2. Struktur Pengendalian Intern Penjualan dan Penerimaan Kas
PT Jasa Harapan Barat harus melakukan pengendalian terhadap bagian- bagian yang terkait dan seluruh transaksi yang berhubungan dengan sistem
penjualan dan penerimaan kas untuk menghindari tindakan penyelewengan dan ketidakefektifan aktivitas perusahaan. Resiko atau masalah yang biasanya terjadi
dalam sistem penjualan dan penerimaan kas antara lain: a. Pengiriman tidak tercatat atau terdaftar.
b. Kesalahan dalam pengisian faktur penjualan. c. Pencurian dan penggelapan barang di gudang atau di pangkalan pengiriman.
d. Pencurian uang yang diterima dari pelanggan oleh pihak yang terlibat dalam sistem pemrosesan.
e. Bencana alam atau karena ulah manusia mengakibatkan kehilangan atau kerusakan uang tunai, persediaan barang jadi, catatan akuntansi dan
sebagainya. PT Jasa Harapan Barat telah menerapkan struktur pengendalian intern
penjualan dan penerimaan kas untuk menghindari semua ancaman dan resiko- resiko yang mengganggu aktivitas kelangsungan perusahaan. Struktur
pengendalian intern yang diterapkan perusahaan antara lain: 1 Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas
Sistem pengendalian intern dapat dikatakan baik jika didukung dengan struktur organisasi yang baik pula. Struktur organisasi perusahaan
menggambarkan sejauh mana upaya-upaya pengendalian di dalam perusahaan
Universitas Sumatera Utara
telah dilaksanakan secara baik. Dengan melihat struktur organisasi yang ada akan diketahui.
a. Apakah ada pemisahan fungsi dan tanggung jawab yang baik sehingga
adanya saling memeriksa antar fungsi. b.
Apakah kedudukan dan wewenang kelompok kegiatan tertentu sudah memadai.
c. Apakah hubungan dan kerjasama antar fungsi sudah ada keseragaman dan
keserasian. Pada struktur organisasi PT Jasa Harapan Barat, telah terlihat adanya
pemisahan tugas dan tanggung jawab fungsional kepada masing-masing bagian dalam melakukan kegiatan pokok perusahaan. Pemisahan tugas dan
tanggung jawab yang telah dilakukan oleh perusahaan dalam sistem penjualan dan penerimaan kas antara lain:
a Bagian penjualan telah terpisah dari bagian kasir. b Transaksi penjualan dilaksanakan oleh bagian penjualan, bagian
pengiriman, dan kasir. 2 Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan
yang memadai terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya Pada PT Jasa Harapan Barat, setiap transaksi hanya akan terjadi atas dasar
otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut, oleh karena itu dalam organisasi dibuat suatu sistem yang
mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang berkaitan dengan
Universitas Sumatera Utara
sistem penjualan dan penerimaan kas yang dilaksanakan perusahaan antara lain:
a Penerimaan order dari pelanggan terlebih dahulu harus diotorisasi oleh salesman dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai.
b Penerimaan kas diotorisasi oleh kasir dengan membubuhkan tanda tangan pada dokumen bukti penyetoran penjualan.
c Pencatatan ke dalam catatan akuntansi buku besar kas diotorisasi oleh bagian akuntansi kasir yang didasarkan atas dokumen sumber yang
dilampiri dengan dokumen pendukung lainnya. d Persetujuan pemberian kredit harus diotorisasi oleh bagian administrasi
penjualan. 3 Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur
pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam
pelaksanaannya. Adapun yang ditempuh oleh perusahaan dalam praktik yang sehat adalah:
a Penggunaan formulir bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh bagian yang berwenang.
b Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja
berikutnya.
Universitas Sumatera Utara
4 Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawab Bagaimanapun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur
pencatatan, serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktek yang sehat, seluruhnya sangat tergantung kepada manusia yang
melaksanakannya. Karyawan yang jujur dan ahli dalam bidang yang menjadi tanggung jawabnya akan dapat melaksanakan pekerjaannya dengan efektif dan
efisien, meskipun hanya sedikit unsur sistem pengendalian intern yang mendukungnya. Perusahaan telah melakukan seleksi calon karyawan
berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya. Upaya-upaya yang dilakukan
oleh PT Jasa Harapan Barat untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya serta dalam rangka meningkatkan kecakapan pegawai sesuai
dengan tanggung jawabnya, maka PT Jasa Harapan Barat menetapkan prosedur dan kebijakan sebagai berikut :
a Proses penyeleksian calon karyawan, khususnya bagian administrasi dan
marketing berdasarkan persyaratan yang dituntut dan dibutuhkan oleh pekerjaannya. Dilakukan melalui beberapa tes tertulis dan wawancara.
Sedangkan untuk bagian teknisi dilakukan uji terhadap tingkat kemampuannya di bidang yang dibutuhkan perusahaan.
b Pemberlakuan masa percobaan kerja bagi karyawan baru.
c Kewajiban presentasi dan assessment sebelum diangkat menjadi karyawan
tetap atau menaiki jabatan baru.
Universitas Sumatera Utara
d Adanya pengembangan pendidikan dan pelatihan bagi karyawan. Struktur
pengendalian intern yang baik harus didukung dengan orang-orang atau karyawan yang tepat untuk menjalankannya. Dalam hal ini orang yang
tepat adalah orang-orang yang memiliki kemampuan untuk menjalankan tugas sesuai dengan yang diharapkan oleh perusahaan.
Langkah-langkah yang dilakukan oleh PT Jasa Harapan Barat untuk mendapatkan karyawan yang berkemampuan cakap antara lain :
a. Melakukan penyelesaian penerimaan karyawan baru sesuai dengan tingkat
pendidikan yang dibutuhkan dan yang berpengalaman dibidangnya untuk jabatan tertentu.
b. Penerimaan karyawan dilakukan secara terbuka dengan diumumkan di
surat kabar setempat dan kampus-kampus. c.
Dilakukan masa percobaan selama satu tahun bagi karyawan baru sebelum diangkat menjadi karyawan tetap.
d. Diadakan program pelatihan secara berjenjang bagi karyawan, baik
ditingkat regional maupun nasional. e.
Dilakukan tes assessment sebelum seorang karyawan naik jabatan yang lebih tinggi.
Hasil evaluasi terhadap karyawan yang cakap pada pada PT Jasa Harapan Barat menunjukkan bahwa dalam penerimaan karyawan dilakukan secara terbuka
dan telah dilakukan serangkaian tes sesuai dengan bidang dan kemampuan yang dibutuhkan. Selain itu juga diberlakukan percobaan sebelum karyawan diangkat
menjadi karyawan tetap dan diadakan pelatihan-pelatihan bagi karyawan tersebut.
Universitas Sumatera Utara
B. Analisis Struktur Pengendalian Intern atas Siklus Penjualan dan Penerimaan Kas
Kategori