Sistem Informasi Inventory Aset di bagian Teknologi Informasi PT. Pos Indonesia (Persero) Bandung

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan pada program studi Diploma III Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer

Universitas Komputer Indonesia

ROSMINAH

10706028

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

Assalamualaikum Wr.Wb.

Alhamdulillahirobbil’alamin, segala puji serta syukur senantiasa penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis bisa menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan judul :

“SISTEM INFORMASI INVENTORY BAGIAN TEKNOLOGI INFORMASI”

Tugas Akhir ini diajukan untuk memenuhi salah satu syarat Akademis pada Program Diploma III, Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM). Meski banyak hambatan yang dialami selama penyusunan tugas akhir ini, tetapi diyakini bahwa segala yang diawali dengan baik akan berakhir dengan baik pula.

Dalam kesempatan ini juga perkenankan penulis untuk mengucapkan rasa terima kasih kepada :

1. Kedua orang tua tercinta, Ibu (Alm.) yang tidak sempat melihat anaknya sukses walau hanya melihat setengah jalan yaitu hanya sampai seminar saja terima kasih bu… Engkau yang melahirkan, mendidik dan tak pernah putus-putus mendo’akan anak-anaknya hingga akhir hayat, ayah yang selalu memberikan dukungan penuh dan pengorbanan yang tulus yang tak akan mungkin tebalaskan oleh apapun jua, maafkan anakmu bunda yang

selalu menemani saat dibutuhkan dan mengantar adikmu kemana-mana, untuk ketiga ponakanku (Lina, Indi & Dira) yang telah meramaikan suasana rumah. Serta Kakek, Nenek yang turut mendo’akan cucunya dan seluruh keluarga besarku di Bogor, terima kasih semuanya.

3. Bapak Ir. Eddy Soegoto, selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia. 4. Bapak Prof. Dr. Ir. H. Ukun Sastraprawira, M.sc., selaku Dekan Fakultas

Teknik dan Ilmu Komputer

5. Ibu Mira Kania Sabariah, S.T, M.T., selaku Ketua Jurusan Teknik Informatika

6. Bapak Iskandar Ikbal, S.T., selaku Dosen wali IF-12 dan dosen Penguji 7. Ibu Rani Susanto, S.Kom., selaku Dosen Pembimbing yang senantiasa

sabar membimbing anak didiknya

8. Bapak Ricky Ridwan, selaku Staff di PT. Pos Indonesia (Persero) Bandung

9. Bapak H. Rahmat, Selaku Manager SEKDIT DOKMUS FP MUSEUM 10. Anak kosan 32 (novie, nina, pita, a dede, hari) terima kasih semuanya,

kalian selalu menemani dan memberikan dukungan dan semangat.

11. Rekan-rekan Jurusan Teknik Informatika angkatan 2006 khususnya kelas IF-12 yang secara langsung dan tidak langsung telah membantu penulisan Tugas Akhir ini

kelemahan dalam penyajian Tugas Akir ini. Hal ini terjadi karena keterbatasan ilmu pengetahuan dan kemampuan yang penulis. Akhir kata penulis mengharapkan saran dan kritiknya guna perbaikan diwaktu yang akan datang.

Akhirul Kalam Wassalamualaikum Wr.Wb.

Bandung, Agustus 2009

LEMBAR JUDUL

LEMBAR PENGESAHAN

ABSTRAK ... i

ABSTRACT ... ii

KATA PENGANTAR ... iii

DAFTAR ISI ... vi

DAFTAR TABEL ... xi

DAFTAR GAMBAR ... xiii

DAFTAR SIMBOL ... xv

DAFTAR LAMPIRAN ... xvii

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Identifikasi Masalah ... 2

1.3 Maksud dan Tujuan ... 2

1.4 Batasan Masalah ... 3

1.5 Metodologi Penelitian ... 3

1.6 Sistematika Penulisan ... 6

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Tinjauan Umum Perusahaan ... 9

2.1.1 Sejarah Peusahaan ... 9

2.2 Landasan Teori ... 19

2.2.1 Pengertian Sistem ... 19

2.2.2 Karakteristik Sistem ... 21

2.3 Konsep Dasar Informasi ... 22

2.3.1 Pengertian Informasi... 22

2.3.2 Karakteristik Informasi ... 22

2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 23

2.4.1 Pengertian Sistem Informasi ... 23

2.4.2 Komponen-komponen Sistem Informasi ... 24

2.5 Konsep Basis Data ... 25

2.5.1 Pengertian Basis Data ... 26

2.6 Metode Perancangan Sistem ... 26

2.6.1 Flowmap ... 26

2.6.2 Diagram Konteks ... 28

2.6.3 Data Flow Diagram (DFD) ... 28

2.6.4 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 29

2.6.5 Kamus Data ... 30

2.7 Pengertian Tentang Inventory ... 31

2.8 Perangkat Lunak Pendukung ... 32

2.8.1 Borlan Delphi ... 32

3.1.2 Analisis Fungsional ... 36

3.1.2.1 Prosedur Pengiriman Aset ... 36

3.1.2.2 Prosedur Penerimaan Aset ... 37

3.1.3 Diagram Alir Dokumen ... 38

3.1.3.1 Flowmap Pengiriman Aset ... 38

3.1.3.2 Flowmap Penerimaan Aset ... 39

3.1.4 Analisis Non Fungsional ... 40

3.1.4.1 Analisis Perangkat Keras... 40

3.1.4.2 Analisis Perangkat Lunak ... 40

3.1.4.3 Analisis User... 41

3.1.5 Analisis Pengkodean... 42

3.2 Analisis Sistem ... 43

3.2.1 ERD ... 43

3.2.2 Skema Relasi ... 44

3.2.3 Diagram Konteks ... 45

3.2.4 Data Flow Diagram (DFD) ... 46

3.2.5 Kamus Data ... 54

3.2.6 Spesifikasi Proses ... 57

3.2.7 Struktur Tabel ... 62

3.3 Perancangan Sistem ... 64

BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN

4.1 Implementasi ... 70

4.1.1 Implementasi Program ... 70

4.1.2 Implementasi Perangkat Lunak (Software) ... 70

4.1.3 Implementasi Perangkat Keras (Hardware) ... 70

4.1.4 Implementasi Sistem... 71

4.1.5 Implementasi Tampilan Awal Program ... 71

4.1.6 Implementasi Tampilan User ... 72

4.1.7 Implementasi Tampilan Menu ... 73

4.1.8 Pengolahan Data kantor Pos ... 74

4.1.9 Pengolahan Data Vendor ... 75

4.1.10 Pengolahan Data Aset ... 76

4.1.11 Kirim Aset ... 77

4.1.12 Terima Aset ... 78

4.1.13 Laporan Data Aset ... 79

4.2 Pengujian Sistem ... 80

4.2.1 Rencana Pengujian ... 81

4.2.2 Pengujian Alpha ... 82

4.2.2.1 Pengujian Login ... 82

4.2.2.2 Pengujian Pengolahan Data Kantor Pos ... 82

4.2.2.3 Pengujian Pengolahan Data Vendor ... 84

4.2.3 Pengujian Betha ... 93 4.2.3.1 Hasil Pengujian Betha ... 94 4.2.3.2 Kesimpulan ... 97 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan ... 98 5.2 Saran ... 98

INFORMASI PT. POS INDONESIA (PERSERO) BANDUNG

Oleh

ROSMINAH

10706028

PT. Pos Indonesia (Persero) merupakan perusahaan BUMN yang bergerak di bidang

pengiriman barang Khususnya pada inventory bagian teknologi informasi yang menangani

bagian perangkat jaringan membutuhkan adanya sistem informasi yang dapat membantu dalam

mengatasi masalah pencatatan atau pendataan pengiriman barang baik yang masuk maupun

keluar, serta memerlukan beberapa penyelesaian yaitu berupa pengelolaan aset, mutasi aset dan

laporan dan di dalam laporan tersebut juga terdapat laporan aset dan laporan mutasi aset.

Mengingat kegiatan pendataan dan pengelolaan aset tersebut rutin di laksanakan dan dalam

pengerjaannya dilakukan masih secara manual dengan melakukan pengecakan terhadap aset

yang masuk dan keluar yang membutuhkan waktu yang cukup lama.

Pembuatan sistem

inventory

ini dilakukan secara bertahap dengan menggunakan metode

waterfall

yang dimulai dari pengumpulandata-data yang dibutuhkan oleh sistem, selanjutnya

data-data yang dianalisis dengan menggunakan pemodelan sistem berupa

flowmap

. Setelah

dilakukan analisis dibuatlah suatu perancangan sistem yang terdiri dariperancangan proses,

dengan menggunakan DFD (

Data FlowDiagram)

, spesifikasi proses dan kamus data,

perancangan basis data dengan menggunakan ERD (

Entity Relationship Diagram),

tabel relasi

TECHNOLOGY DIVISION

AT PT. POS INDONESIA (PERSERO) BANDUNG

By:

ROSMINAH

10706028

PT. Pos Indonesia is a State-owned Company that is emphasized in delivering goods

activity. The inventory of information technology that handles part of network device requires

the system of information that can solve the problem of delivering, either income or outcome of

goods record. Besides, it needs several settlements, such as management, mutation, and report

assets. In the report, there are report of assets and assets mutation. The activity of assets

management and record is routine conducted and manually worked by checking the income and

outcome assets, so that it takes a long time.

This creating of inventory system is conducted gradually by using

waterfall

method

begun from collecting data which is required by system, and then the data is analyzed by using

flowmap

system. Having analyzed, it is created the system layout which consists of process

layout by using

DFD (Data Flow Diagram)

, process specification and index, data base layout by

using

ERD (Entity Relation Diagram)

, relation table, and file structure. This creating of

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Informasi saat ini sudah menjadi sebuah komoditi yang sangat penting. Bahkan

ada yang mengatakan bahwa kita sudah berada di sebuah “

information-based society

”.

Kemampuan untuk mengakses dan menyediakan informasi sangat cepat dan akurat

menjadi sangat esensial bagi sebuah organisasi, baik yang berupa organisasi komersial

(perusahaan), perguruan tinggi, lembaga pemerintahan, maupun individual (pribadi).

Hal ini dimungkinkan dengan perkembangan pesat di bidang teknologi komputer dan

telekomunikasi. Sama halnya di dalam dunia kerja sekalipun sebuah instansi atau

perusahaan banyak menggunakan manfaat sistem informasi salah satunya PT. Pos

Indonesia (Persero) yang merupakan salah satu perusahaan BUMN yang bergerak di

bidang pengiriman barang. Khususnya pada inventory bagian teknologi informasi

yang menangani bagian perangkat jaringan.

