Peranan Administrasi Kantor Pada Paya Pinang Group Medan

(1)

TUGAS AKHIR

PERANAN ADMINISTRASI KANTOR PADA

PT. PAYA PINANG GROUP

Oleh:

Yonna Febiola Zuhra 062103041

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

(2)

(3)

(4)

KATA PENGANTAR

Bissmillahirrahmanirrahim,

Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Allah SWT, atas rahmat dan karunia-Nya yang telah diberikan kepada penulis, sehingga dapat menyelesaikan tugas akhir ini sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan studi pada Program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Adapun judul tugas akhir ini adalah “PERANAN ADMINISTRASI KANTOR PADA PT. PAYA PINANG GROUP”.

Penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam proses penyelesaian tugas akhir ini. Terutama kepada Ayahanda Ahmad Yani dan Ibunda Mariana yang telah memberikan dorongan moral dan materil, adikku Yudha dan Nenek.

Pada kesempatan ini penulis juga mengucapkan terima kasih kepada:

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, Mec sebagai Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dr. Endang S. Rini, MSi sebagai ketua Program Studi DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

3. Ibu DR. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA sebagai Sekretaris Program Studi DIII Kesekretariatan dan sekaligus pembimbing Tugas Akhir Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

(5)

5. Bapak Ardiansyah sebagai sekretariat umum. PT. Paya Pinang Group 6. Bapak Minggu yang telah banyak membantu informasinya yang sangat

berharga bagi saya.

7. Kepada staff dan karyawan PT. Paya Pinang Group terima kasih atas bantuannya dan informasinya dalam menyelesaikan tugas akhir ini 8. Buat Gitra terima kasih ya dah dibantuin dan telah memberikan

kekuatan dan semangat

9. Buat sahabat ku Dewi, Kiki, teman-teman magang serta kak meli erfina terima kasih

10. Kepada semua teman-teman sekretaris terima kasih atas saran dan masukannya

Penulis menyadari masih banyak terdapat kekurangan maupun ketidaksempurnaan dalam penulisan tugas akhir ini, baik dari segi penyampaian maupun pembahasan. Untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran dari semua pihak untuk penyempurnaan dalam penulisan berikutnya

Akhir kata penulis hanya mengharapkan agar laporan ini dapat bermanfaat bagi yang membacanya dan dan dapat dipergunakan semestinya

Medan, Juni 2009 Penulis

(6)

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR………... i

DAFTAR ISI……….. iii

DAFTAR TABEL……….. iv

DAFTAR GAMBAR……….…. v

DAFTAR LAMPIRAN……….…. vi

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah……… 1

B. Perumusan Masalah………. 5

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ………... 5

D. Jadwal Kegiatan dan Sistematika Penulisan……….. 6

BAB II PROFIL PERUSAHAAN A. Sejarah Ringkas perusahaan……….……….……... 8

B. Struktur Organisasi……… 13

C. Job Description...……… 15

D. Jaringan Usaha Atau Kegiatan………. 22

E. Kinerja Usaha Terkini………... 25

F. Rencana Kegiatan ……… 26

BAB III PEMBAHASAN A. Peranan Administrasi Kantor……… 27

B. Prosedur Administrasi kantor……… 28

C. Pengertian Administrasi Kantor ……….. 35

D. Fungsi Administrasi Kantor ………. 37

E. Tujuan Administrasi Kantor ………. 39

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan……… 41

(7)

DAFTAR TABEL

NO. KETERANGAN HAL

1. Tabel 1.1 jadwal kegiatan……… 6 2. Tabel 2.1 Luas Perkebunan Pada PT. Paya Pinang Group……….. 11

(8)

DAFTAR GAMBAR

NO. KETERANGAN HAL 1. Gambar 2.1 Struktur Organisasi pada PT. Paya Pinang Group … ... 14 2. Gambar 3.1 Prosedur Surat Masuk pada PT. Paya Pinang Group ... 33 3. Gambar 3.2 Prosedur Surat Keluar pada PT. Paya Pinang Group ... 34

(9)

DAFTAR LAMPIRAN

1. Surat pengantar riset dari fakultas ekonomi 2. Surat izin riset dari PT. Paya Pinang Group 3. Surat pernyataan telah selesai riset

(10)

BAB I PENDAHULUAN

1. Latar Belakang Masalah

Pada era globalisasi dewasa ini, dimana dunia semakin terasa sempit karena kemajuan teknologi, terutama di bidang informasi, komunikasi dan teknologi, terlihat tuntutan tugas bagi semua pihak yang semakin meningkat dan semakin berat.

Proses pelaksanaan administrasi dapat dipercepat dan dipertepat serta praktis dengan memanfaatkan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi tersebut, di samping dengan menggunakan cara kerja yang sesuai dengan prinsip-prinsip administrasi, organisasi dan manajemen yang moderen.

Administrasi, organisasi dan manajemen yang moderen itu hanya dapat terwujud apabila manusia sebagai pelaksanannya berpikiran moderen dan maju atau disebut juga manusia moderen. Manusia moderen adalah mereka yang sadar dan berusaha meningkatkan mutu hidupnya.

Ilmu Office Management adalah ilmu yang sangat penting dipelajari dan dipahami. Ilmu Office Management ini sangat besar menfaatnya terutama bagi pimpinan dalam suatu kantor atau instansi. Seperti kita ketahui bahwa kantor merupakan tempat berkumpulnya para pegawai yang melakukan kegiatan-kegiatan dalam kantor. Oleh karena itu kantor akan menjadi penting bagi suatu organisasi, karena administrasi kantor dapat melancarkan jalannya kegiatan

(11)

Organisasi dalam pencapaian tujuan ada kalanya jauh dari yang diharapkan, tetapi ada kalanya diakhiri dengan hasil yang optimal. Hal ini tergantung dari administrasi yang dijalankan oleh tiap-tiap perusahaan. Agar pelaksanan kegiatan kantor dapat berjalan dengan baik diperlukannya administrasi perkantoran. Disini adalah rangkaian aktivitas perkantoran yang mencakup perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengawasan, pengendalian serta penyelenggaraan pekerjaan kantor. Pekerjaan kantor ini berkenaan dengan pembuatan surat, penyampaian keterangan, laporan-laporan dan pengarsipan.

Bila administrasi kantor kurang mendapat perhatian akan mengakibatkan kerugian pada perusahaan tersebut. Salah satu kerugiannya adalah memperlambat proses pemberian informasi yang diperlukan. Dengan adanya pelaksanaan administrasi kantor yang benar maka akan menguntungkan perusahaan itu sendiri. Sebab membantu tercapainya aktivitas dari rencana yang sudah ditetapkan sebelumnya.

Administrasi perkantoran merupakan kegiatan yang berkaitan dengan penanganan informasi yang diperlukan oleh pimpinan dalam proses pengambilan keputusan yang menyangkut kepentingan dan tujuan organisasi. Selain itu juga administrasi perkantoran merupakan pusat komunikasi yang sangat penting untuk seluruh unit yang ada didalam organisasi.

