Penambahan Modul Port Distribusement Program Akuntansi Platinum Pada PT. Berlian Laju Tanker

WIYONO. Penambahan Modul Port Disbursenlent Program Akuntansi Platinum pada PT Berlian Laju
Tanker (Cz~stomizationof Platinunl Accounting Program for Port Disbursement at PT Berlian Laju
Tanker). Dibimbimg oleh SRI NURDIATI dan ABDURRAUF RAMBE.
Kapal asing-~yang- masuk ke pelabuhan Indonesia hams menunjuk pernsalaan
Indonesia sebagai agent.
~iasanyaagent menunjuk lagi sub agent bila ia tidak mempunyai cabang di pelabuhan tersebut. Bisnis ini
disebut port disbursement (PD) clan pemilik kapal disebut principal. Dalam bisnis ini p i l a agent kadang
mempunyai hutang terhadap principal, kadang mempunyai piutang. Progra~naplikasi yang ada di PT
Berlian Laju Tanker (Platinunr) belum &pat menangani bisnis ini, sehit~ggaperlu dibuat suatu modul
barn.
Program akuntansi Platinzmr terdiri dari tiga modul: buku besar, hutang, dan pilltang. Platinum
menyediakan progmm Plafinunz Basic untuk menambah atau mengedit form. Menu Platinzrm dapat
ditambah dengan mudah dengan mengedit file berekstensi "mdf' dan "prf". Platinum juga menyediakan
fasilitas ActiveXAutoination sehingga &pat diakses dari berbagai program seperti Visual Basic maupun
Platinunl Basic.
Modul PD dibuat dengan Platinum Basic dalanl lingkungan sistem Platinum dan diletakkan sebagai
salah satu menu di modul buku besar. Modul PD meliputi penjurnalan bisnis PD ke dalam buku besar,
cam pembuatan debit note dan credit note, serta statement of account, pengakuan hutang piutang baik
principal maupun sub agent.
~

,'i'

PENAMBAHAN MODUL PORT DISBURSEMENT PROGRAM
AKUNTANSI PLATINUM PADA PT BERLIAN LAJU TANKER

WIYONO

JURUSAN E M U KOMPUTER
FAKULTAS MATEMATIKA DAN E M U PENGETAHUAN ALAM
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
1999

,'i'

PENAMBAHAN MODUL PORT DISBURSEMENT PROGRAM
AKUNTANSI PLATINUM PADA PT BERLIAN LAJU TANKER

WIYONO

JURUSAN E M U KOMPUTER
FAKULTAS MATEMATIKA DAN E M U PENGETAHUAN ALAM
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
1999

WIYONO. Penambahan Modul Port Disbursenlent Program Akuntansi Platinum pada PT Berlian Laju
Tanker (Cz~stomizationof Platinunl Accounting Program for Port Disbursement at PT Berlian Laju
Tanker). Dibimbimg oleh SRI NURDIATI dan ABDURRAUF RAMBE.
Kapal asing-~yang- masuk ke pelabuhan Indonesia hams menunjuk pernsalaan
Indonesia sebagai agent.
~iasanyaagent menunjuk lagi sub agent bila ia tidak mempunyai cabang di pelabuhan tersebut. Bisnis ini
disebut port disbursement (PD) clan pemilik kapal disebut principal. Dalam bisnis ini p i l a agent kadang
mempunyai hutang terhadap principal, kadang mempunyai piutang. Progra~naplikasi yang ada di PT
Berlian Laju Tanker (Platinunr) belum &pat menangani bisnis ini, sehit~ggaperlu dibuat suatu modul
barn.
Program akuntansi Platinzmr terdiri dari tiga modul: buku besar, hutang, dan pilltang. Platinum
menyediakan progmm Plafinunz Basic untuk menambah atau mengedit form. Menu Platinzrm dapat
ditambah dengan mudah dengan mengedit file berekstensi "mdf' dan "prf". Platinum juga menyediakan
fasilitas ActiveXAutoination sehingga &pat diakses dari berbagai program seperti Visual Basic maupun

Platinunl Basic.
Modul PD dibuat dengan Platinum Basic dalanl lingkungan sistem Platinum dan diletakkan sebagai
salah satu menu di modul buku besar. Modul PD meliputi penjurnalan bisnis PD ke dalam buku besar,
cam pembuatan debit note dan credit note, serta statement of account, pengakuan hutang piutang baik
principal maupun sub agent.
~

PENAMBAHAN MODUL PORT DISBURSEMENT P R O G U M
AKUNTANSI PLATINUM PADA PT BERLIAN LAJU TANKER

WIYONO

Skipsi
sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar
Sajana Sains
pads

Jurusan nmu Kon~puter

JURUSAN ILMU KOMPUTER

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAmAN ALAM
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
1999

Judul

: Penambahan Modul Port Disbrrrsentent Program Akuntansi Platinzrnl pada PT Berlian Laju

Tanker

Nama

: Wiyono

N I M : GO6310147

Menyetujui,

&

f

'

. Sri Nurdiati. M.Sc.

Pembirnbing I

h
Dr. Ir,Abdurrauf Ram&, M. St.

Peinbimbing II

RIWAYAT HIDW
Penulis dilahirkan di Malang pada tanggal 22 Febmari 1976 sebagai anak kedua dari lima bersaudara,
anak dari pasangan Harijanto dan Andayani.
Penulis mengenyam pendidikan dasar hingga SMA di Kolese Santo Yusup Malang. Setelah lulus SMA
tahun 1994, penulis masuk IPB melalui jalur Undangan Seleksi Masuk IPB. Di tahun pertama penulis
bemntung temasuk kelompok yang belum mendapat jumsan bersama mahasiswa yang masuk melalui jalur
Undangan Masuk Perguman Tinggi Negeri. Baru di tahun kedua penulis memutuskan untuk memilih

Program Studi Ilmu Komputer, Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam.

PRAKATA
Penulis mengucapkm syukur atas penyertaan Tuhan selama pengejaan m a ilmiah ini. Penulis
memulai karya tulis yang berjudnl Penambahan Modul Port Disbursement h o g n m Akuntansi Platinunz
pada PT Berlian Laju Tanker, pada bulan Agustus 1998; bersamaan dengan dimulainya proyek
penambahan ini di perusaham tersebut.
Terinu kasih penulis ucapkan kepada berbagai pihak yang telah membantu penyelesaian karya
ilmiah ini, terutama Ibu Ir. Sri Nurdiati, M.Sc. dan Bapak Dr. Ir. Abdurrauf Rambe, M.St. selaku
peinbimbing Bapak Prasodjo Rahardjo dan Bapak Rudijanto Halim dari PT Berlian Laju Tanker yang
telah mempercayakan proyek penambahan ini kepada penulis dan membantu penulis dalam menganalisis
bisnis port disbursernent dan mendesain penambahan modulnya, serta Bapak Markns Karjadi dari PT
Intellisys Tripntama yang n~engajarpenulis cara menggunakan Platinum dan Microso/? SQL. Penulis juga
mengucapkan terima kasih kepada semua teman baik di Jakarta maupun di Bogor, teman-teman Riau 18,
Ingrid Maryane yang selalu mendampingi d m mendorong penulis untuk menyelesaikan karya tulis ini
pada waktunya, dan papa, mama, serta seluruh keluarga penulis tercinta di Malang.
Seinoga karya ilmiah ini &pat bermanfaat.
Bogor, April 1999
Wiyono

DAFTAR IS1
DAFTAR G M A R

Halaman
...
..........................................................................................................................
Vlll

DAFTAR LAMPIRAN ......... ....... ..............

