kemudian ditafsirkan sehingga memberi keterangan yang lengkap bagi pemecahan masalah yang dihadapi.
2. Metode komparatif, yaitu metode menganalisis data yang dilakukan
dengan membandingkan teori dengan praktik yang dilakukan dalam perusahaan dan kemudian mengambil kesimpulan, selanjutnya memberi
saran dari hasil perbandingan tersebut.
E. Objek dan Waktu Penelitian
Penelitian ini dilakukan di PT Jasa Harapan Barat yang beralamat di Jl.Tanjung Morawa Km. 7,5 Medan. Penelitian dilaksanakan mulai pada
bulan September sampai dengan selesainya skripsi ini.
Universitas Sumatera Utara
BAB IV ANALISIS HASIL PENELITIAN
A. Data Penelitian 1. Gambaran Umum PT Jasa Harapan Barat
a. Sejarah Singkat Perusahaan
PT Jasa Harapan Barat adalah suatu perusahaan yang bergerak dalam usaha perdagangan yang memasarkan minuman ringan soft drink yang terletak di Jalan
Medan-Tanjung Morawa Km. 7,5 Medan. Perusahaan ini merupakan anak cabang dari PT Pabrik Es Siantar yang berkedudukan di Pematang Siantar dan telah lama
dikenal di tengah-tengah masyarakat Sumatera Utara. Pada mulanya PT Pabrik Es Siantar didirikan di Pematang Siantar pada tahun 1916 oleh seorang bernama
Swiss yang pada mulanya perusahaan in diberi nama “Ice Siantar N. V”. Pada tahun 1967 pengusaha Nasional Indonesia membeli saham perusahaan
tersebut dan sejak tahun tersebut nama perusahaan dirubah menjadi “PT Pabrik Es Siantar”. Pada dasarnya PT Pabrik Es Siantar bergerak di bidang industri, antara
lain: 1 Pabrik es batangan
2 Pabrik minuman ringan soft drink 3 Sebagai pembangkit tenaga listik yang melayani sekitar Kotamadya Pematang
Siantar.
Universitas Sumatera Utara
Seiring dengan perkembangan zaman yang demikian pesat dari segi kemajuan teknologi maupun pertumbuhan ekonomi, dirasakan adanya permintaan
akan minuman ringan yang semakin besar dan meningkat. Hal ini menyebabkan PT Pabrik Es Siantar, sebagai pabrik langsung, merasakan kesulitan dengan
sistem pemasarannya untuk menjangkau seluruh konsumen khususnya di daerah Sumatera Utara. Maka pada tanggal 18 November 1985, dibentuk beberapa
perusahaan anak yang khusus menangani masalah pemasaran minuman ringan soft drink yang diberi nama “PT Jasa Harapan Barat”, yang berdomisili di
Medan dan khusus melayani pemasaran minuman ringan khususnya Kotamadya Medan dan sekitarnya.
Sampai saat ini jenis minuman ringan yang dipasarkan oleh perusahaan ini adalah sebagai berikut:
a Badak Group 1 Sarsaparilla
2 Orange Pop 3 Soda Water
4 Badak Cola 5 Raspberry
6 Annanas b Mirinda Orange
c Mirinda Strawberry d Seven Up
e Green Spot
Universitas Sumatera Utara
b. Struktur Organisasi Perusahaan Struktur organisasi merupakan rerangka frame work pembagian tanggung
jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Dengan kata lain, struktur organisasi
merupakan suatu struktur yang menggambarkan pola hubungan kerja antara suatu badan atau lebih dalam suatu susunan hierarki serta pertanggungjawaban dalam
mencapai tujuan yang telah ditetapkan semula. Pada umumnya setiap organisasi memiliki struktur organisasi agar kegiatan
usaha dapat dilakukan dengan baik, sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai dengan efektif. Perbedaan struktur organisasi pada perusahaan besar dan kecil
adalah tingkat kerumitan masalah yang dihadapi dan disesuaikan dengan jenis dan kegiatan usaha yang dijalankan perusahaan.
