PSI : Rancang Bangun Sistem Informasi Kepegawaian pada PT.Galaxy Indah Jaya.

KEPEGAWAIAN PADA PT.GALAXY

INDAH JAYA

PROYEK SISTEM INFORMASI

Nama

: FADJAR RAMADHAN

NIM

: 08.39010.0047

Program : DIII (Diploma Tiga)

Jurusan : Manajemen Informatika

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER

SURABAYA

ABSTRAKSI

PT. GALAXY INDAH JAYA adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang distribusi produk nestle . Jumlah pegawai yang banyak sangat berpengaruh terhadap kecepatan dan ketepatan perhitungan gaji, bonus, pajak dan absensi. Perhitungan gaji, bonus, pajak dan proses seleksi pegawai baru yang masih dilakukan secara manual ini mengurangi efisiensi kerja . Dengan adanya proses perhitungan yang terkomputerisasi maka proses pemeliharaan data induk, pengelolaan transaksi, dan pembuatan laporan akan menjadi sangat mudah,cepat dan tepat.

Namun tanpa disadari banyak masalah yang terjadi, misalnya, para pendaftar yang mendaftarkan diri kepada PT. GALAXY INDAH JAYA ini berasal dari berbagai kota, baik dari pulau Jawa maupun dari luar pulau Jawa. Masalah yang dihadapi oleh toko PT. GALAXY INDAH JAYA saat ini adalah bagaimana para pendaftar yang berasal dari luar kota Sidoarjo atau luar pulau Jawa memperoleh informasi dari PT. GALAXY INDAH JAYA dan bagaimana caranya supaya pelanggan yang berada jauh tersebut dapat melakukan pedaftaran tanpa harus pergi ke kantor PT. GALAXY INDAH JAYA. Perhitungan absensi, gaji, bonus serta pajak juga menjadi masalah utama PT. GALAXY INDAH JAYA dikarenakan jumlah pegawai PT. GALAXY INDAH JAYA yang banyak sehingga dibutuhkan suatu sistem yang dapat menangani perhitunan tersebut dengan cepat dan akurat.

Pengelolaan data secara komputerisasi yang terintegrasi antara pendaftaran, penilaian, perhitungsan absensi, perhitungan gaji dan perhitungan pajak merupakan salah satu solusi yang sangat tepat untuk mengatasi masalah yang sedang terjadi pada

PT. GALAXY INDAH JAYA. Sehingga diharapkan dapat membuat kinerja menjadi lebih efisien dan efektif, dapat menghasilkan laporan-laporan dari kegiatan yang ada lebih akurat, tepat, bermanfaat dan terjamin.

Kata Kunci : Penggajian, Pendaftaran, Perhitungan.

Halaman

ABSTRAK ... iv

KATA PENGANTAR ... vi

DAFTAR ISI ... viii

DAFTAR GAMBAR ... xi

DAFTAR TABEL... ... xv

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 2

1.3 Batasan Masalah ... 2

1.4 Tujuan ... 3

1.5 Manfaat ... 3

1.6 Sistematika Penulisan ... 4

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 7

2.1 Identitas Perusahaan ... 7

2.2 Lokasi Perusahaan ... 7

2.3 Logo Perusahaan... 7

2.4 Struktur Organisasi ... 8

2.5 Job Description ... 8

2.6 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan ... 10

BAB III LANDASAN TEORI ... …….11

3.2 Sistem Informasi ... 11

3.3 Sistem Penggajian... 12

3.4 Sistem Absensi ... 13

3.5 Sistem Pendaftaran ... 13

3.6 Database... 13

3.7 Sistem Aplikasi Komputer Berbasis Web ... 15

3.8 Microsoft Visual Basic.NET 2005 ... 15

3.9 Microsoft SQL Server 2005 ... 17

3.10 Crystal Report ... 18

3.11 Microsoft SQL Server 2005 Express ... 18

3.12 Entity Relationship Diagram ... 19

3.13 Data Flow Diagram ... 20

3.14 System Flow ... 23

BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM ... 27

4.1 Analisa Sistem ... 28

4.2 Desain Sistem ... 28

4.2.1 System Flow ... 28

4.2.2 Context Diagram... 40

4.2.3 DFD Level 0 Sistem Informasi Kepegawaian ... 41

4.2.4 DFD Level 1 Sistem Informasi Kepegawaian ... 43

4.2.5 Entity Relational Diagram ... 47

4.2.7 Desain Input – Output... 55

BAB V IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN ... 64

5.1 Kebutuhan Sistem ... 64

5.2 Cara Setup Program ... 65

5.3 Penjelasan Pemakaian Program Desktop ... 66

5.3.1 Form Master ... 67

5.3.2 Form Transaksi ... 72

5.3.3 Form Laporan ... 80

5.4 Penjelasan Pemakaian Program Web ... 81

5.4.1 Form Master ... 82

5.4.2 Form Transaksi ... 83

BAB VI PENUTUP ... 85

6.1 Kesimpulan ... 85

6.2 Saran ... 85

DAFTAR PUSTAKA ... 87

LAMPIRAN ... 88

Halaman

Tabel 4.1 Tabel Pegawai ... 50

Tabel 4.2 Tabel Jabatan ... 51

Tabel 4.3 Tabel Absensi... 51

Tabel 4.4 Tabel Pajak Pegawai ... 51

Tabel 4.5 Tabel Hasil Pajak ... 52

Tabel 4.6 Tabel Gaji ... 52

Tabel 4.7 Tabel Bonus ... 53

Tabel 4.8 Tabel Ketidakhadiran ... 54

Tabel 4.10 Tabel Calon Pegawai ... 54

Tabel 4.11 Tabel Nilai Calon Pegawai ... 55

Halaman

Gambar 2.1 Logo Perusahaan PT. Galaxy Indah Jaya ... 7

Gambar 2.2 Struktur Organisasi PT. Galaxy Indah Jaya ... 8

Gambar 3.1 Entity ... 20

Gambar 3.2 Relation of Entity ... 20

Gambar 3.3 Process ... 21

Gambar 3.4 External Entity ... 23

Gambar 3.5 Data Store ... 23

Gambar 3.6 Data Flow ... 23

Gambar 3.7 Terminator ... 24

Gambar 3.8 Manual Operation ... 24

Gambar 3.9 Document ... 24

Gambar 3.10 Process ... 25

Gambar 3.11 Database ... 25

Gambar 3.12 Decision ... 25

Gambar 3.13 Manual Input ... 25

Gambar 3.14 Offline Storage... 26

Gambar 3.15 Onpage Reference ... 26

Gambar 3.16 Offpage Reference ... 26

Gambar 3.17 Paper Tape ... 26

Gambar 4.2 System Flow Seleksi Calon Pegawai ... 30

Gambar 4.3 System Flow Registrasi Pegawai Baru ... 31

Gambar 4.4 System Flow Penggajian Pegawai ... 32

Gambar 4.5 System Flow Perhitungan Pajak Pegawai ... 33

Gambar 4.6 System Flow Cetak Slip Gaji Pegawai ... 34

Gambar 4.7 System Flow Absensi Kehadiran Pegawai ... 35

Gambar 4.8 System Flow Absensi Kepulangan Pegawai ... 36

Gambar 4.9 System Flow Ketidakhadiran Pegawai ... 37

Gambar 4.10 System Flow Penilaian Kinerja Pegawai ... 38

Gambar 4.11 System Flow Bonus Pegawai ... 39

Gambar 4.12 Context Diagram Sistem Informasi Kepegawaian ... 40

Gambar 4.13 DFD Level 0 Sistem Informasi Kepegawaian ... 42

Gambar 4.14 DFD Level 1 Sub Sistem Rekruitmen Pegawai ... 43

Gambar 4.15 DFD Level 1 Sub Sistem Absensi ... 44

Gambar 4.16 DFD Level 1 Sub Sistem Penilaian Pegawai ... 45

Gambar 4.17 DFD Level 1 Sub Sistem Penggajian ... 46

Gambar 4.18 Conceptual Data Model ... 48

Gambar 4.19 Physical Data Model ... 49

Gambar 4.20 Desain Form Input Login... 55

Gambar 4.22 Desain Input Form Absensi Kepulangan ... 56

Gambar 4.23 Desain Input Form Penilaian Kinerja Pegawaii... 57

Gambar 4.24 Desain Input Form Perhitungan Gaji Pegawai ... 57

Gambar 4.25 Desain Input Form Perhitungan Bonus Pegawai ... 58

Gambar 4.26 Desain Input Form Perhitungan Pajak Pegawai ... 58

Gambar 4.27 Desain Input Form Nilai Calon Pegawai ... 59

Gambar 4.28 Desain Input Form Master Pegawai ... 59

Gambar 4.29 Desain Input Form Master Golongan ... 60

Gambar 4.30 Desain Input Form Master Pajak ... 60

Gambar 4.31 Desain Input Form Pendaftaran Online ... 61

Gambar 4.32 Desain Output Form Pegawai Diterima ... 62

Gambar 4.33 Desain Output Form Gaji Pegawai ... 62

Gambar 4.34 Desain Output Form Pajak Pegawai ... 63

Gambar 5.1 Tampilan Add or Remove Program ... 65

Gambar 5.2 Form Login ... 66

Gambar 5.3 Menu Utama ... 67

Gambar 5.4 Master Pegawai ... 68

Gambar 5.5 Master Jabatan ... 69

Gambar 5.6 Master Pajak ... 71

Gambar 5.8 Perhitungan Bonus ... 73

Gambar 5.9 Perhitungan Gaji ... 75

Gambar 5.10 Ketidakhadiran Pegawai ... 76

Gambar 5.11 Penilaian Calon Pegawai ... 77

Gambar 5.12 Penilaian Pegawai ... 78

Gambar 5.13 View Pendaftar ... 79

Gambar 5.14 Laporan Gaji Pegawai... 80

Gambar 5.15 Laporan Pajak Pegawai... 81

Gambar 5.16 Website Home ... 82

Gambar 5.17 Website Registrasi Pendaftar ... 83

Gambar 5.18 Website Hasil Tes ... 84

Gambar Lampiran Slip Gaji Pegawai ... 117

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Setiap perusahaan atau badan usaha selalu membutuhkan faktor tenaga kerja manusia, dalam hal ini adalah karyawan. Karyawan merupakan orang pribadi yang di pekerjakan dalam perusahaan (pemberi kerja) yang melakukan pekerjaan berdasarkan suatu perjanjian kerja baik tertulis maupun tidak tertulis (Soemarso S. R, 1999 : 354). Peran serta seorang karyawan dalam melaksanakan tugasnya sangat mendukung suatu pencapaian tujuan perusahaan. Untuk pencapaian tujuan perusahaan di butuhkan adanya balas jasa atau pembayaran gaji yang sesuai bagi karyawan yang dapat menjadi salah satu usaha untuk memacu kinerja karyawan.

Pemberian gaji merupakan kegiatan rutin bagi perusahaan sehingga merupakan pengeluaran perusahaan yang relatif besar karena itu diperlukan suatu sistem penggajian yang baik agar dalam pelaksanaan penggajian dari perhitungan sampai pembayaran dapat berjalan dengan efisien dan lancar. Dengan cara tersebut maka akan memberi kemudahan dalam pengawasan pelaksanaan penggajian.

PT. Galaxy Indah Jaya adalah perusahaan swasta yang bergerak di bidang distribusi produk Nestle yang meliputi daerah Kabupaten Sidoarjo. PT. Galaxy Indah Jaya merupakan perusahaan yang cukup besar dan memiliki permasalahan mengenai sistem kepegawaian pegawai. Permasalahan itu timbul karena adanya kesulitan dalam menetapkan gaji, melakukan perhitungan absensi, menentukan

bonus dan juga proses seleksi pegawai baru dikarenakan harus melihat dari faktor produktivitas, jabatan/golongan, prestasi kerja masing-masing karyawan dan melihat kesesuaian syarat dari para pendaftar. Dengan demikian, sistem kepegawaian pada PT. Galaxy Indah Jaya harus mendapat pengawasan dan penanganan yang khusus agar tidak terjadi penyimpangan dan penyalahgunaan.

