Layanan Perpustakaan Elektronik
LAYANAN PERPUSTAKAAN ELEKTRONIK
Oleh:
Syakirin Pangaribuan
Pustakawan Madya Universitas Sumatera Utara
Disampaikan pada:
PELATIHAN PERPUSTAKAAN BAGI KETUA/PENGELOLA PERPUSTAKAAN PTS KOPERTIS WILAYAH – I DAERAH NANGROE ACEH DARUSSALAM DI BANDA ACEH, 27 S.D. 28 OKTOBER 2008
Disampaikan pada Pelatihan Perpustakaan Kopertis Wilayah 1 0
LAYANAN PERPUSTAKAAN ELEKTRONIK
OUTLINE Pendahuluan ..................................................................................... Perpustakaan Elektronik .................................................................. Automasi Perpustakaan ................................................................... Sistem kerumahtanggaan terpadu .................................................... Layanan Elektronik .......................................................................... Mutu layanan elektronik .................................................................. Peran pustakawan ............................................................................ Kesimpulan ...................................................................................... Daftar Bacaan ...................................................................................
Hal 1 2 3 5 6 8 9 9 10
1. Pendahuluan
Pada pertengahan tahun enampuluhan, mulai terjadi perubahan dalam hal pengelolaan informasi di perpustakaan. Kemapanan kertas sebagai media informasi yang sudah berlansung ratusan tahun ditantang oleh media elektronik yang menawarkan cara yang berbeda dalam menyimpan dan menemubalikkan informasi. Format elekronik mulai mendampingi format cetak, ketika database online tersedia pada sejumlah perpustakaan di Amerika Utara pada tahun enampuluhan.
Di Indonesia, semulan perubahan itu berlangasung agak terlambat. Digitalisasi informasi pada sejumlah perpustakaan dan pusat pengelola informasi lainnya dimulai pada awal tahun delapan puluhan ketika kegiatan otomasi mulai dilakukan diperpustakaan. Untuk Perpustakaan Perguruan Tinggi khususnya Perpustakaan Perguruan Tinggi Negeri, kegiatan ini dimotori Unit Koordinasi Kegiatan Perpustakan (UKKP) yang dibentuk DIKTI dan dibiayai melalui Bank Dunia akahir tahun 1980-an sampai dengan awal tahun 1990-an. Pada saat itu beberapa Perpustakaan tertentu mulai menggunakan komputer sebagai sarana penyimpanan dan pengolahan informasi. Automasi mulai diperkenalkan pada sistem kerumahtanggaan perpustakaan (library house-keeping).
Dalam kurun waktu sepuluh tahun terakhir ini, perubahan yang terjadi sangat fantastis. Beranekaragam sumberdaya informasi elektronik banyak dikembangkan oleh para pustakawan dan penerbit, terutama di negara maju. Berbagai informasi yang berbasis cetak (paper-based), yang selama ini merupakan primadona perpustakaan tradisional, sekarang telah banyak yang tersedia dalam format elektronik. Bahkan sebagian dari produk informasi yang dihasilkan ada yang hanya tersedia dalam bentuk elektronik. Terminologi baru untuk menyebut sumbedaya informasi atau bahan perpustakaan itu muncul seperti, electronic journal (e-journal), electronic book (e-book) dan sebagainya.
Terjadi pertumbuhan informasi yang sangat dahsyat baik dalam format cetak terutama eletronik yang menyebabkan sejumlah perpustakaan, termasuk Perpustakaan Perguruan Tinggi harus menyediakan layanan elektronik yaitu dengan cara memberi akses terhadap berbagai sumberdaya informasi elektronik baik yang tersedia di dalam perpustakaan
Disampaikan pada Pelatihan Perpustakaan Kopertis Wilayah 1 1
(dimiliki) maupun yang berada di luar perpustakaan. Akses informasi elektronik menjadi suatu paradigma baru pelayanan perpustakaan.
Kelihatannya informasi berkembangbiak dengan sangat cepat. Perkembangbiakan informasi ini didukung oleh perkembangan yang pesat di bidang teknologi informasi dan komunikasi (TIK). Aplikasi TIK memunculkan sistem akses dan temu-balik terhadap informasi menjadi semakin cepat. Transfer informasi dari sumber (lokasi) ke pengguna (end user) menjadi cepat. Situasi ini menjadikan akses informasi elektronik semakin penting dalam pemenuhan kebutuhan masyarakat akan informasi, tanpa mengabaikan akses informasi yang telah berlansung selama ini secara konvensional.
Berkaitan dengan hal tersebut, para pustakawan dituntut untuk bersikap responsif terhadap perubahan yang terjadi di lingkungannya dengan berupaya mencari cara-cara yang efektif dan inovatif dalam memenuhi harapan pengguna dalam penyediaan informasi. Suatu hal penting yang harus dicermati adalah jika para pustakawan dan perpustakaan ingin terus tumbuh dan berkembang, bahkan survive dalam lingkungannya yang terus berubah, maka layanan informasi elektronik harus disediakan.
Kencenderungan pengguna, terutama pada Perguruan Tinggi menggunakan sumberdaya informasi elektronik baik yang bersifat ilmiah maupun yang non-ilmiah semakin meluas. Sebagai contoh, kecenderungan pembaca untuk membaca “Kompas Online” dari pada Kompas Cetak, Detikcom, Tempo Online dsb di kalangan masyarakat kampus semakin membudaya.
Tantangan bagi para pustakawan adalah untuk memahami dan menentukan kembali posisinya di dalam proses tersebut dan beralih dari pemikiran ‘perpustakaan sebagai ruang fisik’ semata ke suatu kenyataan baru ‘perpustakaan sebagai suatu organisasi’ yang harus mengembangkan dan menyediakan berbagai jenis pelayanan termasuk diantaranya layanan elektronik dengan menyediakan fasilitas akses informasi elektronik.
2. Perpustakaan Elektronik
Ada dua terminologi yang sering disebut untuk menyatakan perpustakaan elektronik. Penyebutan terminologi itu sebenarnya bermula dari munculnya bahan-bahan perpustakaan yang berbeda dengan bahan yang tersedia di perpustakaan sebelumnya. Pertumbuhan pesat di bidang produksi bahan-bahan berbasis elektronik (electronicbased) telah melahirkan ungkapan electronic library atau digital library. Perpustakaan elektronik atau digital adalah suatu lingkungan perpustakaan dimana berbagai objek informasi (dokumen, images, suara dan video-clips) disimpan dan diakses dalam bentuk elektronik. Objek tersebut terekam dalam berbagai jenis media komputer termasuk CD. Bahan-bahan jenis ini sebahagian besar tersedia untuk diakses melalui internet, intranet atau dimuat pada komputer stand-alone atau jaringan lokal.
Perpustakaan elektronik tidaklah harus berdiri sendiri secara fisik atau terpisah dari perpustakaan yang koleksinya berbasis cetak. Perpustakaan elektronik merupakan bahagian integral dari sistem pelayanan perpustakaan secara keseluruhan. Layanan
Disampaikan pada Pelatihan Perpustakaan Kopertis Wilayah 1 2
elektronik dapat berjalan secara paralel bersama layanan perpustakaan lainnya yang bersifat konvensional. Konsep perpustakaan elektronik menekankan pada lingkungan suatu perpustakaan dimana berbagai dokumen tersimpan dalam format elektronik dan dapat diakses atau ditemu-balikkan juga dalam format elektronik. Terjadinya layanan eektronik di perpustakaan melalui suatu proses panjang. Sejarah mencatat, bahwa layanan elektronik pada berbagai perpustakaan besar didunia ini adalah melewati berbagai tahapan atau fase. Pengembangan dan penyediaan fasilitas akses informasi elektronik menyangkut berbagai aspek yang perlu mendapat perhatian kita, khususnya bagi pustakawan, beberapa diantaranya akan diuraikan berikut ini.