Penyusunan struktur organisasi, sesuai dengan prinsip organisasi, dilaksanakan sebelum operasi fisik perusahaan sehingga aktivitas perusahaan
berjalan sebagaimana mestinya. Pembentukan struktur organisasi secara umum diikuti dengan penyusunan analisa jabatan dan uraian jabatan yang mempertegas
pembagian pekerjaan, sehingga pekerja mengetahui pihak yang menjadi atasannya, pekerjaan apa yang diharapkan darinya dan apa yang harus
dikerjakannya, apa yang menjadi hak dan kewajibannya, dan sebagainya. Oleh karena itu, struktur organisasi sangat penting peranannya untuk menghindari
ketidakpastian dalam melaksanakan aktivitas-aktivitas perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
Dengan adanya struktur organisasi maka pembagian tugas dalam perusahaan diselesaikan dengan ketentuan yang berlaku. Struktur organisasi bukanlah
merupakan suatu tujuan, tetapi merupakan alat untuk menempatkan personil sesuai dengan fungsi dan tugasnya masing-masing, sehingga memudahkan bagi
pimpinan untuk mengadakan pengendalian terhadap tujuan yang telah direncanakan sebelumnya.
Struktur organisasi PT Jasa Harapan Barat merupakan struktur organisasi garis Line Organization Structure yang dipimpin oleh seorang General Manager
yang memberikan tugas dan wewenang kepada masing-masing bagian untuk menangani unit kerjanya masing-masing.
Struktur organisasi PT Jasa Harapan Barat Medan disajikan pada gambar 4.1 berikut ini.
Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara
Adapun uraian tugas dari struktur organisasi PT Jasa Harapan Barat adalah sebagai berikut.
General Manager
Manajer adalah pimpinan perusahaan tertinggi yang mempunyai wewenang mengeluarkan peraturan, menetapkan keputusan dan membuat kebijaksanaan-
kebijaksanaan yang menyangkut masalah keuangan dan pemasaran dalam mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan dan kemajuan perusahaan.
Disamping itu manager juga mempunyai tugas untuk mengawasi seluruh harta kekayaan perusahaan.
Sales Koordinator
Sales koordinator adalah kepala bagian yang membawahi supervisor divisi, yang bertugas untuk mengawasi seluruh kegiatan-kegiatan yang berhubungan
dengan pemasaran barang dagangan dan sekaligus menetapkan keputusan dan kebijaksanaan dalam hal strategi pemasaran, sales coordinator bertanggung jawab
atas tugas supervisor yang dibawahinya serta mengawasinya.
Supervisor
Supervisor membawahi beberapa salesman dan bertugas membuat strategi yang lebih baik untuk mengembangkan pemasaran pada divisi yang dibawahinya.
Supervisor juga bertanggungjawab atas tugas salesman yang dibawahinya dan mengawasi mereka.
Universitas Sumatera Utara
Salesmen
Salesmen terdiri atas beberapa section yang bertugas untuk memasarkan produk perusahaan kepada penyalur, pengecer maupun konsumen. Salesmen juga
bertugas untuk mengembangkan daerah pemasaran dan memperluas bagian pasar.
Kepala Administrasi dan Keuangan
Tugas dan tanggung jawab kepala bagian ini adalah sebagai berikut: 1.
Menjalankan administrasi perusahaan, mengatur segala surat masuk dan keluar.
2. Bertangungjawab atas penerimaan dan pengeluaran uang.
3. Bertanggungjawab atas penarikan dan penyetoran uang ke bank.
4. Membuat laporan keuangan perusahaan secara periodik.
Bagian Kredit
Bagian kredit membawahi beberapa anggota yang bertanggungjawab atas pencatatan outstanding kredit langganan. Bagian ini juga bertanggungjawab atas
kebijaksanaan pemberian kredit dan atas tagihan kredit.
Bagian Kasir
Bertugas untuk menerima setoran serta mengeluarkan uang yang telah disetujui oleh kepala administrasi dan keuangan. Kasir wajib membuat laporan
harian mengenai uang masuk dan uang keluar.
Bagian Gudang
Bagian ini bertugas untuk menerima dan mengeluarkan barang yang telah disetujui dan sekaligus membuat laporan penerimaan dan pengeluaran barang.