Berdasarkan permasalahan yang dihadapi PT. Galaxy Indah Jaya, penulis ingin membuat sistem informasi kepegawaian yang diharapkan dapat memperbaiki sistem yang sudah ada sehingga memudahkan kerja staff dari PT. Galaxy Indah Jaya dengan cara terkomputerisasi.

1.2Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang tersebut, maka dapat diperoleh perumusan masalah adalah bagaimana merancang bangun sistem informasi administrasi pada PT.GALAXY INDAH JAYA secara terkomputerisasi?

1.3Batasan Masalah

Batasan masalah dalam rancang bangun sistem informasi administrasi pada PT.GALAXY INDAH JAYA ini adalah sebagai berikut:

1. Sistem Informasi Penerimaan pegawai

Sistem ini menampilkan data proses penerimaan pegawai 2. Sistem Informasi Absensi

Sistem ini menampilkan data absensi pegawai 3. Sistem Informasi Penggajian

Sistem ini menampilkan data penggajian untuk para pegawai 4. Sistem Informasi Penilaian

Sistem ini menampilkan data penilaian kinerja pegawai 5. Sistem Informasi Laporan

Laporan yang terdapat pada aplikasi ini adalah : a. Laporan gaji

b. Laporan Bonus

c. Laporan Penerimaan pegawai d. Laporan pajak

e. Surat peringatan f. Slip gaji

1.4 Tujuan

Sistem yang dibuat memiliki tujuan untuk merancang bangun sebuah sistem informasi kepegawaian pada PT.GALAXY INDAH JAYA secara terkomputerisasi sehingga mampu memudahkan dan menghasilkan kinerja yang optimal pada perusahaan.

1.5Manfaat

Manfaat yang diharapkan dalam pembuatan aplikasi sistem informasi kepegawaian ini adalah sebagai berikut:

1. Bagian Personalia

Bagian personalia merupakan pegawai yang bertugas melakukan manajemen data terkait dengan pegawai yang didalamnya menyangkut masalah penerimaan pegawai dan absensi serta bertugas membuat laporan penerimaan pegawai juga absensi.Keuntungan yang diperoleh adalah sebagai berikut:

a. Dapat mengetahui data-data pegawai dengan cepat dan mudah. b. Dapat mengetahui data-data absensi para pegawai..

c. Dapat membuat laporan secara cepat dan akurat.

2. Bagian Keuangan

Bagian keuangan merupakan pegawai yang bertugas untuk melayani pegawai terkait dengan masalah penggajian. Keuntungan yang diperoleh sebagai berikut : .

a. Dapat melakukan perhitungan gaji pegawai.

b. Dapat membuat laporan penggajian pegawai secara tepat dan akurat.

3. Pegawai

a. Dapat dengan mudah dan cepat menerima slip gaji

4. Direktur

Direktur merupakan pemilik yang berwenang untuk menentukan kebijaksanaan perusahaan.

a. Dapat mengetahui laporan-laporan yang ada yaitu laporan penggajian, laporan absensi dan laporan penerimaan pegawai

b. Dapat membantu dalam pengambilan keputusan untuk pengembangan perusahaan

1.6Sistematika Penulisan

Untuk memberikan gambaran menyeluruh tentang masalasah yang sedang dibahas, maka sistematika penulisan laporan proyek sistem informasi administrasi pada PT.GALAXY INDAH JAYA adalah sebagai berikut:

Bab pertama pendahuluan menjelaskan mengenai latar belakang dalam pembangunan sistem informasi kepegawaian pada PT.GALAXY INDAH JAYA, perumusan masalah yang ingin diselesaikan dari sistem yang sudah ada, pembatasan masalah untuk sistem pada akhirnya, tujuan dari pembangunan sistem

informasi administrasi, juga kontribusi yang diharapkan dapat bermanfaat untuk kemajuan perusahaan.

Bab kedua hasil survey menjelaskan mengenai identitas perusahaan, meliputi sejarah berdirinya perusahaan, dasar sistem yang telah diterapkan pada perusahaan, serta struktur organisasi perusahaan tersebut.

Bab ketiga landasan teori berisi tentang definisi dan penjelasan yang lebih detil mengenai konsep yang digunakan untuk merancang desain sistem yang akan dibangun, yaitu meliputi penjelasan mengenai konsep dasar sistem informasi, administrasi, Entity Relationship Diagram (ERD), sistem flow, Data Flow Diagram (DFD), program penunjang pembuatan sistem, dan teori-teori lain yang berhubungan dengan pembangunan dan pengembangan sistem.

Bab keempat analisis dan desain berisi penjelasan tentang jenis model yang diambil atau digunakan dan menjelaskan mengenai identifikasi masalah dan bagaimana sistem tersebut dibuat, dilanjutkan dengan perancangan sistem yang meliputi Sistem Flow, Context Diagram, Data Flow Diagram( DFD ), Entity

RelationshipDiagram ( ERD ), ConceptualDatabase dan PhysicalDatabase.

Bab kelima implementasi dan pembahasan membahas tentang sistem yang digunakan untuk mendukung jalannya aplikasi ini yang meliputi Hardware

maupun Software. Selain itu, di dalam bab ini juga menjelaskan tentang cara penggunaan dari aplikasi ini

Bab ini berisi mengenai kesimpulan dan saran yang diharapkan dapat bermanfaat untuk pembaca laporan sistem penjualan dan pembelian yang telah dibangun ini. Kesimpulan yang dihasilkan didapat berdasarkan hasil evaluasi dari sistem yang telah dibuat dan diterapkan. Saran yang diberikan lebih mengacu

dalam hal pengembangan sistem, baik dalam pemrograman yang masih dalam cakupan aplikasi desktop, aplikasi web, atau aplikasi mobile.

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Identitas Perusahaan

PT. Galaxy Indah Jaya adalah sebuah perusahaan swasta yang bergerak dibidang distribusi produk Nestle di Sidoarjo. Perusahaan ini berdiri pada tahun 2004, yang berlokasi di Komplek Pergudangan Permata Gedangan Blok AA No. 5 Jalan Muncul Gedangan hingga sekarang.

PT. Galaxy Indah Jaya menangani distribusi produk PT. Nestle Indonesia di area Sidoarjo. Bisnis ini mempunyai prospek yang menjanjikan, mengingat produk-produk Nestle yang sudah cukup terkenal di kalangan masyarakat Indonesia. Saat ini jumlah pegawai PT. Galaxy Indah Jaya sebanyak 75 orang.

Untuk jam kerja di PT. Galaxy Indah Jaya dimulai pada pukul 08.00 sampai dengan pukul 17.00 WIB mulai hari Senin sampai Jum’at, sedangkan pada hari Sabtu dimulai pukul 08.00 hingga pukul 12.00 WIB.

2.2 Lokasi Perusahaan

Perusahaan ini bertempat di Komplek Pergudangan Permata Gedangan Blok AA No. 5 Jalan Muncul Gedangan - Sidoarjo.

2.3 Logo Perusahaan

Gambar 2.1 Logo Perusahaan PT. GALAXY INDAH JAYA

2.4 Struktur Organisasi

Dalam rangka mencapai tujuan organisasi, haruslah terdapat koordinasi yang baik antara para sub-sub bagian kegiatan yang ada pada instansi yang bersangkutan. Untuk itulah diperlukan struktur organisasi yang baik sehingga akan menciptakan hubungan yang harmonis antara satu dengan yang lainnya. Struktur organisasi inilah yang mempersatukan fungsi-fungsi yang ada dalam instansi tersebut. Berikut ini disertakan bagan struktur organisasi PT. Galaxy Indah Jaya pada gambar 2.1 :

PT. GALAXY INDAH JAYA

Gambar 2.2 Struktur Organisasi PT. GALAXY INDAH JAYA

2.5 Job Description

Adapun bentuk struktur organisasi yang ada pada PT. Galaxy Indah Jaya adalah berbentuk garis yang merupakan arus kekuasaan dan tanggung jawab. Arus kekuasaan berjalan dari atas kebawah, sedangkan tanggung jawabnya dari bawah ke atas.

Uraian pembagian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing adalah sebagai berikut:.

1. Direktur

Adalah pimpinan dari perusahaan yang tugas-tugasnya sebagai berikut:

a. Mengelola dan mengkoordinir operasional dari penjualan, bidang umum, keuangan dan accounting, logistik dan administrasi.

b. Mendelegasikan sebagian wewenang para manager sesuai dengan bidang kerja masing – masing serta meminta pertanggung jawaban dari hasil kerja para manager.

2. Sekretaris

Pada dasarnya fungsi sekretaris adalah:

a. Membantu meringankan tugas-tugas direktur.

b. Menangani informasi untuk direktur.

c. Menjadi jembatan penghubung antara divisi-divisi dengan direktur.

3. Tax & Audit

Fungsi dari bagian tax dan audit adalah untuk mengurusi masalah perhitungan pajak berkaitan dengan segala pendapatan yang diperoleh oleh perusahaan.

4.Finance & Accounting

Bagian administrasi keuangan adalah bagian yang menjalankan fungsi akuntansi yang bertanggung jawab mencatat transaksi keuangan dan menyusun laporan keuangan.

5. Marketing

Fungsi dari bagian marketing adalah sebagai berikut :

a. Memperluas daerah pemasaran.

b. Mengadakan penelitian di pasar berkaitan dengan penjualan produk.

c. Melakukan promosi barang yang dijual.

6. Sales

Tugas dari bagian sales adalah memasarkan secara langsung produk-produk yang dijual oleh perusahaan. Selain itu, sales juga membuat laporan penjualan perhari untuk diserahkan kepada bagian accounting.

7. Manager Personalia

Tugas dari bagian ini adalah mengawasi dan memperhatikan kinerja kerja serta kesejahteraan karyawan.

LANDASAN TEORI

3.1 Sistem

Menurut Jogiyanto, H.M (1989 : 23), menyebutkan bahwa sistem merupakan kumpulan dari elemen-elemen yang satu dengan yang lain berinteraksi dan bersama-sama beroperasi untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem mempunyai peran yang sangat besar dalam menentukan berjalan tidaknya suatu lembaga atau perusahaan. Hal ini dikarenakan setiap perusahaan akan selalu berdasarkan pada suatu sistem dalam menjalankan aktifitas sehari-harinya.

Suatu sistem dapat dirumuskan sebagai suatu totalitas himpunan yang terdiri dari bagian-bagian yang mana antara satu dengan yang lainnya saling berinteraksi dan bersama-sama beroperasi guna mencapai suatu tujuan tertentu didalam suatu lingkungan. Bagian-bagian atau subsistem tersebut merupakan suatu kompleksitas tersendiri, tapi dalam kebersamaan mencapai suatu tujuan berlangsung secara harmonis dalam keteraturan yang pasti.

3.2 Sistem Informasi

Menurut Hartono (1999 : 11 ), sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolah transaksi atau informasi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Kegiatan dalam sistem informasi mencakup :

1. Input, menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk diproses.

2. Process, menggambarkan bagaimana suatu data diproses untuk menghasilkan

suatu informasi yang bernilai tambah.

3. Output, suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses diatas tersebut.

4. Penyimpanan, suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.

5. Control, suatu aktivitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut

berjalan sesuai dengan yang diharapkan.

