Penerapan Sistem Akuntansi Penjualan Dan Penerimaan Kas Dalam Mendukung Pengendalian Intern Pada PT Jasa Harapan Barat

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA PROGRAM S1 EKSTENSI

MEDAN

SKRIPSI

PENERAPAN SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN DAN PENERIMAAN KAS DALAM MENDUKUNG PENGENDALIAN INTERN PADA

PT JASA HARAPAN BARAT

Oleh:

NAMA : YANI SARWITA M.

NIM : 060522093

DEPARTEMEN : AKUNTANSI

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Eknomi

PERNYATAAN

Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi dengan judul:

“Penerapan Sistem Akuntansi Penjualan dan Penerimaaan Kas dalam Mendukung Pengendalian Intern pada PT Jasa Harapan Barat”

Adalah benar hasil karya sendiri dan judul yang dimaksud belum pernah dimuat, dipublikasikan atu diteliti oleh mahasiswa lain dalam konteks penulisan skripsi level Program S1 Ekstensi Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.

Semua sumber data informasi yang diperloleh, telah dinyatakan dengan jelas, benar apa adanya. Bila dikemudian hari pernyataan ini tidak benar saya bersedia menerima sanksi yang ditetapkan oleh Universitas.

Medan, 11 Juli 2008 Yang Membuat Pernyataan

Yani Sarwita M. NIM : 060522093

KATA PENGANTAR

Segala hormat, puji dan syukur Penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Kuasa, untuk setiap kasih dan kebaikanNya yang telah menyertai dan memampukan Penulis untuk menyelesaikan skripsi ini.

Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan pendidikan pada Universitas Sumatera Utara untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi. Adapun skripsi ini berjudul “Penerapan Sistem Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas dalam Mendukung Pengendalian Intern pada PT Jasa Harapan Barat”.

Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, dengan segala kerendahan hati, penulis menerima saran yang membangun dari semua pihak demi kesempurnaan skripsi ini.

Dalam penulsian skripsi ini penulis mendapatkan banyak bimbingan, bantuan, serta dukungan dari berbagai pihak. Untuk itu dalam kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec., selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak., selaku Ketua Departemen Akuntansi dan Bapak Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak., selaku Sekretaris Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Drs. Hotmal Jafar, MM, Ak., selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan banyak bimbingan dan pengarahan dalam penyusunan serta penyelesaian skripsi ini.

4. Ibu Dra. Naleni Indra, MM, Ak., selaku Dosen Pembanding/Penguji I dan Bapak Drs. Syahelmi, Ak., selaku Dosen Pembanding/Penguji II yang telah memberikan banyak arahan dalam penyusunan skripsi ini.

5. Bapak Pimpinan serta seluruh staff PT Jasa Harapan Barat yang telah banyak membantu Penulis khususnya dalam penyediaan data.

6. Keluargaku tercinta yaitu kedua orang tuaku serta abang dan kedua adikku yang tak henti-hentinya selalu memberikan dukungan, semangat, dan doanya sehingga Penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.

7. Seluruh teman-temanku, Mega Tati, Endang, Vero, Joys, Kak Rosma untuk perhatian, pengertian dan dukungan doanya.

8. Seluruh rekan-rekan mahasiswa stambuk 2006 khususnya S1 Ekstensi Akuntansi pada Fakultas Ekonomi USU, yang tidak dapat disebutkan satu persatu.

Demikianlah skripsi ini disusun dengan segala keterbatasan Penulis, semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi pihak yang memerlukannya.

Medan, 11 Juli 2008 Penulis

ABSTRAK

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui apakah sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas yangditerapkan oleh PT Jasa Harapan Barat sudah efektif sehingga dapat mendukung pengendalian intern penjualan dan penerimaan kas.

Jenis penelitian yang dilakukan adalah penelitian deskriptif yang menggunakan data primer seperti hasil wawancara dengan pihak perusahaan dan dat asekunder seperti struktur organisasi serta dokumen-dokumen yang berkaitan dengan sistem penjualan dan penerimaan kas. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah teknik wawancara, observasi, dan kepustakaan. Metode analisis data yang digunakan adalah metode deskriptif dan komparatif.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang diterapkan oleh PT Jasa Harapan Barat belum efektif dalam mendukung pengendalian intern penjualan dan penerimaan kas. Hal ini disebabkan karena dalam pelaksanaan sistem akuntansi penjualan dan perimaan kas masih dijumpai adanya perangkapan tugas yang dilakukan oleh fungsi penjualan dan juga belum adanya bagian akuntansi, bagian kredit, dan bagian penagihan dalam sistem penjualan dan penerimaan kas ini. Perusahan juga belum menggunakan dokumen dan catatan akuntansi yang memadai. Penulis menyarankan agar perusahaan membentuk bagian akuntansi, bagian kredit, dan bagian penagihan tersendiri. Perusahaan juga disarankan untuk menggunakan dokumen dan catatan akuntansi yang memadai untuk mendukung aktivitas penjualan dan penerimaan kasnya.

Kata Kunci : Penerapan, Sistem Akuntansi, Penjualan, Penerimaan Kas, Pengendalian Intern

ABSTRACT

The purpose of this research is to know how the accounting system of the sale and cash receipts that applied by PT Jasa Harapan Barat can be effective in backing the internal control of sale and cash receipts.

In this research was used descriptive research, where the primary data such as the interview results with the company’s personnel and the secondary data such as organization structure and the documents that related to sale system and cash receipts. The data were collected by the interview, observation, and library study. The analysis of data are both the descriptive and comparative methods.

The result of this research showed that the accounting system of sale and cash receipts that applied by PT Jasa Harapan Barat yetnot effective in doing internal control of the sale and cash receipts. That due to the accounting system of the sale and cash receipts in the company has double jobs at sale department and has no the department of accounting, credits, and collector in the system of sale and cash receipts. Furthermore the company still not construct the documents and accounting notes that reliable. The suggestion to company to formalize the accounting, credit, and collector department in a single part. Beside that my suggestion also the company to use the documents and accounting notes that reliable in backing the selling activity and cash receipt.

Keywords : Application, Accounting System, Sale, Cash Receipts, Internal Control

DAFTAR ISI

Halaman

PERNYATAAN... i

KATA PENGANTAR...ii

ABSTRAK...iv

ABSTRACT...v

DAFTAR ISI………..vi

DAFTAR GAMBAR………...ix

DAFTAR LAMPIRAN………..x

BAB I : PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah………...1

B. Perumusan Masalah……….4

C. Tujuan Penelitian……….4

D. Manfaat Penelitian………...4

E. Kerangka Konseptual………...5

BAB II : TINJAUAN PUSTAKA A. Sistem Akuntansi……….6

1. Pengertian dan Tujuan Sistem Akuntansi………..6

2. Unsur-Unsur Sistem Akuntansi………12

B. Sistem Akuntansi Penjualan………...16

1. Sistem Akuntansi Penjualan Tunai………..17

C. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas………36

D. Sistem Pengendalian Intern Penjualan dan Penerimaan Kas…….42

1. Pengertian, Tujuan, dan Unsur-Unsur Pengendalian Intern...42

2. Keterbatasan Pengendalian Intern...50

3. Sistem Pengendalian Intern Penjualan dan Penerimaan Kas...51

E. Peranan Sistem Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas dalam Mendukung Pengendalian Intern...55

BAB III : METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian...58

B. Jenis Data ...58

C. Teknik Pengumpulan Data...59

D. Metode Analisis Data……….59

E. Lokasi dan Waktu Penelitian……….60

BAB IV : ANALISIS HASIL PENELITIAN A. Data Penelitian ………..61

1. Gambaran Umum PT Jasa Harapan Barat………...61

a. Sejarah Singkat Perusahaan………...61

b. Struktur Organisasi Perusahaan……….63

2. Sistem Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas…………...69

a. Sistem Akuntansi Penjualan ………..69

b. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas...76

B. Analisis Hasil Penelitian...81

1. Sistem Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas...81

a. Sistem Akuntansi Penjualan...82

b. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas...86

2. Sistem Pengendalian Intern Penjualan dan Penerimaan Kas...89

BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan...92

B. Saran...94

DAFTAR PUSTAKA...96 LAMPIRAN

ABSTRAK

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui apakah sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas yangditerapkan oleh PT Jasa Harapan Barat sudah efektif sehingga dapat mendukung pengendalian intern penjualan dan penerimaan kas.

Jenis penelitian yang dilakukan adalah penelitian deskriptif yang menggunakan data primer seperti hasil wawancara dengan pihak perusahaan dan dat asekunder seperti struktur organisasi serta dokumen-dokumen yang berkaitan dengan sistem penjualan dan penerimaan kas. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah teknik wawancara, observasi, dan kepustakaan. Metode analisis data yang digunakan adalah metode deskriptif dan komparatif.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang diterapkan oleh PT Jasa Harapan Barat belum efektif dalam mendukung pengendalian intern penjualan dan penerimaan kas. Hal ini disebabkan karena dalam pelaksanaan sistem akuntansi penjualan dan perimaan kas masih dijumpai adanya perangkapan tugas yang dilakukan oleh fungsi penjualan dan juga belum adanya bagian akuntansi, bagian kredit, dan bagian penagihan dalam sistem penjualan dan penerimaan kas ini. Perusahan juga belum menggunakan dokumen dan catatan akuntansi yang memadai. Penulis menyarankan agar perusahaan membentuk bagian akuntansi, bagian kredit, dan bagian penagihan tersendiri. Perusahaan juga disarankan untuk menggunakan dokumen dan catatan akuntansi yang memadai untuk mendukung aktivitas penjualan dan penerimaan kasnya.