3. Automasi Perpustakaan
Automasi perpustakaan sebagai suatu kegiatan pengkomputerisasian rutinitas dan operasi sistem kerumahtanggaan perpustakaan. Dalam arti yang luas automasi perpustakaan adalah aplikasi atau penerapan TIK di Perpustakaan. TIK diartikan serbagai perpaduan antara: (a) komputer (mencakup perangkat lunak dan perangkat keras); (b) komunikasi data yang memungkinkan komputer terintegrasi pada jaringan komputer (lokal maupun internasional); (c) media penyimpanan dan metode atau cara untuk merepresentasikan data.
Kerumahtanggaan perpustakaan (library housekeeping) adalah suatu istilah yang digunakan untuk menggambarkan kegiatan rutin sehari-hari perpustakaan, mencakup beberapa bidang kegiatan antara lain: pengadaan, pengatalogan, pengawasan sirkulasi dan pengawasan serial.
(a) Pengatalogan dan Katalog Online
Automasi perpustakaan, khususnya pengembangan database katalog merupakan embrio lahirnya penelusuran online (online searching) yang sempat populer di negara maju sebelum penggunaan internet meluas. Pada tahun 1970-an komputer digunakan untuk mencetak kartu-kartu katalog menggantikan cara manual yang menggunakan mesin ketik dan duplikator. Database yang sudah terbentuk kemudian dijadikan masukan untuk mencetak berbagai jenis bibliografi termasuk pembuatan daftar koleksi tambahan.
Tersedianya database katalog perpustakaan memunculkan katolog online. Pada tahun 1980-an, database katalog perpustakaan mulai disajikan untuk diakses oleh pengguna perpustakaan yang dikenal dengan nama Online Public Access Catalog (OPAC). OPAC merupakan bentuk layanan elektronik yang pertama tersedia di perpustakaan. OPAC menggantikan kartu-kartu dan lemari katalog. Dengan berkembangannya teknologi komputer personal (PC) dan jaringan, penyediaan OPAC dengan cepat meluas tidak saja di dalam suatu gedung perpustakaan tetapi mencakup satu institusi seperti kampus universitas. Kemudian dengan tersedianya jaringan global internet, OPAC dari berbagai perpustakaan pun semakin berkembang dan disediakan untuk diakses dari tempat yang jauh (remote access) tanpa mengenal batas Negara.
Disampaikan pada Pelatihan Perpustakaan Kopertis Wilayah 1 3
Peralihan katalog manual ke bentuk online disamping banyak menghemat waktu pengguna dalam penelusuran, juga mampu meningkatkan efisiensi pekerjaan pengatalogan bahan-bahan perpustakaan yang baru. Katalog dalam format elektronik ini juga terbukti mampu mempromosikan koleksi suatu perpustakaan sehingga tingkat penggunaannya semakin tinggi. Hal ini dapat terjadi karena disamping daya tarik dan jangkauan yang lebih luas, juga karena sistem ini menawarkan berbagai kelebihan fasilitas akses yang tidak dimiliki oleh katalog manual seperti penelusuran melalui nomor panggil dan penerbit, ditambah Boolean logic, truncation, proximity dan pembatasan penelusuran seperti dengan bahasa dan bentuk dokumen.
Pada era tahun 1990-an di Indonesia, apabila sebuah perpustakaan telah menyediakan OPAC dipandang sebagai sebuah perpustakaan modern yang canggih. Akan tetapi sekarang OPAC perpustakaan sudah banyak yang tersedia di web dengan fitur yang sangat kooperatif dan interaktif dengan pengguna. Melalui OPAC dapat diketahui status pinjam sebuah buku apakah sedang tersedia di perpustakaan atau sedang dipinjam, juga dapat diketahui siapa peminjamnya dan kapan dikembalikan, dan melalui OPAC pengguna dapat melakukan pemesanan atau booking.
(b) Sirkulasi
Pengawasan sirkulasi (circulation control) merupakan aplikasi pertama yang dikomputerisasi pada kebanyakan perpustakaan, terutama pada perpustakaan besar dimana ratusan transaksi dapat terjadi setiap hari. Semula, bila perpustakaan melakukan transaksi peminjaman dan pengebalian untuk ribuan buku dipastikan membutuhkan wak yang lama dan petugas yang banyak. Tetapi dengan otomasi, waktu transaksi semakin cepat dan dapat dilakukan oleh sedikit petugas.
Sistem sirkulasi terautomasi menggantikan pengarsipan manual kartu-kartu buku yang dipinjamkan, perhitungan denda, pencetakan tagihan keterlambatan dan pembuatan kartu tanda anggota. Pencatatan transaksi dilakukan tanpa kertas (paperless). Penggunaan label barcode pada kartu dan dokumen memungkinkan proses pencatatan dapat dilakukan lebih cepat dan lebih akurat sehingga dapat memperpendek antrian peminjam khususnya pada jam sibuk. Sistem ini juga dapat mempercepat penyelesaian akhir dokumen baru karena tidak diperlukan lagi pembuatan kartu dan kantong buku.
Perkembangan sistem sirkulasi di perpustakaan sudah semakin maju dimana transaksi sirkulasi sudah dapat dilakukan dengan cara “self service”, artinya peminjam buku dapat melakukan pencatatan pinjamannya sendiri tanpa harus menunggu bantuan pengguna. Bentuk sistem sirkulasi ini telah berkembang di sejumlah perpustakan di Negara tetanga kita seperti Singapura dan Malaysia. Sistem ini dapat dilakukan dengan munculnya teknologi baru untuk perpustakaan yang disebut RFID (Radio Frequency Identification). Peminjam dapat mengembalikan pinjamannya pada sejumlah tempat (books dropt) yang ditempatkan di luar perpustakaan. Selain mempermudah dan mempercepat proses peminjaman dan pengembalian buku, RFID juga dapat mempermudah kegiatan stock opname dengan bantuan sebuah alat PDA (Personal Documentation Activity). Dengan
Disampaikan pada Pelatihan Perpustakaan Kopertis Wilayah 1 4
bantuan PDA ini pustakawan dapat melakukan stock opname dengan waktu yang relatif singkat.
(c) Pengadaan
Kegiatan pengadaan bahan perpustakaan juga merupakan unit kerja di Perpustakaan yang sangat urgen. Administrasi dan birokrasi pada unit pengadaan diharuskan dapat berjalan dengan efektif dan efisien.
Sistem pengadaan terautomasi menggantikan pengarsipan kartu-kartu usulan pengadaan secara manual seperti halnya dalam sistem sirkulasi. Dengan sistem ini, pustakawan dapat dengan mudah memanipulasi cantuman untuk menghasilkan daftar bahan-bahan yang akan dipesan, termasuk mempermudah perhitungan biaya dan pengelompokan berdasarkan penerbit dan sumber anggaran yang akan digunakan. Kemudian, setelah bahan-bahan yang dipesan diterima, cantuman yang sama dapat dimanipulasi untuk menghasilkan lembar buku induk atau inventaris. Sistem pengadaan yang dibuat oleh vendor komersial pada umumnya dapat pula digunakan untuk pemesanan secara online ke perusahaan pemasok. Selanjutnya data bibliografis buku yang sudah dientri pada unit pengadaan dapat digunakan oleh unit pengatalogan, sehingga ketika sebuah buku dikatalog, kataloger tidak perlu lagi membuat deskripsi bibliografidnya. Kataloger cukup hanya membuat tajuk subyek, klasifikasi dan beberapa data tambahan lainnya. Hal ini tentu akan mempermudah tugas kataloger.
