Aplikasi Sistem Pengolahan Arsip Laporan Surat Kependudukan Di Kelurahan Sadang Serang kecamatan Coblong Bandung

SKRIPSI

Diajukan untuk Menempuh Ujian Akhir Sarjana Program Strata Satu Jurusan Teknik Informatika

Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia

AKMAL KUNDRAT DWIPUTRA

10104196

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ABSTRAK

ABSTRACT

KATA PENGANTAR... i

DAFTAR ISI...iii

DAFTAR TABEL... ix

DAFTAR GAMBAR... xi

DAFTAR SIMBOL... xv

DAFTAR LAMPIRAN... xvii

BAB I PENDAHULUAN... 1

1.1 Latar Belakang Masalah... 1

1.2 Identifikasi Masalah ... 2

1.3 Maksud dan Tujuan... 3

1.4 Batasan Masalah ... 3

1.5 Metodologi Penelitian ... 4

1.6 Sistematika Penulisan ... 8

BAB II LANDASAN TEORI... 10

2.1 Tinjauan Instansi ... 10

2.1.1 Kedudukan dan Tugas Pokok Kelurahan ... 10

2.1.2 Struktur Organisasi ... 11

2.1.3 Rincian Tugas Pokok dan Satuan Organisasi ... 11

2.2 Pengertian Arsip... 15

2.3 Pengertian Surat ... 16

2.3.1 Fungsi Surat ... 18

2.3.2 Klasifikasi Surat ... 18

2.3.3 Bagian Surat. ... 21

2.3.4 Bentuk-bentuk surat ... 23

2.3.5 Syarat-syarat surat yang baik ... 23

2.3.6 Pembagian Surat ... 23

2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi... 24

2.4.1 Komponen Sistem Informasi. ... 24

2.4.2 Konsep dasar Sistem ... 25

2.4.3 Karakteristik Sistem ... 27

2.4.4 Konsep Dasar Informasi... 29

2.4.5 Siklus Informasi ... 29

2.5 Perancangan Sistem ... 30

2.5.1 Pengertian Perancangan Sistem ... 31

2.5.2 Tujuan Perancangan Sistem ... 31

2.5.3 Metode Perancangan Sistem ... 32

2.5.3.1 Bagan Alir Dokumen (flowmap)...33

2.5.3.2 Diagram Konteks ... 33

2.5.3.3 Diagram Arus Data / Data Flow Diagram (DFD)...34

2.5.3.4 Kamus Data... 36

2.6 Perancangan Basis Data ... 37

2.6.1 ERD (Entity Relationship Diagram)... 39

2.7 Pengkodean ... 40

2.8 Perancangan Program ... 42

2.9 Pengertian Rekayasa Perangkat Lunak ... 44

2.10 Model Proses Perangkat Lunak... 44

2.11 Pengetesan Program ... 48

2.12 Konsep Client-Server ...49

2.13 Perangkat Lunak Yang Digunakan ... 51

2.14 Metode Pengujian Sistem... 52

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM... 55

3.1 Analisis Sistem... 55

3.1.1 Analisis Masalah... 55

3.1.2 Analisis Sistem yang sedang berjalan ... 56

3.1.2.1 Prosedur pengolahan arsip surat kelahiran... 57

3.1.2.2 Prosedur pengolahan arsip surat kematian... 58

3.1.2.3 Prosedur pengolahan arsip surat datang... 60

3.1.2.4 Prosedur pengolahan arsip surat pindah... 62

3.1.2.5 Prosedur pengolahan arsip penduduk sementara ... 63

3.1.3 Analisis Kebutuhan Non Fungsional ... 64

3.1.3.1 Analisis Kebutuhan User... 64

3.1.3.2 Analisis Kebutuhan Perangkat Keras... 65

3.1.3.3 Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak... 66

3.1.3.4 Analisis Jaringan ... 68

3.1.3.5 Analisis Pengkodean ... 69

3.2 Analisi Kebutuhan Non Fungsional ... 72

3.2.1 Perancangan Proses... 73

3.2.1.1 Diagram Konteks ... 73

3.2.1.2 DFD (Data Flow Diagram) ... 74

3.2.1.3 Spesifikasi Proses... 82

3.2.1.4 Kamus Data... 88

3.2.1.5 Analisis Basis Data ... 91

3.2.1.6 Tabel Relasi... 92

3.2.1.7 Struktur Tabel... 93

3.2.2 Perancangan Antarmuka ... 96

3.2.2.1 Struktur Menu ... 96

3.2.2.2 Perancangan Antarmuka masukan ... 97

3.2.2.3 Perancangan Antarmuka Keluaran... 111

3.2.2.4 Perancangan antar muka format Pesan ... 114

3.2.2.5 Jaringan Semantik ... 115

BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM...116

4.1 Implementasi ...116

4.1.1 Perangkat Keras...116

4.1.2 Perangkat Lunak...117

4.1.3 Implementasi Data ... 117

4.1.4 Implementasi Antar Muka ... 125

4.1.5 Implementasi Sistem... 128

4.1.5.1 Tampilan Antar Muka Masukan...128

4.1.5.2 Implementasi Tampilan Menu Utama...144

4.2 Pengujian...148

4.2.1 Rencana Pengujian...148

4.2.2 Kasus dan Hasil Pengujian...149

4.2.3 Kesimpulan Hasil Pengujian Alpha...166

4.2.4 Pengujian Beta...166

4.2.5 Kesimpulan Hasil Pengujian Beta...169

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN... 170

5.1 Kesimpulan ... 170

5.2 Saran... 170

DAFTAR PUSTAKA... 176

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb.,

Alhamdulillahi Rabbil ‘alamiin, segala puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat sang Maha Pintar Allah SWT, karena dengan izin-Nya dan setitik ilmu pengetahuan yang dipinjamkan kepada mahluk-Nya, penulis dapat menyelesaikan laporan skripsi ini.

Laporan skripsi dengan judul “APLIKASI SISTEM PENGOLAHAN ARSIP LAPORAN SURAT KEPENDUDUKAN DI KELURAHAN SADANG SERANG KECAMATAN COBLONG BANDUNG BERBASIS CLIENT-SERVER” ini disusun guna memenuhi salah satu tugas mata kuliah tugas akhir pada semester sembilan di jurusan Teknik Informatika Universitas Komputer Indonesia.

Penulis sangat menyadari kekurangan yang ada pada laporan ini. Kekurangan ini dikarenakan keterbatasan penulis dalam hal ilmu pengetahuan dan pemahaman penulisan laporan. Akan tetapi, penulis berusaha menyusun laporan ini sebaik yang penulis bisa dengan segenap kemampuan dan usaha yang penulis bisa.

Selama menulis laporan tugas akhir ini, penulis telah mendapatkan banyak sekali bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak yang telah dengan segenap hati dan keikhlasan yang penuh membantu dan membimbing penulis dalam menyelesaikan laporan ini. Dengan kesadaran hati, penulis ucapkan terima kasih kepada:

1. Kedua orang tua saya, yang telah memelihara saya sedari kecil dan membiayaiku sehingga bisa menyelesaikan laporan skripsi ini tanpa pamrih.

i  

   

2. Aa, teteh dan adik saya yang benar berpengaruh dalam penyelesaian tugas akhir ini.

3. Bapak Tamimi, selaku sekretaris lurah dan pembimbing tugas akhir di kelurahan sadang serang kecamatan coblong bandung sekaligus sebagai seorang yang telah menerima penulis dengan baik.

4. Bapak Muhammad Nasrun, S.Si., M.T. selaku Dosen Wali dan sekeligus Dosen Pembimbing Laporan tugas akhir yang dengan segala kesabaran hatinya membimbing penulis dalam menulis laporan tugas akhir ini.

5. Ibu Mira Kania Sabariah, S.T., M.T., selaku ketua jurusan dan sekaligus sebagai reviewer yang telah banyak memberikan saran, arahan dan bimbingan kepada penulis.

6. Bapak dan Ibu staf pegawai kelurahan sadang serang kecamatan coblong bandung yang selalu memberikan semangat.

7. Bapak dan Ibu guru di SDN Tikukur IV Bandung, SLTPN 19 Bandung, dan SMUN 1 Bandung yang telah mendidik penulis hingga bisa sampai sekarang ini.

8. _{Team KopiSusu.Net(J2) yang telah memberi dukungan kepada penulis}

dalam proses penyusunan laporan tugas akhir ini. 

9. _{Teman-teman di kelas IF-4 angkatan 2004 baik yang sama-sama sedang} melakukan penyusunan laporan tugas akhir maupun yang belum melaksanakannya. Tetap semangat dalam menuntut ilmu ya, ingat do’a dari orang tua yang paling penting!!  

Dan semua pihak yang tidak dapat penulis tuliskan namanya satu persatu yang telah memberikan dorongan semangatnya kepada penulis. 

Dan tak lupa pula penulis memohon maaf apabila dalam penulisan laporan ini, penulis telah menyinggung perasaan atau menyakiti hati kepada semua orang baik secara tidak sengaja maupun yang disengaja. Akhir kata, penulis berharap agar laporan ini dapat berguna bagi semua orang yang membutuhkan. Amien.

Bandung, Januari 2009

Penulis 

ii   

KEPENDUDUKAN DI KELURAHAN SADANG SERANG

KECAMATAN COBLONG BANDUNG

BERBASIS

CLIENT SERVER

Oleh

Akmal Kundrat Dwiputra

10104196

Perkembangan Teknologi informasi saat ini telah masuk ke berbagai aspek kehidupan. Teknologi tersebut pada saat ini telah merambah dalam bidang pengarsipan surat yang dimaksudkan untuk lebih mengefisiensikan pengolahan data surat yang secara komputerisasi, dan untuk menunjang pelaksanaan teknis dalam melaksanakan pengolahan data surat yang lebih akurat, efektif dan efisien.

Surat merupakan alat atau sarana untuk menyampaikan pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak satu kepada pihak lainnya. Informasi tersebut dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, sanggahan, pemikiran, pertanyaan, dan sebagainya. Surat sering digunakan oleh perusahaan atau organisasi karena surat berperan sebagai alat pengingat dan sebagai bahan dokumentasi.

