Sistem Informasi Tenaga Kontrak Kerja di PT. Pos Indonesia (Persero)

SKRIPSI

Di ajukan sebagai salah Satu Syarat Kelulusan pada Program Studi Sistem Informasi Jenjang S1 (Strata 1)

Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer

Angga Permana

1.05.11.973

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

2014

BIODATA MAHASISWA

DATA PRIBADI:

Nim : 10511973

Nama : Angga Permana

Tempat/Tgl. Lahir : Garut, 1989-02-22

Jenis Kelamin : Pria

Semester : 6

Jenjang Pendidikkan : Program Sarjana (Strata - I)

Alamat Rumah : Kp.Koropeak No.147 RT/RW 004/010 Kel/Desa Sucikaler Kecamatan Karangpawitan

Kabupaten Garut - 44182

Alamat Bandung : Jl.Dipatiukur Kp.Haur Mekar D2 Bandung

E-Mail : ghapermana2@yahoo.co.id

No. Telepon : 085624892468

DATA KELUARGA:

Nama Ayah : Imat Ruhimat

Nama Ibu : Eni Nuraeni

Alamat Orang Tua : Kp.Koropeak No.147 RT/RW 004/010 Kel/Desa Sucikaler Kecamatan Karangpawitan

Kabupaten Garut - 44182

No. Telpon Orang Tua : 081221483848

Pekerjaan Orang Tua : Pendidik

Dengan ini saya, yang bertandatangan dibawah ini, menyatakan bahwa data di atas adalah benar.

Hormat Saya,

vi

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN PERNYATAAN KEASLIAN

ABSTRAK. ... i

ABSTRACT ... ii

KATA PENGANTAR ... iii

DAFTAR ISI ... vi

DAFTAR GAMBAR ...xi

DAFTAR TABEL ...xv

DAFTAR SIMBOL ...xviii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah ... 3

1.3 Maksud dan Tujuan ... 4

1.4 Kegunaan Penelitian ... 5

1.4.1 Kegunaan Praktis. ... 5

1.4.2 Kegunaan Akademis ... 5

1.5 Batasan Masalah ... 6

1.6 Lokasi dan Waktu Penelitian ... 7

vii

BAB II LANDASANTEORI ... 9

2.1 Konsep Dasar Sistem ... 9

2.1.1 Pengertian Sistem ... 9

2.1.2 Klasifikasi Sistem ... 10

2.1.3 Karakteristik system ... 11

2.2 Pengertian Informasi ... 13

2.2.1 Kualitas Informasi ... 14

2.3 Tenaga Kerja Kontrak ... 15

2.4 Arsitektur Aplikasi ... 16

2.5.1 Pengertian Jaringan Komputer ... 16

2.5.2 Skala Jaringan Komputer ... 17

2.5 Perangkat Lunak Pendukung ... 18

2.5.3 Netbeans ... 18

2.6 iReport ... 21

BAB IIIOBJEKDANMETODEPENELITIAN ... 22

3.1. Objek Penelitian ... 22

3.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan ... 22

3.1.2. Visi dan Misi Perusahaan ... 24

3.1.3. Struktur Organisasi Perusahaan ... 24

viii

3.2. Metode Penelitian ... 28

3.2.1. Desain Penelitian... 29

3.2.2. Jenis dan Metode Pengumpulan Data ... 30

3.2.2.1. Sumber Data Primer ... 30

3.2.2.2. Sumber Data Sekunder (Dokumentasi) ... 31

3.2.3. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem ... 31

3.2.3.1. Metode Pendekatan Sistem ... 32

3.2.3.2. Pengembangan Sistem. ... 32

3.2.3.3. Alat Bantu Analisis dan Perancangan ... 35

3.2.4. Pengujian Software ... 42

3.3. Analisis Sistem Yang Berjalan ... 42

3.3.1. Analisis Dokumen ... 43

3.3.2. Analisis Prosedure Yang Berjalan ... 44

3.3.2.1. Flow Map ... 45

3.3.2.2. Diagram Konteks ... 48

3.3.2.3. Data Flow Diagram ... 49

3.3.3. Evaluasi Sistem Yang Berjalan ... 50

BAB IVHASILDANPEMBAHASAN ... 52

4.1 Perancangan Sistem ... 52

ix

4.1.2. Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan ... 53

4.1.3. Perancangan Prosedur Yang Diusulkan ... 54

4.1.3.1. Flow Map ... 54

4.1.3.2. Diagram Konteks yang Diusulkan ... 57

4.1.3.3. Data Flow Diagram ... 58

4.1.3.3.1. DFD Level 1 ... 60

4.1.3.4. Kamus Data ... 68

4.1.4. Perancangan Basis Data ... 70

4.1.4.1. Normalisasi ... 71

4.1.4.2. Relasi Tabel ... 77

4.1.4.3. Entity Relationship Diagram... 79

4.1.4.4. Struktur File ... 80

4.1.4.5. Kodifikasi ... 92

4.2 Perancangan Antar Muka ... 93

4.2.1. Struktur Menu ... 93

4.2.2. Perancangan Input ... 94

4.2.3. Perancangan Output ... 110

4.3 Perancangan Arsitektur Jaringan ... 114

4.4 Implementasi ... 115

x

4.4.2. Implementasi Perangkat Lunak ... 116

4.4.3. Implementasi Perangkat Keras ... 116

4.4.4. Implementasi Basis Data (Sintaks SQL) ... 117

4.4.5. Implementasi Antar Muka ... 131

4.4.6. Implementasi Instalasi Program ... 131

4.4.7. Penggunaan Program ... 136

4.5 Pengujian ... 148

4.5.1. Rencana Pengujian ... 148

4.5.2. Kasus dan Hasil Pengujian ... 150

4.5.3. Kesimpulan Hasil Pengujian ... 157

BAB V KESIMPULANDANSARAN ... 158

5.1. Kesimpulan ... 158

5.2. Saran ... 158

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

Al-Bahra Bin Ladjamudin. 2013. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Black Onta, “Apa saja keunggulan dan kelemahan Netbeans,” Blognya

Programer Java,

http://onta-programing.blogspot.com/2008/11/pada-artikel-sebelumnya-tentang.html(diakses 04 Mei 2014).

Jogiyanto HM. 2005. Analisis dan Disain Informasi Pendekatan Terstruktur Teori

dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset.

Miftakhul Huda dan Bunafit Komputer. 2011. Membuat Aplikasi Mini /

Supermarket dengan java. Jakarta: Elex media komputindo.

Mustakini, Jogiyanto Hartono. 2009. Sistem Informasi Teknologi. Yogyakarta: Andi Offset.

Nova, “Sejarah MySQ,,” Belajar Dasar Komputer,

http://komputerdasar.blogspot.com/2009/09/sejarah-mysql.html (diakses

04 Mei 2014).

Nurjaya, Wahyu, 2012. Pengelolaan Instalasi Komputer. Koposoftware.com

Psychologymania “Pengertian karyawan kontrak,” Psychologymania,

http://www.psychologymania.com/2013/04/pengertian-karyawan-kontrak.html (diakses 04 Mei 2014).

iii

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Segala Puji dan Syukur penulis ucapkan kehadirat Illahi Rabbi atas segala Rahmat, Hidayah dan KaruniaNya. Shalawat serta salam semoga tercurah kepada junjunan Nabi Besar Muhammad SAW beserta seluruh keluarga dan para sahabatnya. Atas rahmat dan karunia-Nya, penulis dapat menyelesaikan Skripsi ini dengan judul:

“Sistem Informasi Tenaga Kontrak Kerja di PT. Pos Indonesia (Persero)“.

Tidak dapat penulis pungkiri bahwa dalam penyusunan laporan ini, penulis menemukan berbagai hambatan dan kesulitan, namun berkat Ibu Wahyuni, S.Si, M.T, selaku Dosen Pembimbing telah banyak meluangkan waktu guna membimbing, mengarahkan, dan memberikan petunjuk yang sangat berharga demi selesainya penyusunan skripsi ini.

Dalam penyusunan skripsi ini tidak akan berjalan lancar tanpa adanya bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis ingin mengucapkan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya atas segala dorongan, bimbingan, dan bantuan yang telah diberikan kepada penulis. Dengan segala kerendahan hati penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada :

1. Orang Tuaku tercinta yang selalu mendukung baik materil maupun moril,

iv Indonesia Bandung.

3. Prof. Dr. H. Denny Kurniadie., Ir., M.Sc, selaku Dekan Fakultas Teknik dan

Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.

4. Citra Noviyasari, S.Si, MT, selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi

Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.

5. Wahyuni, S.Si, MT, sebagai dosen wali yang telah memberikan perhatian

kepada penulis selama mengikuti pendidikan di UNIKOM.

6. Bapak, Ibu dosen dan staff sekretariat Program Studi Sistem Informasi yang

telah membimbing, membantu penulis selama mengikuti pendidikan di Program Studi Sistem Informasi di Universitas Komputer Indonesia Bandung.

7. Pihak PT. Pos Indonesia Bandung yang telah memberikan kesempatan

kepada penulis untuk melakukan riset khususnya bagian teknologi.

8. Kakak tersayang yang selalu memberikan semangat bagi penulis.

9. Seluruh keluarga besarku, terimakasih atas dukungan dan doanya serta kasih

sayang yang begitu tulus kepada Penulis sehingga dapat menyelesaikan Skripsi ini.

10. Teman - temanku Ai Nurhasanah, Mughia Rochmat, Dwi Vernanda, Nur

Mala Dewi, Teh Rozalina Octaria, Pitra Wulandari, Irham terima kasih atas bantuannya selama ini.

v

ikhlas kepada penulis, akan dibalas dengan pahala dan rejeki yang berlimpah oleh Allah SWT. Penulis menyadari dalam penyusunan Skripsi ini jauh dari sempurna karena keterbatasan kemampuan yang dimiliki penulis. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun guna menyempurnakan Skripsi ini.

