Sistem Informasi Penjualan Dan Persediaan Barang Toko Gempita Technologies
Skripsi
Diajukan untuk memenuhi syarat kelulusan pada jurusan Manajemen Informatika Jenjang S1 Fakultas Teknik & Ilmu Komputer
Oleh
ANGGA MEGASWARA 1.05.04.395
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG
(2)
(3)
i
yaitu pada bagian administrasi dalam pengolahan transaksi penjualan dan persediaan barang yang kurang sistematis dalam pemrosesannya. Toko gempita technologies membutuhkan suatu sistem informasi penjualan dan persediaan barang yang dapat mengolah data pasien secara cepat tanpa mengurangi nilai guna dari informasi tersebut, dengan suatu database yang digunakan untuk menyimpan data pasien.
Tujuan dilakukannnya penelitian yaitu untuk membangun suatu sistem informasi penjualan dan persediaan barang pada toko gempita technologies yang dapat mempermudah pengolahan data penjulan,pembelian,persediaan barang dan retur barang. Untuk metode pengembangan sistem penulis menggunakan metode prototype, sedangkan untuk metode pendekatan sistem menggunakan metode pendekatan berorientasi data. Sistem informasi penjualan dan persediaan barang pada toko gempita technologies ini juga didukung oleh sistem basis data dengan menggunakan fasiltas normalisasi, relasi tabel, dan struktur file, sedengakan untuk perangkan lunak pendukung menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 suatu aplikasi pemrograman visual untuk antar muka antara sistem dengan user, sedangkan untuk perancangan database menggunakan Microsoft SQL Server
2000.
Hasil dari penelitian yang telah dilakukan berupa suatu Sistem informasi penjualan dan persediaan barang pada toko gempita technologies berbasis client /
server yang dapat mengolah data pasien dengan cepat, sehingga mempermudah
dalam proses pencarian data pasien, perhitungan biaya salon, penjualan barang, dan klinik pada bagian administrasi dan proses pembuatan laporan pada bagian administrasi, dengan sebuah tempat penyimpanan data berupa database yang sudah terkomputerisasi.
Kata kunci : Toko gempita technologies, Sistem informasi, Microsoft SQL
(4)
ii
city exactly in Bandung Bandung Electronic Center, which includes sale laptop / notbook and printers, the problems facing the store is on the administration in the processing of sales transactions and inventories of goods that are less systematic in its processing. Shop gempita technologies requires a system of sales and inventory information that can process data quickly without compromising patient use value of the information, with a database used to store patient data. purpose of research is to build an information system sales and inventory of goods in stores and whistles technologies that can facilitate penjulan data processing, purchasing, inventory and return of goods. For system development method the author uses prototype method, while for the method of approach to systems using the method of data-oriented approach. System sales and inventory information on technologies and whistles store is also supported by the database system by using a normalization facility, relationship tables, and file structure, sedengakan to perangkan support software using Microsoft Visual Basic 6.0, an application for a visual programming interface between the system with user , while for designing databases using Microsoft SQL Server 2000. The results of the research has been done in the form of a sales information system and inventory of goods on the shop whistles technologies based on client / server that can process patient data quickly, thus simplifying the search process patient data, calculation of the cost of the salon, the sale of goods, and clinics in the administration and the process of preparing reports on the administration, with a data storage area in the form of a database that has been computerized.
Keywords : Toko gempita technologies, an information system, Microsoft SQL
Server 2000, client / server.
(5)
iii Bismillahirrahmaanirrahiim,
Assalamu’alaikum Wr.Wb,
Maha besar Allah yang telah berkehendak atas segala sesuatu dan yang telah melimpahkan rahmat serta petunjuk-Nya, sehingga atas ijin-Nya penyusun dapat menyelesaikan Skripsi ini yang merupakan salah satu syarat untuk menempuh ujian sarjana pada Jurusan Manajemen Informatika di Universitas Komputer Indonesia.
Dalam penyusunan Tugas Akhir ini yang berjudul “Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan Barang Toko Gempita Technologies.” penyusunan Tugas Akhir ini tak lepas dari petunjuk,bimbingan, nasehat serta dorongan baik langsung maupun tidak langsung. Maka pada kesempatan ini penyusun juga mengucapkan terima kasih kepada:
1. Allah swt yang telah memberikan kekuatan dan hidayahnya hingga lancar dalam penulisan skripsi ini.
2. Bapak, Ibu, kakak dan semua keluarga besar yang telah memberikan dorongan, dukungan serta doa sehingga selesainya Skripsi ini.
3. Bapak Dr. Ir. Eddy Suryoto Soegoto, M.Sc, selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia.
4. Bapak Dr. Ir. Arry Akhmad Arman, selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer UNIKOM Bandung.
(6)
iv
7. Bapak Tono Hartono, S.Si., MT selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak membantu dalam penyusunan skripsi ini
8. Sahabat-sahabatku Marsanto, Harys, maman, ervan, omen, akung, ivan, teman
– teman kost tercinta serta yoma computer team yang telah memberikan bantuan moril maupun materi bagi penulis.
Akhir kata penyusun penyusun berharap semoga hasil penulisan ini dapat bermanfaat bagi yang berkepentingan maupun sebagai bahan bacaan diperpustakaan dan bagi pembaca pada umumnya dan khususnya bagi penyusun.
Bandung, Desember 2010
(7)
v LEMBAR PENGESAHAN
PERNYATAAN KEASLIAN
ABSTRAK ... i
ABSTRACT ... ii
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR ISI ... v
DAFTAR GAMBAR ... x
DAFTAR TABEL ... xiv
DAFTAR SIMBOL ... xvi
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Identifikasi Masalah dan Rumusan Masalah... 3
1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian ... 4
1.4 Kegunaan Penelitian... 4
1.4.1 Kegunaan Praktis ... 5
1.4.2 Kegunaan Akademis ... 5
1.5 Batasan Masalah... 5
1.6 Lokasi dan Waktu/Jadwal Penelitian ... 6
BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 8
(8)
vi
2.2.2 Kualitas Informasi ... 14
2.2.3 Nilai Informasi ... 15
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 15
2.3.1 Komponen Sistem Informasi... 16
2.4 Konsep Dasar Penjualan ... 18
2.5 Konsep Dasar Persediaan ... 19
2.5.1 Jenis persediaan ... 19
2.5.2 Tujuan persediaan ... 19
BAB III OBJEK DAN METODE PENELITIAN 3.1 Objek Penelitian ... 20
3.1.1 Sejarah singakat toko gempita technologies ... 20
3.1.2 Visi dan misi toko gempita technologies ... 20
3.1.3 Struktur organisasi toko gempita technologies ... 21
3.1.4 Deskripsi tugas………. 22
3.2 Metode Penelitian... 24
3.2.1 Desain penelitian ... 26
3.2.2 Jenis dan metode pengumpulan data ... 26
3.2.2.1 Sumber data primer ... 26
3.2.2.2 Sumber data sekunder ... 27
(9)
vii
3.2.4 Faktor Pengujian software ... 38
BAB IV ANALISIS SISTEM 4.1 Analisis sistem yang sedang berjalan ... 40
4.1.1 Analisis dokumen ... 40
4.1.2 Analisis prosedur yang sedang Berjalan ... 41
4.1.2.1 Flowmap ... 43
4.1.2.2 Diagram konteks ... 48
4.1.2.3 DFD ... 49
4.1.3 Evaluasi system yang sedang berjalan ... 55
4.2 Perancangan sistem ... 56
4.2.1 Tujuan perancangan sistem ... 56
4.2.2 Gambaran umum sistem yang diusulkan ... 56
4.2.3 Perancangan prosedur yang diusulkan ... 57
4.2.3.1 Flowmap ... 57
4.2.3.2 Diagram konteks ... 60
4.2.3.3 DFD ... 61
4.2.3.4 Kamus data ... 64
4.2.4 Perancangan basis data ... 68
4.2.4.1 Normalisasi ... 68
(10)
viii
4.2.5 Perancangan antar muka ... 79
4.2.5.1 Struktur menu ... 80
4.2.5.2 Perancangan input ... 80
4.2.5.3 Perancangan output ... 85
4.2.6 Perancangan arsitektur jaringan ... 88
BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM 5.1 Pengujian ... 90
5.1.1 Rencana Pengujian ... 91
5.1.2 Kasus dan Hasil Pengujian ... 92
5.1.3 Kesimpulan Hasil Pengujian ... 93
5.2 Implementasi ... 93
5.2.1 Batasan Implementasi ... 94
5.2.2 implementasi perangkat lunak... 94
5.2.3 implementasi perangkat keras ... 94
5.2.4 Implementasi Basis Data (sintaks SQL) ... 95
5.2.5 implementasi Antar Muka ... 96
5.2.6 implementasi Instalasi Program ... 115
5.2.6 Penggunaan Program ... 118
(11)
ix DAFTAR LAMPIRAN
(12)
1 1.1 Latar Belakang Masalah
Pada saat ini perkembangan teknologi informasi berkembang dengan sangat pesat, hal ini berpengaruh besar kepada para pengguna teknologi untuk memperoleh informasi yang cepat dan akurat. Penyajian informasi yang cepat dan akurat ini semakin dibutuhkan oleh berbagai pihak, untuk itu diperlukan suatu media atau alat yang dapat menajikan informasi tersebut yaitu komputer.
Seiring dengan berkembangnya teknologi informasi dan juga meningkatnya aktifitas perusahaan, tidak dipungkiri keberadaan komputer sebagai alat pengolahan data ternyata telah menarik berbagai perusahaan besar, industri ataupun bisnis perdagangan untuk menggunakannya. Salah satu diantaranya adalah Toko Gempita Technologies salah satu pertokoan yang bergerak dibidang bisnis penjualan, untuk kategori penjualan laptop, epad serta netbook ,merk asus dan printer dengan berbagai macam merk dan berbagai macam type. Toko Gempita Technologies bertempat di jalan Purnawarman 1315 BEC Lantai 1 F -17A Istana Bandung Electronic Center yang sekarang ini harus menghadapi persaingan dengan perusahaan lain yang bergerak dibidang yang sama, menghadapi proses bisnis tersebut, diperlukan strategi pemasaran yang tepat sehingga dalam jangka panjang laba perusahaan meningkat.