Pengarsipan surat kependudukan yang dilakukan di kelurahan sadang serang kecamatan coblong bandung pada saat ini masih dilakukan secara manual dan kurang efektif dalam pencatatan dan pencarian data surat sehingga memerlukan waktu yang cukup lama dalam melakukan semua proses tersebut. Oleh karena itu dibutuhkan suatu perangkat lunak untuk membantu mengolah data surat secara efektif dan efisien. Untuk membantu menyelesaikan kendala-kendala yang dihadapi maka penyusun mengambil Judul “Aplikasi Sistem Pengolahan Arsip Laporan Surat Kependudukan Di Kelurahan Sadang Serang Kecamatan Coblong Bandung Berbasis Client Server”. Dengan adanya aplikasi ini diharapkan sistem pengolahan data surat kependudukan disana menjadi lebih baik dari sebelumnya.

Setelah aplikasi pengolahan data surat kependudukan ini dibuat dan berdasarkan hasil kuesioner terhadap Pegawai Kelurahan maka diberikan kesimpulan bahwa dengan adanya aplikasi ini maka sistem pengolahan data surat surat kependudukan menjadi lebih efisien, lebih cepat dan mudah, karena dalam pemberian nomor surat pegawai kelurahan tidak lagi perlu membuka file surat dan nomor surat akan tercatat otomatis pada saat pegawai kelurahan membuka surat baru. Oleh karena itu maka kesalahan penomoran surat dapat diminimalisasi. Dalam proses pencarian data surat akan lebih mudah dan cepat tanpa perlu membuka file-file dokumentasi begitu pula keamanan data juga lebih terjamin dengan adanya pemberian password. Selain itu database yang disimpan secara terpusat pada aplikasi pengolahan data surat kependudukan ini jauh lebih efektif.

ABSTRACT

SYSTEM APPLICATION OF PROCESSING ARCHIVES REPORT

LETTER OF CIVILIANS ON SADANG SERANG VILLAGE

COBLONG SUB DISTRICT BANDUNG TOWN

BASE ON CLIENT-SERVER

By

Akmal Kundrat Dwiputra

10104196

Information technology during now steps into various life aspect has. The technology at the moment steps has in the field of archiving of letter meant to be more letter data processing efficiency that is in computerization to support technical execution in executing letter data processing which more accurate, efficient and effective.

Letter is equipment or medium to submit statement or information in writing from the side of one to other party. The information cans be in the form of notification, statement, request, report, expostulation, idea, question, etcetera. Letter often applied by company or organisation because letter stands as a means of memory and as component of documentation.

Archiving of civilians letter done at Sadang Serang Village Coblong Sub District Bandung Town at the moment still be done in manual and less effectively in record-keeping and seeking of letter data causing requires time sufficiently long in doing all the processes. Therefore is required a software to assist manages civilians letter data effectively and efficient. To assist finalizes constraints faced hence compiler to take heading “System Application Of Processing Archives Report Letter Of Civilians On Sadang Serang Village Coblong Sub District Bandung Town Base On Client-Server”. With existence of the application of this expected civilians letter data processing system there becomes is better from before all.

After the application of this civilians letter archives data processing made and based on result of questionaire to Officer of Sadang Serang Village hence given by conclusion that with existence of the application of this civilians letter processing system becomes more efficient, more quickly and easy, because in giving civilians letter number officer of Sadang Serang Village shall no longer need to open archives letter file and civilians letter number will be noted is automatic at the time of officer opens new letter. Therefore hence mistake number giving of civilians letter can be minimalized. In process of seeking of civilians letter archives data would easier and quickly without need to open so documentation files also security of archives also more well guarantedly with existence of giving password. Besides database kept centrally at the application of this civilians letter archives data processing far more effective.

Key Words : Information T

echnology, DataBase, Client Server

1 1.1 Latar belakang Masalah

Teknologi informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap instansi, baik instansi pemerintah maupun swasta. Instansi pada dasarnya membutuhkan informasi karena Informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja dan pelaksanaan fungsi-fungsi kesekretariatan dari birokrasi didalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat. Informasi penting yang dapat menunjang proses kerja salah satunya adalah arsip. Arsip adalah segala sesuatu yang tertulis, bergambar, dan terekam yang berisikan penjelasan mengenai suatu hal atau informasi dari suatu peristiwa yang digunakan untuk membantu ingatan dan dapat dijadikan sebagai pedoman. Informasi yang terekam berupa arsip merupakan bukti dari kegiatan organisasi dan juga merupakan memori organisasi yang bersangkutan, oleh karena itu arsip perlu ditata sesuai prosedur kearsipan yang lebih baik sejak penciptaan sampai dengan penyusutan agar arsip tetap terjaga keutuhan fisik maupun informasinya.

Setiap kegiatan organisasi baik organisasi pemerintah maupun swasta akan menghasilkan arsip. Pengarsipan merupakan salah satu kegiatan dalam suatu instansi yang sangat erat kaitannya dengan penggunaan kertas dalam jumlah yang besar, tentu akan membutuhkan biaya yang dikeluarkan untuk kebutuhan kertas menjadi lebih tinggi.

Keputusan Menpan Nomor 81 Tahun 1993 tentang tugas pokok pemerintah kota bandung yang isinya menerangkan bahwa dalam upaya

2

meningkatkan mutu pelayanan kepada masyarakat perlu adanya keterpaduan yang terkoordinasi dalam proses pemberian perijinan maupun non perijinan, sehingga masyarakat dapat menerima pelayanan yang lebih sederhana, jelas, pasti, aman, transparan, efisien, ekonomis, adil dan merata serta tepat waktu. Peningkatan mutu layanan yang dilaksanakan tidak akan maksimal apabila proses pengolahan dan pencarian arsip laporan surat kependudukan masih dilakukan dengan cara ditulis tangan dan disimpan dalam laci penyimpanan (yang dimaksudkan untuk lebih mengefektifkan dan mengefisiensikan pengolahan data surat pindah penduduk, data surat datang penduduk, data surat kelahiran penduduk, data surat kematian penduduk dan data penduduk sementara).

Solusi yang diusulkan untuk menangani masalah yang ada pada staf bagian kearsipan kelurahan sadang serang kecamatan coblong bandung tersebut adalah dibangunnya suatu aplikasi sistem pengolahan arsip laporan surat kependudukan berbasis Client Server.

1.2 Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas dan Hasil penelitian yang telah dilakukan di staf bagian kearsipan kelurahan sadang serang kecamatan coblong bandung yaitu terdapat masalah-masalah pada sistem yang berjalan saat ini, masalah-masalah yang ada pada sistem yang berjalan saat ini adalah sebagai berikut :

1. Arsip data surat kelahiran penduduk, data surat kematian penduduk, data surat datang penduduk, data surat pindah penduduk dan data penduduk sementara penduduk pegawai kelurahan sadang serang masih menggunakan cara ditulis tangan dan disimpan dalam laci penyimpanan.

2. Pengiriman arsip masih menggunakan media flashdisk atau disket, ketika dibutuhkan oleh komputer lain.

3. Membutuhkan waktu yang cukup lama ketika melakukan pencarian data surat kelahiran penduduk, data surat kematian penduduk, data surat datang penduduk, data surat pindah penduduk dan data penduduk sementara. 4. Sering terjadi kehilangan dan kerusakan dokumen dalam bentuk fisik. 1.3. Maksud dan Tujuan

1.3.1 Maksud :

Maksud dari penyusunan tugas akhir ini adalah membangun suatu aplikasi untuk sistem pengolahan arsip laporan surat kependudukan berbasis Client Server. 1.3.2 Tujuan :

1. Mengefisiensikan data surat kelahiran penduduk, data surat kematian penduduk, data surat datang penduduk, data surat pindah penduduk dan data penduduk sementara yang disimpan dalam suatu database pada satu komputer secara terpusat dengan memanfaatkan jaringan Local Area Network (LAN) yang berbasis client server.

2. Mempermudah melakukan pencarian data surat kelahiran penduduk, data surat kematian penduduk, data surat datang penduduk, surat pindah penduduk dan data penduduk sementara.

1.4 Batasan Masalah

Batasan masalah dari aplikasi sistem pengolahan arsip yang akan dibangun adalah sebagai berikut :

4

1. Sistem yang dibangun hanya dipergunakan di bagian kearsipan kelurahan sadang serang kecamatan coblong bandung.

2. Sistem yang dibangun menangani pengolahan data surat kelahiran penduduk, data surat kematian penduduk, data surat datang penduduk, data surat pindah penduduk dan data penduduk sementara.

3. Sistem yang dibangun tidak menangani pengolahan kartu keluarga, akte kelahiran dan ktp

4. Keluaran dari sistem yang dihasilkan adalah berupa laporan-laporan tentang laporan data surat kelahiran penduduk, data surat kematian penduduk, data surat datang penduduk, data surat pindah penduduk dan data penduduk sementara.

5. Pemrograman yang digunakan untuk membangun aplikasi ini adalah Borland Delphi 7.0 dan Microsoft SQL Server 7.0 sebagai DBMS (Data Base Management Sistem).

6. Sistem operasi yang digunakan adalah Microsoft Windows XP.

1.5 Metodologi Penelitian

Metode penelitian adalah suatu teknik atau cara untuk mencari, memperoleh, mengumpulkan dan mencatat data, baik berupa data primer maupun data sekunder yang dapat digunakan untuk keperluan menyusun tugas akhir dan kemudian menganalisa faktor-faktor yang berhubungan dengan pokok-pokok permasalahan sehingga akan didapat suatu kebenaran atas data yang diperoleh. Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode dekriptif. Metode deskriptif yaitu suatu metode untuk membuat gambaran (deskripsi) mengenai fakta-fakta dan informasi dalam situasi atau kejadian di masa sekarang secara

sistematis, aktual dan akurat. Tahapan-tahapan yang digunakan dalam metode penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Tahap Pengumpulan Data

Tahap pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :

a. Studi Pustaka

Pengumpulan data melalui buku-buku, jurnal, internet, dan bacaan-bacaan yang ada kaitannya dengan judul penelitian.

b. Studi Lapangan.

Studi lapangan merupakan kegiatan pengumpulan data dengan cara melakukan penelitian langsung dengan objek penelitian pada staf bagian kearsipan data surat kel sadang serang kec coblong bandung dengan melakukan observasi dan wawancara.

b.1 Observasi

Melihat langsung cara kerja terhadap objek yang diteliti mengenai keadaan dan hal-hal yang telah dilakukan oleh staf bagian kearsipan data penduduk kelurahan sadang serang kecamatan coblong bandung secara terencana dan sistematis.

b.2 Wawancara

Teknik pengumpulan data dengan mengadakan tanya jawab secara langsung dengan pihak yang berkaitan seperti sekretaris dan staf bagian kearsipan kel sadang serang kec coblong bandung dengan masalah yang dikaji sehingga memperoleh data yang memadai untuk diteliti yang berkaitan dengan topik yang diambil.