Di PT. Pos Indonesia (Persero) Bandung ini juga membutuhkan adanya sistem

informasi yang dapat membantu dalam mengatasi masalah pencatatan atau pendataan

pengiriman barang baik yang masuk maupun keluar, serta memerlukan beberapa

penyelesaian yaitu berupa pengelolaan aset, mutasi aset dan laporan dan di dalam

laporan tersebut juga terdapat laporan aset dan laporan mutasi aset. Mengingat

kegiatan pendataan dan pengelolaan aset tersebut rutin di laksanakan dan dalam

pengerjaannya dilakukan masih secara manual dengan melakukan pengecakan

terhadap aset yang masuk dan keluar yang membutuhkan waktu yang cukup lama.

Maka untuk mengatasi beberapa kendala tersebut membutuhkan suatu penyelesaian

yang bisa membantu proses pendataan dan pengecekan barang perusahaan tersebut.

Berdasarkan pertimbangan dari beberapa masalah yang ada maka dibuatlah

SISTEM INFORMASI INVENTORY ASET DI BAGIAN TEKNOLOGI

INFORMASI PT. POS INDONESIA (PERSERO) BANDUNG.

Dengan harapan

dapat membantu, dan memperlancar pada waktu pendataan atau pencatatan

pengiriman aset pada perusahaan tersebut.

1.2 Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang permasalahan di atas, maka bagaimana cara

membangun Sistem informasi inventory aset di bagian teknologi informasi PT. Pos

Indonesia (Persero) Bandung.

1.3 Maksud dan Tujuan

Maksud dari penulisan laporan tugas akhir ini adalah bagaimana membangun suatu

sistem informasi inventory aset di bagian teknologi informasi PT. Pos Indonesia

(Persero) Bandung.

Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam membangun sistem informasi inventory

aset di bagian teknologi informasi PT. Pos Indonesia (Persero) Bandung adalah :

1. Untuk mempermudah bagian pengadaan dalam proses pencatatan data aset, data

kantor pos, dan data vendor

2. Untuk mempermudah bagian pengadaan dalam pencatatan aset yang masuk dan

keluar

3. Mempermudah bagian pengadaan dalam proses pelaporan data aset dan mutasi

aset yang terkait dengan proses sistem inventory aset yang terjadi di PT. Pos

Indonesia (Persero) Bandung.

1.4 Batasan Masalah

Dalam penyusunan laporan ini diberikan batasan masalah agar dalam

penjelasannya nanti akan lebih mudah, terarah dalam mencapai suatu tujuan dan

sasaran yang ditentukan sebelumnya.

Adapun batasan masalah yang akan dibahas adalah :

1. Aplikasi pengolahan data inventory aset barang yang dikelola pada bagian

teknologi informasi ini hanya membahas mengenai pengolahan perangkat jaringan.

2. Pengelolaan datanya yaitu perangkat jaringan berupa Pengelolaan aset, Mutasi

aset, dan laporan.

3. Informasi yang di hasilkan adalah laporan aset dan mutasi aset.

4. Aplikasi ini dibangun dengan menggunakan Delphi 7 dan MySQL sebagai

databasenya.

1.5 Metodologi Penelitian

Metode penelitian yang dipakai dalam penyusunan laporan ini sebagai penunjang

dalam melakukan pengolahan data aset adalah sebagai berikut :

1.

Tahap Pengumpulan Data

2.

Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penyusunan laporan ini

adalah sebagai berikut :

a. Observasi

Observasi yaitu pengumpulan data dengan cara terjun langsung terhadap

objek yang sedang diteliti. Tujuan dari observasi ini adalah untuk mengetahui

situasi dan kondisi dilapangan tempat kita mencari data.

b. Wawancara

Wawancara yaitu mengajukan langsung beberapa pertanyaan pada

pihak-pihak yang terkait didalam sistem informasi pengolahan data barang tersebut

tentang bagaimana sistem itu berjalan, sehingga diperoleh data yang akurat dan

membantu memberikan keterangan-keterangan yang diperlukan.

c. Studi Literaur

Pengumpulan data dengan cara mengumpulkan literatur, jurnal,

paper

dan

bacaan-bacaan yang ada kaitannya dengan judul penelitian.

d. Studi Kepustakaan

Studi kepustakaan yaitu usaha pengumpulan data dengan mempelajari

bahan-bahan yang ada kaitannya dengan masalah yang dibahas, dan

mengambil beberapa referensi dari buku atau majalah ilmiah yang ada dalam

perpustakaan.

Teknik analisis data dalam pembuatan perangkat lunak menggunakan

paradigma perangkat lunak secara

waterfall

, yang meliputi beberapa proses

diantaranya:

Gambar 1.1 Metode Waterfall

a. Rekayasa Sistem (

Information Engineering)

Langkah pertama yang diambil dalam metode rekayasa sistem adalah

dengan mewawancarai pegawai bagian Teknologi Informasi, untuk

mendapatkan gambaran awal pengambilan data.

b.

Analisis Sistem (

analysis)

Setelah data dikumpulkan maka data dianalisa sehingga data dapat

disimpulkan untuk mempermudah menentukan masalah dan kendala yang

dihadapi pihak Perusahaan dalam pengolahan data aset.

c.

Perancangan

(Design)

Untuk membangun sistem informasi inventory aset ini, maka dibutuhkan

metode mendesign tampilan yang menarik bagi si pengguna. Kemudian

dirancang ERD, DFD, beserta interfacenya guna mempermudah pembuatan

sistem yang akan dibangun. Desain ini meliputi desain proses, input, output,

dan desain database.

d. Pengkodean

(coding)

Tahapan ini menterjemahkan data atau pemecahan masalah yang dirancang

kedalam bahasa pemrograman yang telah ditentukan (proses pembuatan

program).

e. Pengujian

(Testing)

Apabila semua aplikasi telah selesai dibuat di dalam program maka

dilakukan pengujian, apakah program tersebut berfungsi sesuai dengan yang

diharapkan. Supaya program tersebut dapat digunakan pada perusahaan yang

membutuhkan. Apabila dalam proses terjadi error maka dapat kita lihat

dimetode-metode sebelumnya.

f.

Pemeliharaan

(Maintenance)

Pada tahap ini akan dilakukan perawatan terhadap sistem yang sedang

digunakan atau berjalan, sehingga program ini dapat terus digunakan dengan

hal baru yang telah ter-update.

1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan ini terbagi menjadi beberapa sub bab dari pokok bahasan,

secara umum dapat dijabarkan sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini secara umum berisikan tentang kondisi perusahaan dalam menjalankan

Masalah, Maksud dan Tujuan, Batasan Masalah, Metodologi Penelitian, dan

Sistematika Penulisan.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Pada bab ini membahas tentang tinjauan perusahaan umum perusahaan, sejarah

perusahaan, visi dan misi perusahaan, bentuk dan badan hukum perusahaan, struktur

organisasi perusahaan dan landasan teori yang didalamnya meliputi pengertian sistem,

karakteristik sistem. Sedangkan dalam konsep dasar informasi meliputi pengertian

informasi, karakteristik informasi, konsep dasar sistem informasi yaitu pengertian

sistem informasi, komponen-komponen sistem informasi, pengertian basis data,

metode perancangan sistem meliputi flow map, diagram konteks, DFD, ERD, kamus

data, pengertian sistem inventory, perangkat lunak pendukung meliputi Borlan

Delphi, dan my sql.

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN

Pada bab ini membahas analisis kebutuhan sistem dan pengguna, yaitu analisis sistem,

analisis masalah, analisis fungsional, diagram alir dokumen, analisis non fungsional,

analisis pengkodean, perancangan basis data yang meiputi ERD, skema relasi,

diargram konteks, DFD, kamus data, spesifikasi proses, struktur tabel dan

BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN

Pada bab ini berisi tentang implementasi dan pengujian sistem yang telah dikerjakan,

yang terdiri dari : implementasi program, perangkat lunak, spesifikasi perangkat keras,

implementasi sistem, tampilan awal program, implementasi tampilan menu,

pengolahan data kantor pos, pengujian sistem, rencana pengujian, pengujian alpha,

hasil pengujian, dan pengujian beta/kuisoner.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini merupakan penutup yaitu berupa kesimpulan yang berisi kesimpulan dari

pembahasan pada bab sebelumnya dan saran.

2.1.1 Sejarah Perusahaan

PT. Pos Indonesia (Persero) adalah Badan Usaha Milik Negara(BUMN) yang

merupakan peralihan bentuk dari Perum Pos dan giro. Dinas pos sudah berdiri dalam

jangka waktu yang lama, yaitu sejak masa penjajahan. Perkembangannya pun tidak

lepas dari masa penjajahan yang telah dialami oleh Bangsa Indonesia. Berikut ini

adalah pengklasifikasian perkembangan PT. Pos Indonesia (persero) Bandung:

a.

Masa VOC (1700-1808)

Kedatangan Bangsa-Bangsa Eropa pada akhir abad 15 Masehi, menandai

babak baru sejarah pos di Indonesia. Awalnya adalah kedatangan kapal-kapallaut

Beanda di bawah pimpinana Cornelius de Houtman paga tahun 1596. pada masa

VOC ini pengiriman surat hanya di lakukan melalui jalan laut dengan

menggunakan perahu yang jadwal pelatarannya berlangsung tidak pasti. Kantor

pertama didirikan di Batavia pada tanggal 26 Agustus 1746 oleh gubernur

Jendral G. W. Baron Van Imhoff, dengan tujuan menjamin keamanan surat-surat

pendidik, terutama bagi mereka yang berdagang dari kantor-kantor di luar pulau

Jawa. Barulah pada tahun 1754 pengiriman surat menjadi teratur, yaitu dua

minggu sekali melalui jalan darat. Keadaan ini terus berlangsung selama

Bataafche Republik berkuasa (1700-1808).

b.

Masa Pemerintahan Deandles (1808-1811)

Pada masa ini, Deandels mengeluarkan peraturan-peraturan tentang pos dan

membagi pulau Jawa dalam beberapa distrik, yaitu Banten, Batavia, Semarang,

Surabaya. Setiap Distrik di kepalai oleh Commisaris der Posterijin yang

menempati sebuah General Pos Kantor (Kantor pos wilayah) yang membawahi

beberapa Profekturan (kantor pos kecil). Pengaturan surat dilakukan oleh seorang

Postillons

(tukang pos berkuda).

c.

Masa Pemerintahan Raffles (1811-1816)

Pada masa ini Raffles mengeluarkan peraturan mengenai peraturan biaya

porto untuk surat kabar dan barang cetakan (

Regulation for The post

Eshtablishment on The Island of Java

).

d.

