TA : Rancang Bangun Aplikasi Manajemen Aset Tetap Pada Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya.

RANCANG BANGUN APLIKASI MANAJEMEN ASET

TETAP PADA RUMAH SAKIT ISLAM JEMURSARI

SURABAYA

TUGAS AKHIR

Program Studi

S1 Sistem Informasi

Oleh :

LATIEF ANAS AKHMADI

07410100263

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA SURABAYA 2015

ix

ABSTRAK ... vi

KATA PENGANTAR ... vii

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR TABEL ... xii

DAFTAR GAMBAR ... xv

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar belakang ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 4

1.3 Pembatasan Masalah ... 4

1.4 Tujuan Penelitian ... 4

1.5 Manfaat Penelitian ... 5

1.6 Sistematika Penulisan ... 5

BAB II LANDASAN TEORI ... 7

2.1 Aset Tetap ... 7

2.2 Manajemen Aset ... 8

2.2.1 Pengertian Manajemen Aset ... 8

2.2.2 Tujuan Manajemen Aset ... 9

2.2.3 Siklus Manajemen Aset... 9

2.2.4 Pengendalian Aset ... 11

2.3 Depresiasi ... 12

x

2.5 Siklus Hidup Pengembangan Sistem ... 17

2.6 Metoda Pengujian Sistem ... 19

2.6.1 Black Box Testing ... 20

2.6.2 White Box Testing ... 20

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 22

3.1 Analisis Sistem ... 22

3.1.1 Identifikasi Masalah ... 23

3.1.2 Analisis Kebutuhan Sistem ... 33

3.2 Perancangan Sistem ... 34

3.2.1 Desain Sistem Umum ... 34

3.2.2 Desain Sistem Terinci ... 66

3.3 Desain Uji Coba ... 78

3.3.1 Desain Uji Coba Fungsi Aplikasi ... 79

3.3.2 Desain Uji Coba Perhitungan Penyusutan ... 83

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI SISTEM ... 84

4.1 Implementasi Sistem ... 84

4.1.1 Seleksi Sistem ... 84

4.1.2 Uji Fungsi Aplikasi ... 85

4.1.3 Uji Coba Perhitungan Penyusutan ... 100

4.2 Evaluasi Sistem ... 103

BAB V PENUTUP ... 111

xii

Tabel 1.1 Kondisi Peralatan Medis dan Non Medis ... 2

Tabel 1.2 Rekapitulasi Lokasi Unit Pemakai ... 2

Tabel 1.3 Rekapitulasi Biaya Perolehan ... 2

Tabel 2.1 Peralatan Medis ... 7

Tabel 2.2 Peralatan Non Medis ... 8

Tabel 3.1 Golongan Barang ... 55

Tabel 3.2 Bidang Barang... 55

Tabel 3.3 Kelompok Barang ... 56

Tabel 3.4 Sub Kelompok Barang ... 56

Tabel 3.5 Sub Sub Kelompok Barang ... 57

Tabel 3.6 Kelompok Ruang ... 58

Tabel 3.7 Ruang ... 58

Tabel 3.8 Pegawai ... 59

Tabel 3.9 Penerimaan ... 59

Tabel 3.10 Penerimaan Detail ... 60

Tabel 3.11 Detail Barang ... 60

Tabel 3.12 Mutasi... 61

Tabel 3.13 Mutasi Detail ... 61

Tabel 3.14 Pemeliharaan ... 62

Tabel 3.15 Kondisi ... 62

Tabel 3.16 Penghapusan... 63

xiii

Tabel 3.20 Supplier ... 65

Tabel 3.21 Perolehan ... 66

Tabel 3.22 Uji Coba Inventarisasi Aset Tetap ... 79

Tabel 3.23 Uji Coba Kartu Inventaris Ruang... 79

Tabel 3.24 Uji Coba Laporan Perolehan ... 79

Tabel 3.25 Uji Coba Daftar Inventaris ... 80

Tabel 3.26 Uji Coba Penjadwalan ... 80

Tabel 3.27 Uji Coba Input Hasil Pemeliharaan ... 80

Tabel 3.28 Uji Coba Penghapusan ... 81

Tabel 3.29 Uji Coba Sisa Masa Pakai ... 81

Tabel 3.30 Uji Coba Perhitungan Depresiasi. ... 82

Tabel 3.31 Uji Coba Laporan Rencana Pengadaan. ... 82

Tabel 3.32 Uji Coba Laporan Rencana Pengadaan. ... 82

Tabel 3.33 Desain Uji Coba Perhitungan Nilai Penyusutan dan Nilai Buku. ... 83

Tabel 4.1 Hasil uji coba perhitungan depresiasi tahun 2011 ... 101

Tabel 4.2 Hasil uji coba perhitungan depresiasi tahun 2012 ... 101

Tabel 4.3 Hasil uji coba perhitungan depresiasi tahun 2013 ... 101

Tabel 4.4 Hasil uji coba perhitungan depresiasi tahun 2014 ... 102

Tabel 4.5 Hasil uji coba perhitungan depresiasi tahun 2015 ... 102

Tabel 4.6 Rekapitulasi hasil uji coba perhitungan depresiasi hingga tahun 2015 ... 102

Tabel 4.7 Hasil Uji Coba Inventarisasi Aset Tetap ... 105

xiv

Tabel 4.11 Hasil Uji Coba Penjadwalan ... 106

Tabel 4.12 Hasil Uji Coba Input Hasil Pemeliharaan ... 106

Tabel 4.13 Hasil Uji Coba Penghapusan... 107

Tabel 4.14 Hasil Uji Coba Sisa Masa Pakai ... 107

Tabel 4.15 Hasil Uji Coba Perhitungan Depresiasi ... 107

Tabel 4.16 Hasil Uji Coba Laporan Rencana Pengadaan ... 108

Tabel 4.17 Hasil Uji Coba Laporan Rencana Penghapusan ... 108

xv

Gambar 2.1 Siklus Hidup Pengelolaan Aset ... 11

Gambar 2.2 Komposisi Daftar Aset ... 12

Gambar 2.3 Siklus Hidup Pengembangan Sistem... 18

Gambar 3.1 Document Flow Inventarisasi Peralatan ... 25

Gambar 3.2 Document Flow Pemeliharaan Terjadwal ... 28

Gambar 3.3 Document Flow Pemeliharaan Tidak Terjadwal ... 30

Gambar 3.4 Document Flow Penghapusan Peralatan ... 32

Gambar 3.5 Desain System Flow Inventarisasi Peralatan ... 36

Gambar 3.6 Desain System Flow Pemeliharaan Terjadwal ... 38

Gambar 3.7 Desain System Flow Pemeliharaan Tidak Terjadwal ... 39

Gambar 3.8 Desain System Flow Penghapusan Peralatan ... 40

Gambar 3.9 Diagram Input Proses Output Proses Pengolahan Data Master ... 41

Gambar 3.10 Diagram Input Proses Output Proses Inventaris ... 42

Gambar 3.11 Diagram Input Proses Output Proses Penjadwalan Perawatan ... 43

Gambar 3.12 Diagram Input Proses Output Proses Pemeliharaan Aset Tetap ... 44

Gambar 3.13 Diagram Input Proses Output Proses Penghapusan Aset Tetap ... 45

Gambar 3.14 Diagram Input Proses Output Proses Pembuatan Laporan ... 46

Gambar 3.15 Context Diagram Aplikasi Manajemen Aset Tetap ... 47

Gambar 3.16 DFD Level 0 Aplikasi Manajemen Aset Tetap ... 48

Gambar 3.17 DFD Level 1 Inventarisasi ... 49

Gambar 3.18 DFD Level 1 Penjadwalan Perawatan ... 49

xvi

Gambar 3.22 Conceptual Data Model Aplikasi Manajemen Aset Tetap. ... 53

Gambar 3.23 Physical Data Model Aplikasi Manajemen Aset Tetap ... 54

Gambar 3.24 Desain Interface Inventarisasi Peralatan ... 67

Gambar 3.25 Desain Interface Pemeliharaan Terjadwal ... 68

Gambar 3.26 Desain Interface pemeliharaan tidak terjadwal. ... 69

Gambar 3.27 Desain Interface Penghapusan Peralatan... 70

Gambar 3.28 Desain Interface Laporan Penerimaan ... 71

Gambar 3.29 Desain Interface Laporan Penerimaan Versi Media Cetak. ... 71

Gambar 3.30 Desain Interface Kartu Inventaris Ruang ... 72

Gambar 3.31 Desain Interface Daftar Inventaris ... 73

Gambar 3.32 Desain Interface Daftar Inventaris Versi Cetak ... 73

Gambar 3.33 Desain Interface Jadwal Pemeliharaan ... 74

Gambar 3.34 Desain Interface Laporan Sisa Masa Pakai ... 75

Gambar 3.35 Desain Interface Laporan Sisa Masa pakai Versi Cetak ... 75

Gambar 3.36 Desain Interface Laporan Depresiasi ... 76

Gambar 3.37 Desain Interface Laporan Depresiasi Versi Cetak ... 77

Gambar 3.38 Desain Interface Laporan Rencana Pengadaan ... 77

Gambar 3.39 Desain Interface Laporan Rencana Penghapusan ... 78

Gambar 4.1 Hasil Pengujian Kasus 1Inventarisasi Perolehan Aset Tetap ... 87

Gambar 4.2 Hasil Pengujian Kasus 2Inventarisasi Perolehan Aset Tetap ... 88

Gambar 4.3 Hasil Pengujian Kasus 3 Kartu Inventaris Ruang ... 89

xvii

Gambar 4.7 Hasil Pengujian Kasus 7 Penjadwalan Perawatan... 92

Gambar 4.8 Hasil Pengujian Kasus 8 Input Pemeliharaan Aset Tetap ... 94

Gambar 4.9 Hasil Pengujian Kasus 9 Hasil Pemeliharaan Aset Tetap ... 94

Gambar 4.10 Hasil Pengujian Kasus 9 Laporan Pemeliharaan... 95

Gambar 4.11 Hasil Pengujian Kasus 10 Penghapusan Aset Tetap. ... 96

Gambar 4.12 Hasil Pengujian Kasus 11 Penghapusan Aset Tetap. ... 97

Gambar 4.13 Hasil Pengujian Kasus 12 Laporan Sisa Masa Pakai ... 97

Gambar 4.14 Hasil Pengujian Kasus 13 Perhitungan Depresiasi ... 98

Gambar 4.15 Hasil Pengujian Kasus 14 Laporan Perencanaan Pengadaan ... 99

1 BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang

Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya merupakan salah satu instansi yang memberikan pelayanan kesehatan bagi masyarakat. Untuk memberikan pelayanan kesehatan yang maksimal, Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya membutuhkan berbagai peralatan medis maupun non medis untuk menunjang kegiatan operasional rumah sakit. Peralatan tersebut, merupakan aset penting bagi rumah sakit dimana jumlah serta jenisnya akan selalu bertambah seiring dengan berkembangnya rumah sakit. Dengan semakin banyak peralatan medis dan non medis yang dimiliki maka semakin besar pula dana yang diperlukan untuk pembelian serta pemeliharaan peralatan tersebut. Mengingat besarnya dana yang diperlukan untuk pembelian dan pemeliharaan peralatan medis dan non medis maka Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya membutuhkan manajemen aset yang baik agar peralatan yang dimiliki dapat digunakan secara maksimal sampai dengan akhir masa pakai yang telah ditentukan. Hal ini juga untuk mencegah terjadinya pembelian kembali peralatan medis dan non medis sebelum habis masa pakai.