6

2. Tahap pembuatan perangkat lunak.

Teknis analisis data dalam pembuatan perangkat lunak menggunakan model

incremental yang dikembangkan dari metode Waterfall. Model Incremental

yaitu menggabungkan elemen-elemen model sequensial linier (diaplikasikan secara berulang) dengan filosofi prototipe iterative model ini mengusulkan sebuah pendekatan kepada perkembangan perangkat lunak yang sistematis dan sekuensial, dirancang bagi perkembangan garis lurus, pada dasarnya pendekatan air terjun mengandaikan sebuah sistem lengkap akan disampaikan setelah urutan linear tersebut dilengkapi. Model ini meliputi beberapa proses diantaranya :

a. Requirement Sistem / Information Engineering

Merupakan bagian dari sistem yang terbesar dalam pengerjaan suatu proyek, dimulai dengan menetapkan berbagai kebutuhan dari semua elemen yang diperlukan sistem dan mengalokasikan kedalam pembentukan perangkat lunak.

b. Analysis

Menentukan kebutuhan yang difokuskan pada perangkat lunak, pemahaman tentang domain informasi, fungsi,kelakuan (behavior) performansi, interaksi sesuai dengan kebutuhan dan keinginan pemakai.

c. Design

Merupakan proses multi tahap yang difokuskan pada atribut-atribut program yaitu struktur data, arsitektur perangkat lunak, representasi antarmuka. Proses perancangan menterjamahkan kebutuhan-kebutuhan hasil analisis kedalam representasi perangkat lunak sebelum pembuatan kode program.

d. Coding

Tahap penerjemahan data atau pemecahan masalah yang telah dirancang keadalam bahasa pemrograman tertentu.

e. Implementation and Software testing

Merupakan tahap mengimplementasikan dan melakukan pengujian terhadap perangkat lunak yang dibangun.

f. Maintenance

Tahap akhir dimana suatu perangkat lunak yang sudah selesai dapat mengalami perubahan–perubahan atau penambahan sesuai dengan permintaan user.

Gambar 1.1 Model Incremental yang dikembangkan dari metode Waterfall 3. Metode Analisis

Metode analisis yang digunakan adalah metode aliran data terstruktur dimana tools yang digunakan adalah :

a. Diagram Konteks dan Data Flow Diagram (DFD) digunakan untuk menggambarkan model fungsional.

8

b. Entity Relationship Diagram (ERD) digunakan untuk menggambarkan

model data (Pemodelan Basis Data).

c. Kamus Data (Data Dictionary) digunakan untuk mendefinisikan data yang mengalir berisi informasi tentang struktur Database.

1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan penyusunan skripsi ini bertujuan untuk memberikan gambaran umum tentang penelitian yang dijalankan. Sistematika penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini menguraikan isi dari latar belakang masalah, identifikasi masalah, maksud dan tujuan penelitian, batasan masalah, metodologi penelitian, dan yang terakhir adalah sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini menjelaskan tentang teori-teori yang mendukung pengembangan perangkat lunak yang akan dibangun, selain itu bab ini akan menjelaskan mengenai metode yang digunakan dalam pengembangan sistem yang dibangun. BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Bab ini menjelaskan tentang analisis terhadap sistem yang sedang berjalan saat ini dan perancangan sistem yang akan dibangun. Analisis diantaranya analisis perangkat keras, analisis perangkat lunak, analisis user, analisis basis data. Perancangan proses diantaranya diagram konteks, data flow diagram, spesifikasi proses, kamus data, tabel relasi dan struktur tabel. Kemudian yang terakhir yaitu perancangan program terdiri dari dua perancangan yaitu perancangan input dan perancangan output.

BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN

Bab ini menjelaskan mengenai implementasi hasil dari analisis dan perancangan sistem ke dalam bentuk aplikasi pemrograman Borland Delphi 7.0

dan Microsoft SQL Server 7.0, selain itu berisi pengujian program atau

menjelaskan mengenai bagaimana cara mengoperasikan aplikasi sistem pengolahan arsip yang telah dibangun.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini merupakan bab yang terakhir berisi kesimpulan dan saran-saran yang dapat memberikan masukan bagi pembaca agar dapat di kembangkan selanjutnya dan merupakan penutup dari laporan penyusunan Tugas Akhir.

10

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Tinjauan Instansi

Kelurahan adalah wilayah kerja lurah sebagai perangkat daerah kabupaten/kota dalam wilayah kerja kecamatan. Kelurahan dipimpin oleh lurah yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Bupati/Walikota melalui Camat. Lurah diangkat oleh Bupati/Walikota atas usul camat dari Pegawai Negeri Sipil.

2.1.1 Kedudukan dan Tugas Pokok Kelurahan 1. Ketentuan Umum

a. Lurah adalah Kepala Kelurahan di lingkungan Pemerintah Kota Bandung. b. Lurah mempunyai tugas pokok menyelenggarakan urusan pemerintahan,

pembangunan dan kemasyarakatan.

c. Lurah melaksanakan urusan pemerintahan yang dilimpahkan Bupati/Walikota.

d. Urusan pemerintahan disesuaikan dengan kebutuhan kelurahan dengan memperhatikan prinsip efisiensi dan peningkatan akuntabilitas.

e. Pelimpahan urusan pemerintahan disertai dengan sarana, prasarana, pembiayaan dan personil.

f. Pelimpahan urusan pemerintahan ditetapkan dalam peraturan Bupati/Walikota dengan berpedoman pada peraturan Menteri.

2. Tugas Pokok

a. Pelaksanaan kegiatan pemerintahan kelurahan. b. Pemberdayaan masyarakat.

c. Pelayanan Masyarakat.

d. Penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban umum. e. Pemeliharaan prasarana dan fasilitas pelayanan umum. f. Pembinaan lembaga kemasyarakatan.

2.1.2 Struktur Organisasi

1. Kelurahan terdiri dari Lurah dan Perangkat Lurah.

2. Perangkat Kelurahan terdiri dari Sekretaris Lurah dan Seksi sebanyak-banyaknya 4 (empat) seksi serta jabatan fungsional.

3. Dalam melaksanakan tugasnya Perangkat Kelurahan bertanggung jawab kepada Lurah.

4. Perangkat Kelurahan diisi dari Pegawai Negeri Sipil yang diangkat Sekretaris Daerah Kabupaten/Kota atas usul camat.

5. Ketentuan lebih lanjut mengenai struktur organisasi dan tata kerja kelurahan diatur dengan peraturan daerah Kabupaten/Kota.

6. Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, lurah melakukan koordinasi dengan camat dan instansi vertikal yang berada di wilayah kerjanya.

7. Pimpinan satuan kerja tingkat kelurahan bertanggung jawab memimpin dan mengkoordinasikan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi masing-masing. 8. Setiap pimpinan satuan kerja di kelurahan wajib membina dan mengawasi

12

Gambar 2.1 Struktur Organisasi

2.1.3 Rincian Tugas Pokok dan Fungsi Satuan Organisasi Kelurahan

Peraturan Walikota Bandung Nomor 250 Tahun 2008 Pasal 11 ayat 1 menerangkan bahwa dalam melaksanakan tugas pokok Lurah mempunyai fungsi : a. Pelaksanaan kegiatan pemerintahan kelurahan.

b. Pemberdayaan masyarakat, perekonomian dan kesejahteraan rakyat. c. Pelayanan masyarakat.

d. Penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban umum.

e. Pemeliharaan prasarana, fasilitas pelayanan umum dan lingkungan hidup. f. Pembinaan lembaga kemasyarakatan.

Peraturan Walikota Bandung Nomor 250 Tahun 2008 Pasal 12 ayat 1 menerangkan bahwa dalam melaksanakan tugas pokok Sekretaris Lurah mempunyai fungsi :

a. Penyusunan data dan bahan materi lingkup kesekretariatan kelurahan. b. Penyusunan rencana program dan kegiatan kelurahan.

d. Pengkoordinasian kegiatan seksi di kelurahan.

e. Fasilitas dan pengkoordinasian kegiatan kelurahan dengan instansi terkait. f. Pelaporan pelaksanaan lingkup kesekretariatan dan kelurahan.

Peraturan Walikota Bandung Nomor 250 Tahun 2008 Pasal 13 ayat 1 menerangkan bahwa untuk melaksanakan tugas pokok Seksi Pemerintahan di kelurahan mempunyai fungsi :

a. Penyusunan data dan bahan materi lingkup pemerintahan.

b. Fasilitas penyelenggaraan pemilihan pengurus Rukun Tetangga (RT) dan Rukun Warga (RW).

c. Pengkoordinasian dan fasilitas kegiatan ketentraman dan ketertiban. d. Pembinaan potensi perlindungan masyarakat.

e. Pengkoordinasian dan fasilitas kegiatan pemerintahan dengan Instansi terkait. f. Pelaporan pelaksanaan lingkup pemerintahan.

Peraturan Walikota Bandung Nomor 250 Tahun 2008 Pasal 14 ayat 1 menerangkan bahwa untuk melaksanakan tugas pokok Seksi Ekonomi, Pembangunan dan Lingkungan Hidup di kelurahan mempunyai fungsi :

a. Penyusunan data dan materi bahan lingkup ekonomi, pembangunan dan lingkungan hidup.

b. Fasilitas pembinaan bidang koperasi, usaha kecil dan menengah. c. Inventarisasi potensi ekonomi masyarakat dan pembangunan.

d. Fasilitas pembangunan sarana dan prasarana fisik fasilitas umum dan fasilitas sosial.

e. Fasilitas pemberdayaan masyarakat dalam upaya pelestarian lingkungan hidup.

