13
BAB III ANALISIS DAN DESAIN SISTEM
3.1 Analisa Sistem
3.1.1 Gambaran Sistem Lama
Sistem yang menangani data inventori di Balai Latihan Pendidikan Teknik propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta, seperti pencarian,
pencatatan barang masuk dan keluar, transaksi, rekap transaksi data inventori, peminjaman barang dari ruang oleh siswa masih dilakukan
secara manual, yaitu dengan melakukan pencarian dan pencatatan data menggunakan kertas baik dari gudang maupun ruang.
Mekanisme pencarian dari sistem yang lama adalah mencari data barang dari kertas
– kertas rekap transaksi, tentu hal tersebut membutuhkan waktu yang tidak sedikit dalam melakukan pencarian
apalagi bila data yang dicari mencapai ribuan. Sedangkan untuk pencatatan barang masuk dan keluar dari gudang, masih menggunakan
kertas untuk mendata semua barang yang keluar maupun masuk. Sehingga terkadang terjadi human error dalam melakukan pendataan. Begitu pula
dengan transaksi dan rekap transaksi data yang masih menggunakan kertas dalam pendataan. Peminjaman barang dari ruang oleh siswa memiliki
beberapa tahapan yaitu pertama, siswa harus mengisi kertas atau nota peminjaman dengan data barang yang dibutuhkan. Selanjutnya nota
peminjaman tersebut diserahkan kepada kepala ruang, yang kemudian kepala ruang akan mencarikan barang yang dibutuhkan siswa berdasarkan
nota peminjaman.
3.1.2 Gambaran Sistem Baru
Sistem yang baru ini dapat melakukan pengaturan data inventori gudang maupun ruang BLPT Yogyakarta dengan sistem yang sudah
terkomputerisasi. User admin, kepala gudang, kepala ruang, dan siswa dapat menggunakan sistem ini dengan wewenangnya masing - masing.
Admin mampu mengolah data user, ruang, dan kategori, dengan wewenang untuk menambah, mengubah dan menghapus tiap
– tiap data. Sedangkan wewenang untuk kepala gudang adalah mengolah data
inventori gudang, termasuk untuk melakukan transaksi dengan ruang dan rekapitulasi transaksi. Kepala gudang berhak menambah, mengubah,
menghapus data inventori di gudang dan kepala gudang berhak menambah stok bagi ruangan apabila ada order dari kepala ruang, karena wewenang
untuk menambah stock di ruangan hanya dimiliki oleh kepala gudang. Kepala ruang adalah user dari ruang yang memiliki wewenang untuk
mengolah data inventori yang ada di suatu ruang. Wewenang kepala ruang dalam mengolah data inventori adalah untuk barang yang masih layak
pakai dan barang yang sudah rusak. Jadi, setiap alat praktikum akan terpantau kelayakannya. Satuan ukuran yang dipakai dalam menentukan
kelayakan alat praktikum adalah jam. Barang yang rusak nantinya akan diganti dengan barang baru, sehingga ada perputaran barang di ruang.
Kepala ruang juga berhak meminjamkan alat yang masih layak dan memberikan bahan kepada siswa.
Barang baru dari pusat yang datang di Balai Latihan Pendidikan Teknik Yogyakarta akan dicatat di form barang masuk gudang oleh kepala
gudang yaitu nama, spesifikasi, dan stock barang. Selanjutnya barang akan ditempatkan di gudang. Kepala gudang akan mendistribusikan barang
tersebut sesuai dengan order yang dipesan oleh kepala ruang. Jadi, untuk mendapatkan barang dari gudang kepala ruang harus memesan atau order
barang ke gudang. Ketika kepala ruang sudah melakukan pemesanan barang maka kepala gudang akan melakukan transaksi barang sesuai order
yang dipesan gudang. Proses transaksi dilakukan dengan bagi rata. Jadi jika ada satu barang yang dipesan oleh dua ruang, sedangkan stok barang
di gudang tidak mampu memenuhi order dari kedua ruang maka gudang berhak membagi rata barang tersebut.
Setelah ruang memperoleh barang yang sudah dipesan, selanjutnya tugas kepala ruang adalah meminjamkan alat dan memberikan bahan
praktikum sesuai dengan order yang dipesan siswa. Alat adalah barang yang dipinjam saat praktikum dan tidak untuk dibawa pulang serta harus
dikembalikan ke ruang, sedangkan bahan adalah bahan habis pakai yang tidak perlu dikembalikan. Prosesnya siswa menulis barang yang akan
dipesan pada kertas order yang kemudian diberikan kepada kepala ruang untuk diproses. Setelah siswa mendapatkan barang yang dipesan sistem
mencatat barang apa saja yang keluar. Jika ada alat yang dipinjam maka kewajiban siswa untuk mengembalikannya ke ruang. Alat memiliki data
intensitas pemakaian seratus jam, jadi selama alat dipakai sampai dikembalikan sistem akan mencatat lamanya waktu peminjaman yang
nantinya akan dikurangi dengan data intensitas pemakaian terakhir, sehingga akan menghasilkan data intensitas pemakaian yang baru. Jika
data intensitas pemakaian kurang dari dua jam maka alat tersebut dinyatakan rusak.
Penggunaan identitas barang ditentukan dari gudang. Identitas barang di ruang akan mengacu pada identitas barang di gudang, hanya saja
identitas barang di ruang akan ditambahkan id ruang. Sebagai contoh jika identitas suatu barang di gudang adalah A, maka identitas barang di ruang
adalah A2. A adalah identitas barang dari gudang, sedangkan 2 adalah identitas ruang.
Aplikasi Inventori Balai Latihan Pendidikan Teknik Yogyakarta juga menyediakan fasilitas pencarian, sehingga memudahkan dan tidak
membutuhkan waktu yang lama daripada pencarian terhadap kertas –
kertas rekap barang.
3.2 Use Case
Kategori