Kata Kunci : Penerapan, Sistem Akuntansi, Penjualan, Penerimaan Kas, Pengendalian Intern

ABSTRACT

The purpose of this research is to know how the accounting system of the sale and cash receipts that applied by PT Jasa Harapan Barat can be effective in backing the internal control of sale and cash receipts.

In this research was used descriptive research, where the primary data such as the interview results with the company’s personnel and the secondary data such as organization structure and the documents that related to sale system and cash receipts. The data were collected by the interview, observation, and library study. The analysis of data are both the descriptive and comparative methods.

The result of this research showed that the accounting system of sale and cash receipts that applied by PT Jasa Harapan Barat yetnot effective in doing internal control of the sale and cash receipts. That due to the accounting system of the sale and cash receipts in the company has double jobs at sale department and has no the department of accounting, credits, and collector in the system of sale and cash receipts. Furthermore the company still not construct the documents and accounting notes that reliable. The suggestion to company to formalize the accounting, credit, and collector department in a single part. Beside that my suggestion also the company to use the documents and accounting notes that reliable in backing the selling activity and cash receipt.

Keywords : Application, Accounting System, Sale, Cash Receipts, Internal Control

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Penerapan sistem akuntansi yang sesuai dengan kondisi dan situasi yang dihadapi perusahaan dapat membantu perusahaan dalam menyediakan data dan informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam pengambilan keputusan, melakukan pengawasan, dan mengoperasikan perusahaan secara efisien. Sejalan dengan perkembangan dunia usaha yang sangat kompetitif dewasa ini, maka penyediaan informasi yang cepat, akurat, dan berdaya guna merupakan sarana bagi pihak manajemen dalam mengelola perusahaan dan juga sebagai pelaporan bagi pihak-pihak yang berkepentingan. Oleh karena itu, diperlukan suatu sistem akuntansi yang dapat menghasilkan informasi akuntansi yang baik. Sistem akuntansi yang dirancang dan diimplementasikan sesuai dengan operasi perusahaan tentunya akan memperkuat sistem pengendalian intern atas harta, hutang, modal, pendapatan, dan beban perusahaan.

Salah satu tujuan sistem akuntansi adalah menyediakan pengendalian yang memadai untuk semua transaksi sehingga semua transaksi yang dicatat adalah benar dan sah. Struktur organisasi yang memadai dan memenuhi kriteria pemisahan fungsi yang mendukung pengendalian intern atas sistem penjualan dan penerimaan kas sangat berperan dalam menciptakan sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang andal.

Bagi perusahaan dagang dan manufaktur, pendapatan utamanya berasal dari penjualan barang dagangan baik secara tunai maupun kredit. Sistem Penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli, dan untuk jangka waktu tertentu, perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Dalam sistem penjualan tunai, perusahaan mewajibkan pembeli melakuka n pembayaran harga barang lebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli.

Dalam transaksi penerimaan kas dari piutang, fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas. Apabila kedua fungsi tersebut digabungkan, maka akan membuka kesempatan bagi karyawan perusahaan yang memegang tugas tersebut untuk melakukan kecurangan dengan mengubah catatan akuntansi untuk menutupi kecurangan yang dilakukannya. Pemisahan kedua fungsi ini dapat mencegah terjadinya manipulasi catatan piutang yang dikenal dengan lapping.

Setiap perusahaan harus dapat merancang suatu sistem akuntansi dan pengendalian intern yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Terdapat hubungan yang timbal balik antara sistem akuntansi dengan pengendalian intern yaitu, pengendalian intern tidak mungkin berjalan tanpa adanya sarana (alat) yang menjalankannya, yaitu sistem akuntansi. Sedangkan sistem akuntansi dapat dikatakan efektif bila didalamnya terdapat unsur-unsur pengendalian intern

Pelaksanaan sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang baik dan benar dapat meningkatkan efektivitas pengendalian intern hasil penjualan dan penerimaan kas. Melalui sistem akuntansi tersebut maka terciptalah suatu informasi yang akurat dan dapat dipercaya, yang dapat digunakan perusahaan

sebagai alat untuk meningkatkan pengendalian intern penjualan dan peneriman kas. Sehingga, perusahaan dapat menjalankan aktivitasnya secara efektif dan efisien dalam mencapai tujuan perusahaan.

PT Jasa Harapan Barat adalah suatu perusahaan industri yang memproduksi dan memasarkan minuman ringan cap Badak. PT Jasa Harapan Barat melakukan penjualan secara tunai maupun kredit. Perusahaan belum sepenuhnya menerapkan sistem dan prosedur yang tepat dalam kegiatan penjualan dan penerimaan kas untuk dapat menghasilkan pengendalian intern yang baik. Perusahaan tidak menggunakan catatan akuntansi yang memadai dalam melakukan setiap aktivitas penjualan dan penerimaan kas. Di dalam perusahaan ini juga terlihat adanya peran ganda yang dilakukan oleh bagian penjualan (salesaman), dimana salesman melaksanakan fungsi penjualan, penagihan, dan juga pencatatan transaksi sekaligus. Peran ganda ini dapat mengakibatkan kemungkinan terjadinya penyelewengan, kecurangan, dan manipulasi terhadap penjualan dan penerimaan kas yang dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan.

Berdasarkan uraian di atas, penulis tertarik untuk memilih topik skripsi dengan judul “ Penerapan Sistem Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas Dalam Mendukung Pengendalian Intern Pada PT Jasa Harapan Barat ”.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dikemukakan sebelumnya, maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut: “Apakah sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang diterapkan pada PT Jasa Harapan Barat telah efektif sehingga dapat mendukung pengendalian intern penjualan dan penerimaan kas?”

C. Tujuan Penelitian

Penelitian ini bertujuan untuk menjelaskan dan menganalisa apakah sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang diterapkan oleh PT Jasa Harapan Barat sudah efektif sehingga dapat mendukung pengendalian intern penjualan dan peneriman kas.

D. Manfaat Penelitian

Manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Bagi penulis, untuk memperoleh pengetahuan lebih luas mengenai sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas.

2. Bagi perusahaan, penelitian ini dapat dijadikan sebagi masukan bagi perusahaan mengenai penerapan sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang baik.

3. Sebagai bahan referensi bagi penulis lainnya yang akan melakukan penelitian dengan topik yang sama.

E. Kerangka Konseptual

PT Jasa Harapan Barat dalam kegiatan sehari-hari melakukan penjualan tunai dan kredit untuk memperoleh pendapatan atau penerimaan kas. Dalam melaksanakan penjualan dan penerimaan kas dengan baik, perusahaan memerlukan sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas. Perusahaan juga harus memperhatikan unsur-unsur pengendalian intern dalam menyusun sistem akuntansi tersebut sehingga perusahaan dapat memperoleh informasi akuntansi yang akurat. Dengan demikian, perusahaan dapat menjalankan aktivitasnya secara lebih efektif dan lebih efisien dalam mencapai tujuan perusahaan.

PT JASA HARAPAN BARAT

PENERIMAAN KAS PENJUALAN

SISTEM PENGENDALIAN

INTERN

INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DAN PENERIMAAN KAS YANG AKURAT

SISTEM AKUNTANSI

TUJUAN PERUSAHAAN

Gambar 1.1 Kerangka Konseptual

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Sistem Akuntansi

1. Pengertian dan Tujuan Sistem Akuntansi

Informasi keuangan mempunyai peranan penting dalam suatu perusahaan. Informasi ini dibutuhkan oleh berbagai pihak yang berkepentingan baik pihak ekstern mapun intern. Guna memenuhi kebutuhan informasi yang cepat, akurat, dan berdaya guna maka didesain suatu sistem akuntansi. Sistem akuntansi merupakan subsistem dari sistem informasi manajemen yang mengolah data keuangan menjadi informasi keuangan untuk memenuhi kebutuhan pihak intern dan ekstern. Bagi pihak intern, sistem akuntansi merupakan sarana bagi pihak manajemen untuk memperoleh informasi keuangan guna mengetahui, mengevaluasi, dan mengambil keputusan-keputusan dalam menjalankan perusahaan, yang tergantung fungsi yang mereka jalankan dalam perusahaan. Bagi pihak ekstern, seperti kreditur, investor, supplier, pemerintah, serikat kerja, memerlukan informasi keuangan dalam kaitannya dengan kepentingan mereka. Sistem akuntansi yang disusun untuk suatu perusahaan dapat diproses secara manual (tanpa mesin pembantu) dan diproses dengan menggunakan mesin-mesin mulai dari mesin-mesin pembukuan yang sederhana sampai penggunaan komputer.

Sebelum membahas mengenai sistem akuntansi maka terlebih dahulu akan diberikan pengertian mengenai sistem dan akuntansi. Menurut Widjajanto (2001:2), “Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan yaitu input, proses, dan output”. Defenisi di atas bermakna bahwa dalam suatu sistem harus ada tiga tahapan penting yaitu: (1) input berupa masukan, penggerak, atau pemberi tenaga di mana sistem tersebut dioperasikan, (2) proses yang merupakan aktivitas yang mengubah input menjadi output, dan (3) output adalah hasil operasi yang berati tujuan, sasaran bagi suatu sistem.