14

f. Fasilitas dan pengkoordinasian kegiatan ekonomi, pembangunan dan lingkungan hidup dengan instansi terkait.

g. Pelaporan pelaksanaan lingkup ekonomi, pembangunan dan lingkungan hidup. Peraturan Walikota Bandung Nomor 250 Tahun 2008 Pasal 15 ayat 1 menerangkan bahwa untuk melaksanakan tugas pokok Seksi Kemasyarakatan di kelurahan mempunyai fungsi :

a. Penyusunan data dan materi bahan lingkup kemasyarakatan.

b. Pembinaan terhadap lembaga kemasyarakatan di tingkat kelurahan. c. Inventarisasi potensi bidang kemasyarakatan.

d. Inventarisasi dan fasilitasi bidang pendidikan. e. Inventarisasi dan fasilitasi ketahanan pangan.

f. Fasilitasi pembinaan bidang keagamaan, ketahanan keluarga, partisipasi dan pemberdayaan perempuan serta generasi muda.

g. Fasilitasi dan pengkoordinasian kegiatan bidang kemasyarakatan dengan instansi terkait.

h. Pelaporan pelaksanaan lingkup kemasyarakatan.

Peraturan Walikota Bandung Nomor 250 Tahun 2008 Pasal 16 ayat 1 menerangkan bahwa untuk melaksanakan tugas pokok Seksi Pelayanan di kelurahan mempunyai fungsi :

a. Penyusunan data dan bahan materi lingkup pelayanan. b. Pelayanan data dan informasi kelurahan.

c. Pelayanan administrasi kependudukan. d. Pelayanan administrasi umum lainnya.

f. Pelaporan pelaksanaan lingkup pelayanan. 2.2 Pengertian Arsip

Istilah Arsip berasal dari bahasa yunani “ Arche “ yang berarti pemulaan menjadi Ta Archia selanjutnya menjadi Archeon yang berarti gedung pemerintahan kemudian dalam bahasa latin disebut Archivium. Dalam setiap kegiatan organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta akan menghasilkan arsip. Informasi yang terekam tersebut yang berupa arsip merupakan bukti dari kegiatan organisasi dan juga merupakan memori organisasi yang bersangkutan. Oleh karena itu, arsip perlu ditata sesuai prosedur kearsipan yang baik agar arsip tetap terjaga keutuhan fisik maupun informasinya.

Pengertian Arsip menurut undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, yang dinyatakan bahwa arsip adalah:

a. Naskah-naskah yang dibuat, dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan swasta dan pemerintah atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka kehidupan kebangsaan.

Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa arsip tercipta dari setiap kegiatan baik yang dilakukan oleh lembaga-lembaga negara, badan-badan pemerintah, swasta maupun perorangan dalam pelaksanaan kegiatan pemerintahan maupun kehidupan kebangsaan.

16

Fungsi arsip digolongkan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelengaraan administrasi negara. Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari, Bedasarkan kegunaan arsip dinamis dibedakan atas :

a. Arsip Aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola di unit pengolah.

b. Arsip inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh pusat arsip.

Arsip adalah segala sesuatu yang tertulis, bergambar, dan terekam yang berisikan penjelasan mengenai suatu hal atau informasi dari suatu peristiwa yang digunakan untuk membantu ingatan dan dapat dijadikan sebagai pedoman. Bahan-bahan yang dipergunakan untuk menyimpan arsip diantaranya wadah, tempat, map, almari kabinet, dan sebagainya. Arsip dapat berupa kartu-kartu, mikrofilm-mikrofilm, surat-surat, dokumentasi pegawai dan sebagainya.

2.3 Pengertian Surat

Kegiatan dalam suatu organisasi baik organisasi dalam pemerintahan maupun perusahaan tidak lepas dari informasi. Surat merupakan alat informasi. Informasi yang dibutuhkan dapat melalui media elektronik sering disebut e-mail

maupun secara langsung bertatap muka memberikan kabar atau informasi yang dibutuhkan. Surat dapat diartikan sehelai kertas atau lebih yang ditulis atau diketik, dengan menggunakan susunan kalimat dalam bahasa yang baik dan benar, dan biasanya berisi curahan hati atau berita yang disampaikan dari jarak jauh oleh seseorang kepada orang lain.

Beberapa pengertian surat menurut para ahli adalah : a. Menurut Poerwadinata (1982:979)

“Surat adalah kertas yang bertulis bermacam-macam isi dan maksud”. b. Menurut Ig Wursanto (1991:11)

“Surat adalah suatu alat penyampaian informasi atau keterangan-keterangan (keputusan, pernyataan, pemberitahuan, permintaan, dan sebagainya) secara tertulis dari satu pihak kepada pihak lainnya”.

c. Menurut Suhanda Panji (1997:38)

“Surat adalah sehelai kertas atau lebih yang memuat suatu bahan komunikasi yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain baik atas nama pribadi maupun kedutaan dalam organisasi kantor”.

d. Menurut Ahmad Mansyur (1986:11)

“Surat adalah sehelai kertas atau lebih yang ditulis atau diketik, dengan menggunakan susunan kalimat dalam bahasa yang baik dan benar, dan biasanya berisi curahan hati atau berita yang disampaikan dari jarak jauh oleh seseorang kepada orang lain”.

Dari beberapa pengertian surat diatas, maka pengertian surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi dan suatu bahan komunikasi secara tertulis

18

dari pihak satu kepada pihak lainnya. Informasi ini biasa berupa pemberitahuan, penjelasan, permintaan, laporan, sanggahan, dan sebagainya.

2.3.1 Fungsi Surat a. Sebagai alat komunikasi

b. Sebagai wakil atau duta organisasi c. Sebagai bukti tertulis yang otentik

d. Sebagai alat pengingat berpikir bila sewaktu-waktu diperlukan e. Sebagai pedoman untuk dasar bertindak

f. Sebagai jaminan keamanan

g. Sebagai alat bukti atau dokumen historis h. Sebagai alat promosi pihak pengirim

i. Sebagai alat untuk memperpendek jarak, penghemat tenaga/waktu 2.3.2 Klasifikasi Surat

a. Menurut sifat isi dan asalnya, mencakup : 1. Surat Pribadi

Yaitu surat yang memiliki kebebasan dalam bentuk dan pemakaian bahasa. 2. Surat Dinas

Yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh instansi pemerintah untuk kepentingan administrasi pemerintahan dan harus tunduk pada aturan resmi.

3. Surat Niaga

Yaitu surat resmi yang biasa dipergunakan oleh perusahaan niaga, dalam pemakaian bahasanya, disini bisa lebih luwes dibandingkan dengan bahasa resmi.

b. Menurut wujudnya, mencakup : 1. Kartu Pos

Yaitu bentuk surat terbuka, untuk mewartakan berita-berita pendek dan praktis. Terbuat dari kertas yang agak tebal, BC ataupun manila karton berukuran 10x15 cm.

2. Warkat Pos

Yaitu wujud surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas yang telah dicetak dan apabila dilipat terlihat seperti amplop.

3. Surat Bersampul

Yaitu surat yang memakai amplop, tertutup tempat menulis suratnya dan dapat memuat berita yang cukup panjang.

4. Memorandum dan Nota

Yaitu surat yang digunakan dalam surat menyurat intern kantor yang biasanya digunakan untuk meminta atau memberikan informasi (nota) yang sifatnya mengingatkan.

5. Telegram

Yaitu surat atau berita yang pengirimannya disalurkan melalui pesawat morse, teleprinter.

6. Surat Kawat

Yaitu surat yang ditulis dengan gaya bahasa telegram dan pada umumnya dipergunakan untuk Ucapan Selamat dan sejenisnya.

7. Surat Pengantar

Yaitu surat yang biasanya mempunyai bentuk serta susunan yang telah dicetak dan umumnya berupa formulir isian.

20

c. Menurut Sasarannya, mencakup : 1. Surat Pemberitahuan

Yaitu surat yang ditujukan untuk semua orang yang berada dilingkungan surat itu berada.

2. Surat Edaran

Yaitu surat yang ditujukan untuk lebih dari satu orang atau satu alamat. 3. Surat Terbatas

Yaitu surat yang ditujukan kepada orang yang bersangkutan. d. Menurut Sifatnya, mencakup :

1. Surat Rahasia

Yaitu surat yang isinya tidak boleh dilihat oleh orang lain selain oleh yang bersangkutan yang tertera dalam alamat.

2. Surat Konfidensial

Yaitu surat yang isinya diketahui oleh orang-orang tertentu. 3. Surat Biasa

Yaitu surat yang boleh diketahui oleh orang lain. e. Menurut Urgensi Penyelesaiannya, mencakup :

a. Surat Biasa b. Surat Kilat

c. Surat Kilat Khusus

f. Menurut Prosedur Pengurusannya, mencakup : a. Surat Masuk

Yaitu surat yang datang atau diterima dari instansi atau organisasi lain. Surat dapat dikirim melalui pos atau diantar langsung oleh kurir dari instansi yang bersangkutan.

b. Surat keluar

Yaitu surat yang dikirim dari suatu instansi atau organisasi ke instansi atau organisasi lain. Surat dapat dikirim melalui pos atau diantar langsung oleh kurir.

c. Surat Antar Bagian

Yaitu surat yang berasal dari satu bagian ke bagian lain dalam suatu instansi atau organisasi.

2.3.3 Bagian Surat

Menurut Marjo (2000:25) bagian-bagian surat lengkap dan fungsinya adalah

a. Kepala surat (heading, letter head) berfungsi : 1. Sebagai alat pengenal (identitas)

2. Sebagai alat pemberian informasi

3. Sebagai iklan pada kantor-kantor tertentu b. Tanggal surat berfungsi :

1. Sebagai referensi

2. Sebagai alat pemberi informasi c. Nomor surat berfungsi :

1. Sebagai alat petunjuk bagi petugas filling

2. Sebagai alat pengukur kegiatan kantor yang berhubungan dengan surat pada suatu periode tertentu

22

3. Sebagai petunjuk unit asal surat 4. Sebagai referensi

5. Sebagai lampiran

d. Lampiran berfungsi sebagai petunjuk tentang dokumen yang harus disertakan bersama surat yang bersangkutan.

e. Perihal berfungsi : 1. Sebagai referensi

2. Sebagai petunjuk tentang inti surat secara keseluruhan 3. Sebagai petunjuk bagi petugas filling

f. Alamat dalam berfungsi :

1. Sebagai petunjuk bagi petugas filling

2. Sebagai petunjuk kemana surat tersebut harus disampaikan 3. Sebagai alamat luar, kalau menggunakan amplop berjendela

g. Salam pembuka berfungsi sebagai tanda bahwa pembicaraan baru dimulai, tidak digunakan dalam surat tersebut.

h. Isi surat berfungsi sebagai uraian materi pokok dan subjek-subjek lainnya. i. Salam penutup berfungsi sebagai tanda bahwa pembicaraan telah selesai, tidak

digunakan dalam surat resmi. j. Nama jabatan berfungsi :

1. Sebagai identitas penaggung jawab surat 2. Sebagai petunjuk bagi petugas filling

k. Inisial berfungsi sebagai kode nama (singkatan) pembuatan konsep dan pengetikan, digunakan untuk memudahkan pemeriksaan kembali apabila terjadi kekeliruan.

l. Tembusan digunakan apabila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut.

