Laporan Aplikasi Arsip Surat Berbasis We

APLIKASI ARSIP SURAT BERBASIS WEB
( Studi Kasus : PT. Pos Indonesia )

LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN
Diajukan untuk memenuhi kelulusan matakuliah Praktek Kerja Lapangan
pada Jurusan Teknik Informatika

Oleh :
REJA ABDILLAH

1.12.3.109

PROGRAM DIPLOMA III TEKNIK INFORMATIKA
POLITEKNIK POS INDONESIA
BANDUNG
2015

LEMBAR PENGESAHAN

APLIKASI ARSIP SURAT BERBASIS WEB
( Studi Kasus : PT. Pos Indonesia )

REJA ABDILLAH

1.12.3.109

Laporan Praktek Kerja Lapangan ini telah diperiksa, disetujui dan diseminarkan di
Bandung, Mei 2015
Oleh :
Pembimbing Lapangan,

Iwan Irwansyah
NIK. 103.750.56

Pembimbing,

Muhammad Ruslan Maulani, S.Kom.
NIK. 103.820.70

Menyetujui,
Ka. Prodi DIII Teknik Informatika

Iwan Setiawan, ST., MT
NIK : 105.760.82

LEMBAR PENGESAHAN

APLIKASI ARSIP SURAT BERBASIS WEB
( Studi Kasus : PT. Pos Indonesia )

REJA ABDILLAH

1.12.3.109

Laporan Praktek Kerja Lapangan ini telah diperiksa, disetujui dan diseminarkan di
Bandung, . . . Mei 2015
Oleh :
Penguji I,

Penguji II,

Muhammad Ruslan Maulani, S.Kom.
NIK. 103.820.70

Azizah Zakiah, S.Kom.,MT
NIK. 109.83.130

Menyetujui,
Koordinator Praktek Kerja Lapangan

Azizah Zakiah, S.Kom.,MT
NIK. 109.83.130

ABSTRAK
Perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya, menghasilkan suatu
rekaman dari suatu proses yang dikenal dengan istilah arsip. Arsip dapat difungsikan
sebagai acuan dalam pengambilan suatu kebijakan, pendokumentasian bagi suatu
perusahaan. Potensi manfaat arsip yang ada diatas kurang begitu digali dan
dimanfaatkan oleh beberapa perusahaan baik pemerintahan, maupun instansi swasta.
Pembuatan aplikasi ini dibangun untuk pengelolaan surat masuk, surat keluar
dan surat keputusan. Untuk mewujudkan itu, maka perlu dibuat aplikasi Arsip Surat

Berbasis Web ( Studi Kasus : PT. Pos Indonesia ). Bertujuan untuk membuat suatu
sistem pendataan arsip surat secara terkomputerisasi. aplikasi Arsip Surat Berbasis
Web ( Studi Kasus : PT. Pos Indonesia ) yang akan dibangun, dibuat dengan
menggunakan tools seperti bahasa pemrograman menggunakan PHP. Web editor
menggunakan Adobe Dreamweaver 8, database menggunakan MySQL. Tujuan
Penelitian adalah untuk menghasilkan aplikasi Arsip Surat Berbasis Web di PT. Pos
Indonesia.
Kata Kunci

: Arsip surat, PHP, MySQL.

ABSTRACT
Company in conducting the business processes, generate documentation of
a process or known as the archive. Archive can be used as a reference in a policymaking, documentation for an company. the potential benefits of existing archives
can be utilized by company less government, private institutions.
Applications Archive Documents and Letters built for the management of
incoming mail, outgoing mail and decrees. To realize that it needs to be made Web
Based Application Archive Letters ( Case Study: PT. Pos Indonesia ). The
objective of research to create a data collection system archives documents and
computerized. Web Based Application Archive Letters ( Case Study: PT. Pos

Indonesia ) to be built, made by using tools such as programming languages using
PHP. Web editor using Adobe Dreamweaver 8, using a MySQL database.
Objective to generate Web Based Application Archive Letters in PT. Pos
Indonesia.
Keywords

: Mail archive, PHP, MySQL.

KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah
memberikan Rahmat dan Karunia-Nya kepada penulis sehingga dapat menyusun
laporan aplikasi yang berjudul “Aplikasi Arsip Surat Berbasis Web

( Studi

Kasus : PT. Pos Indonesia )” tepat pada waktunya.
Proyek ini dibuat untuk memenuhi kelulusan dari mata kuliah Praktek Kerja
Lapangan pada Program Studi D3 Teknik Informatika di Politeknik Pos Indonesia.
Disadari sepenuhnya bahwa dalam pembuatan laporan Praktek Kerja Lapangan ini
tidak terlepas dari berbagai kekurangan baik dari segi isi maupun bahasa, oleh karena

itu kritik dan saran penulis harapkan untuk perbaikan di masa yang akan datang.
Tidak lupa penulis ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah
membantu penulis baik berupa moril maupun materi. Dengan hati tulus penulis
mengucapkan terima kasih banyak kepada :
1. Dr. Ir. Agus Purnomo, M.T., selaku Direktur Politeknik Pos Indonesia.
2. Iwan Setiawan, ST, selaku Ketua Program Studi D3 Teknik Informatika
Politeknik Pos Indonesia.
3. Iwan Irwansyah, selaku Pembimbing Lapangan di PT. Pos Indonesia.
4. PT. Pos Indonesia, Cabang Bandung Cihapit Jl. Banda No. 30 Bandung

40114A, Kelurahan Cihapit, Kecamatan Bandung Wetan, Provinsi Jawa
Barat, Indonesia.
5. Muhammad Ruslan Maulani, S.Kom., selaku Dosen Pembimbing di
Politeknik Pos Indonesia.
6. Orang tua kami tercinta, yang telah tulus dan ikhlas membantu kami baik
berupa moril maupun materil.
Bandung, 08 Mei 2015
Penulis

DAFTAR ISI

Abstrak ……………………………………………………………………..

i

Abstract …………………………………………………………………….

ii

Kata Pengantar ……………………………………………………………..

iii

Daftar Isi ……………………………………………………………………

iv

Daftar Gambar ……………………………………………………………...

v

Daftar Tabel ……………………………………………………….............

vi

Daftar Simbol ………………………………………………………...........

vii

BAB I Pendahuluan ………………………………………………………...

I-1

1.1 Latar Belakang ………………………………………………....

I-1

1.2 Identifikasi Masalah ……………………………………………

I-2

1.3 Tujuan ………………………………………………………….

I-2

1.4 Ruang Lingkup ………………………………………………....

I-2

1.5 Sistematika Penulisan …………………………………………..

I-2

BAB II Landasan Teori …………………………………………………….

