Pembangunan sistem informasi inventory control berbasis web di PT.PLN Persero APJ Majalaya
BIODATA PENULIS
A. DATA PRIBADI
Nama : Bima Megandana Jenis kelamin : Laki-laki Tempat, tanggal lahir : Bandung, 8 Juli 1989 Agama : Islam Kewarganegaraan : Indonesia Status : Belum Kawin Anak ke : 1 dari 4 bersaudara Alamat : Giriharja no.27 Rt.01/01 Kel. Jelekong
Kec.Baleendah Kab. Bandung 40375 Telepon : 085794179517 Email : bimamegandana@gmail.com
B. RIWAYAT PENDIDIKAN
1. Sekolah Dasar : SDN Cangkring 4, Bandung 1995 - 2002
2. Sekolah Menegah Pertama : SMP Negeri 2 Baleendah Bandung Jawa
Barat 2001 - 20043. Sekolah Menengah Atas : SMANegeri 1 Dayeuhkolot 2004 - 2007
4. Perguruan Tinggi : Universitas Komputer Indonesia Program Studi Teknik Informatika 2007-1013 Demikian riwayati hidup ini saya buat dengan sebenar-benarnya dalam keadaan sadar dan tanpa paksaan.
Bandung, (Bima Megandana)
PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI
INVENTORY CONTROL BERBASIS WEB DI PT. PLN PERSERO APJ MAJALAYA SKRIPSI Diajukan untuk Menempuh Ujian Akhir Sarjana Program Studi Teknik Informatika
Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer
BIMA MEGANDANA 10107240 PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA 2013
KATA PENGANTAR
Segala puji tetap milik Allah SWT yang senantiasa ada menyertai seluruh
makhluk-Nya yang menjadi bukti betapa agung kerajaan-Nya. Hamparan lautan
kenikmatan, rahmat, karunia dan hidayah-Nya telah menjadi pemberian berarti
sehingga penulisan skripsi dapat diselesaikan dengan judul “SISTEM
INFORMASI INVENTORY CONTROL BERBASIS WEB DI PT. PLN PERSERO
APJ MAJALAYA”.Tujuan penulisan laporan tugas akhir ini adalah untuk memenuhi mata kuliah
wajib dan syarat kelulusan akademik pada Program Studi Teknik Informatika,
Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.Selesainya penyusunan laporan tugas akhir ini tidak lepas dari seluruh
dukungan moril, masukan dan bimbingan yang sangat bermanfaat dari berbagai
pihak selama dalam penyusunan laporan tugas akhir ini, oleh karena itu penulis
menyampaikan rasa terima kasih sebesar-besarnya kepada:1. Ayahanda dan Ibunda tercinta Agus MS Sunarya dan Erry Yamadanti yang selalu tetap ada meluapkan kasih sayang, memberikan dukungan rohani dan jasmani.
2. Kepada keluarga besar Giriharja para putra dan cucu dari A. Sunarya yang selalu memberi dukungan rohani dan jasmani.
3. Staf dan pegawai PT. PLN Persero APJ MAJALAYA khusunya kepada yang terhormat Bapak Raup.
4. Ibu Dian Dharmayanti, S.T., M.Kom. sebagai dosen pembimbing yang selama ini telah memberikan pengarahan, kritik dan masukan serta pengalaman berkesan selama masa bimbingan sehingga skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik.
5. Ibu Tati Harihayati, S.T, M.T. sebagai dosen Penguji 2 dan wali kelas IF-6 angkatan 2007.
6. Bapak Adam Mukharil Bachtiar, S.Kom., M.T. sebagai dosen Penguji 3.
7. Bapak Irawan Afriyanto, S.T, M.T., sebagai Ketua Program Studi Teknik
8. Seluruh Dosen dan Staf Program Studi Teknik Informatika.
9. Rekan dan sahabat IF-6 angkatan 2007 khususnya Novrizal Faris M.
10. Keluarga beserta kerabat di Cisero Majalaya dan Gunung Leutik Ciparay.
11. Semua pihak yang telah banyak membantu dalam menyelesaikan tugas akhir ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.
