Mekanisme Pelaksanaan Digitalisasi Local Content: Perluasan Pemanfaatan dan Akses Layanan Perpustakaan

7. Proses Digitalisasi di Perpustakaan USU Untuk memberikan gambaran riil tentang digitalisasi dokumen local content di sebuah perpustakaan berikut ini dijelaskan proses digitalisasi yang dilakukan pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara. Pada tahap ini telah disepakati beberapa hal yang mangacu kepada kebijakan dan peraturan SOP Proses Digitalisasi Bahan Perpustakaan terlampir untuk melakukan proses digitalisasi adalah sbb: 1 Dokumen yang akan didigitalisasi adalah seluruh disertasi, tesis, skripsi dan kertas karya tugas akhir, sebanyak 6.000 judul dengan target 100 hari kerja. 2 Skripsi, Tesis dan Disertasi digital yang akan dibangun merupakan teks penuh fulltext mulai dari halaman judul hingga lampiran. 3 Untuk melindungi karya tersebut, dipilih format PDF portable document format sebagai jenis koleksi digitalnya, dan diberikan password sebagai pengamanannya. 4 Jenis proteksi yang diterapkan pada koleksi digital ini hanya boleh dicetak print dan tidak bisa diedit. 5 Untuk tahap awal, ditetapkan bahwa koleksi tersebut dapat diakses dari internet tetapi hanya sebatas abstraknya saja, sedangkan fulltext disimpan dalam server. Kebutuhan SDM Biasanya seorang staf yang melakukan kegiatan pra‐digitalisasi pengumpulan, pembongkaran dan penjilidan kembali dapat menyelesaikan rata‐rata 10 dokumen perhari, demikian halnya untuk kegiatan scanning seorang staf juga dapat menyelesaikan rata‐rata 10 dokumen per hari. Sedangkan untuk kegiatan editing dan uploading, seorang staf hanya mampu menyelesaikan rata‐rata 5 dokumen per hari. Dengan mengacu kepada pengalaman tersebut maka untuk digitalisasi terhadap 6.000 judul dokumen dengan masa 100 hari hari kerja dibutuhkan 24 orang staf dengan rician sbb:  6 enam orang staf melakukan pengumpulan, pembongkaran dan penjilidan kembali pra ‐digitalisasi  6 enam orang untuk pemindaian scanning  12 dua belas orang untuk melakukan pengeditan editing dan uploading. Kebutuhan Teknis Hardware dan Software  1 satu unit Komputer Server  12 dua belas unit Personal Computer  1 satu unit Document Scanner Canon DR‐7080C  Jaringan LAN dan Internet  Software Digital Library, Adobe Acrobat 9 Pro, dan CapturePerfect 3.0.

7.1 Mekanisme Pelaksanaan

Sebelum memulai pelaksanaan kegiatan perlu dibuat suatu mekanisme yang jelas agar nantinya kegiatan dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditentukan. Berikut ini merupakan mekanisme yang perlu dilakukan dalam rangka melakukan kegiatan Digitalisasi Local Content USU Repository sebagaimana yang telah ditentukan, yaitu sebagai berikut: Rasiman: Digitalisasi Local Content: Perluasan Pemanfaatan dan Akses Layanan Perpustakaan ‐ 5 Pra ‐digitalisasi Pra ‐digitalisasi adalah proses kerja fisik berupa kegiatan mengumpulkan, membongkar, dan menjilid kembali dokumen dengan mekanisme sebagai berikut: 1 Menseleksi dokumen berupa laporan penelitian, disertasi, tesis, skripsi dan kertas karya tugas akhir terbitan tahun 2000 ke atas. 2 Memastikan dokumen tidak ada yang duplikasi satu judul satu eksemplar. 3 Melakukan pembongkaranpemotongan dengan baik dan tidak merusak dokumen. 4 Memeriksa kembali kelengkapan dokumen sebelum diserahkan ke bagian scanning seperti: halaman judul sampai lampiran. 5 Menjilid kembali dokumen yang sudah selesai pada proses scanning, dan selanjutnya dikembalikan ke tempat asal perolehannya. Pengorganisasian Pengoraniasian adalah proses kerja berupa kegiatan Scanning, Editing dan Uploading dengan mekanisme sebagai berikut: Scanning: 1 Melakukan proses scanning dengan menggunakan perangkat lunak Capture Perfect 3.0. 2 Memeriksa kelengkapan dokumen sebelum melakukan scanning seperti: halaman judul sampai lampiran, serta perhatikan juga tahun terbitnya. 3 Membuang kertas halaman kosong dan pembatas halaman tiap bab. 4 Menscan dokumen mulai dari halaman judul hingga lampiran. 5 Menyimpan file elektronik dalam format PDF. 6 Memberikan nama file sesuai dengan Nomor Akses dokumen. Sedangkan untuk dokumen yang belum memiliki Nomor Akses, pemberian nama file berdasarkan NIM nomor induk mahasiswa. Untuk kasus‐kasus tertentu seperti NIM yang sama dengan penulis yang berbeda, maka ditambahkan nama penulis di belakang nama file contoh: 032101028‐Hamidah. 7 Memeriksa dan mencocokan hasil scanning dengan dokumen. Editing: 1 Melakukan proses editing dengan menggunakan perangkat lunak Adobe Acrobat 9 Pro. 2 Membuat satu file abstrak dalam format dokumen Microsoft Word DOC dan memberikan nama file yang sama dengan file PDF. 3 Meberikan proteksi atau file security berupa password pada file PDF yang hanya bisa dibaca read only dan dicetak print, serta menambahkan watermark berupa logo USU, dan footer yang berisi nama penulis, judul dokumen, tahun dokumen, copyright, dan tahun publikasi. lihat Lampiran‐2: Format Dokumen PDF Uploading: 1 Melakukan proses uploading pada sistem atau perangkat lunak Digital Library. 2 Meng ‐upload dua file yaitu Abstrak DOC dan Fulltext PDF serta memasukkan metadata seperti pengarang, judul, subyek, tahun, deskripsi bibliografi, menentukan Rasiman: Digitalisasi Local Content: Perluasan Pemanfaatan dan Akses Layanan Perpustakaan ‐ 6

7.2 Pelaksanaan Digitalisasi