Perecanaan dan Pengawasan Biaya Operasional pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM DIPLOMA III

TUGAS AKHIR

PERENCANAAN DAN PENGAWASAN BIAYA OPERASIONAL PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

Diajukan Oleh :

RUAIDA LUBIS

072102144

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Diploma III Fakutlas Ekonomi

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr.Wb.

Syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan karunia-Nya,serta nikmat yang tak terhingga baik nikmat kesehatan,keselamatan dan terutama nikmat waktu dan kesempatan,sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik.Shalawat dan salam penulis sampaikan kehariban junjungan nabi besar Muhammad SAW,yang dengan tuntunannya telah membawa manusia kealam kebenaran yang penulis harapkan syafaatnya di hari akhir kelak,amin.

Tugas akhir ini dibuat oleh penulis dengan tujuan untuk melengkapi salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.Dalam rangka memenuhi tujuan tersebut maka penulis menyusun Tugas Akhir ini dengan judul: “Perecanaan dan Pengawasan Biaya Operasional pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.”

Penulis dengan tulus iklas mengucapkan terima kasih kepada berbagai pihak yang telah membantu hingga selesainya Tugas Akhir ini.Kerena tanpa adanya bantuan dari semua pihak mungkin penulis akan mengalami kesulitan dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.Melalui lembaran ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada:

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi

2. Bapak Drs.Hasan Sakti Siregar,M.Si,Ak, selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Iskandar Muda, SE, M.Si, selaku Sekretaris Program Studi

Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Bapak Drs. Arifin Lubis, MM,Ak, selaku Dosen Pembimbing yang telah

berkenan meluangkan waktu,tenaga,dan fikiran untuk memberi bimbingan dan mengarahkan penulis sehingga Tugas Akhir ini dapat terselesaikan.

5. Teristimewa kepada orang tua penulis,(Alm)Ayahanda Rusmin Lubis dan

Ibunda U.Wirdah Bangun yang telah setia,sabar,dan tulus mendidik dan membesarkan penulis,terima kasih atas doa,pengertian dan kasih saying yang tak terhingga serta dukungan baik moril maupun materil yang tidak akan mungkin terbalas,hanya Tugas Akhir ini yang penulis persembahkan sebagai awal dari keberhasilan penulis di masa mendatang,amin.

Akhirnya penulis menyadari sepenuhnya bahwa tugas akhir ini masih jauh dari sempurna dan masih banyak kekurangan.Untuk itu penulis memohon maaf atas kesalahan dan kekurangan yang terdapat di dalamnya dan semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat kepada pembacanya.

Medan, maret 2010 Penulis

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1

B. Permasalahan ... 4

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 4

D. Rencana Penelitian ... 5

1. Jadwal Survei / Observasi ... 5

2. Rencana Isi ... 6

BAB II FAKULTAS EKONOMI USU A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 7

B. Jaringan Usaha / Kegiatan ... 10

C. Struktur Organisasi ... 10

D. Job Description ... 15

E. Kinerja Usaha Terkini ... 20

F. Rencana Kegiatan ... 21

BAB III TOPIK PENELITIAN A. Biaya Dan Klasifikasi Biaya ... 22

B. Anggaran Biaya Operasional ... 27 C. Pengawasan Biaya Operasional ... 31

D. Prosedur Penyusunan Pelaksanaan Anggaran Biaya

Operasional ... 35

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan ... 38 B. Saran ... 38

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Setiap perusahaan mempunyai tujuan dan sasaran yang hendak dicapai dalam kegiatan operasionalnya. Secara umum setiap perusahaan baik yang bergerak di bidang jasa, dagang maupun industri mempunyai tujuan untuk mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan, perkembangan perusahaan, dan juga untuk memperoleh laba secara maksimal. Tujuan-tujuan tersebut dapat dicapai secara maksimal melalui perencanaan dan pengawasan yang baik terhadap biaya operasional perusahaan.

Perencanaan dan pengawasan merupakan dua sisi yang berbeda tetapi mempunyai hubungan yang erat dan saling melengkapi. Dalam arti pengawasan akan berfungsi karena adanya perencanaan dan sebaliknya perencanaan tidak berarti bila tidak ada pengawasan yang baik. Perencanaan merupakan suatu proses penentuan aktivitas atau kegiatan yang dilakukan diwaktu yang akan dating, yang di dalamnya terdapat strategi dan teknik yang akan dilakukan dengan menggunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan perusahaan.

Perencanaan yang baik akan membantu manajemen dalam melakukan pengawasan. Untuk memperoleh perencanaan biaya operasional yang tersusun dengan baik dan sistematis, manajemen harus menyusun suatu perencanaan atas masing-masing elemen biaya operasi secara hati-hati sebagai tolak ukur yang akan dicapai. Jika rencana yang telah ditetapkan berbeda dengan realisasinya,maka

manajemen harus mengambil tindakan korektif sebagai tindak lanjut dari fungsi pengawasan.

Pengawasan merupakan suatu kegiatan penilaian dan perbaikan tentang aktivitas yang dilakukan untuk mengetahui sampai sejauh mana pelaksanaan rencana telah dilakukan untuk mencapai tujuan perusahaan. Pengawasan bukan hanya mencari kesalahan, tetapi juga mencegah dan memperbaiki kesalahan tersebut. Sehingga berdasarkan kesalahan-kesalahan itu dapat diambil tindakan agar keseluruhan pelaksanaan benar-benar sesuai atau mendekati apa yang telah direncanakan sebelumya. Dengan adanya pengawasan, perusahaan akan lebih efisien dalam menggunakan dananya untuk membiayai kegiatan operasional perusahaan sehingga pemborosan dapat ditekan seminimal mungkin.

