Sistem Informasi Proses Penjualan PT. Sintas Kurama Perdana

(1)

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Era globalisasi pada saat ini menuntut perubahan dan perkembangan di semua sektor, termasuk perusahaan yang dituntut untuk menyesuaikan diri agar tetap kompetitif menghadapi berbagai tantangan dan persaingan bisnis.

Untuk menjawab tantangan tersebut di atas, manajemen sebagai pengelola dan pengendali seluruh aktivitas dan sumber-sumber ekonomi perusahaan harus dapat bertindak secara efektif dan efisien sehingga perusahaan memiliki kemampuan untuk bertahan dan berkembang dalam jangka waktu panjang.

PT Sintas Kurama Perdana merupakan salah satu perusahaan yang dapat bertindak secara efektif dan efisien, terbukti bahwa PT Sintas Kurama Perdana merupakan salah satu pengekspor Asam Formiat bagi Negara-negara ASEAN.

PT Sintas Kurama Perdana merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang didirikan pada tahun 1980. Perusahaan ini memproduksi Asam Formiat (Asam Semut), sebagai bahan baku industri tekstil, industri karet, dan industri kulit.

Kegiatan Produksi PT Sintas Kurama Perdana memerlukan biaya yang tidak sedikit. Untuk mengantisipasi hal tersebut diperlukan suatu perencanaan, pengawasan dan pengkoordinasian anggaran dengan baik.

Penjualan Produk Asam Formiat (Asam Semut) yang dihasilkan oleh perusahaan ini merupakan pedoman bagi pimpinan perusahaan dalam

(2)

menjalankan perusahaannya ke arah yang telah direncanakan dan sebagai alat kontrol untuk mengetahui apakah perusahaan tersebut telah menuju ke arah yang telah direncanakan semula atau bahkan lebih baik dari rencana semula.

Sehubungan dengan hal tersebut diatas, dimana penjualan sangat penting perannya dalam perusahaan, maka penulis tertarik untuk mempelajari bagaimana prosedur yang terjadi dalam proses penjualan yang dilakukan PT Sintas Kurama Perdana Cikampek dengan mengambil judul : “PROSES PENJUALAN”

1.2Identifikasi Masalah dan Rumusan Masalah a. Identifikasi Masalah

Komputerisasi yang baik dan optimal dapat mempengaruhi proses operasional karena informasi yang baik dan dapat dipertanggungjawabkan dapat dihasilkan oleh data - data yang tepat dan akurat serta terdatabase. Pada PT. Sintas Kurama Perdana Sistem Penjualan di lakukan menggunakan Microsoft Excel secara manual, kemudian dengan bantuan Subbagian Analisis dan Evaluasi Program dibuatlah program penjualan menggunakan Paradox.

b. Rumusan Masalah

Dalam penerapannya muncul beberapa masalah antara lain sebagai berikut :

 Bagaimana menghilangkan atau minimal memperkecil kemungkinan duplikasi data (ketidakberesan data).

(3)

1.3 Maksud dan Tujuan Penulisan

Maksud dari penulisan tugas kerja prektek ini adalah untuk menganalisis sistem informasi yang diterapkan di PT. Sintas Kurama Perdana sehingga dapat mengganti atau menyempurnakan ataupun mengembangkan sistem yang ada melalui prosedur dan metode yang lebih baik.

Sedangkan tujuan penulisan tugas kerja prektek ini adalah untuk mengetahui prosedur dan metode dalam perancangan dan penjualan sehingga terbentuk program yang mudah di mengerti dan dipergunakan (friendly user) serta dapat menyediakan informasi yang cepat, tepat, dan akurat dengan mudah.

1.4 Batasan Masalah

Mengingat kompleksnya permasalahan yang terjadi dalam sistem, maka tidak mungkin semua kegiatan ditangani oleh sistem yang akan di rancang ini. Dari sekian banyak kegiatan pengelolaan data yang ada dibatasilah oleh masalah “Proses Penjualan” ini sebagai topik perancangan tugas yang akan di lakukan.

1.5 Lokasi dan Waktu Penelitian

Kerja Praktek ini dilaksanakan di PT Sintas Kurama Perdana, yang berlokasi di Kawasan Industri Kujang Cikampek, Jl. Jendral A. Yani No. 39 PO. Box 66 Cikampek 41373, Karawang, Jawa Barat, Indonesia. Dimulai dari tanggal 21 July 2009 sampai dengan 21 Agustus 2009, yang dilaksanakan sesuai dengan peraturan dan jam kerja sebagai berikut :

(4)

 Hari Senin – Jumat

Jam Kerja : 07.00 – 16.00 Jam Istirahat : 11.30 – 13.00  Hari Sabtu : Libur

Tabel 1.1 Jadwal Penelitian Jadwal Kegiatan Kerja Praktek

NO AKTIVITAS WAKTU

1 Input data Stock Barang 2 Input data Pembeli

3 Input data Pemesanan Barang 4 Mengerjakan Lap KP

(5)

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Sistem informasi manajemen (SIM) adalah sebuah konsep sistem yang di dukung oleh berbagai ilmu. Tujuannya adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam organisasi atau dalam tingkatan manajemen.

2.1.1. Pengertian Dasar SIM

Sistem dapat diartikan sebagai kumpulan dari unsur - unsur atau elemen - elemen yang membentuk suatu kesatuan dan saling bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan. Dapat pula didefinisikan sebagai berikut

“Sistem dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berinteraksi dan berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai”(H. M Jogiyanto., 1999:683)

Suatu sistem mempunyai karakteristik yaitu komponen sistem (subsistem), batasan sistem, lingkungan luar sistem (external entity), konektor (penghubung sistem), Masukan sistem (input), keluaran sistem (output), pengolah sistem, dan sasaran sistem.