Berdasarkan hasil observasi pada proses manajemen aset lebih spesifik berupa peralatan medis dan non medis yang diterapkan Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya. Saat ini proses pencatatan manajemen data peralatan medis dan non medis masih dilakukan secara manual. Hal ini menyebabkan beberapa data peralatan medis dan non medis tidak tercatat secara lengkap, seperti tidak tercatatnya kondisi peralatan, di mana peralatan tersebut digunakan, berapa jumlah

dari peralatan yang dimiliki serta tidak tercatatnya biaya perolehan peralatan medis dan non medis. Berikut tabel rekapitulasi kondisi pencatatan peralatan medis dan non medis.

Tabel 1.1 Kondisi Peralatan Medis dan Non Medis

Kondisi Aset Jumlah Persentase

Tidak Tercatat 4951 72,37%

Baik 812 11,87%

Dipakai 950 13,89%

Rusak 57 0,83%

Tidak Dipakai 71 1,04%

Sumber : Rekapitulasi Inventaris (Unit Rumah Tangga RSIJS, 2013).

Berikut tabel rekapitulasi pencatatan lokasi unit pemakai peralatan medis dan non medis.

Tabel 1.2 Rekapitulasi Lokasi Unit Pemakai

Pemakai Aset Jumlah Persentase

Tidak Tercatat 3890 56,86%

Tercatat 2951 43,14%

Sumber : Rekapitulasi Inventaris (Unit Rumah Tangga RSIJS, 2013).

Berikut tabel rekapitulasi biaya perolehan peralatan medis dan non medis. Tabel 1.3 Rekapitulasi Biaya Perolehan

Biaya Perolehan Aset Jumlah Presentase

Tidak Tercatat 892 13,04%

Tercatat 5949 86,96%

Sumber : Rekapitulasi Inventaris (Unit Rumah Tangga RSIJS, 2013).

Sampai dengan Maret 2013, tercatat 6841 peralatan medis dan non medis yang dimiliki oleh Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya. Dari 6841 peralatan, 72.37% tidak diketahui kondisi peralatan tersebut serta 56.86% tidak tercatat di mana peralatan tersebut digunakan. Kondisi ini tentunya perlu mendapat perhatian mengingat besaran dana yang digunakan untuk memperoleh peralatan medis dan non medis. Dampak yang ditimbulkan dari tidak diketahuinya kondisi dan lokasi

peralatan dapat mengakibatkan pelayanan kesehatan tidak optimal bahkan bisa menyebabkan jatuhnya korban jiwa apabila peralatan yang tidak diketahui kondisinya tersebut merupakan peralatan medis yang belum siap pakai atau rusak. Selain hal tersebut, tidak adanya pencatatan mengenai masa pakai serta depresiasi dari setiap peralatan yang dimiliki mengakibatkan pihak manajemen kesulitan untuk mengetahui peralatan yang mendekati masa pakai serta berapa beban biaya yang ditanggung peralatan medis dan non medis selama tahun berjalan. Selain permasalahan tersebut, pihak manajemen mengalami kesulitan dalam mengetahui berapa kali peralatan medis dan non medis tersebut diperbaiki serta perbaikan apa saja yang pernah dilakukan. Hal ini disebabkan tidak adanya data history perbaikan yang pernah dilakukan sehingga mengakibatkan pihak manajemen kesulitan dalam menentukan apakah peralatan tersebut masih layak diperbaiki atau tidak. Tentunya akan memakan waktu yang cukup lama jika harus memeriksa berkas perbaikan yang pernah dilakukan satu persatu.

Berdasarkan uraian tersebut, maka Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya memerlukan sebuah perangkat lunak khusus untuk membantu pihak manajemen dalam mengelola peralatan medis dan non medis yang dimiliki. Aplikasi tersebut harus dapat mencatat setiap peralatan medis dan non medis secara lengkap terkait dengan data kondisi serta lokasi pemakai dari peralatan medis dan non medis yang dimiliki. Aplikasi yang dibangun juga harus dapat menyajikan sisa masa pakai serta nilai depresiasi pada peralatan medis dan non medis. Informasi ini berguna untuk mengetahui sisa masa pakai aset serta biaya depresiasi yang ditanggung oleh peralatan medis dan non medis. Aplikasi yang dibangun juga dapat mengingatkan pihak manajemen untuk melakukan perawatan berkala serta mencatat pemeliharaan

yang telah dilakukan dimana pencatatan itu nantinya dapat menjelaskan berapa kali peralatan medis dan non medis mengalami kerusakan beserta biaya pemeliharaan yang dikeluarkan.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang tersebut maka perumusan masalah pada

penelitian ini adalah sebagai berikut: “Bagaimana Merancang dan Membangun Aplikasi Manajemen Aset Tetap pada Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya.”

1.3 Pembatasan Masalah

Berdasarkan perumusan masalah di atas, maka batasan masalah yang dapat diambil adalah sebagai berikut :

1. Aset tetap yang akan dibahas merupakan peralatan medis dan non medis.

2. Proses manajemen aset tetap yang akan dibahas meliputi kegiatan

inventarisasi, pemeliharaan, penghapusan serta perhitungan depresiasi aset tetap.

3. Metode perhitungan penyusutan nilai aset tetap menggunakan metode saldo

menurun.

4. Pemeliharaan aset tetap yang dilakukan tidak menambah masa pakai.

1.4 Tujuan Penelitian

Berdasarkan permasalahan diatas maka tujuan dari penelitian ini adalah menghasilkan Rancang Bangun Aplikasi Manajemen Aset Tetap pada Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya.

1.5 Manfaat Penelitian

Adapun Manfaat dari penyusunan penelitian ini adalah:

1. Aplikasi yang dibangun diharapkan mampu membantu pihak manajemen

rumah sakit untuk menertibkan pencatatan peralatan medis dan non medis yang digunakan secara lengkap.

2. Aplikasi yang dibangun diharapkan mampu membantu pihak manajemen

dalam menyajikan informasi sisa masa pakai serta nilai depresiasi dari peralatan medis dan non medis yang dimiliki.

3. Aplikasi yang dibangun diharapkan mampu membantu pihak manajemen

dalam melakukan perawatan berkala dengan menyediakan pengingat perawatan terhadap peralatan medis dan non medis yang dimiliki serta mencatat pemeliharaan yang telah dilakukan.

1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan yang ala digunakan dalam penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut:

Bab I : Pendahuluan

Bab ini berisi tentang latar belakang diambilnya topik Tugas Akhir, rumusan masalah, batasan masalah atau ruang lingkup pekerjaan Tugas Akhir, tujuan dari Tugas Akhir, manfaat dari Tugas Akhir dan Sistematika Penulisan.

Bab II : Landasan Teori

Bab ini berisikan tentang kajian teoritis mengenai konsep dasar dan teori-teori yang digunakan dalam penelitian seperti aset tetap,

manajemen aset, depresiasi, penggolongan dan kodifikasi, siklus hidup pengembangan sistem dan testing software.

Bab III : Analisis dan Perancangan Sistem

Bab ini berisi penjelasan tentang tahap-tahap yang dikerjakan dalam penelitian yang terdiri dari identifikasi masalah, pembuatan

document flow Inventarisasi, document flow Pemeliharaan

Peralatan, document flow Pengapusan Peralatan, system flow Inventarisasi, system flow Pemeliharaan Peralatan, system flow Penghapusan Peralatan, diagram Input Proses Output, context

diagram, data flow diagram, entity relationship diagram baik

conceptual data model maupun physical data model, struktur basis

data, desain antarmuka dan desain uji coba. Bab IV : Implementasi dan Evaluasi Sistem

Bab ini berisi penjelasan tentang proses implementasi aplikasi manajemen aset tetap dari desain perancangan yang telah dibuat dan mengevaluasi aplikasi sesuai dengan uji coba yang telah direncanakan.

BAB V : Penutup

Bab ini berisi kesimpulan dan saran. Saran yang dimaksud adalah saran terhadap kekurangan aplikasi yang ada kepada pihak lain yang ingin meneruskan topik Tugas Akhir ini. Tujuannya adalah agar pihak lain dapat menyempurnakan aplikasi sehingga bisa menjadi lebih baik dan berguna.

7

2.1 Aset Tetap

Menurut Jusup (2011), Aset tetap adalah sumber daya yang memiliki empat karakteristik yaitu: (1) berujud atau memiliki ujud (bentuk atau ukuran tertentu), (2) digunakan dalam operasi perusahaan, (3) mempunyai masa manfaat jangka panjang, dan (4) tidak dimaksudkan untuk diperjual-belikan. Aset semacam ini biasanya memiliki masa pemakaian yang lama dan diharapkan dapat memberi manfaat pada perusahaan selama bertahun-tahun. Manfaat yang diberikan aset tetap umumnya semakin lama semakin menurun, kecuali manfaat yang diberikan oleh tanah.

Berdasarkan laporan rekapitulasi inventaris Maret 2013, aset tetap yang dimiliki Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya terbagi menjadi dua jenis yaitu aset tetap berupa peralatan medis dan non medis. Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009, Peralatan medis adalah peralatan yang digunakan untuk keperluan diagnosa, terapi rehabilitasi dan penelitian medik baik secara langsung maupun tidak langsung. Berikut contoh peralatan medis:

Tabel 2.1 Peralatan Medis

No Nama Barang Merk / Type Tahun Jml Harga

Satuan Total

1

Gynecoloqy Examination

PT. Orto

Timur 2002 1 Rp 2.730.000 Rp 2.730.000

2 Tesuscltator Twinbag Blue cross 2003 2 Rp 1.350.000 Rp 2.700.000

3 Brankat Ambulance Jaya Utama 2004 1 Rp 6.500.000 Rp 6.500.000

4 Matras Decubitus 5 Rp 1.462.500 Rp 7.312.500

5 Verband Tromol 2003 3 Rp 130.000 Rp 390.000

Peralatan non medis adalah peralatan yang digunakan untuk mendukung keperluan tindakan medis. Berikut contoh peralatan non medis:

Tabel 2.2 Peralatan Non Medis

No Nama Barang Merk / Type Tahun Jml Harga

Satuan Total

1 Akman Gantung 2000 1 Rp 450.000 Rp 450.000

2 Pengisi Kapsul 1 Rp 130.500 Rp 130.500

3 Intercom 2 Line CM 201 2007 1 Rp 225.000 Rp 225.000

4 Kursi Lipat NN Chitose 2006 70 Rp 142.000 Rp 9.940.000

5 Komputer 2006 2 Rp 4.300.000 Rp 8.600.000

Sumber : Rekapitulasi Inventaris (Unit Rumah Tangga RSIJS, 2013).

Kepemilikan aset tetap pada rumah sakit berupa peralatan medis dan non medis merupakan keputusan yang penting bagi rumah sakit. Peralatan tersebut harus dijaga agar peralatan medis dan non medis yang digunakan selalu dalam kondisi yang baik, mengganti fasilitas yang sudah rusak atau aus akibat pemakaian, dan menambah peralatan medis dan non medis jika diperlukan.

2.2 Manajemen Aset

2.2.1 Pengertian Manajemen Aset

Menurut pemerintahan South Australia dalam Hidayat (2012), manajemen aset merupakan proses untuk mengelola permintaan dan panduan akuisisi, penggunaan dan pembuangan aset untuk membuat sebagian besar potensi layanan pengiriman dan mengelola risiko dan biaya selama umur hidup aset. Sedangkan menurut Departemen Transportasi Amerika Serikat dalam Hidayat (2012), manajemen aset adalah proses sistematis guna memelihara, memperbarui, dan mengoperasikan biaya yang timbul dari aset secara efektif. Dari definisi-definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa manajemen aset merupakan kegiatan yang

mencakup proses perencanaan dan monitoring aset fisik selama umur penggunaannya oleh suatu departemen atau bagian. Manajemen aset akan memudahkan perusahaan untuk menyimpan daftar aset, semua dokumen pembelian, biaya-biaya, jumlah, lokasi, pengguna aset, serta akumulasi depresiasi dan nilai buku yang berlaku dari aset yang dimiliki.

