TA : Rancang Bangun Sistem Informasi Penjualan Pada U.D Busana Ayu Indah.

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA

U.D BUSANA AYU INDAH

Nama : I Nyoman Nika Putra Sanjaya

NIM : 07.41010.0163

Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER

SURABAYA

2014

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA

U.D BUSANA AYU INDAH

Nama : I Nyoman Nika Putra Sanjaya

NIM : 07.41010.0163

Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER

SURABAYA

2014

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA

U.D BUSANA AYU INDAH

Nama : I Nyoman Nika Putra Sanjaya

NIM : 07.41010.0163

Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER

SURABAYA

x

ABSTRAK ... vii

KATA PENGANTAR ... viii

DAFTAR ISI ... x

DAFTAR TABEL ... xii

DAFTAR GAMBAR ... xix

DAFTAR LAMPIRAN ... xxv

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 4

1.3 Pembatasan Masalah ... 4

1.4 Tujuan ... 5

1.5 Sistematika Penulisan ... 5

BAB II LANDASAN TEORI ... 8

2.1 Sistem ... 8

2.2 Informasi... 9

2.3 Sistem Informasi ... 10

2.4 Penjualan... 11

2.5 Sistem Informasi penjualan ... 11

2.6 Perusahaan Dagang... 13

2.7 Analisis dan Perancangan Sistem ... 13

2.8Short Message Service(SMS) ... 15

xi

2.10 AT Command... 19

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 21

3.1 Analisis Permasalahan ... 21

3.2 Perancangan Sistem ... 27

3.3 Desain Output ... 106

3.4 Perancangan Uji Coba ... 123

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI... 154

4.1 Kebutuhan Sistem ... 154

4.2 Implementasi... 155

4.3 Evaluasi ... 214

BAB V PENUTUP ... 245

5.1 Kesimpulan ... 245

5.2 Saran ... 246

DAFTAR PUSTAKA ... 247

BIODATA PENULIS ... 248

vii

UD. Busana Ayu Indah merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa pembuatan dan penjualan pakaian jadi. Saat ini perusahaan mengalami permasalahan dalam hal evaluasi untuk proses penjualan. Permasalahan yang terjadi adalah kesulitan customer dalam mengetahui status ordernya, manajer kesulitan dalam memantau disipilin karyawan dalam mengerjakan order serta mengetahui informasi yang berhubungan dengan proses penjualan pada perusahaan. Karena informasi yang diperoleh saat ini belum mampu membantu manajer untuk melakukan evaluasi proses penjualan.

Berdasarkan permasalahan diatas, dibuatlah sistem informasi penjualan dalam bentuk aplikasi desktop yang mampu memberikan informasi order, informasi kerja karyawan, dan informasi penjualan barang dan jasa, sehingga evaluasi proses penjualan dapat dilakukan oleh manajer.

Aplikasi sistem informasi penjualan menghasilkan informasi kerja karyawan (laporan disiplin karyawan, laporan bonus karyawan, laporanhistory kerja karyawan), informasi penjualan barang dan jasa (laporan perputaran barang, laporan barang tidak laku, laporan perbandingan penjualan barang) dan informasi layanan customer.

Dengan adanya sistem ini, evaluasi proses penjualan dapat dilakukan oleh manajer karena didukung dengan informasi yang memadai, sehingga permasalahan kesulitan customerdalam mengetahui order dan kesulitan manajer dalam melakukan evaluasi proses penjualan dapat teratasi.

1

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Di jaman modern saat ini pakaian memang sudah menjadi kebutuhan pokok, saat ini orang-orang membeli pakaian tidak hanya untuk sekedar menutupi tubuh tetapi juga untuk menunjang penampilan agar terlihat menarik dan mengikuti perkembangan jaman. Karena selera dan kebutuhan pakaian setiap orang

berbeda-beda dan perkembangan pakaian mengikuti mode yang sedang trend, maka banyak

pakaian yang bermunculan dari segi merk, jenis, dan model. Kemajuan teknologi informasi menjadikan persaingan di sektor bisnis, khususnya dalam bidang bisnis pakaian, perusahaan yang bergerak dalam bisnis pakaian berlomba-lomba untuk membuat atau memasarkan produk pakaiannya yang beraneka ragam dan berusaha

menyediakan kebutuhan pakaian sesuai kebutuhan customer. Penerapan teknologi

informasi akan mempermudah perusahaan dalam mengelola dan meminimalisir kesalahan dalam melakukan kegiatan transaksional perusahaan. Setiap perusahaan untuk bisa bersaing dengan perusahaan lain yang bergerak dalam bidang yang sama maka perusahaan harus terus menerus melakukan perbaikan dalam proses bisnisnya, salah satunya adalah proses bisnis dalam bagian penjualan pada perusahaan.

UD. Busana Ayu Indah merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa pembuatan dan penjualan pakaian jadi. Barang yang dijual berupa berbagai macam pakaian jadi, baik untuk kebutuhan sehari-hari, kebutuhan sekolah dan

keagamaan. UD. Busana Ayu Indah menerima pembuatan kebaya, kain wastra, dan jasa service pakaian. Proses bisnis penjualan barang yang selama ini berjalan pada

UD. Busana Ayu Indah sama seperti proses penjualan pada umumnya, yaitucustomer

melakukan transaksi pembelian kemudian dilayani oleh bagian penjualan dan membayar di kasir. Dalam pelayanan jasa khususnya penerimaan order kebaya,

customer terlebih dahulu memilih kain bahan kebaya yang ingin dipesan, lalu

melakukan pengukuran badancustomeroleh bagian penjualan. Setelah semua dicatat,

bukti pemesanan diberikan ke customer untuk bukti pengambilan barang apabila

sudah selesai. Proses tersebut hanya melakukan pencatatan untuk transaksi-transaksi penjualan sehari-hari, dan dari pencatatan tersebut dihasilkan pendapatan penjualan, serta jumlah barang yang terjual di perusahaan. Dengan banyaknya jenis barang yang disediakan, maka semakin banyak waktu yang diperlukan untuk mencatat segala hal yang berhubungan dengan transaksi penjualan. Namun saat ini proses penjualan yang dilakukan oleh perusahaan hanya menghasilkan sebatas informasi rekapitulasi

penjualan yang didapat dari copy nota penjualan. Dari hasil catatan penjualan harian

tersebut belum mampu memberikan informasi bagi manajer atau pemilik perusahaan untuk melakukan evaluasi proses penjualan.

Saat ini perusahaan mengalami permasalahan dalam melakukan evaluasi – evaluasi proses penjualan, karena manajer belum mendapatkan informasi yang memadai akibat belum diterapkannya penggunaan teknologi informasi dan pemanfaatan data untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan, sehingga keinginan manajer untuk memperbaiki dan mengelola perusahaan khususnya di bagian

3

penjualan kurang didukung dengan informasi yang dibutuhkan. Evaluasi – evaluasi yang dibutuhkan oleh manajer dalam proses penjualan adalah evaluasi kerja

karyawan penjahit, evaluasi penjualan barang dan evaluasi layanan customer. Oleh

sebab itu perlunya diterapkan sistem informasi penjualan pada perusahaan dengan mempertimbangkan kebutuhan manajer dalam membantu pengambilan keputusan. Sistem tersebut akan memuat riwayat penjualan barang maupun jasa pada perusahaan, untuk kemudian di olah dengan bertujuan menghasilkan informasi yang berguna dalam membantu manajer.

Dari permasalahan tersebut, penulis akan membuat sistem informasi penjualan yang dapat digunakan untuk membantu manajer dalam melakukan evaluasi kegiatan penjualan. Informasi yang dihasilkan dari sistem informasi penjualan ini

yaitu informasi perbandingan penjualan, informasi rangking penjualan barang,

informasi perputaran penjualan barang, laporan datahistorytransaksi pembelian yang

dilakukan customer, informasi kunjungan customer, informasi kerja karyawan dan

informasi bonus karyawan. Informasi-informasi yang dihasilkan oleh sistem dapat digunakan untuk melakukan evaluasi kegiatan penjualan, antara lain mengetahui

produk mana yang di prioritaskan pada saat melakukan pembelian. Sedangkanoutput

layanan yang diberikan untukcustomer yaitu notifikasi order selesai, layananrequest

status yang dilakukan oleh customer, dan notifikasi promosi barang. Dimana dengan

ditambahkan fitur layanan SMS Gateway untuk customer, diharapkan dapat

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan pada latar belakang diatas, maka dapat ditulis perumusan masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana membuat rancang bangun sistem informasi penjualan yang dapat membantu manajer perusahaan dalam mengambil keputusan.

1.3 Pembatasan Masalah

Agar pembahasan masalah yang telah ditetapkan lebih terarah, maka dilakukan pembatasan masalah dan asumsi masalah, yaitu :

1. Aplikasi ini menghasilkan informasi data kunjungan customer, informasi

perbandingan penjualan barang, informasi data history transaksi pembelian

yang dilakukan customer, informasi hasil pendapatan penjualan, notifikasi

order selesai, dan melakukan layanan request status yang dilakukan oleh

customer.

2. Seluruh transaksi pembelian barang yang dilakukan ke kasir diasumsikan

berupa pembayaran tunai.

3. Aplikasi desktop yang dibuat akan terintegrasi dengan perangkat handphone

atau modem sebagai sarana dalam penerimaan dan pengiriman informasi via

SMS.

4. Tidak menanganitrackingpulsa dan kegagalan pengiriman pesan.

5. Pelayanan customer mencakup sms service untuk memudahkan customer agar

mengetahui informasi order saat melakukan transaksi, dan tidak membahas

5

6. Layanan SMS yang digunakan mencakup jaringan Global System for Mobile

Communication(GSM).

7. Program yang dihasilkan tidak termasuk dalam pembuatan barcodeuntuk label

harga.

8. Laporan pendapatan yang dihasilkan tidak meliputi laporan keuangan dan

laporan laba rugi.

1.4 Tujuan

Berdasarkan perumusan masalah di atas, maka tujuan yang hendak dicapai adalah menghasilkan Sistem Informasi Penjualan pada UD. Busana Ayu Indah yang dapat membantu manajer untuk mengambil keputusan - keputusan dalam melakukan evaluasi penjualan.

1.5 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan yang digunakan dalam penyusunan laporan ini dibedakan dengan pembagian bab sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Dalam bab ini dijelaskan tentang latar belakang permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan, perumusan masalah yang ingin diselesaikan, pembatasan masalah untuk sistem yang akan dibuat, tujuan dari sistem yang dibuat, sistem informasi penjualan yang diharapkan dapat bermanfaat untuk kemajuan UD. Busana Ayu Indah, serta sistematika

penulisan yang akan digunakan dalam pengerjaan pembuatan laporan tugas akhir ini.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini berisi tentang definisi dan penjelasan yang lebih detail mengenai konsep yang digunakan untuk merancang sistem yang akan dibangun meliputi teori dan fungsi-fungsinya, konsep sistem informasi penjualan,

definisi perusahaan dagang dan pengertianSMS Gateway.