3.3 Sistem Penggajian

Gaji dan upah merupakan bagian dari kompensasi-kompensasi yang paling besar yang diberikan perusahaan sebagai balas jasa kepada karyawannya. Dan bagi karyawan ini merupakan nilai hak dari prestasi mereka, juga sebagai motivator dalam bekerja.

Sedangkan bagi perusahaan jasa, gaji dan upah merupakan komponen biaya yang mempunyai dampak besar dalam mempengaruhi laba, sehingga harus terus menerus diawasi pengelolaannya.

Niswonger (1999 : 446) mengemukakan bahwa :

“Istilah gaji (salary) biasanya digunakan untuk pembayaran atas jasa manajerial, administratif, dan jasa-jasa yang sama. Tarif gaji biasanya diekspresikan dalam periode bulanan. Istilah upah (wages) biasanya digunakan untuk pembayaran kepada karyawan lapangan (pekerja kasar) baik yang terdidik maupun tidak terdidik. Tarif upah biasanya diekspresikan secara mingguan atau perjam.”

Dari pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa gaji merupakan balas jasa yang diberikan kepada karyawan yang mempunyai ikatan kerja kuat secara

berkala berdasarkan ketentuan yang berlaku di perusahaan dan sifatnya tetap. Sedangkan upah merupakan balas jasa yang di berikan kepada karyawan yang ikatan kerjanya kurang kuat berdasarkan waktu kerja setiap hari ataupun setiap minggu.

3.4 Sistem absensi

Absensi adalah suatu cara bagi perusahaan untuk melakukan control pada karyawan berkaitan dengan kehadiran. Dan juga, absensi berguna untuk melakukan penilaian terhadap karyawan mengenai kedisiplinan karyawan sehingga perusahaan dapat menetapkan kebijakan kepada karyawan.

3.5 Sistem pendaftaran

Pendaftaran merupakan proses awal untuk melakukan seleksi penerimaan karyawan baru. Pendaftaran dilakukan oleh calon karyawan kepada perusahaan dan diseleksi oleh bagian personalia. Proses pendaftaran juga bisa dijadikan acuan bagi perusahaan seberapa besar minat masyarakat untuk berkarir di-perusahaan.

3.6 Database

Database adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record-record

menggunakan komputer untuk menyiapkan atau merekam serta memelihara data operasional lengkap dengan sebuah organisasi/perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi yang optimal yang diperlukan pemakai untuk proses pengambilan keputusan (Linda, 2004 : 1). Database dapat dinyatakan sebagai suatu sistem yang memiliki karakteristik seperti berikut :

1. Merupakan suatu kumpulan interaksi data yang disimpan bersama dan tanpa mengganggu satu sama lain atau membentuk duplikat data.

2. Kumpulan data di dalam database dapat digunakan oleh sebuah program secara optimal.

3. Penambahan data baru, modifikasi dan pengambilan kembali dari data dapat dilakukan dengan mudah dan teroganisasi.

Dalam arsitektur database terdapat tiga tingkatan yang saling mendukung. Dibawah ini adalah penjelasannya yaitu :

1. Internallevel yaitu tingkat yang basis datanya secara fisik ditulis atau disimpan

di media storage dan level yang berkaitan.

2. External level disebut juga indivisual user view, yaitu tingkat yang basis

datanya dapat berdasarkan kebutuhan masing-masing aplikasi di user atau level yang berkaitan dengan para pemakai.

3. Conceptual level disebut juga community user view, yaitu tingkat user view

dari aplikasi yang berbeda digabungkan sehingga menggunakan basis data secara keseluruhan dengan menyembunyikan penyimpanan data secara fisik yang merupakan penghubung dari internal level dan external level.

Seluruh operasi yang dilakukan pada database didasarkan atas tabel-tabel dan hubungannya. Dalam model relasional dikenal antara lain table, record, field,

index, query. Penjelasannya seperti dibawah ini :

1. Table atau entity dalam model relasional digunakan untuk mendukung antar

muka komunikasi antara pemakai dengan profesional komputer.

2. Record atau baris atau dalam istilah model relasional yang formal disebut tuple

3. Field atau kolom atau dalam istilah model relasional yang formal disebut

attribute adalah sekumpulan data yang mempunyai atau menyimpan fakta yang

sama atau sejenis untuk setiap baris pada table.

4. Index merupakan tipe dari suatu table tertentu yang bersis nilai-nilai field kunci

atau field.

5. Query merupakan sekumpulan perintah Structure Query Language (SQL) yang

dirancang untuk memanggil kelompok record tertentu dari satu tabel atau lebih untuk melakukan operasi pada tabel.

3.7 Sistem Aplikasi Komputer Berbasis Web

Aplikasi dalam bahasa awam sering disebut sebagai sebuah kumpulan program atau script. Aplikasi web yang dibangun dengan menggunakan Struts

framework terdiri dari komponen-komponen individual yang digabungkan

menjadi satu aplikasi. Aplikasi tersebut dapat diinstal dan dieksekusi oleh web

container. Komponen-komponen tersebut dapat digabungkan karena mereka

terletak dalam sebuah konteks web yang sama, yang menjadikan mereka bergantung satu dengan yang lainnya, baik secara langsung ataupun tidak langsung.

3.8 Microsoft Visual Basic.Net 2005

Visual Basic (VB) 2005 merupakan bahasa pemrograman yang terdapat dalam satu paket aplikasi Visual Studio 2005. Visual Studio 2005 merupakan suatu produk Microsoft yang merupakan penerus dari Visual Studio 2003.

Budiharto (2006 : 1) menyebutkan, “ Visual Basic 2005 ialah bahasa pemrograman terbaru yang memudahkan programmer VB 6/ VB.Net beralih ke

VB 2005”. Budiharto (2006 : 3-4) juga menyebutkan alasan penting lainnya untuk melakukan migrasi ke VB 2005, yaitu :

1. Visual Basic 2005 mengatasi semua masalah yang sulit di sekitar pengembangan aplikasi berbasis windows dan mengurangi penggunaan aplikasi lainnya serta versi komponen, bahkan mewarisi sifat C++ dan berbau Java. 2. Visual Basic 2005 memiliki fasilitas penanganan bug yang hebat dan real time

background compiler yang mengakibatkan developer visual C# dapat

mengetahui kesalahan kode yang terjadi secara up-to-date.

3. Windows Form Designer memungkikaan developer memperoleh aplikasi

desktop dalam waktu yang singkat.

4. Bagi developer, Visual Basic 2005 menyediakan model pemrograman data akses ActiveX data Object (ADO) yang sudah dikenal dan diminati, ditambah XML baru yang berbasis Microsoft ADO.Net dengan ADO.Net, developer

akan memperoleh akses ke komponen yang lebih powerfull, seperti control

DataSet.

5. Visual Basic 2005 menghasilkan web. Menggunakan form web yang baru, anda dapat dengan mudah membangun thin-client aplikasi berbasis web.

6. Mendukung pembangunan aplikasi client-server, terdistribusi serta berupa berupa aplikasi yang berbasis windows serta web.

7. .NET Framework secara mendasar dibuat untuk dipasangkan dengan windows

2003 dengan keunggulan memonitor kelalaian dari aplikasi yang sedang berjalan, dan mmengisolasi setiap aplikasi yang sedang berjalan.

8. Developer dengan berbagai latar belakang dapat dengan segera menguasai

9. Deployment/penyebaran yang mudah, baik untuk aplikasi windows maupun aplikasi web karena sudah tersedia wizard atau tool secara khusus dengan fasilitas tambahan yang menarik. Tool canggih ini tidak tersedia pada aplikasi sebelumnya.

10. Integrasi dengan sistem yang sudah ada sangat mudah, NET Framework com memungkinkan anda berinteraksi dengan sistem yang sudah ada menggunakan XML web service.

11. Mendukung lebih dari 20 bahasa pemrograman yang tidak terbayang sebelumnya.Memungkinkan pengembang memilih bahasa pemrograman yang tepat sesuai latar belakang pemrogramannya.

3.9 Microsoft SQL Server 2005

SQL Server 2005 merupakan produk dari Microsoft dalam bidang

Relational Database Management System (RDBMS) yang didesain untuk

mendukung proses transaksi yang besar. SQL Server 2005 dapat dijalankan pada Windows 2000 profesional service pack 4, Windows 2000 service pack 4, windows XP profesional service pack 2, atau windows 2003 service pack 1 (Budiharto,2006:21). Budiharto (2006:21) juga menyebutkan SQL Server 2005 membutuhkan windows installer 3.1 yang dapat diperoleh pada saat instalasi Visual Studio 2005.

SQL Server 2005 terdiri atas tujuh edisi berbeda yang tersedia pada CD yang berbeda, yaitu Standard Edition, Enterprise Edition, Personal Edition, Developer Edition, Windows CE Edition, Evaluation edition dan Microsoft

desktop Engine (MDE). SQL Server 2005 mempunyai fasilitas tambahan yang

Server 2005 secara otomatis akan menginstall enam database utama, yaitu master, model, tempdb, pubs, Northwind dan msdb. (Wijayanti,2007 : 78)

3.10 Crystal Report

Crystal report adalah suatu form khusus berbentuk seperti lembaran format naskah yang ingin dicetak. Di dalam crystal report, kita dapat merancang laporan-laporan yang ingin kita tampilkan dari data-data yang terdapat di dalam database. Crystal report dapat berdiri sendiri, namun dapat juga menjadi satu dengan project visual basic yang dibuat atau dikembangkan. Bila berdisi sendiri, report tersebut-pun dapat dipanggil dari project visual basic dengan control Crystal Report Control sehingga report yang telah dibuat dapat digunakan oleh beberapa project sekaligus.

3.11 Microsoft SQL Server 2005 Express

Microsoft SQL Server merupakan produk RDBMS (Relational Database

Management System) yang dibuat oleh Microsoft. Microsoft SQL Server juga mendukung SQL (Structured Query Language) sebagai bahasa untuk memproses baris perintah ke dalam basis data. SQL ini telah digunakan secara umum pada semua produk database server yang ada di pasaran saat ini. Microsoft SQL Server banyak digunakan pada dunia bisnis, pendidikan, dan juga pemerintahan sebagai solusi database atau media penyimpanan data. Berbagai macam skala bisnis, dari bentuk bisnis kecil sampai bisnis skala enterprise dapat menggunakan Microsoft SQL Server sebagai pusat basis datanya. Microsoft SQL Server merupakan sebuah database relational yang dirancang untuk mendukung aplikasi dengan arsitektur client-server, dimana database terdapat pada komputer pusat yang disebut dengan server, dan informasi digunakan bersama-sama oleh beberapa user

yang menjalankan aplikasi di dalam komputer lokalnya yang disebut dengan client. Arsitektur semacam ini memberikan integritas data yang cukup tinggi, karena semua user bekerja dengan informasi yang sama. Arsitektur client-server dapat mengurangi lalu lintas jaringan karena prosesnya hanya berjalan dengan permintaan data yang diperlukan oleh user.

Microsoft SQL Server 2005 Express dibagi kedalam beberapa komponen logis, seperti misalnya table, view, dan elemen-elemen lain yang dapat dilihat oleh user dengan menambahkan add-on dari aplikasi dengan nama database

management system. Elemen-elemen ini secara fisik disimpan di dalam dua atau

lebih file di dalam disk. Format file atau lokasi dimana elemen logic ini ditulis, tidak diketahui oleh user sistem. Apabila suatu database telah dibuat, user bisa memiliki akses yang telah diberikan kepadanya. Hal ini membuat Microsoft SQL Server 2005 Express dapat menyimpan beberapa database dan membatasi akses ke masing-masing database kepada user tertentu.

