Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Pada PT Pertamina (Persero) MOR I Medan
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN KEUANGAN
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN PADAPT PERTAMINA (PERSERO) MARKETING OPERATION REGION I MEDAN
TUGAS AKHIR
Diajukan Oleh :
HERIANSYAH 122101189
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Diploma III
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN 2015
KATA PENGANTAR
Pujidansyukurkehadirat Allah SWT ataslimpahanrahmatdankaruniaNyahinggapenulisdapatmenyelesaikantugasakhirini yang berjudul“Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Pada PT Pertamina (Persero) MOR I Medan“sebagaisalahsatusyaratuntukmenyelesaikan ProgramDiploma III Jurusan Manajeman KeuanganFakultasEkonomidanBisnisUniversitas Sumatra Utara.
Penulismenyadaribahwatugasakhirinitidakakandapatdiselesaikandenganbaikta
npaadanyabantuanmorilmaupunmaterildaribanyakpihak.
Makadalamkesempatanini,
penulisinginmenyampaikanucapanterimakasihsedalam-
dalamnyaatasbantuandanbimbingan
yang
diberikandalammenyelesaikantugasakhirini.Padakesempatanini,
penulismengucapkanterimakasihkepada:
1. BapakProf. Dr. AzharMaksum, M.Ec, Ac, Ak, CAselakuDekanFakultasEkonomidanBisnisUniversitas Sumatera Utara.
2. IbuDr. YeniAbsah, SE, M.SiselakuKetua Program Studi Diploma III KeuanganFakultasEkonomidanBisnisUniversitas Sumatera Utara.
3. Bapak Drs. Amlys Syahputra Silalahi, M.Siselakudosenpembimbing yang telahmeluangkanwaktunyauntukmembimbingpenulisdalampenulisantugasakh irini.
4. Seluruh staf pegawai PT Pertamina (Persero) MOR I Medan, khususnya Pak Yudi Erlambang yang telah banyak membantu penulis untuk memperoleh informasi perusahaan.
5. Khususnyapenulisucapkanterimakasihkepada orang tuatercintaAyahanda Drs.
Darma Jaya danIbunda Henrima Harahap yang
telahmemberikankasihsayangnya,
dorongan,
do’a,
semangatdanpengorbanannya
yang
begitubesarsehinggapenulisdapatmenyelesaikanstudi.
6. Untuk abangku Safriansyah serta adik-adikkutersayang, Anggi Afnisah dan Dara Tarisah sayaucapkanterimakasihkarenatelahmemberikansemangat, motivasidando’akepadasaya.
7. Para sahabatkuWiratamaAdiSiregar, Kahfi Lufthi, Gilang Fytrian, Dimas Prayoga, Boby Ansyori, Feby Rahmadani yang telah berjuangbersamadanmengisihari-haripenulissemasakuliah.
8. Teman-teman Program Studi D-III Manjamen Keuanganstambuk 2012 dansemuarekan-rekanterbaik yang telah membantu dan memberikan semangat pada penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
Akhirnyapenulismengharapkansemogatugasakhirinidapatbergunadanbermanf aatbagisemuapihak.Semoga Allah SWT yang dapatmembalassemuakebaikan yang penulisdapatkanbaikpadawaktumengalamikesulitanmaupunrintanganberupaamald anpahala di akhiratkelak.
Medan, July 2015
Penulis
Heriansyah 122101189
DAFTAR ISI
Halaman KATA PENGANTAR ................................................................................... i DAFTAR ISI .................................................................................................. iii DAFTAR GAMBAR ..................................................................................... iv
BAB I
PENDAHULUAN ....................................................................... A. Latar Belakang Masalah......................................................... B. Rumusan Masalah .................................................................. C. Tujuan Penelitian ................................................................... D. Manfaat Penelitian .................................................................
1 1 4 4 5
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN .......................................................... A. Sejarah Perusahaan................................................................. B. Struktur Organisasi ............................................................... C. Job Description ...................................................................... D. Jaringan Usaha ....................................................................... E. Kinerja Usaha Terkini ........................................................... F. Rencana Usaha .......................................................................
6 6 9 10 18 19 22
BAB III PEMBAHASAN ................................................................ 24
A. Sistem Informasi Akuntansi................................................... 24 B. Persediaan .............................................................................. 28 C. Prosedur Pengeluaran Persediaan .......................................... 34 D. Pengendalian Intern Persediaan ............................................. 35 E. Pemeriksaan Persediaan ......................................................... 42 F. Pembahasan............................................................................ 44
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ............................................ 47
A. Kesimpulan............................................................................... 47 B.Saran .......................................................................................... 47
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................... 48
DAFTAR GAMBAR Halaman
Gambar .2.1 Struktur Organisasi PT Pertamina (Persero) MOR I Medan... 23
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah Dewasa ini perkembangan dunia usaha di Indonesia mengalami persaingan
yang cukup ketat di segala bidang, baik dalam bidang industri maupun jasa. Persaingan tersebut salah satunya disebabkan oleh kemajuan teknologi yang sangat pesat, munculnya pesaing-pesaing baru yang berpotensi dalam mengembangkan produk-produk yang beraneka ragam dan berkualitas.
Oleh karena itu perusahaan terus dituntut untuk dapat terus meningkatkan aktivitasnya agar mampu bersaing dalam mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan, sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Pada dasarnya yang bertanggung jawab dalam mengelola aktivitas perusahaan adalah pihak manajemen.
Perusahaan dalam menghadapi persaingan ini membutuhkan suatu sistem informasi akuntansi yang dapat berperan penting atas adanya aktivitas yang dilakukan perusahaan. Aktivitas yang dimaksud adalah aktivitas proses produksi. Proses produksi yang merupakan aktivitas untuk menciptakan atau menambah kegunaan suatu barang atau jasa dengan menggunakan sumber-sumber yang ada antara lain tenaga kerja, peralatan atau mesin, sarana, bahan dan modal.
Proses produksi yang dilaksanakan oleh perusahaan akan berjalan lancar apabila ditunjang dengan sistem informasi akuntansi yang dapat berperan penting dalam kelancaran proses produksi. Sistem informasi akuntansi yang dibutuhkan adalah sistem informasi akuntansi yang menyajikan informasi atas persediaan.
Persediaan memegang peranan penting bagi perusahaan, oleh karena itu kegiatan ini perlu mendapat perhatian yang besar dari perusahaan, karena merupakan unsur aktiva perusahaan yang memiliki nilai materil dalam jumlah yang relatif besar, serta merupakan aktiva yang sensitif terhadap waktu, penurunan harga pasar, kerusakan dan kelebihan biaya yang disebabkan oleh kesalahan dalam penanganannya.
Dengan adanya sistem informasi akuntansi persediaan yang diterapkan perusahaan diharapkan dapat memberikan manfaat bagi pimpinan dan menejer perusahaan, terutama dalam pengambilan keputusan dan dalam menentukan langkah-langkah yang akan ditempuh oleh perusahaan terutama dalam melaksanakan aktivitas proses produksi agar berjalan dengan lancar. Oleh karena itu, sistem informasi akuntansi persediaan diharapkan dapat menjadi unsur pendukung bagi suatu perusahaan dalam menunjang kelancaran proses produksi.
Persediaan harus benar-benar diperhatikan dengan baik apabila persediaan yang ada dalam perusahaan terlalu besar dibanding dengan kebutuhan, maka akan menganggurnya sejumlah modal untuk jangka waktu tertentu dan bertambahnya biaya dalam perusahaan. Sebaliknya persediaan yang terlalu sedikit dalam perusahaan akan mengakibatkan resiko terganggunya operasi perusahaan karena kehabisan persediaan.
Persediaan merupakan barang dagangan yang dibeli kemudian disimpan untuk dijual dalam operasi normal perusahaan sehingga perusahaan senantiasa memberi perhatian yang besar dalam persediaan. Persediaan memilki arti yang sangat strategis bagi perusahaan baik perusahaan dagang maupun perusahaan industri.
Modal yang tertanam dalam persediaan sering kali merupakan harta lancar yang paling besar dalam perusahaan, dan juga merupakan bagian yang paling besar dari harta perusahaaan, Penjualan akan turun jika barang tidak tersedia dalam bentuk, jenis, mutu dan jumlah yang diinginkan pelanggan. Prosedur pembelian yang tidak efisien atau upaya penjualan yang tidak memadai dapat membebani suatu perusahaan dengan persediaan yang berlebihan dan tidak terjual. Jadi, penting bagi perusahaan untuk mengendalikan persediaan secara cermat untuk membatasi biaya penyimpanan yang terlalu besar.
Persediaan sangat rentan terhadap kerusakan, penyusutan maupun pencurian. Oleh sebab itu pengendalian intern di perusahaan harus sangat diperhatikan agar tidak menyebabkan kerugian terhadap perusahaan. Maka untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan tersebut suatu perusahaan haruslah memiliki sistem pengendalian intern yang baik.
Pengendali intern bertujuan untuk melindungi harta perusahaan dan juga agar informasi mengenai persediaan lebih dapat dipercaya. Pengendalian intern persediaan dapat dilakukan dengan melakukan tindakan pengamanan untuk mencegah terjadinya kerusakan, pencurian, maupun tindakan penyimpangan lainnya.
Kerusakan, pemasukan yang tidak benar, lalai untuk mencatat permintaan, barang yang dikeluarkan tidak sesuai dengan pesanan, dan semua kemungkinan lainnya dapat menyebabkan catatan persediaan berbeda dengan persediaan yang sebenarnya ada di gudang. Untuk itu, diperlukan pemeriksaan persediaan secara periodik atas catatan persediaan dengan perhitungan yang sebenarnya.
Kebanyakan perusahaan melakukan perhitungan fisik setahun sekali, namun ada juga yang melakukannya sebulan sekali dan sehari sekali.
Berdasarkan uraian tersebut maka penulis ingin mengetahui sejauh mana penerapan sistem informasi akuntansi dalam mengolah persediaan yang telah diterapkan oleh perusahaan. Untuk itu penulis mengambil judul : “Sistem Informasi Akuntansi Persediaan pada PT PERTAMINA (PERSERO) Marketing Operation Region I Medan.”
B. Rumusan Masalah Dengan melihat keadaan yang telah disebutkan di atas, maka penulis akan
merumuskan permasalahan sebagai berikut : Apakah sistem informasi akuntansi persediaan yang digunakan PT Pertamina (Persero) sudah memenuhi prinsip pengendalian intern?
C. Tujuan Penelitian Ada pun tujuan dari penulisan tugas akhir ini adalah :
1. Untuk mengetahui apakah sistem informasi akuntansi persediaan yang diterapkan pada PT Pertamina (Persero) MOR I Medan sudah memenuhi prinsip pengendalian intern.
2. Bagi penulis sendiri untuk memenuhi persyaratan dalam menyelesaikan pendidikan pada program D-III Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Dapat digunakan sebagai pembanding bagi penulis-penulis lain untuk melakukan penelitian yang berkaitan dengan sistem informasi akuntansi persediaan.
D. Manfaat Penelitian Penelitian diharapkan dapat memberikan manfaat yaitu :
1. Sebagai bahan masukan bagi perusahaan mengenai penerapan akuntansi persediaan,
2. Sebagai bahan referensi bagi pihak-pihak yang akan melakukan penelitian bidang yang sama,
3. Memberikan sumbangan wawasan terhadap penelitian akuntansi yang berhubungan dengan sistem persediaan,
4. Untuk memenuhi salah satu syarat menyelesaikan perkuliahan pada jurusan manajemen keuangan.
BAB II PROFIL PERUSAHAAN
A. Sejarah Perusahaan Di Indonesia pemboran sumur minyak pertama dilakukan oleh Belanda pada
tahun 1871 di daerah Cirebon. Namun demikian, sumur produksi pertama adalah sumur Telaga Said di wilayah Sumatera Utara yang dibor pada tahun 1883. Sejak era itu, kegiatan ekspolitasi minyak di Indonesia dimulai.
Era 1900: Masa Perjuangan Setelah diproduksinya sumur Telaga Said, maka kegiatan industri
perminyakan di tanah air terus berkembang. Penemuan demi penemuan terus bermunculan. Sampai dengan era 1950an, penemuan sumber minyak baru banyak ditemukan di wilayah Jawa Timur, Sumatera Selatan, Sumatera Tengah, dan Kalimantan Timur. Pada masa ini Indonesia masih dibawah pendudukan Belanda yang dilanjutkan dengan Pendudukan Jepang.
Ketika pecah perang Asia Timur Raya produksi minyak mengalami gangguan. Pada masa pendudukan Jepang usaha yang dilakukan hanyalah merehabilitasi lapangan dan sumur yang rusak akibat bumi hangus atau pemboman lalu pada masa perang kemerdekaan produksi minyak terhenti.
Namun ketika perang usai dan bangsa ini mulai menjalankan pemerintahan yang teratur, seluruh lapangan minyak dan gas bumi yang ditinggalkan oleh Belanda dan Jepang dikelola oleh negara.