Keberhasilan pengawasan juga ditentukan oleh beberapa unsur seperti struktur organisasi, prosedur kerja, rencana kerja yang baik. Selain itu pencatatan dan pelaporan biaya operasional sebagai umpan balik pelaksanaan fungsi perencanaan sangatlah dominan karena tanpa adanya laporan tersebut sulit untuk mengukur hasil guna suatu aktivitas usaha. Salah satu bentuk perencanaan yang penting adalah anggaran (budget). Anggaran merupakan penjabaran dari fungsi perencanaan, anggaran memberikan manajemen proyeksi yang dapat dipercaya mengenai hasil-hasil dari rencana sebelum rencana tersebut dilaksanakan. Oleh karena itu, pada waktu mempersiapkan anggaran pihak manajemen perusahaan harus memperhatikan dan menyelidiki faktor-faktor yang mempengaruhi anggaran tersebut.

Dalam penyusunan rancangan anggaran, pihak manajemen perusahaan harus mempertimbangkan laporan realisasi anggaran pada priode sebelumnya, khususnya biaya operasional. Dengan adanya laporan realisasi biaya operasional dapat diketahui selisih yang terjadi antara anggaran dan realisasi, baik yang bersifat menguntungkan maupun yang bersifat merugikan. Selain itu dapat juga diketahui penyebab terjadinya penyimpangan tersebut dan tindakan apa yang dilakukan untuk meminimalkan penyimpangan yang mungkin terjadi dimasa yang akan datang..

Dengan demikian tingkat efisiensi yang tinggi dalam perusahaan dapat dicapai yang nantinya akan berpengaruh pada tingkat laba. Unsur perencanaan dan pengawasan biaya operasional ini harus dijalankan dengan baik. Sebaiknya perusahaan dapat membuat perkiraan-perkiraan dan dampaknya terhadap perusahaan, karena apabila perusahaan salah dalam memproyeksikannya akan mempengaruhi kegiatan usaha.

Dari uraian di atas dapat terlihat dengan jelas betapa pentingnya perencanaan dan pengawasan dalam suatu perusahaan. Maka dari itu penulis tertarik untuk mamilih topic tugas akhir ini dengan judul “PERENCANAAN DAN PENGAWASAN BIAYA OPERASIONAL PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”.

B. Perumusan Masalah

Pengawasan di dalam suatu perusahaan merupakan penilaian terhadap apa yang telah dilaksanakan pada perusahaan tersebut. Apakah pelaksanaan pengawasan dalam perusahaan dimaksud telah sesuai dengan apa yang direncanakan oleh manajemen perusahaan, khususnya perencanaan dan pengawasan biaya operasional perusahaan. Ini akan membantu manajemen perusahaan untuk mencapai tujuan yang efektif dan efisien. Oleh karena itu dalam pembahasan lebih lanjut, penulis merumuskan permasalahan yang akan di bahas dalam tugas akhir ini yaitu : “Bagaimanakah penerapan perencanaan dan pengawasan biaya operasional pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan?”

C. Tujuan Dan Manfaat Penelitian

1. Tujuan penelitian

Adapun tujuan penelitian yang dilakukan penulis adalah sebagai berikut :

a. Untuk mengetahui bagaimana penerapan perencanaan dan pengawasan

biaya operasional pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

b. Untuk menjadi bahan rujukan atau sumber informasi bagi yang ingin

mempelajari dan membahas lebih jauh tentang biaya operasional pada fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara..

c. Sebagai salah satu syarat akademis guna memperoleh gelar Ahli Madya

pada program Diploma III jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Manfaat penelitian

Adapun manfaat penelitian yang dilakukan penulis adalah sebagai berikut :

a. Bagi penulis, dapat menambah wawasan dan ilmu dalam menyikapi

permasalahan pada perusahaan yang berkenan dengan Perencanaan dan Pengawasan Biaya Operasional yang sebenarnya.

b. Bagi perusahan, dapat menjadi bahan bacaan dalam penyusunan

Perencanaan dan Pengawasan Biaya Operasional di masa yang akan datang sehingga dapat mendukung kemajuan perusahaan.

c. Bagi peneliti lain, dapat dipakai sebagai perbandingan dan informasi

dalam menambah wawasan bagi rekan-rekan yang melakukan penelitian.

D. Rencana Penelitian

1. Jadwal survei/observasi

Tempat : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Jl.T.M.Hanafiah Kampus Universitas Sumatera Utara Medan.

Waktu : Tanggal 11 Januari 2010 – 28 Februari 2010

Tabel 1.1

NO. KEGIATAN

MINGGU KE

1 2 3

1. Persiapan

2. Pengumpulan Data

2. Rencana isi

Adapun rencana isi dari Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut :

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini penulis menguraikan latar belakang, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian dan rencana penelitian yang mencakup jadwal survei / observasi dan rencana isi.

BAB II : PROFIL PERUSAHAAN / INSTANSI

Dalam bab ini penulis menjelaskan Sejarah Singkat Perusahaan, Jaringan Usaha / Kegiatan, Struktur Organisasi, Job Description, Kinerja Usaha Terkini, Rencana Kegiatan.