(6)

2.2. Pengertian Informasi

Informasi dapat diartikan sebagai data yang telah di olah dan berguna bagi penggunanya. Dapat pula didefinisikan sebagai berikut

“ Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian - kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan” (H. M Jogiyanto., 1999:692)

Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya. Sedangkan kualitas dari informasi tergantung dari tiga hal yaitu informasi harus akurat, tepat pada waktunya, dan relevan.

2.3. Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi dapat diartikan sebagai sistem yang menghasilkan output berupa informasi yang berguna bagi tingkatan manajemen. Dapat pula didefinisikan sebagai berikut

“Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan, strategi suatu organisasi dan penyediaan pihak luar tertentu dengan laporan - laporan yang diperlukan.” (H. M Jogiyanto., 1999:692)

Manajemen didefinisikan sebagai kegiatan mendayagunakan sumber - sumber (manusia dan non manusia) dan tugas melalui kegiatan perencanaan,

(7)

pengorganisasian, pengaturan staf, kepemimpinan dan pengontrolan sehingga dapat bekerja efektif untuk mencapai tujuan organisasi.

Sedangkan sistem informasi manajemen merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi – informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. Dapat pula didefinisikan sebagai berikut

“Sistem Informasi Manajemen adalah kumpulan dari interaksi sistem -sistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian” (H. M Jogiyanto., 1999:700)

2.4. Metode Analisis dan Perancangan Terstruktur

Saat mengembangkan suatu sistem, baik data maupun prosesnya perlu didokumentasikan. Para pembuat sistem dapat menggunakan berbagai peralatan dokumentasi sistem dalam proses pengembangan sistem. Alat – alat itu antara lain Diagram Konteks, Data Flow Diagram, dan Kamus Data.

“Diagram Konteks merupakan alat pemodelan untuk menggambarkan sistem yang berbasis komputer dan di rancang secara global yang merupakan diagram aliran data tingkat atas di mana di dalamnya menggambarkan seluruh jaringan baik masukan / keluaran” (H. M Jogiyanto., 1999:3)

(8)

Tujuan dari diagram konteks ini adalah untuk menggambarkan sistem, mengidentifikasikan awal dan akhir data yang masuk dan keluar sistem.

“Diagram Arus Data (data flow diagram) adalah suatu gambaran grafis dari suatu sistem dengan menggunakan sejumlah bentuk – bentuk simbol untuk menggambarkan bagaimana data mengalir melalui suatu proses yang saling berkaitan” [Ray95]

Simbol - simbol dalam data flow diagram Tabel 2.1 Simbol – simbol Data Flow Diagram

No Simbol Keterangan

1. Kesatuan Luar (Eksternal Entity)

2. Arus / Aliran Data

3. Proses / Subsistem

4. Simpanan Data / Data Store

Kamus data dapat didefinisikan sebagai berikut

“Kamus data (data dictionary) adalah suatu penjelasan tertulis mengenai data yang berada di dalam database” (Raymond Mcleod, Jr. 1999:316)

2.4.1. Metode Pengembangan Sistem

Data – data di dalam sistem informasi perlu di olah menggunakan cara – cara atau tahapan yang digunakan untuk mengolah sumber data tersebut guna menghasilkan informasi bagi para pemakainya.

(9)

2.4.1.1. Analisis Sistem

Analisis adalah memeriksa secara detail sesuatu dengan jelas, menguraikan dalam elemen - elemen yang membentuknya, termasuk mencari kaitan - kaitan antar elemen tersebut.

Sedangkan pengertian analisis sistem adalah proses pengumpulan dan pengintegrasian (mengartikan) fakta, diagnosa, masalah dan penggunaan fakta untuk penyempurnaan sistem.

2.4.1.2. Perancangan Sistem

Pengertian perancangan sistem dapat berarti membuat suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Untuk dapat merancang suatu sistem, sistem harus diuraikan ke dalam elemen – elemen yang membentuknya dengan mencari kaitan antara elemen tersebut dengan elemen lainya.

2.5. Konsep Dasar Database 2.5.1. Pengertian Database

Database merupakan bidang khusus dalam dunia Teknik Informatika. sebab kebutuhan terhadap perangkat lunak jenis ini demikian besarnya. Hampir separuh kegiatan manusia yang menggunakan komputer adalah penanganan data. Seperti data pegawai, data penjualan, data gaji, data penduduk, dan sebagainya.

(10)

“Database adalah sekumpulan file - file yang saling berelasi, relasi tersebut biasanya ditunjukan dengan kunci dari setiap file yang ada” (Harianto KristantoIr., 1996:2)

Database dapat dianggap sebagai tempat untuk sekumpulan berkas data yang terkomputerisasi melalui sistem basis data.

“Sistem basis data (Database System) adalah suatu sistem informasi yang mengintegrasikan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam - macam di dalam suatu organisasi.” (H. M Jogiyanto., 1999:711)

Data - data diorganisasikan terhadap jenisnya dan diwujudkan dalam bentuk tabel. Meskipun telah dipisahkan terhadap jenis yang berlainan, suatu tabel biasanya masih memiliki keterkaitan informasi dengan tabel lainnya. Untuk mewujudkan keterkaitan antar tabel itulah maka muncul konsep relational database.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam database : 1. Tabel

Tabel adalah sebuah file yang menampung data - data dalam kelompok tertentu di mana antar kelompok satu dan yang lainnya saling terkait.

2. Record

Setiap baris dalam tabel yang menampung satu kesatuan (unit data) atau sekelompok data lengkap dalam tabel tersebut di sebut record.

(11)

3. Field

Field adalah potongan informasi dari suatu record atau kolom dalam tabel. Di dalam sebuah field hanya terkandung data yang sejenis saja.

4. Primary Key

Kunci primer digunakan untuk mengidentifikasi sebuah record, bersifat unik yang berarti bahwa dalam sebuah tabel tidak akan ada nilai kunci yang sama.

5. Foreign Key

Pada sebuah tabel, bisa jadi memuat record yang merupakan Primary Key dari tabel lain. Dalam hal seperti ini tabel itu di sebut dengan Foreign Key.