1957: Tonggak Sejarah Pertamina
Untuk mengelola aset perminyakan tersebut, pemerintah mendirikan sebuah perusahaan minyak nasional pada 10 desember 1957 dengan nama PT Perusahaan Minyak Nasional, disingkat PERMINA. Perusahaan itu lalu bergabung dengan PERTAMINA menjadi PERTAMINA pada 1968. Untuk memperkokoh perusahaan yang masih muda ini, pemerintah menerbitkan UU No. 8 pada 1971, yang menempatkan Pertamina sebagai perusahaan minyak dan gas bumi milik negara. Berdasarkan UU ini, semua perusahaan minyak yang hendak menjalankan usaha di Indonesia wajib bekerja sama dengan Pertamina. Karena itu Pertamina memainkan peran ganda yakni sebagai regulator bagi mitra yang menjalin kerja sama melalui mekanisme Kontrak Kerja Sama (KKS) di wilayah kerja (WK) Pertamina. Sementara disisi lain Pertamina juga bertindak sebagai operator karena juga menggarap sendiri sebagian wilayah kerjanya.
Era 2000: Perubahan Regulasi
Sejalan dengan dinamika industri migas di dalam negeri, Pemerintah menerbitkan Undang-Undang Minyak dan Gas Bumi No. 22 tahun 2001. Sebagai konsekuensi penerapan UU tersebut, Pertamina beralih bentuk menjadi PT Pertamina (Persero) dan melepaskan peran gandanya. Peran regulator diserahkan ke lembaga pemerintah sedangkan Pertamina hanya memegang satu peran sebagai operator murni.
Peran regulator di sektor hulu selanjutnya dijalankan oleh BPMIGAS yang dibentuk pada tahun 2002. Sedangkan peran regulator disektor hilir dijalankan oleh BPH MIGAS yang dibentuk dua tahun setelahnya pada 2004.
Di sektor hulu, Pertamina membentuk sejumlah anak perusahaan sebagai entitas bisnis yang merupakan kepanjangan tangan dalam pengelolaan kegiatan eksplorasi dan eksploitasi minyak, gas, dan panas bumi, pengelolaan transportasi pipa migas, jasa pemboran, dan pengelolaan portofolio di sektor hulu. Ini merupakan wujud implementasi amanat UU No. 22 tahun 2001 yang mewajibkan PT Pertamina (Persero) untuk mendirikan anak perusahaan guna mengelola usaha hulunya sebagai konsekuensi pemisahaan usaha hulu dengan hilir.
2005: Entitas Bisnis Murni
Atas dasar itulah PT Pertamina EP didirikan pada 13 September 2005. Sejalan dengan pembentukan PT Pertamina EP maka pada tanggal 17 September 2005, PT Pertamina (Persero) telah melaksanakan penandatanganan Kontrak Kerja Sama (KKS) dengan BPMIGAS (sekarang SKKMIGAS) – yang berlaku surut sejak 17 September 2003 – atas seluruh wilayah kuasa Pertambangan Migas yang dilimpahkan melalui perundangan yang berlaku. Sebagian besar wilayah PT Pertamina (Persero) tersebut dipisahkan menjadi Wilayah Kerja (WK) PT Pertamina EP. Pada saat bersamaan, PT Pertamina EP juga melaksanakan penandatanganan KKS dengan BPMIGAS (sekarang SKKMIGAS) yang berlaku sejak 17 September 2005.
Dengan demikian WK PT Pertamina EP adalah WK yang dahulu dikelola oleh PT Pertamina (Persero) sendiri dan WK yang dikelola PT Pertamina (Persero) melalui TAC (Technical Assistance Contract) dan JOB EOR (Joint Operating Body Enhanced Oil Recovery).
Dengan tingkat pertumbuhan produksi rata-rata 6-7 persen per tahun, PT Pertamina EP memiliki modal optimisme kuat untuk tetap menjadi penyumbang laba terbesar PT Pertamina (Persero). Keyakinan itu juga sekaligus untuk menjawab tantangan pemerintah dan masyarakat yang menginginkan peningkatan produksi migas nasional.
B. Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung jawab dan fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan dan agar perusahaan dapat berjalan kearah tujuan yang diinginkan. Struktur organisasi merupakan wadah dari pelaksanaan kegiatan dan mencerminkan atas pendeklarasian wewenang dan tanggung jawab terhadap masing-masing bagian dalam perusahaan yang disusun dengan pertimbangan yang sempurna dengan menempatkan dan menetapkan orangorang pada setiap unit perusahaan yang harus sesuai dengan pengetahuan dan ketrampilan atau keahlian yang dimiliki sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai dengan efektif dan efisien.
Struktur organisasi ini berguna untuk mencegah adanya kesenjangan maupun tumpang tindihnya wewenang dan tanggung jawab serta memudahkan pimpinan perusahaan dalam mengawasi aktifitas yang dilakukan sehari-hari. Sebaiknya untuk struktur organisasi perusahaan harus disusun sedemikian rupa serta fleksibel untuk memungkinkan diadakan perubahan sesuai dengan perkembangan organisasi dan penentuan struktur organisasi ini harus sesuai dengan sifat dan jenis aktivitas serta kebutuhan perusahaan.
PT Pertamina (Persero) MOR I menyusun struktur organisasinya sedemikian rupa sehingga terlihat jelas pembagian tugas dan wewenangnya serta pertanggungjawaban atas tugas yang didelegasikan dalam usahanya mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Pada dasarnya struktur organisasi yang dimiliki oleh perusahaan ini berbentuk garis dan staff (struktur terlampir), artinya disamping pucuk pimpinan yang mempunyai wewenang komando, juga diperlukan staff atau pejabat yang dapat memberikan masukan dan nasehat sesuai dengan bidang keahliannya. Struktur PT Pertamina (Persero) MOR I Medan dapat dilihat pada gambar 1.1.
C. Job Description Berikut ini adalah deskripsi jabatan dari struktur organisasi PT Pertamina
(Persero) MOR I Medan dan setiap bagisannya memiliki tugas :
1. General Marketing Operation Region I Berfungsi sebagai pengkordinasian, penyelenggaraan kegiatan pembekalan
dan pemasaran bahan bakar minyak dan gas bumi, di wilayah kerja Pertamina unit pemasaran - I yang meliputi : Provinsi Sumatera Utara, Daerah Istimewa Aceh, Sumatera Barat, Provinsi Riau dan Kepulauan Riau. Tugas utama : a. Mengkoordinasikan kegiatan pemasaran bahan bakar, minyak dan gas bumi
di wilayah kerja PT Pertamina (Persero) MOR I. b. Mengkoordinasikan kegiatan pemasaran yang meliputi pengadaan, penjualan,
pengangkutan, penimbun, penyaluran dan menjaga mutu produk yang dijual.
c. Mengendalikan dan melaksanakan pengawasan kegiatan operasi di wilayah kerja PT Pertamina (Persero) MOR I.
d. Mengkoordinasikan kegiatan administrasi penunjang serta pembinaan sumber daya manusia sehubungan dengan kegiatan pemasaran BBM agar terwujud suatu sistem kerja yang produktif, efektif dan efisien.
e. Mengkoordinasikan hubungan kerja secara terpadu dengan pihak luar sehubung dengan operasi wilayah kerja PT Pertamina (Persero) MOR I.
f. Mengkoordinasikan penyusunan laporan mengenai kegiatan perusahaan wilayah kerja PT Pertamina (Persero) MOR – I
2. Finance Marketing Operation Region I Memiliki tugas antara lain :
a. Menyelenggarakan penyusunan dan pengawasan pemakaian anggaran PT Pertamina (Persero) MOR I.
b. Menyelenggarakan kegiatan perbendaharaan PT Pertamina (Persero) MOR I. c. Menyelenggarakan kegiatan Akuntansi PT Pertamina (Persero) MOR I. d. Menyelenggarakan pengendalian keuangan PT Pertamina (Persero) MOR I.
3. Unit Manager Human Resources Sumbagut Memiliki tugas antara lain :
a. Mengkoordinir kegiatan pembinaan perawatan Sumber Daya Manusia, penelitian dan usul perbaikan norma-norma dan syarat-syarat kerja serta mengadakan material untuk kebutuhan kantor dan rumah tangga.
b. Mengkoordinir kegiatan penyediaan jasa perawatan kesehatan pekerja dan pengaturan fasilitas pekerja dan keluarganya.
c. Mengkoordinir kegiatan jasa konsultasi manajemen antara lain mengenai sistem dan tata kejra organisasi dan evaluasi jabatan maupun tata laksananya.
4. IT Sumatera Region I Memiliki tugas antara lain:
a. Menerima, memprioritaskan dan menyelesaikan permintaan bantuan IT. b. Instalasi, perawatan dan penyediaan dukungan harian baik untuk hardware
dan software, peralatan termasuk printer, scanner, tinta dan lain lain. c. Maintain dan perawatan jaringan LAN. d. Maintain dan perawatan komputer. e. Memperbaiki berbagai masalah seputar hardware, software dan konektivitas,
termasuk di dalamnya akses pengguna dan konfigurasi komponen. f. Bertanggung jawab untuk administrasi dan pemeliharaan teknis yang
menyangkut perusahaan dalam pembagian sistem database.
5. HSSE Area Manager Sumbagut Memiliki tugas antara lain :
a. Menyelenggarakan perencanaan, pengawasan, evaluasi dan penyuluhan dalam bidang pencemaran lingkungan kerja.
b. Menyelenggarakan perencanaan, pengembangan, dan evaluasi sarana dan fasilitas di Terminal BBM, depot filling plant LPG dan DPPU yang berkaitan dengan HSSE.
c. Menyelenggarakan pencegahan dan penanggulangan kebakaran. d. Menyelenggarakan pengarahan dan penyuluhan pencegahan terhadap bahaya
kecelakaan kerja.
6. Fuel Retail Marketing Region Manager I Memiliki tugas antara lain :
a. Mengkoordinir perencanaan, pengawasan pelaksanaan/penjualan BBM subsidi dan BBK di wilayah Marketing Operation Region I.
b. Mengkoordinir perencanaan, pengawasan pelaksanaan penjualan BBM Subsidi, BBK dan pengawasan mutu BBM yang disalurkan ke lembaga penyalur.
c. Mengendalikan dan melaksanakan pengawasan kegiatan penjualan dan pemasaran BBM subsidi dan BBK.
d. Mengkoordinasi kegiatan penyelenggaraan administrasi penjualan BBM subsidi dan BBK.
7. Industrial Marketing Region Manager I Memiliki tugas antara lain :
a. Mengkoordinir perencanaan dan pengawasan pelaksanaan penjualan BBM Nonsubsidi ke agen BBM Industri, Customer Industri dan Perkapalan termasuk SPBB.
b. Mengkoordinasi perencanaan, pengawasan pelaksanaan penjualan BBM Nonsubsidi dan BBK, dan pengawasan mutu BBM yang disalurkan kea gen BBM Industri, Customer Industri dan perkapalan termasuk SPBB.
c. Mengendalikan dan melaksanakan pengawasan kegiatan penjualan dan pemasaran BBM Nonsubsidi dan BBK oleh agen BBM Industri, Customer Industri dan perkapalan termasuk SPBB.
d. Mengkoordinasi kegiatan penyelenggaraan administrasi penjualan BBM Nonsubsidi dan BBK.
8. S&D Region Manager I Memiliki tugas antara lain :
a. Mengkoordinasi kegiatan pengadaan, penyimpanan, penerimaan dan pembekalan BBM/NBBM serta pengaturan layanan dan transportasi.
b. Mengkoordinasi kegiatan penerimaan, penimbunan BBM dan NBBM untuk penyaluran ke depot dan konsumen.
c. Menyusun rencana dan melakukan pengawasan distribusi BBM dan NBBM serta gas untuk kebutuhan di wilayah kerja Pertamina MOR I.
9. Aviation Area Manager Sumbagut Memiliki tugas antara lain :
a. Mengkoordinir perencanaan dan pengawasan pelaksanaan penjualan produk Avtur dan Avigas.
b. Mengkoordinasi perencanaan dan pengawasan pelaksanaan penjualan produk Avtur dan Avigas.
c. Mengendalikan dan melaksanakan pengawasan kegiatan penjualan produk Avtur dan Avigas.
d. Mengkoordinasi kegiatan penyelenggaraan administrasi penjualan produk Avtur dan Avigas.
10. Domestic Gas Region Manager I Memiliki tugas antara lain :
a. Mengkoordinir perencanaan dan pengawasan pelaksanaan penjualan LPG Subsidi dan Nonsubsidi.
b. Mengkoordinasi perencanaan dan pengawasan pelaksanaan penjualan LPG Subsidi dan Nonsubsidi.
c. Mengendalikan dan melaksanakan pengawasan kegiatan penjualan LPG Subsidi dan Nonsubsidi.
d. Mengkoordinasi kegiatan penyelenggaraan administrasi penjualan LPG Subsidi dan Nonsubsidi.
11. Petrochemical Marketing Area Manager Sumatera Memiliki tugas antara lain :
a. Mengkoordinir perencanaan dan pengawasan pelaksanaan penjualan produkproduk Petrochemical.
b. Mengkoordinasi perencanaan dan pengawasan pelaksanaan penjualan produk-produk Petrochemical.
c. Mengendalikan dan melaksanakan pengawasan kegiatan penjualan produkproduk Petrochemical.
d. Mengkoordinasi kegiatan penyelenggaraan administrasi penjualan produkproduk Petrochemical.