Mulyadi (2001:2) mengatakan bahwa, “Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”. Dari defenisi tersebut, dapat dirinci lebih lanjut pengertian umum mengenai sistem sebagai berikut:

1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur.

2. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan. 3. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.

4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.

Suatu sistem terdiri dari prosedur-prosedur yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan perusahaan. Adapun prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam untuk transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.

Menurut Arens and Loebbecke (1997:3), “Akuntansi merupakan proses pencatatan, pengelompokan, dan pengikhtisaran kejadian-kejadian ekonomi dalam bentuk yang teratur dan logis dengan tujuan menghasilkan informasi keuangan yang dibutuhkan untuk pengambil keputusan”.

Agar data keuangan tersebut dapat dimanfaatkan oleh pihak manajemen maupun pihak luar perusahaan, maka data tersebut harus diolah dan diproses dalam suatu sistem yang mengatur arus dan pengolahan data akuntansi sehingga dihasilkan suatu informasi yang berguna. Jadi informasi yang datanya berhubungan dengan keuangan dinamakan informasi akuntansi dan sistem yang memproses data keuangan menjadi informasi akuntansi dinamakan sistem informasi akuntansi atau sistem akuntansi.

Setelah diuraikan pengertian dari sistem dan akuntansi maka selanjutnya akan diuraikan pengertian dari sistem akuntansi. Sistem akuntansi merupakan sarana yang dapat digunakan oleh manajemen untuk mendapatkan informasi yang diperlukan untuk mengelola perusahaan dan menyusun laporan keuangan bagi pemilik, kreditur, dan pihak lain yang berkepentingan. Sarana tersebut dapat berupa peraturan, kebijaksanaan, catatan, prosedur, dan hubungan keorganisasian yang didesain untuk mengendalikan kegiatan serta sumber-sumber yang dimiliki perusahaan.

Menurut Mulyadi (2001:3), “Sistem Akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”.

Menurut Howard F. Stettler (19991:4), “Sistem akuntansi adalah formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk mengelolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi”.

Menurut IAI dalam Standar Profesional Akuntan Publik (2001 SA Seksi 319 paragraf 34), “Sistem akuntansi terdiri dari metode dan catatan yang dibangun untuk mencatat, mengolah, meringkas, dan melaporkan transaksi entitas (baik peristiwa maupun kondisi) dan untuk memelihara akuntabilitas bagi aktiva, utang, dan ekuitas yang bersangkutan“.

Dari defenisi di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi meliputi semua metode dan catatan untuk mencatat dan mengelolah data akuntansi menjadi informasi keuangan. Selain itu, sistem akuntansi harus dapat melindungi kekayaan perusahaan dengan memberikan pengendalian atau pengecekan sehingga kecurangan-kecurangan, atau penyelewengan harta perusahaan dapat dihilangkan atau ditekan sampai seminimal mungkin.

Dalam penyusunan sistem akuntansi untuk suatu perusahaan harus mempertimbangkan beberapa faktor penting. Menurut Baridwan (1998:7) faktor-faktor tersebut adalah:

1. Sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip cepat yaitu bahwa sistem akuntansi harus mampu menyediakan informasi yang diperlukan tepat pada waktunya, dapat memenuhi kebutuhan dengan kualitas yang sesuai.

2. Sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip aman yang berarti bahwa sistem akuntansi harus dapat membantu menjaga keamanan harta milik perusahaan. Untuk dapat menjaga keamanan harta milik perusahaan maka sistem akuntansi harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip pengendalian intern.

3. Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip murah, yaitu berarti bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem akuntansi itu harus dapat ditekan sehingga relative tidak mahal, dengan kata lain dipertimbangkan cost dan benefit dalam menghasilkan informasi.

Ketiga faktor tersebut harus dipertimbangkan bersama-sama dalam menyusun sistem akuntansi karena faktor tersebut merupakan satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan antara satu dengan yang lainnya. Sistem akuntansi yang digunakan dalam perusahaan mempunyai umur yang terbatas. Hal ini disebabkan karena kebutuhan informasi dalam suatu perusahaan akan berkembang sesuai dengan perkembangan informasi pihak-pihak yang berkepentingan. Selain itu, kemajuan teknologi terutama alat-alat untuk memproses data, dapat mengakibatkan sistem akuntansi tersebut tidak efisien lagi.

Sistem akuntansi yang efektif menurut Mulyadi (2001:189) adalah: 1. sah

2. telah diotorisasi 3. telah dicatat

4. telah dinilai secara wajar 5. telah digolongkan secara wajar

6. telah dicatat pada periode yang seharusnya

7. telah dimasukkan ke dalam buku pembantu dan telah diringkas secara benar.

Sistem akuntansi dibuat untuk menagani sesuatu hal yang berulang kali atau rutin terjadi. Oleh karena itu, sistem akuntansi yang diterapkan suatu perusahaan berbeda-beda, ini disebabkan karena perbedaan jenis, sifat, besar kecinya suatu perusahaan, struktur organisasi perusahaan, dan kebijakan perusahaan.

Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi menurut Mulyadi (2001:19) adalah :

1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru. 2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah

ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya.

3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (realiability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.

4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.

Melalui penerapan sistem akuntansi yang baik dan memadai, akan terdapat cara-cara pengendalian intern yang berjalan dengan sendirinya, sehingga dapat meningkatkan mutu informasi, meningkatkan pengawasan internal check, melindungi harta benda perusahaan dan meningkatkan kepercayaan terhadap catatan akuntansi.

2. Unsur-unsur Sistem Akuntansi

Menurut Mulyadi (2001:3), “Unsur suatu sistem akuntansi pokok adalah formulir, catatan yang terdiri jurnal, buku besar, dan buku pembantu, serta laporan”.

a. Formulir

Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi, serta media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. Dengan formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam catatan. Contoh formulir adalah: faktur penjualan, bukti kas keluar, dan cek. Dalam sistem akuntansi secara manual (manual system), media yang digunakan untuk merekam pertama kali data transaksi keuangan adalah formulir yang dibuat dari kertas (paper form). Dalam sistem akuntansi dengan komputer (computerized system) digunakan berbagai macam media untuk memasukkan data ke dalam sistem pengolahan data seperti: papan ketik (keyboard), optical and magnetic characters and code, mice, voice, touch sensors, dan cats.

Dalam perusahaan, formulir bermanfaat untuk:

1. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan. Dalam formulir, setiap orang yang bertanggung jawab atas terjadinya transaksi membubuhkan tanda tangan atau paraf, sebagai bukti pertanggungjawaban pemakaian wewenang atas pelaksanaan transaksi yang terjadi.

2. Merekam data transaksi bisnis perusahaan. Semua data yang diperlukan untuk identifikasi transaksi direkam pertama kali dalam formulir.

3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara meyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan. Semua perintah pelaksanaan suatu transaksi perlu ditulis dalam suatu formulir untuk mengurangi kemungkinan kesalahan.

4. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau ke organisasi yang lain.

Ditinjau dari pengolahan data akuntansi, dokumen atau formulir digolongkan menjadi dua macam, yaitu dokumen sumber (source document) dan dokumen pendukung (supporting document). Dokumen sumber adalah dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal atau buku pembantu, sedangkan dokumen pendukung adalah dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti sahnya transaksi yang direkam dalam dokumen sumber.

b. Catatan

Catatan yang digunakan terdiri atas jurnal, buku besar, dan buku pembantu.

1. Jurnal

Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklarifikasikan, dan meringkas data perusahaan. Jurnal ada dua yaitu jurnal umum dan jurnal khusus. Salah satu cara untuk memproses data secara lebih efisien pada sistem akuntansi manual adalah dengan memperluas jurnal umum dua kolom menjadi jurnal dengan banyak kolom (jurnal

multikolom). Setiap kolom pada jurnal multikolom digunakan hanya untuk menampung transaksi yang mempengaruhi akun tertentu. Jurnal multikolom hanya memadai bagi perusahaan kecil. Jika usaha peruasahaan bertambah besar dan jenis transaksi menjadi lebih banyak, jurnal umum tersebut menjadi tidak mampu lagi menampung berbagai transaksi yang timbul, yang frekuensi terjadinya semakin tinggi. Dalam hal ini, mulai diperlukan jurnal khusus (special journal) selain jurnal umum tersebut. Setiap jurnal khusus dirancang untuk mencatat satu jenis transaksi yang frekuensi terjadinya semakin tinggi. Jurnal khusus yang biasanya digunakan oleh perusahaan berskala kecil dan menengah adalah:

a. Jurnal pendapatan (revenue journal) digunakan hanya untuk mencatat pendapatan jasa secara kredit (fees earned on account). Penjualan produk dicatat pada jurnal penjualan yang mirip dengan jurnal pendapatan.

b. Jurnal penerimaan kas (cash receipts journal) digunakan untuk mencatat semua transaksi penerimaan kas, termasuk penjualan tunai dan penerimaan tagihan.

c. Jurnal pembelian (purchases journal) digunakan untuk mencatat semua transaksi pembelian secara kredit (purchases on account). Dalam jurnal ini, akan terlihat perkiraan pembelian dan hutang.

d. Jurnal pembayaran kas (cash payment journal) digunakan untuk mencatat semua transaksi yang melibatkan pembayaran kas seperti pembelian tunai.