2.3.4 Bentuk-bentuk surat

Yang dimaksud dengan bentuk surat adalah tata letak atau posisi bagian-bagian surat. Setiap bentuk surat mempunyai kelebihan dan kekurangan. Penggunaan bentuk surat oleh setiap organisasi atau kantor dewasa ini berbeda-beda. Bentuk-bentuk yang sering digunakan antara lain :

a. Full block style (Bentuk lurus penuh) b. Block style (Bentuk lurus)

c. Semi block style (Bentuk lurus sebagian) d. Idented style (Bentuk lekuk)

e. Hangging paragraph (Bentuk alinea menggantung)

f. Dinas pemerintah

2.3.5 Syarat-syarat surat yang baik : a. Obyektif dan bukan subyektif

b. Sistematis susunan isi suratnya c. Singkat tidak bertele-tele

d. Jelas kepada siapa, dari mana, dan tentang apa e. Lengkap isinya

f. Sopan atau ramah tamah bahasanya

g. Menarik wujud fisiknya (mutu kertas, bentuk surat, ketik dll.) 2.3.6 Pembagian Surat

Berdasarkan urgensi penyelesaiannya pembagian surat menurut Sedarmayanti (1997:74-75) surat dapat dibagi menjadi :

24

a. Surat Penting

Surat Penting adalah surat yang isinya bersifat mengikat, yang memerlukan tindak lanjut yang sifatnya menyangkut masalah kebijakan perusahaan atau kantor.

b. Surat Biasa atau Rutin

Surat biasa atau rutin adalah surat yang isinya tidak mengikat, tidak memerlukan tindak lanjut dan bila surat tersebut hilang, informasinya dapat diperoleh dari sumber lain.

c. Surat Rahasia

Surat rahasia adalah suatu surat yang berbentuk dokumen yang berisi keterangan yang bilamana disiarkan secara tidak sah dapat merugikan perusahaan dan dapat menghambat jalannya pelaksanaan isi surat tersebut. 2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi

Sistem informasi diartikan sebagai suatu jaringan daripada beberapa elemen-elemen yang saling berhubungan serta membentuk satu kesatuan untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi dengan cara yang sukses, serta memberi sinyal kepada manajemen dan yang lain terhadap kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan.

2.4.1 Komponen Sistem Informasi

1. Blok Masukan

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2. Blok Model

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di dasar data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Blok Keluaran

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

4. Blok Teknologi

Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, mengasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem keseluruhan.

5. Blok Basis Data

Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan di dalam dasar data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas.

26

6. Blok Kendali

Untuk supaya sistem informasi dapat berjalan sesuai dengan yang diingikan, maka perlu diterapkan pengendalian-pengendalian. Beberapa pengendali perlu dirancang dan diterapkan untuk menyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

2.4.2 Konsep Dasar Sistem

Banyak pendapat para ahli mengenai definisi Suatu sistem, suatu sistem pada dasarnya marupakan suatu susunan yang teratur dari kegiatan yang berhubungan satu sama lain dan prosedur-prosedur yang berkaitan yang melaksanakan dan mempermudah pelaksanaan kegiatan utama dari suatu organisasi. Sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul, bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Komponen-komponen atau subsistem dalam suatu sistem tidak dapat berdiri lepas sendiri-sendiri. Komponen-komponen atau subsistem saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai.

Suatu sistem mempunyai maksud tertentu. Ada yang menyebutkan maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) dan ada yang menyebutkan untuk mencapai sasaran (objective). Suatu sistem pada dasarnya merupakan suatu susunan yang teratur dari kegiatan yang berhubungan satu sama lainnya dan prosedur-prosedur yang berkaitan yang melaksanakan dan memudahkan pelaksanaan kegiatan utama dari suatu organisasi.

2.4.3 Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu : 1. Komponen Sistem

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem, atau bagian-bagian dari sistem.

2. Batas Sistem

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menujukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

3. Lingkungan Luar Sistem

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup dari sistem.

4. Penghubung Sistem

Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. Dengan

28

penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

5. Masukan Sistem

Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal

input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem

tersebut beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.

6. Keluaran Sistem

Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada sub sistem.

7. Pengolah Sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

8. Sasaran Sistem

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

Gambar 2.2 Karakteristik Sistem 2.4.4 Konsep dasar Informasi

Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan. “Informasi adalah hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya, yang menggambarkan suatu kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu dalam pengambilan sebuah keputusan”. Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata yang terjadi pada saat tertentu.

2.4.5 Siklus Informasi

Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk

30

dihasilkan informasi. Data yang diolah melalui model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali.

Gambar 2.3 Siklus Informasi 2.5 Perancangan Sistem

Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tahap selanjutnya yang perlu dilakukan adalah merancang sistem (system design).

2.5.1 Pengertian Perancangan Sistem

perancangan sistem dapat diartikan sebagai berikut : 1. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan system. 2. Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional. 3. Persiapan untuk rancangan bangun implementasi. 4. Manggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.

5. Yang dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang

utuh dan berfungsi; termasuk menyangkut mengkonfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem.

2.5.2 Tujuan Perancangan Sistem

Tahap perancangan sistem mempunyai dua tujuan utama, yaitu sebagai berikut ini :

1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem.

2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancangan bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.

Untuk mencapai tujuan ini, analisis sistem harus dapat mencapai sasaran-sasaran sebagai berikut :

1. Perancangan sistem harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah digunakan. Ini berarti bahwa data harus mudah ditangkap, metode-metode harus mudah diterapkan dan informasi harus mudah dihasilkan serta mudah dipahami dan digunakan.

2. Perancangan sistem harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan sesuai dengan yang telah didefinisikan pada tahap yang telah didefinisikan pada tahap analisis sistem.

3. Perancangan sistem harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan transaksi, pelaporan manajemen dan mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, termasuk tugas-tugas yang lainnya yang tidak dilakukan oleh komputer.

4. Perancangan sistem harus dapat mempersiapkan rancangan bangun yang terinci untuk masing-masing komponen dari sistem informasi yang meliputi

32

data dan informasi, simpanan data, metode-metode, prosedur-prosedur, orang-orang, perangkat keras, perangkat lunak dan pengendalian intern.

2.5.3 Metode Perancangan Sistem

Metode perancangan sistem terdapat lamgkah-langkah yang harus dilakukan oleh analis sistem. Langkah perancangan digambarkan dalam bentuk bagan alir dokumen (flowmap), Diagram Arus Data / Data Flow Diagram) dan kamus data.

2.5.3.1Bagan Alir Dokumen (flowmap)

Bagan alir dokumen merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari lapoaran dan formulir termasuk tembusan-tembusannya. Beberapa simbol yang digunakan di bagan alir dokumen antara lain :

Tabel 2.1 Simbol Yang di Gunakan Dalam Bagan Alir Dokumen (flow map) a. Dokumen

Simbol ini menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik atau komputer.

b. Kegiatan Manual

Simbol ini menunjukkan pekerjaan manual yang dilakukan oleh orang.

c. Simpanan Offline

simbol ini menunjukkan file non-komputer yang diarsipkan.

d. Proses

simbol ini menunjukkan kegiatan proses dari operasi program

komputer. e. Simpanan Data

Simbol ini menunjukkan tempat penyimpanan data.

f. Penghubung

Simbol ini menunjukkan penghubung kehalaman yang masih sama atau

kehalaman lain.

2.5.3.2 Diagram Konteks

Diagram konteks menggambarkan hubungan antara sistem dengan entitas luarnya. Diagram konteks berfungsi sebagai transformasi dari satu proses yang

34

melakukan transformasi data input menjadi data output. Entitas yang dimaksud adalah entitas yang mempunyai hubungan langsung dengan sistem.

Suatu diagram konteks selalu mengandung satu dan hanya satu proses saja. Proses ini mewakili proses dari seluruh sistem. Diagram konteks ini menggambarkan hubungan input atau output antara sistem dengan dunia luarnya (kesatuan luar).

2.5.3.3Diagram Arus Data / Data Flow Diagram (DFD).

DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telepon, surat dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya file kartu, microfiche, hard disk, tape, disket dan sebagainya). DFD merupakan alat yang cukup populer saat ini, karena dapat menggambarkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas. Lebih lanjut DFD merupakan dokumentasi dari sistem yang baik. Beberapa simbol yang digunakan di DFD antara lain :

1. Kesatuan Luar (External Entity)

Setiap sistem pasti mempunyai batas sistem yang memisahkan suatu sistem dengan lingkungan luarnya. Sistem akan menerima input dan menghasilkan output kepada lingkungan luarnya. Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan di lingkungan luar sistem dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. Kesatuan luar ini kebanyakan adalah salah satu dari berikut ini :

a) Suatu kantor, departemen atau divisi dalam perusahaan tetapi di luar sistem yang sedang dikembangkan.

b) Orang atau sekelompok orang di organisasi tetapi di luar sistem yang sedang dikembangkan.

c) Suatu organisasi atau orang di luar organisasi.

d) Sistem informasi yang lain di luar sistem yang sedang dikembangkan. e) Sumber asli dari suatu transaksi.

f) Penerima akhir dari suatu laporan yang dihasilkan oleh sistem.

Suatu kesatuan luar dapat disimbolkan dengan suatu notasi kotak sebagai berikut :

Gambar 2.4 Kesatuan luar 2. Arus Data (Data Flow)

Arus data di DFD diberi simbol suatu panah. Arus data ini mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external entity). Arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem. Berikut adalah simbol dari arus data :

Gambar 2.5. Arus data 3. Proses

Proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan

36

arus data yang akan keluar dari proses. Suatu proses dapat ditujukkan dengan simbol lingkaran atau dengan simbol empat persegi panjang tegak dengan sudut-sudutnya tumpul. Berikut adalah simbol dari proses :

atau

Gambar 2.6 Proses 4. Simpanan Data (Data Store)

Simpanan data merupakan simpanan dari data yang dapat berupa : a) Suatu file atau database di sistem komputer.

b) Suatu arsip atau catatan manual.

c) Suatu kotak tempat data di meja seseorang. d) Suatu tabel acuan manual.

e) Suatu agenda atau buku.

