Bagian administrasi akan memberikan sebuah form pemesanan yang harus diisi oleh konsumen. e. Setelah konsumen mengisi form pemesanan, lalu bagian administrasi akan membuatkan sebuah faktur pembayaran uang muka yaitu 50 dari biaya total. 43 f. Setelah konsumen melakukan pembayaran uang muka 50 dari biaya total maka bagian administrasi akan memberikan faktur uang muka yang sudah divalidasi sebanyak 3 rangkap, faktur 1 untuk diarsipkan, faktur 2 untuk konsumen, faktur 3 untuk diberikan kepada bagian produksi untuk diproses. g. Setelah produk pesanan selesai diproses maka bagian produksi memberikan faktur uang muka yang telah divalidasi dan selesai diproses kepada bagian administrasi dan memberikan barang pesanan kepada bagian pengiriman h. Bagian administasi akan membuatkan faktur pelunasan sebanyak 2 rangkap yang diberikan kepada bagian pengiriman. i. Bagian pengiriman akan mengirimkan barang kepada konsumen dengan menyerahkan faktur pelunasan dan barang yang dipesan. j. Konsumen akan memberikan biaya pelunasan kepada bagian pengiriman. k. Bagian pengiriman akan memberikan faktur pelunasan dan biaya pengiriman kepada bagian administrasi. 44 Prosedur Pemesanan Barang Bag.Produksi Bag.Administrasi Konsumen Bag.Pengiriman Katalog Barang Pilih barang yang ingin dipesan Pesan ? Katalog Barang Katalog Barang Daftar pesanan Katalog Barang Katalog Barang A2 Form pemesanan Form pemesanan Form pemesanan yang telah diisi Pembuatan faktur pembayaran uang muka pesanan 1 2 Faktur uang muka 1 3 1 2 Faktur uang muka 1 3 Mengisi form pemesanan Daftar pesanan A1 Form pemesanan yang telah diisi Pembayaran uang muka Validasi faktur uang muka A4 1 2 Faktur uang muka yang telah bayar dan divalidasi 3 1 Faktur uang muka yang telah divalidasi 2 Faktur uang muka yang telah dibayar dan divalidasi 3 tidak ya A3 Pembuatan barang Faktur uang muka yang telah divalidasi selesai Faktur uang muka yang telah divalidasi selesai Pembuatan faktur pelunasan Faktur pelunasan 2 1 Daftar Barang pesanan Daftar Barang pesanan Faktur pelunasan 2 1 Pengiriman barang pesanan Faktur pelunasan 2 1 Daftar Barang pesanan Pelunasan Daftar Barang pesanan A6 1 2 Faktur uang muka yang telah dibayar 3 1 1 2 Faktur uang muka yang telah dibayar 3 1 Faktur pelunasan yang ditandatangi dan dibayar 2 Faktur pelunasan yang ditandatangi dan dibayar 2 Faktur pelunasan yang ditandatangi dan dibayar 2 Pengecekan barang Faktur uang muka yang telah divalidasi Faktur pelunasan 2 1 Sesuai? A5 Daftar Barang pesanan Faktur uang muka yang telah divalidasi Faktur pelunasan 2 1 Daftar Barang pesanan Faktur uang muka yang telah divalidasi Faktur pelunasan yang ditandatangi dan dibayar 1 Daftar Barang pesanan Faktur pelunasan 2 1 tidak ya Daftar Barang pesanan Faktur pelunasan 2 1 Gambar 3.1 Flowmap Pemesanan Barang 45 Keterangan : A1 : Arsip daftar pesanan yang dimiliki oleh konsumen A2 : Arsip katalog A3 : Arsip faktur uang muka yang telah untuk konsumen A4 : Arsip faktur uang muka untuk bag.administrasi A5 : Arsip faktur pelunasan untuk konsumen A6 : Arsip faktur pelunasan untuk bag.administrasi 2. Prosedur Pengadaan Barang Prosedur pengadaan barang yaitu proses yang dilakukan bagian gudang ketika bahan baku tidak ada stok atau habis. Flowmap dari prosedur pengadaan barang dapat dilihat pada Gambar 3.2. Proses yang ada pada prosedur pengadaan barang yaitu sebagai berikut : a. Bagian administrasi akan memberikan faktur pembayaran uang muka pemesanan kepada bagian produksi untuk dilakukan proses pengerjaan pemesanan barang. b. Bagian produksi akan melakukan cek bahan baku ke bagian gudang dengan membuatkan daftar bahan baku. Jika bahan baku ada maka pesanan langsung dilakukan proses pengerjaan pesanan. c. Bagian gudang akan melakukan proses pemesanan bahan baku kepada supplier apabila bahan baku habis. d. Bagian gudang akan meminta persetujuaan pimpinan sebelum memesan bahan baku dengan membuat daftar pemesanan bahan baku. e. Setelah disetujui oleh pimpinan maka bagian gudang akan memesan bahan baku kepada supplier lewat telepon. 