Universitas Sumatera Utara
Bagian gudang juga bertanggungjawab penuh atas barang yang ada di gudang. Selain itu bagian gudang juga mempunyai beberapa tugas pokok yaitu:
1. Menerima, mencatat dan menyimpan persediaan barang yang masuk ke
gudang. 2.
Mencek apakah persediaan yang diterima sesuai dengan pesanan. 3.
Memeriksa apakah terdapat kerusakan atas barang yang diterima. 4.
Mencatat dan mengeluarkan barang dari gudang sesuai dengan jumlah yang telah disetujui.
Bagian Pembelian
Bertugas untuk membeli barang-barang yang diperlukan oleh perusahaan, mencakup barang-barang pokok untuk operasi perusahaan, mobil, spare parts,
alat-alat kantor dan lain-lain.
Bagian Penjualan
Bertugas membukukan laporan penjualan barang secara harian dan bulanan.
Bagian Administrasi Umum
Bagian ini bertugas untuk melakukan tugas-tugas administrasi sehubungan dengan operasi perusahaan, seperti: administrasi pajak perusahaan, pencatatan
kartu biaya dan pengoperasian komputer untuk mendukung kelancaran tugas- tugas perusahaan.
Bagian Kemotoran
Bertanggung jawab atas perawatan kendaraan yang dipergunakan untuk memasarkan barang dan kendaraan perusahaan yang digunakan untuk mendukung
kelancaran operasi usaha.
Universitas Sumatera Utara
2. Struktur Pengendalian Intern Penjualan dan Penerimaan Kas
PT Jasa Harapan Barat harus melakukan pengendalian terhadap bagian- bagian yang terkait dan seluruh transaksi yang berhubungan dengan sistem
penjualan dan penerimaan kas untuk menghindari tindakan penyelewengan dan ketidakefektifan aktivitas perusahaan. Resiko atau masalah yang biasanya terjadi
dalam sistem penjualan dan penerimaan kas antara lain: a. Pengiriman tidak tercatat atau terdaftar.
b. Kesalahan dalam pengisian faktur penjualan. c. Pencurian dan penggelapan barang di gudang atau di pangkalan pengiriman.
d. Pencurian uang yang diterima dari pelanggan oleh pihak yang terlibat dalam sistem pemrosesan.
e. Bencana alam atau karena ulah manusia mengakibatkan kehilangan atau kerusakan uang tunai, persediaan barang jadi, catatan akuntansi dan
sebagainya. PT Jasa Harapan Barat telah menerapkan struktur pengendalian intern
penjualan dan penerimaan kas untuk menghindari semua ancaman dan resiko- resiko yang mengganggu aktivitas kelangsungan perusahaan. Struktur
pengendalian intern yang diterapkan perusahaan antara lain: 1 Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas
Sistem pengendalian intern dapat dikatakan baik jika didukung dengan struktur organisasi yang baik pula. Struktur organisasi perusahaan
menggambarkan sejauh mana upaya-upaya pengendalian di dalam perusahaan
Universitas Sumatera Utara
telah dilaksanakan secara baik. Dengan melihat struktur organisasi yang ada akan diketahui.
a. Apakah ada pemisahan fungsi dan tanggung jawab yang baik sehingga
adanya saling memeriksa antar fungsi. b.
Apakah kedudukan dan wewenang kelompok kegiatan tertentu sudah memadai.
c. Apakah hubungan dan kerjasama antar fungsi sudah ada keseragaman dan
keserasian. Pada struktur organisasi PT Jasa Harapan Barat, telah terlihat adanya
pemisahan tugas dan tanggung jawab fungsional kepada masing-masing bagian dalam melakukan kegiatan pokok perusahaan. Pemisahan tugas dan
tanggung jawab yang telah dilakukan oleh perusahaan dalam sistem penjualan dan penerimaan kas antara lain:
a Bagian penjualan telah terpisah dari bagian kasir. b Transaksi penjualan dilaksanakan oleh bagian penjualan, bagian
pengiriman, dan kasir. 2 Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan
yang memadai terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya Pada PT Jasa Harapan Barat, setiap transaksi hanya akan terjadi atas dasar
otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut, oleh karena itu dalam organisasi dibuat suatu sistem yang
mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang berkaitan dengan
Universitas Sumatera Utara
sistem penjualan dan penerimaan kas yang dilaksanakan perusahaan antara lain:
a Penerimaan order dari pelanggan terlebih dahulu harus diotorisasi oleh salesman dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai.