12. Technical Services Region Manager I Memiliki tugas antara lain :
a. Menyelenggarakan koordinasi perencanaan dan pembangunan baru dan pemeliharaan seluruh sarana distribusi dan pemasaran di Pertamina Marketion Operation Region I.
b. Menyelenggarakan pelaksanaan koordinasi terhadap kegiatan pembangunan baru dan pemeliharaan distribusi dan pemasaran di Pertamina Marketing Operation Region I.
c. Melaksanakan koordinasi penyelenggaraan administrasi teknis. d. Melaksanakan proses lelang dan pengawasan proyek pengadaan pemeliharaan
dan pembangunan di wilayah Marketing Operation I.
13. Marketing Branch Manager NAD Memiliki tugas antara lain :
a. Mengkoordinir perencanaan dan pengawasan dan pelaksanaan penjualan BBM Subsidi dan BBK di wilayah Nanggroe Aceh Darussalam.
b. Mengkoordinasi perencanan dan pengawasan pelaksanaan penjualan BBM Subsidi dan BBK serta pengawasan mutu BBM yang disalurkan ke lembaga penyalur.
c. Mengendalikan dan melaksanakan pengawasan kegiatan penjualan dan pemasaran BBM Subsidi dan BBK oleh lembaga penyalur.
d. Mengkoordinasi kegiatan penyelenggaraan administrasi penjualan BBM Subsidi dan BBK.
14. Marketing Branch Manager Sumbar/Riau Memiliki tugas antara lain :
a. Mengkoordinir perencanaan dan pengawasan dan pelaksanaan penjualan BBM Subsidi dan BBK di wilayah Sumatera Barat dan Riau.
b. Mengkoordinasi perencanan dan pengawasan pelaksanaan penjualan BBM Subsidi dan BBK serta pengawasan mutu BBM yang disalurkan ke lembaga penyalur.
c. Mengendalikan dan melaksanakan pengawasan kegiatan penjualan dan pemasaran BBM Subsidi dan BBK oleh lembaga penyalur.
d. Mengkoordinasi kegiatan penyelenggaraan administrasi penjualan BBM Subsidi dan BBK.
15. Marketing Branch Manager Kepri Memiliki tugas antara lain :
a. Mengkoordinir perencanaan dan pengawasan dan pelaksanaan penjualan BBM Subsidi dan BBK di wilayah Kepulauan Riau.
b. Mengkoordinasi perencanan dan pengawasan pelaksanaan penjualan BBM Subsidi dan BBK serta pengawasan mutu BBM yang disalurkan ke lembaga penyalur.
c. Mengendalikan dan melaksanakan pengawasan kegiatan penjualan dan pemasaran BBM Subsidi dan BBK oleh lembaga penyalur.
d. Mengkoordinasi kegiatan penyelenggaraan administrasi penjualan BBM Subsidi dan BBK.
D. Jaringan usaha Jaringan usaha PT Pertamina MOR I Medan mencakup antara lain :
1. PT Nusantara Regas 2. Dana Pensiun Pertamina (DP Pertamina) 3. PT Pertamina Dana Ventura 4. PT Pertamina Bina Medika 5. PT Tugu Prtama Indonesia 6. PT Pertamina Training & Consulting 7. PT Patra Jasa 8. PT Patra Dok Dumai 9. PT Pelita Air Service 10. PT Pertamina Trans Kontinental 11. PT Pertamina Retail 12. PT Pertamina Patra Niaga 13. Pertamina EnergyService PTE LIMITED 14. PT Usayana
15. PT Pertamina Gas 16. PT Pertamina Drilling Service Indonesia 17. PT PertaminaGeotgermal Energy 18. PT Pertamina Hulu Energy 19. PT Pertamina EP Cepu 20. PT Pertamina EP
D. Kinerja Usaha Terkini Kegiatan Pertamina dalam menyelenggarakan usaha di bidang energy dan
petrokimia, terbagi ke dalam dua sektor, yaitu Hulu dan Hilir, serta ditunjang oleh kegiatan kegiatan anak-anak perusahaan dan perusahaan petungan.
Kegiatan usaha Pertamina Hulu Pertamina meliputi eksplorasi dan produksi minyak, gas, dan panas bumi. Untuk kegiatan eksplorasi dan produksi minyak dan gas dilakukan di beberapa wilayah Indonesia maupun di luar negeri. Pengusahaan di dalam negeri dikerjakan oleh Hulu dan melalui kerja sama dengan mitra sedangkan untuk perusahaan di luar negeri dilakukan melalui aliansi strategis bersama dengan mitra. Berbeda dengan kegiatan usaha di bidang minyak dan gas bumi, kegiatan eksplorasi dan produksi panas bumi masih dilakukan di dalam negeri. Untuk mendukung kegiatan intinya, Pertamina Hulu juga memiliki usaha di bidang pemboran minyak dan gas.
Kegiatan eksplorasi ditujukan untuk mendapatkan penemuan cadangan migas baru sebagai pengganti hidrokarbon yang telah di produksikan. Upaya ini dilakukan untuk menjaga agar kesinambungan produksi migas dapat terus dipertahankan.
Aktivitas eksplorasi dan produksi dilakukan melakui operasi sendiri dan konsep kemitraan dengan pihak ketiga. Pola kemitraan dalam bidang minyak dan gas berupa JOB-EOR (Joint Operating Body for Enhanced Oil Recovery), JOB-PSC (Joint Operating Body for Production Sharing Contract), TAC (Technical Assistance Contract), BOB (Badan Operasi Bersama), Penyertaan berupa IP (Indonesian Participation) dan PPI (Pertamina Participating Interest), serta proyek pinjaman, sedangkan pengusahaan panas bumi berbentuk JOC (Joint Operating Contract).
Pengusahaan minyak dan gas melalui operasi sendiri dilakukan di 7 (tujuh) Daerah Operasi Hulu (DOH). Ketujuh daerah operasi tersebut adalah DOH Nangroe Aceh Darussalam (NAD) Sumatera Bagian Utara yang berpusat di Rantau Parapat, DOH Sumatera Bagian Tengah berpusat di Jambi, DOH Sumatera Bagian Selatan berpusat di Prabumulih, DOH Jawa Bagian Barat berpusat di Cirebon, DOH Jawa Bagian Timur berpusat di Cepu, DOH Kalimantan berpusat di Balikpapan, dan DOH Papua berpusat di Sorong.
Pengusahaan bidang panas bumi dilakukan di 4 (empat) area panas bumi dengan total kapasitas terpasang sebesar 402 MW. Keempat area panas bumi tersebut adalah Area Kamojang – Jawa Barat (200 MW), Lahendong – Sulawesi Utara (80 MW), Sibayak – Sumatera Utara (12 MW), dan Ulubelu – Lampung (110 MW).
Sampai akhir tahun 2004 jumlah kontrak pengusahaan migas bersama dengan mitra sebanyak 92 kontrak yang terdiri dari 6 JOB-EOR, 15 JOB-PSC, 44 TAC, 27 IP/PPI (termasuk BOB-CPP), dan 5 proyek loan. Sedangkan untuk bidang panas bumi terdapat 8 JOC.
Dalam hal pengembangan usaha, Pertamina telah mulai mengembangkan usahanya baik di dalam dan luar negeri melalui aliansi strategis dengan mitra. Pertamina juga memiliki usaha yang prospektif di bidang jasa pemboran minyak dan gas melalui Pertamina Drilling Services (PDS) yang memiliki 26 unit rig pemboran serta anak perusahaan PT Usayana yang memiliki 7 rig pemboran. Dalam kegiatan transmisi gas, Pertamina memiliki jaringan pipa gas dengan panjang total 3800 km dan 64 stasiun kompresor.
Kegiatan usaha Pertamina Hilir meliputi pengolahan, pemasaran & niaga, dan perkapalan serta distribusi produk Hilir baik didalam maupun keluar negeri yang berasal dari kilang Pertamina maupun impor yang didukung oleh sarana transportasi darat dan laut. Usaha hilir merupakan integrasi Usaha Pengolahan, Usaha Pemasaran, Usaha Niaga, dan Usaha Perkapalan.
Bidang pengolahan mempunyai 7 unit kilang dengan kapasitas total 1.041,20 Ribu Barel. Beberapa kilang minyak terintegrasi dengan kilang petrokimia dan memproduksi NBBM. Disamping kilang minyak, Pertamina hilir mempunyai kilang LNG di Arun dan di Bontang. Kilang LNG Arun dengan 6 train dan LNG Badak di Bontang dengan 8 train. Kapasitas LNG Arun sebesar 12,5 Juta Ton sedangkan LNG Badak 18,5 Juta Ton per tahun. Beberapa kilang tersebut juga menghasilkan LPG, seperti di Pangkalan Brandan, Dumai, Musi, Cilacap, Balikpapan, Balongan, dan Mundu.
Kilang Cilacap adalah satu-satunya penghasil lube base oil dengan grade HVI- 60, HVI- 95, HVI-160 S, dan HVI-650. Produksi lube base oil ini disalurkan ke Lube Oil Blending Plant (LOBP) untuk diproduksi menjadi produk pelumas dan kelebihannya diekspor.
E. Rencana Usaha Adapun rencana kegiatan PT Pertamina (Persero) MOR I Medan saat ini
adalah sebagai berikut : 1. Meningkatkan produksi dari kegiatan eksiting. 2. Melakukan ekspansi kegiatan usaha dan operasi termasuk melalui cara
anorganik (akuisisi). 3. Mengembangkan potensi CBM di wilayah Pertamina. 4. Melakukan aliansi strategis untuk ekspansi maupun membangun kemampuan
spesifik. 5. Meningkatkan bisnis perniagaan gas di dalam negeri serta memanfaatkan
peluang untuk memperbesar bisnis transportasi dan pemrosesan gas melalui sinergisitas dengan anak perusahaan Pertamina lainnya. 6. Pro aktif dalam perumusan pricing policy selaras dengan kebijakan nasional. 7. Peningkatan kapasitas dan kemampuan spesifik jasa pengeboran untuk menunjang rencana ekspansi perusahaan.
Gambar 1.1. STRUKTUR ORGANISASI Sumber : PT Pertamina (Persero) MOR I Medan
BAB III PEMBAHASAN
A. Sistem Informasi Akuntansi
Sistem Informasi Akuntansimerupakan sistem informasi fungsional yang mendasari sistem informasi fungsional yang lainnya seperti sistem informasi keuangan, sistem informasi pemasaran, sistem informasi produksi dan sistem informasi sumber daya manusia. Sistem-sistem informasi lain membutuhkan data keuangan dari sistem informasi akuntansi.
Hal ini menunjukkan bahwa suatu perusahaan yang akan membangun sistem informasi manajemen, disarankan untuk membangun sistem informasi akuntansi terlebih dahulu. Fungsi penting yang dibentuk sistem informasi akuntansi (SIA) pada sebuah organisasi antara lain : Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi, memproses data menjadi informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan, melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.
Proses dalam SIA menggunakan sistem pemrosesan transaksi untuk mencatat berbagai operasi transaksi yang terjadi, yang mempengaruhi status finansial organisasi. Sistem ini mengenai operasional sistem akuntansi, dan menangani laporan historis dari semua transaksi yang terjadi dalam jumlah besar. Selain itu, sistem ini membuat berbagai laporan seperti laporan keseimbangan keuangan dan rekening masukan yang semuanya memberikan gambaran finansial dari organisasi. Sistem informasi adalah serangkaian prosedur formal di mana data
dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan ke para pengguna. Salah satu kerangka kerja sistem informasi ialah sistem informasi akuntansi.
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Ahli
1. Menurut Wilkinson dan Cerullo (1995) “sistem informasi akuntansi merupakan struktur yang menyatu dalam suatu entitas, yang menggunakan sumber daya fisik dan komponen lain, untuk merubah data transaksi keuangan/akuntansi menjadi informasi akuntansi dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan akan informasi dari para pengguna atau pemakainya (users)”.
2. Menurut George (1996) pengertian sistem informasi akuntansi adalah, “Kumpulan sumber daya, seperti: manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi akuntansi.” Informasi ini dikomunikasikan kepada para penggunanya untuk berbagai pengambilan keputusan.
3. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi menurut Mulyadi (2001) mendefinisikan : “Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.”
4. Menurut Warren (1995), “Sistem akuntansi adalah suatu sarana bagi manajemen perusahaan guna mendapatkan informasi yang akan digunakan untuk mengelola perusahaan dan untuk menyusun laporan keuangan bagi pemilik, kreditor, dan pihak lain yang berkepentingan.”
5. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi menurut Baridwan (1998) mendefenisikan : “Sistem akuntansi terdiri dari formulir-formulir, catatan-
catatan, prosedur dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai suatu mengenai usaha suatu kesalahan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manejemen untuk mengawasi usaha-usahanya dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi.”
Berdasarkan definisi para ahli di atas dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah suatu kombinasi dari berbagai sumber daya yang dirancang untuk memproses data akuntansi dan keuangan yang ada dan mengubahnya menjadi informasi yang dibutuhkan perusahaan untuk pengambilan keputusan bagi pihak-pihak yang berkepentingan.
Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Menurut Mulyadi (2001), sistem informasi memiliki empat tujuan umum
dalam penyusunannya, yaitu : 1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru. ada, baik
mengenai mutu, ketepatan penyajian maupun struktur informasinya. 2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada. 3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu
untuk memperbaiki tingkat keandalan (realibility) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggung jawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan. 4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.