3.12 Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram, atau yang lebih dikenal dengan nama ERD, digunakan untuk mengimplementasikan, menentukan, dan mendokumentasikan kebutuhan-kebutuhan untuk sistem pemrosesan database. ERD menyediakan bentuk untuk menunjukkan struktur keseluruhan kebutuhan data dari pemakai. Adapun elemen-elemen yang terdapat pada ERD, adalah sebagai berikut:

1. Entity atau entitas, digambarkan dalam bentuk persegi seperti pada gambar berikut:

Ent_1

Gambar 3.1 Entity atau Entitas

2. Relation atau relasi merupakan penghubung antara entitas dengan entitas. Terdapat beberapa jenis relasi yang dapat digunakan, seperti to-one, one-to-many, many-to-one, dan many-to-many. Bentuk alur relasi secara detil dapat dilihat pada gambar berikut:

Relation_12 Relation_11 Relation_10

Relation_9

Ent_1 Ent_2

Ent_3 Ent_4

Ent_5 Ent_6

Ent_7 Ent_8

Gambar 3.2 Relation of Entity

3.13 Data Flow Diagram

Menurut Andri Kristanto (2004), Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sisem, dimana data tersebut disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan, dan proses yang dikenakan pada data tersebut.

Data Flow Diagram merupakan suatu metode pengembangan sistem yang terstruktur (structure analysis and design). Penggunaan notasi dalam data flow diagram sangat membantu untuk memahami suatu sistem pada semua tingkat

kompleksitas. Pada tahap analisi, penggunaan notasi ini dapat membantu dalam berkimunikasi dengan pemakai sistem untuk memahami sistem secara logika. Di dalam data flow diagram, terdapat empat simbol yang digunakan yaitu process, external entity, data store, dan data flow. Simbol process digunakan untuk melakukan suatu perubahan berdasarkan data yang diinputkan dan menghasilkan data dari perubahan tersebut. Simbol process dapat digambarkan sebagai bentuk berikut:

0 Prcs_1

Gambar 3.3 Process

Pada bentuk gambar process, bagian atas berisi nomor untuk identitas proses. Suatu proses dengan nomor 0 (nol atau kosong) menandakan bahwa proses tersebut adalah sebuah context diagram. Diagram ini merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan luarnya. Pembuatan context diagram dapat dilakukan dengan terlebih dahulu menentukan nama sistemnya, menentukan batasan dari sistem, dan menentukan terminator yang diterima atau diberikan daripada sistem untuk kemudian dilakukan penggambaran.

Nomor 1, 2, 3, dan seterusnya menandakan bahwa proses tersebut diartikan sebagai proses level-0 (nol) yang merupakan hasil turunan atau decompose dari proses context diagram. Proses level-0 membahas sistem secara lebih mendetil, baik dipandang dari segi kegiatan dari sebuah bagian, alur data yang ada, maupun database yang digunakan didalamnya. Pembuatannya dapat dilakukan dengan cara menentukan proses utama yang ada dalam sistem,

menentukan alur data yang diterima dan diberikan masing-masing proses daripada sistem sambil memperhatikan konsep keseimbangan (alur data yang masuk atau keluar dari suatu level harus sama dengan alur data yang masuk dan keluar pada level berikutnya), memunculkan data store sebagai sumber maupun tujuan data (optional), menggambarkan diagram level-0, menghindari perpotongan arus data, dan melakukan pemberian nomor pada proses utama (nomor tidak menunjukkan urutan proses).

Nomor 1.1, 1.2, 2.1, 2.2, dan seterusnya merupakan sebuah proses turunan atau decompose dari proses level-0 yang disebut sebagai proses level-1 (satu). Proses level-1 menggambarkan detil kerja dari sebuah bagian dalam sebuah sistem. Penggambarannya dilakukan dengan cara menentukan proses yang lebih kecil (sub-proses) dari proses utama yang ada di level-0, menentukan apa yang diterima atau diberikan masing-masing sub-proses daripada sistem dan tetap memperhatikan konsep keseimbangan, memunculkan data store sebagai sumber maupun tujuan alur data (optional), menggambar DFD level-1, dan berusaha untuk menghindari perpotongan arus data. Hasil turunan akhir disebut sebagai the lowest level, dimana hasil akhir ini tergantung dari kompleksitas sistem yang ada. External entity disimbolkan dengan bentuk persegi yang digunakan untuk menggambarkan pelaku-pelaku sistem yang terkait, dapat berupa orang-orang, organisasi maupun instansi. External entity dapat memberikan masukan kepada process dan mendapatkan keluaran dari process. External entity digambarkan dalam bentuk sebagai berikut:

Entt_2

Gambar 3.4 External Entity

Data store digunakan sebagai media penyimpanan suatu data yang dapat berupa file atau database, arsip atau catatan manual, lemari file, dan tabel-tabel dalam database. Penamaan data store harus sesuai dengan betuk data yang tersimpan pada data store tersebut, misalnya tabel pelanggan, tabel detil penjualan, tabel detil pembelian, dan lain-lain. Data store digambarkan dalam bentuk simbol sebagai berikut:

1 Stor_3

Gambar 3.5 Data Store

Data flow merupakan penghubung antara external entity dengan process dan process dengan data store. Data flow menunjukkan aliran data dari satu titik ke titik lainnya dengan tanda anak panah mengarah ke tujuan data. Penamaan data flow harus menggunakan kata benda, karena di dalam data flow mengandung sekumpulan data. Data flow digambarkan dengan bentuk simbol sebagai berikut:

Flow_6

Gambar 3.6 Data Flow

3.14 System Flow

System flow adalah bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara menyeluruh dari suatu sistem dimana bagan ini menjelaskan urutan prosedur-prosedur yang ada dalam sistem dan biasanya dalam membuat system flow

sebaiknya ditentukan pula fungsi-fungsi yang melaksanakan atau bertanggung jawab terhadap sub-sistem yang ada (Jogiyanto, 1998).

Terdapat berbagai macam bentuk simbol yang digunakan untuk merancang sebuah desain dari sistem, diantaranya adalah terminator, manual operation, document, process, database, manual input, decision, off-line storage, on-page reference, dan off-page reference.

Terminator merupakan bentuk simbol yang digunakan sebagai tanda dimulainya jalan proses sistem ataupun tanda akhir dari sebuah pengerjaan suatu sistem. Bentuk dari terminator adalah sebagai berikut:

Gambar 3.7 Terminator

Manual operation digunakan untuk menggambarkan sebuah proses kerja yang dilakukan tanpa menggunakan komputer sebagai medianya (menggunakan proses manual). Bentuk simbolnya adalah:

Gambar 3.8 Manual Operation

Document merupakan simbol dari dokumen yang berupa kertas laporan, surat-surat, memo, maupun arsip-arsip secara fisik. Bentuk dari document di gambarkan dalam simbol berikut:

Process adalah sebuah bentuk kerja sistem yang dilakukan secara terkomputerisasi. Process disimbolkan dengan gambar:

Gambar 3.10 Process

Database digunakan sebagai media penyimpanan data yang bersifat

terkomputerisasi. Simbol dari database adalah sebagai berikut:

Gambar 3.11 Database

Decision merupakan operator logika yang digunakan sebagai penentu keputusan dari suatu permintaan atau proses dengan dua nilai, benar dan salah. Operator logika ini digambarkan sebagai berikut:

Gambar 3.12 Decision

Manual input digunakan untuk melakukan proses input ke dalam database

melalui keyboard. Manual input digambarkan dengan simbol:

Gambar 3.13 Manual Input

Off-line storage merupakan bentuk media penyimpanan yang berbeda dengan database, dimana media penyimpanan ini menyimpan dokumen secara

manual atau lebih dikenal dengan nama arsip. Off-line storage digambarkan dengan simbol:

Gambar 3.14 Off-Line Storage

On-page reference digunakan sebagai simbol untuk menghubungkan bagan desain sebuah sistem apabila hubungan arus data yang ada terlalu jauh dalam permasalah letaknya. Bentuk simbol On-page reference adalah sebagai berikut:

Gambar 3.15 On-Page Reference

Off-page reference memiliki sifat yang sedikit berbeda dengan On-page reference, karena simbol ini hanya digunakan apabila arus data yang ada dilanjutkan ke halaman yang berbeda. Bentuk simbolnya adalah:

Gambar 3.16 Off-Page Reference

Paper tape merupakan sebuah simbol yang umumnya menggantikan bentuk penggambaran jenis pembayaran yang digunakan (misal: uang) dalam transaksi yang ada pada sistem yang dirancang. Bentuk dari paper tape adalah dengan simbol:

ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

Setiap Perusahaan pasti memiliki struktur organisasi yang didalamnya terdapat pegawai atau karyawan. Dalam pelaksanaannya sering timbul masalah mengenai pengelolaan data pegawai yang mana data tersebut terdiri dari data jabatan, gaji, absensi, pajak dan laporan mengenai gajin dan pajak dalam periode tertentu.

Dalam pelaksanaan proyek akhir dilakukan pendekatan dengan cara peninjauan untuk mengetahui masalah apa yang terdapat di dalam PT. GALAXY INDAH JAYA. Peninjauan ini dilakukan untuk mendapatkan informasi dan data yang berhubungan dengan penyelesaian masalah, selain itu juga untuk mengetahui langkah-langkah apa yang dilakukan oleh perusahaan untuk mengembangkan usahanya. Adapun metode yang dilakukan selama menyelesaikan proyek akhir di PT. GALAXY INDAH JAYA adalah sebagai berikut:

1. Analisa Sistem, yaitu menguraikan secara sistematis sistem yang ada untuk nantinya didapatkan suatu sistem baru yang menunjang kinerja dari perusahaan tersebut.

2. Mendesain Sistem agar sesuai dengan aplikasi.

3. Implementasi, yaitu mengadakan penerapan aplikasi yang ada agar digunakan secara maksimal dan benar untuk mengatasi masalah yang ada selama ini. 4. Dokumentasi, yaitu mengadakan pembuatan dokumen yang akan menunjang

aplikasi yang sudah dibuat agar nantinya sistem bisa dikembangkan lebih lanjut.

4.1 Analisa Sistem

Sistem yang diperlukan oleh PT. GALAXY INDAH JAYA adalah sebuah sistem yang dapat menangani dan memenuhi semua proses pendaftaran, perhitungan absensi, gaji, pajak serta pencetakan slip gaji dan surat peringatan serta pembuatan laporan gaji dan pajak pegawai secara terkomputerisasi sehingga perhitungan absensi, gaji, pajak dapat dilakukan secara tepat,cepat dan akurat.

4.2 Desain Sistem

Perancangan sistem ini dimaksudkan untuk membantu memecahkan masalah pada sistem yang sedang berjalan dan merupakam suatu sistem yang baik dan sesuai dengan kebutuhan semua pihak. Rancangan yang baik harus melalui beberapa tahap-tahap perancangan mulai dari System Flow, Context Diagram, HIPO, DFD, Conceptual Data Model (CDM), Phisical data Model (PDM), DBMS, dan desain input outputnya

4.2.1 System Flow

Sistem flow ini menunjukkan jalannya Sistem yang ada di PT. GALAXY INDAH JAYA. Semua kegiatan dilakukan secara komputerisasi, tujuannya agar segala proses sirkulasi perusahaan dapat berjalan efektif dan efisien dibandingkan dengan sistem yang lama, yaitu sistem manual. Adapun entity pada sistem flow

antara lain pegawai, finance & accounting, tax & audit, personalia dan direktur.. Berikut ini akan digambarkan System Flow yang ada pada PT. GALAXY INDAH JAYA :

1. SystemFlow Pendaftaran Calon Pegawai Online

Gambar 4.1 SystemFlow Pendaftaran Calon Pegawai Online

Systemflow penggajian menggambarkan proses pendaftaran calon pegawai

yang dilakukan dengan cara menyimpan data pendaftar kedalam database untuk selanjutnya digunakan oleh bagian personalia. Setelah data tersimpan maka akan diberikan feedback kepada pendaftar berupa nomor urut yang digunakan untuk melakukan proses seleksi.

