41
1
BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Analisis Sistem
Analisis sistem adalah melakukan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan bertujuan sebagai dasar perancangan atau perbaikan sistem yang
lama. Analisis yang dilakukan dapat mengetahui kelemahan atau kekurangan sistem yang lama dan dapat dirancang atau diperbaiki menjadi sebuah sistem
yang lebih baik.
3.1.1 Analisis Masalah
Berdasarkan keadaan sistem saat ini, seperti yang telah dijelaskan di bab satu pada subbab latar belakang, maka permasalahan yang muncul pada sistem
yang ada sekarang adalah sebagai berikut : 1. ALPHA INTERDESIGN dalam melakukan promosinya masih melalui
papan iklan dan brosur yang jangkauannnya terbatas. 2. Pengolahan data produk juga masih manual sehingga perubahan mengenai
produk tidak dapat terus menerus disampaikan kepada konsumen. 3. Proses pemesanan masih secara konvensional sehingga memerlukan waktu
lama. 4. Proses pembayaran dilakukan langsung oleh konsumen kepada perusahan.
3.1.1.1 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan
Analisis prosedur digunakan untuk menganalisa proses-proses yang terjadi yaitu memahami seluruh informasi yang terdapat pada suatu sistem,
42
menganalisa situasi untuk mengetahui apa yang sedang terjadi, serta memutuskan tindakan apa yang harus dilakukan untuk memecahkan masalah.
Analisa prosedur yang sedang berjalan akan digambarkan dalam bentuk flowmap.
Prosedur yang berjalan pada sistem sekarang yaitu terdiri dari prosedur pemesanan barang, prosedur pengadaan barang, dan prosedur pembuatan
laporan. Prosedur tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Prosedur Pemesanan Barang
Prosedur pemesanan barang yaitu proses yang dilakukan konsumen ketika ingin memesan barang yang ditawarkan perusahaan. Flowmap dari prosdur
pemesanan barang dapat dilihat pada Gambar 3.1. Proses yang ada pada prosedur pemesanan barang yaitu sebagai berikut :
a. Konsumen datang untuk memesan barang yang akan dilayani oleh bagian administrasi.
b. Bagian administrasi akan memberikan katalog produk kepada konsumen. c. Konsumen akan memberikan pilihan barang yang ingin dipesan kepada
bagian administrasi. d. Bagian administrasi akan memberikan sebuah form pemesanan yang harus
diisi oleh konsumen. e. Setelah konsumen mengisi form pemesanan, lalu bagian administrasi akan
membuatkan sebuah faktur pembayaran uang muka yaitu 50 dari biaya total.
43
f. Setelah konsumen melakukan pembayaran uang muka 50 dari biaya total maka bagian administrasi akan memberikan faktur uang muka yang
sudah divalidasi sebanyak 3 rangkap, faktur 1 untuk diarsipkan, faktur 2 untuk konsumen, faktur 3 untuk diberikan kepada bagian produksi untuk diproses.
g. Setelah produk pesanan selesai diproses maka bagian produksi memberikan faktur uang muka yang telah divalidasi dan selesai diproses
kepada bagian administrasi dan memberikan barang pesanan kepada bagian pengiriman
h. Bagian administasi akan membuatkan faktur pelunasan sebanyak 2 rangkap yang diberikan kepada bagian pengiriman.
i. Bagian pengiriman akan mengirimkan barang kepada konsumen dengan menyerahkan faktur pelunasan dan barang yang dipesan.
j. Konsumen akan memberikan biaya pelunasan kepada bagian pengiriman. k. Bagian pengiriman akan memberikan faktur pelunasan dan biaya
pengiriman kepada bagian administrasi.
44
Prosedur Pemesanan Barang
Bag.Produksi Bag.Administrasi
Konsumen Bag.Pengiriman
Katalog Barang Pilih barang yang
ingin dipesan Pesan ?