II-1

2.1 Arsip …………………………………………………………....

II-1

2.2 Surat …………………………………………………………….

II-1

2.3 Sistem …………………………………………………………..

II-1

2.3.1 Karakteristik Sistem ……………………………………..

II-1

2.4 Informasi ……………………………………………………….

II-3

2.4.1 Siklus Informasi …………………………………………

II-4

2.4.2 Kualitas Informasi ……………………………………….

II-5

2.5 Website ...……………………………………………………….

II-6

2.6 XAMPP ………………………………………………………...

II-6

2.7 PHP …………………………………………………………….

II-7

2.8 MySQL …………………………………………………………

II-8

2.9 PT. Pos Indonesia ………………………………………………

II-8

2.9.1 Visi, misi dan moto PT. Pos Indonesia ………………....

II-9

2.9.2 Struktur Organisasi PT. Pos Indonesia ………………….

II-10

BAB III Analisis dan Perancangan …………………………………………

III- 1

3.1 Analisis …………………………………………………………

III-1

3.1.1 Analisis Sistem yang sedang berjalan …………………..

III-1

3.1.1.1 Analisis Prosedur / Flow Map
yang sedang berjalan …………………………..

III-2

3.1.2 Analisis Sistem yang akan dibangun ……………………

III-2

3.1.2.1 Analisis Prosedur / Flow Map
yang akan dibangun ……………………………
3.1.2.2 Analisis kebutuhan aplikasi ……………………

III-3
III-20

3.1.2.3 Analsis kebutuhan perangkat lunak
dan perangkat keras …………………………….

III-21

3.2 Perancangan …………………………………………………….

III-21

3.2.1 Proses Bisnis …………………………………………….

III-22

3.2.2 Unified Modeling Language ( UML ) …………………...

III-22

3.2.3 Use Case Diagram ……………………………………….

III-23

3.2.4 Class Diagram …………………………………………...

III-62

3.2.5 Sequence Diagram ……………………………………....

III-45

3.2.6 Collaboration Diagram …………………………………..

III-56

3.2.7 Activity Diagram ………………………………………...

III-59

3.2.8 Statechart Diagram ….…………………………………...

III-72

3.2.9 Component Diagram …………………………………….

III-79

3.2.10 Deployment Diagram ……………………………………

III-80

3.2.11 Struktur Menu ……………………………………………

III-80

3.2.12 Perancangan Antarmuka ………………………………...

III-81

BAB IV Implementasi dan Pengujian ……………………………………...

IV-1

4.1 Lingkungan Implementasi ……………………………………...

IV-1

4.2 Pembahasan hasil Implementasi ……………………………….

IV-2

4.3 Pengujian dan hasil Pengujian ………………………………….

IV-6

Bab V Kesimpulan dan Saran ………………………………………………

V-1

5.1 Kesimpulan ……………………………………………………..

V-1

5.2 Saran ……………………………………………………………

V-1

Daftar Pustaka ………………………………………………………………

viii

DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1

Siklus Informasi …………………………………………....

II-5

Gambar 2.2

Struktur Organisasi …………………………………………

II-10

Gambar 3.1

Proses Bisnis ………………………………………………..

III-22

Gambar 3.2

Use Case Diagram aplikasi …………………………………

III-23

Gambar 3.3

Class Diagram ……………………………………………… III-44

Gambar 3.4

Sequence Diagram proses Login …………………………… III-45

Gambar 3.5

Sequence Diagram lihat data surat dan cari data surat
di halaman web Dokumen ………………………………….

III-46

Gambar 3.6

Sequence Diagram kelola surat masuk ……………………..

III-47

Gambar 3.7

Sequence Diagram disposisi data surat masuk ……………..

III-49

Gambar 3.8

Sequence Diagram kelola surat keluar ……………………..

III-51

Gambar 3.9

Sequence Diagram kelola pengguna ……………………….

III-53

Gambar 3.10 Sequence Diagram cetak data surat
di halaman we Laporan …………………………………….

III-55

Gambar 3.11 Sequence Diagram proses Logout ………………………….

III-56

Gambar 3.12 Collaboration Diagram kelola Dokumen …….…………….

III-57

Gambar 3.13 Collaboration Diagram kelola Surat Masuk ………………..

III-58

Gambar 3.14 Collaboration Diagram disposisi surat masuk ……………...

III-58

Gambar 3.15 Collaboration Diagram kelola Surat Keluar ……………......

III-59

Gambar 3.16 Collaboration Diagram kelola pengguna …………………...

III-59

Gambar 3.17 Statechart Diagram proses Login …………………………..

III-72

Gambar 3.18 Statechart Diagram lihat data surat dan cari data surat
di halaman web Dokumen ………………………………….

III-73

Gambar 3.19 Statechart Diagram kelola surat masuk …………………….

III-74

Gambar 3.20 Statechart Diagram disposisi surat masuk ………………….

III-75

Gambar 3.21 Statechart Diagram kelola surat keluar …………………….. III-76
Gambar 3.22 Statechart Diagram kelola pengguna ……………………….

III-77

Gambar 3.23 Statechart Diagram cetak data surat ………………………..

III-78

Gambar 3.24 Statechart Diagram proses Logout …………………………. III-79
Gambar 3.25 Component Diagram aplikasi ………………………………

III-80

Gambar 3.26 Deployment Diagram aplikasi ……………………………...

III-80

Gambar 3.27 Struktur Menu ………………………………………………

III-81

Gambar 3.28 Antarmuka Login …………………………………………..

III-81

Gambar 3.29 Antarmuka Home …………………………………………..

III-82

Gambar 3.30 Antarmuka Pos Indonesia …………………………………..

III-82

Gambar 3.31 Antarmuka Dokumen ………………………………………. III-83
Gambar 3.32 Antarmuka Surat Masuk ……………………………………

III-83

Gambar 3.33 Antarmuka Surat Keluar ……………………………………

III-84

Gambar 3.34 Antarmuka Disposisi ……………………………………….

III-84

Gambar 3.35 Antarmuka Laporan ………………………………………...

III-85

Gambar 3.36 Antarmuka Pengguna ………………………………………. III-85
Gambar 3.37 Antarmuka Contact Us ……………………………………..