Akhir kata penulis berharap semoga penyusunan Skripsi ini dapat bermanfaat dan memberikan sumbangan pemikiran bagi kita semua.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Bandung, Juni 2013 Penulis

1

1.1 Latar Belakang

Pada saat ini sumber daya manusia (SDM) menjadi salah satu asset yang paling penting dan berharga dalam setiap perusahaan.Karena SDM memainkan peran sebagai pemberi ide, pendorong dan pelaksana ide serta masih banyak kegiatan-kegiatan lain dalam perusahan yang didukung oleh SDM demi mencapai tujuan dari suatu perusahaan.Dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan, yang dilakukan tidak hanya dituntut kemajuan bisnis atau teknologi yang canggih, tetapi juga perlu diperhatikan dari sumber daya manusianya yaitu bagaimana sebuah perusahaan dapat memiliki asset yaitu SDM yang memiliki kedisiplinan yang tinggi dan kinerja yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

PT Pos Indonesia (Persero) adalah salah satu perusahaan yang memberikan pelayanan barang dan jasa kepada masyarakat melalui bisnis-bisnis yang ada seperti SOPP (Sistem Online Payment Point), Prangko, Filateli, dll. Pengiriman Paket dalam dan luar negeri, Percetakan prangko dan Merambah ke industri Properti. Dari berbagai Aktifitas Bisnis tersebut, PT Pos Indonesia membutuhkan Pengelolaan SDM untuk menjalankan aktifitas Bisnis tersebut, selain pegawai tetapnya PT. Pos Indonesia memiliki Tenaga Kontrak Kerja (TKK) yang mendukung untuk berbagai kegiatan Operasional. Adapun beberapa jenis TKK di PT. Pos Indonesia yaitu seperti Tenaga Kontrak Kerja Waktu Tertentu (TKKWT), Outsourcing (OS), dan Pekerja Harian Lepas (PHL). Kendala yang ditemukan dari pengelolaan TKK yaitu dari proses pemenuhan nya belum ada pencatatan

permintaan TKK dari bagian-bagian yang meminta sehingga data yang menjadi dasar pengadaan tkk tidak ada, pencatatan data penting TKK mulai dari PKS (Perjanjian Kerjsama), hingga data karyawannya di lakukan secara manual sehingga data TKK sulit dicari ketika diperlukan, pencatatan data presensi tkk masih dilakukan secara manual,belum adanya pemotongan gaji tkk apabila karyawan melakukan absen atau tidak masuk kerja dan sulitnya untuk mengetahui masa habis kontrak karyawan.

Saat ini pengelolaan Pegawai di PT. Pos Indonesia melalui SIM SDM namun untuk pengelolaan TKK di PT. Pos Indonesia membutuhkan sebuah sistem yang Mengelola Tenaga Kontrak Kerja (TKK) dari mulai proses pemenuhan permintaan tenaga kontrak kerja dari bagian-bagian yang meminta yang serta

ketersedian dalam Memudahkan pengelolaan TKK dalam pencarian

data,pegelolaan surat permintaan, Perjanjian Kerjsama (PKS) hingga sampai pada presensi dan pencatatan gaji.

Dari kebutuhan tersebut maka munculah ketertarikan untuk membangun sistem informasi untuk pengelolaan Tenaga Kontrak Kerja di PT. Pos Indonesia,

oleh karena itu skripsi ini berjudul “Sistem Informasi Tenaga Kontrak Kerja di

PT. Pos Indonesia (Persero)” sehingga diharapkan dapat membantu untuk menyelesaikan permasalahan dalam pengelolaaan TKK di lingkungan PT Pos Indonesia.

1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah

Di dalam membangun suatu sistem informasi perlu diperhatikan terlebih dahulu akar permasalahan yang timbul dalam sistem yang telah ada ataupun dari data data yang akan dikumpulkan.

Pada proses pengidentifkasian masalah dengan apa yang telah diuraikan di atas, penulis dapat mengidentifikasi masalah-masalah yang ada diantaranya :

1. Proses pemenuhan permintaan tenaga kontrak kerja dari bagian-bagian yang

meminta serta pada rekapitulasi absensi nya terlambat untuk diproses karena masih mengunakan media konvensional (kertas).

2. Pencarian data TKK dan data pentingnya seperti Perjanjian Kerjsama (PKS)

membutuhkan waktu yang lama.

3. Pengelolaan laporan data masa habis tenaga kontrak kerja tidak terdata

karena belum mempunyai sistem penyimpanan data

Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka dapat ditemukan beberapa rumusan masalah, yaitu :

1. Bagaimana membangun sistem informasi yang dapat membantu untuk

memonitoring data pencatatan Tenaga Kontrak Kerja (TKK) dari mulai proses pemenuhan permintaan tenaga kontrak kerja dari bagian-bagian yang meminta, serta dalam pengelolaan absensi tenaga kontrak kerja sampai pencatatan gaji ?

2. Bagaimana membangun sistem informasi yang mampu untuk memudahkan

pencarian data TKK dan data pentingnya seperti Perjanjian Kerjsama (PKS), sehingga memudahkan untuk melakukan perubahan data karyawan ?

3. Bagaimana membangun sistem informasi yang mampu untuk memudahkan proses penggajian karyawan TKK ?

4. Bagaimana membagun sistem informasi yang dapat melakukan monitoring

masa habis kontrak karyawan TKK ?

1.3 Maksud dan Tujuan

Maksud dari penelitian yang dilakukan oleh penulis adalah untuk merancang dan membangun sistem informasi terkomputerisasi yang berguna mempermudah pengolahan data dan dapat memberikan solusi dalam pemecahan masalah yang terjadi pada PT. Pos Indonesia khususnya untuk sistem informasi tenaga kontrak kerja.

Adapun tujuan dari pembangunan sistem ini adalah sebagai berikut :

1. Membangun sebuah sistem yang dapat membantu untuk memonitoring data

pencatatan Tenaga Kontrak Kerja (TKK) dari mulai proses pemenuhan permintaan tenaga kontrak kerja dari bagian-bagian yang memintada, serta pencatatan dalam pengelolaan absensi tenaga kontrak kerja sampai pencatatan gaji.

2. Membangun Sebuah fungsi yang mampu untuk memudahkan pencarian data

tenaga kontrak kerja (TKK) sehingga memudahkan untuk melakukan perubahan data karyawan.

3. Membangun sebuah fungsi untuk penggajian karyawan TKK dan dapat secara

otomatis memotong gaji karyawan, jika karyawan tidak masuk kerja atau melakukan absen.

4. Membangun sebuah fungsi untuk dapat mengetahui masa kerja karyawan, dan membuat alert jika masa kerja karyawan akan habis.

1.4 Kegunaan Penelitian

Dalam penelitian ini terdapat dua kegunaan penelitian, yaitu kegunaan praktis dan kegunaan akademis

1.4.1 Kegunaan Praktis.

a. Bagi Pengguna

Bagi pengguna bisa melihat data tenaga kontrak kerja dan pengusulan permintaan tenaga kontrak kerja dengan lebih cepat, efisien waktu.

b. Bagi Karyawan

Penelitian ini diharapkan berguna bagi Karyawan dalam mencari informasi data tenaga kontrak kerja dan masa habis kontrak.

1.4.2 Kegunaan Akademis

a. Bagi Pengembangan Ilmu

Penelitian ini diharapkan berguna bagi ilmu pengetahuan sistem informasi khususnya untuk pengembangan Sistem Informasi Tenaga Kontrak Kerja di PT. Pos Indonesia di masa yang akan datang. Diharapkan penelitian ini juga dapat menjadi bahan pengkajian dan pengembangan bagi mahasiswa Universitas Komputer Indonesia khususnya mahasiswa jurusan Sistem Informasi.

b. Bagi Peneliti Lain

Hasil dalam penelitian ini diharapkan dapat memberikan sumbangan pemikiran kepada peneliti lain atau para akademis yang akan mengambil

penelitian tentang perancangan dan pembuatan Sistem Informasi Tenaga Kontrak Kerja di PT. Pos Indonesia sekaligus sebagai referensi di dalam penulisan.

1.5 Batasan Masalah

Pembatasan masalah ini dilakukan agar dalam mengolah sistem dapat lebih terarah. Dari permasalahan yang timbul, penulisan membatasi beberapa permasalahan yaitu sebagai berikut :

1. Batasan masalah pada pembangunan sistem ini adalah berfokus pada jenis

Tenaga Kontrak Kerja Waktu Tertentu (TKKWT) dan Pekerja Harian Lepas (PHL).

2. Pembangunan sistem berfokus pada pengelolaan TKK Modul Tenaga

Kontrak Kerja Waktu Tertentu (TKKWT) dan Pekerja Harian Lepas (PHL).

3. Pembangunan sistem yang dapat membantu pencatatan data gaji, serta

laporan gaji Tenaga Kontrak Kerja Waktu Tertentu (TKKWT) dan Pekerja Harian Lepas (PHL) per-bulan.

4. Membangun sistem yang dapat membantu pencatatan pemenuhan

permintaan Tenaga Kontrak Kerja Waktu Tertentu (TKKWT) dan Pekerja Harian Lepas (PHL), mencatat data Perjanjian Kerjsama (PKS) karyawan, mencatat data rekap absen Tenaga Kontrak Kerja Waktu Tertentu (TKKWT) dan Pekerja Harian Lepas (PHL) per-bulan.

1.6 Lokasi dan Waktu Penelitian

Lokasi yang menjadi objek penelitian berlokasi di PT Pos Indonesia (Persero) Jalan Banda dan Cilaki Bandung, Jawa Barat.

Adapun waktu penelitian ini dilakukan selama 5 bulan dimulai pada bulan Maret 2014 sampai dengan Juli 2014, dengan tahapan penelitian sebagai berikut : Tabel 1.1 Jadwal Penelitian

No Nama Kegiatan

Bulan/Minggu Maret

2014

April 2014

Mei 2014

Juni 2014

Juli 2014 Minggu ke- Minggu ke- Minggu ke- Minggu ke- Minggu ke- 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Pengumpulan Data

2 Analisis Kebutuhan

3 Perancangan Sistem

4 Pembuatan Program

5 Pengujian Program

6 Perawatan

1.7 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan dalam Skripsi ini, disusun sebagai berikut: BAB I PENDAHULUAN

Bab ini berisi latar belakang masalah, permasalahan, pembatasan masalah, tujuan dan manfaat penulisan, serta sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini berisi teori dasar yang mendukung penulisan Skripsi, mencakup metoda atau teknik yang digunakan, teori tentang permasalahan, uraian singkat perangkat implementasi yang dipakai, dan kerangka penyelesaian masalah.

BAB III OBJEK DAN METODE PENELITIAN

Bab ini berisi tinjauan umum perusahaan, struktur organisasi, dan deskripsi kerja bagian-bagian yang terkait sistem informasi, serta berisi gambaran sistem yang sedang berjalan dan deskripsi hasil analisis sistem. BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

Bagian ini berisi gambaran sistem yang akan dibangun dan deskripsi sistem hasil analisis kebutuhan sistem, perancangan sistem, implementasi, analisis dan pengujian.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini berisi kesimpulan dan saran dari pelaksanaan Skripsi yang telah dikerjakan.

9

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Konsep Dasar Sistem

Menurut Tata Sutarbi (2012:2) Teori sistem melahirakan konsep-konsep futuristic, antara lain yang terkenal adalah konsep sibernetika. Konsep atau bidang kajian ilmiah ini terutamaberkaitan dengan upaya menerapkan berbagai disiplin ilmu, yaitu prilaku, fisika, biologi, dan teknik.

2.1.1 Pengertian Sistem

Sedangkan menurut Al-Bahra Bin Ladjamudin (2013:3) Terdapat dua kelompok pendekatan yang digunakan dalam mendefinisikan sistem, yaitu :

1. Lebih menekankan pada prosedur yang digunakan dalam sistem, diantaranya

Jery FitzGerald, Ardra F. FitzGerald, Warren D. Stallings mendefinisikan sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.