BAB III : TOPIK PENELITIAN

Dalam bab ini penulis mencoba untuk menganalisa mengenai Biaya dan Klasifikasi Biaya, Anggaran Biaya Operasional, Pengawasan Biaya Operasional, dan Prosedur Penyusunan Pelaksanaan Anggaran Biaya Operasional.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini penulis mencoba menyimpulkan hasil penelitian yang didapat dengan cara menganalisa data yang tersedia, penulis juga mencoba memberikan saran yang dianggap penting untuk perbaikan di masa yang akan datang bagi perusahaan.

BAB II

PROFIL INSTANSI

A.

Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan atau di luar propinsi Sumatera Utara.Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) kota Kuraja (Banda Aceh),dan sebagai Dekan pada waktu itu adalah Dr.Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan.Namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara.Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tehnik operasional pendidikan berada di kutaraja,sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala,maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di medan dan memperoleh status negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan RI No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No.0535/0/1983,tanggal 08 Desember 1983,Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984,dan disusul Surat Keputusan No.23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987,Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan,yaitu Program Pendidikan Strata-1 dan Program Pendidikan Diploma III.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) departemen,yaitu:

a. Departemen Ekonomi Pembangun

b. Departemen Manajemen

c. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma III terdiri dari: a. Jurusan Kesekretariatan

b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima mahasiswa/I pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang

ilmu ekonomi,manajemen,dan akuntansi yang berorientasi pasar.

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan

pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT.BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku

pelanggan (customer) dan stakeholder lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerja sama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta

menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.

b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian

dan pegabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/perubahan.

B. Jaringan Usaha / Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian / pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengadaan Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan – lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

C. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan

ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya.

Melalui struktur organisasi yang baik,pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan ,sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut ini :

GA

M

B

AR 2

.1

B

AG

AN S

T

RUK

T

UR O

RG

ANI

S

AS

I F

AK

UL

T

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI USU

Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc

Pembantu Dekan I : Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak

Pembantu Dekan II : Fahmi Natigor Nasution, SE, MAcc, Ak

Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, MSi

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI USU

Ketua : Drs. Erwin Abubakar, MBA, Ak

Sekretaris : Dra. Komariah Pandia, MSi

Anggota : Prof. Bachtiar Hassan Miraza

Prof. Moenaf Hamid Regar, MSAc

Prof. Dr. Amrin Fauzi

Prof. Dr. Arnita Zainuddin, MSi

Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS, MBA, Ak

Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, MSi

Prof. Dr. Azhar Maksum, MEc.Acc

Prof. Dr. Paham Ginting, MS

Prof. Dr. Syaad Afifuddin S, MEc

Prof. Dr. Ramli, MS

Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc

Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak

Fahmi Natigor Nasution, SE, MAcc, Ak

Ami Dilham, SE, MSi

Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak

Wahyu Ario Pratomo, SE, MEc

Prof. Dr. lic. rer. Reg. Sirojuzilam, SE

DEPARTEMEN

Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratama, SE, MEc

Sekretaris : Dr. Irsyad Lubis, SE, MSocSc

Manajemen

Ketua : Prof. Dr. Ritha F. Dalimunte, SE, MSi

Sekretaris : Nisrul Irawaty, SE, MBA

Akuntansi

Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak

Sekretaris : Mutia Ismail, SE, MM, Ak

PROGRAM DIPLOMA III Keuangan

Ketua : Prof. Dr. Paham Ginting, MS

Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, MSi

Akuntansi

Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak

Sekretaris : Iskandar Muda, SE, MSi

Kesekretariatan

Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi

Sekretaris : Dr. Arlina Nurbaiti Lubis, SE, MBA

BAGIAN TATA USAHA

Kep. Bag. Tata Usaha : Sofia Anita, SE

Kasub. Personalia : Kamariyah, SE

Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE

Kasub. Umum & Perlengkapan : M.Simba Sembiring, SE, MSi

Kasub. Akademik : Fepty Aniar, SE

Bendaharawan Gaji : Maslan, SE

P U M C : Suparyo, SE

LEMBAGA-LEMBAGA PENUNJANG Puslitbank

Pengarah : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc

Sekretaris Eksekutif : Wahyu Ario Pratomo, SE, Mec

Unit Pelayanan Komputer

Kepala : Hotmal Dja’far, SE, MM, Ak

Staf : Paidi Hidayat, SE, MSi

Syafrizal Helmy, SE, Msi

D. Job Description 1. Bagian tata usaha

Tugas :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan

mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas;

b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang – undangan di bidang

ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan;

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik,

administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan;

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas;

f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan

Pengabdian/Pelayanan kepada masyarakat;

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas;

h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan

fakultas;

i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi;

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan

dengan kegiatan fakultas;

k. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan

laporan Fakultas.

2. Sub bagian akademik Tugas :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran tahunan (RKAT) Sub Bagian

dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian;

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian,

Pengabdian/Pelayanan kepada masyarakat; c. Melakukan administrasi akademik;

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik;

e. Mengumpulkan dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum; f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas;

g. Melakukan administrasi penelitian dan Pengabdian/Pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas;

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan

laporan Bagian.