2.2.2 Tujuan Manajemen Aset

Tujuan utama dari manajemen aset adalah membantu entitas (organisasi) dalam memenuhi tujuan penyediaan pelayanan secara efektif dan efisien. Beberapa ciri manajemen aset yang efektif dan efisien antara lain:

1. Memaksimalkan manfaat aset dengan memastikan bahwa aset digunakan dan

dipelihara secara layak.

2. Mengurangi kebutuhan aset baru dengan mengadopsi solusi non-aset (seperti

leasing, outsourcing dan sebagainya).

3. Memperoleh nilai uang yang lebih besar melalui penilaian ekonomi.

4. Mengurangi pengadaan aset yang tidak diperlukan.

5. Memfokuskan perhatian pada hasil dengan memberikan pembebanan tanggung

jawab, akuntabilitas dan keperluan pelaporan secara jelas.

2.2.3 Siklus Manajemen Aset

Pengelolaan Aset tetap selama masa hidupnya melalui beberapa fase perjalanan atau lebih sering disebut siklus manajemen aset. siklus manajemen aset ini terbagi menjadi empat siklus utama sebagai berikut:

1. Siklus Pengadaan

Siklus di mana suatu aset dibeli, dibangun, atau dibuat. Pada siklus ini setiap perolehan aset yang dilakukan harus dicatat dengan jelas tanggal perolehan, cara perolehan, harga, jumlah serta informasi lain terkait dengan perolehan aset.

2. Siklus Operasi

Siklus di mana suatu aset digunakan untuk tujuan yang telah ditetapkan seperti siapa unit kerja serta di mana saja aset tersebut digunakan sehingga untuk setiap mutasi yang terjadi perlu dicatat. Pada Siklus ini mungkin diselingi dengan pemeliharaan, pembaharuan atau perbaikan yang dilakukan secara periodik, serta penggantian atas aset yang rusak dalam periode penggunaannya sehingga memerlukan pencatatan terhadap pemeliharaan yang terjadi. Pada siklus ini juga diperlukan pencatatan mengenai depresiasi yang ditanggung oleh aset pada tiap tahunnya. Depresiasi dibutuhkan sebagai pengakuan atas pemakaian dari aset selama kurun waktu tertentu.

3. Siklus Penghapusan

Siklus yang dilakukan ketika umur ekonomis atau masa pakai suatu aset telah habis, aset mengalami rusak berat,aset tidak diperlukan atau aset hilang.

4. Siklus Perencanaan

Siklus yang merupakan proses lanjutan dimana output informasi dari setiap fase digunakan sebagai input kebutuhan permintaan terhadap suatu aset untuk direncanakan dan dibuat.

Berikut gambar fase-fase yang dilalui suatu aset selama masa hidupnya antara lain:

Sumber: Manajemen Aset Privat dan Publik (Hidayat, 2012)

Gambar 2.1 Siklus Hidup Pengelolaan Aset

Tambahan umur dari suatu aset memiliki implikasi yang penting bagi manajer program penyediaan pelayanan. Keputusan pengadaan yang didasarkan pada harga pembelian yang paling rendah tetapi mengabaikan potensi biaya operasi, dapat mengakibatkan total biaya yang lebih tinggi selama umur hidup aset.

2.2.4 Pengendalian Aset

Tujuan utama dari manajemen aset adalah membantu organisasi dalam memenuhi tujuan penyediaan pelayanan secara efektif dan efisien. Hal ini mencakup panduan pengadaan, penggunaan dan penghapusan aset. Tujuan

Pengadaan Penghapusan

Perencanaan Operasi

(Acouisition)

(Operation)

(Disposal)

manajemen aset ini akan tercapai apabila pihak manajemen dapat mengendalikan dan memantau semua aset yang dimiliki. Agar manajemen dapat mengendalikan serta memantau aset yang dimiliki maka perlu dibuat kebijakan serta prosedur yang memadai. Kebijakan serta prosedur yang dibuat harus mencakup kegiatan operasional, seperti prosedur pencatatan aset, verifikasi (stok-take), dan penghapusan aset dari pencatatan. Selain hal tersebut pihak manajemen juga harus dapat menyediakan daftar aset yang memadai yang digunakan sebagai dasar dari sistem informasi manajemen aset dan berisikan data-data relevan yang dibutuhkan. Daftar aset harus memuat data non-keuangan atas pengadaan, identitas, akuntabilitas, kinerja dan penghapusan aset. berikut gambaran dari daftar aset yang diperlukan.

Pengadaan

 Tanggal

 Pemasok

 Referensi

 Jumlah

Identitas

 Deskripsi

 Model

 Manufaktur

 Nomor Seri

 Nomor Aset

Akuntabilitas

 Lokasi

 Pelayanan

 Kustodian

 Pembatasan

 History

Kinerja

 Kapasitas

 Kondisi

 Masa Pakai

 Nilai Residu

 Garansi

 Ukuran

Penghapusan

 Kapasitas

 Kondisi

 Masa Pakai

 Nilai Residu

Akuntansi

 Nilai Historis

 Nilai Penggantian

 Tingkat Depresiasi

 Akumulasi Deperesiasi

Sumber: Manajemen Aset Privat dan Publik (Hidayat, 2012)

Gambar 2.2 Komposisi Daftar Aset

2.3 Depresiasi

Menurut Jusup (2011), Depresiasi adalah proses pengalokasian biaya perolehan aset tetap menjadi beban selama masa manfaatnya dengan cara yang rasional dan sistematis. Pengalokasian biaya perolehan diperlukan agar dapat

dilakukan penandingan antara pendapatan dan beban. Depresiasi adalah proses pengalokasian biaya perolehan, bukan proses penilaian aset. perubahan harga aset tetap yang terjadi di pasar, tidak perlu dicatat dalam pembukuan, karena aset tetap dimiliki untuk digunakan, bukan untuk dijual kembali. Oleh karena itu nilai buku aset (Biaya perolehan - akumulasi depresiasi), bisa berbeda dengan harga pasar.

Selama masa pemakaian, kemampuan suatu aset untuk menghasilkan pendapatan dan jasa biasanya semakin menurun, baik secara fisik maupun fungsinya. Penurunan karena faktor fisik terjadi karena pemakaian dan keausan, sehingga secara fisik aset tetap terlihat menurun. Penurunan dari segi fungsi karena aset menjadi tidak memadai dan ketinggalan jaman. Suatu aset dikatakan tidak memadai lagi, jika aset tersebut tidak dapat memenuhi kebutuhan saat ini dan masa datang.

2.3.1 Faktor-Faktor Dalam Perhitungan Depresiasi

Terdapat tiga faktor yang mempengaruhi dalam perhitungan depresiasi, yaitu:

1. Biaya Perolehan

Merupakan semua pengeluaran yang diperlukan untuk mendapatkan aset dan pengeluaran-pengeluaran lain hingga aset siap untuk digunakan. Biaya-biaya yang dapat dimasukkan sebagai biaya perolehan seperti harga beli tunai, biaya pengangkutan, biaya asuransi dalam pengangkutan, biaya perakitan dan pemasangan.

Masalah yang mungkin muncul dalam menentukan biaya perolehan apabila pembelian peralatan medis dan non medis dilakukan secara satu paket

apabila terjadi pembelian dalam satu paket maka biaya perolehan dari pembelian paket tersebut harus dialokasikan ke masing-masing peralatan yang bersangkutan.

2. Masa Manfaat

Masa manfaat atau disebut juga umur aset atau umur ekonomis, adalah jangka waktu pemakaian aset yang diharapkan oleh perusahaan. Masa manfaat dapat dinyatakan dalam satuan waktu, unit aktivitas (misal jam kerja mesin), atau satuan hasil yang diharapkan dari suatu aset.

Masa manfaat adalah suatu taksiran. Dalam membuat taksiran, manajemen mempertimbangkan berbagai faktor, seperti rencana penggunaan aset, perkiraan reparasi dan pemeliharaan, dan kerentanan terhadap ketinggalan jaman. Pengalaman masa lalu sangat berguna dalam memutuskan taksiran masa manfaat. Untuk suatu aset yang sejenis, perusahaan yang satu dapat membuat taksiran yang berbeda dibandingkan perusahaan lainnya.

3. Nilai Residu

Nilai residu atau nilai sisa, adalah taksiran nilai tunai aset pada akhir masa manfaat aset tersebut. nilai ini bisa didasarkan pada taksiran nilai aset sebagai barang bekas, atau bisa juga atas dasar taksiran bila aset ditukar dengan aset lain di akhir masa manfaat. Seperti halnya masa manfaat, nilai residu juga merupakan suatu taksiran. Dalam membuat taksiran, manajemen mempertimbangkan rencana penggunaan aset dan pengalaman masa lalu dengan aset serupa.

2.3.2 Metoda Depresiasi

Menurut Soemarso dalam Wira (2011), Depresiasi dapat dicatat dan dilaporkan dengan menggunakan metoda-metoda berikut:

1. Metode Penyusutan Garis Lurus

Metode garis lurus lebih melihat aspek waktu daripada aspek kegunaan. Dalam metode penyusutan garis lurus, beban penyusutan untuk tiap tahun nilainya sama besar dan tidak dipengaruhi dengan hasil atau output yang diproduksi. Berikut perhitungan tarif penyusutan untuk metode garis lurus.

Metode penyusutan ini mempunyai kelebihan dan kelemahan. Kelebihan dari metode ini adalah:

a. Mudah digunakan dalam praktek.

b. Lebih mudah dalam menentukan tarif penyusutan.

Kelemahan dari metode penyusutan ini adalah:

a. Beban pemeliharaan dan perbaikan dianggap sama setiap periode.

b. Manfaat ekonomis aktiva setiap tahun sama.

c. Beban penyusutan yang diakui tidak mencerminkan upaya yang digunakan

dalam menghasilkan pendapatan.

d. Laba yang dihasilkan setiap tahun tidak menggambarkan tingkat pengembalian

yang sesungguhnya dari umur kegunaan aktiva dalam matching, principle, beban penyusutan harus proporsional pada penghasilan yang dihasilkan.

2. Saldo Menurun

Dalam metode ini, biaya penyusutan makin menurun dari tahun ke tahun. Pembebanan yang makin menurun didasarkan pada anggapan bahwa semakin tua,

Biaya Perolehan - Nilai Residu Estimasi Umur Kegunaan Biaya Penyusutan =

kapasitas aktiva tetap dalam memberikan jasanya juga semakin menurun. Dalam metode saldo menurun, biaya penyusutan dihitung dengan rumus sebagai berikut:

Tarif penyusutan dalam metode saldo menurun dapat dengan mudah dihitung sebagai 100% dibagi dengan taksiran masa manfaat. Misalnya, apabila taksiran masa manfaat adalah 5 tahun, maka tarif penyusutan adalah:

Biaya penyusutan dapat diketahui dengan menggunakan rumus:

Dimana Akumulasi penyusutan awal memiliki nilai nol. Aktiva tetap yang bersangkutan tidak boleh disusutkan sampai di bawah nilai sisa. Apabila nilai buku telah mendekati nol, maka aktiva tetap yang bersangkutan telah mendekati masa manfaatnya.

3. Unit Produksi

Metode ini digunakan untuk mengalokasikan beban penyusutan berdasarkan pada proporsi penggunaan aktiva yang sebenarnya. Metode penyusutan ini menggunakan hasil produksi sebagai dasar pengalokasian beban penyusutan untuk tiap periode. Dalam metode ini beban penyusutan diperlakukan sebagai beban variabel sesuai dengan unit produksi yang dihasilkan tiap periode akuntansi, bukan beban tetap seperti dalam metode penyusutan garis lurus (Straight

Line Method). Kelemahan dari metode ini adalah sama seperti kelemahan yang

terdapat pada metode jam jasa.