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Bab ini menjelaskan tentang tahap-tahap yang dikerjakan dalam penyelesaian Tugas Akhir ini mulai dari metodologi penelitian yang

mencakup pengumpulan data, identifikasi masalah, analisis,

perancangan sistem, desain ERD, struktur basis data, desain DFD, dan

desainoutput, user interface, input.

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI

Dalam bab ini dijelaskan tentang implementasi dari aplikasi yang dibuat secara keseluruhan dan memberikan penjelasan dari rancangan input dan output serta melakukan pengujian terhadap aplikasi yang dibuat untuk mengetahui apakah aplikasi tersebut telah dapat menyelesaikan permasalahan yang dihadapi sesuai dengan yang diharapkan.

7

BAB V PENUTUP

Bab ini menjelaskan tentang evaluasi dari perangkat lunak yang telah dibuat yang mencakup kesimpulan yang didapat dari pembuatan rancang bangun sistem informasi penjualan pada UD. Busana Ayu Indah serta saran yang bermanfaat untuk pengembangan sistem selanjutnya

8 2.1 Sistem

Sistem merupakan suatu kesatuan yang terdiri dari komponen-komponen atau sub sistem yang berorientasi untuk mencapai suatu tujuan tertentu (Gondodiyoto, 2007:107).

Berdasarkan batasan pengertian tersebut, sistem mempunyai karakteristik sebagai berikut :

1. Sistem adalah kumpulan elemen-elemen atau sumberdaya yang saling berkaitan secara terpadu, terintegrasi dalam suatu hubungan hirarkis.

2. Sistem memiliki sasaran yang akan dicapai. Setiap sistem berusaha mencapai satu atau lebih sasaran yang merupakan arah, yang merupakan kekuatan yang memberikan arah suatu sistem.

3. Konstruksi sistem terdiri dari : Masukan-Proses-Keluaran. Masukan merupakan semua arus berwujud atau tidak berwujud yang masuk ke sistem. Keluaran mrupakan semua arus keluar atau akibat yang dihasilkan. Proses terdiri dari metode yang digunakan untuk mengubah masukan menjadi keluaran.

4. Sistem memiliki pengguna. Setiap sistem harus mengarahkan sub sistemnya agar dapat mencapai sasaran. Sasaran sistem sebagai ukuran penentu keberhasilan suatu sistem.

5. Sistem memiliki keterbatasan.

9

7. Sistem memerlukan pengendalian.

2.2 Informasi

Informasi adalah data yang sudah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti (bermanfaat) bagi penerimanya, menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata yang dapat dipahami dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan, sekarang maupun masa depan (Gondodiyoto, 2007:110). Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal atau data item. Data sebagai input perlu diolah oleh suatu sistem pengolahan data agar dapat menjadioutput, yaitu informasi yang lebih berguna bagi pemakainya.

Dari uraian tersebut dapat dikatakan bahwa :

1. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna, lebih bermanfaat dan lebih berarti bagi penggunanya.

2. Data menggambarkan suatu kejadian-kejadian, data dinyatakan sebagai simbol-simbol, gambar-gambar, kata-kata, angka-angka, atau huruf-huruf yang menunjukkan suatu ide, obyek, kondisi atau situasi tertentu.

3. Informasi digunakan untuk pengambilan keputusan. Bagi manajemen suatu organisasi, informasi berguna untuk membantu dalam pengambilan keputusan yang menentukan keberhasilan atau kesuksesan organisasi pada masa yang akan datang.

Menurut Riasetiawan (2004:2) menyimpulkan kriteria-kriteria informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan sebagai berikut :

1. Relevan, suatu informasi mempunyai manfaat sebagai dasar pengambilan keputusan

2. Akurat, ketepatan, dan dapat diandalkannya suatu informasi

3. Tepat waktu, informasi yang diperoleh terbaru dan mudah diperoleh saat dibutuhkan

4. Ringkas, informasi telah dikelompokkan sehingga tidak perlu diterangkan 5. Jelas, tingkat informasi dapat dimengerti oleh penerima

6. Dapat dikuantifikasi, tingkat informasi dapat dinyatakan dalam bentuk angka 7. Konsisten, tingkat informasi dapat diperbandingkan.

2.3 Sistem Informasi

“Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu” (Jogiyanto, 1990).

“Informasi adalah terdiri dari data yang telah diambil kembali dan diolah atau sebaliknya dan digunakan untuk tujuan informatif atau kesimpulan, argumentasi, atau sebagai dasar untuk peramalan atau pengambilan keputusan” (Jogiyanto, 1990). Sistem Informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi.

Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem informasi diperlukannya klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan

11

keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi (Jogiyanto, 1990).

2.4 Penjualan

Dalam buku pengertian penjualan milik Ridwan Iskandar Sudayat, Penjualan adalah suatu usaha yang terpadu untuk mengembangkan rencana-rencana strategis yang diarahkan pada usaha pemuasan kebutuhan dan keinginan pembeli, guna mendapatkan penjualan yang menghasilkan laba (Marwan, 1991). Penjualan merupakan sumber hidup suatu perusahaan, karena dari penjualan dapat diperoleh laba serta suatu usaha memikat konsumen yang diusahakan untuk mengetahui daya tarik mereka sehingga dapat mengetahui hasil produk yang dihasilkan. Menurut Kotler (2006:457), penjualan merupakan sebuah proses dimana kebutuhan pembeli dan kebutuhan penjual dipenuhi, melalui antar pertukaran informasi dan kepentingan. Jadi konsep penjualan adalah cara untuk mempengaruhi konsumen untuk membeli produk yang ditawarkan. Dalam kenyataannya penjualan mempunyai dua sistem yang biasa diterapkan oleh suatu perusahaan dagang yaitu penjualan yang dilakukan dengan cara tunai dan penjualan yang dilakukan dengan menggunakan cara kredit atau sering disebut dengan cara angsuran.

2.5 Sistem Informasi Penjualan

Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu (Mulyadi, 2001). Sistem juga adalah kumpulan dari komponen-komponen peralatan model

requirements, function dan interface (Mathiassen, Lars,2000). Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Sistem adalah sekumpulan komponen yang saling bekerjasama untuk mencapai tujuan guna memperbaiki organisasi ke arah yang lebih baik (McLeod, 1998).

Informasi adalah salah satu jenis sumber daya yang tersedia bagi manajer yang dapat dikelola seperti halnya sumber daya yang lain. Informasi dari komputer dapat digunakan oleh para manajer, serta orang-orang dan organisasi-organisasi alam lingkungan perusahaan (McLeod, 2001).

Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi barang atau jasa baik secara kredit atau jasa untuk mendapatkan sumber daya lainnya seperti kas atau janji untuk membayar (piutang). Penjualan adalah suatu aktivitas perusahaan yang utama dalam memperoleh pendapatan, baik untuk perusahaan besar maupun perusahaan kecil. Penjualan merupakan sasaran akhir dari kegiatan pemasaran, karena pada bagian ini ada penetapan harga, diadakan perundingan dan perjanjian serah terima barang, maupun perjanjian cara pembayaran yang disepakati oleh kedua belah pihak, sehingga tercapai suatu titik kepuasan (Mulyadi, 2001).

Sistem penjualan adalah sistem yang melibatkan sumber daya dalam suatu organisasi, prosedur, data, serta sarana pendukung untuk mengoperasikan sistem penjualan, sehingga menghasilkan informasi yang bermanfaat bagi pihak manajemen dalam pengambilan keputusan.

13

Sistem informasi penjualan diartikan sebagai suatu pembuatan pernyataan penjualan, kegiatan akan dijelaskan melalui prosedur-prosedur yang meliputi urutan kegiatan sejak diterimanya pesanan dari pembeli, pengecekan barang ada atau tidaknya dan diteruskan dengan pengiriman barang yang disertai dengan pembuatan faktur dan mengadakan pencatatan atas penjualan yang berlaku (Niswonger, 1999).

2.6 Perusahaan Dagang

Perusahaan dagang adalah perusahaan yang usaha utamanya membeli barang untuk dijual kembali dengan mengharapkan laba tanpa mengubah sifat dan bentuk barang. Barang-barang yang dibeli untuk dijual kembali tanpa ada perubahan sifat dan bentuknya disebut barang dagangan. Contohnya, nota dan pulpen bagi toko beras termasuk peralatan, tetapi bagi toko alat-alat kantor termasuk barang dagangan. Kegiatan utama perusahaan dagang adalah jual-beli. Berdasarkan ruang lingkupnya, perusahaan dagang dapat dibedakan menjadi dua, yaitu pedagang besar dan pedagang kecil secara partai, sedangkan pedagang kecil adalah pedagang yang membeli barang dagangan dari pedagang besar dan menjualnya kepada konsumen secara eceran.(Marwan, 1991).

2.7 Analisis dan Perancangan Sistem

“Analisis sistem didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mendefinisikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan,

hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya” (Kendall & Kendall, 2002).

Tahap analisa sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem (systems design). Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya.

Bagan alir sistem (systems flowchart) merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem. Bagan alir sistem digambarkan dengan menggunakan simbol-simbol yang tampak pada Tabel 2.1.

Tabel 2.1 Simbol-Simbol Bagan Alir Sistem

NO Simbol Nama Simbol Fungsi

1. Dukumen Menunjukan dokumen

input dan output baik untuk proses manual, mekanik, atau komputer.

2. KegiatanManual Menunjukkan pekerjaan

manual.

3. SimpananOffline Menunjukkan

pengarsipan file non-komputer.

4. Proses Menunjukkan kegiatan

proses dari operasi program komputer.

5. Keyboard Menunjukkan input yang

menggunakan online keyboard.

15

2.8 Short Message Service(SMS)

(Short Message Service) SMS merupakan fasilitas standar dariGlobal System for Mobile Comunication(GSM). Fasilitas ini dipakai untuk mengirim dan menerima pesan dalam bentuk teks ke dan dari sebuah ponsel. (Indira dan Prianka, 2004). Menurut Soerowirdjo, beberapa karakteristik SMS adalah :

1. Sebuah pesan singkat terdiri atas 160 karakter yang terdiri dari atas huruf atau angka. Juga dapat mendukung pesannon-text, seperti formatbinary.

2. Prinsip kerjanya adalah “menyimpan” dan “menyampaikan” pesan (store and forward message). Dengan kata lain pesan tidak langsung dikirimkan ke penerima, tetapi disimpan dahulu di SMSCentre.

3. Memiliki ciri dalam hal konfirmasi pengiriman pesan, yaitu pesan yang dikirimkan tidak secara sederhana dikirimkan dan dipercayai akan disampaikan dengan selamat. Namun pengirim pesan dapat pula menerima pesan balik yang memberitahukan apakah pesan telah terkirim atau gagal.