2. Lebih menekankan pada elemen atau komponen penyusun sistem, diantaranya :

a. McLeod berpendapat sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi

dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.

b. Robert G. Murdick mendefinisikan sistem sebagai seperangkat

elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan bersama.

Pengertian tentang sistem pertama kali dapat diperoleh dari definisinya. Dengan demikian definisi ini akan mempunyai peranan yang penting di dalam

pendekatan untuk mempelajari suatu sistem. Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan elemen-elemen atau komponen-komponen atau subsistem-subsistem merupakan definisi yang lebih luas. Definisi ini lebih banyak diterima karena kenyataannya suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem atau sistem - sistem bagian. Komponen - komponen atau subsistem - subsistem dalam suatu sistem tidak dapat berdiri sendiri. Komponen komponen atau subsistem -subsistem saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran tersebut dapat tercapai.

2.1.2 Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Sistem dapat diklasifikasikan sebagai system abstrak (abstract system) dan

system fisik (physical system). System abstrak adalah system yang berupa

pemikiran atau ide - ide yang tidak tampak secara fisik, seperti system

pemikiran – pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sedangkan

system fisik merupakan system yang ada secara fisik seperti system computer,

akuntansi, system produksi dan lain sebagainya.

2. Sistem diklasifikasikan sebagai system alamiah (netral system) dan system

buatan manusia (human made system) system alamiah adalah system yang

terjadi mengarumi proses alam dan tidak dibuat oleh manusia, seperti perputaran bumi. Sedangkan system buatan manusia adalah system yang dirancang oleh manusia dan melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin contohnya system informasi.

3. Sistem diklasifikasikan sebagai system tertentu (deterministic system) dan

system tidak tentu (probabilistic system). System tertentu beroperasi dengan

tingkah laku yang sudah diprediksi interaksi diantara bagian – bagiannya dapat

diteksi dengan pasti, sehingga keluaran system dapat diramalkan. System tertentu adalah system kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsure probabilitas.

4. Sistem diklasifikasikan sebagai system tertutup (close system) dan terbuka

(open system). System tertutup merupakan system yang tidak berhubungan dan

tidak berpengaruh dengan lingkungan luar. System terbuka merupakan system yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya, system ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainya, karena system sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Maka suatu system harus mempunyai pengendalian yang baik.

2.1.3 Karakteristik system

Menurut Al-Bahra Bin Ladjamudin (2013:3) suatu sistem mempunyai beberapa karakteristik atau sifat-sifat tertentu, Karakteristik sistem adalah sebagai berikut :

a. Komponen Sistem

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya bekerja sama membentuk suatu kesatuan. Komponen-komponen atau elemen-elemen sistem dapat berupa subsistem atau bagian-bagian dari sistem.

b. Batasan Sistem

Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan dan menunjukan ruang lingkup dan sistem tersebut.

c. Lingkungan Luar Sistem

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Sedangkan lingkungan luar sistem yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, jika tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.

d. Penghubung Sistem

Penghubung merupakan media yang menghubungkan antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini kemungkinan sumber-sumber daya mengalir dari subsistem ke subsistem yang lainnya.

e. Masukan Sistem

Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan dan masukan sinyal maintenance input adalah energy yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat berjalan. Sinyal input adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran dari sistem.

f. Keluaran Sistem

Adalah energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain.

g. Pengolahan Sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

h. Sasaran Sistem

Suatu sistem mempunyai tujuan atau sasaran, kalau sistem tidak mempunyai sasarn maka sistem tidak aka nada. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. Sasaran sangat berpengaruh pada masukan dan keluaran yang dihasilkan.

2.2 Pengertian Informasi

Menurut Jogiyanto (2005 : 8) informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

Menurut Al – Bahra bin Ladjamudin (2005 : 9 ) informasi adalah untuk

mengurangi tidak kepastian didalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan.

Sumber dari informasi adalah data.Data adalah kenyataan yang menggambarkan

suatu kejadian – kejadian dan kesatuan nyata.

2.2.1 Kualitas Informasi

Menurut Mustakini (2009:37), kualitas dari suatu informasi tergantung

dari 3 (tiga) hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat waktu (timelines),

a. Akurat (accurate)

Informasi harus bebas dari kesalahan dan tidak cbias atau menyesatkan. Akurat juga berarti bahwa informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.

b. Tepat waktu (timelines)

Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usung tidak akan memiliki nilai lagi karena informasi merupakan suatu landasan dalam mengambil sebuah keputusan di mana bila mengambil keputusan terlambat maka akan bersifat fatal untuk organisasi.

c. Relevan (relevance)

Informasi harus mempunyai manfaat untuk pemakainya, dimana relevansi invormasi untuk tiap-tiap individu berbeda tergantung pada yang menerima dan yang membutuhkan. Nilai informasi di tentukan oleh dua hal yaitu manfaat dan biaya. Suatu informasi di katan bernilai apabila manfaatnya lebih efektif di bandingkan dengan biaya mendapatkanya.

2.3 Tenaga Kerja Kontrak

Pengertian karyawan kontrak adalah karyawan yang bekerja pasa suatu instansi dengan kerja waktu tertetnu yang didasari atas suatu perjanjian atau kontrak dapat juga disebut dengan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT), yaitu perjanjiann kerja yang didasarkan suatu jangka waktu yang diadakan untuk palinglama 2 tahun dan hanya dapat diperpanjang 1 kali untuk jangka waktu maksimal 1 tahun (Undang-Undang RI ketenagakerjaan 2003 dalam pasal 59 ayat 1) .

Karyawan adalah aset utama perusahaan yang menjadi perencana dan pelaku aktif dari aktivitas organisasi. Karyawan adalah seorang pekerja yang bekerja dibawah perintah orang lain dan mendapat kompensasi serta jaminan (Hasibuan, 2006). Undang-undang RI No. 13 tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan dalam pasal 1 ayat 3 menyebutkan bahwa pekerja/buruh adalah setiap orang yang bekerja dengan menerima upah atau imbalan dalam bentuk lain.

Sistem kerja kontrak atau lebih dikenal dengan sistem perjanjian kerja waktu tertentu (PKWT) diatur dalam Undang-undang RI nomer 13 tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan pasal 50 sampai dengan pasal 66. Sistem kerja kontrak terjadi pada semua jenis industri dengan waktu yang tidak ditentukan.

Karyawan kontrak adalah karyawan yang diperbantukan untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan rutin perusahaan, dan tidak ada jaminan kelangsungan masa kerjanya. Dalam kelangsungan masa kerja karyawan kontrak ditentukan oleh prestasi kerjanya. Semakin bagus prestasi kerjanya, karyawan kontrak akan dipertahankan oleh perusahaan, namun jika prestasi kerjanya tidak ada peningkatan maka perusahaan akan memberhentikan karyawan tersebut. Kewajiban kerja karyawan kontrak terkadang hampir sama atau bahkan lebih berat dari pada karyawan tetap. Namun dari segi gaji atau fasilitas lainnya tentu saja sangat berbeda, termasuk tidak adanya ketentuan pesangon yang jelas apabila perusahaan tidak lagi menggunakan jasa si tenaga kerja kontrak. Dikutip dari

[sumber:

Berdasarkan pengertian diatas maka dapat disimpulkan bahwa karyawan kontrak adalah seseorang yang bekerja dalam suatu organisasi atau perusahaan dengan status kontrak.

2.4 Arsitektur Aplikasi

Arsitektur aplikasi terdiri dari pengertian jaringan komputer, skala jaringan komputer, dan topologi jaringan komputer.

2.5.1 Pengertian Jaringan Komputer

Menurut Wahyu Nurjaya (2012 : 220) dalam buku “ Pengelolaan Instalasi

Komputer “ mengemukakan bahwa:

“ Jaringan komputer ( Network ) adalah sebuah sistem yang terdiri atas komputer-

komputer yang didesain untuk dapat berbagi sumber daya (printer, CPU), berkomunikasi (surel, pesan, instan) dan dapat mengakses informasi (peramban web). Tujuan dari jaringan komputer adalah agar dapat mencapai tujuannya, setiap bagian dari jaringan komputer dapat meminta dan memberikan layanan (

service ) ”.

Dari pendapat yang telah diuraikan, dapat disimpulkan bahwa jaringan komputer merupakan kumpulan atau gabungan dari beberapa komputer yang

dapat diakses secara bersama – sama dan dapat berhubungan antara pihak yang

menerima layanan atau yang disebut dengan client dan pihak yang mengirim

layanan yang dinamakan server.

2.5.2 Skala Jaringan Komputer

Menurut Wahyu Nurjaya (2012 : 226) secara umum klasifikasi jaringan komputer berdasarkan skala jaringan terdiri dari :

1. Local Area Network ( LAN )

LAN menggambarkan suatu jaringan yang menjangkau area yang terbatas, misalnya satu kantor, satu gedung, dimana komputer yang mempunyai jaringan secara fisik berdekatan satu dengan yang lainnya.

2. Metropolitan Area Network ( MAN )

Merupakan jenis jaringan komputer yang lebih luas dan lebih canggih dari

jenis jaringan komputer LAN. Disebut Metropolitan Area Network karena

jenis jaringan komputer MAN ini biasa digunakan untuk menghubungkan jaringan komputer dari suatu kota ke kota lainnya.

3. Wide Area Network ( WAN )

Merupakan jaringan komputer yang mencakup area yang besar, contoh yaitu jaringan komputer antar wilayah, kota atau bahkan negara.

2.5 Perangkat Lunak Pendukung

Perangkat lunak pendukung yang digunakan dalam pembuatan program ini adalah sebagai berikut :

2.5.3 Netbeans

Menurut Miftakhul Huda (2011:423) Netbeans merupakan suatu editor

untuk membuat aplikasi java, karena didukung dengan fasilitas drag and drop

komponen.

Dari pendapat yang telah diuraikan, maka dapat disimpulkan bahwa

netbeans dapat diartikan sebagai aplikasi Integrated Development Environment

(IDE) yang berbasiskan java. Netbeans biasanya digunakan oleh programmer

Sedangkan Java Netbeans sendiri mempunyai keunggulan dan kelemahan, diantaranya yaitu :

a. Keunggulan NetBeans

1. NetBeans GUI Builder GRATIS dengan ribuan plug Inyang bisa kita

download langsung di website resminya, maupun dari pihak ketiga.

2. NetBeans GUI Builder sangat kompetebel dengan Swing karena memang

langsung dikembangkan oleh Sun Microsystem yang notabenenya sebagai

pengembang Swing.

3. Netbeans tidak hanya dapat digunakan buat java saja, karena Netbeans

dapat di gunakan untuk bahasa pemograman lain seperti C/C++, Ruby, dan PHP.

4. NetBeans GUI Builder sangat cocok untuk digunakan dalam

pengembangan sistem berskala Enterprise.