(d) Serial
Sistem terautomasi untuk pengawasan serial (serial control) berfungsi terutama untuk mengawasi penerimaan setiap nomor terbitan berkala menggantikan fungsi kartu majalah dengan cara manual. Lebih lanjut, sistem ini dapat pula membantu kegiatan pemesanan (termasuk pemesanan secara online), pengajuan klaim nomor-nomor yang tidak diterima, peminjaman (kalau dipinjamkan) dan penjilidan serta penelusuran seperti halnya pada sistem yang lain.
4. Sistem Kerumahtanggaan Perpustakaan Terpadu
Sistem automasi perpustakaan yang ideal adalah berupa sistem terpadu. Sistem kerumahtanggaan perpustakaan terpadu (integrated library system) menyatukan keempat sub-sistem (modul sistem) di atas ke dalam suatu jaringan, sehingga semua modul dapat saling berinteraksi satu sama lain. Sebagai contoh, dengan mengakses katalog online, kita dapat mengetahui status sebuah dokumen apakah sedang dipinjam atau tersedia di rak karena modul katalog terhubung langsung dengan modul sirkulasi. Contoh lain, cantuman ringkas sebuah dokumen yang telah dimuat melalui modul pengadaan selanjutnya dapat diedit melalui modul pengatalogan, dengan menambahkan informasi lainnya yang dibutuhkan, hingga menjadi sebuah cantuman katalog yang dapat diakses melalui modul katalog talian (online catalog). Untuk sistem terpadu, perpustakaan dapat menggunakan perangkat lunak sistem turnkey komersial seperti Dynix, VTLS, ILMU dsb.; atau
Disampaikan pada Pelatihan Perpustakaan Kopertis Wilayah 1 5
mengembangkan perangkat lunak tertentu seperti yang dilakukan oleh beberapa perpustakaan di Indonesia.
5. Layanan Elektronik
Untuk dapat menyediakan layanan elektronik diperlukan beberapa persyaratan. Persyaratan yang dibutuhkan tergantung kepada bentuk dan jenis layanan elektronik yang disediakan. Adapun persyaratan utama yang diperlukan adalah menyangkut dokumen elektronik dan infrastruktur layanan.
(a) Dokumen Elektronik (e-document)
Salah satu syarat untuk dapat menyediakan layanan elektonik adalah tersedianya dokumen elektonik (e-document). Dokumen elektronik dapat berupa buku elektronik (ebook), jurnal elektronik (e-journal), atau dokumen lain dalam format eletronik.
Buku elekronik adalah buku yang diterbitkan dalam format elektronik. Pada prinsipnya muatan isi (content) buku elektronik sama dengan versi cetaknya. Hanya karena formatnya berbeda maka cara penggunaannya pun berbeda. Buku elektronik dapat dibeli secara utuh seperti halnya dengan buku biasa, terutama yang tersedia terekam dalam CD atau media rekam elektronik lainya, tetapi ada yang dilanggan secara online.
Journal elektronik (e-Journal) pada prinsipnya tidak jauh berbeda dengan buku elektronik, muatan isi dalam jurnal elektronik sama dengan versi cetaknya. Akan tetapi pada umumnya jurnal elektronik dilanggan secara online apakah per judul atau dalam bentuk paket. Biasanya bila perpustakaan melanggan jurnal elektronik selalu disertai back isse. Dokumen lain yang tersedia dalam format elektronik adalah seperti kamus elektronik, ensiklopedia elektronik dan sebagainya.
Beberapa perbedaan diantara dokumen cetak dengan elektronik dapat dilihat pada perbandingan berikut:
Dokumen tercetak
Dokumen elektronik
Dapat dibaca disembarang tempat
Hanya dapat dibaca bila tersedia fasilitas
pendukung, khususnya komputer
Hanya dapat dibaca dengan fisik dokumen Dapat diakses dan dibaca dari jarak jauh
Harus dimiliki secara fisik
Dapat dilanggan sesuai kebutuhan
Memerlukan tempat penyimpanan yang Penyimpanan tidak perlu permanen
permanen
Pemeliharaannya lebih sulit
Mudah memeliharanya
Harganya lebih mahal, dsb.
Biasanya harganya lebih murah dari versi
cetak
Informasi yang diperoleh tidak dapat Informasi yang diperoleh tidak dapat
dimanipulasi sesuai keperluan
dimanipulasi sesuai keperluan
Pemesanan membutuhkan waktu dan Waktu pemesanan cepat
proses yang lama
Disampaikan pada Pelatihan Perpustakaan Kopertis Wilayah 1 6
Khusus jurnal tercetak, sering terjadi Melanggan jurnal online, perolehan
keterlambatan perolehan informasi
informasi sangat cepat
(b) Infrastruktur Layanan Elektronik
Untuk melakukan layanan elektronik di Perpustakaan dibutuhkan ketersediaan infrastruktur layanan. Adapun infrastruktur yang dibutuhkan untuk layanan elektronik pada dasarnya mencakup komputer server, komputer personal (PC), software (program aplikasi) dan jaringan. Ketersediaan infrastruktur ini juga ditentukan oleh bentuk/sifat dan jenis layanan elektronik yang disediakan.
(1) Layanan elektronik yang off-line
Layanan elektronik yang sifatnya off-line (tidak terhubung dengan komputer lain) memerlukan infrastruktur yang tidak terlalu rumit. Layanan elektronik ini dapat dilakukan apabila tersedia komputer personal dan dokumen elektronik.
(2) Layanan elektronik yang Online
Layanan elektronik yang sifatnya online (terhubung dengan komputer lain) dapat dikategorikan atas dua bentuk yaitu intranet (terhubung dengan komputer lain dalam jaringan lokal) dan internet (terhung dengan jaringan global atau internasional). Untuk layanan elektronik yang bersifat online-intranet diperlukan infrastruktur berupa komputer server, komputer personal, jaringan lokal, software dan dokumen elektronik. Sedangkan untuk layanan elektronik secara online-internet diperlukan infrastruktur berupa komputer server, komputer personal, jaringan internet yang terhubung dengan jasa salah satu provider (Telkom, Indosat, dsb) dan dokumen elektronik.
Ketersediaan infrastruktur layanan elektronik tersebut masih ditentukan oleh jenis layanan elektronik yang disediakan. Jenis layanan elektronik pada dasarnya terdiri atas: layanan dengan menyediakan dokumen elektronik, layanan dengan berlangganan, layanan dengan hanya menyediakan fasilitas akses dan kobinasi.
(1) Layanan dengan menyediakan dokumen elektronik Layanan elektronik dalam bentuk ini dilakukan dimana perpustakaan menyediakan infratruktur berupa komputer personal dan dokumen elektronik. Dokumen elektronik yang disediakan dapat berupa dokumen yang dibeli misalnya berupa CR-ROM atau berupa dokumen elektronik yang dibuat sendiri oleh perpustakaan (digitalisasi). Saat ini banyak perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia mendigitalisasi (alih media) dokumen cetak menjadi dokumen elektronik, khususnya dokumen berupa karya ilmiah (skripsi, tesis, disertasi, laporan penelitian, tulisan ilmiah dsb) yang belum dipublikasi (un-published) dengan cara men-scan (menggunakan scanner). Ada juga yang melakukankannya dengan mengeluarkan kebijakan melalui SK Rektor agar setiap penyerahan dokumen berupa karya ilmiah ke Perpustakaan harus menyertakan file elektroniknya. Dengan kebijakan ini, penyediaan dokumen elektronik dipermudah.
Disampaikan pada Pelatihan Perpustakaan Kopertis Wilayah 1 7
(2) Layanan dengan hanya menyediakan akses Apabila Perpustakaan belum atau tidak memiliki dokumen elektronik, atau belum melanggan salah satu dokumen elektronik, bukan berarti tidak boleh menyediakan layanan elektronik. Perpustakaan yang tidak memiliki atau tidak melanggan dokumen elektronik dapat menyediakan layanan elektronik. Sebab dokumen elektronik yang terdiri dari berbagai tipe, apakah informasi ilmiah atau non ilmiah banyak yang tersedia secara gratis pada berbagai situs web. Untuk hal ini, perpustakaan cukup menjadi penyedia layanan elektronik berupa akses atau menyediakan fasilitas akses terhadap informasi elektronik.
