LKP : Analisis Sistem Informasi SDM di PT. PLN (Persero) APJ Kediri.

ANALISIS SISTEM INFORMASI SDM

DI PT. PLN (PERSERO) APJ KEDIRI

KERJA PRAKTIK Program Studi

DIII Manajemen Informatika

Oleh:

ANGGA FACHRUARDIA KRISNA 11390100017

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA 2014

vii

ABSTRAK

PT. PLN (PERSERO) APJ Kediri adalah salah satu badan usaha milik negara di Jawa Timur, memiliki bagian yaitu Rayon Kediri dan APJ Kediri yang keduanya memiliki pegawai yang cukup banyak dan untuk mengelola data dari pegawai dilakukan oleh bagian SDM di PT. PLN (PERSERO) APJ Kediri.

Permasalahan yang dihadapi oleh PT. PLN (PERSERO) APJ Kediri adalah perlu dilakukan pengembangan dan perbaikan dari aplikasi-aplikasi yang berhubungan dengan SDM di PT. PLN (PERSERO) APJ Kediri agar dapat menutupi kekurangan yang terjadi selama ini sehingga aplikasi yang berhubungan dengan SDM menjadi lebih sempurna. Aplikasi yang berhubungan dengan SDM di antaranya adalah : aplikasi absensi pegawai, aplikasi penggajian pegawai dan aplikasi pelayanan kesehatan pegawai.

Hasil dari analisis aplikasi SDM adalah berupa desain perancangan baru dari aplikasi absensi pegawai karena aplikasi ini masih terdapat kekurangan pada proses pengiriman laporan kepada PLN pusat. Dengan dilakukannya analisis ini diharapkan dapat membantu PLN dalam mengatur SDM nya sehingga alur poses yang ada di aplikasinya lebih baik dan memudahkan user dalam mengoperasikan atau menjalankan aplikasi yang berhubungan dengan SDM di PT. PLN (PERSERO) APJ Kediri.

DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAK ... vii

ABSTRACT ... viii

DAFTAR ISI ... xi

DAFTAR TABEL ... xiii

DAFTAR GAMBAR ... xiv

DAFTAR LAMPIRAN ... xvi

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 2

1.3 Batasan Masalah ... 2

1.4 Tujuan ... 3

1.5 Kontribusi ... 3

1.6 Sistematika Penulisan ... 4

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 6

2.1 Identitas Perusahaan... 6

2.2 Uraian Tentang Perusahaan ... 6

2.3 Visi dan Misi Perusahaan... 7

2.3.1 Visi perusahaan ... 7

2.3.2 Misi perusahaan ... 7

xii

BAB III LANDASAN TEORI ... 9

3.1 Analisis dan Perancangan Sistem ... 9

3.2 Sistem Flowchart ... 11

3.3 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 12

3.4 Data Flow Diagram (DFD) ... 13

3.5 Database ... 15

3.6 Sistem Basis Data ... 15

3.7 Interaksi Manusia dan Komputer ... 16

3.8 Microsoft Office Visio 2003 ... 17

3.9 Power Designner 6 ... 17

BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTIK ... 20

4.1 Analisa Sistem ... 20

4.2 Perancangan Sistem ... 21

4.2.1 Sistem Flow Sebelum Perbaikan ... 21

4.3 Analisis Sistem Baru ... 30

4.3.1 Sistem Flow ... 30

4.3.2 Desain Sistem ... 31

BAB V PENUTUP ... 49

5.1 Kesimpulan ... 49

5.2 Saran ... 50

DAFTAR PUSTAKA ... 51

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 4. 1 Tabel Pegawai ... 38

Tabel 4. 2 Tabel Bagian Keuangan ... 39

Tabel 4. 3 Tabel Admin SDM ... 40

xiv

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2. 1 Struktur Organisasi PLN (Persero) APJ Kediri... 7

Gambar 3. 1 Simbol External Entity ... 14

Gambar 3. 2 Simbol Data Flow ... 14

Gambar 3. 3 Simbol Process ... 14

Gambar 3. 4 Simbol Data Store ... 15

Gambar 4. 1 Sisflow Lama Absensi Pegawai ... 22

Gambar 4. 2 Sisflow Lama Penggajian Pegawai ... 24

Gambar 4. 3 Sisflow Lama Pelayanan Kesehatan (Langganan) ... 26

Gambar 4. 4 Sisflow Lama Pelayanan Kesehatan ( Non Langganan) ... 28

Gambar 4. 5 Sisflow Baru Absensi Pegawai ... 30

Gambar 4. 6 Context Diagram Absensi Pegawai Sebelum Perbaikan... 31

Gambar 4. 7 Context Diagram Absensi Pegawai Sesudah Perbaikan ... 32

Gambar 4. 8 DFD Level 0 Absensi Pegawai ... 33

Gambar 4. 9 DFD Level 1 Absensi Pegawai ... 35

Gambar 4. 10 Conceptual Data Model (CDM) Absensi Pegawai ... 36

Gambar 4. 11 Physical Data Model (PDM) Absensi Pegawai ... 37

Gambar 4. 12 Menu Utama Absensi Pegawai ... 42

Gambar 4. 13 Login User ... 43

Gambar 4. 14 Desain Form Master Jam Masuk dan Keluar ... 44

Gambar 4. 16 Desain Form Absensi Pegawai ... 46 Gambar 4. 17 Desain Form Lihat Data Absensi ... 47 Gambar 4. 18 Desain Laporan Absensi Pegawai Perbulan ... 48

1

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

PT. PLN (PERSERO) APJ Kediri merupakan perusahaan yang bergerak di bidang pembangkit listrik yang melayani pemasangan listrik, pembayaran listrik, pengaduan gangguan listrik dan sebagainya. pengolahan data-data pegawai merupakan bagian yang penting untuk melayani para pegawai yang ada di APJ PLN Kediri yang dilakukan oleh bagian PSDM. Penggunaan aplikasi yang ada di PT. PLN (PERSERO) APJ Kediri sebenarnya sudah baik, tetapi perlu dilakukan analisis-analisis pada aplikasi tersebut yang bertujuan lebih menyempurnakan aplikasi agar dapat dengan mudah digunakan oleh user.

Solusi dari permasalahan diatas adalah dengan melakukan analisis aplikasi asuransi kesehatan pegawai, penggajian pegawai dan presensi pegawai dengan menggunakan software Power designner, Microsoft Visio dan software pendukung lainnya. Selain itu agar mengetahui sejauh mana Analisis dilakukan untuk keamanan data dan kemudahan bagian PSDM dalam menggunakan aplikasi.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas perlu dirumuskan suatu masalah. Perumusan masalah tersebut dijabarkan di bawah ini :

1. Bagaimana cara kerja aplikasi yang berhubungan dengan SDM di PLN APJ

Kediri? dan dilakukan analisis, apabila ditemukan kekurangan dari aplikasi tersebut maka akan dilakukan perbaikan pada sistem aplikasi, apabila aplikasi sudah baik maka dituliskan kelebihan-kelebihannya.

2. Bagaimana melakukan analisa terhadap aplikasi yang berhubungan dengan

SDM di PLN APJ Kediri dengan menggunakan software Power Designner dan Microsoft Visio.

3. Bagaimana melakukan analisis pada menu-menu pada aplikasi yang

berhubungan dengan SDM supaya dapat menunjukkan kelebihan dan kekurangan dari aplikasi sehingga kedepannya dapat lebih memudahkan user dalam mengoperasikan aplikasi sehari-hari.

1.3 Batasan Masalah

Dalam melakukan analisis terhadap aplikasi yang berhubungan dengan SDM diperlukan pembatasan agar tidak menyimpang dari topik yang diambil. Pembatasan tersebut dijelaskan di bawah ini:

1. Aplikasi yang dilakukan analisis adalah aplikasi Asuransi Kesehatan Pegawai,

Penggajian Pegawai dan Absensi Pegawai.