5. Pada paket tertentu, Netbeans juga menyertakan GlassFish V2 UR2 dan

Apache Tomcat 6.0.16

b. Kelemahan NetBeans

1. NetBeans hanya mensupport satu pengembangan Java GUI, yaitu Swing,

yang padahal ada Java GUI yang dikembangkan oleh eclipse yang

bernama SWT dan JFace yang sudah cukup popular.

2. NetBeans mempatenkan source untuk Java GUI yang sedang dikerjakan

dalam sebuah Generated Code, sehingga programmer tak dapat

3. Dari segi sumber daya, Netbeans memerlukan sumber daya yang besar,

seperti Memory dan ruang hard disk.

4. Netbeans memerlukan dukungan prosesor yang cukup handal untuk

mendapatkan performa maksimalnya.

(Sumber : http://onta-programing.blogspot.com/2008/11/pada-artikel-sebelumnya-tentang.html)

2.4.1 MySQL

MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL ( bahasa Inggris: database management system ) atau DBMS yang multithread, multi-user, dengan sekitar 6 juta instalasi di seluruh dunia. MySQL AB membuat MySQL tersedia sebagai perangkat lunak gratis dibawah lisensi GNU General Public License (GPL), tetapi mereka juga menjual dibawah lisensi komersial untuk kasus-kasus dimana penggunaannya tidak cocok dengan penggunaan GPL.

Sebagai database server, MySQL dapat dikatakan lebih unggul di

bandingkan database server lainnya, terutama dalam kecapatan. Berikut ini beberapa keistimewaan di MySQL, antara lainnya yaitu :

1. Portability

MySQL dapat berjalan stabil pada berbagai OS seperti Windows, Linux, Unix, Mac OS, Solaris, Unix, Amiga, HP-UX, Symbian.

2. Open Source "limited"

Dahulu MySQL didistribusikan secara open source (gratis), dibawah lisensi GPL sehingga kita dapat menggunakannya secara cuma-cuma tanpa dipungut biaya. Namun, saat ini karena MySQL telah dibeli oleh SUN, maka kita tidak

dapat lagi menikmati fitur-fitur baru yang ada di MySQL, karena SUN akan membatasi fitur-fitur baru ini hanya untuk user yang membeli lisensinya. Sehingga MySQL tidak lagi sebuah opensource yang benar-benar gratis lagi. MySQL sekarang hanya menyediakan fitur-fitur "dasar" saja yang saat ini sudah menggunakan versi 5.1. Untuk mendownloadnya silahkan download di sini dan dicari versi MySQL dengan OS kita.

3. Multi User

MySQL dapat digunakan oleh beberapa user dalam waktu yang bersamaan tanpa mengalami masalah atau konflik.

4. Performance Tuning

MySQL memiliki kecepatan yang menakjubkan dalam menangani query sederhana, dengan kata lain dapat memproses lebih banyak SQL per satuan waktu.

5. Scalability dan limits

MySQL ammpu menangani database dalam skala besar dengan jumlah records lebih dari 50 juta dan 60 ribu tabel serta 5 miliar baris. Selain itu, batas index yang dapat ditampung mencapai 32 indeks pada tiap tabelnya.

6. Security

MySQL memiliki beberapa lapisan sekuritas seperti level subnetmask, nama host, dan ijin akses user dengan sistem perizinan yang mendetail serta password terenkripsi.

MySQL dilengkapi dengan berbagai tool yang dapat digunakan untuk administrasi database, dan pada setiap tool yang ada disertakan petunjuk online.

(Sumber : http://komputerdasar.blogspot.com/2009/09/sejarah-mysql.html)

2.6 iReport

Menurut Miftakhul Huda dan Bunafit Komputer (2012 : 13) iReport

adalah sebuah tool yang digunakan untuk membuat design laporan dengan

fasilitas drag and drop bahkan secara wizard.

Dari definisi yang telah diuraikan, dapat disimpulkan bahwa iReport

merupakan suatu alat untuk membuat perancangan design dalam pembuatan

22

BAB III

OBJEK DAN METODE PENELITIAN

3.1. Objek Penelitian

Pada penelitian ini yang menjadi objek penelitian adalah PT Pos Indonesia (Persero) yang beralamatkan di Jl.Cilaki Nomor 73 dan Jl. Banda Nomor 30 Bandung 40115 Jawa Barat

3.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan

Sejarah mencatat keberadaan Pos Indonesia begitu panjang, Kantorpos pertama didirikan di Batavia (Jakarta) oleh Gubernur Jendral G.W Baron Van Imhoff pada tanggal 26 Agustus 1746 dengan tujuan untuk lebih menjamin keamanan surat-surat penduduk, terutama bagi mereka yang berdagang dari kantor-kantor di luar Jawa dan bagi mereka yang datang dari dan pergi ke Negeri Belanda. Sejak itulah pelayanan pos telah lahir mengemban peran dan fungsi pelayanan kepada publik.

Setelah Kantorpos Batavia didirikan, maka empat tahun kemudian didirikan Kantorpos Semarang untuk mengadakan perhubungan pos yang teratur antara kedua tempat itu untuk mempercepat pengirimannya. Rute perjalanan pos kala itu ialah melalui Karawang, Cirebon dan Pakalongan.

Pos Indonesia telah beberapa kali mengalami perubahan status mulai dari Jawatan PTT (Post, Telegraph, dan Telephone). Badan usaha yang dipimpin oleh seorang Kepala Jawatan ini operasinya tidak bersifat komersial dan fungsinya

lebih diarahkan untuk mengadakan pelayanan publik. Perkembangan terus terjadi hingga statusnya menjadi Perusahaan Negara Pos dan Telekomunikasi (PN Postel). Mengamati perkembangan zaman dimana sektor pos dan telekomunikasi berkembang sangat pesat, maka pada tahun 1965 berganti menjadi Perusahaan Negara Pos dan Giro (PN Pos dan Giro), dan pada tahun 1978 berubah menjadi Perum Pos dan Giro yang sejak ini ditegaskan sebagai badan usaha tunggal dalam menyelenggarakan dinas pos dan giropos baik untuk hubungan dalam maupun luar negeri. Selama 17 tahun berstatus Perum, maka pada Juni 1995 berubah menjadi Perseroan Terbatas dengan PT Pos Indonesia (Persero).

Dengan berjalannya waktu, Pos Indonesia kini telah mampu menunjukkan kreatifitasnya dalam pengembangan bidang perposan Indonesia dengan memanfaatkan infrastruktur jejaring yang dimilikinya yang mencapai sekitar 24 ribu titik layanan yang menjangkau 100 persen kota/kabupaten, hampir 100 persen kecamatan dan 42 persen kelurahan/desa, dan 940 lokasi transmigrasi terpencil di Indonesia. Seiiring dengan perkembangan informasi, komunikasi, dan teknologi jejaring Pos Indonesia sudah memiliki 3.700 Kantorpos online, serta dilengkapi elektronic mobile pos dibeberapa kota besar. Semua titik merupakan rantai yang terhubung satu sama lain secara solid & terintegrasi. Sistem Kode Pos diciptakan untuk mempermudah processing kiriman pos dimana tiap jengkal daerah di Indonesia mampu diindentifikasi dengan akurat.

3.1.2. Visi dan Misi Perusahaan

Visi dari PT Pos Indonesia (Persero) adalah Menjadi pemimpin pasar di Indonesia dengan menyediakan layanan suratpos, paket, dan logistik yang handal serta jasa keuangan yang terpercaya.

Sedangkan misi PT Pos Indonesia (Persero) yaitu :

Berkomitmen kepada pelanggan untuk menyediakan layanan yang selalu tepat waktu dan nilai terbaik Berkomitmen kepada karyawan untuk memberikan iklim kerja yang aman, nyaman, dan menghargai kontribusi Berkomitmen untuk berkontribusi positif kepada masyarakat Berkomitmen untuk berperilaku transparan dan terpercaya kepada seluruh pemangku kepentingan.

3.1.3. Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur Organisasi PT Pos Indonesia (Persero) dapat dilihat pada Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Pos Indonesia (Persero).

3.1.4. Deskripsi Tugas

A. Direktorat Sumber Daya Manusia dan Umum

Direktorat Sumber Daya Manusia dan Umum merupakan unit organisasi

shared service perusahaan yang mengelola aktivitas utama sebagai berikut :

1. Pengelolaan strategi dan kebijakan SDM mencakup seluruh aspek

manajemen SDM

2. Penyelenggaraan layanan dukungan SDM dan fungsi SDM yang

merupakan implementasi strategi dan kebijakan SDM di seluruh unit bisnis

3. Pengembangan SDM, organisasi, budaya perusahaan, suasana kerja, dan

fasilitas kerja sesuai dengan kebutuhan untuk pencapaian sasaran perusahaan

4. Pengelolaan sistem karir, pengembangan kompetensi karyawan yang

selaras dengan rencana pengembangan perusahaan guna mendapatkan best

people

5. Pengelolaan tenaga kontrak kerja untuk mendukung kinerja operasional

perusahaan

Direktorat sumber daya manusia dan umum dipimpin oleh direktur sumber

daya manusia dan umum dan dibantu oleh vice president human resource

strategy, sub direktorat pengelolaan sdm, dan su direktorat pengelolaan umum dan

bina lingkungan perusahaan. Adapun struktur organisasi pada direktorat sumber daya manusia dan umum dapat dilihat pada Gambar 3.2 Struktur Organisasi Sumber Daya Manusia dan Umum.

B. Divisi Pengelolaan Karir dan Assesmen SDM

Divisi Pengelolaan Karir dan Assesmen SDM dipimpin oleh Vice

President Pengelolaan Karir dan Assesmen SDM yang bertanggung jawab atas

pemenuhan karyawan yang seimbang dan kompeten antara ketersediaan dan potensi karyawan, meningkatkan kompetensi karyawan, pengembangan karir

karyawan, job management, serta assesmen karyawan untuk mencapai sumber

daya manusia yang handal sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Adapun aktivitas

utama dari Vice President Pengelolaan Karir dan Assesmen SDM yaitu :

1. Mengeimplentasikan kebijakan dan mengelola rekruitmen dan seleksi

karyawan

2. Mengelola dan mengimplementasikan kebijakan rotasi, mutasi, dan

promosi karyawan

3. Mengimplementasikan kebijakan sistem karir karyawan

4. Mengimplementasikan kebijakan pengembangan kompetensi karyawan

dan assesmen untuk karyawan

5. Mengevaluasi efektivitas pelaksanaan penambahan jumlah karyawan tetap

dan tenaga kontrak kerja/temporer

3.2. Metode Penelitian

Dalam menentukan metode penelitian yang digunakan penulis dalam penelitian ini adalah mengarah pada hasil penelitian dengan tujuan yang ingin dicapai, dengan mengolah berbagai data dan informasi yang diperoleh dalam pengolahan data karyawan TKK pada PT Pos Indonesia (Persero).