Dengan adanya komunikasi yang baik didalam suatu organisasi maka penyimpangan pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan dapat dikurangi, sedangkan pada pemberian informasi dapat diberikan dengan cepat dan tepat serta tujuan mempelancar aktivitas serta meningkatkan mutu pekerjaan dari setiap anggota

(12)

yang ada didalam organisasi tersebut, semua ini tergantung dari kegiatan administrasi perkantoran yang dilakukan secara efisien dan efektif. Moekijat, (2001).

Semua perusahaan mempunyai administrasi kantor, tetapi setiap perusahaan pasti mempunyai tata cara administrasi yang berbeda. Tentu saja setiap perusahaan mempunyai alasan yang berbeda dalam menyikapi perbedaan prosedur dan tata cara administrasi. Administrasi kantor merupakan suatu hal yang sangat vital bagi perusahaan karena untuk mengukur baik atau tidaknya suatu perusahaan salah satunya dapat dilihat melalui administrasi kantor.

Administrasi perkantoran mempunyai fungsi yang sangat penting dalam suatu perkantoran organisasi lainnya, karena tugas-tugas yang dilakukan didalamnya sangat berpengaruh terhadap pencapaian tujuan kantor tersebut. Administrasi perkantoran yang ada pada suatu organisasi harus dapat berperan dengan baik dan lancar, sehingga diharapkan dapat menjamin efisiensi kegiatan organisasi, membantu kelancaran perkembangan organisasi serta dapat menyediakan keterangan-keterangan yang dibutuhkan oleh kantor.

Peranan administrasi perkantoran sangat penting pada suatu kantor yang berfungsi sebagai alat mencapai tujuan organisasi. Administrasi kantor merupakan sarana bagi organisasi untuk dapat berkembang dengan baik, sebab segala sesuatu yang dilakukan di dalam organisasi atau perusahaan harus berhubungan dengan administrasi. Kegiatan yang biasanya dilakukan administrasi perkantoran adalah mengurus dan melaksanakan administrasi perkantoran, diantaranya menghimpun,

(13)

mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan data dan informasi yang dibutuhkan oleh kantor tersebut. Soenarto, (2001).

Berdasarkan penjelasan di atas dapat diketahui bahwa administrasi perkantoran mempunyai fungsi yang sangat penting dan utama dalam suatu organisasi di mana keberhasilan dalam pencapaian tujuan organisasi sangat ditentukan oleh administrasi yang baik. Administrasi kantor yang baik memegang peranan penting dalam menentukan arah maupun ukuran untuk menilai sampai seberapa jauh usaha yang sudah dilaksanakan maupun yang sudah berhasil. Jadi, tanpa dukungan administrasi yang baik, aktivitas suatu organisasi akan terganggu. Sehubungan dengan hal tersebut diatas, penulis terdorong untuk melihat dan mengetahui tentang kinerja serta peranan administrasi kantor dalam mendukung keberhasilan pencapaian tujuan pada Paya Pinang Group, sehingga penulis tertarik memilih judul penelitian ini yaitu PERANAN ADMINISTRASI KANTOR PADA PAYA PINANG GROUP MEDAN.

(14)

B. Perumusan Masalah

Secara umum kegiatan-kegiatan yang terdapat dalam suatu perusahaan meliputi beberapa bidang seperti kepegawaian, keuangan, hubungan masyarakat dan semuanya itu tidak terlepas dari kegiatan administrasi. Untuk mengetahui keberhasilan kegiatan-kegiatan tersebut diperlukan administrasi yang baik. Oleh karena itu pasti setiap perusahaan menempatkan kandidat terbaik dalam administrasi kantor mereka.

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, maka perumusan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: “Bagaimana peranan administrasi kantor pada PT. Paya Pinang Group.”

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian Adapun tujuan penelitian ini adalah :

1. Untuk mengetahui bagaimana peranan administrasi kantor diperusahaan Adapun manfaat penelitian ini adalah:

1. Sebagai bahan masukan untuk membuat administrasi kantor bagi perusahaan

2. Untuk meningkatkan pengetahuan penulis tentang peranan administrasi kantor

3. Sebagai bahan referensi bagi peneliti lain yang tertarik dalam objek yang sama.

(15)

D. Jadwal Kegiatan dan Sistematika Penulisan a. Jadwal Kegiatan

Peneliti melakukan jadwal survei dan observasi pada tanggal 1 s/d 3 April 2009 di PT. Paya Pinang Group. Berdasarkan kegiatan tersebut peneliti dapat mengumpulkan kegiatan-kegiatan yang terjadi diperusahaan tersebut khususnya peranan administrasi kantor. Adapun jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 berikut ini :

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

NO KEGIATAN MINGGU KE

1 2 3

1 Persiapan

2 Pengumpulan data

3 pengetikan

b. Sistematika Penulisan BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini berisi tentang Latar Belakang Masalah, Perumusan Masalah, Tujuan Penelitian dan Manfaat Penelitian, Jadwal Kegiatan dan Sistematika Penulisan.

(16)

BAB II : PROFIL PERUSAHAAN

Dalam bab ini berisi tentang Sejarah Ringkas Perusahaan, Struktu Organisasi, Job Description, Jaringan Usaha/Kegiatan, Kinerja Usaha Terkini, dan Rencana Kegiatan Perusahaan.

BAB III : PEMBAHASAN

Dalam bab ini berisi tentang hasil penelitian mengenai segala sesuatu yang berhubungan dengan tugas akhir penulis yang membahas Peranan Administrasi Kantor, Prosedur Administrasi Kantor, Pengertian Administrasi Kantor, Fungsi Administrasi Kantor, Tujuan Administrasi Kantor.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini diuraikan kesimpulan yang merupakan inti dari pembahasan penelitian dan Saran yang berguna bagi perusahaan.

(17)

BAB II

PROFIL PT. PAYA PINANG GROUP

A. Sejarah Ringkas Perusahaan

Paya Pinang Group adalah murni perusahaan swasta nasional. Berdirinya paya pinang group bermula dari surat keputusan menteri Agraria no. SK/II/6/Ka tertanggal 15 Februari 1962 tentang penyerahan Hak Guna Usaha (HGU) kepada dua perusahaan nasional yaitu PT.Tjipta Makmur dan Sumber Deli untuk bersama-sama mengelola perkebunan karet Paya Pinang yang merupakan kebun bekas swasta asing Horissons dan Crossfield Ltd yang telah berakhir masa kontraknya.

Menteri Agraria dengan Surat Keputusan No SK/II/6/Ka tertanggal 15 Februari 1962 memutuskan memberikan HGU atas perkebunan Paya Pinang seluas 2.138 Ha, kepada perusahaan tersebut diatas dan surat keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal 19 Maret 1962. Dengan ditandai dengan lahirnya Paya Pinang Group.Oleh karena pemberian HGU tersebut untuk satu kebun, bagian keuangan kedua perusahaan ini merasa sulit untuk membagi HGU tersebut, maka kedua perusahaan ini sepakat untuk membentuk suatu badan kerja yang diberi nama Badan Pelaksanaan Pengelolaan Paya Pinang (BP4) dengan tujuan agar pengelolahan kebun dapat dilaksanakan dengan baik.