2.5.2. Membangun Database

Langkah - langkah mendesain database secara umum :

1. Mengerti maksud dan tujuan database yang akan di buat, artinya sebuah tabel tidak boleh berisi informasi yang sama serta informasi yang sama tidak boleh di ulang pada tabel lain dan masing - masing tabel berisi informasi tentang objek data.

2. Tentukan field - field yang diperlukan pada masing - masing tabel. 3. Tentukan satu file yang bersifat unik (Primary key).

4. Tentukan relasi antar tabelnya (ERD).

(12)

2.6. Pengertian Penjualan

Penjulan merupakan factor yang sangat penting bagi perusahaan dimana penjualan merupakan sumber pendapatan bagi suatu perusahaan.

“ Penjualan adalah interaksi antar individu, yang saling bertemumuka

yang ditujukan untuk menciptakan,meperbaiki,

menguasai/mempertahankan hubungan pertukaran yang saling menguntungkan dengan pihak lain. Penjualan sangat penting dan menentukan karena suatu perusahaan untuk dapat memasarkan produksinya yaitu dengan cara menjual hasil produksinya tersebut dan apabila tidak dilaksanakan aka fungsi-fungsi lain dari pemasaran tidak akan berjalan. Dalam proses penjualan harus menyediakan kepuasan bagi masing-masing yang terlibat agar tidak ada pihak yang dikecewakan.”

(13)

BAB III

P

ROFIL PERUSAHAAN

3.1. Sejarah Singkat PT Sintas Kurama Perdana

Sejak tahun 1980 PT Pupuk Kujang (Persero) telah mulai memikirkan dan mengadakan upaya-upaya ke arah pengembangan industri yang merupakan salah satu sasaran pengembangan perusahaan (corporate plan). Pada tahun 1982 dicanangkan beberapa proyek, antara lain proyek Pupuk Kujang II dan proyek diversifikasi seperti Asam Formiat, Asam Nitrat, Hydrogen Peroksida dan lain-lain. Atas dasar persetujuan Menteri Perindustrian dan Menteri Keuangan maka PT Pupuk Kujang (Persero) dan PT SaturmaWicaksana mendirikan usaha patungan, yang ditandatangani dihadapan Notaris Soeleman Ardjasasmita, SH. Dengan Akte no. 66, tanggal 28 Januari 1986, dengan nama PT Formic Acid Indonesia Pertama (FAIP). Kemudian terjadi perubahan nama menjadi PT Sintas Kurama Perdana yang disetujui BKPM No. 521/III/PMDN/1986, 25 November 1986, dilakukan dihadapan Notaris tersebut dengan Akte Perubahan No. 7, tanggal 7 Oktober 1987, dan dikukuhkan oleh Menteri Kehakiman pada tanggal 28 Oktober 1987. Perusahaan diresmikan oleh Presiden Soeharto, bersamaan dengan beberapa perusahaan nasional lainnya.

Lokasi/Kantor pusat terletak di dalam Kawasan Industri Kujang Cikampek (KIKC) di Jln. Jendral Ahmad Yani No. 39, PO. BOX. 66 Cikampek 41373, Kabupaten Karawang, Jawa Barat. PT Sintas Kurama Perdana merupakan

(14)

perusahaan yang memproduksi dan memasarkan Asam Formiat (Formic Acid). Untuk menghasilkan Asam Formiat dibangun 2 unit produksi yaitu :

1. Unit proses pemurnian gas CO, menggunakan teknologi KTI Cosorb, USA. Unit ini berfungsi untuk memurnikan gas CO yang dipasok oleh PT Pupuk Kujang (Persero) dimana campuran gas CO masih berkonsentrasi 12% kemudian diproses lebih lanjut pada unit ini dan diperoleh gas CO dengan konsentrasi 98% sebagai bahan baku untuk pembuatan Asam Formiat. Unit pemurnian gas CO ini sejak bulan mei tahun 1995 kepemilikannya dialihkan kepada PT Pupuk Kujang (Persero).

2. Unit produksi Asam Formiat dengan teknologi Kemira O. Y. Finlandia. Proses Kemira dipilih dari hasil seleksi beberapa proses, dan pemilihan proses Kemira O. Y, Dikarenakan lebih simple dimana hanya memerlukan bahan baku gas CO dan Air, dan juga secara komersil telah terbukti dengan baik untuk skala kecil. Unit ini merupakan unit produksi yang menghasilkan Asam Formiat dengan konsentrasi 90%.

Bahan baku pembuatan Asam Formiat adalah Gas Carbon Monoxide (CO) dan seluruh utilitas disediakan/disuplai dari PT Pupuk Kujang (Persero) secara kontinyu dan dalam jumlah yang cukup. Kegunaan Asam Formiat terutama digunakan pada 3 segmen pemakai utama yaitu :

a. Pengolahan Karet Alam Untuk Koagulasi

b. Industri Tekstil Untuk Conditioner pada saat pencelupan/pewarnaaan

(15)

Produksi perdana perusahaan pada tanggal 31 Agustus 1988, produksi komersil dimulai pada tanggal 01 Oktober 1998.

3.2. Visi, Misi dan Tujuan Perusahaan

Visi Perusahaan

Menjadi produsen Asam Formiat dan produk industri kimia lainnya yang andal di pasar global dengan mengutamakan kepuasan pelanggan serta mampu membangun kekuatan finansial yang memadai guna melindungi kepentingan Pemegang Saham dan tanpa mengabaikan kesejahteraan karyawan serta kelestarian lingkungan.

Misi Perusahaan

1. Menghasilkan produk dengan mutu, harga, pelayanan dan keandalan yang dapat memberikan nilai tambah bagi pelanggan.

2. Berupaya meraih laba sehingga dapat memberikan manfaat ekonomi kepada Pemegang Saham.

3. Mengelola karyawan secara layak dan optimal, karena prestasi karyawan merupakan bagian dari keberhasilan perusahaan.

4. Berusaha peka dan memenuhi harapan masyarakat umum atas kondisi tempat kerja dan lingkungan sekitar perusahaan sesuai dengan norma dan ketentuan hukum yang berlaku.