2. Dalam melakukan analisis software yang dipakai adalah Power Designner dan

3. Setelah dilakukan analisis apabila terjadi kekurangan maka akan diperbaiki pada perancangan sisflow, Context Diagram, DFD Level 0-1, ERD dan Hierarchi Chart.

4. Pembuatan laporan sesuai dengan aplikasi yang di analisis, supaya sesuai

dengan judul dari kerja praktek.

1.4 Tujuan

Tujuan dalam melakukan analisa terhadap aplikasi yang berhubungan dengan SDM di PLN APJ Kediri adalah supaya mengerti cara kerja aplikasi tersebut, dan mengerti alur prosesnya. Selain itu apabila terdapat kekurangan dari aplikasi tersebut akan dilakukan perbaikan dan solusi-solusi untuk menutup dari kekurangan tersebut, apabila aplikasi tersebut sudah baik maka akan ditulis kelebihan-kelebihan dari aplikasi supaya mengetahui lebih detail jika aplikasi tersebut sudah baik.

1.5 Kontribusi

Beberapa hal yang dapat diperoleh dari kegiatan kerja praktek di PT. PLN (Persero) APJ Kediri antara lain:

a. Memperbaiki dari aplikasi yang di analisis apabila terjadi kekurangan, dan

menuliskan kelebihan-kelebihan dari aplikasi tersebut apabila aplikasi tersebut sudah baik.

b. Meningkatkan keamanan dalam hal penyimpanan data, dan melakukan analisis

pada menu-menu aplikasi supaya lebih memudahkan user yaitu bagian PSDM agar lebih mudah dalam pemakaiannya sehari-hari.

1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan laporan kerja praktek digunakan untuk menjelaskan penulisan laporan setiap bab. Sistematika penulisan kerja praktek dapat dijelaskan pada alinea di bawah ini.

Bab I pendahuluan menjelaskan tentang latar belakang masalah, inti dari permasalahan yang disebutkan pada perumusan masalah, pembatasan masalah yang menjelaskan tentang batasan-batasan dari sistem yang dibuat agar tidak menyimpang dari ketentuan yang ditetapkan. Tujuan dari kerja praktek adalah merancang dan membangun aplikasi program, kontribusi yang dapat diberikan dari pembuatan aplikasi, kemudian dilanjutkan dengan membuat sistematika penulisan laporan kerja praktek.

Bab II gambaran umum PT. PLN (PERSERO) APJ Kediri menjelaskan tentang profil PT. PLN (PERSERO) APJ Kediri dan struktur organisasi Perusahaan PT. PLN (PERSERO) APJ Kediri. Gambaran umum ini digunakan untuk menjelaskan kepada pembaca tentang sejarah,visi dan misi serta alamat instansi.

Bab III landasan teori menjelaskan tentang teori-teori yang berkaitan dalam penyelesaian laporan, yaitu penjelasan tentang sistem, sistem informasi, analisis dan perancangan sistem, Entity Relationship Diagram (ERD), Data Flow Diagram (DFD), Database, Sistem Basis Data, Database Management System, Interaksi Manusia dan Komputer, power designner, dan microsoft visio 2007. Teori-teori tersebut diperlukan untuk memecahkan masalah di dalam melakukan analisa terhadap aplikasi yang berhubungan dengan SDM.

Bab IV deskripsi pekerjaan menjelaskan tentang pekerjaan yang dilakukan selama kerja praktek, yaitu menganalisis sistem, mendesain sistem, mengimplementasikan sistem, dan melakukan pembahasan terhadap implementasi sistem. Mendesain sistem dimulai dari Document Flow, System Flow, Context Diagram, Hierarchical Input Process Output (HIPO), Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), dan desain Input Output.

Bab V berisi kesimpulan dan saran dari analisa yang telah dibuat. Saran yang dimaksud adalah saran terhadap kekurangan dari analisa yang kepada pihak lain yang ingin meneruskan topik kerja praktek ini. Tujuannya adalah agar pihak lain tersebut dapat menyempurnakan analisa aplikasi ini sehingga bisa menjadi lebih baik dan berguna.

2.1 Identitas Perusahaan

Nama Perusahaan : PT.PLN (PERSERO) APJ KEDIRI

Alamat : Jl. Jendral Basuki Rachmad 3-7 Kediri

No Telp./Hp : (0354) – 683993

E-mail : isa.b.aldi@pln.co.id

Contact Person : Bapak Isya

Jabatan : Kepala Bagian IT

Bisnis Utama : Bidang Listrik

2.2 Uraian Tentang Perusahaan

PT. PLN (Persero) APJ Kediri adalah badan usaha milik negara yang

berlokasi di Jl. Jendral Basuki Rachmad 3-7 Kediri, telp (0354) – 683993.

Perusahaan ini bergerak pada bidang listrik, yang mengatur jaringan listrik dan pembayaran listrik untuk penduduk di wilayah Kediri.

Bisnis utama dari perusahaan ini adalah melayani transaksi listrik kepada penduduk, memperbaiki kerusakan jaringan listrik, pemasangan listrik baru kepada penduduk dan pembayaran listrik.

2.3 Visi dan Misi Perusahaan 2.3.1 Visi perusahaan

Pada tahun 2012 diakui sebagai unit distribusi dengan pelayanan kelas dunia dan mengutamakan kepuasan pelanggan serta mengedepankan budaya integritas.

2.3.2 Misi perusahaan

Memberikan pelayanan yang transparan kepada pelanggan dengan cepat, tepat tuntas dan berintegritas selalu melakukan perbaikan pelayanan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.

2.4 Struktur Organisasi

Manager

Asisten

Manager

Manager

Rayon

Transaksi

Energi Listrik Kontruksi Pelayanan Jaringan Run Pelayanan Teknik

Uraian Tugas masing-masing Jabatan :

a. Manager : Pelaksana dan penerima laporan dari staff bagian masing-masing. b. Asisten Manager : Penerima atau menyiapkan laporan dari staff bagian

masing-masing untuk diberikan kepada Manager.

c. Manager Rayon : Pelaksana dan penerima laporan dari staff rayon bagian

masing-masing.

d. Transaksi Energi Listrik : Penanggung jawab dan mengatur pasokan listrik

untuk sampai ke tujuan.

e. Kontruksi : Bertugas memperbaiki alat-alat yang membantu untuk

menyalurkan energi listrik.

f. Pelayanan : Bertugas melayani pelanggan apabila terjadi pemasangan listrik

baru.

g. Jaringan : Bertugas mengecek kondisi dilapangan supaya tidak terjadi

gangguan arus listrik.

h. Run : Bagian yang bertugas memperbaiki di lapangan apabila terjadi listrik

padam secara tiba-tiba.

i. Pelayanan Rayon : Melayani pembayaran listrik kepada masyarakat di kantor

rayon.

BAB III LANDASAN TEORI

3.1 Analisis dan Perancangan Sistem

Menurut Kendall dan Kendall (2003:7), analisis dan perancangan sistem dipergunakan untuk menganalisis, merancang, dan mengimplementasikan peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang dapat dicapai melalui penggunaan sistem informasi terkomputerisasi. Analisis sistem dilakukan dengan tujuan untuk dapat mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikannya.

Perancangan sistem merupakan penguraian suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian komputerisasi yang dimaksud, mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, menentukan kriteria, menghitung konsistensi terhadap kriteria yang ada, serta mendapatkan hasil atau tujuan dari masalah tersebut serta mengimplementasikan seluruh kebutuhan operasional dalam membangun aplikasi.

Analis sistem berbeda dengan pemrogram. Pemrogram (programmer) adalah orang yang menulis kode program untuk suatu aplikasi tertentu berdasarkan rancang bangun yang telah dibuat oleh analis sistem. Akan tetapi ada juga analis sistem yang melakukan tugas-tugas seperti pemrogram dan sebaliknya ada juga pemrogram yang melakukan tugas-tugas yang dilakukan oleh analis sistem.