Masa Pemerintahan Belanda (1816-1942) dan Masa Pendudukan Jepang

(1942-1945)

Pada masa pemerintahan Belanda, mengawali pengangkutan pos dengan

mempergunakan kereta api ekspress malam Batavia-Surabaya (1939). Peristiwa

penting yang terjadi yaitu perubahan bentuk usaha Dinas Pos menjadi jawatan

(1864). Di tahun 1875, Dinas Pos digabungkan dengan dinas Telegraf dengan

nama Pos en Telegraf Dienst yan berada di bawah Departemen der burgerlijke

Openbae Werkn (Departemen Pekerjaan umum). Di tahun 1884 Jawatan Telepon

bergabung dalam Jawatan Pos dan Telegraf tang kemudian dikenal dengan nama

Post Telegraf en telefoondiest (PTT). Sejalan dengan perkembangan zaman, status

Jawatan PTT diubah menjadi Perusahaan Negara (PN) Postel berdasarkan ordinasi

tanggal 28 Desember 1931.

e.

Masa Kemerdekaan Hingga Saat ini

Pada kurun waktu 1945-1950 situasi di indonesia penih dengan pergolakan

dalam rangka merebut kedaulatan dari penjajahan Jepang dan Agresi Militer

Belanda. Situasi ini tentu sangat berpengaruh terhadap Dinas Pos yang ditandai

dengan pemindahan perangkat komunikasi, pembumi-hangusan sarana-sarana

fisik pos dan terganggunya sarana perhubungan pos dan telegraf.

Setelah situasi membaik, tepatnya pada tanggal 6 Juli 1965 PN Postel

dipecah menjadi PN Pos dan Giro dan PN Telekomunikasi yang diatur oleh

Peraturan Pemerintah No. 29 tahun 1965 dan Peraturan Pemerintah No. 30 tahun

1965. Berdasarkan Undang-Undang No. 9 Tahun 1969 menetapkan statis Badan

Usaha Milik Negara (BUMN) menjadi Perjan, Perum, Persero, maka status PN

Pos dan Giro diubah menjadi Perusahaan umum (Perum) pos dan Giro denga

Peraturan Pemerintah No. 9 tahun 1978.

Perum Pos dan Giro adalah Badan Uasaha Milik Negara (BUMN) yang

berada di lingkungan Departemen Pariwisata Pos dan Telehomunikasi yang

dipimpin oleh suatu direksi yang bertanggung jawab kepada Menteri parusahaan

Pos dan Telekomunikasi.

Perum Pos dan Giro mempunyai tugas pokok mengusahakan dan

mengembangkan pelayanan dalam bidan lalu lintas berita, informasi tertulis,

barang dan uang untuk menunjang kelancaran hubungan masyarakat dan

menunjang terlaksananya pembangunan nasional. Maka tanggal 27 Febuari 1995

Perum Pos dan Giro berubah menjadi PT. Pos Indonesia (Persero) berdasrkan

Peraturan Pemerintah No. 5 tahun 1995 dan di syahkan pada tanggal 20 Juni

1995 (Lembaga Negara Republik Indonesia No. 11 Tahun 1995).

2.1.2 Visi dan Misi PT. Pos Indonesia (Persero)

Visi PT.Pos Indonesia (PERSERO), ditetapkan oleh Keputusan Direksi PT.

Pos Indonesia (Persero) No. 01/Dirut/1997, tanggal 2 januari 1997, dan telah

beberapa kali disempurnakan, terakhir dengan Keputusan Direksi PT. Pos Indonesia

(Persero) No. kD 17/Dirut/0604, tanggal 7 juni 2004, tentang Penyempurnaan Visi,

Misi, dan penetapan Keyakinan dasar serta Nilai-Nilai Dasar PT. Pos Indonesia

(Persero). Di dalam Keputusan Direksi tersebut antara lain ditetapkan:

a. Visi PT. Pos Indonesia (PERSERO)

Berupaya untuk menjadi penyedia sarana komunikasi kelas Dunia, yang

peduli terhadap lingkungan, dikelola oleh sumber daya manusia yang profesional,

sehigga memberikan layanan terbaik bagi masyarakat serta tumbuh dan

berkembang sesuai dengan bisnis yang sehat.

Menjadikan perusahaan pos yang berkemampuan memberikan solusi terbaik

dan menjadi pilihan utama stakeholder domestik maupun global dala

mewujudkan pengembangan bisnis dengan pola keitraan, didukung oleh sumber

daya manusia yang unggul dan menjungjung nilai tinggi.

b. Misi PT. Pos Indonesia (Persero)

Menyediakan sarana komunikasi yang andal dan terpecaya bagi masyarakat

dan pemerintah guna menunjang pembangunan nasional serta memperkuat

kesatuan dan keutuhan bangsa dan negara.

Mengembangkan usaha yang bertumpu pada peningkatan mutu pelayanan

melalui penerapan ilmu pengetahuan dan teknologi tepat guna untuk mencapai

kepuasan planggan serta memberikan nilai tambah yang optimal bagi karyawan,

pemegang saham, masyarakat dan mitra kerja.

Memberikan solusi terbaik bagi bisnis, pemerintah, dan individu melalui

penyedian sistem bisnis dan layanan komunikasi tulis, logistis, transaksi

keuangan, dan filateli berbasis jejaring terintegrasi, terpercaya dan kompetitif

dipasar domestik dan global.

2.1.3 Bentuk dan Badan Hukum Perusahaan

Perusahaan PT. Pos Indonesia merupakan Badan Usaha Milik Negara

(BUMN) yang statusnya persero berdasarkan Peraturan Peraturan Pemerintah No. 5

tahun 1995 yang disahkan pada tanggal 20 Juni 1995 atau perusahaan perseroan yang

bergerak di bidang jasa dengan memprioritaskan pada upaya memberikan kepuasan

pada pelanggan dengan jalan menyesuaikan system pelayanan dengan keinginan

pelanggan.

2.1.4 Bidang Pekerjaan Perusahaan

PT. Pos Indonesia (Persero) bergerak di bidang pelayanan jasa komunikasi.

PT. Pos Indonesia (Persero) dalam memberikan tugas pokok membangun,

mengusahakan, dan mengembangkan pelayanan dalam bidang lalu lintas berita dan

informasi tertulis, barang, dan uang.

Pada pokoknya usaha-usaha yang dijalankan oleh PT. Pos Indonesia (Persero)

dalam memberikan pelayanan dan produk kepada masyarakat, baik berupa jasa

maupun barang (benda pos) melalui media cetak, radio, dan televisi.

Aneka layanan dan pelayanan Pos lain diantaranya adalah:

1.

Surat Pos

Layanan standar pengiraman berita yang tersedia disemua kantor Pos

dengan tarif yang seragam, baik untuk perhubungan didalam maupun luar

negeri. Jenis surat pos: surat, kartu pos, warkat pos, majalah, sekogram

(

Braille

) dan bungkusan.

2.

Surat kilat dan Surat Kilat Khusus

Layanan untuk diriman pos cepat di dalam negeri (

Express mail

) yang

menjangkau seluruh indonesia dengan prioritas kecepatan dalam penyaluran

dan pengantarannya. Kalau Surat Kilat Khusus waktu tempuuh antara 24 jam

sampai dengan 48 jam.

3.

Wesel Pos

Layanan transfer uang sebagai solusi diriman uang ke seluruh indonesi.

Tersedia beberapa jenis layanan tambahan untuk wesel pos yaitu: wesel pos

kilat, wesel pos elektronik

(westorn),

wesel pos berlangganan, wesel pos

tebusan dan wesel pos luar negeri ke/dari beberapa Negara.

4.

Giro Pos

Layanan keuangan untuk menampung, menyimpan, dan pembayaran

berbagai transaksi.

5.

Ratron

Layanan surat elektronik yang merupakan hibrida antara surat secara fisik

dengan kombinasi transmisi data melalui jeringan telekomunikasi. Hasil

transfer data berupa copy naskah asli akan di antar ke alamat penerima.

6. Paket Pos

Layanan untuk pengiriman barang yang dapat di lakukan di semua kantor

pos.

7.

Filateli

Dalam upaya meningkatkan koalitas dan memperkaya khasanah hobi

mengumpulan perangko atau filateli, telah di kembangkan pula produk-produk

filateli yang lebih efektif dengan tema penerbitan yang bervariasi.

8.

Cek Pos Wisata (CPW)

Layanan keuangan sebagai solusi dana perjalanan karena dapat diuangkan

disemua kantor pos.

2.1.5 Struktur Organisasi

PT. Pos Indonesia (Persero) adalah Badan Usaha Milik Negara (BUMN)

dalam lingkungan Departemen Perhubungan, dapimpin oleh statu direksi yang

bertangjungjawab terhadap Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS). Bentuk struktur

organisasi yang digunakan PT. Pos Indonesia (Persero) Bandung adalah bentuk line

and Staf Organization (Garis dan Staf), bentuk ini biasanya digunakan pada

perusahaan-perusahaan besar yang memiliki kesatuan pemerintah.

Sejalan dengan lingkungan bisnis yang berubah dengan pesat, menuntut

perusahaan melakukan perubahaan strategis dalam pengelolaan bisnis sehingga

mampu menjaga pertumbuhan preusan di masa sekarang dan yang akan datang.

Perubahan strategis membutuhkan penyesuaian-penyesuaian organisasi dan tata kerja

dalam rangka meningkatkan daya saing perusahaan. Penyesuaian perlu di laksanakan

secara berkesinambungan agar akuntabilitas dan kinerja preusan tetap terjaga sesuai

dengan tujuan yang di tetapkan. Struktur Organisasi dan Tata Kerja PT. Pos

Indonesia (Persero) untuk pertama kali di tetapkan dengan Keputusan Direksi Nomor:

28A/Dirut/1999 tanggal 26 Februari 1999 tentang organisasi dan Tata Kerja PT. Pos

Indonesia (Persero) yang telah beberapa kali ditetapkan mengalami perubahan.

Pada tahun 2005, PT. Pos Indonesia (Persero) telah tiga kali mengalami

perubahan organisasi dan tata kerja sebagaimana di tetapkan dalam keputusan

Direksi, sebagai berikut:

1. Keputusan Direksi PT. Pos Indonesia (Persero) Nomor: 10/DIRUT/0105,

tanggal 31 Januari 2005, tentang perubahan. Keputusan Direksi Nomor:

36/DIRUT/07/3, tanggal 30 Juli 2003, tentang Organisasi dan Tata Kerja

PT. Pos Indonesia (Persero).

2. Keputusan Direksi PT. Pos Indonesia (Persero) Nomor: KD

56/DIRUT/0905, tanggal 5 September 2005, tentang organisasi dan Tata

kerja PT. Pos Indonesia (Persero), yang berlaku Sejas tanggal ditetapkan.

3. Keputusan Direksi PT. Pos Indonesia (Persero), Nomor: KD

70/DIRUT/1105, tanggal 29 November 2005, tentang Organisasi Tata

Kerja Wilaya usaha Pos, mulai berlaku tanggal 1 desember 2005.