Simpanan data di DFD dapat disimbolkan dengan sepasang garis horizontal paralel yang kedua ujungnya terbuka atau salah satu ujungnya tertutup. Berikut adalah simbol dari simpanan data :

Gambar 2.7 Simpan Data 2.5.3.4 Kamus Data

Kamus data (KD) atau data dictionary (DD) atau disebut juga dengan istilah system data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan kamus

data, analisis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap. Kamus data dibuat pada tahap analisis sistem dan digunakan baik pada tahap analisis maupun pada tahap perancangan sistem.

Pada tahap analisis dan perancangan, kamus data dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara analisis sistem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir di sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem.

Pada tahap perancangan, kamus data digunakan untuk merancang input, merancang laporan-laporan dan database. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada di DFD. Arus data di DFD sifatnya global, hanya ditunjukkan nama arus datanya saja. Keterangan lebih lanjut tentang struktur data dari arus data di DFD secara lebih rinci dapat dilihat di kamus data. Kamus data harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatatnya, maka kamus data harus memuat nama arus data, alias, bentuk data, arus data, penjelasan, periode, volume, dan struktur data.

2.6 Perancangan Basis Data

Perancangan basis data merupakan langkah untuk menentukan basis data yang diharapkan dapat mewakili seluruh kebutuhan pengguna. Perancangan basis data terdiri atas perancangan basis data secara konseptual, perancangan basis data secara logis, dan perancangan basis data secara fisik.

Beberapa komponen yanng terdapat pada perancangan basis data secara konseptual antara lain:

38

1. Entitas

Entitas terkadang disebut tipe entitas atau kelas entitas. Entitas adalah objek yang dapat dibedakan dari objek-objek lainnya.

2. Atribut

Atribut adalah item data yang menjadi bagian dari suatu entitas. Istilah lain dari atribut adalah properti.

3. Hubungan

Hubungan adalah asosiasi atau kaitan antara dua entitas. 4. Kekangan

Kekangan digunakan untuk melindungi integritas data (misalnya, melindungi kesalahan sewaktu pengisian data).

5. Domain

Domain adalah himpunan yang berlaku bagi suatu atribut. Kekangan domain mendefinisikan nama, tipe, format, panjang, dan nilai masing-masing item data. 6. Integritas Referensial

Integritas referensial adalah aturan-aturan yang mengatur hubungan antara kunci primer dengan kunci tamu milik tabel-tabel yang berbeda dalam suatu basis data relasional untuk menjaga konsistensi data.

Merancang database merupakan suatu hal yang sangat penting. Kesulitan utama dalam merancang database adalah bagaimana merancang sehingga database dapat memuaskan keperluan saat ini dan masa mendatang. Pada langkah ini terdapat empat bagian , yaitu ERD (Entity Relationship Diagram), normalisasi, relasi tabel dan struktur file.

2.6.1 ERD (Entity Relationship Diagram)

ERD hanya berfokus pada data, dengan menunjukkan “jaringan data” yang ada untuk suatu sistem yang diberikan. ERD sangat berguna bagi aplikasi di mana data dan hubungan yang mengatur data sangatlah kompleks. ERD pada mulanya diusulkan oleh Peter Chen untuk desain sistem database relasional dan telah dikembangkan oleh yang lainnya. Serangkaian komponen utama diidentifikasikan untuk ERD : objek data, atribut, hubungan dan berbagai tipe indikator. Tujuan utama dari ERD adalah untuk mewakili objek data dan hubungan mereka.

Kardinalitas model data harus dapat merepresentsikan jumlah peristiwa dari objek di dalam hubungan yang diberikan. Tillmann mendefinisikan kardinalitas dari object-relationship pair dengan cara sebagai berikut: kardinalitas merupakan spesifikasi dari sejumlah peristiwa dari satu [objek] yang dapat dihubungkan ke sejumlah peristiwa dari [objek] yang lain. Dengan mempertimbangkan semua kombinasi dari ‘satu’ dan ‘banyak’, dua [objek] dapat dihubungkan sebagai:

1. Satu-ke-satu (1:1) 2. Satu-ke-banyak (1:N) 3. Banyak-ke-satu (N:1) 4. Banyak-ke-banyak (M:N)

Relasi antara dua file atau dua tabel dapat dikategorikan menjadi tiga macam, antara lain :

a. One to One Relationship

40

b. One to Many Relationship

Hubungan antara file pertama dan file kedua adalah satu berbanding banyak atau dapat pula dibalik menjadi banyak lawan satu.

c. Many to Many Relationship

Hubungan antara file pertama dan file kedua adalah banyak berbanding banyak.

2.7 Pengkodean

Pengkodean digunakan untuk tujuan mengklasifikasikan data, memasukkan data ke dalam komputer dan untuk mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan dengannya. Kode dapat dibentuk dari kumpulan angka, huruf dan karakter-karakter khusus (misalnya %, /, -, $, #, &, :, dan sebagainya). Angka merupakan simbol yang banyak digunakan pada sistem pengkodean. Akan tetapi kode yang berbentuk angka lebih dari 6 digit akan sulit untuk diingat.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengkodean, yaitu : a. Harus mudah diingat.

Supaya kode mudah diingat, maka dapat dilakukan dengan cara menghubungkan kode tersebut dengan obyek yang diwakilinya.

b. Harus unik.

Kode harus unik untuk masing-masing item yang diwakilinya. Unik berarti tidak ada kode yang kembar.

c. Harus fleksibel.

Kode harus fleksibel sehingga memungkinkan perubahan-perubahan atau penambahan item baru tetap dapat diwakili oleh kode.

d. Harus efisien.

Kode harus sependek mungkin, selain mudah diingat juga akan efisien bila direkam di simpanan luar komputer.

e. Harus konsisten.

Bilamana mungkin, kode harus konsisten dengan kode yang telah dipergunakan.

f. Harus distandarisasi.

Kode harus distandarisasi untuk seluruh tingkatan dan departemen dalam organisasi. Kode yang tidak standar akan mengakibatkan kebingungan, salah pengertian dan dapat cenderung terjadi kesalahan pemakaian bagi yang menggunakan kode tersebut.

g. Spasi dihindari.

Spasi di dalam kode sebaiknya dihindari, karena dapat menyebabkan kesalahan di dalam menggunakannya.

h. Hindari karakter yang mirip.

Karakter-karakter yang hampir serupa bentuk dan bunyi pengucapannya sebaiknya tidak digunakan dalam kode.

i. Panjang kode harus sama.

Masing-masing kode yang sejenis harus mempunyai panjang yang sama. Beberapa tipe dari kode :

1). Kode Urut (serial code)

42

2). Kode Mnemoik

yaitu kode yang dugunakan dengan mengambil sebagian karakter di item data.

3). Kode Blok (block code)

yaitu kode yang mengklasifikasikan item ke dalam kelompok blok tetentu yang mencerminkan satu klasifikasi tertentu.

4). Kode grup

yaitu kode yang berdasarkan field data, dengan tiap field mempunyai arti tertentu.

5). Kode desimal

yaitu kode yang mengklasifikasikan kode berdasarkan sepuluh unit angka desimal dari 0 sampai 12.

2.8 Perancangan Program

Perancangan program dimaksudkan untuk memudahkan pemrogram komputer dalam melaksanakan tugasnya. Pada langkah ini terdapat empat bagian, yaitu perancangan input / output, pengkodean, struktur menu dan kebutuhan sistem.

1. perancangan Keluaran dan Masukan (Input / Output ) a. Perancangan Masukan

Masukan (input) merupakan awal dimulainya proses informasi. Bahan mentah dari informasi adalah data yang terjadi dari transaksi-transaksi yang dilakukan oleh organisasi. Data hasil dari transaksi merupakan masukan untuk sistem informasi. Hasil dari sistem informasi tidak lepas dari data

yang dimasukkan. Sampah yang masuk sampah pula yang keluar (garbage in garbage out). Supaya tidak dihasilkan sampah, maka input yang masuk dalam sistem informasi harus tidak boleh berupa sampah. Oleh karena itu perancangan input harus berusaha membuat suatu sistem yang dapat menerima input yang bukan sampah.

b. Perancangan Keluaran

Keluaran (output) merupakan produk dari sistem informasi yang dapat dilihat. Istilah output ini kadang-kadang membingungkan, karena output dapat terdiri dari macam-macam jenis. Output dapat berupa hasil dari media keras (seperti misalnya kertas, microfilm) atau hasil media lunak (berupa tampilan di layar video). Output dapat diklasifikasikan ke dalam dua tipe, yaitu output intern (internal output) dan output ekstern (external output). Output intern adalah output yang dimaksudkan untuk mendukung kegiatan manajemen. Output ini akan tetap tinggal di dalam perusahaan dan akan disimpan sebagai arsip atau dimusnahkan bila sudah tidak digunakan lagi. Output jenis ini dapat berupa laporan-laporan terinci, laporan-laporan ringkasan dan laporan-laporan lainnya. Output ekstern adalah output yang akan didistribusikan kepada pihak luar yang membutuhkannya. Contoh output ekstern adalah faktur, cek, tanda terima pembayaran dan sebagainya. 2. Struktur Menu

Menu banyak digunakan dalam dialog karena merupakan jalur pemakai (user interface) yang mudah dipahami dan mudah digunakan. Menu berisi dengan beberapa alternatif atau pilihan yang disajikan kepada user. User dapat memilih pilihan di menu dengan cara menekan tombol angka atau huruf yang

44

dihubungkan dengan pilihan tersebut. Jika pilihan dari menu terlalu banyak, maka dapat diorganisasikan secara berjenjang.

3. Kebutuhan Sistem

Kebutuhan-kebutuhan sistem (systems requirements) yang harus diperhatikan dalam merancang sistem informasi antara lain :

a. Kebutuhan Perangkat Lunak (Software Requirements)

Sistem harus disesuaikan dengan ketersediaan perangkat lunak yang digunakan oleh perusahaan dan dapat mengikuti perubahan (upgrade) perangkat lunak yang dilakukan oleh perusahaan.

b. Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware Requirements)

Sistem harus disesuaikan dengan ketersediaan perangkat keras yang digunakan oleh perusahaan dan dapat mengikuti perubahan (upgrade) perangkat keras yang dilakukan oleh perusahaan.