...

..,,..... . . . . . .. . . .. . . . . . . .. viii

PENDAHULUAN

1
1
1

ANALISIS SISTEM ...............................................................................................................................

3

.......................3

Penjumalan Aktivitas P
.. .. .

.
.
. . . . . . . . . . . . . .G
..........................................7

.............. ...............................

PERANCANGAN SISTEM................. ................... . . . . . . . . ......... . . . . . . . . . . . . .... . . . .8
Lingkungan Modul PD ........................................................................................ 8
E17tily-Relafionsl?ip
Diagra171

Alur Program P
1MPLEMENTASI SISTEM

Keleb'ihan dan Kekurangan.. ..... ......... ................................................... ...........................................11
KESIMPULAN DAN SARAN

12

DAFTAR PUSTAKA .................................... .................................................. 12

DAFTAR GAMBAR
1. Hubungan antar modul di dalam Platinuni dan dengal program ka

Halaman
5

6
3. Penambahan
........................ ......... ....8
4. Alur data dari Platin~mnzhingga menjadi laporan yang dihasilkan C ~ ~ s tInfa.

a l .......... ........ ................... 8

..

DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
1. Contoh peugaruh suatu kejadian terhadap perubahan account dalam buku besar yang sesuai dengan
persamaan akuntansi...........
.
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
2. Contoh perbandingan transaksi yang berbasis alaual dan transaksi yang berbasis kas ..............:
. 15
3. Alur bisnisport disbursenlent (PD) ...................................................................................................
16
4. Contoh penjurnalan aktivitas bisnis PD.................
......,, ,
. .. . . ,.. , . ,,,,,,, ,,,, 17
5. Contoll pengkodean menggunakan fasilitasActiveXAutomation. ...................
.., ... .. . . . . 20
6. Entity-relationship diagranl untuk modul PD ....................................... .. ...

.. . .. . . . 21
7. Contoll pengakuan hutang piutang terhadapprincipal setelah pembuatan statenlent of account (SOA) 24
8. Contoh file "mdf' dan file "prr' p d a Platinum dan storedprocedure p d a Microsop SQL ................. 26

.
.

tats...

PENDAHULUAN

Tujuan

Tujuan pembuatan karya ilmiah ini adalah
membuat modul PD, wituk ditamballkan pada
BLT,
Salah satu pelnicu perkembangan komputer program Platinuni yang sudah di&
sesnai
dengan
keinginan
pengguna
d
e
npi
yang begitu pesat adalah kebutuhan dari dunia
a&.
Modul
yang
memanfaatkan
sumber
daya
yang
biSniS untuk perhitungan-perhitungan yang
benllang dan ~nemerlukanketelitian yang tinggi. dibuat diusahakan terintegrasi dengan modul yang
Salah satu penerapan komputer yang sering sudah ada, yaitu: program kas, buku besar, modul
dibutuhkan adalah pada bidang akuntansi. Dengan piutang, dan modul hutang.
Manfaat dari modul ini adalah BLT dapat lebih
komputerisasi, perusahaan dapat ~nelakukan
mudah
mengelola bisnis port disbursement.
penjumalan, pemindahbukuan, dan penyusunan
laporan keuangan dengan lebili cepat dan akunt.
Semua perusahaan yang berbentuk perseroan
TINJAUAN PUSTAKA
terbatas, termasuk PT Berlian Laju Tanker (BLT),
diwajibkan membukukan semua aktivitas
pemsahaaunya.
Bab ini melnuat secara singkat pemalunun
BLT adalah pemsahaan jasa pengangkutan
akuntansi. Selain itu juga akan dijelaskan perlwiya
bahan kimia cair. BLT selain mencari order
sistem pemrosesan data bagi sebuah perusahaan,
muatan, juga menawarkan jasa pengurusan ijin
dan konsep basis data yang akan digunakan dalam
masuk pelabuhan Indonesia bagi kapal-kapal
pengembangan sistem ini.
asing, yang ditangani departemen keagentu~.
Biasanya pemilik kapal @rincipaI) menghuhgi
Akuntansi
departemen keagenan untuk menanyakan besar
uang jasa Uee) dan uang muka yang hams disetor.
Akuntansi adalah suatu sistem yang mengukw
Kemudian departemen ini mengl~ubw~giagen aktivitas-aktivitas bisnis, memproses informasi
lapangan (sub agent) dan menginmkan uang tersebut ke &lam bentuk laporan-laporan, dan
muka. Setelall pengurusan sebuah kapal selesai,
mengkomunikasikannya kepada para pengambil
sub agent mengirimkan laporan pengeluaran
keputusan (Homgren & Harrison 1992).
kepada departemen keagenan. BLT menlbuat
Sederhananya, akuntansi hams dapat memberilcui
lapomn ke principal yang berisi rincian
informasi kepada pihak manajemen tentang laba
pengeluaran dan saldo "tabungan"principal.
mgi perusahan, kapasitas produksi suatu pabrik,
BLT memiliki program akuntansi Platinum
penjualan suatu produlg dan sebagainya; sehingga
yang mempunyai modul bliku besar (general pihak manajemen &pat membuat keputusan
ledger - GL), modul piutang (account receivable
dengan baik.
AR), dan tnodul hutang (account payable - AP).
BLT lnempunyai program kas (cash bank, CB) Daftar Hitung (account)
yang digunakat~oleh departemen keuangan. Bisnis
Alat pengikhtisaran yang paling dasar &lam
pengurusan perilinan kapal yang disebut di atas akuntansi adalah daftar hitung yang disebut juga
(untuk scltuijutnya discbut port disbursenrent
perkiraan, rokoninp, atau account. Sctiap transaksi
PD), ti& sesuai untuk dimasnkkan atau diolah perusalman dicatat dalam account tertentu. Secara
dengan modul AP maupun AR. Penjumalan mum account dikelompokhan menjadi: aktiva,
langwlg ke dalanl buku besar tidak dipilih karena kewajiban, clan ekuitas pemilik. Ketiganya
tidak ada fasilitas-fasilitas yang nlemudahkan membentuk persamaan akuntansi (Homgren &
departemen akut~tansiyang mengurus PD untuk Hamson 1992):
n~emeriksa perkembangan suatu booking atau
principal. Oleh karelu itu, pada program Platinum
aktiva = kewajiban + ekuitas pemilik
ini diperlukan penambahan modul (custoniization)
yang &pat menampwig bisnis PD tersebut.
Aktiva adalah sumber ekonomi yang akan
tnemberilran keuntungan bagi usaha di masa
depan. Beberapa account aktiva yang biasa
terdapat pa& perusahaan adalah kas, piutang,
tanah, bangunan, dan peralatan Kewajiban
Litar Belakang