Sedangkan organisasi dan tata kerja untuk tingkat wilayah Usaha Pos

ditetapkan dengan keputusan Direksi PT. Pos Indonesia (Persero) Nomor :

12/DIRUT/0404 tanggal 28 April 2004 tentang Organisasi dan Tata Kerja Wilayah

Usaha Pos Tipe A, kemudian diubah dengan Keputusan Direksi Nomor :

KD72/DIRUT/1105 tanggal 29 November 2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja

Wilayah Usaha Pos, mulai berlaku tanggal 1 Desember 2005.

Organisasi PT. Pos Indonesia (Persero) disusun dalam 3 (tiga) tingkat, yaitu ;

1. Tingkat Pusat

2. Tingkat Wilayah

3. Tingkat Unit Pelaksana Teknis (UPT)

Organisasi Tingkat Tusat, terdiri dari unsur :

1. Direktorat Bisnis

2. Direktorat pendukung

Organisasi Tingkat Pusat, terdiri dari unsur :

1. Direktorat Bisnis Komunikasi (Dit. Biskom)

2. Direktorat Bisnis Jasa Keuangan (Dit. Biskug)

3. Direktorat Bisnis Kurir/Operasi (Dit. Biskurir)

4. Direktorat Keuangan (Dite. Kug)

5. Direktorat Sumberdaya Manusia (Dit. SDM)

6. Satuan Pengawasan Intern (SPI)

7. Sekertariat Perusahaan (Setper)

8. Pusat Perencanaan Korporat dan Transformasi (PPKT).

Organisasi Tingkat Wilayah terdiri dari :

1. Wilayah Pelayanan Korporat

2. Wilayah Pelayanan Ritel dan Operasi/Administrasi

3. Wilayah Pelayanan Interen.

Organisasi Tingkat Unit Pelaksana Teknis (UPT) terdiri dari ;

1. Setra Layanan Pelanggan Korporat (SLKP)

2. Kantor Pos

3.

Mail Processing Centre

(Sentra Pengolahan dan Sentra Antaran)

4. Setra Pengolahan Pos (SPP)

5. Kantor Sentral Distribusi (KSD)

6.

Share Service Centre

(SCC).

PT. Pos Indonesia (Persero) Bandung menggunakan sistem desentralisasi dalam

hal struktur organisasi dan pendelegasian wewenang dalam preusan. Hal ini terlihat

dari adanya direktorat-direktorat yang memegang kekuasaan dan bertanggung jawab

langsung kepada Direktur Utama, sehingga para karyawan yang berada di bawah

kepemimpinan Direktorat tidak bertanggung jawab secara langsung lepada Direktur

Utama, tetapi bertanggung jawab dan melaksanakan perintah dari Direktur

masing-masing bidang.

2.2 Landasan Teori

2.2.1 Pengertian Sistem

Istilah sistem berasal dari astilah Yunani “sytsema” yang mengandung arti

keseluruhan (a whole) yang tersusun dari sekian banyak bagian; berarti pula

hubungan yang berlangsung diantara satuan-satuan atau komponen secara teratur.

Istilah sistem dipergunakan untuk menunjukan banyak hal. Diantaranya untuk

menunjuk suatu himpunan bagian yang saling berkaitan; sehimpunan ide-ide,

prinsip dan sebagainya; hipotesis atau teori; metode atau tata cara (prosedur);

skema atau metode pengaturan suasana tertentu.

Secara garis besar istilah sistem mengandung dua makna, sebagai suatu

wujud benda (entitas) dan sebagai metode. Sistem sebagai suatu wujud benda

(entitas) didefinisikan sebagai suatu himpunan bagian-bagian atau unsur yang

saling berkaitan. Sebagai metode, sistem dikenal dengan pendekatan sistem yang

pada dasarnya merupakan penerapan metode ilmiah di dalam pemecahan

masalah. Pendekatan sistem menuntut pemikiran sistemik, memandang sesuatu

bersegi banyak (multidimensi) dan rumit, serta emandang suatu sistem sebagai

bagian dari sistem yang lebih besar atau luas.

Definisi lengkap suatu sistem tertentu menunjukan unsure-unsur sistem,

tujuan sistem, kegiatan dilakukan sistem untuk mencapai ukuran, dan apa yang

diproses oleh sistem itu serta apa hasilnya serta ukuran keberhasilan pemrosesan

tersebut. Berikut ini adalah pengertian sistem menurut

Mc. Leod

(1995) dalam

Hanif Al Fatta (2007)

:

sistem sebagai sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan

maksud yang sama untu mencapai suatu tujuan. Sumber daya mengalir dari

elemen output dan untuk menjamin prosesnya berjalan dengan bai maka

dihubungkan dengan mekanisme control

”.[1]

Pengertian sistem yang lebih lengkap dirumuskan sebagai himpunan unsure

yang melakukan sesuatu kegiatan tau menyusun skema atau tata cara melakukan

sesuatu kegiatan pemrosesan untuk mencapai beberapa tujuan dan hal ini dilakukan

dengan cara mengolah data dan /atau enegi dan/ atau barang (benda) di dalam jangka

waktu tertentu guna menghasilkan informasi dan/atau energy dan/atau barang

(benda).

2.2.2 Karakteristik Sistem

Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, maka perlu

membedakan unsure-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut adalah

karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya:

1. Batasan

(boundary)

: Penggambaran dari suatu elemen atau unsur mana yang

termasuk di dalam sistem dan mana yang di luar sistem.

2. Lingkungan

(environment

): Segala sesuatu di luar sistem, lingkungan yang

menyediakan asumsi, kendala, dan input terhadap suatu sistem.

3. Masukan

(input)

: Sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energi) dari

lingkungan yang di konsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem.

4. Keluaran

(output)

: Sumber daya atau produk (informasi, laporan, dokumen,

tampilan layer computer, barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan sistem

oleh kegiatan dalam suatu sistem.

5. Komponen

(component):

Kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem

yang mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi

(input).

Komponen

ini bisa merupakan subsistem dari sebuah sistem.

6. Penghubung

(interface)

: Tempat dimana komponen atau sistem dan

lingkungannya bertemu dan berinteraksi.

7. Penyimpanan

(storage)

: Area yang dikuasai dan digunakan untuk penyimpanan

sementara dan tetap dari informasi, energy, badan hukum, dan senagainya.

Penyimpanan merupakan suatu media penyangga di antara komponen tersebut

bekerja dengan berbagai tingkatan yang ada dan memungkinkan komponen yang

berbeda dariberbagai data yang sama.

2.3 Konsep Dasar Informasi

2.3.1

Pengertian Informasi

Definisi umum informasi dalam pemakaian sistem informasi adalah data yang

telah diolah menjadi sebuah bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi si

pemakai dalam mengambil keputusan. Jadi sistem pengolahan informasi yaitu

pengolahan data dari bentuk tak berguna menjadi berguna (informasi) bagi

penerimanya.

2.3.2

Karakteristik Informasi

Karakter informasi adalah penerima informasi mengalami perubahan dari

kondisi (state) belum mengetahui menjadi kondisi (state). Perubahan ini mengandung

unsur tak terduga. Informasi yang benar dan baru, dapat mengkoreksi dan

mengkonfirmasi informasi sebelumnya. Informasi juga dikatakan sebagai data yang

telah diproses, yang mempunyai nilai tentang tindakan atau keputusan. Manfaat

informasi adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Hal ini sangat berguna untuk

proses pengambil keputusan.

2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi

2.4.1

Pengertian Sistem Informasi

Untuk memahami pengertian sistem informasi, harus dilihat keterkaitan antara

data dan informasi sebagai entitas penting pembentuk sistem informasi. Data

merupakan nilai, keadaan atau sifat yang berdiri sendiri lepas dari konteks apapun.

Sementara informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berati

bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan sebuah keputusan saat ini atau

mendatang

(Davis 1995). Mc Leod (1995)

mengatakan bahwa informasi adalah data

yang telah diproses, atau data yang memiliki arti. Berikut ini adalah pengertian sistem

informasi:

”

Sistem informasi adalah suatu system di dalam organisasi yang

mempertemukan kebutuhan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial

dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan bagi pihak luar dengan

laporan yang diperlukan.

[1]

Akhirnya Sistem Informasi dapat didefinisikan sebagai suatu alat untuk

menyajikan informasi dengan sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi

penerimanya

Kertahadi, 1995).

Tujuannya adalah untuk menyajikan informasi guna

pengambilan keputusan pada perencanaan, pemrakarsaan, pengorganisasian,

pengendalian kegiatan operasi subsistem suatu perusahaan, dan menyajikan sinergi

organisasi pada proses

(Murdick dan Ross, 1993).

Dengan demikian, sistem informasi

berdasarkan konsep

(input, processing, output IPO).

2.4.2

Komponen-komponen Sistem Informasi

Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan

istilah blok bangunan

(building block)

, yaitu blok masukam

(input block)

, blok model

(model block)

, blok keluaran

(output block)

, blok teknologi

(technology block),

dan

blok kendali

(control block).

Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut

masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk

mencapai sasarannya.

1.

Blok Masukan.

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi.

Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang

akan dimasukan yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2.

Blok Model.

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model

matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis

data dengan cara tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3.

Blok Keluaran.

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan

informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkat

manajemen serta semua pemakai sistem.

4.

Blok Teknologi.

Teknologi merupakan kotak alat (tool-box) dalam sistem

informasi. Teknologo digunakan untuk menerima npur, mejalankan model,

menyimpan dan mengakses data, menghasilkan sekaligus mengirimkan keluaran

dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

5.

Blok Database.

Database merupakan kumpulan dari data yang saling

berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras computer

dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

6.

Blok Kendali.

Pengendalian perlu dirancang dan ditetapkan untuk meyakinkan

bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur

terjadi kesalahan-lesalahan dapat langsung cepat diatasi.

2.5 Konsep Basis data

Basis data diibaratkan sebagai sebuah lemari arsip, yang isinya bisa menyimpan

dan melakukan hal seperti : member sampul atau map, member penomoran dengan

pola tertentu yang nilainya unik pada setiap sampul/ map, lalu menempatkan arsip

tersebut debgan cara/ urutan tertentu di dalam lemari. Hal tersebut dilakukan untuk

mempermudah dan mempercepat dalam pencarian arsip atau buku.

2.5.1 Pengertian Basis data

Pengertian Basis Data terdiri dari dua kata, basis dan data. Basis dapat diartikan

kurang lebih sebagai markas, gudang atau tempat berkumpul. Sedangkan data adalah

repesentasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai,

siswa, pembeli, dan lain-lain), barang dan sebagainya yang direkam dalam bentuk

angka, huruf, symbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasi lainnya. Basis data sendiri

dapat didefinisikan dalam sejumlah sudut – pandang seperti, [2]:

1. Himpunan Kelompok Data (Arsip) yang saling berhubungan yang

diorganisasikan sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan

cepat dan mudah.