Untuk memimpin BP4 ini, Direksi kedua perusahaan menduduki jabatan kordinator I oleh Bpk Aliboman Harahapdari PT Tjipta Makmur dan kordinator II

(18)

oleh Bpk H.A Manap nasution dari PT Sumber Deli dengan dibantu oleh Bpk H.A Pangi Harahap sebagai sekretaris BP4 dari PT Tjipta Makmur. Pada tahun 1964 Bpk. Aliboman meninggal dunia, sehingga dilakukan perubahan susunan kordinator tekhnis Bpk H.A Pangi Harahapdan sebagai pengawas masing-masing adalah Bpk H. Asjro Effendi dari PT Sumber Deli dan Bpk H. Muslim Djalil dari PT. Tjipta Makmur.

BP4 selaku pengelola Paya Pinang telah melaksanakan tugasnya dengan baik dan kedua perusahaan tersebut secara disiplin dan adil menjalankan tugas-tugasnya dan sebaliknya BP4 menyerahkan penghargaan secara adil kepada kedua perusahaan tersebut.

Kedua perusahaan dalam BP4 ini bertindak sebagai pengawas dalam hal ini menjadikan pengelolaan Paya Pinang terus berkembang pesat. Langkah pertama dari BP4 dalam pengelolaan kebun Paya Pinang ini adalah mempertahankan kondisi kebun yang ditinggalkan oleh pemilik lama, Produktivitasnya 600 kg karet kering/Ha/tahun. Secara maksimal BP4 berusaha untuk merehabilitasi dan meningkatkan produktivitas kebun.

Sejalan dengan kemajuan yang dicapai dan untuk memenuhi tuntutan suatu perkembangan, maka BP4 dirasakan kurang memenuhi persyaratan hukum sehingga pada tahun 1984 BP$ dilebur dan dibentuk menjadi satu perseroan terbatas yang diber

nama PT.PD.Paya Pinang yang saham-sahamnya dimiliki masing-masing 50% atas nama PT. Sumber Deli dan 50% atas nama PT. Tjipta Makmur.

(19)

Dengan dibentuknya PT.PD.Paya Pinang Group dapat dirasakan bahwa semakin hari gerak laju perusahaan ini semakin lancar, serta rehabilitasi kebun terus dilanjutkan dengan penanaman ulang dan meningkatkan sarana sosial seperti pembangunan mesjid, sekolah, poliklinik dll. Pemasaran yang semula hanya bersifat local kemudian melangkah lebih maju dengan menembus pasar Internasional.

Sehubungan hal tersebut dirasakan perlu untuk memperluas kegiatan usaha dengan cara menambah areal perkebunan. Penambahan areal perkebunan dirasakan dapat membantu meningkatkan kemajuan diperusahaan Paya Pinang Group.

Adapun perusahaan-perusahaan yang tergabung dalam perusahaan ini adalah

1. PT. Sumber Deli dan PT Tjipta Makmur sebagai pemilik saham 2. PT. Hasjrat Tjipta mengelola perkebunan kelapa sawit

3. PT.PD.Paya Pinang mengelola perkebunan karet, kelapa sawit dan kakao

4. PT. Sumber Sawit Makmur mengelola perkebunan kelapa sawit dilengkapi dengan pabrik pengelolahannya.

5. PT. Pinang Lestari bergerak dalam bidang konsultan dan penelitian 6. PT. Pinang Jaya bergerak dalam bidang kontraktor dan Supplier 7. CV. Apotik Istana bergerak dalam bidang apotik dan Pengadaan

obat-obatan

(20)

Perkebunan Paya Pinang terletak di tebing tinggi dengan jarak lebih kurang 12.5 km dengan ketinggian lebih kurang 36 m diatas permukaan laut. Luas perkebunan yang dimiliki perusahaan ini adalah 2318 Ha, dengan perincian sebagai Tabel 2.1 berikut ini.

Tabel 2.1 Luas Perkebunan PT. Paya Pinang Group

Keterangan Luas (Ha)

Luas areal Yang ditanam 1895.70 Luas areal yang tidak ditanam:

a. Emplacement dan perumahan 10.00

b. Jalan/Pasar 21.60

c. Parit 2.80

d.Areal Untuk PJKA 9.90

e. Tanah Kosong 378.00

Luas areal seluruhnya 2318.00

Keadaan areal diperkebunan Paya Pinang secara umum merupakan areal yang sangat baik untuk usaha perkebunan. Dari keseluruhan areal dikebun Paya Pinang 60% merupakan areal topografi datar, 25% merupakan tanah landai dengan tingkat kemiringan 80-150 dab 5-10% merupakan areal curam hingga tingkat kemiringan 150-400.

(21)

1967 sampai dengan tahun 1986 maka diperoleh rata-rata curah hujan 1840 milimeter pertahun dengan rata-rata hari hujan 119 hari pertahun.Temperatur untuk tanaman karet dikebun Paya Pinang berkisar antara 230-330 C, dan dengan kelembaban relative (Rh) berkisar antara 80%-85%.

Angin diperkebunan Paya Pinang tidak terlalu kencang. Angin umumnya bertiup dari arah selatan dan barat daya dengan kecepatan lemah hingga sedang. Pada saat-saat tertentu kadang-kadang angin dari arah barat daya yang merupakan daerah lembab bertiup dengan kecepatan sedang hingga kuat, hal ini dapat mengakibatkan banyak tanaman yang tumbang.

Paya Pinang Group masih terus akan berupaya untuk mengembangkan usahanya didalam sub sektor perkebunan dalam rangka memenuhi himbauan dan membantu pemerintah untuk memperoleh tambahan devisa dari sub sektor perkebunan demi melanjutkan pembangunan bangsa dan mencapai kehidupan yang adil dan makmur berdasarkan Pancasila dan UUD 1945.

Pelaksanaan pembukaan areal kebun di setiap daerah ini disamping bertujuan untuk memproduktifkan kembali tanah yang terlantar juga memperbaiki kembali keadaan lingkungan yang selama ini tidak diperhatikan serta membantu taraf perekonomian Negara ini khususnya membantu perekonomian warga sekitar.

(22)

B. Struktur Organisasi

Pada umumnya perusahaan memiliki struktur organisasi yang didalamnya akan mencerminkan adanya pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab serta komunikasi maupun koordinasi pengawasan dalam pelaksanaan tugas-tugas perusahaan. Dengan adanya struktur organisasi maka para karyawan akan mengetahui tugas dan tanggung jawab serta kedudukannya sehingga dapat bekerja sesuai bidangnya.

Struktur organisasi yang baik akan menghasilkan suatu system kerja yang lancar, efisien dan efektif. Secara umum struktur organisasi pada suatu perusahaan terdiri dari unit-unit kerja yang dilaksanakan secara kelompok atau secara individual atau perorangan, adapun system kerja yang lancar, efisien dan efektif akan mempermudah perusahaan dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan dalam perencanaan.

Struktur dan uraian tugas merupakan unsur penting dalam organisasi. Struktur organisasi dapat dianggap sebagai susunan suatu kerangka dasar yang menyeluruh dan mempersatukan fungsi-fungsi dalam suatu perusahaan, sekaligus menetapkan hubungan antara personil yang melaksanakan fungsi tersebut. Didalam organisasi setiap indivindu harus bertanggung jawab atas tugasnya.