-

biasanya bempa hutang; sedangkan ekuitas
pemilik biasanya berupa modal, pengambilan
pribadi, pendapatq dan beban atau pengeluaran.
Contoh account dapat dilihat di Lampiran 1.
Account kas dip%& menjadi account bank,
kas besar maupun kas kecil. Account pintang
hutang dibuat nntuk setiap badan usaha.
Pendapatan dan pengeluaran juga dibagi menjadi
beberap account. Jumlah dan shukhu account
(chart of account) perusahaan yang satu berbeda
dengan perusahaan yang laiq disesnaikan dengan
kebutuhan informasi internal pihak rnanajemen
pemsahaan.
Biasanya account mempunyai nomor dan
deslaipsi. Pemberian nomor account mengikuti
struktur tertentu, sehingga mudah dikelompokkan
sesuai dengan jenis transaksi; misalnya aktiva
diberi nomor 01-xxxx, kewajiban 02-xxxx, dan
eknitas pemilik 03-xxxx.

Jurnal dan Buku Besar
Dalam praktek akuntansi, pencatatan transaksi
pertama kali d i l a k r h dalam buku jumal.
Akuntansi didasarkan atas sistetn pencatatan
berganda, yang artinya setiap transaksi akan
mempengamhi setidak-tidaknya terlmdap dua
account. Satu account akan didebit dan account
lainnya akan &edit,
sehingga memenuhi
persamaan akuntansi di atas.
Setiap account mempunyai dua sisi, sisi debit
dan sisi kredit. Sisi debit biasanya disebnt sisi kiri,
dan sisi kredit diingat sebagai sisi W, sesuai
dengan posisi persamaan akuntansi yang tersebut
di atas.
Selnua penambalm akan dicatat pada satu sisi,
dan semua pengurangan dicatat pada sisi yang lain.
Penambahan aktiva dicatat pada sisi debit.
Penambahan kewajiban dan ekuitas pemilii
dicatat pada sisi kredit.
Bulcu besar (general ledger) berguna untuk
m c l i t k s a r nilai tiap account. Setelah transaksi
dicatat pada jurnal, pemi11dal1bukuan dilakukan
untuk menlinddkm jumlal~dari jurnal ke account
yang sesuai dalam bukn besar. Cara untuk
memeriksa ketepatan pemindahbukuan ini adalah
dengan membuat neraca sisa. Neraca sisa adalah
daftar dari seluruh account dengan nilai sisanya,
dimana total debit hams sama dengan total kredit.
Dengan komputerisasi, pengujian ini dapat
dilakukan setiap saat dengan cepat dan tepat.
Akuntansi Berbasis Akrnal
Ada dua macam basis akuntansi, yaitu basis
akrual dan basis kas. Dalan akuntasi berbasis

akrual, pengaruh dari suatu kejadian usaha
langsung diamati pada saat tejadinya, tanpa
memperhatikan apakah uang kas sudal~dikexima
atau dikeluarkan Sedangkan ddam akuntansi
berbasis kas, tmnsaksi tidak akan dicatat jika
belum a& uang kas yang diterima atau
dikeluarkan.
Standar akuntansi keuangan yang berlaku di
Indonesia a W h l t a n s i berbasis alaual.
Misalnya dalam perusahaan jasa, pendapatan akan
dicatat saat perusahaan memberikan jasa kepada
pelanggan, walaupun jasa tersebut diberikan secara
kredit. Pencatatan &lam jumal akan mendebit
account piutang dan akan mengkredit pendapatan.
Baru setelah menerima pembayaran, pemsahaan
mencatat junlal yang menglaedit piutang tersebut
dan mendebit account kas. Horngren & Hanison
(1992) mengatakan ballwa akuntansi berbasis
alaual lebih mencenninkan kondisi perusahaan
yang sesungguhnya clan menguknr kem~tungan
usaha leb'ih tepat. Contoh transaksi akrual dan kas
dapat dilihat pada Lampiran 2.
Sistem Pemrosesan Data
Pemrosesan data menumt McLeod (1993)
adalah manipulasi atau trandormasi dari simbolsimbl seperti angka dan huruf, dengan tujuan
untuk
menambah
kegunaannya.
Sistem
pemrosesan data adalah salah satu subsistem dari
sistem informasi berbasis komputer (SIBK) dan
merupakan sumber data bagi subsistem SIBK yang
lain, yaitu: sistem informasi manajemen, sistem
pendukung keputusan, office automation, dan
sistem pkar.
Sistem pemrosesan data tidak selalu
mengandalkan komputer, tetapi merupakan
kombinasi dari prosedur manual dm komputer.
Sistem pemrosesan data mempunyai e m p t tugas
utama, yaitu: mengumpulkan data, mengolah data,
menyimpan data, dan mempersiapkan doknmen.
Sistem akuntansi &pat dikategorikan dalam
sistem
pemrosesan
data.
Pada
awal
perkembangannya, komputer sebagian besar
digunakan untuk memroses data akuntansi, yang
disebut electronic dataprocessing (EDP). Menumt
McLeod (1993) ada beberapa karakteristik sistem
akuntansi yang membedakannya dengan subsistem
SIBK yang lain :
1. Sistem akuntansi suatu perusahaan diperlukan
oleh elemen lingkungan yang lain seperti
p e m e ~ t a h , pemilik saham, dan lembaga
keuangan. Perusahaan diwajibkan oleh hukum
nntuk menyimpan catatan aktivitasnya dan

2.
3.

4.