Untuk layanan ini, internet menjadi fokus utama untuk melakuan pencarian informasi. Akses ke internet menjadi sangat penting. Secara umum terdapat tiga jenis akses ke internet yaitu hubungan dial-up, dedicated dial-up dan dedicated leased-line. Hubungan dial-up merupakan pilihan pertama untuk organisasi kecil yang tertarik untuk mengenal internet. Organisasi yang lebih besar seperti universitas biasanya dapat memperoleh akses melalui jaringan kampus yang telah terhubung melalui leased-line.
Untuk menjadi perpustakaan penyedia akses ke informasi elektronik diperlukan infrastruktur berupa computer personal (PC) + Modem, WfI, langganan ke salah satu provider seperti Indosatnet, Idolanet, atau tidak berlangganan melainkan menggunakan sambungan yang sudah tersedia seperti menggunakan Telkomnet instant. (3) Layanan dengan melanggan dokumen elektronik Layanan elektronik dengan cara ini dilakukan dengan melanggan salah satu atau beberapa atau paket dokumen elektronik yang dimiliki oleh vendor tertentu. Perpustakaan mengikat perjanjian (kontrak) berlangganan dengan salah satu vendor dokumen elektronik apakah e-book atau e-journal. Langganan biasanya per tahun. Misalnya, Kluwer Academik Publisher menawarkan langganan e-book secara online. Perpustakaan dapat memilih judul-judul buku yang akan dilanggan dari ribuan judul buku yang tersedia dalam database mereka.
Dokumen elektronik yang paling umum dilanggan oleh perpustakaan adalah ejournal, seperti ProQest, Ebsco dan sebagainya yang menawarkan langganan dalam bentuk paket yang terdiri dari ratusan bahkan ribuan judul jurnal per paket. Misalnya, paket ProQuest Medical Library (PML) memuat sekitar 400 judul jurnal bidang kedokteran dalam bentuk full text (image), atau Academic Researh Library (ARL) memuat 1.900 judul jurnal fulltext (image).
Infrastruktur yang diperlukan untuk layanan elektronik ini adalah berupa komputer server, komputer personal (PC), jaringan internet yang terhubung ke salah satu provider (Telkom, Indosat, dsb) dan kontrak dengan vendor penyedia dokumen elektronik tertentu. Bentuk layanan ini merupakan bentuk layanan elektronik yang paling variatif karena dengan bentuk ini telah mencakup layanan elektronik seperti pada butir 1 dan 2.
Disampaikan pada Pelatihan Perpustakaan Kopertis Wilayah 1 8
6. Mutu Layanan Elektronik
Untuk meningkatkan mutu atau kualitas layanan elektronik diperlukan ketersediaan sarana-parasarana yang baik, seperi ruangan yang nyaman (ber-ac), mebiler yang standar dan sebagainya. Satu hal penting yang perlu dibangun dalam layanan elektronik adalah penyediaan standar operasional prosedur (SOP). SOP diperlukan mengingat layanan elektronik selalu berkaitan dengan penggunaan alat berupa komputer dan fasilitas jaringan yang menuntut ketelitian dan keteraturan.
Perpustakaan perlu membuat manual prosedur yang baku untuk seluruh kegiatan termasuk layanan elektronik. Layanan yang mengikuti SOP biasanya akan bermutu.
7. Peran Pustakawan
Berhadapan dengan fenomena perubahan yang terjadi, pustakawan harus memiliki kemampuan untuk melihat dengan jelas apa sesungguhnya yang berubah dan apa yang tetap sama. Nilai-nilai yang menjadi dasar profesi pustakawan kelihatannya akan tetap sama, tetapi cara nilai-nilai tersebut diterjemahkan kedalam kegiatan dan operasi akan mengalami perubahan secara mendasar. Misi perpustakaan untuk mengumpulkan, mengorganisasikan dan menyediakan akses terhadap sumberdaya informasi tetap relevan, tetapi teknologi dan cara untuk melakukannya mengalami perubahan. Penyediaan sumberdaya informasi berbasis cetak tidak lagi cukup memadai, tetapi harus dilengkapi dengan sumberdaya berbasis elektronik yang yang jumlah dan kecepatan penyebarannya terus meningkat.
Pustakawan harus menerima tanggung jawab dan berintegrasi dengan lingkungan jaringan informasi. Internet menawarkan suatu cara baru untuk berkomunikasi dan untuk memperoleh akses terhadap berbagai jenis informasi, membuka tantangan baru bagi pustakawan untuk mengeksplorasi dan memanfaatkannya untuk kepentingan pengguna. Pustakawan harus mengambil inisiatif untuk mengorganisasikan dan mengakses lebih baik apa yang terdapat atau yang dapat diperoleh melalui internet. Pustakawan harus melibatkan diri dalam pengembangan bahan-bahan elektronik, jika perlu bekerjasama dengan pihak lain.
8. Kesimpulan
Pengembangan akses informasi elektronik di perpustakaan bermula dari pengembangan automasi kerumahtanggaan, dimana para pustakawan mulai memperoleh pengalaman menyediakan pelayanan komunikasi interaktif melalui katalog online (OPAC). Dan selanjutnya, penyediaan bahan-bahan berbasis elektronik seperti CD-ROM untuk dimuat dalam komputer stand-alone dan jaringan lokal. Pada tahap berikutnya mulai menyediakan akses ke jaringan global internet, membuat home page, dan seterusnya mulai terlibat dalam memproduksi sumberdaya informasi elektronik.
Perubahan yang terjadi di lingkungan perpustakaan dewasa ini bisa menyenangkan dan bisa pula mengkhawatirkan pustakawan, khususnya ketika merenungkan bagaimana
Disampaikan pada Pelatihan Perpustakaan Kopertis Wilayah 1 9
untuk mengelola berbagai inovasi teknologi yang membanjiri perpustakaan dan dunia jaringan informasi. Untuk menghadapi hal tersebut, pustakawan harus mengubah visi, menambah pengetahuan dan mengubah sudut pandang dan tingkah laku dengan menerjemahkan nilai-nilai tradisional ke dalam jaringan informasi elektronik masa depan. Organisasi perpustakaan dapat direstrukturisasi untuk guna mencapai visi dan peran baru sesuai dengan tantangan dan peluang yang timbul dari lingkungan jaringan informasi elektronik.
Disampaikan pada Pelatihan Perpustakaan Kopertis Wilayah 1 10
Daftar Bacaan : Corbin, John. 1985. Managing the Library Automation Project, Canada:Oryx Press Duval, Beverly K ; Main, Linda. 2002. Automated Library Systems : a Librarian’s Guide
and Teaching Manual, London: Meckler Graham, Peter S. 1997. The digital research library: tasks and commitments.
file:c///netsc/digital.htm Keen, Peter G.W. 2005. Every Managers Guide to Information Technoloy, Boston:
Harvard Business School. Rowley, Jennifer E. 2003. Computers for Libraries, New York: Clive Bingley Siddiqui, Moid A.1997. “The Use of Information Technology in Academic Librabries in
Saudi Arabia”. Journal of Librarianship and Information Science, 29 (4):195-204 Tedd, Lucy A. 1993. An Introduction to Computer-based Library Systems, 3rd ed. John
Wiley & Sons Zhou, J.Z. 1999. “The Development of Library and Information Technologies in
Southeast Asia”. Information Technology and Libraries, 16 (1): 20 - 26.
