Nurul Hidayatullah : Peran Arsip Pada CV. Showbitz Mitra Andalan Medan, 2009.
C. Sistem Pemeliharaan Arsip
Setelah melakukan penelitian di CV. Showbitz Mitra Andalan Medan, dapat diketahui sistem pemeliharaan arsip di perusahaan tersebut sebagai berikut :
1. Semua suratdokumen pembukuan yang ada hubungannya dengan kegiatan
perusahaan, baik langsung maupun tidak langsung wajib disimpan dalam map-map yang diberi nomor pengenal.
2. Pada tiap map-map suratdokumen pembukuan dilakukan oleh petugas yang
benar-benar memahami isi dari pada tempat penyimpanan arsip tersebut. 3.
Agar dapat mengadakan pemeriksaan Inventarisasi kembali maka harus mengajukan usulan pemindahan arsip-arsip formulir terlampir. Semua
surat arsip yang merupaka tembusan yang tidak diperlukan lagi dimusnahkan tanpa berita.
4. Penyusutanpembakaran arsip wajib disaksikan staf yang membawahi arsip
bagian dan perwira keamanan. 5.
arsip-arsip suratdokumen yang penting dipelihara sebaik-baiknya agar mudah dicari apabila diperlukan, disimpan dalam map atau dijilid.
6. penyimpanan map-map atau arsip diatur sedemikian rupa di dalam lemari
arsip yang tersedia didalam ruangan tempat dimana karyawan melakukan proses pekerjaan.
D. Penyusutan dan Penghapusan Arsip
Penyusutan yang dilakukan oleh event organizer Showbitz Mitra Andalan yang bertujuan untuk mengurangi volume arsip dan tempat penyimpanan, dengan
Nurul Hidayatullah : Peran Arsip Pada CV. Showbitz Mitra Andalan Medan, 2009.
cara memindahkan arsip dari unit pengelola ke gudang penyimpanan arsip yang dimiliki event organizer Showbitz Mitra Andalan Medan.
Arsip-arsip yang telah mencapai masa aktif akan segera dipindahkan ke file semi aktif, proses dari arsip aktif menjadi semi aktif berjarak 2 tahun, maka
apabila arsip-arsip tersebut telah berada 2 tahun di unit pengelola arsip maka arsip tersebut dipindahkan ke file semi aktif kemudian setelah itu dipindahkan ke
gudang penyimpanan arsip. Tujuan Penyusutan arsip adalah :
1. Memberdayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai
referensi. 2.
Menghemat ruang, peralatan dan perlengkapan. 3.
Mempercepat penemuan kembali arsip. 4.
Menyelamatkan penemuan bukti pertanggungjawaban. Pada penghapusan arsip event organizer Showbitz Mitra Andalan Medan
melakukan dengan cara yaitu untuk arsip yang tidak mempunyai nilai guna lagi dan mempunyai jangka waktu penyimpanan yang telah mencapai 5 tahun maka
arsip yang berada di gudang penyimpanan arsip oleh unit pengelola akan melakukan penghapusan arsip tersebut dengan cara arsip-arsip tersebut dibakar
dengan persetujuan pihak-pihak yang terkait dengan arsip-arsip tersebut.
E. Faktor yang Menunjang Kemudahan Pengelolaan Arsip
Kategori