5.

pihak ~nanajemenperusaham membutuhkan
siste~nakuntansi sebagai alat kontrol.
Siste~n akuntansi tnengikuli prosedur yang
cnkup baku.
Sistem h t a n s i menangani data yang detil,
sehingga dapat dilakukan audit Pail, yaitu
kronologis aktivitas dapat ditelusuri dari awal
11ingga akhir, dan juga sebalhya dari akhir
hingga awal.
Sistem akuntansi mengolah transaksi masa lalu,
temtama bila menggunakan proses batch.
Proses batch adalah n~engutnpulkaxbeberap
transaksi dan mengolahnya sekaligus.
Sistem akuntansi menyediakan infonnasi
sederhana untuk memecahkan masalah.
Contolmya adalah laporan akuntansi dalam
bentuk incorne statenzent dan balance sheet.
Konsep Basis Data

Entitas menurut Kendall & KendaU (1988)
adalal~0bjek atau kejadian. Entitas mempunyai
ahibut-a@ibut yang menjelaskan ciri entitas
tersebut. Antar entitas saling berelasi, yang dapat
digambarkan sebagai Entify-Relationship Diagranz
(E-R Diagranz). Data sebuah entitas biasanya
dicatat dalan sebuah tabel.
Struktur data relasional terdiri atas tabel-tabel
dua dimensi yang saling berelasi. Dalatn W u r
ini tabel yang mewakili sebuah entitas dipecahpecah lagi ~nenjadi beberapa tabel agar tidak
terjadi redundancy serta mudah pemeliharaannya.
Baris tabel disebut record dan kolom tabel
disebut field. View dapat dibuat untuk
men~perlihatkan data yang diinginkan dari
beberapa tabel. Key adalal~satu atau beberapafield
yang digunakan untuk identifikasi sebuah record.
Key yang terdiri atas sebuah field disebut primary
key, sedangkan yang terdiri atas beberapa field
disebut concatenated key. Secondav key adalah
Jeld yang juga n~erupakanprirnary k y pada tabel
lain.
Bahan dan Lingkup Bahasan
Bahan
Program
yang
diperlukan
dalam
pengembangan modul PD adalah sebagai berikut:
1. Platinun~ server dan client, terutama modul
buku besar dan menu jurnal.
2. Microsofl SQL Server sebagai program basis
data progran~Platinunz.

3. Windows NT Server, diperlukan sebagai siste~n

operasi program Platinum server c&n Microsofl
SQL Server.
4 . Platinum Basic atau Platinum Workbench,
sebagai bal~asapenuogrman yang digunakan
5 . Windows 95 atau 98, diperlukan sebagai sistem
operasi program Platinunr client d a n ~ l a t i n u n ~
Basic.
6 . Crystal Info, sebagai program untuk tne~nbuat
laporan.
Lingkup pembahasan
Karya tulis ini ingin memberikan gambaran
modul PD yang dibuat untuk BLT. Gambaran
kejadian yang menyangkut bisnisnya ditekankan
pada apa yang terjadi di departemen akuntansi.
Logika pemrogrmnannya akan dicanhunkan &lam
lamp@
jnga
disertakan contoh kode
programnya.
Dalan~ proses pengembangan modul PD,
dipelajari cara keja modul-modul Platinuni yang
ada, seperti bagaimana sistem penyimpanan jurnal
modul GL, bagaimana sistem multi currency
bekerja, dan hubungan antara modul AP dan AR
dengan modul GL. Caranya adalali dengan
mencobanya langslmg, atau membacanya di buku
dokumentasi.

ANALISIS SISTEM
Siklus hidup pengembangan sistem (systenl
design li$e cycle) tneliputi tahap analisis, desain,
implementasi, dan pemelihaman sistem.
Bisnis PortDisbursemetit (PD)
Telah disebutkan &lam pendahulw~bahwa
bisnis PD yang d i l d d a n PT Berlian Laju Tanker
(BLT) adalab bisnis penyediaan jasa pengurusan
ijin bagi kapal asing. Pernilik kapd asing, yang
disebut principal, biasanya menanyakan terlebih
dahulu berapa biaya yang perlu dikeluarkan untuk
pengnrusan ijin ttamasuk agency fee. BLT
menunjuk sebuah perusalum, yang disebut sub
agent, yang dapat mengurus keperlw~ kapal
tersebut selama berada di pelabul~a~.BLT
me~myakanperldraan biaya clan sub agent fee
kepada sub agent. Kadang-kadang untuk
pelabuhan yang sudah dikenal, departen~en
keagenan BLT menghitung sendiri perkiraan
biayanya untuk menlpercepat negosiasi.

Setelah terjadi
persetujuan,
principal
menguimkan uang muka (advance) kepada BLT.
BLT mengurus surat-surat pada departemen
pemerintah yang terkait, ketnudian mengirim uang
muka kepada sub agent yang akan akan digunakan
untuk membayar keperluan kapal principal.
Pengeluaran yang biasanya terjadi di pelabuhan
adalah untuk menyewa kapal tun& dan mengisi
bahan bakar.
Setelah kapal meninggalkan pelabuhan, sub
agent membuat perincian pengeluaran yang
disebut statement of disbursement (SOD). Dalam
SOD dicantumkat~feeuntuk sub agent dan biaya
administrasi seperti telepon dan fotokopi. Sub
agent fee dan biaya adnkustrasi antara BLT
dengan sub agent ditanggung oleh BLT sebagai
pengelwan, sedang biaya administrasi yang
dikeluarkan untuk principal dikebankan kepada
principal. BLT menghitung biaya administrasi
yang teiah dikeluarkan untuk principal. Setiap
transaksi dengan principal, BLT membuat debit /
credit note, dan setelah pengurusan kapal selesai
dibuat statenlent of account (SOA).
Debit note @N) adalah surat pemberitahuan
kepada suatu pemsahaan bal~waterjadi pendebitan
atas account pemsahaan tersebut pa& buku besar
perusahaan yang mengeluarkan DN, sedangkan
credit note (CN) untuk sebalhya. Pa& saat
principal periama kali mengirimkan uaug muka,
BLT akan mencatamya sebagai hutang BLT pada
principal yang diletakkan di sisi kredit pada buku
besar dengan mengeluarkan credit note.
Pengeluarat~yang dilakukan untuk principal dan
fee keagenan akan mengurangi hutang tersebut,
sehingga dicatat pada sisi debit pa& buku besar
dan dibuatkan debit note ON). Dari kumpulan
DNICN ini akan dibuat SOA yang menyatakan
status hutang piutang BLT terladap principal.
Alur proses bisnis PD dapat dilihat di Lampiran 3.
Pemesanan (booking) oleh principal sering
mencakup beberapa pelabuhan dalam satu nomor
pelayarau (voyage), yang disebut calling. Jadi
dalam sebuah booking &pat terjadi beberapa
calling sekaligus. Untuk setiap calling BLT
menunjuk satu sub agent.

Setiap aktivitas &lam perusalaan perlu
dijumal pada buku besar, termasuk aktivitas yang
berhubungan dengan port disbursement ini.
Aktivitns-aktivitas yang terjadi adalah sebagai
berikut :

1. Ketika terjadi kontrak booking antara BLT
dengan sub agent, BLT menjumal pengeluaran
sub agent fee secara akrual. Jumal yang
dilakukan
adalah
mendebit
account
pengeluaran sub agent fee dan mengkredit
account accrued sub agent fee. Dan sesuai
konsep konservatisme p e n e r h m ~agency fee

2.

3.

4.

5.

6.