III-86

DAFTAR TABEL
Tabel viii

Daftar Simbol Flowmap ……………………………………

viii-1

Tabel viii

Daftar Simbol Use Case Diagram ………………………….

viii-1

Tabel viii

Daftar Simbol Sequence Diagram …………………….........

viii-2

Tabel viii

Daftar Simbol Activity Diagram ..……………………….....

viii-3

Tabel viii

Daftar Simbol Collaboration Diagram ……………………... viii-3

Tabel viii

Daftar Simbol Statechart Diagram …………..……………... viii-4

Tabel viii

Daftar Simbol Class Diagram …………..…………………..

Tabel 3.1

Analisis Prosedur / Flow Map yang sedang berjalan ………. III-2

Tabel 3.2

Flowmap proses Login ……………………………………..

Tabel 3.3

Flowmap halaman utama ( Home ) ………………………… III-4

Tabel 3.4

Flowmap halaman web Pos Indonesia ……………………..

III-5

Tabel 3.5

Flowmap halaman web Dokumen ………………………….

III-6

Tabel 3.6

Flowmap halaman web Surat Masuk ………………………. III-7

Tabel 3.7

Flowmap halaman web Surat Keluar ………………………. III-11

Tabel 3.8

Flowmap halaman web Disposisi …………………………..

Tabel 3.9

Flowmap halaman web Laporan …………………………… III-17

Tabel 3.10

Flowmap halaman web Contact Us ………………………..

III-19

Tabel 3.11

Flowmap halaman web Log Out …………………………...

III-20

Tabel 3.12

Deskripsi Aktor …………………………………………….

III-23

Tabel 3.13

Deskripsi Menu Website ……………………………………

III-24

Tabel 3.14

Skenario proses Login ……………………………………… III-25

Tabel 3.15

Skenario tampil halaman utama ( Home ) ………………….

III-25

Tabel 3.16

Skenario tampil halaman web Pos Indonesia ………………

III-26

Tabel 3.17

Skenario lihat data surat di halaman web Dokumen ……….

III-26

Tabel 3.18

Skenario cari data surat di halaman web Dokumen ………..

III-27

Tabel 3.19

Skenario lihat data surat di halaman web Surat Masuk …….

III-28

Tabel 3.20

Skenario input data surat masuk di
halaman web Surat masuk ………………………………….

Tabel 3.21

viii-4
III-3

III-14

III-28

Skenario edit data surat masuk
di halaman web Surat masuk ……………………………….

III-29

Tabel 3.22

Skenario hapus data surat
di halaman web Surat masuk ……………………………….

III-30

Tabel 3.23

Skenario detail surat di halaman web Surat masuk ………...

III-31

Tabel 3.24

Skenario cari data surat masuk
di halaman web Surat masuk ……………………………….

III-32

Tabel 3.25

Skenario disposisi data surat masuk ………………………..

III-33

Tabel 3.26

Skenario lihat data surat keluar
di halaman web Surat Keluar ………………………………. III-34

Tabel 3.27

Skenario input data surat keluar
di halaman web Surat Keluar ………………………………. III-34

Tabel 3.28

Skenario edit data surat keluar
di halaman web Surat Keluar ………………………………. III-35

Tabel 3.29

Skenario hapus data surat keluar
di halaman web Surat Keluar ………………………………. III-36

Tabel 3.30

Skenario detail surat keluar
di halaman web Surat Keluar ………………………………. III-37

Tabel 3.31

Skenario cari data surat keluar
di halaman web Surat Keluar ………………………………. III-38

Tabel 3.32

Skenario tambah pengguna di halaman web Pengguna ……. III-39

Tabel 3.33

Skenario edit pengguna di halaman web Pengguna ………..

Tabel 3.34

Skenario cetak data surat masuk

III-39

di halaman web Laporan …………………………………… III-40
Tabel 3.35

Skenario cetak data surat keluar
di halaman web Laporan …………………………………… III-41

Tabel 3.36

Skenario cari data surat masuk di halaman web Laporan ….. III-42

Tabel 3.37

Skenario halaman web Contact Us …………………………

III-43

Tabel 3.38

Skenario halaman web Log Out ……………………………

III-43

Tabel 3.39

Activity Diagram proses Login …………………………….

III-60

Tabel 3.40

Activity Diagram lihat data surat dan cari data surat
di halaman web Dokumen ………………………………….

III-61

Tabel 3.41

Activity Diagram kelola surat masuk ………………………

III-62

Tabel 3.42

Activity Diagram disposisi data surat masuk ………………

III-64

Tabel 3.43

Activity Diagram kelola surat keluar ………………………. III-66

Tabel 3.44

Activity Diagram kelola pengguna …………………………

III-68

Tabel 3.45

Activity Diagram cetak data surat ………………………….

III-70

Tabel 3.46

Activity Diagram proses Log Out ………………………….

III-71

DAFTAR SIMBOL

Simbol

Flowmap
Keterangan
Simbol untuk menyatakan mulai (start) atau pun berhenti.
Kotak Masukan, untuk membaca data yang kemudian
diberikan sebagai harga suatu variabel.
Kotak Penugasan, untuk memberi harga kepada suatu
variabel atau untuk melakukan perhitungan matematika
yang hasilnya diberikan sebagai harga suatu variabel.
Kotak
Keluaran,
untuk
mencetak
(dan/atau
menyimpan)hasil keluaran.
Kotak

keputusan,

untuk

memutuskan

arah

atau

percabangan yang diambil sesuai dengan kondisi benar
atau salah.
Simbol penghubung, untuk penghubung bila diagram alur
terputus ( masih dalam satu halaman ).
Simbol penghubung, untuk penghubung bila diagram alur
terputus ( dihalaman yang berbeda ).
Tabel vii Daftar Simbol Flowmap

Nama Komponen

Use Case Diagram
Keterangan

Simbol

Use case digambarkan sebagai lingkaran elips

Use Case

dengan nama use case dituliskan didalam elips
tersebut.
Actor adalah pengguna sistem. Actor tidak
terbatas hanya manusia saja, jika sebuah sistem

Actor

berkomunikasi

dengan

aplikasi

lain

dan

membutuhkan input atau memberikan output,
maka aplikasi tersebut juga bisa dianggap

Association

sebagai actor.
Asosiasi digunakan untuk menghubungkan actor
dengan use case. Asosiasi digambarkan dengan
sebuah garis yang menghubungkan antara Actor

dengan Use Case.
Tabel vii Daftar Simbol Use Case Diagram

Nama Komponen

Sequence Diagram
Keterangan
Object merupakan instance dari sebuah class

Simbol

dan dituliskan tersusun secara horizontal.