Adapun langkah-langkah yang diambil oleh PT Pertamina (Persero) MOR I Medan dalam melaksanakan pengolahan data dengan cara sebagai berikut :
1. Salesman melakukan convassing, kemudian menghasilkan sales order.
2. Berdasarkan sales order yang masuk, maka pembukuan akan dapat dilanjutkan melalui delivery order.
3. Setelah delivery order, invoice digunakan agar perusahaan akan lebih mudah dalam pencatatan pembukuan, karena invoice merupakan bukti terjadinya pembelian atau penjualan secara tunai.
4. Dari invoice dibuat Buku Bank Pertama (yang jumlahnya selalu nihil setiap akhir minggu) untuk transaksi penjualan. Pembukuan bank pertama akan ditransfer ke Pusat setiap akhir minggu.
5. Dengan pembukuan tersebut, laporan AR ( account receivable) akan dapat di laksakan dan disusun pada laporan keuangan arus kas (cash flow) yang akhirnya akan diketahui jumlah saldo kas di perusahaan. Setiap jenis transaksi menempuh prosedur tertentu yang mencakup dokumen sumber, arsip, tahap pemrosesan, kendali dan keluaran yang semuanya bersifat khusus. Namun pada setiap prosedur transaksi melakukan langkah yang dikenal sebagai siklus akuntansi (accounting cycle). Proses akuntansi adalah proses pengolahan data.
Menurut Sttetler (1978) menggambarkan elemen umum yang dipakai dalam setiap pengolahan data seperti : transaksi disetujui (tertulis/lisan), transaksi dilaksanakan, transaksi dicatat(manual/mekanis EDP), catat transaksi secara kronologis, catatan dikasifikasikan, dan yang terakhir informasi dilaporkan. Kemudian akuntansi dalam proses pengolahan datanya menggunakan arus, siklus,
atau proses akuntansi yang dimulai dari transaksi sampai pada tahap pelaporan. Siklus akuntansi atau disebut juga proses akuntansi. Dari definisi sistem akuntansi tersebut unsur suatu sistem akuntansi pokok adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu, surat laporan. Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi adalah sebagai berikut : 1. Untuk menyediakan informasi bagi pengolahan kegiatan usaha baru. 2. Untuk menyediakan informasi yang dihasilkan oleh sistemyang sudah ada baik
mengenai mutu, ketetapan penyajian, maupun struktur informasinya. 3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu
untuk memperbaiki tingkat keandalan (reability) informasi akuntansi dan untukmenyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban perlindungan kekayaan perusahaan.
B. Persediaan
1. Pengertian Persediaan (Inventory)
Persediaan diterjemahkan dari kata “inventory” yang merupakan timbunan barang (bahan baku, komponen, produk setengah jadi, atau produk akhir, dll) yang secara sengaja disimpan sebagai cadangan (safety atau buffer-stock) untuk manghadapi kelangkaan pada saat proses produksi sedang berlangsung. Untuk lebih jelasnya mengenai persediaan, maka akan dipaparkan pengertian persediaan. Pengertian persediaan akan dijelaskan dari beberapa defenisi berikut.
a. Miller (1997) menjelaskan bahwa “inventory is theory hardly enquires education and inventory immediately brings to minds a stock of some kind of physical commodity.”
b. Rangkuti (2007) menyatakan bahwa “persediaan adalah bahan-bahan, bagian yang disediakan, dan bahan-bahan dalam proses yang terdapat dalam perusahaan untuk proses produksi, serta barang-barang jadi atau produk yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari konsumen atau pelanggan setiap waktu.”
c. Baroto (1976) menyatakan bahwa “persediaan adalah bahan mentah, barang dalam proses (work in process), barang jadi, bahan pembantu, bahan pelengkap, komponen yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan.”
Dari definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa persediaan adalah material yang berupa bahan baku, barang setengah jadi, atau barang jadi yang disimpan dalam suatu tempat atau gudang dimana barang tersebut menunggu untuk diproses atau diproduksi lebih lanjut.
2. Penyebab Persediaan
Persediaan merupakan suatu hal yang tak terhindarkan. Menurut Baroto (2002) mengatakan bahwa penyebab timbulnya persediaan adalah sebagai berikut.
a. Mekanisme pemenuhan atas permintaan. Permintaan terhadap suatu barang tidak dapat dipenuhi seketika bila barang tersebut tidak tersedia sebelummya. Untuk menyiapkan barang ini diperlukan waktu untuk pembuatan dan pengiriman, maka adanya persediaan merupakan hal yang sulit dihindarkan.
b. Keinginan untuk meredam ketidakpastian. Ketidakpastian terjadi akibat: permintaan yang bervariasi dan tidak pasti dalam jumlah maupun waktu kedatangan, waktu pembuatan yang cenderung tidak konstan antara satu produk dengan produk berikutnya, waktu tenggang (lead time) yang cenderung tidak pasti karena banyak faktor yang tidak dapat dikendalikan. Ketidakpastian ini dapat diredam dengan mengadakan persediaan.
c. Keinginan melakukan spekulasi yang bertujuan mendapatkan keuntungan besar dari kenaikan harga di masa mendatang.
3. Jenis-Jenis Persediaan
Setiap jenis persediaan memiliki karakteristik tersendiri dan cara pengelolaan yang berbeda. Rangkuti (2007) memaparkan persediaan dapat dibedakan menjadi beberapa jenis.
a. Persediaan bahan mentah (raw material) yaitu persediaan barang-barang berwujud, seperti besi, kayu, serta komponen-komponen lain yang digunakan dalam proses produksi.
b. Persediaan komponen-komponen rakitan (purchased parts/components), yaitu persediaan barang-barang yang terdiri dari komponen-komponen yang diperoleh dari perusahaan lain yang secara langsung dapat dirakit menjadi suatu produk.
c. Persediaan barang dalam proses (work in process), yaitu persediaan barangbarang yang merupakan keluaran dari tiap-tiap bagian dalam proses produksi atau yang telah diolah menjadi suatu bentuk, tetapi masih perlu diproses lebih lanjut menjadi barang jadi.
d. Persediaaan barang jadi (finished goods), yaitu persediaan barang-barang yang telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap dijual atau dikirim kepada pelanggan.
4. Fungsi-Fungsi Persediaan
Pada prinsipnya persediaan mempermudah atau memperlancar jalannya operasi perusahaan/pabrik yang harus dilakukan secara berturut-turut untuk memproduksi barang-barang serta menyampaikannya pada para pelanggan atau konsumen. Rangkuti (2007) menjelaskan adapun fungsi-fungsi persediaan oleh suatu perusahaan/pabrik adalah sebagai berikut.
a. Fungsi Decoupling Adalah persediaan yang memungkinkan perusahaan dapat memenuhi permintaan pelanggan tanpa tergantung pada supplier. Persediaan bahan mentah diadakan agar perusahaan tidak akan sepenuhnya tergantung pada pengadaannya dalam hal kuantitas dan waktu pengiriman. Persediaan barang dalam proses diadakan agar departemen-departemen dan proses-proses individual perusahaan terjaga “kebebasannya”. Persediaan barang jadi diperlukan untuk memenuhi permintaan produk yang tidak pasti dari para pelanggan. Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diperkirakan atau diramalkan disebut fluctuation stock.
b. Fungsi Economic Lot Sizing Persediaan lot size ini perlu mempertimbangkan penghematan atau potongan pembeliaan, biaya pengangkutan per unit menjadi lebih murah dan sebagainya. Hal ini disebabkan perusahaan melakukan pembelian dalam kuantitas yang lebih besar dibandingkan biaya- biaya yang timbul karena besarnya persediaan (biaya sewa gudang, investasi, resiko, dan sebagainya).
c. Fungsi Antisipasi Apabila perusahan menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diperkirakan dan diramalkan berdasar pengalaman atau data-data masa lalu, yaitu permintaan musiman. Dalam hal ini perusahaan dapat mengadakan persediaan musiman (seasional inventories).
Adapun jenis-jenis persediaan dari PT Pertamina (Persero) MOR I Medan adalah sebagai berikut :
1. Bahan Bakar Minyak : a. BioPertamax, Pertamax b. Pertamax Plus c. BioPremium, Premium, d. Solar, Bio Solar, Pertamina DEX e. Kerosine f. Avtur
2. Non-minyak : a. Minarex b. HVI 90 c. HVI 160 d. Lube Base e. Green Coke f. Asphalt
3. Gas: a. Elpiji b. Bahan Bakar Gas (BBG)
c. Vigas d. LPG e. CNG f. Musicool
4. Pelumas : a. Fastron adalah minyak lumas mesin kendaraan dengan bahan dasar semi synthetic. b. Prima XP SAE 20W - 50 adalah pelumas produksi Pertamina untuk mesin bensin. c. Mesran Super SAE 20W-50 adalah pelumas mesin bensin. d. Mesrania 2T Super-X adalah pelumas mesin bensin dua langkah yang berpendingin air seperti mesin tempel atau speed boat. Pelumas ini diproduksi oleh Pertamina. Juga cocok untuk penggunaan pada motor tempel yang lebih kecil dan mesin ketam, mesin gergaji, bajaj dan bemo. e. 2T Enviro merupakan pelumas kendaraan 2 Tak dengan bahan bakar bensin juga pelumas semi sintetis yang dibuat dari bahan dasar pelumas mineral ditambah bahan dasar pelumas sintetis Poly Isobutylene. Direkomendasikan untuk digunakan pada mesin kendaraan 2 Tak berbahan bakar bensin dengan pendingin udara. f. Enduro 4T g. Meditran h. Rored i. Petrokimia : Pure Teraphithalic Acid (PTA), Paraxyline, Benzene, Propyline, Sulfur.
C. Prosedur Pengeluaran Persediaan
Tujuan pengeluaran persediaan pada PT Pertamina (Persero) MOR I Medan dikategorikan untuk penjualan. Sedangkan transaksi pengeluaran persediaan yang terjadi pada PT Pertamina (Persero) MOR I Medan sebagian besar ditujukan untuk kegiatan operasional perusahaan. Kegiatan sehari-hari perusahaan telah ditetapkan oleh perusahaan pusat dengan memberikan dropping cash dari kantor pusar sehingga persediaan perusahaan benar-benar digunakan untuk keperluan perusahaan cabang.
Cara-cara pembayaran persediaan di PT Pertamina (Persero) MOR I Medan yaitu dengan menggunakan Cash (tunai) yaitu adanya kwitansi pembayaran. Yaitu cara yang dilakukan dalam sistem penjualan dengan penyetoran langsung ke bank atau ke bagian sales administrasi perusahaan. Dimana pembeli memesan terlebih dahulu ke bagian penjualan dan sales administrasi membuat invoice, sales administrasi meneruskan faktur tersebut kebagian logistik dan barang persedian yang dibeli tersebut diserahkan ke customer sesuai dengan yang tertera di faktur, sales administrasi menerima pembayaran dan meneruskan ke bagian akuntansi.
Setiap transaksi pembelian persediaan pada PT Pertamina (Persero) MOR I Medan harus terlebih dahulu memesan produk. Artinya produk tidak ada setiap saat. Bukan berarti persediaan perusahaan terbatas, tetapi persediaan produkproduk akan disesuaikan dengan permintaan. Dengan demikian stok persediaan perusahaan akan mengikuti perkembangan pasar.
D. Pengendalian Intern Persediaan
1. Pengertian Pengendalian Intern
Defenisi pengendalian intern menurut Mulyadi (2008) mengemukakan “sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuranukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan kendala data akuntansi, mendorong efisiensi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Dari definisi pengendalian intern yang dikemukakan tersebut dapat ditemukan beberapa konsep dasar berikut :
a. Pengendalian intern merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan tertentu, atau merupakan suatu rangkaian tindakan yang menjadi bagian yang tidak terpisahkan.
b. Pengendalian intern bukan hanya terdiri dari pedoman, kebijakan, formulir, namun dijalankan oleh orang dari setiap jenjang organisasi, yang mencakup dewan komisaris, manajemen dan personil lain.
c. Pengendalian intern diharapkan mampu memberikan keyakinan memadai, bukan keyakinan mutlak bagi manajemen dan dewan komisaris entitas. Keterbatasan yang melekat dalam semua sistem pengendalian intern dan pertimbangan manfaat serta pengorbanan dalam pencapaian tujuan pengendalian, menyebabkan pengendalian intern tidak dapat memberikan keyakinan mutlak.
d. Pengendalian intern ditujukan untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan yaitu pelaporan keuangan, kepatuhan dan operasi.
Sistem pengendaliaan intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran yang diorganisasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan kehandalan data akuntansi, mendorong efisiensi untuk dipatuhinya kebijakan manajemen. Sistem pengendalian intern merupakan kebijakan, praktik, dan prosedur yang digunakan organisasi untuk mencapai empat tujuan utama :
a. Untuk menjaga aktiva perusahaan. b. Untuk memastikan akurasi dan dapat diandalkan catatan dan informasi
akuntansi. c. Untuk mempromosikan efisiensi operasi perusahaan. d. Untuk mengukur kesesuaian kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan
oleh manajemen.
2. Unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi (2009) untuk menciptakan sistem pengendalian intern yang baik dalam perusahaan maka ada empat unsur pokok yang harus dipenuhi antara lain.
a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas.
