Bahan Presentasi EO
MANAJEMEN EVENT
ORGANIZER
S
KESUKSESAN SEBUAH ORGANISASI,
PASTI ADA ORANG-ORANG HEBAT
YANG TERLIBAT DI DALAMNYA
S
BEGITU PULA DALAM KESUKSESAN
SEBUAH EVENT ORGANIZER
S
DALAM KESUKSESAN SEBUAH EVENT
ORGANIZER ATAU BIASA DISEBUT
DENGAN SEBUTAN EO, PASTI ADA
ORANG-ORANG HANDAL YANG
MENGELOLA EVENT TERSEBUT
S
Di Indonesia, pola kerja EO sudah ada
sejak lama. Diperkirakan pada zaman rajaraja dahulu pola tersebut sudah dipakai
pada acara-acara kerajaan seperti
perayaan, perkawinan, ulang tahun
kerabat raja, dan berbagai acara lainnya
yang melibatkan banyak sumber daya
manusia.
S
HAMPIR RATA-RATA, SETIAP ACARA ATAU
EVENT TERBILANG SUKSES JIKA ADA
PANTIA YANG MENGERTI TENTANG EO,
ATAU MEREKA MEMAKAI JASA EO DALAM
ACARA YANG SUDAH DIRENCANAKAN.
S
DI SINI AKAN DIJELASKAN SECARA UMUM
MENGENAI APA SAJA DAN SIAPA SAJA
YANG TERLIBAT DALAM SEBUAH EVENT
ORGANIZER SEHINGGA ACARA DAPAT
DILAKUKAN SECARA EFEKTIF DAN EFISIEN
S
ADA BEBERAPA HAL YANG PERLU DI
PERHATIKAN SEBELUM MELAKSANAKAN
SEBUAH EVENT.
S
1.PERENCANAAN
2.PENGORGANISASIAN
3.PENGARAHAN
4.PELAKSANAAN
5.EVALUASI
S
1. PERENCANAAN
Perencanaan adalah merencanakan apa
yang akan kita buat. Mulai dari konsep
acara, lokasi, tanggal diadakan acara,
dan siapa yang terlibat di dalam acara
tersebut.
Setelah perencanaan sudah rampung,
maka kita masuk ke tahap berikutnya.
S
2. PENGORGANISASIAN
Dalam sebuah pengorganisasian inilah
seseorang ditutut untuk menyeleksi
sumber daya manusia yang sesuai job
spesification dan dapat melakukan job
description yang sudah di rancang oleh
perusahaan atau EO untuk mencapai
sebuah tujuan yang telah ditetapkan.
S
BAGAIMANA STANDARISASI
PENGORGANISASIAN YANG UMUM DI
PAKAI DALAM SEBUAH EVENT
ORGANIZER ( EO )
S
PRODUCER
PRODUCER
ACOUNT
ACOUNT
EXECUTIVE
EXECUTIVE
DESIGN GRAFIS
&
MULTIMEDIA
PROJECT
PROJECT
MANAGER
MANAGER
S
PRODUCER
Adalah orang yang bertanggung jawab
penuh pada satu kegiatan mulai dari
perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, pelaksanaan, evaluasi.
S
ACOUNT EXECUTIVE
Adalah orang yang bertanggung jawab
atas semua jenis keuangan yang dikelola
oleh program / perencanaan yang telah
di buat.
S
PROJECT MANAGER
Adalah orang yang bertanggung jawab
memimpin pelaksanaan acara yang
sudah ditetapkan oleh producer EO.
Project Manager membawahi beberapa
divisi SDM untuk menangani acara yang
sudah di rencanakan.
S
DESIGN GRAFIS & MUTIMEDIA
Design grafis & mutimedia ini tidak
masuk kedalam struktur organisasi,
melainkan bersifat jasa yang di
pekerjakan dalam perusahaan untuk
menangani semua jenis pembuatan
design dan multimedia yang diperlukan
dalam acara yang telah direncanakan.
S
PROJECT MANAGER
COORDINATOR
COORDINATOR
PRODUCTION
PRODUCTION
SHOW
SHOW DIRECTOR
DIRECTOR
COORDINATOR
COORDINATOR
PROPERTY
PROPERTY
STAGE
STAGE MANAGER
MANAGER
SHOW
SHOW
MANAGEMENT
MANAGEMENT
FLOOR
FLOOR MANAGER
MANAGER
COORDINATOR
COORDINATOR
TALLENT
TALLENT
TALLENT
TALLENT
COORDINATOR
COORDINATOR
VENUE
VENUE
MULTIMEDIA
MULTIMEDIA
COORDINATOR
COORDINATOR
FOOD
FOOD &
& BAVERAGE
BAVERAGE
COORDINATOR
COORDINATOR
SECURITY
SECURITY
S
COORDINATOR PRODUCTION
Adalah seorang yang mengkoordinir semua bentuk
produksi yang akan dipakai pada hari H Contoh :
- Sound system
- Alat band
- Panggung
- Lighting
- Baricade
- Photo boot
- Meja kursi
- Tenda
Dan sebagainya sesuai kebutuhan produksi yang akan
digunakan saat acara.