Disampaikan pada Pelatihan Perpustakaan Kopertis Wilayah 1 11
Oleh:
Syakirin Pangaribuan
Pustakawan Madya Universitas Sumatera Utara
Disampaikan pada:
PELATIHAN PERPUSTAKAAN BAGI KETUA/PENGELOLA PERPUSTAKAAN PTS KOPERTIS WILAYAH – I DAERAH NANGROE ACEH DARUSSALAM DI BANDA ACEH, 27 S.D. 28 OKTOBER 2008
Disampaikan pada Pelatihan Perpustakaan Kopertis Wilayah 1 0
LAYANAN PERPUSTAKAAN ELEKTRONIK
OUTLINE Pendahuluan ..................................................................................... Perpustakaan Elektronik .................................................................. Automasi Perpustakaan ................................................................... Sistem kerumahtanggaan terpadu .................................................... Layanan Elektronik .......................................................................... Mutu layanan elektronik .................................................................. Peran pustakawan ............................................................................ Kesimpulan ...................................................................................... Daftar Bacaan ...................................................................................
Hal 1 2 3 5 6 8 9 9 10
1. Pendahuluan
Pada pertengahan tahun enampuluhan, mulai terjadi perubahan dalam hal pengelolaan informasi di perpustakaan. Kemapanan kertas sebagai media informasi yang sudah berlansung ratusan tahun ditantang oleh media elektronik yang menawarkan cara yang berbeda dalam menyimpan dan menemubalikkan informasi. Format elekronik mulai mendampingi format cetak, ketika database online tersedia pada sejumlah perpustakaan di Amerika Utara pada tahun enampuluhan.
Di Indonesia, semulan perubahan itu berlangasung agak terlambat. Digitalisasi informasi pada sejumlah perpustakaan dan pusat pengelola informasi lainnya dimulai pada awal tahun delapan puluhan ketika kegiatan otomasi mulai dilakukan diperpustakaan. Untuk Perpustakaan Perguruan Tinggi khususnya Perpustakaan Perguruan Tinggi Negeri, kegiatan ini dimotori Unit Koordinasi Kegiatan Perpustakan (UKKP) yang dibentuk DIKTI dan dibiayai melalui Bank Dunia akahir tahun 1980-an sampai dengan awal tahun 1990-an. Pada saat itu beberapa Perpustakaan tertentu mulai menggunakan komputer sebagai sarana penyimpanan dan pengolahan informasi. Automasi mulai diperkenalkan pada sistem kerumahtanggaan perpustakaan (library house-keeping).
Dalam kurun waktu sepuluh tahun terakhir ini, perubahan yang terjadi sangat fantastis. Beranekaragam sumberdaya informasi elektronik banyak dikembangkan oleh para pustakawan dan penerbit, terutama di negara maju. Berbagai informasi yang berbasis cetak (paper-based), yang selama ini merupakan primadona perpustakaan tradisional, sekarang telah banyak yang tersedia dalam format elektronik. Bahkan sebagian dari produk informasi yang dihasilkan ada yang hanya tersedia dalam bentuk elektronik. Terminologi baru untuk menyebut sumbedaya informasi atau bahan perpustakaan itu muncul seperti, electronic journal (e-journal), electronic book (e-book) dan sebagainya.
Terjadi pertumbuhan informasi yang sangat dahsyat baik dalam format cetak terutama eletronik yang menyebabkan sejumlah perpustakaan, termasuk Perpustakaan Perguruan Tinggi harus menyediakan layanan elektronik yaitu dengan cara memberi akses terhadap berbagai sumberdaya informasi elektronik baik yang tersedia di dalam perpustakaan
Disampaikan pada Pelatihan Perpustakaan Kopertis Wilayah 1 1
(dimiliki) maupun yang berada di luar perpustakaan. Akses informasi elektronik menjadi suatu paradigma baru pelayanan perpustakaan.
Kelihatannya informasi berkembangbiak dengan sangat cepat. Perkembangbiakan informasi ini didukung oleh perkembangan yang pesat di bidang teknologi informasi dan komunikasi (TIK). Aplikasi TIK memunculkan sistem akses dan temu-balik terhadap informasi menjadi semakin cepat. Transfer informasi dari sumber (lokasi) ke pengguna (end user) menjadi cepat. Situasi ini menjadikan akses informasi elektronik semakin penting dalam pemenuhan kebutuhan masyarakat akan informasi, tanpa mengabaikan akses informasi yang telah berlansung selama ini secara konvensional.
Berkaitan dengan hal tersebut, para pustakawan dituntut untuk bersikap responsif terhadap perubahan yang terjadi di lingkungannya dengan berupaya mencari cara-cara yang efektif dan inovatif dalam memenuhi harapan pengguna dalam penyediaan informasi. Suatu hal penting yang harus dicermati adalah jika para pustakawan dan perpustakaan ingin terus tumbuh dan berkembang, bahkan survive dalam lingkungannya yang terus berubah, maka layanan informasi elektronik harus disediakan.
Kencenderungan pengguna, terutama pada Perguruan Tinggi menggunakan sumberdaya informasi elektronik baik yang bersifat ilmiah maupun yang non-ilmiah semakin meluas. Sebagai contoh, kecenderungan pembaca untuk membaca “Kompas Online” dari pada Kompas Cetak, Detikcom, Tempo Online dsb di kalangan masyarakat kampus semakin membudaya.
Tantangan bagi para pustakawan adalah untuk memahami dan menentukan kembali posisinya di dalam proses tersebut dan beralih dari pemikiran ‘perpustakaan sebagai ruang fisik’ semata ke suatu kenyataan baru ‘perpustakaan sebagai suatu organisasi’ yang harus mengembangkan dan menyediakan berbagai jenis pelayanan termasuk diantaranya layanan elektronik dengan menyediakan fasilitas akses informasi elektronik.
2. Perpustakaan Elektronik
Ada dua terminologi yang sering disebut untuk menyatakan perpustakaan elektronik. Penyebutan terminologi itu sebenarnya bermula dari munculnya bahan-bahan perpustakaan yang berbeda dengan bahan yang tersedia di perpustakaan sebelumnya. Pertumbuhan pesat di bidang produksi bahan-bahan berbasis elektronik (electronicbased) telah melahirkan ungkapan electronic library atau digital library. Perpustakaan elektronik atau digital adalah suatu lingkungan perpustakaan dimana berbagai objek informasi (dokumen, images, suara dan video-clips) disimpan dan diakses dalam bentuk elektronik. Objek tersebut terekam dalam berbagai jenis media komputer termasuk CD. Bahan-bahan jenis ini sebahagian besar tersedia untuk diakses melalui internet, intranet atau dimuat pada komputer stand-alone atau jaringan lokal.
Perpustakaan elektronik tidaklah harus berdiri sendiri secara fisik atau terpisah dari perpustakaan yang koleksinya berbasis cetak. Perpustakaan elektronik merupakan bahagian integral dari sistem pelayanan perpustakaan secara keseluruhan. Layanan
Disampaikan pada Pelatihan Perpustakaan Kopertis Wilayah 1 2
elektronik dapat berjalan secara paralel bersama layanan perpustakaan lainnya yang bersifat konvensional. Konsep perpustakaan elektronik menekankan pada lingkungan suatu perpustakaan dimana berbagai dokumen tersimpan dalam format elektronik dan dapat diakses atau ditemu-balikkan juga dalam format elektronik. Terjadinya layanan eektronik di perpustakaan melalui suatu proses panjang. Sejarah mencatat, bahwa layanan elektronik pada berbagai perpustakaan besar didunia ini adalah melewati berbagai tahapan atau fase. Pengembangan dan penyediaan fasilitas akses informasi elektronik menyangkut berbagai aspek yang perlu mendapat perhatian kita, khususnya bagi pustakawan, beberapa diantaranya akan diuraikan berikut ini.