Penyusunan struktur ini tidak bersifat statis tetapi akan mengalami perubahan sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan yang diinginkan oleh perusahaan. Adapun struktur organisasi PT. Paya Pinang Group dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut ini :

(23)

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Pada PT. Paya Pinang Group BENDAHARA KEPALA ACCOUNT ADMINISTRASI PEMBELIAN DAN PENJUALAN HUKUM DAN PERSONALIA PRODUKSI KABAG KEUANGAN

PAJAK ADM

BIRO EFISIENSI DAN KEUANGAN KOMITE PELAKSANAAN INVESTASI DAN PROYEK KABAG ADMINISTRASI DAN HUMAS PTS.S.M MANAGER SISTEM

PT.HASRAT CIPTA PT.PAYA PINANG DIREKTUR

(24)

C. Job Description

Dibawah ini akan menjelaskan secara singkat mengenai uraian tugas dan tanggung jawab jabatan yang ada di Paya Pinang Group:

1. Direksi

Direksi adalah posisi yang paling tinggi dalam suatu perusahaan karena menentukan arah dan kebijakan perusahaan. Direksi adalah orang-orang pilihan dari hasil RUPS.

Oleh karena itu direksi harus mempunyai pola pikir, dedikasi, motivasi, loyalitas serta visi dan misi yang yang tinggi untuk kemajuan perusahaan yang dipimpinnya.

Dibawah ini adalah salah satu tugas Direksi PT. Paya Pinang Group:

a. Menjalankan hasil RUPS dan mengelola perusahaan dengan manajemen yang baik

b. Menyusun anggaran Belanja dan program kerja tahunan

c. Menyampaikan laporan pertanggung jawaban kepada pemegang saham dan RUPS dalam rangka aspek kehidupan perusahaan

d. Dalam melaksanakan tugas-tugasnya, dibantu oleh Asisten Direktur dan Office Manager

(25)

2. Wewenang Biro Efisiensi dan Keuangan

Biro efisiensi dan keuangan merupakan suatu jenjang yang tinggi oleh karena itu harus dapat menjalin hubungan yang baik dengan kepala bagian lainnya untuk menciptakan hubungan kerja yang baik dan harmonis.

Dibawah ini adalah salah satu tugas Biro Efisiensi dan Keuangan PT. Paya Pinang Group:

a. Bekerja sama dengan Kabag Accounting

b. Mengatur dan mengawasi kelancaran arus dokumen dan kearsipan serta mengatur penyimpanan surat berharga dan dokumen

c. Mengatur penerimaan dan penempatan serta penilaian golongan/jabatan segenap personil termsuk mengatur sistem penggajian dan kesajahteraan serta hak-hak personil

3. Wewenang Dari Kabag Keuangan

Biro Keuangan secara operasional diartikan sebagai suatu proses reformasi tentang kebijakan dan program atau kegiatan yang terkait dengan analisis Sumber Daya yang tersedia untuk mendukung terwujudnya visi dan misi perusahaan melalui tugas-tugasnya, Pembangunan dan Pelayanan kepada masyarakat secara proporsional, efisien dan efektif.

Kabag keuangan haruslah dikendalikan oleh orang-orang yang berpengalaman karena beban dan tanggung jawab yang besar serta harus bisa mengambil keputusan dengan cepat, tepat dan benar.

(26)

Dibawah ini adalah salah satu tugas Kabag Keuangan PT. Paya Pinang Group:

a. Mengawasi kegiatan accounting dalam mempersiapkan laporan keuangan dan manajemen lainnya

b. Memeriksa dan menganalisis performance perusahaan, serta menginformasikan manajemen mengenai posisi keuangan perusahaan dan merekomendasikan kebijakan-kebijakan serta rencana-rencana untuk mencapai tujuan perusahaan

c. Merekomendasikan Penyempurnaan yang perlu dalam upaya peningkatan efiseinsi dan efektifitas dalam kegiatan pembelian

d. Mengembangkan, merekomendasikan dan melaksanakan kebijakan dan prosedur penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan

e. Memelihara hubungan baik dengan pihak ketiga, terutama bank f. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diperintahkan direksi

4. Wewenang Kepala Accountant

Kepala Accountant memiliki tanggung jawab tersendiri dalam laporan keuangan perusahaan karena memiliki tanggung jawab yang besar. Kepala accountant harus bisa mengatur bawahannya untuk menghitung atau dokumen-dokumen yang mendukung dalam laporan keuangan.

(27)

Wewenang kepala accountant cukup besar dan berat karena berhubungan dengan keuangan, sesuatu yang berhubungan dengan keuangan sangat sensitif sekali karena jika terjadi kesalahan akan menyebabkan terjadinya korupsi.

Dibawah ini adalah salah satu tugas Kepala Accountant PT. Paya Pinang Group:

a. Mempersiapkan laporan keuangan perusahaan

b. Memeriksa kebenaran, kelengkapan serta keabsahan dokumen pendukung

c. Memastikan persiapan payroll

d. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diperintakan Kabag Keuangan

5. Wewenang Staf Administrasi, Personalia dan Hukum

Staf administrasi, personalia dan hukum mempunyai masing-masing tugas yang berbeda karena ruang lingkup dan ilmu kosentrasi yang berbeda pula. Staf administrasi mempunyai hubungan dengan staf bendahara karena berhubungan dengan keuangan perusahaan. Staf administrasi mempunyai peranan yang penting dalam perusahaan dalam mengatur siklus keuangan perusahaan.

Berbeda dengan staf personalia bagian ini mempunyai tugas umum mengenai perusahaan baik hubungan baik dengan masyarakat, antar karyawan dan staf. Staf personalia harus bisa menampung seluruh aspirasi dari seluruh elemen masyarakat, untuk membangun perusahaan agar lebih kuat dan besar dimata masyarakat.

(28)

Staf hukum tentu mempunyai tugas tentang hukum, baik dalam kontrak kerja karyawan, perusahaan mupun masalah-masalah yang terjadi di masyarakat. Setiap perusahaan mempunyai bagian hukum tersendiri untuk mengantisipasi gejolak yang terjadi.

Wewenang Staf Administrasi, Personalia dan Hukum mempunyai kedudukan yang sama tetapi mempunyai tugas yang berbeda. Walaupun terpisah posisi dan kedudukannya tetapi harus saling mendukung untuk mencapai tujuan perusahaan.

Dibawah ini adalah salah satu tugas Staf Administrasi, Personalia dan Hukum dari PT. Paya Pinang Group:

a. Melaksanakan kebijakan perusahaan sehubungan dengan masalah personalia

b. Memonitor dan mengevaluasi disiplin kerja para pegawai staf dan non staff perusahan

c. Membantu atasan langsung sebagai konsultan dalam memberikan saran kepada pegawai yang mempunyai masalah

d. Mengembangkan dan melaksanakan program kuantitas kerja dan kesejahteraan pegawai

e. Melaksanakan pengurusan perizinan dan hal-hal lain yang berkaitan dengan masalah hukum

f. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diperintahkan Kabag Administrasi dan Humas atau direksi

(29)

6. Wewenang Staf Produksi

Bagian produksi dalam perusahaan merupakan bagian yang sangat penting sekali karena menentukan laba perusahaan dan maju atau tidaknya suatu perusahaan. Bagian produksi harus mengatur dengan baik jalannya tingkat produksi secara normal.

