1. Permintaan barang konsumen tidak tersedia pada persediaaan barang maka permintaan tidak terpenuhi. Bagian penjualan mengembalikan
permintaan pada konsumen. 2. Permintaan barang tersedia pada persediaaan barang maka permintaan
terpenuhi, kemudian bagian kasir memcatat faktur penjualan dan mengkonfirmasi jenis pembayaran kepada konsumen, apakah akan
dilakukan secara tunai atau mneggunakan kartu kredit, jika pembayaran dilakukan degnan cara tunai, kasir langsung membuat
faktur penjualan sebanyak dua rangkap, satu untuk konsumen, satu untuk diarsipkan di toko untuk keperluan laporan penjualan, dan jiaka
pembayaran dilakukan dengan menggunakan kartu kredit, kasir akan menggesek kartu kredit pada mesin EDC lalu memasukan total
pembelian konsumen, struk pembayaran keluaran dari mesin EDC keluar sebanyak dua rangkap, satu diberikan kepada konsumen beserta
faktur penjualan yang telah dibuat sebelumnya, struk yang kedua diarsipkan di toko.
3. Laporan penjualan dibuat berdasarkan faktur penjualan dan struk pembayaran, baik itu struk pembayaran kredit maupun pembayaran
debit. 2. Proses persediaan barang
kasir melakukan perubahan persediaan barang berdasarkan keluar masuk barang yang tertera dilembar data penjualan dan lembar data pembelian.
Kemudian membuat laporan persediaan barang dan diserahkan kepada kepala toko.
3. Proses pemesanan barang Pemesanan barang dibuat oleh kasir berdasarkan memo pemesanan barang
yang dibuat oleh kepala toko, kemudian kasir mencatat memo pemesanan tersebut, lalu diberikan kepada peamsok.
4. Proses Pembelian a. Pemasok memberikan faktur pembelian barang berdasarkan data barang
yang telah dipesan sebelumnya. b. kasir mengecek kesesuaian data faktur pembelian dengan data pemesanan
barang. Jika faktur pembelian sesuai maka kasir akan memcatatat transaksi pembelian dan menambah persedian barang. Akan tetapi,
bilamana faktur pembelian dari pemasok tidak sesuai dengan data pemesanan yang telah dipesan sebelumnya, maka faktur pembelian
tersebut dikembalikan lagi kepada pemasok melalui proses retur barang 5. proses retur barang
Kasir mencatat data retur barang berdasarkan faktur pembelian dari pemasok yang tidak sesuai dengan pemesanan. Kemudian dari data retur
barang tersebut dibuat surat jalan retur barang dan diberikan kepada pemasok.
4.1.2.1 Flow Map
Flowmap merupakan diagram alir dokumen yang digunakan untuk menggambarkan hubungan antara entity yang terlibat berupa aliran-aliran
dokumen yanga ada. Untuk menjalankan prosedur sistem, digunakan flowmap yang terbentuk dari analisis prosedur.
Berikut di bawah ini adalah flowmap yang memperlihatkan bagian-bagian yang terlibat dari Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan barang pada toko gempita
technologies
.
kasir Flowmap penjualan barang pada toko Gempita Technologies yang sedang berjalan
Permintaan barang
Permintaan barang
Validasi Permintaan
barang
Konsumen
Barang tersedia?
t Permintaan
barang tersedia
y Konfirmasi
permintaan barang
kosong Permintaan
barang tidak
tersedia
Tunai? t
Ccdebit card
Pilih jenis transaksi di
mesin EDC Ccdebit
card y
Pembuatan faktur penjualan,konfirmasi
cara pembayaran Data
konsumen Data
konsumen
Proses pembayaran
tunai
A1 : Arsip struk ccdebit A2 : Arsip faktur penjualan
A3 : Arsip data penjualan A4 : Arsip persediaan barang
Jenis transaksi?
