Analisis Prosedur yang sedang berjalan

1. Permintaan barang konsumen tidak tersedia pada persediaaan barang maka permintaan tidak terpenuhi. Bagian penjualan mengembalikan permintaan pada konsumen. 2. Permintaan barang tersedia pada persediaaan barang maka permintaan terpenuhi, kemudian bagian kasir memcatat faktur penjualan dan mengkonfirmasi jenis pembayaran kepada konsumen, apakah akan dilakukan secara tunai atau mneggunakan kartu kredit, jika pembayaran dilakukan degnan cara tunai, kasir langsung membuat faktur penjualan sebanyak dua rangkap, satu untuk konsumen, satu untuk diarsipkan di toko untuk keperluan laporan penjualan, dan jiaka pembayaran dilakukan dengan menggunakan kartu kredit, kasir akan menggesek kartu kredit pada mesin EDC lalu memasukan total pembelian konsumen, struk pembayaran keluaran dari mesin EDC keluar sebanyak dua rangkap, satu diberikan kepada konsumen beserta faktur penjualan yang telah dibuat sebelumnya, struk yang kedua diarsipkan di toko. 3. Laporan penjualan dibuat berdasarkan faktur penjualan dan struk pembayaran, baik itu struk pembayaran kredit maupun pembayaran debit. 2. Proses persediaan barang kasir melakukan perubahan persediaan barang berdasarkan keluar masuk barang yang tertera dilembar data penjualan dan lembar data pembelian. Kemudian membuat laporan persediaan barang dan diserahkan kepada kepala toko. 3. Proses pemesanan barang Pemesanan barang dibuat oleh kasir berdasarkan memo pemesanan barang yang dibuat oleh kepala toko, kemudian kasir mencatat memo pemesanan tersebut, lalu diberikan kepada peamsok. 4. Proses Pembelian a. Pemasok memberikan faktur pembelian barang berdasarkan data barang yang telah dipesan sebelumnya. b. kasir mengecek kesesuaian data faktur pembelian dengan data pemesanan barang. Jika faktur pembelian sesuai maka kasir akan memcatatat transaksi pembelian dan menambah persedian barang. Akan tetapi, bilamana faktur pembelian dari pemasok tidak sesuai dengan data pemesanan yang telah dipesan sebelumnya, maka faktur pembelian tersebut dikembalikan lagi kepada pemasok melalui proses retur barang 5. proses retur barang Kasir mencatat data retur barang berdasarkan faktur pembelian dari pemasok yang tidak sesuai dengan pemesanan. Kemudian dari data retur barang tersebut dibuat surat jalan retur barang dan diberikan kepada pemasok.