Orang yang melakukan tugas baik sebagai analis sistem maupun pemrogram disebut analis / pemrogram (analyst / programmer) atau pemrogram/ analis (programmer/analyst). Tugas dan tangung jawab analis sistem dan pemrogram adalah berbeda dan dapat dilihat pada table berikut :

Pemrogram Analis Sistem

1. Tanggung jawab pemrogram terbatas pada pembuatan program computer.

2. Pengetahuan pemrogram cukup terbatas pada teknologi computer, sistem computer, utilities dan bahasa-bahasa pemrograman yang diperlukan.

3. Pekerjaan pemrogram sifatnya teknis dan harus tepat dalam pembuatan instruksi-instruksi program.

4. Pekerjaan pemrogram tidak menyangkut hubungan dengan banyak orang, terbatas pada sesame pemrogram dan analis sistem yang mempersiapkan rancang bangun (spesifikasi) programnya.

1. Tanggung jawab analis sistem tidak hanya pada pembuatan program computer saja, tetapi pada sistem secara keseluruhan.

2. Pengetahuan analis sistem harus luas, tidak hanya pada teknologi computer, tetapi juga pada bidang aplikasi yang ditanganinya.

3. Pekerjaan analis sistem dalam pembuatan program terbatas pada pemecahan masalah secara garis besar.

4. Pekerjaan analis sistem melibatkan hubungan banyak orang, tidak terbatas pada sesama analis sistem.

Tahapan dalam analisis sistem informasi meliputi :

1) Mengkomunikasikan Telaah Analisis dan Menyiapkan Tim. 2) Mendefinisikan Kebutuhan Informasi.

Tujuan dari mendefinisikan kebutuhan informasi adalah untuk mendeteksi sistem, apabila sistem saat ini semakin berkurang manfaatnya.

3) Investigasi Awal.

Tujuan investigasi awal adalah untuk memeriksa sistem saat ini dengan penekanan pada daerah-daerah yang menimbulkan permasalahan. Hasil

investigasi awal adalah penjelasan sistem saat ini. 4) Requirement Analysis (Determination of Ideal Systems)

Tahapan ini bertujuan untuk mendapatkan konsensus dari komunitas pemakai dari sistem informasi yang ideal. Sebuah penggantian sistem akan menimbulkan jarak antara sistem saat ini dengan sistem yang ideal (yang mengacu ke komputerisasi). Sedangkan hasil dari tahapan ini adalah penjelasan kebutuhan analisis terhadap sistem.

5) Menyiapkan Proposal Desain Sistem. 6) Menerima atau Menolak Desain Sistem.

3.2 Sistem Flowchart

Sistem flowchart adalah perangkat diagram grafik yang menyimpan dan mengkomunikasikan aliran data media dan prosedur proses informasi yang diperlukan dalam sistem informasi. Hal ini dilakukan dengan menggunakan berbagai simbol yang dihubungkan dengan panah-panah untuk menunjukkan kelanjutan aktivitas proses informasi.

Sistem flowchart tertentu berfungsi penting sebagai media dan hardware yang digunakan proses yang berhubungan dengan sistem informasi. Semua itu mewakili model grafis dari sistem informasi fisik yang diperlukan atau diajukan.

Sistem ini banyak dipakai untuk menghubungkan struktur menyeluruh dan aliran sistem ke pengguna akhir karena sistem ini dapat menawarkan tampilan fisik yang berperan penting pada keterkaitan hardware dan data media. Walaupun begitu, beberapa kasus, sistem tersebut dapat digantikan dengan diagram aliran data untuk digunakan oleh analis sistem profesional, dan dengan grafik presentasi untuk berkomunikasi dengan pengguna akhir.

3.2 Entity Relationship Diagram(ERD)

Menurut Marlinda (2004:28) Entity Relationship Diagram (ERD) adalah gambaran pada sistem dimana di dalamnya terdapat hubungan antara entity beserta relasinya. Entity merupakan sesuatu yang ada dan terdefinisikan di dalam suatu organisasi, dapat abstrak dan nyata. Untuk setiap entity biasanya mempunyai attribute yang merupakan ciri entity tersebut. Relasi adalah hubungan antar entity yang berfungsi sebagai hubungan yang mewujudkan pemetaan antar entity.

Entity Relationship Diagram ini diperlukan agar dapat menggambarkan hubungan antar entity dengan jelas, dapat menggambarkan batasan jumlah entity dan partisipasi antar entity, mudah dimengerti pemakai dan mudah disajikan oleh perancang database.

Untuk itu Entity Relationship Diagram dibagi menjadi dua jenis model, yaitu:

a. Conceptual Data Model (CDM)

Conceptual Data Model (CDM) adalah jenis model data yang menggambarkan hubungan antar tabel secara konseptual.

b. Physical Data Model (PDM)

Physical Data Model (PDM) adalah jenis model data yang menggambarkan hubungan antar tabel secara fisikal

3.3 Data Flow Diagram (DFD)

Pada tahap ini, penggunaan notasi dapat membantu komunikasi dengan pemakai/user sistem untuk memahami sistem tersebut secara logika. Diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem ini dikenal dengan nama Diagram Arus Data (Data Flow Diagram). DFD berfungsi untuk menggambarkan proses aliran data yang terjadi di dalam sistem dari tingkat yang tertinggi sampai yang terendah, yang memungkinkan untuk melakukan dekomposisi, mempartisi atau membagi sistem kedalam bagian-bagian yang lebih kecil dan yang lebih sederhana. DFD fokus pada aliran data dari dan ke dalam sistem serta memproses data tersebut (Kendall dan Kendall, 2003:241).Simbol-simbol dasar dalam DFD tersebut antara lain:

a. External Entity

Suatu External Entity atau entitas merupakan orang, kelompok, departemen, atau sistem lain di luar sistem yang dibuat dapat menerima atau memberikan informasi atau data kedala sistem yang dibuat. Gambar 3.1 merupakan simbol entitas dalam DFD dengan model Gane dan Sarson.

Gambar 3.1 Simbol External Entity

a. Data Flow

Data Flow atau aliran data disimbolkan dengan tanda panah. Data Flow menunjukkan arus data atau aliran data yang menghubungkan dua proses atau entitas dengan proses. Gambar 3.2 merupakan simbol Data Flow.

Gambar 3.2 Simbol Data Flow

b. Process

Suatu proses yang merupakan beberapa tindakan atau sekelompok tindakan dijalankan. Gambar 3.3 merupakansimbolProcess.

c. Data Store

Data Store adalah simbol yang digunakan untuk melambangkan proses penyimpanan data. Gambar 3.4 merupakan symbol data store.

Gambar 3.4 Simbol Data Store

3.4 Database

Menurut Marlinda (2004:1), database adalah suatu susunan/kumpulan

data operasional lengkap dari suatu organisasi/perusahaan yang di

organisir/dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakainya. Penyusunan satu database digunakan untuk mengatasi masalah-masalah pada penyusunan data yaitu redundansi dan inkonsistensi data, kesulitan pengaksesan data, isolasi data untuk standarisasi, multiple user (banyak pemakai), masalah keamanan (security), masalah integrasi (kesatuan), dan masalah data independence (kebebasan data).

3.5 Sistem Basis Data

Menurut Marlinda (2004:1), sistem basis data adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record - record menggunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara dan operasional lengkap sebuah organisasi atau perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan. Pada sebuah sistem basis data terdapat komponen-komponen utama yaitu perangkat keras (Hardware),

Sistem Operasi (Operating System), Basis Data (Database), Sistem (Aplikasi atau Perangkat Lunak) Pengelola Basis Data (DBMS), Pemakai (User), dan Aplikasi (Perangkat Lunak) lain (bersifat opsional).