(16)

1. Melaksanakan kebijakan pemerintah dalam upaya diversifikasi bidang industri, khususnya industri kimia dasar untuk memenuhi kebutuhan Asam Formiat di dalam Negeri yang semakin meningkat.

2. Meningkatkan pendapatan eksport non migas dan menghemat devisa negara 3. Menciptakan tambahan lapangan pekerjaan.

3.3. Struktur Organisasi PT Sintas Kurama Perdana dan Uraian Tugas/

fungsinya

3.3.1. Struktur Organisasi PT Sintas Kurama Perdana

Pada tiap organisasi, baik yang berbentuk perusahaan swasta, pemerintah ataupun sosial dalam upaya mencapai tujuan secara berhasil guna dan berdaya guna memerlukan adanya pembagian tugas, pelimpahan wewenang dan rincian tugas individu yang terlibat dalam organisasi tersebut.

Dalam struktur organisasi dapat diketahui dengan jelas isi luasnya kegiatan-kegiatan yang berlangsung dalam organisasi tersebut, dengan jalan memperhatikan dan menelaah struktur organisasi yang bersangkutan.

Struktur organisasi harus dirancang dan ditata sebaik mungkin dengan mempertimbangkan tujuan yang akan dicapai, didalam struktur organisasi pembagian kerja harus ada dan jelas sehingga dengan adanya pembagian kerja tersebut maka tidak akan terjadi kemungkinan kesalahan dalam melaksanakan tugas pekerjaan. Pembagian kerja dapat dihubungkan dengan satuan organisasi dan dapat pula dihubungkan dengan jabatan. Dengan demikian dalam pembagian

(17)

kerja terdapat perincian dan pengelompokan aktivitas yang berhubungan satu sama lain yang dilakukan oleh satuan organisasi tertentu.

Berdasarkan Ketetapan No. 001/SK/DU/SKP/1/2000 tanggal 31 Januari 2000, PT Sintas Kurama Perdana mempergunakan struktur organisasi lini dan staf

(line and staff organization). Setiap bagian-bagian utama langsung di bawah seorang pimpinan, kepimpinannya bergerak dari atas ke bawah.

DIREKSI SEKSI PPM DEPARTEMEN PEMASARAN STAFF DIREKSI DEPARTEMEN

TEKNIK & PRODUKSI

DIREKTUR UTAMA DIREKTUR KOMERSIL SEKSI GENERAL SERVICE BAGIAN PEMELIHARAAN SEKSI PERENCANAAN TEKNIK SEKSI INSPEKSI TEKNIK SEKSI PENGAWASAN PROSES SEKSI SHIFT A BAGIAN OPERASI SEKSI KESELAMATA N KERJA BAGIAN INSPEKSI & PERENCANAAN SEKSI SHIFT D SEKSI SHIFT C SEKSI SHIFT B SEKSI PENGAW ASAN OPERASIONAL SEKSI PENGAW ASAN KEUANGAN SATUAN PENGAW ASAN INTERN SEKSI GUDANG PRODUK SEKSI GUDANG SPARE PART BAGIAN PERGUDANGAN SEKSI MEKANIK & PIPING SEKSI INSTRUMEN & LISTRIK SEKSI ADMINISTRASI PENJUALAN SEKSI DISTRIBUSI BAGIAN PENGADAAN BAGIAN KEUANGAN BAGIAN MARKETING SERVICE SEKSI PERBENDAHARAAN SEKSI PEMBELIAN SEKSI AKUNTANSI BIAYA SEKSI AKUNTANSI UMUM SEKSI ANGGARAN SEKSI PERSONALIA SEKSI ADMINISTRASI & KONTROL BAGIAN AKUNTANSI SEKSI UMUM BAGIAN PERSONALIA & UMUM SEKSI CUSTOMER SERVICE SEKSI PROMOSI & PENGEMBANGAN

(18)

3.3.2 Deskripsi Kerja

Adapun uraian tugas/fungsi dari struktur organisasi adalah sebagai berikut: 1. Tugas Kepala Bagian Penjualan dan Distribusi:

• Melakukan evaluasi atas pelaksanaan strategi pemasaran dan

mengusulkan perubahan strategi ke kepala departemen pemasaran bila dipandang perlu.

• Melakukan evaluasi hasil penjualan/distribusi asam formiat dan

bekerja sama dengan distributor dalam dan luar negeri untuk meningkatkan volume penjualan.

• Melakukan supervisi pelaksanaan program pemasaran termasuk

kegiatan penjualan dan system administrasinya. 2. Tugas Kepala Departemen Pemasaran:

• Mengumpulkan data dan informasi lain yang bisa membantu untuk

membaca kecenderungan pasar antara lain kebutuhan pelanggan, perkembangan harga, aktivitas pesaing dan mengusulkan strategi yang akan dilakukan.

• Menjaga hubungan yang baik dengan distributor/konsumen dan

memberikan pelayanan serta bantuan teknis yang diperlukan oleh konsumen.

• Melakukan pengawasan atas pelaksanaan tugas bawahannya dan

bertanggung jawab atas hasil kerjanya.

(19)

• Melakukan pengemasan hasil produksi / asam formiat dari tangki kedalam kemasan berdasarkan rencana kerja bagian pergudangan.

• Mengorganisir penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran hasil

(20)

BAB IV

ANALISIS SISTEM

4.1. Analisis Sistem

Analisis adalah memeriksa secara detail sesuatu dengan jelas, menguraikan dalam elemen - elemen yang membentuknya, termasuk mencari kaitan - kaitan antar elemen tersebut.

Sedangkan pengertian analisis sistem adalah proses pengumpulan dan pengintegrasian (mengartikan) fakta, diagnosa, masalah dan penggunaan fakta untuk penyempurnaan sistem.