2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama

sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (Redundansi) yang tidak perlu.

Kumpulan File/Table/Arsip yang saling berhubungan yang disimpan daam media

penyimpan Elektronik.

2.6 Metode Perancangan sistem

Dalam metode perancangan ini terdapat beberapa metode, diantaranya:

2.6.1 Flow Map

Flow map merupakan gambaran hubungan antara entitas yang terlihat berupa

alihan-alihan dokumen yang ada. Bagan alir dokumen merupakan bagan alir yng

menunjukan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusannya. Elemen dasar

data flow diagram

adalah :

a. Entitas Luar (External entity)

Sesuatu yang berada diluar system, tetapi ia memberikan data kedalam sistem

atau memberikan data dari sistem, disimbolkan dengan suatu kotak notasi.

External Entity tidak termasuk bagian dari sistem. Bila sistem informasi

dirancang untuk satu bagian maka bagian lain dari sistem yang masih terkait

menjadi External Entity.

b. Arus Data (Data Flow)

Arus data merupakan tempat mengalirnya informasi dan digambarkan dengan

garis yang menghubungkan komponen dari sistem. Arus data ditunjukan dengan

arah panas dan garis yang diberi nama atas arus data yang mengalir. Arus data ini

mengalir diantara proses, data store dan menunjukan arus data dari data yang

berupa masukan untuk sistem atau hasil proses sistem.

c. Proses (Process)

Proses merupakan yang dikerjakan oleh system. Proses dapat mengolah data atau

aliran data masuk menjadi aliran data keluar. Proses berfungsi

mentransformasikan satu atau beberapa data keluara sesuai dengan spesifikasi

yang diinginkan. Setiap proses memiliki satu atau beberapa masukan serta

menghasilkan satu atau beberapa data keluaran proses sering juga disebut bubble.

d. Simpanan Data (Data Store)

Simpanan data merupakan tempat menyimpan data yang ada dalam sistem. Data

store dapat disimbolkan dan dua garis sejajar atau dua garis dengan salah satu sisi

samping terbuka. Proses dapat mengambil data dari atau memberikan data atau

kesimpanan data (database).

2.6.2 Diagram Konteks

Merupakan gambaran sistem secara garis besar dan hanya memperlihatkan

kelompok data

input

dan

output

. Diagram konteks adalah suatu diagram yang

menggambarkan hubungan sistem dengan sejumlah komponen menjadi bagian

penting dalam mendukung keberadaan sistem tersebut, yang akan memberikan

masukan atau diberikan keluaran dari sistem sehingga data yang masuk dapat menjadi

informasi bagi komponen-komponen tadi. Konteks diagram merupakan

level

teratas

dari diagram arus data .

2.6.3 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram

(DFD) digunakan untuk menggambarkan suatu sistem

yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan. DFD memperlihatkan

suatu sistem dalam komponen–komponennya serta

interface

(penghubung) antara

sistem yang ditinjau dari segi data yang ditampilkan dengan simbol dan aturan

tertentu.

2.6.4 Entity Relation Diagram (ERD)

ERD adalah gambar atau diagram yang menunjukan informasi dibuat, disimpan,

dan digunakan dalam sistem bisnis untuk melakukan aktivitas pemodelan data.

Atribut dari masing-masing objek data yang ditulis pada ERD dapat digambarkan

dengan menggunakan deskripsi objek data. ERD hanya terfokus pada data dengan

menunjukan ‘jaringan data’ yang ada untuk sistem yang diberikan. ERD berguna bagi

aplikasi dimana data dan hubungan yang mengatur data sangatlah kompleks.

Serangkaian komponen utama didefinisikan untuk ERD : objek data atribut,

hubungan, dan bergai tipe indicator. Tujuan utama ERD adalah untuk mewakili objek

data dan hubungan mereka.

Derajat relasi diantaranya:

§

Satu ke satu (1-1), yang berate setiap entitas pada himpunan A berhubungan

paling banyak dengan entitas pada himpunan entitas B.

§

Satu ke banyak (1-N), yang berate setiap entitas pada himpunan entitas A

dapat berhubungan banyak entitas pada himpunan entitas B. tetapi tidak

berlaku sebaliknya.

§

Banyak ke satu (N-1), yang berarti setiap entitas pada himpunan entutas A

berhubungan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B

tetapi tidak berlaku sebaliknya.

§

Banyak ke banyak (N-N), yang berati setiap entitas pada himpunan entitas A

dapat berhubungan banyak dengan entitas pada himpunan entitas B dan

berlaku sebaliknya.

2.6.5 Kamus Data

Kamus data adalah suatu catalog yang berisi data dan kebutuhan informasi

dari suat sistem informasi. Hal ini dimaksudkan agar pengguna sistem dapat

mendefinisikan data-data yang mengalir di dalam sistem dengan lengkap dan jelas.

Pada tahap desain, sistem kamus data dapat digunakan untuk merancang input,

laporan-laporan dan database, kamus data dibuat berdasarkn pada arus data yang ada

di DFD, arus daa yang di DFD sifatnya adalah global dan hanya ditunjukan arus

datanya,

Untuk dapat mencerminkan keterangan yang lebih jelas tentang data yang

dicatatnya maka kamus data harus memuat beberapa hal seperti nama arus data, alias,

bentuk data, arus data penjelasan , periode, voume, dan struktur data.

2.7

Pengertian

Tentang

Inventory

Inventory atau persediaan barang adalahsuatu aktiva yang meliputi

barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual atau digunakan dalam suatu

periode tertentu, atau persedian barang-barang yang masih dalam pekerjaan atau

proses produksi, ataupun persediaan bahan baku yang menunggu penggunanya dalam

suatu proses produksi.

Barang-barang data yang dimaksud terdiri dari:

1. Transaksi pembelian barang

2. Transaksi penerimaan barang

3. Data pemasok

4. Stok barang

5. Membuat laporan pembelian

6. Membuat laporan stok

7. Membuat laporan hasil produk

Jenis-jenis persediaan

Menurut fungsi, persediaan dibagi 3 jenis, yaitu:

1. Batck Stok/Lot Side Inventory

Persediaan yang diadakan karena embeli atau membuat bahan-bahan atau

brang-barang dalam jumlah yang lebih besar dari jumlah yang dibutuhkan saat

itu.

2. Fluctuation

Persediaan yang diadakan untuk menghadapi flucktuasi permintaan yang tidak

dapat diramalkan.

3. Akticipation Stock

Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang

dirmalkn, berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam 1 bulan atau lebih dan

untuk menghdapi penggunaan atau penjualan atau permintaan yang meningkat.

2.8 Perangkat Lunak Pendukung

Software atau perangkat lunak yang endukung dalam sistem informasi inim

yaitu:

1. Borlan Delphi 7

2. Database My SQL

2.8.1

Borlan Delphi 7

Borlan Delphi atau yang biasa Delphi saja, merupakan sarana aplikasi visual

Bahasa pemograman yang digunakan adalah bahasa pemograman pascal atau yang

kemudian disebut juga bahasa pemogrman Delphi. Delphi merupakan generasi

penerus dari turbo pascal yang dilunculkan pada tahun 1983 dirancang untuk

menjalankan pada system operasi DOS (yang merupakan system informasi yang

paling banyak digunakan pada saat itu). Sedangkan Dellphi yang diluncurkan pertama

kali tahun 1995 dirancang untuk beroperasi dibawah Sistem Operasi Windows.

Kelebihan yang dimiliki Borlan Delphi diantaranya:

1. Form dan komponene-komponennya dapat dipakai ulang dan dikembangkan

2. Mampu mengakses UBX

3. Tersedia template aplikasi dan template form

4. Memiliki lingkungan pengembangan visual yang dapat diatur sesuai kebutuhan

5. Menghasilkan file terkompilasi yang berjalan lebih cepat

6. Kemampuan mengakses data dari bermacam-macam format

Khusus untuk pemograman database, Borlan Delphi menyediakan fasilitas

objek yang kuat dan legap yang memudahkan programmer dalam membuat program.

Format database yang dimiliki Delphi adalah Format Database Paradox, dBase, MS.

Acces, ODBC, SyBASE, Oracle, dan lain-lain.

2.8.2

Database My SQL

Database MySQL merupakan sistem manajemen basis data SQL yang sangat

terkenal dan bersifat open sourse. Meski dirilis secara open sourse namun kendalanya

dapat dibuktikan. MySQL mempunyai stabilitas dan kecepatan akses yang tinggi.

Dapat berjalan dalam berbagai macam bahasa. Konektifitas, kecepatan, dan

keamananya telah menjadian MySQL sebagai server yang cocok untuk mengakses

database internet.

MySQL memiliki arsitektur yang memungkinkan setiap tabel ditangani oleh

handler yang berbeda. Ada tiga handler yang dapat dipakai, yaitu MyISAL, Barkeley

DB (BDB), dan Innodb. innoDB membuat MySQL menarik karena memili fitur

transaksi dengan sistem multiversi sehingga perubahan yang dilakukan oleh seorang

klien tidak akan terlihat olug klien lain. Klien ini akan melihat kondidi tabel sebelum

transaksi. Barulah jika transaksi ilehklien pertama di-commit, perubahan akan terlihat

di semua klien. Bandingkan dengan tabel Barkeley Db, misalnya, yang akan

memblok tabel yang sedang di pakai dalam sebuah transaksi sehingga seorang klien

hatus menunggu sampai transaksi yang dilakukan oleh klien pertama selesai.

BAB III

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Analisis Sistem

Sistem informasi inventory pada bagian Teknologi Informasi di PT. Pos Indonesia (Persero) perlu ditingkatkan lagi karena masih menggunakan komputerisasi yang sangat sederhana yaitu dengan cara manual sebagai pengolahan datanya, sehingga dalam melakukan pengecekan persediaan aset proses pengerjaannya kurang praktis dan efektif dalam mendukung kelancaran pembuatan laporannya.

3.1.1 Analisis Masalah

Setelah melakukan penelitian terhadap permasalahan yang ada di PT. Pos Indonesia (Persero) khususnya dalam sistem pengolahan data aset masih menggunakan sistem yang manual, terhadap beberapa kendala tersebut dibuat sistem informasi yang yang membantu menyelesaikan masalah tersebut.

Pada pembangunan sistem informasi inventory ini telah dianalisis dengan batasan-batasan prosedur, antara lain:

a. Pembuatan laporan pengelolaan data aset b. Pembuatan laporan mutasi asset

c. Pembuatan laporan

Adapun masalah diluar batasan diatas tidak menjadi bahasan penulis, selain bahasan diatas terdapat satu bahasan yang menunjang sistem ini berjalan

yaitu pengolahan data aset, namun pengelolaan datanya dilakukan sepenuhnya oleh sistem ini karena ini bukan wewenangUser.