Dalam jurnal terdapat peringkasan data yang hasil peringkasanya (berupa jumlah rupiah transaksi tertentu) kemudian diposting ke rekening yang bersangkutan dalam buku besar.

2. Buku besar

Buku besar utama (primary ledger) yang menampung semua akun neraca dan laporan laba rugi disebut sebagai buku besar umum (general ledger). Buku besar umum terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan.

3. Buku besar pembantu

Buku besar pembantu (subsidiary ledgers) terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. Setiap buku besar pembantu diwakili dalam buku besar umum oleh suatu akun perangkum yang disebut akun pengendali (controlling account). Dalam hal ini, hasil penjumlahan atas saldo pada buku besar pembantu harus sama dengan saldo pada akun pengendali yang bersesuaian. Dengan demikian, buku besar pembantu dapat dianggap sebagai buku besar kedua yang mendukung akun pengendali pada buku besar umum.

Buku besar dan buku besar pembantu merupakan catatan akuntansi akhir (books of final entry), yang berarti tidak ada catatan akuntansi lain lagi sesudah data akuntansi diringkas dan dan digolongkan dalam rekening buku besar dan buku besar pembantu, karena proses selanjutnya adalah penyajian laporan keuangan.

c. Laporan

Laporan merupakan hasil akhir proses akuntansi. Laporan yang menghasilkan informasi tersebut dikenal sebagai laporan keuangan, yang dapat berupa neraca, laporan laba rugi, laporan ekuitas pemilik, laporan arus kas, dan catatan atas laporan keuangan. Seluruh laporan keuangan harus diidentifikasi dengan nama perusahaan, jenis laporan, dan tanggal atau periode waktu laporan tersebut. Data yang terdapat dalam laporan laba rugi, laporan ekuitas pemilik, dan laporan arus kas digunakan untuk periode waktu tertentu. Sedangkan data yang disajikan dalam neraca adalah untuk tanggal tertentu.

B. Sistem Akuntansi Penjualan

Pada umumnya pendapatan utama perusahaan berasal dari aktivitas penjualan. Oleh karena itu, penjualan merupakan salah satu aktivitas yang sangat penting dalam perusahaan. Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa, baik secara tunai maupun kredit. Sistem penjualan tunai maupun kredit tersebut dapat dilakukan secara manual dan komputerisasi. Dalam pembahasan ini, penulis hanya menerangkan sistem penjualan secara manual.

Sistem akuntansi penjualan terdiri dari organisasi dokumen dan catatan yang digunakan, serta prosedur-prosedur yang membentuk sistem penjualan.

1. Sistem Akuntansi Penjualan Tunai

Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang lebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan.

Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan tunai adalah:

a. Faktur penjualan tunai merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai.

b. Pita register kas (cash register tape) merupakan dokumen yang dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan mesin register kas (cash register). Pita Register kas ini merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi kas dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan.

c. Bukti setor bank merupakan dokumen yang dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank.

d. Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen yang digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode

e. Bukti memorial merupakan dokumen yang digunakan sebagai dasar pencatatan harga produk yang dijual selama periode akuntansi.

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan tunai adalah: a. Jurnal penjualan, digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan

meringkas data penjualan.

b. Jurnal penerimaan kas, digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber, diantaranya dari penjualan tunai.

c. Jurnal umum, digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok produk yang dijual.

d. Kartu persediaan, digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual. Kartu persediaan ini diselenggarakan di fungsi akuntansi untuk mengawasi mutasi dan persediaan barang yang disimpan di gudang.

e. Kartu gudang, catatan ini tidak termasuk sebagai catatan akuntansi karena hanya berisi data kuantitas persediaan yang disimpan di gudang. Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan barang yang disimpan dalam gudang.

Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan tunai menurut Mulyadi (2001:469) adalah sebagai berikut:

1. Prosedur order penjualan 2. Prosedur penerimaan kas 3. Prosedur penyerahan barang

4. Prosedur pencatatan penjualan tunai 5. Prosedur penyetoran kas ke bank 6. Prosedur pencatatan penerimaan kas

Dalam pelaksanaan jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan tunai, melibatkan beberapa unit atau bagian dalam organisasi. Urutan kegiatan yang sekaligus merupakan fungsi dari tiap-tiap bagian yang terlibat dalam prosedur penjualan tunai adalah sebagai berikut:

1. Bagian order penjualan

Bagian ini bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas: a. Menerima order dari pembeli

b. Mengisi faktur penjualantunai rangkap tiga dengan distribusi:

Lembar 1 : Diserahkan kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke bagian Kasa.

Lembar 2 : Dikirim ke gudang untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli.

Lembar 3 : Arsip bagian order penjualan menurut nomor urut faktur tersebut.

2. Bagian Kasa (Kasir)

Bagian ini bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas:

a. Menerima faktur penjualan tunai dari bagian order penjualan

b. Menerima uang dari pembeli sebesar yang tercantum dalam faktur penjualan tunai

c. Mengoperasikan register kas untuk menghasilkan pita register kas

d. Membubuhkan cap “lunas“ diatas faktur penjualan tunai dan menempelkan pita register kas pada faktur tersebut.

e. Menyerahkan faktur penjualan tunai dan pita register kas kepada pembeli untuk kepentingan pengambilan barang ke bagian pengiriman barang. f. Mengisi bukti setor bank rangkap tiga dan segera menyetorkan kas yang

diterima dari hasil penjualan tunai ke bank

g. Mendistribusikan bukti setor bank sebagai berikut:

Lembar 1 : Diserahkan ke bank bersama dengan kas yang disetor Lembar 2 : Diserahkan ke bagian jurnal

Lembar 3 : Disimpan dalam arsip bagian kasir berdasarkan urutan tanggal setor

3. Bagian Gudang

Bagian ini bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas:

a. Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-2 dan menyiapkan barang sebanyak yang tercantum dalam faktur penjualn tunai

b. Mencatat kuantitas dan jenis barang yang akan diserahkan ke bagian pengiriman barang ke dalam kartu gudang.

c. Menyerahkan barang ke bagian pengiriman barang, beserta dengan faktur penjualan tunai lembar ke-2

4. Bagian Pengiriman Barang

Bagian ini bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas:

a. Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-2 bersama dengan barang dari bagian gudang.

b. Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-1 yang dilampiri dengan pita register kas bagian kasir melalui pembeli

c. Membandingkan kedua faktur tersebut dan memeriksa pita register kas untuk menentukan apakah harga barang telah dibayar

d. Menyerahkan barang kepada pembeli.

e. Mendistribusikan faktur penjualan tunai sebagai berikut:

Lembar 1 : Diserahkan ke bagian jurnal dilampiri dengan pita register kas

Lembar 2 : Diserahkan kepada pembeli bersamaan dengan penyerahan barang (sebagai slip pembungkus)

5. Bagian Akuntansi (Jurnal)

a. Menerima faktur penjualan tunai yang dilampiri dengan pita register kas dari bagian pengiriman

b. Mencatat transaksi penjualan tunai ke dalam jurnal penjualan berdasarkan faktur penjualan tunai lembar ke-1

c. Mengirimkan faktur penjualan tunai yang dilampiri dengan pita register kas ke bagian kartu persediaan.

d. Menerima bukti setor bank lembar ke-2 dari bagian kasir dan mencatatnya dalam jurnal penerimaan kas

e. Mengarsipkan bukti setor bank lembar ke-2 dalam arsip berdasarkan urutan tanggal setor.

f. Menerima bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan dari bagian persediaan dan mencatatnya ke dalam jurnal umum g. Mengarsipakan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga

6. Bagian Kartu Persediaan

a. Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-1 yang dilampiri dengan pita register kas dari bagian jurnal

b. Mencatat kuantitas dan harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan berdasarkan faktur penjualan tunai

c. Mengarsipkan faktur penjualan tunai yang dilampiri dengan pita register kas menurut nomor urut faktur penjualan tunai

d. Secara periodik (misalnya dalam akhir bulan) membuat rekapitulasi harga pokok penjualan selama periode tertentu berdasarkan data harga pokok persediaan yang dijual dalam kartu persediaan

e. Membuat bukti memorial sebagai dasar pencatatan harga pokok persediaan yang dijual selama periode berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan

f. Menyerahkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan ke bagian jurnal.

Bagan alir dokumen sistem akuntansi penjualan tunai disajikan pada gambar 2.1 berikut ini.

2. Sistem Akuntansi Penjualan Kredit

Penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli, dan untuk jangka waktu tertentu, perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Dalam setiap penjualan kredit biasanya selalu didahului dengan analisa kemampuan pembeli dalam melunasi hutangnya, ini bertujuan untuk menghindari tidak tertagihnya piutang.

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit adalah: 1. Surat order pengiriman dan tembusannya

Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggaan. Berbagai tembusan surat order pengiriman antara lain: surat order pengiriman, tembusan kredit, surat pengakuan, surat muat, slip pembungkus, tembusan gudang, arsip pengendalian pengiriman, dan arsip index silang.

2. Faktur penjualan dan tembusannya

Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang. Berbagai tembusannya antara lain: faktur penjualan, tembusan piutang, tembusan jurnal penjualan, tembusan analisis, dan tembusan wiraniaga.

3. Rekapitulasi harga pokok penjualan

Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.

4. Bukti memorial

Bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan ke dalam jurnal umum. Dalam sistem penjualan kredit, bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit antara lain:

1. Jurnal penjualan adalah catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi penjualan.

2. Kartu piutang adalah catatan akuntansi yang merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada setiap debiturnya.