Sistem di PT. Sintas Kurama Perdana dalam hal ini bagian penjualan, dalam usahanya untuk meningkatkan efektifitas penyampaian informasi dan pembuatan laporan penjualan yang dibutuhkan manajemen, masih menggunakan sistem manual untuk pengolahan datanya, maka untuk mempermudah hal tersebut salah satu upaya yang dapat di lakukan yaitu mengkomputerisasikan pengolahan datanya untuk mengefektifkan, mengefesienkan dan menghasilkan ketepatan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen dengan menggunakan komputer dengan perangkat lunak yang tepat untuk mengkomputerisasikannya.

(21)

Sistem yang masih manual mempunyai kemungkinannya cukup besar untuk mengalami ketidakberesan data dan masalah – masalah lain yang dapat membuat informasi tidak akurat dan tidak tepat waktu.

Sistem baru yang akan di rancang merupakan pengembangan dari sistem yang telah ada dengan menggunakan prosedur dan metode yang lebih baik juga data yang sama.

4.1.1. Analisis Dokumen

Merupakan kegiatan pengumpulan informasi mengenai dokumen-dokumen yang digunakan dalam suatu sistem. Tujuan analisis dokumen-dokumen adalah mengetahui dan memahami dokumen-dokumen apa saja yang terlibat dan mengalir dalam suatu sistem yang sedang berjalan. Dokumen yang digunakan pada sistem informasi Penjualan adalah sebagai berikut :

1. _{Nama Dokumen} _{: PO}

Sumber : Pelanggan

Fungsi : Sebagai Konfirmasi Permintaan Barang

Item Data :Alamat_pelanggan, Tanggal_PO, NO_PO, Nama_barang, Kuantitas, Harga, Kode_barang

2. _{Nama Dokumen} _{: DO}

Sumber : Ka. Sie Pelaksana

(22)

Item Data :NO_DO, Tanggal_DO, Alamat_Pelanggan, Nama_barang, kuantitas, No_PO

3. _{Nama Dokumen} _{: SPJ}

Sumber : Ka. Sie Pelaksana

Fungsi : Sebagai Surat Perintah Jalan

Item Data :No_SPJ, Kemasan, Kuntitas, Jumlah, NO_Kendaraan, Nama_Pengemudi, No_SIM, No_pesanan

4. _{Nama Dokumen} _{: SPA}

Sumber : Ka. Sie Pelaksana

Fungsi : Sebagai Surat Perintah Angkut

Item Data : No_SPA, Tanggal_SPA, Nama_pengemudi, No_SIM

5. _{Nama Dokumen} _{: Laporan Penjualan}

Sumber : Ka. Bag. Penjualan & Distribusi

Fungsi : Sebagai Laporan Penjualan

Item Data :Nama_Barang, Kuntitas, Kode_Barang, Total

6. _{Nama Dokumen} _{: Barang}

Sumber : Bag. Pergudangan

(23)

Item Data :Nama_Barang, kode_Barang, Harga, Kemasan

4.1.2.Analisis Prosedur yang sedang Berjalan

Alur prosedur penjualan di PT. Sintas Kurama Perdana adalah sebagai berikut:

Konsumen atau pelanggan menyerahkan PO (Purchasing Order) kepada kepala bagian penjualan & distribusi setelah PO diterima, kemudian PO di periksa dan di paraf. PO yang telah diperiksa tersebut diserahkan kepada kepala departemen pemasaran untuk di ACC. Syarat persetujuan PO dilihat dari Spesifikasi barang, jumlah, harga, dan waktu permintaan barang, serta dilihat juga dari rencana produksi bulanan. Setelah semua itu terpenuhi, maka PO pun di ACC. PO yang telah di ACC diserahkan kepada kepala bagian penjulan & distribusi dan memerintahkan kepala sie pelaksana untuk membuat DO (delivery order), SPJ (surat perintah jalan), SPA(surat perintah angkut). PO yang telah di ACC diarsipkan. DO, SPA, SPJ diserahkan kepada kepala bagian penjualan dan distribusi untuk dimintai persetujuan. Setelah DO, SPA, SPJ di ACC kemudian diserahkan kepada kepala sie pelaksana yang selanjutnya dokumen tersebut di arsipkan. Kepala sie pelaksana menyerahkan DO ke bagian pergudangan untuk selanjutnya dilakukan penyerahan produk kepelanggan atau konsumen. Sedangkan SPA dan SPJ diserahkan ke expeditur. Kepala sie pelaksana kemudian membuat laporan penjualan yang datanya di lihat dari data arsip, loporan tersebut diserahkan kepada manager komersil dan diarsipkan.

(24)

1.1.2.1. Flow Map

U_{ntuk melihat bagaimana alur dari proses penjualan dapat digabarkan} dalam bentuk flow map di bawah ini.

PENJUALAN Manajer Komersil Ekspeditur Bag. Pergudangan Ka. Sie Pelaksana

Ka. Dept. Pemasaran Ka.Bag.Penjualan &

Distribusi KONSUMEN

PO Periksa_& Paraf PO yg tidak

di ACC Membuat DO, SPJ, SPA PO yang telah di ACC DO SPJ SPA ACC DO SPA yang telah di ACC DO yang telah di ACC

SPJ yang telah di ACC

TIDAK ACC SPJ ACC SPA DO yang telah di ACC

SPA yang telah di ACC SPJ yang telah di ACC PO yang telah di ACC 1 Buat Laporan Penjualan Laporan Penjualan Laporan Penjualan Laporan Penjualan 5 5 PO Yang telah di

periksa YA PO yang telah di ACC ACC PO Cocok 2 3 4 2 F.Barang

(25)

1.1.2.2. Diagram Konteks

U_{ntuk melihat bagaimana alur dari proses penjualan secara garis besar}

dapat di lihat pada gambar diagram konteks di bawah ini.