100%

5 2 X 20% = 40% Tarif Penyusutan = 2 x =

Biaya Penyusutan = Tarif Penyusutan x (Harga Perolehan – Akumulasi Penyusutan)

2.4 Penggolongan dan Kodefikasi

Menurut Peraturan Menteri Keuangan Nomor 120/PMK.06/2007, Penggolongan adalah kegiatan untuk menetapkan secara sistematik mengenai Barang Milik Negara ke dalam golongan, bidang, kelompok, subkelompok dan sub-sub kelompok. Dan kodefikasi adalah pemberian kode Barang Milik Negara sesuai dengan penggolongan masing-masing Barang Milik Negara. Berikut tata cara penggolongan dan kodifikasi:

Satu angka/digit pertama : menunjukkan kode Golongan Barang.

Dua angka/digit kedua : menunjukkan kode Bidang Barang.

Dua angka/digit ketiga : menunjukkan kode Kelompok Barang.

Dua angka/digit keempat : menunjukkan kode Sub Kelompok Barang.

Tiga angka/digit kelima : menunjukkan kode Sub-Sub Kelompok Barang.

2.5 Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Menurut Hartono (2005) Siklus Hidup Pengembangan Sistem adalah suatu tahapan yang dilewati dari mulai sistem direncanakan sampai dengan dioperasikan dan dipelihara. Seluruh tahap yang dilewati dapat diartikan sebagai sebagai serangkaian aktivitas yang dilaksanakan oleh pemakai sistem informasi untuk mengembangkan dan mengimplementasikan sistem informasi. Berikut Gambar pendekatan System Development Life Cycle.

Sumber : Analisis dan Desain Sistem Informasi (Hartono, 2005).

Gambar 2.3 Siklus Hidup Pengembangan Sistem.

Adapun tahapan-tahapan dari penerapan System Development Life Cycle (SDLC) adalah sebagai berikut:

1. Analisis Sistem

Pada tahap ini penganalisis menguraikan suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan

kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga diusulkan perbaikan – perbaikannya.

2. Desain Sistem Secara Umum

Tujuan dari tahapan ini adalah memberikan gambaran secara umum kepada

user tentang sistem yang baru. Pada tahap ini penganalisis merancang

komponen-komponen sistem informasi dengan tujuan untuk dikomunikasikan kepada user. Komponen sistem informasi yang didesain adalah model, output, input, database,

Kebijakan dan perencanaan sistem

Analisis sistem

Desain sistem secara umum

Desain sistem terinci

Seleksi sistem

Implementasi sistem

Perawatan sistem

Awal proyek sistem

Pengembangan

teknologi dan kontrol. Alat yang digunakan untuk menggambarkan komponen tersebut adalah bagan alir sistem dan diagram arus data.

3. Desain Sistem Terinci

Pada tahap ini penganalisis memberikan gambaran akan bentuk dari

output-output yang akan dibuat.

4. Seleksi Sistem

Pada tahap ini penganalisis perlu menseleksi komponen fisik sistem yang perlu dimiliki agar sistem yang telah didesain dapat diimplementasikan. Komponen fisik sistem ini berupa perangkat keras dan perangkat lunak.

5. Implementasi Sistem

Pada tahap ini, sistem yang telah dianalisis dan didesain secara rinci akan diimplementasikan sehingga sistem dapat dioperasikan. Pada tahap ini termasuk juga kegiatan menulis kode program jika tidak menggunakan paket perangkat lunak.

2.6 Metode Pengujian Sistem

Menurut Fatta (2007), beberapa test case harus dilaksanakan dengan beberapa perbedaan strategi transaksi, query, atau jalur navigasi yang mewakili penggunaan sistem yang tipikal, kritis atau abnormal. Isu kunci pada pengembangan sistem adalah pemilihan test case yang cocok, sekecil dan secepat mungkin untuk meyakinkan para perilaku sistem secara detil. Pengujian harus mencakup unit testing yang mengecek validasi dari prosedur dan fungsi secara independen dari komponen sistem yang lain. Kemudian modul testing harus menyusul dilakukan untuk mengetahui penggabungan beberapa unit dalam satu

modul sudah berjalan dengan baik, termasuk eksekusi dari beberapa modul yang saling berelasi.

Menurut Fatta (2007), pengujian unit digunakan untuk menguji setiap modul untuk menjamin setiap modul menjalankan fungsinya dengan baik.

2.6.1 Black Box Testing

Menurut Fatta (2007), black box testing dilakukan tanpa pengetahuan detil struktur internal dari sistem atau komponen yang dites. Biasanya disebut juga sebagai behavioral testing, specification-based testing, input/output testing atau

functional testing. Black box testing berfokus pada kebutuhan fungsional pada

software, berdasarkan pada spesifikasi kebutuhan dari software.

Dengan adanya black box testing, perekayasa software dapat menggunakan sekumpulan kondisi masukan yang dapat secara penuh memeriksa keseluruhan kebutuhan fungsional pada suatu program. Black box testing bukan teknik alternatif daripada white box testing. Lebih daripada itu, black box testing merupakan pendekatan pelengkap dalam mencakup error dengan kelas yang berbeda dari metode white box testing.

2.6.2 White Box Testing

Menurut Fatta (2007), white box testing bisa disebut juga glass box atau

clear box testing. White box testing adalah suatu metode desain test case yang

menggunakan struktur kendali dari desain procedural. Metode desain test case untuk dapat menjamin:

2. Semua logika keputusan dapat dites dengan jalur yang salah dan atau jalur yang benar.

3. Semua loop dapat dites terhadap batasannya dan ikatan operasionalnya.

4. Semua struktur internal data dapat dites untuk memastikan validitasnya.

Seringkali white box testing diasosiasikan dengan pengukuran cakupan tes (test coverage metrics), yang mengukur persentase jalur-jalur dari tipe yang dipilih untuk dieksekusi oleh test case.

22

3.1 Analisis Sistem

Pada tahap ini penganalisis akan menguraikan proses bisnis manajemen aset tetap spesifik kepada peralatan medis dan non medis yang sedang berjalan pada Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya. Tujuan dari penguraian proses bisnis ini adalah untuk mengidentifikasi permasalahan yang ada, memahami bagaimana proses tersebut berjalan serta siapa pelaku dari proses tersebut berjalan. Hal ini dilakukan untuk mengetahui kebutuhan sistem yang diperlukan.

Pada Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya akan dikembangkan aplikasi manajemen aset tetap. Aplikasi ini dikembangkan karena adanya permasalahan yang dialami Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya terkait dengan pengelolaan data aset tetap yang dimiliki. Permasalahan-permasalahan ini dapat mengakibatkan tidak optimalnya proses pelayanan kesehatan yang disebabkan karena tidak tercatatnya kondisi serta lokasi pemakaian dari aset tetap yang digunakan. Penggunaan aset tetap yang mendekati atau telah melewati masa pakai, tidak dapat mengetahui beban biaya penggunaan atau depresiasi atas aset tetap yang dimiliki dan kendala dalam mengetahui pemeliharaan apa saja yang pernah dilakukan terhadap aset tetap yang dimiliki. Permasalahan-permasalahan tersebut akan terus terjadi kembali untuk tahun-tahun mendatang bila tidak diatasi.

3.1.1 Identifikasi Masalah

Berdasarkan observasi pada proses bisnis manajemen aset lebih spesifik berupa peralatan medis dan non medis yang diterapkan Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya. Saat ini pencatatan dan manajemen data dari peralatan medis dan non medis masih dilakukan secara manual. Proses bisnis manajemen aset ini meliputi inventarisasi, pemeliharaan dan penghapusan peralatan medis dan non medis.

Unit Rumah Tangga merupakan unit yang berperan dalam memantau penggunaan serta kondisi dari peralatan medis dan non medis yang dimiliki Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya. Dalam menjalankan peran tersebut, Unit Rumah Tangga harus memiliki informasi yang akurat mengenai semua peralatan medis dan non medis yang dimiliki. Terdapat tiga proses utama yang dilakukan Unit Rumah Tangga dalam memantau peralatan medis dan non medis yang dimiliki. Proses tersebut adalah proses inventarisasi, proses pemeliharaan barang yang didukung oleh Unit Pemeliharaan Sarana serta proses penghapusan peralatan medis dan non medis.

A. Document Flow Inventarisasi Peralatan

Proses inventarisasi merupakan proses pencatatan data peralatan medis dan non medis yang diperoleh serta pencatatan lokasi penggunaan dari peralatan tersebut. Proses ini dimulai dari diterimanya berita acara serah terima peralatan oleh Unit Rumah Tangga dari unit pemakai serta faktur pengadaan. Berdasarkan berita acara serta faktur tersebut, Unit Rumah Tangga akan mencatat perolehan peralatan tersebut ke dalam buku inventaris harian. Berdasarkan buku harian tersebut,

peralatan yang baru diperoleh akan dibuatkan label barang berdasarkan nomor pengelompokan barang dan nomor registrasi yang telah ditentukan. Nomor pengelompokan dan nomor registrasi ini akan menjadi identitas dari peralatan tersebut. Setelah pemberian label maka peralatan tersebut akan dicatat kembali ke dalam Kartu Inventaris Ruang sesuai dengan ruang yang akan menggunakan peralatan medis dan non medis tersebut. Kartu inventaris ruang ini digunakan acuan untuk mengetahui berapa nomor registrasi terakhir setiap kelompok barang. Kartu ini akan dibuat rangkap dua dan ditandatangani oleh penanggung jawab ruang, Unit Rumah Tangga, serta Manajer Umum. Buku inventaris harian ini juga digunakan untuk membuat laporan rekapitulasi / daftar inventaris yang nantinya akan diserahkan kepada Manajer Umum. Document flow inventarisasi peralatan dapat dilihat pada gambar 3.1.

Inventarisasi Peralatan

Unit Ruang Terkait

Unit Rumah Tangga Manajer Umum

Mulai

Faktur dan Berita Acara Penerimaan

Peralatan

Pencatata n Peralatan

Masuk

Buku Inventaris

Pencatata n KIR

Pembuat an Rakapitul

asi

Rekapitulasi / Daftar Inventaris

Selesai Cetak KIR

C Y

T

KIR KIR

1 2 _KIR 2

Gambar 3.1 Document Flow Inventarisasi Peralatan

Permasalahan yang muncul dari proses inventarisasi peralatan ini, hasil pencatatan aset tetap lebih spesifik pada peralatan medis dan non medis tidak tercatat secara lengkap. Seperti tidak diketahui kondisi dari peralatan tersebut, di mana peralatan digunakan, berapa jumlah peralatan yang dimiliki dan berapa biaya perolehan dari setiap peralatan medis dan non medis. Salah satu hal yang menyebabkan tidak lengkapnya pencatatan tersebut karena terdapat peralatan yang tidak memiliki identitas peralatan. Unit Rumah Tangga kesulitan untuk mengetahui berapa nomor registrasi terakhir dari setiap kelompok peralatan. Untuk melihat

berapa nomor registrasi terakhir, Unit Rumah Tangga harus melihat semua Kartu Inventaris Ruang. Tidak diketahuinya nomor identitas peralatan ini mengakibatkan pihak Unit Rumah Tangga kesulitan dalam memantau kondisi serta lokasi dari penggunaan dari satu peralatan medis dan non medis. Hal ini tentunya juga mengakibatkan tidak akuratnya data inventaris yang dimiliki Unit Rumah Tangga. Selain permasalahan tersebut, proses inventarisasi ini juga tidak memiliki pencatatan masa pakai atau manfaat serta nilai depresiasi dari setiap peralatan medis dan non medis yang dimiliki. Dampak dari tidak adanya pencatatan masa pakai dan nilai depresiasi, mengakibatkan Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya tidak dapat mengetahui peralatan yang mendekati atau telah habis masa pakai serta berapa beban biaya guna yang ditanggung peralatan medis dan non medis selama tahun berjalan. Dengan adanya perhitungan depresiasi ini Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya dapat melakukan penandingan antara pendapatan yang diperoleh atas penggunaan peralatan yang dimiliki dengan beban biaya penggunaannya.