3.2.1. Desain Penelitian

Dalam melakukan penelitian perlu dilakukan perencanaan penelitian agar penelitian yang dilakukan dapat berjalan dengan baik dan sistematis. Metode

penelitian yang digunakan adalah metode deskriptif yaitu metode yang hanya

menggambarkan dan meringkaskan berbagai kondisi, situasi atau berbagai variable. Data deskriptif pada umumnya dikumpulkan melalui metode pengumpulan data, yaitu wawancara atau metode observasi, di mana metode tersebut dapat membuat gambaran objek yang diteliti secara sistematis, dan akurat mengenai fakta-fakta dan sifat-sifat pada suatu objek penelitian tertentu, penulis mengolah dan membahas pemasalahan yang timbul dan pada akhirnya dapat dibuat suatu kesimpulan yang dapat memperbaiki permasalahan yang ada dan dibuat suatu laporan penelitian ini.

Penelitian metode deskriptif mempunyai langkah sebagai berikut :

1. Mengidentifikasi adanya permasalahan yang signifikan untuk dipecahkan

melalui metode deskriptif.

2. Membatasi dan merumuskan permasalahan secara jelas.

3. Menentukan tujuan dan manfaat penelitian.

4. Melakukan studi pustaka yang berkaitan dengan permasalahan.

5. Menentukan kerangka berpikir, dan pertanyaan penelitian dan atau hipotesis

penelitian.

6. Mendesain metode penelitian yang hendak digunakan termasuk dalam hal ini

menentukan populasi, sampel, teknik sampling, menentukan instrumen, mengumpulkan data, dan menganalisis data.

7. Mengumpulkan, mengorganisasikan, dan menganalisis data dengan menggunakan teknik statistika yang relevan.

8. Membuat laporan penelitian.

3.2.2. Jenis dan Metode Pengumpulan Data

Dalam melakukan penelitian ini dengan metode pengumpulan data yang akan digunakan oleh penulis yaitu sumber data primer dan sumber data sekunder.

3.2.2.1.Sumber Data Primer

Merupakan pengumpulan data yang berasal dari objek atau sumber yang di teliti secara langsung, cara yang digunakan untuk mengumpulkan data primer adalah sebagai berikut :

1. Observasi

Melakukan pengamatan terhadap proses permintaan karyawan TKK pada perusahaan, dengan menganalisis sistem informasi yang berjalan pada perusahaan tersebut. Adapun penulis melakukan penelitian pada bagian SDM untuk mengetahui tentang aktivitas permintaan TKK, pemenuhan kebutuhan karyawan TKK kepada bagian peminta serta untuk mengetahui prosedur yang sedang berjalan pada PT. Pos Indonesia dalam proses pengolahan data tenaga kerja kontrak pada PT Pos Indonesia tersebut. 2. Wawancara

Melakukan interview dengan bagian SDM, sesuai dengan bagian yang diteliti untuk mengumpulkan data yang dibutuhkan. Tujuan dari wawancara adalah untuk memperoleh informasi yang lebih akurat dan lengkap, untuk menyusun sistem yang baru agar sesuai dengan kebutuhan

sistem organisasi. Adapun hal-hal yang menjadi pertanyaan adalah seputar alur dan prosedur pemenuhan kebutuhan karyawan TKK tersebut, sehingga dengan hasil wawancara antara pengguna dan pengembang dapat memperbaiki sistem yang ada.

Wawancara dilakukan pada bagian SDM untuk mengetahui hal - hal apa saja yang tidak terselesaikan dengan baik pada setiap bagian yang ada di dalam pemenuhan kebutuhan karyawan TKK. Dari wawancara tersebut penulis dapat menyimpulkan bahwa sistem informasi yang sedang berjalan masih dilakukan secara konvensional sehingga waktu yang digunakan untuk mengolah data tidak dapat dimanfaatkan sebaik mungkin.

3.2.2.2.Sumber Data Sekunder (Dokumentasi)

Dalam data sekunder, data tersebut berupa data yang sudah diolah lebih lanjut oleh pengumpul data tersebut, seperti sumber-sumber referensi, baik dari buku sumber ataupun dokumen-dokumen yang diperoleh dari pihak terkait pada saat penelitian dilakukan, seperti surat permintaan karyawan TKK, data karyawan

TKK, surat PKS, laporan data TKK dan laporan absensi.

3.2.3. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem

Metode pendekatan sistem dapat dikatakan sebagai langkah awal yang dibuat sebelum melakukan pada metode pengembangan sistem. Itu terlihat dari setiap permasalahan yang ditemukan pada sistem informasi yang ada, untuk dipecahkan dan menjadikan langkah-langkah pengembangan menjadi sistem informasi yang baru. Dari pendekatan sistem dapat dilakukan pengembangan

sistem untuk menghasilkan sistem informasi berbasis komputer yang dapat menyelesaikan permasalahan tersebut.

3.2.3.1.Metode Pendekatan Sistem

Metode pendekatan yang digunakan penulis dalam penulisan skripsi ini menggunakan metode pendekatan terstruktur. Tujuannya adalah supaya pada akhir pengembangan sistem akan didapatkan sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas.

3.2.3.2.Pengembangan Sistem.

Metode pengembangan sistem yang digunakan penulis dalam penelitian ini adalah metode pendekatan sistem waterfall. Menurut Jogiyanto H.M (2005)) dalam bukunya Analisis & Desain. Menjelaskan bahwa :

“Metodologi pengembangan system adalah metode-metode, prosedur-prosedur,

konsep-konsep pekerjaan, aturan-aturan dan potulat-postulat yang akan digunakan

untuk menembangkan suatu system informasi”

Pengembangan system didefinisikan sebagai aktivitas untuk menghasilkan system informasi berbasis computer untuk menyelesaikan persoalan (problem) organisasi atau memanfaatkan kesempatan (oppportunities) yang timbul.

Model air terjun (waterfall) biasa juga disebut siklus hidup perangkat lunak. Mengambil kegiatan dasar seperti spesifikasi, pengembangan, validasi, dan evolusi dan mempresentasikannya sebagai fase-fase proses yang berbeda seperti spesifikasi persyaratan, perancangan perangkat lunak, implementasi, pengujian dan seterusnya.

System Engineering

Requirements Analysis

Design

Coding

Testing

Maintenance

Gambar 3.3 Metode Waterfall ( Jogiyanto H.M (2005))

Keterangan Menurut gambar diatas alur dari Model Waterfall sebagai berikut:

1. Rekayasa perangkat lunak (system enginerring),melakukan pengumpulan data

dan penetapan kebutuhan semua elemen sistem.

2. Requirements analysis , melakukan analisis terhadap permasalahan yang

dihadapi dan menetapkan kebutuhan perangkat lunak, fungsi performsi dan interfacing.

3. Design, menetapkan domain informasi untuk perangkat lunak,fungi dan

interfacing.

4. Coding ( imolementasi ), pengkodean yang mengimplementasikan hasil

desain ke dalam kode atau bahasa yang dimengerti oleh mesin komputer dengan menggunakan bahasa pemprograman tertentu.

5. Testing ( pengujian ) , kegiatan untuk melakukan pengetesan program yang

sudah dibuat apakah udah benar atau belum di uji dengan cara manual.jika testing sudah benar maka program boleh digunakan.

6. Maintenance ( perawatan ) , menangani perangkat lunak yang sudah selesai supaya dapat berjalan lancar dan terhindar dari gangguan-gangguan yang dapat menyebabkan kerusakan.

Berikut adalah tahapan-tahapan penulis dalam merancang sebuah sistem

yang menggunakan mekanisme pengembangan sistem dengan waterfall, antara

lain :

1. Pada tahap pertama penulis akan mengidentifikasi kebutuhan User, supaya

penulis bisa merancang system yang akan dibangun sesuai dengan yang diharapkan user, dengan cara melakukan pengumpulan data yaitu dengan fielf recerch (metode penelitian)/ observasi, dan interview (wawancara) dan dengan cara literature yaitu dengan dokumentasi terhadap kebutuhan yang diinginkan pemakai.

2. Sebelum pada tahap perancangan. Penulis mengnalisis sistem terhadap

permasalahan yang dihadapi dan menetapkan kebutuhan perangkat lunak, fungsi performsi dan interfacing sistem yang akan dibuat berdasarkan hasil pengumpulan data yang didapat.

3. Pada tahap ketiga, penulis membuat desain perangkat lunak tersebut untuk

memperlihatkan kepada pemakai model sistem yang akan dirancang.

4. Pada tahap keempat, penulis menerjemahkan desain aplikasi ke bentuk

code ( perangkat lunak ) dari hasil perancangan dan analisis yang bisa dibaca oleh perangkat keras.

5. Pada tahap kelima, penulis melakukan uji coba sistem yang telah

dengan baik dan benar, sesuai kebutuhan pemakai dan apakah harus dilakukan beberapa perbaikan atau bahkan dibongkar semuanya dan mulai dari awal lagi.

6. Pada tahap keenam, penulis menjaga perangkat lunak dari kerusakan dan

melakukan perubahan (update) untuk terus mengembangkan perangkat

lunak yang telah ada.

3.2.3.3.Alat Bantu Analisis dan Perancangan

a. Analisis

Analisis adalah mempelajari masalah – masalah yang timbul dan

kemudian memperbaiki berbagai fungsi yang ada di dalam sistem berjalan agar lebih menjadi efektif dan efesien.

b. Perancangan

Perancangan adalah menentukan bentuk dari sistem yang akan di buat yang sesuai kebutuhan pemakai yang telah di analisis terlebih dahulu, termasuk di dalamnya input dan output sistem.

1. Flow Map

“Flowmap adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan

uruturutan prosedur dari suatu program. Flowchart menolong analis dan programmer untuk memecahkan masalah kedalam segmen-segmen yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif-alternatif lain dalam pengoperasian. Flowmap biasanya mempermudah penyelesaian suatu masalah khususnya masalah yang perlu dipelajari dan dievaluasi lebih lanjut.

2. Diagram Konteks

“Diagram Konteks adalah diagram yang menggambarkan sumber serta

tujuan data yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut digunakan untuk menggambarkan sistem secara umum/global dari keseluruhan sistem yang ada. Berdasarkan di atas maka penulis dapat menyimpulkan bahwa diagram konteks merupakan diagram yang menggambarkan sistem secara umum atau global.

3. DFD (Data Flow Diagram)

Data Flow Diagram digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. Data Flow Diagram juga digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur. Berdasarkan definisi di atas maka penulis menyimpulkan bahwa Data Flow Diagram adalah diagram untuk menggambarkan arus dari data sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya.

a. DFD Level 0/Zero (Overview Diagram)

Dari context diagram ini kemudian akan digambar dengan lebih rinci lagi disebut level 0 (overview diagram).

b. Diagram Rinci/Detail (Level Diagram)

Diagram rinci adalah diagram yang menguraikan proses apa yang ada dalam diagram zero atau diagram level diatasnya. Berdasarkan definisi di atas maka penulis menyimpulkan bahwa diagram rinci merupakan diagram yang

menjelaskan atau menguraikan proses secara lebih detail lagi dari dari proses yang ada di level 0.