Penjualan Konsumen

Expeditur

Bag. Pergudangan

Manager Komersil PO

Po yang tidak di ACC

DO yg telah Di ACC

Laporan Penjualan SPA yg telah di

ACC SPJ yg telah di

ACC

Gambar 4.2 Diagram Kontek Penjualan

4.1.2.3. Diagram Aliran Data (Data Flow Diagram)

Sistem informasi penjualan di mana didalamnya terdapat proses pembuatan laporan penjualan merupakan kumpulan dari proses –proses yang lebih sederhana dan saling berkaitan satu dengan yang lainnya. Untuk lebih jelasnya dapat di lihat pada gambar di bawah ini.

(26)

Periksa & Paraf 1.0 ACC PO 2.0 Buat SPA ,SPJ,DO 3.0 ACC SPA ,SPJ,DO 4.0 Buat Laporan Penjualan 5.0 Konsumen

Bag . Pergudangan

Manager Komersil

Expeditur PO

PO yg telah di periksa & diparaf PO yang tidak di

ACC

PO yg di ACC

SPA, SPJ, DO Laporan Penjualan

DO yg telah di ACC

SPA yg telah di ACC, SPJ yg telah di

ACC

Gambar 4.3 DFD Level 0

(27)

Berdasarkan analisis dari sistem informasi penjualan pada PT. Sintas Kurama Perdana, maka penulis mengevaluasi sistem sebagai berikut :

Tabel 4.1 Evaluasi Sistem yang sedang berjalan

Permasalahan Rencana Perancangan / Solusi

1.bagaimana cara untuk meminimalisir waktu kerja, untuk melakukan sebuah pengecekan daftar pembeli atau pelanggan.

1. Dengan adanya system informasi yang baru dapat mempermudah proses pendataan pelanggan menjadi lebih cepat.

2. dengan prosedur yang masih manual kemungkinan duplikasi data sangat besar.

2. dengan adanya sistem informasi yang terkomputerisasi dan terdatabase dapat memperkecil duplikasi data.

Berdasarkan hasil evaluasi sistem diatas maka penulis mengusulkan sebuah perancangan Sistem Informasi Penjualan di PT. Sintas Kuraam Perdana.

4.2. Usulan Perancangan Sistem

(28)

Tujuan dari perancangan sistem adalah sebagai berikut :

1. _{Untuk mengembangkan atau membuat sistem yang dibutuhkan oleh} customer.

2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemograman komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.

Untuk mencapai tujuan ini, analisis sistem harus dapat mencapai sasaran- sasaran sebagai berikut :

1. _{Perancangan sistem harus mudah dipahami yang nantinya mudah} dipergunakan oleh pemakai sistem.

2. Perancangan sistem harus dapat mempersiapkan rancangan bangun yang terinci untuk masing-masing komponen dari sistem informasi yang meliputi data dan informasi, simpan data, metode-metode dan lain sebagainya.

4.2.2. Perancangan Prosedur Yang Diusulkan

Perancangan proses ini akan memberikan gambaran mengenai dokumen-dokumen, proses-proses dan aliran data apa saja yang akan terlibat dalam sistem yang akan diusulkan.

(29)

U_{ntuk melihat bagaimana alur dari proses penjualan dapat digambarkan} dalam bentuk flow map di bawah ini

PENJUALAN Manajer Komersil Ekspeditur Bag. Pergudangan Ka. Sie Pelaksana

Ka. Dept. Pemasaran Ka.Bag.Penjualan&

Distribusi KONSUMEN

PO Periksa_& Paraf

Cocok PO yg tidak

di ACC Membuat DO, SPJ, SPA PO yang telah di ACC DO SPJ SPA ACC DO SPA yang telah di ACC DO yang telah di ACC

ACC PO

SPJ yang telah di ACC

YA TIDAK ACC SPJ ACC SPA DO yang telah di ACC

SPA yang telah di ACC SPJ yang telah di ACC PO yang telah di ACC Buat Laporan Penjualan Laporan Penjualan Laporan Penjualan Laporan Penjualan PO Yang telah di

periksa F. DO F. SPJ F. SPA 1 1 PO yang telah di ACC F. Barang

Gambar 4.4 Flow Map Penjualan yang di Usulkan

(30)

U_{ntuk melihat bagaimana alur dari proses penjualan secara garis besar}

dapat di lihat pada gambar diagram konteks di bawah ini.

Penjualan Konsumen

Expeditur

Bag. Pergudangan

Manager Komersil PO

Po yang tidak di ACC

DO yg telah Di ACC

Laporan Penjualan SPA yg telah di

ACC SPJ yg telah di

ACC

Gambar 4.5 Diagram Kontek Penjualan

4.2.2.3 Data Flow Diagram (DFD)

(31)

Periksa & Paraf 1.0 ACC PO 2.0 Buat SPA ,SPJ,DO 3.0 ACC SPA ,SPJ,DO 4.0 Buat Laporan Penjualan 5.0 Konsumen

Bag . Pergudangan

Manager Komersil

Expeditur PO

PO yg telah di periksa & diparaf PO yang tidak di

ACC

PO yg di ACC F. DO

F. SPA

F. SPJ

SPA, SPJ, DO Laporan Penjualan

DO yg telah di ACC

SPA yg telah di ACC, SPJ yg telah di

ACC F. Barang

Gambar 4.6 DFD Level 0 pada Proses Penjualan

(32)

Kamus data atau Data dictionary merupakan penjelasan lebih rinci dari tabel – tabel yang di buat untuk membangun sistem.