3. Automasi Perpustakaan
Automasi perpustakaan sebagai suatu kegiatan pengkomputerisasian rutinitas dan operasi sistem kerumahtanggaan perpustakaan. Dalam arti yang luas automasi perpustakaan adalah aplikasi atau penerapan TIK di Perpustakaan. TIK diartikan serbagai perpaduan antara: (a) komputer (mencakup perangkat lunak dan perangkat keras); (b) komunikasi data yang memungkinkan komputer terintegrasi pada jaringan komputer (lokal maupun internasional); (c) media penyimpanan dan metode atau cara untuk merepresentasikan data.
Kerumahtanggaan perpustakaan (library housekeeping) adalah suatu istilah yang digunakan untuk menggambarkan kegiatan rutin sehari-hari perpustakaan, mencakup beberapa bidang kegiatan antara lain: pengadaan, pengatalogan, pengawasan sirkulasi dan pengawasan serial.
(a) Pengatalogan dan Katalog Online
Automasi perpustakaan, khususnya pengembangan database katalog merupakan embrio lahirnya penelusuran online (online searching) yang sempat populer di negara maju sebelum penggunaan internet meluas. Pada tahun 1970-an komputer digunakan untuk mencetak kartu-kartu katalog menggantikan cara manual yang menggunakan mesin ketik dan duplikator. Database yang sudah terbentuk kemudian dijadikan masukan untuk mencetak berbagai jenis bibliografi termasuk pembuatan daftar koleksi tambahan.
Tersedianya database katalog perpustakaan memunculkan katolog online. Pada tahun 1980-an, database katalog perpustakaan mulai disajikan untuk diakses oleh pengguna perpustakaan yang dikenal dengan nama Online Public Access Catalog (OPAC). OPAC merupakan bentuk layanan elektronik yang pertama tersedia di perpustakaan. OPAC menggantikan kartu-kartu dan lemari katalog. Dengan berkembangannya teknologi komputer personal (PC) dan jaringan, penyediaan OPAC dengan cepat meluas tidak saja di dalam suatu gedung perpustakaan tetapi mencakup satu institusi seperti kampus universitas. Kemudian dengan tersedianya jaringan global internet, OPAC dari berbagai perpustakaan pun semakin berkembang dan disediakan untuk diakses dari tempat yang jauh (remote access) tanpa mengenal batas Negara.
Disampaikan pada Pelatihan Perpustakaan Kopertis Wilayah 1 3
Peralihan katalog manual ke bentuk online disamping banyak menghemat waktu pengguna dalam penelusuran, juga mampu meningkatkan efisiensi pekerjaan pengatalogan bahan-bahan perpustakaan yang baru. Katalog dalam format elektronik ini juga terbukti mampu mempromosikan koleksi suatu perpustakaan sehingga tingkat penggunaannya semakin tinggi. Hal ini dapat terjadi karena disamping daya tarik dan jangkauan yang lebih luas, juga karena sistem ini menawarkan berbagai kelebihan fasilitas akses yang tidak dimiliki oleh katalog manual seperti penelusuran melalui nomor panggil dan penerbit, ditambah Boolean logic, truncation, proximity dan pembatasan penelusuran seperti dengan bahasa dan bentuk dokumen.
Pada era tahun 1990-an di Indonesia, apabila sebuah perpustakaan telah menyediakan OPAC dipandang sebagai sebuah perpustakaan modern yang canggih. Akan tetapi sekarang OPAC perpustakaan sudah banyak yang tersedia di web dengan fitur yang sangat kooperatif dan interaktif dengan pengguna. Melalui OPAC dapat diketahui status pinjam sebuah buku apakah sedang tersedia di perpustakaan atau sedang dipinjam, juga dapat diketahui siapa peminjamnya dan kapan dikembalikan, dan melalui OPAC pengguna dapat melakukan pemesanan atau booking.
(b) Sirkulasi
Pengawasan sirkulasi (circulation control) merupakan aplikasi pertama yang dikomputerisasi pada kebanyakan perpustakaan, terutama pada perpustakaan besar dimana ratusan transaksi dapat terjadi setiap hari. Semula, bila perpustakaan melakukan transaksi peminjaman dan pengebalian untuk ribuan buku dipastikan membutuhkan wak yang lama dan petugas yang banyak. Tetapi dengan otomasi, waktu transaksi semakin cepat dan dapat dilakukan oleh sedikit petugas.
Sistem sirkulasi terautomasi menggantikan pengarsipan manual kartu-kartu buku yang dipinjamkan, perhitungan denda, pencetakan tagihan keterlambatan dan pembuatan kartu tanda anggota. Pencatatan transaksi dilakukan tanpa kertas (paperless). Penggunaan label barcode pada kartu dan dokumen memungkinkan proses pencatatan dapat dilakukan lebih cepat dan lebih akurat sehingga dapat memperpendek antrian peminjam khususnya pada jam sibuk. Sistem ini juga dapat mempercepat penyelesaian akhir dokumen baru karena tidak diperlukan lagi pembuatan kartu dan kantong buku.
Perkembangan sistem sirkulasi di perpustakaan sudah semakin maju dimana transaksi sirkulasi sudah dapat dilakukan dengan cara “self service”, artinya peminjam buku dapat melakukan pencatatan pinjamannya sendiri tanpa harus menunggu bantuan pengguna. Bentuk sistem sirkulasi ini telah berkembang di sejumlah perpustakan di Negara tetanga kita seperti Singapura dan Malaysia. Sistem ini dapat dilakukan dengan munculnya teknologi baru untuk perpustakaan yang disebut RFID (Radio Frequency Identification). Peminjam dapat mengembalikan pinjamannya pada sejumlah tempat (books dropt) yang ditempatkan di luar perpustakaan. Selain mempermudah dan mempercepat proses peminjaman dan pengembalian buku, RFID juga dapat mempermudah kegiatan stock opname dengan bantuan sebuah alat PDA (Personal Documentation Activity). Dengan
Disampaikan pada Pelatihan Perpustakaan Kopertis Wilayah 1 4
bantuan PDA ini pustakawan dapat melakukan stock opname dengan waktu yang relatif singkat.
(c) Pengadaan
Kegiatan pengadaan bahan perpustakaan juga merupakan unit kerja di Perpustakaan yang sangat urgen. Administrasi dan birokrasi pada unit pengadaan diharuskan dapat berjalan dengan efektif dan efisien.
Sistem pengadaan terautomasi menggantikan pengarsipan kartu-kartu usulan pengadaan secara manual seperti halnya dalam sistem sirkulasi. Dengan sistem ini, pustakawan dapat dengan mudah memanipulasi cantuman untuk menghasilkan daftar bahan-bahan yang akan dipesan, termasuk mempermudah perhitungan biaya dan pengelompokan berdasarkan penerbit dan sumber anggaran yang akan digunakan. Kemudian, setelah bahan-bahan yang dipesan diterima, cantuman yang sama dapat dimanipulasi untuk menghasilkan lembar buku induk atau inventaris. Sistem pengadaan yang dibuat oleh vendor komersial pada umumnya dapat pula digunakan untuk pemesanan secara online ke perusahaan pemasok. Selanjutnya data bibliografis buku yang sudah dientri pada unit pengadaan dapat digunakan oleh unit pengatalogan, sehingga ketika sebuah buku dikatalog, kataloger tidak perlu lagi membuat deskripsi bibliografidnya. Kataloger cukup hanya membuat tajuk subyek, klasifikasi dan beberapa data tambahan lainnya. Hal ini tentu akan mempermudah tugas kataloger.