4. Pesan dapat dikirim dan diterima secara simultan dengan panggilan jenis layanan GSM lain.

SMS atau Short Message Service pada awal diciptakan adalah bagian dari layanan pada sistem GSM. SMS semula hanyalah merupakan layanan yang bersifat komplementer terhadap layanan utama sistem GSM (atau sistem 2G pada umumnya) yaitu layanan voice dan switched data. Namun karena keberhasilan SMS yang tidak terduga, dengan ledakan pelanggan yang mempergunakannya, menjadikan SMS sebagai bagian integral dari layanan sistem. Dalam forum studi dan diskusi dan

pembicaraan mengenai standar 3G, SMS (atau disebut layanan messaging) tetap disebut sebagai layanan penting yang diperlukan dan menjadi standar 3G. Dalam standar 3G IMT 2000, terdapat 4 layanan utama 3G yaitu Voice, Messaging, Packet Data dan Streaming Mutimedia. Sebagai bagian dari sistem GSM, SMS adalah layanan yang sebenarnya merupakan bearer service atau paket pengirim dari data GSM.Bearer serviceini bekerja pada lapisan fisik yang merupakan lapisan terbawah dari protokol aplikasi data GSM.

SMS adalah type asynchronous message yang pengiriman datanya dilakukan dengan mekanisme protokol store and forward. Hal ini berarti bahwa pengirim dan penerima SMS tidak perlu berada dalam status berhubungan (connected/online) satu sama lain, ketika akan saling bertukar pesan SMS. Pengiriman pesan melalui store and forward berarti pengirim pesan SMS dan nomor telpon tujuan dan kemudian mengirimkannya (store) ke server SMS (SMS-Center) yang kemudian bertanggung jawab untuk mengirimkan pesan tersebut (forward) ke nomor telpon tujuan. Hal ini mirip dengan mekanisme store and forward pada protocol SMTP yang digunakan dalam pengiriman email internet. Keuntungan mekanisme store and forward pada SMS adalah penerima tidak perlu dalam status online ketika ada pengirim yang bermaksud mengirim pesan kepadanya, karena pesan akan dikirim oleh pengirim ke SMSC yang kemudian dapat menunggu untuk meneruskan pesan tersebut ke penerima ketika ia siap dan dalam statusonlinedilain waktu. Ketika pesan SMS telah terkirim dan diterima oleh SMSC, pengirim akan menerima pesan singkat (konfirmasi) bahwa pesan telah dikirim (message sent). Mekanisme store and

17

forward pada pengiriman pesan SMS (Soerowirdjo, 2004) dapat dilihat pada Gambar31.

Gambar 2.1 MekanismeStore and Forwardpada pengiriman pesan SMS

2.9 Global System for Mobile Communication (GSM)

Sistem GSM merupakan sistem telepon mobile yang terdiri dari beberapa band frekuensi yaitu GSM 900, GSM 1800 dan GSM 1900 (Indira dan Prianka, 2004). Jaringan GSM terdiri dari 3 (tiga) sistem utama yaitu : Switching System(SS), Base Station System (BSS) dan Operation and Support System (OSS). Arsitektur Sistem GSM dapat dilihat pada Gambar 2.2

Gambar 2.2 Arsitektur Sistem GSM (Soerowirdjo, 2004).

Mobile Switching Center merupakan sistem GSM yang bertugas dalam mengatur modularitas sistem dimana akan mengontrol panggilan dari dan menuju sistem telepon maupun data yang lain. Selain tugas tersebut, dalam switching system terdapat Gateway yang merupakan titik pertemuan yang menghubungkan dua jaringan (networks). Gateway sering diletakkan bersama dalam MSC. Tipe yang diset-up ini selanjutnya disebutGateway-MSC (GMSC).

Base Station System (BSS) bertugas dalam mengatur semua fungsi yang berhubungan dengan komunikasi radio. BBS terdiri dari Transcoder Controller (TRC) yang menghubungkan BBS dengan kemampuan adaptasi kecepatan, Base Station Controller (BSC) yang mengatur semua fungsi hubungan radio dari jaringan GSM dan Radio Base Station (RBS) yang mengendalikan hubungan radio ke handphone.

Operation and Support System (OSS) menghubungkan jalur dari pendukung operasi pusat, regional, dan lokal serta aktifitas yang diinginkan oleh jaringan selular.

19

OSS merupakan satu-kesatuan fungsi dari jaringan monitor operator dan mengontrol sistem. OSS didesain untuk mendukung sistem pengaturan yang mendukung beberapa elemen jaringan sepertiMobile Switching CenterdanRadio Base Station.

2.10 AT Command

Menurut Ariyanto (2005), “AT Command adalah perintah-perintah yang digunakan dalam komunikasi dengan Serial Port.” Dengan AT Command kita dapat mengetahuivendordari handphone yang digunakan, kekuatan sinyal, membaca pesan yang ada padaSIM Card, dan masih banyak lagi. Dalam menggunakanAT Command ada beberapa hal yang harus diperhatikan yaitu Command apa yang harus dimasukan dalam terminal, tindakan apa yang harus dilakukan setelah command dimasukkan ke terminal, dan yang terakhir mengetahui respons apa yang didapat setelah melakukan tindakan pada command yang dimasukkan. Tidak semua AT Command memiliki tindakan dan respon yang sama. Adapun perintah-perintah yang sering digunakan dalam membuat aplikasi SMS dapat dilihat pada Tabel 2.2 (Ariyanto, 2005:26)

Tabel 2.2AT Commandyang digunakan pada SMS

AT Command Keterangan

AT Mengecek apakahhandphonetelah terhubung

AT+CNMI Mendeteksi pesan baru masuk secara otomatis

AT+CMGL Membuka daftar SMS yang ada diSIM Card

AT+CMGS Mengirim pesan SMS

AT+CMGR Membaca pesan SMS

21

BAB III

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Analisis Permasalahan

Menurut Jogiyanto (1995:41) analisis permasalahan merupakan bagian dari tahapan SDLC (System Development Life Cycle). Untuk dapat menganalisis permasalahan perlu pemahaman terhadap proses bisnis dan permasalahan yang terjadi. Maka dari itu perlu dilakukan langkah-langkah identifikasi masalah dan analisis kebutuhan pada UD. Busana Ayu Indah.

3.1.1 Identifikasi Masalah

Untuk melakukan identifikasi masalah maka dilakukan observasi pada UD. Busana Ayu Indah mulai dari tanggal 18 Desember 2012 sampai 10 Januari 2013. Identifikasi dan pengumpulan data yang diperlukan diperoleh dengan wawancara dan mencatat proses bisnis penjualan yang ada pada UD. Busana Ayu Indah.

Kegiatan penjualan yang berjalan pada UD. Busana Ayu Indah sama seperti kegiatan penjualan toko retail dan jasa pada umumnya. Kekurangan yang dimiliki oleh UD. Busana Ayu Indah terlihat pada pelayanan yang dilakukan pada saat customer sedang melakukan transaksi pesanan jasa. Customer yang melakukan pemesanan, kadang lupa untuk mengambil order yang sudah selesai ke perusahaan, karena perusahaan tidak mempunyai sistem untuk mengingatkan ke

customer bahwa pesanan sudah selesai.

Akibatnya pada bagian gudang terjadi penumpukkan barang order yang sudah jadi tapi belum di ambil olehcustomer. Penumpukkan barang order tersebut

sangat menganggu pada bagian gudang penyimpanan, karena resiko yang kemungkinan terjadi menimbulkan kerugian pada pihak perusahaan. Barang yang statusnya belum di ambil oleh customer atau masih disimpan pada gudang, sepenuhnya masih tanggung jawab perusahaan, apabila resiko terjadinya kerusakan barang atau kehilangan barang order yang belum diambil, mengakibatkan kerugian pada perusahaan.

Permasalahan lainnya yang dihadapi oleh UD. Busana Ayu Indah adalah kurangnya informasi yang memadai untuk manajer yang berguna dalam pengambilan keputusan dalam melakukan pemesanan kembali. Selain itu pada bagian penjahit, pihak manajer membutuhkan informasi yang memadai dalam memudahkan manajer dalam melakukan pengawasan kinerja penjahit. Namun selama ini informasi yang dihasilkan dari proses bisnis penjualan pada perusahaan hanya sebatas informasi rekapitulasi penjualan yang didapat dari copy nota penjualan dan informasi hasil pendapatan UD. Busana Ayu Indah dalam satu periode, sedangkan manajer membutuhkan informasi – informasi yang sesuai dengan kebutuhan manajer dalam pengambilan keputusan dalam evaluasi kegiatan penjualan.

Berikut ini adalah gambaran proses bisnis dari hasil identifikasi yang ada, yang digambarkan dalamdocument flow diagramberikut ini:

23

1. Document Flowproses penjualan

Pada gambar 3.1 merupakan dokumenflow dari proses penjualan barang jadi yang memiliki 2 entitas, dimana pihak penjualan melayani customer dalam melayani transaksi pembelian yang dilakukan olehcustomer.

Gambar 3.1 DokumenFlowProses Penjualan

2. Document Flowproses penerimaan order jasa

Pada gambar 3.2 merupakan dokumen flow proses penerimaan order jasa

customer yang dimulai dari pemilihan bahan baku oleh customer, untuk selanjutnya dilakukan pencatatan data order yang dilakukan oleh pihak penjualan berupa ukuran badan beserta kriteria pesanan, lalu bahan baku beserta data dan kriteria pesanan diberikan kepada karyawan penjahit untuk dikerjakan. Setelah selesai maka akan dibuatkan nota oleh pihak penjualan untuk dilunasi oleh customer. Dalam pembayaran tagihan order customer,

customerbisa melunasi langsung saat pemesanan atau dengan uang muka dan dilunasi saat pengambilan order.

Gambar 3.2 DokumenFlowProses Penerimaan Order Jasa

3. Document Flowproses membuat laporan penjualan

Untuk proses pembuatan laporan dimulai dari bagian penjualan mengumpulkan seluruh nota transaksi penjualan barang maupun jasa, kemudian bagian penjualan membuat rekap transaksi penjualan yang hasilnya akan diberikan kepada manajer dan disimpan pada arsip laporan.

25

DokumenFlowPembuatan Laporan Manajer Penjualan

START

Membuat Laporan Pendapatan

Nota Penjualan

Laporan Pendapatan

END

Arsip Laporan

Gambar 3.3 DokumenFlowProses Pembuatan Laporan

Dari permasalahan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa di UD. Busana Ayu Indah membutuhkan sistem informasi yang dapat membantu manajer perusahaan dalam mengambil keputusan. Informasi data kunjungan customer

yang dihasilkan dari sistem penjualan yang berlangsung pada perusahaan, akan berguna untuk manajer dalam membantu menentukan customer mana yang pelayanannya sebaiknya ditingkatkan. Informasi perputaran barang dan jasa dalam setiap periode dapat membantu manajer dalam menentukan keputusan saat melakukan pemesanan kembali ke supplier.Usaha untuk menghasilkan informasi - informasi yang sesuai dengan kebutuhan manajer merupakan sebuah kegiatan untuk membuat rancang bangun sistem informasi. Sesuai dengan kebutuhan manajer untuk memperoleh informasi mengenai penjualan, maka data penjualan yang ada dapat digunakan untuk menghasilkan output berupa informasi -informasi yang dibutuhkan untuk membantu dalam pengambilan keputusan.