Struktur organisasi merupakan kerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Dalam perusahaan manufaktur misalnya, kegiatan pokoknya adalah memproduksi dan menjual produk. Untuk melaksanakan kegiatan pokok tersebut dibentuk departemen produksi, departemen pemasaran, dan departemen keuangan dan
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN PADAPT PERTAMINA (PERSERO) MARKETING OPERATION REGION I MEDAN
TUGAS AKHIR
Diajukan Oleh :
HERIANSYAH 122101189
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Diploma III
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN 2015
KATA PENGANTAR
Pujidansyukurkehadirat Allah SWT ataslimpahanrahmatdankaruniaNyahinggapenulisdapatmenyelesaikantugasakhirini yang berjudul“Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Pada PT Pertamina (Persero) MOR I Medan“sebagaisalahsatusyaratuntukmenyelesaikan ProgramDiploma III Jurusan Manajeman KeuanganFakultasEkonomidanBisnisUniversitas Sumatra Utara.
Penulismenyadaribahwatugasakhirinitidakakandapatdiselesaikandenganbaikta
npaadanyabantuanmorilmaupunmaterildaribanyakpihak.
Makadalamkesempatanini,
penulisinginmenyampaikanucapanterimakasihsedalam-
dalamnyaatasbantuandanbimbingan
yang
diberikandalammenyelesaikantugasakhirini.Padakesempatanini,
penulismengucapkanterimakasihkepada:
1. BapakProf. Dr. AzharMaksum, M.Ec, Ac, Ak, CAselakuDekanFakultasEkonomidanBisnisUniversitas Sumatera Utara.
2. IbuDr. YeniAbsah, SE, M.SiselakuKetua Program Studi Diploma III KeuanganFakultasEkonomidanBisnisUniversitas Sumatera Utara.
3. Bapak Drs. Amlys Syahputra Silalahi, M.Siselakudosenpembimbing yang telahmeluangkanwaktunyauntukmembimbingpenulisdalampenulisantugasakh irini.
4. Seluruh staf pegawai PT Pertamina (Persero) MOR I Medan, khususnya Pak Yudi Erlambang yang telah banyak membantu penulis untuk memperoleh informasi perusahaan.
5. Khususnyapenulisucapkanterimakasihkepada orang tuatercintaAyahanda Drs.
Darma Jaya danIbunda Henrima Harahap yang
telahmemberikankasihsayangnya,
dorongan,
do’a,
semangatdanpengorbanannya
yang
begitubesarsehinggapenulisdapatmenyelesaikanstudi.
6. Untuk abangku Safriansyah serta adik-adikkutersayang, Anggi Afnisah dan Dara Tarisah sayaucapkanterimakasihkarenatelahmemberikansemangat, motivasidando’akepadasaya.
7. Para sahabatkuWiratamaAdiSiregar, Kahfi Lufthi, Gilang Fytrian, Dimas Prayoga, Boby Ansyori, Feby Rahmadani yang telah berjuangbersamadanmengisihari-haripenulissemasakuliah.
8. Teman-teman Program Studi D-III Manjamen Keuanganstambuk 2012 dansemuarekan-rekanterbaik yang telah membantu dan memberikan semangat pada penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
Akhirnyapenulismengharapkansemogatugasakhirinidapatbergunadanbermanf aatbagisemuapihak.Semoga Allah SWT yang dapatmembalassemuakebaikan yang penulisdapatkanbaikpadawaktumengalamikesulitanmaupunrintanganberupaamald anpahala di akhiratkelak.
Medan, July 2015
Penulis
Heriansyah 122101189
DAFTAR ISI
Halaman KATA PENGANTAR ................................................................................... i DAFTAR ISI .................................................................................................. iii DAFTAR GAMBAR ..................................................................................... iv
BAB I
PENDAHULUAN ....................................................................... A. Latar Belakang Masalah......................................................... B. Rumusan Masalah .................................................................. C. Tujuan Penelitian ................................................................... D. Manfaat Penelitian .................................................................
1 1 4 4 5
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN .......................................................... A. Sejarah Perusahaan................................................................. B. Struktur Organisasi ............................................................... C. Job Description ...................................................................... D. Jaringan Usaha ....................................................................... E. Kinerja Usaha Terkini ........................................................... F. Rencana Usaha .......................................................................
6 6 9 10 18 19 22
BAB III PEMBAHASAN ................................................................ 24
A. Sistem Informasi Akuntansi................................................... 24 B. Persediaan .............................................................................. 28 C. Prosedur Pengeluaran Persediaan .......................................... 34 D. Pengendalian Intern Persediaan ............................................. 35 E. Pemeriksaan Persediaan ......................................................... 42 F. Pembahasan............................................................................ 44
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ............................................ 47
A. Kesimpulan............................................................................... 47 B.Saran .......................................................................................... 47
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................... 48
DAFTAR GAMBAR Halaman
Gambar .2.1 Struktur Organisasi PT Pertamina (Persero) MOR I Medan... 23
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah Dewasa ini perkembangan dunia usaha di Indonesia mengalami persaingan
yang cukup ketat di segala bidang, baik dalam bidang industri maupun jasa. Persaingan tersebut salah satunya disebabkan oleh kemajuan teknologi yang sangat pesat, munculnya pesaing-pesaing baru yang berpotensi dalam mengembangkan produk-produk yang beraneka ragam dan berkualitas.
Oleh karena itu perusahaan terus dituntut untuk dapat terus meningkatkan aktivitasnya agar mampu bersaing dalam mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan, sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Pada dasarnya yang bertanggung jawab dalam mengelola aktivitas perusahaan adalah pihak manajemen.
Perusahaan dalam menghadapi persaingan ini membutuhkan suatu sistem informasi akuntansi yang dapat berperan penting atas adanya aktivitas yang dilakukan perusahaan. Aktivitas yang dimaksud adalah aktivitas proses produksi. Proses produksi yang merupakan aktivitas untuk menciptakan atau menambah kegunaan suatu barang atau jasa dengan menggunakan sumber-sumber yang ada antara lain tenaga kerja, peralatan atau mesin, sarana, bahan dan modal.
Proses produksi yang dilaksanakan oleh perusahaan akan berjalan lancar apabila ditunjang dengan sistem informasi akuntansi yang dapat berperan penting dalam kelancaran proses produksi. Sistem informasi akuntansi yang dibutuhkan adalah sistem informasi akuntansi yang menyajikan informasi atas persediaan.
Persediaan memegang peranan penting bagi perusahaan, oleh karena itu kegiatan ini perlu mendapat perhatian yang besar dari perusahaan, karena merupakan unsur aktiva perusahaan yang memiliki nilai materil dalam jumlah yang relatif besar, serta merupakan aktiva yang sensitif terhadap waktu, penurunan harga pasar, kerusakan dan kelebihan biaya yang disebabkan oleh kesalahan dalam penanganannya.
Dengan adanya sistem informasi akuntansi persediaan yang diterapkan perusahaan diharapkan dapat memberikan manfaat bagi pimpinan dan menejer perusahaan, terutama dalam pengambilan keputusan dan dalam menentukan langkah-langkah yang akan ditempuh oleh perusahaan terutama dalam melaksanakan aktivitas proses produksi agar berjalan dengan lancar. Oleh karena itu, sistem informasi akuntansi persediaan diharapkan dapat menjadi unsur pendukung bagi suatu perusahaan dalam menunjang kelancaran proses produksi.
Persediaan harus benar-benar diperhatikan dengan baik apabila persediaan yang ada dalam perusahaan terlalu besar dibanding dengan kebutuhan, maka akan menganggurnya sejumlah modal untuk jangka waktu tertentu dan bertambahnya biaya dalam perusahaan. Sebaliknya persediaan yang terlalu sedikit dalam perusahaan akan mengakibatkan resiko terganggunya operasi perusahaan karena kehabisan persediaan.
Persediaan merupakan barang dagangan yang dibeli kemudian disimpan untuk dijual dalam operasi normal perusahaan sehingga perusahaan senantiasa memberi perhatian yang besar dalam persediaan. Persediaan memilki arti yang sangat strategis bagi perusahaan baik perusahaan dagang maupun perusahaan industri.
Modal yang tertanam dalam persediaan sering kali merupakan harta lancar yang paling besar dalam perusahaan, dan juga merupakan bagian yang paling besar dari harta perusahaaan, Penjualan akan turun jika barang tidak tersedia dalam bentuk, jenis, mutu dan jumlah yang diinginkan pelanggan. Prosedur pembelian yang tidak efisien atau upaya penjualan yang tidak memadai dapat membebani suatu perusahaan dengan persediaan yang berlebihan dan tidak terjual. Jadi, penting bagi perusahaan untuk mengendalikan persediaan secara cermat untuk membatasi biaya penyimpanan yang terlalu besar.
Persediaan sangat rentan terhadap kerusakan, penyusutan maupun pencurian. Oleh sebab itu pengendalian intern di perusahaan harus sangat diperhatikan agar tidak menyebabkan kerugian terhadap perusahaan. Maka untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan tersebut suatu perusahaan haruslah memiliki sistem pengendalian intern yang baik.
Pengendali intern bertujuan untuk melindungi harta perusahaan dan juga agar informasi mengenai persediaan lebih dapat dipercaya. Pengendalian intern persediaan dapat dilakukan dengan melakukan tindakan pengamanan untuk mencegah terjadinya kerusakan, pencurian, maupun tindakan penyimpangan lainnya.
Kerusakan, pemasukan yang tidak benar, lalai untuk mencatat permintaan, barang yang dikeluarkan tidak sesuai dengan pesanan, dan semua kemungkinan lainnya dapat menyebabkan catatan persediaan berbeda dengan persediaan yang sebenarnya ada di gudang. Untuk itu, diperlukan pemeriksaan persediaan secara periodik atas catatan persediaan dengan perhitungan yang sebenarnya.
Kebanyakan perusahaan melakukan perhitungan fisik setahun sekali, namun ada juga yang melakukannya sebulan sekali dan sehari sekali.
Berdasarkan uraian tersebut maka penulis ingin mengetahui sejauh mana penerapan sistem informasi akuntansi dalam mengolah persediaan yang telah diterapkan oleh perusahaan. Untuk itu penulis mengambil judul : “Sistem Informasi Akuntansi Persediaan pada PT PERTAMINA (PERSERO) Marketing Operation Region I Medan.”
B. Rumusan Masalah Dengan melihat keadaan yang telah disebutkan di atas, maka penulis akan
merumuskan permasalahan sebagai berikut : Apakah sistem informasi akuntansi persediaan yang digunakan PT Pertamina (Persero) sudah memenuhi prinsip pengendalian intern?
C. Tujuan Penelitian Ada pun tujuan dari penulisan tugas akhir ini adalah :
1. Untuk mengetahui apakah sistem informasi akuntansi persediaan yang diterapkan pada PT Pertamina (Persero) MOR I Medan sudah memenuhi prinsip pengendalian intern.
2. Bagi penulis sendiri untuk memenuhi persyaratan dalam menyelesaikan pendidikan pada program D-III Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Dapat digunakan sebagai pembanding bagi penulis-penulis lain untuk melakukan penelitian yang berkaitan dengan sistem informasi akuntansi persediaan.
D. Manfaat Penelitian Penelitian diharapkan dapat memberikan manfaat yaitu :
1. Sebagai bahan masukan bagi perusahaan mengenai penerapan akuntansi persediaan,
2. Sebagai bahan referensi bagi pihak-pihak yang akan melakukan penelitian bidang yang sama,
3. Memberikan sumbangan wawasan terhadap penelitian akuntansi yang berhubungan dengan sistem persediaan,
4. Untuk memenuhi salah satu syarat menyelesaikan perkuliahan pada jurusan manajemen keuangan.
BAB II PROFIL PERUSAHAAN
A. Sejarah Perusahaan Di Indonesia pemboran sumur minyak pertama dilakukan oleh Belanda pada
tahun 1871 di daerah Cirebon. Namun demikian, sumur produksi pertama adalah sumur Telaga Said di wilayah Sumatera Utara yang dibor pada tahun 1883. Sejak era itu, kegiatan ekspolitasi minyak di Indonesia dimulai.
Era 1900: Masa Perjuangan Setelah diproduksinya sumur Telaga Said, maka kegiatan industri
perminyakan di tanah air terus berkembang. Penemuan demi penemuan terus bermunculan. Sampai dengan era 1950an, penemuan sumber minyak baru banyak ditemukan di wilayah Jawa Timur, Sumatera Selatan, Sumatera Tengah, dan Kalimantan Timur. Pada masa ini Indonesia masih dibawah pendudukan Belanda yang dilanjutkan dengan Pendudukan Jepang.
Ketika pecah perang Asia Timur Raya produksi minyak mengalami gangguan. Pada masa pendudukan Jepang usaha yang dilakukan hanyalah merehabilitasi lapangan dan sumur yang rusak akibat bumi hangus atau pemboman lalu pada masa perang kemerdekaan produksi minyak terhenti.
Namun ketika perang usai dan bangsa ini mulai menjalankan pemerintahan yang teratur, seluruh lapangan minyak dan gas bumi yang ditinggalkan oleh Belanda dan Jepang dikelola oleh negara.
