Pustaha: Jurnal Studi Perpustakaan dan Informasi, Vol.4, No.1, Juni 2008
Halaman 1
Pengelolaan Dokumen Elektronik
Ardoni
Program Studi Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan IIPK Fakultas Bahasa Sastra dan Seni FBSS
Univeritas Negeri Padang
Abstract
The term of digital library sometimes makes people and also librarians open to question. It refers to the meaning that libraries should puts some electronic documents as a collection, or library should
provides some links to electronic information sources, or library should makes available both of electronic documents and electronic information sources links. Whatever, the libraries need to
improve itself with the electronic or digital documents because much information have been proffered in such documents. Moreover, the libraries and the librarians must be set up to manage the
documents, especially about format, index, and abstract.
Keywords: Perpustakaan Digital, Pengelolaan Dokumen Elektronik, Penyediaan Link, Sitiran, Format, Indeks, Abstrak
A. Pendahuluan Kemajuan pesat teknologi informasi dan
komunikasi TIK membuat maraknya pembicaraan tentang data, informasi, dan
dokumen elektronik. Dari pembicaraan itu muncul berbagai ide entah mungkin, entah
tidak, misalnya masyarakat tanpa kertas paperless society, pustakawan perlahan akan
kehilangan pekerjaaan karena perpustakaan digantikan oleh internet, perlunya beragam
pangkalan data, dan sebagainya. Pembicaraan itu juga terjadi di berbagai lembaga dan profesi, TIK
menjadi semakin akrab dengan para pekerja dan profesional. Hasilnya adalah berbagai istilah
seperti e-learning, e-campus, e-mail, digital library, dan e, e, e lainnya.
Di perpustakaan, para pustakawan yang kurang atau tidak setuju dengan kehadiran TIK mulai
membahas tentang kelemahan dan “bahaya” teknologi tersebut. TIK dianggap tidak cocok
dengan Indonesia karena listrik di negeri ini seringkali mati mendadak. TIK yang
mengandalkan monitor komputer akan membuat mata pemakainya cepat rusak atau memicu
penyakit jantung. TIK akan membuat semua “rahasia” akan terbongkar, sehingga keadaan
keuangan menjadi transparan. TIK jelas mengganggu keleluasaan selama ini karena bisa
dilengkapi sandi password. TIK menghasilkan foto yang lebih kabur bila dibandingkan dengan
foto “biasa.” Malahan ada yang menyebarkan pendapat bahwa TIK memperlambat pekerjaan.
Sebaliknya, para pustakawan yang setuju dengan kehadiran TIK mulai membahas tentang
kemungkinan penambahan atau penggantian bahan pustaka tercetak dengan bahan pustaka
elektronik atau digital. Pustakawan perlu lebih serius mempelajari cara mengoperasikan
komputer. Pustakawan perlu memperdalam kemampuan bahasa Inggris karena TIK “suka”
berbahasa cas-cis-cus itu. Pustakawan perlu membangun pangkalan data elektronik sebagai
pengganti katalog kartu konvensional. Pustakawan akan segera mengalihmediakan
koleksinya ke dalam bentuk digital. Malahan ada yang mencetuskan ide untuk mengusulkan
kenaikan tunjangan fungsional karena dengan memakai komputer pekerjaannya dilakukan
lebih cepat, hemat, dan akurat sehingga pantas disebut lebih profesional.
TIK juga menyebabkan lahirnya istilah-istilah yang kadang-kadang tumpang-tindih. Mulai dari
data digital, data elektronik, electronic document, local content digitalization, online searching,
pangkalan data, basis data, database, atau informasi elektronik.
Bagaimanapun, TIK “berhasil” menggugah pustakawan dan profesional lain untuk peduli
tentang kehadirannya: setuju atau tidak. Tulisan
Pustaha: Jurnal Studi Perpustakaan dan Informasi, Vol.4, No.1, Juni 2008
Halaman 2 yang akan membahas tentang pengelolaan
dokumen elektronik ini juga merupakan hasil ketergugahan tersebut.
B. Digital versus Elektronik Digital adalah bentuk kata sifat dari kata dasar