Staf produksi harus bisa mengontrol bawahannya agar jalannya produksi berjalan dengan lancar. Bagian produksi harus mengetahui jadwal-jadwal produksi untuk menghindari kesalahan serta menjaga alat produksi tetap baik.

Dibawah ini adalah salah satu tugas dari staff produksi PT. Paya Pinang Group:

a. Memonitor, mencatat dan membuat laporan produksi yang diterima dari kebun untuk diberikan kepada bagian manager

b. Membuat perkiraan schedule produksi dan penjualan sehubungan dengan keperluan negoisasi perusahaan

c. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diperintahkan Kabag Administrasi dan Humas

7. Wewenang Staf Bendahara

Bendahara adalah suatu badan yang menguasai atau memegang penuh bagian keuangan dalam suatu organisasi baik swasta maupun pemerintahan. Bendahara mempunyai tugas khusus dalam mengatur kondisi keuangan perusahaan, oleh karena itu bagian bendahara cukup vital dalam sebuah perusahaan.

(30)

Staff bendahara harus mengetahui arus keuangan perusahaan dalam menentukan kebijakan dan arah perusahaan. Staf bendahara harus mempunyai dedikasi, loyalitas dan bertanggung jawab.

Dibawah ini adalah salah satu tugas Staf bendahara PT. Paya Pinang Group:

a. Melaksanakan kebijakan direksi dalam penyusunan operasional dan strategi plan

b. Menyusun rencana keuangan dan stuktur permodalan

c. Membantu dan mengkoordinir negoisasi dalam hal alih teknologi, perjanjian pemasaran dan kontrak-kontrak lainnya

d. Memelihara hubungan baik dengan pihak ketiga, terutama bank

e. Mengembangkan, merekomendasikan prosedur-prosedur penerimaan dan pengeluaran dana perusahaan

f. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diperintahkan direksi

8. Wewenang Staf Pajak

Pajak adalah iuran rakyat kepada kas negara berdasarkan UU (yang dapat dipaksakan) dengan tidak mendapat jasa-timbal (kontraprestasi), yang langsung dapat ditunjukan dan yang digunakan untuk membayar pengeluaran umum.

Oleh karena itu staf pajak menghitung tarif pajak yang dikenakan kepada wajib pajak pribadi maupun wajib pajak badan. Tarif pajak sesuai dengan aturan yang berlaku sesuai dengan undang-undang.

(31)

Staf pajak harus teliti terhadap perhitungan pajak, pribadi maupun badan jangan sampai terjadi kesalahan perhitungan pajak yang menyebabkan kelebihan atau kurang bayar pajak.

Dibawah ini adalah salah satu tugas Staf pajak dari PT. Paya Pinang Group:

a. Menghitung dan mengisi SPT pajak tahunan b. Menghitung PPh setiap pegawai perusahaan c. Melakukan pembayaran Pajak

D. Jaringan Usaha atau Kegiatan

Jenis tanah pada perkebunan Paya Pinang adalah coklat kekuning-kuningan (tanah merah) dengan tekstur lempung dan struktur tingkat pH 5-6. topografi areal sebagian besar datar dan selebihnya merupakan areal landai, curam. Tanah pada daerah tersebut merupakan tempat yang sangat baik untuk pertumbuhan tanaman karet, kakao, dan sawit.

Kesuburan tanah sangat berpengaruh terhadap pertumbuhan dan perkembangan tanaman. Tingkat kesuburan tanah dan kemampuan lahan, ditetapkan melalui suatu penelitian, terhadap sifat fisik dan kimia tanah dengan mengamati keadaan tekstur, konsistensi, permiabilitas, kedalaman efektif kemasaman dan kejenuhan basa, kapasitas tukar kation serta status dan jumlah ketersediaan unsur hara dalam tanah. Hasil analisa yang telah dilakukan, bahwa tingkat kesuburan tanah di kebun Paya Pinang tergolong cukup baik untuk pertanaman komoditi yang dibudidayakan yaitu tanaman karet.

(32)

PT. Paya Pinang Group adalah suatu perusahaan yang bergerak dalam bidang perkebunan. Perusahaan ini terbentuk dari kerjasama antara dua perusahaan yang menjalankan kegiatan usaha dimana perusahaan yang sebelumnya mengelola perkebunan ini. Perusahaan ini mendapatkan hak untuk mengelola perkebunan yang ditinggalkan perusahaan asing ini berdasarkan dari izin menteri agrarian yang sekarang namanya menteri pertanian. Setelah mendapat kepercayaan dari Negara, kedua perusahaan ini melanjutkan program dari perusahaan yang lama yaitu menanam karet. Tidak sampai disini saja kedua perusahaan ini memikirkan untuk menanam tanaman lain yang berlaku dipasaran dunia sehingga diserfikasi tanaman.

Jenis usaha perusahaan ini bermacam-macam yaitu sawit, karet dan kakao. Perusahaan tentu mempunyai alasan tersendiri jika perkebunannya ditanam bermacam-macam jenis tanaman yang berbeda. Tanaman tersebut mempunyai keunggulan tersendiri dibidangnya dan juga memiliki kelemahan tetapi perusahaan juga sudah mempunyai cara jitu untuk menghadapi konsekwensi dari persoalam ini.

Tujuan penanaman ini adalah untuk menjaga kestabilan perusahaan. Maksudnya adalah jika harga salah satu tanaman rendah dipasaran dapat ditutupi dengan tanaman yang lain serta medapatkan laba yang besar jika harga komoditas tersebut mahal dipasaran. Pada sekarang ini terjadi krisis yang melanda dunia baik dari sektor ekonomi, perbankan maupun perkebunan sehingga menurunkan daya beli masyarakat. Untuk harga sawit dipasaran sudah mulai merangkak naik yang

(33)

sebelumnya turun drastis dari kenaikan yang signifikan sehingga harganya jualnya diatas titik impas (BEP) yang mendapatkan keuntungan dari penjualan CPO.

Pada penjualan karet dipasaran juga mengalami hal yang sama pada sawit yang dulunya harganya melambung dan sekarang drop jauh sehingga biaya produksi lebih besar dibandingkan dengan keuntungan yang menyebabkan kerugian yang besar. Berpengaruh dari harga minyak bumi yang turun berpengaruh besar sekali kepada karet, karena pembuatan karet dapat direkayasa dengan minyak bumi yang umumnya disebut karet sintetis. Jika hal ini terus berlanjut tidak kemungkinan perusahaan yang bergerak dalam bidang perkebunan karet akan bangkrut maka bila hal ini terjadi maka akan menjadi malapetaka baik pada perusahaan maupun masyarakat akibat imbas dari krisis global.

Tidak berbeda dengan kakao (coklat) juga mengalami hal yang sama sebelum krisis global harganya tinggi dan ketika dilanda krisis global harganya jatuh. Harga coklat cukup beruntung dari harga sawit dan karet karena kenaikannya setelah jatuh cukup signifikan. Hal ini terjadi karena perusahaan perkebunan kakao banyak menganti jenis usahanya dari sebelumnya kakao menjadi sawit karena sebelum krisis harga sawit menjadi primadona dipasaran dunia. semakin sedikitnya perkebunan kakao yang didukung dengan hukum ekonomi jika harga suatu barang itu terbatas dan permintaan akan barang itu tinggi maka harga itu kan tinggi. Begitu juga perkebunan rakyat mereka juga mengganti jenis tanaman mereka.