(d) Serial
Sistem terautomasi untuk pengawasan serial (serial control) berfungsi terutama untuk mengawasi penerimaan setiap nomor terbitan berkala menggantikan fungsi kartu majalah dengan cara manual. Lebih lanjut, sistem ini dapat pula membantu kegiatan pemesanan (termasuk pemesanan secara online), pengajuan klaim nomor-nomor yang tidak diterima, peminjaman (kalau dipinjamkan) dan penjilidan serta penelusuran seperti halnya pada sistem yang lain.
4. Sistem Kerumahtanggaan Perpustakaan Terpadu
Sistem automasi perpustakaan yang ideal adalah berupa sistem terpadu. Sistem kerumahtanggaan perpustakaan terpadu (integrated library system) menyatukan keempat sub-sistem (modul sistem) di atas ke dalam suatu jaringan, sehingga semua modul dapat saling berinteraksi satu sama lain. Sebagai contoh, dengan mengakses katalog online, kita dapat mengetahui status sebuah dokumen apakah sedang dipinjam atau tersedia di rak karena modul katalog terhubung langsung dengan modul sirkulasi. Contoh lain, cantuman ringkas sebuah dokumen yang telah dimuat melalui modul pengadaan selanjutnya dapat diedit melalui modul pengatalogan, dengan menambahkan informasi lainnya yang dibutuhkan, hingga menjadi sebuah cantuman katalog yang dapat diakses melalui modul katalog talian (online catalog). Untuk sistem terpadu, perpustakaan dapat menggunakan perangkat lunak sistem turnkey komersial seperti Dynix, VTLS, ILMU dsb.; atau
Disampaikan pada Pelatihan Perpustakaan Kopertis Wilayah 1 5
mengembangkan perangkat lunak tertentu seperti yang dilakukan oleh beberapa perpustakaan di Indonesia.
5. Layanan Elektronik
Untuk dapat menyediakan layanan elektronik diperlukan beberapa persyaratan. Persyaratan yang dibutuhkan tergantung kepada bentuk dan jenis layanan elektronik yang disediakan. Adapun persyaratan utama yang diperlukan adalah menyangkut dokumen elektronik dan infrastruktur layanan.
(a) Dokumen Elektronik (e-document)
Salah satu syarat untuk dapat menyediakan layanan elektonik adalah tersedianya dokumen elektonik (e-document). Dokumen elektronik dapat berupa buku elektronik (ebook), jurnal elektronik (e-journal), atau dokumen lain dalam format eletronik.
Buku elekronik adalah buku yang diterbitkan dalam format elektronik. Pada prinsipnya muatan isi (content) buku elektronik sama dengan versi cetaknya. Hanya karena formatnya berbeda maka cara penggunaannya pun berbeda. Buku elektronik dapat dibeli secara utuh seperti halnya dengan buku biasa, terutama yang tersedia terekam dalam CD atau media rekam elektronik lainya, tetapi ada yang dilanggan secara online.
Journal elektronik (e-Journal) pada prinsipnya tidak jauh berbeda dengan buku elektronik, muatan isi dalam jurnal elektronik sama dengan versi cetaknya. Akan tetapi pada umumnya jurnal elektronik dilanggan secara online apakah per judul atau dalam bentuk paket. Biasanya bila perpustakaan melanggan jurnal elektronik selalu disertai back isse. Dokumen lain yang tersedia dalam format elektronik adalah seperti kamus elektronik, ensiklopedia elektronik dan sebagainya.
Beberapa perbedaan diantara dokumen cetak dengan elektronik dapat dilihat pada perbandingan berikut:
Dokumen tercetak
Dokumen elektronik
Dapat dibaca disembarang tempat
Hanya dapat dibaca bila tersedia fasilitas
pendukung, khususnya komputer
Hanya dapat dibaca dengan fisik dokumen Dapat diakses dan dibaca dari jarak jauh
Harus dimiliki secara fisik
Dapat dilanggan sesuai kebutuhan
Memerlukan tempat penyimpanan yang Penyimpanan tidak perlu permanen
permanen
Pemeliharaannya lebih sulit
Mudah memeliharanya
Harganya lebih mahal, dsb.
Biasanya harganya lebih murah dari versi
cetak
Informasi yang diperoleh tidak dapat Informasi yang diperoleh tidak dapat
dimanipulasi sesuai keperluan
dimanipulasi sesuai keperluan
Pemesanan membutuhkan waktu dan Waktu pemesanan cepat
proses yang lama
Disampaikan pada Pelatihan Perpustakaan Kopertis Wilayah 1 6
Khusus jurnal tercetak, sering terjadi Melanggan jurnal online, perolehan
keterlambatan perolehan informasi
informasi sangat cepat
(b) Infrastruktur Layanan Elektronik
Untuk melakukan layanan elektronik di Perpustakaan dibutuhkan ketersediaan infrastruktur layanan. Adapun infrastruktur yang dibutuhkan untuk layanan elektronik pada dasarnya mencakup komputer server, komputer personal (PC), software (program aplikasi) dan jaringan. Ketersediaan infrastruktur ini juga ditentukan oleh bentuk/sifat dan jenis layanan elektronik yang disediakan.
(1) Layanan elektronik yang off-line
Layanan elektronik yang sifatnya off-line (tidak terhubung dengan komputer lain) memerlukan infrastruktur yang tidak terlalu rumit. Layanan elektronik ini dapat dilakukan apabila tersedia komputer personal dan dokumen elektronik.
(2) Layanan elektronik yang Online
Layanan elektronik yang sifatnya online (terhubung dengan komputer lain) dapat dikategorikan atas dua bentuk yaitu intranet (terhubung dengan komputer lain dalam jaringan lokal) dan internet (terhung dengan jaringan global atau internasional). Untuk layanan elektronik yang bersifat online-intranet diperlukan infrastruktur berupa komputer server, komputer personal, jaringan lokal, software dan dokumen elektronik. Sedangkan untuk layanan elektronik secara online-internet diperlukan infrastruktur berupa komputer server, komputer personal, jaringan internet yang terhubung dengan jasa salah satu provider (Telkom, Indosat, dsb) dan dokumen elektronik.
Ketersediaan infrastruktur layanan elektronik tersebut masih ditentukan oleh jenis layanan elektronik yang disediakan. Jenis layanan elektronik pada dasarnya terdiri atas: layanan dengan menyediakan dokumen elektronik, layanan dengan berlangganan, layanan dengan hanya menyediakan fasilitas akses dan kobinasi.
(1) Layanan dengan menyediakan dokumen elektronik Layanan elektronik dalam bentuk ini dilakukan dimana perpustakaan menyediakan infratruktur berupa komputer personal dan dokumen elektronik. Dokumen elektronik yang disediakan dapat berupa dokumen yang dibeli misalnya berupa CR-ROM atau berupa dokumen elektronik yang dibuat sendiri oleh perpustakaan (digitalisasi). Saat ini banyak perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia mendigitalisasi (alih media) dokumen cetak menjadi dokumen elektronik, khususnya dokumen berupa karya ilmiah (skripsi, tesis, disertasi, laporan penelitian, tulisan ilmiah dsb) yang belum dipublikasi (un-published) dengan cara men-scan (menggunakan scanner). Ada juga yang melakukankannya dengan mengeluarkan kebijakan melalui SK Rektor agar setiap penyerahan dokumen berupa karya ilmiah ke Perpustakaan harus menyertakan file elektroniknya. Dengan kebijakan ini, penyediaan dokumen elektronik dipermudah.
Disampaikan pada Pelatihan Perpustakaan Kopertis Wilayah 1 7
(2) Layanan dengan hanya menyediakan akses Apabila Perpustakaan belum atau tidak memiliki dokumen elektronik, atau belum melanggan salah satu dokumen elektronik, bukan berarti tidak boleh menyediakan layanan elektronik. Perpustakaan yang tidak memiliki atau tidak melanggan dokumen elektronik dapat menyediakan layanan elektronik. Sebab dokumen elektronik yang terdiri dari berbagai tipe, apakah informasi ilmiah atau non ilmiah banyak yang tersedia secara gratis pada berbagai situs web. Untuk hal ini, perpustakaan cukup menjadi penyedia layanan elektronik berupa akses atau menyediakan fasilitas akses terhadap informasi elektronik.