(13)
sekalipun telah menggunakan komputer sebagai media pengolah data, proses-proses pengolahan data pada toko Gempita Technologies masih dikerjakan secara manual yang masih mengalami kesulitan dalam pengerjaannya, khususnya di bagian kasir yang meliputi proses pembuatan faktur penjualan yang masih dikerjakan dengan cara dicatat pada sebuah faktur kosong yang telah tersedia, yang menyebabkan terlambatnya informasi data faktur yang diperlukan,kemudian untuk proses persediaan barang, perubahan stock barang masih dikerjakan dengan cara merubah jumlah stock barang secara manual berdasarkan data keluar masuk barang yang sering terjadi kesalahan pencatatan dalam pengerjaannya.
Belum adanya suatu aplikasi khusus untuk mengolah data penjualan dan persediaan barang menjadi penyebab timbulnya permasalahan-permasalahan pada toko gempita technologies pada saat ini. Di sini terlihat bahwa peranan komputer sebagai media pengolah data yang diharapkan dapat mempermudah dan mempercepat pengolahan data untuk menjadi suatu informasi yang tepat dan akurat masih kurang berfungsi dengan baik.
Berdasarkan uraian tersebut dan permasalahan yang terjadi pada Toko Gempita Technologies penulis tertarik untuk mengembangkan sistem informasi penjualan dan persediaan barang yang dituangkan dalam skripsi berjudul
“SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PERSEDIAAN BARANG PADA TOKO GEMPITA TECHNOLOGIES” yang diharapkan dapat memecahkan masalah yang ada.
(14)
1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah
Mekanisme proses Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan barang pada toko gempita technologies yang dinilai masih kurang efektif, diantaranya: 1. Proses pencatatan faktur penjualan, dilakukan dengan cara menuliskannya
pada form faktur kosong yang telah tersedia kemudian dicatat kembali dalam sebuah form laporan harian, setelah itu data bukti transaksi penjualan disimpan dalam sebuah arsip dengan penyimpanan arsip yang terkesan kurang sistematis dan proses tersebut memerlukan waktu yang lama dalam pengerjaannya.
2. Proses perhitungan persediaan barang yang masih dikerjakan dengan merubah persediaan barang secara manual baik itu mengurangi ataupun menambah persediaan barang yang memerlukan waktu yang lama dan sering terjadi kesalahan dalam pengerjaannya.
3. Proses pencatatan surat jalan retur barang masih dikerjakan secara manual yaitu mencatat lansung data retur barang ke suatu form surat jalan kosong dan sering kali terjadi kesalahan pencataan.
Berdasarkan dari uraian yang sudah ditulis sebelumnya maka dapat dirumuskan masalah sebagai berikut :
1. Bagaimana Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan barang yang sedang berjalan di toko Gempita Technologis?
2. Bagaimana perancangan antarmuka yang dimiliki aplikasi sistem informasi persediaan barang pada toko Gempita Technologis?
(15)
3. Bagaimana implementasi Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan barang pada toko Gempita Technologies?
1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian
Maksud dari penelitian ini adalah untuk membangun Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan barang pada toko Gempita Technologies guna mempercepat proses Pengolahan data penjualan dan Persediaan barang dengan menggunakan alat bantu komputer, sehingga dapat memberikan informasi berupa data laporan penjualan dan laporan persediaan barang yang akurat.
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah dengan adanya Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan Barang pada toko Gempita Technologies diharapkan dapat :
1. Mengetahui sistem yang berjalan pada toko Gempita Technologies
2. Membangun perancangan Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan Barang pada toko Gempita Technologies.
3. Mengetahui implementasi Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan barang pada toko Gempita Technologies.
1.4 Kegunaan Penelitian
Sebuah penelitian hendaknya dapat memecahkan masalah-masalah yang dihadapi serta memberikan manfaat baik bagi kesejahteraan umat manusia maupun bagi pengembangan ilmu pengetahuan. Hasil laporan skripsi ini diharapkan dapat memberi manfaat baik bagi penulis, akademik, dan juga para pembaca. Manfaat dari penelitian ini antara lain :
(16)
1.4.1. Kegunaan Praktis
a. Penyajian informasi pada toko Gempita Technologies dapat disajikan setiap saat sesuai dengan kebutuhan.
b. Bagian yang membutuhkan data pengelolan penjualan dan persediaan barang mendapatkan semua laporan yang berkaitan untuk dijadikan bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.
c. Setelah mengalami perubahan dalam penjualan dan persediaan barang pada toko Gempita Technologies ke sistem yang sudah terkomputerisasi, diharapkan dapat mempermudah bagian penjualan dan persediaan barang dalam melakukan perhitungan penjualan maupun perhitungan persediaan barang.
1.4.2. Kegunaan Akademis
Untuk menambah pembendaharaan akademik guna menunjang proses belajar mengajar di samping itu juga sebagai bentuk peran aktif akademik dalam menanggapi berbagai masalah yang ada di luar kampus, serta dapat dijadikan sebagai referensi yang dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengurusan materi kuliah.
1.5 Batasan Masalah
Agar pembahasan lebih terarah dan tidak menyimpang dari latar belakang masalah yang telah ditentukan diatas, serta dikarenakan keterbatasan waktu,
(17)
biaya, kemampuan dan pengetahuan penulis, maka dalam penyusunan Laporan Skripsi ini, penulis membatasi pembahasan permasalahan pada sistem informasi penjualan dan persediaan barang toko Gempita Technologies.
1. Input data pada sistem informasi penjualan dan persediaan barang toko Gempita Technologies meliputi input data barang, input data pemasok 2. Transaksi pada sistem informasi penjualan dan persediaan barang toko
Gempita Technologies meliputi transaksi, pemesanan barang, transaksi penjualan barang, transaksi pembelian dan trasaksi retur barang.
3. Transaksi Retur barang dibatasi hanya pada retur pembelian barang kepada pemasok berdasarkan data pemesanan yang tidak sesuai ataupun cacat kondisi barang.
4. Pembuatan laporan sistem informasi penjualan dan persediaan barang toko Gempita Technologies dibatasi pada pelaporan untuk keperluan laporan harian yang meliputi, laporan penjualan barang, laporan pembelian barang, laporan persediaan barang dan laporan retur barang.
1.6 Lokasi dan Waktu Penelitian
Untuk memperoleh data yang diperlukan, Penulis melakukan penelitian pada bagian administrasi umum di toko Gempita Technologies Bandung yang berlokasi di jalan Purnawarman 13-15 BEC Lantai 1 F -17A Istana Bandung Electronic Center. Adapun jadwal pelaksanaan penelitian, yang dilakukan oleh penulis yaitu :
(18)
Tabe1.1 Tabel Jadwal Estimasi Waktu
Kegiatan 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Pengumpulan kebutuhan data
Desain, coding, testing
Evaluasi
Produk jadi 2.
3.
4 No
1.
2011
(19)
8 2.1 Konsep Dasar Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut:
Menurut Jogianto ( 2005:1) yang dimaksud sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.
Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urutan-urutan operasi di dalam sistem. Prosedur didefinisikan oleh Richard F. Neuschel.
suatu prosedur adalah Urutan-urutan operasi klerikal (tulis menulis), biasanya melibatkan beberapa orang di dalam suatu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi. Jogianto ( 2005:1)
Lebih lanjut Jerry Fitzgerald, Ardra F.Fitzgerald dan Waren D. Stallings, Jr., yang dikutip dari Jogianto ( 2005:2) mendefinisikan:
(20)
prosedur adalah urutan-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how) mengerjakannya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sebagai berikut:
Kumpulan dari elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Jogianto ( 2005:2)
Secara umum sistem dapat didefinisikan sebagai sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerja sama atau yang dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai suatu tujuan.
2.1.1 Karakteristik Sistem
Dalam bukunya, Jogianto (2005: 3) dijelaskan bahwa model umum sebuah sistem terdiri dari input, proses dan output. Hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana mengingat sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran sekaligus. Selain itu sebuah sistem juga memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adala sebagai berikut:
1. Komponen Sistem (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem
(21)
tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem. Setiap subsistem memiliki sifat-sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar, yang disebut dengan supra sistem.
2. Batasan Sistem (Boundary)
Ruang ringkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisah-pisahkan.
3. Lingkungan Luar Sistem (Environments)
Bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut dengan linkungan luar sistem. Linkungan luar sistem ini dapat menguntungkan dan dapat juga merugikan sistem tersebut. Ligkungan luar yang menguntungkan merupakan energi bagi sistem tersebut, yang dengan demikian lingkungan luar tersebut harus selalu dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus dikendalikan, karena kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup sistem tersebut.
4. Penghubung Sistem (Interface)
Sebagai media yang menghubungkan sistem dengan sub-sistem yang lain disebut dengan penghubung sistem atau interface. Penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lain. Keluaran suatu subsistem akan menjadi masukan untuk
(22)
subsistem yang lain dengan melewati penghubung. Dengan demikian terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk satu kesatuan.
5. Masukan Sistem (Input)
Energi yang dimasukan ke dalam sistem disebut masukan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input). Sebagai contoh, di dalam suatu unit sistem komputer, “program” adalah
maintenance input yang digunakan untuk mengoprasikan komputer
sementara “data” adalah signal input yang akan diolah menjadi informasi. 6. Keluaran Sistem (output)
Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain. Seperti contoh sistem informasi, keluaran yang dihasilkan adalah informasi, yang mana informasi ini dapat digunakan sebagai masukan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal lain yang merupakan input bagi subsistem lainnya. 7. Pengolah Sistem (process)
Suatu sistem dapat mempunyai suat proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran. Sebagai contoh, sistem akutansi. Sistem ini akan mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.