S
COORDINATOR PROPERTY
Adalah seorang yang mengkoordinir semua bentuk
property yang akan dipakai atau digunakan oleh orangorang atau team EO
Contoh :
- ID Card
- HT
- Banner
- Tiket
- Spanduk
- Umbul-umbul
- Firework
Dan sebagainya sesuai kebutuhan property yang akan
digunakan.
S
COORDINATOR TALLENT
Adalah seorang yang ditugaskan untuk bertanggung
jawab atas seluruh pengisi acara, artis atau bintang tamu
yang akan dihadirkan dalam acara.
Contoh :
- Artis
- MC
- Dancer
Dan sebagainya sesuai dengan kebutuhan acara.
S
COORDINATOR VENUE
Adalah orang yang bertanggung jawab atas :
- Lokasi acara
- Besarnya lapangan
- Banyaknya peserta/penonton yang akan dihadirkan
- Tata letak panggung
- Tata letak meja atau kursi VIP/VVIP
- Tata letak tenda
- Tata letak parkir
Dan sebagainya sesuai kebutuhan acara
S
FOOD & BEVERAGE
Adalah orang yang bertanggung
jawab atas keperluan konsumsi
yang dikeluarkan pada saat acara
berlangsung
S
COORDINATOR SECURITY
Adalah orang yang bertanggung jawab atas :
- Banyaknya security yang akan ditempatkan
di : stage, floor, parkir area, dll
- Polisi
- Ormas
- TNI
- Surat izin
Dan sebagainya sesuai kebutuhan acara.
S
SHOW MANAGEMENT / MAN POWER
Adalah sekolompok orang yang
mengendalikan acara dari mulai acara
berlansung sampai dengan selesai.
1. Show Director
2. Stage Manager
3. Floor
4. Tallent
5. Multimedia
S
Show Director :
Seorang yang mengendalikan penuh
keseluruhan susunan acara dan
menjalankannya, serta bertanggung
jawab dalam sebuah acara dari awal
sampai dengan akhir sesuai dengan
rundown/susunan acara yang telah
dibuat.
S
Stage Manager :
Adalah orang yang mengkordinasi seluruh
bagian yang ada di panggung. Tugas dan
tanggung jawab stage manager dan staf
panggung adalah mengatur urutan pementasan
berdasarkan arahan pimpinan artistik serta
mengakumulasi berbagai kebutuhan mulai dari
alat-alat musik yang digunakan pementasan
hingga bagaimana setting, pencahayaan, musik
dan efek musik serta berbagai kebutuhan lain
yang diminta pimpinan produksi atau penyaji
karya seni dalam suatu produksi pementasan.
S
Coordinator Tallent :
Sorang yang ditugaskan untuk
mengkoordinir seluruh talent dalam
event, mulai dari transportasi yang
dipakai, konsumsi, hotel dan sebagainya
yang berhubungan dengan pelaksanaan
acara sampai dengan selesai acara.
S
Coordinator Floor :
Seseorang yang bertanggung jawab atau
controling terhadap banyaknya aktivitas
yang ada di lapangan pada saat acara
berlangsung sampai dengan selesai.
S
Multimedia :
Ditugaskan untuk mengatur seluruh
multimedia yang ada dalam event.
Seperti mengatur Video Bumper, Audio
Visual, LCD/LED, dan dokumentasi Event.
S
3. PENGARAHAN
Setelah pengorganisasian, barulah kita
ke tahap pengarahan dimana para SDM
yang telah terbentuk langsung diarahkan
sesuai job description yang telah
ditentukan.
S
4. PELAKSANAAN
Setelah perencanaan, pengorganisasian
dan pengarahan dilakukan, barulah kita
laksanakan acara tersebut sesuai dengan
perencanaan.
S
4. EVALUASI
Tahap inilah yang akan menentukan atau
memberi jawaban apakah acara yang
kita buat itu berhasil atau tidak, untung
atau rugi serta baik atau buruknya para
SDM yang bekerja pun dapat kita lihat
dari evaluasi ini sehingga ini akan
memberikan kita sebuah pelajaran untuk
event berikutnya.