3.1.2 Hasil Analisis

Dari hasil analisis permasalahan didapatkan kelemahan-kelemahan proses bisnis yang lama, untuk memperbaiki kelemahan tersebut akan dibuatkan sistem yang disesuaikan dengan kebutuhan manajer. Hasil identifikasi masalah pada UD. Busana Ayu Indah adalah sebagai berikut :

A. Kelemahan dari sistem penjualan yang lama yaitu:

1. Data – data penjualan masih tersimpan dalam bentuk dokumen, dan tidak tersimpan pada database, sehingga informasi yang diterima oleh manajer hanya berupa rekap transaksi penjualan, sehingga manajer kesulitan dalam melakukan evaluasi layanan customer, dan evaluasi dalam penjualan barang.

2. Informasi pesanan order yang dilakukancustomer belum di olah sehingga dalam pencatatan pengerjaan serta dalam mengetahui status dan detail order mengalami kesulitan dan informasi yang digunakan evaluasi kerja karyawan belum memadai.

B. Kebutuhan informasi pemakai

1. Informasi untuk mendukung manajer dalam pengambilan keputusan dalam melakukan evaluasi penjualan barang dan layanan customer seperti informasi history customer, rangking transaksi customer. Informasi presentase perputaran barang, informasi perbandingan penjualan dan infromasi rangking penjualan barang.

2. Informasi untuk membantu manajer dalam mengambil keputusan dan informasi yang membantu untuk melakukan evaluasi pengawasan kerja karyawan seperti informasi laporan kerja karyawan, informasi laporan

27

bonus karyawan, informasi order yang belum di ambil, dan informasi data kunjungan.

3.2 Perancangan Sistem

Berdasarkan dari analisis permasalahan yang ada, tahap berikutnya dari siklus pengembangan sistem adalah perancangan sistem. Pada tahap ini terdapat aktifitas pendefinisian kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun hingga implementasi dari sistem. Pada tahap ini juga akan membahas tentang perancangan sistem yang meliputi gambaran umum sistem,

System Flow yang menunjukkan alur sistem yang akan dibuat hasil analisa,Data Flow Diagram(DFD) yang merupakan diagram aliran data pada sistem yang akan dibuat, dan Entity Relationship Diagram (ERD) yang menggambarkan diagram relasi antar tabel-tabel. Pada ERD terdapat Conceptual Data Model (CDM) dan

Physical Data Model (PDM) yang menggambarkan tabel-tabel dan relasinya secara detil, juga dilengkapi dengan Perancangan Interfaceyang menggambarkan tampilaninterfaceprogram yang akan dibuat.

3.2.1 Perancangan Arsitektur Sistem

Setelah dilakukannya analisis terhadap kebutuhan sistem, maka akan dibuat gambaran umum sistem yang akan dibangun. Desain umum sistem rancang bangun sistem informasi penjualan pada UD. Busana Ayu Indah digambarkan bahwa sistem dekstop akan berbentuk client server dan menggunakan bahasa pemrograman VB.Net 2010. Berikut tampilan desain sistem rancang bangun sistem informasi penjualan yang ditunjukkan pada gambar 3.4

Input Process Output

Data Penjualan Data Customer

Data SMS Customer

-SMS Promosi Barang -SMS Request Status Orderan -SMS Notifikasi

-Informasi Orderan Belum diambil -Informasi Kunjungan Customer -Informasi History Transaksi Customer

-Informasi Perbandingan Penjualan -Informasi Rangking Penjualan Barang

-Informasi Perputaran Penjualan Barang

-Informasi Kerja Karyawan -Informasi History Kerja Karyawan -Informasi Disiplin Karyawan -Informasi Bonus Karyawan -Laporan Penjualan Harian -Laporan Piutang Dagang -Laporan Laba Kotor -Nota Penjualan -Nota Bukti Order

Layanan SMS GATEWAY Penjualan Barang dan

Jasa Data Orderan Data Barang Data Karyawan Membuat Informasi Evaluasi Penjualan

Gambar 3.4Block DiagramRancang Bangun Sistem Informasi Penjualan

Pada gambar diatas, dapat dilihat bahwa terdapat 3 proses inti yang digunakan untuk membangun sistem informasi penjualan pada UD. Busana Ayu Indah. Proses-proses tersebut akan dijelaskan sebagai berikut :

1. Penjualan Barang dan Jasa

Proses penjualan barang dan jasa merupakan proses transaksi utama yang ada pada perusahaan. Proses penjualan jasa khususnya jasa pembuatan kebaya dimulai dengan customerdatang ke perusahaan memilih bahan kebaya yang akan dipesan lalu menyimpan data customer kemudian dilakukan pengukuran badan yang dilayani oleh bagian penjualan untuk selanjutnya dilakukan pembayaran. Proses ini menghasilkan outputnota bukti order yang diberikan kepada customer,

yang digunakan untuk melakukan pengambilan order, apabila order sudah selesai dikerjakan. Untuk transaksi penjualan yang dilakukan adalah penjualan semua pakaian jadi dan transaksi pelunasan atau pengambilan order. Transaksi penjualan

29

barang jadi dilakukan tanpa harus menyimpan data customer yang membeli barang, data customer yang disimpan adalah semua customer yang hanya melakukan transaksi order kebaya, wastra, dan jasa servis pakaian. Output yang dihasilkan adalah nota penjualan, nota penjualan digunakan pada saat dalam melakukan rekap transaksi penjualan.

2. Membuat Informasi Evaluasi Penjualan

Transaksi penjualan di perusahaan ini ada 2 macam yaitu penjualan barang jadi yaitu semua pakaian yang siap pakai dan penjualan jasa penerimaan order kebaya, pembuatan wastra dan servis pakaian.

Penjualan barang jadi adalah transaksi semua penjualan barang jadi yang siap dipakai dan dilayani oleh bagian penjualan. Data yang dicatat pada transaksi jenis ini adalah data karyawan kasir, serta nota penjualan yang berupa jenis barang yang dibeli, jumlah barang dan tanggal transaksi. Penjualan jasa untuk pemesanan kebaya dimulai dengan customer datang dan memilih bahan kebaya yang ingin dipesan kemudian melakukan pengukuran badan yang ditangani oleh bagian penjualan lalu melakukan pembayaran dan customer mendapatkan nota bukti order. Data yang dicatat dalam transaksi pesanan kebaya ini adalah datacustomer

termasuk data ukuran badan kemudian data barang yang dipesan dan data karyawan penjahit yang mengerjakan order tersebut. Penjualan jasa untuk pemesanan pembuatan wastra dimulai dengancustomermemilih bahan wastra dan lapis kain yang akan digunakan untuk kemudian customer memberikan ukuran panjang dan lebar wastra yang dipesan lalu melakukan pembayaran dan customer

mendapatkan nota bukti order. Untuk jasa servis pakaian, pakaian yang diterima adalah jenis baju dan celana kain. Customer datang ke perusahaan dengan

membawa pakaian yang akan diservis dan melakukan pencatatan customer dan data servis lalucustomermelakukan pembayaran.

Dari data hasil proses penjualan tersebut menghasilkan informasi yang berguna untuk melakukan evaluasi penjualan pada UD. Busana Ayu Indah. Adapun evaluasi-evaluasi yang dibutuhkan yaitu evaluasi layanan customer, evaluasi kerja karyawan, dan evaluasi penjualan barang. Untuk kebutuhan dalam evaluasi penjualan barang,output yang dihasilkan berupa informasi perbandingan penjualan yang nantinya akan digunakan untuk mengetahui tingkat perbandingan jumlah laku quantity barang berdasarkan setiap periode yang dipilih. contoh ilustrasi untuk menghasilkan output perbandingan penjualan barang adalah sebagai berikut :

a. Untuk menghasilkan output perbandingan penjualan barang, diambil data hasil transaksi dari beberapa periode transaksi penjualan. Periode transaksi yang diambil adalah periode bulanan. Contoh kasus untuk menghasilkan perbandingan penjualan barang untuk periode tertentu diwakilkan satu barang dengan nama “Jeans Cardinal”, barang tersebut diambil total quantity

penjualannya untuk setiap bulan, untuk bulan Januari 2013 barang tersebut laku sebanyak 11 pieces, bulan februari 2013 laku sebanyak 8 pieces, dan bulan maret 2013 laku sebanyak 5pieces. Maka dari informasi perbandingan penjualan barang tersebut manajer mengetahui peningkatan penjualan atau penurunan jumlah penjualan semua barang untuk periode tertentu.

Outputselanjutnya yang dihasilkan adalah informasi rangking penjualan barang, berisi data rangking dari jumlah penjualan masing-masing barang, rangking diurutkan berdasarkan total jumlah barang yang laku untuk setiap barang

31

dalam periode tertentu. Contoh ilustrasi untuk menghasilkan informasi rangking penjualan barang adalah sebagai berikut :

b. Dalam menghasilkan informasi rangking penjualan barang pada periode Januari 2013 didapatkan dari data penjualan barang yang sudah dilakukan pada bulan Januari, berikut diambil contoh perangkingan dari 3 barang berbeda. Barang pertama dengan nama barang “Kain Bordil Satin” untuk bulan Januari 2013 laku sebanyak 15 pieces dengan total stok yang ada digudang saat ini yaitu bulan oktober 2013 tersisa 3 pieces, barang kedua dengan nama barang “Baju Hamil Babycare” untuk bulan Januari 2013 laku sebanyak 15piecesdengan total stok yang ada digudang saat ini yaitu oktober 2013 tersisa 16 pieces, barang ketiga dengan nama barang “T-Shirt Graphic Dollar” untuk bulan Januari 2013 laku sebanyak 20 piecesdengan total stok yang ada digudang saat ini yaitu oktober 2013 tersisa 5 pieces. dari keterangan tersebut dihasilkan perbandingan jumlah laku dan jumlah stok saat melakukan cetak laporan setiap masing-masing barang. Maka informasi rangking penjualan barang yang dihasilkan yaitu rangking pertama diduduki oleh barang dengan nama barang “T-Shirt Graphic Dollar” karena memiliki jumlah total laku yang paling banyak. Pada posisi di rangking kedua diperoleh oleh barang dengan nama barang “Kain Bordil Satin” dikarenakan apabila ada barang pada periode tersebut yang memiliki jumlah total penjualan yang sama, maka penilaian yang diambil adalah jumlah stok yang ada digudang pada saat pelaporan tersebut. Karena barang dengan nama “Kain Bordil Satin” mendapatkan rangking peringkat dua karena memiliki jumlah stok yang paling sedikit dibandingkan barang dengan nama “Baju

Hamil Babycare” yang mendapatkan peringkat terakhir karena jumlah laku barang yang sedikit dan jumlah stok terbanyak.