Untuk layanan ini, internet menjadi fokus utama untuk melakuan pencarian informasi. Akses ke internet menjadi sangat penting. Secara umum terdapat tiga jenis akses ke internet yaitu hubungan dial-up, dedicated dial-up dan dedicated leased-line. Hubungan dial-up merupakan pilihan pertama untuk organisasi kecil yang tertarik untuk mengenal internet. Organisasi yang lebih besar seperti universitas biasanya dapat memperoleh akses melalui jaringan kampus yang telah terhubung melalui leased-line.
Untuk menjadi perpustakaan penyedia akses ke informasi elektronik diperlukan infrastruktur berupa computer personal (PC) + Modem, WfI, langganan ke salah satu provider seperti Indosatnet, Idolanet, atau tidak berlangganan melainkan menggunakan sambungan yang sudah tersedia seperti menggunakan Telkomnet instant. (3) Layanan dengan melanggan dokumen elektronik Layanan elektronik dengan cara ini dilakukan dengan melanggan salah satu atau beberapa atau paket dokumen elektronik yang dimiliki oleh vendor tertentu. Perpustakaan mengikat perjanjian (kontrak) berlangganan dengan salah satu vendor dokumen elektronik apakah e-book atau e-journal. Langganan biasanya per tahun. Misalnya, Kluwer Academik Publisher menawarkan langganan e-book secara online. Perpustakaan dapat memilih judul-judul buku yang akan dilanggan dari ribuan judul buku yang tersedia dalam database mereka.
Dokumen elektronik yang paling umum dilanggan oleh perpustakaan adalah ejournal, seperti ProQest, Ebsco dan sebagainya yang menawarkan langganan dalam bentuk paket yang terdiri dari ratusan bahkan ribuan judul jurnal per paket. Misalnya, paket ProQuest Medical Library (PML) memuat sekitar 400 judul jurnal bidang kedokteran dalam bentuk full text (image), atau Academic Researh Library (ARL) memuat 1.900 judul jurnal fulltext (image).
Infrastruktur yang diperlukan untuk layanan elektronik ini adalah berupa komputer server, komputer personal (PC), jaringan internet yang terhubung ke salah satu provider (Telkom, Indosat, dsb) dan kontrak dengan vendor penyedia dokumen elektronik tertentu. Bentuk layanan ini merupakan bentuk layanan elektronik yang paling variatif karena dengan bentuk ini telah mencakup layanan elektronik seperti pada butir 1 dan 2.
Disampaikan pada Pelatihan Perpustakaan Kopertis Wilayah 1 8
6. Mutu Layanan Elektronik
Untuk meningkatkan mutu atau kualitas layanan elektronik diperlukan ketersediaan sarana-parasarana yang baik, seperi ruangan yang nyaman (ber-ac), mebiler yang standar dan sebagainya. Satu hal penting yang perlu dibangun dalam layanan elektronik adalah penyediaan standar operasional prosedur (SOP). SOP diperlukan mengingat layanan elektronik selalu berkaitan dengan penggunaan alat berupa komputer dan fasilitas jaringan yang menuntut ketelitian dan keteraturan.
Perpustakaan perlu membuat manual prosedur yang baku untuk seluruh kegiatan termasuk layanan elektronik. Layanan yang mengikuti SOP biasanya akan bermutu.
7. Peran Pustakawan
Berhadapan dengan fenomena perubahan yang terjadi, pustakawan harus memiliki kemampuan untuk melihat dengan jelas apa sesungguhnya yang berubah dan apa yang tetap sama. Nilai-nilai yang menjadi dasar profesi pustakawan kelihatannya akan tetap sama, tetapi cara nilai-nilai tersebut diterjemahkan kedalam kegiatan dan operasi akan mengalami perubahan secara mendasar. Misi perpustakaan untuk mengumpulkan, mengorganisasikan dan menyediakan akses terhadap sumberdaya informasi tetap relevan, tetapi teknologi dan cara untuk melakukannya mengalami perubahan. Penyediaan sumberdaya informasi berbasis cetak tidak lagi cukup memadai, tetapi harus dilengkapi dengan sumberdaya berbasis elektronik yang yang jumlah dan kecepatan penyebarannya terus meningkat.
Pustakawan harus menerima tanggung jawab dan berintegrasi dengan lingkungan jaringan informasi. Internet menawarkan suatu cara baru untuk berkomunikasi dan untuk memperoleh akses terhadap berbagai jenis informasi, membuka tantangan baru bagi pustakawan untuk mengeksplorasi dan memanfaatkannya untuk kepentingan pengguna. Pustakawan harus mengambil inisiatif untuk mengorganisasikan dan mengakses lebih baik apa yang terdapat atau yang dapat diperoleh melalui internet. Pustakawan harus melibatkan diri dalam pengembangan bahan-bahan elektronik, jika perlu bekerjasama dengan pihak lain.
8. Kesimpulan
Pengembangan akses informasi elektronik di perpustakaan bermula dari pengembangan automasi kerumahtanggaan, dimana para pustakawan mulai memperoleh pengalaman menyediakan pelayanan komunikasi interaktif melalui katalog online (OPAC). Dan selanjutnya, penyediaan bahan-bahan berbasis elektronik seperti CD-ROM untuk dimuat dalam komputer stand-alone dan jaringan lokal. Pada tahap berikutnya mulai menyediakan akses ke jaringan global internet, membuat home page, dan seterusnya mulai terlibat dalam memproduksi sumberdaya informasi elektronik.
Perubahan yang terjadi di lingkungan perpustakaan dewasa ini bisa menyenangkan dan bisa pula mengkhawatirkan pustakawan, khususnya ketika merenungkan bagaimana
Disampaikan pada Pelatihan Perpustakaan Kopertis Wilayah 1 9
untuk mengelola berbagai inovasi teknologi yang membanjiri perpustakaan dan dunia jaringan informasi. Untuk menghadapi hal tersebut, pustakawan harus mengubah visi, menambah pengetahuan dan mengubah sudut pandang dan tingkah laku dengan menerjemahkan nilai-nilai tradisional ke dalam jaringan informasi elektronik masa depan. Organisasi perpustakaan dapat direstrukturisasi untuk guna mencapai visi dan peran baru sesuai dengan tantangan dan peluang yang timbul dari lingkungan jaringan informasi elektronik.
Disampaikan pada Pelatihan Perpustakaan Kopertis Wilayah 1 10
Daftar Bacaan : Corbin, John. 1985. Managing the Library Automation Project, Canada:Oryx Press Duval, Beverly K ; Main, Linda. 2002. Automated Library Systems : a Librarian’s Guide
and Teaching Manual, London: Meckler Graham, Peter S. 1997. The digital research library: tasks and commitments.
file:c///netsc/digital.htm Keen, Peter G.W. 2005. Every Managers Guide to Information Technoloy, Boston:
Harvard Business School. Rowley, Jennifer E. 2003. Computers for Libraries, New York: Clive Bingley Siddiqui, Moid A.1997. “The Use of Information Technology in Academic Librabries in
Saudi Arabia”. Journal of Librarianship and Information Science, 29 (4):195-204 Tedd, Lucy A. 1993. An Introduction to Computer-based Library Systems, 3rd ed. John
Wiley & Sons Zhou, J.Z. 1999. “The Development of Library and Information Technologies in
Southeast Asia”. Information Technology and Libraries, 16 (1): 20 - 26.
Disampaikan pada Pelatihan Perpustakaan Kopertis Wilayah 1 11