7.

tidak dicatat secara akrual. Konsep
konservatisme menyebutkan, bila terdapat
bebkrapa altematif dalam melaporkan suatu
hasil, maka hasil yang terburuk yang akan
dilaporkan (Homgren & Harrison 1992).
BLT menerima idriman uang muka dari
principal. Jumal yang dibuat adalah account
kas pa&- sisi debit dan account uang muka
principal pada sisi kredit, seolah-clah BLT
mempunyai hutang kepada principal atau lebih
tepat principal mempunyai tabm~gandi BLT.
BLT mengirimkan uang muka kepada sub
agent. Transaski dijurnal pada account uang
muka untuksub agent di sisi debit dan account
kas di sisi kredit.
Saat BLT menerima SOD dari sub agent, sub
agent fee yang tadinya masih akrual perlu
diakui sebagai pengeluaran yang sebenamya
( a m ) , dengan cara mendebit account
accrued sub agentfee dan mengkredit account
uang muka untuk sub agent. Sedang biayabiaya lain dalam SOD dibebankan langsung
kepada principal dengan can mengkredit
account uang muka principal. Pada sisi
debimya adalah account uang muka untuk sub
agent.
Setelah penyrusan keagenan selesai, BLT
n~embuat jurnal untuk membebat~kan fee
keagenan kepada principal yang mendebit
account uang muka principal dau n~engkredit
account pendapatanfee keagenaa
BLT menghitung biaya administrasi yang
dikeluarkan untuk kepentingan principal.
Biaya adminismsi biasanya meliputi biaya
telpon, fax, dan perjalanan. Untuk menghitru~g
biaya telpon suatu calling, departemen
keagenan mencatat lama percakapan dan
memperkirakan besar biayanya. Penghitungan
biaya fax juga demildan. Kedua biaya ini akan
dijurnal di sisi kredit account beban telpon dan
fax untuk mengurangi catatan pengeluaran
telpon dan fax yang ditanggung BLT,
sedangkan biaya perjalanan dijumal di sisi
kredit account has. Sisi debit untuk semua
biaya adalah account uang mukaprincipal.
Kadang-kadang principal meminta BLT untuk
membelikan sesuatu, misalnya spare part atau

tiket untuk awak kapal. Aktivitas ini perlu
dijumal pada account prepayment untuk
principal di sisi,debit dan pa& account hutang
kepada pemasok di sisi kredit.
8. BLT n~engambil keunhmgan atas jasa
pen~belian tersebut, sehit~gga nilai yang
dibebankau ke principal lebih besar daripada
yang dibayarkan ke pemasok. Keunhmgan ini
dijumal pada account gain on. lumal dibuat
pada account uang muka principal di sisi debit;
pada account gain on PD dan account
prepayment untukprincipol di sisi kredit.
9. Setelah menerima pertanggungjawaban sub
agent yang bempa SOD, kelebihan atau
kelcumgan uang muka yang telah diberikan
akan dianggap piutang jika kelebihan; atau
hutang jika h a n g . Perlu ada jurnal yang
meng-nol-kan account uang muka untuk sub
agent dan menan~bahkannyadi sisi debit untuk
account piutang kepada sub agent atau di sisi
kredit untuk account hutang kepada sub agent.
10. Setelah petnbuatan DNICN dan SOA untuk
principal, kelebihan account uang muka
principal perlu di-nol-kan dan dipindahbukukan pada account l~utangatau piutang
kepada principal.
11.Pelunasan hutang piutang yang dilakukan
principal maupun sub agent akan dibuat jumal
yang nletnpengamhi account hutang piutang
dan account kas atau bank.
Untuk ilustrasi yang lebih jelas dapat dilihat
pa& Lampiran 4.

dihasilkan neraca dan laporan rugi laba
pemsahaan. Dalam modul ini tersimpan chart of
account (COA). Pembentukan COA memerlukan
analisis dan pemahamat~ akan bisnis suatu
perusahaan secara mendalanb karena dari COA
yang terstruldur dengan baik akan mudah
d i h a s h laporan yang sangat membantu pihak
manajemen dalam mengambil keputusan.
Modul Hutnng. Modul ini digunakan bila
pemsahaan mernesan b m g kepada pemasok.
Modul ini mencatat kapan barang diterin~a,kapan
pembayaran hams dilakukan, siapa yang
benvenang mencetak cek, berapa besar hutang
perusahaan pa& pemasok tertentu, dan melakukan
jurnal ke buku besar.
Modul Piutang. Proses pada modul ini
bemula dari tagihan (invoice) perusahaan kepada
pengguna jasa. Modul ini mencatat kapan
penerimaan sehmsnya tejadi, menghitung
kelebihan batas waktu pen~bayaran(aging), juga
mengatur kewenangan pengguna yang membuat
tagihan.

Kebutuhan akm Modul PD
Platinum
Plotinunr adalah program akuntansi yang
berbasis Windows dan menggunakan database
Microsoft SQL. Kelebihannya antara lain:
1. Tanggal disimpan &lam bentuk bilangan bulat
(JuNan date), sehingga tnengatasi kendala
sistem penanggalan dua digit untuk tahu11.
2. Platinum mempunyai sistem multi currency
dalam arti &pat menangani pembukuan dalatn
beberapa mata uang.
3. Platinum &pat melakukan pembukuan antar
pemallilan dan konsolidasi buku besar dari
beberapa perusallaan.
4. Platinum terbagi dalam modul-modul yang
salu~gterintegrasi.

Modul Buku Besar. Semua transaksi di suatu
pemsahaan harus dicatat &lam modul ini. Dari
jumal-jumal yang disimpan dalam buku hew ini

Platinum

Gambar 1. Hubungan antar n~oduldi dalam
Plotinunr dan dengan program kas,
Program Kas
Program ini membantu departemen keuangan
mencatat penerimaan &I pengeluarau uang
perusaham, mencatat aktivitas keuangan di
bebempa bank, membantu membuat perkhan
keuangan (cash pow), tnembantu pekejaan yang
berhubungan dengan bon sementara dan kas kecil.
Bon sementara adalah surat pengeluaran uang
kepada karyawan perusalmi yGg a& digunakan
untuk kepentingan pemahaan. Bon sementara

akan dipertanggungiawabkan setelah ada bukti
pembayaran
dengan
membuat
voucher
pengeli~aran.Swat kas kecil adalah permintaan
pengelinran uang dalam jumlah kecil. Surat kas
kecil tidak dijurnal secara langsung hanya dicatat
dalam program kas. Setelah terkumpul beberapa
swat kas kecil dibuat voucher pengelurnan untuk
dijunlal ke dalam buku besar.

satu DNJCN, tetapi ada juga yang menghendaki
st&
yang lain. Pengguna menglnrapkan dapat
memilib transaksi mana saja yang akan
dicantumkan pada DNJCN yang sedang dibuat.
Fasilitas pembuatan DNJCN dan SOA juga
akan dipalcai untuk bisnis lain, dimana posisi BLT
terhadap suatu perusaham kadang-kadang berupa
hutang dan kadang-kadang bempa piutang.