Informasi rangking penjualan barang berguna bagi manajer dalam pengambilan keputusan penting untuk melakukan evaluasi penjualan. Selanjutnya adalah informasi perputaran penjualan barang adalah informasi yang berisikan data jumlah presentase barang yang terjual berdasarkan periode yang dipilih. Jumlah presentase ditentukan dari total semua jumlah barang yang laku dengan jumlah masing – masing barang yang terjual, presentase diperoleh dengan cara membagi jumlah barang yang terjual dengan jumlah semua barang yang terjual dan dikalikan seratus (100). Contoh :

c. Barang dengan jenis kain sarung dengan merk “Wadimor” pada bulan maret 2013 laku terjual sejumlah 34 buah dan total semua barang yang laku terjual yaitu sebanyak 215. Untuk mencari presentase penjualan sarung merk “Wadimor” untuk bulan maret 2013 yaitu jumlah yang terjual dibagi total semua barang yang laku untuk bulan maret tahun 2013 kemudian dikalikan 100 maka :

Selanjutnya output yang dihasilkan untuk keperluan evaluasi layanan

customer adalah informasi kunjungan customer. Informasi ini berisi data perbandingan jumlah banyaknya kunjungan customer yang berkunjung ke perusahaan dan melakukan transaksi pada setiap periode yang dipilih dan berguna bagi manajer dalam mengambil keputusan saat melakukan evaluasi layanan

customer. Contoh ilustrasi untuk menghasilkan informasi data kunjungan

33

d. Informasi data kunjungan customer dihasilkan dari data transaksi customer

yang melakukan transaksi berdasarkan periode yang dipilih yaitu periode bulan Januari, Februari, dan Maret 2013, didapatkan total customer yang melakukan transaksi pada bulan Januari 2013 berjumlah 151, sedangkan total

customer untuk bulan Februari 2013 yaitu sebanyak 211 customer dan bulan Maret 2013 transaksi customer berjumlah 205. Dari ketiga periode bulan tersebut didapatkan jumlah masing-masing banyak transaksi yang dilakukan setiap bulan, dari ketiga perbandingan tersebut manajer dapat mengetahui apakah ada kenaikan jumlah transaksi atau penurunan untuk setiap periode yang dipilih.

Output lainnya yang dihasilkan adalah informasi history transaksi

customer. History transaksi customer berisi data pembelian yang dibeli oleh

customer dalam periode tertentu termasuk jenis barang dan jasa apa saja yang dibeli serta jumlah pembelian dan nominal pembelian untuk setiap masing-masing

customer berdasarkan setiap periode yang dipilih. contoh : Risa adalah customer

setia pada perusahaan untuk bulan Januari 2013 Risa sudah melakukan 4 transaksi yaitu transaksi kebaya sejumlah 3 pieces dan servis baju 1 kali. Apabila akan dihasilkan informasihistorytransaksi yang dilakukan Risa, maka akan didapatkan

history masing-masing transaksi yang dilakukan berdasarkan periode yang dipilih beserta total jumlah transaksi yang sudah dilakukan untuk periode tersebut. Gunanya adalah untuk memberikan informasi bagi manajer tentang barang favorit

customer yang sering dibeli sehingga membantu penjualan dalam mengetahui seleracustomer.

Dalam melakukan evaluasi layanan customer khususnya yang menyangkut dengan transaksi pesanan yang dilakukancustomerdihasilkanoutput

yaitu informasi order belum diambil, informasi ini mengandung data semua order yang sudah selesai tapi belum diambil oleh customer tersebut. Informasi ini bertujuan untuk mengirimkan sms peringatan ke customer untuk segera mengambil pesanan. Data yang dibutuhkan untuk membuat informasi ini adalah data order dan datacustomer.

Evaluasi karyawan penjahit diperlukan untuk memantau kerja dan kedisiplinan karyawan pada perusahaan yang dilakukan oleh manajer. Karyawan penjahit yang dimiliki perusahaan adalah karyawan tetap yang bertugas untuk mengerjakan order jasa pembuatan kebaya, wastra dan servis pakaian. Untuk mengetahui progress dan memantau kerja karyawan baik untuk memantau kedisiplinan dan kerja karyawan maupun perhitungan bonus dari pekerjaan yang sudah diselesaikan, maka dihasilkanoutputberupa informasi kerja karyawan yang berisikan data karyawan yang sedang mengerjakan order baik yang belum dikerjakan maupun yang sedang dikerjakan serta tanggal order harus selesai. Berikut contoh ilustrasi untuk menghasilkan informasi kerja karyawan :

e. Della merupakan salah satu karyawan penjahit dari 4 orang karyawan penjahit pada perusahaan, informasi kerja karyawan dihasilkan apabila ada order baru daricustomer, order tersebut secara otomatis masuk ke daftar kerja Della dan harus dikerjakan dan diselesaikan sesuai estimasi selesai yang terdapat pada daftar kerja order yang dimiliki Della. karena Della sudahlogin

dan tidak sedang dalam mengerjakan orderan (free) dan ketika Della mulai mengerjakan order tersebut status Della menjadi handle. Ketika orderan baru

35

dimasukkan lagi sistem akan mencari karyawan penjahit yang statusnya free

dan secara otomatis akan masuk ke daftar kerja karyawan free tersebut. Apabila semua karyawan sudah dalam status mengerjakan orderan maka tidak ada status karyawan free lagi, maka karyawan yang dipilih untuk mengerjakan orderan baru oleh sistem adalah karyawan yang order yang dikerjakan tersebut paling cepat selesai dan secara otomatis estimasi selesai order ditambah dengan tanggal estimasi selesai order yang sebelumnya. Karena untuk dalam pengerjaan order kebaya minimal estimasi selesai adalah 3 hari, wastra 3 hari dan servis 3 hari, maka apabila ada order kebaya masuk tanggal 21 Januari 2013 dan semua status karyawan sedang handle (sedang mengerjakan orderan) maka diambil karyawan yang order estimasi selesainya paling dekat, yaitu karyawan yang bernama Asih pekerjaan order jenis servisnya di estimasikan selesai tanggal 25 Januari 2013 maka order kebaya masuk tanggal 21 Januari 2013 ditambahkan menjadi : order masuk 25 Januari 2013 + 3 hari estimasi selesai kebaya = 28 Januari 2013 estimasi selesai order berikutnya. Dari proses pekerjaan karyawan penjahit tersebut maka didapatkan informasi seperti nama karyawan, order yang sedang dikerjakan dan estimasi selesai order tersebut, order yang sedang menunggu untuk dikerjakan dan estimasi selesai setelah ditambah estimasi order sebelumnya.

Dari penjelasan diatas maka informasi kerja karyawan berguna untuk mengetahui karyawan siapa saja yang sedang mengerjakan order, daftar order yang menunggu untuk dikerjakan oleh karyawan tersebut, dan memantau pelanggaran daftar kerja

apabila order karyawan menumpuk dan tanggal estimasi selesai terlewati karena masih belum dikerjakan.

Output selanjutnya yang digunakan dalam evaluasi kerja karyawan adalah informasi history kerja karyawan, informasi history kerja karyawan berisikan data riwayat pekerjaan apa saja yang sudah diselesaikan oleh karyawan seperti jenis order, tanggal order, tanggal dikerjakan dan tanggal selesai dikerjakan oleh karyawan dalam periode tertentu. History kerja karyawan dihasilkan dengan pemanfaatan data dari data tabel order yang ada pada sistem.

Dalam mengetahui kedisiplinan karyawan yaitu dengan menghasilkan

outputberupa informasi disiplin karyawan yang merupakan informasi jumlah telat dalam menyelesaikan pekerjaan pada periode yang ditentukan. Informasi didapat dari laporan kerja karyawan yang sudah dijelaskan pada halaman sebelumnya, dimana dalam mengerjakan order tersebut, keterlambatan penyelesaian order oleh karyawan merupakan pelanggaran per point yang didapat untuk setiap kali melakukan pelanggaran. Maka manajer bisa mengetahui kedisiplinan karyawan melalui jumlah poin pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan melalui informasi disiplin karyawan yang dihasilkan berdasarkan periode tertentu.

Output selanjutnya adalah informasi bonus karyawan, merupakan informasi yang mengandung hasil perhitungan bonus karyawan. Informasi ini bertujuan untuk mengetahui bonus yang seharusnya didapatkan setiap periode pemberian bonus karyawan dari pekerjaan yang sudah diselesaikan. Contoh : f. Tia adalah karyawan tetap pada perusahaan, pada bulan april 2013 Tia sudah

menyelesaikan order kebaya sebanyak 5 buah, order wastra sebanyak 7 buah dan menyelesaikan 3 order jasa servis pakaian, untuk masing-masing jenis

37

order tarif yang dikenakan untuk biaya pembuatan kebaya diluar harga bahan kain yaitu senilai Rp 50.000 dan tarif pembuatan wastra yaitu senilai Rp 40.000 dan tarif servis pakaian untuk standar penjahitan bagian rusak senilai Rp 20.000., dalam pembagian penghasilan jasa setiap tarif di bagi 50% dengan perusahaan. Maka bonus yang seharusnya didapatkan Tia selama bulan april yaitu ((5 x 50.000) + (7 x 40.000) + (3 x 20.000)) / 2 = Rp 295.000.,

Dalam pembuatan laporan untuk manajer dilakukan dengan mengambil data penjualan, data order yang ada pada database pada periode tertentu untuk keperluan laporan pendapatan kepada manajer. Output-output yang dihasilkan yaitu informasi pendapatan periode, merupakan data hasil penjualan barang dan penjualan jasa periode bulanan atau tahunan. Output berikutnya adalah informasi pendapatan harian, dimana berisikan data hasil penjualan harian yang menampilkan semua data hasil penjualan perhari dan data kasir yang sedang melakukan shift pada saat itu setelah perusahaan tutup. Informasi pendapatan harian ini berguna untuk pelaporan bagi manajer setiap hari untuk mengetahui pendapatan harian.

Selain laporan pendapatan juga dihasilkan laporan piutang dagang, informasi piutang disini adalah informasi yang menampilkan data order yang belum diambil oleh customer dan status order yang msih belum lunas, dimana informasi ini mengandung data customer, data order customer dan data nominal uang muka dari pesanan yang belum dibayar yang diambil dari tabel masing-masing order dan tabelcustomer. Laporan berikutnya adalah laporan laba, dimana digunakan untuk menampilkan laba yang sudah dihasilkan tiap periode. Laporan

laba yang dihasilkan adalah laporan laba kotor, dimana total laba kotor didapatkan dari total nominal hasil penjualan dikurangi harga pokok penjualan pada periode tersebut.