1957: Tonggak Sejarah Pertamina
Untuk mengelola aset perminyakan tersebut, pemerintah mendirikan sebuah perusahaan minyak nasional pada 10 desember 1957 dengan nama PT Perusahaan Minyak Nasional, disingkat PERMINA. Perusahaan itu lalu bergabung dengan PERTAMINA menjadi PERTAMINA pada 1968. Untuk memperkokoh perusahaan yang masih muda ini, pemerintah menerbitkan UU No. 8 pada 1971, yang menempatkan Pertamina sebagai perusahaan minyak dan gas bumi milik negara. Berdasarkan UU ini, semua perusahaan minyak yang hendak menjalankan usaha di Indonesia wajib bekerja sama dengan Pertamina. Karena itu Pertamina memainkan peran ganda yakni sebagai regulator bagi mitra yang menjalin kerja sama melalui mekanisme Kontrak Kerja Sama (KKS) di wilayah kerja (WK) Pertamina. Sementara disisi lain Pertamina juga bertindak sebagai operator karena juga menggarap sendiri sebagian wilayah kerjanya.
Era 2000: Perubahan Regulasi
Sejalan dengan dinamika industri migas di dalam negeri, Pemerintah menerbitkan Undang-Undang Minyak dan Gas Bumi No. 22 tahun 2001. Sebagai konsekuensi penerapan UU tersebut, Pertamina beralih bentuk menjadi PT Pertamina (Persero) dan melepaskan peran gandanya. Peran regulator diserahkan ke lembaga pemerintah sedangkan Pertamina hanya memegang satu peran sebagai operator murni.
Peran regulator di sektor hulu selanjutnya dijalankan oleh BPMIGAS yang dibentuk pada tahun 2002. Sedangkan peran regulator disektor hilir dijalankan oleh BPH MIGAS yang dibentuk dua tahun setelahnya pada 2004.
Di sektor hulu, Pertamina membentuk sejumlah anak perusahaan sebagai entitas bisnis yang merupakan kepanjangan tangan dalam pengelolaan kegiatan eksplorasi dan eksploitasi minyak, gas, dan panas bumi, pengelolaan transportasi pipa migas, jasa pemboran, dan pengelolaan portofolio di sektor hulu. Ini merupakan wujud implementasi amanat UU No. 22 tahun 2001 yang mewajibkan PT Pertamina (Persero) untuk mendirikan anak perusahaan guna mengelola usaha hulunya sebagai konsekuensi pemisahaan usaha hulu dengan hilir.
2005: Entitas Bisnis Murni
Atas dasar itulah PT Pertamina EP didirikan pada 13 September 2005. Sejalan dengan pembentukan PT Pertamina EP maka pada tanggal 17 September 2005, PT Pertamina (Persero) telah melaksanakan penandatanganan Kontrak Kerja Sama (KKS) dengan BPMIGAS (sekarang SKKMIGAS) – yang berlaku surut sejak 17 September 2003 – atas seluruh wilayah kuasa Pertambangan Migas yang dilimpahkan melalui perundangan yang berlaku. Sebagian besar wilayah PT Pertamina (Persero) tersebut dipisahkan menjadi Wilayah Kerja (WK) PT Pertamina EP. Pada saat bersamaan, PT Pertamina EP juga melaksanakan penandatanganan KKS dengan BPMIGAS (sekarang SKKMIGAS) yang berlaku sejak 17 September 2005.
Dengan demikian WK PT Pertamina EP adalah WK yang dahulu dikelola oleh PT Pertamina (Persero) sendiri dan WK yang dikelola PT Pertamina (Persero) melalui TAC (Technical Assistance Contract) dan JOB EOR (Joint Operating Body Enhanced Oil Recovery).
Dengan tingkat pertumbuhan produksi rata-rata 6-7 persen per tahun, PT Pertamina EP memiliki modal optimisme kuat untuk tetap menjadi penyumbang laba terbesar PT Pertamina (Persero). Keyakinan itu juga sekaligus untuk menjawab tantangan pemerintah dan masyarakat yang menginginkan peningkatan produksi migas nasional.
B. Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung jawab dan fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan dan agar perusahaan dapat berjalan kearah tujuan yang diinginkan. Struktur organisasi merupakan wadah dari pelaksanaan kegiatan dan mencerminkan atas pendeklarasian wewenang dan tanggung jawab terhadap masing-masing bagian dalam perusahaan yang disusun dengan pertimbangan yang sempurna dengan menempatkan dan menetapkan orangorang pada setiap unit perusahaan yang harus sesuai dengan pengetahuan dan ketrampilan atau keahlian yang dimiliki sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai dengan efektif dan efisien.
Struktur organisasi ini berguna untuk mencegah adanya kesenjangan maupun tumpang tindihnya wewenang dan tanggung jawab serta memudahkan pimpinan perusahaan dalam mengawasi aktifitas yang dilakukan sehari-hari. Sebaiknya untuk struktur organisasi perusahaan harus disusun sedemikian rupa serta fleksibel untuk memungkinkan diadakan perubahan sesuai dengan perkembangan organisasi dan penentuan struktur organisasi ini harus sesuai dengan sifat dan jenis aktivitas serta kebutuhan perusahaan.
PT Pertamina (Persero) MOR I menyusun struktur organisasinya sedemikian rupa sehingga terlihat jelas pembagian tugas dan wewenangnya serta pertanggungjawaban atas tugas yang didelegasikan dalam usahanya mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Pada dasarnya struktur organisasi yang dimiliki oleh perusahaan ini berbentuk garis dan staff (struktur terlampir), artinya disamping pucuk pimpinan yang mempunyai wewenang komando, juga diperlukan staff atau pejabat yang dapat memberikan masukan dan nasehat sesuai dengan bidang keahliannya. Struktur PT Pertamina (Persero) MOR I Medan dapat dilihat pada gambar 1.1.
C. Job Description Berikut ini adalah deskripsi jabatan dari struktur organisasi PT Pertamina
(Persero) MOR I Medan dan setiap bagisannya memiliki tugas :
1. General Marketing Operation Region I Berfungsi sebagai pengkordinasian, penyelenggaraan kegiatan pembekalan
dan pemasaran bahan bakar minyak dan gas bumi, di wilayah kerja Pertamina unit pemasaran - I yang meliputi : Provinsi Sumatera Utara, Daerah Istimewa Aceh, Sumatera Barat, Provinsi Riau dan Kepulauan Riau. Tugas utama : a. Mengkoordinasikan kegiatan pemasaran bahan bakar, minyak dan gas bumi
di wilayah kerja PT Pertamina (Persero) MOR I. b. Mengkoordinasikan kegiatan pemasaran yang meliputi pengadaan, penjualan,
pengangkutan, penimbun, penyaluran dan menjaga mutu produk yang dijual.
c. Mengendalikan dan melaksanakan pengawasan kegiatan operasi di wilayah kerja PT Pertamina (Persero) MOR I.
d. Mengkoordinasikan kegiatan administrasi penunjang serta pembinaan sumber daya manusia sehubungan dengan kegiatan pemasaran BBM agar terwujud suatu sistem kerja yang produktif, efektif dan efisien.
e. Mengkoordinasikan hubungan kerja secara terpadu dengan pihak luar sehubung dengan operasi wilayah kerja PT Pertamina (Persero) MOR I.
f. Mengkoordinasikan penyusunan laporan mengenai kegiatan perusahaan wilayah kerja PT Pertamina (Persero) MOR – I
2. Finance Marketing Operation Region I Memiliki tugas antara lain :
a. Menyelenggarakan penyusunan dan pengawasan pemakaian anggaran PT Pertamina (Persero) MOR I.
b. Menyelenggarakan kegiatan perbendaharaan PT Pertamina (Persero) MOR I. c. Menyelenggarakan kegiatan Akuntansi PT Pertamina (Persero) MOR I. d. Menyelenggarakan pengendalian keuangan PT Pertamina (Persero) MOR I.
3. Unit Manager Human Resources Sumbagut Memiliki tugas antara lain :
a. Mengkoordinir kegiatan pembinaan perawatan Sumber Daya Manusia, penelitian dan usul perbaikan norma-norma dan syarat-syarat kerja serta mengadakan material untuk kebutuhan kantor dan rumah tangga.
b. Mengkoordinir kegiatan penyediaan jasa perawatan kesehatan pekerja dan pengaturan fasilitas pekerja dan keluarganya.
c. Mengkoordinir kegiatan jasa konsultasi manajemen antara lain mengenai sistem dan tata kejra organisasi dan evaluasi jabatan maupun tata laksananya.
4. IT Sumatera Region I Memiliki tugas antara lain:
a. Menerima, memprioritaskan dan menyelesaikan permintaan bantuan IT. b. Instalasi, perawatan dan penyediaan dukungan harian baik untuk hardware
dan software, peralatan termasuk printer, scanner, tinta dan lain lain. c. Maintain dan perawatan jaringan LAN. d. Maintain dan perawatan komputer. e. Memperbaiki berbagai masalah seputar hardware, software dan konektivitas,
termasuk di dalamnya akses pengguna dan konfigurasi komponen. f. Bertanggung jawab untuk administrasi dan pemeliharaan teknis yang
menyangkut perusahaan dalam pembagian sistem database.
5. HSSE Area Manager Sumbagut Memiliki tugas antara lain :
a. Menyelenggarakan perencanaan, pengawasan, evaluasi dan penyuluhan dalam bidang pencemaran lingkungan kerja.
b. Menyelenggarakan perencanaan, pengembangan, dan evaluasi sarana dan fasilitas di Terminal BBM, depot filling plant LPG dan DPPU yang berkaitan dengan HSSE.
c. Menyelenggarakan pencegahan dan penanggulangan kebakaran. d. Menyelenggarakan pengarahan dan penyuluhan pencegahan terhadap bahaya
kecelakaan kerja.
6. Fuel Retail Marketing Region Manager I Memiliki tugas antara lain :
a. Mengkoordinir perencanaan, pengawasan pelaksanaan/penjualan BBM subsidi dan BBK di wilayah Marketing Operation Region I.
b. Mengkoordinir perencanaan, pengawasan pelaksanaan penjualan BBM Subsidi, BBK dan pengawasan mutu BBM yang disalurkan ke lembaga penyalur.
c. Mengendalikan dan melaksanakan pengawasan kegiatan penjualan dan pemasaran BBM subsidi dan BBK.
d. Mengkoordinasi kegiatan penyelenggaraan administrasi penjualan BBM subsidi dan BBK.
7. Industrial Marketing Region Manager I Memiliki tugas antara lain :
a. Mengkoordinir perencanaan dan pengawasan pelaksanaan penjualan BBM Nonsubsidi ke agen BBM Industri, Customer Industri dan Perkapalan termasuk SPBB.
b. Mengkoordinasi perencanaan, pengawasan pelaksanaan penjualan BBM Nonsubsidi dan BBK, dan pengawasan mutu BBM yang disalurkan kea gen BBM Industri, Customer Industri dan perkapalan termasuk SPBB.
c. Mengendalikan dan melaksanakan pengawasan kegiatan penjualan dan pemasaran BBM Nonsubsidi dan BBK oleh agen BBM Industri, Customer Industri dan perkapalan termasuk SPBB.
d. Mengkoordinasi kegiatan penyelenggaraan administrasi penjualan BBM Nonsubsidi dan BBK.
8. S&D Region Manager I Memiliki tugas antara lain :
a. Mengkoordinasi kegiatan pengadaan, penyimpanan, penerimaan dan pembekalan BBM/NBBM serta pengaturan layanan dan transportasi.
b. Mengkoordinasi kegiatan penerimaan, penimbunan BBM dan NBBM untuk penyaluran ke depot dan konsumen.
c. Menyusun rencana dan melakukan pengawasan distribusi BBM dan NBBM serta gas untuk kebutuhan di wilayah kerja Pertamina MOR I.
9. Aviation Area Manager Sumbagut Memiliki tugas antara lain :
a. Mengkoordinir perencanaan dan pengawasan pelaksanaan penjualan produk Avtur dan Avigas.
b. Mengkoordinasi perencanaan dan pengawasan pelaksanaan penjualan produk Avtur dan Avigas.
c. Mengendalikan dan melaksanakan pengawasan kegiatan penjualan produk Avtur dan Avigas.
d. Mengkoordinasi kegiatan penyelenggaraan administrasi penjualan produk Avtur dan Avigas.
10. Domestic Gas Region Manager I Memiliki tugas antara lain :
a. Mengkoordinir perencanaan dan pengawasan pelaksanaan penjualan LPG Subsidi dan Nonsubsidi.
b. Mengkoordinasi perencanaan dan pengawasan pelaksanaan penjualan LPG Subsidi dan Nonsubsidi.
c. Mengendalikan dan melaksanakan pengawasan kegiatan penjualan LPG Subsidi dan Nonsubsidi.
d. Mengkoordinasi kegiatan penyelenggaraan administrasi penjualan LPG Subsidi dan Nonsubsidi.
11. Petrochemical Marketing Area Manager Sumatera Memiliki tugas antara lain :
a. Mengkoordinir perencanaan dan pengawasan pelaksanaan penjualan produkproduk Petrochemical.
b. Mengkoordinasi perencanaan dan pengawasan pelaksanaan penjualan produk-produk Petrochemical.
c. Mengendalikan dan melaksanakan pengawasan kegiatan penjualan produkproduk Petrochemical.
d. Mengkoordinasi kegiatan penyelenggaraan administrasi penjualan produkproduk Petrochemical.