Object

Digambarkan sebagai sebuah class (kotak)
dengan

nama

object

didalamnya

yang

diawali dengan sebuah titik koma.
Actor juga dapat berkomunikasi dengan

Actor

object , maka actor juga dapat diurutkan
sebagai kolom. Simbol Actor sama dengan
simbol pada Actor Use Case Diagram.
Lifeline mengindikasikan keberadaan sebuah object

Lifeline

dalam basis waktu. Notasi untuk Lifeline adalah
garis putus-putus vertikal yang ditarik dari sebuah
object.
Activation dinotasikan sebagai sebuah kotak segi

Activation

empat

yang

digambar

mengindikasikan
Message

sebuah

melakukan sebuah aksi.
Message, digambarkan
horizontal

antara

pada

sebuah

obyek
dengan
Activation

lifeline.

yang
anak

akan
panah

Message

mengindikasikan komunikasi antara object.
Tabel vii Daftar Simbol Sequence Diagram

Simbol


Activity Diagram
Keterangan
Titik awal
Titik akhir
Activity
Pilihan untuk mengambil keputusan
Fork; Digunakan untuk menunjukkan kegiatan yang dilakukan secara parallel
atau untuk menggabungkan dua kegiatan paralel menjadi satu.
Rake; Menunjukkan adanya dekomposisi
Tanda waktu
Tanda pengiriman
Tanda penerimaan
Aliran akhir (Flow Final)
Tabel vii Daftar Simbol Activity Diagram

Collaboration Diagram
Keterangan

Nama Komponen

Simbol

Object merupakan instance dari sebuah class dan
Object

dituliskan tersusun secara horizontal. Digambarkan
sebagai sebuah class (kotak) dengan nama object
didalamnya yang diawali dengan sebuah titik koma.
Actor juga dapat berkomunikasi dengan object , maka

Actor

actor juga dapat diurutkan sebagai kolom. Simbol
Actor sama pada Actor Use Case Diagram.

Message

Message, digambarkan dengan anak panah yang
mengarah antar obyek dan diberi label urutan nomor
yang mengindikasikan urutan komunikasi yang terjadi
antar obyek.
Tabel vii Daftar Simbol Collaboration Diagram

BAB I
PENDAHULUAN
1.

Latar Belakang
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi telah mengalami percepatan

yang tinggi membuat sebuah perubahan yang sangat luar biasa bagi kehidupan
manusia. Hal ini menuntut semua sumber daya manusia untuk terus berpacu dalam
meningkatkan kinerja guna mengimbangi berkembangnya teknologi. Setiap sumber
daya manusia dituntut untuk terus selalu update dengan perkembangan teknologi.
Penerapan teknologi yang jelas terlihat dalam suatu perusahaan diantaranya adalah
dalam bidang informasi.
Semakin besar dan beragamnya data atau informasi yang terkumpul di
perusahaan, menuntut adanya perlakuan yang baik pada manajemen informasi. Tidak
ubahnya juga pada informasi mengenai arsip di suatu perusahaan, perlu adanya
manajemen arsip agar arsip yang ada pada perusahaan tersebut dapat terkelola
dengan baik. Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun
bagan yang memuat keterangan - keterangan mengenai sesuatu subyek ( pokok
persoalan ) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan
orang.[ CITATION HBa03 \l 1033 ]3

Pengelolaan arsip yang kurang maksimal di perusahaan saat ini berawal dari
lemahnya sumber daya manusia, teknologi dan belum tumbuhnya kesadaran akan
penting arsip. Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang surat dan kearsipan, PT.
Pos Indonesia harus dapat memaksimalkan dan memanajemen arsip sehingga dapat
meningkatkan aktifitas perusahaan menjadi lebih baik. Padahal bila dilihat dari
fungsinya, arsip merupakan sumber yang penting dan harus dikelola dengan baik.
Kearsipan merupakan tanda bukti dalam seluruh kegiatan dalam suatu perusahaan,
dan disamping itu merupakan pula pusat ingatan, sumber informasi dan sumber atau
bukti sejarah.
Berdasarkan uraian tersebut, maka penulis tertarik untuk membuat suatu
aplikasi kearsipan dengan berbasis web. Penulis mengangkat masalah ini sebagai
tugas Praktek Kerja Lapangan guna melengkapi salah satu syarat kelulusan Program
Studi D-III Teknik Informatika di Politeknik Pos Indonesia. Hal inilah yang menjadi
latar belakang penulis untuk mengambil judul Praktek Kerja Lapangan tentang
“Aplikasi Arsip Surat Berbasis Web ( Studi Kasus : PT. Pos Indonesia )”.
1.2

Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, maka dapat di identifikasikan beberapa

masalah yang menjadi persoalan diantaranya :
1. Proses pengarsipan surat belum terkomputerisasi.
2. Proses pengarsipan kurang tertata.
1.3

Tujuan
Tujuan pembuatan Aplikasi Arsip Surat Berbasis Web ( Studi Kasus : PT. Pos

Indonesia ) sebagai berikut :
1. Membuat proses pengarsipan surat secara terkomputerisasi.
2. Proses pengarsipan menjadi lebih rapih.
1.4

Ruang Lingkup
Berdasarkan dari judul proyek aplikasi, ruang lingkup dari implementasi

aplikasi ini adalah pada bagian pengelolaan data arsip yang ada di PT. Pos Indonesia,
Cabang Bandung Cihapit Jl. Banda No. 30 Bandung 40114A, Kelurahan Cihapit,

Kecamatan Bandung Wetan, Provinsi Jawa Barat, Indonesia. Data arsip yang
dimaksud adalah pengelolaan data surat masuk, surat keluar, disposisi dan laporan.
1.5

Sistematika Penulisan
Dalam penyajian laporan ini terbagi dalam beberapa bagian dan bab, adapun

penyajianya adalah sebagai berikut :
-

BAB 1 Pendahuluan
Berisi latar belakang masalah, identifikasi masalah, tujuan, ruang lingkup,
sistematika penulisan.

-

BAB 2 Tinjauan Pustaka
Berisi teori - teori yang digunakan dalam membuat laporan PKL termasuk
didalamnya uraian tentang gambaran umum Perusahaan dimana PKL
dilaksanakan meliputi uraian sejarah ringkas, bidang garapan ( produk /
jasa ) perusahaan, struktur organisasi serta deskripsi kerja unit / bagian
terutama yang terkait dengan proses PKL.