Perlunya Modul PD
Bisnis PD (Port Disbursement) tidak sesuai
untuk dicatat &lam modul piutang maupun modul
hutang, kare~lasaldo principal maupun sub agent
kadang-kadang di debit (BLT mempunyai piutang)
dan kadang-kadang di kredit (BLT mempunyai
hutang). Seda~~gkanmodul piutang selalu
mengandahn BLT mempunyai piutang (debit)
pa& pelanggan dan proses dimulai dari pembuatan
tagihan (invoice). Modul l~utang juga
mengandaikan BLT mempunyai hutang wedit)
yang 11ms dibayar kepada pemasok sebagai akibat
pelnbelian secara bedit rnisalnya. Oleh karena itu,
bisnis PD perlu dibuatkan modul yang tersendiri.

Perubahan Sistem

Kebutuhan Pengguna
Harapan-harapan penggutla terhadap modul
PD:
1. Pengguna &pat mengetahni trru~saksia p saja
yang sudah dicatat untuk suatu booking dan
mana yang belum ditagillkan kepdaprincipal.
2. Modul dapat menghasilkan lapom1 berkala
departemen keagenan. Laporan ini pa& sistem
lama dibuat oleh departemen keagenan dan
dipakai oleh departemen a b t a n s i untuk
lnengetahui booking yang telah terjadi.
3. Modul dapt m e n g l n s h ~debit / credit note
(DNICN) &I statement of account (SOA)
untuk p~incipal. DNJCN adalah surat yang
menyatakan penambaban atau pengurangan
piutang terhadap principal. Sedangkan SOA
adalal~snrat penlyataan jnmlah piutang atau
hutang pada suatuprincipal.
4. Modul &pat menghasilkan laporan posisi
hutang piutang BLT terhadap principal
nlaupun sub agent.
5. Data yang telal~dimasukkan dalam modul PD
dapat secara automatis dijurnal ke dalam buku
besar.
Fleksibilitas. Harapan pengguna juga
menyangkut fleksibilitas sistem PD. Misalnya
&lam pembuatan debit / credit note @N/CN),
keinginanprincipal atas struktur DNJCN beragam.
Ada yang ingin agar beberapa transaksi dijadikau

Keterbatasan Sistem Lama
Sistem lama mengguuakan perangkat lunak
buatan Computer Associates dan komputer mini
IBM ASJ400. Keletnahan utama versi yang
sekarang dipakai adalah tidak &pat melewati
tal~un2000. Ke1etn:hn lainnya yaitu jumlah digit
yang terbatas. Kebutuhan BLT melebihi digit yang
dapat disediakan Platinuni dapat secara fleksibel
mengubah damn digitnya untuk mengatasi
kebutuhan jumlah digit yang bembah.
Modul PD pada Sistem Lama
Pada sistem lama semua transaksi PD dijurnal
ke dalam buku bear terlebii dahulu, b m
ken~udiand i p u r n ke tabel lain. Modul PD iui
lmya berfungsi membuat report berupa DNICN
dan SOA dari tabel tersebut.
Keleinal~an-kelen-I modul PD lama:
1. Modul tidak n~enat~dai
transaksi mana saja
yang sudah dibuat DNJCN-nya. Modul juga
tidak menandai booking atau calling nlana
yang belum tejadi pelunasazi (settlenteni).
2. Tmmksi dibukukan hanya dalam rupiah,
sedangkan penagihan kepada principal
biasanya &lam US dollar. Dalam ha1 ini
pengguna merubah nilai transaksi dan
menglutung keuntungan atau kemgian selisib
kursnya.

Gambar 2. Transaksi bisnis PD dijumal pada buku
besar (GL) dan kemudian ditransfer ke
modul GL untuk pernbuatan laporan.
Struktur Acmunt Baru
S
m account (chart of account) buku besar
pa& sistem lama berbeda dengan yang baru.
Departemen akuntansi bermaksnd ~nengklasifikasi
ulang transaksi-trJnsaksinya agar mudah dalam
analisis usaha dan pembuatan laporan keuangan.

Untuk bisnis port disbursenrent, pada sistem
lama iuasing-masing principal, kapal, dan sub
agent mempunyai account tersendiri. Hal ini
memudahkan melibat transaksi apa saja yang telah
dijurnal untuk suatu principal. Sedangkan pa&
sistem baru, accozrnt tersebut akan digabungkan
menjadi saty karena keterangan detilnya sudah
ada di n~odulPD.
Perbedaan Proses Penjurnalan
Proses penjumalan sistem barn yang berbeda
dengan sistem lama adalah sebagai berikut:
1. Sub agentfee diakui secara akrual.
2. Hutang dan piutang principal maupun sub
agent dijurnal pa& account terpisah,
sedangkan pa& sistem l a m dijumal di satu
account.
3. Hanya saldo uang nluka principal yang
dipindahbukukan ke account hutang atau
piutang principal; sedangkan pada sistem lama
pengakuan hutang piutang principal dilakukan
dengan rnemindahbuhkm semua transaksi
dari account uang muka principal ke account
hutang piutangprincipal
4. Pengiritnan uang muka kepada sub agent
belum diakui sebagai hutang piutang. Transaksi
ini dijurnal pa& account uang muka sub agent
dan setelah pengurusan selesai baru dipindahbukukat~ke account hutang atau piutang sub
agent sedangkan pada sisteu~lama transaksi
dengan sub agent langsung dijumal pada
account hutang piutang sttb agent.
Mata Uang
Sistem sebelumnya menggunakan satu mata
uaug saja, yaitu rupiah. Platinum menggunakan
sistem nrulti currency, yaitu selnua lransaksi akan
dijurnal sesuai dengan mata uang yang benarbenar digunakan dalam transaksi. Platinum yang
akan menghituug selisih kurs,laporun dalun home
currency (misalnya rupiah), nlaupun operational
currency (misalnya US dollar).
Peralilm data dari sistem lama untuk pengisian
saldo awal pa& sistem barn idealnya
menggunakan mata uang transaksi dan kursnya.
Hal ini menjadi masalah karena dokumentasi
mengenai data tersebut tidak mudah dicari. Salah
satu pemecahannya adalah menggunakan kurs
rata-rata.
Plrdinum Basic

Dalam membuat modul PD ada dua atternatif
bahasa pemrogmmm yang dapat digunakan, yaitu