3.6 Interaksi Manusia dan Komputer

Menurut Wicaksono (2006:4), Interaksi Manusia dan Komputer (IMK) adalah sebuah disiplin ilmu yang mempelajari desain, evaluasi, implementasi dari sistem komputer interaktif untuk dipakai oleh manusia, beserta studi tentang faktor-faktor utama dalam lingkungan interaksinya. Deskripsi lain dari IMK adalah suatu ilmu yang mempelajari perencanaan dan desain tentang cara manusia dan komputer saling bekerja sama, sehingga manusia dapat merasa puas dengan cara yang paling efektif. Dikatakan juga bahwa sebuah desain antar muka yang ideal adalah yang mampu memberikan kepuasan terhadap manusia sebagai pengguna dengan faktor kapabilitas serta keterbatasan yang terdapat dalam sistem. Pada implementasinya, IMK dipengaruhi berbagai macam faktor antara lain organisasi, lingkungan, kesehatan, pengguna, kenyamanan, antar muka, kendala dan produktifitas.

3.7 Microsoft Office Visio 2003

Menurut Rahman (2004:1) Produk Microsoft Visio tahun 2003 adalah Visio Standart dan Visio Professional. Kedua produk ini memakai format file yang umum, yang berarti Anda dapat membagi diagram gambar Visio Anda dengan pengguna Visio lain, tanpa memperhatikan produk yang Anda digunakan. Visio 2003 merupakan hasil pengembangan dari Visio versi sebelumnya, seperti

Visio 2000/2002, Visio 5 dan Visio Technical. Dibandingkan dengan Visio versi sebelumnya, Visio 2003 jauh lebih lengkap dan terintegrasi. Visio 2003 termasuk dalam rangkaian program Microsoft Office yang dalam keadaan default terinstal dalam folder instalasi Visio 11 yang berada pada folder Microsoft Office.

Visio Standart merupakan solusi gambar atau diagram yang membantu professional bisnis, seperti manajer proyek, sales dan pemasaran, person HR, staf administrasi, di dalam memvisualkan ide pekerjaan sehari-harinya. Visio Profesional merupakan perangkat yang membantu professional teknik, seperti spesialis IT, developer, dan mahasiswa teknik di dalam memvisualisasikan ide, informasi, dan sistem serta prototipe suatu objek. Visio Professional juga menyediakan solusi diagram bisnis.

3.8 Power Designer 6

A. Process Analyst Model (PAM)

Process analyst adalah suatu Powerdesigner tool yang memungkinkan untuk menggambarkan aliran informasi dari suatu proses di dalam sistem informasi. Suatu PAM menunjukkan bagaimana data diubah dan menunjukkan proses fungsional yang berlaku untuk data itu.

Produk ini adalah merupakan suatu alat (tools) yang dapat digunakan untuk membuat pemodelan aliran informasi suatu sistem perangkat. Dengan menggunakan produk software ini diharapkan dapat :

1. Membangun model fungsional ( OMT) dan diagram arus data.

2. Menggunakan lambang sesuai dengan berbagai metoda didukung: OMT,

3. Menciptakan suatu hirarki proses.

4. Customize dan mencetak laporan model.

5. Menggunakan data item dari suatu Data Konseptual Model ( CDM).

6. Menggunakan OLE teknologi untuk menghubungkan rancangan model ke

aplikasi lain.

Suatu PAM menggambarkan interaksi dari beberapa object berikut:

Object Keterangan

Data Item potongan informasi Dasar

External Entity

Object aktif yang mengirim atau menerima data dari suatu sistem

Process mentransfer data informasi

Data flow Memindahkan data (transfer data antara proses

eksternal entity dan data stores

Data store Tempat storage dimana data disimpan

B. Data architect

Data architect adalah sebuah tools yang digunakan untuk mendesain suatu data base. Tools ini akan memberikan keuntungan yaitu akan dapat memberikan dua tingkat pendekatan dalam desain pemodelan data yaitu tingkat konseptual atau logikal (CDM ; Conseptual data Model) dan tingkat fisikal (PDM : Physical data Model).

Dengan menggunakan data architect kita akan dapat :

1. Membuat Model suatu sistem informasi dengan menggunakan suatu

entity-relationship diagram. Model ini disebut Conceptual Data Model (CDM).

2. Menghasilkan suatu Physical Data Model ( PDM) untuk suatu target database management sistem ( DBMS), mempertimbangkan pokok-pokok dari DBMS.

3. Meng-customize PDM untuk menyesuaikan performa tingkah laku dan

fisik.

4. Menghasilkan script database untuk target DBMS.

5. Menghasilkan suatu referensi integritas jika mereka didukung oleh target

database.

6. meng-customize dan mencetak laporan model.

7. Merekayasa balik aplikasi dan database dan aplikasi.

BAB IV

DESKRIPSI PEKERJAAN

Dengan kebutuhan akan pentingnya analisis dilakukan maka penulis ingin sekali mengerti proses yang ada pada sistem informasi yang berhubungan dengan SDM yaitu absensi pegawai, asuransi kesehatan pegawai dan penggajian pegawai di PT. PLN (PERSERO) APJ Kediri, maka penulis tertarik untuk melakukan kerja praktek melakukan analisis sistem informasi SDM di PT. PLN (PERSERO) APJ Kediri. Kerja praktek ini dilakukan selama 30 hari kerja aktif dengan jam kerja 8 jam/hari. Dalam kerja praktek ini penulis berusaha memahami sistem informasi SDM yang ada di PT. PLN (PERSERO) APJ

Kediri. Untuk itu penulis melakukan langkah – langkah sebagai berikut :

4.1 Analisa Sistem

Menganalisa sistem adalah langkah awal untuk mengerti sistem yang dibutuhkan perusahaan. Dalam langkah ini agar penulis lebih memahami sistem informasi SDM yang ada di PT. PLN (PERSERO) APJ Kediri maka penulis melakukan analisa terhadap sistem yang terkait pada judul dari kerja praktek ini. Sistem yang dilakukan analisis antara lain :

1. Sistem Informasi Asuransi Kesehatan Pegawai.

2. Sistem Informasi Absensi Pegawai.

4.2 Perancangan Sistem

Setelah dilakukan analisis sistem informasi SDM di PT. PLN (PERSERO) APJ Kediri, selanjutnya melakukan desain sistem. Dalam desain sistem ini ,

selanjutnya kita dapat melakukan langkah – langkah yang biasa dilakukan dalam

memahami suatu sistem. Langkah – langkah yang perlu dibuat dalam desain

sistem ini adalah

4.2.1 Sistem Flow Chart sebelum perbaikan

Sistem flow chart merupakan penjabaran suatu sistem dengan menggunakan gambar yang menggambarkan jalannya setiap proses di dalam sistem, dimana sistem yang digambarkan adalah sistem yang sudah terkomputerisasi, alur dari proses yang dijelaskan tersebut dapat dilihat pada gambar dibawah ini.

Berdasarkan hasil survey dan analisis sistem yang dilakukan, berikut ini akan digambarkan sistem flow dari proses-proses yang ada pada saat ini sebelum dilakukan pengembangan.

Gambar 3.5 Sisflow Lama Absensi Pegawai

Pegawai Aplikasi SDM SAP Kantor tingkat propinsi

Start

<=07.30

Simpan ke database pegawai yang terlambat

Simpan ke database pegawai yang tidak

terlambat Y T Pegawai yang terlambat Pegawai yang tidak terlambat >=04.00

Buat rekap jam masuk kluar Y T 1 2 2 Buat rekap pegawai yang terlambat 3

1 Rekap jam masuk -keluar pegawai

3

Rekap pegawai yang terlambati

Buat laporan jam kerja tiap pegawai Laporan jam kerja

tiap pegawai

4

4 Buat total jam kerja tiap

pegawai perbulan

Total jam kerja tiap pegawai perbulan

Mengirim ke PLN tingkat propinsi

5

5

Total jam kerja tiap pegawai perbulan PLN

APJ Kediri

Simpan ke database

Jam kerja tiap pegawai perbulan PLN APJ Kediri

Finish Absensi sidik jari awal

jam kerja

Absensi sidik jari akhir jam kerja

Sistem dimulai dari pegawai yang melakukan absensi pada awal jam kerja yang tidak boleh melebihi jam 07.30, kemudian aplikasi menghasilkan laporan pegawai yang terlambat dan pegawai yang tidak terlambat, laporan selanjutnya diberikan kepada bagian SDM untuk diinputkan pada aplikasi berbasis web (SAP) yang terhubung dengan PLN pusat kemudian di proses menjadi rekap jam kerja tiap pegawai perbulan PLN APJ Kediri.