3. Kartu persediaan adalah catatan akuntansi yang merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan.

4. Kartu gudang adalah catatan yang diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang.

5. Jurnal umum adalah catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.

Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit adalah: 1. Fungsi Penjualan

Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman, dan mengisi surat order

pengiriman. Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat “back order” pada saat diketahui tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi order dari pelanggan.

2. Fungsi Kredit

Fungsi ini berada di bawah fungsi keuangan yang dalam transaksi penjualan kredit bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan.

3. Fungsi Gudang

Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertangggung jawab untuk menyimpan barang dan meyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.

4. Fungsi Pengiriman

Fungsi ini bertangggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan.

4. Fungsi Penagihan

Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.

5. Fungsi Akuntansi

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat laporan penjualan.

Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit menurut Mulyadi (2001:219) adalah sebagai berikut:

1. Prosedur order penjualan 2. Prosedur persetujuan kredit 3. Prosedur pengiriman 4. Prosedur penagihan

5. Prosedur pencatatan piutang 6. Prosedur distribusi penjualan

7. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan

Dalam pelaksanan jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit melibatkan beberpa unit atau bagian dalam organisasi. Urutan kegiatan yang sekaligus merupakan fungsi dari tiap-tiap bagian yang terlibat dalam prosedur adalah sebagai berikut:

1. Bagian order penjualan

a. Menerima order dari pelanggan dan membuat surat order pengiriman rangkap-9 dan faktur rangkap-5, dengan distribusi:

Lembar 1 : Tembusan pengiriman ke bagian gudang agar disiapkan barang yang akan dikirim.

Lembar 2,3,4,5 : Untuk bagian pengiriman

Lembar 6 : Tembusan pemberitahuan kepada pelanggan bahwa pesanannya sudah diterima dan kapan pengiriman akan dilakukan.

Lembar 7 : Tembusan kredit ke bagian kredit untuk meminta persetujuan penjualan kredit.

b. Surat order pengiriman lembar ke-7 yang telah diotorisasi diterima dan diarsipkan menurut abjad.

c. Menerima surat order pengiriman lembar ke-1 dan ke-2 dari bagian pengiriman setelah barang dikirim dan mencatat tanggal pengiriman dan jumlah yang dikirim dalam surat order pengiriman tersebut.

d. Mengirimkan surat order pengiriman lembar ke-1 dan ke-2 ke bagian penagihan.

e. Mencatat tanggal pengiriman pada surat order lembar ke-9. 2. Bagian kredit

a. Menerima surat order pengiriman lembar ke-7 dari bagian order penjualan. b. Memeriksa status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian

kredit kepada pelanggan.

c. Menyerahkan kembali surat order pengiriman lembar ke-7 kepada bagian order penjualan setelah diotorisasi.

3. Bagian gudang

a. Menerima surat order pengiriman lembar ke-1 dari bagian order penjualan dan segera menyiapkan barang sesuai pesanan yang tercantum dalam surat order tersebut.

b. Mencatat kuantitas dan jenis barang yang diserahkan ke dalam kartu gudang.

c. Menyerahkan barang ke bagian pengiriman beserta dengan surat order pengiriman lembar ke-1

4. Bagian pengiriman barang

a. Menerima surat order pengiriman lembar ke-1 beserta barang dari bagian gudang

b. Menerima surat order lembar ke-2,3,4, dan 5 dari bagian order penjualaan yang didistribusikan kepada:

Lembar 1,2 : Diserahkan kembali ke bagian order penjualan

Lembar 3 : Diserahkan perusahaan angkutan umum beserta barang Lembar 4 : Arsip bagian pengiriman menurut nomor

Lembar 5 : Tembusan barang yang ditempel pada pembungkus barang sebagai slip pembungkus.

5. Bagian penagihan

a. Setelah bagian penagihan menerima surat order pengiriman lembar ke-1 dan ke-2 dari bagian order penjualan sebagai pemberitahuan bahwa pengiriman barang telah dilaksanakan maka bagian ini membuat faktur rangkap lima yang didistribusikan sebagai berikut:

Lembar 1 : Tembusan untuk pelanggan

Lembar 2 : Dikirim ke bagian piutang bersama surat order pengiriman lembar ke-1 dan ke-2

Lembar 3 : Dikirim ke bagian kartu persediaan Lembar 4 : Dikirim kebagian akuntansi (jurnal) Lembar 5 : Dikirim kepada wiraniaga

6. Bagian piutang

a. Mencatat piutang yang timbul dari transasksi penjualan kredit ke dalam kartu piutang berdasarkan faktur lembar ke-2.

b. Mengarsipkan faktur penjualan lembar ke-2 bersama surat order pengiriman lembar ke-1 dan ke-2 menurut nomor urut.

7. Bagian kartu persediaan

a. Menerima faktur penjualan lembar ke-3 dari bagian penagihan.

b. Mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan berdasarkan faktur lembar ke-3,

c. Mengarsipkan faktur penjualan lembar ke-3 menurut nomor urut faktur, d. Membuat rekapitulasi harga pokok penjualan secara peiodik selama

periode tertentu sesuai dengan data pada kartu persediaan.

e. Membuat bukti memorial berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan dan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan diserahkan ke bagian akuntansi (jurnal).

8. Bagian jurnal

a. Menerima faktur penjualan lembar ke-4 dari bagian penagihan dan mencatat transaksi penjualan kredit berdasarkan faktur tersebut ke dalam jurnal penjualan.

b. Mengarsipkan faktur penjualan lembar ke-4 menurut nomor urutnya. c. Mencatat bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok

d. Mengarsipkan bukti memorial yang dilampiri rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan nomor urutnya.

Bagan alir dokumen sistem penjualan kredit di atas disajikan pada gambar 2.2 berikut ini.

Dalam transaksi penjualan, tidak semuanya penjualan berhasil mendatangkan pendapatan bagi perusahaan, adakalanya pelanggan melakukan pengembalian barang yang telah dipesannya kepda perusahaan. Transaksi pengembalian barang ini ditangani perusahaan melalui sistem retur penjualan. Pengembalian barang oleh pelanggan harus diotorisasi oleh bagian penjualan dan diterima oleh bagian penerimaan barang di perusahaan.

C. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas

Menurut IAI dalam Standar Akuntansi Keuangan (2004 SA Seksi 319 paragraf 06), “ Kas terdiri dari saldo kas (cash on hand) dan rekening giro”. Kas merupakan alat pembayaran yang siap digunakan sebesar nilai nominalnya untuk membiayai kegiatan umum perusahaan. Kas dapat meliputi uang kertas dan logam, cek, wesel. Peneriaman kas dapat diperoleh dari berbagai sumber, antara lain peneriman dari piutang, penjualan tunai, ataupun penerimaan kas yang berasal dari penjualan aktiva tetap perusahaan. Pada bagian ini, penulis hanya akan menguraikan sistem akuntansi penerimaan kas yang berasal dari penjualan kredit atau piutang, karena sistem akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai telah diuraikan sebelumnya pada pembahasan sistem akuntansi penjualan tunai.

Sistem akuntansi penerimaan kas dimulai dari pesanaan pelanggan baik melalui telepon ataupun datang langsung ke perusahaan. Jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang maka untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai piutang kepada pelanggannya. Pada tanggal jatuh tempo, perusahaan akan melakukan penagihan atas piutang tersebut. Fungsi penagihan

akan melakukan penagihan kepada debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi.

Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah:

1. Surat pemberitahuan merupakan dokumen yang dibuat oleh debitur untuk memberitahu maksud pembayaran yang dilakukannya. Surat pemberitahuan biasanya berupa tembusan bukti kas keluar yang dibuat oleh debitur, yang disertakan dengan cek yang dikirimkan oleh debitur melalui penagih perusahaan.

2. Daftar surat pemberitahuan merupakan rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat oleh fungsi sekretariat atau fungsi penagihan.

3. Bukti setor bank merupaakan dokumen yang dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas yang diterima dari piutang ke bank.

4. Kuitansi merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi para debitur yang telah melakukan pembayaran utang mereka.

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan kredit (putang) adalah:

1. Jurnal penerimaan kas 2. Kartu piutang

Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah: 1. Fungsi sekretariat

Dalam sistem penerimaan kas dari piutang, fungsi sekretariat bertanggung jawab dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan dari para debitur

perusahaan. Fungsi ini bertugas untuk membuat daftar surat pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari para debitur. 2. Fungsi penagihan

Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi.

3. Fungsi kas

Fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan cek atau uang tunai dari fungsi sekretariat (penagih perusahaan) dan segera menyetorkan kas yang diterima dalam jumlah yang penuh.

4. Fungsi akuntansi

Fungsi ini bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang.

5. Fungsi pemeriksa intern

Dalam sistem penerimaan kas dari piutang, fungsi ini bertanggung jawab dalam melaksanakan penghitungan kas yang ada ditangan fungsi kas secara periodik. Fungsi ini juga bertanggung jawab dalam melakukan rekonsiliasi bank, untuk mengecek ketelitian catatan kas yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi.