-

BAB 3 Analisis dan Perancangan
Analisis :
Proses pencarian data dan informasi untuk menentukan bentuk dari
kebutuhan aplikasi baik berupa kebutuhan pada saat membangun maupun
pada saat implementasi.
Perancangan :
Penjelasan perancangan dari aplikasi yang akan dibuat terdiri dari
perancangan alir program ( Flow Map ), data, perancangan input / output.
Perancangan program disesuaikan dengan pendekatan dari pembuatan
program baik yaitu dengan menggunakan program terstruktur atau
berbasis objek.

-

BAB 4 Implementasi dan Pengujian
Bab ini menjeleskan tentang sistem yang dibuat dengan merinci
komponen - komponen pendukung berupa program, lingkungan
implementasi, tampilan antarmuka, petunjuk pemakaian, petunjuk
instalasi, serta pengujian perangkat lunak.

-

BAB 5 Kesimpulan dan Saran

Bab ini merupakan penutup yang berisi tentang kesimpulan dan saran.
Kesimpulan :
Berisi pencapaian tujuan dari aplikasi yang dibuat di bagian akhir.
Saran :
berisi hal-hal atau tujuan dari pembuatan aplikasi yang dirasa belum
sempurna atau tidak tercapai. Saran juga bisa berupa kondisi
implementasi yang optimal bagi aplikasi yang dibuat.

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1

Arsip
Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan

yang memuat keterangan - keterangan mengenai sesuatu subyek ( pokok persoalan )
ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang.
[ CITATION HBa03 \l 1033 ]3
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat
dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
2.2

Surat
Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh

suatu pihak kepada pihak lain. Surat membutuhkan perangko dan amplop untuk
mengirimkan surat sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman. Surat secara umum
ditinjau dari segi bentuk, isi dan bahasanya, digolongkan menjadi tiga yaitu surat

pribadi, surat dinas dan surat niaga. Digolongkan berdasrkan pemakaiannya, surat
dapat dibagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas.
2.3

Sistem
Suatu sistem adalah sekumpulan objek yang mencakup hubungan fungsional

antara tiap - tiap objek dan hubungan antara ciri tiap objek, dan yang secara
keseluruhan merupakan suatu kesatuan secara fungsional[ CITATION Har84 \l
1033 ]4. Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang
dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk
mencapai suatu tujuan.
2.3.1

Karakteristik Sistem
Jogianto HM mengemukakan sistem mempunyai karekteristik atau sifat -

sifat tertentu, yaitu sebagai berikut :
1. Komponen
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang
artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen komponen sistem atau elemen - elemen sistem dapat berupa suatu subsistem
atau bagian - bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat - sifat dari
sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu mempengaruhi proses sistem
secara keseluruhan.
2. Batasan sistem
Batasan sistem ( boundary ) merupakan daerah yang membatasi antara suatu
sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan
suatu sistem menunjukan ruang lingkup dari sistem tersebut.
3. Lingkungan luar sistem
Lingkungan luar ( evinronment ) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas
sistem yang mempengaruhi operasi. Lingkungan luar sistem dapat bersifat
menguntungkan dana dapat juga bersifat menguntungkan sistem tersebut.
Lingkungan luar yang menguntungkan berupa energi dari sistem dan dengan
demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang

merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan
menggangu kalangsungan hidup dari sistem.
4. Penghubung sistem
Penghubung ( interfance ) merupakan media penghubung antara satu
subsistem dengan subsistem yang lainya. Melalui penghubung ini
memungkinkan sumber - sumber daya mengalir dari satu subsistem ke
subsistem yang lainya. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi
dengan subsistem yang lainya membentuk satu kesatuan.
5. Masukan sistem
Masukan ( input ) sistem adalah energi yang masukan kedalam sistem.
Masukan ( input ) dapat berupa masukan perawatan ( maintenance input ) dan
masukan sinyal ( signal input ). Maintenance input adalah energi yang
dimasukan supaya tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang
diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam komputernya
dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
6. Keluaran sistem
Keluaran ( output ) sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan
diklafikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.
Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang
tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi
adalah keluaran yang dibutuhkan.
7. Pengolahan sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah
masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan
berupa bahan baku dan bahan - bahan yang lain menjadi keluaran berupa
barang jadi.
8. Sasaran sistem
Sebuah sistem sudah tentu mempunyai sasaran ataupun tujuan. Dengan
adanya sasaran sistem, maka kita dapat menentukan masukan yang
dibutuhkan sistem dan keluaran apa yang akan dihasilkan sistem tersebut
dapat dikatakan berhasil apabila mencapai / mengenai sasaran atau pun
tujuan.[ CITATION Jog05 \l 1033 ]5

2.4

Informasi
Menurut Gordon B. Davis, informasi adalah data yang telah diolah menjadi

sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat bagi pengambilan
keputusan saat ini atau mendatang. Informasi memiliki beberapa ciri sebagai
berikut :
1. Benar atau salah. Ini dapat berhubungan dengan realitas atau tidak. Bila
penerima informasi yang salah mempercayainya, akibatnya sama seperti yang
benar.
2. Baru. Informasi dapat sama sekali baru dan segar bagi penerimanya.
3. Tambahan. Informasi dapat memperbaharui atau memberikan tambahan baru
pada informasi yang telah ada.
4. Korektif. Informasi dapat menjadi suatu koreksi atas informasi salah tau palsu
sebelumya.
5. Penegas. Informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada. Ini masih
berguna karena meningkatkan persepsi penerimanya atas kebenaran informasi
tersebut.[ CITATION Gor911 \l 1033 ]2
2.4.1

Siklus Informasi
Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan

data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang
menggambarkan suatu kejadian - kejadian yang nyata yang digunakan untuk
pengambilan keputusan. Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan
yang menggambarkan suatu kejadian - kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Di dalam dunia bisnis,
kejadian - kejadian yang sering terjadi adalah transaksi perubahan dari suatu nilai
yang disebut transaksi. Kesatuan nyata adalah berupa suatu obyek nyata seperti
tempat, benda dan orang yang betul - betul ada dan terjadi.
Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat bercerita banyak
sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu metode untuk
menghasilkan informasi. Data dapat berbentuk simbol - simbol semacam huruf,
angka, bentuk suara, sinyak, gambar, dsb.

Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian
menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan,
yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah
data kembali. Data tersebut akan ditangkap sabagai input, diproses kembali lewat
suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus informasi ini dapat
digambarkan yaitu sebagai berikut :

Gambar 2.1 Siklus Informasi[ CITATION Tat05 \l 1033 ]6

2.4.2

Kualitas Informasi
Menurut Budi Sutedjo Dharma Oetomo, kualitas informasi ditentukan oleh

beberapa faktor yaitu sebagai berikut :
1. Keakuratan dan teruji kebenarannya.
-

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan.