Sebagai manusia biasa yang memiliki kekurangan dan keterbatasan
kemampuan, oleh karena itu penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari
sempurna, maka kritik dan saran yang bersifat membangun sangat diperlukan oleh
penulis. Kepada semua pihak yang berkepentingan dengan skripsi ini, penulis
meminta maaf apabila terdapat kekurangan dalam penulisan skripsi ini. Akhir kata
mudah-mudahan skripsi ini bisa bermanfaat bagi penulis maupun semua pihak
yang memerlukannya.Bandung, Agustus 2013 Penulis
DAFTAR ISI
ABSTRAK ............................................................................................................... i
.. ........................................................................................................... ii ABSTRACTKATA PENGANTAR ........................................................................................... iii
DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... viii
DAFTAR TABEL ............................................................................................... xiii
DAFTAR SIMBOL ............................................................................................ xviii
DAFTAR LAMPIRAN .......................................................................................... xx
BAB 1 PENDAHULUAN ....................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ............................................................................ 1
1.2 Rumusan Masalah ...................................................................................... 2
1.3 Maksud dan Tujuan.................................................................................... 2
1.4 Batasan Masalah ........................................................................................ 3
1.5 Metodologi Penelitian ................................................................................ 4
1.5.1 Pengumpulan data ...................................................................................... 4
1.5.2 Pembangunan Perangkat lunak. ................................................................. 5
1.6 Sistematika Penulisan ................................................................................ 6
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA .............................................................................. 9
2.1 Tinjauan Perusahaan .................................................................................. 9
2.1.1 Sejarah PT. PLN (Persero) ......................................................................... 9
2.1.2 Visi dan Misi PT. PLN (Persero) ............................................................. 11
2.1.3 Struktur Organisasi .................................................................................. 11
2.2 Landasan Teori......................................................................................... 18
2.2.3 Pengertian Metode Q (Continuous Review Method) ............................... 31
3.2.5 Perancangan Method .............................................................................. 207
4.2.1 Pengujian Black Box .............................................................................. 234
4.2 Pengujian Perangkat Lunak ................................................................... 234
4.1.6 Implementasi Antarmuka ....................................................................... 232
4.1.5 Implementasi Kelas ................................................................................ 230
4.1.4 Implementasi Basis Data........................................................................ 222
4.1.3 Implementasi Perangkat Lunak.............................................................. 222
4.1.2 Implementasi Perangkat Keras .............................................................. 221
4.1.1 Lingkungan Implementasi ..................................................................... 221
4.1 Implementasi Sistem .............................................................................. 221
BAB 4 IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN ................................................... 221
3.2.4 Perancangan Antarmuka ........................................................................ 185
2.2.4 Pengertian Basis Data (Database) ........................................................... 34
3.2.3 Struktur Menu ........................................................................................ 182
3.2.2 Perancangan Kode ................................................................................. 181
3.2.1 Perancangan Basis Data ......................................................................... 170
3.2 Perancangan Sistem ............................................................................... 170
3.1.3 Analisis Kebutuhan Fungsional ............................................................... 67
3.1.2 Analisis Kebutuhan Non-Fungsional ....................................................... 50
3.1.1 Analisis Prosedur yang Berjalan .............................................................. 43
3.1 Analisis Sistem......................................................................................... 43
BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN ........................................................ 43
2.2.6 Perangkat Lunak Pendukung ................................................................... 38
2.2.5 Definisi UML (Unified Modeling Language) .......................................... 35
4.2.2 Kasus dan Hasil Pengujian..................................................................... 237
4.2.4 Pengujian Beta ....................................................................................... 259
4.2.5 Kesimpulan Hasil Pengujian Beta ......................................................... 263
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN................................................................ 265
5.1 Kesimpulan ............................................................................................ 265
5.2 Saran ...................................................................................................... 265
DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 267
DAFTAR PUSTAKA
[1] Pressman Roger S., Ph.D, Software Engineering , McGraw-Hill, 2010, 7th
.Edition
[2] Hartono, Jogiyanto., Pengenalan Komputer, Dasar Ilmu Komputer,
Pemrograman, Sistem Informasi dan Intelegensi Buatan , Penerbit Andi, Yogyakarta, 2001, Cetakan Kedua.
[3] Jogiyanto HM, Akt., MBA, Ph.D. Analisis dan Desai Sistem Informasi:
Pendekatan Terstruktur Teori Dan Praktek Aplikasi Bisnis, Penerbit : Andi Yogyakarta 2001, Edisi Kedua, Cetakan Kedua. [4] Nur Bahagia, Senator. Sistem Inventori, Penerbit ITB, Bandung 2006.[5] Abdul Kadir, Ir. Dasar Perancangan dan Implementasi Database
Relational , Andi Publisher, Yogyakarta, 2009. [6] Alhir, Sinan Si. Learning UML , O’Reilly, 2003. [7] Hamilton, Kim. Learning UML 2.0 , O’Reilly, 2006.[8] Dwiartara, Loka. Menyelam dan Menaklukan Samudra PHP. Ilmu
Website, 2010. [9] MySQL, MySQL Reference Manual, diakses 04 Juli 2012. [10] Yii Framework, Apa itu Yii , akses 05 Juli2012. [11] Yii Framework, MVC, akses 05
Juni 2012. [12] Macromedia Dreamweaver 8, akses 06 Juni 2012
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
PT. PLN Persero APJ Majalaya adalah kantor cabang dari PLN distribusi
Jabar dan Banten yang berperan sebagai penyedia layanan saluran listrik. Instansi
ini mempunyai beberapa bagian atau divisi dalam struktur organisasinya, salah
satunya yaitu bagian logistik. Bagian logistik bertugas untuk menangani
pencatatan data persediaan barang, data transaksi barang seperti pemesanan,
penerimaan hingga pengeluaran barang baik itu digunakan untuk kegiatan
operasional mereka sendiri atau adanya permintaan dari kantor cabang lainnya.