8. Sasaran Sistem (objective)
suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministik. Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi
(23)
sistem tidak ada gunnya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.
2.1.2 Klasifikasi Sistem
Di kutip dari Jogianto (2005: 6), tinjauan tentang suatu sistem dapat diklasifikasikan dalam beberapa cara, yaitu :
1. Sistem abstrak (Abstract Sytem) dan sistem phisik (Physical System)
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak secara fisik, contohnya teologia. Sistem phisik merupakan sistem yang ada secara phisik, contohnya sistem komputer.
2. Sistem alamiah (Natural System) dan sistem buatan manusia (Human Made
System). Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam,
tidak dibuat manusia. Sebagai salah satu contoh dari sistem alamiah adalah perputaran bumi pada porosnya. Sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Contohnya adalah sistem akuntansi. 3. Sistem tertentu (Deterministic System) dan sistem tak tentu (Probabilistic
system). Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat
diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, contohnya sistem komputer. Sedangkan sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
4. Sistem tertutup (Closed System) dan sistem terbuka (Open System). Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan
(24)
luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luar. Secara teoritis sistem tertutup ini dinyatakan ada, akan tetapi pada kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup
(Relatively Closed System). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan
dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem lainnya.
2.2 Konsep Dasar Informasi
Menurut Witarto (2004:8) informasi adalah rangkaian data yang mempunyai sifat sementara, tergantung dengan waktu, mampu memberi kejutan atau surprise pada yang menerimanya. Intensitas dan lamanya kejutan dari informasi, disebut nilai informasi. “Informasi” yang tidak mempunyai nilai, biasanya karena rangkaian data yang tidak lengkap atau kadaluarsa.
Fungsi utama dari informasi itu sendiri adalah menambah pengetahuan atau mengurangi ketidakpastian pemakai informasi.
2.2.1 Siklus Informasi
Dikutip dari Jogianto (2005: 8), siklus informasi yaitu data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus.
(25)
Proses (model)
Itput (data)
Data (ditangkap)
Hasil tindakan Keputusan
tindakan penerima Output (informatoin)
Dasar data
Gambar 2.1 Siklus Informasi
Jogiyanto, HM, 2005, Analisis dan Desain, Andi, Yogyakarta.
2.2.2 Kualitas Informasi
Dikutip dari Jogianto (2005: 10), kualitas suatu informasi tergantung dari 3 (tiga) hal yaitu, informasi harus akurat (accurate), tepat waktu (timelines) dan relevan (relevance).
1. Akurat
Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak biasa. 2. Tepat waktu
(26)
Berarti informasi yang datang kepada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang usang tidak memiliki nilai lagi karena informasi merupakan landasan bagi pengambil keputusan.
3. Relevan
Berarti informasi mempunyai manfaat yang sesuai bagi pemakainya.
2.2.3 Nilai Informasi
Dikutip dari Jogianto (2005: 11), dijelaskan bahwa nilai informasi (value
of information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya.
Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektip dibandingkan denga biaya mendapatkannya. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang akan digunakan si dalam suati sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah yang tertentu dengan biaya untuk memperolehnyam karena sebagian informasi dinikmati tidak hanya oleh suatu pihak di dalam suatu perusahaan. Lebih lanjut sebagian informasi tidak dapat persis ditaksir keuntungannya dengan satuan nialai uang, tetapi dapat ditaksir nilai evektivitasnya. Pengukuran nilai informasibiasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau costbenefit.
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan. Pertanyaannya adalah darimana
(27)
informasi tersebut bisa didapatkan?. Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (information systems) atau disebut juga dengan processing systems atau
informastion-generating systems. Robert A.Leitch dan K. Roscoe Davis yang
dikutip dari Jogianto (2005:11) mendefinisikan Sistem informasi sebagai berikut: Suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
2.3.1 Komponen Sistem Informasi
John Burch dan Gary Grudnitski yang dikutip dari Jogianto(2005:12) mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu blok masukan
(input block), blok model (model block), blok keluaran (output block), blok
teknologi (technology block), blok basis data (database block), dan blok kendali
(controls block). Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing
saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya.
Blok-blok tersebut adalah : 1. Blok Masukan
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
(28)
2. Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Blok Keluaran
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi
Teknologi merupakan ”kotak alat” (tool-box) dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software), dan perangkat keras (hardware).
5. Blok Basis Data
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan di dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut.
(29)
6. Blok Kendali
Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
2.4 Konsep Dasar Penjualan
Dikitip dari http://elib.unikom.ac.id/download.php?id=81170(13)/ 02 Agustus 2011 Penjualan merupakan suatu seni untuk melaksanakan suatu pekerjaan melalui orang lain. Beberapa ahli menyatakan sebagai ilmu dan sebagai seni, ada pula yang memasukkannya kedalam masalah etika dalam penjualan. Pada pokok istilah penjualan dapat diartikan sebagai berikut:
Menurut Philip Kotler dalam bukunya yang berjudul Analisis & Disain, menjelaskan bahwa: “konsep penjualan adalah meyakini bahwa para konsumen dan perusahaan bisnis, tidak akan secara teratur membeli cukup banyak produk-produk yang ditawarkan oleh organisasi tertentu. Oleh karena itu, organisasi yang bersangkutan harus melakukan usaha penjualan dan promosi yang agresif. Dasar-dasar pemikiran yang terkandung dalam konsep penjualan adalah sebagai berikut: 1. Tugas utama dari perusahaan adalah mendapatkan penjualan cukup dari
produknya.
2. Para konsumen tidak akan mungkin membeli barang dengan jumlah yang cukup banyak tanpa mendapat dorongan.
(30)
2.5 Konsep Dasar Persediaan
Dikutip dari http://luluk.staff.gunadarma.ac.id/02 agustus 2011, Persediaan merupakan simpanan material yang berupa bahan mentah, barang dalam proses dan barang jadi. Pada produk barang, pengendalian persediaan ditekankan pada pengendalian material. Pada produk jasa, pengendalian diutamakan sedikit pada material dan banyak pada jasa pasokan karena konsumsi sering kali bersamaan dengan pengadaan jasa sehingga tidak memerlukan persediaan.
2.5.1 Jenis Persediaan
Adapun jenis-jenis persediaan barang menurut klasifikasinya, antara lain : a. Persediaan barang jadi biasanya tergantung pada permintaan pasar
(independent demand inventory)
b. Persediaan barang setengah jadi dan bahan mentah ditentukan oleh tuntutan proses produksi dan bukan pada keinginan pasar (dependent
demand inventory).
2.5.2 Tujuan Perseediaan
Tujuan dari persediaan,antara lain :
a. Menghilangkan pengaruh ketidakpastian (mis: safety stock) b. Memberi waktu luang untuk pengelolaan produksi dan pembelian c. Untuk mengantisipasi perubahan pada permintaan dan penawaran.
(31)
40 4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan
Analisis sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan dan hambatan-hambatan yang terjadi sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
4.1.1. Analisis Dokumen
Analisis dokumen adalah tahap menganalisa dokumen-dokumen yang digunakan di dalam sistem yang sedang berjalan. Adapun rincian analisis dokumen dari Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan barang pada toko gempita technologies adalah sebagai berikut :
Tabel 4.1 Analisis Dokumen Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan barang pada toko gempita technologies yang sedang berjalan
No Nama Dokumen Keterangan
1 Faktur penjualan Deskripsi : Tanda Bukti penjualan barang dari bagian penjualan kepada konsumen Atribut : Tanggal, nama, qty, description,
price, total, total amount
Sumber : Bagian penjualan
Distribusi :
2 Faktur pembelian Deskripsi : Tanda Bukti pembelian barang dari pemasok dan dijadikan sebagai dasar untuk perhitungan persedian barang
Atribut : No_faktur,
Tanggal,sales,nama_barang
(32)
sub_total, total
Sumber : Pemasok
Distribusi :
3 Laporan penjualan harian
Deskripsi : Merupakan akumulasi dari faktur penjualan yang dijadikan sebagai bahan untuk update persediaan brang
Atribut : Tanggal
penjualan,nama_pelanggan,
No_inv, alamat, no_telp, SN, nama_barang, tunai, cc/debit,total penjualan,penerimaan_tunai, penerimaan_cc/debit,
Sumber : kasir
Distribusi :
4 Struk pembayaran cc/debit
Deskripsi : Merupakan akumulasi dari faktur penjualan yang dijadikan sebagai bahan untuk update persediaan brang
Atribut : No_struk, nominal
Sumber : kasir
Distribusi :
4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang berjalan
Prosedur merupakan urutan kegiatan yang tepat dari tahapan-tahapan awal yang menerangkan mengenai proses apa yang dikerjakan, siapa yang mengerjakan proses tersebut, bagaimana proses itu dapat dikerjakan dan dokumen apa saja yang dilibatkan.
1. Proses Penjualan
Tahapan proses penjualan :
a. Konsumen melakukan permintaan barang
b. kasir mengecek persediaan barang yang diminta oleh konsumen dan terdapat dua kemungkinan yaitu:
(33)
1. Permintaan barang konsumen tidak tersedia pada persediaaan barang maka permintaan tidak terpenuhi. Bagian penjualan mengembalikan permintaan pada konsumen.