3. Sub bagian umum dan keuangan Tugas :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian

dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian;

b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan

kerumahtanggaan;

c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas;

d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan

pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas;

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan;

f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan

pertanggungjawaban keuangan;

g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, perkerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya;

h. Mengoperasikan sistem informasi keuangan;

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

4. Sub bagian kepegawaian Tugas :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian

dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian;

b. Menyusun konsep juklak / juknis di bidang kepegawaian;

c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai;

d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai;

e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional;

f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan / pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap / Tidak Tetap / Emiritus, ijin dan cuti;

g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai;

h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional; i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai;

j. Memproses asuransi pegawai;

k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan

5. Sub bagian kemahasiswaan dan alumni Tugas :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian

dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian;

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan

alumni;

c. Melakukan administrasi kemahasiswaan;

d. Melakukan urusan pemberian izin / rekomendasi kegiatan

kemahasiswaan;

e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi;

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat

universitas;

g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan

kesejahteraan kemahasiswaan;

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan

kemahasiswaan;

i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni;

j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan;

k. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kemahasiswaan

dan alumni;

l. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan

6. Sub bagian perlengkapan Tugas :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian

dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian;

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan;

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan

perlengkapan;

d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang

kerumahtanggaan dan perlengkapan;

e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan

lingkungan;

f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan;

g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan

laporan Bagian.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan

masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa

seminar – seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap sivitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Idul Fitri, Isra’ Mi’raj, Natal, Paskah, dll) sehingga para civitas akademika selalu memilki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut:

1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil. 2. Perkuliahan semester genap/ganjil.

3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil. 4. Wisuda mahasiswa.

BAB III

TOPIK PENELITIAN

A. Biaya Dan Klasifikasi Biaya

1. Pengertian biaya

Pengertian biaya saat ini sudah semakin luas seiring dengan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi yang disesuaikan dengan kebutuhan para pemakai istilah tersebut seperti: akuntan, ekonom, insinyur, manajer, dan lain-lain. Para pemakai istilah tersebut umumnya telah memiliki defenisi tersendiri tentang biaya sehingga sukar bagi kita untuk memberikan pengertian yang tepat atas biaya yang dimaksud,sehingga biaya dapat digolongkan atau diklasifikasikan ke dalam beberapa pengertian dengan tujuan penggunaan dari biaya tersebut.

 Pengertian Biaya Menurut Mulyadi.

Menurut Mulyadi (2000, 10) : “Biaya (cost) adalah pengorbanan sumber ekonomis yang diukur dalam satuan uang yang telah terjadi atau kemungkinan yang akan terjadi”.

 Pengertian Biaya Menurut Henry Simamora.

Menurut Henry Simamora (2002, 36) : “Biaya (cost) adalah kas atau nilai setara kas yang dikorbankan untuk barang atau jasa yang diharapkan memberi manfaat pada saat ini atau di masa yang akan datang”.

 Pengertian Biaya Menurut Polemi dan Chasin.

Menurut Polimeni dan Chasin (2002, 10) Biaya dapat didefinisikan sebagai berikut :

Biaya (cost) adalah jumlah yang dinyatakan dengan uang, dari dana final yang dikeluarkan atau harta lain yang dipindahkan, modal

saham yang dikeluarkan, jasa yang diberikan atau hutang yang terjadi dalam hubungannya dengan barang atau jasa yang telah keluar atau masih akan diterima.

Ada beberapa pengertian dari biaya antara lain: biaya adalah pengorbanan sumber ekonomi yang diukur dalam satuan uang, yang telah terjadi atau kemungkinan akan mencapai tujuan tertentu. Biaya adalah suatu nilai tukar, prasyarat, atau pengorbanan guna memperoleh manfaat. Dalam akuntansi keuangan, prasyarat atau pengorbanan tersebut pada tanggal perolehan dinyatakan dengan pengurangan kas atau aktiva lainnya pada saat ini atau di masa mendatang. Dan pengertian di atas dapat kita ketahui bahwa telah terjadi pengorbanan ekonomis untuk mencapai suatu manfaat tertentu. Pengorbanan yang tercantum dalam neraca pada pas aktiva merupakan biaya yang belum terpakai (unexpired

cost). Pengorbanan yang langsung memperoleh hasil pada periode yang sama

dengan terjadinya pengorbanan (expired cost) akan menjadi faktor pengurang dari hasil untuk mendapatkan laba.

2. Jenis-jenis biaya

Penggolongan biaya tergantung untuk apa biaya tersebut digolongkan, untuk tujuan yang berbeda diperlukan cara penggolongan biaya yang berbeda pula, atau tidak adil satu cara penggolongan biaya yang dapat dipakai untuk semua tujuan menyajikan informasi biaya. Salah satu penggolongan biaya yang

sering dilakukan adalah penggolongan biaya sesuai dengan fungsi pokok dari kegiatan/aktivitas perusahaan (cost classified according to the function of business

activity).

Fungsi pokok dari kegiatan perusahaan-perusahaan dapat digolongkan kedalam:

1. Fungsi produksi,

fungsi yang berhubungan dengan kegiatan pengolahan bahan baku menjadi produk selesai yang siap untuk dijual.

2. Fungsi pemasaran,

fungsi yang berhubungan dengan kegiatan penjualan produk selesai yang siap dijual dengan cara yang memuaskan pembeli dan dapat memperoleh laba sesuai yang di inginkan perusahaan sampai dengan pengumpulan kas dari hasil penjualan.

3. Fungsi administrasi dan umum

fungsi yang berhubungan dengan kegiatan penentuan kebijaksanaan, pengarahan, dan pengawasan kegiatan perusahaan secara keseluruhan agar dapat berhasil guna dan berdaya guna.

4. Fungsi keuangan (financial)

fungsi yang berhubungan dengan kegiatan keuangan atau penyediaan dana yang diperlukan perusahaan.