12. Technical Services Region Manager I Memiliki tugas antara lain :
a. Menyelenggarakan koordinasi perencanaan dan pembangunan baru dan pemeliharaan seluruh sarana distribusi dan pemasaran di Pertamina Marketion Operation Region I.
b. Menyelenggarakan pelaksanaan koordinasi terhadap kegiatan pembangunan baru dan pemeliharaan distribusi dan pemasaran di Pertamina Marketing Operation Region I.
c. Melaksanakan koordinasi penyelenggaraan administrasi teknis. d. Melaksanakan proses lelang dan pengawasan proyek pengadaan pemeliharaan
dan pembangunan di wilayah Marketing Operation I.
13. Marketing Branch Manager NAD Memiliki tugas antara lain :
a. Mengkoordinir perencanaan dan pengawasan dan pelaksanaan penjualan BBM Subsidi dan BBK di wilayah Nanggroe Aceh Darussalam.
b. Mengkoordinasi perencanan dan pengawasan pelaksanaan penjualan BBM Subsidi dan BBK serta pengawasan mutu BBM yang disalurkan ke lembaga penyalur.
c. Mengendalikan dan melaksanakan pengawasan kegiatan penjualan dan pemasaran BBM Subsidi dan BBK oleh lembaga penyalur.
d. Mengkoordinasi kegiatan penyelenggaraan administrasi penjualan BBM Subsidi dan BBK.
14. Marketing Branch Manager Sumbar/Riau Memiliki tugas antara lain :
a. Mengkoordinir perencanaan dan pengawasan dan pelaksanaan penjualan BBM Subsidi dan BBK di wilayah Sumatera Barat dan Riau.
b. Mengkoordinasi perencanan dan pengawasan pelaksanaan penjualan BBM Subsidi dan BBK serta pengawasan mutu BBM yang disalurkan ke lembaga penyalur.
c. Mengendalikan dan melaksanakan pengawasan kegiatan penjualan dan pemasaran BBM Subsidi dan BBK oleh lembaga penyalur.
d. Mengkoordinasi kegiatan penyelenggaraan administrasi penjualan BBM Subsidi dan BBK.
15. Marketing Branch Manager Kepri Memiliki tugas antara lain :
a. Mengkoordinir perencanaan dan pengawasan dan pelaksanaan penjualan BBM Subsidi dan BBK di wilayah Kepulauan Riau.
b. Mengkoordinasi perencanan dan pengawasan pelaksanaan penjualan BBM Subsidi dan BBK serta pengawasan mutu BBM yang disalurkan ke lembaga penyalur.
c. Mengendalikan dan melaksanakan pengawasan kegiatan penjualan dan pemasaran BBM Subsidi dan BBK oleh lembaga penyalur.
d. Mengkoordinasi kegiatan penyelenggaraan administrasi penjualan BBM Subsidi dan BBK.
D. Jaringan usaha Jaringan usaha PT Pertamina MOR I Medan mencakup antara lain :
1. PT Nusantara Regas 2. Dana Pensiun Pertamina (DP Pertamina) 3. PT Pertamina Dana Ventura 4. PT Pertamina Bina Medika 5. PT Tugu Prtama Indonesia 6. PT Pertamina Training & Consulting 7. PT Patra Jasa 8. PT Patra Dok Dumai 9. PT Pelita Air Service 10. PT Pertamina Trans Kontinental 11. PT Pertamina Retail 12. PT Pertamina Patra Niaga 13. Pertamina EnergyService PTE LIMITED 14. PT Usayana
15. PT Pertamina Gas 16. PT Pertamina Drilling Service Indonesia 17. PT PertaminaGeotgermal Energy 18. PT Pertamina Hulu Energy 19. PT Pertamina EP Cepu 20. PT Pertamina EP
D. Kinerja Usaha Terkini Kegiatan Pertamina dalam menyelenggarakan usaha di bidang energy dan
petrokimia, terbagi ke dalam dua sektor, yaitu Hulu dan Hilir, serta ditunjang oleh kegiatan kegiatan anak-anak perusahaan dan perusahaan petungan.
Kegiatan usaha Pertamina Hulu Pertamina meliputi eksplorasi dan produksi minyak, gas, dan panas bumi. Untuk kegiatan eksplorasi dan produksi minyak dan gas dilakukan di beberapa wilayah Indonesia maupun di luar negeri. Pengusahaan di dalam negeri dikerjakan oleh Hulu dan melalui kerja sama dengan mitra sedangkan untuk perusahaan di luar negeri dilakukan melalui aliansi strategis bersama dengan mitra. Berbeda dengan kegiatan usaha di bidang minyak dan gas bumi, kegiatan eksplorasi dan produksi panas bumi masih dilakukan di dalam negeri. Untuk mendukung kegiatan intinya, Pertamina Hulu juga memiliki usaha di bidang pemboran minyak dan gas.
Kegiatan eksplorasi ditujukan untuk mendapatkan penemuan cadangan migas baru sebagai pengganti hidrokarbon yang telah di produksikan. Upaya ini dilakukan untuk menjaga agar kesinambungan produksi migas dapat terus dipertahankan.
Aktivitas eksplorasi dan produksi dilakukan melakui operasi sendiri dan konsep kemitraan dengan pihak ketiga. Pola kemitraan dalam bidang minyak dan gas berupa JOB-EOR (Joint Operating Body for Enhanced Oil Recovery), JOB-PSC (Joint Operating Body for Production Sharing Contract), TAC (Technical Assistance Contract), BOB (Badan Operasi Bersama), Penyertaan berupa IP (Indonesian Participation) dan PPI (Pertamina Participating Interest), serta proyek pinjaman, sedangkan pengusahaan panas bumi berbentuk JOC (Joint Operating Contract).
Pengusahaan minyak dan gas melalui operasi sendiri dilakukan di 7 (tujuh) Daerah Operasi Hulu (DOH). Ketujuh daerah operasi tersebut adalah DOH Nangroe Aceh Darussalam (NAD) Sumatera Bagian Utara yang berpusat di Rantau Parapat, DOH Sumatera Bagian Tengah berpusat di Jambi, DOH Sumatera Bagian Selatan berpusat di Prabumulih, DOH Jawa Bagian Barat berpusat di Cirebon, DOH Jawa Bagian Timur berpusat di Cepu, DOH Kalimantan berpusat di Balikpapan, dan DOH Papua berpusat di Sorong.
Pengusahaan bidang panas bumi dilakukan di 4 (empat) area panas bumi dengan total kapasitas terpasang sebesar 402 MW. Keempat area panas bumi tersebut adalah Area Kamojang – Jawa Barat (200 MW), Lahendong – Sulawesi Utara (80 MW), Sibayak – Sumatera Utara (12 MW), dan Ulubelu – Lampung (110 MW).
Sampai akhir tahun 2004 jumlah kontrak pengusahaan migas bersama dengan mitra sebanyak 92 kontrak yang terdiri dari 6 JOB-EOR, 15 JOB-PSC, 44 TAC, 27 IP/PPI (termasuk BOB-CPP), dan 5 proyek loan. Sedangkan untuk bidang panas bumi terdapat 8 JOC.
Dalam hal pengembangan usaha, Pertamina telah mulai mengembangkan usahanya baik di dalam dan luar negeri melalui aliansi strategis dengan mitra. Pertamina juga memiliki usaha yang prospektif di bidang jasa pemboran minyak dan gas melalui Pertamina Drilling Services (PDS) yang memiliki 26 unit rig pemboran serta anak perusahaan PT Usayana yang memiliki 7 rig pemboran. Dalam kegiatan transmisi gas, Pertamina memiliki jaringan pipa gas dengan panjang total 3800 km dan 64 stasiun kompresor.
Kegiatan usaha Pertamina Hilir meliputi pengolahan, pemasaran & niaga, dan perkapalan serta distribusi produk Hilir baik didalam maupun keluar negeri yang berasal dari kilang Pertamina maupun impor yang didukung oleh sarana transportasi darat dan laut. Usaha hilir merupakan integrasi Usaha Pengolahan, Usaha Pemasaran, Usaha Niaga, dan Usaha Perkapalan.
Bidang pengolahan mempunyai 7 unit kilang dengan kapasitas total 1.041,20 Ribu Barel. Beberapa kilang minyak terintegrasi dengan kilang petrokimia dan memproduksi NBBM. Disamping kilang minyak, Pertamina hilir mempunyai kilang LNG di Arun dan di Bontang. Kilang LNG Arun dengan 6 train dan LNG Badak di Bontang dengan 8 train. Kapasitas LNG Arun sebesar 12,5 Juta Ton sedangkan LNG Badak 18,5 Juta Ton per tahun. Beberapa kilang tersebut juga menghasilkan LPG, seperti di Pangkalan Brandan, Dumai, Musi, Cilacap, Balikpapan, Balongan, dan Mundu.
Kilang Cilacap adalah satu-satunya penghasil lube base oil dengan grade HVI- 60, HVI- 95, HVI-160 S, dan HVI-650. Produksi lube base oil ini disalurkan ke Lube Oil Blending Plant (LOBP) untuk diproduksi menjadi produk pelumas dan kelebihannya diekspor.
E. Rencana Usaha Adapun rencana kegiatan PT Pertamina (Persero) MOR I Medan saat ini
adalah sebagai berikut : 1. Meningkatkan produksi dari kegiatan eksiting. 2. Melakukan ekspansi kegiatan usaha dan operasi termasuk melalui cara
anorganik (akuisisi). 3. Mengembangkan potensi CBM di wilayah Pertamina. 4. Melakukan aliansi strategis untuk ekspansi maupun membangun kemampuan
spesifik. 5. Meningkatkan bisnis perniagaan gas di dalam negeri serta memanfaatkan
peluang untuk memperbesar bisnis transportasi dan pemrosesan gas melalui sinergisitas dengan anak perusahaan Pertamina lainnya. 6. Pro aktif dalam perumusan pricing policy selaras dengan kebijakan nasional. 7. Peningkatan kapasitas dan kemampuan spesifik jasa pengeboran untuk menunjang rencana ekspansi perusahaan.
Gambar 1.1. STRUKTUR ORGANISASI Sumber : PT Pertamina (Persero) MOR I Medan
BAB III PEMBAHASAN
A. Sistem Informasi Akuntansi
Sistem Informasi Akuntansimerupakan sistem informasi fungsional yang mendasari sistem informasi fungsional yang lainnya seperti sistem informasi keuangan, sistem informasi pemasaran, sistem informasi produksi dan sistem informasi sumber daya manusia. Sistem-sistem informasi lain membutuhkan data keuangan dari sistem informasi akuntansi.
Hal ini menunjukkan bahwa suatu perusahaan yang akan membangun sistem informasi manajemen, disarankan untuk membangun sistem informasi akuntansi terlebih dahulu. Fungsi penting yang dibentuk sistem informasi akuntansi (SIA) pada sebuah organisasi antara lain : Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi, memproses data menjadi informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan, melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.
Proses dalam SIA menggunakan sistem pemrosesan transaksi untuk mencatat berbagai operasi transaksi yang terjadi, yang mempengaruhi status finansial organisasi. Sistem ini mengenai operasional sistem akuntansi, dan menangani laporan historis dari semua transaksi yang terjadi dalam jumlah besar. Selain itu, sistem ini membuat berbagai laporan seperti laporan keseimbangan keuangan dan rekening masukan yang semuanya memberikan gambaran finansial dari organisasi. Sistem informasi adalah serangkaian prosedur formal di mana data
dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan ke para pengguna. Salah satu kerangka kerja sistem informasi ialah sistem informasi akuntansi.
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Ahli
1. Menurut Wilkinson dan Cerullo (1995) “sistem informasi akuntansi merupakan struktur yang menyatu dalam suatu entitas, yang menggunakan sumber daya fisik dan komponen lain, untuk merubah data transaksi keuangan/akuntansi menjadi informasi akuntansi dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan akan informasi dari para pengguna atau pemakainya (users)”.
2. Menurut George (1996) pengertian sistem informasi akuntansi adalah, “Kumpulan sumber daya, seperti: manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi akuntansi.” Informasi ini dikomunikasikan kepada para penggunanya untuk berbagai pengambilan keputusan.
3. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi menurut Mulyadi (2001) mendefinisikan : “Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.”
4. Menurut Warren (1995), “Sistem akuntansi adalah suatu sarana bagi manajemen perusahaan guna mendapatkan informasi yang akan digunakan untuk mengelola perusahaan dan untuk menyusun laporan keuangan bagi pemilik, kreditor, dan pihak lain yang berkepentingan.”
5. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi menurut Baridwan (1998) mendefenisikan : “Sistem akuntansi terdiri dari formulir-formulir, catatan-
catatan, prosedur dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai suatu mengenai usaha suatu kesalahan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manejemen untuk mengawasi usaha-usahanya dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi.”
Berdasarkan definisi para ahli di atas dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah suatu kombinasi dari berbagai sumber daya yang dirancang untuk memproses data akuntansi dan keuangan yang ada dan mengubahnya menjadi informasi yang dibutuhkan perusahaan untuk pengambilan keputusan bagi pihak-pihak yang berkepentingan.
Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Menurut Mulyadi (2001), sistem informasi memiliki empat tujuan umum
dalam penyusunannya, yaitu : 1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru. ada, baik
mengenai mutu, ketepatan penyajian maupun struktur informasinya. 2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada. 3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu
untuk memperbaiki tingkat keandalan (realibility) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggung jawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan. 4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.