S
R
WORK SHOP :
PRODUCTION
CITRA RAYA, TAMAN RAYA, BLOK K2 NO.2 CIKUPA, KABUPATEN
TANGERANG, BANTEN. 15710
Tlp : 021-5969195 / 081212126555
Email : rproduction.team@yahoo.com
S
ORGANIZER
S
KESUKSESAN SEBUAH ORGANISASI,
PASTI ADA ORANG-ORANG HEBAT
YANG TERLIBAT DI DALAMNYA
S
BEGITU PULA DALAM KESUKSESAN
SEBUAH EVENT ORGANIZER
S
DALAM KESUKSESAN SEBUAH EVENT
ORGANIZER ATAU BIASA DISEBUT
DENGAN SEBUTAN EO, PASTI ADA
ORANG-ORANG HANDAL YANG
MENGELOLA EVENT TERSEBUT
S
Di Indonesia, pola kerja EO sudah ada
sejak lama. Diperkirakan pada zaman rajaraja dahulu pola tersebut sudah dipakai
pada acara-acara kerajaan seperti
perayaan, perkawinan, ulang tahun
kerabat raja, dan berbagai acara lainnya
yang melibatkan banyak sumber daya
manusia.
S
HAMPIR RATA-RATA, SETIAP ACARA ATAU
EVENT TERBILANG SUKSES JIKA ADA
PANTIA YANG MENGERTI TENTANG EO,
ATAU MEREKA MEMAKAI JASA EO DALAM
ACARA YANG SUDAH DIRENCANAKAN.
S
DI SINI AKAN DIJELASKAN SECARA UMUM
MENGENAI APA SAJA DAN SIAPA SAJA
YANG TERLIBAT DALAM SEBUAH EVENT
ORGANIZER SEHINGGA ACARA DAPAT
DILAKUKAN SECARA EFEKTIF DAN EFISIEN
S
ADA BEBERAPA HAL YANG PERLU DI
PERHATIKAN SEBELUM MELAKSANAKAN
SEBUAH EVENT.
S
1.PERENCANAAN
2.PENGORGANISASIAN
3.PENGARAHAN
4.PELAKSANAAN
5.EVALUASI
S
1. PERENCANAAN
Perencanaan adalah merencanakan apa
yang akan kita buat. Mulai dari konsep
acara, lokasi, tanggal diadakan acara,
dan siapa yang terlibat di dalam acara
tersebut.
Setelah perencanaan sudah rampung,
maka kita masuk ke tahap berikutnya.
S
2. PENGORGANISASIAN
Dalam sebuah pengorganisasian inilah
seseorang ditutut untuk menyeleksi
sumber daya manusia yang sesuai job
spesification dan dapat melakukan job
description yang sudah di rancang oleh
perusahaan atau EO untuk mencapai
sebuah tujuan yang telah ditetapkan.
S
BAGAIMANA STANDARISASI
PENGORGANISASIAN YANG UMUM DI
PAKAI DALAM SEBUAH EVENT
ORGANIZER ( EO )
S
PRODUCER
PRODUCER
ACOUNT
ACOUNT
EXECUTIVE
EXECUTIVE
DESIGN GRAFIS
&
MULTIMEDIA
PROJECT
PROJECT
MANAGER
MANAGER
S
PRODUCER
Adalah orang yang bertanggung jawab
penuh pada satu kegiatan mulai dari
perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, pelaksanaan, evaluasi.
S
ACOUNT EXECUTIVE
Adalah orang yang bertanggung jawab
atas semua jenis keuangan yang dikelola
oleh program / perencanaan yang telah
di buat.
S
PROJECT MANAGER
Adalah orang yang bertanggung jawab
memimpin pelaksanaan acara yang
sudah ditetapkan oleh producer EO.
Project Manager membawahi beberapa
divisi SDM untuk menangani acara yang
sudah di rencanakan.
S
DESIGN GRAFIS & MUTIMEDIA
Design grafis & mutimedia ini tidak
masuk kedalam struktur organisasi,
melainkan bersifat jasa yang di
pekerjakan dalam perusahaan untuk
menangani semua jenis pembuatan
design dan multimedia yang diperlukan
dalam acara yang telah direncanakan.
S
PROJECT MANAGER
COORDINATOR
COORDINATOR
PRODUCTION
PRODUCTION
SHOW
SHOW DIRECTOR
DIRECTOR
COORDINATOR
COORDINATOR
PROPERTY
PROPERTY
STAGE
STAGE MANAGER
MANAGER
SHOW
SHOW
MANAGEMENT
MANAGEMENT
FLOOR
FLOOR MANAGER
MANAGER
COORDINATOR
COORDINATOR
TALLENT
TALLENT
TALLENT
TALLENT
COORDINATOR
COORDINATOR
VENUE
VENUE
MULTIMEDIA
MULTIMEDIA
COORDINATOR
COORDINATOR
FOOD
FOOD &
& BAVERAGE
BAVERAGE
COORDINATOR
COORDINATOR
SECURITY
SECURITY
S
COORDINATOR PRODUCTION
Adalah seorang yang mengkoordinir semua bentuk
produksi yang akan dipakai pada hari H Contoh :
- Sound system
- Alat band
- Panggung
- Lighting
- Baricade
- Photo boot
- Meja kursi
- Tenda
Dan sebagainya sesuai kebutuhan produksi yang akan
digunakan saat acara.