Berdasarkan penjelasan tersebut keuntungan perusahaan terdapat pada dua sektor jenis tanaman yaitu sawit dan kakao tentunya perusahaan dapat berjalan

(34)

dengan stabil walapun harga salah satu jenis tanaman tersebut harganya jatuh dipasaran. Walaupun demikian tentunya terdapat pengaruh yang besar terhadap administrasi kantor, untuk menghadapi hal demikian perusahaan tentu mempunyai cara yang tersendiri dalam menghadapi masalah ini. Cadangan keuangan perusahaan akan berkurang untuk menutupi dari jatuhnya harga karet dan cepat atau lambat perusahaan akan membuat kebijakan baru untuk menyelasaikan masalah ini tidak tertutup kemungkinan perusahaan akan mengganti tanaman yang tidak mempunyai nilai jual tinggi dengan dengan tanaman lain yang akan menjadi primadona dikemudian hari.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada PT. Paya Pinang Group, perusahaan ini terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh perusahaan dapat tewujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang ditinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja. Pastinya untuk mendorong mencapai laba yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah meningkatkan produksi perkebunan dengan efektif dan efisiensi.

Kinerja usaha terkini yang dilakukan oleh perusahaan tentu didukung dengan pemikiran-pemikiran para ahli dibidangnya dan teknologi yang muktahir.

(35)

Hal ini dilakukan untuk mencapai tujuan perusahaan jangan sampai gagal karena akan memakan waktu dan biaya yang tinggi.

Perusahaan juga mencari terobosan baru untuk mencapai itu semua dengan ide-ide yang inovatif dan kreatif yang tinggi, karena setiap perusahaan berupaya agar laba yang didapatkan setiap tahunnya meningkat. Dengan meningkatnya laba perusahaan maka perusahaan dapat menjadi perusahaan yang besar yang dapat dipercaya masyarakat, dengan demikian jika hal itu terjadi maka perusahaan dapat berinvestasi dalam bidang yang lain agar keberadaannya diakui ditengah-tengah masyarakat.

F. Rencana Kegiatan Perusahaan

Setiap perusahaan mempunyai rencana-rencana yang akan dilaksanakan baik dalam jangka panjang maupun jangka pendek. Dalam pembuatan rencana tentu saja perusahaan telah memikirkan apa yang terbaik buat perusahaan. Begitu juga dengan PT.Paya Pinang Group yang selalu menyusun daftar rencana yang akan dilaksanakan.

Rencana kegiatan ini berdampak pada kelangsungan hidup perusahaan, karena apabila dalam kegiatan perusahaan tanpa rencana maka perusahaan itu akan ketinggalan informasi tentang perkembangan jaman. PT. Paya Pinang Group membuat rencana yang salah satunya adalah meningkatkan peranan administrasi kantor. Peranan administrasi kantor dalam perusahaan ini sebelumnya dilakukan dengan sederhana tetapi dengan rencana yang baru maka peranan administrasinya dilakukan sesuai dengan prosedur yang berlaku umum.

(36)

BAB III PEMBAHASAN

A. Peranan Administrasi Kantor

Peranan administrasi kantor dalam suatu organisasi umunya sangat penting, karena administrasi merupakan panca indera dari organisasi tersebut. Begitu juga administrasi pada PT.Paya Pinang Group sangat penting sehingga bila administrasi tidak berjalan dengan baik maka kegitan lain dalam organisasi juga dapat terhambat juga berakhir pada tidak tercapainya tujuan organisasi.

Pada dasarnya kegiatan administrasi kantor pada PT. Paya Pinang Group memiliki peranan yang sangat penting untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan serta diperlukan oleh pimpinan untuk menjalankan kantor dan memudahkan pimpinan dalam pengambilan keputusan untuk pelaksanaan tugas selanjutnya.

Pekerjaan pada PT. Paya Pinang Group juga membantu kelancaran perkembangan kantor sebagai suatu kesatuan dan melayani pelaksanaan pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan kantor, memberikan semua keterangan-keterangan yang lengkap kepada siapapun bilamana diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan secara efisiensi terutama bagi pihak pimpinan PT. Paya Pinang Group.

Peranan administrasi kantor yang sangat berpengaruh terhadap tujuan perusahaan PT. Paya Pinang Group yaitu:

(37)

2. Mampu menetapkan dan menyatakan maksud dan tujuan atau saran organisasi

3. Membantu kelancaran perkembangan kantor sebagai suatu keputusan

B. Prosedur Administrasi kantor

Fungsi administrasi turut memegang andil dalam suksesnya perusahaan. Oleh karena itu pada PT. Paya Pinang Group membimbing stafnya dibagian administrasi bukan hanya dituntut untuk terampil menyelesaikan tugas-tugasnya di kantor, namun juga perlu memiliki sikap positif terhadap pekerjaan. Ia harus bisa merencanakan, mengorganisir serta mengontrol seluruh pekerjaan dengan baik, agar seluruh pekerjaan dapat diselesaikan dengan cepat, tepat dan akurat. Dengan mengikuti pelatihan pelatihan yang diselenggarakan perusahaan, agar peserta dapat lebih terampil dalam mengelola administrasi kantor.

Perusahaan selalu menerapkan konsep-konsep strategis agar memperoleh perhatian serius di dalam sebuah organisasi. Dalam sebuah organisasi terlibat lebih dari satu elemen pembentuk keadaan internal dan juga berbagai penampilan organisasi sejenis lainnya sebagai competitif. Disini, dalam ringkasan ini adalah hendak dikemukakan fungsi manajemen strategis.

PT. Paya Pinang Group selalu membimbing stafnya untuk mengambil keputusan (decision making) dan perencanaan (planning) yang merupakan fungsi dari manajemen, maka begitu peranan pengambilan keputusan strategis dan perencanaan strategis kepada manajemen strategis. Pertama, manajemen strategis bertugas membuat keputusan strategis yang ketetapan tujuan dan sasaran.

(38)

Kemudian manajemen strategis pun menetapkan apa yang sebaiknya dilakukan untuk masa mendatang. Dan menentukan siapa-siapa yang melakukannya serta bagaimana tindakannya. Setelah itu manajemen strategis meninjau, menggerakkan aktifitas operasional total pihak-pihak yang bertanggung jawab, yang terlibat dalam pencapaian tujuan dan sasaran. Singkatnya, manajemen strategis berfungsi membuat keputusan strategis, menyusun planning strategis, serta berfungsi juga untuk peninjauan atau evaluasi strategis.

Dalam setiap kegiatan perusahaan sudah pasti terdapat proses administrasi. Kegiatan yang dilakukan pada PT. Paya Pinang Group dalam suatu organisasi antara lain adalah surat menyurat dan pengarsipan. Penulis akan membahas tentang prosedur yang terdapat pada administrasi kantor yang terdiri dari dua golongan yaitu prosedur surat masuk dan prosedur surat keluar.

Surat masuk adalah segala komunikasi tertulis yang diterima oleh suatu badan usaha dari instansi lain atau perorangan. Setiap surat yang diterima oleh suatu kantor atau organisasi mempunyai peran tersendiri misalnya sebagai bahan pembuktian nilai komunikasi maupun sebagai salah satu pembuktian lain yang menunjukan adanya kegiatan yang hidup dalam kantor yang bersangkutan.