3. LayananSMS Gateway

Layanan SMS Gateway diharapkan dapat memudahkan customer dalam melakukan proses transaksi dengan perusahaan khususnya dalam mengetahui status order dengan memberikan notifikasi order selesai, auto reply status order serta memudahkan manajer dalam melakukan promosi barang baru. Layanan notifikasi SMS dilakukan oleh sistem dengan mengirimkan notifikasi pesan peringatan bahwa order sudah selesai dan siap di ambil dengan memanfaatkan

SMS Gateway. Selain mengirim pesan otomatis, sistem SMS Gateway juga dapat menerima request status lewat sms.Customer yang sudah melakukan pemesanan bisa mengetahui status ordernya baru dikerjakan sampai mana, statusnya berupa masih menunggu untuk dikerjakan, masih dikerjakan atau status yang sudah selesai. Sms yang diterima oleh sistem merupakan kode order yang terdapat di nota bukti order yang dikirimkan ke nomor sistem oleh customer. Setelah kode sms diterima sistem maka secara otomatis sistem akan membalas dengan format tertentu berikut dengan status order yang dimaksud. Selain notifikasi order selesai, sistem dapat melakukan sms promosi barang baru kepada customer. Pemberian sms promosi barang baru ke setiap customer tergantung dari jenis barang yang sering dipesan olehcustomer,contoh:

g. Nita adalah customer yang sering memesan kebaya dengan kebanyakan menggunakan kebaya bahan sutra, apabila ada produk baru seperti kain kebaya dengan motif baru berbahan dasar sutra maka Nita akan diusulkan

39

oleh program untuk diberikan informasi sms barang baru karena history

pemesanan yang ada pada database, Nita adalah customer paling banyak memesan kebaya dengan bahan kain sutra. Setiap bahan kain kebaya maupun wastra memiliki jenis-jenis kain yang beragam. Promosi sms info produk baru kepada customer dikirim berdasarkan customer mana yang paling banyak memesan bahan kain yang sama dengan jenis kain dari produk baru tersebut.

3.2.2 System Flow

System flow menunjukkan jalannya program aplikasi secara garis besar sebagaimana terlihat pada gambar 3.5, 3.6, 3.7 dan gambar 3.8 merupakan gambaran sistem yang akan dibuat dan di implementasikan pada UD. Busana Ayu Indah. System flow yang ada dalam sistem informasi penjualan pada UD. Busana Ayu Indah adalah sebagai berikut :

1. System FlowPenjualan

Gambar 3.5System FlowPenjualan

Proses dimulai daricustomermemilih transaksi yang akan dilakukan, apakah akan mengambil order atau tidak. Jika akan mengambil order, customer

menyerahkan bukti order ke bagian penjualan untuk dicetak nota sebagai tanda bukti pelunasan dan barang sudah di ambil. Dalam pembelian barang jadi, transaksi dilakukan seperti biasa mulai dari memilih barang yang akan dibeli untuk kemudian dibayar.

41

2. System FlowPenerimaan OrderCustomer.

Pada Gambar 3.6 merupakan gambaran secara umum proses penerimaan order customer. Pada proses ini, dapat dilihat terdapat 2 entitas yang terkait yaitucustomerdan penjualan.

Proses ini dimulai dari customer memberikan data customer ke bagian penjualan. Pihak penjualan akan mengecek apakah sudah member atau belum, jika belum maka sistem akan menyimpan data customer ke dalam

database. Apabila sudah terdaftar untuk selanjutnya adalah customer

memberikan data pesanan sesuai dengan jenis permintaan order, yaitu order kebaya, order wastra dan order jasa servis. Untuk order wastra maupun kebaya, data detail pesanan dan bahan baku yang akan digunakan diserahkan ke bagian penjualan untuk diproses.

Pihak penjualan kemudian menyimpan data order kedatabase work list order

dan mencetak bukti order untuk diserahkan ke customer, setelah ter-update,

data work list order akan muncul di bagian karyawan penjahit, dimana nantinya karyawan penjahit akan mengerjakan work list orderyang sudah di ambil untuk dikerjakan, kemudian data work list order yang sudah selesai dikerjakan di update ke dalam database work list selesai. Untuk selanjutnya sistem akan mengirimkan sms notifikasi ke customer bahwa order sudah selesai, berikut dengan detail informasi seperti informasi total harga yang harus dibayar saat pengambilan order.

43

3. System FlowNotifikasi SMS

Gambar 3.7System FlowNotifikasi SMS

Proses berikutnya setelah work list order yang sudah selesai disimpan ke dalam database, customer bisa me-request status order yang sudah dipesan sebelumnya dengan mengirim SMS (Short Messaging Service) ke nomor perusahaan yang sudah disediakan untuk sistem SMS Gateway, dengan mengirimkan kode pesanan atauidorder dengan format tertentu. Sistem akan

mengecek id order yang sudah dikirim untuk kemudian dibalas sesuai status order yang ada di database. Status pesanan yang diterima adalah status order menunggu apabila order yang sudah dipesan belum dikerjakan atau masih menunggu untuk dikerjakan, status order dikerjakan apabila order sudah dikerjakan oleh karyawan penjahit, dan untuk order yang sudah selesai sistem otomatis akan mengirimkan sms, status order yang sudah selesai sebelumnya sudah dikirm secara otomatis, tapi customer juga bisa memastikan order sudah selesai apa belum apabila order belum di ambil.

4. System FlowPembuatan Laporan

Gambar 3.8 menunjukkan sistem flow proses pembuatan laporan, bagian penjualan mencetak laporan-laporan yaitu laporan stok barang, laporan penjualan jasa, laporan penjualan barang, laporan customer, laporan grafik kunjungan dan transaksi customer, laporan perputaran arus barang dan jasa, laporan pendapatan, dan laporan rangking konsumsicustomer. Dimana setiap laporan tersebut dapat membantu manajer dalam melakukan evaluasi dalam proses penjualan pada UD. Busana Ayu Indah. Terutama dalam informasi

customer mana yang berhak mendapatkan diskon, serta informasi barang mana yang lebih di prioritaskan dalam pengadaan yang akan dilakukan berikutnya.

45

SystemFlowPembuatan Laporan

Customer Penjualan Manajer

Orderan Kebaya

Input Data Jasa Servis Customer Input Data Customer Data Customer Data Order jasa Servis Data Order Kebaya Data Order Wastra Input Data Order Kebaya Input data Order Wastra Orderan Wastra Orderan Jasa Servis Nota Penjualan Input rekap penjualan Barang Jadi Barang Baku Karyawan Membuat Laporan Order Belum di ambil

Membuat Laporan Data Kunjungan Membuat Laporan Kerja Karyawan Membuat Laporan Bonus Karyawan Membuat Laporan Presentase Penjualan Barang Membuat Laporan Perbandingan Penjualan Barang Membuat Laporan Rangking Penjualan Barang Membuat Laporan Rangking Transaksi Customer Membuat Laporan History Customer Laporan Order Belum di ambil Laporan Kerja Karyawan Laporan Bonus Karyawan Laporan Rangking Transaksi Customer Membuat Laporan Data Kunjungan Laporan Perbandingan Penjualan Barang Laporan History Customer Laporan Presentase Penjualan Barang Laporan Rangking Penjualan Barang END START

Gambar 3.8System FlowPembuatan Laporan

3.2.3Data Flow Diagram

Pada Context DiagramSistem Informasi Penjualan terdapat empat entitas luar yang memberikan masukan dan atau menerima keluaran. Ke empat entitas tersebut adalah customer yang berhubungan dengan transaksi penjualan barang dan jasa, karyawan yang berhubungan dengan transaksi jasa pembuatan kebaya, wastra, servis pakaian dan transaksi pembelian barang oleh customer serta pelaporan rekap penjualan, gudang yang berhubungan dengan stok barang, manajer yang berhubungan dengan laporan penjualan, dan pemberi keputusan dalam melakukan evaluasi-evaluasi yang akan dilakukan oleh perusahaan dengan

didukung oleh informasi yang dihasilkan yaitu informasi perbandingan penjualan, informasi rangking penjualan barang, informasi order customer dan informasi kerja karyawan.

Laporan Laba Kotor

Laporan Piutang Dagang Laporan Pendapatan Periode

Laporan Penjualan Harian Laporan Bonus Karyawan

Laporan Dis iplin Karyawan

Laporan His tory Kerja Karyawan Laporan Kerja Karyawan

History Trans aksi Customer Laporan Kunjungan Customer

Laporan Order Belum diambil Laporan Perputaran Penjualan Barang

Laporan Rangking Penjualan Barang Laporan Perbanding an Penjualan

Data Barang J adi Data Barang Baku

Data Karyawan

Data Order Servis Seles ai Data Order Was tra Seles ai Data Order Kebaya Seles ai Data Order Servis Belum Selesai

Data Order Was tra Belum Selesai Data Order Kebaya Belum Selesai

SMS ID Order Data Cus tomer

Nota Penjualan

Bukti Order

SMS Promosi Barang SMS Notifikasi Order Selesai

Data Pembelian Barang

Data Order Was tra Data Order Servis Data Order Kebaya SMS Status Order Menung g u SMS Status Order Dikerjakan

0

Sis tem Informasi Penjualan

+ Cus tomer

Karyawan

Gudang

Manajer

Gambar 3.9Context DiagramSistem Informasi Penjualan

a. Data Flow Diagram Level0 Sistem Informasi Penjualan pada UD. Busana Ayu Indah

Pada Gambar 3.10 menjelaskan tentang proses yang ada di dalam Sistem Informasi Penjualan. Terdapat empat proses pada DFDLevel0 ini, yaitu : 1. Proses maintenance data master, merupakan gambaran proses pengelolaan

data master. Dimana data ini akan menunjang jalannya transaksi yang terjadi pada proses selanjutnya. Disini entitas gudang,entitas karyawan dan

47

entitas customer memberikan input data yaitu berupa data karyawan, data

customer yang disimpan pada tabel customer dan tabel karyawan. Entitas gudang memberikan data berupa data barang baku dan data barang jadi yang akan disimpan pada tabel barang jadi dan tabel barang baku.

2. Melakukan proses transaksi penjualan barang dan jasa, merupakan beberapa proses yang berhubungan dengan customer yang dimulai dari pemesanan order olehcustomer, proses pengerjaan ordercustomerdan proses penjualan barang. Pada proses ini menggunakan beberapa tabel, yaitu tabel karyawan, tabel customer, tabel barang jadi, tabel barang baku, tabel penjualan, tabel order kebaya, tabel order wastra, tabel order servis, tabel kerja karyawan penjahit dan tabel order.

3. Proses layanan SMS gateway, merupakan proses-proses yang berhubungan dengan notifikasi status order yang dilakukan oleh customer maupun melayani request status order bagi customer yang ingin mengetahui status ordernya, dan proses memberikan sms promosi untuk customer dengan menggunakan mediaSMS gateway. Proses ini menggunakan beberapa tabel yaitu tabel customer, tabel barang jadi, tabel barang baku, tabel penjualan, tabel order kebaya, tabel order wastra, tabel order servis.

4. Membuat informasi evaluasi penjualan, merupakan proses-proses yang berhubungan dengan pembuatan laporan yang digunakan untuk mendukung manajer dalam melakukan evaluasi penjualan pada perusahaan. Evaluasi – evaluasi yang dilakukan oleh perusahaan yatu evaluasi layanan customer,

evaluasi kerja karyawan, dan evaluasi penjualan barang. Untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan maka diperlukan tabel yang

menyimpan semua data tansaksi yang ada diperusahaan yaitu tabel karyawan, tabel customer, tabel barang jadi, tabel barang baku, tabel penjualan, tabel order kebaya, tabel order wastra, tabel order servis, tabel kerja karyawan, tabel bonus karyawan.