2. SystemFlow Seleksi Calon Pegawai

Gambar 4.2 SystemFlow Seleksi Calon Pegawai

System flow Seleksi calon pegawai menggambarkan proses seleksi calon

pegawai dan dilakukan dengan cara mencocokan data pendaftar dengan kriteria yang sudah ditentukan lalu membuat surat panggilan wawancara untuk pendaftar. Setelah pendaftar melakukan wawancara secara manual, bagian personalia segera menilai wawancara pegawai tersebut lalu disimpan dalam sistem untuk diproses oleh sistem. Nilai akhir calon pendaftar akan diumumkan melalui website PT. GALAXY INDAH JAYA

3. SystemFlow Registrasi Pegawai Baru

Gambar 4.3 SystemFlow Registrasi Pegawai Baru

System flow registrasi pegawai baru dilakukan secara manual oleh

pendaftar dengan mendatangi kantor PT. GALAXY INDAH JAYA lalu bagian personalia akan melakukan proses dengan mencocokan data pegawai yang melakukan registrasi dan data pegawai yang diterima. Setelah data cocok maka data pegawai tersebut disimpan dalam database pegawai dan pegawai baru akan mendapatkan PIN yang merupakan ID pegawai tersebut.

4. SystemFlow Penggajian Pegawai

Gambar 4.4 System Flow Penggajian Pegawai

System flow penggajian pegawai dibuat berdasarkan dokumen flow

penggajian pegawai, namun proses ini dilakukan secara komputerisasi dan terdapat penambahan proses validasi PIN pegawai agar tidak terdapat kesalahan

pencarian data pegawai. Proses ini dimulai dari pemberian PIN oleh pegawai kepada bagian finance & accounting, setelah itu bagian finance & accounting

akan mencocokan PIN pegawai yang terdapat pada database pegawai yang dimiliki oleh bagian personalia, apabila data pegawai yang diberikan cocok maka proses perhitungan akan dilakukan dengan melihat dari database golongan dan absensi. Setelah proses perhitungan selesai maka akan dibuat laporan serta rekap-nya untuk selanjutrekap-nya diberikan kepada direktur dan disimpan oleh bagian finance

& accounting.

5. Sistem Flow Perhitungan Pajak Pegawai

Gambar 4.5 SystemFlow Perhitungan Pajak Pegawai

Systemflow perhitungan pajak pegawai dilakukan oleh bagian tax & audit.

Dalam proses ini diperlukan data pegawai yang berupa PIN dan data gaji dari

database gaji yang dimilik oleh bagian finance & accounting lalu akan dihitung

hasil pajak dan akan dibuatkan laporan pajak serta rekap-nya untuk diberikan pada direktur.

6. SystemFlow Cetak Slip Gaji Pegawai

Gambar 4.6 SystemFlow Cetak Slip Gaji Pegawai

System flow cetak slip gaji pegawai merupakan proses untuk melakukan

cetak slip gaji dengan memanfaatkan data dari gaji, bonus dan hasil pajak maka akan diketahui jumlah total gaji yang akan diterima pegawai lalu akan dicetak slip

gaji beserta rekap-nya untuk diserahakan kepada pegawai dan disimpan oleh bagian finance & accounting.

7. SystemFlow Absensi Kehadiran Pegawai

Gambar 4.7 SystemFlow Absensi Kehadiran Pegawai

System flow absensi kehadiran pegawai berfungsi untuk menunjukan alur

dari proses absensi kehadiran. Dibutuhkan PIN dari pegawai agar dapat melakukan proses absensi. Setelah menginputkan PIN, maka data absensi akan

disimpan dalam database absensi yang dimiliki oleh bagian personalia yang nantinya akan digunakan untuk proses penilaian pegawai dan perhitungan gaji.

8. SystemFlow Absensi Kepulangan Pegawai

Gambar 4.8 SystemFlow Absensi Kepulangan Pegawai

System flow absensi kepulangan pegawai digunakan untuk validasi

kehadiran pegawai, yaitu dengan melakukan update terhadap database absensi dalam record jam keluar. Apabila pegawai tersebut tidak melakukan absensi kepulangan, maka kehadiran pegawai tersebut dianggap tidak valid.

9. SystemFlow Ketidakhadiran Pegawai

Gambar 4.9 SystemFlow Ketidakhadiran Pegawai

System flow ketidakhadiran pegawai merupakan proses untuk mengetahui

jumlah ketidakhadiran pegawai dalam periode tertentu. Proses ini bekerja dengan cara memanfaatkan database absensi dan pencocokan PIN pegawai. Apabila ada pegawai yang tidak hadir lebih dari 3 kali dalam periode kerja tersebut, maka pegawai tersebut akan diberikan surat peringatan oleh bagian personalia.

10. SystemFlow Penilaian Kinerja Pegawai

Gambar 4.10 SystemFlow Penilaian Kinerja Pegawai

System flow penilaian kinerja pegawai hanya dimiliki oleh 1 entity, yaitu

personalia. System flow ini bekerja dengan cara memanfaatkan database absensi, yaitu melakukan perhitungan kehadiran dan jumlah keterlambatan pada pegawai. Langkah pertama proses ini adalah bagian personalia menginputkan PIN pegawai,

setelah itu proses akan menghasilkan nilai akhir pegawai. System flow ini mempunyai relasi dengan database bonus dan berguna untuk menentukan bonus yang didapatkan oleh pegawai.

11. SystemFlow Bonus Pegawai

Gambar 4.11 SystemFlow Bonus Pegawai

System flow bonus pegawai memanfaatkan database nilai pegawai agar

dapat menghasilkan nilai. System flow ini nantinya digunakan untuk menghasilkan total gaji yang didapat pegawai.

4.2.2 ContextDiagram

Context diagram menggambarkan asal data dan menunjukkan asal data

dan menunjukkan aliran data tersebut. Context diagram Sistem informasi terdiri dari 5 eksternal entity yaitu pegawai, personalia, tax & audit, finance &

accounting, dandirektur.

REKAP SURAT PERINGATAN DT_SURAT PERINGATAN

REKAP SLIP GAJI SLIP GAJI

LAPORAN PAJAKREKAP LAPORAN PAJAK DT_HASIL PAJAK DT_PAJAK LAPORAN GAJI

REKAP LAPORAN GAJI

DT_GAJI DT_GOLONGAN DT_BONUS DT_PENILAIAN SURAT PERINGATAN DT_KETIDAKHADIRAN DT_KETERLAMBATAN DT_ABSENSI DT_PIN PIN

LAPORAN PEGAWAI DITERIMA

REKAP LAPORAN PEGAWAI DITERIMA DT_PEGAWAI

DT_PEGAWAI DITERIMA DT_NILAI CALON PEGAWAI

DAFTAR PENERIMAAN PEGAWAI

DT_CALON PEGAWAI

0

SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN PT GALAXY INDAH JAY A + CALON PEGAWAI PERSONALIA DIREKTUR PEGAWAI FINANCE & ACCOUNTI NG TAX & AUDIT

Gambar 4.12 Context Diagram Sistem Informasi Kepegawaian

Aliran data yang keluar dari masing-masing eksternal entity mempunyai bahwa data tersebut berasal dari eksternal entity tersebut. Sedangkan data yang masuk mempunyai arti informasi data yang ditujukan untuk eksternal entity.

4.2.3 DFD Level 0 Sistem Informasi Kepegawaian

Setelah membuat context diagram dari sistem informasi kepegawaian pada PT. GALAXY INDAH JAYA, untuk selanjutnya context diagram tersebut akan dibagi menjadi sub-sub proses yang lebih kecil. Context diagram dapat dilihat pada Gambar 4.12. Dan hasil decompose itu sendiri disebut DFD Level 0, dan DFD Level 0 itu sendiri terdiri dari 4 sub utama, 5 external entity dan 13 data

store yang semuanya itu saling berkaitan. Empat sub sistem utama itu juga dapat

dibagi menjadi sub-sub proses yang lebih kecil, dan sub-sub proses yang kecil itu sendiri masih saling berkaitan antara yang satu sama yang lain. Tak terkecuali dengan external entity dan data store yang ada.

Sub sistemyang terdapat dalam DFD level 0 ini antara lain, yaitu: a. Sub sistem rekruitmen pegawai

b. Sub sistem absensi

c. Sub sistem penilaian pegawai d. Sub sistem penggajian

REKAP SLIP GAJI DT_SURAT PERINGATAN

REKAP SURAT PERINGATAN

data_hasil_pajak data_pajak data_bonus_2 data_pegawai_4 data_absensi_2 data_gaji data_golongan SLIP GAJI LAPORAN PAJAK REKAP LAPORAN PAJAK

LAPORAN GAJI

REKAP LAPORAN GAJI DT_HASIL PAJAK DT_PAJAK DT_GAJI DT_GOLONGAN data_bonus data_penilaian DT_BONUS DT_PENILAIAN data_pegawai_3 data_keterlambatan_2 data_ketidakhadiran data_ketidakhadiran_1 data_absensi data_keterlambatan SURAT PERINGATAN DT_KETERLAMBATAN DT_ABSENSI DT_PIN DT_KETIDAKHADIRAN data_pegawai_2 data_pegawai data_calon pegawai diterima

data_nilai calon pegawai data_calon pegawai

LAPORAN PEGAWAI DITERIMA PIN

REKAP LAPORAN PEGAWAI DITERIMA DAFTAR PENERIMAAN PEGAWAI

DT_PEGAWAI DT_PEGAWAI DITERIMA

DT_CALON PEGAWAI DT_NILAI CALON PEGAWAI CALON PEGAWAI CALON PEGAWAI PERSONA LIA PERSONA LIA PERSONA LIA PERSONA LIA DIREKTUR CALON PEGAWAI PEGAWAI PERSONA LIA PERSONA LIA PERSONA LIA PEGAWAI PERSONA LIA PERSONA LIA PERSONA LIA FINANCE & ACCOUNTI NG FINANCE & ACCOUNTI NG DIREKTUR TAX & AUDIT TAX & AUDIT TAX & AUDIT DIREKTUR PEGAWAI 1

SUB SISTEM REKRUITMEN PEGAWAI +

1 DATA CALON PEGAWAI 2 NILAI CALON PEGAWAI 3 PEGAWAI DITERIMADAFTAR CALON

4 PEGAWAI

2

SUB SISTEM ABSENSI

+ 5 KETERLAMBA TAN 6 ABSENSI 7 KETIDAKHAD IRAN 3

SUB SISTEM PENILAIAN PEGAWAI +

8 PENILAIAN

9 BONUS

4

SUB SISTEM PENGGAJIAN

+ 10 JABATAN 11 GAJI

12 PAJAK 13 HASIL PAJAK

FINANCE & ACCOUNTI NG PERSONA LIA PERSONA LIA

4.2.4 DFD Level 1 Sistem Informasi Kepegawaian

1. Sub Sistem Rekruitmen Pegawai

Pada Gambar 4.14 merupakan DFD Level 1 Sub sistem rekruitmen pegawai dari sistem informasi kepegawaian pada PT. GALAXY INDAH JAYA. Yang dimana terdapat 3 proses, yaitu proses pemeliharaan data transaksi pendaftaran, proses pemeliharaan data transaksi seleksi dan proses pemeliharaan data transaksi registrasi.