46 f. Setelah bahan baku samapai bagian gudang akan menerima nota penerimaan dari supplier dan akan melakukan pengecekan pesanan bahan baku. g. Bagian gudang juga akan melkukan update stok bahan baku. 47 Prosedur Pengadaan Barang Bag.Produksi Bag.Gudang Pimpinan Supplier Bag.Administrasi Faktur uang muka yang telah divalidasi 3 Daftra Bahan baku Faktur uang muka yang telah divalidasi selesai Pembuatan daftar bahan baku Daftar bahan baku Daftar Barang pesanan pengerjaan Faktur uang muka yang telah divalidasi 3 Daftar Bahan baku Cek Bahan Baku A8 ada Daftar bahan baku kosong Pengecekan bahan baku Persetujuan 2 Daftar pemesanan bahan baku 1 2 Daftar pemesanan bahan baku 1 2 Daftar pemesanan bahan baku yang disetujui 1 2 Daftar pemesanan bahan baku yang disetujui 1 Daftar pemesanan bahan baku yang disetujui 1 A7 Daftar pemesanan bahan baku yang disetujui 2 Pengecekan barang Daftar pemesanan bahan baku yang disetujui 2 Update stok Buku stok A9 Faktur uang muka yang telah divalidasi 3 Sesuai ? Daftar pesanan bahan baku Nota penerimaan Daftar pesanan bahan baku Nota penerimaan Daftar pesanan bahan baku Nota penerimaan yang telah dicek Daftar pesanan bahan baku Nota penerimaan Daftar pesanan bahan baku Nota penerimaan tidak ya Daftar pesanan bahan baku Nota penerimaan yang telah dicek Gambar 3.2 Flowmap Pengadaan Barang 48 Keterangan : A7 : Arsip daftar pemesanan barang A8 : Arsip nota penerimaan yang telah dicek A9 : Buku stok bahan baku 3. Prosedur pembuatan Laporan Prosedur pembuatan laporan yaitu dimana administrator dan bagian gudang memberikan laporan penjualan dan pengadaan barang kepada pimpinan. Flowmap prosedur pembuatan laporan dapat dilihat pada Gambar 3.3. Proses yang ada pada prosedur pembuatan laporan yaitu sebagai berikut : a. Bagian administrasi mengambil arsip faktur pelunasan yang telah ditandatangani selesai lalu dibuat laporan penjualan barang yang akan diberikan kepada pimpinan. b. Bagian gudang juga mengambil arsip nota penerimaan pesanan yang akan dibuat laporan pengadaan barang kepada pimpinan. 49 Prosedur Pembuatan Laporan Pimpinan Bag. gudang Bag.Administrasi A6 Faktur pelunasan yang ditandatangani Faktur pelunasan yang ditandtangain Laporan penjualan 1 2 A6 A13 Laporan penjualan 1 2 penandatanganan A8 Nota penerimaan yang telah dicek 1 Laporan pengadaan bahan baku 1 2 Nota penerimaan Laporan pengadaan bahan baku 1 2 Laporan penjualan telah ditandatangani 1 2 Laporan pengadaa telah ditandatangani 1 2 Laporan penjualan telah ditandatangani 1 Laporan penjualan telah ditandatangani 2 Laporan pengadaan telah ditandatangani 2 1 Laporan pengadaan telah ditandatangani A10 A11 A12 1 Pembuatan laporan Pembuatan laporan A8 Gambar 3.3 Flowmap Pembuatan Laporan Keterangan : A6 : Arsip faktur pelunasan untuk bag.administrasi A8 : Arsip notaa penerimaan untuk bag.gudang A10 : Arsip laporan penjualan untuk pimpinan A11 : Arsip laporan pengadaan untuk pimpinan A12 : Arsip laporan pengadaan barang untuk bag.gudang A13 : Arsip laporan penjualan untuk bag.administrasi

3.1.1.2 Aturan Bisnis