Advokasi Berkesinambungan
7.3 Advokasi Berkesinambungan
Khususnya dalam proyek TIKP, penting untuk memastikan bahwa produk atau sistem berguna bagi masyarakat yang dimaksudkan. Pemerintah perlu berinvestasi untuk membuat produk atau sistem baru dikenal seluas mungkin. Dukungan sektor bisnis, yang memiliki kemampuan untuk berinvestasi dan bergerak dalam inisiatif TIKP dan e-governance harus diupayakan.
Model Kematangan Manajemen
Organisasi harus terus-menerus berusaha memperbaiki sistem mereka untuk menjamin kinerja optimal. Salah satu caranya ialah dengan standarisasi sistem dan proses yang akan mencakup seluruh level organisasi — artinya, tidak hanya proyek organisasi, tetapi juga program-program dan portofolionya. Harus ada penyelarasan sistem di dalam organisasi.
Menurut OGC , ―organisasi yang matang memliliki kemampuan mengelola inisiatif mengikuti proses manajemen yang telah ditentukan dan distandarisasikan.‖
Proses manajemen dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan spesifik Akademi Esensi Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk Pimpinan Pemerintahan 114 Proses manajemen dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan spesifik Akademi Esensi Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk Pimpinan Pemerintahan 114
OGC menawarkan “Portfolio, Program and Project Management Maturity Model” (P3M3), sebuah konsep untuk membangun keselarasan kelompok manajemen (proyek, program, dan portofolio) ke dalam lima level kematangan.
Level 1: Initiation Process – proyek, program, dan portofolio belum memliki proses standar dan proses pelacakan.
Level 2: Repeatable Process – proyek, program, dan portofolio memiliki koordinasi dan konsistensi proses yang terbatas.
Level 3: Defined Process – proyek, program, dan portofolio memiliki proses yang terprogram secara terpusat.
Level 4: Managed Process – proyek, program, dan portofolio telah memiliki pengukuran spesifik kinerja manajemennya, dan beroperasi pada kualitas untuk prediksi kinerja masa depan yang lebih baik.
Level 5: Optimum Process – proyek, program, dan portofolio terus menerus meningkatkan proses mereka dengan manajemen teknologi dan permasalahan untuk meningkatkan kinerja dan mengoptimalkan proses.
Model ini memberikan tantangan bagi organisasi yang ingin mencapai level efisiensi dan efektivitas maksimum dalam memberikan layanan berkualitas kepada masyarakat.
Latihan
Bacalah kasus berikut dan jawablah pertanyaan yang ada di akhir kasus.
Tiga tahun lalu, sebuah proyek dikembangkan dan diimplementasikan untuk memperbaiki layanan informasi lembaga keuangan pemerintah. Keluaran proyek ialah sebuah pusat layanan masyarakat yang menyediakan nomor panggilan dan alamat email untuk dihubungi. Selama implementasi dan penutupannya, proyek dinyatakan sukses karena berhasil meningkatkan kepuasan pelanggan, yang secara tidak langsung berkontribusi meningkatkan pendapatan, selain itu juga
Office of Government Commerce, Portfolio, Programme and Project Management Maturity Model: P3M3 Public Consultation Draft v2.0 (2008), http://www.p3m3- officialsite.com/nmsruntime/saveasdialog.asp?lID=322&sID=90 .
Modul 7 Teori dan Praktik Manajemen Proyek TIK 115 Modul 7 Teori dan Praktik Manajemen Proyek TIK 115
Selama implementasi proyek, sebuah unit dibentuk — lembaga Pusat Masyarakat — dengan personel yang ditugaskan sementara. Setelah dua tahun, proyek ini dialihkan ke operasi lembaga utama, dan unit tersebut terus mengoperasikannya. Personel unit Pusat Masyarakat memutuskan tetap tinggal. Akan tetapi, unit dan personilnya perlu diakui secara formal. Posisi para personel harus terjamin, yang membutuhkan dukungan kebijakan dari lembaga lain, seperti Otoritas Layanan Sipil yang bertanggung jawab mengatur seluruh personel pemerintah, dan Departemen Keuangan, untuk alokasi dana, seperti gaji personel dan perawatan peralatan serta perbaikan teknologi.
Dua tahun telah berlalu dan unit tersebut masih belum diakui secara formal, serta posisi para personilnya masih berlum terjamin, walaupun operasi program masih terus berlanjut dan memberikan dukungan finansial untuk menutupi biaya perawatan unit. Demoralisasi diantara para personel semakin meningkat, yang berakibat menurunnya produktivitas layanan.
Pertanyaan