Permasalahan yang terjadi adalah pencatatan data barang dan data transaksi saat
ini masih dilakukan secara manual dengan menggunakan Microsoft Excel.Pencatatan data barang yang masih dilakukan secara manual menyebabkan
pengendalian data barang tidak terorganisir sehingga sering terjadi penggandaan
data barang disebabkan oleh tidak adanya pengkodeaan terhadap masing- – masing
barang. Petugas divisi tersebut mengalami kesulitan dalam melakukan
pengendalian persediaan barang dikarenakan pengolahan data transaksi yang
belum terorganisir bila dihubungkan dengan penggunaan data tersebut yang
digunakan untuk menentukan rencana persediaan untuk periode mendatang.
Rencana kebutuhan persediaan mendatang terlalu ditentukan dari jumlah
pengeluaran barang tahun sebelumnya tanpa mempertimbangkan jumlah
pengeluaran yang tentunya berbeda di setiap periode. Hal tersebut menyebabkan
tidak efektifnya jumlah persediaan yang mereka tentukan. Apabila jumlah
persediaan terlalu berlebihan, pelelangan barang selalu menjadi pilihan yang
tentunya dari segi ekonomi mereka mengalami kerugian begitu juga sebaliknya,
bila terjadi kekurangan barang, mereka mencari barang di kantor PLN lainnya
yang berada di luar kota. Petugas merasa kesulitan dalam membuat laporan
dikarenakan harus memeriksa satu per satu data transaksi. Masalah yang terjadi
untuk pegawai di bagian lainya, hal ini dikarenakan tidak ada sistem yang
mendukung layanan informasi.Berdasarkan permalasalahan yang telah dipaparkan, diperlukan pembangunan
sistem informasi pengendalian persediaan (inventory control) yang dapat
mengatasi permasalahan pada divisi tersebut dalam mengolah data persediaan
barang sehingga menjadi suatu infomasi yang lengkap dan terperinci serta dengan
menggunakan metode pengendalian persediaan untuk keefektifan kebijakan
persediaan barang sehingga tingkat persediaan menjadi terkendali. Sistem
informasi yang akan dibangun berbasis web untuk memudahkan petugas
mengolah data di berbagai tempat selama komputer terhubung dengan jaringan
intranet juga untuk memudahkan pegawai di bagian lain untuk mencari informasi
persediaan barang di gudang tanpa harus memeriksa ke gudang terlebih dahulu.1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan pemaparan pada latar belakang sebelumnya, maka rumusan
masalah adalah bagaimana membangun sistem informasi inventory control
berbasis web di PT. PLN Persero APJ Majalaya.1.3 Maksud dan Tujuan Maksud dari penulisan tugas akhir ini adalah untuk membangun sistem
informasi pengendalian persediaan (Inventory Control) berbasis web di PT. PLN
Persero APJ Majalaya.
Tujuan yang akan dicapai dari pembangunan sistem informasi inventory ini di antaranya: control
1. Membantu petugas divisi logistik dalam menentukan rencana kebutuhan
persediaan untuk periode mendatang.
2. Membantu petugas divisi logistik dalam membuat kebijakan persediaan
dengan menentukan kuantitas pemesanan yang efektif.
3. Mengendalikan persediaan tetap efektif terhadap ketidakpastian tingkat
perubahan pada permintaan atau pengeluaran.1.4 Batasan Masalah
Pembangungan sistem informasi pengendalian persediaan ini dibuat dengan
beberapa batasan masalah agar pembahasan lebih terfokus sesuai dengan tujuan
yang akan dicapai. Batasan masalah dalam tugas akhir ini di antaranya:1. Data yang diolah dalam sistem informasi ini diantaranya yaitu data barang, kategori barang, data pemesanan barang, penerimaan barang, pengeluaran barang, data petugas, data supplier.
2. Proses yang ada pada sistem yang dibangun adalah proses pengolahan data barang, data petugas, pemesanan barang, penerimaan barang, pengeluaran barang, laporan transaksi barang dan proses rencana inventori.