3.1.2 Analisis Fungsional

Berdasarkan hasil penelitian, terdapat beberapa prosedur yang dilakukan dibagian pengolahan data aset bagian teknologi informasi di PT. Pos Indonesia (Persero), adapun entitas yang terlibat didalam sistem yang lama ini adalah:

1. Prosedur pengiriman aset 2. Prosedur penerimaan aset

3.1.2.1 Prosedur Pengiriman aset

Berikut ini adalah urutan yang terjadi selama proses pembuatan laporan mutasi aset, yaitu prosedur pengiriman aset , yaitu:

1. Staff network operation center membuat surat pengiriman asset.

2. Surat tersebut diserahkan ke Manjartetinfo untuk disetujui

3. Manjartekinfo memeriksa kelengkapan asset yang akan dikirim

4. Jika sudah lengkap Manjartekinfo menyetujui

5. Jika tidak lengkap akan dikembalikan ke staff untuk dilengkapi

6. Manjartekinfo mengirimkan surat permintaan yang sudah disetujui kepada staffnya.

7. Staffnya akan membuat surat pengantar pengiriman aset, mencatat di buku bantu inventory kemudian mengirimkan barang tersebut ke user

3.1.2.2 Prosedur Penerimaan aset

Berikut ini adalah urutan yang terjadi selama proses pembuatan laporan mutasi asset, yaitu prosedur prosedur penerimaan aset.

a. Manjartekinfo menerima aset dari bagian pengadaan dan memeriksanya

b. Jika barangnya tidak ada manjartekinfo akan Menerima barang dari penyewa jasa pos, kemudian mencatat di buku inventory

c. Jika disetujui dan sesuai kemudian mencatatnya di buku inventory

3.1.3 Diagram Alir Dokumen (Flow Map) 3.1.3.1Flow MapPenerimaan Aset

Gambar : 3.1 Flow Map Penerimaan Aset Keterangan:

3.1.3.2Flow MapPengirimanAset

Gambar : 3.2 Flow Map Pengiriman Aset Keterangan:

3.1.4 Analisis Non Fungsional 3.1.4.1 Analisis Perangkat Keras

Perangkat keras dalam suatu program aplikasi sangatlah mendukung agar menghasilkan kerja suatu informasi yang sesuai dengan yang diharapkan. Analisis hardware ini menekankan kepada aspek pemanfaatan sumber daya hardware yang selama ini telah dimiliki oleh bagian persediaan.

Adapun perangkat keras spesifikasi yang dimiliki adalah sebagai berikut:

a. Processor : Pentium IV b. Memory : SDRAM 128 MB c. Harddisk : 120 GB

d. Printer : Canon Pixma 1880 e. Monitor : 15”

f. Keyboard g. Mouse

Secara keseluruhan sistem perangkat keras yang dimiliki PT. Pos Indonesia sudah cukup bagus untuk kebutuhan perangkat lunak yang akan diaplikasikan.

3.1.4.2 Analisis Perangkat Lunak

Analisis software ini lebih menekankan kepada aspek pemanfaatan sumber daya (software) yang telah dimiliki oleh bagian PT. Pos Indonesia (Persero).

Perancangan perangkat lunak merupakan pengembangan dari sumber daya yang ada, tapi dalam perancangan harus diperhatikan kebutuhan dari calon pemakai (user) dari program aplikasi yang akan dibuat dan data yang akan diolah. Secara keseluruhan sistem operasi yang digunakan pada setiap komputer adalah Microsoft Windows XP dan Microsoft Office seperti Ms. Word, Ms. Access untuk pengolahan sistem yang terpusat maka diperlukan perangkat lunak penunjang untuk melakukan proses tersebut.

Perangkat lunak yang diusulkan dalam pembuatan sistem inventory ini adalah Delphi, alasannya menggunakan tools borlan Delphi dikarenakan Delphi menawarkan kemudahan dalam mengembangkan aplikasi dan databasenya menggunakan My SQL, karena dapat menampung kapasitas data yang cukup besar.

3.1.4.3 Analisis User

Analisis user dimaksudkan untuk mengetahui siapa saja user yang terlibat beserta karakteristiknya sehingga dapat diketahui tingkat pengalaman dan pemahaman user terhadap komputer. User yang ada di bagian teknologi infornasi, yaitu karakteristik user untuk komputer yang ada di bagian jaringan informasi adalah sebagai berikut:

Nama : Ricky Ridwan

Jabatan : Staff Network Operation Center Pedidikan : D3 Teknik Informatika

Pengalaman menggunakan komputer kurang lebih selama 10 tahun dan sistem operasi yang sering digunakan adalah Microsoft Windows Xp dan Linux ditambah beberapa software yang pernah digunakan seperti database MS. Access.

3.1.5 Analisis Pengkodean

Adapun kode yang digunakan dalam pengoalahan data aset dan mutasi aset di PT. Pos Inonesia (Persero) Bandung, yaitu:

a. Kode Id Wilpos digunakan yaitu:

Contoh : W 2 = kantor pos wilayah Padang b. Kode Id Barang, yaitu :

Contoh : B01 : Barang Switch c. Kode Mutasi, yaitu :

d. Kode Id Vendor, yaitu :

Contoh : V01 = Untuk vendor PT. Aksara 3.2 Perancangan Basis Data

3.2.1 ERD

Entity relationship diagram adalah suatu objek yang dapat didefimisikan dalam lingkungan pemakai. ERD merupakan salah satu cara untuk mengolah database sehingga data tersebut dapat diketahui hubungannya antara file dan teknik, ini dapat digunakan untuk mengatasi terwujudnya redudansi data atau sejenisnya. Adapun ERD yang diusulkan adalah sebagai berikut:

Atribut-atribut yang terlibat :

1. Kantor pos ={ Id_wilpos, Nama_wilpos, Nama_kprk, Nama_kpc, No_pendkpc, No_pekprk}

2. Aset ={ Id_barang, Nama_barang, jenis_barang, Tgl_masuk_barang, Exp_garansi, Id_vendor, Surat_dasar_terima, Merk_barang, Spesifikasi_barang, Kondisi }

3. Mutasi ={ No_kpc, tgl_kirim, No_surat_datang, Kode_mutasi}

4. Mutasi detail ={ Kode_mutasi, id_barang, Nama_barang, Unit} 5. Vendor ={ Id_vendor, Nama_vendor, Alamat, No_telp,

Contak_person}

3.2.2 Skema Relasi

Skema relasi merupakan table - tabel yang menyusun program aplikasi berelasi antar satu tabel dengan tabel yang lainnya. Hubungan antar tabel dapat ditentukan dengan membuat field penghubung. Dibawah ini adalah skema relasi sebagai berikut :

Gambar 3.4 Skema Relasi 3.2.3 Diagram Konteks

Diagram konteks merupakan alat struktur analisis yang menggambarkan hubungan dan keterkaitan sistem dengan entitas serta aliran data dari entitas menuju sistem dan dari sistem menuju entitas. Data yang berada dalam sistem mengalami beberapa proses untuk kemudian keluar melintasi sebuah informasi yang diharapkan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dalam diagram konteks dibawah ini.

Gambar 3.5 Diagram Konteks

3.2.4 Data Flow Diagram(DFD)

DFD / Data flow diagram digunakan untuk menggambarkan sistem secara rinci yang ada pada diagram konteks menjadi beberapa proses yang terjadi diantara entitas-entitas yang terlibat.

a. DFD Level 1

Berikut ini adalah gambar DFD yang menggambarkan bagaimana sistem berjalan pada Sistem Informasi Inventory Bagian Teknologi Informasi di PT. Pos Indonesia.

Bag Pengadaan

1. Login

T.User Data login

Info login invalid

3. Pengolahan

aset

Info Login valid

Kantor pos

data kantor pos Info data kantor pos Data login,

data kantor pos, data vendor, Data aset, data mutasi

Info data login, Info data kantor pos,

Info data vendor, Info data aset, Info data mutasi

4. Mutasi aset

laporan dara aset, laporan mutasi aset

5. Laporan

Laporan aset perwilpos Data mutasi aset

Info data mutasi aset

Mutasi

Kantor wilpos

Info data mutasi aset Data mutasi aset Info Login valid

Info Login valid

KPRK Laporan aset perkpc

Laporan aset

Manager Jartekinfo Data user Info user

vendor

data aset data vendor

Info data vendor

Info data aset T_aset 2.

Data User Info Login valid

Data user Data user

Info user Info user

data kantor pos Info data kantor pos

Info data aset

data aset

data aset

b. DFD Level 1 Proses 1 Login

DFD Level 1 ini menjelaskan tentang urutan proses Login.

Gambar 3.7 DFD Level 1 Proses 1 Login

Gambar 3.8 DFD Level 1 Proses 2 Data User

c. DFD Level 1 proses 3 pengolahan data

DFD Level 1 proses 3 ini menjelaskan mengenai urutan proses pengolahan data yang merupakan turunan dari DFD Level 0 .

Gambar 3.9 DFD Level 1 Proses 3 Pengolahan Data

d. DFD Level 1 proses 4 Tambah data kantor pos

DFD Level 1 proses 4 ini menjelaskan mengenai urutan proses tambah data kantor pos.

e. DFD Level 1 Proses 5 Tambah Data Vendor

DFD Level 1 proses 5 ini menjelaskan mengenai urutan proses tambah data vendor.

f. DFD Level 1 Proses 6 Tambah Data Aset

DFD Level 1 proses 6 ini menjelaskan mengenai urutan proses tambah data aset.

Gambar 3.12 DFD Level 1 Proses 6 Tambah Data Aset

g. DFD Level 1 Proses 7 Mutasi Aset

h. DFD Level 1 Proses 8 kirim Aset

Di bawah ini adalah DFD yang menguraikan proses 7 dari dfd mutasi aset yaitu kirim aset.

Gambar 3.14 DFD Level 1 Proses 8 Kirim Aset

i. DFD Level 1 Proses 9 Terima Aset

Di bawah ini adalah DFD yang menguraikan proses 8 dari dfd mutasi asset yaitu terima aset.

j. DFD Level 1 Proses 10 Laporan

Di bawah ini adalah dfd level 1 dari proses 10 mengenai laporan

Gambar 3.16 DFD Level 1 Proses 10 Laporan Aset

k. DFD Level 1 Proses 11

DFD dibawah ini menjelaskan mengenai urutan tentang proses laporan data aset

3.2.5 Kamus Data

Kamus data (data dictionary) merupakan katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada pada diagram aliran data. Dengan menggunakan kamus data, analisis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir pada sistem secara lengkap. Kamus data yang dibutuhkan untuk membangun sistem informasi inventory di PT. Pos Indonesia, yaitu:

a. Nama aliran data : Data user Where used / how used : user ke proses 1

Keterangan : data_ user adalah data yang dimasukkan user agar dapat mengakses aplikasi.