Atas dasar fungsi tersebut di atas,biaya dapat dikelompokkan menjadi:

1. Biaya Produksi,

yaitu biaya yang berkaitan dengan pemprosesan barang / jasa. Beban produksi ini berupa biaya bahan baku langsung, upah langsung, dan overhead pabrik.

Biaya produksi dapat digolongkan ke dalam:

a. Biaya Bahan Baku Langsung (Direct Material Used) Bahan baku langsung digunakan untuk proses produksi

b. Upah Langsung (Direct Labour)

Upah langsung merupakan upah yang dibayar untuk buruh langsung dalam proses produksi

c. Overhead Pabrik (factory Overhead)

Overhead pabrik merupakan semua bahan yang tidak langsung dalam proses produksi seperti:

1. Upah buruh tidak langsung (indirect labour)

2. Bahan baku tidak langsung (indirect material used) 3. Biaya reperasi peralatan pabrik (repair expense)

4. Biaya pemeliharaan peralatan pabrik (factory maintenance) 5. Penyusutan mesin (depreciation of machinery)

6. Penyusutan gedung pabrik (depreciation of factory building) 7. Penyusutan peralatan pabrik (depreciation of factory equipment)

2. Biaya Non-Produksi

Biaya non produksi merupakan biaya yang tidak berkaitan dengan pemprosesan barang atau jasa. Biaya ini berupa biaya administrasi, dan biaya penjualan.

a. Biaya Administrasi (general expense)

Biaya administrasi adalah biaya yang dikeluarkan dalam rangka mengelola administrasi suatu perusahaan, meliputi :

1. Biaya gaji, tunjangan, dan biaya sosial karyawan 2. Biaya pengangkutan, perjalanan, dan penginapan 3. Biaya pemeliharaan kantor

4. Biaya perbaikan kantor 5. Penyusutan peralatan kantor 6. Penyusutan gedung kantor 7. Biaya listrik

8. Asuransi 9. Biaya telepon

10. Biaya supplies kantor b. Biaya penjualan

Biaya penjualan adalah biaya yang dikeluarkan dalam rangka menjual produk selesai yang dihasilkan oleh perusahaan hingga ke tangan konsumen. Biaya penjualan terdiri dari :

1. Gaji karyawan

3. Biaya perbaikan bagian penjualan 4. Penyusutan peralatan bagian penjualan 5. Asuransi pabrik

6. Penyusutan gedung bagian penjualan (depreciation of store building) 7. Biaya listrik

8. Biaya advertising

3. Biaya Umum

Biaya umum adalah biaya yang dikeluarkan dalam rangka mengelola perusahaan yang tidak termasuk dalam biaya administrasi. Biaya umum meliputi biaya lain-lain dan biaya penyusutan dalam harga pokok.

B. Anggaran Biaya Operasional

1. Pengertian perencanaan

Sebelum penulis membicarakan apa yang di maksud dengan anggaran, terlebih dahulu penulis mengupas secara singkat pengertian tentang perencanaan.

 Pengertian Perencanaan Menurut Helmy Rony.

Menurut Helmy Rony (2002, 15) : “Perencanaan adalah suatu proses pengambilan keputusan tentang apa yang akan dilaksanakan, bagaimana menentukan strategi pencapaiannya dengan mempertimbangkan kemampuan yang ada guna mencapai tingkat keuntungan yang diinginkan”.

 Pengertian Perencanaan Menurut Sofyan Harahap.

Menurut Sofyan Harahap (2001, 42) : “Perencanaan adalah fungsi menetapkan kegiatan yang akan dilaksanakan pada masa yang akan datang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan”.

Dengan disusunnya perencanaan, maka perusahaan dapat memperoleh manfaat :

1. Membantu manajemen dalam menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan

lingkungan

2. Memberikan arah dan tujuan perusahaan

3. Membantu memperkirakan peluang dimasa yang akan datang

4. Mengurangi ketidakpastian pada waktu yang akan datang dan sebagai alat

untuk melakukan pengawasan

Perencanaan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan titik awal mengkoordinasikan semua aktivitas yang merupakan keputusan tentang apa dan bagaimana kegiatan yang harus dilaksanakan oleh semua unsur yang ada dalam fakultas. Sebagai fungsi pertama, perencanaan merupakan persiapan yang teratur dari setiap usaha kea rah terwujudnya tujuan yang telah ditentukan dan merupakan suatu proses kegiatan yang terus-menerus.

2. Pengertian anggaran

Perencanaan yang menggambarkan secara konkrit ke dalam bentuk kuantitatif baik yang dapat diukur dengan nilai uang atau ukuran lainnya di kenal dengan sebutan anggaran atau budget.

Untuk mengetahui lebih jauh tentang anggaran, penulis mencoba mengemukakan pendapat beberapa ahli mengenai pengertian anggaran.

 Pengertian Anggaran Menurut Nafarin.

Menurut Nafarin (2000, 16) : “Anggaran adalah rencana tertulis mengenai kegiatan suatu organisasi yang dinyatakan secara kuantitatif dalam satuan uang untuk angka waktu tertentu”.

 Pengertian Anggaran Menurut Welsch.

Menurut Welsch (2000, 4): “Anggaran adalah suatu pernyataan dari rencana manajemen dan kebijaksanaan manajemen untuk suatu masa / periode tertentu dipergunakan sebagai pedoman untuk masa itu”.