Dalam pelaksanaan jaringan prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas dari piutang melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan. Urutan kegiatan yang sekaligus merupakan fungsi dari tiap-tiap bagian yang terlibat dalam prosedur penerimaan kas dari piutang adalah sebagai berikut:

1. Bagian piutang

a. Membuat daftar piutang yang ditagih (DPD) rangkap tiga dan mendistribusikannya kepada:

Lembar 1 : Kepada bagian penagihan Lembar 2 : Kepada bagian kasir (kasa)

Lembar 3 : Arsip bagian piutang menurut nomor urut

b. Menerima daftar surat pemberitahuan (DSP) lembar ke-2 dan surat pemberitahuan (SP) dari bagian penagihan.

c. Mencatat mutasi (berkurangnya) piutang ke dalam kartu piutang menurut SP dan DSP lembar ke-2

d. Mengarsipkan DSP lembar ke-2 dan SP menurut nomor urut. 2. Bagian penagihan

a. Menerima daftar piutang yang ditagih lembar ke-2 dari bagian piutang. b. Melakukan penagihan ke debitur berdasarkan daftar piutang yang ditagih

tersebut.

d. Membuat daftar surat pemberitahuan rangkap dua dan mendistribusikannnya kepada:

Lembar 1 : Diserahkan kebagian kasa beserta cek atau uang tunai yang diterima.

Lembar 2 : Diserahkan ke bagian piutang beserta surat pemberitahuan e. Mengarsipkan daftar piutang yang ditagih (DPD) menurut nomor urutnya. 3. Bagian kasa (kasir)

a. Menerima DPD lembar ke-2 dari bagian piutang

b. Menerima cek atau uang tunai dan surat pemberitahuan dari bagian penagihan

c. Membandingkan DPD lembar ke-2 dengan cek atau uang tunai dan SP apakah sesuai.

d. Membuat bukti setor

e. Menyetorkan cek atau uang tunai ke bank

f. Menyerahkan bukti setor, daftar piutang yangditagih (DPD) lembar ke-2 dan daftar surat pemberitahuan (DSP) lembar ke-2 ke bagian akuntansi (jurnal)

4. Bagian akuntansi (jurnal)

a. Menerima bukti setor bank, daftar piutang yang diatgih (DPD), dan daftar surat pemberitahuan (DSP) dari bagian kasa.

b. Mencatat penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas berdasarkan bukti setor, DPD, dan DSP dengan jurnal:

Kas ×××

Piutang usaha ×××

c. Mengarsipkan bukti setor bank, DPD, dan DSP menurut nomor urut. Bagan alir dokumen sistem penerimaan kas dari piutang di atas disajikan pada gambar 2.3 berikut ini.

D. Sistem Pengendalian Intern Penjualan dan Penerimaan Kas 1. Pengertian, Tujuan, dan Unsur-Unsur Pengendalian Intern

Pengendalian intern menurut Warren, Reeve, and Fees (2005:227) adalah, “Kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva perusahaan dari kesalahan penggunaan, memastikan bahwa informasi usaha yang disajikan akurat dan meyakinkan bahwa hukum serta peraturan perusahaan telah diikuti”.

Menurut Mulyadi (2001:163), “Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, megecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen”.

IAI dalam Standar Profesional Akuntan Publik (2001 SA Seksi 319 paragraf 06) mendefenisikan pengendalian intern sebagai berikut,

Pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personil lain dalam entitas yang didesain untuk memberi keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini: (a) keandalan pelaporan keuangan, (b) efektivitas dan efisiensi operasi, (c) kepatuhan terhadap hukum yang berlaku.

Dari defenisi pengendalian intern diatas, terdapat beberapa konsep dasar yang harus diperhatikan yaitu:

1. Pengendalian intern merupakan suatu proses. Pengendalian intern merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan tertentu. Pengendalian intern merupakan suatu rangkaian tindakan yang bersifat pervasif dan menjadi bagian yang tidak terpisahkan, bukan hanya sebagai tambahan dari infrastruktur entitas.

2. Pengendalian intern dijalankan oleh manusia. Pengendalian intern bukan hanya terdiri dari pedoman kebijakan dan formulir, namun dijalankan oleh orang dari setiap jenjang organisasi, yang mencakup dewan komisaris, manajemen, dan personel lain.

3. Pengendalian intern diharapkan hanya dapat memberikan keyakinan yang memadai bukan keyakinan mutlak bagi manajemen dan dewan komisaris entitas. Hal ini disebabkan karena keterbatasan bawaan yang melekat dalam semua sistem pengendalian intern dan pertimbangan manfaat dan pengorbanan dalam pencapaian tujuan pengendalian.

4. Pengendalian intern ditujukan untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan: pelaporan keuangan, kepatuhan, dan operasi.

Tujuan diterapkannya sistem pengendalian intern dalam suatu perusahaan dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Menjaga kekayaan organisasi. Sistem pengendalian intern dibentuk guna mencegah hilang atau rusaknya kekayaan organisasi, serta untuk menemukan kekayaan yang hilang pada saat yang tepat.

2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Perusahaan harus memiliki data akuntansi yang dapat diandalkan dalam pengambilan keputusan dan operasional perusahaan. Sistem pengendalian intern bertujuan untuk menguji ketelitian dan seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya melalui pencegahan dan penemuan kesalahan-kesalahan pada saat yang tepat.

3. Mendorong efisiensi. Pengendalian intern dimaksudkan agar perusahaan terhindar dari pekerjaan-pekerjaan yang tidak perlu, mencegah pemborosan serta mencegah penggunaan sumber-sumber dana yang tidak efisien.

4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Agar tujuan perusahaan dapat tercapai dengan baik maka manajemen perusahan menyusun berbagai prosedur dan peraturan. Pengendalian intern memberikan jaminan akan ditaatinya prosedur dan peraturan tersebut oleh perusahaan.

Selain untuk tujuan di atas, pengendalian intern juga harus dapat memudahkan pelacakan kesalahan baik yang disengaja maupun tidak dengan sedemikian rupa sehingga memperlancar prosedur audit.

Menurut tujuannya, sistem pengendalian intern tersebut dapat dibagi menjadi dua macam, yaitu pengendalian intern akuntansi (internal accounting control) dan pengendalian intern administratif (internal administrative control). Pengendalian intern akuntansi meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Pengendalian intern akuntansi yang baik akan menjamin keamanan kekayaan para investor dan kreditur yang yang ditanamkan dalam perusahaan dan akan menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya. Pengendalian intern administratif meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen.

Unsur-unsur pengendalian intern menurut C. Rollin Niswonger (1999:184) terdiri dari:

1. Lingkungan pengendalian 2. Penilaian Risiko

3. Prosedur Pengendalian 4. Pemantauan atau monitoring 5. Informasi dan komunikasi

Unsur-unsur pengendalian intern diatas dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian suatu perusahaan mencakup seluruh sikap manajemen dan karyawan mengenai pentingnya pengendalian. Faktor yang mempengaruhi lingkungan pengendalian meliputi falsafah manajemen dan siklus operasi, struktur organisasi usaha, serta kebijakan personalia perusahaan.

2. Penilaian Resiko

Setiap organisasi menghadapi risiko. Manajemen harus memperhitungkan resiko ini dan mengambil langkah penting untuk mengendalikannya sehingga tujuan dari pengendalian intern dapat dicapai. Setelah resiko diidentifikasi, maka dapat dilakukan anlisis untuk memperkirakan besarnya pengaruh dari risiko tersebut serta tingkat kemungkinan terjadinya untuk menentukan tindakan-tindakan yang akan meminimumkannya.

3. Prosedur pengendalian

Prosedur pengendalian ditetapkan untuk memberi jaminan yang wajar bahwa sasaran bisnis dapat dicapai, termasuk pencegahan penggelapan. Adapun yang termasuk dalam prosedur pengendalian terdiri dari pegawai yang kompeten,

perputaran tugas dan cuti wajib, pemisahan tanggung jawab untuk operasi yang berkaitan, pemisahan operasi, pengamanan aktiva akuntansi, serta tata cara pembuktian dan pengamanan.

4. Pemantauan atau monitoring

Pemantauan terhadap sistem pengendalian intern akan mengidentifikasi dimana letak kelemahannya dan memperbaiki efektivitas pengendalian tersebut. Pengendalian intern dapat dipantau secara rutin atau melalui evaluasi khusus. Pemantauan rutin dapat dilakukan dengan mengamati perilaku karyawan dan tanda-tanda peringatan dari sistem akuntansi tersebut. Pemantauan melalui evaluasi khusus sering dilakukan bila terjadi perubahan-perubahan besar dalam hal strategi, manajemen senior, struktur usaha, atau operasi.

5. Informasi dan komunikasi

Informasi mengenai lingkungan pengendalian, penilaian resiko, prosedur pengendalian, dan pemantauan diperlukan oleh manajemen untuk mengarahkan operasi dan memastikannya terpenuhinya tuntutan-tuntutan pelaporan serta peraturan yang berlaku.

Menurut Mulyadi (2001:164) unsur-unsur pokok pengendalian intern adalah:

1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.

2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya.

3. Praktik sehat dalam melaksanaakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.

Unsur pokok sistem pengendalian intern tersebut disajikan pada gambar 2.4 berikut ini.

Gambar 2.4

Unsur Pokok Sistem Pengendalian Intern

Sumber : Mulyadi, 2001, Sistem Akuntasni, Edisi ketiga, Cetakan ketiga, Salemba Empat, Jakarta, hal 165

Unsur-unsur tersebut dapat diuraikan sebagai berikut:

1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk

Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan

Praktik yang sehat

Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawab

Organisasi yang memisahkan tanggung jawab dan wewenang secara tegas

Unsur Pokok Sistem Pengendalian Intern

melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini:

a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi.

b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.

