Pustaha: Jurnal Studi Perpustakaan dan Informasi, Vol.4, No.1, Juni 2008
Halaman 2 yang akan membahas tentang pengelolaan
dokumen elektronik ini juga merupakan hasil ketergugahan tersebut.
B. Digital versus Elektronik Digital adalah bentuk kata sifat dari kata dasar
“digit” yang berarti angka atau bilangan. Istilah digital diperuntukkan bagi kode-kode angka
yang digunakan untuk mencatat dan membaca huruf, gambar, atau bilangan itu sendiri. Huruf
“A” dinyatakan dengan angka 65, sebuah garis dinyatakan dalam angka-angka koordinat titik-
titik yang membentuknya, dan bilangan “1” dinyatakan dengan angka 49.
Angka-angka tersebut kemudian diubah ke dalam bentuk sistem bilangan berbasis dua yang
hanya memiliki lambang bilangan “1” dan “0” sehingga dapat diterjemahkan lagi menjadi “on”
dan “off” sesuai dengan keadaan arus listrik. Dengan demikian, secara digital huruf “A”
dicatat dan dibaca sebagai 0100 0001 yang merupakan hasil pengubahan angka 65 pada
sistem bilangan berbasis sepuluh ke sistem bilangan berbasis dua. Huruf “A” dapat dibaca,
disimpan, dan ditampilkan secara elektronik dengan menandai keadaan “on” pada rangkaian
kedua dan kedelapan dari delapan rangkaian listrik.
Jadi, data digital adalah data yang terdiri dari angka-angka “1” dan “0” yang dapat diolah oleh
mesin elektronik komputer sebagai “on” dan “off.” Pada komputer seluruh huruf atau
karakter, bilangan, dan gambar diam atau bergerak dialihkan ke bentuk digital dan diolah
secara elektronik. Elektronik sendiri adalah istilah untuk menyatakan penggunaan listrik,
biasanya listrik arus searah DC. Pengertian digital dan elektronik seringkali
kemudian bercampur-baur pemakaiannya. Namun yang pasti kedua istilah tersebut
berkaitan dengan komputer. Oleh karena itu, dokumen elektronik atau digital adalah
dokumen yang dikelola dengan komputer. C.
Dokumen Berbasis Kertas versus Dokumen Elektronik
TIK telah menyebabkan informasi dicetuskan dan dipindahkan menggelembung dan
mengglobal dalam waktu yang cepat. Informasi dengan mudah juga dapat dialihmediakan dari
media yang satu ke media yang lain. TIK juga mempengaruhi pekerjaan di bidang informasi.
Upadhaya 2004: 70 menyatakan bahwa sekurang-kurangnya terdapat dua pekerjaan di
bidang informasi yang dapat dihilangkan, yakni pemeliharaan dan penggandaan hardcopy. Tentu
saja, penghilangan kedua pekerjaan itu hanya berlaku untuk informasi yang tersimpan dalam
dokumen elektronik. Berbeda daripada dokumen berbasis kertas,
dokumen elektronik juga membuat titik sibak access point menjadi lebih banyak, bahkan
penelusuran melalui setiap kata yang terdapat dalam dokumen pun dimungkinkan. Dalam
pengelolaan dokumen elektronik, akses terhadap informasi yang dikandungnya lebih berarti
daripada dokumennya sendiri. Akan tetapi, sebenarnya, dokumen elektronik
tidak akan menggantikan dokumen berbasis kertas dan perlu direncanakan untuk
mengakomodasikan keduanya Upadhaya, 2004: 5. Penyebabnya adalah pengunjung
perpustakaan tidak seluruhnya yang menggunakan bahan pustaka di perpustakaan.
Tidak sedikit pengunjung yang memerlukan membawa bahan pustaka dari perpustakaan
untuk dibaca di tempat lain. Tambahan pula, membaca tulisan di layar monitor komputer
belumlah senyaman membaca tulisan di kertas. Lebih jauh, tidak semua informasi yang tersedia
secara terpasang online, kenyataannya masih banyak informasi ilmiah yang dipublikasikan
dalam bentuk tercetak. Jadi, memahami cara perpustakaan diorganisasikan dan cara
penempatan koleksi masih tetap diperlukan. D. Perpustakaan Digital Digital Library
Sebenarnya perpustakaan digital sulit didefinisikan. Perpustakaan digital dapat berbeda
arti bagi kelompok orang yang berbeda, tergantung pada persepsi mereka terhadap
konsep perpustakaan digital Definition…, [s.a.]. Kelompok orang dari ilmu komputer
menganggap bahwa perpustakaan digital adalah sistem informasi yang berada dalam sebuah
jaringan komputer, sementara pustakawan menganggap bahwa perpustakaan digital adalah
bahagian digital dari koleksi perpustakaan.
Pustaha: Jurnal Studi Perpustakaan dan Informasi, Vol.4, No.1, Juni 2008
Halaman 3 William Arms Definition …, [s.a.] menyatakan
bahwa definisi informal dari perpustakaan digital adalah koleksi informasi yang terkelola;
informasi disimpan dalam bentuk digital dan dapat diakses melalui jaringan komputer. Aliran
data yang dikirimkan ke penjuru bumi melalui satelit bukan perpustakaan. Data yang sama bila
dikelola secara sistematis akan menjadi koleksi dari perpustakaan digital.
Definisi perpustakaan digital yang lain menyiratkan, bahwa Association of …, 1995:
1. perpustakaan digital tidak berdiri sendiri; 2. perpustakaan digital memerlukan teknologi
untuk mengakses berbagai sumber informasi lain;
3. jaringan antarperpustakaan digital dan jasa informasi diketahui oleh pemakai;
4. akses menyeluruh terhadap perpustakaan digital dan jasa informasi merupakan tujuan;
5. koleksi perpustakaan digital tidak terbatas pada dokumen yang tersedia, melainkan
meliputi artifak digital yang tidak dapat direpresentasikan dan didistribusikan dalam
bentuk tercetak.
Digital Library Federation Definition …, [s.a.] menyatakan bahwa perpustakaan digital adalah
organisasi yang menyediakan sumber informasi, meliputi karyawan yang khusus, memilih,
menyediakan akses intelektual, menerjemahkan, mendistribusikan, melestarikan, dan memastikan
pekerjaan digital yang terus menerus yang membuat tersedianya informasi secara murah
bagi pemakai atau kelompok pemakai. Sementara menurut Borgman Definition …,
[s.a.] perpustakaan digital adalah seperangkat sumber daya elektronik dan kemampuan teknis
terkait untuk mencetuskan, menelusur, dan menggunakan informasi. Perpustakaan digital
adalah perluasan dari penyimpanan informasi dan sistem temu kembali yang memanipulasi
data digital pada berbagai media, seperti teks, gambar, suara, dan gambar hidup yang terdapat
dalam jaringan komputer. Perpustakaan digital mengelola data, metadata yang menggambarkan
beragam aspek data, dan metadata yang terdiri dari rangkaian link atau hubungan ke data dan
metadata lain, baik di dalam maupun dari luar perpustakaan digital itu.
E. Pengelolaan Dokumen Elektronik Dengan pemahaman bahwa dokumen elektronik