2. Permintaan barang tersedia pada persediaaan barang maka permintaan terpenuhi, kemudian bagian kasir memcatat faktur penjualan dan mengkonfirmasi jenis pembayaran kepada konsumen, apakah akan dilakukan secara tunai atau mneggunakan kartu kredit, jika pembayaran dilakukan degnan cara tunai, kasir langsung membuat faktur penjualan sebanyak dua rangkap, satu untuk konsumen, satu untuk diarsipkan di toko untuk keperluan laporan penjualan, dan jiaka pembayaran dilakukan dengan menggunakan kartu kredit, kasir akan menggesek kartu kredit pada mesin EDC lalu memasukan total pembelian konsumen, struk pembayaran keluaran dari mesin EDC keluar sebanyak dua rangkap, satu diberikan kepada konsumen beserta faktur penjualan yang telah dibuat sebelumnya, struk yang kedua diarsipkan di toko.
3. Laporan penjualan dibuat berdasarkan faktur penjualan dan struk pembayaran, baik itu struk pembayaran kredit maupun pembayaran debit.
2. Proses persediaan barang
kasir melakukan perubahan persediaan barang berdasarkan keluar masuk barang yang tertera dilembar data penjualan dan lembar data pembelian.
(34)
Kemudian membuat laporan persediaan barang dan diserahkan kepada kepala toko.
3. Proses pemesanan barang
Pemesanan barang dibuat oleh kasir berdasarkan memo pemesanan barang yang dibuat oleh kepala toko, kemudian kasir mencatat memo pemesanan tersebut, lalu diberikan kepada peamsok.
4. Proses Pembelian
a. Pemasok memberikan faktur pembelian barang berdasarkan data barang yang telah dipesan sebelumnya.
b. kasir mengecek kesesuaian data faktur pembelian dengan data pemesanan barang. Jika faktur pembelian sesuai maka kasir akan memcatatat transaksi pembelian dan menambah persedian barang. Akan tetapi, bilamana faktur pembelian dari pemasok tidak sesuai dengan data pemesanan yang telah dipesan sebelumnya, maka faktur pembelian tersebut dikembalikan lagi kepada pemasok melalui proses retur barang 5. proses retur barang
Kasir mencatat data retur barang berdasarkan faktur pembelian dari pemasok yang tidak sesuai dengan pemesanan. Kemudian dari data retur barang tersebut dibuat surat jalan retur barang dan diberikan kepada pemasok.
(35)
4.1.2.1 Flow Map
Flowmap merupakan diagram alir dokumen yang digunakan untuk
menggambarkan hubungan antara entity yang terlibat berupa aliran-aliran dokumen yanga ada. Untuk menjalankan prosedur sistem, digunakan flowmap
yang terbentuk dari analisis prosedur.
Berikut di bawah ini adalah flowmap yang memperlihatkan bagian-bagian yang terlibat dari Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan barang pada toko gempita technologies.
(36)
kasir Flowmap penjualan barang pada toko Gempita Technologies yang sedang berjalan
Permintaan barang Permintaan barang Validasi Permintaan barang Konsumen Barang tersedia? t Permintaan barang tersedia y Konfirmasi permintaan barang kosong Permintaan barang tidak tersedia Tunai? t Cc/debit card Pilih jenis transaksi di mesin EDC Cc/debit card y Pembuatan faktur penjualan,konfirmasi cara pembayaran Data konsumen Data konsumen Proses pembayaran tunai
A1 : Arsip struk cc/debit A2 : Arsip faktur penjualan A3 : Arsip data penjualan A4 : Arsip persediaan barang
Jenis transaksi?
Gesek Debit card pada mesin EDC , masukan total bayar,
masukan PIN Debit card Struk pembayaran debet Struk pembayaran debet Faktur penjualan debit Faktur penjualan debit 1 2
Gesek credit card pada mesin EDC , masukan total bayar,
masukan credit card Struk pembayaran kredit Struk pembayaran kredit Faktur penjualan kredit Faktur penjualan kredit 1 2 Faktur penjualan tunai Faktur penjualan tunai 1 2 Informasi PIN A1 1 2 1 2 Struk pembayaran debet Faktur penjualan debit 1 1 debit debit Struk pembayaran debet 1 kredit kredit A2 Pembuatan data penjualan Data penjualan A3 Pembuatan Laporan penjualan Laporan penjualan harian Laporan penjualan harian Kepala toko A4 Faktur penjualan tunai 1 Faktur penjualan kredit 1
(37)
Flowmap persediaan barang pada toko Gempita Technologies yang sedang berjalan A4 Update persediaan barang Pembuatan laporan persediaan barang data persediaan barang Laporan Data persediaan barang Laporan Data persediaan barang
Kepala Toko kasir
A3
A7
A4 : Arsip persediaan barang A7 : Arsipfaktur pembelian A3 : Arsip data penjualan
Gambar 4.2 Flowmap persediaan barang yang sedang berjalan Pemasok kasir
Kepala Toko
Flowmap pemesanan barang pada toko Gempita Technologies yang sedang berjalan
Pembuatan data Pemesanan barang A6 Memo pemesanan barang Data pemesanan barang Data pemesanan barang Data pemesanan barang A5 Kartu nama pemasok Kartu nama pemasok Memo pemesanan barang
A6 : Arsip data pemesanan barang A5 : Arsip kartu nama pemasok
(38)
Pemasok Kepala Toko
Flowmap pembelian barang pada toko Gempita Technologies yang sedang berjalan
Cek kesesuain pembelian Sesuai? Faktur pembelian
sesuai pembelian Faktur tidak sesuai y t pembuatan data pembelian barang Data pembelian barang Pembuatan laporan pembelian barang Laporan data pembelian barang Laporan data pembelian barang Faktur pembelian Faktur pembelian A6 kasir Faktur pembelian sesuai B A7
A6 : Arsip data pemesanan barang A7 : Arsip faktur pembelian
(39)
Pemasok Kepala Toko
Flowmap pembelian danretur barang pada toko Gempita Technologies yang sedang berjalan kasir
Faktur pembelian tidak sesuai
B
Pembuatan surat jalan retur barang Surat jalan retur barang
Surat jalan retur barang
Pembuatan laporan retur
barang
A8
Laporan retur barang Laporan retur
barang
1 2
Surat jalan retur barang
2
A8 : Arsip surat jalan retur barang
Gambar 4.5 Flowmap retur pembelian barang yang sedang berjalan
4.1.2.2 Diagram kontek
Diagram konteks (Context Diagram) merupakan penggambaran dari sistem secara garis besar atau keseluruhan, pada diagram konteks ini sistem informasi yang dibuat akan menghasilkan sumber informasi yang dibutuhkan dan menunjukan input dan output yang diterima oleh entitas.
Adapun diagram konteks dari Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan barang pada toko gempita technologiesyang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
(40)
SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PERSEDIAAN BARANG PADA TOKO
GEMPITA TECHNOLOGIES KONSUMEN
Permintaan barang, Data konsumen, Cc/debit card Informasi PIN
Konfirmasi permintaan barang kosong, Struk pembayarandebet
, Faktur penjualan debit, debit, Faktur penjualan kredit, kredit, Faktur penjualan tunai
PEMASOK
KEPALA TOKO
Laporan penjulana harian, laporan persediaan barang, laporan data pembelian barang, laporan retur barang Memo pemesanan barang
Kartu nama pemasok, faktur pembelian
Faktur pembelian tidak sesuai, surat jalan retur barang, data Pemesanan barang
Gambar 4.6 Diagram kontek yang sedang berjalan 4.1.2.3 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan
notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, terstruktur dan jelas. Adapun Data Flow Diagram (DFD) dari Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan barang pada toko gempita technologies sebagai berikut :
(41)
KONSUMEN
1 Penjualan barang
A. Persediaan barng
2 Persediaan barang
3 Pemesanan barang
4 Pembelian barang
5 Retur barang
KEPALA TOKO
PEMASOK
Permintaan barang, Data konsumen, Cc/debit card Informasi PIN
Konfirmasi permintaan barang kosong, Struk pembayarandebet
, Faktur penjualan debit, debit, Faktur penjualan kredit, kredit, Faktur penjualan tunai
Data Persediaan barng
Data penjualan
Laporan penjualan harian
Laporan persediaan barang
Kartu nama pemasok
Data pemesanan barang,
Surat jalan retur barang
Laporan pembelian barang
Laporan retur barang Memo pemesanan barang
Faktur pembelian
Faktur pembelian tidak sesuai
(42)
1.1 Validasi permintaan barang KONSUMEN 1.2 Pembuatan faktur penjualan,konfirm asi cara pembayaran Permintaan barang A.persediaan barang Permintaan Barang tidak tersedia
Permintaan Barang tersedia
1.3 Pilih jenis transaksi di mesin
EDC
1.4 Gesek debit card
pada mesin EDC , masukan total bayar, masukan
PIN Data konsumen
Struk pembayaran debet, Faktur penjualan debit
Informasi PIN
Cc/debit card
1.5 Gesek credit card
pada mesin EDC , masukan total
bayar
A.struk cc/debit A.faktur penjualan Struk pembayaran kredit, Faktur penjualan kredit Faktur penjualan tunai
1.7 Pembuatan data penjualan 1.8 Pembuatan Laporan penjualan A.data penjualan KEPALA TOKO Data penjualan
Laporan Data penjualan
1.6 Proses pembayaran tunai
Debit card credit card
(43)
2.1
Update persediaan barang
KEPALA TOKO A.data penjualan
A.faktur pembelian
2.2 Pembuatan laporan persediaan
barang A.persediaan barang
data persediaan barang
Laporan data persediaan barang
Gambar 4.9 DFD level 2 proses 2 (persediaan barang)
KEPALA TOKO
3.1 Pembuatan data Pemesanan barang
A. kartu nama pemasok Memo pemesanan
PEMASOK
A. data pemesanan barang
data Pemesanan barang data Pemesanan barang
kartu nama pemasok
(44)
KEPALA TOKO 4.1
Cek kesesuain pembelian A. data pemesanan
barang
4.2 pembuatan data pembelian barang
4.3 Pembuatan laporan pembelian
barang
PEMASOK
A. Faktur pembelian
Faktur pembelian barang
Faktur pembelian barang sesuai
A. Data pembelian barang
data pembelian barang
Laporan data pembelian barang
5.1 Pembuatan surat jalan retur barang Faktur pembelian barang
tidak sesuai
(45)
PEMASOK 5.1
Pembuatan surat jalan retur barang
A. Data retur barang 4.1 Cek kesesuain
pembelian
Faktur pembelian barang tidak sesuai
Surat jalan retur barang
Surat jalan retur barang
5.2 Pembuatan laporan retur
barang
KEPALA TOKO laporan retur
barang
(46)
4.1.3. Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan
Evaluasi sistem dimaksudkan untuk menemukan kelemahan sistem yang akan diperbaiki. Dari uraian tentang analisis sistem yang sedang berjalan di toko gempita technologies, maka dapat ditemukan beberapa kekurangan atau kelemahan, berikut di bawah ini tabel evaluasi sistem yang sedang berjalan di toko gempita technologies.