3. Keluaran yang dihasilkan berupa informasi tampilan di antaranya data persediaan barang, pemesanan barang, penerimaan barang, pengeluaran barang, data petugas, data supplier, serta informasi rencana persediaan (rencana inventori). Sedangkan informasi dalam bentuk laporan yaitu laporan pemesanan barang, penerimaan barang, dan laporan pengeluaran barang.
4. Sistem Invetory Control yang dibangun berbasis web.
5. Pembangunan aplikasi ini menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan perangkat lunak Macromedia Dreamweaver dengan database MySQL.
6. Analisis dan pemodelan yang digunakan dalam pembangunan aplikasi adalah pemodelan berorientasi objek dengan menggunakan tools UML.
7. Metode yang digunakan untuk menetukan persediaan barang menggunakan metode pengendalian Continuous Review Method atau metode Q. Sistem ini memecahkan persoalan persediaan probabilistik dengan melakukan pemeriksaan persediaan secara berkelanjutan pada sistem determistik dengan menambahkan cadangan pengaman (Safety Stock ).
1.5 Metodologi Penelitian
Metodologi penelitian merupakan suatu proses yang digunakan untuk
memecahkan suatu masalah secara logis. Dalam pembuatan tugas akhir ini
digunakan metode penelitian deskriptif yang menggambarkan fakta-fakta dan
informasi secara sistematis, faktual, dan akurat. Metode penelitian ini memiliki
dua tahapan penelitian, yaitu tahap pengumpulan data dan tahap pembangunan
aplikasi.1.5.1 Pengumpulan data
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut.
1. Studi Pustaka Studi pustaka adalah pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mempelajari, meniliti dan mengkaji berbagai literatur, jurnal, buku-buku, situs internet dan berbagai bacaan yang berkaitan dengan penelitian yang dilakukan.
2. Studi Lapangan Studi lapangan adalah teknik pengumpulan data dengan melakukan penelitian dan peninjauan secara langsung terhadap sistem kerja di bagian gudang PT.
PLN Persero APJ Majalaya.
a. Wawancara Wawancara adalah pengumpulan data dengan mengadakan tanya jawab secara langsung kepada pegawai bagian gudang. Hal ini dimaksudkan untuk mencari informasi mengenai sistem yang sedang berjalan, kelemahan sistem, serta kebutuhan pengguna (user).
b. Observasi Observasi merupakan teknik pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan secara langsung terhadap sistem kerja di divisi logistik PT. PLN
1.5.2 Pembangunan Perangkat lunak.
Tahap analisis data dalam pembuatan perangkat lunak menggunakan
paradigma perangkat lunak secara waterfall. Model ini mengusulkan sebuah
pendekatan kepada perkembangan software yang sistematik dan sekuensial mulai
dari tingkat dan kemajuan sistem pada seluruh analisis, desain, kode, dan
pengujian. Dimodelkan setelah siklus rekayasa konvensional, model sekuensial
linier melingkupi beberapa aktivitas yang dapat dilihat pada Gambar 1.1.Gambar 1.1 Siklus Metode Waterfall [1]Metode Waterfall meliputi beberapa proses di antaranya:
1. Communication Langkah ini merupakan analisis terhadap kebutuhan software dan beberapa tahapan untuk mengadakan pengumpulan data dengan melakukan pertemuan dengan customer, maupun mengumpulkan data tambahan baik yang ada di jurnal, artikel, maupun dari internet.
2. Planning Proses planning merupakan lanjutan dari proses communication (analysis requirement).
Tahapan ini akan menghasilkan dokumen user requirement atau bisa dikatakan sebagai data yang berhubungan dengan permintaan user dalam pembuatan software, termasuk rencana yang akan dilakukan.
3. Modeling Proses modeling ini menerjemahkan syarat kebutuhan sebuah perancangan software yang dapat diperkirakan sebelum dibuat coding. Proses ini fokus pada rancangan struktur data, arsitektur software, representasi interface, dan detail (algoritma) prosedural. Tahapan ini akan menghasilkan dokumen yang disebut software requirement.
4. Construction merupakan proses membuat kode. Coding atau pengkodean Construction merupakan penerjemahan desain dalam bahasa yang bisa dikenali oleh komputer. Programmer akan menerjemahkan transaksi yang diminta oleh user . Tahapan inilah yang merupakan tahapan secara nyata dalam mengerjakan suatu , artinya penggunaan komputer akan software dimaksimalkan dalam tahapan ini. Setelah pengkodean selesai maka akan dilakukan testing terhadap sistem yang telah dibuat tadi. Tujuan testing adalah menemukan kesalahan-kesalahan terhadap sistem tersebut untuk kemudian bisa diperbaiki.