Struktur data : user name + pasword Deskripsi : user name = 6 {a.. z} Password = 6 {a..z} b. Nama aliran data : Data kantor pos

Where used / how used : bagian pengadaan ke proses 2.1.1 tambah data kantor pos, dari proses 2.1.1 ke proses 2.1.2 edit data kantor pos, dari proses 2.1.2 ke proses 2.1.3 hapus data kantor pos, dari proses 2.1.3 ke proses 2.1.4 cari data kantor pos.

Keterangan : data_kantor pos adalah data yang menjelaskan identitas kantor pos.

Struktur data : Id_Wilpos + Nama_Wilpos + No_penKPRK + Nama_KPRK + No_pendKPC + Nama_KPC

Deskripsi : IdWilpos = 10 { A .. Z | a .. z | 0 .. 9 } NamaWilpos = 30 {A .. Z | a .. z }

NopenKPRK = 10 {A .. Z | 0 .. 9 } Nama KPRK = 30 {0.. 9 }

NopendKPC = 10 {A .. Z | a .. z | 0.. 9} NamaKPC = 30 {A .. Z | a .. z |0.. 9} c. Nama aliran data : Data vendor

Where used / how used : bagian pengadaan ke proses 2.2.1 tambah data vendor, dari proses 2.2.1 ke proses 2.2.2 edit data vendor, dari proses 2.2.2 ke proses 2.2.3 hapus data vendor, dari proses 2.2.3 ke proses 2.2.4 cari data vendor. Keterangan : data_vendor adalah data yang menjelaskan

identitas vendor.

Struktur data : Id_vendor+Nama_vendor +Alamat_Vendor + Telepon + Conntak_Person

Deskripsi : Id vendor = 10 { A .. Z | a .. z | 0..9 } Namavendor = 50 { A .. Z | a .. z | 0..9 } Alamatvendor = 50 {A .. Z | a .. z | 0.. 9} Telepon = 15 { 0 .. 9 }

ConntakPerson = 15 {A .. Z | a .. z |0.. 9} d. Nama aliran data : Data aset

Where used / how used : bagian pengadaan ke proses 2.3.1 tambah data kantor pos, dari proses 2.3.1 ke proses 2.3.2 hapus data kantor pos, dari proses 2.3.2 ke proses 2.3.3 cari data kantor pos. Keterangan : data_aset adalah data yang menjelaskan

identitas aset

Struktur data : Id_Barang + Nama_Barang + Jenis_Barang + Tgl_Masuk_Barang + Id_Vendor + Surat_Dasar_Terima + Merek_Barang + Kondisi + Jumlah_Unit + Expr_Garansi + Spesifikasi

Deskripsi : IdBarang = 10 { A .. Z | 0 .. 9 } NamaBarang = 50 {A .. Z | a .. z } JenisBarang = 20 {A .. Z | 0 .. 9 } TglMasukBarang = 10 {A .. Z | a .. z |

0.. 9}

IdVendor = 10 {A .. Z | a .. z | 0.. 9}

SuratDasarTerima = 30 {A .. Z | 0.. 9} MerekBarang = 30 {A .. Z | a .. z |

Kondisi = 15 {A .. Z | a .. z } JumlahUnit = 4 { 0.. 9}

ExprGaransi = 10 {A .. Z | a .. z | 0.. 9}

Spesifikasi = 125 {A .. Z | a .. z | 0.. 9}

e. Nama aliran data : mutasi aset

Where used / how used: bagian pengadaan ke proses 3.1.1 input aset, dari proses 3.1.1 ke proses 3.1.2 tambah aset, dari 3.1.2 ke proses 3.1.3 simpan aset.

Keterangan : mutasi aset adalah proses yang dimasukkan ke dalam database mutasi aset.

Struktur data : Id_wilpos + tgl_terima + Nosurat_datang + Kode_mutasi

Deskripsi : Idwilpos = 10 { 0 .. 9 } tglterima = 10 {A .. Z | a .. z } Nosuratdtng = 20 {A .. Z | a .. z } Kodemutasi = 10 {0.. 9 }

3.2.6 Spesifikasi Proses

Spesifikasi ini menjelaskan dari proses-proses yang ada pada diagram alir data level 0 pada sistem informasi inventory. Spesifikasi proses tersebut meliputi:

Tabel 3.1 Spesifikasi Proses 1.0 No.proses 1.0

Nama proses Login

Input Data_user

Deskripsi Data kata kunci

Output Info_login

Proses Begin

If nama_user dan password kosong then begin

Tampil pesan data kosong end

Tampilkan menu utama End

End.

Tabel 3.2 Spesifikasi Proses 2.0 No.proses 2.0

Nama proses Data User

Input Data_user

Deskripsi Data kata kunci

Output Info_ user

Proses Begin

If pilih tombol tambah then Begin

Tampil form tambah user End

If pilih tombol edit then Begin

Tampil form edit user End

If pilih tombol hapus then Begin

Tampil pesan hapus user End

End.

Tabel 3.3 Spesifikasi Proses 3.1 No.proses 3.1

Nama proses Pengolahan data kantor pos

Input Data_kantor pos

Deskripsi Mendata semua kantor pos

Output Info kantor pos

Proses Begin

If pilih tombol tambah then Begin

End

If pilih tombol edit then Begin

Tampil form edit data End

If pilih tombol hapus then Begin

Tampil pesan hapus data End

If pilih tombol cari then Begin

Tampil pesan masukan data yang akan dicari End

End.

Tabel 3.4 Spesifikasi Proses 3.2 No.proses 3.2

Nama proses Pengolahan data vendor

Input Data_vendor

Deskripsi Mendata semua vendor

Output Info vendor

Proses Begin

If pilih tombol tambah then Begin

Tampil form tambah vendor End

If pilih tombol edit then Begin

Tampil form edit vendor End

If pilih tombol hapus then Begin

Tampil pesan hapus vendor End

If pilih tombol cari then Begin

Tampil pesan masukan data yang akan dicari End

End.

Tabel 3.5 Spesifikasi Proses 3.3 No.proses 3.3

Nama proses Pengolahan data aset

Input Data_aset

Deskripsi Mendata semua data aset

Output Info_aset

If pilih tombol tambah then Begin

Tampil form tambah aset End

If pilih tombol hapus then Begin

Tampil pesan hapus aset End

If pilih tombol cari then Begin

Tampil pesan masukan data yang akan dicari End

End.

Tabel 3.6 Spesifikasi Proses 4.1

No.proses 4.1 Nama proses Mutasi aset

Input Kirim_aset

Deskripsi Mendata semua mutasi

Output Info_mutasi

Proses Begin

If masukan input baru then begin

masukan kode kantor, tgl kirim, No.surat kirim, Kode mutasi End

If data disimpan then End

If tambag barang then Begin

Masukan Kode barang, nama barang, Jumlah unit End

End.

Tabel 3.7 Spesifikasi Proses 4.2

No.proses 4.2 Nama proses Mutasi aset

Input Terima_aset

Deskripsi Mendata semua mutasi

Output Info_mutasi

Proses Begin

If masukan input baru then begin

masukan kode kantor, tgl kirim, No.surat terima, Kode mutasi End

If data disimpan then End

If tambah barang then Begin

Masukan Kode barang, nama barang, Jumlah unit End

End.

Tabel 3.8 Spesifikasi Proses 5.1 No.proses 5.1

Nama proses Laporan

Input Data_Laporan data aset

Deskripsi Mendata laporan data aset yang di mutasi

Output Info_laporan

Proses Begin

If masukan jenis barang then begin

klik tombol cari then begin

Tampil no, kode barang, Nama barang, Jumlah unit then End

If tekan tombol cetak then Begin

Tampil laporan data aset End

End.

Tabel 3.9 Spesifikasi Proses 5.2 No.proses 5.2

Nama proses Laporan

Input Data_Laporan mutasi aset

Deskripsi Mendata laporan mutasi aset

Output Info_laporan

Proses Begin

If masukan kode mutasi then begin

klik tombol cari End

Masukan Kode kantor, Nama kantor, No surat, tgl kirim End

If tekan tombol cetak then Begin

Tampil laporan mutasi aset End

3.2.7 Struktur Tabel

Pada struktur tabel ini semua jenis data yang terlibat dalam proses didefenisikan dan dikumpulkan dalam bentuk penyajian seperti berikut :

Pada struktur tabel ini, semua jenis data yang terlibat dalam proses diidentifikasikan dan dikumpulkan dalam bentuk penyajian seperti berikut :

Nama tabel : Tabel data aset Primary key : Id barang

Tabel 3.10 Data Tabel Aset

Nama field Tipe Size Key Keterangan

Id_barang Nama_Barang Jenis_Barang Tgl_Masuk_Barang Exp_Garansi Id_Vendor Surat_Dasar_Terima Merk_Barang Spesifikasi_Barang Kondisi String String String String String String String String String String 10 30 15 10 8 5 10 20 50 10

* Id Barang Nama Barang Jenis Barang Keterangan Masuk barang Keterangan Garansi Id Vendor

Surat Dasar Terima Merk Barang Spesifikasi Barang Kondisi barang

Nama tabel : Tabel Kantor Pos Primary key : Id_Wilpos

Tabel 3.11 Data Tabel Kantor Pos

Nama field Tipe Size Key Keterangan

Id_Wilpos Nama_Wilpos No_penkprk Nama_kprk No_PenKPC Nama_kpc String String String String String String 5 20 5 20 5 25

* Id Wilpos Nama wilpos No penkprk Nama kprk No PenKPC Nama KPC Nama tabel : Tabel Vendor

Primary key : Id_Vendor

Tabel 3.12 Data Tabel Vendor

Nama field Tipe Size Key Keterangan

Id_Vendor Nama_Vendor Alamat Telpon Contact_person String String String String String 10 25 40 20 30

* Id Vendor Nama vendor Alamat No telepon Contact person

Nama tabel : Tabel Mutasi Primary key : Nama_aset

Tabel 3.13 Data Tabel Mutasi

Nama field Tipe Size Key Keterangan

No_penkpc Tgl_Kirim No_surat_datang Kode_mutasi String String String String 5 10 10 10

* No aset yang dimutasi Tgl aset yang akan dimutasi No surat datang

Kode yang akan dimutasi Nama tabel : Tabel mutasi detail

Primary key : Kode_Mutasi

Tabel 3.14 Data Mutasi Detail

Nama field Tipe Size Key Keterangan

Kode_mutasi Id_Barang Nama_Barang Unit String String String String 5 10 20 10

* Kode mutasi Id Barang Nama barang Jumlah unit 3.3 Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan tahapan lanjutan dari analisis sistem, dimana pada perancangan sistem digambarkan rancangan sistem yang akan dibangun sebelum dilakukan pengkodean ke dalam suatu bahasa pemrograman dalam perancangan suatu sistem tidak lepas dari hasil analisa, karena dari hasil analisa sistem baru dapat dibuat suatu rancangan sistem.