Tabel 4.2 Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan
Bagian Masalah Solusi
Kasir Proses pencatatan dan
penyimpanan data penjualan yang kurang sistematis yaitu dengan cara mencatat secara manual data penjualan pada form penjualan kosong
Membuat aplikasi input data penjualan yang terkomputerisasi dan tersimpan rapih dalam suatu database
Kasir Proses pengurangan dan
penambahan persediaan barang yang kurang praktis,yaitu dengan mengurangi dan menambah persediaan barang secara manual yang menyebabkan seringnya terjadi kesalahan data jumlah barang
Membuat aplikasi untuk persediaan barang yang dapat mengurangi dan menambah persediaan
barang secara
automatis
kasir Terlambatnya informasi data pembelian barang untuk keperluan pembuatan retur pembelian
Membuat tool browse
ke tabel data pembelian
barang untuk
(47)
data pembelian barang
4.1.2. Perancangan Sistem
Perancangan sistem adalah proses pengembangan spesifikasi sistem baru berdasarkan hasil rekomendasi analisis sistem. Dalam perancangan sistem ini akan digambarkan tentang sistem informasi penjualan dan persediaan barang pada toko gempita technologies dalam bertuk Flowmap, Diagram Konteks, dan Data
Flow Diagram (DFD), serta menjelaskan arus data yang ada pada DFD.
4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem
Tujuan perancangan sistem ini adalah untuk dapat menghasilkan perancangan sistem informasi penjualan dan persediaan barang pada toko gempita technologies yang berbasis komputer. Perancangan sistem yang dibuat tidak mengalami banyak perubahan dari sistem yang sedang berjalan.
4.2.2 Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan
Secara umum sistem yang diusulkan tidak begitu banyak perubahan dari sistem yang sudah berjalan. Hanya disini terlihat selain mengubah semua bentuk arsip yang ada dibuat dalam satu database untuk mempermudah dari pekerjaan administrasi serta membuat lebih efisien dan akurat dalam pengolahan data. Seperti juga penambahan pencarian data pelanggan pada proses retur barang sehingga mempermudah memperoleh data pelanggan.
(48)
4.2.3 Perancangan Prosedur yang Diusulkan
Pada langkah ini perancangan digambarkan dalam bentuk flowmap (bagan alir), Diagram Konteks, dan Data Flow Diagram (DFD).
4.2.3.1 Flowmap
Flowmap adalah diagram yang menunjukkan aliran data berupa
formulir-formulir ataupun keterangan-keterangan berupa dokumentasi yang mengalir di dalam suatu sistem. Berikut adalah flowmap sistem informasi penjualan dan persediaan barang pada toko gempita technologies
(49)
kasir
flowmap sistem informasi penjualan dan persediaan barang Toko Gempita Technologies usulan konsumen Permintaan barang Cek persediaan barang Permintaan barang Input data penjualan tunai atau cc/debit Permintaan barang tersedia cetak faktur penjualan Faktur penjualan Faktur penjualan Kepala toko Cetak laporan penjualan Laporan Data penjualan Laporan Data penjualan Memo pemesanan barang Input data pemesanan Memo pemesanan barang
pemesanan data
pemesanan Cetak data pemesanan Vaalidasi faktur pembelian Faktur pembelian Faktur pembelian Faktur pembelian valid Input data pembelian Cetak laporan pembelian laporan pembelian laporan pembelian Kartu nama pemasok Kartu nama pemasok Input data pemasok baru Data barang baru Input data barang baru Data barang baru Cetak laporan data barang Laporan Data barang Laporan Data barang
Input data retur pembelian Cetak surat jalan
retur pembelian Cetak laporan data
retur pembelian 1 2 surat jalan retur pembelian surat jalan retur pembelian Faktur pembelian tidak valid 1 laporan data retur pembelian laporan data retur pembelian 2 pemasok
Cetak data laporan pemesanan Laporan data pemesanan Laporan data pemesanan Data konsumen Data konsumen A1
Gambar 4.13 flowmap sistem informasi penjualan dan persediaan barang Toko Gempita Technologies usulan
(50)
flowmap sistem informasi penjualan dan persediaan barang Toko Gempita Technologies :
1. Proses Penjualan Tahapan proses penjualan :
a. Konsumen melakukan permintaan barang.
b. kasir mengecek persediaan barang yang diminta oleh konsumen dan terdapat dua kemungkinan yaitu:
1. Permintaan barang konsumen tidak tersedia pada persediaaan barang maka permintaan tidak terpenuhi. Bagian penjualan mengembalikan permintaan pada konsumen.
2. Permintaan barang tersedia pada persediaaan barang maka permintaan terpenuhi, kemudian bagian kasir menginputkan data penjualan yang menghasilkan output berupa faktur penjualan, kemudian faktur penjualan tersebut diberikan kepada konsumen.
2. Proses pemesanan barang
Pemesanan barang dibuat oleh kasir berdasarkan memo pemesanan yang dibuat kepala toko, kemudian kasir menginputkan daftar pemesanan tersebut yang menghasilkan output berupa data pemesanan yang kemudian diberikan kepada peamsok.
3. Proses Pembelian
a. Pemasok akan memberikan faktur pembelian barang berdasarkan data barang yang telah dipesan sebelumnya.
(51)
b. kasir mengecek kesesuaian data faktur pembelian dengan data pemesanan barang. Jika faktur pembelian sesuai maka kasir akan menginputkan transaksi pembelian dan menambah persedian barang secara automatic. 4. faktur pembelian yang tidak sesuai dengan pemesanan diinput pada form
retur barang yang menghasilkan output surat jalan retur, kemudian surat jalan retur barang tersebut diberikan kepada pemasok.
4.2.3.2. Diagram Kontek
Berikut ini adalah Diagram Konteks usulan, sistem informasi penjualan dan persediaan barang Toko Gempita.
Sistem informasi penjualan dan persediaan barang toko gempita
technologi
KONSUMEN
KEPALA TOKO
PEMASOK
laporan penjualan harian,Laporan Data persediaan barang,Laporan pembelian barang,laporan data retur barang
Daftar pemesanan barang
Data pemesanan barang ,Faktur pembelian tidak sesuai, data retur barang
Faktur pembelian, kartu nama pemasok
Permintaan barang, Uang pembayaran,Data konsumen, Cc/ debit card, informasi PIN
,
rincian Total bayar, Faktur penjualan(tunai)
, Faktur penjualan(debet), Struk pembayaran debet, Faktur penjualan(kredit), Struk pembayaran kredit, credit card debitt card
Gambar 4.14 diagram konteks sistem informasi penjualan dan persediaan barang Toko Gempita Technologies usulan
(52)
4.2.3.3. DFD (Data Flow Diagram)
Berikut ini adalah DFD (Data Flow Diagram)usulan, sistem informasi penjualan dan pesediaan barang toko gempita technologies
Dtbarang 1 penjualan KONSUMEN 2 pemesanan 3 pembelian KEPALA TOKO PEMASOK 4 Retur barang 5 Input data barang
baru 6 Input data pemasok baru Dtpemasok 7 Cetak persediaan barang Permintaan barang Data barang
Faktur penjualan laporan penjualan Memo pemesanan barang laporan pemesanan pemesanan data pemesanan data pembelian Faktur pembelian Faktur pembelian tidak valid
surat jalan retur pembelian
laporan data retur pembelian
Data barang
Laporan Data barang Kartu nama pemasok
data pemasok
data barang baru
data barang baru
(53)
KONSUMEN 1.1 Cek persediaan barang Permintaan barang dtbarang 1.2 Input data penjualan tunai atau cc/debit Data konsumen Data barang Permintaan barang tersedia Dtpenjualan 1.3 cetak faktur penjualan KEPALA TOKO 1.4 Cetak laporan penjualan faktur penjualan