Katalog Barang Katalog Barang
Daftar pesanan Katalog Barang
Katalog Barang A2
Form pemesanan
Form pemesanan
Form pemesanan yang telah diisi
Pembuatan faktur pembayaran uang
muka pesanan 1
2 Faktur
uang muka 1
3 1
2 Faktur
uang muka 1
3 Mengisi form
pemesanan Daftar pesanan
A1 Form pemesanan
yang telah diisi
Pembayaran uang muka
Validasi faktur uang muka
A4 1
2 Faktur
uang muka yang telah bayar dan divalidasi
3 1
Faktur uang muka yang
telah divalidasi 2
Faktur uang muka yang telah
dibayar dan divalidasi 3
tidak ya
A3 Pembuatan
barang Faktur
uang muka yang telah divalidasi
selesai Faktur
uang muka yang telah divalidasi
selesai Pembuatan faktur
pelunasan Faktur pelunasan
2 1
Daftar Barang pesanan
Daftar Barang pesanan
Faktur pelunasan 2
1
Pengiriman barang pesanan
Faktur pelunasan 2
1 Daftar Barang
pesanan
Pelunasan Daftar Barang
pesanan
A6 1
2 Faktur
uang muka yang telah dibayar
3 1
1 2
Faktur uang muka yang
telah dibayar 3
1
Faktur pelunasan yang ditandatangi
dan dibayar 2
Faktur pelunasan yang ditandatangi
dan dibayar 2
Faktur pelunasan yang ditandatangi
dan dibayar 2
Pengecekan barang
Faktur uang muka yang
telah divalidasi
Faktur pelunasan 2
1 Sesuai?
A5 Daftar Barang
pesanan Faktur
uang muka yang telah divalidasi
Faktur pelunasan 2
1
Daftar Barang pesanan
Faktur uang muka yang
telah divalidasi Faktur pelunasan
yang ditandatangi dan dibayar
1 Daftar Barang
pesanan Faktur pelunasan
2 1
tidak ya
Daftar Barang pesanan
Faktur pelunasan 2
1
Gambar 3.1 Flowmap Pemesanan Barang
45
Keterangan : A1 : Arsip daftar pesanan yang dimiliki oleh konsumen
A2 : Arsip katalog A3 : Arsip faktur uang muka yang telah untuk konsumen
A4 : Arsip faktur uang muka untuk bag.administrasi A5 : Arsip faktur pelunasan untuk konsumen
A6 : Arsip faktur pelunasan untuk bag.administrasi
2. Prosedur Pengadaan Barang Prosedur pengadaan barang yaitu proses yang dilakukan bagian gudang
ketika bahan baku tidak ada stok atau habis. Flowmap dari prosedur pengadaan barang dapat dilihat pada Gambar 3.2. Proses yang ada pada
prosedur pengadaan barang yaitu sebagai berikut : a. Bagian administrasi akan memberikan faktur pembayaran uang muka
pemesanan kepada bagian produksi untuk dilakukan proses pengerjaan pemesanan barang.
b. Bagian produksi akan melakukan cek bahan baku ke bagian gudang dengan membuatkan daftar bahan baku. Jika bahan baku ada maka pesanan
langsung dilakukan proses pengerjaan pesanan. c. Bagian gudang akan melakukan proses pemesanan bahan baku kepada
supplier apabila bahan baku habis. d. Bagian gudang akan meminta persetujuaan pimpinan sebelum memesan
bahan baku dengan membuat daftar pemesanan bahan baku. e. Setelah disetujui oleh pimpinan maka bagian gudang akan memesan bahan
baku kepada supplier lewat telepon.
46
f. Setelah bahan baku samapai bagian gudang akan menerima nota penerimaan dari supplier dan akan melakukan pengecekan pesanan bahan
baku. g. Bagian gudang juga akan melkukan update stok bahan baku.
47
Prosedur Pengadaan Barang
Bag.Produksi Bag.Gudang
Pimpinan Supplier
Bag.Administrasi
Faktur uang muka yang telah
divalidasi 3
Daftra Bahan baku
Faktur uang muka yang telah
divalidasi selesai Pembuatan
daftar bahan baku
Daftar bahan baku
Daftar Barang pesanan
pengerjaan Faktur uang
muka yang telah divalidasi
3
Daftar Bahan baku
Cek Bahan Baku
A8 ada
Daftar bahan baku
kosong Pengecekan
bahan baku
Persetujuan 2
Daftar pemesanan
bahan baku 1
2 Daftar
pemesanan bahan baku
1
2 Daftar pemesanan
bahan baku yang disetujui
1 2
Daftar pemesanan bahan baku yang
disetujui 1
Daftar pemesanan bahan baku yang
disetujui 1
A7 Daftar pemesanan
bahan baku yang disetujui
2
Pengecekan barang
Daftar pemesanan bahan baku yang
disetujui 2
Update stok Buku stok
A9 Faktur uang
muka yang telah divalidasi
3
Sesuai ? Daftar pesanan
bahan baku Nota penerimaan
Daftar pesanan bahan baku
Nota penerimaan
Daftar pesanan bahan baku
Nota penerimaan yang telah dicek
Daftar pesanan bahan baku
Nota penerimaan Daftar pesanan
bahan baku Nota penerimaan
tidak ya
Daftar pesanan bahan baku
Nota penerimaan yang telah dicek
Gambar 3.2 Flowmap Pengadaan Barang
48
Keterangan : A7 : Arsip daftar pemesanan barang
A8 : Arsip nota penerimaan yang telah dicek A9 : Buku stok bahan baku
3. Prosedur pembuatan Laporan Prosedur pembuatan laporan yaitu dimana administrator dan bagian
gudang memberikan laporan penjualan dan pengadaan barang kepada pimpinan. Flowmap prosedur pembuatan laporan dapat dilihat pada Gambar
3.3. Proses yang ada pada prosedur pembuatan laporan yaitu sebagai berikut : a. Bagian administrasi mengambil arsip faktur pelunasan yang telah
ditandatangani selesai lalu dibuat laporan penjualan barang yang akan diberikan kepada pimpinan.
b. Bagian gudang juga mengambil arsip nota penerimaan pesanan yang akan dibuat laporan pengadaan barang kepada pimpinan.
49
Prosedur Pembuatan Laporan
Pimpinan Bag. gudang
Bag.Administrasi
A6 Faktur pelunasan
yang ditandatangani
Faktur pelunasan yang
ditandtangain Laporan
penjualan 1
2
A6
A13 Laporan
penjualan 1
2
penandatanganan A8
Nota penerimaan yang telah dicek
1 Laporan
pengadaan bahan baku
1 2
Nota penerimaan
Laporan pengadaan
bahan baku 1
2
Laporan penjualan telah
ditandatangani 1
2 Laporan
pengadaa telah ditandatangani
1 2
Laporan penjualan telah
ditandatangani 1
Laporan penjualan telah
ditandatangani 2
Laporan pengadaan telah
ditandatangani 2
1 Laporan
pengadaan telah ditandatangani
A10 A11
A12 1
Pembuatan laporan
Pembuatan laporan
A8
Gambar 3.3 Flowmap Pembuatan Laporan
Keterangan :
A6 : Arsip faktur pelunasan untuk bag.administrasi
A8 : Arsip notaa penerimaan untuk bag.gudang
A10 : Arsip laporan penjualan untuk pimpinan
A11 : Arsip laporan pengadaan untuk pimpinan
A12 : Arsip laporan pengadaan barang untuk bag.gudang
A13 : Arsip laporan penjualan untuk bag.administrasi
3.1.1.2 Aturan Bisnis