Latar Belakang Peran Arsip Pada CV. Showbitz Mitra Andalan Medan

Nurul Hidayatullah : Peran Arsip Pada CV. Showbitz Mitra Andalan Medan, 2009. BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Perkembangan teknologi sangat pesat dewasa ini. Hal ini tentu berpengaruh terhadap kemajuan bisnis di sektor pemerintah maupun swasta. Mereka bersaing untuk meningkatkan profesionalisme di perkantoran, perbankan, perhotelan, asuransi, dunia pendidikan, dan lain-lain. Perkembangan ini menuntut manusia untuk bertindak cepat dan efisien dalam segala bidang. Oleh karena itu, memajukan suatu usaha diperlukan dukungan manajemen yang tepat, dan untuk mengelolanya diperlukan informasi yang teliti, tepat dan cepat. Salah satu sumber informasi yang memegang peranan penting adalah kearsipan, yang merupakan salah satu jenis pekerjaan yang harus dilaksanakan berbagai kantor baik kantor pemerintah maupun swasta ialah pekerjaan menyimpan warkat, arsip atau dokumen. Diperkantoran, arsip-arsip tersebut diperlukan untuk membantu pelayanan langganan atau informasi secara manual atau komputer. Maka sistem kearsipan yang baik akan mendukung kelancaran dan keberhasilan pelaksanaan kantor, yang merupakan keharusan untuk memelihara dan menyimpan arsip. Kegiatan ini lebih dikenal dengan istilah administrasi kearsipan atau kearsipan. Kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting dalam administrasi dan juga kesekretariatan yakni sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisisan, rumusan, kebijaksanaan, Nurul Hidayatullah : Peran Arsip Pada CV. Showbitz Mitra Andalan Medan, 2009. pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian, dan pertanggung jawaban setepat-tepatnya Amsyah, 2003 : 58. Setiap manajer dan karyawan pasti membutuhkan arsip. Pekerjaan kearsipan bukanlah pekerjaan yang membosankan seperti anggapan orang, pengelolaan arsip bila di selenggarakan dengan menggunakan prosedur dan sistem yang baik akan menimbulkan rasa betah dan akan menjadi motivasi bagi para pegawai kearsipan. Kunci pokok dari suatu organisasi kantor terletak pada penyelenggaraan arsip yang sesuai, sistematis dan efisien. Perkembangan teknologi dalam bidang administrasi dan manajemen yang semakin kompleks pada masa sekarang sejalan dengan bidang kearsipan. Bidang kearsipan tidak pernah tinggal diam, sebab arsip sebagai ingatan, sumber informasi, sumber sejarah atau bahkan bukti sejarah dikemudian hari karena merupakan faktor yang tidak dapat ditinggalkan dalam menunjang kemajuan dibidang manajemen perkantoran dan administrasi. Meskipun kearsipan mempunyai peranan penting didalam administrasi dan kesekretariatan tetapi masih terdapat instansi baik pemerintah maupun swasta yang tidak melakukan penataan arsip dengan baik. Disamping itu, masih banyak dijumpai arsip-arsip yang ditumpuk di gudang, sehingga arsip mudah dan cepat rusak serta sulit untuk ditemukan kembali apabila suatu waktu diperlukan. Beberapa faktor yang menyebabkan kantor-kantor belum atau tidak melakukan penataan arsip sebagai mana semestinya antara lain adalah kurang adanya kesadaran pegawai khususnya pimpinan kantor sendiri akan pentingnya Nurul Hidayatullah : Peran Arsip Pada CV. Showbitz Mitra Andalan Medan, 2009. arsip di dalam kesekretariatan. Kemungkinan faktor lain adalah tak tersedianya sumber daya manusia SDM dalam bidang kearsipan. Kearsipan sebagai salah satu kegiatan perkantoran merupakan hal yang sangat penting dan tidak mudah. Hal ini harus dikelola secara terencana dan mendasar serta profesional, sebab keunggulan pada bidang kearsipan akan sangat membantu tugas pimpinan dan membantu mekanisme kerja pegawai dan instansi yang bersangkutan. Salah satu tugas yang harus dikerjakan oleh seorang sekretaris ialah menyimpan berkas, warkat, surat atau arsip secara teratur, rapi dan sistematis, agar berkas, warkat, surat mudah ditemukan kembali bila sewaktu-waktu pimpinan memerlukannya, maka dapat dikatakan bahwa kunci pokok dari suatu organisasi terletak pada penyelenggaran arsip yang sederhana, sistematis dan tentu tidak akan terjadi kekeliruan administrasi di dalam kantor itu sendiri.

B. Perumusan masalah