49

Data Bonus Kary awan Data Barang J adi

Data Kary awan

Data Kerja Karyawan Penjahit Data Customer Data Barang Bak u

Data Penjualan

Data Order Kebaya

Data Order Was tra

Data Order Serv is

[Laporan Piutang Dagang] [Laporan Pendapatan Periode] [Laporan Penjualan Harian]

[Laporan Bonus Kary awan] [Laporan Dis iplin Karyawan]

[Laporan His tory Kerja Kary awan] [Laporan Kerja Kary awan] [His tory Trans ak si Cus tomer] [Laporan Kunjungan Customer] [Laporan Order Belum diambil] [Laporan Perputaran Penjualan Barang]

[Laporan Rangk ing Penjualan Barang] [Laporan Perbandingan Penjualan]

Data Kerja Karyawan

Data Customer Data Barang Bak u Data Penjualan Data Order Serv is Data Order Was tra Data Order Kebaya

[SMS Notifik as i Order Seles ai] [SMS Promos i Barang] [SMS ID Order] [SMS Status Order Menunggu]

[SMS Status Order Dikerjak an]

[Data Order Kebaya Belum Selesai]

[Data Order Was tra Belum Selesai] [Data Order Serv is Belum Seles ai]

[Data Order Kebaya Selesai] [Data Order Was tra Selesai] [Data Order Serv is Seles ai] Data Kary awan

Data Penjualan

Data Order Serv is Data Order Was tra Data Order Kebaya Data Customer

[Data Order Kebaya]

[Data Order Serv is] [Data Order Was tra] [Data Pembelian Barang]

[Buk ti Order] [Nota Penjualan]

Data Barang J adi

Table Barang Bak u Data Kary awan

[Data Kary awan] Data Barang J adi

Data Barang Bak u Data Customer

[Data Barang Bak u] [Data Barang J adi] [Data Cus tomer] Cus tomerCus tomerCus tomerCus tomerCus tomerCus tomerCus tomerCus tomerCus tomerCus tomerCus tomerCus tomer

Kary awan Kary awan Kary awan Kary awan Kary awanKary awanKary awan Gudang Gudang Manajer Manajer Manajer Manajer Manajer Manajer ManajerManajerManajerManajerManajerManajerManajer

1

Melakukan Maintenanc e Data Master

+

1 Table Cus tomer

3 Table Barang Bak u

4 Table Barang Jadi 5 Table Kary awan

2

Melakukan Pros es Transaks i Penjualan Barang dan J asa

+

6 Table Order Kebaya

7 Table Order Was tra

8 Table Order Serv is

9 Table Penjualan

3

Pros es Layanan SMS Gateway

+

3 Table Barang Bak u

1 Table Cus tomer 11 Table Kerja Kary awan Penjahit

4

Membuat Informasi Evaluas i Penjualan

+

5 Table Kary awan 4 Table Barang Jadi 13 Table Bonus

Kary awan

b. Data Flow Diagram Level1 Sistem Informasi Penjualan pada UD. Busana Ayu Indah.

Level 1 Sistem Informasi Penjualan pada UD. Busana Ayu Indah ini merupakanbreakdown dari proses yang terjadi padaLevel0. Adapun beberapa proses yang terdapat padalevel1 adalah sebagai berikut :

1. Level 1 sub proses maintenance data master, pada proses ini, terjadi

maintenance data master yang terdiri dari beberapa proses yaitu, melakukan proses maintenance data customer, melakukan proses

maintenance data barang baku, melakukan proses maintenance data barang jadi, melakukan proses maintenance data supplier dan melakukan proses maintenance data karyawan dan data customer. Level 1

maintenancedatamasterdijelaskan pada gambar 3.11.

[Data Karyawan] [Data Karyawan] [Data Customer] [Data Customer]

[Data Barang Baku] [Data Barang Jadi]

[Data Barang Baku]

[Data Barang Jadi]

Cus tomer

Karyawan Gudang Gudang

1 Table Cus tomer 3 Table Barang Baku 4 Table Barang J adi

5 Table Karyawan 1.1

Melakukan Proses Maintenance Data Barang Jadi

1.2 Melakukan Proses Maintenance Data Barang Baku

1.3 Melakukan Proses Maintenance Data

Cus tomer

1.4 Melakukan Proses Maintenance Data

Karyawan

51

2. Level 1 sub transaksi penjualan barang dan jasa, subsistem transaksi penjualan barang dan jasa menangani penerimaan order, pengerjaan order, dan melayani transaksi penjualan barang pada perusahaan. Dari proses penerimaan order customer sistem mendapatkan inputan data pesanan

customerlalu disimpan pada tabel order baik order kebaya, wastra maupun servis pakaian. Kemudian customermendapatkan nota bukti order sebagai bukti pemesanan dan bukti pembayaran uang muka atau pelunasan order, untuk kemudian nota bukti order dipakai saat pengambilan order nanti apabila sudah selesai. Pada proses pengerjaan order customer, karyawan mendapatkan inputan data order yang harus diselesaikan. Order yang sudah selesai kemudian di update pada database dan kemudian diproses untuk melakukan notifikasi ke customer yang dijelaskan pada sub proses layanan SMS Gateway (Gambar 3.13 ). Proses yang terakhir adalah transaksi penjualan, dimana pada proses transaksi penjualan melayani penjualan barang jadi dan proses pengambilan dan pelunasan order, semua data penjualan akan tersimpan pada tabel penjualan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.12.

[Data Kerja Karyawan] [Data Karyawan]

[Data Barang Jadi]

[Nota Penjualan] [Data Pembelian Barang ]

[Data Penjualan] [Data Order Wastra Selesai]

[Data Order Kebaya Selesai] [Data Order Servis Selesai] [Data Order Servis Belum Selesai] [Data Order Wastra Belum Selesai]

[Data Order Kebaya Belum Selesai] Data Order Servis

Data Order Kebaya

Data Order Was tra

[Data Order Servis] [Data Order Wastra] [Data Order Kebaya]

[Data Customer]

[Table Barang Baku] [Bukti Order]

[Data Order Wastra] [Data Order Servis]

[Data Order Kebaya] Cus tomer

Cus tomer Cus tomer Cus tomer Cus tomerCus tomer

Karyawan Karyawan Karyawan Karyawan KaryawanKaryawan

3 Table Barang Baku

4 Table Barang J adi 1 Table Cus tomer

6 Table Order Kebaya 7 Table Order Was tra

8 Table Order Servis

9 Table Penjualan

5 Table Karyawan 11 Table Kerja

Karyawan Penjahit 2.1

Melakukan Proses Penerimaan Order Customer

2.2

Melakukan Proses Pengerjaan Order Customer

2.3

Melakukan Proses Transaks i Penjualan

Gambar 3.12 DFD Sub Proses Transaksi Penjualan Barang dan Jasa

3. Level1 sub proses layananSMS gateway, layanansms gatewaymerupakan layanan tambahan untuk customer yang melakukan transaksi order pembuatan kebaya, wastra maupun jasa servis pakaian. Sub proses layanan

sms gateway yang pertama adalah melakukan sms promosi, sms promosi dilakukan oleh manajer. Sms promosi dilakukan apabila ada barang baru, promosi dikirim melalui sms kepada customer yang berpotensi sesuai dengan history pembelian customer tersebut. Customer yang ingin

53

mengetahui status ordernya dapat mengirimkan kode order ke nomor sms gateway kemudian secara otomatis sistem akan membalas status order sesuai dengan database masing-masing order dengan status masih menunggu dikerjakan, sedang dikerjakan dan status order sudah selesai dan bisa di ambil. Untuk lebih jelasnya sub proses layanan sms gateway

dijelaskan pada Gambar 3.13.

Data Order Kebaya

Data Order Wastra Data Order Servis

Data Cus tomer [Data Barang Baku]

[Data Penjualan]

[SM S Notifikas i Order Selesai] [SM S ID Order]

[SM S Status Order M enung gu] [SM S Status Order Dikerjakan] [Data Order Servis]

[Data Order Wastra] [Data Order Kebaya]

[SM S Promos i Barang ]

[Data Customer]

Cus tomer Cus tomerCus tomer Cus tomerCus tomer 6 Table Order Kebaya

7 Table Order Wastra

8 Table Order Servis

9 Table Penjualan

3 Table Barang Baku

1 Table Cus tomer 3.1

Melakukan Pros es SMS Promosi

3.2

Melakukan Pros es Layanan Req uest Notifikas i Status Order

Level 1 sub proses membuat informasi evaluasi penjualan, evaluasi penjualan yang dibutuhkan perusahaan ada tiga macam yaitu evaluasi layanancustomer,evaluasi penjualan barang, dan evaluasi kerja karyawan. Pada sub proses membuat informasi evaluasi penjualan ini terdapat tiga bagian proses, sesuai dengan evaluasi yang dibutuhkan yang sudah disebutkan di atas proses pertama adalah membuat informasi evaluasi karyawan, dimana output yang dihasilkan adalah laporan kerja karyawan, laporan kerja karyawan adalah informasi pekerjaan yang harus dikerjakan maupun yang sedang dikerjakan. Untuk menghasilkan laporan kerja karyawan membutuhkan data tabel order kebaya, tabel order wastra, tabel order servis, dan tabel karyawan. Informasi yang dihasilkan berikutnya adalah laporan history kerja karyawan, dimana untuk membuat laporan

history kerja karyawan membutuhkan data tabel order kebaya, tabel order wastra, tabel order servis, tabel kerja karyawan dan tabel karyawan untuk mengetahui semua pekerjaan yang telah diselesaikan oleh karyawan pada periode yang ditentukan. Masih dalam proses membuat informasi evaluasi kerja karyawan, informasi berikutnya yang dihasilkan oleh proses tersebut adalah laporan bonus karyawan yang memerlukan data tabel order kebaya, tabel order wastra, tabel order servis, tabel kerja karyawan, dan tabel karyawan untuk menampilkan jumlah bonus yang seharusnya didapat sesuai dengan order yang telah diselesaikan oleh karyawan pada periode yang ditentukan untuk kemudian data pemberian bonus akan disimpan pada tabel bonus karyawan. Laporan terakhir adalah laporan disiplin kerja karyawan yang berisikan informasi pelanggaran karyawan dalam

55

menyelesaikan order, untuk membuat laporan disiplin karyawan memerlukan data tabel order kebaya, tabel order wastra, tabel order servis, tabel kerja karyawan, dan tabel karyawan.

Sub proses membuat informasi evaluasi penjualan barang adalah proses membuat informasi untuk mendukung evaluasi penjualan barang pada perusahaan. Sub proses membuat informasi evaluasi penjualan barang menghasilkan laporan perbandingan penjualan, laporan rangking penjualan barang, laporan perputaran penjualan barang, laporan penjualan harian, laporan piutang dagang dan laporan pendapatan periode. Untuk membuat laporan tersebut dibutuhkan tabel order kebaya, tabel order wastra, tabel order servis, tabel barang baku, dan tabel penjualan.