PIN LAPORAN PEGAWAI DITERIMA REKAP LAPORAN PEGAWAI DITERIMA

data_pegawai

DT_PEGAWAI dt_pegawai diterima2

data_calon pegawai diterima

DAFTAR PENERIMAAN PEGAWAI DT_PEGAWAI DITERIMA

data_nilai calon pegawai

DT_NILAI CALON PEGAWAI dt_peserta seleksi

data_calon pegawai DT_CALON PEGAWAI CALON PEGAWAI CALON PEGAWAI CALON PEGAWAI PERSONAL IA PERSONA LIA PERSONA LIA PERSONA LIA DIREKTUR CALON PEGAWAI

1 DATA CALON PEGAWAI

2 NILAI CALON PEGAWAI

3 DAFTAR CALON PEGAWAI DITERIMA

4 PEGAWAI

1

pemeliharaan data TRANS pendaf taran

+

2

pemeliharaan data TRANS seleksi + 3 pemeliharaan data TRANS registrasi +

2. Sub Sistem Absensi

Pada Gambar 4.15 merupakan DFD Level 1 Sub sistem absensi dari sistem informasi kepegawaian pada PT.GALAXY INDAH JAYA. Pada sub sistem ini terdapat 2 proses, yaitu pemeliharaan data transaksi kehadiran dan pemeliharaan data transaksi ketidakhadiran.

REKAP SURAT PERINGATAN

DT_SURAT PERINGATAN

data pegawai 5 data absensi 3

data_ketidakhadiran_1 SURAT PERINGATAN DT_KETIDAKHADIRAN data_absensi data_keterlambatan data_pegawai_2 DT_KETERLAMBATAN DT_ABSENSI DT_PIN PEGAWAI PERSONA LIA PERSONA LIA PERSONA LIA PEGAWAI 4 PEGAWAI 5 KETERLAMBA TAN 6 ABSENSI 7 KETIDAKHAD IRAN 1

pemeliharaan data TRANS kehadiran

+

2

pemeliharaan data TRANS ketidakhadiran + PERSONA LIA PERSONA LIA

3. Sub Sistem Penilaian Pegawai

Sedangkan pada Gambar 4.16 merupakan proses dari sub sistem penilaian pegawai yang dimana terdapat 2 proses, yaitu pemeliharaan data transaksi penilaian dan pemeliharaan data transaksi bonus.

data nilai DT_BONUS data_bonus data_penilaian data_pegawai_3 data_keterlambatan_2 data_ketidakhadiran DT_PENILAIAN PERSONA LIA PERSONA LIA 7 KETIDAKHAD IRAN 5 KETERLAMBA TAN 4 PEGAWAI 8 PENILAIAN 9 BONUS 1 pemeliharaan data TRANS penilaian 2 pemeliharaan data TRANS bonus

4. Sub Sistem Penggajian

Pada Gambar 4.17 merupakan proses dari sub sistem penggajian yang dimana terdapat 3 proses, yaitu pemeliharaan data transaksi penggajian, pemeliharaan data transaksi pajak dan slip gaji.

REKAP SLIP GAJI

data gaji3 data hasil pajak2 SLIP GAJI

data gaji2

data_hasil_pajak data_pajak

LAPORAN PAJAK REKAP LAPORAN PAJAK DT_HASIL PAJAK

DT_PAJAK REKAP LAPORAN GAJI

LAPORAN GAJI data_gaji data_golongan data_bonus_2 data_pegawai_4 data_absensi_2 DT_GAJI DT_GOLONGAN PERSONA LIA FINANCE & ACCOUNTI NG FINANCE & ACCOUNTI NG DIREKTUR TAX & AUDIT TAX & AUDIT TAX & AUDIT DIREKTUR PEGAWAI 10 JABATAN 11 GAJI 6 ABSENSI 4 PEGAWAI 9 BONUS 12 PAJAK

13 HASIL PAJAK 1

pemeliharaan data TRANS penggajian

+

2

pemeliharaan data TRANS pajak

+

3

cetak slip gaji

FINANCE & ACCOUNTI

NG

4.2.5 Entity Relational diagram (ERD)

Entity relational diagram adalah suatu alat untuk mempresentasikan model

data yang ada pada Sistem dimana terdapat entity dan relationship. Entity

merupakan objek yang ada dan terdefinisikan di dalam suatu organisasi, dapat berupa abstrak/nyata, misal dapat berupa orang, objek/waktu kejadian. Dalam perancangan sistem ini memiliki beberapa entitas yang saling terkait untuk menyediakan data-data yang dibutuhkan oleh sistem yaitu:

a. Entitas calon pegawai b. Entitas nilai calon pegawai c. Entitas pegawai

d. Entitas jabatan e. Entitas pajak f. Entitas absensi g. Entitas gaji h. Entitas penilaian i. Entitas bonus j. Entitas hasil pajak

1. Conceptual Data Model (CDM)

Untuk menggambarkan konsep database sistem informasi penggajian dapat digambarkan conceptual data model (CDM), sehingga dapat diketahui tabel apa saja yang dipakai dan relasi-relasinya. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.18 dibawah ini.

Gambar 4.18 Conceptual Data Model

2. Physical Data Model (PDM)

Setelah didapatkan konsep database pada conceptual data model (CDM) maka selanjutnya generate ke Physical Data Model (PDM). Di PDM ini kita dapat mengetahui hasil dari relasi-relasi yang dibangun di CDM. Dimungkinkan adanya table baru hasil dari relasi CDM. Database PDM merupakan bentuk fisik

MENGHITUNG BONUS MENDAPAT BONUS

MEMPUNYAI PAJAK

MENGHITUNG NILAI PAJAK

MENGECEK RANGE GAJI

MEMPUNYAI NILAI MENCOCOKAN MENDAPAT GAJI MENGHITUNG KETERLAMBATAN MENGHITUNG KETIDAKHADIRAN MELAKUKAN KETIDAKHADIRAN MELAKUKAN KETERLAMBATAN MELAKUKAN MEMPUNYAI MENJADI MEMBUTUHKAN NILAI MENYIMPAN DATA MENDAPAT NILAI

CA LON PEGA WA I NO URUT

NA MA

TEMPA T LA HIR CA LON PEGA WAI TA NGGA L LA HIR CALON PEGAWA I A LA MA T CAL ON PEGA WA I PENDIDIKA N TERAKHIR NO TELPHON CAL ON PEGAWA I A GAMA CA LON PEGA WAI

PEGA WA I PIN NA MA PEGAWA I TEMPA T LA HIR TA NGGA L LA HIR A LA MA T A GAMA NO TELPHON JA BA TA N TA NGGA L MA SUK NILAI CALON PEGAWA I

NILAI CALON PEGAWA I

CA LON PEGA WA I DITERIMA NA MA

TEMPA T LA HIR CA LON PEGA WAI TA NGGA L LA HIR CALON PEGAWA I NO TELPHON CAL ON PEGAWA I NILAI CALON PEGAWA I A LA MA T CAL ON PEGA WA I A GAMA CA LON PEGA WAI PENDIDIKA N TERAKHIR

KETERLA MBATA N JUMLA H KETERLA MBA TA N

A BSENSI TA NGGA L HA RI JA M MA SUK JA M KELUA R KETIDAKHA DIRAN

JUMLA H TIDA K HA DIR PENILA IA N

TOTA L NILA I

BONUS JUMLA H BONUS

JA BA TA N ID JA BA TA N JA BA TA N GA JI

GA JI TOTA L GA JI

PA JA K ID PA JA K PA JA K RA NGE GA JI HA SIL PA JA K

dari database yang digunakan dalam aplikasi. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.19 .

Gambar 4.19 Physical Data Model

PIN = PIN PIN = PIN

ID_PAJAK = ID_PAJAK

ID_PAJAK = ID_PAJAK ID_JABATAN = ID_JABATAN

PIN = PIN

ID_JABATAN = ID_JABATAN

TAN GGAL = ABS_TANGGAL TAN GGAL = ABS_TANGGAL

PIN = PIN PIN = PIN

PIN = PIN TAN GGAL = ID_JABATAN

PIN = PIN ID_JABATAN = ID_JABATAN TAN GGAL = CAL_TANGGAL

PIN = CAL_PIN PIN = PIN TAN GGAL = CAL_TANGGAL

PIN = CAL_PIN TAN GGAL = NIL_TANGGAL

PIN = NIL_PIN NO_URUT = NIL_NO_URUT

TAN GGAL = CAL_TANGGAL PIN = CAL_PIN NO_URUT = NO_URU T TAN GGAL = TAN GGAL

PIN = PIN TAN GGAL = NIL_TANGGAL

PIN = NIL_PIN NO_URUT = NIL_NO_URUT

TAN GGAL = TAN GGAL PIN = PIN NO_URUT = NO_URU T

CALON_PEGAWAI TEMPAT_LAHIR_CALON_PEGAWAI Integer TANGGAL_LAHIR_CALON_PEGAWAI Text(50) ALAMAT_CALON_PEGAWAI Text(25) PENDIDIKAN_TERAKHIR DateTime NO_TELPHON_CALON_PEGAWAI Text(50) AGAMA_CALON_PEGAWAI Text(5) TANGGAL DateTime PIN Text(9) NO_URUT Integer NIL_TANGGAL DateTime NIL_PIN Text(9) NIL_NO_URUT Integer NAMA Text(50) PEGAWAI PIN Text(9) CAL_TANGGAL DateTime CAL_PIN Text(9) ID_JABATAN Text(2) NAMA_PEGAWAI Text(50) TEMPAT_LAHIR Text(25) TANGGAL_LAHIR DateTime ALAMAT Text(50) AGAMA Text(10) NO_TELPHON Text(11) JABATAN Text(25) TANGGAL_MASUK DateTime NILAI_CALON_PEGAWAI TANGGAL DateTime PIN Text(9) NO_URUT Integer CAL_TANGGAL DateTime CAL_PIN Text(9) NILAI_CALON_PEGAWAI Integer CALON_PEGAWAI_DITERIMA TANGGAL DateTime PIN Text(9) CAL_TANGGAL DateTime CAL_PIN Text(9) NO_URUT Integer NIL_TANGGAL DateTime NIL_PIN Text(9) NIL_NO_URUT Integer NAMA Text(50) TEMPAT_LAHIR_CALON_PEGAWAI Text(25) TANGGAL_LAHIR_CALON_PEGAWAI DateTime NO_TELPHON_CALON_PEGAWAI Text(11) NILAI_CALON_PEGAWAI Integer ALAMAT_CALON_PEGAWAI Text(50) AGAMA_CALON_PEGAWAI Text(10) PENDIDIKAN_TERAKHIR Text(5) KETERLAMBATAN TANGGAL DateTime PIN Text(9) ABS_TANGGAL DateTime JUMLAH_KETERLAMBATAN Integer ABSENSI TANGGAL DateTime PIN Text(9) HARI Text(10) JAM_MASUK DateTime JAM_KELUAR DateTime KETIDAKHADIRAN TANGGAL DateTime PIN Text(9) ABS_TANGGAL DateTime JUMLAH_TIDAK_HADIR Integer PENILAIAN PIN Text(9) TOTAL_NILAI Integer BONUS PIN Text(9) JUMLAH_BONUS Integer JABATAN ID_JABATAN Text(2) PIN Text(9) ID_PAJAK Text(2) JABATAN Text(25) GAJI Integer GAJI PIN Text(9) ID_JABATAN Text(2) TOTAL_GAJI Integer PAJAK ID_PAJAK Text(2) ID_JABATAN Text(2) PAJAK Single RANGE_GAJI Integer HASIL_PAJAK ID_PAJAK Text(2) PIN Text(9) NILAI_PAJAK Integer

4.2.6 Struktur Basis Data dan Tabel

Dalam sub bab ini akan dijelaskan struktur dari tabel-tabel yang akan digunakan dalam pembuatan sistem informasi inventarisasi PT.GALAXY INDAH JAYA. Data-data dibawah ini akan menjelaskan satu-persatu detil dari struktur tabel untuk setiap tabel.