5. Deployment Tahapan ini bisa dikatakan tahapan akhir dalam pembuatan sebuah software atau sistem. Setelah melakukan analisis, desain dan pengkodean maka sistem yang sudah jadi akan digunakan oleh user. Kemudian software yang telah dibuat harus dilakukan pemeliharaan secara berkala
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan tugas akhir ini disusun untuk memberikan gambaran
umum tentang penelitian yang dilakukan. Sistematika penulisan tugas akhir ini
adalah sebagai berikut.BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini berisi latar belakang permasalahan, rumusan masalah, maksud dan
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Bab ini berisi tentang profil PT. PLN Persero APJ Majalaya dan berisi kajian
atau pembahasan teori yang berkaitan dengan tugas ini, yang mencangkup
pengertian sistem informasi, sistem inventory control, metode Q (Continuous
), basis data (database), pemodelan UML, MySQL, PHP, Yii Review Method Framework dan Macromedia Dreamweaver.BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN Bab ini membahas analisis terhadap sistem yang dibuat serta bagaimana
merancang suatu sistem informasi inventory control berbasis web di PT. PLN
Persero APJ Majalaya. Analisis pemodelan yang digunakan menggunakan
diagram UML yang terdiri dari use case diagram, use case scenario, sequence
diagram, class diagram, activity diagram, dan deployment diagram.BAB 4 IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN Pada bab ini dijelaskan tentang implementasi sistem yang terdiri dari
implementasi perangkat keras, perangkat lunak, database, menu dan antarmuka
serta dilakukan tahap pengujian dari perangkat lunak yang dibuat.BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi kesimpulan yang mencangkup beberapa hal penting pada hasil yang didapat dari penelitian, masukan, serta saran
- – saran untuk perbaikan sistem dan penyempurnaan sistem.
BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN
3.1 Analisis Sistem
Analisis sistem merupakan kegiatan penguraian suatu sistem yang utuh dan
nyata ke dalam bagian-bagian atau komponen-komponen komputer yang
bertujuan untuk mengidentifikasi serta mengevaluasi masalah dan hambatan yang
mungkin terjadi pada sistem dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan, sehingga
dapat diusulkan perbaikan pada sistem tersebut dan menyusun sistem baru.Tahapan analisis harus dilakukan dengan teliti agar diketahui detil yang ada
dalam sistem yang berjalan saat ini. Beberapa hal yang akan dianalisis adalah
sebagai di antaranya:1. Analisis Prosedur yang Berjalan
2. Analisis Kebutuhan Non-Fungsional
3. Analisis Kebutuhan Fungsional
3.1.1 Analisis Prosedur yang Berjalan
Prosedur merupakan urutan dari langkah-langkah yang terjadi atau yang
dilakukan di dalam suatu sistem. Berdasarkan penelitian yang dilakukan, terdapat
beberapa prosedur yang sedang berjalan di antaranya prosedur pemesanan barang,
penerimaan barang dan prosedur pengeluaran barang.3.1.1.1 Prosedur Pemesanan Barang
Prosedur pemesanan barang yang berjalan di PT. PLN Persero APJ Majalaya adalah sebagai berikut.
1. Junior logistik membuat daftar kebutuhan barang (DKM).
2. Setelah itu, junior logistik akan membuat nota dinas yang berisi daftar pemesanan barang.
3. Nota dinas yang telah dibuat akan diberikan kepada supervisor logistik untuk diverifikasi.
5. Sedangkan nota dinas yang valid akan ditandatangani oleh supervisor
logistik yang berarti bagian telah menyetujui daftar kebutuhan tersebut dan memberikannya kepada junior logistik.
6. Junior logistik menerima nota dinas yang sudah ditandatangani oleh
supervisor logistik, kemudian Junior logistik akan memberikan nota dinas tersebut ke bagian keuangan .
7. Setelah bagian itu, bagian keuangan akan memeriksa apakah dana yang
diperlukan untuk pemesanan barang tersebut tersedia atau mencukupi. Bila tidak, bagian keuangan akan memberitahu bahwa anggaran untuk nota dinas tersebut tidak mencukupi dan nota dinas tersebut ditolak. Apabila anggaran cukup, maka nota dinas tersebut akan ditandatangani juga oleh bagian keuangan dan memberikannya kepada Asman Niaga.8. Asman Niaga menerima nota dinas tersebut kemudian mengesahkannya.
9. Nota dinas yang telah disahkan oleh Asman Niaga akan diberikan ke
bagian keuangan. Setelah itu bagian keuangan akan memberikan nota dinas yang disahkan kepada junior logistik.
10. Junior logistik menerima nota dinas yang telah disahkan kemudian
menyimpanya sebagai arsip.