4. Kamus Data

Kamus Data merupakan katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. dalam kamus data harus memuat hal-hal berikut:

1. Nama Arus Data

Nama arus data dicatat pada kamus data, sehingga mereka yang membaca DAD memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu.

2. Alias

Untuk menyatakan nama lain dari element atau data store yang sebenarnya sama dengan data element atau data store yang telah ada.

3. Bentuk Data

Dipergunakan untuk mengelompokan kamus data ke dalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem.

4. Arus Data

Menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju,keterangan arus data ini perluh dicatat di kamus data supaya memudakan mencari arus data ini di DFD.

5. Penjelasan

Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus data. Maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan - keterangan tentang arus data tersebut.

6. Periode

Menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. periode perlu dicatat di kamus data karenah dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data harus dimasukkan ke sistem, kapan proses program harus dilakukan dan kapan

laporan – laporan dihasilkan.

7. Volume

Volume rata-rata menunjukkan banyaknya rata-rata arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu dan volume puncak menunjukkan volume yang terbanyak.

8. Struktur data

Struktur data menunjukan harus data yang dicatat di kamus data terdiri dari item - item data apa saja. Berdasarkan dari kedua definisi di atas maka penulis menyimpulkan bahwa kamus data merupakan suatu bantuan yang berguna untuk kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi.

5. Perancangan Basis Data

1. Normalisasi

Proses normalisasi mempunyai pengelompokkan data elemen menjadi tabel-tabel yang menunjukkan entitas dan relasinya. Proses normalisasi selalu diuji pada beberapa kondisi, yaitu kemungkinan ada kesulitan pada saat menambah, menghapus, mengubah, membaca pada suatu database. Bila ada kesulitan pada pengujian tersebut relasi dapat dipecahkan pada beberapa tabel lagi atau dengan kata lain perancangan belumlah mendapatkan database optimal. Pada

proses normalisasi ini perlu dikenal terlebih dahulu mengenai definisi dari tahap-tahap normalisasi. Tahap-tahap-tahap normalisasi terdiri dari :

a. Bentuk tidak normal (Unnnormalized Form)

Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu, bisa saja data tidak lengkap atau terduplikasi.

b. Bentuk normal ke satu (1NF /First Normal Form)

Bentuk normal ke satu mempunyai ciri-ciri yaitu setiap data dibentuk dalam flat file (file datar/rata), data dibentuk dalam satu record demi satu record dan nilai dari field-field berupa atomic value.

c. Bentuk normal ke dua ( 2NF /Second Normal Form)

Bentuk normal kedua mempunyai syarat yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal ke satu. Atribut bukan kunci haruslah bergantung secara fungsi pada kunci utama/ primary key sehingga untuk membentuk normal kedua haruslah sudah ditentukan kunci-kunci field. Kunci field haruslah unik dan dapat mewakili atribut lainnya yang menjadi anggotanya.

d. Bentuk normal ketiga (3NF / Third Normal Form)

Untuk menjadi bentuk normal ketiga maka relasi haruslah dalam bentuk normal kedua dan semua atribute bukan primer tidak punya hubungan yang transitif. Dengan kata lain, setiap atribut bukan kunci haruslah bergantung hanya pada primary key dan pada primary key secara menyeluruh.

Boyce-Codd Normal Form mempunyai paksaan yang lebih kuat dari bentuk normal ketiga. Untuk menjadi BCNF, relasi harus dalam bentuk normal kesatu dan setiap atribut harus bergantung fungsi pada atribute superkey.

2. Tabel Relasi

Menurut Jogiyanto H.M (2005) dalam buku Analisis dan Desain, menjelaskan bahwa:

“Kardinalitas Relasi menunjukkan jumlah maksimum tupel yang dapat berelasi

dengan entitas pada entitas yang lain.sebagai berikut:

1. Relasi Satu ke satu (One-to-One)

Tingkat hubungan ini menunjukkan hubungan satu ke satu, dinyatakan dengan satu kejadian pada entitas pertama, dan hanya mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang kedua dan sebaliknya.

Entitas 1

Entitas 4 Entitas 3 Entitas 2 Entitas 1

Entitas 4 Entitas 3 Entitas 2

Gambar 3.4 Relasi One to One

2. Relasi Satu ke Banyak atau Banyak ke Satu (On-to-Many atau Many-to-One)

Tingkat hubungan satu ke banyak adalah sama dengan banyak ke satu, tergantung dari arah mana hubungan tersebut dilihat. Untuk satu kejadian pada entitas yang pertama dapat mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas yang kedua. Sebaliknya, satu kejadian pada entitas yang kedua hanya dapat mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang pertama.

Entitas 1

Entitas 4 Entitas 3 Entitas 2 Entitas 1

Entitas 3 Entitas 2

Entitas 5

Gambar 3.5 Relasi One toMany

3. Relasi Banyak-ke-Banyak (Many to Many)

Tingkat hubungan banyak ke banyak terjadi jika tiap kejadian pada sebuah entitas akan mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas lainnya, dilihat dari sisi entitas yang pertama maupun dilihat dari sisi yang kedua.

Entitas 1

Entitas 4 Entitas 3 Entitas 2 Entitas 1

Entitas 3 Entitas 2

Entitas 5 Entitas 4

Entitas 5

Gambar 3.6 Relasi Many to Many

4. Kunci Elemen Data (Key)

Menurut Jogiyanto H.M (2005) dalam buku Analisis dan Desain, menjelaskan bahwa terdapat bermacam-macam jenis Key, antara lain:

1 Super Key, salah satu atau lebih atribut (kumpulan atribut) dari suatu tabel

yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi entity/record dari tabel tersebut secara unik (tidak semua atribut dapat menjadi super key).

2 Candidate Key, tidak boleh berisi atribut dari tabel yang lain sehingga candidate key sudah pasti super key namun belum tentu sebaliknya

3 Primary Key, salah satu atribut candidate key dapat dipilih menjadi

primary key dengan 3 (tiga) kriteria yaitu key tersebut lebih natural untuk digunakan sebagai acuan, lebih sederhana, terjamin keunikannya.

4 Alternate key, setiap atribut candidate key yang tidak terpilih menjadi

primary key maka atribut-atribut tersebut dinamakan alternate key.

3.2.4. Pengujian Software

Metode pengujiaan yang digunakan dalam pengujiaan perangkat lunak

disini adalah metode Black Box Testing. Pendekatan ini melakukan pengujian

terhadap fungsi operasional software. Pendekatan ini biasanya dilakukan oleh

penguji yang tidak ikut serta dalam pengkodean software.

Metode Black Box Testing, merupakan pengujian aspek fundamental sistem

tanpa memperhatikan struktur logika internal perangkat lunak. Metode ini digunakan untuk mengetahui apakah perangkat lunak berfungsi dengan benar atau

tidak. Pengujian black box merupakan perancangan data uji yang didasarkan pada

spesifikasi perangkat lunak. Data uji dijalankan, dieksekusi pada perangkat lunak,dan kemudian hasil dari perangkat lunak akan dicek, sesuai tidaknya dengan apa yang diharapkan.

3.3. Analisis Sistem Yang Berjalan

Analisis terhadap sistem yang berjalan bertujuan untuk mengetahui lebih jelas bagaimana cara kerja sistem tersebut dan masalah apa sedang yang dihadapi sistem untuk dapat dijadikan usulan perancangan sistem. Analisis yang berjalan

dilakukan berdasarkan urutan kejadian yang ada dan fungsi pada sub bagian, dari

urutan tersebut dapat dibuat diagram alir dokumen (flowmap), diagram konteks

(context diagram), maupun diagram alir data (data flow diagram).

3.3.1. Analisis Dokumen

Analisis dokumen yang sedang berjalan ini akan menguraikan secara rinci dokumen-dokumen yang digunakan pada sistem informasi tenaga kontrak kerja di PT. Pos Indonesia ini, diantaranya :

1. Dokumen Pengajuan Usulan Tenaga Kontrak Kerja

Nama : Pengajuan Usulan Tenaga Kontrak Kerja

Fungsi : Merupakan dokumen yang berisi informasi data

permintaan tenaga kontrak kerja dari bagian peminta

Rangkap : 1(satu) berkas

Sumber : Pengguna (fungsi-fungsi kantor

pusat/UPT/REPT/MPC/UPO)

Atribut : Nomor, lampiran, tanggal, perihal, kepada,

penandatangan, tembusan

2. Dokumen Perjanjian Kerja Sama

Nama : Perjanjian Kerja Sama

Fungsi : Merupakan dokumen yang berisi informasi data

Rangkap : 1(satu) berkas

Sumber : SDM

3. Dokumen Rekap Absensi

Nama : Rekap Absensi

Fungsi : Merupakan dokumen absensi yang berisi daftar hadir

keryawan

Rangkap : 1(satu) berkas

Sumber : Divisi/Bagian

Atribut : No, Nama, NIK, JK, Bagian, Hadir, Cuti, Sakit, Ijin, SPJ

Ttd

4. Dokumen Penggajian

Nama : Slip Gaji

Fungsi : Merupakan dokumen slip gaji yang berisi informasi gaji

keryawan

Rangkap : 1(satu) berkas

Sumber : SDM

Atribut : Nama, Bulan, Gaji, Beras/YM, Pakser, Jumlah, Potongan,

jumlah_terima

3.3.2. Analisis Prosedure Yang Berjalan

Analisis prosedur merupakan kegiatan menganalisis prosedur-prosedur kerja yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan. Adapun hasil dari kegiatan analisis ini berupa gambaran nyata dari urutan kegiatan-kegiatan yang dilakukan khususnya dalam kegiatan yang berhubungan dengan pengolahan data.