A.struk pembayaran cc/debit Data penjualan
Data penjualan
Laporan Data penjualan struk pembayaran cc/debit
Gambar 4.16. DFD level 2 proses 1(penjualan)Usulan
2.1 Input data pemesanan
2.1 Cetak data pemesanan Memo pemesanan barang
data pemesanan KEPALA TOKO Dtpemesanan PEMASOK pemesanan Dtpemasok Data pemasok
(54)
3.1 Vaalidasi faktur pembelian PEMASOK Dtpembelian Faktur pembelian 3.3 Cetak laporan pembelian Dtpemesanan 3.2 Input data pembelian KEPALA TOKO 4.1
Input data retur pembelian
Data pembelian Faktur pembelian valid Faktur pembelian tidak valid
laporan pembelian Data pembelian
Data pemesanan
Gambar 4.18. DFD level 2 proses 3 (pembelian barang)Usulan
Dtpembelian
4.1 Input data retur
pembelian
KEPALA TOKO 3.1
Vaalidasi faktur
pembelian Faktur pembelian tidak valid
4.3 Cetak laporan data
retur pembelian Dtretur
data retur barang
laporan data retur barang
PEMASOK 4.2
Cetak surat jalan retur pembelian
data retur barang surat jalan retur
barang
data retur barang
(55)
4.2.3.4. Kamus Data
Kamus data adalah peralatan yang ikut berperan dalam perancangan dan pembangunan sistem informasi karena berfungsi untuk menjelaskan arti aliran data dan penyimpanan dalam penggambaran pada data flow diagram, mendeskripsikan komposisi paket data yang bergerak melalui aliran, dan menjelaskan spesifikasi nilai dan satuan yang relevanterhadap data yang mengalir dalam sistem tersebut. Berikut ini adalah kamus data yg di ambil dari data flow
diagram Sistem Informasi penjualan dan persediaan barang pada toko gempita
technologies yang diusulkan:
a. Berdasarkan DFD level 2 proses 1 yang diusulkan 1. Nama arus data : Permintaan barang
Alias : -
Aliran data : konsumen – proses 1.1 Struktur data : Nama_barang, warna, jumlah 2. Nama arus data : Data barang
Alias : -
Aliran data : Dtbarang – proses 1.1
Struktur data : Kode_barang, nama_barang, jenis_barang, warna_barang, qty_barang, harga_beli, harga_jual 3. Nama arus data : Data konsumen
Alias : -
Aliran data : Konsumen - proses 1.2
Struktur data : Nama_konsumen, alamat_konsumen, telp_konsumen 4. Nama arus data : struk pembayaran cc/debit
(56)
Alias : -
Aliran data : A. struk pembayaran cc/debit – proses 1.2 Struktur data : No.srtuk, total
5. Nama arus data : Data penjualan
Alias : -
Aliran data : proses 1.2 – Dtpenjualan – proses 1.3, Dtpenjualan – proses 1.4
Struktur data : Kode_jual, nama_konsumen,
alamat_konsumen,telp_konsumen, tanggal_jual, total_jual, ket, no_struk, kode_barang, nama_barang, SN, jenis_barang, warna_barang, harga, qty_barang, subtotal_jual, user_id
6. Nama arus data : Faktur penjualan
Alias : -
Aliran data : Proses 1.3 - konsumen
Struktur data : Kode_jual, nama_konsumen, nama_barang, SN, warna_barang, qty_barang, harga_jual, subtotal_jual, total_jual, user_id
7. Nama arus data : Laporan penjualan
Alias : -
Aliran data : Proses 1.4 – kepala toko
Struktur data : Tanggal_cetak, tanggal_jual, kode_jual, nama_barang, SN, jenis_barang, qty_barang, harga, subtotal_jual, ket, no_struk, user_id
b. Berdasarkan DFD level 2 proses 2 yang diusulkan 1. Nama arus data : Memo pemesanan barang
(57)
Aliran data : Kepala toko – proses 2.1
Struktur data : Nama_barang, warna_barang, jumlah_barang 2. Nama arus data : data pemesanan
Alias : -
Aliran data : Proses 2.1 – Dtpemesanan
Struktur data : Kode_pesan, tanggal_pesan, kode_pemasok, nama_pemasok, alamat_pemasok, telp_pemasok, fax_pemasok, kode_barang, nama_barang, jenis_barang, warna_barang, qty_pesan, user_id 3. Nama arus data : pemesanan
Alias : -
Aliran data : Proses 2.1 – pemasok
Struktur data : Kode_pesan, tanggal_pesan, nama_barang, type_barang, warna_barang, qty_pesan,
nama_pemasok, alamat_pemasok, telp_pemasok, user_id
c. Berdasarkan DFD level 2 proses 3 yang diusulkan 1. Nama arus data : Faktur pembelian
Alias : -
Aliran data : Pemasok – proses3.1 – proses 3.2, proses 3.1 – proses 4.1
Struktur data : No_faktur, tgl, sales, ket, nama_barang, qty_beli, harga, total, subtotal,
2. Nama arus data : Data pembelian
Alias : -
(58)
Struktur data : Kode_beli, kode_pemasok, nama_pemasok, alamat_pemasok, telp_pemasok, fax_pemasok, tanggal_beli, total_beli, kode_pesan,
3. Nama arus data : Laporan pembelian
Alias : -
Aliran data : Proses 3.2– DtPembelian – kepala toko
Struktur data : Kode_beli, Tanggal_beli, nama_pemasok, total_beli.
d. Berdasarkan DFD level 2 proses 4 yang diusulkan 1. Nama arus data : data retur barang
Alias : -
Aliran data : Proses 4.1 - Dt – proses 4.2 , Dtretur – proses 4.3 Struktur data : Kode_retur, kode_beli, tanggal_retur, kode_pemasok,
nama_pemasok, alamat, telp_pemasok, kode_barang, nama_barang, SN, ket, user_id
2. Nama arus data : surat jalan retur barang
Alias : -
Aliran data : Proses 4.2 – pemasok
Struktur data : Kode_retur, kode_beli, nama_pemasok, alamat_pemasok, telp_pemasok, fax_pemasok, nama_barang, ket, user_id
3. Nama arus data : surat jalan retur barang
Alias : -
Aliran data : Proses 4.2 – kepala toko
Struktur data : Tanggal_cetak, kode_retur, tanggal_retur, kode_beli, nama_pemasok, nama_barang, ket, user_id
(59)
4.2.4. Perancangan basis data
Perancangan basis data merupakan tahapan kegiatan dalam merancang suatu basis data atau database yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan data. Adapun tahapan-tahapan dari perancangan basis data adalah.
4.2.4.1. Normalisasi
Normalisasi ialah suatu proses untuk mengelompokkan file-file dan menghilangkan grup elemen yang terduplikasi sehingga diperoleh bentuk normal. Adapun teknik normalisasi untuk Sistem Informasi Administrasi Andrawina Pet
Center adalah sebagai berikut :
1. Bentuk Tidak Normal ( Unnormalized Form )
Bentuk tidak normal (Unnormalized Form), bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi. Berikut data-datanya :
Kode_barang, nama_barang, jenis_barang, warna, qty_barang, harga_beli, harga_jual, kode_pemasok, nama_pemasok, alamat_pemasok, telp_pemasok, fax_pemasok, user_id, password, jenis_login, kode_pesan, kode_pemasok, tanggal_pesan, user_id, kode_pesan, kode_barang, qty_pesan, kode_beli, kode_pemasok, tanggal_pesan, total_beli,user_id, kode_pemesanan, kode_jual, nama_konsumen, alamat_konsumen, telp_konsumen, tanggal_jual, user_id, total_jual, ket, no_stuk, kode_jual,
(60)
kode_barang, SN, jumlah_barang, kode_retur, kode_jual, tanggal_retur, user_id, kode_retur, kode_barang, jumlah, SN, ket.
2. Berikut Bentuk Normal Kesatu (1NF / First Normal Form) Syarat :
Suatu table memenuhi 1-NF jika dan hanya jika table tersebut tidak memiliki atribut bernilai banyak.
Kode_barang, nama_barang, jenis_barang, warna, qty_barang, harga_beli, harga_jual, kode_pemasok, nama_pemasok, alamat_pemasok, telp_pemasok, fax_pemasok, user_id, password,jenis_login, kode_pesan, tanggal_pesan, qty_pesan, kode_beli, tanggal_pesan, total_beli, kode_jual, nama_konsumen, alamat_konsumen, telp_konsumen, tanggal_jual, user_id, total_jual, ket, no_stuk, kode_retur, tanggal_datang, tanggal_retur.
3. Berikut Bentuk Normal Kesatu (1NF / First Normal Form) Syarat :
Suatu table memenuhi 2-NF jika : a. Memenuhi 1-NF
b. Suatu atribut bukan kunci bergantung penuh pada atribut kunci, bukan pada sebagian atribut kunci.