S
COORDINATOR PROPERTY
Adalah seorang yang mengkoordinir semua bentuk
property yang akan dipakai atau digunakan oleh orangorang atau team EO
Contoh :
- ID Card
- HT
- Banner
- Tiket
- Spanduk
- Umbul-umbul
- Firework
Dan sebagainya sesuai kebutuhan property yang akan
digunakan.
S
COORDINATOR TALLENT
Adalah seorang yang ditugaskan untuk bertanggung
jawab atas seluruh pengisi acara, artis atau bintang tamu
yang akan dihadirkan dalam acara.
Contoh :
- Artis
- MC
- Dancer
Dan sebagainya sesuai dengan kebutuhan acara.
S
COORDINATOR VENUE
Adalah orang yang bertanggung jawab atas :
- Lokasi acara
- Besarnya lapangan
- Banyaknya peserta/penonton yang akan dihadirkan
- Tata letak panggung
- Tata letak meja atau kursi VIP/VVIP
- Tata letak tenda
- Tata letak parkir
Dan sebagainya sesuai kebutuhan acara
S
FOOD & BEVERAGE
Adalah orang yang bertanggung
jawab atas keperluan konsumsi
yang dikeluarkan pada saat acara
berlangsung
S
COORDINATOR SECURITY
Adalah orang yang bertanggung jawab atas :
- Banyaknya security yang akan ditempatkan
di : stage, floor, parkir area, dll
- Polisi
- Ormas
- TNI
- Surat izin
Dan sebagainya sesuai kebutuhan acara.
S
SHOW MANAGEMENT / MAN POWER
Adalah sekolompok orang yang
mengendalikan acara dari mulai acara
berlansung sampai dengan selesai.
1. Show Director
2. Stage Manager
3. Floor
4. Tallent
5. Multimedia
S
Show Director :
Seorang yang mengendalikan penuh
keseluruhan susunan acara dan
menjalankannya, serta bertanggung
jawab dalam sebuah acara dari awal
sampai dengan akhir sesuai dengan
rundown/susunan acara yang telah
dibuat.
S
Stage Manager :
Adalah orang yang mengkordinasi seluruh
bagian yang ada di panggung. Tugas dan
tanggung jawab stage manager dan staf
panggung adalah mengatur urutan pementasan
berdasarkan arahan pimpinan artistik serta
mengakumulasi berbagai kebutuhan mulai dari
alat-alat musik yang digunakan pementasan
hingga bagaimana setting, pencahayaan, musik
dan efek musik serta berbagai kebutuhan lain
yang diminta pimpinan produksi atau penyaji
karya seni dalam suatu produksi pementasan.
S
Coordinator Tallent :
Sorang yang ditugaskan untuk
mengkoordinir seluruh talent dalam
event, mulai dari transportasi yang
dipakai, konsumsi, hotel dan sebagainya
yang berhubungan dengan pelaksanaan
acara sampai dengan selesai acara.
S
Coordinator Floor :
Seseorang yang bertanggung jawab atau
controling terhadap banyaknya aktivitas
yang ada di lapangan pada saat acara
berlangsung sampai dengan selesai.
S
Multimedia :
Ditugaskan untuk mengatur seluruh
multimedia yang ada dalam event.
Seperti mengatur Video Bumper, Audio
Visual, LCD/LED, dan dokumentasi Event.
S
3. PENGARAHAN
Setelah pengorganisasian, barulah kita
ke tahap pengarahan dimana para SDM
yang telah terbentuk langsung diarahkan
sesuai job description yang telah
ditentukan.
S
4. PELAKSANAAN
Setelah perencanaan, pengorganisasian
dan pengarahan dilakukan, barulah kita
laksanakan acara tersebut sesuai dengan
perencanaan.
S
4. EVALUASI
Tahap inilah yang akan menentukan atau
memberi jawaban apakah acara yang
kita buat itu berhasil atau tidak, untung
atau rugi serta baik atau buruknya para
SDM yang bekerja pun dapat kita lihat
dari evaluasi ini sehingga ini akan
memberikan kita sebuah pelajaran untuk
event berikutnya.
S
R
WORK SHOP :
PRODUCTION
CITRA RAYA, TAMAN RAYA, BLOK K2 NO.2 CIKUPA, KABUPATEN
TANGERANG, BANTEN. 15710
Tlp : 021-5969195 / 081212126555
Email : rproduction.team@yahoo.com
S