4 3 2 Rekammedik pasien 3 2 3 2 Langganan 1 2 Y N Buat surat pemeriksaan Surat pemeriksaan dokter 1 Rujuk ke RS

langganan 3 3 Surat pemeriksaan dokter 2 Buat resep obat 4 5 Y N Resep obat Buat surat pemeriksaan dan kwitansi

Surat dokter dan kwitansi

1

Rujuk ke RS langganan Buat resep obat 6 7 Y N 8 Resep obat

Surat dokter dan kwitansi 2 8 Apotik langganan Apotik langganan Buat rekammedik pasien Buat rekammedik dan kwitansi Rekammedik dan kwitansi 9 10 9 Rekammedik pasien 10 Rekammedik dan kwitansi 13 14 11 12 Y N Y N Buat daftar kebutuhan obat Buat daftar kebutuhan obat dan kwitansi Daftar kebutuhan obat Daftar kebutuhan obat dan kwitansi

15 16 15 Daftar kebutuhan obat 16 Daftar kebutuhan obat dan kwitansi

Buat rekap tagihan kesehatan perbulan 2 Rekap tagihan pelayanan kesehatan perbulan 1 Simpan ke database Database tagihan pelayanan kesehatan

Mengirim ke PLN pusat

Tagihan pelayanan kesehatan PLN APJ Kediri perbulan

Simpan ke database Database tagihan pelayanan kesehatan

PLN APJ Kediri

Buat surat pembayaran berdasarkan jumlah tagihan Surat pembayaran berdasarkan jumlah tagihan 1

17 18

19 20

Surat pembayaran berdasarkan jumlah tagihan 1 17 18

Surat pembayaran berdasarkan jumlah tagihan 2 Surat pembayaran

berdasarkan jumlah tagihan 3

19 Surat pembayaran

berdasarkan jumlah tagihan 4

20

Finish

Keluhan kesehatan

Pertama yaitu pegawai memilih berobat ke dokter berlangganan atau dokter tidak berlangganan, kemudian pihak dokter membuat surat pemeriksaan kecuali yang dokter bukan berlangganan memberikan kwitansi pembayaran, setelah itu dokter juga membuat resep obat kepada pegawai dan untuk pembeliannya terserah pihak pegawai apakah membeli kepada apotik berlangganan atau tidak. Untuk apotik berlangganan akan dibuatkan daftar obat yang dibeli, tetapi pada apotik yang tidak berlangganan pegawai diberikan kwitansi sebagai bukti pembayaran obat.

Pada saat dokter membuat surat pemeriksaan pasien dokter memberikan keputusan apakah pasien dirujuk kerumah sakit atau tidak, untuk pemilihan rumah sakit tergantung dari pasien apakah pasien memilih rumah sakit berlangganan atau tidak. Apabila pasien memilih rumah sakit berlangganan maka pihak rumah sakit memberikan surat rekammedik pasien, jika pasien memilih rumah sakit tidak berlangganan maka pihak rumah sakit selain memberikan surat rekammedik juga memberikan kwitansi sebagai bukti pembayaran.

Setelah itu bukti-bukti rekammedik, resep obat, surat pemeriksaan dokter dan semua kwitansi pembayaran diberikan kepada bagian SDM untuk direkap tagihan pelayanan kesehatan perbulan PLN APJ Kediri, rekap tagihan kesehatan di buat dua lembar, satu disimpan di bagian SDM dan yang satu dijadikan acuan dalam menginputkan ke aplikasi berbasis web yang terhubung dengan PLN pusat. Oleh PLN pusat diinputkan dan disimpan ke data base, proses selanjutnya PLN pusat membuat surat pembayaran berdasarkan jumlah tagihan dengan membaca data base tagihan pelayanan kesehatan PLN APJ Kediri perbulan.

Gambar 3.7 Sisflow Lama Penggajian Pegawai

2

SDM SAP Bank Pegawai

Start

Hitung total gaji pegawai Lap. Jam kerja tiap

pegawai Database pegawai cuti Database pegawai terlambat Mengolah potongan tiap

pegawai

Pot. Tiap pegawai 1

Simpan pot. Pegawai perbulan

Database pot. Pegawai perbulan PLN APJ Kediri

Total gaji pegawai

Buat slip gaji tiap pegawai

Simpan slip gaji tiap pegawai perbulan

Slip gaji tiap pegawai

Database slip gaji tiap pegawai perbulan Mengolah slip gaji Slip Gaji setelah diolah Transfer ke rekening Rekening Setelah di transfer

Menampilkan slip gaji pegawai berdasarkan NIK Slip gaji pegawai Finish Nama, Jabatan, Peringkat, Lama kerja NIK pegawai

Penjelasan dari sistem flow di atas adalah pertama bagian SDM menginputkan data pegawai yang terdiri dari nama, jabatan peringkat dan lama kerja untuk di proses perhitungan gaji pegawai, setelah perhitungan sistem menghasilkan total gaji tiap pegawai dan membuat slip gaji tiap pegawai dan disimpan dalam data base, kemudian pihak bank mengolah slip gaji dengan membaca data base slip gaji setelah itu slip gaji setelah diolah ditampilkan dan di transfer ke rekening masing-masing pegawai.

BAB IV

DESKRIPSI PEKERJAAN

Dengan kebutuhan akan pentingnya analisis dilakukan maka penulis ingin sekali mengerti proses yang ada pada sistem informasi yang berhubungan dengan SDM yaitu absensi pegawai, asuransi kesehatan pegawai dan penggajian pegawai di PT. PLN (PERSERO) APJ Kediri, maka penulis tertarik untuk melakukan kerja praktek melakukan analisis sistem informasi SDM di PT. PLN (PERSERO) APJ Kediri. Kerja praktek ini dilakukan selama 30 hari kerja aktif dengan jam kerja 8 jam/hari. Dalam kerja praktek ini penulis berusaha memahami sistem informasi SDM yang ada di PT. PLN (PERSERO) APJ

Kediri. Untuk itu penulis melakukan langkah – langkah sebagai berikut :

4.1 Analisa Sistem

Menganalisa sistem adalah langkah awal untuk mengerti sistem yang dibutuhkan perusahaan. Dalam langkah ini agar penulis lebih memahami sistem informasi SDM yang ada di PT. PLN (PERSERO) APJ Kediri maka penulis melakukan analisa terhadap sistem yang terkait pada judul dari kerja praktek ini. Sistem yang dilakukan analisis antara lain :

1. Sistem Informasi Asuransi Kesehatan Pegawai.

2. Sistem Informasi Absensi Pegawai.

4.2 Perancangan Sistem

Setelah dilakukan analisis sistem informasi SDM di PT. PLN (PERSERO) APJ Kediri, selanjutnya melakukan desain perbaikan sistem. Dalam desain

perbaikan sistem ini , selanjutnya kita dapat melakukan langkah – langkah yang

biasa dilakukan dalam memahami suatu sistem. Langkah – langkah yang perlu

dibuat dalam desain sistem ini adalah

4.2.1 Sistem Flow sebelum perbaikan

Sistem flow chart merupakan penjabaran suatu sistem dengan

menggunakan gambar yang menggambarkan jalannya setiap proses di dalam sistem, dimana sistem yang digambarkan adalah sistem yang sudah terkomputerisasi, alur dari proses yang dijelaskan tersebut dapat dilihat pada gambar dibawah ini.

Berdasarkan hasil survey dan analisis sistem yang dilakukan, berikut ini akan digambarkan sistem flow dari proses-proses yang ada pada saat ini sebelum dilakukan pengembangan.

Absensi dilakukan pada awal jam kerja, dan bagian keuangan mengolah absensi awal jam kerja sehingga menghasilkan pegawai yang tidak terlambat dan pegawai yang terlambat.