B. Document Flow Pemeliharaan Peralatan

Proses pemeliharaan terbagi menjadi 2 proses, yaitu proses pemeliharaan terjadwal dan proses pemeliharaan tidak terjadwal. Proses pemeliharaan terjadwal merupakan proses pemeliharaan terhadap peralatan medis dan non medis yang dimiliki secara berkala. Proses ini dimulai dari Unit Pemeliharaan Sarana yang melihat jadwal pemeliharaan yang sebelumnya telah dibuat. Dari jadwal tersebut Unit Pemeliharaan Sarana akan memeriksa peralatan apa saja yang berada di ruang yang akan dilakukan pemeliharaan berdasarkan Kartu Inventaris Ruang. Setelah itu Unit Pemeliharaan Sarana akan memutuskan apakah akan melakukan pemeliharaan

sendiri atau melalui pihak eksternal. Jika dilakukan oleh pihak eksternal maka Unit Pemeliharaan Sarana akan mengajukan permintaan pemeliharaan melalui pihak eksternal kepada Manajer Umum. Permintaan itu akan diperiksa oleh Manajer Umum dan jika dibutuhkan maka pemeliharaan melalui pihak eksternal dapat langsung dilaksanakan. Jika dilakukan oleh Unit Pemeliharaan Sarana sendiri, maka peralatan medis dan non medis tersebut akan dilakukan pemeliharaan atau perawatan berkala. Apabila hasil dari pemeliharaan peralatan tidak layak maka Unit Ruang Terkait diminta untuk mengajukan formulir permintaan perbaikan. Formulir tersebut akan diserahkan kepada Unit Rumah Tangga dan akan disesuaikan dengan catatan Kartu Inventaris Ruang. Unit Pemeliharaan Sarana juga akan menerima formulir permintaan perbaikan yang akan diarsipkan dan digunakan untuk membuat laporan rekapitulasi pemeliharaan. Jika peralatan tidak bermasalah maka akan langsung dicatat ke dalam laporan rekapitulasi pemeliharaan yang nantinya laporan ini akan dilaporkan kepada Manajer Umum. Document flow dari proses pemeliharaan terjadwal dapat dilihat pada gambar 3.2.

Pemeliharaan Terjadwal

Unit Pemeliharaan Sarana Unit Ruang Terkait Manajer Umum Unit Rumah Tangga

P h as e Mulai Jadwal Pemeliharaan Pemerik saan Peralata n Internal Permintaan Pemelihara an Eksternal Permintaan Pemeliharaan Eksternal KIR T Permintaan Pemeliharaan Eksternal Validasi Permint aan Pelaksa naan Hasil Validasi Pemelih araan Peralata n Layak Pakai Permint aan Perbaik an T Pencata tan Pemelih araan Form Permintaan Perbaikan Form Permintaan Perbaikan Form Permintaan Perbaikan Form Permintaan Perbaikan Y Penyesu aian KIR KIR KIR KIR Rekapitulasi Pemeliharaan Selesai Y C 1 2 1 2 C 1 2 2

Gambar 3.2 Document Flow Pemeliharaan Terjadwal

Sedangkan proses pemeliharaan tidak terjadwal terjadi, jika terdapat peralatan yang tidak dapat digunakan berdasarkan laporan dari unit ruang pemakai peralatan dalam bentuk formulir permintaan perbaikan. Berdasarkan laporan tersebut Unit Pemeliharaan Sarana akan melihat apakah peralatan tersebut akan diperbaiki sendiri atau oleh perusahaan lain. Jika akan dilaksanakan oleh

perusahaan lain, maka Unit Pemeliharaan Sarana akan mengajukan permintaan perbaikan eksternal kepada Manajer Umum. permintaan tersebut akan divalidasi. Jika perbaikan dilakukan oleh Unit Pemeliharaan Sarana sendiri maka peralatan tersebut akan diperbaiki. Apabila alat tidak dapat diperbaiki maka formulir permintaan perbaikan yang diterima dari Unit Terkait akan digandakan dan akan diserahkan kepada Unit Rumah Tangga. Jika peralatan masih dapat dipakai maka akan langsung dicatat ke dalam rekapitulasi pemeliharaan dan akan diserahkan kepada Manajer Umum. Document flow dari proses pemeliharaan tidak terjadwal dapat dilihat pada gambar 3.3.

Pemeliharaan Tidak Terjadwal

Unit Ruang Terkait Unit Pemeliharaan Sarana Manajer Umum Unit Rumah Tangga P h as e Mulai Form Permintaan Perbaikan Form Permintaan Perbaikan Perbaika n Peralatan Internal Permintaan Perbaikan Eksternal Validasi Perminta an Pelaksan aan Hasil Validasi Permintaan Perbaikan Eksternal Layak Pakai T Y Penggandaan Form Permintaan Perbaikan T Form Permintaan Perbaikan Form Permintaan Perbaikan Pencatat an Pemeliha raan Y Penyesua ian KIR KIR Rekapitulasi Pemeliharaan Selesai KIR KIR C 2 1 1 Form Permintaan Perbaikan

Gambar 3.3 Document Flow Pemeliharaan Tidak Terjadwal

Permasalahan yang muncul dari proses pemeliharaan ini adalah pihak manajemen sulit untuk mengetahui pemeliharaan apa saja yang pernah dilakukan serta berapa biaya yang telah di keluarkan untuk memelihara suatu peralatan. Hal ini terjadi karena tidak adanya pencatatan secara historis terhadap pemeliharaan yang dilakukan. Dampak dari tidak adanya pencatatan ini membuat pihak

manajemen kesulitan dalam menentukan apakah peralatan medis dan non medis masih layak untuk diperbaiki atau tidak.

C. Document Flow Penghapusan Peralatan

Proses penghapusan merupakan proses menghapus peralatan yang sudah tidak dimiliki oleh Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya. Proses ini bertujuan untuk menghapus peralatan-peralatan yang telah menurun daya gunanya serta untuk menghindari pemakaian peralatan medis dan non medis yang telah melampaui batas waktu kegunaannya. Proses ini diawali dari Unit Rumah Tangga yang mengetahui adanya peralatan medis dan non medis yang perlu dihapus. Peralatan tersebut akan dikonsultasikan dengan penanggung jawab dari Unit Ruang Terkait. Selanjutnya penanggung jawab ruang akan memeriksa peralatan-peralatan yang akan dihapus dan akan mengusulkannya kepada Manajer Umum. Apabila disetujui, maka penghapusan akan dilaksanakan. Document flow dari proses penghapusan peralatan dapat dilihat pada gambar 3.4.

Penghapusan Peralatan

Unit Ruang Terkait

Unit Rumah Tangga Manajer Umum

P

h

as

e

Usulan Penghapusan

Peralatan

Berita Acara Penghapusan Validasi Peralatan Mulai

Selesai

Penyesuaian KIR Penyesuaian

Data Peralatan

Buku Inventaris

KIR

KIR KIR

Daftar Peralatan Perlu Dihapus

Pemeriks aan Peralatan

Pelaksana an Penghapu

san

Lap PenghapusanBerita Acara Penghapusan Berita Acara Penghapusan

Berita Acara Penghapusan

C 2

1 1

Gambar 3.4 Document Flow Penghapusan Peralatan

Pada proses ini, pihak manajemen kesulitan dalam mengetahui peralatan yang telah melewati masa pakai serta peralatan apa saja yang pernah dihapus. Hal

ini disebabkan tidak adanya perhitungan sisa masa pakai serta tidak adanya rekapitulasi dari penghapusan peralatan yang digunakan. Dampaknya, manajemen kesulitan dalam mengevaluasi peralatan yang pernah dimiliki apakah sudah digunakan secara optimal atau belum.

3.1.2 Analisis Kebutuhan Sistem

Berdasarkan uraian identifikasi masalah di atas, Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya mengalami permasalahan dalam menertibkan pencatatan terhadap aset tetap yang dimiliki lebih spesifik berupa peralatan medis dan non medis. Penertiban ini dimaksudkan untuk melengkapi pencatatan identitas dari peralatan serta data-data dari peralatan medis dan non medis. Selain itu Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya juga mengalami kendala dalam mengetahui sisa masa pakai dan nilai depresiasi dari peralatan medis dan non medis yang dimiliki. hal ini terjadi karena dalam pencatatan yang sekarang dilakukan tidak mencatat mengenai rencana masa pemakaian peralatan dan tidak adanya perhitungan depresiasi. Dan juga dalam proses pemeliharaan peralatan yang dimiliki pihak manajemen Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya sulit untuk mengetahui pemeliharaan apa saja yang pernah dilakukan terhadap suatu peralatan dan berapa biaya yang dikeluarkan selama masa pemeliharaan.

Dalam menangani permasalahan tersebut maka diperlukan aplikasi khusus yang dapat melakukan pendataan aset tetap berupa peralatan medis dan non medis secara lengkap sehingga akan memudahkan Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya dalam memantau aset yang dimiliki dengan data yang akurat. Aplikasi yang dibangun harus dapat menyajikan informasi mengenai sisa masa pakai dan nilai

depresiasi untuk setiap peralatan medis dan non medis yang dimiliki. Selain itu aplikasi yang dibangun harus dapat menyajikan informasi tentang pemeliharaan apa saja yang pernah dilakukan terhadap suatu peralatan medis dan non medis.

3.2 Perancangan Sistem

Perancangan sistem yang dilakukan terdiri dari desain sistem secara umum, desain sistem terinci dan desain uji coba yang akan diujikan terhadap aplikasi yang dibangun untuk memastikan bahwa aplikasi yang dibangun sesuai dengan tujuan yang diharapkan.

3.2.1 Desain Sistem Umum

Desain sistem umum ini merupakan gambaran umum tentang sistem aplikasi manajemen aset yang akan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan fungsional sistem. Gambaran umum tersebut meliputi System Flow, Desain Input

Proses Output, Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram Meliputi

Conceptual Data Model dan Physical Data Model, dan aplikasi yang akan

dikembangkan.

A. System Flow

Pada tahap ini, penganalisis akan menggambarkan alur antara data, proses dan laporan ke dalam bentuk system flow. System flow yang akan digambarkan antara lain system flow inventarisasi peralatan, system flow pemeliharaan terjadwal dan tidak terjadwal, serta system flow penghapusan peralatan.