Kamus data yang dipakai untuk membantu jalannya program adalah sebagai berikut :

1. _{Nama Alir Data} _{: Barang}

Alias :

-Aliran Data : F. Barang → Bag. Pergudangan → F. Barang

Item Struktur Data :Kode_barang*,Nama_barang, Harga_barang, Kemasan

Primary Key : Kode_barang

2. _{Nama Alir Data} _{: PO}

Alias :

-Aliran Data : Konsumen → Proses 1.0 → Proses 2.0 → Konsumen

Item Struktur Data : No_PO*, alamat_Pelanggan, Tgl PO, Kode_Barang**

Primary Key : No_PO

3. _{Nama Alir Data} _{: DO}

(33)

-Aliran Data : Proses 3.0 → Proses 4.0 → Bag. Pergudangan

Item Struktur Data : No_DO*, Tanggal_Do, No_PO** Primary Key : No_DO

4. _{Nama Alir Data} _{: SPJ}

Alias :

-Aliran Data : Proses 3.0 → Proses 4.0 → Expeditur

Item Struktur Data : No_SPJ*, No_PO**, Tanggal_SPJ

Primary Key : No_SPJ

5. _{Nama Alir Data} _{: SPA}

Alias :

-Aliran Data : Proses 3.0 → Proses 4.0 → Expeditur

Item Struktur Data : No_SPA*, Tanggal_SPA, No_SPJ**

Primary Key : No_SPA

6. _{Nama Alir Data} _{: Laporan Penjualan}

Alias :

-Aliran Data : F. DO → Proses 5.0 → Manager_Komersil

Item Struktur Data : Kode_barang**_Tanggal_Laporan,Total

Primary Key :

-7. _{Nama Alir Data} _{: Mengemudi}

(34)

-Aliran Data :

-Item Struktur Data : NO_SIM*, Nama_Pengemudi, NO_SPA**

Primary Key : No_SIM

4.2.3. Evaluasi Terhadap Sistem Yang Diusulkan

Berdasarkan analisis dari sistem informasi penjualan pada PT. Sintas Kurama Perdana, maka penulis mengusulkan mengevaluasi sistem sebagai berikut:

Tabel 4.2 Evaluasi Sistem yang usulan

Permasalahan Rencana Perancangan / Solusi

• Dengan sistem yang berbasis komputerisasi dapat mempermudah pengolahan data, sehingga informasi yang dihasilkan dapat berkualitas dan bernilai karena di lakukan dengan cepat, dan tepat bila dibandingkan dengan dikerjakan secara manual

• Pada faktor terpenting di dalam pembentukan komputerisasi sistem dan implementasinya terletak pada kemampuan manusia, oleh karenanya perlu di lakukan pelatihan - pelatihan pengoperasian sistem.

(35)

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

Kesimpulan dan saran yang dapat di peroleh dari tugas kerja praktek ini, baik menyangkut sistem yang sedang berjalan maupun perancangan sistem baru yang diusulkan.

5.1 Kesimpulan

• Dengan adanya sistem yang berbasis komputerisasi maka dapat mempermudah pengolahan data, sehingga informasi yang dihasilkan dapat berkualitas dan bernilai karena proses di lakukan dengan cepat, akurat dan tepat bila dibandingkan dengan dikerjakan secara manual.

5.2 Saran

• Pada faktor terpenting di dalam pembentukan komputerisasi sistem dan implementasinya terletak pada kemampuan manusia, oleh karenanya perlu di lakukan pelatihan - pelatihan pengoperasian sistem.

(36)

LEMBAR JUDUL... i

LEMBAR PENGESAHAN... ii

KATA PENGANTAR ... iii

DAFTAR ISI... v

DAFTAR TABEL ... ix

DAFTAR GAMBAR ... x

DAFTAR SIMBOL ... xi

DAFTAR LAMPIRAN ... xii

BAB I : PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Identifikasi Masalah dan Rumusan Masalah ... 2

1.3 Maksud dan Tujuan Penulisan ... 3

1.4 Batasan Masalah ... 3

1.5 Lokasi dan Waktu Penelitian ... 3

BAB II : LANDASAN TEORI ... 5

(37)

2.2 Pengertian Informasi ... 6

2.3 Pengertian Sistem Informasi ... 6

2.4 Metode Analisis dan Perancangan Terstruktur ... 7

2.4.1 Metode Pengembangan Sistem ... 8

2.4.1.1 Analisis Sistem ... 9

2.4.1.2 Perancangan Sistem ... 9

2.5 Konsep Dasar Database ... 9

2.5.1 Pengertian Database ... 9

2.5.2 Membangun Database ... 11

2.6 Pengertian Penjualan ... 12

BAB III : PROFIL PERUSAHAAN ... 13

3.1 Sejarah Singkat PT. Sintas Kurama Perdana... 13

3.2 Visi, Misi dan Tujuan Perusahaan ... 15

3.3 Struktur Organisasi ... 16

3.3.1 Struktur Organisasi PT. Sintas KuramaPerdana... 16

(38)

4.1 Analisis Sistem... 20

4.1.1 Analisis Dokumen ... 21

4.1.2 Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan ... 23

4.1.2.1 Flow Map ... 24

4.1.2.2 Diagram Konteks ... 25

4.1.2.3 DFD ... 25

4.1.3 Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan ... 27

4.2 Usulan Perancangan Sistem ... 27

4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem ... 28

4.2.2 Perancangan Prosedur yangdi Usulkan ... 28

4.2.2.1 Flow Map yang di Usulkan ... 29

4.2.2.2 Diagaram Konteks... 30

4.2.2.3 DFD ... 30

4.2.2.4 Kamus Data ... 32

4.2.3 Evaluasi terhadap Sistem yang di Usulkan ... 34

(39)

5.2 Saran ... 35

DAFTAR PUSTAKA ... 36

LAMPIRAN ... 37

(40)

2. Surat Penerimaan Kerja Praktek

3. Daftar Hadir Praktek Kerja Lapangan 4. Form. Penilaian Praktek Kerja Lapangan 5. Struktur Organisasi PT. Sintas Kurama Perdana

6. Laporan Penjualan PT. SintasKuramaPerdana 7. Purchase Order

8. Delivery Order 9. Surat Perintah Jalan

(41)

SIMBOL KETERANGAN Proses

Memproses atau mengoperasikan data secara terkomputerisasi yang masuk dan mengeluarkan informasi

Dokumen

Dokumen berupa data Proses Manual

Memproses atau mengoperasikan data secara manual yang masuk dan mengeluarkan informasi

Arsip

Menyimpan dokumen atau data secara manual Alur Data

Menunjukan alur data

(42)

2.1 Simbol - Simbol Data Flow Diagram ... 8

4.1 Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan ... 27

4.2 Evaluasi Sistem yang di Usulkan ... 34

(43)

DAFTAR PUSTAKA

Harianto, Kristanto, 1996. Konsep Dan Perancangan Database. Yogyakarta : Andi Offset.