4.1.2.1 Flow Map

Flowmap merupakan diagram alir dokumen yang digunakan untuk menggambarkan hubungan antara entity yang terlibat berupa aliran-aliran dokumen yanga ada. Untuk menjalankan prosedur sistem, digunakan flowmap yang terbentuk dari analisis prosedur. Berikut di bawah ini adalah flowmap yang memperlihatkan bagian-bagian yang terlibat dari Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan barang pada toko gempita technologies . kasir Flowmap penjualan barang pada toko Gempita Technologies yang sedang berjalan Permintaan barang Permintaan barang Validasi Permintaan barang Konsumen Barang tersedia? t Permintaan barang tersedia y Konfirmasi permintaan barang kosong Permintaan barang tidak tersedia Tunai? t Ccdebit card Pilih jenis transaksi di mesin EDC Ccdebit card y Pembuatan faktur penjualan,konfirmasi cara pembayaran Data konsumen Data konsumen Proses pembayaran tunai A1 : Arsip struk ccdebit A2 : Arsip faktur penjualan A3 : Arsip data penjualan A4 : Arsip persediaan barang Jenis transaksi? Gesek Debit card pada mesin EDC , masukan total bayar, masukan PIN Debit card Struk pembayaran debet Struk pembayaran debet Faktur penjualan debit Faktur penjualan debit 1 2 Gesek credit card pada mesin EDC , masukan total bayar, masukan credit card Struk pembayaran kredit Struk pembayaran kredit Faktur penjualan kredit Faktur penjualan kredit 1 2 Faktur penjualan tunai Faktur penjualan tunai 1 2 Informasi PIN A1 1 2 1 2 Struk pembayaran debet Faktur penjualan debit 1 1 debit debit Struk pembayaran debet 1 kredit kredit A2 Pembuatan data penjualan Data penjualan A3 Pembuatan Laporan penjualan Laporan penjualan harian Laporan penjualan harian Kepala toko A4 Faktur penjualan tunai 1 Faktur penjualan kredit 1 Gambar 4.1 Flowmap penjualan barang yang sedang berjalan Flowmap persediaan barang pada toko Gempita Technologies yang sedang berjalan A4 Update persediaan barang Pembuatan laporan persediaan barang data persediaan barang Laporan Data persediaan barang Laporan Data persediaan barang Kepala Toko kasir A3 A7 A4 : Arsip persediaan barang A7 : Arsipfaktur pembelian A3 : Arsip data penjualan Gambar 4.2 Flowmap persediaan barang yang sedang berjalan Pemasok kasir Kepala Toko Flowmap pemesanan barang pada toko Gempita Technologies yang sedang berjalan Pembuatan data Pemesanan barang A6 Memo pemesanan barang Data pemesanan barang Data pemesanan barang Data pemesanan barang A5 Kartu nama pemasok Kartu nama pemasok Memo pemesanan barang A6 : Arsip data pemesanan barang A5 : Arsip kartu nama pemasok Gambar 4.3 Flowmap pemesanan barang yang sedang berjalan Pemasok Kepala Toko Flowmap pembelian barang pada toko Gempita Technologies yang sedang berjalan Cek kesesuain pembelian Sesuai? Faktur pembelian sesuai Faktur pembelian tidak sesuai y t pembuatan data pembelian barang Data pembelian barang Pembuatan laporan pembelian barang Laporan data pembelian barang Laporan data pembelian barang Faktur pembelian Faktur pembelian A6 kasir Faktur pembelian sesuai B A7 A6 : Arsip data pemesanan barang A7 : Arsip faktur pembelian Gambar 4.4 Flowmap pembelian barang yang sedang berjalan Pemasok Kepala Toko Flowmap pembelian danretur barang pada toko Gempita Technologies yang sedang berjalan kasir Faktur pembelian tidak sesuai B Pembuatan surat jalan retur barang Surat jalan retur barang Surat jalan retur barang Pembuatan laporan retur barang A8 Laporan retur barang Laporan retur barang 1 2 Surat jalan retur barang 2 A8 : Arsip surat jalan retur barang Gambar 4.5 Flowmap retur pembelian barang yang sedang berjalan

4.1.2.2 Diagram kontek

Diagram konteks Context Diagram merupakan penggambaran dari sistem secara garis besar atau keseluruhan, pada diagram konteks ini sistem informasi yang dibuat akan menghasilkan sumber informasi yang dibutuhkan dan menunjukan input dan output yang diterima oleh entitas. Adapun diagram konteks dari Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan barang pada toko gempita technologies yang sedang berjalan adalah sebagai berikut : SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PERSEDIAAN BARANG PADA TOKO GEMPITA TECHNOLOGIES KONSUMEN Permintaan barang, Data konsumen, Ccdebit card Informasi PIN Konfirmasi permintaan barang kosong, Struk pembayarandebet , Faktur penjualan debit, debit, Faktur penjualan kredit, kredit, Faktur penjualan tunai PEMASOK KEPALA TOKO Laporan penjulana harian, laporan persediaan barang, laporan data pembelian barang, laporan retur barang Memo pemesanan barang Kartu nama pemasok, faktur pembelian Faktur pembelian tidak sesuai, surat jalan retur barang, data Pemesanan barang Gambar 4.6 Diagram kontek yang sedang berjalan 4.1.2.3 Data Flow Diagram DFD Data Flow Diagram DFD adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, terstruktur dan jelas. Adapun Data Flow Diagram DFD dari Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan barang pada toko gempita technologies sebagai berikut : KONSUMEN 1 Penjualan barang A. Persediaan barng 2 Persediaan barang 3 Pemesanan barang 4 Pembelian barang 5 Retur barang KEPALA TOKO PEMASOK Permintaan barang, Data konsumen, Ccdebit card Informasi PIN Konfirmasi permintaan barang kosong, Struk pembayarandebet , Faktur penjualan debit, debit, Faktur penjualan kredit, kredit, Faktur penjualan tunai Data Persediaan barng Data penjualan Laporan penjualan harian Laporan persediaan barang Kartu nama pemasok Data pemesanan barang, Surat jalan retur barang Laporan pembelian barang Laporan retur barang Memo pemesanan barang Faktur pembelian Faktur pembelian tidak sesuai Gambar 4.7 Flow Diagram DFD level 1 yang sedang berjalan 1.1 Validasi permintaan barang KONSUMEN 1.2 Pembuatan faktur penjualan,konfirm asi cara pembayaran Permintaan barang A.persediaan barang Permintaan Barang tidak tersedia Permintaan Barang tersedia 1.3 Pilih jenis transaksi di mesin EDC 1.4 Gesek debit card pada mesin EDC , masukan total bayar, masukan PIN Data konsumen Struk pembayaran debet, Faktur penjualan debit Informasi PIN Ccdebit card 1.5 Gesek credit card pada mesin EDC , masukan total bayar A.struk ccdebit A.faktur penjualan Struk pembayaran kredit, Faktur penjualan kredit Faktur penjualan tunai 1.7 Pembuatan data penjualan 1.8 Pembuatan Laporan penjualan A.data penjualan KEPALA TOKO Data penjualan Laporan Data penjualan 1.6 Proses pembayaran tunai Debit card credit card Gambar 4.8 DFD level 2 proses 1 penjualan barang 2.1 Update persediaan barang KEPALA TOKO A.data penjualan A.faktur pembelian 2.2 Pembuatan laporan persediaan barang A.persediaan barang data persediaan barang Laporan data persediaan barang Gambar 4.9 DFD level 2 proses 2 persediaan barang KEPALA TOKO 3.1 Pembuatan data Pemesanan barang A. kartu nama pemasok Memo pemesanan PEMASOK A. data pemesanan barang data Pemesanan barang data Pemesanan barang kartu nama pemasok Gambar 4.10 DFD level 2 proses 3 pemesanan barang KEPALA TOKO 4.1 Cek kesesuain pembelian A. data pemesanan barang 4.2 pembuatan data pembelian barang 4.3 Pembuatan laporan pembelian barang PEMASOK A. Faktur pembelian Faktur pembelian barang Faktur pembelian barang sesuai A. Data pembelian barang data pembelian barang Laporan data pembelian barang 5.1 Pembuatan surat jalan retur barang Faktur pembelian barang tidak sesuai Gambar 4.11 DFD level 2 proses 4 pembelian barang PEMASOK 5.1 Pembuatan surat jalan retur barang A. Data retur barang 4.1 Cek kesesuain pembelian Faktur pembelian barang tidak sesuai Surat jalan retur barang Surat jalan retur barang 5.2 Pembuatan laporan retur barang KEPALA TOKO laporan retur barang Gambar 4.12 DFD level 2 proses 5 retur barang