Tujuan dari pemisahan fungsi ini adalah untuk membangun dan menciptakan internal check atau mekanisme saling uji antar fungsi yang saling dipisahkan. Struktur organisasi harus dilengkapi dengan uraian tugas (job description) yang mengatur tugas, hak, dan wewenang masing-masing pejabat beserta seluruh jajarannya sesuai fungsinya. Uraian tugas tersebut tersebut harus didukung oleh petunjuk prosedur (procedure manual) dalam bentuk peraturan-peraturan pelaksanaan tugas disertai dengan penjelasan mengenai pihak-pihak yang berwenang untuk mengesahkan suatu kegiatan. Agar prosedur dan peraturan-peraturan tersebut ditaati dengan mudah dapat digunakan bagan alir prosedur dan didukung oleh formulir-formulir.

2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindunagn yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya. Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.

3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah:

a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang.

b. Pemeriksaan mendadak (surprised audit).

c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain.

d. Perputaran jabatan (job rotation).

e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.

f. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya. g. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas

unsur-unsur sistem pengendalain intern yang lain

4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawab. Unsur mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian intern yang paling penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum, dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan.

2. Keterbatasan Pengendalian Intern

Pengendalian intern setiap entitas memiliki keterbatasan bawaan. Beberapa keterbatasan bawaan yang melekat dalam setiap pengendalian intern antara lain:

a. Kesalahan dalam pertimbangan. Manajemen dan personel lain dapat salah dalam mempertimbangkan keputusan bisnis yang diambil atau dalam melaksanakan tugas rutin karena tidak memadainya informasi, keterbatasan waktu, dan tekanan lainnya.

b. Gangguan. Gangguan dalam pengendalian yang telah ditetapkan dapat terjadi karena personel secara keliru memahami perintah atau membuat kesalahan karena kelalaian, tidak adanya perhatian atau kelelahan.

c. Kolusi. Kolusi dapat mengakibatkan tidak berjalannya pengendalian intern yang dibangun untuk melindungi kekayaan entitas dan tidak terungkapnya ketidakberesan atau tidak terdeteksinya kecurangan oleh pengendalian intern yang telah dirancang.

d. Pengabaian oleh manajemen. Manajemen dapat mengabaikan kebijakan atau prosedur yang telah ditetapkan untuk tujuan yang tidak sah seperti keuntungan pribadi manajer, penyajian kondisi keuangan yang berlebihan, atau kepatuhan semu.

e. Biaya lawan manfaat. Biaya yang diperlukan untuk mengoperasikan pengendalian intern tidak boleh melebihi manfaat yang diharapkan dari pengendalain intern tersebut. Manajemen harus memperkirakan dan mempertimbangkan secara kuantitatif dan kualitatif dalam mengevaluasi biaya dan manfaat suatu pengendalian intern.

3. Sistem Pengendalian Intern Penjualan dan Penerimaan Kas a. Sistem Pengendalian Intern Penjualan Tunai

Unsur-unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem akuntansi penjualan tunai adalah sebagai berikut:

1. Struktur organisasi

a. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas. b. Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi

c. Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi pengiriman, dan fungsi akuntansi.

2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan

a. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai.

b. Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas (kasir) dengan cara membubuhkan cap “lunas” pada faktur penjualan tuani dan menempelkan pita register kas pada faktur tersebut.

c. Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara membubuhkan cap “sudah diserahkan” pada faktur penjualan tunai.

d. Pencatatan ke dalam jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda pada faktur penjualan tunai.

3. Praktik yang sehat

a. Faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan.

b. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya.

c. Penghitungan saldo kas yang ada ditangan fungsi kas secara periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern.

b. Sistem Pengendalian Intern Penjualan Kredit

Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem akuntansi penjualan kredit adalah:

1. Struktur organisasi

a. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit.

b. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan kredit. c. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas

c. Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan, dan fungsi akuntansi. 2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan

a. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir surat order pengiriman.

b. Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tanda tangan pada credit copy (yang merupakan tembusan surat order pengiriman).

c. Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap “sudah dikirim” pada copy surat order pengiriman.

d. Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang dan potongan penjualan berada ditangan Direktur pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut.

e. Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan.

f. Pencatatan ke dalam kartu piutang dan kedalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan), bukti kas masuk, dan memo kredit.

g. Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat.

3. Praktik yang sehat

a. Surat order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan

b. Faktur penjualan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan.

c. Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang (account receivable statement) kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut.

c. Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku besar.

c. Sistem Pengendalian Intern Penerimaan Kas

Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah:

1. Struktur organisasi

a. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi penerimaan kas.

b. Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi 2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan

a. Debitur diminta untuk melakukan pembayaran dalam bentuk cek atas nama perusahaan atau dengan cara pemindahbukuan (giro bilyet)

b. Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piutang yang harus ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi.

c. Pengkreditan rekening pembantu piutang oleh fungsi akuntansi harus didasarkan atas surat pemberitahuan yang berasal dari debitur.

3. Praktik yang sehat

a. Hasil penghitungan kas harus direkam dalam berita acara penghitungan kas dan disetor penuh ke bank dengan segera.

b. Para penagih dan kasir harus diasuransikan (fidelity bond insurance).

c. Kas dalam perjalanan (baik yang ada ditangan bagai kasa maupun ditangan penagih perusahaan harus diasuransikan (cash in safe dan cash in transit insurance).

E. Peranan Sistem Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas dalam Mendukung Pengendalian Intern

Sistem akuntansi mempunyai beberapa fungsi penting di dalam organisasi, begitu juga dengan pengendalian intern. Hubungan antara sistem akuntansi dan pengendalian intern dapat terlihat dari beberapa fungsi dan tujuan yang sama-sama hendak dicapai oleh keduanya. Pengendalian intern merangkum kebijakan, praktik, dan prosedur yang digunakan oleh organisasi untuk mencapai berbagai tujuan, seperti menjaga aktivitas perusahaan, memberikan informasi yang akurat dan andal, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kepatuhan terhadap kebijakan yang telah ditetapkan.

Sistem akuntansi juga mempunyai peranan untuk menyediakan pengamanan atas harta kekayaan perusahaan melalui penyelenggaraan pencatatan aktiva dengan baik. Informasi yang diperoleh adalah melalui pencatatan dibandingkan dengan informasi yang diperoleh dari investasi fisik. Perbedaan yang ditemukan dapat diselidiki agar diketahui penyebabnya dan selanjutnya dilakukan tindakan koreksi untuk mencegah terjadinya penyimpangan yang sama.

Untuk mengecek kecermatan dan keandalan data akuntansi, sistem akuntansi memberikan dukungan dengan memanfaatkan sistem tata buku berpasangan. Sistem pembukua n ini mengharuskan perbandingan antara jumlah debet dan jumlah kredit pada saat penyusunan neraca saldo, sehingga akan memberikan suatu pengawasan terhadap ketelitian proses pembukuan.

Dari segi efisiensi pelaksanaan operasi perusahaan, sistem akuntansi juga memberikan andil besar. Manajemen dapat menetapkan standar biaya produksi dalam aktivitas operasionalnya. Adanya informasi perbandingan antara biaya standar dengan biaya yang sesungguhnya terjadi dapat digunakan manajer untuk mengidentifikasi penyebab perbedaan tersebut dan mengambil tindakan perbaikan sehingga efisiensi usaha akan lebih mudah dicapai.

Sistem akuntansi juga mempunyai peranan dalam rangka mendorong ditaatinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan. Sistem akuntanssi akan mengolah data transaksi menjadi informasi, informasi ini kemudian akan dikomunikasikan dalam bentuk laporan pelaksanaan. Sebagai contoh, manajemen membuat kebijakan pemberian kredit kepada langganan sampai pada batas tertentu atas persetujaun dari manajemen tertinggi. Dalam hal ini sistem akuntansi akan menghasilkan laporan dari analisa piutang. Dari laporan ini manajemen dapat melakukan penilaian apakah kebijakan pemberian kredit ini ditaati dan jika diperlukan akan mengambil tindakan perbaikan.

Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa terdapat suatu hubungan yang timbal balik antara sistem akuntansi dengan pengendalian intern, yaitu untuk menghasilkan suatu sistem akuntansi yang efektif maka diperlukan

unsur pengendalian intern didalamnya. Dan juga untuk menjalankan sistem pengendalian intern yang baik maka diperlukan sistem akuntansi sebagai acuannya.

Pelaksanaan sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang baik dan benar dapat meningkatkan efektivitas pengendalian intern hasil penjualan dan penerimaan kas. Artinya, melalui sistem akuntansi tersebut maka terciptalah suatu informasi yang akurat dan dapat dipercaya, yang dapat digunakan perusahaan sebagai alat untuk meningkatkan pengendalian intern penjualan dan peneriman kas. Sehingga, perusahaan dapat menjalankan aktivitasnya secara efektif dan efisien dalam mencapai tujuan perusahaan.

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian

Penelitian yang dilakukan berupa studi deskriptif yaitu suatu penelitian yang mendeskripsikan secara sistematis, aktual, dan akurat mengenai sifat- sifat dan keadaan sebenarnya dari suatu objek penelitian.