1. Nama tabel : Pegawai

Fungsi : Menyimpan data pegawai Primary key : PIN

Foreign key : ID_JABATAN

Tabel 4.1 Pegawai

FIELD NAME TYPE SIZE DESCRIPTION

PIN VARCHAR 6 Primary key tabel pegawai

ID_JABATAN VARCHAR 2 foreign key jabatan

NAMA VARCHAR 50 nama pegawai

TEMPAT_LAHIR VARCHAR 50 tempat lahir pegawai

TANGGAL_LAHIR DATE TIME tanggal lahir pegawai

ALAMAT VARCHAR 50 alamat pegawai

NO_TELPHON VARCHAR 11 nomor telphon pegawai

AGAMA VARCHAR 25 agama pegawai

JENIS_KELAMIN VARCHAR 25 jenis kelamin pegawai

2. Nama tabel : Jabatan

Fungsi : Menyimpan data jabatan Primary key : ID_JABATAN

Tabel 4.2 Jabatan

FIELD NAME TYPE SIZE DESCRIPTION

PIN VARCHAR 6 foreign key pegawai

NAMA_JABATAN VARCHAR 50 nama jabatan

GAJI POKOK INTEGER gaji pokok jabatan

TUNJANGAN INTEGER tunjangan jabatan

ID_PAJAK varchar 2 Foreign key pajak

3. Nama tabel : Absensi

Fungsi : Menyimpan data absensi pegawai Primary key : PIN

Foreign key : -

Tabel 4.3 Absensi

FIELD NAME TYPE SIZE DESCRIPTION

PIN VARCHAR 6 primary key pegawai

TANGGAL DATE TIME tanggal absensi

JAM_MASUK DATE TIME jam masuk absensi

JAM_KELUAR DATE TIME jam keluar absensi

4. Nama tabel : Pajak pegawai

Fungsi : Menyimpan data pajak pegawai Primary key : ID_PAJAK

Foreign key : -

Tabel 4.4 Pajak pegawai

FIELD NAME TYPE SIZE DESCRIPTION

ID_PAJAK VARCHAR 2 primary key pajak

pegawai

PAJAK INTEGER presentase pajak pegawai

RANGE_GAJI_MINIMUM INTEGER nilai minimum gaji

5. Nama tabel : Hasil pajak

Fungsi : Menyimpan data pajak pegawai Primary key : NILAI_PAJAK

Foreign key : ID_PAJAK

Tabel 4.5 Hasil pajak

FIELD NAME TYPE SIZE DESCRIPTION

NILAI_PAJAK INTEGER primary key hasil pajak

ID_PAJAK VARCHAR 2 foreign key hasil pajak

BULAN INTEGER periode bulan perhitungan pajak

TAHUN INTEGER periode tahun perhitungan pajak

6. Nama tabel : Gaji

Fungsi : Menyimpan data gaji pegawai Primary key : -

Foreign key : ID_JABATAN, NILAI_PAJAK, PIN, ID_PAJAK

Tabel 4.6 Gaji

FIELD NAME TYPE SIZE DESCRIPTION

ID_JABATAN VARCHAR 2 foreign key id jabatan

NILAI_PAJAK INTEGER 2 foreign key nilai pajak

PIN VARCHAR foreign key pin

ID_PAJAK VARCHAR 2 foreign key id pajak

TOTAL_GAJI INTEGER total gaji pegawai

BULAN INTEGER periode bulan perhitungan gaji

7. Nama tabel : Bonus

Fungsi : Menyimpan bonus pegawai Primary key : PIN

Foreign key : -

Tabel 4.7 Bonus

FIELD NAME TYPE SIZE DESCRIPTION

PIN VARCHAR 6 primary key bonus

JUMLAH_BONUS INTEGER nilai jumlah bonus

8. Nama tabel : Keterlambatan

Fungsi : Menyimpan data keterlambatan pegawai Primary key : PIN

Foreign key : -

Tabel 4.8 Keterlambatan

FIELD NAME TYPE SIZE DESCRIPTION

PIN VARCHAR 6 primary key keterlambatan

9. Nama tabel : Ketidakhadiran

Fungsi : Menyimpan data ketidakhadiran pegawai Primary key : PIN

Foreign key : -

Tabel 4.9 Ketidakhadiran

FIELD NAME TYPE SIZE DESCRIPTION

PIN VARCHAR 6 primary key ketidakhadiran

TANGGAL DATETIME tanggal tidak hadir

JUMLAH_KETIDAKHADIRAN INTEGER jumlah ketidakhadiran pegawai

10. Nama tabel : Calon pegawai

Fungsi : Menyimpan data calon pegawai/pendaftar Primary key : NO_URUT

Foreign key : -

Tabel 4.10 Calon pegawai

FIELD NAME TYPE SIZE DESCRIPTION

NO_URUT INTEGER Primary key tabel calo pegawai

NAMA VARCHAR 50 nama calon pegawai

TEMPAT_LAHIR VARCHAR 50 tempat lahir calon pegawai

TANGGAL_LAHIR DATE TIME tanggal lahir calon pegawai

ALAMAT VARCHAR 50 alamat calon pegawai

NO_TELPHON VARCHAR 11 nomor telphon calon pegawai

AGAMA VARCHAR 25 agama calon pegawai

11. Nama tabel : Nilai calon pegawai

Fungsi : Menyimpan data nilai calon pegawai/pendaftar Primary key : NO_URUT

Foreign key : -

Tabel 4.11 Nilai Calon pegawai

FIELD NAME TYPE SIZE DESCRIPTION

NO_URUT INTEGER primary key nilai calon pegawai

NILAI INTEGER nilai calon pegawai

4.2.7 Desain Input – Output

Desain I/O merupakan perencanaan dari desain interface yang akan dibuat pada program agar pengguna dapat membayangkan apakah Sistem yang akan dibuat sesuai dengan kebutuhan pengguna. Hal ini dimaksudkan agar terjalin kerja sama antara pengguna Sistem dengan pemakai Sistem sehingga Sistem baru yang dibuat ini dapat memenuhi kebutuhan kedua belah pihak.

1. Desain InputDesktop

Desain input desktop ini merupakan gambaran secara umum tentang bentuk dari tampilan atau user interface dari suatu program. Pada sistem informasi pembelian dibuat beberapa desain input interface.

Form desain input login digunakan jika user ingin masuk ke dalam program.User harus menginputkan user name dan password yang mereka miliki. Jika user name dan password benar maka user dapat masuk ke dalam program.

User dapat mengakses menu-menu yang ada pada program, tetapi hanya sesuai dengan hak akses yang mereka miliki.

Gambar 4.21 Desain Input form Absensi Kehadiran

Form absensi kehadiran digunakan user untuk melakukan absensi. Dalam

form ini hanya dibutuhkan input PIN pegawai. Jika PIN yang di-inputkan salah,

maka akan muncul peringatan dan user harus menginputkan PIN yang benar.

Gambar 4.22 Desain Input form Absensi Kepulangan

Form absensi kepulangan digunakan user untuk melakukan absensi. Dalam form ini hanya dibutuhkan input PIN pegawai. Jika PIN yang di-inputkan salah, maka akan muncul peringatan dan user harus menginputkan PIN yang benar.

Gambar 4.23 Desain Input form Penilaian Kinerja Pegawai

Form input Penilaian kinerja pegawai digunakan untuk menginputkan nilai kinerja pegawai. Dibutuhkan PIN pegawai untuk dapat mengetahui nama pegawai, jumlah tidak hadir, jumlah terlambat, dan nilai kinerja. Setelah itu admin dapat menginputkan nilai loyalitas yang dinilai secara manual untuk dapat mengetahui total nilai pegawai.

Form perhitungan gaji pegawai berfungsi untuk melakukan perhitungan terhadap total gaji pegawai. Untuk pertama kali PIN pegawai yang akan dihitung nilainya, di-inputkan terlebih dahulu.

Gambar 4.25 Desain Input form Perhitungan Bonus Pegawai

Form perhitungan bonus pegawai berfungsi untuk melakukan perhitungan terhadap total bonus pegawai. Untuk pertama kali PIN pegawai yang akan dihitung nilainya, di-inputkan terlebih dahulu.

Form perhitungan pajak pegawai berfungsi untuk melakukan perhitungan terhadap total pajak pegawai. Untuk pertama kali PIN pegawai yang akan dihitung nilainya, di-inputkan terlebih dahulu.

Gambar 4.27 Desain Input form Nilai Calon Pegawai

Form input Penilaian calon pegawai digunakan untuk menginputkan nilai calon pegawai. Dibutuhkan nomor urut calon pegawai untuk dapat mengetahui nama calon pegawai dan pendidikan terakhir. Setelah itu admin dapat menginputkan nilai wawancara yang dinilai secara manual.

Form input master pegawai digunakan untuk menginputkan master pegawai. Dibutuhkan nomor urut calon pegawai untuk dapat mengetahui data pegawai yang diteriman. PIN pegawai akan secara muncul secara otomatis dengan mengikuti jabatan. Setelah itu admin dapat menginputkan data pegawai.

Gambar 4.29 Desain Input form Master Golongan / Jabatan

Form input master jabatan digunakan untuk menginputkan master jabatan. ID Jabatan pegawai akan secara muncul secara otomatis dengan mengikuti jumlah jabatan yang telah ada. Setelah itu admin dapat menginputkan data jabatan

Form input master pajak digunakan untuk menginputkan master pajak. ID Pajak akan secara muncul secara otomatis dengan mengikuti jumlah pajak yang telah ada. Setelah itu admin dapat menginputkan data pajak

2. Desain InputWeb

Desain input web ini merupakan gambaran secara umum tentang bentuk dari tampilan atau user interface dari suatu program. Pada sistem informasi kepegawaian dibuat beberapa desain input interface.

Gambar 4.31 Desain Input form Pendaftaran Online

Pada gambar 4.31 menunjukan desain input form pendaftaran secara online. Saat pertama kali load, Nomor urut akan secara otomatis tercipta berdasarkan jumlah data di database.

3. Desain OutputDesktop

Desain output merupakan gambaran secara umum tentang bentuk dari tampilan atau user interface dari suatu laporan. Pada sistem informasi kepegawaian dibuat beberapa desain output sebagai interace dari laporan.

Gambar 4.32 Desain Output form Pegawai Diterima

Form desain output ini berfungsi untuk menunjukan hasil laporan pegawai yang diterima. Parameter pada laporan ini adalah tahun.

Gambar 4.33 Desain Output form GajiPegawai

Form desain output ini berfungsi untuk menunjukan hasil laporan gaji pegawai yang diterima. Parameter pada laporan ini adalah bulan.

Gambar 4.34 Desain Output form PajakPegawai

Form desain output ini berfungsi untuk menunjukan hasil laporan pajak pegawai yang diterima. Parameter pada laporan ini adalah bulan.

IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN

5.1 Kebutuhan Sistem

Berikut ini adalah hardware dan software yang dibutuhkan untuk menggunakan program sistem Informasi kepegawaian pada PT. GALAXY INDAH JAYA, yaitu :

1. Hardware dengan spesifikasi minimal sebagai berikut : a. Processor Intel Core 2 Duo

b. Memory RAM DDR2 1 GB

c. VGA dengan memory 128 MB (dedicated) d. Harddisk 180 GB

e. Monitor LCD 14” f. Printer

2. Software sebagai berikut :

a. Microsoft Windows XP SP 3 b. .Net Framework 2.0

c. Microsoft SQL Server 2005 Express Edition d. Microsoft Visual Studio 2005

5.2 Cara Setup Program

Ketika pertama kali akan menggunakan aplikasi ini, terlebih dahulu user harus menginstalasi aplikasi terlebih dahulu user harus menginstal dari aplikasi ini supaya bisa digunakan. Langkah-langkah instalasinya akan dijelaskan di bab ini, pertama user harus memastikan bahwa komputer user terdapat .net

framework 4 agar aplikasi ini dapat dijalankan. Pertama cek dulu computer

anda apakah sudah terdapat .net framework 4 atau tidak. Caranya pada menu computer, kemudian pilih control panel. Setelah masuk control panel masuk ke

add or remove program (berisi tentang informasi software yang telah di install

computer anda), lalu jika sudah masuk ke dalam add or remove program anda bisa check apakah sudah terdapat .net framework 2.0 seperti pada Gambar 5.1.