11. Setelah itu, junior logistik akan melakukan pemesanan barang kepada
supplier .Membuat DKM (Daftar Kebutuhan Material)
Junior Logistik Supervisor Logistik Bag. Keuangan Asman Niaga
Menerima nota dinas Menerima nota dinas yang ditandatangani Membuat nota dinas Memberikan nota dinas Menerima nota dinas tidak valid Memberitahu anggaran tidak Memeriksa nota dinas [ ditolak ] cukup dan mengembalikan nota Memeriksa anggaran [ ditolak ] belanja ditandatangani oleh Keuangan dan Menerima nota dinas yang Mengesahkan nota dinas Logistik Menerima nota dinas yang Menerima nota dinas Menandatangani tidak valid nota dinas Memberikan nota dinas yang ditandatangani [ disetujui ] dinas Menandatangani [ disetujui ] nota dinas Memberikan nota dinas yang disahkan Memberikan nota dinas yang Menerima pemberitahuan anggaran tidak cukup ditandatangani ditandatangani Menerima nota dinas yang Memberikan nota dinas yang ditandatangani telah disahkan Menerima nota dinas yang Memberikan nota dinas yang Melakukan pemesanan Menyimpan nota dinas telah disahkan disahkan pada arsip kepada supplierGambar 3.1 Activity Diagram Pemesanan Barang3.1.1.2 Prosedur Penerimaan Barang
Prosedur penerimaan barang yang berjalan di PT. PLN Persero APJ Majalaya adalah sebagai berikut:
1. Supplier membawa barang pesanan dan faktur, kemudian faktur tersebut diberikan kepada junior logistik (petugas gudang).
2. Junior logistik menerima faktur tersebut kemudian memeriksa apakah barang yang datang sesuai dengan data pemesanan. Bila tidak, petugas faktur tersebut akan diserahkan kembali pada pengirim (supplier) dan melaporkan bahwa barang yang datang tidak sesuai dengan pesanan. Bila sesuai, faktur tersebut akan ditandatangani kemudian diberikan kepada logistik. supervisor
3. Setelah menerima faktur tersebut, supervisor logistik akan memperbaharui
(update) data persediaan barang. Kemudian supervisor logistik akan menadatangani faktur dan membuat BASTP (Berita Acara Serah Terima Pekerjaan) sebagai tanda bukti serah terima barang.4. Faktur dan BASTP akan diberikan kembali kepada junior logistik.
5. Setelah menerima faktur tersebut, junior logistik akan menyimpan salah
satu rangkap dari faktur tersebut untuk dijadikan arsip dan mencatat barang yang masuk.
6. Junior logistik akan memberikan rangkap faktur yang telah ditandatangani
lainnya beserta BASTP kepada pengirim barang (supplier).
7. Pengirim barang menerima faktur yang telah ditandatangani dan BASTP
sebagai bukti barang telah diterima. Selain itu BASTP juga digunakan untuk melakukan penagihan kepada pihak PLN. supplier 8. Pengirim akan memberikan barang pesanan kepada junior logistik.Supplier Junior Logistik Supervisor Logistik Membawa barang pesanan dan memberikan faktur menerima faktur Menandatangani faktur Memberikan faktur yang ditandatangani Menerima faktur yang ditandatangani Melakukan update persediaan barang Membuat BASTP Memberikan kembali faktur yang ditandatangani beserta BASTP Menerima faktur yang ditandatangani beserta BASTP Menyimpan faktur untuk dijadikan arsip Memberikan kembali faktur yang Menerima faktur yang ditandatangani beserta BASTP ditandatangani beserta BASTP memeriksa kesesuaian barang datang dengan data pemesanan [ ya ]
memberi laporan barang
tidak sesuai dan
mengembalikan faktur
menerima laporan barang tidak sesuai dan merima faktur kembali Menyerahkan barang pesanan Menerima barang pesanan [ tidak ]Gambar 3.2 Activity Diagram Penerimaan Barang3.1.1.3 Prosedur Pengeluaran Barang
Prosedur pengeluaran barang yang berjalan di PT. PLN Persero APJ Majalaya adalah sebagai berikut:
1. Petugas kacab (pemohon) membawa daftar pengajuan barang dan memberikannya kepada petugas bagian gudang (junior logistik).
2. Junior logistik akan memberikan daftar pengajuan tersebut kepada supervisor logistik.
3. Setelah supervisor logistik menerima daftar pengajuan barang tersebut,
mereka akan memeriksa apakah barang tersebut tersedia. Bila tidak, supervisor logistik akan memberitahu junior logistik bahwa material tersebut tidak tersedia (kosong). Kemudian junior logistik akan memberitahu pada pihak pemohon (petugas kacab) bahwa barang yang diminta tidak tersedia atau kosong.