Gesek Debit card pada mesin EDC ,
masukan total bayar, masukan PIN
Debit card
Struk pembayaran
debet Struk pembayaran
debet Faktur penjualan
debit Faktur penjualan
debit 1
2 Gesek credit card
pada mesin EDC , masukan total bayar,
masukan credit
card
Struk pembayaran
kredit Struk pembayaran
kredit Faktur penjualan
kredit Faktur penjualan
kredit 1
2 Faktur
penjualan tunai Faktur
penjualan tunai
1 2
Informasi PIN
A1 1
2 1
2 Struk
pembayaran debet
Faktur penjualan
debit 1
1
debit debit
Struk pembayaran
debet 1
kredit kredit
A2 Pembuatan
data penjualan
Data penjualan
A3 Pembuatan
Laporan penjualan
Laporan penjualan
harian Laporan
penjualan harian
Kepala toko
A4
Faktur penjualan
tunai 1
Faktur penjualan
kredit 1
Gambar 4.1 Flowmap penjualan barang yang sedang berjalan
Flowmap persediaan barang pada toko Gempita Technologies yang sedang berjalan
A4 Update
persediaan barang
Pembuatan laporan persediaan barang
data persediaan
barang
Laporan Data persediaan
barang Laporan Data
persediaan barang
Kepala Toko kasir
A3
A7
A4 : Arsip persediaan barang A7 : Arsipfaktur pembelian
A3 : Arsip data penjualan
Gambar 4.2 Flowmap persediaan barang yang sedang berjalan
Pemasok kasir
Kepala Toko Flowmap pemesanan barang pada toko Gempita Technologies yang sedang berjalan
Pembuatan data Pemesanan
barang
A6 Memo
pemesanan barang
Data pemesanan
barang Data
pemesanan barang
Data pemesanan
barang A5
Kartu nama pemasok
Kartu nama pemasok
Memo pemesanan
barang
A6 : Arsip data pemesanan barang A5 : Arsip kartu nama pemasok
Gambar 4.3 Flowmap pemesanan barang yang sedang berjalan
Pemasok Kepala Toko
Flowmap pembelian barang pada toko Gempita Technologies yang sedang berjalan
Cek kesesuain
pembelian Sesuai?
Faktur pembelian
sesuai Faktur
pembelian tidak sesuai
y t
pembuatan data pembelian
barang Data
pembelian barang
Pembuatan laporan pembelian
barang Laporan data
pembelian barang
Laporan data pembelian
barang Faktur
pembelian Faktur
pembelian A6
kasir
Faktur pembelian
sesuai B
A7
A6 : Arsip data pemesanan barang A7 : Arsip faktur pembelian
Gambar 4.4 Flowmap pembelian barang yang sedang berjalan
Pemasok Kepala Toko
Flowmap pembelian danretur barang pada toko Gempita Technologies yang sedang berjalan kasir
Faktur pembelian
tidak sesuai B
Pembuatan surat jalan retur barang
Surat jalan retur barang
Surat jalan retur barang
Pembuatan laporan retur
barang A8
Laporan retur barang
Laporan retur barang
1 2
Surat jalan retur barang
2
A8 : Arsip surat jalan retur barang
Gambar 4.5 Flowmap retur pembelian barang yang sedang berjalan
4.1.2.2 Diagram kontek
Diagram konteks Context Diagram merupakan penggambaran dari sistem secara garis besar atau keseluruhan, pada diagram konteks ini sistem
informasi yang dibuat akan menghasilkan sumber informasi yang dibutuhkan dan menunjukan input dan output yang diterima oleh entitas.
Adapun diagram konteks dari Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan barang pada toko gempita technologies
yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PERSEDIAAN BARANG PADA TOKO
GEMPITA TECHNOLOGIES KONSUMEN
Permintaan barang, Data konsumen, Ccdebit card Informasi PIN
Konfirmasi permintaan barang kosong, Struk pembayarandebet
, Faktur penjualan debit, debit, Faktur penjualan kredit,
kredit, Faktur penjualan tunai PEMASOK
KEPALA TOKO Laporan penjulana harian, laporan persediaan barang,
laporan data pembelian barang, laporan retur barang Memo pemesanan barang
Kartu nama pemasok, faktur pembelian
Faktur pembelian tidak sesuai, surat jalan retur barang, data Pemesanan
barang
Gambar 4.6 Diagram kontek yang sedang berjalan 4.1.2.3 Data Flow Diagram DFD
Data Flow Diagram DFD adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya
sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, terstruktur dan jelas. Adapun Data Flow Diagram DFD dari Sistem Informasi Penjualan dan
Persediaan barang pada toko gempita technologies sebagai berikut :
KONSUMEN
1 Penjualan barang
A. Persediaan barng
2 Persediaan barang
3 Pemesanan barang
4 Pembelian barang
5 Retur barang
KEPALA TOKO
PEMASOK Permintaan barang, Data konsumen, Ccdebit card
Informasi PIN
Konfirmasi permintaan barang kosong, Struk pembayarandebet
, Faktur penjualan debit, debit, Faktur penjualan kredit,
kredit, Faktur penjualan tunai Data Persediaan barng
Data penjualan Laporan penjualan harian
Laporan persediaan barang
Kartu nama pemasok
Data pemesanan barang,
Surat jalan retur barang Laporan pembelian barang
Laporan retur barang Memo pemesanan barang
Faktur pembelian Faktur pembelian tidak