Untuk absensi pada akhir jam kerja bagian keuangan membuat rekap jam masuk keluar pegawai, setelah itu membuat laporan jam kerja tiap pegawai dengan membaca rekap pegawai yang terlambat dan rekap jam masuk keluar pegawai, laporan jam kerja tiap pegawai diberikan kepada admin SDM untuk dijadikan input dalam membuat total jam kerja tiap pegawai setiap bulan dan setelah itu dikirimkan ke PLN tingkat provinsi.

Bagian keuagan menghitung gaji pegawai dengan inputan NIK dan membaca data base potongan pegawai perbulan PLN APJ Kediri di bagian admin SDM, setelah total gaji tiap pegawai diketahui maka disimpan kedalam data base total gaji tiap pegawai. Setelah disimpan maka bagian keuangan membuat slip gaji tiap pegawai dengan membaca data base total gaji tiap pegawai, slip gaji setelah dibuat kemudian disimpan ke dalam data base slip gaji tiap pegawai perbulan, untuk mencetak slip gaji bagian keuangan membaca data base slip gaji kemudian diberikan kepada pegawai.

Pihak bank mengolah slip gaji dengan membaca data base slip gaji tiap pegawai perbulan, kemudian oleh pihak bank dikirim ke rekening pegawai masing-masing.

Penjelasan dari sisflow diatas adalah bagian admin SDM membuat kartu jaminan kesehatan dengan inputan data pegawai, setelah dibuat diberikan kepada pegawai. apabila periksa ke dokter kartu jaminan kesehatan dibawa untuk dijadikan input dalam pembuatan surat pemeriksaan oleh pihak dokter, kemudian apabila perlu dirujuk ke rumah sakit dokter membuat surat rujukan, dan apabila tidak maka dokter membuat resep obat, setelah itu pihak dokter membuat surat tagihan dokter.

Dari dokter surat rujukan diberikan kepada pihak rumah sakit untuk dijadikan input membuat rekammedik pasien, kemudian pihak rumah sakit membuat surat tagihan. Resep obat yang dibuat dokter dijadikan input apotik dalam membuat daftar kebutuhan obat, daftar kebutuhan obat setelah dibuat dijadikan inputan dalam membuat surat tagihan apotik.

Setelah itu bagian admin SDM membuat rekap tagihan pelayanan kesehatan perbulan yang membaca surat tagihan yang diberikan oleh dokter, apotik dan rumah sakit setelah itu dikirim ke bagian admin SDM untuk di inputkan dalam membuat rekap tagihan pelayanan kesehatan tiap bulan, setelah dibuat oleh bagian admin SDM dikirim ke bagian keuangan, pihak bagian keuangan menjadikan rekap tagihan pelayanan kesehatan sebagai inputan dalam membuat surat pembayaran berdasarkan jumlah tagihan, setelah dicetak maka diberikan kepada dokter, apotik, rumah sakit dan disimpan ke data base tagihan pelayanan kesehatan perbulan PLN APJ Kediri. kemudian admin SDM membuat rekap tagihan kesehatan PLN APJ Kediri dengan membaca data base dan setelah dicetak diberikan kepada PLN pusat.

Penjelasan dari sisflow diatas adalah bagian admin SDM membuat kartu jaminan kesehatan dengan inputan data pegawai, setelah dibuat diberikan kepada pegawai. apabila periksa ke dokter kartu jaminan kesehatan dibawa untuk dijadikan input dalam pembuatan surat pemeriksaan dan kwitansi oleh pihak dokter, kemudian apabila perlu dirujuk ke rumah sakit dokter membuat surat rujukan, dan apabila tidak maka dokter membuat resep obat.

Dari dokter surat rujukan diberikan kepada pihak rumah sakit untuk dijadikan input membuat rekammedik pasien, kemudian pihak rumah sakit membuat surat kwitansi. Resep obat yang dibuat dokter dijadikan input apotik dalam membuat daftar kebutuhan obat, daftar kebutuhan obat setelah dibuat dijadikan inputan dalam membuat surat kwitansi.

Setelah itu bagian admin SDM membuat rekap tagihan pelayanan kesehatan perbulan yang membaca surat kwitansi yang diberikan oleh pegawai setelah itu dikirim ke bagian admin SDM untuk di inputkan dalam membuat rekap tagihan pelayanan kesehatan tiap bulan, setelah dibuat oleh bagian admin SDM dikirim ke bagian keuangan, pihak bagian keuangan menjadikan rekap tagihan pelayanan kesehatan sebagai inputan dalam membuat surat pembayaran berdasarkan jumlah tagihan, setelah dicetak maka diberikan kepada pegawai dan disimpan ke data base tagihan pelayanan kesehatan perbulan PLN APJ Kediri. kemudian admin SDM membuat rekap tagihan kesehatan PLN APJ Kediri dengan membaca data base dan setelah dicetak diberikan kepada PLN pusat.

4.3 Analis Sistem Baru

Setelah melakukan analisis sistem yang ada maka dibuat rancangan baru untuk dapat mengatasi permasalahan yang ada.

4.3.1 System Flow

4.3.1.1 System Flow Absensi

Berdasarkan analisis maka system flow usulan Absensi Pegawai

pada PLN APJ kediri diuraikan dalam gambar system flow dibawah ini.

4.3.2 Desain Sistem

Berdasarkan analisis yang telah dilakukan sebelumnya, maka dibuat desain sistem yang terdiri dari tahapan-tahapan sebagai berikut :

1. Context Diagram

2. Data Flow Diagram (DFD)

3. Conceptual Data Model (CDM)

4. Physical Data Model (PDM)

5. Struktur Basis Data dan Tabel

6. Desain I/O

4.3.2.1 Context Diagram

Context Diagram berdasarkan hasil analisis seperti pada gambar

Gambar 4.6 di bawah ini.

Gambar 4.6 Context Diagram Absensi Pegawai Sebelum Perbaikan

Rekap peg awai yang terlambat

Rekap jam masuk keluar peg awai Laporan jam kerja tiap pegawai

Jam keluar peg awai Jam masuk pegawai Absensi sidik jari awal jam kerja

Absensi sidik jari akhir jam kerja

0

Sistem Informasi Absensi Peg awai

Peg awai Bag SDM

Bag Keuang an

Laporan jam kerja peg awai perbulan

Rekap jam masuk keluar peg awai Rekap peg awai yang terlambat Laporan jam kerja tiap pegawai

Jam keluar peg awai Jam masuk pegawai Absensi sidik jari akhir jam kerja

Absensi sidik jari awal jam kerja

0

Sis tem Informasi Absensi Pegawai Peg awai

Admin SDM

Kantor Tingkat Provinsi Bag

keuang an

4.3.2.2 Data Flow Diagram

Gambar 4.8 DFD Level 0 Absensi Pegawai

[Data laporan jam kerja tiap pegawai] [Data abs ens i]

Membac a [Total jam kerja tiap peg awai perbulan]

Simpan4

[Laporan jam kerja tiap peg awai]

[Rekap peg awai yang terlambat] [Rekap jam mas uk keluar pegawai]

Simpan3 Simpan2 [Data jam kerja]

[Absensi s idik jari akhir jam kerja] [Absensi s idik jari awal jam kerja]

Simpan1 Simpan

[Jam keluar peg awai] [Jam mas uk peg awai]

Peg awai

Peg awai Bag SDM

Bag SDM

Bag Keuang an Bag Keuang an Bag Keuang an Kantor Tingkat Provinsi 1 Pembuatan durasi jam kerja peg awai

+

1 Jam masuk

pegawai

2 Jam keluar

pegawai

2

Meng olah absensi jam kerja

+

3 Peg awai yang terlambat

4 Peg awai yang tidak terlambat

3

Membuat laporan jam kerja tiap

pegawai

+

5 Laporan jam kerja tiap peg awai

4

Meng irim ke PLN pusat

A. Pengolahan Data Master

B. Pengolahan Data Transaksi

[Simpan1] [Simpan]