2. Kesempurnaan informasi
-

Informasi disajikan dengan lengkap tanpa pengurangan, penambahan, dan
pengubahan.

3. Tepat waktu
-

Infomasi harus disajikan secara tepat waktu, karena menjadi dasar dalam
pengambilan keputusan.

4. Relevansi
-

Informasi akan memiliki nilai manfaat yang tinggi, jika Informasi tersebut
dapat diterima oleh mereka yang membutuhkan.

5. Mudah dan murah
-

Apabila cara dan biaya untuk memperoleh informasi sulit dan mahal,
maka orang menjadi tidak berminat untuk memperolehnya, atau akan
mencari alternatif substitusinya. [ CITATION Bud024 \l 1033 ]1

2.5

Website
Website ( situs web ) adalah merupakan alamat ( URL ) yang berfungsi

sebagai tempat penyimpanan data dan informasi dengan berdasarkan topik tertentu.
Web Page ( halaman web ) merupakan halaman khusus dari situs web tertentu yang
tersimpan dalam bentuk file. Dalam web page tersimpan berbagai informasi dan link
yang menghubungkan suatu informasi ke informasi lain baik itu dalam page yang
sama ataupun web page lain pada website yang berbeda.
2.6

XAMPP
XAMPP adalah perangkat software gratis yang mendukung banyak sistem

operasi, merupakan kompilasi dari beberapa program. Fungsi XAMPP adalah
sebagai server offline yang berdiri sendiri ( localhost ). XAMPP terdiri dari beberapa
program yaitu Apache ( web server ), MySQL ( database ), PHP ( server side
scripting ), Perl, FTP Server, phpMyAdmin dan berbagai pustaka bantu lainnya.
XAMPP terkenal sebagai program web server ( localhost ) yang mudah digunakan
( user friendly ).
XAMPP ini adalah sebuah singkatan yang masing – masing hurufnya
memiliki penjelasan, yaitu sebagai berikut :
1. X
XAMPP dapat dijalankan ( kompatibel ) di berbagai sistem operasi seperti
Windows, Linux, Mac OS dan Solaris.
2. A
A adalah kepanjangan dari program Apache. Apache merupakan sebuah
aplikasi web server. Tugas utama Apache adalah menghasilkan halaman web
yang benar kepada user ( menerjemahkan ) berdasarkan kode PHP dan
MySQL yang ditulis oleh web programmer.

3. M
M adalah singkatan dari program MySQL. MySQL adalah sebuah aplikasi
database server, MySQL dapat digunakan untuk membuat dan mengelola
database beserta isinya. MySQL dapat digunakan untuk menambahkan,
mengubah dan menghapus data yang berada dalam database.
4. P
P pertama adalah singkatan dari program PHP. PHP adalah sebuah aplikasi
bahasa pemrograman untuk membuat sebuah web yang sifatnya adalah
server - side scripting. PHP akan memungkinkan pengguna dalam membuat
halaman web yang bersifat dinamis.
5. P
P terkahir adalah singkatan dari program Perl. Perl adalah sebuah aplikasi
Bahasa pemrograman.
2.7

PHP
PHP adalah singkatan dari Hypertext Preprocessor, PHP adalah sebuah

aplikasi bahasa pemrograman untuk membuat sebuah web yang sifatnya adalah
server - side scripting. PHP yaitu bahasa pemrograman yang banyak digunakan
secara luas dan bisa digunakan bersamaan dengan HTML.
Fungsi yang utama dari PHP adalah kemampuannya sebagai server side
programming atau scripting language dalam pembuatan website atau aplikasi yang
berbasis website. Server side programming atau scripting language adalah bahasa
yang berjalan pada sisi server ( dalam hal ini web server ) sehingga komputer ( client
/ web browser ) tidak mengetahui apa yang terjadi di dalam web server.
Keunggulan PHP :
1. PHP memiliki tingkat akses yang lebih cepat.
2. PHP memiliki tingkat lifecycle yang cepat sehingga selalu mengikuti
perkembangan teknologi internet.
3. PHP mampu berjalan di beberapa server web, seperti Apache, Microsoft IIS,
PWS, phttpd, fhttpd, AOLServer dan Xitami.

4. PHP mampu berjalan di Linux sebagai platform Sistem Operasi yang utama,
juga dapat berjalan di FreeBSD, Unix, Solaris, dan Windows.
5. PHP mendukung akses ke beberapa database baik yang bersifat gratis atau
komersial, seperti mSQL, MySQL, Informix, dan MicrosoftSQL Server.
6. PHP bersifat Open Source.

2.8

MySQL
MySQL merupakan Bahasa pemrograman open-source yang paling popular

dan banyak digunakan di lingkungan Linux. Kepopuleran ini karena ditunjang oleh
performansi query dari database-nya yang jarang bermasalah. MySQL ( My
Structure Query Language ) adalah sebuah program pembuat database yang bersifat
open source, artinya siapa saja dapat menggunakannya secara bebas.
MySQL sebenarnya produk yang berjalan pada platform Linux. Karena
sifatnya yang open source, MySQL dapat berjalan pada semua platform baik
Windows maupun Linux. Selain itu, MySQL juga merupakan program pengakses
database yang bersifat jaringan sehingga dapat digunakan untuk aplikasi multiuser
(banyak pengguna). Saat ini database MySQL telah digunakan hampir oleh semua
pemrogram database, terlebih dalam pemrograman web.
Kelebihan lain dari MySQL adalah penggunaan bahasa query yang dimiliki
SQL ( Structured Query Language ). SQL adalah suatu bahasa permintaan yang
terstruktur dan telah distandarisasi untuk semua program pengakses database seperti
Oracle, PosgreSQL, SQL Server, dan lain - lain.
Sebagai sebuah program penghasil database, MySQL tidak dapat berjalan
sendiri tanpa adanya sebuah aplikasi lain ( interface ). MySQL dapat didukung oleh
hampir semua program aplikasi baik yang open source seperti PHP maupun yang
tidak, yang ada pada platform Windows seperti Visual Basic, Delphi, dan lainnya.
2.9

PT. Pos Indonesia
Kantor Pos pertama kali didirikan di Batavia ( sekarang Jakarta ) oleh