Platinunr Basic dan Visual Basic. Keduanya
merupakan bahasa pernograman visual yang
bersifat event-driven, mempunyai control veld),
dan properties.
Kelebihan
Platinum menyediakan Platinum Basic (PB)
agar pengguna &pat melakukan modifikasi pa&
Platinum. Platinunl juga menyediakan fasilitas
ActiveXAutomation, yaitu objek di Platinunz &pat
dikenali dan digerukkan oleh PB maupun Visual
Basic, sehingga mengubah nilai dan menjalankan
kejadian-kejadiannya dapat dilahkan dengan
mudah. Contoh pengkodean yang mengacu pada
Platinum (1998a) &pat dilihat pada Lampiran 5.
Bahasa yang digunakan PB adalah Visual Basic
versi lama buabu~ perusahaan Mistic River
sebelum dibeli dan dikembangk;u~oleh perusahaan
Microsoft, Sama det~gan Visual Basic buatan
Microsoft (VBM), PB juga terdiri atas objek (form,
controo dan kejadian. Bedanya, form yang
dihasilkan PB harus dijalankan dalam lingkungan
Platinum.
Kelebihan PB adalah tersedianya fasilitas yang
memudahkan pengguna menghubungkan program
yang dibuat dengan basis data dan mengisikan
kolom-kolom sebuah tabel atau view. Juga a&
beberapa fasilitas (yang disebut properti tambalm)
yang
dapat lnenggantikan pernograman
sederhana. Salah satunya adalah unfuk
menampilkan data satu header banyak detail
dengan mudah (Platinum 1994a). Hak akses setiap
menu &pat diatur clengan mudah.
Dalam Platinum a& fasilitas zoom yang
berguna untuk menampilkan nilai-nilai yang akan
diisikan pada sebuah kotak teks. Dengan properti
tambahan yang tersedia di PB, sebuah kotak teks
dapat dibuat menjadiforeign key.
Kekurangan PB adalah pa& fasilitas
debugging, yang masih banyak mmampilkan
pesan-pesan yang kurang membantu pernogram
untuk menemukan kesalahannya. Program buatan
Platinum disembunyikan dengan lcata "default
proc". Penambahan program hanya &pat
dilakukan sebelum atau sesudah program asal
tersebut, sehingga kejadian pa& program asal
tidak &pat dikontrol. Kekurangan lainnya adalah
tidak ada bagian module (seperti dalam Visual
Basic) yang biasa diguuakan untuk menyimpan
global variabel dan prosedur yang sering
digunakan.

PERANCANGAN SISTEM
Modul PD dirancalg detlgatl berpedoman pada
alur penjumalan yatlg telah disebutkatl pada fase
a~alisis, dm melihat kebutuhan pengguna dan
output yang dilmpkan. Bahasa petnrograman
yang digunakan adalah Platinum Basic.
Lingkungan Modul PD

Platinum
Modul PD dibuat dengan menambahkannya
pada menu modul buku besar, sehingga hanya
dapat dijalankan dalam lingkungan aplikasi
Platinum. Sama seperti modul hutang dan piutmg,
modul ini juga membuat j m l di buku besar.
Untuk m e m u d a l h sistem nrulfi currency-nya,
modul PD menganbil nilai transaksi dalam mata
uang asing dari modul buku besar.
Program kas direnca~akanmetnasukkan nilai
transaksi yang berhubuugan dengan bisnis PD ke
dalam modul PD, seperti: penenmaan uang muka
dari principal, pengiriman uang muka kepada sub
agent, dan pembayaran seftlenrenf. Program kas
membuat j m l di buku besar.
Modul PD ini dapat dikatakan independen
secara desaiu. karena m a d l datanya dapat
dilakukan secara langsung pada form transaksi
yang terdapat di modui PD dau laporan yang
diperlukan dapat dihasilkan cukup dari tabel-tabel
yang dibangun di modul PD.

Crystal Info
Platinum menyediakan program report script
untuk membuat laporan Selain itu, Platinurn juga
menyediakan program dari pihak luar Cryslal Info
yang lebih mudall penggunaannya. Cryslal Info
adalah program pembuat laporan yang &pat
mengakses data dari aplikasi yang menyediakan
ODBC (open database connectivity).
Report script &pat diletakkan d a h n menu
Platinum, sedangkan Crystal Info adalah aplikasi
yang bejalan sendiri,. tidak terganhulg- pada
Platinum. Modul PD menggunakan Crystal Info
untuk membuat laporan seperti DNICN atau SOA.
Dengan menggunakan Crysfal Info, pembuatan
laporan menjadi lebih mudah karena bersifat
visual. Crystal Info juga &pat menerima
parameter dari pengguna untuk menampilkan data
dengal ktiteria tertentu misalnya, dapat
menglusilkan laporan dalam format excel,
sehingga dapat dimodifikasi oleh pengguna, dan
dapat menjadwal petnbuatan laporan. Hak akses
pengguna juga dapat diatur dari program ini.
Platinum

Crystal
Info

1

Microsop SQL

Gambar 4. Alur data dari Plutinunr hingga menjadi
laporatt yang dihasilkan Crysal Info.

Entity-Relotionship Diagram

Gambar 3. P e n a m b b ~tnodul PD pada Platinum
dau hubuugannya dengan tnodul lain.

Entitas yang dirancang untuk modul PD
adalah sebagai berikut :
1. Principal, mempunyai atribut alamat dau
account untuk penjurnalan ke buku besar.
Nama tabel yang dibuat untuk mencatat entitas
ini adalah "pdprin".
2. Kapal, terdiri atas nama dan keterangamya.
Na~natabelnya adalah "pdvessel".
3 . Sub agent, terdiri atas alamat, pelabuhan, dan
account untuk penjurnalan ke buku besar.
Namatabelnya
"pdsag".
4. Entitas pemesanan (booking), ineliputi semua
keterangan yang diperolel~ departemen
keagenan termasuk nama principal, nama
kapal, dan nomor pejalanan (voyage number).

Satu pemesanan &pat terdiri atas beberapa
calling, yang mempunyai atribut: nama
pelabuhan, sub agent, dan keterangat~lainnya.
Booking dicatat &lam tabel "pdbookin" dan
keterangan untuk calling dishpan &lam tabel
"pdbookdt". Hubungan tabel "pdbooldn" dan
tabel "pdbookdt" adalah lmbungan satu ke
banyak.
5. SOD, berisi keterangan biaya pelabuhan yang
dikixim ole11 sub agent. Tabel untuk
menyimpan keterangan suatu SOD adalah
"pdsod", sedangkan isi SOD disimpan dalam
tabel "pdsoddt".
6. J d memorial, berisi keterangan biaya
administrasi yang dibebankan kepada
principal. Keterangan pada bagian atas fomz
nremorial disimpan dalam take1 "pdmemo",
sedangkan detil isinya disimpan dalam tabel
"pdmemodt".
7. Jumal PD, m e r u m entitas yang mencatat
semua transaksi pa& modul PD. Entitas ini
memuat nomor booking, nomor calling, nama
principal, nama kapal, nolnor perjalanan, nama
sub agent, jenis transaksi, mata uang, kurs,
notnor jumal buku besar, dan lain-lain Nama
tabelnya adalah "pdjm". Record tabel ini yang
dipakai &lam menyusun DNICN.
8. Entitas DNICN, mempunyai hubungan satu ke
banyak jurnal PD. Header DNICN dishpan
&lam tabel "pdnote" &I detil isinya dishpan
dalam tabel "pdnotedt". Dalanl tabel
"pdnotedt" termuat nomor jumal PD sebagai
foreign key.
9. Entitas SOA, mempunyai hubungan satu ke
banyak deugan entitas DNICN. Entitas SOA
terdiri atas tabel "pdsoa" untuk menyimpan
data header dan tabel "pdsoadt" untuk
menyimpan data detil. Dalam tabel "pdsoadt"
tennuat nomor DNICN sebagaiforeign key.
Program basis data yang digunakan adnlah
Mtcrosofl SQL 6.5, yang mempunyai ketentuan
nama tabel maksimal 8 karakter. Relasi antar tabel
dan atributnya &pat dilihat pada Lampiran 6.
Alur Program PD
Setiap aktivitas yang berhubungan dengan PD,
dibuat jurnal &lam modul PD yang disimpln
dalam tabel "pdjm", kemudian di-posting ke
modul buku besar. Jumal PD diperlukan karena
dalam buku besar aktivitas beberapa principal
tercampur &lam satu account. Dalam jumal PD
selain dicatat nomor booking dan calling, juga
dicatat nama principal, nama kapal, nomor