4.1.3. Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan

Evaluasi sistem dimaksudkan untuk menemukan kelemahan sistem yang akan diperbaiki. Dari uraian tentang analisis sistem yang sedang berjalan di toko gempita technologies, maka dapat ditemukan beberapa kekurangan atau kelemahan, berikut di bawah ini tabel evaluasi sistem yang sedang berjalan di toko gempita technologies. Tabel 4.2 Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan Bagian Masalah Solusi Kasir Proses pencatatan dan penyimpanan data penjualan yang kurang sistematis yaitu dengan cara mencatat secara manual data penjualan pada form penjualan kosong Membuat aplikasi input data penjualan yang terkomputerisasi dan tersimpan rapih dalam suatu database Kasir Proses pengurangan dan penambahan persediaan barang yang kurang praktis,yaitu dengan mengurangi dan menambah persediaan barang secara manual yang menyebabkan seringnya terjadi kesalahan data jumlah barang Membuat aplikasi untuk persediaan barang yang dapat mengurangi dan menambah persediaan barang secara automatis kasir Terlambatnya informasi data pembelian barang untuk keperluan pembuatan retur pembelian Membuat tool browse ke tabel data pembelian barang untuk memudahkan pencarian data pembelian barang

4.1.2. Perancangan Sistem

Perancangan sistem adalah proses pengembangan spesifikasi sistem baru berdasarkan hasil rekomendasi analisis sistem. Dalam perancangan sistem ini akan digambarkan tentang sistem informasi penjualan dan persediaan barang pada toko gempita technologies dalam bertuk Flowmap, Diagram Konteks, dan Data Flow Diagram DFD, serta menjelaskan arus data yang ada pada DFD. 4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem Tujuan perancangan sistem ini adalah untuk dapat menghasilkan perancangan sistem informasi penjualan dan persediaan barang pada toko gempita technologies yang berbasis komputer. Perancangan sistem yang dibuat tidak mengalami banyak perubahan dari sistem yang sedang berjalan.

4.2.2 Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan

Secara umum sistem yang diusulkan tidak begitu banyak perubahan dari sistem yang sudah berjalan. Hanya disini terlihat selain mengubah semua bentuk arsip yang ada dibuat dalam satu database untuk mempermudah dari pekerjaan administrasi serta membuat lebih efisien dan akurat dalam pengolahan data. Seperti juga penambahan pencarian data pelanggan pada proses retur barang sehingga mempermudah memperoleh data pelanggan.