A.1 System Flow Inventarisasi Peralatan

Pada proses pengembangan sistem inventarisasi ini dimulai dari penerimaan faktur serta berita acara penerimaan peralatan oleh Unit Rumah Tangga. Berdasarkan dokumen tersebut Unit Rumah Tangga akan memasukkan data penerimaan aset tetap. Berdasarkan nama aset tetap yang dimasukkan, sistem akan mencari nomor kelompok dari aset tetap tersebut dan membentuk nomor registrasi terakhir yang terdaftar pada kelompok aset tetap tersebut. Nomor kelompok dan nomor registrasi yang terbentuk akan digunakan sebagai identitas dari aset tetap tersebut. Setelah terbentuk identitas aset tetap, selanjutnya data penerimaan aset tetap tersebut akan disimpan ke dalam database beserta dengan menyimpan data penempatan lokasi penggunaan aset tetap tersebut. Berdasarkan data yang terdapat pada proses inventarisasi ini dapat menghasilkan informasi Kartu Inventaris Ruang, laporan penerimaan, dan rekapitulasi inventaris. System

Inventarisasi Peralatan

Unit Rumah Tangga Unit Ruang Terkait Manajer Umum

P

h

as

e

Mulai

Faktur dan Berita Acara Penerimaan Peralatan Penyimpanan Penerimaan Aset Tetap Penerimaa n Data Penerimaan Aset Tetap Penempatan Lokasi Penggunaan Mutasi Pembuatan ID Aset

Tetap

Kelompok Aset Tetap

Ruang

Rekapitulasi / Daftar Inventaris Laporan Penerimaan Supplier Cara Perolehan Laporan Membuat Laporan Pembuatan KIR Pemelihara an KIR Pembuatan Lap. Penerimaan Pembuatan Rekapitulasi / Daftar

Inventaris Penerimaa

n

Selesai

A.2 System Flow Pemeliharaan Terjadwal

Pada proses pengembangan sistem pemeliharaan terjadwal ini dimulai dari Unit Pemeliharaan Sarana membuat jadwal pemeliharaan terhadap peralatan yang dimiliki. setelah pembuatan jadwal tersebut selesai, Unit Pemeliharaan Sarana akan selalu mendapatkan informasi mengenai kapan waktu untuk melakukan pemeliharaan terjadwal pada setiap peralatan yang dimiliki. Setelah melakukan pemeliharaan sesuai dengan jadwal yang berjalan, Unit Pemeliharaan Sarana akan memasukkan hasil pemeriksaan ke dalam sistem. Setelah itu proses pemeliharaan selesai manajer umum dapat langsung melihat laporan kondisi aset tetap, laporan pemeliharaan yang pernah dilakukan, laporan rencana pengadaan dan laproran rencana penghapusan. Laporan tersebut akan digunakan sebagai bahan evaluasi apakah peralatan tersebut masih layak untuk dipelihara atau tidak dan merencakan pengadaan aset yang jumlahnya dibawah standar siap pakai. System flow dari proses pemeliharaan terjadwal ini dapat dilihat pada gambar 3.6.

Pemeliharaan Terjadwal

Unit Pemeliharaan Saranan Manajer Umum

P h as e Mulai Data Rencana Pemeliharaan Penerimaa n Mutasi Pencarian Data Aset

Tetap Pencatatan Jadwal Pemeliharaan Penjadwala n Warning Jadwal Pemeliharaan Pencarian Jadwal Pemeliharaan Data Hasil Pemeliharaan Peralatan Pencatatan Hasil Pemeliharaan Aset Tetap Pemelihara an Cetak Laporan Pembuatan Laporan Pemeliharaan Laporan Pemeliharaan Pembuatan Laporan

Kondisi Aset Tetap

Lap. Kondisi Aset Tetap Selesai Jenis Pemelihara an Pembuatan Rencana Pengadaan Rencana Pengadaan Pembuatan Rencana Penghapusan Rencana Penghapusan

Sedangkan pada proses pemeliharaan tidak terjadwal, diawali dari penerimaan formulir permintaan perbaikan oleh Unit Ruang Terkait atau pemakai dari peralatan yang dilaporkan kepada Unit Pemeliharaan Sarana. Berdasarkan formulir tersebut Unit Pemeliharaan Sarana akan memeriksa dan memperbaiki peralatan tersebut dan akan mencatat hasil pemeliharaan ke dalam sistem. System

flow dari proses pemeliharaan tidak terjadwal ini dapat dilihat pada gambar 3.7.

Pemeliharaan Tidak Terjadwal

Unit Pemeliharaan Sarana

Unit Ruang Terkait Manajer Umum

P h as e Mulai Form Permintaan Perbaikan Form Permintaan Perbaikan Selesai Pencarian Laporan Pemeliharaan Data Hasil Pemeliharaan Peralatan Pencatatan Hasil Pemeliharaan Aset Tetap Pemelihara an Pembuatan Laporan Kondisi Aset Tetap

Lap. Kondisi Aset Tetap Cetak Laporan Lap. Pemeliharaan Apa Waning Kondisi masuk disini y? Pembuatan Rencana Pengadaan Rencana Pengadaan Pembuatan Rencana Penghapusan Rencana Penghapusan

A.3 System Flow Penghapusan Peralatan

Penghapusan Peralatan

Unit Rumah Tangga Manajer Umum

P

h

as

e

Pencarian Aset Tetap

Penerimaa n Data Penghapusan

Peralatan

Perbarui Data Inventaris

Penghapus an Pembuatan Lap.

Penghapusan

Lap. Penghapusan

Selesai

Berita Acara Penghapusan Mulai

Rencana Penghapusan

Pelaksan aan Penghap

usan

Gambar 3.8 Desain System Flow Penghapusan Peralatan

Pada proses pengembangan penghapusan peralatan ini, diawali dari Manajer Utama yang memberikan laporan rencana penghapusan kepada Unit Rumah Tangga. Laporan tersebut akan dilaksanakan dan dari proses pelaksanaan penghapusan tersebut akan dibuatkan berita acara penghapusan. Berdasarkan berita

acara tersebut Unit Rumah Tangga mencari data aset tetap yang akan dihapus. Setelah mendapatkan data aset tetap yang dicari Unit Rumah Tangga akan memperbarui data aset tetap tersebut. Setelah proses penghapusan selesai manajer umum dapat langsung melihat laporan penghapusan. System flow dari proses penghapusan ini dapat dilihat pada gambar 3.8.

B. Diagram Input Proses Output

Model sistem yang diusulkan dapat dijelaskan dalam diagram Input Proses

Output. Diagram Input Proses Output merupakan seri diagram fungsional dan

masing-masing diagram dihubungkan dengan salah satu fungsi sistem.

B.1 Proses Pengolahan Data Master

Proses Pengolahan Data Master

In p u t P ro se s O u tp u t Pengolahan Data Master Data Kelompok Aset Tetap Data Ruang Data Pegawai Data Suppllier Data Tipe Perolehan Data Kondisi Data Tipe Pemeliharaan Master Kelompok Aset Tetap Master Ruang Master Pegawai Master Suppllier Master Perolehan Master Kondisi Master Tipe Pemeliharaan

Proses Pengolahan Data Master digunakan untuk memasukkan, mengupdate dan menghapus data master. Input dari proses ini adalah Data Kelompok Aset Tetap, Data Tipe Perolehan, Data Tipe Pemeliharaan, Data Ruang, Data Suplier, Data Kondisi, dan Data Pegawai. Hasil dari proses ini adalah Master Ruang, Master Suplier, Master Kondisi, Master Pegawai, Master Kelompok Aset, Master Perolehan, dan Master Tipe Pemeliharaan. Diagram Input Proses Output dari proses pengolahan data master ini dapat dilihat pada gambar 3.9

B.2 Proses Inventaris

Proses Inventaris

In

p

u

t

P

ro

ses

O

u

tp

u

t

Inventarisasi Master

Kelompok Aset Tetap

Master Ruang

Master Suppllier Master Perolehan

Data Aset Tetap

Data Penerimaan Data Mutasi

Gambar 3.10 Diagram Input Proses Output Proses Inventaris

Proses inventarisasi ini bertujuan untuk mendata semua data peralatan medis dan non medis yang diperoleh serta lokasi peralatan. Pada setiap lokasi penggunaan di daftarkan pegawai yang bertanggung jawab atas penggunaan

peralatan medis dan non medis yang digunakan. Input dari proses ini adalah Master Ruang, Master Suplier, Master Kelompok Aset, Master Perolehan, dan Data Perolehan Aset tetap. Hasil dari proses ini adalah Data Mutasi dan Data Penerimaan. Diagram Input Proses Output dari proses inventaris ini dapat dilihat pada gambar 3.10

B.3 Proses Penjadwalan Perawatan

Proses Penjadwalan Perawatan

In

p

u

t

P

ro

ses

O

u

tp

u

t

Penjadwalan Perawatan Data

Penerimaan

Master Kelompok Aset Tetap

Master Pegawai Master Tipe Pemeliharaan

Data Penjadwalan Data Jadwal

Perawatan

Gambar 3.11 Diagram Input Proses Output Penjadwalan Perawatan

Pada proses penjadwalan perawatan ini digunakan untuk merencanakan pemeliharaan untuk setiap peralatan dam bentuk jadwal. perawatan berkala yang perlu dilakukan pada peralatan medis dan non medis. Input dari proses ini adalah Master Kelompok Aset Tetap, Master Tipe Pemeliharaan, Data penerimaan, Data Jadwal Perawatan, Master Pegawai. Hasil dari proses ini adalah Data Penjadwalan

Pemeliharaan. Diagram Input Proses Output dari proses Penjadwalan Perawatan ini dapat dilihat pada gambar 3. 11

B.4 Proses Pemeliharaan Aset Tetap

Proses Pemeliharaan Aset Tetap

In p u t P ro se s O u tp u t Pemeliharaan Aset Tetap Data Penerimaan Master Kelompok Aset Tetap Data Hasil Pemeliharaan Master Pegawai Master Tipe Pemeliharaan Master Kondisi Data Mutasi Data Pemeliharaan Master Ruang Data Penjadwalan

Gambar 3.12 Diagram Input Proses Output Pemeliharaan Aset Tetap Pada proses pemeliharaan aset tetap ini digunakan untuk mencatat hasil pemeliharaan yang pernah dilakukan pada setiap peralatan medis dan non medis.

Input dari proses ini adalah Data hasil Pemeliharaan Peralatan, Data penerimaan,

Master Kelompok Aset Tetap, Master Kondisi, Master Pegawai, Master Ruang, Master Tipe Pemeliharaan, Data Mutasi, dan Data Penjadwalan. Hasil dari proses ini adalah data pemeliharaan peralatan. Diagram Input Proses Output dari proses Pemeliharaan Aset Tetap ini dapat dilihat pada gambar 3. 12

B.5 Proses Penghapusan

Proses Penghapusan

In

p

u

t

P

ro

se

s

O

u

tp

u

t

Penghapusan Aset Tetap Data Penghapusan

Peralatan Data Penerimaan

Master Kelompok Aset Tetap

Data Mutasi Master

Ruang

Data Penghapusan

Gambar 3.13 Diagram Input Proses Output Penghapusan Aset Tetap Pada proses penghapusan ini bertujuan untuk menghapus peralatan medis dan non medis yang tidak digunakan oleh pihak manajemen Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya. Input dari proses ini adalah Data penerimaan, Master Kelompok Aset Tetap, Master Ruang, Data Mutasi dan Data penghapusan Peralatan. Hasil dari proses ini adalah Data Penghapusan. Diagram Input Proses

B.6 Proses Pembuatan Laporan

Proses Pembuatan Laporan

In p u t P ro se s O u tp u t Pembuatan Laporan Daftar Inventaris

Kartu Inventaris Ruang Lap. Perolehan Aset Tetap Jadwal Perawatan Lap. Pemeliharaan Lap. Kondisi Aset Tetap Lap. Penghapusan Depresiasi Rencana Penghapusan Rencana Pengadaan Lap. Sisa Masa Pakai Master Kelompok Aset Tetap Master Ruang Data Penerimaan Data Mutasi Data Pemeliharaan Master Suppllier Master Perolehan Data Penghapusan

Gambar 3.14 Diagram Input Proses Output Pembuatan Laporan

Proses ini digunakan untuk menghasilkan informasi berupa laporan yang terbentuk dari data-data yang telah dimasukkan. Input dari proses ini adalah Data penerimaan, Master Kelompok Aset Tetap, Master Ruang, Data Mutasi, Data Pemeliharaan, Data Penghapusan, Master Perolehan dan Master Suplier. Hasil dari proses ini adalah Laporan Perolehan Aset Tetap, Daftar Inventaris, Jadwal Perawatan, Laporan Kondisi Aset tetap, Laporan Rencana Pengadaan, Laporan Rencana Penghapusan, Laporan Depresiasi, Laporan Sisa Masa Pakai, Kartu Inventaris Ruang, Laporan Pemeliharaan dan Laporan penghapusan Peralatan.

