membantu mereka yang mengalami kesulitan baik dalam hal registrasi keangotaan maupun penelusuran.
Selain e-journals berlangganan dan USU e-Repository, layanan digital juga melayani bantuan penelusuran dari berbagai sumber daya lain yang tersedia secara
luas di internet yang dikenal dengan karya tulis lepas, bukan bagian dari e-journal.
2.3.2 Pemesanan Artikel
Layanan ini diberikan kepada pengguna seperti yang telah disebutkan di atas. Bagi mereka yang sudah menyelesaikan studi alumni dan pengguna luar kampus
tidak bisa melakukan pemesanan. Pustakawan digital memberikan bantuan penelusuran kepada penggunanya sampai mereka benar-benar mahir dan berhasil
secara mandiri melakukan penelusuran online. Sedangkan pemesanan artikel lebih banyak diberikan kepada para dosen yang meneliti karena waktu mereka sangat
terbatas dengan kesibukan lain, bukan kepada pengguna yang belum memahami cara penelusuran sama sekali.
Pemesanan dapat dilakukan dengan berbagai cara antara lain: 1 Pengguna datang langsung ke perpustakaan tepatnya ke ruang Layanan Digital dengan
menunjukkan Kartu Tanda Mahasiswa KTM, mengisi buku tamu dan Form Pemesanan Artikel yang sudah tersedia; dan 2 Menggunakan e-mail, pengguna
menjelaskan jenis informasi apa yang mereka butuhkan dengan menyebutkan kata- kata kunci keywords judul topik yang akan dipesan secara jelas. Pesanan yang
masuk lewat e-mail, dicek setiap hari dan diupayakan segera pencariannya. Artikel yang telah ditemukan dari berbagai database online disimpan ke dalam file
elektronik kemudian dikonfirmasikan kepada pemesan dan proses pengambilannya harus datang ke perpustakaan dengan menunjukkan KTM sebagai bukti bahwa
pemesan masih aktif tergolong pengguna layanan digital selanjutnya pesanan yang dikirimkan lewat e-mail ditulis kembali ke dalam Formulir Pemesanan Artikel.
Formulir pemesanan tersebut dikumpulkan berdasarkan Departemen atau Program Studi masing-masing dengan tujuan mempermudah pembuatan statistik bulanan.
Bentuk Form Pemesanan Artikel dapat dilihat pada lampiran.
Universitas Sumatera Utara
Pemesanan juga dapat dilakukan melalui telepon dimana pengguna dapat menghubungi nomor telepon Layanan Digital untuk memesan artikel dan proses
pengambilannya sama seperti di atas.
Subjek, judul, atau topik yang pernah dipesan dan ditulis ke dalam formulir pemesanan beserta hasil download fulltext artikel yang sesuai dengan permintaan
pengguna diberikan secara gratis, kecuali jika ingin dicetak maka dikenakan biaya cetak saja. Berikut ini adalah contoh permintaan pengguna berdasarkan
topiksubjek: dalam satu hari. Tabel 3: Pemesanan Berdasarkan Permintaan TopikSubjek
Senin, 4 Juni 2007
No. Prog. Studi
Query Perubahan Query
Jumlah Judul
1 2
3 4
5 PPDS Anak
S-2 PSL S-2 Manajemen
S-2 Biomedik PPDS Kulit
Iron deficiency anemia Waste water
Korupsi Creatine kinase
Leprosy -
Waste water policy -
- -
3 5
4 4
2
Formulir Pemesanan Artikel yang disediakan bagi pengguna layanan digital telah terkumpul sedemikian banyak dan hasil pencarian yang dilakukan oleh staf
juga telah tesimpan dalam bentuk file elektronik. Bahan-bahan atau artikel yang sudah pernah dicari tersebut, sering kali dipesan ulang oleh pengguna lain
khususnya mahasiswa baru pada setiap pergantian tahun dari berbagai disiplin ilmu. Oleh sebab itu dibuat database artikel yang pernah diunduh download atas
permintaaan pengguna. Database tersebut selanjutnya dapat ditelusur melalui situs web Perpustakaan oleh pengguna lainnya. Hal ini akan memudahkan para
pengguna yang membutuhkan artikel yang sama, sehingga dapat meningkatkan efisiensi baik pengguna maupun pustakawan
Keuntungan dari database tersebut adalah: 1 proses pencarian artikel sesuai dengan permintaan pengguna dapat dilakukan secara efektif dan efisien, 2
melalui database tersebut, pengguna dapat melihat indeks judul sesuai subjek yang diketikdimasukkan dan memilih yang tepat dengan kebutuhan mereka, dan 3
judul yang menjadi pilihan tepat dapat dipesan kepada staf yang bertugas di
Universitas Sumatera Utara
Layanan Digital. Jumlah pemesanan artikel berdasarkan permintaan pengguna dalam 3 tiga tahun terakhir dapat dilihat pada Tabel-4.
Tabel 4: Jumlah Pesanan Topik
Kategori Layanan No.
Tahun User Orang
OrderTopik Save CDR
Print Lbr
1 2006
342 876
259 12.545
2 2007
385 1.269
167 25.091
3 2008
730 2.202
150 19.222
Pelatihan user training dilaksanakan secara teoritis dan aplikasi langsung dengan melakukan strategi browsing yang tepat ke database e-journal ataupun ke situs-situs
literatur ilmiah lainnya. Kegiatan ini tidak lepas kerja sama dengan unit yang melaksanakan Pendidikan Pemakai.
Layanan digital juga menyediakan berbagai fasilitas penelusuran yang terdiri dari antara lain: 30 unit PC yang tersambung ke internet, Ruang Diskusi, Ruang
pemakaian laptopnotebook yang dilengkapi dengan LAN dan WiFi, Buku Petunjuk LCSH, berbagai Kamus, Katalog E-Journals berlangganan, dan brosurpanduan
penelusuran. Selain itu, pustakawan digital siap membantu pengguna jika mengalami kesulitan masalah setting WiFi agar bisa melakukan akses internet dan
browsing.
Selain itu, juga diberikan konsultasibimbingan langsung mengenai informasi apa sebenarnya yang akan dicari pengguna terutama bagi mereka yang kesulitan
menetukan subjek yg tepat dijadikan sebagai kata kunci penelusuran, termasuk membantu menggunakan fasilitas tersebut di atas. Pengaturan dan penggunaan
account id dan password e-journals berlangganan juga tersedia pada layanan ini. Account Id dan password akan diberikan secara gratis kepada pengguna yang
masih aktif sebagai mahasiswa dan diperbaharui setiap tiga bulan sekali. Pengguna yang telah memiliki password berarti sudah terdaftar sebagai anggota mailing list
pengguna ProQuest, dengan demikian setiap ada perubahan password akan diberitahukan kepada mereka melalui e-mail.
Universitas Sumatera Utara
III. KESIMPULAN