4. Bila barang tersebut ada, supervisor logistik memberikannya kepada
bagian keuangan.
5. Bagian keuangan akan memeriksa apakah anggaran untuk barang yang
ada pada daftar pengajuan tersebut memadai. Bila tidak, bagian keuangan akan memberitahukan kepada junior logistik bahwa daftar pengajuan ditolak, kemudian junior logistik akan mengembalikan daftar pengajuan dan memberitahukan kepada petugas kacab bahwa daftar pengajuan ditolak.
6. Bila anggaran untuk daftar pengajuan tersedia, bagian keuangan akan
menyetujui daftar tersebut kemudian akan mencatat anggaran dana dari daftar pengajuan. Setelah itu, bagian keuangan akan memberitahu kepada logistik bahwa daftar pengajuan disejui dan memberikan daftar supervisor tersebut kepada supervisor logistik.
7. Setelah supervisor logistik menerima daftar tersebut, mereka akan
membuat faktur sebagai tanda pergerakan barang keluar. Setelah faktur tersebut dibuat, supervisor logistik akan memberikannya kepada junior logistik beserta daftar pengajuan yang disetujui.
8. Junior logistik akan memberikan barang, daftar pengajuan yang disetujui,
dan faktur tersebut kepada pihak pemohon (petugas kacab).
9. Petugas kacab (pemohon) menerima barang, lalu faktur yang diberikan
oleh junior logistik akan ditandatangani. Satu rangkap faktur untuk dibawa oleh petugas kacab, sedangkan rangkap lainnya akan diberikan kembali logistik.
10. Junior logistik yang sudah menerima faktur yang ditandatangani oleh
petugas kacab akan menyimpannya sebagai arsip barang keluar (mutasi Petugas Kacab (Pemohon) Junior Logistik Supervisor Logistik Bagian Keuangan keluar).Membuat daftar pengajuan barang Memberikan daftar permintaan barang Menerima daftar permintaan barang Memberikan daftar Menerima pemberitahuan permintaan barang Menerima daftar pengajuan barang Memeriksa persediaan barang
Memberitahu persediaan
barang kosong
[ Kosong ]
persediaan kosong Memberitahu persediaan Menerima pemberitahuan barang kosong persediaan barang kosong Menyetujui daftar pengajuan barang [ sedia ] Memberikan daftar pengajuan barang disetujui Menerima daftar pengajuan barang yang disetujui Memeriksa anggaran keuangan Memberi laporan daftar pengajuan ditolak [ tidak memadai ] Menyetujui daftar pengajuan barang [ memadai ] Menerima laporan daftar pengajuan ditolak Memberi laporan daftar Menerima laporan daftar pengajuan ditolak pengajuan ditolak Mencatat anggaran dana dari daftar pengajuan Memberitahukan daftar pengajuan telah disetujui dan memberikan daftar pengajuan Menerima pemberitahuan dan daftar pengajuan disetujui Menandatangani daftar pengajuan dan memberikan faktur Memperbaharui data persediaan barang dan membuat faktur Menerima daftar pengajuan yang telah disetujui beserta faktur Memberikan barang, Menerima barang, daftar daftar pengajuan yang disetujui, dan faktur pengajuan yang disetujui dan faktur Menandatangani faktur Memberikan faktur yang ditandatangani Menerima faktur yang ditandatangani Menyimpan faktur sebagai arsip pengeluaran barangGambar 3.3 Activity Diagram Pengeluaran Barang3.1.2 Analisis Kebutuhan Non-Fungsional
Analisis nonfungsional adalah sebuah tahap dimana seorang pembangun
perangkat lunak menganalisis sumber daya yang akan menggunakan perangkat
lunak yang dibangun. Analisis nonfungsional yang dilakukan dibagi dalam enam
tahap yaitu:1. Analisis Pengguna (user)
2. Analisis Perangkat keras (hardware)
3. Analisis Perangkat Lunak (Software)
4. Analisis Jaringan
5. Analisis Metode Q (Continuous Review Method)
6. Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak
3.1.2.1 Analisis Pengguna (user)
Suatu aplikasi dapat berjalan dengan baik apabila ditunjang oleh pengguna
yang memiliki kemampuan dalam menjalankan aplikasi yang bersangkutan.