Adapun langkah-langkah yang diambil oleh PT Pertamina (Persero) MOR I Medan dalam melaksanakan pengolahan data dengan cara sebagai berikut :
1. Salesman melakukan convassing, kemudian menghasilkan sales order.
2. Berdasarkan sales order yang masuk, maka pembukuan akan dapat dilanjutkan melalui delivery order.
3. Setelah delivery order, invoice digunakan agar perusahaan akan lebih mudah dalam pencatatan pembukuan, karena invoice merupakan bukti terjadinya pembelian atau penjualan secara tunai.
4. Dari invoice dibuat Buku Bank Pertama (yang jumlahnya selalu nihil setiap akhir minggu) untuk transaksi penjualan. Pembukuan bank pertama akan ditransfer ke Pusat setiap akhir minggu.
5. Dengan pembukuan tersebut, laporan AR ( account receivable) akan dapat di laksakan dan disusun pada laporan keuangan arus kas (cash flow) yang akhirnya akan diketahui jumlah saldo kas di perusahaan. Setiap jenis transaksi menempuh prosedur tertentu yang mencakup dokumen sumber, arsip, tahap pemrosesan, kendali dan keluaran yang semuanya bersifat khusus. Namun pada setiap prosedur transaksi melakukan langkah yang dikenal sebagai siklus akuntansi (accounting cycle). Proses akuntansi adalah proses pengolahan data.
Menurut Sttetler (1978) menggambarkan elemen umum yang dipakai dalam setiap pengolahan data seperti : transaksi disetujui (tertulis/lisan), transaksi dilaksanakan, transaksi dicatat(manual/mekanis EDP), catat transaksi secara kronologis, catatan dikasifikasikan, dan yang terakhir informasi dilaporkan. Kemudian akuntansi dalam proses pengolahan datanya menggunakan arus, siklus,
atau proses akuntansi yang dimulai dari transaksi sampai pada tahap pelaporan. Siklus akuntansi atau disebut juga proses akuntansi. Dari definisi sistem akuntansi tersebut unsur suatu sistem akuntansi pokok adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu, surat laporan. Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi adalah sebagai berikut : 1. Untuk menyediakan informasi bagi pengolahan kegiatan usaha baru. 2. Untuk menyediakan informasi yang dihasilkan oleh sistemyang sudah ada baik
mengenai mutu, ketetapan penyajian, maupun struktur informasinya. 3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu
untuk memperbaiki tingkat keandalan (reability) informasi akuntansi dan untukmenyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban perlindungan kekayaan perusahaan.
B. Persediaan
1. Pengertian Persediaan (Inventory)
Persediaan diterjemahkan dari kata “inventory” yang merupakan timbunan barang (bahan baku, komponen, produk setengah jadi, atau produk akhir, dll) yang secara sengaja disimpan sebagai cadangan (safety atau buffer-stock) untuk manghadapi kelangkaan pada saat proses produksi sedang berlangsung. Untuk lebih jelasnya mengenai persediaan, maka akan dipaparkan pengertian persediaan. Pengertian persediaan akan dijelaskan dari beberapa defenisi berikut.
a. Miller (1997) menjelaskan bahwa “inventory is theory hardly enquires education and inventory immediately brings to minds a stock of some kind of physical commodity.”
b. Rangkuti (2007) menyatakan bahwa “persediaan adalah bahan-bahan, bagian yang disediakan, dan bahan-bahan dalam proses yang terdapat dalam perusahaan untuk proses produksi, serta barang-barang jadi atau produk yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari konsumen atau pelanggan setiap waktu.”
c. Baroto (1976) menyatakan bahwa “persediaan adalah bahan mentah, barang dalam proses (work in process), barang jadi, bahan pembantu, bahan pelengkap, komponen yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan.”
Dari definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa persediaan adalah material yang berupa bahan baku, barang setengah jadi, atau barang jadi yang disimpan dalam suatu tempat atau gudang dimana barang tersebut menunggu untuk diproses atau diproduksi lebih lanjut.
2. Penyebab Persediaan
Persediaan merupakan suatu hal yang tak terhindarkan. Menurut Baroto (2002) mengatakan bahwa penyebab timbulnya persediaan adalah sebagai berikut.
a. Mekanisme pemenuhan atas permintaan. Permintaan terhadap suatu barang tidak dapat dipenuhi seketika bila barang tersebut tidak tersedia sebelummya. Untuk menyiapkan barang ini diperlukan waktu untuk pembuatan dan pengiriman, maka adanya persediaan merupakan hal yang sulit dihindarkan.
b. Keinginan untuk meredam ketidakpastian. Ketidakpastian terjadi akibat: permintaan yang bervariasi dan tidak pasti dalam jumlah maupun waktu kedatangan, waktu pembuatan yang cenderung tidak konstan antara satu produk dengan produk berikutnya, waktu tenggang (lead time) yang cenderung tidak pasti karena banyak faktor yang tidak dapat dikendalikan. Ketidakpastian ini dapat diredam dengan mengadakan persediaan.
c. Keinginan melakukan spekulasi yang bertujuan mendapatkan keuntungan besar dari kenaikan harga di masa mendatang.
3. Jenis-Jenis Persediaan
Setiap jenis persediaan memiliki karakteristik tersendiri dan cara pengelolaan yang berbeda. Rangkuti (2007) memaparkan persediaan dapat dibedakan menjadi beberapa jenis.
a. Persediaan bahan mentah (raw material) yaitu persediaan barang-barang berwujud, seperti besi, kayu, serta komponen-komponen lain yang digunakan dalam proses produksi.
b. Persediaan komponen-komponen rakitan (purchased parts/components), yaitu persediaan barang-barang yang terdiri dari komponen-komponen yang diperoleh dari perusahaan lain yang secara langsung dapat dirakit menjadi suatu produk.
c. Persediaan barang dalam proses (work in process), yaitu persediaan barangbarang yang merupakan keluaran dari tiap-tiap bagian dalam proses produksi atau yang telah diolah menjadi suatu bentuk, tetapi masih perlu diproses lebih lanjut menjadi barang jadi.
d. Persediaaan barang jadi (finished goods), yaitu persediaan barang-barang yang telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap dijual atau dikirim kepada pelanggan.
4. Fungsi-Fungsi Persediaan
Pada prinsipnya persediaan mempermudah atau memperlancar jalannya operasi perusahaan/pabrik yang harus dilakukan secara berturut-turut untuk memproduksi barang-barang serta menyampaikannya pada para pelanggan atau konsumen. Rangkuti (2007) menjelaskan adapun fungsi-fungsi persediaan oleh suatu perusahaan/pabrik adalah sebagai berikut.
a. Fungsi Decoupling Adalah persediaan yang memungkinkan perusahaan dapat memenuhi permintaan pelanggan tanpa tergantung pada supplier. Persediaan bahan mentah diadakan agar perusahaan tidak akan sepenuhnya tergantung pada pengadaannya dalam hal kuantitas dan waktu pengiriman. Persediaan barang dalam proses diadakan agar departemen-departemen dan proses-proses individual perusahaan terjaga “kebebasannya”. Persediaan barang jadi diperlukan untuk memenuhi permintaan produk yang tidak pasti dari para pelanggan. Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diperkirakan atau diramalkan disebut fluctuation stock.
b. Fungsi Economic Lot Sizing Persediaan lot size ini perlu mempertimbangkan penghematan atau potongan pembeliaan, biaya pengangkutan per unit menjadi lebih murah dan sebagainya. Hal ini disebabkan perusahaan melakukan pembelian dalam kuantitas yang lebih besar dibandingkan biaya- biaya yang timbul karena besarnya persediaan (biaya sewa gudang, investasi, resiko, dan sebagainya).
c. Fungsi Antisipasi Apabila perusahan menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diperkirakan dan diramalkan berdasar pengalaman atau data-data masa lalu, yaitu permintaan musiman. Dalam hal ini perusahaan dapat mengadakan persediaan musiman (seasional inventories).
Adapun jenis-jenis persediaan dari PT Pertamina (Persero) MOR I Medan adalah sebagai berikut :
1. Bahan Bakar Minyak : a. BioPertamax, Pertamax b. Pertamax Plus c. BioPremium, Premium, d. Solar, Bio Solar, Pertamina DEX e. Kerosine f. Avtur
2. Non-minyak : a. Minarex b. HVI 90 c. HVI 160 d. Lube Base e. Green Coke f. Asphalt
3. Gas: a. Elpiji b. Bahan Bakar Gas (BBG)
c. Vigas d. LPG e. CNG f. Musicool
4. Pelumas : a. Fastron adalah minyak lumas mesin kendaraan dengan bahan dasar semi synthetic. b. Prima XP SAE 20W - 50 adalah pelumas produksi Pertamina untuk mesin bensin. c. Mesran Super SAE 20W-50 adalah pelumas mesin bensin. d. Mesrania 2T Super-X adalah pelumas mesin bensin dua langkah yang berpendingin air seperti mesin tempel atau speed boat. Pelumas ini diproduksi oleh Pertamina. Juga cocok untuk penggunaan pada motor tempel yang lebih kecil dan mesin ketam, mesin gergaji, bajaj dan bemo. e. 2T Enviro merupakan pelumas kendaraan 2 Tak dengan bahan bakar bensin juga pelumas semi sintetis yang dibuat dari bahan dasar pelumas mineral ditambah bahan dasar pelumas sintetis Poly Isobutylene. Direkomendasikan untuk digunakan pada mesin kendaraan 2 Tak berbahan bakar bensin dengan pendingin udara. f. Enduro 4T g. Meditran h. Rored i. Petrokimia : Pure Teraphithalic Acid (PTA), Paraxyline, Benzene, Propyline, Sulfur.
C. Prosedur Pengeluaran Persediaan
Tujuan pengeluaran persediaan pada PT Pertamina (Persero) MOR I Medan dikategorikan untuk penjualan. Sedangkan transaksi pengeluaran persediaan yang terjadi pada PT Pertamina (Persero) MOR I Medan sebagian besar ditujukan untuk kegiatan operasional perusahaan. Kegiatan sehari-hari perusahaan telah ditetapkan oleh perusahaan pusat dengan memberikan dropping cash dari kantor pusar sehingga persediaan perusahaan benar-benar digunakan untuk keperluan perusahaan cabang.
Cara-cara pembayaran persediaan di PT Pertamina (Persero) MOR I Medan yaitu dengan menggunakan Cash (tunai) yaitu adanya kwitansi pembayaran. Yaitu cara yang dilakukan dalam sistem penjualan dengan penyetoran langsung ke bank atau ke bagian sales administrasi perusahaan. Dimana pembeli memesan terlebih dahulu ke bagian penjualan dan sales administrasi membuat invoice, sales administrasi meneruskan faktur tersebut kebagian logistik dan barang persedian yang dibeli tersebut diserahkan ke customer sesuai dengan yang tertera di faktur, sales administrasi menerima pembayaran dan meneruskan ke bagian akuntansi.
Setiap transaksi pembelian persediaan pada PT Pertamina (Persero) MOR I Medan harus terlebih dahulu memesan produk. Artinya produk tidak ada setiap saat. Bukan berarti persediaan perusahaan terbatas, tetapi persediaan produkproduk akan disesuaikan dengan permintaan. Dengan demikian stok persediaan perusahaan akan mengikuti perkembangan pasar.
D. Pengendalian Intern Persediaan
1. Pengertian Pengendalian Intern
Defenisi pengendalian intern menurut Mulyadi (2008) mengemukakan “sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuranukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan kendala data akuntansi, mendorong efisiensi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Dari definisi pengendalian intern yang dikemukakan tersebut dapat ditemukan beberapa konsep dasar berikut :
a. Pengendalian intern merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan tertentu, atau merupakan suatu rangkaian tindakan yang menjadi bagian yang tidak terpisahkan.
b. Pengendalian intern bukan hanya terdiri dari pedoman, kebijakan, formulir, namun dijalankan oleh orang dari setiap jenjang organisasi, yang mencakup dewan komisaris, manajemen dan personil lain.
c. Pengendalian intern diharapkan mampu memberikan keyakinan memadai, bukan keyakinan mutlak bagi manajemen dan dewan komisaris entitas. Keterbatasan yang melekat dalam semua sistem pengendalian intern dan pertimbangan manfaat serta pengorbanan dalam pencapaian tujuan pengendalian, menyebabkan pengendalian intern tidak dapat memberikan keyakinan mutlak.
d. Pengendalian intern ditujukan untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan yaitu pelaporan keuangan, kepatuhan dan operasi.
Sistem pengendaliaan intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran yang diorganisasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan kehandalan data akuntansi, mendorong efisiensi untuk dipatuhinya kebijakan manajemen. Sistem pengendalian intern merupakan kebijakan, praktik, dan prosedur yang digunakan organisasi untuk mencapai empat tujuan utama :
a. Untuk menjaga aktiva perusahaan. b. Untuk memastikan akurasi dan dapat diandalkan catatan dan informasi
akuntansi. c. Untuk mempromosikan efisiensi operasi perusahaan. d. Untuk mengukur kesesuaian kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan
oleh manajemen.
2. Unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi (2009) untuk menciptakan sistem pengendalian intern yang baik dalam perusahaan maka ada empat unsur pokok yang harus dipenuhi antara lain.
a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas.
Struktur organisasi merupakan kerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Dalam perusahaan manufaktur misalnya, kegiatan pokoknya adalah memproduksi dan menjual produk. Untuk melaksanakan kegiatan pokok tersebut dibentuk departemen produksi, departemen pemasaran, dan departemen keuangan dan