1
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Subag Umum Kepegawaian dan Perlengkapan UKP FMIPA UNY merupakan unit bagian yang melayani urusan kepegawaian dan perlengkapan
perkuliahan. Tugas pokok dan fungsi UKP adalah 1 menyusun rencana dan program kerja subag UKP, 2 menghimpun dan mengkaji peraturan
perundang-undangan di
bidang ketatausahaan,
kerumahtanggaan, kepegawaian, dan perlengkapan, 3 mengumpulkan, mengolah, dan
menganalisis data ketatausahaan, kerumahtanggan, kepegawaian, dan perlengkapan, 4 melakukan urusan kearsipan di FMIPA, 5 melakukan
pemeliharaan keamanan dan ketertiban di FMIPA, 6 melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, 7 mempersiapkan sarana pelaksanaan rapat
dinas, upacara resmi, dan pertemuan ilmiah di FMIPA, 8 melakukan inventarisasi dan pengelolaan barang milik Negara, 9 melakukan
penyusunan instrument
pemantauan kegiatan
ketatausahaan, kerumahtanggaan, kepegawaian, dan perlengkapan, 10 melakukan
penyimpanan dokumen dan surat di bidang ketatausahaan, kerumahtanggaan, kepegawaian, dan perlengkapan, 11 melaksanakan tugas lain yang diberikan
oleh atasan. UKP menyediakan fasilitas peminjaman ruang untuk kegiatan
mahasiswa dan dosen di lingkup FMIPA UNY. Beberapa ruangan yang
2
digunakan untuk kegiatan perkuliahan antara lain ruang D01, D02, D03, D07, Laboratorium, dan ruang PPG. Kegiatan mahasiswa yang kerap
diselenggarakan oleh organisasi-organisasi mahasiswa diantaranya yaitu, rapat sidang tahunan, olimpiade, pelatihan organisasi, dan sebagainya.
Mahasiswa yang akan menyelenggarakan kegiatan di dalam ruangan harus mengajukan peminjaman ruangan kepada bagian UKP. Peminjaman ruang di
UKP harus melalui beberapa prosedur. Prosedur peminjaman ruang di UKP yaitu, peminjam melakukan pengecekan ruang di bagian UKP dengan
menentukan ruang, hari, tanggal, dan jam pinjam. Jika ruang tersedia, peminjaman dapat diajukan ke bagian UKP dengan menunjukkan surat
keterangan kegiatan yang akan diselenggarakan, selanjutnya peminjam menyerahkan kartu identitas kepada petugas UKP sebagai jaminan
peminjaman ruangan, dan peminjaman ruang dapat dilakukan. Sebagian besar ruangan di FMIPA digunakan untuk kegiatan
perkuliahan seperti ruang DO1, D02, D03, D07, dan ruangan di laboratorium. Sedangkan ruangan yang biasanya dipinjamkan untuk kegiatan di luar
perkuliahan diantaranya yaitu, ruang D02, DO3, D07, ruang sidang 1, ruang sidang 2, ruang seminar, ruang astronomi fisika, dan ruang laboratorium
matematika. Banyaknya kegiatan yang diadakan oleh organisasi mahasiswa dari
berbagai jurusan menjadi kendala apabila terdapat waktu peminjaman ruang yang bersamaan antara kegiatan satu dengan kegiatan yang lain. Mahasiswa
maupun dosen yang akan meminjam ruang harus terlebih dahulu
3
mengkonfirmasi kepada staf UKP mengenai ketersediaan ruang pada waktu kegiatan yang telah digendakan. Pemilihan ruang yang dipilih untuk kegiatan
terkadang sama dengan ruangan yang telah dipinjam untuk kegiatan yang lain sehingga terdapat kegiatan yang tidak mendapatkan ruangan. Catatan
peminjaman ruang yang masih dicatat secara manual membuat petugas UKP harus melayani peminjaman ruang secara manual dengan memastikan
ketersediaan ruang terlebih dahulu. Kejadian tersebut disebabkan karena belum tersedianya sistem berbasis komputer IT sehingga data peminjaman
ruang masih diproses secara manual. Memperbaiki hal tersebut, perlu dikembangkan aplikasi peminjaman ruang di UKP FMIPA UNY.
Perkembangan teknologi informasi pada saat ini memberikan manfaat kepada kita dalam memperoleh dan menyebarkan informasi dengan cepat dan
mudah. Berbagai informasi yang dibutuhkan telah tersedia di internet. Komputer merupakan salah satu produk dari teknologi informasi. Komputer
tersusun atas dua komponen yaitu, komponen perangkat lunak software dan komponen perangkat keras hardware. Perangkat lunak software adalah
suatu perangkat yang berisi serangkaian instruksi, program, prosedur, pengendali, pendukung, dan aktifitas-aktifitas pengolahan perintah pada
sistem komputer. Dari latar belakang diatas maka dalam penelitian ini, akan
dikembangkan sebuah aplikasi peminjaman ruang dalam lingkup FMIPA UNY berdasarkan prosedur dan peminjaman ruang yang dapat dilakukan
secara online. Pengembangan aplikasi menggunakan framework Codeigniter
4
bahasa dibantu dengan pemrograman PHP dan Database Management System DBMS
MySQL. Pengembangan
aplikasi ini
diharapkan dapat
mempermudah proses peminjaman ruang di FMIPA UNY, yang dikelola oleh Subag Umum Kepegawaian dan Perlengkapan UKP FMIPA Universitas
Negeri Yogyakarta.
B. Rumusan Masalah
Kategori