Dtbarang ={kode_barang, nama_barang, jenis_barang, warna_barang, qty_barang, harga_beli, harga_jual}
(61)
Dtpemasok
={kode_pemasok,nama_pemasok,alamat_pemasok,telp_pemasok, fax_pemasok}
DtPengguna ={user_id,password,jenis_login} Dtpemesanan ={kode_pesan, tanggal_pesan} Dtpembelian ={kode_beli, tanggal_beli, total_beli}
Dtpenjualan ={kode_jual, nama_konsumen, alamat_konsumen, telp_konsumen, tanggal_jual, no_struk, jenis_pembayaran, total_jual}
Dtretur ={kode_retur, tanggal_retur, ket}
1. Bentuk Normal Ke-tiga (3NF/ Third Normal Form) Syarat :
Normalisasi bentuk ketiga mensyaratkan bahwa 2NF sudah terpenuhi dan setiap atribut yang bukan merupakan kunci tidak boleh tergantung dengan atribut yang bukan kunci lainnya
Dtbarang ={kode_barang, nama_barang, jenis_barang, warna_barang, qty_barang, harga_beli, harga_jual}
Dtpemasok={kode_pemasok, nama_pemasok,
alamat_pemasok,telp_pemasok, fax_pemasok }
DtPengguna ={user_id,password,jenis}
(62)
Dtdetailpemesanan ={kode_pesan**, kode_barang**, qty_pesan}
Dtpembelian ={kode_beli, kode_pemasok**, tanggal_beli, total_beli, user_id**, kode_pesan**}
Dtdetailpembelian={kode_beli**,kode_barang**,harga_beli, qty_beli} Dtpenjualan ={kode_jual, nama_konsumen, alamat_konsumen,
telp_konsumen, tanggal_jual, user_id**,
total_jual,no_struk,jenis_pembayaran, ket}
Dtdetailpenjualan ={kode_jual**, kode_barang**, SN, qty_barng}
Dtretur ={kode_retur,kode_beli**, kode_pemasok**, kode_barang**tanggal_retur, user_id**}
dtdetailretur ={kode_retur**,kode_barang**,SN_baru, Ket, tanggal_datang}
4.2.4.2. Relasi Tabel
Proses relasi antar file merupakan gabungan antara file yang mempunyai kunci utama yang sama, sehingga file – file tersebut menjadi satu kesatuan yang dihubungkan oleh file kunci. Pada proses ini elemen – elemen data dikelompokkan menjadi satu file database berdasarkan entitas dan hubungannya. Berikut dibawah ini adalah relasi tabel dari Sistem Informasi penjualan dan persediaan barang pada toko gempita technologies :
(63)
DtBarang Kode_barang Nama_barang Jenis_barang Warna_barang Jumlah_barang Harga_beli Harga_jual DtPenjualan Kode_jual Nama_konsumen Alamat_konsumen Telp_konsumen Tanggal_jual User_id Total_jual DtPemesanan Kode_pesan Kode_pesamsok Tanggal_pesan User_id Dtpembelian Kode_beli Kode_pemasok Tanggal_beli User_id Kode_pesan DtRetur Kode_retur Kode_beli Kode_pemasok Kode_barang pengguna User_id password jenis DtPemasok Kode_pemasok Nama_pemasok Alamat_pemasok Telp_pemasok Fax_pemasok DtdetailPenjualan Kode_jual Kode_barang SN Qty_jual DtdetailPemesanan Kode_pesan Kode_barang Qty_pesan Dtdetailpembelian Kode_beli Kode_barang Harga_beli Qty_beli DtdetailRetur Kode_retur Kode_barang SN_baru ket Tanggal_datang ket No_stuk User_id n 1 n n n n n n n 1 1 n n n n 1 1 1 1 n n n 1 1 1 11 1 1 1
(64)
4.2.4.3. Entity Relationship Diagram
ERD merupakan reperesentasi grafis himpunan entitas, relationship, dan konstrain integritas yang dihasilkan pada aktivitas-aktivitas pengembangan. ERD merupakan suatu alat utau entitas dan hubungan atar entitas. Proses ini telah terbukti memungkinkan seorang analis untuk menghasilkan suatu struktur database yang baik, sehingga data dapat disimpan dan dimunculkan kembali secara efisien. DtDetailPenjualan DtPemasok DtBarang DtPenjualan MEMILIKI 1 N N DtRetur DtDetailRetur N MEMILIKI 1
N DtDetailPemesa nan Dtpembelian DtPemesanan DtDetailPembeli an MEMILIKI MEMILIKI 1 1 N N MELAKUKAN MENERIMA 1 N 1 N MEMILIKI N 1 N MEMILIKI 1 PENGGUNA 1 N 1 1 MENCATAT MENCATAT MENCATAT N N N N MENCATAT
(65)
4.2.4.4. Struktur File
Struktur file berisi spesifikasi dari file-file yang terdapat pada database,
antara lain nama file, primary key yang terdapat pada file tersebut, jumlah field
yang terdapat pada file, dan struktur data dari data-data yang terdapat pada file.
Tabel 4. 3 Struktur file dtpemesanan
Nama file Type data Panjang keterangan
Kode_pesan varchar 50 Kode pemesanan
Kode_pemasok varchar 50 Kode pemasok
Tanggal_pesan smalldatetime 4 Tanggal
pemesanan
User_id varchar 50 Pengguna
Tabel 4. 4 Struktur file dtdetailpemesanan
Nama file Type data Panjang keterangan
Kode_pesan Varcharr 50 Kode pemesanan
Kode_barang Varchar 50 Kode barang
Qty_pesan Int 4 Jumlah pemesanan
Tabel 4. 5 Struktur file dtpenjualan
Nama file Type data Panjang keterangan
Kode_jual varchar 50 Kode penjulan
Nama_konsumen varchar 50 Nama konsumen
(66)
Tanggal_jual smalldatetime 4 Tanggal penjulan
User_id varchar 50 pengguna
Total_jual bigint 8 Total penjualan
ket varchar 50 keterangan
No_struk Varchar 50 No slip cc/debit
Tabel 4.6 Struktur file Dtdetailpenjualan
Nama file Type data Panjang keterangan
kode_jual Varchar 50 Kode penjulan
kode_barang Varchar 50 Kode barang
SN Varchar 50 Serial number
Qty_jual Int 4 Jumlah jual
Tabel 4.7 Struktur file Dtpembelian
Nama file Type data Panjang keterangan
kode_beli varchar 50 Kode pembelian
kode_pemasok varchar 50 Kode pemasok
Tanggal_beli Smalldatetime 8 Tanggal
pembelian
User_id Varchar 50 pengguna
(67)
Tabel 4.8 Struktur file Dtdetailpembelian
Nama file Type data Panjang keterangan
kode_beli Varchar 50 kode pembelian
kode_barang Varchar 50 Kode barang
Harga_beli Bigint 8 Harga beli
Qty_beli Int 4 Jumlah pembelian
Tabel 4.9 Struktur file Dtretur
Nama file Type data Panjang keterangan
Kode_retur varchar 50 Kode retur
Kode_beli varchar 50 Kode penjualan
kode_pemasok Varchar 50 Kode pemasok
Kode_barang Varchar 50 Kode barang
User_id Varchar 50 pengguna
Tabel 4. 10 Struktur file Dtdetailretur
Nama file Type data Panjang keterangan
Kode_retur varchar 50 Kode retur
Kode_barang varchar 50 Kode barang
SN_baru varchar 50 serial number
baru
Tanggal_datang varchar 300 Tanggal datang
(68)
Tabel 4.11 Struktur file Dtpemasok
Nama file Type data Panjang keterangan
Kode_pemasok Char 10 Kode pemasok
Nama_pemasok Varchar 50 Nama pemasok
Telp_pemasok varchar 50 Telp pemasok
Fax_pemasok Varchar 50 Fax pemasok
Tabel 4.12 Struktur file Dtbarang
Nama file Type data Panjang keterangan
Kode_barang Char 10 Kode barang
Nama_barang Varchar 40 Nama barang
Jenis_barang varchar 50 Jenis barang
Warna_barang Varchar 50 Warna barang
Qty_barang int 4 Jumlah barang
Harga_beli int 12 Harga beli barang
Harga_jual int 12 Harga jual barang
Tabel 4.13 Struktur file Pengguna
Nama file Type data Panjang keterangan
User_id varchar 30 Pengguna
Password varchar 30 password
(69)
1.2.4.5Kodifikasi
Pengkodean adalah pembuatan kode untuk tujuan mengklasifikasikan data, memasukkan data ke komputer dan mengambil berbagai informasi yang dibutuhkan. Perancangan kode-kode yang akan digunakan pada tabel-tabel yang direlasikan adalah sebagai berikut.
1. Pengkodean kode barang
Kode untuk kode barang terdiri dari 12 digit yaitu sebagai berikut, dua digit pertama menyatakan jenis barang, 3 digit berikutnya menentukan merk barang, enam digit berikutnya menentukan type barang dan enam digit terakhir menentukan seri barang:
NB – ASS – A43SAi – VX022D
Menentukan jenis barang Menentukan merk
Menentukan type
Menentukan seri
2. Pengkodean pemesanan
Kode untuk pengkodean pemesanan terdiri dari 7 digit yaitu sebagai berikut dua digit pertama menyatakan pemesanan barang, 5 digit berikutnya menyatakan no urut :
PB XXXXX
Menyatakan pemesanan barang Menyatakan no urut pemesanan
(70)
3. Pengkodean penjualan
Kode untuk pengkodean penjualan terdiri dari 8 digit yaitu sebagai berikut dua digit pertama menyatakan tahun penjualan, 2 digit berikutnya menyatakan bulan pembelian dan 4 digit terakhir sebagi no urut :
FJ XXXXX
Menyatakan faktur jual barang Menyatakan no urut penjualan
4. Pengkodean pemasok
Kode untuk pengkodean penjualan terdiri dari 8 digit yaitu sebagai berikut 3 digit pertama menyatakan pemasok, 5 digit berikutnya no urut pemasok
:
PMK XXXXX
Menyatakan no urut pemasok Menyatakan pemasok
5. Pengkodean retur
Kode untuk pengkodean penjualan terdiri dari 8 digit yaitu sebagai berikut 3 digit pertama menyatakan retur, 5 digit berikutnya menyatakan no urut retur :
RTR XXXXX
Menyatakan retur
(71)
4.2.5. Perancangan Antar Muka
Setelah tahap perancangan prosedur, perancangan proses, dan perancangan basis data, tahap selanjutnya yaitu perancangan interface program aplikasi Sistem Informasi penjualan dan persediaan barang toko gempita technologies.
4.2.5.1 Struktur Menu
Struktur menu merupakan gambaran mengenai perancangan program yang akan dibuat yang digambarkan dalam bentuk diagram.
NAVIGASI
MENU UTAMA
TRANSAKSI LAPORAN
DATA
KELUAR LOGOUT LOGIN
PENGGUNA PEMASOK
BARANG
PEMBELIAN PEMESANAN
LAP.PENJUALAN LAP.PEMBELIAN
RETUR PENJUALAN
LAP.RETUR LAP.PERSEDIAAN LAP.PEMESANAN
Gambar 4.22. Perancangan Struktur Menu Program 4.2.5.2. Perancangan Input
Interface atau antar muka merupakan tampilan dari suau program aplikasi
yang berperan sebagai media komunikasi yang digunakan sebagai sarana berdialog antara program dengan user. Pertama kali program dijalankan maka akan tampil form Login, seperti gambar berikut ini :
(72)
1. Form login
LOGIN BATAL
USER ID
PASSWORD
LOGIN
Gambar 4.23. Rancangan FormLog In
2. Form barang
Barang Type barang merk Kode barang warna Nama barang Harga beli Harga jual Buar baru ubah Hapus keluar Buat kode
O Kode Barang O nama barang Pencarian barang
ok
no Kode barang Nama barang Jenis warna jumlah
refresh FORM BARANG
Gambar 4.24. Rancangan Form barang 3. Form pemasok
Kode pemasok Alamat pemasok Nama pemasok Telp fax Buar baru ubah Hapus keluar
O Kode pemasok O nama pemasok Pencarian
pemasok
ok
no Kode pemasok Nama pemasok alamat telp fax
refresh FORM PEMASOK
(73)
4. Form pengguna
FORM HAK AKSES PENGGUNA
User ID Password lama
Password baru Ulangi Password
simpan
Gambar 4.26. Rancangan Form pengguna
5. Form Pemesanan
Kode pesan
User id tanggal
no Kode barang Nama nama barang type Warna qty
refresh FORM PEMESANAN
pemasok Kode pemasok Nama pemasok
alamat
telp fax
pemasok
barang
O Kode barang O Kode nama barang …...