Diagram Input Proses Output dari proses Pembuatan Laporan ini dapat dilihat pada gambar 3.14

C. Data Flow Diagram

Penggambaran sistem Menggunakan Data Flow Diagram (DFD) dimulai dari context diagram. Context diagram dapat didekomposisi lagi menjadi level rendah untuk mengambarkan sistem lebih rinci.

C.1 Context Diagram

Context diagram rancang bangun aplikasi manajemen aset tetap ini terdiri

dari 3 (tiga) entitas, yaitu : Unit Rumah Tangga, Unit Pemeliharaan Sarana, dan Manajer Umum. Entitas-entitas tersebut, memberikan masukan kepada sistem dan menerima keluaran dari sistem. Gambar dari Context diagram dari aplikasi manajemen aset tetap dapat dilihat pada gambar 3.15.

Jadwal Perawatan Kartu Inventaris Ruang Daftar Inventaris

Data Tipe Pemeliharaan Data Kondisi Data Tipe Perolehan

Data Supplier

Lap. Rencana Peng hapusan Lap. Rencana Peng adaan

Lap. Penghapusan Lap Sisa M asa Pakai

Lap. Depresiasi

Lap. Kondisi Aset tetap Lap. Pemeliharaan

Lap. Perolehan Aset Tetap

Data Hasil Pemeliharaan Data Jadwal Perawatan

Data Peng hapusan

Data Aset Tetap Data Peg awai

Data Ruang Data Kelompok Aset Tetap

1

Aplikasi M anajemen Aset Tetap

+

Unit Rumah Tang g a

Unit Pemeliharaan

Sarana

Manajer Umum

Gambar 3.15 Context Diagram Aplikasi Manajemen Aset Tetap

C.2 DFD Level 0 Aplikasi Manajemen Aset tetap

Pada data flow diagram (DFD) level 0 pada aplikasi manajemen aset tetap terdapat 6 (enam) proses yaitu, pengolahan data master, inventarisasi, penjadwalan

perawatan, pemeliharaan, penghapusan, dan pembuatan laporan. DFD level 0 pada aplikasi manajemen aset tetap dapat dilihat pada gambar 3.16.

Gambar 3.16 DFD Level 0 Aplikasi Manajemen Aset Tetap

Dt Kelompok As et Dt Ruang Dt Kelompok As et

[Lap. Depresias i] [Lap Sisa Masa Pakai]

[Lap. Pemeliharaan] [Lap. Perolehan Aset Tetap]

[Lap. Peng hapus an] [Lap. Kondis i Aset tetap]

[Lap. Rencana Peng adaan] [Lap. Rencana Peng hapusan] [Jadwal Perawatan]

[Kartu Inventaris Ruang] [Daftar Inventaris] Dt Penghapusan

Dt Penjadwalan Dt Kondisi

Dt J enis Pemeliharaan

[Data Tipe Pemeliharaan]

Dt Pemeliharaan Dt M utasi Dt Penerimaan

Dt Kelompok As et Dt Ruang Dt Supplier Dt Peg awai Dt Tipe Perolehan Dt Penerimaan

Dt Kelompok As et Dt Ruang Dt M utasi

[Data Peng hapusan]

Dt Ruang Dt Kelompok As et Dt Peg awai [Data Hasil Pemeliharaan]

Dt Peg awai [Data As et Tetap]

Dt Pemeliharaan Dt Kondisi

Dt Tipe Perolehan Dt Supplier Dt Kelompok As et

Dt J enis Pemeliharaan

Dt Kondisi

Dt Peg awai Dt Ruang

Dt Tipe Perolehan Dt Supplier [Data Kondisi]

[Data Pegawai]

[Data Ruang] [Data Kelompok Aset Tetap]

[Data Tipe Perolehan] [Data Supplier]

Dt Penghapusan

Dt Penerimaan

Dt M utasi

Dt Penjadwalan Dt J enis Pemeliharaan

Dt Penerimaan

Dt Penjadwalan Dt J enis Pemeliharaan

Dt M utasi

Dt Penerimaan

[Data Jadwal Perawatan] Unit Pemelihara an Sarana 1.2 Inventaris asi + 1.3 Penjadwalan Perawatan + 1.4 Pemeliharaan Aset Tetap + 1.5 Peng hapus an Aset

Tetap

+

6 Penerimaan

7 Mutasi

8 Pemeliharaan

9 Tipe Pemeliharaan

10 Penjadwalan

6 Penerimaan

7 Mutasi

11 Kondis i

12 Peng hapus an

Manajer Umum Unit

Rumah Tang g a

Unit Pemelihara

an Sarana

1.1

Peng olahan Data Master

1 Kelompok Aset

2 Ruang

4 Supplier

5 Perolehan

3 Peg awai

9 Tipe Pemeliharaan

11 Kondis i

1.6 Pembuatan Laporan + 6 Penerimaan 7 Mutasi 8 Pemeliharaan

9 Tipe Pemeliharaan

10 Penjadwalan

11 Kondis i

Unit Rumah Tang g a

Unit Pemeliharaan

C.3 DFD Level 1 Proses Inventarisasi

DFD Level 1 inventarisasi memiliki tiga proses yaitu, pembuatan id aset tetap, proses penempatan lokasi penggunaan, dan proses penyimpanan penerimaan aset tetap. Gambar dari DFD level 1 pada proses inventarisasi dapat dilihat pada gambar 3.17.

Dt Penerimaan

Dt Kelompok Aset

Dt Ruang

Dt M utasi ID Aset

Dt Penerimaan

Dt Tipe Perolehan Dt Supplier

ID Aset Data Aset Tetap

Unit Rumah Tang g a

4 Supplier 5 Perolehan

6 Penerimaan 7 Mutasi

1 Pembuatan ID Aset Tetap 2 Penyimpanan Penerimaan Aset Tetap 3 Penempatan Lokasi Peng g unaan

2 Ruang

1 Kelompok Aset

Gambar 3.17 DFD Level 1 Proses Inventarisasi

C.4 DFD Level 1 Proses Penjadwalan Perawatan

DFD Level 1 proses penjadwalan Pemeliharaan memilik dua sub proses, yaitu proses pencarian aset tetap, dan pencatatan jadwal pemeliharaan. DFD level 1 proses penjadwalan pemeliharaan dapat dilihat pada gambar 3.18.

Dt Kelompok Aset

Dt Penjadwalan

Dt Peg awai

Dt Jenis Pemeliharaan ID Aset

Dt Penerimaan Data Jadwal Perawatan

Unit Pemelihara

an Sarana

9 Tipe Pemeliharaan

10 Penjadwalan

6 Penerimaan

1 Kelompok Aset

3 Peg awai

1 Pencarian Aset Tetap 2 Pencatatan Jadwal Pemeliharaan

C.5 DFD Level 1 Proses Pemeliharaan Aset Tetap

Gambar 3.19 DFD Level 1 Proses Pemeliharaan Aset Tetap

DFD Level 1 proses pemeliharaan aset tetap memilik tiga sub proses, yaitu proses pencarian aset tetap, pencatatan hasil pemeliharaan aset tetap, dan pencarian jadwal perawatan. DFD level 1 proses pemeliharaan dapat dilihat pada gambar 3.19.

C.6 DFD Level 1 Proses Penghapusan Aset Tetap

DFD level 1 proses penghapusan memiliki proses pencarian aset tetap, dan perbarui data inventaris. DFD level 1 proses penghapusan dapat dilihat pada gambar 3.20.

Dt Ruang

Dt Kelompok Aset

ID Aset Dt Penghapusan Dt Penerimaan Dt Mutasi Dt Penerimaan Data Penghapusan Unit Rumah Tangga 7 Mutasi 6 Penerimaan 12 Penghapusan 1 Penc arian Aset tetap 2 Perbarui Data Inventaris 2 Ruang

1 Kelompok Aset

Gambar 3.20 DFD Level 1 Proses Penghapusan Aset Tetap

[Dt Kondis i]

[Dt Pemeliharaan] Pemeliharaan Aset Terjadwal [Dt Penjadwalan]

[Dt Mutasi] [Dt Kelompok Aset]

[Dt Peg awai]

[Dt Ruang ]

[Dt Jenis Pemeliharaan] ID Aset

[Dt Penerimaan] [Data Hasil Pemeliharaan]

Unit Pemelihara

an Sarana

3 Peg awai

9 Tipe Pemeliharaan

10 Penjadwalan

2 Ruang

6 Penerimaan

1.4.1 Penc arian Aset

Tetap

1.4.2 Penc atatan Has il

Pemeliharaan Aset Tetap

7 Mutasi

11 Kondis i

8 Pemeliharaan

1 Kelompok Aset

1.4.3 Penc arian

Jadwal Perawatan

C.7 DFD Level 1 Proses Pembuatan Laporan

Gambar 3.21 DFD Level 1 Proses Pembuatan Laporan

DFD level 1 proses pembuatan laporan memiliki delapan proses, yaitu proses pembuatan laporan inventaris, pencarian jadwal perawatan, pembuatan

[Lap. Rencana Peng adaan] [Lap. Rencana Peng hapusan]

Dt Tipe Perolehan Dt Supplier Dt Ruang

Dt M utasi Dt Pemeliharaan

Dt Penerimaan Dt Kelompok Aset [Lap Sisa Masa Pakai]

Dt Ruang Dt M utasi

Dt Penerimaan Dt Kelompok Aset

[Lap. Depresiasi] Dt Penerimaan

Dt Kelompok Aset [Dt Peng hapusan]

[Lap. Peng hapusan] Dt Kondisi

Dt Pemeliharaan Dt Tipe Perolehan

Dt Penerimaan Dt Kelompok Aset Dt Kondisi

Dt Pemeliharaan Dt Ruang

Dt M utasi

Dt Penerimaan Dt Kelompok Aset Dt Jenis Pemeliharaan

[Lap. Kondisi Aset tetap] [Lap. Pemeliharaan]

Dt Ruang Dt M utasi [Dt Jenis Pemeliharaan]

Dt Peg awai Dt Penerimaan

Dt Kelompok Aset [Dt Penjadwalan]

[Jadwal Perawatan] [Lap. Perolehan Aset Tetap]

[Dt Kondisi] [Dt Ruang ]

[Dt Mutasi] [Dt Peg awai] [Kartu Inventaris Ruang]

[Dt Pemeliharaan]

[Dt Supplier] [Dt Tipe Perolehan] [Dt Penerimaan]

[Dt Kelompok Aset]

[Daftar Inventaris]

5 Perolehan

3 Peg awai 4 Supplier

2 Ruang

1 Kelompok Aset 6 Penerimaan

7 Mutasi

8 Pemeliharaan

12 Peng hapusan 9 Tipe Pemeliharaan

11 Kondisi 10 Penjadwalan

Unit Rumah Tang g a

Unit Pemelihara an Sarana Manajer Umum Manajer Umum 1.6.1 Pembuatan Laporan Inventaris 1.6.3 Pencarian Jadwal Perawatan 1.6.6 Perhitung an Depresiasi 1.6.7 Perhitung an Sisa

Masa Pakai 1.6.5 Pembuatan Laporan Peng hapusan 1.6.4 Pembuatan Laporan Pemeliharaan 1.6.8 Pembuatan Laporan Perencanaan

laporan pemeliharaan, pembuatan laporan penghapusan, perhitungan depresiasi, perhitungan sisa masa pakai dan pembuatan laporan perencanaan. DFD level 1 proses pembuatan laporan perencanaan dapat dilihat pada gambar 3.21.

D. Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram (ERD) digunakan untuk menggambarkan

pemrosesan dan hubungan data-data yang digunakan dalam sistem. Dalam perancangan sistem ini terdapat beberapa entitas yang saling terkait untuk menyediakan data yang dibutuhkan oleh sistem yang disajikan dalam bentuk

conceptual data model (CDM) dan physical data model (PDM).

D.1 Conceptual Data Model

Pada aplikasi manajemen aset tetap ini terdapat 20 tabel, yang terdiri dari 12 tabel master yaitu: Golongan Barang, Bidang Barang, Kelompok Barang, Sub Kelompok Barang, Sub Sub Kelompok Barang, Perolehan, Supplier, Pegawai, Kelompok Ruang, Ruang, Tipe Perawatan, dan Kondisi. Tabel transaksi sebanyak 8 tabel yaitu Penerimaan, Penerimaan Detil, Detil Barang, Mutasi, Penjadwalan, Perawatan, Penghapusan, dan Penghapusan Detil. Desain Conceptual Data Model (CDM) dari aplikasi manajemen aset tetap ini dapat dilihat pada gambar 3.22.

Gambar 3.22 Conceptual Data Model (CDM) Aplikasi Manajemen Aset Tetap pada Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya.

D.2 Physical Data Model

Berdasarkan Conceptual Data Model yang ada dapat dibuat Physical Data Model (PDM). Physical Data Model (PDM) dari aplikasi manajemen aset tetap ini memiliki 21 tabel, terdiri dari 12 tabel master dan 9 tabel transaksi. Desain dari Physical Data Model (PDM) dari Aplikasi Manajemen Aset Tetap ini dapat dilihat pada gambar 3.23.

Relation_188 Ref_220 Ref_213 Ref_210 Ref_207 Ref_202 Ref_196 Ref_191 Ref_186 Ref_183 Ref_180 Ref_177 Ref_174 Ref_171 Ref_160 Ref_157 Ref_152 Ref_144 Ref_141 BIDANG_BARANG KODE_BIDANG NAMA DETIL_BARANG Kode NAMA JUM LAH KETERANGAN GOLONGAN_BARANG KODE_GOLONGAN NAMA KELOMPOK_BARANG KODE_KELOM POK NAMA MASA_MANFAAT KELOMPOK_RUANG KODE_KELOM POK_RUANG LOKASI NAMA LANTAI KONDISI KODE_KONDISI NAMA KETERANGAN MUTASI KODE_MUTASI TANGGAL RUANG_ASAL NO_SK PEGAWAI NIP NAMA JABATAN AKTIF USERNAME PASSWORD PENERIMAAN KODE_PENERIMAAN TANGGAL_NOTA TANGGAL_PENERIMAAN PENERIMAAN_DETIL NO_REGISTRASI NO_SERI HARGA MERK MASA_MANFAAT RESIDU GARANSI AKTIF TANGGAL_HAPUS KODE_RUANG _TUJUAN PENGHAPUSAN KODE_PENGHAPUSAN TANGGAL NO_SK PENGHAPUSAN_DETIL KODE_RUANG KODE_KONDISI BIAYA_PEROLEHAN BIAYA_PEMELIHARAAN MASA_PAKAI NILAI_BUKU NILAI_RESIDU PENJ ADWALAN KODE_PENJADWALAN TANGGAL TANGGAL_MULAI_PELAKSANAAN NIP KETERANGAN STATUS_EXTERNAL PEM ELIHARAAN KODE_PEMELIHARAAN KODE_TIPE_PEM ELIHARAAN TANGGAL_PELAKSANAAN TANGGAL_REFERENSI PETUGAS_PELAKSANA KODE_RUANG BIAYA MATERIAL KETERANGAN PERBAIKAN_EXTERNAL PEROLEHAN KODE_PEROLEHAN NAMA KETERANGAN AKTIF RUANG KODE_RUANG NAMA SUB_KELOM PO K_BARANG

KODE_SUB_KELOM POK NAMA SUB_SUB_KELOM POK_BARANG KODE_BARANG NAMA SATUAN JENIS STOKMIN SUPPLIER KODE_SUPPLIER NAMA KETERANGAN TIPE_PEM ELIH ARAAN

KODE_TIPE_PEM ELIHARAAN NAMA

KETERANGAN INTERVAL AKTIF

106

D. Hasil Uji Coba Daftar Inventaris

Tabel 4.10 Hasil Uji Coba Daftar Inventaris

No Test Case Input Output yang diharapkan Hasil 5 Pembuatan

Daftar Inventaris

Unit Rumah Tangga Mencetak Daftar Inventaris Laporan Daftar Inventaris Sukses Gambar 4.5 E. Hasil Uji Coba Penjadwalan

Tabel 4.11 Hasil Uji Coba Penjadwalan

No Test Case Input Output yang diharapkan Hasil

6 Membuat Jadwal Pemeliharaan untuk peralatan baru. Unit Pemeliharaan Sarana memasukkan kode barang yang akan ditambahkan ke dalam jadwal

pemeliharaan.

Jadwal Pemeliharaan untuk peralatan baru tersimpan. Sukses Gambar 46 7 Menampilkan jadwal pemeliharaan untuk peralatan tertentu Unit Pemeliharaan Sarana memasukkan kode barang untuk peralatan yang ingin diketahui kapan saja jadwal pemeliharaannya. Menampilkan jadwal pemeliharaan berdasarkan kode barang. Sukses Gambar 4.7

F. Hasil Uji Coba Input Hasil Pemeliharaan

Tabel 4.12 Hasil Uji Coba Input Hasil Pemeliharaan

No Test Case Input Output yang diharapkan Hasil

8 Memasukkan data hasil pemeliharaan ke dalam sistem Unit Pemeliharaan Sarana memasukkan nama barang beserta data pemeliharaan yang dilakukan terhadap barang tersebut.

Data pemeliharaan tersimpan ke dalam database Sukses Gambar 4.8 9 Menampilkan hasil pemeliharaan pada jarak waktu tertentu

Unit Pemeliharaan Sarana memasukkan jarak tanggal hasil pemeliharaan.

Menampilkan hasil pemeliharaan yang dilakukan sesuai dengan jarak tanggal yang ditentukan. Sukses Gambar 4.9 Gambar 4.10

G. Hasil Uji Coba Penghapusan

Tabel 4.13 Hasil Uji Coba Penghapusan

No Test Case Input Output yang diharapkan Hasil

10

Melakukan penghapusan terhadap aset tertentu.

Unit Rumah Tangga Memasukkan Kode barang yang akan dihapus.

Merubah status dari aktif menjadi tidak aktif berdasarkan kode barang yang dimasukkan. Sukses Gambar 4.11 11 Menampilkan seluruh informasi mengenai peralatan yang dihapus dari pencatatan. Manajer Umum mencari informasi mengenai peralatan yang pernah dihapus

Menampilkan informasi penghapusan peralatan meliputi ruang dan kondisi terakhir, seluruh biaya pemeliharaan, rencana masa pakai dan tanggal barang tersebut dihapus.

Sukses Gambar 4.11

H. Hasil Uji Coba Sisa Masa Pakai

Tabel 4.14 Hasil Uji Coba Sisa Masa Pakai

No Test Case Input Output yang diharapkan Hasil

12 Perhitungan Sisa Masa Pakai

Manajer Umum ingin mengetahui peralatan yang memiliki sisa masa pakai antar 0 sampai 5 tahun

menyajikan informasi sisa masa pakai sesuai dengan rentan waktu yang diberikan.

Sukses Gambar 4.12

I. Hasil Uji Coba Perhitungan Depresiasi

Tabel 4.15 Hasil Uji Coba Perhitungan Depresiasi

No Test Case Input Output yang diharapkan Hasil

13 Perhitungan Depresiasi

Manajer Umum ingin mengetahui biaya depresiasi untuk semua aset yang dimiliki pada tahun 20015

Menyajikan informasi biaya depresiasi seluruh aset pada tahun 2015

Sukses Gambar 4.13

108

J. Hasil Uji Coba Laporan Rencana Pengadaan

Tabel 4.16 Hasil Uji Coba Laporan Rencana Pengadaan

No Test Case Input Output yang diharapkan Hasil

14 Laporan Rencana Pengadaan

Manajer Umum ingin mengetahui aset peralatan apa saja yang perlu dilakukan pengadaan

Menyajikan informasi rencana pengadaan aset peralatan habis masa pakai dan aset peralatan rusak.

Sukses Gambar 4.14

K. Hasil Uji Coba Laporan Rencana Penghapusan

Tabel 4.17Hasil Uji Coba Laporan Rencana Penghapusan

No Test Case Input Output yang diharapkan Hasil

15 Rencana Penghapusan

Manajer Umum ingin mengetahui aset peralatan apa saja yang habis masa pakai serta aset peralatan yang dalam kondisi rusak

Menyajikan informasi rencana penghapusan aset peralatan habis masa pakai dan aset peralatan rusak.

Sukses Gambar 4.15

L. Hasil Uji Coba Pembandingan Perhitungan Depresiasi

Tabel 4.18 Hasil Uji Coba Pembandingan Perhitungan Depresiasi No Test Case Input Output yang diharapkan Hasil

16

Membandingkan Hasil Perhitungan Depresiasi

Hasil Perhitungan depresiasi

dibandingkan dengan hasil perhitungan manual pada salah satu aset

perbandingan

perhitungan manual dan hasil dari aplikasi

Sukses Tabel 4.6

109 5.1 Kesimpulan

Setelah dilakukan implementasi, uji coba dan evaluasi terhadap aplikasi manajemen aset tetap pada Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya, maka disimpulkan:

1. Hasil penelitian berupa sebuah aplikasi manajemen aset tetap ini mampu memberikan informasi inventaris secara lengkap terkait dengan lokasi penggunaan dan kondisi dari setiap aset tetap.

2. Aplikasi manajemen aset tetap dapat menyajikan informasi sisa masa pakai serta biaya depresiasi setiap aset.

3. Aplikasi manajemen aset dapat menyajikan informasi mengenai jadwal pemeliharaan serta informasi mengenai pemeliharaan yang pernah dilakukan beserta dengan biaya pemeliharaan.

5.2 Saran

Saran yang dapat diberikan kepada peneliti berikutnya apabila ingin mengembangkan aplikasi manajemen aset tetap yang telah dibuat agar menjadi lebih baik adalah sebagai berikut:

1. Aplikasi dapat dikembangkan dengan menambahkan metode depresiasi sehingga pengguna dapat lebih leluasa dalam menentukan metode yang dipakai pada setiap aset tetap yang dimiliki.

110

2. Aplikasi dapat dikembangkan dengan penambahan proses evaluasi terhadap masa pakai yang digunakan, sehingga pengguna dapat merubah rencana masa pakai aset tetap pada waktu berjalan.

111

Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. ANDI. Yogyakarta.

Hidayat, Muchtar. 2012. Manajemen Aset (Privat dan Publik). LaksBang. Yogyakarta.

Hartono, Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. ANDI. Yogyakarta.

Jusup, AL. Haryono. 2011. Dasar–Dasar Akuntansi Jilid 2. Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN. Yogyakarta.

Republik Indonesia. 2007. Peraturan Menteri Keuangan No. 120 Tahun 2007 tentang Penatausahaan Barang Milik Negara. Sekretariat Negara. Jakarta. Republik Indonesia. 2009. Undang-Undang No. 44 Tahun 2009 tentang Rumah

Sakit. Sekretariat Negara. Jakarta.

Unit Rumah Tangga. 2013. Daftar Inventaris Maret 2013. Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya.

Wira, Franstia. 2011. Rancang Bangun Perangkat Lunak Manajemen Aset Elektronik Perusahaan (Studi Kasus Stikom Surabaya). Surabaya: Program Studi Sistem Informasi Stikom Surabaya.