Gubernur Jendral G.W Baron van Imhoff pada tanggal 26 Agustus 1746 dengan
tujuan untuk lebih menjamin keamanan surat - surat penduduk, terutama bagi mereka

yang berdagang dari kantor - kantor di luar Jawa dan bagi mereka yang datang dari
dan pergi ke Negeri Belanda. Sejak itulah pelayanan pos telah lahir mengemban
peran dan fungsi pelayanan kepada publik. Pos Indonesia merupakan Badan Usaha
Milik Negara ( BUMN ) Indonesia yang bergerak di bidang layanan pos. Bentuk
usaha Pos Indonesia berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 5
Tahun 1995 yang berisi tentang pengalihan bentuk awal Pos Indonesia yang berupa
Perusahaan Umum ( Perum ) menjadi sebuah Perusahaan ( Persero ).
2.9.1

Visi, Misi dan Moto PT. Pos Indonesia

Visi

: Menjadi Perusahaan pos terpercaya

Misi

:

1. Berkomitmen kepada pelanggan untuk menyediakan layanan yang selalu
tepat waktu dan nilai terbaik.
2. Berkomitmen kepada karyawan untuk memberikan iklim kerja yang aman,
nyaman dan menghargai kontribusi.
3. Berkomitmen kepada pemegang saham untuk memberikan hasil usaha yang
menguntungkan dan terus bertumbuh.
4. Berkomitmen untuk berkontribusi positif kepada masyarakat.
5. Berkomitmen untuk berperilaku transparan dan terpercaya kepada seluruh
pemangku kepentingan.
Moto : Terus bergerak maju
1. Vision

: to be a trusted postal services company.

2. Action

: Operational effectiveness, cost efficiency, overwhelming
challenge, & increase revenue.

3. Passion

: Champion Postal Company in the Region.

4. Collaboration : Merger & acquisition.

2.9.2

Struktur Organisasi PT. Pos Indonesia

Gambar 2.2 Struktur Organisasi

BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN
3.1

Analisis
Dalam tahap analisis terdapat langkah - langkah dasar yang harus dilakukan,

yaitu sebagai berikut :
1. Pengenalan / identifikasi masalah
Langkah ini merupakan langkah awal yang harus dilakukan serta
mengidentifikasi permasalahan yang ada sehingga sasaran yang ingin dicapai
dapat terlaksana.
2. Memahami kinerja dari sistem yang ada
Langkah ini dilakukan dengan mempelajari secara rinci bagaimana jalannya
sistem yang sudah ada.
3. Menganalisa hasil penelitian
Langkah yang perlu diperhatikan dalam tahap ini adalah menganalisa
kebutuhan informasi pemakai sistem. Analisa dilakukan berdasarkan data
yang diperoleh atas dasar hasil penelitian.
4. Membuat laporan penelitian
Merupakan tahap akhir yang disusun dalam suatu rangkuman dari langkah langkah sebelumnya.
3.1.1

Analisis Sistem yang sedang berjalan
Analasis sistem yang sedang berjalan sekarang di PT. Pos Indonesia yaitu

sebagai berikut :

1. Surat masuk dari luar perusahaan dikirimkan oleh jasa pengirim barang
melalui kurir.
2. Kurir mendatangi PT. Pos Indonesia cabang Bandung Cihapit untuk
mengantarkan surat.
3. Kurir berbicara dengan petugas keamanan di luar.
4. Kurir mengantarkan surat kepada petugas, jika ya surat akan diantarkan
kepada bagian yang dituju, jika tidak surat akan dikembalikan kepada kurir.
5. Surat dibaca oleh karyawan dari bagian yang dituju dari surat.
6. Surat disimpan di rak khusus dan di berikan keterangan mengenai surat
tersebut.
3.1.1.1 Analisis Prosedur / Flow Map yang sedang berjalan
Berikut ini analisis prosedur / flow map yang sedang berjalan yaitu sebagai
berikut :
Pegawai

Tabel 3.1 Analisis Prosedur / Flow Map yang sedang berjalan

3.1.2

Analisis Sistem yang akan dibangun
Analisis Sistem / Prosedur yang akan dibangun yaitu sebagai berikut :

1. Pengguna sebagai admin melakukan Login pada aplikasi.
2. Pengguna dapat melihat profil perusahaan, data surat masuk, data surat
keluar.
3. Pengguna dapat melakukan kelola surat masuk, surat keluar dan disposisi
dengan menggunakan fungsi input, edit, delete, cari, detail dan cetak data
pada aplikasi.
3.1.2.1 Analisis Prosedur / Flow Map yang akan dibangun

1. Flowmap Login
User terdaftar

Aplikasi

Database

Tabel 3.2 Flowmap proses Login

Pengguna sebagai admin menjalankan aplikasi di web browser. Tampil
halaman web login di web browser. Pengguna melakukan proses login untuk dapat
masuk ke aplikasi. Pengguna menginput username dan password. Jika username dan
password cocok maka akan tampil halaman web home, jika tidak maka akan tampil
halaman web login.
2. Flowmap tampil halaman utama ( Home )
User terdaftar

Aplikasi

Database

Tabel 3.3 Flowmap halaman utama ( Home )

Pengguna sebagai admin menjalankan aplikasi di web browser. Tampil
halaman web login di web browser. Pengguna melakukan proses login untuk dapat
masuk ke aplikasi. Pengguna menginput username dan password. Jika username dan
password cocok maka akan tampil halaman web home, jika tidak maka akan tampil
halaman web login.

3. Flowmap halaman web Pos Indonesia
User terdaftar

Aplikasi

Database

Tabel 3.4 Flowmap halaman web Pos Indonesia

Pengguna sebagai admin menjalankan aplikasi di web browser. Tampil
halaman web login di web browser. Pengguna melakukan proses login untuk dapat
masuk ke aplikasi. Pengguna menginput username dan password. Jika username dan
password cocok maka akan tampil halaman web home, jika tidak maka akan tampil
halaman web login. Pengguna memilih menu Pos Indonesia. Tampil halaman web
Pos Indonesia.