perjalanan, dan nama sub agent. Tabel "pdjm"
dapat dilihat pada Lampiran 6.
Berikut akan dijelaskiu~alur program untuk
masing-masing aktivitas dalam bisnis PD. Juga
akan dijelaskan hubungan modul PD dengan
modul lain yang terkait.
Booking. Dalan~modul PD ada tampilan untuk
mencatat keterangan booking yang diperlukan
untuk pembuatan laporan berkala departemen
keagenan. Perlu ditandai mana booking yang
nlasih aktif (outstanding), sehingga booking dapat
ditampilkatl yang aktif saja misalnya, sesuai
kein@m pengguna. Fornz booking ini nlengisi
tabel "pdbookin"dan "pdbookdt".

Pengakuan fee sub aged. Setelah BLT
mengada!an kontrak dengan sub agent untuk
menangani sebuah kapa1,fee untuk sub agent perlu
diakui secara akxual. Pada tampilan booking perlu
diberi tanda yang menyatakan bahwa sudah ada
kontrak dengan sub agent. Begitu tonlbol ditekan
akan terbentuk dua jurnal PD.
Uang Muka dari Principal. Departemen
keagenan meminta principal untuk mengirim
uang mu& yang ditujnkan untuk nomor booking calling tertentu, agar departemen keuangan yang
menerima pmgiriman uang ini dapat langsung
mencocokkan dengan catatan pemesanannya.
Departemen keagenan sebelumnya dapat
memberitahukan besar uang muka yang diminta
kepada departemen keuangan, sehingga &pat
dibuat prediksi kas.
Pengiriman uang biasanya dilalolkan dengan
Iransfer. Departemen keuangan mencatatnya dalam
program kas, yang nlembuat jumal dalanl buku
besar dan memasukkan data ke dalam modul PD.
Uang Muka Kcpada Sub Agent. Departemen
keagenan membuat voucher pengeluaran dengan
program kas, yang juga membuat jwnal dalam
buku besar dan memasukkan data ke dalam nlodul
PD. Data di modul PD yang berasal dari modul
lain seperti program kas ini dibuat tidak &pat
dimodifikasi agar data tetap s h h n kecuali
pengguna dengan level tertelitu. BLT membuat
credit note untuk mengkonfimasi pene~llaan
uang muka ini.
Pertanggungjnwaban Sub Agent. SOD yang
diterima dipisahkan antan sub agent fee dan biaya
keageml yang akan dibebankan kepada principal.
Selain menjurnal ke buku besar, juga dibuat debit

note. DNlCN untuk aktivitas ini sering digabung
dengan penerimaan uang muka dariprincipal.

pelunasan suatu booking yang dicatat &lam modul
kas langsuig dijumal p d a account hutang piutang
principal. Sedangkan pelurnan perlu dicatat di
Pembebanan Fee Keagenan. Fee keage~m dalam SOA yang saldo awalnya bemilai sebelum
dapat dibebankan langsung kepada principal
ditambah atau dilmangi oleh nilai pelunasan.
setelah ada SOD dari sub agent atau setelah kapi
Contoh pembuatan SOA &pat dilihat pa&
keluar dari pelabuhan. Penjunialan dapat Lampiran 7.
dilakukan langsung secara automatis setelah
Pelunasan Hutang Piutang. Setelah terjadi
penjurnalan SOD atau dibuatkan tombol kl1usus.
hutang piutang akan tejadi pelunasan. Untuk
Pembebanan Biaya Administrasi. Perincian lneucatat transaksi ini perlu diketahui pelunasan
biaya telpo~idan fax dicatat &lam suatu tabel, tersebut untuk nomor booking - caging yang tnana.
hmya totalnya yang dijurnal. Account biaya telpon
dan fax &pat dibuat defiult karena tetap. Dari
transaksi ini akan dibuat jumal di modul PD dan
IMPLEMENTASI SISTEM
jurnal di buku besar. Fornr pengisian biaya telpon
dibuat untuk setiap calling. Biaya p e r j a l m ~
Fase implementasi meliputi konfrgurasi sistem,
dicatat melaluiform transaksi umum.
p e r a l i i dari sistem lama, dan fase paralel.
Pembelian Untuk Principal. Pembelian yatig
dilakukan untuk kepentingan principal dilakukan
deligin modul hutang, yang menjumal ke buku
besar dan memamlhn data ke modul PD. Modul
PD yang akan mendebit account uang muka
principal. Oleh karena itu, di modul hutang perlu
ada kode tertentu yang menandah bahwa
transaksi yang dilakukan adalah untuk kepentingan
principal. Nomor kode principal diambil dari
modul PD.
Pembebanan Kepada Rincipal. Data yang
didapat dari modul hutang harus termasuk nomor
account prepayment untuk principal karena
account ini akan &edit kembali menjadi noI.
Dalarn modul PD perlu disediakan kolom khusus
untuk meugid nilai gain on &euntungan dari
selisih pelnbelian dan pembebanan)
Pengakuan Hutang Piutang Terhadap Sub
Agent. Saat keagenan di suatu pelabuha~~
selesai
daa sub agent sudah inengirimkiur SOD, sisa atau
kekumigan uang muka sub agent untuk booldng calling ini dipiidal~bukuka~i
ke account hutang
atau occount piutang terhadap sub agent.
Pengakuan Hutang Piutang Terhadap
Principal. Setelall semua aktivitas yang dilakukan
untuk principal dibuatkan DNICN dan SOA, sisa
atau kekurangan uang m ~ d aprincipal juga perlu
dipindahbukukan ke accotrnt hutane. atau account
p