2.9 Pengertian Rekayasa Perangkat Lunak

Rekayasa perangkat lunak adalah pendekatan sistematis untuk merekayasa perangkat lunak yang handal atau bermutu, tepat waktu dan dengan biaya yang optimal.

2.10 Model Proses Perangkat Lunak

Model proses perangkat lunak merupakan representasi abstrak dari proses perangkat lunak. Setiap model proses merepresentasikan suatu proses dari sudut pandang tertentu sehingga memberikan informasi parsial mengenai proses tersebut.

1. Model Waterfall

Model waterfall adalah paradigma rekayasa perangkat lunak yang paling luas dipakai dan paling tua. Model waterfall mengusulkan sebuah pendekatan kepada perangkat lunak yang sistematis dan sekuensial yang mulai pada tingkat dan kemajuan sistem pada seluruh analisis, desain, kode, pengujian, dan pemeliharaan. Setelah setiap tahap didefinisikan, tahap tersebut ‘diakhiri’ dan pengembangan berlanjut ketahap berikutnya.

Model Waterfall digambarkan sebagai berikut : REQUIREMENTS

ANALYSIS SYSTEM

DESIGN

PROGRAM DESIGN

CODING

UNIT & INTE-GRATION TESTING

SYSTEM TESTING

ACCEPTANCE TESTING

OPERATION & MAINTENANCE

Gambar 2.8 Model Waterfall 2. Model Incremental

model Incremental mengirimkan sebagian produk kecil yang merupakan bagian inti dari perangkat lunak, dimana produk tersebut akan mengembangkan dibuatnya produk lain untuk melengkapi perangkat lunak tersebut.

46

Gambar 2.9 Model Incremental yang dikembangkan dari metode Waterfall 3. Model Rapid Application and Development (RAD)

Model Rapid Application and Development (RAD) merupakan sebuah model proses perkembangan perangkat lunak sekuensial linier yang menekankan siklus perkembangan yang sangat pendek.

4. Model Evolusioner a. Model Prototipe

Model prototipe merupakan metode yang baik bagi pelanggan yang hanya menjelaskan sistem secara umum tidak secara detail. Dimulai dengan pengumpulan kebutuhan. Pengembang dan pelanggan bertemu dan mendefinisikan obyektif keseluruhan dari perangkat lunak, mengidentifikasikan segala kebutuhan yang diktahui, dan area garis besar dimana definisi lebih jauh merupakan keharusan kemudian dilakukan “perancangan kilat”.

Gambar 2.10 Model Prototipe b. Model Spiral

Model spiral merupakan model proses perangkat lunak yang evolusioner yang merangkai sifat iterative dari prototipe dengan cara control dan aspek sistematis dari model sekuensial linear. Model ini berpotensi untuk pengembangan versi pertambahan perangkat lunak secara cepat.

Model spiral digambarkan sebagai berikut :

48

c. Model Perkembangan Konkuren

Model perkembangan konkuren digunakan sebagai paradigma bagi pengembangan aplikasi client/server. Model proses konkuren dikendalikan oleh kebutuhan para pemakai, keputusan manajemen, hasil kajian.

2.11 Pengetesan Program

Sebelum program diterapkan, maka program harus bebas terlebih dahulu dari kesalahan–kesalahan. Oleh sebab itu program harus di test untuk menemukan kesalahan–kesalahan yang mungkin dapat terjadi. Kesalahan dari program yang mungkin terjadi dapat diklasifikasikan dalam tiga bentuk kesalahan, yaitu sebagai berikut :

1. Kesalahan bahasa (language errors) atau disebut juga dengan kesalahan penulisan (syntax errors) atau kesalahan tata bahasa (grammatical errors) adalah kesalahan didalam penulisan source program yang tidak sesuai dengan yang telah disyaratkan. Kesalahan ini relatip mudah ditemukan dan diperbaiki, karena kompiler akan memberitahukan letak dan sebab kesalahannya sewaktu program dikompilasi.

2. Kesalahan sewaktu proses (run–time errors), adalah kesalahan yang terjadi sewaktu executable program dijalankan. Kesalahan ini akan menyebabkan proses program berhenti sebelum selesai pada saatnya, karena kompiler menemukan kondisi–kondisi yang belum terpenuhi yang tidak bisa dikerjakan. Kesalahan ini relatip mudah ditemukan, karena juga ditunjukkan letak serta sebab kesalahannya.

Kesalahan logika (logical errors) adalah kesalahan dari logika program yang dibuat. Kesalahan seperti ini sulit ditemukan, karena tidak ada

pemberitahuan mengenai kesalahannya dan tetap akan didapatkan hasil dari proses program, tetapi hasilnya salah. Kesalahan seperti ini merupakan kesalahan yang berbahaya, karena bila tidak disadari dan tidak ditemukan, hasil yang salah dapat menyesatkan bagi yang menggunakannya. Cara mencari kesalahan logika dapat dilakukan dengan test data, yaitu dengan menjalankan program dengan menggunakan data tertentu dan membandingkan hasil pengolahannya dengan hasil yang sudah diketahui. Bila hasilnya berbeda, berarti mengalami kesalahan dan harus dilacak serta ditemukan sebab–sebab kesalahannya. Proses melacak kesalahan ini dikenal dengan istilah mencari kutu (debugging). Hasil pelacakannya adalah didapatkan kutu tersebut (bug yang berarti penyebab kesalahannya).

2.12 Konsep Client-Server

Konsep client-server yang berbasis pada aturan bahwa komputer server hanya akan mengirim data yang dibutuhkan oleh client, dimana proses penyiapan data dilakukan pada komputer server. Proses tersebut sedikit banyak dapat mengurangi beberapa permasalahan, baik dalam segi lalu lintas data maupun sumber daya dan biaya komputerisasi, karena kini sebuah perusahaan dapat menggunakan komputer berkemampuan rendah sebagai client dan memberi alokasi dana lebih besar untuk memperoleh komputer server dengan kemampuan lebih baik. Disamping itu keamanan data lebih terjamin.

a. Arsitektur Client-Server

Arsitektur client-server didasarkan pada hal sederhana : komputer yang berbeda melakukan tugas yang berbeda, dan setiap komputer bisa dioptimalkan untuk tugas tertentu. Di dalam lingkungan networking, DBMS (Data Base

50

Management Systems) terdapat pada satu komputer. Tetapi banyak aplikasi yang mengakses database, dan semua client melakukan permintaan dari database yang sama. Program yang menerima dan melayani permintaan ini adalah DBMS, dan komputer yang menjalankan DBMS disebut dengan server. Berdasarkan pada cara

PC Client dihubungkan ke komputer server, dikenal dua macam tingkatan

arsitektur yaitu model dua tingkatan (two tier) dan model tiga tingkatan (three tier).

1. Model Dua Tingkatan (Two Tier)

Dua tingkatan adalah proses dimana komputer workstasion membuat hubungan ke komputer server dan mempertahankan hubungan tersebut sampai proses selesai.

Hubungan yang terbentuk dalam model ini sangat konsumtif dalam sumber daya (alokasi memori, ruang hard disk, kontrol, dan lainnya), karenanya tidak efektif jika dilakukan untuk hubungan yang melibatkan banyak pemakai (misalnya pada sistem jaringan internet). Oleh karena itu model ini hanya dipraktekkan pada LAN.

2. Model Tiga Tingkatan (Three Tier)

Tiga tingkatan adalah model proses dimana kita menambahkan sebuah komputer yang bertugas untuk berhubungan dengan komputer server sehingga workstation/client tidak dapat berhubungan langsung dengan komputer server. Model ini cukup efektif, ia dapat membantu meningkatkan keamanan data karena begitu permintaan data ke server dilakukan, hubungan ke server diputuskan. Selanjutnya keperluan client

diproses pada komputer server, dan hubungan ke server hanya akan dilakukan jika memang diperlukan.

2.13 Perangkat Lunak Yang Digunakan 1. Borland Delphi 7.0

Dalam pengembangan sistem ini program aplikasi yang digunakan adalah

Borland Delphi 7.0. Delphi merupakan program aplikasi database berbasis

windows yang berbasis Pascal dari Borland. Selain itu juga Delphi memberikan fasilitas pembuatan aplikasi Visual seperti Visual Basic

Dalam pembuatan sebuah program, Delphi menggunakan sistem yang disebut RAD (Rapid Application Development). Sistem ini memanfaatkan bahasa pemrograman visual yang mempermudah bagi pemakainya mendesain tampilan program (user interface). Cara ini sangat bermanfaat untuk membuat program yang bekerja dalam sistem windows yang memang tampilan layarnya lebih rumit dibandingkan dengan sistem DOS dulu.

Program Delphi dikembangkan dengan Bahasa Pascal dan bekerja dalam lingkungan Windows 95 atau lebih. Delphi menjadikan pemakai tidak perlu membuat tampilan kotak layar, dialog, perangkat kontrol yang rumit dan menyita waktu dalam penulisan program. Beberapa keunggulan lainnya adalah kecepatan eksekusinya yang cepat, serta kemudahan akses berbagai format database. Borland Delphi memiliki keunggulan dibandingkan dengan aplikasi pemrograman visual berbasis windows lainnya, diantaranya:

a. Borland Delphi memiliki RAD (Rapid Application Development), yaitu perangkat pengembang yang mampu dengan mudah dan cepat menghasilkan program aplikasi.

52

b. Borland Delphi dapat membangun suatu program aplikasi dengan tatanan GUI (Graphical User Interface), yaitu program aplikasi yang menggunakan perantara untuk berinteraksi dengan pemakai (user).

c. Borland Delphi dapat dipakai untuk merancang program aplikasi sesuai dengan yang kita inginkan, serta mudah dan cepat diakses.

2. Microsoft Sql Server 7.0

Microsoft Sql Server sebenarnya merupakan susunan salah satu konsep utama dalam database sejak lama, yaitu SQL (Structure Query Language). Keandalan suatu sistem database (DBMS) dapat diketahui dari cara kerja optimizernya dalam melakukan proses perintah-perintah SQL yang dibuat oleh user maupun program-program aplikasinya. Sebagai database server, Microsoft Sql Server dapat dikatakan lebih unggul dibandingkan database server lainnya dalam query data. Microsoft Sql Server adalah satu dari sekian banyak sistem database, merupakan terobosan solusi yang tepat dalam aplikasi database.