[[Data jam kerja]] Data jam kerja

[Jam keluar peg awai]

[Jam masuk peg awai] Bag SDM

Bag SDM

1 Jam masuk

pegawai 2

Jam keluar pegawai

Meng olah absensi jam kerja 1.1

Input jam kerja pegawai

1.2

Maintenance data jam kerja peg awai

[Simpan3] [Simpan2]

[[Data jam kerja]]

[[Data absensi]] Data absensi

[Absensi s idik jari akhir jam kerja] [Absensi s idik jari awal jam kerja]

Peg awai

Peg awai Pembuatan durasi jam kerja peg awai

3 Peg awai yang terlambat

4 Peg awai yang

tidak terlambat

Membuat laporan jam kerja tiap peg awai 2.1 Input absensi pegawai 2.2 Maintenance absensi pegawai

C. Pengolahan Data Laporan

D. Pengolahan data Pengiriman Laporan

Gambar 4.9 DFD Level 1 Absensi Pegawai

[[Data laporan jam kerja tiap peg awai]] [Simpan4]

[Laporan jam kerja tiap peg awai]

Data laporan jam kerja tiap peg awai [[Data absensi]]

[Rekap jam masuk keluar pegawai]

[Rekap peg awai yang terlambat] Bag Keuang an Bag Keuang an Bag Keuang an

5 Laporan jam kerja tiap peg awai Meng olah absensi jam kerja

Meng irim ke PLN pusat 3.1

Input data laporan jam kerja

tiap peg awai

3.2 Maintenance data laporan jam kerja tiap peg awai

[Total jam kerja peg awai perbulan] [Membaca]

[Total jam kerja tiap peg awai perbulan] [[Data laporan jam kerja tiap peg awai]]

Kantor Tingkat Provinsi 5 Laporan jam kerja

tiap peg awai Membuat laporan jam kerja tiap peg awai

4.1 input peng iriman ke

PLN pus at

4.2 Maintenance

peng iriman data ke PLN

4.3.2.3 Conceptual Data Model

Conceptual Data Model (CDM) merupakan gambaran dari struktur

logik dari basis data. Pada CDM terdapat relasi antar tabel yang satu dengan tabel yang lain. Relasi tersebut antara lain : one to one, one to many dan many to many. Jika CDM di generate, akan menghasilkan Physical Data Model (PDM). CDM hasil analisis seperti ditunjukkan pada gambar 4.10 di bawah ini.

Gambar 4.10 Conceptual Data Model (CDM) Absensi Pegawai Mencatat

Membaca

Memiliki Memiliki

Bag ian Keuang an NIP Nama JK Jabatan TTL Agama Alamat No_Telepon Peg awai NIP Nama JK Jabatan TTL Agama Alamat No_Telepon SDM NIP Nama JK Jabatan TTL Agama Alamat No_Telepon Absensi NIP Jam M asuk Jam Keluar Nama JK Jabatan Status

4.3.2.4 Physical Data Model

Physical Data Model (PDM) merupakan hasil generate dari

Conceptual Data Model (CDM), PDM merupakan representasi fisik dari database. PDM dari hasil generate seperti pada gambar 4.11 di bawah ini.

Gambar 4.11 Physical Data Model (PDM) Absensi Pegawai NIP = NIP1

NIP = NIP1 NIP = NIP

NIP = NIP2 NIP = NIP1

BAGIAN_KEUANGAN NIP varchar(10) NAMA varchar(20) JK varchar(10) JABATAN varchar(10) TTL varchar(25) AGAMA varchar(15) ALAMAT varchar(30) NO_TELEPON varchar(12) PEGAWAI NIP varchar(10) NIP1 varchar(10) NIP2 varchar(10) NAMA varchar(20) JK varchar(10) JABATAN varchar(10) TTL varchar(25) AGAMA varchar(15) ALAMAT varchar(30) NO_TELEPON varchar(12) SDM NIP varchar(10) NAMA varchar(20) JK varchar(10) JABATAN varchar(10) TTL varchar(25) AGAMA varchar(15) ALAMAT varchar(30) NO_TELEPON varchar(12) ABSENSI NIP varchar(10) NIP1 varchar(10) JAM_MASUK varchar(10) JAM_KELUAR varchar(10) NAMA varchar(20) JK varchar(10) JABATAN varchar(10) STATUS varchar(10) MEMBACA NIP varchar(10) NIP1 varchar(10)

4.3.2.5 Struktur Basis Data dan Tabel

Dalam pengembangan Analisis Sistem Informasi SDM di PLN APJ Kediri ini digunakan beberapa tabel untuk menyimpan data. Tabel-tabel tersebut adalah tabel pegawai, tabel bagian keuangan, tabel bagian SDM, tabel absensi. Berikut ini penjelasan tentang tabel-tabel tersebut.

1. Tabel Pegawai

Nama Tabel : Pegawai

Primary Key : NIP

Foreign Key : -

Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data pegawai.

Tabel 4.1 Tabel Pegawai

No Nama_Field Type_Data Keterangan

1 NIP varchar(20) Primary Key

2 Nama varchar(50)

3 Jenis Kelamin varchar(1)

4 Jabatan varchar(15)

5 Tempat Tanggal Lahir varchar(30)

6 Agama varchar(10)

7 Alamat varchar(40)

8 No Telepon varchar(8)

2. Tabel Bagian Keuangan

Nama Tabel : Bagian Keuangan Primary Key : -

Foreign Key : NIP

Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data Bagian Keuangan.

Tabel 4.2 Tabel Bagian Keuangan

No Nama_Field Type_Data Keterangan

1 NIP varchar(20) Foreign Key

2 Nama varchar(50)

3 Jenis Kelamin varchar(1)

4 Jabatan varchar(15)

5 Tempat Tanggal Lahir varchar(30)

6 Agama varchar(10)

7 Alamat varchar(40)

8 No Telepon varchar(8)

3. Tabel Admin SDM

Nama Tabel : Bagian SDM

Primary Key : -

Foreign Key : NIP

Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data Bagian SDM.

Tabel 4.3 Tabel Admin SDM

No Nama_Field Type_Data Keterangan

1 NIP varchar(20) Foreign Key

2 Nama varchar(50)

3 Jenis Kelamin varchar(1)

4 Jabatan varchar(15)

5 Tempat Tanggal Lahir varchar(30)

6 Agama varchar(10)

7 Alamat varchar(40)

8 No Telepon varchar(8)

4. Tabel Absensi

Nama Tabel : Absensi

Primary Key : -

Foreign Key : NIP

Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data Absensi

Pegawai.

Tabel 4.4 Tabel Absensi

No Nama_Field Type_Data Keterangan

1 NIP varchar(20) Foreign Key

2 Jam Masuk varchar(10)

3 Jam Keluar varchar(10)

4 Nama varchar(50)

5 Jenis Kelamin varchar(1)

6 Jabatan varchar(15)

7 Alamat varchar(40)

4.3.2.6 Desain I / O A. Desain Menu Utama

Menu Utama adalah tampilan awal dari aplikasi yang terdiri dari menu login, logout, master pegawai, master jam kerja, absensi pegawai dan laporan absensi pegawai. Sebelum user melakukan login maka menu logout, master pegawai, absensi pegawai dan laporan akan terkunci dan itu dapat dibuka setelah user login dengan benar. Menu Utama dapat dilihat pada gambar 4.12.

B. Desain Login User

Desain tampilan Login user terdapat dua inputan yaitu user name dan password yang harus diisi dan tidak boleh salah, apabila yang di masukkan salah maka akan ada pemberitahuan message box. Dalam desain login juga tedapat dua tombol yaitu tombol login digunakan untuk masuk dan tombol keluar apabila user tidak jadi melakukan login.