b Penerimaan kas diotorisasi oleh kasir dengan membubuhkan tanda tangan pada dokumen bukti penyetoran penjualan.
c Pencatatan ke dalam catatan akuntansi buku besar kas diotorisasi oleh bagian akuntansi kasir yang didasarkan atas dokumen sumber yang
dilampiri dengan dokumen pendukung lainnya. d Persetujuan pemberian kredit harus diotorisasi oleh bagian administrasi
penjualan. 3 Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur
pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam
pelaksanaannya. Adapun yang ditempuh oleh perusahaan dalam praktik yang sehat adalah:
a Penggunaan formulir bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh bagian yang berwenang.
b Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja
berikutnya.
Universitas Sumatera Utara
4 Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawab Bagaimanapun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur
pencatatan, serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktek yang sehat, seluruhnya sangat tergantung kepada manusia yang
melaksanakannya. Karyawan yang jujur dan ahli dalam bidang yang menjadi tanggung jawabnya akan dapat melaksanakan pekerjaannya dengan efektif dan
efisien, meskipun hanya sedikit unsur sistem pengendalian intern yang mendukungnya. Perusahaan telah melakukan seleksi calon karyawan
berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya. Upaya-upaya yang dilakukan
oleh PT Jasa Harapan Barat untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya serta dalam rangka meningkatkan kecakapan pegawai sesuai
dengan tanggung jawabnya, maka PT Jasa Harapan Barat menetapkan prosedur dan kebijakan sebagai berikut :
a Proses penyeleksian calon karyawan, khususnya bagian administrasi dan
marketing berdasarkan persyaratan yang dituntut dan dibutuhkan oleh pekerjaannya. Dilakukan melalui beberapa tes tertulis dan wawancara.
Sedangkan untuk bagian teknisi dilakukan uji terhadap tingkat kemampuannya di bidang yang dibutuhkan perusahaan.
b Pemberlakuan masa percobaan kerja bagi karyawan baru.
c Kewajiban presentasi dan assessment sebelum diangkat menjadi karyawan
tetap atau menaiki jabatan baru.
Universitas Sumatera Utara
d Adanya pengembangan pendidikan dan pelatihan bagi karyawan. Struktur
pengendalian intern yang baik harus didukung dengan orang-orang atau karyawan yang tepat untuk menjalankannya. Dalam hal ini orang yang
tepat adalah orang-orang yang memiliki kemampuan untuk menjalankan tugas sesuai dengan yang diharapkan oleh perusahaan.
Langkah-langkah yang dilakukan oleh PT Jasa Harapan Barat untuk mendapatkan karyawan yang berkemampuan cakap antara lain :
a. Melakukan penyelesaian penerimaan karyawan baru sesuai dengan tingkat
pendidikan yang dibutuhkan dan yang berpengalaman dibidangnya untuk jabatan tertentu.
b. Penerimaan karyawan dilakukan secara terbuka dengan diumumkan di
surat kabar setempat dan kampus-kampus. c.
Dilakukan masa percobaan selama satu tahun bagi karyawan baru sebelum diangkat menjadi karyawan tetap.
d. Diadakan program pelatihan secara berjenjang bagi karyawan, baik
ditingkat regional maupun nasional. e.
Dilakukan tes assessment sebelum seorang karyawan naik jabatan yang lebih tinggi.
Hasil evaluasi terhadap karyawan yang cakap pada pada PT Jasa Harapan Barat menunjukkan bahwa dalam penerimaan karyawan dilakukan secara terbuka
dan telah dilakukan serangkaian tes sesuai dengan bidang dan kemampuan yang dibutuhkan. Selain itu juga diberlakukan percobaan sebelum karyawan diangkat
menjadi karyawan tetap dan diadakan pelatihan-pelatihan bagi karyawan tersebut.