2.14 Metode Pengujian Sistem

1. White-Box

Pengujian white box dilakukan untuk menguji prosedur-prosedur yang ada. Lintasan lojik yang dilalui oleh setiap bagian prosedur diuji dengan memberikan kondisi/loop spesifik. Pengujian white box menjamin pengujian terhadap semua lintasan yang tidak bergantungan minimal satu kali, mencoba semua keputusan lojik dari sisi ‘true’ dan ‘false’, eksekusi semua loop dalam batasan kondisi dan batasan operasionalnya dan pengujian validasi data internal. Konsep Pengujian Basis Path antara lain :

a. Merupakan bagian dari pengujian white-box dalam hal pengujian prosedur-prosedur;

b. Mempergunakan notasi aliran graph (node, link untuk merepresentasikan sequence, if, while, until dll.);

c. Konsep kompleksitas cyclomatic antara lain cara perhitungan daerah tertutup pada graph planar dimana dapat menghubungkan batas atas jumlah pengujian yang harus direncanakan dan dieksekusi untuk menjamin pengujian seluruh statement program.

d. Memunculkan kasus-kasus yang akan diuji dengan membuat daftar lintasan kasus pengujian berdasarkan kompleksitas dan cyclomatic yang didapat.

e. Membuat alat bantu matrik graph yang membantu pengawasan pengujian.

2. Black-Box

Pengujian yang dilakukan untuk antarmuka perangkat lunak, pengujian ini dilakukan untuk memperlihatkan bahwa fungsi-fungsi bekerja dengan baik dalam arti masukan yang diterima dengan benar dan keluaran yang dihasilkan benar-benar tepat, pengintegrasian dari eksternal data berjalan dengan baik.

Metode pengujian black-box memfokuskan pada requirement fungsi dari perangkat lunak, pengujian ini merupakan komplenetari dari pengujian white-box. Pengujian white-box dilakukan terlebih dahulu pada proses pengujian, sedangkan pengujian black-box dilakukan pada tahap akhir dari pengujian perangkat lunak.

Proses yang terdapat dalam proses pengujian black-box antara lain sebagai berikut :

54

a. Pembagian kelas data untuk pengujian setiap kasus yang muncul pada pengujian white-box.

b. Analisis batasan nilai yang berlaku untuk setiap data. c. Batasan-batasan yang terdapat dalam setiap data.

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan perbandingan antara tujuan pembangunan perangkat lunak yang akan dibangun dengan hasil pengujian baik secara alpha maupun beta maka diambil kesimpulan sebagai berikut:

1. Perangkat lunak yang dibangun dapat mengefisiensikan data dan mempermudah dalam mengirimkan data antar komputer.

2. Sistem informasi ini mempercepat dalam proses pencarian data penduduk.

5.2 Saran

Terlepas dari kelebihan-kelebihan, sebuah perangkat lunak pastilah memiliki kekurangan-kekurangan yang sifatnya masih dapat dikembangkan lagi di kemudian hari. Adapun saran-saran dalam pengembangan aplikasi sistem pengolahan arsip kependudukan ini adalah sebagai berikut:

1. Untuk penyempurnaan, perangkat lunak ini dapat dibangun ke arah sistem terdistribusi yang lebih baik dan mendukung semua fitur yang ada dalam sistem terdistribusi.

2. Untuk perkembangannya, perangkat lunak ini bisa dikembangkan menjadi aplikasi berbasis web.

DAFTAR PUSTAKA

[1] Jogiyanto HM,Akt MBA, “Analisis dan Desain Sistem Informasi: pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis”, Andi,Yogyakarta:2005.

[2] Abdul Kadir, “Pengenalan Sistem Informasi”,Andi, Yogyakarta:2003.

[3] Sulistiyo Basuki, “Manajemen Arsip Dinamis pengantar memahami dan mengelola Informasi dan Dokumen”, Gramedia, Jakarta : 2003.

[4] Tyleod Mcd Raymond, Sistem Informasi Management, Pustaka Binaan Prasindo, Jakarta,1992.

[5] Roger S. Presman, Ph.D, Rekayasa Perangkat Lunak, Andi, Yogyakarta:2002. [6] Buku Pedoman Unit Pelayanan Kota Bandung Tentang Peningkatan Mutu

Layanan Kepada Masyarakat.

APLIKASI SISTEM PENGOLAHAN ARSIP LAPORAN

SURAT KEPENDUDUKAN DI KELURAHAN SADANG

SERANG KECAMATAN COBLONG BANDUNG

BERBASIS CLIENT SERVER

AKMAL KUNDRAT DWIPUTRA

10104196

Pembimbing

Muhammad Nasrun, S.Si., M.T. NIP. 41277006011

Menyetujui,

Ketua Jurusan Teknik Informatika

Mira Kania Sabariah, S.T., M.T. NIP. 41277006008

LEMBAR PENGESAHAN

APLIKASI SISTEM PENGOLAHAN ARSIP LAPORAN

SURAT KEPENDUDUKAN DI KELURAHAN SADANG

SERANG KECAMATAN COBLONG BANDUNG

BERBASIS CLIENT SERVER

AKMAL KUNDRAT DWIPUTRA

10104196

Penguji I

Mira Kania Sabariah, S.T., M.T. NIP. 41277006008

Penguji II

Muhammad Nasrun, S.Si., M.T. NIP. 41277006011

Penguji III

Tati Harihayati M, M.T. NIP. 41277006006

53

a. Merupakan bagian dari pengujian white-box dalam hal pengujian prosedur-prosedur;

b. Mempergunakan notasi aliran graph (node, link untuk merepresentasikan sequence, if, while, until dll.);

c. Konsep kompleksitas cyclomatic antara lain cara perhitungan daerah tertutup pada graph planar dimana dapat menghubungkan batas atas jumlah pengujian yang harus direncanakan dan dieksekusi untuk menjamin pengujian seluruh statement program.

d. Memunculkan kasus-kasus yang akan diuji dengan membuat daftar lintasan kasus pengujian berdasarkan kompleksitas dan cyclomatic yang didapat.

e. Membuat alat bantu matrik graph yang membantu pengawasan pengujian. 2. Black-Box

Pengujian yang dilakukan untuk antarmuka perangkat lunak, pengujian ini dilakukan untuk memperlihatkan bahwa fungsi-fungsi bekerja dengan baik dalam arti masukan yang diterima dengan benar dan keluaran yang dihasilkan benar-benar tepat, pengintegrasian dari eksternal data berjalan dengan baik.

Metode pengujian black-box memfokuskan pada requirement fungsi dari perangkat lunak, pengujian ini merupakan komplenetari dari pengujian white-box. Pengujian white-box dilakukan terlebih dahulu pada proses pengujian, sedangkan pengujian black-box dilakukan pada tahap akhir dari pengujian perangkat lunak.

Proses yang terdapat dalam proses pengujian black-box antara lain sebagai berikut :

54

a. Pembagian kelas data untuk pengujian setiap kasus yang muncul pada pengujian white-box.

b. Analisis batasan nilai yang berlaku untuk setiap data. c. Batasan-batasan yang terdapat dalam setiap data.

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan perbandingan antara tujuan pembangunan perangkat lunak yang akan dibangun dengan hasil pengujian baik secara alpha maupun beta maka diambil kesimpulan sebagai berikut:

1. Perangkat lunak yang dibangun dapat mengefisiensikan data dan mempermudah dalam mengirimkan data antar komputer.

2. Sistem informasi ini mempercepat dalam proses pencarian data penduduk.

5.2 Saran

Terlepas dari kelebihan-kelebihan, sebuah perangkat lunak pastilah memiliki kekurangan-kekurangan yang sifatnya masih dapat dikembangkan lagi di kemudian hari. Adapun saran-saran dalam pengembangan aplikasi sistem pengolahan arsip kependudukan ini adalah sebagai berikut:

1. Untuk penyempurnaan, perangkat lunak ini dapat dibangun ke arah sistem terdistribusi yang lebih baik dan mendukung semua fitur yang ada dalam sistem terdistribusi.

2. Untuk perkembangannya, perangkat lunak ini bisa dikembangkan menjadi aplikasi berbasis web.

DAFTAR PUSTAKA

[1] Jogiyanto HM,Akt MBA, “Analisis dan Desain Sistem Informasi: pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis”, Andi,Yogyakarta:2005.

[2] Abdul Kadir, “Pengenalan Sistem Informasi”,Andi, Yogyakarta:2003.

[3] Sulistiyo Basuki, “Manajemen Arsip Dinamis pengantar memahami dan mengelola Informasi dan Dokumen”, Gramedia, Jakarta : 2003.

[4] Tyleod Mcd Raymond, Sistem Informasi Management, Pustaka Binaan Prasindo, Jakarta,1992.

[5] Roger S. Presman, Ph.D, Rekayasa Perangkat Lunak, Andi, Yogyakarta:2002. [6] Buku Pedoman Unit Pelayanan Kota Bandung Tentang Peningkatan Mutu

Layanan Kepada Masyarakat.

LEMBAR PENGESAHAN

APLIKASI SISTEM PENGOLAHAN ARSIP LAPORAN

SURAT KEPENDUDUKAN DI KELURAHAN SADANG

SERANG KECAMATAN COBLONG BANDUNG

BERBASIS

CLIENT SERVER

AKMAL KUNDRAT DWIPUTRA

10104196

Pembimbing

Muhammad Nasrun, S.Si., M.T. NIP. 41277006011

Menyetujui,

Ketua Jurusan Teknik Informatika

Mira Kania Sabariah, S.T., M.T. NIP. 41277006008

LEMBAR PENGESAHAN

APLIKASI SISTEM PENGOLAHAN ARSIP LAPORAN

SURAT KEPENDUDUKAN DI KELURAHAN SADANG

SERANG KECAMATAN COBLONG BANDUNG

BERBASIS

CLIENT SERVER

AKMAL KUNDRAT DWIPUTRA

10104196

Penguji I

Mira Kania Sabariah, S.T., M.T. NIP. 41277006008

Penguji II

Muhammad Nasrun, S.Si., M.T. NIP. 41277006011

Penguji III

Tati Harihayati M, M.T. NIP. 41277006006