sesuai
Gambar 4.7 Flow Diagram DFD level 1 yang sedang berjalan
1.1 Validasi
permintaan barang
KONSUMEN
1.2 Pembuatan faktur
penjualan,konfirm asi cara
pembayaran Permintaan barang
A.persediaan barang
Permintaan Barang tidak tersedia
Permintaan Barang tersedia
1.3 Pilih jenis
transaksi di mesin EDC
1.4 Gesek debit card
pada mesin EDC , masukan total
bayar, masukan PIN
Data konsumen
Struk pembayaran debet, Faktur penjualan debit
Informasi PIN Ccdebit card
1.5 Gesek credit card
pada mesin EDC , masukan total
bayar
A.struk ccdebit A.faktur penjualan
Struk pembayaran kredit, Faktur penjualan kredit
Faktur penjualan tunai
1.7 Pembuatan data
penjualan
1.8 Pembuatan
Laporan penjualan A.data penjualan
KEPALA TOKO Data penjualan
Laporan Data penjualan 1.6
Proses pembayaran tunai
Debit card credit card
Gambar 4.8 DFD level 2 proses 1 penjualan barang
2.1 Update persediaan
barang
KEPALA TOKO A.data penjualan
A.faktur pembelian
2.2 Pembuatan
laporan persediaan barang
A.persediaan barang data
persediaan barang
Laporan data persediaan barang
Gambar 4.9 DFD level 2 proses 2 persediaan barang
KEPALA TOKO
3.1 Pembuatan data
Pemesanan barang A. kartu nama pemasok
Memo pemesanan PEMASOK
A. data pemesanan barang
data Pemesanan barang data Pemesanan barang
kartu nama pemasok
Gambar 4.10 DFD level 2 proses 3 pemesanan barang
KEPALA TOKO 4.1
Cek kesesuain pembelian
A. data pemesanan barang
4.2 pembuatan data
pembelian barang
4.3 Pembuatan
laporan pembelian barang
PEMASOK
A. Faktur pembelian Faktur pembelian barang
Faktur pembelian barang sesuai
A. Data pembelian barang
data pembelian barang
Laporan data pembelian barang
5.1 Pembuatan surat
jalan retur barang Faktur pembelian barang
tidak sesuai
Gambar 4.11 DFD level 2 proses 4 pembelian barang
PEMASOK 5.1
Pembuatan surat jalan retur barang
A. Data retur barang 4.1
Cek kesesuain pembelian
Faktur pembelian barang tidak sesuai
Surat jalan retur barang
Surat jalan retur barang
5.2 Pembuatan
laporan retur barang
KEPALA TOKO laporan retur
barang
Gambar 4.12 DFD level 2 proses 5 retur barang
4.1.3. Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan
Evaluasi sistem dimaksudkan untuk menemukan kelemahan sistem yang akan diperbaiki. Dari uraian tentang analisis sistem yang sedang berjalan di toko
gempita technologies, maka dapat ditemukan beberapa kekurangan atau kelemahan, berikut di bawah ini tabel evaluasi sistem yang sedang berjalan di
toko gempita technologies.
Tabel 4.2 Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan
Bagian Masalah
Solusi
Kasir Proses
pencatatan dan
penyimpanan data penjualan yang kurang sistematis yaitu dengan
cara mencatat secara manual data penjualan pada form penjualan
kosong Membuat aplikasi input
data penjualan yang terkomputerisasi
dan tersimpan rapih dalam
suatu database
Kasir Proses
pengurangan dan
penambahan persediaan barang yang kurang praktis,yaitu dengan
mengurangi dan
menambah persediaan barang secara manual
yang menyebabkan
seringnya terjadi kesalahan data jumlah
barang Membuat
aplikasi untuk
persediaan barang
yang dapat
mengurangi dan
menambah persediaan barang
secara
automatis
kasir Terlambatnya
informasi data
pembelian barang untuk keperluan pembuatan retur pembelian
Membuat tool browse ke tabel data pembelian
barang untuk
memudahkan pencarian
data pembelian barang
4.1.2. Perancangan Sistem
Perancangan sistem adalah proses pengembangan spesifikasi sistem baru berdasarkan hasil rekomendasi analisis sistem. Dalam perancangan sistem ini
akan digambarkan tentang sistem informasi penjualan dan persediaan barang pada toko gempita technologies dalam bertuk Flowmap, Diagram Konteks, dan Data
Flow Diagram DFD, serta menjelaskan arus data yang ada pada DFD. 4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem
Tujuan perancangan sistem ini adalah untuk dapat menghasilkan perancangan sistem informasi penjualan dan persediaan barang pada toko gempita
technologies yang berbasis komputer. Perancangan sistem yang dibuat tidak mengalami banyak perubahan dari sistem yang sedang berjalan.
4.2.2 Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan
Secara umum sistem yang diusulkan tidak begitu banyak perubahan dari sistem yang sudah berjalan. Hanya disini terlihat selain mengubah semua bentuk
arsip yang ada dibuat dalam satu database untuk mempermudah dari pekerjaan administrasi serta membuat lebih efisien dan akurat dalam pengolahan data.
Seperti juga penambahan pencarian data pelanggan pada proses retur barang sehingga mempermudah memperoleh data pelanggan.