Universitas Sumatera Utara
B. Analisis Struktur Pengendalian Intern atas Siklus Penjualan dan Penerimaan Kas
Sistem penjualan dan penerimaan kas merupakan bagian dari struktur
pengendalian intern yang merupakan salah satu unsur pengendalian intern. Sehingga dapat dikatakan bahwa sistem penjualan dan penerimaan kas
berhubungan erat dengan struktur pengendalian intern. Oleh karena itu, dalam menerapkan sistem penjualan dan penerimaan kas harus memperhatikan unsur-
unsur pengendalian intern sehingga tujuan pengendalian intern atas penjualan dan penerimaan kas dapat tercapai.
Menurut pendapat penulis, catatan-catatan dan dokumen-dokumen yang digunakan perusahaan serta prosedur yang dilaksanakan perusahaan belum
memadai karena belum dapat mendukung pengendalian intern penjualan dan penerimaan kas. Dalam prosedur penjualan dan penerimaan kas yang
dilaksanakan perusahan belum terdapat pembagian tugas dan tanggung jawab fungsional yang tepat diantara bagian-bagian yang terkait. Perusahaan tidak
melakukan pemisahan fungsi akuntansi dari fungsi operasi dan fungsi penyimpanan. Hal ini dapat terlihat bahwa kasir yang memiliki wewenang untuk
menyimpan kas perusahaan fungsi penyimpanan juga melakukan pencatatan transaksi penerimaan kas perusahaan yang seharusnya dilaksanakan oleh fungsi
akuntansi. Dengan demikian kasir dapat melakukan pencatatan transaksi yang fiktif untuk menutupi penyelewengan kas yang dilakukannya. Hal ini juga
mengakibatkan informasi akuntansi perusahaan yang dihasilkan dari sistem
Universitas Sumatera Utara
penjualan dan penerimaan kas tersebut tidak dapat dijamin keakuratannya, dan tidak dapat digunakan manajemen sebagai dasar pengambilan keputusan yang
tepat untuk mencapai tujuan perusahaan. PT Jasa Harapan Barat telah melaksanakan pengendalian intern penjualan
dan penerimaan kas untuk menjaga agar tidak terjadi penyelewengan dan ketidakefektifan aktivitas perusahaan. Perusahaan telah menetapkan struktur
organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas seperti fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi penerimaan kas serta transaksi
penjualan dan penerimaan kas dilaksanakan oleh bagian penjualan salesman, bagian pengiriman, dan kasir. Namun demikian, perusahaan belum memiliki
bagian akuntansi tersendiri yang bertanggung jawab untuk melaksanakan pencatatan transaksi. Dengan adanya perangkapan tugas ini, maka sistem
penjualan dan penerimaan kas yang dilaksanakan perusahan belum tepat dan efektif.
Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang telah dilaksanakan perusahaan belum dapat memberikan perlindungan yang cukup terhadap
kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya. Hal ini dapat terlihat bahwa persetujuan pemberian kredit pada PT Jasa Harapan Barat dilakukan oleh bagian administrasi
penjualan secara lisan. Sedangkan berdasarkan uraian pada bab II telah dijelaskan bahwa persetujuan pemberian kredit seharusnya diberikan oleh fungsi kredit
dengan membubuhkan tanda tangan pada credit copy yang merupakan tembusan surat order pengiriman.
Universitas Sumatera Utara
PT Jasa Harapan Barat telah melaksanakan praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap organisasinya. Hal ini dapat terlihat dari
penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh pihak yang berwenang. Namun dalam
pelaksanaannya, banyaknya copy formulir dokumen yang digunakan perusahaan belum dapat mendukung seluruh aktivitas penjualan dan penerimaan kas
perusahaan. Perusahaan juga belum menggunakan catatan akuntansi yang memadai sehingga informasi akuntansi yang dihasilkan oleh sistem penjualan dan
penerimaan kas tersebut tidak dapat dijamin ketelitiannya. Berdasarkan penjelasan di atas dapat dikatakan bahwa perusahaan belum menerapkan struktur
pengendalian intern penjualan dan penerimaan kas yang memadai dan belum berfungsi dengan efektif.
Universitas Sumatera Utara
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan Berdasarkan analisis yang dilakukan pada bab IV, maka penulis menarik