Prosedur Sistem Informasi Tenaga Kontrak Kerja di PT Pos Indonesia (Persero) adalah seperti berikut :

3.3.2.1.Flow Map

Flowmap sistem yang sedang berjalan pada PT Pos Indonesia (Persero)

Bandung adalah sebagai berikut:

Berikut ini merupakan prosedur Proses Permintaan dan Pemenuhan Karyawan di Kantor Pusat

Permintaan dan pemenuhan di Kantor Pusat

MANAJER JOB MANAGEMENT MANAJER PENGEMBANGAN KARIR VP PENGADAAN BARANG DAN JASA SVP SDM/VP PENGELOLAAN KARIR DAN ASESMEN SDM

PENGGUNA (FUNGSI-FUNGSI KTR PUSAT) (divtek) Tidak Ya Tidak YA ya Ya Surat Pemberitahuan Tidak setuju Surat Pemb pemenuhan Tkk TKKWT/PHL Surat usulan kebutuhan

dan format Job Description

Surat pemberitahuan pemenuhan Tkk OS

Surat Pemberitahuan Tidak setuju Menerima dan memproses surat usulan Arsip Menyetujui Dokumen Pengandaa n OS persetujuan Pemenuhan ? Dokumen pengadaan TKK OS

yang disetujui

dokumen Penerimaan karyawan KKWT/PHL

Dokumen PKS dengan Mitra Yang sudah di tandatangani Dokumen PKS dengan Mitra Mendatangani PKS dan membuat Surat pemberitahuan Surat Pemb pemenuhan Tkk TKKWT/PHL Menyetujui ,membuat PKS dan surat pemberitahuan

Dokumen PKS TKK TKKWT/PHL

Surat pemberitahuan pemenuhan Tkk OS

Dokumen usulan pengadaan TKK OS

Menyusun PKS dengan Mitra Pemenuhan dg pemborongan Mitra? Mempelajari isi Surat dan menentukan kategori pemenuhan Dokumen hasil seleksi tender dan pemberitauan ke VP Lokir-Ases Surat usulan kebutuhan

dan format Job Description Dokumen PKS dengan Mitra Dokumen pengadaan TKK TKKWT/PHL Diterima ? Dokumen Penerimaan karyawan KKWT/PHL Proses rekrutmen Tenaga Kerja Kontrak (TKKWT/PHL) Menyusun dokumen Penerimaan karyawan KKWT/PHL Menerima dokumen dan melakukan Proses pengadaan tender dan seleksi Dokumen hasil seleksi tender dan pemberitauan ke VP Lokir-Ases

Lulus tender dan seleksi ? Surat usulan kebutuhan

dan format Job Description

Dokumen pengadaan TKK

TKKWT/PHL Dokumen usulan

pengadaan TKK OS _Dokumen

pengadaan TKK OS yang disetujui Surat usulan kebutuhan

dan format Job Description

Arsip

Dokumen hasil Seleksi tender

Tidak Arsip Dokumen Hasil Seleksi Arsip Tidak

Gambar 3.7 Flow Map Proses Permintaan dan Pemenuhan Karyawan di Kantor Pusat

Berikut ini merupakan prosedur Proses Permintaan dan Pemenuhan Karyawan di Kantor Area :

Permintaan dan pemenuhan di Kantor Area

SDM Area Karyawan SDM KPRK Staff Ya Tidak Ya Surat perjanjian Kerjasama Proses perekrutan karyawan Surat perjanjian Kerjasama Surat usulan kebutuhan karyawan yng tdk

disetujui Dokumen penerimaan Karyawan Dokumen penerimaan Karyawan Surat usulan kebutuhan karyawan Mempelajari dan menyetujui surat Setuju ? Surat perjanjian Kerjasama Dokumen penerimaan Karyawan Memberika n surat ke SDM area

Surat usulan kebutuhan karyawan

yng tdk disetujui

Membuat dokumen penerimaa n karyawan Surat usulan kebutuhan karyawan Surat usulan kebutuhan karyawan Surat usulan kebutuhan karyawan Surat usulan kebutuhan karyawan yng di ttd

Surat usulan kebutuhan karyawan

yng tdk disetujui Membuat

PKS Diterima ?

Surat usulan kebutuhan karyawan yng di ttd

Arsip

Dokumen Hasil seleksi

Karyawan

Arsip

Gambar 3. 8 Flow Map Proses Permintaan dan Pemenuhan Karyawan di Kantor Area

Berikut ini merupakan prosedur Proses Presensi Absensi dan Penggajian Karyawan :

Proses Absensi dan penggajian karyawan

Bagian SDM Staff

Karyawan

Absensi Karyawan Absensi Karyawan

Memberikan absensi karyawan

Absensi Karyawan

Merekap Absensi Karyawan

Rekap Absensi Karyawan

Slip Gaji Slip Gaji Slip Gaji

Arsip Absensi Karyawan

Mengisi absensi karyawan

Absensi Karyawan

Menghitung gaji karyawan

3.3.2.2.Diagram Konteks

Diagram kontek adalah model yang menggambarkan hubungan dengan lingkungan luar.Diagram konteks berfungsi untuk menggambarkan suatu sistem yang sedang berjalan secara keseluruhan, awal dan akhir dari data yang masuk dan keluar pada sistem tersebut. Adapun diagram konteks pemenuhan kebutuhan karyawan tenaga kontrak kerja yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :

SI TKK SDM Staff Data_absen Data_Surat_Permintaan Data_penggajina Data_Karyawan Data_Surat_Permintaan Data_Rekon_SPB Pengembangan Karir Karyawan VP PENGADAAN BARANG DAN JASA Job Management Data_Surat_Permintaan Data_PKS Data_Surat_Pemenuhan_Permintaan Data_Surat_Pemenuhan_Permintaan Data_Surat_Permintaan Data_PKS Data_Tender Data_PKS Data_absen Data_penggajian Data_pengadaan_TKK_OS Data_rekrutment_Karyawan Data_Surat_Pemenuhan_Permintaan Data_Karyawan Data_absen Laporan_Tender Data_PKS Data_rekrutment_Karyawan Data_Penerimaan_karyawan Data_Penerimaan_karyawan Data_Absen Laporan_Data_Karyawan Surat_Permintaan Data_PKS

Gambar 3. 10 Diagram Konteks konteks pemenuhan kebutuhan karyawan tenaga kontrak kerja yang sedang bejalan

3.3.2.3.Data Flow Diagram SDM Staff Data_absen Data_Karyawan Data_gaji Data_Surat_Permintaan Data_Rekon_SPB Pengembangan Karir Karyawan VP PENGADAAN

BARANG DAN JASA

Job Management Data_Surat_Permintaan Data_PKS Data_Surat_Pemenuhan_Permintaan Data_Surat_Pemenuhan_Permintaan Data_Surat_Permintaan Data_PKS Data_Tender Data_absen Data_penggajian Data_Surat_Pemenuhan_Permintaan Data_pengadaan_TKK_OS 5 Karyawan 1 Surat_Permint aan 6 PKS 7 Absen 8 Rekon_SPB Daftrar Permintaann TKK 4 Rekrutment_K aryawan 2 Pemenuhan_p ermintaan 9 Penggajian 3 Tender Laporan Tender Data_Tender PKS Data Karyawan Data_Karyawan

Laporan Penggajian Data_gaji

Data_SPB Laporan Pembayaran Data_SPB Data_absen Rekap Absensi PKS Data_Karyawan Data_Surat_Pemenuhan_Permintaan Data_PKS Data_PKS Data_Karyawan Data_karyawan Data_absen Data_absen Data_absen Data_Surat_Permintaan Data_Surat_Permintaan Data_Karyawan Data_PKS Data_PKS Data_Surat_Permintaan Data_Tender Daftrar Permintaann TKK Data_PKS

Gambar 3.11 Flow Flow Diagram Level 1 pemenuhan kebutuhan karyawan tenaga kontrak kerja yang sedang bejalan

3.3.3. Evaluasi Sistem Yang Berjalan

Setelah melakukan analisis terhadap pemenuhan kebutuhan karyawan tenaga kontrak kerja yang sedang bejalan yang sedang berjalan penulis bisa menyimpulkan bahwa masih terdapat beberapa permasalahan yang ada pada sistem tersebut. Adapun kelemahan-kelemahan dari Sistem pemenuhan kebutuhan karyawan tenaga kontrak kerja yang sedang bejalan yang sedang berjalan tersebut adalah sebagai berikut :

Tabel 3.1 Evaluasi system yang sedang berjalan

No Masalah Entitas Solusi

1 Proses pendataan surat

permintaan karyawan ini

masih konvensioanal dan

kurang baik, dilakukan dengan cara tertulis dan melihat data permintaan yang tersedia pada pembukuan.

SDM, UPT, Bagian-bagian terkait

Dibuatkannya aplikasi

sistem terkomputerisasi

yang dapat mengatasi

masalah tersebut sehingga

dapat mempercepat

proses tersebut.

2 Dalam pencarian data

karyawan masih dilakukan

dengan cara mencari satu persatu PKS yang tersedia di catatan daftar karyawan.

SDM Pusat, Area, UPT

Dengan adanya aplikasi

sistem yang

terkomputerisasi dapat

mempercepat pencarian

data karyawan terhadap database yang tersimpan di dalam computer.

3 Di dalam Proses pembuatan laporan absensi, saat ini masih kurang terperinci, kurang cepat dan membutuhkan waktu yang lama dikarenakan banyaknya

pencatatan absensi yang

tersimpan juga proses

perhitungan yang banyak.

SDM Pusat dan Area

Pembuatan laporan

absensi dapat dengan

mudah dan cepat karena adanya aplikasi sistem informasi yang memiliki

sistem penyimpanan

dengan database di dalam

52

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan tahapan setelah analisis dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi yang menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk, yang dapat berupa penggambaran, perancangan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.

Adapun setelah menganalisa dan mengevaluasi sistem yang sedang berjalan, maka sebagai tindak lanjut untuk penyelesaian masalah tersebut dapat dibuat suatu sistem informasi tenaga kontrak kerja dengan menggunakan sistem yang lebih baik dengan memakai perangkat lunak, sehingga dapat membantu untuk mendapatkan informasi yang lebih cepat dan akurat.

4.1.1. Tujuan Perancangan Sistem

Setelah melakukan tahap analisis sistem penulis menemukan beberapa kelemahan pada sistem yang sedang berjalan. Maka pada tahap perancangan ini penulis akan membuat sebuah rancangan sistem informasi tenaga kontrak kerja di PT Pos Indonesia Bandung berbasis komputer yang merupakan sebuah usulan yang diharapkan dapat memperbaiki kelemahan-kelemahan pada sistem yang sedang berjalan. Adapun tujuan dalam melakukan perancangan sistem ini yaitu :

1 Membangun perangkat lunak sistem yang mampu mengontrol keluar masuk barang yang mampu menangani data dalam jumlah besar dan proses yang cepat serta terintegrasi dengan bagian lainnya.

2 Mengatasi kelemahan-kelemahan yang terjadi pada sistem yang masih

menggunakan lembaran-lembaran kertas atau arsip kedalam sistem yang telah terkomputerisasi.

3 Menyediakan informasi dan pembuatan laporan yang tepat, cepat dan

akurat bagi yang memerlukannya.

4.1.2. Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan

Gambaran umum sistem yang diusulkan merupakan tahapan lebih lanjut dalam pemecahan masalah yang ada pada sistem yang sedang berjalan sehingga dengan perancangan yang diusulkan ini dapat mempersempit atau menyelesaikan permasalahan yang timbul dari sistem yang berjalan yang di analisis.

Secara garis besar di dalam tahap gambaran umum sistem yang diusulkan ini bertujuan untuk menghasilkan perancangan sistem informasi tenaga kontrak kerja yang terkomputerisasi dan terstruktur. Usulan perancangan yang dilakukan adalah merubah sistem informasi tenaga kontrak kerja, dan absensi yang belum terkomputerisasi yaitu masih menggunakan lembaran kertas atau arsip menjadi terkomputerisasi.