Nama barang type
warna qty
Tambah barang
(74)
6. Form pembelian
Kode pesan
User id No pesan
no Kode barang Nama nama
barang type Warna qty
refresh FORM PEMBELIAN pemasok Kode pemasok Nama pemasok alamat telp fax pemasok barang
O Kode barang O Kode nama barang
…... Nama barang type warna qty Tambah barang User id tanggal
Gambar 4.28. Rancangan Form pembelian
7. penjualan
Nama konsumen
telp alamat
no Kode barang Nama nama barang serial Warna qty FORM PENJUALAN
barang
O Kode barang O Kode nama barang
cari Nama barang type warna qty No faktur User id tanggal total Cara pembayaran
(75)
8. retur
No retur
Cari faktur pembelian
no Kode barang Nama nama barang serial Warna qty FORM RETUR
Data pemesanan barang
Tanggl User id
….
alamat nama
fax telp pemasok
n o
Kode barang
Nama
barang serial Warna qty
Nama barang type
warna qty
serial ket
List barang retur
Buat baru keluar
Gambar 4.30. Rancangan Form retur
4.2.5.3. Perancangan Output
Setelah tahapan perancangan input tahapna berikutnya yaitu merancang
output yang berupa laporan dari berberapa proses.
(76)
nama alamat Tlp/hp Istama BEC jl.Purnawarman 13-15 BEC
Lantai 1 F -17A
GEMPITA
TECHNOLOGIES :
: :
Qty Type
Nama barang warna harga total
No. faktur penjualan tanggal
: :
admin
Sub total potongan Grand total
Gambar 4.31. Rancangan output faktur penjualan 2. pemesananbarang
Kepada alamat fax Istama BEC jl.Purnawarman 13-15 BEC Lantai 1 F -17A
GEMPITA
TECHNOLOGIES :
: :
PEMESANAN BARANG No. PEMESANAN :
Qty Type
Nama barang warna
Bandung,10 desember 20101
Anwar
(77)
3. tanda terima retur
nama alamat Tlp/hp Istama BEC jl.Purnawarman 13-15 BEC
Lantai 1 F -17A
GEMPITA
TECHNOLOGIES :
: :
Keterangan barang
No faktur Keterangan retur
Bandung,
admin
No. retur :
Gambar 4.33. Rancangan output surat jalan retur barang
4. Laporan pemesanan barang
Istama BEC jl.Purnawarman 13-15 BEC Lantai 1 F -17A
GEMPITA TECHNOLOGIES
Nama barang Tanggal
No PO Nama pemasok Type waena
admin
qty
Laporan pemesanan
Periode, …………...s/d ………..
Bandung,
(78)
5. Laporan penjualan barang
Istama BEC jl.Purnawarman 13-15 BEC Lantai 1 F -17A
GEMPITA TECHNOLOGIES
Nama barang Tanggal
No faktur kode pemasok
admin
Laporan penjualan harian
Periode, …………...s/d ………..
Sub total harga
qty total potongan Grand toal keterangan
Bandung,
Gambar 4.35. Rancangan output laporan penjualan 6. Laporan pembelian barang
Istama BEC jl.Purnawarman 13-15 BEC Lantai 1 F -17A
GEMPITA TECHNOLOGIES
Nama barang Tanggal
No faktur kode pemasok
admin
Laporan pembelian
Periode, …………...s/d ………..
Sub total harga
qty total potongan Grand toal keterangan
Bandung,
Total pembelian :
Jumlah acce Jumlah unit Jumlah faktur :
: :
(79)
7. Laporan persediaan barang
Istama BEC jl.Purnawarman 13-15 BEC Lantai 1 F -17A
GEMPITA TECHNOLOGIES
warna Nama barang
Kode barang type
admin
Laporan persediaan barang
stock
Bandung,
Gambar 4.37. Rancangan output laporan persediaan barang 4.2.6. Perancangan Arsitektur Jaringan
Jaringan yang akan dipakai pada Sistem Informasi Administrasi Andrawina Pet Center ini memakai jaringan lokal atau LAN. Jaringan lokal atau Local Area Network adalah sekumpulan dua atau lebih komputer yang berada dalam batasan jarak lokasi satu dengan yang lain, yang saling terhubung langsung atau tidak langsung. LAN dibedakan atas cara komputer tersebut saling terkoneksi, baik secara logik maupun fisik. Komputer dalam sebuah LAN bisa berupa PC, Macintosh, Unix, Minicomputer, Mainframe ataupun hardware lain dengan arsitektur yang berbeda, walaupun ada batasan dalam setiap mesin untuk saling terkoneksi dengan mesin lain berupa batasan fisik dan logik.
Jaringan yg dipakai adalah peer to peer dalam jaringan peer to peer setiap komputer dapat berfungsi sebagai server artinya user bisa menjadi administrator. Setiap komputer dalam satu sistem jaringan dapat melakukan sharing sumber – sumber yang dimiliki seperti file, CDROOM, modem, printer dan Fax kemudian perangkat keras jaringan yang berbasis PC adalah komputer itu sendiri, kartu
(1)
118
Gambar 5.26. Tampilan Instalasi Program Ke lima
5.2.7 Penggunaan Program
Setelah instalasi di sub bab 5.2.6. berhasil maka dalam tombol start all program telah terdapat group item sistem Informasi Penjualan dan Persediaan Barang Toko gempita Technologies. Yang di dalamnya terdapat file yang bernama sistem Informasi Penjualan dan Persediaan Barang Toko gempita Technologies klik pada program tersebut untuk memulai pemakaian program sistem Informasi Penjualan dan Persediaan Barang Toko gempita Technologies.
(2)
119 BAB VI
KESIMPULAN DAN SARAN
Setelah melakukan penelitian terhadap sistem informasi penjualan dan persediaan barang toko Gempita Technologies yang sedang berjalan dan mencoba memberikan solusi dengan mengembangkan sistem informasi tersebut, penulis dapat menarik kesimpulan dan memberikan saran dalam perbaikan kinerja sistem.
6.1 Kesimpulan
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan pada toko Gempita Technologies, maka penulis dapat mengambil kesimpulan, yaitu :
1. Berdasarkan analisis yang diuraikan pada Bab IV tentang sistem berjalan pada toko gempita technologies, maka dapat disimpulkan bahwa sistem berjalan tersebut masih memiliki sejumlah permasalahan, antara lain, pengolahan data penjualan dan terlambatnya informasi persediaan barang yang diperlukan 2. Pada rancangan sistem informasi penjualan dan persediaan barang yang
diusulkan telah dilakukan perbaikan-perbaikan terhadap kekurangan pada sistem berjalan dan memenuhi kebutuhan dari manajemen toko Gempita Technologies
3. Untuk mengetahui analisis dan pengujian program pada sistem informasi penjualan dan persediaan barang toko Gempita Technologies penulis
(3)
120
menggunakan metode blackbox karena Black Box merupakan metode perancangan data uji yang didasarkan pada spesifikasi perangkat lunak.
6.2 Saran
Saran agar sistem yang dirancang ini bisa bekerja secara maksimal, penulis mengajukan beberapa saran. Adapun saran tersebut antara lain :
1. Agar sistem sistem informasi penjualan dan persediaan barang toko Gempita Technologies yang dirancang dapat digunakan dengan baik dan benar, maka diperlukan pelatihan terhadap sumber daya manusia atau bagian-bagian kerja yang akan menggunakan sistem tersebut.
2. Untuk mendapatkan hasil yang lebih baik dan kepuasan dalam penggunaan sistem yang dikembangkan, maka perlu adanya pemeliharaan dan dukungan perangkat keras dan perangkat lunak yang dapat mendukung program aplikasi yang dikembangkan.
3. Untuk pengembangan sistem berikutnya, sistem yang telah dibuat dapat dikembangkan dengan sistem aplikasi yang berbasis web.
(4)
DAFTAR PUSTAKA
HM, Jogiyanto, 2005, Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Pressman Roger.S.Ph.D, 2002, “Rekayasa Perangkat Lunak Jilid 1”, Andi, Yogyakarta.
Sopandi, Dede, 2006, Instalasi dan Konfigurasi Jaringan Komputer, Informatika, Bandung.
Witarto, 2004, Memahami Sistem Informasi: Pendekatan Praktis Rekayasa Sistem
Informasi Melalui Kasus-kasus Sistem Informasi di Sekitar Kita,
Informatika, Bandung.
Kursini, 2007, strategi perancangan danpengolahan basis data, C.V ANDI OFFSET ,Yogyakarta.
Firdaus, 2007, SQL Server dengan Visual basic 6.0 untuk Profesional, Maxikom, Palembang.
Yuswanto, 2005, Pemrograman Client-Server Microsoft Visual basic 6.0 Jilid 2, PRESTASI PUSTAKARYA, Jakarta
(5)
Online :
1. http://elib.unikom.ac.id/download.php?id=81170(13)/, Istilah Administrasi
dan Manajemen 02 Agustus 2011
2. dari http://luluk.staff.gunadarma.ac.id/, pengenalan perangkat lunak, 02 agustus 2011.
(6)