Jogiyanto, HM, 1999. Pengenalan Komputer. Yogyakarta : Andi Offset.

Mcleod, Raymond Jr, 2001. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta : PT Prenhallindo.

(44)

Assalamu’alaikum Wr. Wb

Sintas Kurama Perdana” ini. Tugas kerja praktek ini disusun sebagai salah satu

syarat mata kuliah kerja praktek Program Diploma 3 Jurusan Manajemen Informatika Fakultas Tekhnik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia

Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih dan penghargaan yang sebesar-besarnya kepada Ibu. Wartika selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan bimbingan dan saran dalam menyelesaikan tugas kerja praktek ini. Penulis juga mengucapkan terima kasih dan penghargaan yang sebesar - besarnya kepada :

1. Bpk Ir. Eddy Suryanto Soegoto M. Mc, selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia

2. _{Bpk Prof. Ir. Ukun Sastraprawira, M. Se, selaku Dekan Fakultas teknik}

Universitas Komputer Indonesia

3. Bpk Dadang Munandar,S.E.,M.Si selaku Ketua Jurusan Manajemen Informatika Universitas Komputer Indonesia

(45)

Komputer Universitas Komputer Indonesia.

5. Bpk Danial, Pembimbing Kerja Praktek, Atas bimbingan dan pengarahan serta kesempatan yang diberikan.

6. Mama, Papa dan kakak-kakak tercinta, yang telah memberikan do’a, dorongan, dan kasih sayangnya yang besarnya tidak akan pernah terhitung.

7. Teman – teman karib Ilham, kun-kun dan Maharani terima kasih atas pertemanan dan persahabatan yang telah terjalin selama ini.

8. Terima Kasih Kepada Pacarku Evi yang telah memberikan semangat.

9. Seluruh rekan - rekan Jurusan Manajemen Informatika angkatan 2007 khususnya kelas Mi.20 terima kasih atas persahabatan dan dukungannya.

Akhir kata, Penulis berharap tugas kerja praktek ini dapat bermanfaat bagi yang membacanya, dan dengan segala kerendahan hati penulis menyadari dalam penulisan tugas kerja praktek ini tidak mustahil akan adanya kelemahan, dan kekurangannya. Oleh karena itu, penulis mengharapkan saran dan kritiknya.

Bandung,04 Oktober 2009

Penulis

(46)

(47)

CIKAMPEK

LAPORAN KERJA PRAKTEK

Diajukan Untuk Memenuhi Syarat Matakuliah Kerja Praktek Program Diploma 3 Jurusan Manajemen Informatika

Disusun Oleh:

Moh. Mulky :10907103

Bandung,……… ………..2009

Pembimbing Jurusan, Pembimbing Lapangan,

Wartika, S.Kom.,MT D. Danial Anwar NIP. 4127.7026.002 NIP. 058-051988

Ketua Jurusan Manajemen Informatika

Dadang Munandar, S.E.,M.Si. NIP: 4127. 70. 26 019

(1)

2.1 Simbol - Simbol Data Flow Diagram ... 8

4.1 Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan ... 27

4.2 Evaluasi Sistem yang di Usulkan ... 34

(2)

DAFTAR PUSTAKA

Harianto, Kristanto, 1996. Konsep Dan Perancangan Database. Yogyakarta : Andi Offset.

Jogiyanto, HM, 1999. Pengenalan Komputer. Yogyakarta : Andi Offset.

Mcleod, Raymond Jr, 2001. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta : PT Prenhallindo.

(3)

Assalamu’alaikum Wr. Wb

Segala puji syukur penulis panjatkan ke Hadirat Illahi Rabbi yang telah memberikan rahmat dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Kerja Praktek ini yang berjudul “Sistem Informasi Proses Penjualan PT. Sintas Kurama Perdana” ini. Tugas kerja praktek ini disusun sebagai salah satu syarat mata kuliah kerja praktek Program Diploma 3 Jurusan Manajemen Informatika Fakultas Tekhnik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia

1. Bpk Ir. Eddy Suryanto Soegoto M. Mc, selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia

2. _{Bpk Prof. Ir. Ukun Sastraprawira, M. Se, selaku Dekan Fakultas teknik} Universitas Komputer Indonesia

3. Bpk Dadang Munandar,S.E.,M.Si selaku Ketua Jurusan Manajemen Informatika Universitas Komputer Indonesia

(4)

4. Ibu Wartika, S.Kom.,MT. Dosen Wali, atas bimbingan dan sarannya di perkuliahan di Jurusan Manajemen Informatika Fakultas Tekhnik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.

5. Bpk Danial, Pembimbing Kerja Praktek, Atas bimbingan dan pengarahan serta kesempatan yang diberikan.

6. Mama, Papa dan kakak-kakak tercinta, yang telah memberikan do’a, dorongan, dan kasih sayangnya yang besarnya tidak akan pernah terhitung.

7. Teman – teman karib Ilham, kun-kun dan Maharani terima kasih atas pertemanan dan persahabatan yang telah terjalin selama ini.

8. Terima Kasih Kepada Pacarku Evi yang telah memberikan semangat.

9. Seluruh rekan - rekan Jurusan Manajemen Informatika angkatan 2007 khususnya kelas Mi.20 terima kasih atas persahabatan dan dukungannya.

Bandung,04 Oktober 2009

Penulis

(5)

(6)