Beberapa ketentuan yang perlu diperhatikan dalam merumuskan anggaran adalah sebagai berikut :

1. Anggaran harus bersifat formil,yaitu anggaran disusun dengan sengaja dan

sungguh-sungguh dalam bentuk tertulis sehingga diketahui semua pihak yang terlihat

2. Rencana kerja tersebut disusun secara sistematis

3. Menganalisa tentang apa yang terjadi secara cermat, untuk itu setiap manajer diharapkan bertanggung jawab untuk mengambil keputusan berdasarkan beberapa asumsi tertentu mengenai jasa yang akan datang berdasarkan priode lalu.

4. Dibuat dalam satuan uang sehingga memberikan gambaran yang cukup jelas

tentang apa yang hendak dicapai

6. Dibuat dalam satuan uang sehingga memberikan gambaran yang cukup jelas tentang apa yang hendak dicapai

Penyusunan anggaran biaya operasional Fakultas Ekonomi USU dilakukan dalam periode anggaran tahunan. Dasar penyusunan anggaran dalam satu priode pada Fakultas Ekonomi USU adalah dengan melihat biaya yang dikeluarkan tahun lalu, kegiatan-kegiatan apa saja yang akan direncanakan, peramalan, dan volume kegiatan yang direncanakan. Fakultas Ekonomi USU membentuk suatu tim yang khusus menangani penyusunan anggaran tersebut.

Dasar penyusunan anggaran biaya operasional dikelompokkan menjadi tiga bagian yaitu :

1. Anggaran Biaya Tetap

Biaya tetap adalah kelompok biaya yang besarnya diduga sebelumnya sesuai besarnya kegiatan atau volume produksi. Termasuk dalam biaya tetap adalah depresiasi, pajak, asuransi,biaya kredit, dan lain-lain. Ada dua cirri-ciri biaya tetap :

a. Bila perusahaan tidak mengadakan aktivitas sama sekali, biaya ini tetap ada pada jumlah yang tetap

b. Bila perusahaan meningkatkan atau menurunkan aktivitasnya, biaya ini tetap dalam jumlah tertentu dan tidak berubah.

2. Anggaran Biaya Variabel

Biaya variable adalah biaya yang jumlahnya berubah-ubah secara proporsional dengan berubahnya volume produksi. Termasuk dalam biaya variabel ini adalah bahan baku, biaya tenaga kerja langsung dan lain-lain. Biaya

variabel ini dapat disusun dengan berpedoman pada biaya variabel dalam tahun lalu dengan memperhatikan adanya penambahan maupun penurunan aktivitas pada tahun-tahun yang akan datang. Ada dua cirri-ciri utama biaya variabel : a. Bila perusahan tidak mengadakan aktivitas sama sekali, biaya ini tidak ada

b. Bila perusahaan meningkatkan aktifitas maka jumlah biaya ini akan

mengalami peningkatan sedangkan bila perusahaan menurunkan aktifitasnya, biaya ini akan mengalami penurunan

3. Anggaran Biaya Semi Variabel

Biaya semi variabel adalah biaya-biaya yang sebagian mempunyai sifat tetap dan sebagian lagi mempunyai sifat variabel. Termasuk dalam biaya semi variabel ini adalah biaya pemeliharaan gedung, biaya pemeliharaan mesin dan alat, biaya upah, dan lain-lain. Dua cirri-ciri utama biaya semi variabel :

a. Bila perusahaan tidak mengadakan aktifitas biaya ini tetap ada dalam jumlah tertentu sebagai biaya tetap yang terkandung didalamnya

b. Bila perusahaan meningkatkan aktifitas maka jumlah biaya ini makin

meningkat karena unsur biaya terkandung didalamnya tidak berubah, demikian sebaliknya.

C. Pengawasan Biaya Operasional

Agar perencanaan yang telah disusun dan dijalankan tiap-tiap bagian Fakultas Ekonomi USU berhasil sesuai dengan yang diharapkan, maka perlu dilakukan pengawasan atas pengendalian. Pengawasan ini berguna untuk mengendalikan pengeluaran dan biaya operasi, mencegah terjadiny pemborosan,

melihat pembandingan seberapa jauh pelaksanaan rencana dan biaya tercapai serta mendorong kesadaran pengendalian biaya.

Menurut Stoner (2000:248) Pengawasan dapat didefinisikan sebagai berikut:

Pengawasan adalah usaha untuk mendapatkan standar prestasi kerja yang sesungguhnya dengan standar yang telah ditetapkan terlebih dahulu, untuk menetapkan apakah ada deviasi dan untuk mengukur signifikannya, serta mengambil tindakan yang diperlukan untuk memastikan bahwa semua sumber daya perusahaan digunakan dengan cara seefisien dan seefektif mungkin untuk mencapai tujuan perusahaan.

Adapun tujuan pengawasan,antara lain :

a. Melakukan penilaian apakah tugas yang dilaksanakan sudah sesuai dengan

peraturan dan kebijaksanaan yang telah digariskan atau prosedur-prosedur yang berlaku

b. Melakukan penentuan apakah tujuan organisasi yang telah dicapai sesuai

dengan rencana yang telah ditetapkan

c. Menilai apakah sumber daya manusia, perawatan, dan biaya yang ada telah

digunakan secara efisien tanpa adanya pemborosan

d. Untuk mengetahui kelemahan-kelemahan serta kesulitan yang dihadapi dalam

pelaksanaan perencanaan

Adapun beberapa manfaat dari pengawasan,antara lain :

b. Memperbaiki berbagai penyimpangan atau kesalahan yang terjadi c. Mengatur perusahaan serta kegiatan yang dilaksanakannya

d. Meningkatkan rasa tanggung jawab setiap pegawai dalam menjalankan

tugasnya

Pengawasan biaya pada Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan dua cara :