4. Flowmap halaman web Dokumen
User terdaftar

Aplikasi

Database

Tabel 3.5 Flowmap halaman web Dokumen

Pengguna sebagai admin menjalankan aplikasi di web browser. Tampil
halaman web login di web browser. Pengguna melakukan proses login untuk dapat
masuk ke aplikasi. Pengguna menginput username dan password. Jika username dan
password cocok maka akan tampil halaman web home, jika tidak maka akan tampil

halaman web login. Pengguna memilih menu Dokumen. Tampil halaman web
Dokumen. Di dalam halaman web Dokumen terdapat data surat masuk.
5. Flowmap halaman web Surat Masuk
User terdaftar

User terdaftar

Aplikasi

Aplikasi

Database

Database

Dokumen

Tabel 3.6 Flowmap halaman web Surat Masuk

Pengguna sebagai admin menjalankan aplikasi di web browser. Tampil
halaman web login di web browser. Pengguna melakukan proses login untuk dapat
masuk ke aplikasi. Pengguna menginput username dan password. Jika username dan
password cocok maka akan tampil halaman web home, jika tidak maka akan tampil
halaman web login. Pengguna memilih menu Dokumen. Tampil halaman web
Dokumen. Pengguna memilih sub menu Surat Masuk. Tampil halaman web Surat
Masuk. Di dalam halaman web Surat Masuk terdapat data surat masuk. Pengguna
dapat melakukan kelola surat masuk dengan memilih fungsi input, edit, delete, detail,
cari, cetak dan disposisi.
Jika pengguna melakukan fungsi input :
1. Pengguna memilih button tambah data.

2. Tampil form input data.
3. Pengguna melakukan input data.
4. Pengguna pilih button save.
5. Data surat masuk tersimpan ke database.
Jika pengguna melakukan fungsi edit :
1. Pengguna memilih data surat masuk yang akan di rubah.
2. Pengguna memilih button edit dari data tersebut.
3. Tampil form edit data.
4. Pengguna melakukan input data.
5. Pengguna memilih button save.
6. Data surat masuk tersimpan ke database.
Jika pengguna melakukan fungsi delete :
1. Pengguna memilih data surat masuk yang akan di hapus.
2. Pengguna memilih button delete dari data tersebut.
3. Data surat masuk terhapus di database.
Jika pengguna melakukan fungsi detail :
1. Pengguna memilih data surat masuk yang akan di lihat secara detail.
2. Pengguna memilih button detail dari data tersebut.
3. Tampil data surat masuk secara detail.
Jika pengguna melakukan fungsi cari :
1. Pengguna melakukan input kriteria data dari surat masuk yang ingin dicari.
2. Pengguna memilih button cari.
3. Jika data surat masuk tersebut ada dalam database maka akan tampil, jika
data surat masuk tersebut tidak terdapat dalam database maka tidak akan
tampil.
Jika pengguna melakukan fungsi cetak :
1. Pengguna memilih button cetak data.
2. Tampil ketentuan print.
3. Pengguna pilih button print.
4. Data surat masuk di cetak.
Pengguna melakukan fungsi disposisi :
1. Pengguna memilih data surat masuk yang ingin ditambahkan disposisi.

2. Tampil halaman web disposisi.

6. Flowmap halaman web Surat Keluar
User terdaftar

Aplikasi

Database

User terdaftar

Aplikasi

Database

Dokumen

Tabel 3.7 Flowmap halaman web Surat Keluar

Pengguna sebagai admin menjalankan aplikasi di web browser. Tampil
halaman web login di web browser. Pengguna melakukan proses login untuk dapat
masuk ke aplikasi. Pengguna menginput username dan password. Jika username dan
password cocok maka akan tampil halaman web home, jika tidak maka akan tampil
halaman web login. Pengguna memilih menu Dokumen. Tampil halaman web
Dokumen. Pengguna memilih sub menu Surat Keluar. Tampil halaman web Surat
Keluar. Di dalam halaman web Surat Keluar terdapat data surat keluar. Pengguna
dapat melakukan kelola surat masuk dengan memilih fungsi input, edit, delete, detail,
cari dan cetak.
Jika pengguna melakukan fungsi input :
1. Pengguna memilih button tambah data.
2. Tampil form input data.
3. Pengguna melakukan input data.

4. Pengguna pilih button save.
5. Data surat keluar tersimpan ke database.
Jika pengguna melakukan fungsi edit :
1. Pengguna memilih data surat keluar yang akan di rubah.
2. Pengguna memilih button edit dari data tersebut.
3. Tampil form edit data.
4. Pengguna melakukan input data.
5. Pengguna memilih button save.
6. Data surat keluar tersimpan ke database.
Jika pengguna melakukan fungsi delete :
1. Pengguna memilih data surat keluar yang akan di hapus.
2. Pengguna memilih button delete dari data tersebut.
3. Data surat keluar terhapus di database.
Jika pengguna melakukan fungsi detail :
1. Pengguna memilih data surat keluar yang akan di lihat secara detail.
2. Pengguna memilih button detail dari data tersebut.
3. Tampil data surat keluar secara detail.
Jika pengguna melakukan fungsi cari :
1. Pengguna melakukan input kriteria data dari surat keluar yang ingin dicari.
2. Pengguna memilih button cari.
3. Jika data surat keluar tersebut ada dalam database maka akan tampil, jika data
surat keluar tersebut tidak terdapat dalam database maka tidak akan tampil.
Pengguna melakukan fungsi cetak :
1. Pengguna memilih button cetak data.
2. Tampil ketentuan print.
3. Pengguna pilih button print.
4. Data surat keluar di cetak.

5. Flowmap halaman web Disposisi

User terdaftar

User terdaftar

Aplikasi

Aplikasi

Database

Database

Tabel 3.8 Flowmap halaman web Disposisi

Pengguna sebagai admin menjalankan aplikasi di web browser. Tampil
halaman web login di web browser. Pengguna melakukan proses login untuk dapat
masuk ke aplikasi. Pengguna menginput username dan password. Jika username dan
password cocok maka akan tampil halaman web home, jika tidak maka akan tampil
halaman web login. Pengguna memilih menu Dokumen. Tampil halaman web
Dokumen. Pengguna memilih sub menu Surat Masuk. Tampil halaman web Surat
Masuk. Pengguna memilih data yang akan di disposisi. Pengguna memiih button
disposisi dari data tersebut. Tampil halaman web Disposisi. Di dalam halaman web
Disposisi terdapat data surat masuk yang telah di disposisi. Pengguna dapat
melakukan kelola disposisi dengan menggunakan fungsi input, delete dan cari.
Jika pengguna melakukan fungsi input :
1. Pengguna memilih button +.
2. Tampil form input disposisi.
3. Pengguna melakukan input data.
4. Pengguna pilih button save.
5. Data disposisi tersimpan ke database.
Jika pengguna melakukan fungsi delete :

1. Pengguna memilih data surat masuk yang akan di hapus.
2. Pengguna memilih button delete dari data tersebut.
3. Data surat masuk terhapus di dat