4. Level 1 sub proses membuat informasi evaluasi penjualan yaitu proses membuat informasi yang membantu manajer dalam melakukan evaluasi layanan customer. Informasi yang dihasilkan adalah history transaksi

customerdimana untuk menghasilkan informasihistorytransaksicustomer

memerlukan data tabel order kebaya, tabel order wastra, tabel order servis, tabel penjualan dan tabel customer. Laporan yang dihasilkan berikutnya adalah laporan kunjungan customer, laporan ini membutuhkan tabel penjualan dan tabel customer untuk mengetahui informasi jumlah kunjungan dan transaksi customer pada perusahaan untuk setiap periode. Informasi lainnya yang dihasilkan oleh proses membuat informasi evaluasi layanan customer adalah laporan order belum diambil dimana untuk membuat laporan ini membutuhkan tabel order kebaya, tabel order wastra,

dan tabel order servis. Untuk lebih jelasnya sub proses membuat informasi evaluasi penjualan dijelaskan pada Gambar 3.14.

[Laporan Laba Kotor] Data Order Servis

Data Order Kebaya

Data Order Wastra

Data Penjualan [Data Customer]

[Laporan Order Belum diambil] [Laporan Kunjung an Customer]

[History Transaksi Customer]

Data Order Kebaya Data Order Wastra [Laporan Pendapatan Periode] [Data Barang Jadi]

[Laporan Piutang Dag ang ] [Laporan Penjualan Harian] [Data Barang Baku]

[Data Penjualan] [Laporan Perbandingan Penjualan]

[Laporan Rang king Penjualan Barang]

[Laporan Perputaran Penjualan Barang ]

[Data Order Kebaya] [Data Order Wastra]

[Data Order Servis]

[Data Bonus Karyawan] [Data Kerja Karyawan Penjahit]

[Data Karyawan]

[Laporan Kerja Karyawan]

[Laporan Disiplin Karyawan] [Laporan Bonus Karyawan] [Laporan History Kerja Karyawan]

Manajer Manajer ManajerManajerManajerManajer Manajer Manajer Manajer ManajerManajer ManajerManajer

8 Table Order Servis 7 Table Order Wastra

6 Table Order Kebaya 9 Table Penjualan

3 Table Barang Baku 1 Table Customer

11 Table Kerja Karyawan Penjahit

5 Table Karyawan

4 Table Barang Jadi

4.1

Membuat Informasi Evaluasi Karyawan

13 Table Bonus Karyawan

4.2

Membuat Informasi Evaluasi Penjualan Barang 4.3

Membuat Informasi Evaluasi Layanan Customer

7 Table Order Wastra 6 Table Order Kebaya

8 Table Order Servis

Manajer

Gambar 3.14 DFDLevel1 Sub Proses Membuat Informasi Evaluasi Penjualan

c. DataFlowDiagramLevel2 Membuat Informasi Evaluasi Penjualan

Level2 membuat informasi evaluasi penjualan pada UD. Busana Ayu Indah ini merupakan breakdown dari sub proses level 1 membuat informasi evaluasi penjualan. Adapun beberapa proses yang terdapat pada level 2 membuat informasi evaluasi penjualan adalah sebagai berikut :

57

1. Level 2 sub proses membuat informasi evaluasi karyawan yaitu proses membuat informasi yang dapat membantu manajer dalam memantau kerja dan kedisiplinan karyawan dalam mengerjakan order, seperti mengetahui status order yang sedang dikerjakan, mengetahui jumlah keterlambatan dalam mengerjakan order, dan mengetahui jumlah bonus yang seharusnya didapatkan karyawan. Breakdown dari level 2 sub proses membuat informasi evaluasi karyawan ini terdapat 4 proses yaitu membuat informasi disiplin karyawan, proses membuat informasi history kerja karyawan,

proses membuat informasi kerja karyawan dan, proses membuat informasi bonus karyawan. Untuk lebih jelasnya ditunjukkan pada Gambar 3.15

[Data Bonus Karyawan] Data Karyawan

Data Karyawan

Data Karyawan [Data Karyawan] Data Kerja Karyawan Penjahit

Data Kerja Karyawan Penjahit

Data Kerja Karyawan Penjahit [Data Kerja Kar yawan Penjahit] Data Order Kebaya

Data Order Kebaya

Data Order Kebaya [Data Order Kebaya]

Data Order Was tra Data Order Was tra

Data Order Was tra

[Data Order Wastra] Data Order Ser vis

Data Order Ser vis Data Order Ser vis [Data Order Servis]

[Laporan Kerja Karyawan]

[Laporan Bonus Karyawan] [Laporan Disiplin Karyawan]

[Laporan Histor y Kerja Karyawan]

Manajer Manajer Manajer Manajer

8 Table Order Servis

7 Table Order Was tra 6 Table Order Kebaya

11 _{Karyawan Penjahit}Table Kerja

5 Table Karyawan 13 Table Bonus_Karyawan 4.1.1 Membuat Informasi Kerja Karyawan 4.1.2 Membuat Informasi Bonus Karyawan 4.1.3

Membuat Informasi History Kerja Karyawan

4.1.4

Membuat Informasi Disiplin Karyawan

6 Table Order Kebaya 11 _{Karyawan Penjahit}Table Kerja

5 Table Karyawan

Gambar 3.15 DFDLevel2 Sub Proses Membuat Informasi Evaluasi Karyawan

2. Level 2 sub proses membuat informasi evaluasi penjualan barang yaitu proses membuat informasi yang dapat membantu manajer dalam

151

Tabel 3.91Test Case SMS Gateway Test

case ID

Tujuan Input Outputyang diharapkan

66

SMS Gateway menerima inputan sms idorder yang sesuai.

Mengirimkan data 1 ke nomorSMS Gateway.

SMS Gatewaysecara otomatis membalas pesan dengan isi data order yang sedang dipesan dan

menampilkan total bon yang harus dibayar. 67 Menghindari data yang bertipe invalid

Mengirimkan data 2 ke nomorSMS Gateway.

SMS Gatewaysecara otomatis membalas pesan kepada pengirim bahwa format yang diketikkan salah.

27. Perancangan uji coba proses cetak laporan perbandingan perputaran barang Proses cetak laporan perbandingan perputaran barang adalah proses untuk membuat dan mencetak laporan data jumlah presentase barang yang terjual dengan total keseluruhan barang berdasarkan periode yang dipilih. Data testing laporan perbandingan penjualan barang dapat dilihat pada Tabel 3.92 dan untuk testcasedapat dilihat pada Tabel 3.93.

Tabel 3.92 Data Testing Cetak Laporan Presentase Penjualan

Nama Obyek Data 1

Tipe Penjualan Barang Barang Jadi Periode Penjualan 01/08/2013

sampai 31/08/2013

Tabel 3.93Test CaseCetak Laporan Presentase Penjualan Test

case ID

Tujuan Input Outputyang diharapkan

68

Dapat mencetak laporan perbandingan perputaran penjualan barang sesuai dengan periode yang dimasukkan.

Memasukkan data 1 mencetak laporan perbandingan

perputaran penjualan barang dengan periode satu bulan.

Formdapat mencetak laporan perbandingan perputaran penjualan barang sesuai dengan periode yang dimasukkan.

28. Perancangan uji coba proses cetak laporan bonus karyawan

Proses cetak laporan bonus karyawan adalah proses untuk membuat dan mencetak laporan hasil perhitungan bonus karyawan. Data testing laporan bonus karyawan dapat dilihat pada Tabel 3.94 dan untuk test case dapat dilihat pada Tabel 3.95.

Tabel 3.94 Data Testing Cetak Laporan Bonus Karyawan

Nama Obyek Data 1

Nama Karyawan Dela Asih Periode Bonus 01/08/2013

sampai 31/08/2013

153

Tabel 3.95Test CaseCetak Laporan Bonus Karyawan Test

case ID

Tujuan Input Outputyang

diharapkan

65

Dapat mencetak laporan bonus karyawan sesuai dengan nama karyawan dan periode

pekerjaan yang ordernya telah diselesaikan.

Memasukkan data 1 mencetak laporan bonus karyawan dengan nama Dela Asih dan periode satu bulan.

Formdapat mencetak laporan bonus karyawan sesuai dengan nama karyawan dan periode kerja yang dimasukkan.

245 5.1 Kesimpulan

Setelah dilakukan analisis, perancangan sistem, pembuatan serta uji coba dari sistem informasi penjualan pada U.D Busana Ayu Indah, maka telah diambil kesimpulan bahwa sistem informasi penjualan sudah dapat membantu manajer dalam mengambil keputusan-keputusan untuk evaluasi penjualan dengan menghasilkan informasi perbandingan penjualan, informasi rangking penjualan barang, informasi perputaran penjualan barang, informasi history pembelian customer, informasi kunjungan customer, informasi kerja karyawan, informasi bonus karyawan, notifikasi order selesai, dan dapat melakukan layanan request status yang dilakukan oleh customer,serta melakukan promosi barang.

5.2 Saran

Beberapa saran yang perlu disampaikan untuk pengembangan sistem informasi penjualan pada U.D Busana Ayu Indah, antara lain:

1. Sistem informasi penjualan pada U.D Busana Ayu Indah ini selain difokuskan untuk informasi penjualan dalam melakukan evaluasi penjualan, aplikasi ini juga dapat dikembangkan ke arah pengadaan barang berdasarkan data sistem informasi penjualan yang sudah dihasilkan dengan metode peramalan.

2. Aplikasi ini dapat dikembangkan dengan menambahkan laporan penjualan yang dapat digunakan untuk menentukan pola pemesanan order serta spesifikasi

246

barang yang digunakan untuk menentukan pola pembelian customer maupun pola penjualan barang pada periode tertentu.

247

Herlambang, Soendoro & Tanuwijaya, Haryanto. 2005. Sistem Informasi:Konsep, Teknologi & Manajemen,Yogyakarta: Graha Ilmu.

Jogiyanto, H.M, 1995,Analisa dan Desain Sistem Informasi, Yogyakarta:Andi. Kendall, Kenneth E. & Kendall Julie E. 2006. Analisis dan Perancangan Sistem.

Jakarta:PT. Indeks.

Kristanto, Andri. 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, Yogyakarta: Gava Media.

Kotler, Philip, 2008.Manajemen Pemasaran Edisi 13 Jilid 1, Jakarta: Erlangga. McLeod, Raymond, 2001. System Informasi Manajemen Jilid 2, Jakarta: PT

Prenhallindo dan Pearson Education Asia Pte. Ltd. Mulyadi, 2001,Sistem Akuntansi.Jakarta: Salemba Empat.

Mardhani Riasetiawan,Tinjauan Teoritis Sistem Informasi Akuntansi; http:// www.mardhani.staff.ugm.ac.id

Niswonger, C.Rollin; E.Fess, Philip; S.Warre, Carl, 1999, Prinsip-prinsip Akuntansi, Jilid-1, Edisi ke-19, Erlangga, Jakarta