Jika komputer telah terinstal .net framework 2.0 maka tidak perlu menginstal kembali. Untuk .net framework 1.0 atau yang lebih tinggi digunakan untuk platform Microsoft Visual Basic 2000 sedangkan .net framework 4 atau yang lebih tinggi, digunakan untuk platform Microsoft visual basic 2005

5.3 Penjelasan Pemakaian Program Desktop

Dalam bab ini juga akan dijelaskan tentang hasil dari program yang telah dibuat beserta cara penggunaanya. Penjelasan program akan dimulai dari form login.

Form login digunakan untuk validasi user dalam penggunaan program. Dalam form

login terdapat data username dan password yang harus diisi oleh user unutk lebih

jelasnya bisa dilihat pada gambar 5.2 .

Gambar 5.2 Form Login

Jika user benar dalam menginputkan data username dan password, maka user

dapat masuk ke dalam menu utama dan menggunakan program sesuai hak akses yang dimiliki, seperti pada Gambar 5.3.

Gambar 5.3 Menu Utama

5.3.1 Form Master

Dalam aplikasi sistem informasi kepegawaian terdapat menu-menu master. Menu-menu master digunakan untuk mengakses form-form master yang ada pada program. Form-form master digunakan mengelola data-data yang ada. Penjelasan tentang manfaat dan cara penggunaan masing-masing form master dijelaskan lebih detil pada penjelasan berikut ini.

1. Master Pegawai

Form master pegawai digunakan untuk memasukan data pegawai yang diterima bekerja di PT. GALAXY INDAH JAYA. Data pegawai yang dimaksud antara lain PIN, ID jabatan, nama jabatan, nama pegawai, tempat / tanggal lahir,

alamat, nomor telphon, agama dan jenis kelamin. Untuk lebih jelasnya pada gambar 5.4.

Gambar 5.4 Master Pegawai

Keterangan :

Tombol Simpan :Untuk melakukan penyimpanan data ke database

Tombol Batal :Untuk membatalkan pengisisan data dan menghapus

semua data pada kolom yang telah diisi.

Tombol Update :Melakukan update data pegawai jika terjadi kesalahan

Tombol Kembali :Untuk menutup form master pegawai dan kembali ke

menu utama.

2. Master Jabatan

Form master jabatan berfungsi untuk menginputkan data jabatan yang

terdapat pada PT. GALAXY INDAH JAYA. Pada form ini data – data yang dibutuhkan adalah nama jabatan dan gaji pokok jabatan tersebut,sedangkan untuk ID jabatan akan tergenerate secara otomatis.

Gambar 5.5 Master Jabatan

Keterangan :

Tombol Batal :Untuk membatalkan pengisisan data dan menghapus

semua data pada kolom yang telah diisi.

Tombol Update :Melakukan update data jabatan jika terjadi kesalahan

pengisian data atau perubahan gaji.

Tombol Kembali :Untuk menutup form master jabatan dan kembali ke

menu utama.

3. Master Pajak

Form master pajak berfungsi untuk menginputkan data pajak yang terdapat pada PT. GALAXY INDAH JAYA. Pada form ini data – data yang dibutuhkan adalah range gaji minimum, range gaji maksimum dan presentase pajak,sedangkan untuk ID pajak akan tergenerate secara otomatis.Gambar lebih jelasnya ada pada gambar 5.6.

Gambar 5.6 Master Pajak

Keterangan :

Tombol Simpan :Untuk melakukan penyimpanan data ke database

Tombol Batal :Untuk membatalkan pengisisan data dan menghapus

semua data pada kolom yang telah diisi.

Tombol Update :Melakukan update data pajak jika terjadi kesalahan

pengisian data atau perubahan gaji.

Tombol Kembali :Untuk menutup form master pajak dan kembali ke

5.3.2 Form Transaksi

Menu-menu transaksi yang ada berjumlah 9 item. Berikut ii adalah penjelasan lebih detail mengenai form transaksi.

1. Form Transaksi Absensi

Form transaksi absensi digunakan oleh user untuk melakukan absensi. Data

yang dibutuhkan hanya PIN pegawai untuk dapat memunculkan nama pegawai. Dalam form absensi ini, sesuai dengan kebijakan perusahaan, jika melebihi pukul 12.00 WIB maka pegawai tidak dapat melakukan absensi dan jika pegawai melakukan absensi lebih dari pukul 08.00 WIB, maka pegawai dihitung terlambat.

Gambar 5.7 Absensi

Keterangan :

Tombol Kehadiran :Untuk melakukan absensi kehadiran dan menyimpan

Tombol Batal :Untuk membatalkan pengisisan data dan menghapus

semua data pada kolom yang telah diisi.

Tombol Kepulangan : Untuk melakukan absensi kepulangan dan menyimpan

dalam database.

Tombol Kembali :Untuk menutup form absensi dan kembali ke

menu utama.

2. Form Transaksi Bonus

Form bonus berfungsi untuk memasukan data bonus yang didapat oleh pegawai tiap periode. Dalam form ini, user hanya perlu menginputkan PIN pegawai untuk dapat mengetahui bonus pegawai, nilai kinerja dan nama pegawai tersebut. Untuk lebih jelasnya, silahkan melihat gambar 5.8.

Keterangan :

Tombol Simpan :Untuk menyimpan data bonus pegawai ke

dalam database.

Tombol Batal :Untuk membatalkan pengisisan data dan menghapus

semua data pada kolom yang telah diisi.

Tombol Kembali :Untuk menutup form bonus dan kembali ke

menu utama.

3. Form Transaksi Gaji

Form gaji berfungsi untuk menyimpan data gaji yang didapat oleh pegawai

tiap periode ke dalam database. Dalam form ini, user hanya perlu menginputkan PIN pegawai untuk dapat mengetahui nama pegawai, ID jabatan pegawai, ID pajak pegawai, nilai pajak pegawai, bonus pegawai, gaji pokok dan nama pegawai tersebut. Untuk lebih jelasnya, silahkan melihat gambar 5.9.

. Gambar 5.9 Perhitungan Gaji

Keterangan :

Tombol Simpan : Untuk menyimpan data gaji pegawai ke

dalam database.

Tombol Batal :Untuk membatalkan pengisisan data dan menghapus

Tombol Cetak slip :Untuk mencetak slip gaji pegawai yang telah disimpan

datanya.

Tombol Kembali :Untuk menutup form gaji dan kembali ke

menu utama.

4. Form Transaksi Ketidakhadiran

Fungsi utama form transaksi ketidakhadiran adalah untuk mengetahui jumlah ketidakhadiran pegawai dalam suatu periode tertentu. User hanya perlu menginputkan PIN untuk dapat mengetahui jumlah tidak hadir seorang pegawai. Jika jumlah ketidakhadiran pegawai tersebut telah melebihi 3 hari, maka admin harus mencetak surat peringatan kepada pegawai tersebut dan admin tidak dapat keluar dari form

sebelum mencetak surat peringatan tersebut.

82

Gambar 5.16 Form Website Home 5.4.1 Form Master

Dalam aplikasi sistem informasi kepegawaian terdapat 1 menu master. Menu master digunakan untuk mengakses form-form master yang ada pada aplikasi web. Form-form master digunakan mengelola data-data yang ada. Penjelasan tentang manfaat dan cara penggunaan masing-masing form master dijelaskan lebih detil pada penjelasan berikut ini.

1. Form Master Registrasi

Form master registrasi berfungsi untuk melakukan pendaftaran sebagai calon pegawai di PT. GALAXY INDAH JAYA. Form ini diakses langsung oleh para pendaftar. Pendafatar menginputkan data – data yang dibutuhkan, setelah itu pendaftar akan mendapatkan kode pendaftaran / nomor urut untuk melakukan tes selanjutnya. Seperti dijelaskan pada gambar 5.17.

83

Gambar 5.17 Form Website Registrasi Pendaftar

5.4.2 Form Transaksi

Form transaksi yang terdapat pada website ini hanya terdiri dari 1 form. Berikut ini penjelasan lebih detailnya.

1. Form Transaksi Hasil Tes

Form transaksi hasil tes ini berfungsi sebagai display nilai tes pendaftar yang dapat diakses secara langsung oleh pendaftar. Pendaftar hanya perlu menginputkan nomor urut untuk dapat mengetahui nilai pendaftar.

84

BAB VI PENUTUP

6.1 Kesimpulan

Pembuatan aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian pada PT. GALAXY INDAH JAYA bertujuan untuk mempermudah bagian personalia, bagian finance & accounting dan bagian tax & audit dalam menangani proses penggajian, perhitungan pajak dan kinerja pegawai.

Sistem Informasi Kepegawaian ini mampu untuk memberikan efektif kerja. Secara garis besar, berdasarkan hasil perancangan dan pembuatan aplikasi untuk Sistem Informasi Kepegawaian pada PT. GALAXY INDAH JAYA yang telah dilakukan, dapat disimpulkan hal-hal sebagai berikut:

1. Dengan menggunakan sistem ini, maka proses penggajian yang terjadi antara pihak perusahaan dengan pegawai akan dapat di organisir dengan baik pada saat transaksi berlangsung dan pencetakan laporan penggajian.

2. Dengan menggunakan sistem ini, maka proses perhitungan pajak yang terjadi antara pihak perusahaan dengan pegawai akan dapat di organisir dengan baik pada saat transaksi berlangsung dan pencetakan laporan pajak.

3. Sistem memberikan kemudahan baik dari sisi pengguna maupun dari calon pegawai, dimana proses jalannya transaksi pendaftaran dapat berlangsung lebih efektif dan efisien.

6.2 Saran

Saran yang dapat diberikan untuk pengembangan aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian pada PT. GALAXY INDAH JAYA adalah:

86

1. Pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian ini diharapkan lebih kompleks dan bisa mencakup hasil dari pekerjaan pegawai.

2. Pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian ini diharapkan terdapat website yang mampu memberikan informasi secara lengkap tentang kehadiran, biodata dan hasil gaji pegawai.

DAFTAR PUSTAKA

Hartono, Jogiyanto, 1990, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur. Andi Offset, Yogyakarta.

Indrajit, Eko dan R. Djokopranoto, 2005, Strategi manajemen dan Supply Chain, Grasindo, Jakarta.

Kendall, K.E dan Kendall J.E., 2003, Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1, Prehallindo, Jakarta.

Kristanto, Andri, 2004, Rekayasa Perangkat Lunak (Konsep Dasar), Gava Media, Yogyakarta.

Yuswanto, 2005, Pemrograman Dasar Visual Basic.Net, Prestasi Pustaka Publisher, Surabaya.

Winarko,Edi, 2006, Perancangan Database dengan Power Designer 6.32, Prestasi Pustaka, Jakarta.

Anugerag,Yefta,2010, Membuat Toko Online Sendiri Mudah, Cepat, dan Murah, Bukune, Jakarta.

Wicaksono ,Yogi dan Community, SmitDev .2008 ,Membangun Bisnis Online dengan Mambo, PT Elex Media Komputindo, Jakarta.

Amsyah, Zulkifli, 2007, Manajemen Sistem Informasi, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.