Begitu juga pada PT. Paya Pinang Group Pengurusan surat masuk dapat mempunyai pengaruh yang penting terhadap pekerjaan kantor. Tidak ada prosedur standar untuk surat masuk yang dapat ditentukan, hal ini tergantung kepada besar kecilnya dan jenis surat yang diterima. Pada kantor PT. Paya Pinang Group, surat-surat masuk berasal dari instansi pemerintah dan swasta, masyarakat yang

(39)

lanjut untuk pertama kali ditangani oleh bagian sekretaris, untuk mengetahui isi surat dan untuk mengetahui apakah surat tersebut sudah dapat persetujuan dari pimpinan baik untuk diarsipkan maupun dikirim.

Setelah surat dibaca sekretaris kemudian diberi kode sesuai dengan nomor surat yang terdapat pada surat tersebut. Kemudian kode tersebut dicatat dalam sebuah buku yang dipergunakan sebagai daftar indeks. Setelah surat dicatat maka surat disimpan sesuai dengan jenisnya yang isinya antara lain:

a. Nomor Surat

Nomor surat adalah nomor yang terletak pada surat. Nomor ini dikeluarkan dari agenda perusahaan. Misalnya No.001/H251/KMS/2009 dari contoh tersebut dapat dijelaskan No. 001 merupakan nomor urut surat, H251 adalah menjelaskan instansinya sedangkan KMS nya adalah bidangnya dan 2009 adalah tahun surat tersebut.

b. Tanggal Diterima

Tanggal diterima merupakan tanggal surat itu datang ke perusahaan dari instansi yang terkait. Misalnya 11 Januari 2009.

c. Tanggal Surat

Tanggal surat adalah tanggal yang terletak pada buku besar instansi tersebut.

d. Pengirim

Pengirim adalah surat masuk yang dikirim oleh perusahaan lain kepada perusahaan yang bersangkutan.

(40)

e. Isi ringkas

Isi ringkas merupakan penjelasan maksud dan tujuan dari komitmen mereka.

f. Disposisi pimpinan

Disposisi pimpinan adalah surat pertinggal yang akan ditujukan kepada pimpinan yang akan ditanda tangani oleh pimpinan kemudian diarsip. Surat ini disampaikan kepada sekretaris melalui kartu kendali yang berfungsi untuk mengendalikan surat-surat yang masuk, sehingga dapat mengetahui:

a. Data tentang benar tidaknya surat masuk tersebut b. Kemana surat itu pergi

c. Apa jawaban/disposisi yang terdapat pada surat tersebut.

Surat keluar adalah semua surat yang diselesaikan oleh pihak kantor, baik intern maupun ekstern. Surat-surat tersebut harus dipersiapkan dengan sebaik-baiknya baik isi maupun formatnya. Prosedur surat keluar pada setiap perusahaan tidaklah selalu sama, hal ini tergantung pada besarnya kecilnya perusahaan bersangkutan.

PT. Paya Pinang Group surat-surat yang akan dikirim keluar dikerjakan oleh bagian sekretaris. dimana surat-surat yang diketik dan kemudian diparaf untuk disampaikan ke wakil pimpinan untuk ditanda-tangani kembali. Setelah surat di tanda tangani kemudian dikembalikan kepada sekretaris untuk diberi

(41)

nomor surat untuk di agendakan. Kemudian dikirim kepada alamat yang dituju. kemudian surat-surat tersebut dikirim keluar melalui jasa pos, agen dan kurir.

Adapun prosedur surat masuk dan surat keluar PT. Paya Pinang Group dapat dilihat pada Gambar 3.1 dan 3.2 berikut ini:

(42)

Prosedur Surat Masuk Pada PT. Paya Pinang Group

Gambar 3.1 Prosedur Surat Masuk Pada PT. Paya Pinang Group Surat Masuk

Petugas Penerima Surat

Sekretaris

Pimpinan

Sekretaris

Arsip Proses

Pengiriman Balasan

(43)

Prosedur Surat Keluar Pada PT. Paya Pinang Group

Gambar 3.2 Prosedur Surat Keluar Pada PT. Paya Pinang Group Pengiriman

a. Via Pos b. Via Agen c. Langsung

Order Kebutuhan Dari Unsur Pimpinan

Sekretaris (Proses)

Diketahui Unsur Pimpinan

(44)

C. Pengertian Administrasi Kantor

Administrasi memegang peranan yang sangat penting pada suatu perusahaan atau organisasi untuk memperlancar jalannya kegiatan dalam mencapai tujuan. Sebelum penulis memberikan pengertian kata administrasi kantor , maka penulis akan memberikan pengertian kata administrasi itu sendiri menurut beberapa ahli yaitu:

Administrasi adalah rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Gie, (2000)

Administrasi adalah proses penyelenggaraan kegiatan organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan menggunakan Sumber Daya Manusia. Moenir, (2003).

Pengertian administrasi tersebut dapat luas tetapi dapat juga sempit. Dalam hal ini penulis ingin mengemukakan agar arti yang dimaksud tidak simpang siur, dan untuk lebih jelasnya akan penulis kemukakan sebagai berikut:

1. Administrasi dalam arti sempit yang berarti ketatausahaan (clerical work)

2. Administrasi dalam arti luas yang berarti dapat ditinjau dari tiga sudut: a. Sudut proses

b. Sudut fungsi c. Sudut kepranataan

Administrasi dalam arti sempit merupakan proses kegiatan kerjasama yang sangat bersifat pekerjaan kantor meliputi kegiatan mencatat, surat-menyurat dan

(45)

meliputi segenap proses kerjasama untuk mencapai tujuan tersebut yang telah ditetapkan terlebih dahulu.

Tujuan yang akan dicapai serta proses kerjasama itu bermacam-macam, demikian juga jumlah dan susunan orang-orang yang bekerja sama itu dapat dilaksanakan pada waktu dan tempat yang berlainan, semua menjadi sasaran utama daripada kerja sama tersebut yaitu tujuan yang telah ditetapkan, atau secara umum dapat disebutkan sebagai penyelenggaraan kerja dimana dalam masa modern sekarang ini administrasi merupakan kunci dalam pelaksanaan kegiatan atau alat yang paling penting dan perlu dilaksanakan.

Jadi, dapat kita simpulkan bahwa pengertian administrasi adalah segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama dari sekelompok orang dalam usaha mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan bersama. Sedangkan mengenai administrasi kantor dapat dijelaskan bahwa ia merupakan subsistem dari system administrasi organisasi, yang bersama-sama dengan subsistem lain membentuk bergerak menuju tujuan.

Untuk lebih jelasnya pengertian dari administrasi kantor menurut Moenir,(2003) adalah: “Administrasi kantor adalah kegiatan administrative yang dilaksanakan di kantor sebagai pusat kegiatannya, dilakukan secara terus-menerus dengan menggunakan segala peralatan kantor (peralatan lunak) untuk menunjang pelaksanaan kegiatan pokok organisasi.”