Pada tahapan ini dijelaskan tentang pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam suatu kasatuan yang utuh dan berfungsi atau bermanfaat. Perancangan sistem dibagi menjadi 2 yaitu desain konseptual atau desain secara umum dan desain secara terinci. Desain umum yang akan diaplikasikan adalah bertujuan untuk memberikan gambaran secara umum kepada pengguna tentang sistem yang akan dibangun. Desain umum mengidentifikasikan komponen – komponen sistem informasi yang akan didesain secara rinci.

Tahapan desain ini akan dimulai dengan memaparkan flowmap yang akan diteruskan dengan pembuatan diagram konteks, diagram arus data (DFD), dan keterhubungan entitas.

3.3.1 Struktur Menu

Struktur menu program sistem informasi yang di rancang adalah sebagai berikut :

3.4 Perancangan Antar Muka 3.4.1 Perancangan Form

a. Perancangan Form login

Gambar 3.19 Rancangan Form login

b. Perancangan Form Utama

Gambar 3.20 Rancangan Form Utama

c. Perancangan Form Data Kantor Pos

d. Perancangan Form Data Vendor

Gambar 3.22 Form Data Vendor

e. Perancangan Form Data Aset

f. Perancangan Form Kirim Aset

Gambar 3.24 Form Kirim Aset

g. Perancangan Form Terima Aset

Gambar 3.25 Form Terima_Aset

h. Perancangan Form Laporan Data Aset

i. Perancangan Form Laporan Mutasi Aset

Gambar 3.27 Form Laporan Mutasi Aset

j. Form Laporan Data Aset

Gambar 3.28 Form Laporan Data Aset

k. Form Laporan Mutasi Aset

4.1 Implementasi

Setelah sistem dianalisis dan dirancang, maka tahap selanjutnya adalah implementasi sistem, implementasi sistem merupakan tahap meletakan sehingga siap untuk dioperasikan.

4.1.1 Implementasi Program

Implementasi yang dilakukan antara lain adalah menerapkan perancangan antar muka ke dalam bentuk halaman visual, perancangan struktur data ke dalam bentuk tabeldatabase, pembuatan kode program dan sebagainya.

4.1.2 Perangkat Lunak (Software)

Perangkat lunak yang dipersiapkan untuk mengimplementasikan sistem yang baru dibangun terbagi menjadi perangkat lunak sistem operasi dan perangkat lunak pendukung. Perangkat lunak minimum yang dibutuhkan adalah Windows XP. Sedangkan bahasa pemrograman yang digunakan untuk membangun perangkat lunak ini adalah borlan Delphi 7.0 dan data basenya menggunakan my sql.

4.1.3 Spesifikasi Perangkat Keras

Spesifikasi perangkat keras terpenting untuk membuat aplikasi ini dijelaskan dalam tabel sebagai berikut :

b. Memory Minimum : SDRAM 128 MB c. Harddisk Minimum : 120 GB

d. Printer Minimum : Canon Pixma 1880 e. Monitor : 15”

f. Keyboard g. Mouse

4.1.4 Implementasi Sistem

Tahap implementasi sistem merupakan tahap penerapan sistem agar dapat dioperasikan secara optimal sesuai kebutuhan. Proses implementasi dilakukan sebagai hasil akhir dari desain sistem informasi inventory aset di bagian teknologi informasi PT. Pos Indonesia (Persero) bandung.

4.1.5 Implementasi Tampilan Awal Program

Untuk mengakses ke program, user harus melakukan login terlebih dahulu. Adapun tampilan login program adalah sebagai berikut :

Gambar 4.1 Tampilan Form Login

Ada beberapa langkah yang harus dilakukan user untuk masuk kemenu utama:

2. Ketik terlebih dahulu pasword user untuk melakukan prosedur kedua. 3. Pilih tombol “login” untuk akses keprogram menuju langkah berikutnya. 4. Apabila user sukses memasukan nomor yang telah disetujui maka akan

menuju kelangkah berikutnya yaitu menu utama.

4.1.6 Implementasi Tampilan User

Tampilan User untuk mengganti username dan password

Gambar 4.2 Tampilan User

4.1.7 Implementasi Tampilan Menu

Tampilan menu adalah tampilan yang menyediakan tombol-tombol untuk mempermudah ke tampilan berikutnya.

Gambar 4.3 Tampilan Form Menu Utama Sistem Informasi Inventory Ada beberapa langkah yang harus dilakukan user untuk masuk keprogram yang terdapat dalam tampilan menu user dapat mengklik tombol yang terdapat dalam tampilan menu. Tombol tersebut antara lain :

1. Pengolahan data adalah pilihan untuk mengolah data di dalamnya terdapat beberapa pilihan yaitu, data kantor pos, data vendor, dan data aset. Sedangkan didalam proses tersebut ada menambah, mengedit dan menghapus data serta melakukan pencarian.

2. Mutasi aset adalah pilihan untuk melakukan proses mutasi aset yang didalamnya juga ada proses kirim aset dan terima aset.

3. Laporan adalah pilihan untuk melihat laporan data aset, dan laporan mutasi aset.

4.1.8 Pengolahan Data Kantor Pos

Pada form data Kantor Pos kita dapat melakukan penambahan, penyimpanan, pengeditan, penghapusan, dan pencarian. Tampilan dapat dilihat pada Gambar dibawah ini

Gambar 4.4 Tampilan Form Data Kantor Pos

Adapun dalam tampilan data Kantor pos terdapat tombol-tombol yang berfungsi untuk merubah data kantor pos.

1. Tambah : berfungsi untuk menambah data kantor pos yang akan dimasukan

2. Simpan : untuk menentukan apakah data yang dimasukkan akan disimpan.

3. Cancel : berfungsi untuk membatalkan semua proses

4. Edit : berfungsi untuk mengedit data kantor pos yang akan dimasukan

Cukup 1 5 20%

Kurang baik - 5

-Pertanyaan No 7

Tabel 4.24 Hasil Pengujian Betha Pertanyaan No 7

Kategori Jawaban Frekuensi Jawaban Jumlah Populasi Sampel Jumlah Prosesntase

Sangat baik 1 5 20 %

Baik 2 5 40 %

Cukup 2 5 40%

Kurang baik - 5

-Pertanyaan No 8

Tabel 4.25 Hasil Pengujian Betha Pertanyaan No 8

Kategori Jawaban Frekuensi Jawaban Jumlah Populasi Sampel Jumlah Prosesntase

Sangat baik 4 5 80%

Baik 1 5 20 %

Cukup - 5

-Kurang baik - 5

-Berdasarkan 8 pertanyaan diatas, hasil prosentase dari masing-masing jawaban disajikan dalam tabel berikut ini :

Tabel 4.26 Prosentase Jawaban Pengujian Betha

Kategori Jawaban 1 2 3 4

Kemudahan dalam pencatatan data kantor pos 20 % 60 % 20% -Kemudahan dalam pencatatan data vendor 20 % 60 % 20% -Kemudahan dalam pencatatan data aset 40 % 40 % 20% -Kemudahan dalam pencatatan data aset keluar - 60 % 40% -Kemudahan dalam pencatatan data aset masuk - 60 % 40% -Kemudahan dalam proses pelaporan data aset 80% 20%

97

Kemudahan dalam proses pelaporan data mutasi 20% 40% 40% -Kemudahan dalam menggunakan aplikasi 80% 20% -4.2.3.2 Kesimpulan

Berdasarkan hasil pengujian betha, dapat disimpulkan bahwa aplikasi dari Sistem Informasi Invenroty Aset di Bagian Teknologi Informasi PT Pos Indonesia (Persero) ini memiliki tampilan yang cukup bagus (user friendly), struktur dari aplikasi ini mudah dipelajari, perintah atau instruksi yang ada mudah digunakan, waktu yang digunakan untuk mengolah data relative cepat dan informasi yang dihasilkan akurat.

98 5.1 Kesimpulan

Bedasarkan uraian dari bab diatas maupun pembahasan dari hasil kuesioner penelitian ( pengujian Beta ) yang telah diujikan maka penulis akan mencoba menarik kesimpulan tentang penerapan Sistem Informasi Inventory Aset di Bagian Teknologi Informasi PT Pos Indonesia (Persero) Bandung. Adapun kesimpulannya adalah,

1. Aplikasi ini dapat membantu mempermudah dalam melakukan pencarian data sehingga tidak memerlukan waktu lama.

2. Aplikasi yang dibangun dapat menghasilkan informasi data pengolahan data aset, kantor pos, data vendor, mutasi aset dan pengolahan laporan.

3. Aplikasi ini mempermudah bagian pengadaan dalam proses pelaporan data aset dan mutasi aset yang terkait dengan proses sistem inventory aset yang terjadi di PT Pos Indonesia (Persero) Bandung.

5.2 Saran

Berdasarkan hasil dari kesimpulan diatas, penulis menyarankan beberapa hal sebagai berikut :

1. Pembuatan program ini masih dapat dikembangkan seiring dengan berkembangnya spesifikasi kebutuhan pengguna, terutama dalam hal pengolahan data dan mutasi aset, tampilan ada baiknya dibuat tampilan yang lebih menarik dan dikembangkan lebih lanjut.

99

2. Harus dibuatnyafile backup data. Hal ini diperlukan untuk mengantisipasi jika terjadi kerusakan dan kehilangan data, atau sesuatu yang tidak diinginkan terjadi pada data sehinggafile backup tadi bisa digunakan.

3. Masih banyak fasilitas lain yang dapat dikembangkan dalam perangkat lunak ini, pengembangan tersebut tentunya dapat meningkatkan mutu perangkat lunak yang lebih baik serta sesuai dengan tuntunan dan kebutuhan yang bisa dipenuhi sebuah perusahaan.

100

[1] Hanif al Fatta, 2007, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Andi, Yogyakarta.

[2] Ilham Perdana, 2007, Hand Out Metodologi Penelitian,

Petunjuk Tata Tulis Ilmiah

, Universitas

Komputer Indonesia, Bandung.

[3] Modul kuliah program studi Teknik Informatika, “

Basisdata

”, UNIKOM, Bandung.

[4] Roger.Presman,Phd, 2002, Rekayasa Perangkat Lunak Pendekatan Praktisi (Buku Satu) Andi

Yogyakarta.

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Nama : Rosminah

Jenis Kelamin : Perempuan

Tempat dan Tanggal Lahir : Bogor, 20 Agustus 1987

Agama : Islam

Alamat : Cisero No. 5 RT 01 RW 01

Desa Cibatutiga Kec. Cariu Kab. Bogor 18460

PENDIDIKAN 1. SD Negeri Cibojong (1994-2000)

2. MTs Negeri 1 Cariu (2000-2003)

3. SMA Negeri 1 Cariu (2003-2006)