C. Form Master Jam Masuk dan Jam Keluar Pegawai

Form master jam masuk dan keluar terdiri dari dua inputan yaitu inputan jam masuk dan jam keluar pegawai yang di inputkan oleh user dan terdapat empat tombol yaitu tombol simpan berfungsi untuk menyimpan jam kerja yang telah di tetapkan, tombol update digunakan untuk mengganti jam masuk dan keluar yang sudah ada, tombol delete digunakan untuk menghapus jam kerja dan tombol keluar digunakan untuk kembali ke menu utama dari aplikasi.

D. Desain Master Pegawai

Desain form master pegawai adalah berfungsi untuk memasukkan data-data pegawai yang terdiri dari NIP, nama, jk, jabatan, ttl, agama, alamat, no telepon dan no HP. Dalam Form ini terdapat empat tombol yaitu tombol save digunakan untuk menyimpan data setelah diisi, tombol update digunakan untuk mengganti apabila terjadi kesalahan pada data pegawai, tombol delete digunakan untuk menghapus data-data pegawai dan tombol keluar untuk kembali ke menu utama aplikasi.

E. Desain Form Absensi Pegawai

Dalam Form absensi pegawai akan terisi data-data dari pegawai yang melakukan absensi fingerprint pada awal jam kerja, untuk jam keluar masih kosong dan akan terisi pada waktu pegawai melakukan fingerprint di akhir jam kerja. Data-data yang ditampilkan pada waktu melakukan absensi adalah NIP, nama, jam masuk, jam keluar, jk, bagian, status dan total jam kerja. Dalam form ini terdapat dua tombol yaitu tombol save digunakan untuk menyimpan semua absensi yang dilakukan oleh karyawan dan ditampilkan seperti pada gambar 4.17, tombol keluar digunakan untuk kembali ke menu utama dari aplikasi.

F. Form Lihat Data Absensi

Digunakan untuk melihat data-data pegawai yang telah melakukan absensi, dalam form ini gterdapat satu tombol keluar yang berfungsi untuk kembali ke menu utama.

G. Desain Laporan Absensi Pegawai Perbulan

Laporan absensi perbulan akan ditampilkan berdasarkan inputan bulan dan tahun yang di kehendaki, dan terdapat dua tombol yaitu tombol tampil digunakan untuk menampilkan dan tombol kirim digunakan untuk mengirim laporan absensi ke PLN pusat.

5.1 Kesimpulan

Setelah melakukan analisis sistem informasi SDM di PT. PLN (PERSERO) APJ Kediri, maka dapat diperoleh kesimpulan sebagai berikut :

a. Analisis yang dilakukan pada saat Kerja Praktek ini sangat membantu bagian

APJ Kediri, terutama dalam hal perbaikan sistem yang berhubungan dengan SDM. Analisis sistem informasi SDM membantu melakukan perbaikan apabila terdapat kekurangan terhadap aplikasi-aplikasi yang berhubungan dengan SDM dengan kata lain aplikasi-aplikasi yang berhubungan dengan SDM dapat diperbaiki sehingga dapat mengurangi kekurangan-kekurangan yang terjadi selama ini di PLN APJ Kediri.

b. Pada saat melakukan analisa terhadap aplikasi-aplikasi yang berhubungan

dengan SDM kebanyakan menggunakan software Microsoft Visio dan Power Designner, karena dua software ini dapat mempermudah pada saat melakukan analisa terhadap aplikasi.

c. Analisis sistem informasi SDM ini dapat mempermudah pengguna dari

aplikasi-aplikasi yang berhubungan dengan SDM dan mempermudah pada saat pengolahan data-data yang berkaitan dengan SDM di PLN APJ Kediri.

kekurangan yang ada. Demi pengembangan dan kemajuan yang lebih baik, maka hal-hal yang perlu diperhatikan antara lain :

a. Analisis yang akan datang dapat melakukan perbaikan dengan ruang lingkup

yang lebih luas, hal ini dikarenakan supaya sistem yang ada di PLN APJ kediri ber angsur-angsur dapat diperbaiki.

DAFTAR PUSTAKA

Kendall, K. E. & Kendall, J. E., 2003, Analisis dan Perancangan Sistem, Jilid 2, Jakarta : PT. Indeks Kelompok Gramedia.

Marlinda, Linda. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta : Andi Offest.

Mcleod Raymond and P. Schell Jr. George, Management Information System Tenth Edition, Prentice Hall, USA, 2007.

Santosa, Budi. 2008. Manajemen Proyek Konsep dan Informasi. Jakarta: Graha Ilmu.

Yuswanto. 2006. Pemrograman Dasar Visual Basic.NET. Jakarta : Prestasi Pustakarya.

41

E. Desain Form Absensi Pegawai

Dalam Form absensi pegawai akan terisi data-data dari pegawai yang melakukan absensi fingerprint pada awal jam kerja, untuk jam keluar masih kosong dan akan terisi pada waktu pegawai melakukan fingerprint di akhir jam kerja. Data-data yang ditampilkan pada waktu melakukan absensi adalah NIP, nama, jam masuk, jam keluar, jk, bagian, status dan total jam kerja. Dalam form ini terdapat dua tombol yaitu tombol save digunakan untuk menyimpan semua absensi yang dilakukan oleh karyawan dan ditampilkan seperti pada gambar 4.17, tombol keluar digunakan untuk kembali ke menu utama dari aplikasi.

F. Form Lihat Data Absensi

Digunakan untuk melihat data-data pegawai yang telah melakukan absensi, dalam form ini gterdapat satu tombol keluar yang berfungsi untuk kembali ke menu utama.

43

G. Desain Laporan Absensi Pegawai Perbulan

Laporan absensi perbulan akan ditampilkan berdasarkan inputan bulan dan tahun yang di kehendaki, dan terdapat dua tombol yaitu tombol tampil digunakan untuk menampilkan dan tombol kirim digunakan untuk mengirim laporan absensi ke PLN pusat.

BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Setelah melakukan analisis sistem informasi SDM di PT. PLN

(PERSERO) APJ Kediri, maka dapat diperoleh kesimpulan sebagai berikut :

a. Analisis yang dilakukan pada saat Kerja Praktek ini sangat membantu bagian

APJ Kediri, terutama dalam hal perbaikan sistem yang berhubungan dengan

SDM. Analisis sistem informasi SDM membantu melakukan perbaikan apabila

terdapat kekurangan terhadap aplikasi-aplikasi yang berhubungan dengan SDM

dengan kata lain aplikasi-aplikasi yang berhubungan dengan SDM dapat

diperbaiki sehingga dapat mengurangi kekurangan-kekurangan yang terjadi

selama ini di PLN APJ Kediri.

b. Pada saat melakukan analisa terhadap aplikasi-aplikasi yang berhubungan

dengan SDM kebanyakan menggunakan software Microsoft Visio dan Power

Designner, karena dua software ini dapat mempermudah pada saat melakukan

analisa terhadap aplikasi.

c. Analisis sistem informasi SDM ini dapat mempermudah pengguna dari

aplikasi-aplikasi yang berhubungan dengan SDM dan mempermudah pada saat

5.2 Saran

Dari analisis sistem informasi SDM ini, masih terdapat banyak

kekurangan yang ada. Demi pengembangan dan kemajuan yang lebih baik, maka

hal-hal yang perlu diperhatikan antara lain :

a. Analisis yang akan datang dapat melakukan perbaikan dengan ruang lingkup

yang lebih luas, hal ini dikarenakan supaya sistem yang ada di PLN APJ kediri

51

DAFTAR PUSTAKA

Kendall, K. E. & Kendall, J. E., 2003, Analisis dan Perancangan Sistem, Jilid 2, Jakarta : PT. Indeks Kelompok Gramedia.

Marlinda, Linda. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta : Andi Offest.

Mcleod Raymond and P. Schell Jr. George, Management Information System Tenth Edition, Prentice Hall, USA, 2007.

Santosa, Budi. 2008. Manajemen Proyek Konsep dan Informasi. Jakarta: Graha Ilmu.

Yuswanto. 2006. Pemrograman Dasar Visual Basic.NET. Jakarta : Prestasi Pustakarya.