(46)

D. Fungsi Administrasi Kantor

Sebelum penulis menguraikan fungsi administrasi kantor maka penulis ingin menjelaskan terlebih dahulu fungsi administrasi. Istilah untuk mengidentifikasi fungsi administrasi dan fungsi manajemen adalah sama, perbedaannya dimana pada dasarnya administrasi berfungsi untuk menentukan tujuan organisasi dan merumuskan kebijaksanaan umum sedangkan manajemen berfungsi melaksanakan kegiatan-kegiatan yang perlu dilaksanakan dalam rangka pencapaian tujuan dalam batas-batas kebijaksanaan yang dirumuskan. fungsi-fungsi itu bersifat menyeluruh dan berlaku bagi seluruh organisasi, sedangkan pada manajemen fungsinya ada 4 yaitu:

1. Perencanaan (Planning)

2. Pengorganisasian (Organizing) 3. Pengarahan (Actuating)

4. Pengawasan (Controlling)

1. Perencanaan (Planning)

Perencanaan adalah pemilihan atau penetapan tujuan-tujuan organisasi dan penentuan kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metode, system, anggaran dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.

Perencanaan merupakan suatu fungsi managemen yang sangat penting dalam dunia usaha. Dalam melakukan perencanaan harus dari pemikiran ahli-ahli yang berkaitan dengan tujuan dari perencanaan. Para ahli adalah orang-orang

(47)

terjadi dilapangan sehingga mereka mengetahui apa yang akan terjadi, setelah itu akan melanjutkan ke program selanjutnya yaitu pengorganisasian.

2. Pengorganisasian (Organization)

Pengorganisasian adalah penentuan sumber daya dan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi, perancangan dan pengembangan suatu organisai atau kelompok kerja yang membawa hal-hal tersebut kearah tujuan, penugasan tanggung jawab tertentu dan kemudian pendelegasian wewenang yang diperlukan kepada individu-individu yang melaksanakan tugas-tugasnya.

Pengorganisasian perlu dibentuk agar elemen pekerja mengetahui tugas mereka masing-masing. Organisasi mempunyai tujuan tertentu agar yang ditetapkan oleh perusahaan dapat mencapai tujuan.

3. Pengarahan (Actuating)

Pengarahan adalah membuat atau mendapatkan para karyawan melaksanakan apa yang diinginkan, dan harus mereka melakukan dengan melibatkan kualitas, gaya dan kekuasaan pemimpin serta kegiatan-kegiatan kepemimpinan seperti komunikasi, motivasi, dan disiplin.

Pengarahan harus tetap diberikan atasan kepada bawahan agar motivasi dan tingkat kerja karyawan meningkat. Karyawan sangat membutuhkan sekali pengarahan dari atasan agar mendorong karir mereka, pengarahan juga diperlukan untuk mengetahui kerja mereka.

(48)

4. Pengawasan (Controling)

Pengawasan adalah penemuan dan penerapan cara dan peralatan untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang ditetapkan.

Pengawasan sangat penting sekali dan kedudukannya sangat vital dalam suatu organisasi karena menyangkut sesuatu yang dikerjakan dengan kenyataan apakah telah sesuai. Pengawasan harus diduduki oleh orang yang memiliki kejujuran yang tinggi serta disiplin. Jika dalam melakukan sesuatu tidak ada pengawasan maka akan terjadi Mark up yang menimbulkan korupsi tidak hanya dana tetapi waktu.

E. Tujuan Administrasi Kantor

Agar suatu perusahaan atau organisasi benar-benar mencapai tujuan secara penuh maka harus memenuhi 2 (dua) syarat yaitu:

1. Organisasi itu harus efisien

Berarti bahwa organisasi itu harus memiliki susunan yang logis sehingga segenap satuan di dalamnya dapat mencapai perbandingan yang terbaik setara dengan hasil kerjanya, baik mengenai mutu mapun banyaknya hasil kerja itu.

2. Organisasi itu harus sehat

Berarti bahwa organisasi itu mempunyai bentuk yang teratur dimana masing-masing bidang bekerja serta pejabat yang tugas dan wewenangnya merupakan satuan-satuan tertentu dalam lingkungan keseluruhan organisasi dapat menjalankan peranannya dengan tanpa kesimpang siuran.

(49)

Selain itu, tujuan administrasi kantor dapat merupakan tujuan jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang. Tujuan jangka pendek dan jangka menengah sering disebut dengan istilah “sasaran”atau“tujuan antara” karena merupakan bagian dari tujuan jangka panjang. Perbedaan tujuan jangka panjang dan berbagai sasaran dapat dilakukan dengan mengetahui ciri masing-masing.

Tujuan jangka panjang menurut Siagian, (1992) memiliki ciri-ciri antara lain: a. Bersifat idealis

b. Bentuknya relative abstrak, c. Kualifikasinya ialah tidak terbatas

Sebaliknya berbagai sasaran mempunyai ciri-ciri: a. Sifatnya praktikal,

b. Jangkauan waktunya lebih pendek c. Bentuknya lebih konkrit

d. Hasilnya pada umumnya dapat dikuantifikasikan.

Jadi dapat disimpulkan bahwa tujuan administrasi kantor itu adalah agar segala kegiatan-kegiatan yang ada dalam suatu organisasi suatu kantor dapat berjalan dengan efisien dan efektif

(50)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

1. Peran administrasi sudah berjalan dengan baik sesuai dengan tujuan perusahaan. Administras kantor yang baik tentunya akan dapat memberikan infomasi yang cepat, tepat dan lengkap, karena administrasi kantor merupakan proses kerja sama antara tim

2. Peranan administrasi kantor sangat penting untuk pencapaian tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan karena administrasi kantor ini dapat membantu perusahaan untuk menyelesaikan setiap pekerjaan kantor serta menunjang kelancaran aktivitas perusahaan

B. Saran

Adapun saran-saran yang dapat disampaikan sebagai berikut

1. Mengingat peranan administrasi kantor sangat menentukan kelancaran aktivitas perusahaan, maka penulis menyarankan kemampuan untuk mengelola dan mengatur administrasi kantor lebih ditingkatkan dengan melakukan kegiatan diantaranya menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, menyimpan data dan informasi yang dibutuhkan oleh kantor

(51)

2. Peranan administrasi kantor harus lebih diperhatikan karena apabila tidak diperhatikan akan mengakibatkan kerugian pada perusahaan. Salah satu kerugiannya adalah memperlambat proses pemberian informasi yang diperlukan. Dengan adanya pelaksanaan administrasi kantor yang benar maka akan menguntungkan perusahaan.

3. Pelaksanaan tugas dan tanggung jawab yang dilaksanakan oleh karyawan bagian administrasi hendaknya tetap dipertahankan dan lebih ditingkatkan dengan mengadakan program pelatihan pengembangan karyawan seperti seminar dan studi banding.

(52)

DAFTAR PUSTAKA

Siagian Sondang P, 1986, Filsafat Administrasi,PT.Gunung

Agung,Jakarta. Soenarto, 2001, Administrasi Perkantoran, Rineka Cipta, Jakarta.

Gie The Liang, 2000, Administrasi perkantoran Modern,, Cetakan VII, Penerbit Liberty Yogyakarta,

Moekijat, 2001, Administrasi Perkantoran, CV.Mundar Maju, Bandung. Moenir, 2003, Manajemen Pelayanan Umum di Indonesia, cetakan ke 1,

(1)