Adapun gambaran umum sistem ini mencakup flowmap, diagram konteks

sistem, dan diagram alir data sistem yang dapat menjelaskan aliran data yang diproses hingga menghasilkan informasi yang diinginkan.

4.1.3. Perancangan Prosedur Yang Diusulkan

Prosedur yang berjalan pada Sistem Informasi Tenaga Kontrak Kerja yang diusulkan masih menggunakan sistem yang lama. Perbedaannnya dengan prosedur yang diusulkan, terletak pada sistem yang lama masih menggunakan lembaran-lembaran berkas atau arsip sedangkan yang diusulkan dilakukan secara terkomputerisasi. Berikut ini merupakan dari pemenuhan kebutuhan tenaga kontrak kerja yang diusulkan flowmap yang diusulkan :

4.1.3.1. Flow Map

1. Proses Pengusulan dan Pemenuhan Kebutuhan Tenaga Kontrak Kerja

yang Diusulkan

Berikut merupakan flowmap Pemenuhan Kebutuhan Tenaga Kontrak Kerja yang diusulkan di PT Pos Indonesia :

Pengusulan dan pemenuhan kebutuhan tenaga kerja kontrak dimulai dari pembuatan surat usulan atau surat permintaan oleh manager sdm yang ada di pusat atau area, surat usulan diinput ke dalam SIM TKK oleh operator, selanjutnya validator akan melakukan persetujuan atau validasi terhadap surat usulan yang diajukan oleh pusat atau area, Area Sdm akan menetapkan usulan tenaga kerja kontrak dengan status pkwt atau phl. Jika status tenaga kerja kontrak pkwt dan phl maka surat usulan yang ditelah divalidasi dikirim kembali ke bagian peminta dan selanjutnya operator (SDM) melakukan pengadaan dan perekrutan tenaga kerja kontrak.

PROSES PENGUSULAN DAN PEMENUHAN KEBUTUHAN TKK yang Diusulkan KARYAWAN VALIDATOR OPERATOR Ya Tidak Entry Karyawan Permintaan TKK Laporan Data Karyawan

Dokumen PKS yg disetujui Menandat angani PKS Dokumen PKS Pelajari Permintaan

Mencari Data PKS

Dokumen PKS yg sudah ditandatangani DB TKK

Validasi?

PKS PKWT/PHL Dokumen PKS yg

sudah ditandatangani Pengajuan Usulan TKK Arsip Input permintaan Entry PKS Menyetujui PKS Dokumen PKS

Dokumen PKS yg disetujui Permintaan detail Membuat PKS Dokumen PKS Memvalidasi Menolak validasi

Gambar 4.1 Proses Pengusulan dan Pemenuhan Kebutuhan Tenaga Kontrak Kerja Yang Diusulkan

Tabel 4.55 Kasus Dan Hasil Pengujian Data Gaji Pokok Kasus dan Hasil Uji (Data Normal)

Data Masuk Yang

Diharapkan

Pengamatan Kesimpulan Menginputkan

data gaji pokok baru yang belum tersimpan dalam table gapok

Data dapat disimpan

Data tersimpan dalam table gapok

[√] Diterima [ ] Ditolak

Kasus dan Hasil Uji ( Data Salah ) Data Masuk Yang

Diharapkan

Pengamatan Kesimpulan Data gaji pokok

diisi sebagian

Muncul pesan data belum lengkap

Data tidak dapat disimpan di table gapok

[√] Diterima [ ] Ditolak

Tabel 4.56 Kasus Dan Hasil Pengujian Data Surat Permintaan Kasus dan Hasil Uji (Data Normal)

Data Masuk Yang

Diharapkan

Pengamatan Kesimpulan Menginputkan

data nomor surat permintaan

Data valid Data valid [√] Diterima [ ] Ditolak Menginputkan

data surat

permintaan baru yang belum tersimpan dalam table surat dan detail surat

Data valid Data tersimpan dalam table surat dan detail surat

[√] Diterima [ ] Ditolak

Kasus dan Hasil Uji ( Data Salah ) Data Masuk Yang

Diharapkan

Pengamatan Kesimpulan Data surat

permintaan diisi sebagian

Muncul pesan data belum lengkap

Data tidak dapat disimpan di table surat dan detail surat

[√] Diterima [ ] Ditolak

161

Tabel 4.57 Kasus Dan Hasil Pengujian Validasi Surat Permintaan Kasus dan Hasil Uji (Data Normal)

Data Masuk Yang

Diharapkan

Pengamatan Kesimpulan Menginputkan

data nomor surat permintaan

Data valid Data valid [√] Diterima [ ] Ditolak Memilih data

surat permintaan baru yang belum divalidasi

Data rincian surat permintaan tampil di form baru

Data tersimpan dalam table surat dan detail surat

[√] Diterima [ ] Ditolak

Data surat permintaan divalidasi Data dapat disimpan Data dapat disimpan dalam table surat dan detail surat

[√] Diterima [ ] Ditolak

Kasus dan Hasil Uji ( Data Salah ) Data Masuk Yang

Diharapkan

Pengamatan Kesimpulan Data rincian

permintaan diisi sebagian

Muncul pesan data belum lengkap

Data tidak dapat disimpan di table surat dan detail surat

[√] Diterima [ ] Ditolak

Tabel 4.58 Kasus Dan Hasil Pengujian Data Perjanjian Kerjasama (PKS) Kasus dan Hasil Uji (Data Normal)

Data Masuk Yang

Diharapkan

Pengamatan Kesimpulan Menginputkan

data perjanjian kerjasama (PKS) baru yang belum tersimpan dalam table pks

Data dapat disimpan

Data tersimpan dalam table pks

[√] Diterima [ ] Ditolak

Kasus dan Hasil Uji ( Data Salah ) Data Masuk Yang

Diharapkan

Pengamatan Kesimpulan Data perjanjian kerjasama (PKS) diisi sebagian Muncul pesan data belum lengkap

Data tidak dapat disimpan di table pks

[√] Diterima [ ] Ditolak

Tabel 4.59 Kasus Dan Hasil Pengujian Data Karyawan Kasus dan Hasil Uji (Data Normal)

Data Masuk Yang

Diharapkan

Pengamatan Kesimpulan Menginputkan

data nomor pks

Data valid Data valid [√] Diterima [ ] Ditolak Memilih data

surat permintaan baru yang belum divalidasi

Data rincian surat permintaan tampil di form baru

Data tersimpan dalam table karyawan

[√] Diterima [ ] Ditolak

Data surat permintaan divalidasi Data dapat disimpan Data dapat disimpan dalam table karyawan t

[√] Diterima [ ] Ditolak Kasus dan Hasil Uji ( Data Salah )

Data Masuk Yang

Diharapkan

Pengamatan Kesimpulan Data karyawan

diisi sebagian

Muncul pesan data belum lengkap

Data tidak dapat disimpan di table karyawan

[√] Diterima [ ] Ditolak

Tabel 4.60 Kasus Dan Hasil Pengujian Data Absensi Kasus dan Hasil Uji (Data Normal)

Data Masuk Yang

Diharapkan

Pengamatan Kesimpulan Menginputkan NIK Karyawan Data dapat disimpan dan muncul data karyawan Data tersimpan dalam table absensi dan detail absensi

[√] Diterima [ ] Ditolak

Kasus dan Hasil Uji ( Data Salah ) Data Masuk Yang

Diharapkan

Pengamatan Kesimpulan Menginputkan NIK Karyawan yang salah Muncul pesan data belum terdaftar

Data tidak dapat disimpan di table absensi dan detail absensi

[√] Diterima [ ] Ditolak

163

Tabel 4.61 Kasus Dan Hasil Pengujian Data Gaji Kasus dan Hasil Uji (Data Normal)

Data Masuk Yang

Diharapkan

Pengamatan Kesimpulan Menginputkan

data gaji baru yang belum tersimpan dalam table upah

Data dapat disimpan

Data tersimpan dalam table upah

[√] Diterima [ ] Ditolak

Kasus dan Hasil Uji ( Data Salah ) Data Masuk Yang

Diharapkan

Pengamatan Kesimpulan Data gaji diisi

sebagian

Muncul pesan data belum lengkap

Data tidak dapat disimpan di table upah

[√] Diterima [ ] Ditolak

4.5.3. Kesimpulan Hasil Pengujian

Berdasarkan hasil pengujian dengan kasus dan hasil pengujian, maka dapat diambil kesimpulan bahwa Sistem Informasi Tenaga Kontrak Kerja di PT. Pos Indonesia perangkat lunak tidak mengalami kesalahan atau error dan secara fungsional dan layak untuk digunakan karena semua yang diharapkan dari software ini sudah sesuai dengan pengamatan yang dilakukan penulis dan diharapkan oleh pengguna (user).

164 5.1. Kesimpulan

Dengan adanya Sistem Informasi Tenaga Kontrak Kerja di PT. Pos Indonesia ini berbagai permasalahan yang muncul telah diupayakan untuk dapat ditangani dengan baik. Adapun kesimpulan yang dapat diambil dari pembangunan sistem informasi tenaga kontrak kerja ini antara lain :

1. Dengan adanya sistem informasi tenaga kontrak Kerja ini, maka pencatatan surat permintaan, absensi dan pencatatan gaji sudah bisa di kendalikan. 2. Sistem informasi tenaga kontrak kerja secara otomatis dengan menggunakan

sistem komputerisasi agar mudah mencari data yang diinginkan dengan cepat dan tepat.

3. Dengan adanya sistem informasi tenaga kontrak kerja ini, maka Pembuatan laporan absensi dapat dengan mudah dan cepat karena adanya aplikasi sistem informasi yang memiliki sistem penyimpanan dengan database di dalam komputer.

5.2. Saran

Agar Informasi Tenaga Kontrak Kerja lebih optimal dan berjalan sesuai dengan harapan, maka penulis memberikan sesuatu yang dapat diajukan dan dapat dijadikan bahan pertimbangan untuk pengembang atau peneliti lain yaitu :

1. Sistem informasi tenaga kontrak kerja ini belum dilakukan integrasi dengan sistem e-rekruitment, maka agar dapat mengontrol perekrutan karyawan

165

tenaga kontrak kerja di PT. Pos Indonesia diperlukan integrasi antara sistem informasi tenaga kontrak kerja dengan sistem e-rekruitment.

2. Sistem informasi tenaga kontrak kerja belum dapat melakukan pengelolaan addendum atau perpanjangan kontrak perjanjian kerjasama (PKS), dan pengelolaan data tenaga kontrak kerja outsourcing, maka untuk pengembangan sistem selanjutnya diharapkan dapat dikembangkan sistem yang dapat melakukan pengelolaan data addendum atau perpanjangan kontrak perjanjian kerjasama (PKS) dan pengelolaan tenaga kontrak kerja outsourcing.