B. Jenis Data

Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah:

a. Data primer, yaitu data yang didapat dari penelitian langsung dari perusahaan yang memerlukan pengolahan lebih lanjut seperti hasil wawancara dengan bagian penjualan dan bagian kas pihak perusahaan dan hasil observasi perusahaan.

b. Data sekunder, yaitu data yang diperoleh dari sumber yang sudah terdokumentasi di perusahaan, seperti sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi, serta dokumen-dokumen yang berkaitan dengan sistem penjualan dan penerimaan kas.

C. Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah:

a. Teknik wawancara, yaitu dengan melakukan tanya jawab secara langsung dengan pihak-pihak perusahaan, dalam hal ini pihak manajemen yang berhubungan dengan penjualan dan penerimaan kas

b. Teknik observasi, yaitu dengan melakukan pengamatan langsung terhadap dokumen dan aktivitas yang berhubungan dengan sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas.

c. Teknik kepustakaan, yaitu penelitian yang dilakukan dengan mengumpulkan informasi yang diperluakn melalui buku-buku, literatur-literatur, artikel-artikel, dan lain-lain yang berkaitan dengan sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas.

D. Metode Analisis Data

Metode analisis data yang digunakan oleh penulis adalah:

a. Metode deskriptif, yaitu suatu metode analisis data dengan mengumpulkan data yang berhubungan dengan sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas, mengelompokkannya kemudian ditafsirkan sehingga memberi keterangan yang lengkap bagi pemecahan masalah yang dihadapi.

b. Metode komparatif, yaitu metode menganalisis data yang dilakukan dengan membandingkan teori dengan praktik yang dilakukan dalam perusahaan dan kemudian mengambil kesimpulan, selanjutnya memberi saran dari hasil perbandingan tersebut.

E. Lokasi dan Waktu Penelitian

Penelitian untuk penulisan skripsi ini berlangsung dari tanggal 10 Juni sampai dengan tanggal 26 Juni 2008, yang dilakukan penulis di PT Jasa Harapan Barat yang berlokasi di Jl. Medan Tanjung Morawa Km. 7,5 Medan.

PT Jasa Harapan Barat telah melaksanakan praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap organisasinya. Hal ini dapat terlihat dari penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh pihak yang berwenang. Namun dalam pelaksanannya, banyaknya copy formulir (dokumen) yang digunakan perusahaan belum dapat mendukung seluruh aktivitas penjualan dan penerimaan kas perusahaan. Perusahaan juga belum menggunakan catatan akuntansi yang memadai sehingga informasi akuntansi yang dihasilkan oleh sistem akuntansi tersebut tidak dapat dijamin ketelitiannya. Berdasarkan penjelasan di atas dapat dikatakan bahwa perusahaan belum menerapkan pengendalian intern penjualan dan penerimaan kas yang memadai.

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan analisis yang dilakukan pada bab IV, maka penulis menarik kesimpulan bahwa sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang dilaksanakan perusahaan belum tepat dan efektif untuk dapat mendukung pengendalian intern penjualan dan penerimaan kas. Kesimpulan di atas dapat ditarik berdasarkan alasan-alasan sebagai berikut:

1. Penjualan tunai pada perusahaan dilaksanakan berdasarkan formulir faktur penjualan tunai yang dikeluarkan oleh salesman. Dalam pelaksanaan prosedur penjualan tunai pada PT Jasa Harapan Barat Medan telah terdapat pemisahan tugas, yaitu fungsi penjualan berada ditangan salesman, fungsi penerimaan kas berada di tangan kasir, dan fungsi pengeluaran barang dilakukan oleh bagian gudang. Pengeluaran barang hanya dapat dilakukan berdasarkan formulir “permohonan loading” yang telah bernomor urut tercetak dan disetujui oleh pejabat yang berwenang. Namun pemisahan tugas tersebut belum memadai karena masih terdapat adanya perangkapan tugas, yaitu bagian kasir selain bertanggung jawab dalam penerimaan kas juga bertanggung jawab dalam pencatatan transaksi penerimaan kas. Dengan tidak adanya pemisahan tugas yang memadai maka tidak akan tercipta pengendalian intern antara pihak-pihak yang terlibat dalam aktivitas tersebut.

2. Dalam sistem akuntansi penjualan kredit perusahaan, pemberian otorisasi kredit dilakukan oleh bagian administrasi penjualan. Dalam hal ini, perusahan tidak mempunyai bagian kredit tersendiri yang secara khusus meneliti status pelanggan yang akan diberikan kredit.

3. Dalam sistem akuntansi penerimaan kas dari penjualan kredit, fungsi penagihan dilakukan oleh salesman. Hal ini berarti bahwa salesman memiliki tugas ganda selain melaksanakan fungsi penjualan. Dengan adanya perangkapan tugas ini dapat memungkinkan terjadinya penyelewengan kas yang dilakukan oleh salesman.

4. Dalam penerapan akuntansi, perusahaan telah menggunakan media akuntansi berupa dokumen-dokumen, formulir, dan buku besar kas. Dokumen dasar pada hakekatnya adalah formulir yang digunakan untuk mencatat suatu transaksi pada saat terjadinya. Perusahaan telah menggunakan formulir bernomor urut tercetak dan juga menyediakan tempat untuk tanda tangan atau paraf bagi pejabat yang berwenang atas suatu transaksi. Hal ini bertujuan agar tidak terjadi penyalahgunaan wewenang dalam pemakaian formulir. Namun demikian, perusahaan belum menggunakan catatan akuntansi yang memadai dalam pencatatan transaksi penjualan dan penerimaan kas. Perusahaan hanya menggunakan buku besar kas sebagai catatan akuntansi sehingga informasi mengenai penjualan dan penerimaan kas tidak dapat dijamin ketepatan dan kebenarannya.

unsur pengendalian intern dalam tiap aktivitasnya. Perusahaan belum melaksanakan pembagian tugas dan tanggung jawab fungsional yang tepat. Dalam hal ini perusahaan belum melakukan pemisahan fungsi akuntansi dari fungsi operasi dan fungsi penyimpanan. Disamping hal tersebut, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang telah dilaksanakan perusahan belum dapat memberikan perlindungan yang memadai terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya. Sehingga, sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang telah dilaksanakan perusahaan belum dapat menghasilkan informasi keuangan yang tepat dan dapat dipercaya.

B. Saran

Berdasarkan beberapa kelemahan yang diperoleh dari hasil penelitian, maka penulis mencoba memberikan saran-saran yang diharapkan dapat menjadi masukan bagi perusahaan dalam menerapkan sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang tepat dan efektif untuk mendukung pengendalian intern penjualan dan penerimaan kas, yaitu:

1. Sejalan dengan tingginya tingkat persaingan, perkembangan ekonomi, dan kemajuan teknologi, maka informasi yang cepat, akurat dan berdaya guna sangat diperlukan, oleh karena itu disarankan bagi perusahaan untuk menggunakan komputer sebagai alat penghasil informasi.

2. Dalam pelaksanaan prosedur penjualan dan penerimaan kas, perusahan seharusnya menetapkan pemisahan tugas yang memadai, yaitu dengan

membentuk bagian akuntansi tersendiri yang akan bertanggung jawab dalam pencatatan transaksi perusahaan.

3. Dalam pelaksanaan prosedur penjualan kredit, bagian penjualan (salesman) disarankan untuk membuat dokumen surat order dari pembeli dan surat order pengiriman tertulis yang mendukung aktivitas penjualan kredit perusahaan. Perusahaan juga sebaiknya membentuk fungsi kredit yang secara khusus meneliti status kredit dari pelanggan dan juga bertanggung jawab membuat kebijakan-kebijakan pemberian kredit yang memadai

4. Perusahaan disarankan untuk membentuk fungsi penagihan tersendiri yang terpisah dari fungsi penjualan. Dengan adanya fungsi penagihan maka dapat menghindari kemungkinan terjadinya tindakan penyelewengan yang dapat dilakukan oleh salesman atas hasil penagihan tersebut.

5. Perusahan disarankan untuk merancang dokumen-dokumen, formulir-formulir, dan catatan akuntansi yang memadai yang dapat mendukung segala aktivitas perusahaan. Dalam sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas ini, hendaknya perusahaan menggunakan jurnal yang dapat mendukung pencatatan transaksi penjualan dan penerimaan kas seperti jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan jurnal umum.

DAFTAR PUSTAKA

Arens, Alvin A., and Loebbecke, James K., 1997. Auditing, Terjemahan Amir Abadi Jusuf, Jilid I, Edisi Kelima, Cetakan Kedua, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Baridwan, Zaki, 1998. Sistem Akuntansi, Penyusunan dan Prosedur, Edisi Kelima, Cetakan Ketujuh, Bagian Penerbitan Akademi Akuntansi, YKPN, Yogyakarta.

Bodnar, George H., William S. Hoepwood, 2000. Sistem Informasi Akuntansi, Terjemahan Amir Abadi Jusuf dan R. M. Tambunan, Edisi Keenam, Buku Satu, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Hall, James A., 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Jilid I, Edisi Pertama, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Mulyadi, 2001. Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

______, 2002. Auditing, Edisi Keenam, Cetakan Pertama, Buku Satu Dan Dua, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Widjayanto, Nugroho, 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Penerbit Erlangga, Bandung.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Jurusan Akuntansi, 2004. Buku Petunjuk Teknis Penulisan Proposal Penelitian dan Penulisan Skripsi, Medan.

Ikatan Akuntan Indonesia, 2004. Standar Akuntansi Keuangan, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

_____________________, 2001. Standar Profesional Akuntan Publik, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.