Analisis pengguna dimaksudkan untuk mengetahui siapa saja pengguna yang
terlibat beserta karakteristiknya sehingga dapat diketahui tingkat pengalaman dan
pemahaman pengguna terhadap komputer.Petugas yang kini mengelola data di bagian logistik PT. PLN Persero APJ Majalaya yaitu petugas dengan jabatan supervisor logistik dan junior logistik:
1. Supervisor Logistik Umur : 53 Tahun Tingkat Pendidikan : Strata 1 Kemampuan Komputer : Mampu menggunakan Sistem Operasi Windows, MS Word dan MS Excel
2. Junior Logistik Umur : 47 Tahun Tingkat Pendidikan : SMP
Petugas dari divisi lain yang berkaitan dengan divisi logistik dalam proses bisnisnya adalah:
1. Spv. Operasi Distribusi Umur : 40 Tahun Tingkat Pendidikan : STM Kemampuan Komputer : Mampu menggunakan Sistem Operasi Windows, Web Browser, MS Word dan
MS Excel
2. Spv. Perencanaan & Kontruksi Umur : 38 Tahun Tingkat Pendidikan : SMA Kemampuan Komputer : Mampu menggunakan Sistem Operasi Windows, Web Browser, MS Word dan
MS Excel
3. Spv. Pemeliharaan Jaringan Umur : 42 Tahun Tingkat Pendidikan : STM Kemampuan Komputer : Mampu menggunakan Sistem Operasi Windows, Web Browser, MS Word dan
MS Excel
4. Spv. Pengendalian Pengukuran Umur : 39 Tahun Tingkat Pendidikan : STM Kemampuan Komputer : Mampu menggunakan Sistem Operasi Windows, Web Browser, MS Word dan
MS Excel Pengguna (user) yang dibutuhkan untuk mengoperasikan aplikasi yang
petugas divisi lain seperti Supervisor Operasi Distribusi, Supervisor Perencanaan
& Kontruksi, Supervisor Pemeliharaan Jaringan, dan Supervisor Pengendalian
Pengukuran akan berperan sebagai Divisi Lain. Spesifikasi kebutuhan petugas
untuk menjalankan aplikasi dari sistem yang dibangun adalah sebagai berikut:1. Admin Jabatan : Spv. Logisitik Umur : Minimal 20 tahun Tingkat Pendidikan : Strata 1 Kemampuan Komputer : Mampu menggunakan sistem inventory control yang dibangun
2. Petugas Jabatan : Jr. Logisitik Umur : Minimal 20 Tahun Tingkat Pendidikan : Minimal SMA/SMK/ sederajat Kemampuan Komputer : Mampu menggunakan sistem yang dibangun inventory control
3. Divisi Lain Jabatan : Spv. Operasi Distribusi, Spv.
Perencanaan & Kontruksi, Spv. Pemeliharaan Jaringan, Spv. Pengendalian Pengukuran Umur : Minimal 20 Tahun
Tingkat Pendidikan : Minimal SMA/SMK/ sederajat Kemampuan Komputer : Mampu menggunakan sistem inventory control yang dibangun
Pengguna sistem yang sedang berjalan saat ini belum memenuhi sefesifikasi
kebutuhan pengguna untuk aplikasi sistem yang dibangun, maka dapat
disimpulkan bahwa perlu adanya pelatihan penggunaan sistem kepada petugas
(user). Pelatihan perangkat pikir (brainware) yang ada ditujukan agar pengguna
3.1.2.2 Analisis Perangkat Keras (hardware)
Perangkat keras yang diperlukan untuk menjalankan aplikasi sistem yang
dibangun serta untuk mendukung proses kerja sistem tersebut. Spesifikasi
perangkat keras yang biasa digunakan di divisi logistik untuk melakukan
pengendalian persediaan dan spesifikasi perangkat keras di divisi lainnya saat ini
tertera pada Tabel 3.1 .Tabel 3.1 Analisis Perangkat KerasNo Perangkat Keras (hardware) Spesifikasi
1 Prosesor Intel Pentium 4 2.8 Ghz
2 Monitor CRT 15 inch
3 VGA On-Board 224 MB
4 Memori (RAM) 512 MB
5 Mouse Standar
6 Keyboard Standar
7 Optical Drive DVD-ROM
8 Harddisk
80 GB
9 Printer warna
Untuk menjalankan aplikasi pengolahan data inventory control diperlukan
satu komputer sebagai server dan komputer lainnya sebagai client. Ada pun
spesifikasi minimum perangkat keras untuk menjalankan aplikasi yang dibangun
adalah sebagai berikut.1. Komputer Server Spesifikasi minimum perangkat keras sebuah server yang dibutuhkan tertera pada Tabel 3.2.
Tabel 3.2 Speseifikasi Minimum Perangkat Keras ServerNo Perangkat Keras (hardware) Spesifikasi
1 Prosesor Intel Pentium 4 2.8 Ghz
2 Monitor Monitor 15 inch
3 VGA On-Board 224 MB
4 Memori (RAM)
2 GB