1. Pengawasan biaya melalui pembukuan, antara lain dengan pencatatan dan

penggolongan berdasarkan pembukuan, kwitansi serta prosedur pengeluaran 2. Pengawasan biaya melalui perbandingan anggaran-anggaran biaya tahun lalu Proses pengawasan berjalan dirancang untuk membantu memantau kegiatan yang sedang berjalan dari suatu unit usaha dan setiap pusat tanggung jawab. Proses ini biasanya terdiri atas beberapa tahap yaiti :

1. Tahap membandingkan kinerja aktual untuk priode yang bersangkutan dengan

tujuan dan standar yang telah ditetapkan

2. Menyiapkan laporan kinerja yang berisi hasil aktual, hasil yang direncanakan dan selisih dari kedua angka tersebut

3. Menganalisis penyimpangan antara hasil aktual dengan hasil yang

direncanakan dan mencari sebab-sebab dari penyimpangan tersebut

4. Mencari dan mengembangkan tindakan alternatif untuk mengatasi masalah

dan belajar dari pengalaman pihak lain yang telah sukses di suatu bidang tertentu

5. Memilih (tindakan koreksi) dari kumpulan alternatif yang ada dan menerapkan tindakan tersebut

6. Tindak lanjut atas pengendalian atau pengawasan untuk menilai efektivitas dari tindakan koreksi yang diterapkan. Lanjutkan dengan umpan maju untuk membuat perencanaan periode berikutnya.

Pengawasan biaya operasional yang efektif terdiri dari dua aspek yaitu :

1. Pengawasan Operasional

Pengawasan operasional merupakan pengawasan yang ditujukan pada kegiatan operasional perusahaan untuk mengawasi segala biaya yang telah ditetapkan sesuai rencana dan apakah sasaran yang dituju telah tercapai. Pengawasan operasional harus dibantu oleh pengawasan akuntansi. Pengawasan operasional akan menjadi suatu hal yang boros dan tidak efisien apabila tidak ada pengawasan akuntansinya.

2. Pengawasan Akuntansi

Pengawasan akuntansi merupakan pengawasan yang dilakukan melalui prosedur catatan-catatan yang berkaitan dengan pengendalian harta kekayaan yang dapat dipercayai dalam catatan financial. Pengawasan akuntansi bertujuan untuk menciptakan suatu sistem pencatatan yang dapat mengembangkan pertanggungjawaban biaya-biaya dan arus pekerjaan, serta memberikan laporan singkat tentang hal-hal yang berkaitan dengan pengawasan dan laporan statistik untuk mengetahui perkembangan orang-orang yang bertanggung jawab atas biaya, apakah mereka melaksanakan tugasnya sesuai dengan kegijaksanaan yang telah ditetapkan.

Disamping itu pengawasan akuntansi juga dibutuhkan untuk meyakinkan bahwa manajemen serta perusahaan dapat memanfaatkan kemajuan teknologi

dengan tepat, misalnya penggunaan perangkat komputer untuk mengerjakan pencatatan-pencatatan dari semua kegiatan perusahaan, mengelompokan biaya dan penyusutan laporan dengan cepat dan tepat. Akuntansi merupakan alat bagi manajemen untuk mengetahui kejadian-kejadian keuangan selama jangka waktu tertentu, sehingga manajemen dapat menguasai jalannya perusahaan dan memungkinkan untuk melakukan pengawasan dengan baik.

Berdasarkan uraian di atas penulis menilai pengawasan yang telah dilakukan oleh Fakultas Ekonomi USU telah sesuai dengan yang seharusnya. Ini dapat dilihat dari prosedur pengawasan yang dilakukan terhadap biaya operasinya dilakukan secara rutin dan dilampirkan setiap bulannya.

Laporan secara menyeluruh ini sangat berguna bagi Fakultas Ekonomi USU untuk mengetahui prestasi yang telah dicapai Fakultas dan untuk mengetahui apakah tujuan yang telah ditentukan oleh Fakultas sudah direalisasikan atau belum.

D. Prosedur Penyusunan Pelaksanaan Anggaran Biaya Operasional

Pada dasarnya yang berwenang dan bertanggung jawab atas penyusunan dan perencanaan anggaran adalah pimpinan tertinggi Fakultas Ekonomi USU itu sendiri. Namun dalam hal ini penyusunan anggaran tidak dilakukan sendiri, pimpinan dapat mendelegasikan kepada bawahannya yang berkompeten, tetapi pimpinan tetap harus mengawasi dan membimbing bawahannya dalam penyusunan tersebut.

Pada instansi Negeri anggaran yang direncanakan tidak terdapat realisasinya karena seberapa besar jumlah anggaran yang direncanakan itulah yang akan digunakan. Tidak seperti instansi Swasta yang mungkin anggaran akan berbeda dengan realisasinya sehingga akan menyebabkan penyimpangan. Penyimpangan tersebut nantinya akan ada yang menguntungkan (favorable

variance) terjadi bila pengeluaran yang terealisasi lebih rendah dibandingkan

dengan anggaran, dan ada yang merugikan (unfavorable variance) terjadi bila pengeluaran yang terealisasi lebih tinggi dibandingkan dengan anggaran.

Adapun dasar penyusunan anggaran biaya operasional yang dapat digunakan adalah sebagai berikut :

1. Historical atau pengalaman anggaran tahun lalu

Salah satu yang menjadi dasar penyusunan adalah anggaran pada tahun-tahun yang lewat. Dalam hal ini yang menjadi dasar penelitian adalah angka rata-rata lima tahun terakhir.

2. Realisasi tahun berjalan

Realisasi tahun berjalan sangat penting untuk menjadi dasar pertimbangan dalam penyusunan anggaran. Realisasi tahun berjalan memberikan data informasi yang lebih nyata dan akurat karena merupakan hasil yang sebenarnya.

3. Melihat kondisi eksternal secara umum

Penyusunan anggaran yang didasarkan pada apa yang terjadi pada masa yang akan datang, terutama mengenai kebijaksanaan pemerintah, teknologi para saingan dan lain-lain. Hal ini sangat penting untuk perkiraan mengantisipasi hal-hal yang mungkin akan terjadi.

Adapun prosedur penyusunan pelaksanaan anggaran biaya operasional yang digunakan oleh Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut: Anggaran dibuat ole tim anggaran Fakultas di bawah PD II. Tim anggran ini terdiri dari program studi, departemen, dan bagian di lingkungan Fakultas Ekonomi USU. Setelah disusun, anggaran tersebut diajukan ke Dekan untuk disetujui. Kemudian baru diajukan ke pihak Rektorat :

• Pembantu Rektor II Bidang Keuangan

• Pembantu Rektor IV Perencanaan

• Pembantu Rektor V Aset

Apabila terjadi perubahan, direvisi oleh Fakultas lalu disetujui oleh Universitas estimasi tahun ajaran beserta tahun luncuran tahun lalu.

BAB IV

PENUTUP

Berdasarkan uraian yang dijelaskan dalam tugas akhir ini, maka penulis akan memberikan beberapa kesimpulan dan saran yang bisa berguna dan bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi USU.

A. Kesimpulan

Adapun beberapa kesimpulan yang dapat diambil berdasarkan uraian di atas, adalah sebagai berikut :

1. Fakultas Ekonomi USU telah menggunakan anggaran biaya operasional

sebagai alat perencanaan dan pengawasan dengan sangat baik.

2. Perencanaan dan pengawasan yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi dapat

dikatakan telah meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja Fakultas. Karena karyawan hanya akan melakukan pekerjaan sesuai dengan yang telah dianggarkan maka akan dapat menghemat waktu dan tenaga.

3. Penyusunan anggaran biaya operasional yang dilakukan Fakultas Ekonomi

USU sudah efektif karena semua penggunaanya sudah dilaporkan secara rutin.

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan di atas, maka penulis memberikan saran-saran yang mungkin bermanfaat untuk pihak Fakultas Ekonomi USU sebagai berikut :

1. Fakultas Ekonomi USU sebaiknya tetap melakukan penyusunan perencanaan dengan matang agar semua kegiatan Fakultas berjalan dengan lancar demi meningkatkan tujuan yang akan dicapai oleh fakultas.

2. Penulis menyarankan adanya kerja sama yang solid antar bagian dalam

mengerjakan anggaran agar tercapai tujuan dari Fakultas.

3. Agar pengawasan lebih bagus, sebaiknya fakultas membentuk bagian

pengawasan anggaran operasional. Sehingga penggunaan biaya operasional lebih terkontrol dan pemanfaatannya lebih efisien dan ekonomis. Ini bisa meminimalisasi terjadinya penyimpangan negative pada biaya opaerasional.

4. Sistem akuntansi biaya perlu dipertimbangkan untuk memudahkan dalam

penggolongan setiap transaksi yang membutuhkan rincian biaya. Sehingga setiap unit biaya dapat diketahui fungsi dan jenisnya.

5. Perbedaan antara anggaran kas dengan realisasi harus terus diawasi dan setiap penyimpangan yang terjadi dianalisis guna memahami penyebabnya dan dapat mengetahui tindakan apa yang harus dilakukan untuk memperbaikinya.

DAFTAR PUSTAKA

Mulyadi, 2000. Akuntansi Biaya - Penentuan Harga Pokok dan Pengendalian Biaya, Edisi Ketiga, Penerbit BPFE- Universitas Gajah Mada,Yogyakarta, hal 10.

Simamora, Henry, 2002. Akuntansi Manajemen, Salemba Empat,Jakarta, hal 36. Ralph S. Polemi, dan James A. Chasin,2002.Akuntansi Biaya – Teori dan Soal

– Soal, Edisi kedua,Penerbit Erlangga,Jakarta, hal 10.

Helmy, Roni, 2002. Akuntansi Biaya – Pengantar Untuk Perencanaan dan pengendalian Biaya Produksi,LPFE – UI, hal 15.

Harahap, Sofyan Safri, 2001. Budgetting dan Perencanaan Lengkap Untuk Manajemen, Edisi Pertama, Cetakan Pertama, Penerbit PT. Grafindo Persada, Jakarta, hal 42.

Nafarin, Muhammad, 2000. Penganggaran Perusahaan, Edisi Pertama, Penerbit Salemba Empat, Jakarta, hal 16.

Glen A. Welsch, 2000. Penyusunan Anggaran Perusahaan ( Budgetting) Perencanaan dan Pengendalian Laba, Edisi Keempat, Penerbit Aksara Baru,Jakarta, hal 4.

Stoner, James A. F, R. Edward Freeman, dan Daniel R. Gilbert JR, 2000. Manajemen, Jilid Kedua, Penerbit Prenhalindo, Jakarta, hal 248.